Главная Госучреждения Если у сотрудника изменились паспортные данные. Что делают работники кадровой службы, если сотрудник поменял паспорт. Перечень оснований для внесения изменений в кадровые документы

Если у сотрудника изменились паспортные данные. Что делают работники кадровой службы, если сотрудник поменял паспорт. Перечень оснований для внесения изменений в кадровые документы

Банковский кредит под выгодный процент для развития малого бизнеса часто недоступен, поэтому предприниматели ищут другие способы получения финансирования. Многие из них рассматривают схемы, при которых можно занять деньги у других компаний, желающих выгодно вложить свободные средства. В частности, их интересует, может ли индивидуальный предприниматель (ИП) выдавать займы. Законодательно никаких препятствий к этому нет. Но в этом случае необходимо учесть некоторые нюансы.

Договор по всем правилам

Подробно о процессе предоставления займов от частного лица предприятию прописано в главе 42 Гражданского кодекса РФ. В частности, там говорится о том, что договор займа между ИП и юридическим лицом обязательно должен быть составлен письменно.

Моментом вступления документа в силу считается дата, когда компания-заёмщик полностью получит денежные средства безналичным способом или внесением денег в кассу. Чтобы вернуть средства, можно также перевести займ на счёт ИП или использовать наличные.

Ключевые пункты договора должны содержать следующую информацию:

Наличие и размер процентов по займу. Законодательно разрешены два вида займа: процентный и беспроцентный. Если условия передачи денег в долг не предполагают получение дохода, это необходимо указать в договоре. Следует также обозначить процентную ставку, если она предусмотрена. Отсутствие в договоре упоминаний о процентах автоматически делает заём процентным, а ставка по нему будет соответствовать ключевой ставке Центробанка в момент погашения займа.
Порядок выплаты процентов . По умолчанию проценты по займу выплачиваются ежемесячно. Если предусмотрены другие условия, их нужно прописать.
Срок возврата. Если не определить этот параметр, заём будет считаться бессрочным. В этом случае заёмщик должен будет вернуть деньги и проценты по ним в течение месяца после требования кредитора.
Возможность досрочного погашения. Если беспроцентные займы досрочно возвращать обычно не запрещается, то заёмщик по процентному займу должен дать на это согласие. Лучше детально прописать эти условия.
Штрафы за несоблюдение условий договора. За несвоевременное погашение долга заёмщик обычно расплачивается повышенными процентами. И даже если это не отражено в договоре, ИП вправе потребовать у компании денежную компенсацию. Кроме того, нарушение графика выплат грозит расторжением договора в одностороннем порядке. В этом случае заёмщику придётся возвращать всю сумму займа и проценты по нему раньше оговорённого срока.
Цели займа. Если они прописаны в договоре, заёмщик имеет право контролировать расходование средств, а юрлицо должно предоставить ему такую возможность. При несоблюдении этого условия договор также может быть расторгнут досрочно.

Кроме правильно оформленного договора, в ситуации займа между ИП и юрлицом ещё одним важным моментом являются налоговые последствия для каждой стороны сделки.

Налоговые последствия

Большинство ИП работают по УСН, порядок определения доходов в этом случае установлен ст. 346.15 Налогового кодекса. Если ИП выдаст процентный заём, то проценты по нему будут относиться к внереализационным доходам, а значит, с них нужно будет платить налог в соответствии с применяемой системой налогообложения (6%).

Для компании-заёмщика полученные средства не будут считаться доходом. Соответственно, не нужно будет выплачивать налог на прибыль.

ИП, желающие выгодно вложить свободные средства, могут обратиться на площадку взаимного кредитования (P2P-кредитование) «Город Денег». Здесь они могут выдать заём юридическому лицу на развитие бизнеса без посредников.

«Город Денег» - место, где ИП осуществляют выдачу займов юридическим лицам

Площадка «Город Денег» работает на российском рынке взаимного кредитования более четырёх лет и специализируется на кредитовании бизнеса. Здесь предприниматели могут выдавать кредиты другим компаниям, частные лица - юридическим, также можно оформить займ между ИП и физическим лицом. За все время существования на площадке было опубликовано займов на общую сумму в 1 млрд рублей.

Предоставляя заём, компаниям важно получить максимальную уверенность в возврате денег. На площадке «Город Денег» применяется отработанная эффективная оценка компаний-заёмщиков, юридически верное оформление документов, благодаря чему уровень просрочки на ней один из самых низких в отрасли – не более 4,5%.

На площадке публикуются заявки от компаний разных форм, направленности и срока жизни, и все они получают финансирование. Получить кредит от ИП можно даже на развитие бизнеса с нуля.

Специалисты площадки не только оценивают риски от планируемых вложений, но и помогают правильно составить договор, проводить расчёты и контролировать поступление средств на счёт заёмщика.

Узнать, на каких условиях может быть предоставлен займ можно в разделе «

Операции по предоставлению денежных займов освобождены от НДС.

У предпринимателя получившего беспроцентного займа не возникает никакого дохода от экономии на процентах.

Однако предпринимателю, получившему беспроцентный заем, придется уплатить НДФЛ с материальной выгоды. Это относится только к предпринимателям применяющим общую систему налогообложения или упрощенку.

Перечисляя заем в безналичной форме стоит учитывать определенный лимит – 600 000 руб. Если сумма перевода не превышает эту величину, то вопросов у сотрудников банка не возникнет. Когда же сумма больше 600 000 руб., будьте готовы представить в банк документы по такой сделке. Дело в том, что о столь крупных займах банкиры обязаны уведомлять Росфинмониторинг, если заем беспроцентный.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

Налог на прибыль

На расчет налога на прибыль деньги (имущество), выданные заемщику по договору займа и полученные обратно, не влияют. Их не нужно включать ни в состав расходов (п. 12 ст. 270 НК РФ), ни в состав доходов* (подп. 10 п. 1 ст. 251 НК РФ).

Операции по предоставлению денежных займов, включая проценты по ним, освобождены от НДС (). Но поскольку сама по себе операция по передаче денег заемщику объектом обложения НДС не признается (п. 2 ст. 146 , подп. 1 п. 3 ст. 39 НК РФ), это освобождение распространяется только на сумму начисленных процентов, которая является стоимостью услуги по предоставлению займа. Поэтому ни на суммы денежного займа, ни на начисленные по нему проценты этот налог не начисляйте. Так как данная операция освобождена от НДС, организация не обязана выставлять счета-фактуры .*

На сумму материальной выгоды не начисляйте:*

взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование ();
взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Андрей Кизимов ,

Налог на прибыль

На расчет налога на прибыль деньги (имущество), полученные по договору займа (кредита) и возвращенные обратно, не влияют. Их не нужно включать ни в состав доходов (подп. 10 п. 1 ст. 251 НК РФ), ни в состав расходов* (п. 12 ст. 270 НК РФ).

Андрей Кизимов ,

заместитель директора департамента налоговой

и таможенно-тарифной политики Минфина России

3.Статья: НДФЛ

Предпринимателю, получившему беспроцентный заем, придется уплатить НДФЛ с материальной выгоды*

Будучи на «упрощенке» с объектом доходы, я оформил беспроцентный договор займа с другим предпринимателем. Возникает ли у меня как у заемщика материальная выгода в этом случае, нужно ли тогда уплачивать НДФЛ с нее?

Индивидуальный предприниматель М.С.Сухов

На вопрос отвечает А.Г.Смотрицкая , налоговый консультант АНО ЮС «Консультации и Услуги»

Да, у вас возникнет материальная выгода, с которой нужно заплатить НДФЛ по ставке 35% (п. 2 ст. 224 НКРФ). По общему правилу индивидуальные предприниматели на УСН освобождены от уплаты НДФЛ, но только в отношении доходов, полученных от предпринимательской деятельности (п. 3 ст. 346.11 НКРФ). Из вашего вопроса следует, что вы получили денежные средства, заключив договор беспроцентного займа. А в этом случае возникает материальная выгода* (ст. 212 НКРФ).

И датой получения дохода в виде материальной выгоды будет день возврата займа (письмо Минфина России от 16.05.2011 №03-04-05/6-350). Посчитать НДФЛ с материальной выгоды по беспроцентному займу можно по формуле:*

На вопрос отвечала

А.Г. Смотрицкая ,
налоговый консультант
АНО ЮС «Консультации и Услуги»

ИП - это то же физическое лицо, только наделённое функциями юридического. Можно ли заключать между физическим лицом и ИП договор беспроцентного займа? ИП в такой ситуации будет выступать как физическое лицо, или как юридическое?

Как подготовить договор займа

Займу посвящён параграф 1 в главе 42 ГК РФ. Чтобы подготовить договор займа, нужно ориентироваться на положения этой главы. Например, в договоре не обязательно указывать, что он беспроцентный, если сумма договора не больше, чем 50 МРОТ. Это положение указано в п. 3 ст. 809 ГК РФ, и относится к договору между физическими лицами.

Индивидуальный предприниматель – это всё же физическое лицо, но обладающее правами и обязанностями юридического лица. Поэтому к договору займа между ИП и физическим лицом нужно применять положения параграфа 1 главы 42 в части физических лиц.

ИП ведёт предпринимательскую деятельность, а в п. 3 ст. 809 ГК РФ указано, что договор займа будет по умолчанию считаться беспроцентным, если выданный займ никак не связан с предпринимательской деятельностью одной из сторон. В договоре лучше указать «личные средства ИП» - если ИП является займодатель, если же ИП – заёмщик, то «на личные нужды ИП». В этом случае, налоговики не будут придираться к договору, и искать упущенную выгоду.

Чтобы избежать недопонимания с налоговиками, лучше прямо прописать в договоре, что он является беспроцентным, то есть займодатель не взимает с заёмщика проценты за пользование его деньгами.

То есть нужно сделать запись, что «проценты по займу не взимаются». В противном случае, если будет нарушено положение п. 3 ст. 809 ГК РФ, то заёмщик должен вернуть долг с процентами. Проценты же рассчитываются исходя из ставки рефинансирования Банка России на день возврата долга. На 10. 02. 2014 года эта ставка на территории России равнялась 8,025% годовых. Об этом говорится в п. 1 809 ГК РФ.

По беспроцентному займу возврату подлежит только сумма основного долга, без процентов за пользование. Если же по договору возникли штрафные санкции и пени, то заёмщик обязан из вернуть.

Условия договора

Условия беспроцентного займа между физическим лицом и ИП такие же, как между физическими лицами, и соответствуют нормам вышеуказанного параграфа.

Условиями по такому типу договора является:

Место и дата заключения договора. Например, 25 ноября 2014 года г. Москва.
Сумма, выданная заёмщиком – то есть предмет договора;
Обязанность займодателя выдать некую сумму денежных средств заёмщику и обязанность заёмщика эти денежные средства вернуть в срок – то есть права и обязанности сторон. Эти положения описаны в ст. 810 ГК РФ;
Условия предоставления займа – срок его возврата, а также отсутствие процентов за пользование деньгами – ст. 809 ГК РФ;
Форс – мажорные обстоятельства;
Ответственность сторон за нарушение условий договора;
Условия конфиденциальности;
Способы разрешения споров;
Подписи и реквизиты сторон.

Чтобы договор считался беспроцентным, на это необходимо сделать прямое указание. Также необходимо чётко указать способ возврата денежных средств заёмщиком – всю сумму в конце срока действия договора или же частями.

Необходимые документы

Для заключения договора беспроцентного займа между физическим лицом и ИП необходимо приложить следующие документы, которые будут являться идентификаторами личности обеих сторон:

Копии паспортов обеих сторон, или других документов, которые могут заверить личность. Но лучше паспорт, во избежание проблем;
Свидетельство о браке и согласие второго супруга на совершение сделки – в случае, если физическое лицо состоит в браке;
Свидетельство о регистрации в качестве индивидуального предпринимателя;
Свидетельство о постановке на учёт в налоговом органе – ИНН.

Все эти документы подкладываются к договору в копиях. Если сделка будет заверяться нотариально, то нотариусу нужно предъявить оригиналы документов для сверки.

Займ может выдаваться как наличными средствами, так и безналичными. Если займы физическим лицам выдаётся наличными, то стоит помнить, что согласно Указаниям Банка России № 1843-У, ИП имеет право принять или отдать наличные средства в размере 100 тысяч рублей по одному договору. Если это устраивает обе стороны, то документом. Подтверждающим выдачу займа будет расписка от физического лица и кассовые документы ИП.

Важно! ИП не имеют право использовать наличность из кассы, полученную после реализации продукции на другие нужды. Поэтому, чтобы не возникло проблем с налоговиками, сначала необходимо положить нужную сумму на расчётный счёт (если он есть) ИП, а затем снять её.

Если же сторонам договора удобнее перевести деньги безналичным способом, то здесь ограничений нет. Документом, который подтвердит выдачу и получение займа второй сторон, будет являться платёжный документ банка, который и осуществил перевод.

Договор займа подписывается обеими сторонами. С указанием полных реквизитов. Физическое лицо указывает полностью ФИО и паспортные данные, а также контактные данные. ИП же указывает реквизиты свидетельства и паспортные данные, а также ставит печать на документе, если она у него есть.

Налогообложение займа

ИП платит налоги в соответствующие бюджеты нашей страны. Заключение договора займа является способом извлечения прибыли на процентах, если займодателем является ИП. Но так как речь идёт о беспроцентном договоре займа, то факта извлечения прибыли нет.

Раз нет извлечения дополнительной прибыли, то сумма займа не облагается никакими налогами ни для ИП, ни для физического лица. Физическое лицо не должно заполнять никаких деклараций по НДФЛ и уплачивать налог на доходы.

Однако ИП должен будет рассчитать и уплатить НДФЛ за себя и за физическое лицо. Это происходит потому, что если ИП выступает в качестве займодателя, он выступает источником доходов для себя и для физического лица. За физлицо он уплачивает налог в качестве налогового агента. Об этом говорится в пп. 1 п. 1 ст. 208 НК РФ.

Образец договора беспроцентного займа между физическим лицом и ИП

Основанием договора займа без процентов между физическим лицом и индивидуальным предпринимателем, является типовой договор займа, который «подстраивается» под конкретные условия заключения.

Унифицированной формы такого договора нет, отталкиваться стоит от индивидуальных условий заключения между сторонами. Образец типового договора можно увидеть в Приложении.

Кроме самого договора нужно также подготовить расписку о получении займа, а также график выплат, если долг будет отдаваться частями, а не всей суммой в конце срока.

Если по каким-либо причинам стороны захотят изменить условия договора, например, продлить срок его действия, то необходимо заключить дополнительное соглашение, которое также будет приложено к договору.

Договор займа является реальным, то есть он вступает в действии не после подписания, а после выдачи денежных средств заёмщику.

Скачать образец договора беспроцентного займа между физическим лицом и ИП.

Нужно ли оформлять договор нотариально

Сторон по договору волнует вопрос – а нужно ли оформлять договор беспроцентного займа между физическим лицом и ИП, нотариально?

В ст. 808 ГК РФ сказано, что такой договор можно заверить только подписями сторон, и он будет иметь юридическую силу в суде, если сумма займа не больше чем 10 МРОТ. Для расчёта берется общероссийский МРОТ, который в 2015 году будет равен 5 965 рублей, а не тот МРОТ, который устанавливается по каждому субъекту отдельно.

Для судебного разбирательства хватит и документов, которые подтверждают выдачу займа – расписки или платёжных документов.

Но стороны, по своему желанию, могут заверить такой договор – законодательно это не запрещено. Нотариальное заверение даст только плюсы, в случае, если спор по договору будет решаться в судебном порядке.

Нотариальное заверка договора говорит о том, что договор заключён в полном соответствии с гражданским законодательством. Нотариуса также можно привлечь в качестве свидетеля в судебное заседание.

Ответственность сторон

Ответственность сторон по договору займа является ключевым условием заключения этого договора. В этом пункте указывается ответственность сторон в случае нарушения условий договора.

Самое распространённое нарушение – это невозврат долга в условленное время. Заёмщик и займодатель имеют право ставить любые приемлемые условия ответственности. Но, чаще всего, это штрафные санкции и пени, которые начисляются на сумму основного долга.

Например, пени по договору является ставка равная 1/300 от ставки рефинансирования Банка России за каждый день просрочки. Но стороны могут установить другой размер пени, например, 0,05% от суммы долга за каждый полный или неполный месяц просрочки.

Штраф также может быть установлен в процентах от суммы долга или же в фиксированной сумме. Например, 3 000 рублей за невозврат или же 25% от суммы долга. Штраф взимается единовременно и не является обязательным условием для заключения договора беспроцентного займа.

Заёмщик, в случае просрочки, должен вернуть всю сумму долга вместе с процентами и пенями.

Заключение договора беспроцентного займа между ИП и физическим лицом, не является редкостью. Чтобы не было проблем с налоговиками, не нужно указывать в договоре, что выдаётся «займ на развитие бизнеса », лучше «на личные нужды». Это касается и ИП, и физического лица.

Так как займ беспроцентный, то не возникает факта получения прибыли, поэтому уплачивать налоги с такого займа не нужно. Однако налоговики очень « не любят» такие договоры – они видят в них сокрытие дополнительной выгоды.

Персональные (личные) данные работников содержатся в основном в кадровых и бухгалтерских документах. Важно соблюдать последовательность действий при внесении в них изменений.

Несмотря на то что законодательством предусмотрена обязанность работодателя вносить изменения только в трудовую книжку и личную карточку Т-2 работника, а также заменять страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования, на практике перечень документов, требующих внесения изменений, гораздо шире. Рассмотрим их.

Заявление работника о внесении изменений в учетные документы

Работнику, чьи персональные данные изменились, следует подать заявление о внесении коррективов в документы, их содержащие. Заявление составляется в произвольной форме с указанием причины произошедших изменений. Если речь идет о смене фамилии, заявление необходимо подписывать прежней фамилией, поскольку работником организации является пока работник со старой фамилией (см. рис. 1).

К заявлению работник прилагает копии документов, подтверждающих изменение персональных данных (паспорт, свидетельство о регистрации (расторжении) брака, об изменении фамилии, имени, отчества и т. д.). В случае изменения фамилии в связи с заключением брака работнику недостаточно предоставить только свидетельство о браке, обязательным документом будет и паспорт на новую фамилию.

Трудовым законодательством не установлена обязанность работодателя по изданию приказа об изменении персональных данных сотрудника, но, чтобы донести информацию до всех заинтересованных лиц (кадровой службы и бухгалтерии), данный приказ, с нашей точки зрения, необходим.

С 1 января 2013 года упразднена обязанность применять в учете только унифицированные формы первичных документов. Таким образом, с указанной даты каждая организация самостоятельно разрабатывает и утверждает формы первичных учетных документов, к таковым относится и приказ об изменении персональных данных. При утверждении формы приказа следует соблюдать требования законодательства о бухгалтерском учете (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Дата составления приказа должна соответствовать дате подачи заявления работником с предоставлением копий документов, подтверждающих изменение персональных данных (паспорт, свидетельство о регистрации (расторжении) брака, об изменении фамилии, имени, отчества и т. д.). С приказом необходимо ознакомить работника под подпись (см. рис. 2).

Внесение изменений в трудовой договор работника

Вопрос о внесении изменений в трудовой договор при изменении персональных данных работника прямо законодательством не урегулирован. Некоторые работодатели предпочитают вносить изменения путем оформления дополнительного соглашения к трудовому договору сотрудника, но в соответствии со статьей 72 Трудового кодекса cоглашение оформляется в случае изменения определенных сторонами условий трудового договора. При изменении сведений о работнике условия трудового договора остаются неизменными. Таким образом, изменения персональных сведений (поправки) рекомендуем вносить непосредственно в текст трудового договора (как на экземпляре работника, так и на экземпляре работодателя), заверяя новую информацию подписями работника и работодателя.

Изменение данных в трудовой книжке работника

Изменение записей в трудовой книжке о фамилии, имени, отчестве производится на основании паспорта, свидетельства о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату. Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица, печатью организации.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

При изменении работником фамилии, имени, отчества нельзя забывать и о внесении изменений в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Законодательством не установлен порядок внесения изменений в книгу учета движения трудовых книжек. По нашему мнению, в этой ситуации имеет смысл применять правила исправления фамилии, имени, отчества в трудовой книжке работника.

Изменение данных в личной карточке работника

В личную карточку работника вносятся соответствующие изменения в сведения о работнике, а также указываются реквизиты документов, явившихся основанием для таких изменений. Изменившиеся данные следует зачеркнуть одной чертой и сверху указать новые, сделать ссылку на подтверждающие документы в разделе «Х. Дополнительные сведения», заверить изменения печатью, подписью работодателя или специально уполномоченного им лица. Копии подтверждающих документов желательно хранить в личном деле работника (если получено письменное согласие работника о передаче копий этих документов).

Замена свидетельства обязательного пенсионного страхования

Индивидуальный лицевой счет застрахованного лица хранится в Пенсионном фонде РФ в течение всей жизни застрахованного лица и не изменяется, при изменении персональных данных застрахованного лица новые данные должны быть отражены в его индивидуальном лицевом счете.

Для передачи измененных персональных данных работника в Пенсионный фонд РФ работодателю необходимо оформить заявление об обмене страхового свидетельства по форме АДВ-2 и опись документов по форме АДВ-6-1. Для подтверждения получения нового свидетельства сотрудник должен расписаться в сопроводительной ведомости из ПФР. Далее, в течение месяца после получения свидетельства страхователь должен возвратить сопроводительную ведомость в территориальный орган ПФР.

Действия работника без участия работодателя

В данном случае речь идет о замене свидетельства о постановке на учет в налоговом органе, полиса обязательного медицинского страхования и банковского лицевого счета работника.

ИНН

При изменении данных физического лица сам номер ИНН не изменяется, но замене подлежит свидетельство о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории РФ, поскольку произошло изменение приведенных в нем сведений. При изменении фамилии замена свидетельства о постановке на учет осуществляется налоговым органом по месту жительства. Если изменяется место жительства, замена свидетельства производится налоговым органом по новому месту жительства.

Полис обязательного медицинского страхования

С 1 мая 2011 года действует новый порядок выдачи полисов ОМС, в соответствии с которым оформление и переоформление обязательного медицинского страхования работников перестало быть обязанностью работодателей. Для замены полиса ОМС работник должен самостоятельно обратиться в страховую медицинскую организацию в течение одного месяца со дня изменения персональных данных.

Банковская карта

В случае перечисления заработной платы на банковскую карту внесение изменений в банковский лицевой счет осуществляется также по заявлению работника при личном обращении в банк.

Статьи этого раздела

Как организовать проверку кандидатов для микробизнеса без аутсорса?
Эффективность деятельности микробизнеса напрямую связана с высокой трудовой мотивацией сотрудников. Поэтому так важно грамотно подбирать и проводить проверку кандидатов. Рассказываем, как решить эту задачу самостоятельно, без обращения к кадровым специалистам на аутсорсе.
Что надо знать о приеме на работу подростков?
Сегодняшняя молодежь часто начинает работать еще в школьном возрасте, желая стать независимыми. Они проходят стажировку, обучение и потом устраиваются на работу. Что важно знать в начале карьеры и какие риски надо учитывать работодателям?
Прием на работу подростков таит немало трудностей. Трудовое право устанавливает четкие требования, которые должен соблюдать работодатель, но на них часто не обращают внимание.
Появление сотрудника на работе в состоянии опьянении надо правильно доказывать
Приход на работу в состоянии опьянения – вроде бы очевидная ситуация, не требующая дополнительных доказательств. К счастью, подобные истории единичны, но, возможно, именно поэтому не все HR-специалисты точно знают, как правильно действовать. Например, можно ли использовать алкотестер и пускать работника на территорию компании?
Удержания по исполнительным листам
При получении исполнительного листа на сотрудника нужно помнить о том, на какие виды доходов не может быть обращено взыскание, учитывать максимально возможный процент удержания по исполнительному листу и очередность погашения нескольких исполнительных листов. …
Геолокация – на защите интересов работодателей?
Как эффективно контролировать региональных сотрудников? Вопрос не праздный: они не под постоянным наблюдением, но отвечают за важную часть бизнеса. Это накладывает отпечаток на трудовые отношения. Надо и доверять человеку, и всегда знать, как он работает. Увы, свобода действий нередко приводит к безответственности, а конфликты – к судам.
Факсимиле на трудовых договорах и соглашениях о совмещении
Факсимиле представляет собой клише, точное воспроизведение рукописи, документа, подписи средствами фотографии и печати. Разберемся, допускается ли использование факсимиле вместо собственноручной подписи в трудовых договорах и на соглашениях о дополнительной работе.
Социальный налоговый вычет
Социальный налоговый вычет на лечение и обучение может быть предоставлен работнику при определенных условиях. Рассмотрим особенности предоставления социального налогового вычета.
Профстандарты станут обязательными в некоторых случаях
В связи с вступлением в силу с 1 июля 2016 года изменений в Трудовой кодекс (Федеральный закон от 02.05.2015 № 122-ФЗ (далее - Закон № 122-ФЗ)) Минтруд России подготовил ответы на типовые вопросы по применению…
Смерть ИП, работника, учредителя
Могут ли налоги перейти по наследству? Кто сделает запись в трудовых книжках сотрудникам умершего индивидуального предпринимателя? Облагаются ли взносами и налогом на доходы выплаты, начисленные после смерти работника? Каков порядок действий в случае смерти директора ООО или его учредителя? Ответы читайте в статье.
Банкротство работодателя за долги по зарплате
Работники получили право обращаться в суд с требованием признать работодателя банкротом в случаях невыплаты заработной платы. Разбираемся, когда возможно банкротство работодателя за долги по зарплате и что необходимо сделать сотрудникам для начала процедуры банкротства.
Локальные нормативные акты компании - как избежать ответственности при проверках
Отсутствие некоторых локальных нормативных актов может быть расценено проверяющими из трудовой инспекции как нарушение трудового законодательства. В статье мы расскажем как избежать таких последствий.
Замещение должностей и внутреннее совместительство
Понятия "и.о." или "врио" действующим законодательством не установлены. Поэтому во избежание споров с сотрудниками работодатель должен знать, как правильно оформить замещение должностей и каков порядок его оплаты.
Локальные нормативные акты компании
Конец года - самое время после сдачи квартальной отчетности без спешки заняться подготовкой к году грядущему: продумать штатное расписание, подготовить график отпусков на следующий год. Также при необходимости внести изменения и в прочие локальные нормативные акты.
Вакантные места для сокращаемого сотрудника
Законодатель установил обязанность работодателя предлагать сотруднику вакантные должности при сокращении штата. Эта должность должна быть свободной, соответствовать квалификации работника, а также может быть нижеоплачиваемой или нижестоящей. Кроме того, вакансия должна располагаться в той же местности. …
Когда и как проводить кадровый аудит
Ведение кадрового документооборота в точном соответствии с буквой закона необходимо, поскольку эти документы использует не только кадровая служба, но и бухгалтерия для расчета заработной платы. Их могут проверить трудовая инспекция и налоговая, работникам могут потребоваться выписки и справки.
Кадровый аудит. Какие документы нужно иметь вашей компании?
Аудит кадрового делопроизводства – одна из важнейших составляющих процедуры оценки эффективности всей системы управления персоналом и кадрового потенциала организации или самостоятельная процедура в рамках мер по снижению фискальных и репутационных рисков компании, в том числе при разрешении в суде трудовых споров.
Организация ведения кадрового делопроизводства «с нуля»
Необходимость поставить кадровое делопроизводство – не такая уж и экзотическая задача, непростая для начинающих кадровиков, частных предпринимателей и бухгалтеров, в чьи обязанности вошло кадровое дело. Впрочем, весь процесс можно описать простым поэтапным руководством к действию.
Работа во время декрета: разбираем возможные ситуации
Зачастую молодая мама, находясь в отпуске по уходу за ребенком, трудится на условиях неполного рабочего времени или на дому.
Некоторые мамы умудряются работать на основании выданного в установленном порядке листка нетрудоспособности во время отпуска по беременности и родам, что законодательством прямо не предусмотрено. На практике документальное оформление такой ситуации вызывает немало вопросов у кадровиков.
Как сделать из внешнего совместителя основного работника
Переход совместителя на основное место в той же компании можно оформить через увольнение или через заключение допсоглашения к трудовому договору. Заполнение трудовой книжки зависит от того, когда и кем были внесены записи о приеме на работу совместителя и его увольнении.
Документы, которые должен представить работник
По материалам книги-справочника "Зарплата и другие выплаты работникам" под редакцией В.Верещаки Прежде чем с работником будет заключен трудовой договор, он должен представить ряд документов. Они перечислены в статье 65 Трудового…
Положение об оплате труда
Основная задача данного положения состоит в том, чтобы установить порядок оплаты труда всех категорий работников компании.
Меняем название должности работника
Если работодатель решил изменить наименование должности, он должен уведомить об этом сотрудника, работающего на ней. Дальнейшие действия сторон трудового договора зависят от согласия сотрудника на смену названия должности.
Применение бестарифной системы оплаты труда. Особенности начисления зарплаты
Эта система предусматривает распределение общего фонда оплаты труда по компании (или ее подразделению) между соответствующими сотрудниками. При этом общий фонд зависит от результатов работы компании (подразделения) в том или ином периоде времени (например месяце). По своей сути заработная плата конкретного сотрудника - это его доля в фонде оплаты труда всего коллектива. Заработная плата распределяется между сотрудниками на основании тех или иных коэффициентов (например трудового участия). Причем их может быть несколько.
Расчет заработной платы при сдельной системе оплаты труда
Принимаем на работу водителя
Заключая с водителем трудовой договор, необходимо учитывать ряд нюансов, которые связаны с этой должностью. Некоторые из них необходимо прописать в трудовом договоре, на другие достаточно сделать ссылку.
Изменения и исправления в трудовой книжке
Статья опубликована в рамках сотрудничества журнала "Актуальная бухгалтерия" и HRMaximum. Трудовая книжка работника - главный документ, который подтверждает стаж и дает гарантии на получение пенсии. Именно поэтому оформлять трудовые книжки нужно правильно,…
Хранение документов. Сроки хранения, уничтожение и утилизация первичных учетных документов
Порядок и сроки хранения документов бухгалтерского и налогового учета, кадровых документов
Приказы: форма, нумерация, исправления
Автор обращает основное внимание в материале на нюансы оформления приказов, внесения в них изменений и т.д. Поскольку некоторые ошибки могут привести к утрате приказом юридической силы, то нельзя считать их мелочами.
В каком порядке предоставляются копии документов бывшим работникам организации?
Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 19.05.2008, далее - Правила), трудовая книжка выдается на руки работнику только при увольнении, но бывают случаи, когда работник…
Кто в штатном расписании... Директор по персоналу, Начальник отдела кадров, Руководитель службы HR?
Как определить функции и полномочия директора по персоналу и отделить его обязанности от обязанностей других кадровых работников, рассказывает автор в материале, подготовленном на основе поступающих от кадровиков вопросов
Расчёт графиков работы (Программа на основе Microsoft Excel)
Как правильно сшивать документы
В статье рассказано о всех нюансах правил прошивки документов. Читатели ознакомятся с тем, как правильно пронумеровать, составить опись, передать в архив кадровые документы
Как оформить отсутствие работника, если он выполняет государственные обязанности?
Представьте себе ситуацию: сотрудник организации является специалистом узкого профиля и привлекается в качестве эксперта следственного процесса. Или: военнообязанного, пребывающего в запасе, вызывают на военные сборы. А может быть, кому-то из ваших подчиненных нужно присутствовать в суде в качестве присяжного заседателя. О чем говорят все эти случаи? О том, что работника на время выполнения государственных обязанностей необходимо освободить от работы и особым образом оформить его отсутствие.
Особенности регулирования труда работников работающих у работодателей-физических лиц
Рядом особенностей обладает работа у работодателей - физических лиц. Принципиально все работодатели - физические лица подразделяются на две группы: индивидуальные предприниматели и физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями. Первые используют работников для осуществления предпринимательской деятельности…
Какие кадровые документы должны быть на предприятии
Ответственному сотруднику необходимо знать, какие документы обязательны для фирмы, какие становятся таковыми лишь при определенных условиях, а какие бумаги можно не составлять, так как они носят рекомендательный характер. Это позволит хорошо подготовиться к встрече с…
Права работника при продаже предприятия-должника
Федеральный закон "О несостоятельности (банкротстве)" не содержит норм, обеспечивающих защиту трудовых прав работников при продаже предприятия-должника. Специфика возникающих при этом трудовых отношений требует специального анализа.
Подтверждение трудового стажа
При подсчете стажа периоды работы или иной деятельности, которые в него включаются, имевшие место до регистрации гражданина в качестве застрахованного лица в соответствии с Федеральным законом от 1 апреля 1996 г. «Об индивидуальном (персонифицированном) учете…
Особенности защиты трудовых прав руководителей
В российском законодательстве закреплены особые условия защиты трудовых прав руководителя организации, однако продолжают оставаться отдельные нерешенные вопросы.
Прекращение трудового договора с руководителем предприятия
Принятие необоснованного решения руководителем организации, его заместителями и главным бухгалтером может стать основанием прекращения трудового договора по инициативе работодателя. На практике указанный случай расторжения трудового договора по п. 9 ч. 1 ст. 81 ТК РФ…
Как подготовиться к приходу трудовой инспекции?
Проверка организации государственной инспекции труда часто застает руководство врасплох. Особенно с учетом того, что по закону трудовой инспектор имеет право посетить организацию в любое время суток и без предупреждения. По результатам проверки к ответственности могут привлечь не только руководителя организации или его заместителя, но и руководителя кадровой службы, а также главного бухгалтера.
Уведомление работнику: как и в каких случаях направлять
Часто в работе кадровиков используется такой документ, как уведомление. При помощи этой бумаги работодатель извещает сотрудников о юридически значимых моментах. Например, о сокращении штата. Единой формы уведомления нет. Для каждого случая разрабатывается свой вариант. Мы расскажем о том, как составить уведомление о реорганизации компании и ликвидации филиала. Как уведомить сотрудников об изменении условий трудового договора. Как известить работника о необходимости явиться за трудовой книжкой.
Визит трудовой инспекции
Любой работодатель должен быть готов к тому, что рано или поздно его посетит трудовая инспекция. К сожалению, в сложившейся ситуации, которая характеризуется массовыми сокращениями персонала, нежданный визит может произойти в любой момент. Поговорим о том, по какому поводу может прийти инспектор, в чем заключаются его полномочия и каковы действия работодателя при проведении контрольных мероприятий.
Внештатный работник: "Опасные" моменты для работодателя и работника
Во времена СССР под "внештатными работниками" понимали граждан, выполняющих работу для организации и не числящихся в штате. С развитием законодательства РФ изменилось понятие и статус "внештатного работника". Мышление же части руководителей организаций осталось на уровне правового регулирования труда "внештатных работников" в СССР. Работодатель не всегда задумывается о последствиях таких взаимоотношений.
Служебные командировки и права работников
Рассматриваются весьма важные для каждого работника, имеющего амплуа "выездного", проблемы.
Оформляем беременность
В последние годы в нашей стране наблюдается настоящий беби-бум. Сотрудниц, ожидающих прибавления в семействе, становится все больше. К появлению нового человека на свет готовятся не только будущие родители, но и... кадровая служба. Кроме заботы о том, на кого возложить обязанности отсутствующей по уважительным причинам работницы, необходимо еще собрать и подготовить много документов. Давайте рассмотрим, какие трудности возникают при оформлении «детских» отпусков и какие выплаты положены новенькой маме.
Типичные заблуждения
Наиболее частые заблуждения относительно трудовых взаимоотношений

В организациях персональные (личные) данные работников содержатся в основном в кадровых и бухгалтерских документах. Как правильно оформить кадровую документацию при изменении личных данных? Это вопрос часто встает перед работниками кадровых подразделений.

Мнение эксперта

Екатерина РОЩУПКИНА, эксперт Национального союза кадровиков

У кадровиков часто возникает вопрос: нужно ли при изменении персональных данных работника (допустим, фамилии) оформлять дополнительное соглашение к трудовому договору? На сегодняшний день однозначного ответа законодательство дать не может. Однако, следуя логике действующих в данный момент законов и норм, можно придти к выводу, что в таком дополнительном соглашении нет необходимости. Да, фамилия, имя, отчество работника (как и его адрес и паспортные данные) – обязательные сведения, которые должны быть указаны в трудовом договоре, согласно нормам ст. 57 ТК РФ. Однако это не условия (обязательные или дополнительные), перечисляющиеся в трудовом договоре, на которые работник и работодатель соглашаются, а сведения. Эти сведения приводятся в трудовом договоре на основании соответствующих документов. Ведь условием трудового договора не может быть закреплено, что по пятницам фамилия у работника будет Иванов, а по понедельникам – Сидоров. Фамилия указывается в соответствии с документами работника Иванова, и, как бы сильно он не хотел быть Сидоровым, до тех пор, пока фамилия не изменится в его документах, сведения в договоре останутся прежними. В соответствии с ч. 3 ст. 57 ТК РФ, если при заключении трудового договора в него не были включены какие-либо сведения и (или) обязательные или дополнительные условия, это не является основанием для признания трудового договора незаключенным или его расторжения. Трудовой договор должен быть дополнен недостающими сведениями и (или) условиями. При этом недостающие сведения вносятся непосредственно в его текст, а недостающие условия определяются приложением либо отдельным соглашением сторон, которые заключаются в письменной форме и являются неотъемлемой частью трудового договора. Аналогичное положение установлено статьей 72 ТК РФ, согласно которой дополнительное соглашение в письменной форме составляется при изменении условий трудового договора. О сведениях в этой статье не упоминается. Таким образом, изменившиеся личные данные просто вносятся в экземпляры трудовых договоров (старые сведения зачеркиваются, новые – дописываются, как в личной карточке работника формы № Т-2). Основанием все так же является приказ о внесении изменений в учетные документы.

Данная позиция подтверждается решением Суда Еврейской автономной области, в котором истица в качестве одного из аргументов для восстановления на работе привела такой факт: при изменении фамилии с ней не заключили дополнительное соглашение к трудовому договору. Однако суд не принял это обстоятельство во внимание, поскольку работодателем был издан приказ о внесении изменений и все данные в учетных документах были своевременно исправлены. В публикуемом кассационном определении фрагменты, непосредственно касающиеся обсуждаемой ситуации, выделены курсивом.

Персональные (личные) данные – любые сведения, относящиеся к определенному или определяемому посредством такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных). Согласно ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», к ним относятся фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, информация о семейном, социальном и имущественном положении, образовании, профессии, доходах и т.д.

В жизни работников организации могут происходить различные события – заключение брака, рождение детей, смена места жительства или регистрации, получение образования или повышение квалификации и др. Происходящее в результате изменение личных сведений может существенно повлиять на карьерный рост, социальные и пенсионные отчисления, поэтому обо всех подобных случаях сотрудники должны сообщать в кадровую службу своевременно. Чаще всего меняются:

фамилия (при изменении актов гражданского состояния – заключении или расторжении брака);
место жительства (при переезде или смене регистрации);
сведения об образовании (при поступлении и окончании учебных заведений);
паспортные данные (по достижении 20 и 45 лет либо при смене паспорта).

При изменении анкетно-биографических данных работники кадровых служб чаще всего допускают следующие ошибки:

Изменения в учетные данные работника вносятся на основании ненадлежащих документов.
Не соблюдаются технические требования к внесению изменений.
Не указываются основания для внесения изменений (отсутствует ссылка на соответствующий документ).

Прежде всего в кадровую службу организации должен обратиться сам работник, а уже затем специалист отразит изменения в его учетных документах. Общий порядок внесения каких-либо новых сведений о работнике представляет собой последовательность действий, которые мы и рассмотрим.

Шаг 1

На этом этапе работник организации должен представить работодателю письменное заявление с просьбой о внесении изменений в учетные документы и копии подтверждающих документов. Кроме того, ему необходимо заменить свидетельство о присвоении ИНН и медицинский полис. Бланк заявления о внесении изменений в кадровые учетные документы представлен в приложении 1.

Шаг 2

Все остальные действия выполняет уже работник кадровой службы. Прежде всего следует издать приказ (в произвольной форме) на основании представленных сотрудником документов и его письменного заявления о необходимости внести изменения в его учетные документы. Этот приказ необходимо зарегистрировать в журнале регистрации приказов по личному составу, а затем ознакомить с ним под роспись самого сотрудника, а также ответственных работников кадровой службы и бухгалтерии. Пример приказа об изменении личных данных в кадровых учетных документах представлен в приложении 2.

Шаг 3

Необходимые изменения следует внести в личную карточку работника (форма № Т-2), а также указать реквизиты документов-оснований. Прежние сведения надо зачеркнуть одной чертой и сверху вписать новые. Здесь же работник кадровой службы должен поставить свою подпись и дату внесения изменений. Документы-основания, согласно которым эти изменения были сделаны, можно указать в разделе Х «Дополнительные сведения» личной карточки.

Шаг 4

Теперь можно приступать к изменению данных в трудовой книжке. Согласно п. 26 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», а также п. 2.3 и 2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 № 69, изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности сотрудника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов. Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Для этого одной чертой (по линейке шариковой ручкой или чернилами) зачеркивается прежняя запись (ее неверная или утратившая актуальность часть), после чего (как правило, выше, на свободном месте) записываются новые сведения. Ссылки на наименование соответствующего документа, его номер и дату делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя (работника службы (отдела) кадров с соответствующими полномочиями) и печатью организации. Внесение изменений (исправлений) в записи о полученном работником новом образовании (профессии, специальности) производится путем дополнения ранее совершенных записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее совершенных записей. Такие изменения (исправления) также делаются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Нельзя забывать и о книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, где также имеются личные данные работника. Пример записи об изменении фамилии в трудовой книжке представлен в приложении 3.

Шаг 5

В соответствии с Инструкцией по обеспечению функционирования системы воинского учета граждан Российской Федерации, утв. Приказом министра обороны РФ от 19.11.2007 № 500, а также Методическими рекомендациями по ведению воинского учета в организациях, утв. Генштабом Вооруженных Сил РФ, для военнообязанного работника кадровик должен внести изменения и в документы по воинскому учету.

При изменении семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья (получении инвалидности) граждан, состоящих на воинском учете, работники, осуществляющие воинский учет в организациях, заполняют и вручают такому сотруднику под личную расписку в журнале учета листков сообщений и корешков к ним листок сообщения об изменениях сведений о гражданах, состоящих на воинском учете, по форме, установленной в Приложении № 1 к Порядку сообщения организациями об изменениях семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья граждан, состоящих на воинском учете, в военные комиссариаты, представленному в Приложении № 13 методических рекомендаций (далее – Порядок). Сведения об изменении семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья (получении инвалидности) граждан, состоящих на воинском учете, направляются организациями в двухнедельный срок в военный комиссариат по месту жительства (месту пребывания) граждан. Бланк сообщения об изменении сведений о гражданах, состоящих на воинском учете, представлен в Приложении № 4 к Порядку.

Шаг 6

В соответствии с п. 26, 27 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 № 987н, при изменении работником фамилии, имени или отчества сотрудник кадровой службы должен подать в территориальный орган ПФР заявление об обмене страхового свидетельства. Образец соответствующего заявления представлен в формах № АДВ-2 и № АДВ-6, утв. Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 № 192п. Согласно п. 14 Инструкции, новое свидетельство выдается работодателем работнику в течение недели после его получения. Для подтверждения получения нового свидетельства сотрудник должен расписаться в сопроводительной ведомости.

Шаг 7

Если личные данные изменяются у руководителя/директора организации, то сотруднику кадровой службы понадобится предпринять дополнительные действия. Если руководитель организации является ее учредителем, то кадровик должен совместно с юристом внести изменения в учредительные документы и устав организации.

Шаг 8

Затем необходимо уведомить об изменении личных данных (фамилии/имени) налоговую инспекцию по месту регистрации организации. Для этого организация обязана подать соответствующие сведения в ЕГРЮЛ в течение 3 рабочих дней с момента, когда директор получит новый паспорт (п. 5 ст. 5 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»).

Шаг 9

При необходимости следует сообщить об изменениях в территориальные отделения по месту регистрации ПФР, ФОМС, ФСС.

Шаг 10

Так как право первой подписи на документах организации имеет ее руководитель, необходимо обязательно заменить банковскую карточку с образцами подписей и оттиска печати. Это следует из пункта 7.14 инструкции Банка России от 14.09.2006 № 28-И «Об открытии (закрытии) банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)».

Таблица

Перечень оснований для внесения изменений в кадровые документы

Предоставляемые работником документы-основания	Кадровые документы, которые необходимо оформить
При изменении фамилии
Личное заявление; копия свидетельство о регистрации брака (или свидетельство о расторжении брака);	Приказ о внесении изменений в учетные документы; изменения на титульном листе трудовой книжки, а также в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них; изменение данных в личной карточке работника (форма № Т-2); внесение изменений в лицевой счет (форма № Т-54); новое страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования
При изменении места жительства
Личное заявление; копия паспорта с новой регистрацией по месту жительства	Приказ о внесении изменений в документы, содержащие личные данные работника; изменения в личной карточке работника (форма № Т-2)
При изменении образования
Личное заявление; копия документа об образовании	Дополнения на титульном листе трудовой книжки; дополнительные сведения в личной карточке работника (форма № Т-2)
При изменении паспортных данных
Личное заявление; копия паспорта с новыми данными	Приказ о внесении изменений в учетные документы работника; изменение или дополнение сведений в личной карточке работника (форма № Т-2)

Приложение 1

Бланк заявления о внесении изменений в учетные документы

Приложение 2

Проект приказа об изменении личных данных в кадровых документах

Приложение 3