Требования по заполнению трудовой книжки. Для чего нужна копия или выписка. Данные на титульном листе

Копии кадровых документов, в том числе трудовых книжек, заверяются согласно ГОСТ Р 6.30-2003. Этот стандарт должен был быть отменен с 1 июля текущего года, а вместо него предполагалось ввести новый порядок в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97–2016 . Но переходный период от старого стандарта к новому был продлен до 1 июля 2018 года (). Таким образом, сегодня можно применять как старый ГОСТ, так и новый.

Однако поскольку через год, в 2018-м, всё равно заверять трудовые книжки придется по-новому, то целесообразно осваивать эти правила уже сегодня.

Новый стандарт распространяется не только на трудовые книжки, но и на любые кадровые документы.

Новые правила заверения трудовых книжек

Копия трудовой книжки может понадобиться:

• самому ее владельцу, то есть сотруднику, для предоставления в сторонние организации
• организации, в которой он работает, для внутреннего использования

По старому ГОСТу Р 6.30-2003 разницы в заверении этих документов нет, потому что не нужно указывать где хранится оригинал трудовой книжки.

По новым правилам ГОСТ Р 7.0.97–2016 копии будут заверяться по-разному.

Сначала копируется каждый разворот книжки - на отдельном листе формата А4. Отметка «Копия » проставляется на первом листе, а на последнем отмечается, что она заверена. Эти действия производятся при создании копии как для внутреннего, так и для внешнего пользования. Далее начинаются различия.

Копия трудовой для внутреннего пользования

Копия для внутреннего пользования, а до 1 июля 2018 года её можно использовать и для выдачи сотруднику, оформляется так:

Вносится запись «Верно », на следующей строчке указывается должность сотрудника, который подготовил эту копию. Ему также следует расписаться и расшифровать свою подпись.

Копия трудовой книжки для сотрудника

Работнику копия трудовой книжки может понадобиться для предоставления в различные ведомства и организации. В соответствии со статьей 62 Трудового кодекса РФ, копию нужно выдать сотруднику в течение 3 рабочих дней с момента его обращения.

По новым правилам ГОСТ Р 7.0.97–2016 под отметкой «Верно » и подписью уполномоченного лица нужно сделать запись о месте хранения оригинала трудовой книжки . Здесь обычно указывают отдел кадров организации.

Или вот так:

На этом различие в оформлении копии трудовой книжки для внутреннего пользования и для сторонних организаций закачивается. Далее на копии проставляется печать работодателя (при наличии).

Оттиск может захватить должность подписавшего копию лица, но не должен затронуть его подпись.

Как прошить и пронумеровать копию

Подготовленные листы нумеруются и сшиваются, опечатать нитки наклейкой из прямоугольника бумаги размером примерно 4 — 6 см., ставится отметка «» и указывается количество листов. Также проставляется дата и подпись (с расшифровкой) того лица, которое заверило документ.

Если же листы копий не сшиты между собой, то заверение (Верно, должность, подпись, ФИО, дата, место хранения при необходимости) должно быть на каждом листе.

Новые правила оформления кадровых документов

Новый ГОСТ вносит некоторые качественные изменения в обязательные реквизиты бланков кадровых документов. В связи с этим придется обновить регламент кадрового документооборота и привести его в соответствие с новым правилами.

Гриф ограниченного доступа

Это новый реквизит, он указывается на документе, не предназначенном для разглашения, а используемом только по прямому назначению. В регламенте по делопроизводству следует прописать вариант использования этого грифа.

Можно применять такие формулировки: «Конфиденциально», «Коммерческая тайна», «Для служебного пользования» и другие.

Также можно добавить номер экземпляра и прочие сведения. Отметка проставляется в правом верхнем углу документа.

Адресат

Если письмо отправляется через интернет, то в бланк необходимо внести адрес электронной почты получателя. Оформляя корреспонденцию, которая предназначается руководящему лицу, перед фамилией можно поставить сокращения «г-ну» или «г-же».

Наименование подразделения

Наименование структурного подразделения — должено располагаться следом за наименованием компании в бланках писем и документов филиалов, представительств и других подразделений компании. Ставится он прописными буквами, например «ДИРЕКЦИЯ ПО ПЕРСОНАЛУ ».

Автор документа

На бланках руководителей региональных и муниципальных офисов после наименования компании нужно указать автора документа. Вид записи - прописные буквы: «ДИРЕКТОР».

Электронная подпись

В соответствии с частью 2 статьи 6 закона 63-ФЗ, если на электронном документе стоит отметка о его подписании электронной подписью, он имеет силу бумажного оригинала . Отметку нужно проставить там, где на бумажном варианте была бы поставлена «живая» подпись. Отметка должна быть четкой и содержать все необходимые реквизиты (пример на изображении ниже).

Трудовая книжка является основным документом каждого работающего человека. С помощью нее можно подтвердить стаж трудовой деятельности и опыт работы. Сведения, внесенные в книжку, потребуются не только в момент приема на работу, но для получения пенсии, различных льгот и гарантий.

Заполнение трудовой книжки регламентируется Трудовым кодексом РФ. Помимо этого изменения о внесении данных регулярно публикуют Минтруд и Правительство.

Основной порядок заполнения, хранения трудовых книжек и вкладышей прописывается в Постановлении Правительства РФ №225 «О трудовых книжках», принятом 16 апреля 2003 года. В нем отражена действующая форма документа, образец заполнения.

Кто и как оформляет

В трудовую книжку вносятся данные, касающиеся профессиональной деятельности гражданина. После наступления пенсионного возраста согласно документу начисляется пособие по нетрудоспособности. Работодатель ориентируется на книжки при расчете выплат. Поэтому заполнять документ нужно правильно.

Обо всех изменениях, происходящих в жизни человека как работника, в трудовую книжку вносятся соответствующие записи. В 2019 году установлены общие правила заполнения трудовой книжки у работников ИП или юридических лиц.

Генеральный директор или индивидуальный предприниматель самостоятельно не заводят книжки. Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ наличие документа проверяется только у работников, так как стаж начинает отсчитываться с момента регистрации в налоговой службы и после поступления отчислений в Пенсионный Фонд.

Впервые оформление книжки требуется в первую неделю после официального приема на работу. Важно, что сотрудник проработал в организации более 5 дней. При совмещении внесение записей осуществляется в добровольном порядке. Тогда должен быть предоставлен соответствующий документ.

В трудовую книжку вносится информация о:

• поступлении на работу;
• переводе на другую должность или в другую фирму;
• смене фамилии, имени или отчества;
• военной службе или службе в системе МЧС, МВД, ФСКН;
• повышении квалификационного уровня;
• прекращении трудовой деятельности.

В Постановление Правительства РФ №225 от 16 апреля 2003 года внесены данные о порядке изменения информации, отраженной в трудовой книжке:

• Записи можно вносить синими или черными чернилами. Данные предоставляются подробно, без сокращений. Каждая запись должна иметь порядковый номер в соответствующем разделе.
• Указание паспортных данных производится на титульной странице.
• После выхода приказа сотрудники кадровой службы имеют неделю на внесение изменений. При увольнении информация прописывается в день ухода сотрудника с указанием приказа и статьи из Трудового кодекса РФ.

Документ не должен содержать сведений о постоянных премиальных выплатах, начисляемых ежемесячно.

Общие сведения о работе

Порядок указания сведений о работе включает в себя отражение наименования организации. Если оно имеет аббревиатуру, то данный факт также указывается. После этой записи отмечается дата приема человека на работу с порядковым номером.

При указании сведений о работе нужно отметить структурное подразделение, в которое принимается сотрудник, его должность. Обязательно указываются основания для приема. Для каждого документа проставляется дата выдачи и номер.

Если работа осуществляется по совместительству, то внесение записи производится по желанию работника. В этом случае потребуется подтверждение трудовой деятельности на дополнительном месте.

Требуется указание:

• номера записи;
• даты внесения сведений;
• пометки о совместительстве работника;
• наименования подразделения;
• профессиональной направленности;
• занимаемой должности;
• квалификационных данных.

Обязанности выполняются в соответствии с регламентом, прописанном в документе, представленном последним.

Данные на титульном листе

Титульный лист заполняется в соответствии с определенными требованиями.

На нем в обязательном порядке прописываются основные сведения о работнике:

1. Имя, фамилия и отчество прописываются полностью. Сокращений быть не должно. Ориентироваться необходимо на информацию из паспорта. Также можно взять сведения из водительского удостоверения, военного билета или другого официального документа.
2. Оформление даты рождения производится арабскими цифрами. Необходимо использовать двухпорядковые числа при указании дня и месяца. Год прописывается четырьмя цифрами.
3. Далее указывается образование человека (среднее профессиональное, высшее). Возможно внесение сведений о неоконченном образовании. Ориентироваться при заполнении необходимо на документы, предоставленные работником.
4. В поле «Специальность» вносятся сведения о полученной в учебном заведении квалификации. Подтверждаются они дипломом.
5. При заполнении новая трудовая книжка должна содержать данные о внесении первой записи. День прописывается в цифровом значении, а месяц можно указывать прописью.
6. Работник, на которого оформляется книжка, обязательно должен расписаться в документе.
7. Ниже ставится виза сотрудника отдела кадров, который отвечает за ведение и заполнение трудовой книжки. Также возможна регистрация начальником отдела кадров, руководителем компании или бухгалтером (при отсутствии кадровиков).

Вся информация заверяется печатью. Может использоваться официальный штамп организации или печать кадрового отдела.

Правила заполнения трудовой книжки

Для того, чтобы правильно заполнить трудовую книжку, необходимо ориентироваться на образец. Особенности внесения данных имеются при поступлении на работу и окончании трудовой деятельности. Выделяют правила предоставления информации о поощрениях и награждениях. Также важно ознакомиться с вариантами получения выписки и дубликата трудовой книжки.

Приём на работу

При приёме на работу важно предоставить удостоверение личности. На его основании производится заполнение титульного листа трудовой книжки. Если ориентироваться на пример, то заполнить его несложно.

На первой странице должны быть отражены:

• фамилия, имя, отчество в соответствии с паспортными данными или другим документом, удостоверяющим личность;
• дата рождения владельца книжки;
• образование с подтверждением его уровня с помощью аттестата, диплома или справки при неоконченной учебе;
• специальность в соответствии с дипломом;
• дата заполнения документа;
• подписи работника и ответственного лица;
• печать учреждения.

Увольнение

При увольнении по собственному желанию в трудовую книжку в обязательном порядке вносятся соответствующие изменения:

• Для указания данного факта в первый столбец ставится порядковый номер.
• Во вторую графу прописывается дата прекращения трудовой деятельности.
• Третья графа содержит сведения о причинах расторжения трудового договора.
• Основания для увольнения отмечаются в последнем столбце. Сюда вносятся номер и дата документа, подтверждающих окончание работы.

Расторгнут договор должен быть в день, когда сотрудник в последний раз выходит на работу. При наличии оговорок в законе или дополнительном соглашении, сведении отображаются в трудовой книжке.

При окончании трудовой деятельности согласно Трудовому кодексу РФ, указывается пункт и статья.

В случае прекращения отношений по инициативе работодателя причины обязательно отмечаются в трудовой книжке. Здесь же он ссылается на нормы закона. Аналогично прописывается увольнение по независящим от сторон обстоятельствам.

При собственном желании работника прекратить трудовую деятельность, делается запись «Уволен по собственному желанию в связи с …». Далее приводится ссылка на законодательную норму.

Поощрения и дополнения

В трудовой книжке имеется вкладыш, который часто не заполняется работодателями. В него вносятся сведения о денежном премировании и устных благодарностях работника за трудовую деятельность.

Среди поощрений выделяют:

• звания;
• награды;
• почетные грамоты;
• дипломы;
• нагрудные знаки.

Для того, чтобы заполнить данный раздел, инструкция не требуется. Данные вносятся аналогично основным сведениям в трудовой книжке.

Сотрудник отдела кадров должен прописать:

• порядковый номер;
• дату награждения;
• тип поощрения и характеристику;
• документальные основания выдачи награды (номер и дата приказа, постановления).

Если приказом документ не проводится, то вносить данные в трудовую книжку не нужно. Но если сотрудник настоит на отметке, то организация должна составить распорядительный документ.

В трудовую книжку дополнительно могут быть внесены другие сведения. Они прописываются по желанию работника. Одной из таких информация является работа по совместительству.

Для пометки нужно предоставить подтверждение из отдела кадров второй работы. На основании справки специалист по основному месту трудовой деятельности делает соответствующую отметку.

Выдача трудовой книжки исключена.

Представитель работодателя самостоятельно прописывает:

• порядковый номер;
• дату приема на работу;
• наименование организации, структурного подразделения, должности;
• номер и дату соответствующего приказа.

Увольнение производится аналогичным способом.

Особый учёт сведений требуется при переименовании организации. Если процесс не является реорганизацией, то в трудовую книжку работника вносятся изменения наименования или статуса учреждения. Запись подтверждается новой печатью.

Таким же способом должен поступить работодатель, если производится перевод сотрудника на другую должность. Каждое изменение подтверждается внесением записи в трудовую книжку.

Пример выписки

Раздел, отражающий сведения о работе, и является выпиской из трудовой книжки. Работники часто просят сделать копию страниц документа. Такие бумаги подлежат обязательному заверению и занесению в журнал.

В выписке указываются:

• дата принятия на работу и порядковый номер прописью;
• данные о положении сотрудника (прием на работу, увольнение), должность;
• основание для составления выписки (приказ с датой и номером).

Дубликат

Если сотрудник потерял трудовую книжку, он может оформить дубликат. Новый экземпляр выдается по требованию бывшего работника по последнему месту трудовой деятельности. Процедура занимает около 2 недель. При потере документа компанией, восстанавливать данные необходимо ответственному лицу.

Чтобы сведения были полными, нужно иметь в наличии:

• приказы руководства о приеме на работу, увольнении, переводе на другую должность;
• выписки из государственного архива (в случае ликвидации предприятия);
• трудовые соглашения;
• подтверждение стажа на предыдущем месте труддеятельности;
• зарплатные ведомости;
• лицевые счета сотрудника в фирмах, где ранее работал человек;
• решение суда при восстановлении стажа.

Данные вносятся в дополнительный экземпляр в хронологическом порядке.

Образец заполнения трудовой книжки при восстановлении в должности:

Случаи исправлений

Допускать ошибки при ведении трудовой книжки запрещено. Но иногда они все имеют место быть. Тогда важно проводить исправления в соответствии с определенными правилами.

Запрещено перечеркивать записи. Можно признать ошибочные сведения недействительными полностью. Для этого ставится порядковый номер, дата внесения изменений, фраза «Запись за номером … считать недействительной». После этого прописываются верные сведения с указанием подтверждающего документа.

Если ошиблись ответственные лица на предыдущем месте работы, то исправлять данные должны именно они. При отсутствии такой возможности разрешается сделать это нынешней кадровой службы на основании приказа, справки или выписки.

Часто исправления совершаются при смене фамилии женщины. В этом случае предоставляется свидетельство о заключении или расторжении брака.

Сотрудник кадровой службы должен:

• перечеркнуть одной чертой прежнюю фамилию;
• над ней написать новую;
• слева от титульного листа (на обложке) прописать дату и номер подтверждающего документа;
• заверить информацию собственной подписью и печатью учреждения.

Часто кадровики допускают следующие виды ошибок:

• используют сокращения;
• ошибаются в ФИО;
• неверно прописывают дату, указывая месяц прописью;
• оставляют незаполненными сведения на титульном листе;
• не ставят дату заведения книжки;
• не подписывают документ на титульном листе;
• не ставят печать учреждения;
• путают раздел «О работе» с графой для поощрений;
• увольнение подтверждают печатью кадровой службы вместо гербовой;
• не соблюдают порядок указания реквизитов официальных документов.

Чтобы исключить вероятность возникновения ошибок, данные должны вноситься своевременно с дублированием в личной карточке сотрудника.

Стандартные требования

При оформлении трудовой книжки важно помнить основные правила:

• Внесение сведений самим владельцем документа запрещено. Если обнаружена ошибка, обращаться нужно в кадровую службу, допустившую ее.
• Документ заполняется при приеме работника, который отработал более 5 дней по месту трудовой деятельности. Если норма не соблюдается, то организацию и компетентное лицо можно привлечь к ответственности.
• Ведение и оформление трудовых книжек производится сотрудником, который внесен в приказ руководства. Он заполняет книгу учета, согласно которой сверяется движение документов и вкладышей.
• Трудовую книжку необходимо приобрести самому работнику в момент приема на работу. Но иногда организации сами покупают формуляры, а затем взыскивают с человека определенную сумму.
• Хранение осуществляется в недоступном для других людей месте. В большинстве случаев книжки размещают в сейфах и железных шкафах. Выдача производится только после увольнения.
• Если сотрудник не приходит за трудовой, то он может получить ее по почте. Хранение невостребованных книжек осуществляется в течение 75 лет.
• Ведение учета индивидуальными предпринимателями осуществляется в аналогичном предприятиям порядке. Только при приеме на работу подписывается трудовой договор.
• Копию или дубликат трудовой книжки можно получить в кадровой службе при наличии заявления.

Трудовая книжка является серьезным для каждого гражданина документом. Поэтому заполняться она должна в соответствии с требованиями законодательства.

Как выплачивать дивиденды учредителям ООО в 2019 году, читайте

В правила заверения трудовых книжек с 2018 года вносятся изменения. Они вступят в силу с 1 июля – вместе с ГОСТом Р 7.0.97-2016, содержащим новые требования к оформлению документов, а действующий сейчас ГОСТ Р 6.30-2003 утратит силу. В отношении удостоверения трудовой книжки сотрудника новшеств немного, но их неприменение со следующего месяца сделают копию документа недействительной.

Неизменные правила оформления

В основном заверение трудовой книжки с 2018 года будет происходить по старым правилам . Если работнику потребуется ее копия, работодатель обязан подготовить ее в трехдневный срок – со дня подачи сотрудником соответствующего письменного заявления. Подобное требование содержится в 62-й статье Трудового кодекса. И там же говорится, что выданная копия книжки должна быть удостоверена надлежащим образом.

Ксерокопия трудовой книжки будет действительна, если при ее заверении работодателем соблюдается ряд предписаний:

1. Копируются все развороты документа, где есть какая-то информация – начиная с самого 1-го (титульного) листа, и заканчивая страницей с последней записью о трудоустройстве владельца книжки. Заверение трудовой книжки с 2018 года не изменило данное правило.
2. Нужна ли копия раздела о награждениях , следует уточнить у сотрудника. Это зависит от того, куда он собирается предоставлять документ. Например, если работник претендует на получение звания «Ветеран труда», информация о поощрениях может подтвердить его право на почетный титул.
3. Затем скопированные страницы документа брошюруются, а на бумажной наклейке (сзади) указывается количество скрепленных листов. На последнем листе копии трудовой делается несколько отметок:

• подтверждение: «Верно»;
• подпись сотрудника, подготовившего копию трудовой книжки (вместе с расшифровкой и указанием должности);
• дата ее оформления
• печать организации-работодателя.

Если документ не сшивается, а выдается на разрозненных листах, каждый из них должен заверяться подобным образом.

Некоторые организации, для которых предоставляется копия трудовой, также требуют указывать, что владелец трудовой книжки продолжает работать в организации, где скопировали документ, но госстандартом такое требование не установлено.

Дополнительная запись

Правила заверения трудовых книжек с 2018 года (с 1-го июля) требуют проставления на их копиях еще одной, дополнительной записи – о месте, где хранится подлинник скопированного документа. После того, как начнет действовать новый ГОСТ, она станет обязательной при изготовлении копий, а в оставшееся до конца июня время делается по желанию лица, ответственного за их оформление.

Новое требование содержится в п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016. В этом же пункте сделано важное замечание: запись о местонахождении оригинала трудовой книжки требуется только в случае, когда ее заверенная копия предоставляется в стороннюю организацию, например, в банк для получения ипотеки. Если документ нужен для «внутреннего пользования», дополнительную отметку делать не надо.

ГОСТ разрешает заверять копии, используя специальные штампы. Также новый стандарт разъясняет, каким образом расшифровывается подпись «оформителя»: вначале пишутся инициалы имени и отчества, а затем полностью прописывается фамилия ответственного лица.

С 1 июля заверяйте копии кадровых документов по новым правилам. Вступил в силу новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация».

Обновите инструкцию по кадровому делопроизводству

Пропишите в инструкции по кадровым документам, что с 1 июля копии заверяете по правилам нового ГОСТ Р 7.0.97-2016 (утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст). Изменения внесите приказом руководителя (см. образец).

По-новому заверяйте копии для сторонних пользователей

Новый ГОСТ предусматривает два варианта заверительных надписей. Какую из них поставить, зависит от того, кому нужна копия — внутренним или внешним пользователям. Вот как будет выглядеть заверительная подпись:

· Внутренним — «Верно», должность лица, который ее заверяет, его подпись с расшифровкой и дата заверения.

· Другой организации — «Верно», должность лица, который ее заверяет, его подпись с расшифровкой, дата заверения и место хранения подлинника: «Подлинник документа находится в ООО “Компания” в деле № ____ за ____ год».

Т.е. теперь на копиях для сторонних организаций дополнительно указывайте место хранения подлинника. Копии для внутреннего пользования заверяйте по старым правилам

Подлинник трудовой книжки на руки вы можете выдать только при увольнении или для обращения в ПФР для назначения и пересчета пенсии (ст. 62 ТК). В других случаях давайте работникам заверенные копии или выписки. На копии трудовой для внешних пользователей укажите номер дела и год. Вот образец записи.

Если трудовые книжки не включили в номенклатуру дел как одно дело, то в отметке о месте хранения трудовой достаточно вписать, что он находится в отделе кадров.

Правительство уже подготовило масштабные изменения по налогам на 2-е полугодие 2018 года. Подпишитесь чтобы не пропустить изменения в работе.

Если работник просит выдать ему трудовую книжку, но при этом он не увольняется, то будет лучше, если работодатель сделает для работника либо копию трудовой книжки, либо выписку из нее. И не будет выдавать саму книжку на руки работнику. Ведь это против правил. Исключением является ситуация, когда трудовая книжка необходима работнику для представления в органы Соцстраха, — в этом случае работнику на руки выдается оригинал. Но мы расскажем именно о копии трудовой книжки, а точнее о ее заверении, тем более что летом был введен госстандарт, устанавливающий требования к оформлению организационно-распорядительной документации (ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Как было до нового ГОСТа

До 1 июля на копии трудовой книжки ставилась лишь надпись «Верно», а также указывалась должность лица, заверившего эту копию. Кроме того, заверившее копию трудовой книжки лицо должно было поставить свою подпись с расшифровкой, а также указать дату заверения копии.

Что же изменилось с введением нового госстандарта

С 1 июля, помимо вышеуказанного требования к заверению копии трудовой книжки, добавилось еще одно условие - на копии необходимо указать место, где хранится подлинник этой трудовой книжки. Причем, в идеале, запись о месте хранения должна выглядеть как «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле №. .. за. .. год». Но если трудовые книжки у вас хранятся, например, просто в шкафу или сейфе, то в качестве места хранения трудовых вам остается только указать название вашей организации.

Кстати, не забудьте заверить копию трудовой книжки печатью организации (при ее наличии). А для проставления отметки о заверении копии трудовой книжки можете использовать штамп.

Образец заверения трудовой книжки по новым правилам

С образцом копии трудовой книжки, заверенной в соответствии с новыми правилами, вы можете ознакомиться в нашем .