Организация работы с кадровыми документами. Особенности работы с кадровыми документами. Особенности организации работы с кадровыми документами
Введение………………………………………………………… ……………… |
1 Теоретические аспекты организации работы с кадровыми документами……………………… …………………………………………… |
1.1 Анализ деятельности кадровой службы………………………………… |
1.2 Законодательная и нормативно-методическая регламентация организации работы с кадровыми документами…………………….......... |
2 Анализ организации работы с кадровыми документами в ТОО «Климат-техника»…………………………………… …………………. |
2.1 Характеристика деятельности ТОО «Климат-техника»………….. |
2.2 Особенности организации работы с кадровыми документами в ТОО «Климат-техника»…... |
3 Направления совершенствования организации работы с кадровыми документами ТОО «Климат-техника» |
Заключение ………………………………………………………………….…. |
ВВЕДЕНИЕ
Современные условия развития экономики и конкуренции на рынке диктуют свои правила управления организацией. В настоящее время успех любой компании в первую очередь зависит от возможности оперативно и своевременно получать необходимую и актуальную информацию, а, следовательно, от организации работы с документированной информацией внутри организации.Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточным вниманием многих организаций к вопросам документационного обеспечения работы с персоналом. Большинство работодателей не учитывают всех особенностей кадрового делопроизводства и лишь поверхностно выполняют требования законодательства в этой области. Это обуславливается в первую очередь рекомендательным характерам нормативно-законодательных актов, регулирующих эту область, а также недостаточной их проработанностью.
Целью написания данной курсовой работы является систематизация и расширение теоретических знаний об организации работы с кадровыми документами и формирование умений применять их для решения конкретных практических задач .
В ходе курсовой работе были изучены и проанализированы основные направления деятельности отдела кадров Санаторий «Строитель».
Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно:
- ознакомление
с организационной структурой отдела
кадров;
изучение и анализ нормативных документов, регламентирующих деятельность отдела кадров ОАО Санаторий «Строитель»;
выявление основных направлений работы кадровой службы;
исследование особенностей ведения кадрового делопроизводства в ОАО Санаторий «Строитель».
1. Теоретические аспекты организации работы с кадровыми документами .
- Анализ
деятельности кадровой
службы.
В разделе «Структура» указан порядок разработки и утверждения структуры отдела, его численный состав, конкретные направления работы и закрепленные за ними подразделения отдела.
Численный состав и структура кадровых служб зависят в основном от масштабов организации. В зависимости от размеров конкретной организации выделяются следующие организационные формы осуществления кадровой работы: самостоятельное структурное подразделение с непосредственным подчинением руководителю организации или его заместителю; выполнение функций кадровой службы отдельным сотрудником организации; выполнение функций кадровой службы по совместительству с выполнением другой работы.
Функциональные обязанности кадровой службы заключаются в следующем: разработка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития конкретной организации; оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации; учет личного состава; хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству; контроль исполнения руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом; изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению; анализ состава специалистов организации, деловых качеств работников с целью их рационального использования; создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов; работа по созданию резерва на выдвижение; подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию работников; подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии; подготовка материалов для представления работников к поощрению и награждению; принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников; организация контроля состояния трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка; ведение всей отчетности по кадровым вопросам.
В ходе взаимодействия с другими подразделениями организации кадровая служба получает от них заявки на прием рабочих и специалистов, представления о поощрении, графики отпусков и т.п.
Из кадровой службы в подразделения направляются:
- сведения
о нарушителях трудовой дисциплины;
- копии приказов
о приеме новых работников, перемещении
внутри организации, увольнении работников;
- копии приказов
об утверждении (изменении) Правил внутреннего
трудового распорядка;
сведения, относящиеся к вопросам соблюдения трудовой дисциплины.
В свою очередь, кадровая служба представляет в бухгалтерию сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, приказы о приеме, переводе и увольнении, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения об очередных отпусках работников и т.п.
Кадровая служба, как правило, наделена следующими полномочиями:
- требовать
от всех подразделений организации представления
необходимых для ее работы материалов;
принимать работников, организации по вопросам перемещения и увольнения;
взаимодействовать с другими организациями по вопросу подбора кадров;
требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров.
Перечень кадровых документов, которые должны вести организации независимо от формы собственности, приведен в приложении А. В нем также указаны нормативные документы, регламентирующие обязанность работодателя вести те или иные кадровые документы, и сроки их хранения (в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000,(в ред. от 27.10.2003).
-
Законодательная и нормативно-методическая
регламентация организации
работы с кадровыми
документами.
Законодательная и нормативно- методическая
база делопроизводства – это
совокупность знаков, нормативных
правовых актов и методических
документов, регламентирующих технологию
создания документов, их обработки,
хранение и использование в
текущей деятельности учреждения, а также
деятельность службы делопроизводств:
ее структуру, функции, штаты, техническое
обеспечение и некоторые другие аспекты.
Высшей юридической силой обладает
Конституция РФ, принята на всенародном
голосовании 12 декабря 1993г. (с поправками
от 30 декабря 2008), как самый главный закон
страны, где ст.37 посвящена праву на труд
и отдых, где каждому "работающему по
трудовому договору гарантируются установленные
федеральным законом продолжительность
рабочего времени, выходные и праздничные
дни, оплачиваемый ежедневный отпуск".
Среди законов важное место
занимают кодифицированные акты-кодексы.
Кодекс – это единый, логически
и юридически цельный закон,
который обеспечивает обобщенное
и системное регулирование определенной
группы общественных отношений. Трудовой
кодекс РФ принятый 12.12.2001, устанавливает
обязательность применения каждой организацией
независимо от ее организационно – правовой
формы ряда локальных правовых актов:
коллективного договора, правил внутреннего
трудового распорядка, должностных инструкций
и др. В ТК РФ названы документы, которыми
документируется прием, перевод, увольнение,
командирование, поощрение взыскания
работника.
Таким образом, в Трудовом кодексе РФ
прописаны соподчиненность законодательных
и нормативных правовых актов, главенство
и их иерархия, что должно учитываться
работником кадровой службы.
Особую значимость для работников кадровых
служб имеет ст.14 "Исчисление сроков".
В ней указано, что "прекращение трудовых
прав и обязанностей начинается на следующий
день после календарной даты, которой
определено окончание трудовых отношений.
Сроки, исчисляемые годами, месяцами, неделями,
истекают в соответствующее число последнего
года, месяца или недели срока. В срок,
исчисляемый в календарных неделях или
днях, включаются и нерабочие дни. Если
последний день срока приходится на нерабочий
день, то днем окончания срока считается
ближайший следующий за ним рабочий день".
Надо подчеркнуть также важность для работника
кадров ст.65, в которой перечислены документы,
предъявляемые поступающим на работу.
В ст.283 указаны
документы, предъявляемые при приеме
на работу по совместительству.
Основным документом о трудовой деятельности
и трудовом стаже работы, согласно Трудовому
кодексу, остается трудовая книжка. Ей
посвящена ст.66.
Кроме того, в Кодексе определены случаи
и порядок составления документов, впервые
включено описание содержания важнейших
из них, в частности трудового договора,
коллективных договоров и соглашений,
даны сроки ознакомления работника с документами
(приказом о приеме на работу (ст.68), приказом
о дисциплинарном взыскании (ст. 193), порядок
выдачи копий документов (ст.62) и т.д.
Оформление трудовых правоотношений требует
сбора персональных данных о работнике.
Понятие персональных данных также дано
в Трудовом кодексе в ст.85, где к ним отнесена
"информация, необходимая работодателю
в связи с трудовыми отношениями и касающаяся
конкретного работника".
Поэтому, оформляя
трудовые правоотношения путем составления
кадровых документов, необходимо прежде
всего обращаться к соответствующим
статьям Трудового кодекса.
Статья 7 Закона, как и Трудовой кодекс
РФ, подчеркивает конфиденциальность
персональных данных. На основании этого
Закона служба кадров организации разрабатывает
свое положение о работе с персональными
данными.
В Федеральном законе от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ
"О коммерческой тайне" (в ред. от
18.12.2006) раскрыт вопрос конфиденциальности
информации в рамках трудовых отношений
(ст.11), положения которого обязательно
учитываются при оформлении на должности,
предполагающей работу с конфиденциальной
информацией, в том числе с персональными
данными.
В Законе четко определены права и обязанности
обладателя информации, права физических
и юридических лиц на доступ к информации
и одновременно ст.9 говорит об ограничении
доступа к информации. В этом Законе персональным
данным прямо посвящен лишь один пункт
в ст.9, так как одновременно вышел Федеральный
закон "О персональных данных".
Для организаций, имеющих право помещать
изображение герба на бланках и печатях,
важен Федеральный конституционный закон
от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном
гербе Российской Федерации".
В соответствии со ст.4 Закона Государственный
герб Российской Федерации воспроизводится
на документах, удостоверяющих личность
гражданина Российской Федерации, а также
на иных документах общегосударственного
образца, выдаваемых федеральными органами
государственной власти. Статья 10 Закона
указывает, что "порядок изготовления,
использования, хранения и уничтожения
бланков, печатей и иных носителей изображения
Государственного герба Российской Федерации
устанавливается Правительством Российской
Федерации". В соответствии с этой статьей
надо обратиться к Постановлению Правительства
РФ от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении
изготовления, использования, хранения
и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением
Государственного герба Российской Федерации",
в котором указано, "что изготовление
печатей и бланков с воспроизведением
Государственного герба Российской Федерации
осуществляют только полиграфические
и штемпельно-граверные предприятия, имеющие
сертификаты о наличии технических и технологических
возможностей для изготовления указанного
вида продукции на должном качественном
уровне".
К важнейшим законодательным актам, затрагивающим
процесс документирования, следует отнести
и Закон Российской Федерации от 25 октября
1991 г. N 1807-1 "О языках народов Российской
Федерации" (в ред. Федеральных законов
от 24.07.1998 N 126-ФЗ и от 11.12.2002 N 165-ФЗ) и Федеральный
закон от 1 июня 2005 г. N 53-ФЗ "О государственном
языке Российской Федерации". Они регулируют
использование государственного языка
при составлении и оформлении служебных
документов. Прежде всего напомним, что
ст.68 Конституции РФ устанавливает: "государственным
языком Российской Федерации на всей ее
территории является русский язык".
Статьи 16 - 19 Закона "О языках народов
Российской Федерации" посвящены использованию
языка в официальном делопроизводстве,
в том числе при оформлении кадровой документации,
а ст.3 Федерального закона "О государственном
языке Российской Федерации" устанавливает
требование идентичности содержания и
технического оформления текстов, выполненных
на нескольких языках.
Учитывая, что службе кадров приходится
иметь дело с обращениями граждан, надо
знать и руководствоваться Федеральным
законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке
рассмотрения обращений граждан Российской
Федерации", в котором дается определение,
что понимается под обращением, предложением,
заявлением, жалобой. В нем изложены требования
к составу содержания письменного обращения:
наименование адресата (наименование
государственного органа или органа местного
самоуправления) либо должность или должность,
фамилия, имя, отчество должностного лица,
почтовый адрес, по которому может быть
дан ответ, суть обращения (заявления),
личная подпись и дата.
Исходя из требований Закона к структуре
текста обращения фактически строятся
требования службы кадров к заявлениям,
подаваемым работниками при поступлении
на работу, увольнении, перемещении по
должности, отпуске и т.д. Такие заявления
обязательно содержат те же составляющие
части: кому, от кого, о чем, подпись и дата,
за исключением указания адреса, если
работник уже работает в организации.
В Законе прописана и технология работы
с обращениями: регистрация (по ст.8 "в
течение трех дней с момента поступления
в государственный орган, орган местного
самоуправления или должностному лицу"),
обязательность рассмотрения (в срок до
30 дней с момента регистрации и может быть
увеличен на срок до 30 дней в случае проверки),
контроль за исполнением. Важен для кадровой
службы и установленный в Законе порядок
приема граждан.
Следовательно, чтобы правильно оформлять
кадровые документы, необходимо иметь
полный пакет законодательных правовых
актов, особенно затрагивающих трудовые
отношения в организации вашего типа,
и ими руководствоваться при оформлении
трудовых отношений.
Кроме законодательных актов в каждой
кадровой службе должен быть пакет с нормативно-методическими
документами, в которых описывается методика
работы, то есть, как надо выполнять ту
или иную запись или операцию.
В 2003 г. кадровые службы получили два важнейших
документа о порядке ведения трудовых
книжек, которые являются, в соответствии
со ст.66 Трудового кодекса РФ, основным
документом о трудовой деятельности и
трудовом стаже работника:
Правила ведения и хранения трудовых книжек,
изготовления бланков трудовой книжки
и обеспечения ими работодателей, утвержденные
Постановлением Правительства Российской
Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 "О трудовых
книжках" (в ред. Постановления Правительства
РФ от 01.03.2008 N 132);
Инструкция по заполнению трудовых книжек,
утвержденная Постановлением Минтруда
России от 10 октября 2003 г. N 69
Оформление основных
кадровых документов унифицировано. Разработка
и утверждение альбомов унифицированных
форм первичной учетной документации
и их электронных версий была возложена
Постановлением Правительства РФ от 8
июля 1997 г. N 835 на Государственный комитет
РФ по статистике с согласованием форм
с Министерством финансов РФ и Министерством
экономики РФ. Среди унифицированных форм,
перечисленных в Постановлении, к Первоочередным
были отнесены формы первичной учетной
документации по учету труда и его оплаты.
Первый альбом этих форм был утвержден
Постановлением Госкомстата России 30
октября 1997 г. N 71а. В альбом несколько раз
вносились изменения и дополнения. Работник
кадровой службы постоянно имеет дело
с формами, включенными в альбом, и должен
иметь их как в бумажном, так и в электронном
варианте, так как в соответствии с Постановлением
Правительства РФ они вводятся "в организациях
независимо от формы собственности, осуществляющих
деятельность на территории Российской
Федерации".
К общегосударственным нормативно-методическим
документам, регламентирующим вопросы
информационно- документационного обеспечения
управленческой деятельности в учреждении,
относятся различные правила, инструкции
и нормы.
Делопроизводство в федеральном
органе исполнительной власти
осуществляется в соответствии с
Правилами делопроизводства в федеральных
органах исполнительной власти, утвержденными
постановлениями Правительства Российской
Федерации от 15 июня 2009г. N 477. На основе
указанных Правил федеральный орган исполнительной
власти по согласованию с федеральным
органом исполнительной власти в области
архивного дела издает инструкции по делопроизводству.
Работа с секретными документами, шифротелеграммами,
другими документами ограниченного доступа,
а также обработка секретной и другой
информации ограниченного доступа осуществляются
в соответствии со специальными документами.
В настоящее время Правила – единственный
нормативный документ, устанавливающий
общие требования организации работы
с электронными документами в федеральных
органах исполнительной власти. Федеральному
архивному агентству до 1 января 2010г. утвердить
методические рекомендации по разработке
инструкций по делопроизводству в федеральных
органах исполнительной власти. С утверждение
правил внесены изменения в Типовой
регламент взаимодействия федеральных
органов исполнительной власти от 19.01.2005
№30 и Типовой регламент внутренней организации
федеральных органов исполнительной власти
от 28.07.2005 №452.
К нормативным документам, необходимым
в работе делопроизводственной
службы, принадлежат разработки
Минтруда России, в которых закрепляются
требования к организации труда это:
- Тарифно-квалификационные
характеристики по общеотраслевым должностям
служащих от 10.11.1992 № 30 (в ред. от 20.02.2002),
назначение которого, состоит в обеспечении
рационального разделения труда и
единства определения должностных обязанностей
служащих, а также дифференциация в уровне
оплаты труда этих работников на основе
Единой тарифной сетки;
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих от 21.08.1998 № 37 (в ред. от 29.04.2008), который предназначен для закрепления квалификационных характеристик к общеотраслевым отраслям.
- Анализ
организации работы
с кадровыми документами
в ТОО «Климат-техника».
Санаторий «Строитель» был создан
1988 года и действует на
правах обособленного структурного
подразделения. Таким
образом, в настоящий момент
организационно- правовая форма
объекта исследования –
филиал, форма собственности
– кооперативная.
Санаторий существует более
23 лет и первоначально
строился на
средства нескольких
хозяйств одного из районов Оренбургской
области, которые являясь застройщиками
пользовались преимущественным
правом для оздоровления
своих работников. Через систему
центральных и региональных
органов управления направлялись
денежные потоки, распределялись
путевки, осуществлялось финансирование
строительства, ремонта, покупки
оборудования и инвентаря.
Санаторий
«Строитель» - многопрофильное лечебно-профилактическое
учреждение для оздоровления взрослых
и детей с трёхлетнего возраста. Расположен
в экологически чистом районе, где нет
промышленных предприятий, но в то
же время недалеко, всего в 300 метрах от
транспортной магистрали, что обеспечивает
удобное пребывание пациентов.
Санаторий
«Строитель» самый крупный санаторий
в Оренбургской области, рассчитанный
более чем на 200 мест.
Природно-климатические
условия, великолепная панорама
ландшафта приятно сочетаются с высоким
уровнем обслуживания и богатейшей лечебной
базой. За последние 3 года санаторий
в среднем за год заполнен на 75-80%.
Филиал-санаторий «Строитель» (в
дальнейшем именуемый Санаторий
«Строитель») является специализированным
лечебно-оздоровительным учреждением.
Основной вид деятельности – санаторно-курортное
лечение, основной профиль лечения
больных – болезни органов дыхания, сердечно-сосудистые
заболевания, болезни опорно-двигательного
аппарата и нервной системы;
дополнительный профиль включает другие
виды лечения и услуги.
Санаторий расположен по адресу:
г.Оренбург, ул.Мало-Восточная 1/1.Главным
врачом санатория уже более
15 лет работает заслуженный
врач РФ Левченко А.И.
Вместимость санатория – 150 койко-мест,
но фактически находятся в
эксплуатации 130
мест. Санаторий представлен
двумя спальными корпусами, лечебным
корпусом, клубом со зрительным
и танцзалами, которые соединены
теплыми переходами. Имеются все
необходимые услуги для полноценного
отдыха: сауна, бассейн, бар,
бильярдный зал. Ведется строительство
отдельностоящего корпуса с номерами
«Люкс» и «Аппартаменты».
Количество номеров:
- «Люкс» –
10;
двухместные – 65;
одноместные – 10;
Санаторий разрабатывает мероприятия по оказанию дополнительных услуг, которые могут повысить комфортность проживания и лечения.
Предприятие распределяет свою чистую прибыль между участниками один раз в год по решению общего собрания участников. Часть прибыли, предназначенная для распределения между его участниками распределяется пропорционально их долям в уставном капитале предприятия.
Таблица 1 – Показатели уровня концентрации предоставляемых услуг.
2.2 Особенности организации работы с кадровыми документами в ОАО Санаторий «Строитель».
В задачи кадровой службы ОАО Санаторий «Строитель» входит подбор кадров, проверка степени профессионализма поступающего на работу, оформление приема на работу, переводов, увольнений, отпусков, командировок.
Ранее были рассмотрены вопросы организационного оформления деятельности кадровой службы и процедура приема–передачи кадровых документов. Наряду с этими вопросами при организации кадрового делопроизводства необходимо регламентировать порядок работы с кадровой документацией.
Процедура работы с кадровыми документами
Работа с документами в отделе кадров включает следующие основные процедуры:
- подготовка документов;
- обработка документов;
- хранение документов.
Выполнение каждой из названных процедур регламентируется путем разработки соответствующих локальных нормативных актов по кадровому делопроизводству:
- Табеля форм кадровых документов;
- Альбома форм кадровых документов;
- Сборника типовых и трафаретных текстов кадровых документов;
- Графика документооборота кадровой документации.
Перечисленные документы должны быть приложены к Инструкции по кадровому делопроизводству, где отражается их значение, взаимосвязь и порядок применения.
Инструкция по кадровому делопроизводству
Инструкция по кадровому делопроизводству – основной нормативный документ кадровой службы по вопросам документирования трудовых отношений. Инструкция разрабатывается и утверждается по общим правилам подготовки локальных нормативных актов: в соответствующем приказе руководителя организации определяются ответственные за разработку, сроки подготовки Инструкции и порядок ввода ее в действие (приложение 1).
Текст Инструкции по кадровому делопроизводству (приложение 2), как правило, включает следующие разделы:
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Это вводная часть Инструкции, где указывается: в соответствии с какими нормативно-методическими документами она разработана, на какие системы документации распространяется, кто отвечает за ведение кадрового делопроизводства в организации и контролирует работу с кадровыми документами, как осуществляется процедура приема–передачи дел кадровой службы.
2. СОСТАВ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
В разделе называются системы и виды документов, используемых для документирования трудовых отношений. Материалы этого раздела являются основой для разработки Табеля форм документов, разрешенных к применению в отделе кадров (приложение 3).
В Табеле форм документов должны быть представлены все создаваемые в кадровой службе документы, сгруппированные по отдельным кадровым функциям, задачам, ситуациям. В Табеле определяется необходимое и достаточное количество форм документов для юридического оформления конкретных ситуаций. Форма Табеля определяется работодателем и может включать: наименование формы документа, код формы документа (при наличии у документа унифицированной формы), основные требования к заполнению формы. Наименования документов в Табеле форм систематизируются по функциональному признаку.
3. ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ
В разделе рассматриваются требования к составлению и оформлению служебных документов: состав реквизитов и правила их написания, виды бланков документов, порядок придания документам юридической силы.
С учетом материалов данного раздела разрабатываются Альбом форм документов отдела кадров и Сборник типовых и трафаретных текстов кадровых документов.
Обратите внимание! Содержание Альбома форм документов отдела кадров должно полностью соответствовать Табелю форм документов
В Альбом включаются примеры оформления (образцы) как унифицированных форм документов, так и документов, самостоятельно разработанных работодателем.
Сборник типовых и трафаретных текстов документов отдела кадров отражает специфику деятельности этого подразделения и помогает быстро и качественно составлять и оформлять документы по кадровым вопросам. Типовые тексты, как правило, разрабатываются для многостраничных документов – положений, договоров и др. Трафаретные тексты составляются для небольших по объему документов, многократно создаваемых в течение календарного года или периодически подготавливаемых из года в год.
4. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
В этой части Инструкции характеризуется движение потоков документов (входящих, исходящих и внутренних) – от создания или получения до исполнения или отправки. Материалы данного раздела Инструкции являются основой для разработки Графика документооборота отдела кадров (приложение 4).
В Графике документооборота отражаются следующие технологические процедуры обработки кадровых документов:
- подготовка проекта документа;
- согласование документа;
- подписание документа;
- утверждение документа;
- регистрация документа;
- передача документа на исполнение;
- контроль исполнения документа;
- оперативное хранение документа;
- передача документа на хранение в архив организации.
В Графике должны быть показаны все действия, осуществляемые в процессе работы с документом, указаны их исполнители и приведены необходимые характеристики выполняемых процедур (например: основание для создания документа, периодичность создания, количество необходимых экземпляров и т. д.).
5. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
В Инструкции должны быть показаны регистрационные формы, используемые отделом кадров, принятая система индексации документов, порядок регистрации документов.
6. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Раздел содержит описание системы постановки документов на контроль и ведения контроля, а также порядок снятия документов с контроля.
7. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
В данном разделе раскрываются вопросы систематизации документов в соответствии с разработанной номенклатурой дел, описывается порядок формирования документов в дела, перечисляются признаки заведения дел, приводятся правила формулирования заголовков дел и их индексации.
8. ПЕРЕДАЧА ДЕЛ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ
В Инструкцию обязательно включаются вопросы проведения экспертизы ценности документов, организации деятельности экспертной комиссии и оформления результатов ее работы.
Кроме того, в разделе приводится порядок составления описей дел, отбора документов на уничтожение, передачи документов длительных и постоянного сроков хранения в архив организации, отбора и передачи документов в государственные и муниципальные архивы.
9. ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ПО ОТДЕЛЬНЫМ КАДРОВЫМ ПРОЦЕДУРАМ
В этом разделе работодатель закрепляет особенности создания, движения и хранения кадровых документов по отдельным кадровым процедурам (прием на работу, изменение условий трудового договора, перевод на другую работу, предоставление отпуска, увольнение и др.) с учетом специфики своей деятельности, организационной структуры, численности работников отдела кадров и пр.
Разработанные и согласованные с заинтересованными должностными лицами проекты Инструкции по кадровому делопроизводству и всех документов, являющихся приложениями к ней, должны быть утверждены приказом руководителя организации (приложение 5).
Одной из важнейших функций служб документационного обеспечения управления персоналом является организация документооборота, т.е. движения документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение.
Порядок движения документов в организации можно разделить на следующие этапы:
Обработка поступающей и передаваемой документации;
Доведение документации до исполнителей - работников
системы управления персоналом;
Регистрация, учет и хранение документов по личному со
ставу;
Формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, ут
вержденной для данной организации;
Копирование и размножение документов по кадровым во
просам;
Контроль исполнения документов по личному составу;
Передача документов по вертикальным и горизонтальным
связям;
Хранение дел.
Группировка исполненных документов в дела называется формированием дел. Она осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре дел организации с целью обеспечения их сохранности и оперативного поиска. Приказы по личному составу формируются отдельно от приказов по основной деятельности.
Кадровые документы оформляются лицом, ответственным за работу с этими документами. Дела оформляются частично или полностью в зависимости от сроков хранения, которые устанавливаются для каждого документа на основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г. Сроки хранения документов по личному составу вычисляются по формуле «75 - В», т.е. 75 лет минус возраст работника, на которого составлен документ.
Все дела, подготовленные на архивное хранение, делятся на две группы:
Дела по личному составу организации;
Дела по основной деятельности.
На каждую группу дел составляются отдельные описи: опись № 1 (дела по основной деятельности) и опись № 1 л/с (дела по личному составу). В описи по личному составу дела располагаются в следующем порядке:
Книга учета сотрудников (если она ведется);
Приказы по личному составу;
Личные дела или личные карточки;
Лицевые счета по заработной плате;
Невостребованные трудовые книжки.
На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт.
Информационно-аналитическое
обеспечение управления
персоналом
Контрольные вопросы
Какие виды документов составляют группу организационно-распорядительной документации? В каком нормативном акте содержатся требования к оформлению организационно-распорядительных документов?
Каков состав реквизитов организационно-распорядительной документации?
Каким законодательным актом регламентируется право использования изображения Государственного герба Российской Федерации на бланке организации? Какие виды документов составляют группу документов по трудоустройству, учету и работе с кадрами? В чем состоит сущность документирования? Что придает документу юридическую силу? Из каких этапов состоит документооборот? Каковы требования к оформлению даты документа? 10.В каком правовом акте содержатся требования к оформлению адресата исходящего документа и в чем состоит их новизна?
© Шувалова Н.Н., 2002
Открытость института государственной и муниципальной службы обеспечивается прежде всего своевременным информированием и служащих, и общества о кадровых процессах, требованиях, которые предъявляются к замещающим должности людям. В то же время поступление, циркуляция кадровой информации, ее анализ лежат в основе самого процесса управления персоналом.
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
КАМСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ
ИНЖЕНЕРНО-ЭКОНОМИЧЕСКАЯ АКАДЕМИЯ
ИНСТИТУТ МЕЖДУНАРОДНОГО БИЗНЕСА
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
по дисциплине
«ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ»
Вариант III «Работа с кадровыми документами»
Набережные Челны2010
ВВЕДЕНИЕ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
2 Делопроизводство по письмам граждан и устным обращениям
3 Номенклатура, формирование и текущее хранение дел
4 Современное деловое письмо
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
ВВЕДЕНИЕ
Как только человек научился писать, он начал создавать документы. Что же такое документ?
"Документом называется все то, что служит для регистрации, передачи и сохранении информации о каком-нибудь предмете" - определение Поля Отле из книги "Руководство к администрированию".
С появлением документов началась регламентация работы с ними, которую сегодня принято называть делопроизводством. Сегодня под делопроизводством понимается деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, то есть создание условий для движения, поиска и хранения документов.
Актуальность данного исследования очевидна, так как практически все предприятия в большей или меньшей степени ведут делопроизводство по личному составу, работу с кадровыми документами.
Целью данной работы осветить правила работы с кадровыми документами.
Имея в виду это определение, можно сказать, что задачи работы с кадровыми документами заключаются следующем:
Оформление документов по личному составу в соответствии с требованиями стандартов;
Делопроизводство по письмам граждан и устным обращениям;
Ознакомиться с условиями хранения документов, формирования дел и создание их номенклатуры;
Рассмотреть составление делового письма;
Анализ литературы по изучаемой теме.
Существует достаточное количество учебников и пособий по ведению делопроизводства. В данной работе были использованы материалы из учебников М.В. Кирсановой, Т.Д. Быковой, а так же источники ГОСТ 6.30-2001.
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
1 Делопроизводство по личному составу
Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование и т.д. Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставлении отпуска, поощрения составляют группу документов по личному составу. Это приказы по личному составу, заявления, резюме, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а так же все документы, входящие в личное дело. По правилам эти документы должны храниться в отдельном помещении.
Для ведения документации необходимо знать не только делопроизводство, но и законодательную базу, а именно законодательно-правовые акты и труде и постоянно руководствоваться ими. Основным законодательным документом является Трудовой кодекс РФ. Так же используются положения и постановления Правительства РФ, указы Президента, законы и иные нормативные документы. Организация сама так же создает нормативные документы: коллективные договора, соглашения, трудовые договоры. Для правильного оформления также необходимо правильно оформить кадровые документы, создать пакет законодательных правовых актов, затрагивающих трудовые отношения в организации (государственной, общественной, коммерческой, ООО, ЗАО и т.д.) К пакету добавляют еще инструкцию о порядке ведения трудовых книжек.
При поступлении на работу пишется заявление. Заявление является личным документом, оформляется на чистом листе бумаги А4 и подписывается лично человеком, подающим заявление. На заявлении оформляются следующие реквизиты: адресат, данные об авторе заявления - фамилия, имя, отчество, занимаемая должность (если автор уже является сотрудником предприятия), или полный домашний адрес и телефон (если автор не является сотрудником предприятия, к руководителю которого он обращается с заявлением), наименование вида документа, дата, текст, отметка о наличии приложения (если имеются прилагающиеся документы), подпись.
При положительном решении вопроса о приеме на работу с поступающим заключается трудовой договор и издается приказ о приеме на работу.
Трудовой договор – это один из документов, отражающих условия трудовых взаимоотношение сотрудника с администрацией. В содержании указывается ФИО работника и работодателя, место работы, дата начала работы, должность, права и обязанности работника и работодателя, режим работы и отдыха, условия оплаты, вид социального страхования и т.д. Определение трудового договора дается в ст. 56 ТК РФ.
В зависимости от содержания различают приказы по основной деятельности и приказы по личному составу (о кадрах).
1) по основной деятельности приказы издаются (при создании, реорганизации или ликвидации структурных подразделений, при утверждении положений о структурных подразделениях и должностных инструкций, при введении новых стандартов, при изменении графика работы предприятия)
2) по личному составу (при назначении работников на должность, при освобождении от должности, при перемещении по службе, о поощрениях или взысканиях, при уходе сотрудников предприятия в очередной отпуск)
Приказы оформляются на общем бланке, а формуляр приказа включает с себя следующие реквизиты: название вида документа (ПРИКАЗ), дата (датой приказа является дата его подписания), порядковый номер приказа, место издания приказа, индекс документа, заголовок к тексту, текст, подпись руководителя, отметка о согласовании, фамилия и телефон исполнителя. Текст приказа излагается кратко в повелительной форме и состоит из двух частей - констатирующей и распорядительной (см. так же примеры в приложении 3 и 8). Приказы по личному составу хранятся в отделе кадров, приказы по производственной деятельности в канцелярии.
Одним из основных документов по учету личного состава в учреждениях является личная карточка рабочих и служащих (Форма Т-2). В ней указываются документально обоснованные данные из паспорта и трудовой книжки. При увольнении проставляется дата и номер приказа об увольнении. Эти сведения необходимо особенно тщательно заполнять, так как карточка является основанием для подтверждения пенсионного стажа. По краям карточки указывается кодирования для удобства поиска.
В документооборот отдела кадров так же входит характеристика как отзыв о служебной и общественной деятельности работника, оценка его деловых и моральных качеств. Она состоит в основном из анкетных данных, данных о трудовой деятельности, собственно характеристика, вывод, в котором указывается назначение характеристики. (Пример характеристики в Приложении 6)
Все документы по личному составу (заявления, копии документов об образовании, копии приказов по работнику и т.д.) группируются в личные дела, которые, как и личные карточки, хранятся в учреждениях до достижения человеком 75 летнего возраста, что дает возможность наведения справок. Личные дела складывают в папки, на обложке указывают номер дела, ФИО работника, дату поступления на работу. За правильное ведение папок несут ответственность работники, ведущие кадровую документацию. Он обязан своевременно вносить записи об изменениях, приобщать к делу полученные документы. Рекомендуется составлять опись личного дела.
Многие документы по личному делу имеют длительный срок хранения и подлежат особому учету.
2 Делопроизводство по письмам граждан и устным обращениям.
В соответствии с Конституцией РФ все граждане Российской Федерации имеют право направлять личные и коллективные обращения в государственные органы и должностным лицам, которые в пределах своей компетенции обязаны рассмотреть эти обращения, принять по ним решения и дать мотивированный ответ в установленный срок. Порядок рассмотрения данных обращений определяется Федеральным законом «О порядке рассмотрения обращений граждан» от 02.05.2006 г. №59-ФЗ.
Различают три основных вида обращений: предложение, заявление и жалоба.
Норматив устанавливает порядок, в соответствии с которым обращения граждан подаются в органы, компетентные в разрешении данного вопроса. Во многих случаях предложения, заявления или жалобы поступают редко, т.е. в самом их содержании имеются признаки обращения только одного определенного вида. Например, в одном обращении идет речь об освобождении от налога и жалоба на некорректные действия работника финансового органа.
Работа с обращениями граждан строится на базе Типового положения о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятия и в организациях и законов краев, областей. Норматив устанавливает порядок, согласно которому обращения подаются в компетентные для решения данного вопроса органы. Обращения подаются в органы, которым подчинены лица, подающие жалобу, и органы, на которых подают жалобу. Запрещено направлять жалобы граждан для разрешения тем лицам или в те органы, на которые подана жалоба.
Должностные лица государственных и общественных органов обязаны прорабатывать обращения и в письменной или устной форме сообщать о принятых по обращениям решениях. Так же должностные лица должны проводить прием граждан по личным вопросам в определенные дни и часы.
Если гражданин не согласен с обжалуемым решением, он имеет право в течение месяца со дня регистрации подать на обжалование в вышестоящие органы, которым подчинены должностные лица, принявшие решение.
ГЛАВА 9. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С КАДРОВЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
Свои особенности имеет работа с кадровыми документами. К сожалению, во многих недавно созданных фирмах из-за некомпетентности часто не придают должного значения этому участку работы. Вместе с тем именно документы по личному составу подтверждают место и стаж работы граждан и имеют первостепенное значение для каждого работника фирмы при оформлении пенсии и во всех случаях, требующих подтверждения стажа и места работы.
В небольших фирмах оформление приема на работу, переводов, увольнений, отпусков, командировок, если нет специального работника по кадрам, возлагается на секретаря (секретаря-референта).
Для правильного ведения кадровой документации необходимо, помимо нормативно-методических документов по делопроизводству, иметь:
Комментарий к Кодексу законов о труде РФ (с изменениями и дополнениями);
Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях.
Кроме того, как уже указывалось выше, пооперационно работа с кадровыми документами хорошо расписана в "Межотраслевых укрупнённых нормативах времени на работы по комплектованию и учёту кадров".
Прием на работу обычно сопровождается созданием следующих документов: заявления; анкеты; трудового договора (контракта); приказа о приеме на работу; личной карточки (форма № Т-2).
Заявление чаще всего пишется от руки. Но организация (фирма) может иметь заранее разработанную и тиражированную трафаретную форму, которую поступающий на работу заполнит. В заявлении указывается должность, структурное подразделение, куда просит принять на работу заявитель, и условия приема (например, на определенный срок или на время выполнения конкретной работы и т.п.). Оклад и дата приема на работу будут указаны в визах или резолюции руководителя. Заявление подписывается и датируется.
Одновременно с заявлением поступающий предъявляет паспорт, как документ, удостоверяющий личность гражданина, военный билет (для военнообязанных) и представляет трудовую книжку (если лицо поступает на работу впервые - справку о последнем занятии). Трудовая книжка представляется как основной документ, характеризующий трудовую деятельность поступающего на работу. Лица в возрасте от 14 до 16 лет обязаны при поступлении на работу предъявить свидетельство о рождении.
При приеме на работу, требующую специальных знаний, поступающий предъявляет диплом или иные документы о полученном образовании или профессиональной подготовке.
На практике поступающие на работу обычно заполняют анкету (или листок по учёту кадров). Анкета является наиболее удобным обобщающим документом, дающим необходимые сведения о работнике. Она заполняется от руки в одном экземпляре и должна быть без помарок и исправлений. Поэтому, передавая анкету для оформления, следует разъяснить порядок ее заполнения. Можно иметь отдельно отпечатанный листок с правилами заполнения.
В Правилах указывается следующий порядок заполнения анкеты:
Фамилия, имя, отчество пишутся полностью;
В дате рождения указываются год, число и месяц рождения;
Место рождения записывается на основании паспорта.
Образование - среднее, среднее специальное и высшее - указывается на основании документов (аттестата, удостоверения, диплома). Неполное среднее или неоконченное высшее образование указываются на основании соответствующих документов. Для окончивших неполную среднюю или начальную школу указывается, сколько классов окончил. Наименование высшего или среднего специального учебного заведения пишется полностью. Сокращенные названия учебных заведений не допускаются. В этой графе указывается и специальность в соответствии с записью в документе об образовании (сертификате, лицензии);
Лица, имеющие ученую степень и звание, а также лица, имеющие опубликованные труды и изобретения, заполняют соответствующую графу;
В анкете указывается адрес прописки (регистрации), фактический адрес проживания и телефон;
Сведения о трудовой деятельности заполняются в соответствии с записями в документах о высшем и среднем специальном образовании, военном билете и трудовой книжке.
Поступающий на работу подписывает заполненную анкету и ставит дату. Данные анкеты подтверждаются предъявлением соответствующих документов: паспорта, военного билета (для военнообязанных), документов об образовании, трудовой книжки.
Работник, оформляющий прием на работу, проверяет правильность изложенных в анкете сведений, сверяя их с представленными документами.
К анкете прилагаются:
Копии документов об образовании, ученой степени, звании, заверенные подписью работника отдела кадров и печатью;
Фотокарточки.
По желанию поступающего он может представить характеристику или рекомендательные письма с предыдущего места работы.
На заявлении о приеме на работу проставляются визы лиц, участвующих в рассмотрении вопроса о приеме работника на данную должность, например, работника службы безопасности, начальника структурного подразделения и др.
При положительном решении вопроса с поступающим на работу заключается трудовой договор, издается приказ о приеме на работу.
В ст. 18 КЗоТ РФ указывается: "Трудовой договор (контракт) заключается в письменной форме. Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) администрации предприятия, учреждения, организации. Приказ (распоряжение) объявляется работнику под расписку". Таким образом заключение договора (контракта) не исключает необходимости издания приказа.
Трудовой договор имеет типовую форму, в которую вносятся индивидуальные условия работы сотрудника, должность, должностные обязанности. Типовую форму договора лучше всего построить на основе примерной формы трудового договора (контракта), приведенной в Комментариях к КЗоТ, так как эта форма наиболее полно отражает состав сведений, включаемых в договор (контракт).
8 Предприятие обязано организовать труд работника, создать условия для безопасного и эффективного труда, оборудовать рабочее место в соответствии с правилами охраны труда и техники безопасности, своевременно выплачивать обусловленную договором заработную плату.
9 Обязанность работодателя по обеспечению условий работы на рабочем месте с указанием достоверных характеристик, компенсаций и льгот работнику за тяжелые, особо тяжелые работы и работы с вредными, особо вредными и опасными условиями труда___________
Определение трудового договора (контракта) дает ст. 15 КЗоТ: "Трудовой договор (контракт) есть соглашение между трудящимся и предприятием, учреждением, организацией, по которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а предприятие, учреждение, организация обязуются выплачивать трудящемуся заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон".
В комментариях к ст. 15 КЗоТ в §2 есть очень важное разъяснение о том, что КЗоТ употребляет термины "трудовой договор" и "контракт" как равнозначные понятия, синонимы. На эти документы распространяется единый правовой режим и стороны вправе сами выбирать наименование заключаемого ими договора о труде. "Вместе с тем надо учитывать, что для оформления отношений между отдельными категориями работников и работодателем следует заключать именно контракты, если это прямо предусмотрено законом. Это, в частности, касается работников образовательных учреждений, руководителей предприятий".*
* Комментарий к Кодексу законов о труде Российской Федерации (с изменениями и дополнениями на 15 декабря 1995 года).- М.: «Вердикт», 1995, с. 28.
В комментариях к ст. 15 также хорошо разъясняется содержание трудового договора (контракта): взаимные права, обязанности и ответственность сторон.
Различаются основные и дополнительные условия трудового договора (контракта).
К основным условиям трудового договора (контракта) относятся соглашения: о работе по одной или нескольким специальностям (должностям), соответствующей квалификации; месте работы (предприятие, его структурное подразделение, их местонахождение); сроке действия и виде трудового договора (контракта); об условиях оплаты труда.
К дополнительным относятся условия трудового договора (контракта), которые могут касаться любых иных вопросов труда, а также социально-бытового обслуживания работника. В обязанности работника могут быть включены, например, соблюдение коммерческой тайны, достижение определенных результатов труда и т.д.*
В соответствии со ст. 17 КЗоТ трудовые договоры (контракты) заключаются:
На неопределенный срок, т.е. на постоянную работу;
На определенный срок не более пяти лет;
На время выполнения определенной работы.
Срочный трудовой договор (контракт) заключается в случае, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения, или интересов работника, а также в случаях, непосредственно предусмотренных законом.
* КЗоТ. ст. 17.
Срочные трудовые договоры заключаются прежде всего в тех случаях, когда работа не имеет постоянного характера. Например, для замещения работников, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, в декретном отпуске или выехавших в длительную командировку и т.д. День выхода такого работника на работу и будет считаться днем окончания срочного трудового договора замещающим работником. В таких договорах срок договора оговаривается фразой типа "на время отпуска по уходу за ребенком" и т.п. В трудовых договорах, заключаемых на время выполнения какой-либо работы, срок оговаривается временем завершения определенной работы. Разновидностью срочных трудовых договоров являются договора о временной и сезонной работе.
Одновременно с подготовкой трудового договора (контракта) готовится проект приказа о приеме на работу. Ст. 21 КЗоТ указывает, что "при заключении трудового договора (контракта) может быть обусловлено соглашением сторон испытание с целью проверки соответствия работника поручаемой ему работе. Условие об испытании должно быть указано в приказе (распоряжении) о приеме на работу". Срок испытания оговорен в ст. 22 КЗоТ. Он не может превышать трех месяцев, "а в отдельных случаях, по согласованию с соответствующим выборным профсоюзным органом - шести месяцев".
Приказ оформляется на общем бланке, т.е. указывается название организации, фирмы, вид документа (приказ), дата, номер, место составления, заголовок.
Текст приказов по личному составу имеет свои особенности. Они оформляются всегда отдельно от приказов по основной деятельности и большинство из них не имеет констатирующей части.
Приказы по личному составу могут составляться на одного человека или на несколько лиц и быть простыми (выражающим одно действие, например о зачислении или об увольнении) или сложными (на несколько управленческих действий).
Приказы о командировании сотрудников (за исключением длительных загранкомандировок) и приказы об отпусках (если отпуска не оформляются докладными (служебными) записками) издаются отдельно от приказов о назначении, переводе и увольнении, так как эти группы приказов имеют различные сроки хранения.*
* Приказы о приеме, переводе, премировании, увольнении, длительных командировках хранятся 75 лет. Приказы о предоставлении отпусков, назначении дежурных, взысканиях, командировках - 3 г.
Приказы о поощрениях и взысканиях обычно имеют констатирующую часть, в которой объясняется причина наложения взыскания или объявления поощрения. Они также издаются отдельно от других приказов по личному составу.
Начинаются приказы по личному составу с глагола, выражающего распорядительную деятельность: принять, перевести, уволить, командировать и т.д. Глагол пишется отдельной строкой большими буквами.
для лиц, прошедших конкурс - ЗАЧИСЛИТЬ;
при оформлении руководящего состава - НАЗНАЧИТЬ.
Затем с новой строки указывается фамилия, имя, отчество (обязательно полностью, а не инициалы), название должности, наименование структурного подразделения, с какого числа и с каким окладом. При необходимости указываются условия приема (с испытательным сроком, временно с... по... и т.д.).
При переводе работника с одной должности на другую в приказе указывается с какого числа происходит перевод и какой оклад назначается.
При увольнении обязательно указываются причины увольнения со ссылкой на статью КЗоТ.
Для всех приказов по личному составу обязательно требование формулировки каждого пункта в строгом соответствии с требованиями КЗоТ.
Подготовленные проекты приказов по личному составу передаются руководителю организации для подписания. Приказ датируется и регистрируется. Поступивший сотрудник должен быть ознакомлен с приказом. Он ставит свою ознакомительную визу.
С приказа изготавливаются две копии: для личного дела и передачи в бухгалтерию. Обе копии приказа заверяются по следующей форме:
Первые экземпляры приказов о приеме на работу, переводе, увольнении, изменении фамилии подшиваются в отдельное дело по номенклатуре дел (Приказы по личному составу).
Приказы по личному составу являются не только распорядительными документами, но одновременно они относятся и к первичным учётным документам, так как они фиксируют факт приёма, перевода или увольнения гражданина и являются основанием начисления ему заработной платы.
Поэтому в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации "О первичных учётных документах" от 8 июля 1997 года № 835 были разработаны и утверждены 30 октября 1997 года Постановлением Госкомстата формы первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты. В соответствии с Постановлением Правительства они вводятся "в организациях независимо от форм собственности, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации".
Среди этих форм:
Приказ (распоряжение о приёме на работу (форма № Т-1);
Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма №Т-5);
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);
Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8).
Форма приказа о приёме на работу и форма приказа о переводе заполняется работником, ведущим кадровую документацию, в одном экземпляре, а форма приказа о предоставлении отпуска и форма приказа о прекращении трудового договора - в двух экземплярах. Второй экземпляр передаётся в бухгалтерию, где производится соответствующий денежный расчёт.
Форма № Т-1 - Приказ (распоряжение) о приёме на работу заполняется с двух сторон на формате А5 и имеет следующий вид:*
* Остальные унифицированные формы приказов смотри в приложении.
Как видно из приведённой формы, она отражает все условия работы: постоянная или временная, основная или по совместительству, режим и условия труда, продолжительность рабочего дня и т.д., предусмотрены необходимые визы в момент оформления приёма на работу и, в случае необходимости, заключение медицинского осмотра и отметки о прохождении инструктажа по технике безопасности.
Приказ по приведённой выше форме заполняется в одном экземпляре, визируется, подписывается руководителем организации и объявляется зачисленному работнику под расписку. На основе приказа делается запись о зачислении на работу в трудовую книжку и будут заполнены на поступившего на работу следующие формы: работником кадровой службы – личная карточка и в бухгалтерии - открыт лицевой счёт по форме № Т-54 или Т-54а.
Форма № Т-2 -личная карточка - является основным учётным документом. Форма содержит с небольшими изменениями те же сведения, что и ранее используемая форма № Т-2, но более приспособлена к автоматизированной обработке информации. Форма заполняется работником, ведущим кадровую документацию, на основании соответствующих документов: паспорта, военного билета, трудовой книжки (для совместителей - копии трудовой книжки, заверенной нотариусом), диплома (свидетельства, удостоверения) об окончании образовательного учреждения и др. документов.
Информация, вводимая из формы в память компьютера, составит достаточно исчерпывающую базу данных о кадровом составе организации и позволит формировать необходимые сводки по кадрам.
По мере продвижения работника по службе, изменении его семейного положения, окончании учебного заведения новые сведения добавляются в личную карточку, т.е. она постоянно поддерживается "в рабочем состоянии" и отражает последние данные о сотруднике.
Учётные карточки ставятся в алфавитную картотеку работающих. При автоматизированной системе данные о сотруднике вводятся в электронную версию формы, а затем форма № Т-2 распечатывается. Данные о сотрудниках, введенные в ПЭВМ при заполнении формы № Т-2, позволяют создавать и любые отчетно-справочные документы по личному составу организации.
В учреждениях, работающих в сфере образования, науки и технологии, на научных работников, помимо формы № Т-2 заполняется дополнительно учётная карточка научного работника (форма № Т-4).* Она ведётся на формате А5.
* Формы № Т-4 даны в приложении.
Данные этой учётной формы отражают специфику научных кадров: наличие степеней и званий, научных трудов, стаж научной и педагогической работы. Заполняется форма работником, ведущим кадровую документацию, на основании соответствующих документов в одном экземпляре.
Лица, принятые на работу, сдают свою трудовую книжку.
Все записи, внесенные в трудовую книжку на последнем месте работы, должны быть заверены подписью руководителя или работника отдела кадров и печатью предприятия или отдела кадров. На лиц, поступивших на работу впервые, трудовая книжка заполняется не позднее недельного срока со дня приема на работу.
В трудовую книжку вносятся все записи о приеме, переводе на другую постоянную работу, увольнении, награждениях и поощрениях. Записи вносятся после издания приказа (но не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения) и должны точно соответствовать тексту приказа.
Исправления, внесённые в трудовую книжку, оговариваются и заверяются печатью.
Порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек подробно изложен в "Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях". Данная инструкция является основным справочным материалом для сотрудника, работающего с трудовыми книжками.
Трудовые книжки хранятся как документы строгой отчетности в отдельных картотеках в сейфах или в шкафах, исключающих возможность их утраты или порчи. Они являются основным документом о трудовой деятельности и ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней, в том числе и временных работников, а также на нештатных работников при условии, что они подлежат государственному социальному страхованию.
К внештатным относятся те работники, которые не зачислены в списочный состав и выполняют работы по письменным трудовым соглашениям с оплатой труда в установленном порядке.
Трудовые книжки ведутся только по месту основной работы.
В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем.
Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка.
Вкладыш без трудовой книжки недействителен.
При увольнении рабочего или служащего все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы в организации, учреждении, фирме заверяются подписью руководителя организации или начальника отдела кадров (если такой отдел есть) и печатью.
Организация обязана выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении.
Работник, отвечающий за кадровую документацию, ведет книгу учета трудовых книжек и вкладышей к ним. В книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от рабочих и служащих при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные вновь.
При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке (форма № Т-2) и в книге учета.
Книга учета трудовых книжек должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью.
На всех сотрудников фирмы, организации, за исключением принятых на временную работу, рабочих и лиц младшего обслуживающего персонала (на них ведется только личная карточка по форме № Т-2) оформляется личное дело.
Таким образом, оформление на работу требует от работника, ведущего кадровую документацию, выполнения целого ряда операций: составления проектов трудового договора (контракта) и приказа, оформления личной карточки (форма Т-2), заведения личного дела, внесения соответствующей записи в трудовую книжку. Личная карточка, дело, трудовая книжка должны быть расставлены для хранения и последующего быстрого нахождения.
Документы, фиксирующие трудовую деятельность, требуют постоянного их ведения, отражения движения работника по службе (в форме Т-2, трудовой книжке, дополнении к анкете).
Перевод (назначение на другую должность) фиксируется в следующих документах: заявлении, докладной записке, приказе о переводе.
Заявление должно иметь визы руководителей подразделений, откуда переходит работник и куда переходит. Внутри структурного подразделения перевод может оформляться докладной запиской с обоснованием перевода. Оформление перевода включает операции:
Составление на основании заявления или служебной записки проекта приказа (или заполнение унифицированной формы № Т-5);
Подписание приказа и его регистрация;
Ознакомление с приказом работника, о чем делается помета на первом экземпляре приказа (ознакомительная виза);
На основании приказа о переводе делаются соответствующие записи в форме № Т-2;
Изменения (т.е. данные о переводе) на основании приказа вносятся в трудовую книжку.
Таким образом, перевод требует внесения соответствующих изменений в целый ряд документов, то есть фиксируется несколько раз.
Увольнение работника отражается в документах: заявлении или служебной записке и приказе об увольнении.
На основании личного заявления или служебной записки составляется проект приказа (или заполняется унифицированная учётная форма №Т-8).
Приказ подписывается и регистрируется.
Увольняемый работник знакомится с приказом и ставит свою визу.
Одна копия приказа помещается в личное дело, другая передается в бухгалтерию.
На основании приказа делается соответствующая запись в личной карточке (форма № Т-2), после чего карточка переставляется в картотеку уволенных лиц, где она помещается по алфавиту фамилий.
Личное дело после помещения в него приказа об увольнении закрывается и обрабатывается для передачи в архив на долговременное хранение.
В трудовой книжке, выдаваемой увольняющемуся, в строгом соответствии с приказом делается запись о прекращении трудовой деятельности с указанием даты и причины увольнения и книжка выдается на руки увольняющемуся.
Увольняющийся расписывается в журнале регистрации трудовых книжек о её получении. В журнале фиксируется дата выдачи трудовой книжки и основание её выдачи.
К работе с кадровой документацией относится также оформление отпусков и командировок.
В соответствии со ст. 66 КЗоТ всем работникам предоставляется ежегодный отпуск с сохранением места работы (должности) и среднего заработка.
Ст. 73 КЗоТ РФ говорит о том, что отпуска могут предоставляться в любое время в течение всего года, но без нарушения нормального хода работы организации.
Очередность отпусков оформляется в виде графика отпусков, составляемого ежегодно в начале календарного года. При составлении графика отпусков учитываются: действующее законодательство, особенности работы организации и личные пожелания работника.
Приказ о предоставлении очередного отпуска составляется на основании личных заявлений работников и графика отпусков. Личные заявления пишутся в произвольной форме для получения любого вида отпуска: очередного, без сохранения содержания, учебного и т.п.
Оформление отпусков включает операции: составление графика очередных отпусков; контроль за соблюдением графика очередных отпусков в течение года; оформление приказов об отпуске (заполнение унифицированной учётной формы № Т-6).
На основании приказа на оборотной стороне второго листа личной карточки (форма № Т-2) делается отметка об отпуске: вид отпуска, за какой период, даты начала и окончания, основание (№ и дата приказа).
Оформление командировок сотрудникам проводится приказами, составляемыми на основании служебных записок руководителей структурных подразделений. Приказы имеют типовую форму. В них указывается: фамилия, имя, отчество, должность командируемого с указанием структурного подразделения, куда командируется, с какого числа, на какой срок и основание составления приказа.
Командировочное удостоверение также, как правило, имеет типовую форму и заполняется при выдаче. Обычно их учет ведется в специальном журнале.
Большое внимание следует уделять организации текущего хранения документов, чтобы не допустить их утраты.
Приказы о приеме на работу, переводах, увольнениях формируются в отдельное дело. Внутри дела приказы располагаются по номерам (хронологии). Приказы формируются за один календарный год.
В дело формируются только первые подлинные экземпляры приказов, подписанные руководителем организации. Приказы хранятся 75 лет. Документы, явившиеся основанием для издания приказов формируются в отдельное дело по хронологии. Срок хранения этих документов 3 года. Отдельно формируется дело с приказами о предоставлении отпусков и взысканиях. Приказы о командировках целесообразно группировать в отдельное дело вместе со служебными записками, явившимися основанием для издания приказа. Эти приказы внутри дела также располагаются по хронологии. Срок хранения дела 3 года.
Личные карточки формируются отдельно на работающих и уволенных сотрудников. Личные карточки работающих хранятся у лица, ответственного за кадровую документацию, до увольнения работника. Они систематизируются по структурным подразделениям, а внутри по алфавиту фамилий.
Личные карточки уволенных выделяются из общего массива и хранятся у ответственного за кадровую документацию в течение года. Внутри дела они располагаются строго по алфавиту фамилий и после окончания текущего года должны быть подготовлены к передаче на архивное хранение.
Особого внимания требует ведение личных дел.
Личное дело - это совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже.
Первоначально в личное дело помещаются документы, оформленные при приеме на работу. В процессе трудовой деятельности работника его личное дело может пополняться другими документами, свидетельствующими об изменении его образования, семейного положения и др.
Каждое личное дело формируется в отдельной папке. Оформление обложки включает: № дела, фамилию, имя, отчество работника, дату поступления на работу.
За правильное оформление личных дел несут ответственность работники, ведущие кадровую документацию.
Для удобства ведения личного дела и справочной работы можно рекомендовать документы включать в дело в следующей последовательности:
Внутренняя опись документов дела;
Заявление о приеме на работу;
Анкета с фотокарточкой;
Трудовой договор;
Приказ о приеме на работу (копия);
Документы об образовании (копии);
В процессе трудовой деятельности работника в его дело могут добавляться документы, подтверждающие изменение анкетно-биографических данных (копии дипломов, свидетельств, документов органов ЗАГС и т.д., аттестационные листы, копии актов ревизий и т.п.).
Т.к. изменения в служебном положении фиксируются в дополнении к анкете, где делается ссылка на соответствующий номер и дату приказа, копии приказов о переводах по службе в личное дело не включаются.
Не подлежат приобщению к личному делу справки учебных заведений о предоставлении учебного отпуска, справки с места жительства, о состоянии здоровья и т.п.
На документы личного дела составляется внутренняя опись.
Каждый документ личного дела заносится в опись отдельно. Опись составляется и подписывается работником, ведущим кадровую документацию, с указанием даты формирования личного дела. Начальной датой личного дела является дата заявления о приеме на работу, а конечной - дата увольнения.
Личное дело ведется в одном экземпляре.
Работник, ответственный за ведение кадровой документации, обязан своевременно:
Вносить записи в личное дело об изменениях в служебном положении работника, биографических данных, семейном положении, месте жительства и т.п.
Приобщать к делу полученные документы. Основанием для внесения изменений и дополнений в личное дело является:
О служебном положении - приказ руководителя организации о переводе;
Об образовании - документы учебных заведений (диплом, аттестат, удостоверение, свидетельство);
Об изменении фамилии, имени, отчества - приказ по личному составу, изданный на основании документов органов ЗАГС.
Внесение в документы личного дела изменений и дополнений со слов сотрудника не допускается.
Изъятие документов из личного дела может быть произведено лишь с разрешения руководства организации. Вместо изъятого документа вкладывается справка, подписанная работником, ответственным за ведение кадровой документации, с указанием с какой целью и по чьему распоряжению документ изъят, кому передан.
При увольнении работника в его личное дело помещается заявление об увольнении и копия приказа об увольнении.
Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом. Количество номеров в журнале должно соответствовать количеству имеющихся личных дел. При увольнении работника номер его дела используется для личного дела вновь принятого сотрудника.
На лицевой стороне обложки личного дела и в личной карточке (форма № Т-2) проставляется номер, за которым дело учтено в журнале.
Раз в год проводится проверка наличия и состояния личных дел, о чем составляется соответствующий акт.
Личное дело может быть выдано во временное пользование по запросу государственных органов сроком до 15 суток с разрешения руководства организации.
Выдача личного дела во временное пользование учитывается по контрольной карточке, которая ставится на место выданного дела. В контрольной карточке указывается когда, куда и кому выдано дело и ставится подпись лица, получившего дело. При возвращении дела в контрольной карточке указывается дата его возвращения и она вкладывается в дело.
Для хранения личных дел отводятся специальные шкафы. Дела располагаются по порядку номеров слева направо сверху вниз. Хранятся личные дела только работающих сотрудников.
Личные дела уволенных сотрудников в конце года сдаются на хранение в архив учреждения или междуведомственный архив по личному составу, о чем делается отметка в журнале учета личных дел.
При подготовке к архивному хранению на каждого уволенного может быть оформлено самостоятельное дело. Однако рациональнее индивидуальные личные дела объединять в одно дело, не превышающее 250 листов. В этом случае отдельные личные дела сшиваются вместе по году увольнения. Внутри дела они располагаются в строгом алфавите фамилий и отделяются друг от друга чистым листом бумаги с указанием на нём фамилии, имени и отчества лица, на которое заведено личное дело. К объединённому делу составляется внутренняя опись включённых в него личных дел с перечислением по алфавиту фамилий, имён и отчеств и указанием соответствующих страниц в деле, где имеются сведения на это лицо.
На архивное хранение передаются и невостребованные трудовые книжки.
Трудовые книжки хранятся в строгом алфавите фамилий. Каждая трудовая книжка является самостоятельно хранящейся единицей и в дела не подшивается. Для удобства хранения трудовые книжки можно помещать в папки с клапанами, коробки или ящики, на которых указывается: "невостребованные трудовые книжки -... шт". При изъятии трудовой книжки в их количество вносится исправление.
Многие документы по личному составу имеют длительный срок хранения и подлежат особому учету. Чаще всего ведутся журналы:
Учета приказов о приеме, переводе, увольнении;
Учета приказов о командировании;
Учета трудовых книжек и вкладышей к ним;
Учета личных дел.
Журнал учета приказов по личному составу ведется по годам и является документом долговременного хранения (75 лет).
Журнал регистрации приказов о командировании ведется по годам и имеет срок хранения 3 года.
Журналы учета трудовых книжек и личных дел имеют срок хранения 75 лет.
Все кадровые документы, имеющие кратковременный срок хранения (до 10 лет), могут быть уничтожены по истечении одного календарного года после окончания срока их хранения. Эти документы не сдаются в архив, а уничтожаются сотрудниками, ответственными за ведение кадровой документации, на основании акта о выделении дел к уничтожению, имеющего типовую форму.
Для удобства при определении сроков хранения документов в приложении к книге дана таблица основных документов по личному составу со сроками их хранения. Таблица составлена на основании "Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения" и вышедших в 1994-1995 гг. ведомственных перечней: "Перечня документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Сберегательного банка Российской Федерации и учреждений его системы" и "Перечня документов, образующихся в деятельности Центрального банка Российской Федерации, с указанием сроков хранения".
Учитывая особую значимость кадровой документации 21 марта 1994 г. Председателем Правительства РФ В.С.Черномырдиным подписано распоряжение об улучшении организации хранения документов по личному составу. В распоряжении указывается: "В целях обеспечения сохранности документов по личному составу...
1 Рекомендовать учредителям вновь образующихся юридических лиц, являющихся коммерческими и некоммерческими организациями, включать в свои учредительные документы положения, касающиеся обеспечения учета и сохранности документов по личному составу...
2 Рекомендовать федеральным органам исполнительной власти, органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации осуществлять государственную регистрацию учредительных документов на приобретение права юридического лица при наличии в них положений, предусмотренных в п. 1 настоящего распоряжения."
Таким образом, в уставы создаваемых фирм, товариществ и т.д. обязательно должны быть включены пункты по работе с кадровой документацией и обеспечению ее сохранности, что предотвратит гибель кадровой документации.