Главная Споры «принципы комплектования фотодокументами и их атрибуция в российском государственном архиве кинофотодокументов». выступление заместителя директора ргакфд р.м. моисеевой на конференции «фотография в музее». Рекомендации по условиям хранения и применению ин

«принципы комплектования фотодокументами и их атрибуция в российском государственном архиве кинофотодокументов». выступление заместителя директора ргакфд р.м. моисеевой на конференции «фотография в музее». Рекомендации по условиям хранения и применению ин

ТЮМЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

ПО РАБОТЕ государственных и муниципальных АРХИВОВ С ФОТОДОКУМЕНТАМИ

(одобрены ЭПК управления по делам архивов

Тюменской области, протокол от 31.10.2011 № 10а)

Тюмень, 2011

	ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
II .	КЛАССИФИКАЦИЯ ФОТОДОКУМЕНТОВ
	*Определение фотодокумента*
	*Оригиналы и копии фотодокументов*
	*Классификация фотодокументов по внешним признакам*
	*Единицы учёта и единицы хранения фотодокументов*

	Экспертиза ценности фотодокументов
	Описание фотодокументов
	УЧЁТ фотодокументов
	ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ФОТОДОКУМЕНТОВ
	ПРОВЕРКА НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ ФОТОДОКУМЕНТОВ
	КАТАЛОГИЗАЦИЯ ФОТОДОКУМЕНТОВ
	ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ФОТОДОКУМЕНТОВ
	Источники
	Приложение №1аФорма акта приема-передачи архивных документов на хранение
	Приложение №1б Форма акта приема фотодокументов, созданных муниципальным архивом в ходе инициативного документирования
	Приложение №2а Форма описи негативов, позитивов, слайдов
	Приложение №2б Форма описи фотоальбомов
	Приложение №2в Форма описи электронных фотодокументов
	Приложение №3 Образец титульного листа к описи фотодокументов
	Приложение №4 Образец оформления книги учета поступлений фотодокументов
	Приложение №5 Форма листа учета фотодокументов
	Приложение №6 Форма внутренней описи фотоальбома
	Приложение №7аОбразец ярлыка компакт-диска с электронными фотодокументами
	Приложение №7бОбразец ярлыка компакт-диска с ЭФД фонда пользования
	Приложение №8 Форма карточки учета технического состояния фотодокумента

I.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящие методические рекомендации разработаны для государственных и муниципальных архивов Тюменской области на основе действующих в архивной отрасли нормативно-методических документов и с учётом практики данной работы в архивных учреждениях.

1.2. Методические рекомендации устанавливают единые требования по организации комплектования, хранения, учёта, экспертизы ценности и использования фотодокументов и обязательны для применения в работе всеми государственными и муниципальными архивами (архивными отделами органов местного самоуправления). Методические рекомендации могут применяться в деятельности ведомственных архивов.

1.3. С выходом данных рекомендаций утрачивают силу Методические рекомендации архивного отдела Тюменского облисполкома по работе с фотодокументами в государственных архивах 1989 года и Методические рекомендации управления по делам архивов Тюменской области по комплектованию электронными фотодокументами 2004 года.

II. КЛАССИФИКАЦИЯ ФОТОДОКУМЕНТОВ

2.1 Определение фотодокумента

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» определяет фотодокумент как изобразительный документ, созданный фотографическим способом.

Основные правила работы государственных архивов с кинофотофонодокументами (М., 1980) содержат более пространное определение: фотодокументом является изобразительный документ, фиксирующий посредством фотографической техники предметы, события, явления действительности в виде отдельных изображений.

Наиболее корректным представляется определение в Правилах работы государственных архивов Республики Беларусь 2007 года: фотодокумент - аудиовизуальный документ, содержащий изобразительную информацию, зафиксированную фотографическим способом, в виде единичных изображений.

2.2.Оригиналы и копии фотодокументов

2.2.1. Оригиналом фотодокумента является документ, полученный на светочувствительной плёнке или других носителях информации в результате авторской съёмки.

Оригиналы фотодокументов, имеющихся на хранении в архивах Тюменской области:

фотонегатив - оригинал фотодокумента, в виде единичного негативного изображения, полученный на прозрачном носителе в результате съёмки с последующей химико-фотографической обработкой и предназначенный для изготовления копий фотодокумента;

диапозитив (слайд) - оригинал фотодокумента на обращаемой или специальной диапозитивной плёнке или фотопластинке, предназначенный для непосредственного воспроизведения информации путём просматривания на просвет или проецирования на экран;

фотоальбом - оригинал фотодокумента в виде собрания фотоотпечатков в форме книги, папки;

фотодокумент в цифровом формате (электронный фотодокумент) - оригинал фотодокумента, полученный в результате цифровой фотосъёмки и предназначенный для воспроизведения информации, изготовления копий с помощью компьютерной техники.

Оригиналы фотодокументов, которых на хранении в архивах Тюменской области нет (особенности порядка работы с ними данными рекомендациями не устанавливаются):

голограмма - оригинал фотодокумента на прозрачном плёночном носителе, полученный посредством голографической техники и обеспечивающий объёмное изображение;

стереослайд - оригинал фотодокумента в виде пары позитивных изображений на прозрачном плёночном носителе, который при рассмотрении в стереоскопическом устройстве обеспечивает объёмное изображение.

2.2.2. Копиями фотодокументов являются документы, возникшие в результате однократного или многократного копирования оригинала, содержащего изобразительную информацию, и предназначенные для воспроизведения информации и копирования документов.

Копии фотодокументов:

фотопозитив - копия фотодокумента, изготовленная в результате печати с негатива на позитивную фотоплёнку;

фотоотпечаток (бумажный позитив) - копия фотодокумента, изготовленная в результате печати с фотонегатива на фотобумагу;

фотоконтратип - копия фотодокумента, изготовленная в результате печати с фотонегатива на негативную фотоплёнку;

дубль-негатив - копия фотодокумента, изготовленная в результате печати с промежуточного позитива на негативную фотоплёнку;

копия фотодокумента в цифровом формате - копия, изготовленная с оригинала или копии фотодокумента путём копирования в компьютере.

2.3. Классификация фотодокументов по внешним признакам

2.3.1. По внешним признакам фотодокументы классифицируются и систематизируются в архиве:

по носителям информации - составляются отдельные описи на фотонегативы, фотоотпечатки (позитивы), фотодокументы в цифровом формате и т.д.;

по цветности - составляются отдельные описи на чёрно-белые и цветные фотодокументы;

по размерам - различают 8 основных размеров, обозначаемых цифрами от 0 до 7 (от 2,5см х 3,5см до 30 см х 40 см), но в архивных учреждениях Тюменской области при составлении описей размер фотодокумента не учитывается.

2.3.2. По жанровым особенностям фотодокументы классифицируются на хроникальные, портреты (индивидуальные и групповые), пейзажи (сельские, городские, индустриальные и др.).

2.4. Единицы учёта и единицы хранения фотодокументов

Фотодокументы учитываются по фондам, единицам учёта и единицам хранения.

2.4.1 В архивных учреждениях Тюменской области применяется нефондовая организация фотодокументов - все фотодокументы, как правило, включаются в состав единого Фотофонда.

Внутри Фотофонда составляются отдельные описи на каждый вид фотодокумента - негативы чёрно-белые; негативы цветные; позитивы чёрно-белые; позитивы цветные; слайды; фотоальбомы; фотодокументы в цифровом формате.

2.4.2. Единица учёта фотодокумента - отдельный кадр или несколько кадров панорамной съёмки, фотоальбом.

2.4.3. Единица хранения фотодокумента - физически обособленный кадр (негатив, дубль-негатив, позитив, слайд (диапозитив), несколько кадров панорамной съемки, фотоотпечаток, рулон диафильма, фотоальбом, физически обособленный носитель с цифровой записью фотодокументов (в настоящее время - компакт-диск).

III. КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВА ФОТОДОКУМЕНТАМИ

Комплектование архива - это систематическое пополнение архива документами Архивного фонда Российской Федерации (далее - АФ РФ).

3.1. Законодательной основой для комплектования государственного и муниципального архива фотодокументами является Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее - ФЗ № 125), в соответствии со статьей 6 которого экспертизе ценности подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности. Фотодокументы, отнесённые к составу АФ РФ, подлежат временному хранению в организации или у лица - источников комплектования не более пяти лет со времени создания (ФЗ № 125, ст.22, пункт 4ж).

В соответствии со ст.7 ФЗ № 125 включение документов, находящихся в частной собственности, в состав АФ РФ осуществляется на основании экспертизы ценности документов и оформляется договором между собственником или владельцем документов и государственным или муниципальным архивом (форму договора см. в Методических рекомендациях по работе с документами личного происхождения в муниципальных архивах, Тюмень, 2007).

Документы могут быть переданы в архив как на платной, так и на безвозмездной основе. При этом допускается перезапись на носитель, предоставленный архивом.

3.2. Комплектование архива включает:

определение источников комплектования архива;

определение состава архивных документов, подлежащих приему в архив;

прием-передачу архивных документов в архив.

3.3. На основании ФЗ № 125 источниками комплектования архивов фотодокументами в обязательном порядке являются все государственные (бюджетные, казённые) и муниципальные учреждения, предприятия, организации (далее - организации), в деятельности которых постоянно или периодически создаются фотодокументы: информационно-издательские центры, редакции газет, журналов.

ФД могут создаваться эпизодически в органах представительной и исполнительной власти при проведении юбилейных торжеств, конкурсов, приёме иностранных делегаций, представителей областных и федеральных органов власти, вручении наград и других мероприятий областного, городского, районного масштаба. Фотодокументы часто создаются в деятельности учреждений культуры (Дома культуры, центры культуры и досуга, центры национальных культур, театры), физкультуры и спорта, социальной защиты населения, учебных заведениях, общественных организации (профорганизации, советы ветеранов).

Отдельные промышленные, строительные, сельскохозяйственные предприятия могут осуществлять фотосъемку собственных производственных процессов, пуск новых объектов, агрегатов, выпуск новой продукции, приём делегаций и т.п.

Возможными источниками комплектования фотодокументами могут быть негосударственные организации и частные лица. В архивах Тюменской области отдельные списки источников комплектования фотодокументами, как правило, не ведутся. Отметка о наличии в организации фотодокументов (ФД) проставляется в графе 6 Списка источников комплектования архива управленческими документами.

Фотодокументы могут создаваться государственными и муниципальными архивами в порядке инициативного документирования, при этом съёмки событий могут планироваться заранее на основе изучения планов работы органов власти, учреждений и организаций.

3.4. Приём фотодокументов осуществляется всеми архивами ежегодно в соответствии с годовым планом.

3.5. Приёму в архив подлежат подлинники фотодокументов: негативы, фотоальбомы (сформированные организацией или физическим лицом), фотодокументы в цифровом формате.

Позитивы принимаются на хранение только в порядке исключения при отсутствии негатива на особо ценные и редкие ФД.

3.6. Фотодокументы принимаются на хранение в следующем комплекте: негатив, контрольный фотоотпечаток. Одновременно принимается текстовая сопроводительная документация, для фотодокументов это аннотация. К фотодокументу могут прилагаться вырезки из газеты со статьёй о лице или событии, отражённом в фотодокументе. Вырезки помещаются во внешний конверт.

Как правило, полная аннотация составляется уже в государственном (муниципальном) архиве в ходе описания фотодокументов, поэтому, чем меньше прошло времени с момента создания ФД, тем легче провести его научное описание. С этой точки зрения наиболее рациональным является приём в архивы ФД сразу же после их создания.

3.7. Прием архивных документов осуществляется только по утвержденным ЭПК описям и оформляется актом приема-передачи документов на хранение (приложение №1), составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой - в источнике комплектования или у физического лица-сдатчика.

3.8. Документы, созданные архивом в результате инициативного документирования событий современности, вносятся в опись в установленном порядке. Прием указанных документов оформляется актом приема-передачи:

В государственном архиве - по форме приложения №1а, при этом приём-передача осуществляется от отдела, создавшего ФД, отделу учёта;

В муниципальном архиве - по форме приложения №1б.

IV. Экспертиза ценности фотодокументов

4.1 Архивные документы включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании экспертизы ценности документов (т.е. изучения документов на основе критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и их отбора на постоянное хранение). Экспертиза ценности фотодокументов проводится специалистами архива непосредственно в организации или в архиве путём просмотра ФД.

4.2 Экспертиза ценности фотодокументов предполагает комплексное использование общих и специфических критериев.

К общим критериям относятся:

Критерии происхождения: время и место создания документа; значение организации или лица, создавших документ; авторство; оригинальность (подлинность) документа;

Критерии содержания: значение объекта, события, зафиксированного в документе; полнота, достоверность и новизна (уникальность) содержащихся в документе сведений;

Критерии внешних особенностей: физико-химическое состояние документов и степень их сохранности.

К специфическим критериям относятся:

Художественные достоинства, композиционно-сюжетная целостность; выразительность и оригинальность фотодокумента;

Своеобразие носителя информации, способ записи и воспроизведения информации, техническое состояние.

4.3 При экспертизе ценности ФД решаются вопросы повторяемости информации: дублетности и вариантности документов.

Дублетные ФД - документы, размноженные в нескольких экземплярах, несколько кадров с одинаковым изображением.

Варианты ФД - два или более документа, различающиеся деталями, не изменяющими смысла и содержания документа.

При отборе на хранение дублетных, поглощённых и вариантных документов учитывается:

Значение информации, повторяющейся в документах;

Степень полноты повторяемости информации;

Периодичность создания ФД;

Техническое состояние ФД.

Из дублетных ФД отбираются документы, имеющие более высокое качество изображения, носителя, имеющие текстовую сопроводительную документацию. Из вариантных ФД отбираются документы с наиболее полным содержанием, лучшими композиционными решениями и техническим состоянием. Учитывается возможность наиболее точного установления даты, места съёмки.

4.4 Отбор фотодокументов на хранение и инициативное документирование ФД должны обеспечить полноценное комплектование архива изобразительными документами, объективно отражающими состояние экономики, общественной, политической, культурной жизни территории на каждом историческом этапе.

При проведении экспертизы ценности снимков ежегодно повторяющихся событий (дни района, села, празднование государственных праздников, спартакиады, смотры художественной самодеятельности, посевные и уборочные кампании и т.п.) следует учитывать, что несмотря на кажущееся их однообразие, ежегодные снимки отличаются деталями (облик людей, оформление улиц и праздничных колонн, содержание транспарантов, марки используемой техники и т.д.) и могут проиллюстрировать развитие события, процесса во времени. Отбирать на постоянное хранение из таких снимков следует те, которые отражают особенности данного времени.

Для истории архитектуры целесообразно периодически принимать на хранение снимки всех памятников, типовых и уникальных зданий, жилых домов, отличающихся оформлением, панорамные снимки жилых и промышленных районов.

Индивидуальные и групповые портреты - наиболее массовый вид фотодокументов. В архиве должны быть портреты жителей региона, сыгравших значительную роль в его истории, портреты типичных представителей различных слоёв населения, групповые портреты участников массовых событий.

V. Описание фотодокументов

5.1 Описание фотодокументов (создание вторичной информации о содержании фотодокумента для архивных справочников) проводится на уровне:

вида документа;

единицы учёта;

единицы хранения.

5.2 Отобранные в результате экспертизы ценности фотодокументы включаются в описи установленной формы (приложения № 2). Опись фотодокументов (архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения/единиц учета, закрепления их внутрифондовой систематизации и учета) состоит из описательных статей единиц хранения/единиц учета, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи.

Составляются отдельные описи на виды фотодокументов:

чёрно-белые негативы (приложение № 2а);

цветные негативы (приложение № 2а);

чёрно-белые позитивы (приложение № 2а);

цветные позитивы (приложение № 2а);

диафильмы, слайды (приложение № 2а);

фотоальбомы (приложение № 2б);

электронные ФД (приложение № 2в).

Описи фотодокументов в архивных учреждениях Тюменской области составляются, как правило, в государственном (муниципальном) архиве и подписываются специалистом архива, проводившим описание ФД.

5.3 Титульный лист к описи (приложение № 3) составляется при первичном описании конкретного вида ФД. На титульном листе указываются: название архивного учреждения, название фонда (ФОТОФОНД ), номер и название описи (Опись № 1 негативов (позитивов, электронных и т.д.) фотодокументов ) хронологические рамки внесенных в опись ФД (за … годы ).

5.4 Графы описи ФД составляется следующим образом:

5.4.1 В графе «Номер ед.хр.» указывается порядковый номер единицы хранения ФД - отдельного негатива, позитива, нескольких кадров панорамной съёмки, диафильма, фотоальбома, компакт-диска с электронными ФД.

5.4.2 В графе «Номер ед.уч.» - только в описи электронных фотодокументов указывается порядковый номер каждого снимка, размещённого на дисковом носителе.

5.4.3 В графе «Производственный номер» указывается номер, присвоенный фотодокументу в ведомственном архиве (если он имеется); в описи электронных ФД в данной графе указывается имя файла, состоящее из номера единицы учёта и номера единицы хранения без каких-либо знаков между цифрами.

5.4.4. В графе «Заголовок (аннотация)» указывается аннотация отдельного снимка, нескольких кадров панорамной съёмки, заголовок (авторское название) фотоальбома.

При составлении аннотации к фотодокументам, опубликованным в средствах массовой информации, используется текст статьи, заметки и т.п. Аннотация излагается современным языком, независимо от времени происхождения фотодокумента, по возможности, с использованием отглагольных существительных вместо глаголов (не возлагает, а возложение, не выступает, а выступление, не соревнуется, а во время соревнований и т.д.).

Аннотация фотодокумента включает краткие сведения о предмете, событии, факте, лице (лицах), изображённых на снимке. Изображённые на снимке лица перечисляются в порядке их размещения в последовательности слева направо, сверху вниз. При необходимости выделения одного лица из группы или при наличии сведений только о нескольких лицах обозначается их расположение на документе: «второй слева…», «в центре группы…», «третий во втором ряду…».

Депутаты Тюменской областной Думы на субботнике. На переднем плане - В.А. Рейн , заместитель председателя Тюменской областной Думы

Строительство набережной р. Туры. На заднем плане металлический мост по ул. Челюскинцев

Аннотация к портрету начинается с инициалов и фамилии лица, затем указывается должность (включая название организации), звание и другие сведения о лице.

И.И.Иванов, глава администрации Бердюжского района (портрет)

П.П.Петрова, директор Балаганской общеобразовательной школы, депутат Думы Викуловского муниципального района (портрет)

При составлении аннотации на фотодокумент, отражающий событие с участием конкретного лица, указывается и событие, и степень участия в нём данного лица.

В.В.Якушев, Губернатор Тюменской области (в центре) на открытии первой очереди Тюменского завода металлоконструкций

Выступление писателя В.В.Иванова на митинге протеста против повышения пенсионного возраста в России

В аннотациях не употребляются не общепринятые сокращения слов, названия организаций приводятся полные официальные, но без лишних аббреиватур, указывающих на организационно-правовую форму юридического лица, например:

Государственный архив Тюменской области - полное название, не нужно добавлять к нему сокращения типа ГУТО, ГБУТО;

Упоровская детская школа искусств - полное название, не нужно указывать сокращение АОУ ДОД.

Числительные, употребляемые в названиях, следует писать словами, кроме числительных, употребляемых в качестве собственных имён, например:

Панорама 2-го микрорайона Тобольска

Аннотация, по возможности, должна содержать информацию о том, что именно послужило основанием для включения конкретного фотодокумента в состав Архивного фонда РФ.

Общий вид пятиэтажного жилого дома по ул.Текстильной, образец типового жилого здания, так называемой «хрущёвки», массовой застройки в советских городах в 60-е годы ХХ века

Уборка зерновых на поле сельскохозяйственного кооператива «Маяк» комбайнами, оборудованными электронной системой управления

Коровы симментальской породы, поступившие в Сладковский район из Словакии

Участники митинга «Против реформ в жилищно-коммунальном хозяйстве» с плакатом «Не отдадим жулью жильё»

5.4.5В графе «Автор съёмки» указываются фамилия и инициалы автора снимка, если автора установить не удалось, пишется «Не установлен». В описи фотоальбомов автор указывается в том случае, если все снимки альбома сделаны одним автором.

5.4.6. В графе «Дата съёмки» указывается арабскими цифрами точная дата (09.05.2011 ) или приблизительное время съёмки (май 2011г . или 2011 год ). Если дата на документе и в текстовой сопроводительной документации к нему отсутствует, она устанавливается архивистами по косвенным признакам и заключается в квадратные скобки ([2008 год ], [90-е годы ХХ века ], [осень 2010г .]).

В описи фотоальбомов в этой графе указываются крайние даты помещённых в альбом фотоотпечатков.

5.4.7. В графе «Место съёмки» указывается название города, области, района (название села, посёлка, деревни, как правило, входит в аннотацию). При изменении административно-территориального деления или названия населённого пункта, улицы к моменту описания фотодокумента в аннотации указывается название, существовавшее во время съёмки, при этом в скобках можно указать и современное его название (ул. Царская, ныне ул. Республики) . Сведения могут дополняться названием организации, в которой происходила съёмка.

5.4.8. Для единиц хранения, состоящих из нескольких кадров панорамной съёмки, дополнительно указывается количество кадров в единице хранения.

5.4.9 При наличии текстовой сопроводительной документации указывается её состав.

5.4.10 В описи фотоальбомов дополнительно указывается количество включённых в альбом фотоотпечатков и внешние особенности в оформлении обложки альбома: наличие металлических деталей, камней, бархатного и др. переплёта, так как это требует специальных мер обеспечения их сохранности.

5.4.11 В описи электронных фотодокументов дополнительно указываются формат данных (в настоящее время это формат jpg) и объём файла в мегабайтах.

5.4.12 Архив должен иметь 3 экземпляра описей фотодокументов, первый из которых является страховым.

5.4.13 В итоговой записи к разделу описи ФД указывается количество включённых в раздел описи единиц хранения, в описи электронных ФД указывается количество и крайние номера и единиц хранения (отдельный диск) и единиц учёта - количество кадров (снимков).

Если при очередном описании электронные ФД скопированы на учтенный ранее в данной описи диск, в итоговой записи к разделу описи указывается количество включённых в опись единиц учёта, количество единиц хранения обозначается цифрой 0 (ноль), например:

В раздел описи внесено 38 (тридцать восемь) единиц учёта с № 139 по

№ 176, 0 (ноль) единиц хранения.

В сопроводительном письме к такой описи в ЭПК обязательно следует сообщать о том, что фотодокументы добавлены на учтённый ранее диск.

5.4.14 Описи фотодокументов представляются на рассмотрение ЭПК с сопроводительным письмом. После утверждения описи ЭПК управления по делам архивов Тюменской области на единицах хранения фотодокументов проставляются архивные номера:

на оборотной стороне позитива мягким графитным карандашом в левом верхнем углу;

на негативе между перфорацией в верхнем левом углу тушью;

на фотоальбоме проставляется архивный штамп, как на обложке дела - на нижнем поле слева;

на компакт-диске, по возможности, на нерабочей стороне диска специальным маркером.

VI. УЧЁТ фотодокументов

6.1 В состав основных (обязательных) учетных документов по учёту фотодокументов входят:

Книга учета поступлений фотодокументов (приложение № 4) - для учета каждого поступления архивных документов в архив, а также количества и состава архивных документов, поступивших на хранение за определенный хронологический период времени; состояния их описания;

Лист учета фотодокументов (приложение №5) - для учета количества фотодокументов; учета и нумерации описей фотодокументов, динамики их изменений;

Дело фонда - комплекс документов по истории фотофонда.

6.2 В книгу учета поступлений документов (приложение № 4) последовательно вносятся все первичные и повторные поступления фотодокументов. Каждое поступление в пределах отчетного года получает порядковый номер в валовой последовательности. Если одно поступление содержит разные виды фотодокументов, оно получает один порядковый номер по книге учёта поступлений.

Для электронных фотодокументов в книге учёта поступлений указывается количество единиц хранения и через косую черту - количество единиц учёта. Если принятые новые единицы учёта (кадры) электронных фотодокументов скопированы на уже имеющийся в архиве и учтённый ранее диск (последний, незаполненный), количество единиц хранения отмечается прочерком, а через косую черту указывается количество единиц учёта (-/15), в графе «Примечание» об этом делается запись (сброшены на старый диск ), об этом сообщается в ЭПК в заключении на опись.

Ежегодно на 1 января подводится итог количества поступивших за год фотодокументов, итоговая запись подписывается составителем и датируется.

6.3 Лист учета фотодокументов (приложение №5) составляется единый на все виды принятых ФД.

Каждой описи на отдельный вид фотодокументов присваивается номер по листу учёта. В лист учёта вносятся сведения при каждом изменении в объёме фотофонда. Заведенные ранее листы учёта фотодокументов в архивах продолжаются до окончания листа по установленной ранее форме, продолжение листа учёта ФД оформляется по уточнённой форме прил.№5.

Количество электронных ФД в листе учета учитывается в ед. хр. и ед. уч. (через косую черту).

6.4Изменения в учетные документы вносятся только на основании соответствующих актов. После внесения изменений в учетные документы акты помещаются в дело фотофонда .

Акты нумеруются в деле фотофонда по видам актов (акты приёма-передачи, акты проверки наличия и т.д.) в валовом порядке.

6.5 После каждого поступления (выбытия) фотодокументов на последнем листе (или на обороте последнего листа) составляется сводная итоговая запись к описи в целом , в которой учитывается количество включённых в опись ФД в нарастающем порядке.

Примеры: 1. В опись внесено 225 (двести двадцать пять) позитивов с № 1 по № 225.

23.07.2011

2. В опись внесено 425 (четыреста двадцать пять) единиц учёта с № 1 по № 425, 5 (пять) единиц хранения с № 1 по № 5.

Начальник отдела Подпись А.А.Иванова

23.07.2011

6.6 К законченной описи ФД составляется лист-заверитель дела по общей форме листа-заверителя.

6.7.Учет фотоотпечатков в фотоальбоме осуществляется во внутренней описи и листе-заверителе (по общей форме листа-заверителя дела).

Все позитивы в фотоальбоме нумеруются слева направо сверху вниз, порядковый номер проставляется ручкой под позитивом, всем позитивам панорамной съёмки присваивается один номер и каждому добавляется буквенное обозначение (3а, 3б, 3в и т.д.).

При наличии в альбоме текстовой сопроводительной документации (вырезки из газет, рукописные статьи, письма и др. текстовые документы, за исключением подписей под снимками) сведения о текстовых документах включаются во внутреннюю опись.

Внутренняя опись фотоальбома (приложение № 6) помещается в начале альбома. Листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество указывается в листе-заверителе после общего количества листов альбома через знак + (плюс).

6.8 Учёт особо ценных фотодокументов осуществляется в государственных архивах в соответствии с внутренними нормативными документами.

VII. ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ФОТОДОКУМЕНТОВ

Комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения фотодокументов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии, обеспечивает сохранность фотодокументов в архиве.

7.1 Фотодокументы хранятся в архивных коробах в вертикальном положении в шкафах или на стеллажах.

7.1.1 Позитивы и негативы помещаются в два конверта, один из которых (внутренний) изготавливается из светонепроницаемой бумаги по размеру негатива (позитива). Размер внутреннего конверта должен исключить свободное перемещение ФД внутри упаковки. Поверхность упаковочного материала не должна вызывать повреждений документов или прилипаний к ним. Внутренний конверт вкладывается во второй конверт, который может быть любого формата, удобного для организации хранения ФД. Конверты размещаются в коробах по порядку номеров единиц хранения.

7.1.2 Фотоальбомы хранятся в архивных коробах. При необходимости сохранить особенности в оформлении обложки фотоальбома используются дополнительные упаковочные средства: конверты, папки с клапанами, мягкая упаковочная бумага, мягкая ткань. Не используется для упаковки полиэтиленовая плёнка.

7.1.3 Электронные фотодокументы на дисках хранятся в фабричной упаковке (пластиковом футляре) в вертикальном положении в ящике или коробке, соответствующих размеру компакт-дисков, которые размещаются по порядку номеров единиц хранения. Ярлык с описательной статьей единицы хранения помещается внутри упаковки, при этом можно использовать оборотную сторону ярлыка изготовителя.

На ярлыке (приложение № 7а,б) помещаются сведения:

Название государственного (муниципального) архива,

Название фонда (Фотофонд),

Номер описи,

Номер единицы хранения,

Крайние номера единиц учета.

Для хранения необходимо создать сразу два диска, один из которых будет неприкосновенным (страховым), а второй будет использоваться в работе. На ярлыке второго диска следует добавить надпись «ФОНД ПОЛЬЗОВАНИЯ». Хранить неприкосновенныеэкземпляры ЭФД и фонд пользования следует отдельно.

7.2 Температурно-влажностные параметры воздуха для долговременного хранения фотодокументов должны соответствовать нормам:

чёрно-белые негативы, позитивы, фотоальбомы - температура воздуха не выше + 15°С, относительная влажность воздуха 40-50%;

цветные негативы, позитивы, фотоальбомы - температура воздуха не выше - 5°С, относительная влажность воздуха 40-50%;

дисковые носители - температура воздуха от + 8 до + 18°С, относительная влажность воздуха 45-65%.

7.3 Световой режим

Хранение архивных документов осуществляется в темноте. Это обеспечивается хранением архивных документов в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, а также соблюдением установленного светового режима.

7.4 В целях оперативного поиска документов составляются карточки постеллажного топографического указателя, которые могут вестись в традиционном или автоматическом режиме.

7.5 При работе с фотодокументами должны соблюдаться следующие меры обеспечения их сохранности:

рабочий стол должен быть сухим, чистым и свободным от посторонних предметов;

работать с фотодокументами следует в чистых не ворсистых перчатках, брать документ можно только за края, не касаясь поля изображения;

запрещается делать на документах какие-либо пометки, производить ретушь;

в фотоальбомах запрещается оставлять между страницами закладки, делать пометки на полях;

запрещается оставлять документы не защищёнными от воздействия солнечного и электрического света.

VIII. ПРОВЕРКА НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ ФОТОДОКУМЕНТОВ

8.1 В целях установления соответствия фактического наличия фотодокументов их количеству, числящемуся по учётным документам, а также выявления документов, подлежащих профилактической обработке и реставрации проводится проверка наличия и состояния ФД.

Проверка наличия ФД проводится в плановом порядке один раз в 5 лет, а также в случаях чрезвычайных ситуаций.

8.2 Проверка наличия ФД проводится по общим правилам организации этой работы, при этом составляются лист проверки и акт проверки установленной правилами формы.

8.3 При оценке технического состояния позитивов и негативов фотодокументов визуально (возможно использование увеличительной лупы) проверяется:

состояние упаковки;

техническое состояние поверхности фотослоя и основы (наличие царапин, грязи, трещин, потертости и др.);

наличие загрязнений и механических повреждений (коробление, отслаивание эмульсионного или осыпание рабочего слоя и др.);

наличие дефектов химического и биологического происхождения (поражение микроорганизмами, насекомыми и грызунами, следы кристаллизации солей и разложения остаточных продуктов химико-фотографической обработки);

качество фотографического изображения (резкость, контрастность).

8.4 При оценке технического состояния электронных ФД, включая их страховые копии, устанавливается возможность считывания информации с материального носителя, соответствие технических характеристик этих документов сведениям, содержащимся в сопровождающих актах технического состояния. Электронные документы проверяются также на наличие «вирусов».

8.5Учет физического и технического состояния осуществляется в карточке учета технического состояния фотодокумента (приложение № 8).

1. Введение

В государственных архивах хранится значительное количество кинодокументов на нитрооснове, которая в нашей стране и за рубежом использовалась для изготовления фильмов с начала зарождения кино до середины 60-х годов.

Нитроцеллюлозу (основной компонент нитроосновы кинодокументов) получают путем этерификации целлюлозы азотной кислотой. Обладая многими положительными для кинопроцесса физико-механическими свойствами, нитрооснова при хранении разлагается с выделением оксидов азота, которые под воздействием кислорода и влаги воздуха образуют азотную кислоту, ускоряющую процесс дальнейшего разложения нитроосновы. Реакция разложения становится автокаталитичной, ее скорость увеличивается минимум в два раза при повышении температуры хранения кинодокументов на нитрооснове на каждые 5oС.

Резко снижая кислотность фотографического эмульсионного слоя, выделившаяся азотная кислота не только ускоряет процесс разложения самой основы, но и приводит к выцветанию и ухудшению характеристик изображения кинодокументов.

2. Область применения

Настоящие рекомендации распространяются на все кинодокументы АФ РФ и другие архивные кинодокументы в государственных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, которые изготовлены на нитроцеллюлозной пленке. Независимо от типа содержащейся в кинодокументах информации (изобразительная, звуковая, позитив, негатив, фонограмма), типа использованного для их изготовления светочувствительного материала, года производства и характеристики создателя рекомендуется использовать положения данных рекомендаций для продления срока жизни кинодокументов на нитроцеллюлозной основе и для обеспечения пожаробезопасности архивов.

3. Определения, обозначения и сокращения

Оригинал документа : Документ, полученный в результате творческой деятельности человека по закреплению аналоговыми технологиями на материальном носителе информации первоисточника, независимо от используемых технических средств и способов ее закрепления.

Страховая копия документа : Копия оригинала документа, предназначенная для замены оригинала в случае его утраты, повреждения или недоступности и входящая в состав страхового фонда документации.

Страховое копирование документов : Процесс изготовления страховых копий документов.

Фонд пользования : Совокупность копий оригиналов документов, изготовленных на микроформах и предназначенных для предотвращения износа оригиналов документов и использования содержащейся в них информации.

Стабильность НЦ-основы : Состояние полимера, при котором процесс его естественного старения не проявляется в существенных изменениях эксплуатационных свойств носителя информации и не определяется органолептически (по запаху) или другим прямым способом;

АФ РФ - Архивный фонд Российской Федерации;

АГФ-нитро Ц - индикаторные полоски для контроля стабильности кинодокументов;

Ед. хр. - единица хранения;

КД - кинодокумент;

НЦ-основа - полимерная многокомпонентная пленка, изготовленная из нитроцеллюлозы;

ОТК - отдел технического контроля;

ПЭТФ-основа - полимерная многокомпонентная пленка, изготовленная из полиэтилентерефталата;

РН-метр - прибор для определения кислотности среды;

СФД - страховой фонд документации;

СЭС - санитарно-эпидемиологическая служба;

ТТР - типовой технологический регламент;

ТАЦ-основа - полимерная многокомпонентная пленка, изготовленная из триацетатцеллюлозы;

ЧС - чрезвычайная ситуация;

ЭС - экстремальная ситуация.

ИСО (ISO) - Международная организация по стандартизации .

4. Организация хранения

4.1. Архивохранилище архивных КД на НЦ-основе территориально отделяют и изолируют от других архивохранилищ. При организации хранения должны быть предусмотрены отдельные хранилища для оригиналов и копий КД.

4.2. Работы по обеспечению сохранности кинодокументов на НЦ-основе включают следующие мероприятия:

· выявление всех КД на НЦ-основе, находящихся на хранении в архиве;

· выявление дублетных копий КД на НЦ-основе и немедленное их уничтожение;

· маркировку документов на НЦ-основе соответствующим образом;

· выделение документов на НЦ-основе в отдельные боксы-хранилища с созданием соответствующих температурно-влажностных и санитарно-гигиенических условий хранения;

· перевод КД на безопасную пленку с одновременным изготовлением страховых копий на особо ценные документы;

· контроль технического состояния КД и исследование стабильности НЦ-основы;

· контроль состояния хранилищ;

· соблюдение мер безопасности и правил обращения с КД на НЦ-основе;

· ограничение использования документов на НЦ-основе.

4.3. Указанные в п. 4.2. мероприятия целесообразно осуществлять в следующем порядке.

4.3.1. Определение вида основы КД в соответствии с требованиями Методики определения вида основы кинодокументов (приложение 1).

4.3.2. Среди документов на НЦ-основе должны быть выявлены дублетные варианты, которые подлежат отбору и немедленному уничтожению по Акту о выделении к уничтожению, форма которого в соответствии с "Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (М., 2007) приведена в приложение 4.

4.3.3. Маркировку КД на НЦ-основе осуществляют путем нанесения на первичную упаковку краской красного цвета отличительного индекса или штампа "Огнеопасная". Такая же маркировка должна быть нанесена на упаковку КД в случаях совместного монтажа пленок с ТАЦ-основой и НЦ-основой.

4.3.4. Все КД на НЦ-основе подлежат копированию на пленку с безопасной основой. Перевод КД на безопасную пленку осуществляется в плановом порядке. При этом целесообразно одновременно изготавливать копии для пополнения комплекта КД и страховые копии особо ценных документов в соответствии с требованиями "Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов АФ РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (М., 2007). Оригиналы особо ценных документов перед копированием должны подвергаться подготовке, которая включает восстановление оригиналов и их реставрацию.

Примечание. В случае совместного монтажа пленок с ТАЦ-основой и НЦ-основой последние должны быть перекопированы и заменены пленкой на безопасной основе.

4.3.5. Очередность копирования и порядок уничтожения КД устанавливается по результатам контроля технического состояния в соответствии с требованиями раздела 6 настоящих Рекомендаций.

4.3.6. Поддержание нормированных условий хранения и санитарно-гигиенического режима в хранилищах КД осуществляют в соответствии с требованиями раздела 5 настоящих Рекомендаций.

4.3.7. Контроль состояния хранилищ осуществляют в соответствии с требованиями раздела 7 и Приложения 3 настоящих Рекомендаций.

5. Условия хранения

5.1. Хранение КД на НЦ-основе должно осуществляться отдельно от документов на ТАЦ и ПЭТФ основах в специальных боксах-хранилищах, отвечающих всем требованиям пожарной безопасности для хранения нитропленки и с дополнительной вытяжкой воздуха из нижней зоны помещения.

5.2. Хранилище необходимо оборудовать металлическими стеллажами или металлическими шкафами. Для установки стеллажей и шкафов определяют следующие расстояния:

торец стеллажа (шкафа) - не менее 0,45 м от стен здания; между стеной и стеллажом, параллельным стене, а также между соседними стеллажами (проход) - не менее 0,75 м; между рядами стеллажей (главный проход) - не менее 1,2 м; от нагревательных или отопительных устройств - не менее 1,0 м; нижняя полка стеллажа - не менее 0,15 м от пола, а в цокольном этаже - не менее 0,30 м от пола.

5.3. Упаковку КД осуществляют в соответствии с ГОСТ 7.65 и ГОСТ

5.4. Оптимальные условия хранения КД обеспечивают поддержанием нормативных параметров температурно-влажностного, санитарно-гигиенического и светового режимов.

5.5. Температурно-влажностные режимы хранения КД на НЦ-основе должны соответствовать нормам, приведенным в таблице 1.

Таблица 1

№ п/п	Наименование объекта хранения	Требования к температурному режиму	Требования к влажностному режиму f, %
	макс	Допустимые суточные колебания		макс	Допустимые суточные колебания
	Оригиналы КД и копии на правах оригиналов на черно-белой пленке
	Оригиналы КД и копии на правах оригиналов на цветной пленке
	Копии КД на НЦ-основе

* Указаны максимальные значения температуры и относительной влажности, включающие величину допустимых суточных колебаний

Примечание к Таблице 1.

1. Допускается снижать температуру и относительную влажность окружающего воздуха в хранилищах по сравнению с установленными в пределах технических возможностей архива, что объясняется прямой зависимостью срока стабильности НЦ-основы от температуры и относительной влажности воздуха. При организации хранения КД в условиях отрицательных температур не допускать размещения в хранилищах ед. хр., имеющих влагосодержание, равновесное относительной влажности воздуха выше f = 35%.

2. Не допускать снижения относительной влажности воздуха в хранилищах ниже f = 35%, так как более низкие значения этого параметра приводят к увеличению скручиваемости, хрупкости фотослоя, волнистости края пленки.

3. Для увеличения периода стабильности НЦ-основы выемку КД из хранилищ целесообразно осуществлять не более чем на 3 дня.

5.6. В помещениях хранилищ должен поддерживаться санитарно-гигиенический режим, обеспечивающий отсутствие пыли и биологических агрессоров в воздушной среде, для чего необходимо не реже одного раза в неделю проводить уборку помещения пылесосом с водным фильтром, не реже одного раза в месяц - влажную уборку всего помещения, ежедневно - влажную уборку полов.

5.6.1. Предельно допустимая концентрация пыли в воздухе хранилищ и производственных помещений не должна превышать 10 пылинок на 1 см2 при размере пылевых частиц не более 0,5 мкм.

5.6.2. Предельно допустимое количество колоний микроскопических грибов и бактерий в хранилище при оценке методом седиментации в течение часа - не более 10 в одной чашке Петри d = 90 мм.

5.7. В помещениях хранилищ содержание вредных газов и примесей в воздухе не должно превышать следующих величин (мг/м3):

· окислы азота - 0,04;

· сероводород - 0,008;

· сернистый газ - 0,005;

· озон - 0,1.

5.8. Освещенность стеллажей и шкафов в хранилищах не должна быть менее 20 лк, проходов - 50 лк (на уровне пола), а рабочих мест не менее 100 лк (0,8 м от пола в горизонтальной плоскости).

5.9. Не допускать воздействия прямого солнечного света на КД в процессе хранения и обработки.

6. Контроль состояния кинодокументов

6.1. Контроль технического состояния КД на НЦоснове осуществляют профессионально подготовленные сотрудники ОТК.

6.1.1. Последовательность и методы контроля для определения состояния НЦ-основы в ед. хр. КД следующие:

o индикаторный экспресс-метод - непосредственно в хранилище кинодокументов;

o органолептический и визуальный контроль ед. хр. КД в целом - в отдельном предназначенном для проведения контроля помещении на монтажном или фильмоконтрольном столе в отраженном и проходящем свете;

o инструментальный - с применением специальных приспособлений и устройств в отдельном предназначенном для проведения этих исследований помещении .

6.2. Индикаторный экспресс-метод применяют для оценки общего состояния данной ед. хр. КД, что позволяет достаточно быстро по изменению цвета индикаторных полосок "АГФ-нитро Ц" судить об общем количестве оксидов азота, выделяющихся из НЦ-основы. Методика применения индикаторных полосок "АГФ-нитро Ц" приведена в Приложении 2.

6.2.1. По результатам исследования выделяют группы документов, характеристика которых приведена в Таблице 2.

Таблица 2

Состояние НЦ-основы	Цвет индикаторных полосок АГФ-нитро Ц	Меры безопасности
Стабильное	Ярко желтый, не отличимый от цвета исходных полосок	Повторный контроль с применением экспресс-метода через 2 года
Начало деструкции	Желто-оранжевый	Повторный контроль с применением экспресс-метода через 1 год
Деструкция	Красный или лиловый	Визуальный контроль всей ед. хр. на фильмоконтрольном столе

6.3 Органолептический и визуальный контроль всей ед. хр проводят на монтажном или фильмоконтрольном столе в отраженном и проходящем свете.

6.3.1. По результатам контроля КД подразделяют на следующие группы

а) видимые дефекты не обнаружены;

б) пленка на прозрачных участках пожелтела, в центре кадра появилась матовая полоса, изображение частично выцвело, чувствуется слабый запах оксидов азота;

в) эмульсионный слой липкий, витки рулонов КД склеиваются (гидролиз желатины);

г) встречаются размягченные участки, выделяются оксиды азота (распознаются по запаху);

д) рулон КД стал мягким, витки слиплись в сплошную массу, поверхность покрылась пеной, сильный запах оксидов азота;

е) рулон кинодокумента не может быть размотан из-за повышенной хрупкости основы, имеет участки частично или полностью превратившиеся в коричневую порошкообразную массу с едким запахом оксидов азота.

6.3.2. Документы групп "г", "д", "е", как имеющие неустранимые дефекты, подлежат немедленному изъятию из хранилищ и уничтожению, осуществляемому по акту о выделении к уничтожению (Приложение 4).

6.3.3. Документы групп "б", "в" подлежат первоочередному копированию, из них первыми копируются особо ценные и цветные. Документы этих групп, как имеющие неисправимые дефекты, после копирования подлежат уничтожению по акту о выделении к уничтожению.

6.3.4. Документы группы "а" (видимые дефекты не обнаружены) испытывают на стабильность НЦ-основы для установления дальнейших сроков хранения и повторного испытания с применением индикаторного экспресс-метода.

6.4 Инструментальные методы оценки состояния НЦ-основы рекомендуется применять с целью выявления отдельных планов с нестабильной НЦ-основой. При этом "Весовой метод" и "Метод искусственного остаривания образцов" применяют руководствуясь методиками, приведенными в Р "Кинематография. Исходные материалы фильмов. Условия хранения в фильмоархивах", а "Метод неразрушающего контроля стабильности НЦ-основы" по электрической характеристике материала - в соответствии с Инструкцией по применению неразрушающего метода контроля стабильности нитроосновы кинофотодокументов, (М.1989).

6.5. После копирования на безопасную пленку в архивах могут оставаться для дальнейшего хранения только оригиналы и копии на правах оригиналов особо ценных КД на стабильной НЦ-основе группы "а" (подгруппы 1 и 2) при соблюдении обязательных условий организации их хранения и Приложения 5 настоящих Рекомендаций.

6.6. Данные о стабильности НЦ-основы, дальнейших сроках хранения КД и повторных испытаниях стабильности НЦ-основы должны быть внесены в акт технического состояния КД (дефектную ведомость).

7. Контроль состояния хранилищ

7.1. Контроль и регистрация температурно-влажностных режимов воздуха в помещениях хранилищ должны осуществляться не реже одного раза в сутки с помощью измерительных приборов типа психрометра, обеспечивающих точность измерений температуры ±0,5oС и относительной влажности ±2%, число которых должно быть не менее одного на 25 м2 площади хранилища. Применяемые средства измерений должны быть поверены в соответствии с правилами .

7.2. Дату и результаты проверки температурно-влажностных режимов следует заносить в журнал регистрации показаний приборов с указанием фамилии контролера.

7.3. Энтомологический и микологический контроль состояния хранилищ КД осуществляют:

· визуально - не реже одного раза в месяц;

· по методикам, приведенным в Приложении 3, не реже одного раза в 6 месяцев при условии соответствия результатов испытаний требованиям п. 5.6.1 и 5.6.2 настоящих Рекомендаций.

В случае выявления биологических вредителей или запыленности хранилищ контроль осуществляют по мере необходимости после соответствующей обработки хранилищ и приведения их по этим показателям в соответствие с требованиями данных Рекомендаций.

7.4 Проверку соответствия содержания вредных газов и примесей в воздухе нижней зоны хранилища нормам, приведенным в п.5.7. настоящих Рекомендаций, целесообразно осуществлять не реже одного раза в год с привлечением специалистов СЭС.

8. Меры безопасности

8.1. В организации, осуществляющей постоянное хранение КД на НЦ-основе, должен быть разработан и утвержден в установленном порядке план конкретных действий в условиях ЧС и ЭС.

8.1.1. Функционирование архивохранилища КД в условиях военного времени, ЧС и ЭС должны обеспечивать автономные источники энергии (ДЭС) и автономные источники воды.

8.2. Хранилища в соответствии с ГОСТ 12.1.004 размещают в зданиях не ниже второй степени огнестойкости, оснащают противопожарным водоснабжением , огнетушителями (не менее одного на каждые 50 кв. метров хранилища), системой автоматического пожаротушения и охранно-пожарной сигнализацией в соответствии с ГОСТ 26342 .

8.2.1. Энергоснабжение здания осуществляют в соответствии с ГОСТ 12.1.019 путем прокладки скрытой электропроводки или размещением ее в газовых трубах. Распределительные щиты, предохранители и отключающие рубильники устанавливают вне хранилищ.

8.2.2. Аппаратура, на которой проводится работа со страховыми копиями, должна иметь защиту от поражения персонала электрическим током.

Приложение 1

МЕТОДИКА
определения вида основы кинодокументов

Настоящая методика распространяется на кинодокументы и устанавливает методы распознавания основы кинофотопленок по:

· маркировочным знакам;

· растворимости в органических растворителях;

· характеру горения.

1. Распознавание вида основы по маркировочным знакам.

Распознавание вида основы по маркировочным знакам осуществляется путем визуального просмотра края кинодокумента в проходящем свете.

Соответствующая маркировка нанесена фотографическим способом между краем пленки и перфорационным рядом в процессе производства пленки и становится различимой после химико-фотографической обработки.

Безопасная кинопленка на ТАЦ-основе должна иметь следующую маркировку:

o отечественного производства слово "Безопасная" или букву "Б";

o импортного производства - слово "Safety" или букву "S".

Отсутствие указанной маркировки на кинодокументах не может служить основанием для отнесения их к кинодокументам на огнеопасной НЦ-основе или безопасной ПЭТФ-основе, так как период перехода на производство триацетатной негорючей основы сопровождался выпуском отдельных партий кинопленок на ТАЦ-основе без маркировки, а пленки на ПЭТФ-основе не маркируются. При отсутствии маркировки на документах должна производиться проверка вида основы в соответствии с п. 3 Методики.

2. Распознавание вида основы по растворимости основы в органических растворителях.

Все документы, не имеющие маркировки, указанной в п. 1 и отражающие события до 1966 г., должны быть идентифицированы по виду основы по растворимости ее в органических растворителях. Используемые растворители: хлороформ, метиленхлорид.

Ход определения . На очищенную от загрязнений поверхность основы кинофотопленки наносят при помощи стеклянной палочки или кисточки каплю растворителя, выдерживают в течение 10-15 секунд. Удалив остатки неиспарившегося растворителя, рассматривают поверхность в отраженном свете: если под каплей растворителя осталось матовое пятно (нарушена структура основы) - основа триацетатная (негорючая); если поверхность сохраняет свою глянцевитость - основа нитроцеллюлозная (горючая).

Примечание . В случае определения вида основы на смонтированном фильме, во избежание повреждения изображения или фонограммы, каплю растворителя следует наносить на межкадровый промежуток или на промежуток между краем пленки и перфорационным рядом.

Правила обращения и хранения органических растворителей

При работе с органическими растворителями должны соблюдаться меры предосторожности.

1. В рабочих помещениях допускается хранение растворителей в небьющейся посуде, в количестве, необходимом для работы одной смены.

2. Запасы растворителей должны храниться в отдельном помещении, обособленном от производственных служебных помещений и архивохранилищ, в бутылях из коричневого стекла, имеющих маркировку с указанием на ядовитость, закрытых пробками и защищенных от воздействия солнечных лучей. Допуск к растворителям должен быть ограничен.

3. Работающие с растворителями должны исключать длительное вдыхание паров, контакт растворителя с кожей и случаи употребления внутрь.

4. Все лица, допущенные к работе с перечисленными растворителями, должны пройти пожарно-технический минимум с принятием зачетов по технике и пожарной безопасности.

Характеристика растворителей

Хлороформ (трихлорметан) - CHCl3

Хороший растворитель для триацетата целлюлозы. Легкоподвижная бесцветная жидкость, обладающая приторным, неприятным запахом. Токсичен. Обладает наркотическими свойствами. При попадании на кожу может вызвать появление дерматитов и экзем.

Негорюч, невзрывоопасен. На воздухе разлагается с выделением хлористого водорода и фосгена. Пары с воздухом не взрывоопасны. Может гореть только при наличии пламени горючего вещества.

Предельно допустимая концентрация в воздухе рабочей зоны производственных помещений - 20 мг/м3.

Выпускается по ГОСТ.

Средства пожаротушения:

· химическая пена;

· распыленная вода.

Метиленхлорид (хлористый метилен) - CH2Cl2

Хороший растворитель для триацетата целлюлозы. Ядовитое вещество. Однако отравление человеческого организма наступает только при высоких концентрациях его паров в воздухе. При содержании небольшого количества влаги разлагается, образуя НСl. Температура самовоспламенения 580oС. Невзрывоопасен. В воздухе горит только при действии источника зажигания или нагревании до температуры выше 580oС.

Предельно допустимая концентрация в воздухе рабочей зоны производственных помещений - 50 мг/м3.

Выпускается по ГОСТ 9969-73.

Средства пожаротушения:

· воздушно-механическая пена;

Приложение 2

МЕТОДИКА
применения индикаторных полосок "АГФ-нитро Ц"
для контроля стабильности НЦ-основы КД

1. Назначение

В комплект поставки входят: индикаторные полоски, элемент сравнения, инструкция по применению, банка или пакет.

2. Применение

В коробку с контролируемым материалом закладывают 1-3 индикаторные полоски и плотно закрывают крышку коробки. Через 24 часа полоски извлекают из коробки и оценивают состояние материала по шкале элемента сравнения. Оценку результатов по цветовой шкале элемента сравнения следует проводить в течение 5 минут.

3. Оценка результатов

Цвет индикаторной зоны полоски:

Красный или лиловый - материал подлежит срочному копированию.

Желто-оранжевый, красно-оранжевый - за материалом требуется постоянный контроль в соответствии с инструкцией технического контроля фильмовых материалов.

Ярко-желтый (не отличимый от исходного цвета) - материал стабилен, контроль осуществляется в соответствии с инструкцией технического контроля фильмовых материалов.

Примечания.

1. Плотно закрывайте крышки коробок с контролируемыми киноматериалами, деформированные крышки заменяйте. Неплотно закрытые крышки коробок могут оказать влияние на достоверность проведения анализа.

2. В случае получения неоднозначных результатов и при необходимости повторения анализа, используют свежие индикаторные полоски.

3. Цвет индикаторной зоны полоски по истечении 2,5 минут после извлечения из коробки может измениться под воздействием внешних условий.

4. Сопоставление цвета индикаторной полоски с цветовой шкалой элемента сравнения следует проводить в условиях нормальной освещенности рабочего места при естественном (рассеянном солнечном свете) или искусственном освещении.

5. Извлекайте из пакета или банки только необходимое для определения количество индикаторных полосок, пакет или банку не держите открытыми.

6. Не берите полоски влажными руками.

7. Индикаторные полоски следует использовать в течение 1 месяца после первого вскрытия пакета или банки.

8. Не применяйте индикаторные полоски, изменившие цвет при хранении.

9. Не допускается присутствие в коробке порошка или таблеток параформа.

4. Требования безопасности

Индикаторные полоски не выделяют в окружающую среду токсичных веществ, и не оказывают вредного влияния на организм человека при непосредственном контакте. При работе с индикаторными полосками специальных мер безопасности и защиты окружающей среды не требуется.

После использования индикаторные полоски подлежат утилизации как бытовые отходы.

5. Хранение и транспортирование

Индикаторные полоски хранят и транспортируют в упаковке изготовителя при температуре от -15oС до 30oС, не подвергая воздействию паров химических веществ, воды и солнечного света.

Срок годности - 12 месяцев с даты изготовления, указанной на упаковке (в невскрытой упаковке изготовителя).

6. Сведения о производителе индикаторных полосок "АГФ-нитро Ц"

Производитель индикаторных полосок "АГФ-нитро Ц" - отечественная фирма "Винар" работает в г. Москве.

Адрес фирмы: Москва, Богородский вал,.

Приложение 3

МЕТОДИКА
оценки чистоты хранилищ

Настоящая методика распространяется на хранилища документов и устанавливает способы распознавания степени загрязненности помещений микроскопическими грибами, бактериями и пылевыми частицами.

1. Распознавание загрязненности помещений микроскопическими грибами и бактериями

Наличие в помещениях биологических агентов в количестве, превышающем норму. установленную в п. 7.3 настоящих Рекомендаций, определяется методом седиментации.

1.1. Необходимые материалы и посуда

o чашки Петри d = 90 мм с питательной средой Чапека из расчета не менее 5 чашек на 50 м2 площади помещений;

o чистая неиспользованная писчая бумага формата А4 из расчета 1 лист на каждую чашку Петри;

o тонкие резиновые перчатки.

Примечание. Чашки Петри с питательной средой Чапека должны быть подготовлены в стерильных условиях, поэтому их целесообразно приобретать либо на биологических факультетах высших учебных заведений (при самостоятельном проведении анализа), либо приглашать для проведения анализа специалистов региональных санэпидемстанций.

1.2. Ход определения

На чашки Петри с питательной средой Чапека фломастером наносят последовательные порядковые номера и устанавливают их на чистые листы бумаги в центре и по углам пола хранилища. При необходимости, в случае визуального наблюдения неблагополучных в микологическом отношении мест на стенах и потолке хранилища, могут быть установлены дополнительные чашки на расстоянии не менее 1 м от предполагаемого очага. Снимают крышки с чашек и устанавливают их рядом с чашкой дном вверх. Открытые чашки Петри экспонируют в хранилище в течение часа, при этом нахождение сотрудников в хранилище запрещается.

Размещение чашек в хранилище фиксируют на эскизном плане хранилища.

Через час входят в хранилище, осторожно закрывают чашки и размещают их в теплом помещении при температуре окружающего воздуха не менее 20oС.

Через шесть суток начинают ежедневное визуальное наблюдение за состоянием питательной среды в чашках, которое продолжается до 10-х суток включительно.

1.3. Оценка результатов

При рассматривании поверхности питательной среды в чашках Петри в отраженном свете могут быть обнаружены возникшие округлые образования различного размера и цвета (белого, серого, черного, желтого, оранжевого). Это колонии микроскопических грибов и бактерий.

Хранилище считается чистым в микологическом отношении, если количество возникших и просчитываемых колоний (округлых образований) на 6-10-ый день наблюдения во всех экспонировавшихся чашках Петри не превышает 10.

Если этот показатель более 10 - хранилище считают грязным и необходимо проводить антибактериальную и фунгицидную обработку помещений с использованием бактерицидных ламп мощностью не более 30 Вт в соответствии с Руководством Р.3.1.683 .

2. Определение запыленности воздуха в хранилище

Настоящая методика предназначена для определения содержания пыли в воздухе хранилищ и основана на методе седиментации пылевых частиц.

2.1. Необходимые материалы и приборы

Для проведения испытаний необходимы:

o оптический микроскоп с увеличением 56-60 х;

Приложение 4

Форма акта о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению

Приложение 5

ПРАВИЛА
обращения с кинодокументами на нитрооснове

1. На всех этапах работы с кинодокументами на нитрооснове необходимо строго соблюдать правила противопожарной безопасности.

2. Прежде чем приступить к работе с кинодокументами на нитрооснове, необходимо:

o тщательно очистить от пыли фильмопроверочный стол, убрать все посторонние предметы;

o проверить исправность электрической проводки фильмопроверочного стола, целостность стекол верхнего и нижнего софитов.

3. В процессе работы с кинодокументами на нитрооснове запрещается:

o иметь на рабочем месте более двух рулонов;

o оставлять рулон кинопленки без присмотра на фильмопроверочном столе;

o пользоваться при перемотке кинопленки электроприводом;

o размещать кинодокументы вблизи отопительных приборов и радиаторов;

o хранить кинодокументы в рабочих помещениях длительное время;

o бросать коробки с кинопленкой, ударять их одна о другую, о пол, металлические и другие предметы.

4. При перемотке кинопленки необходимо следить за тем, чтобы:

o она не была прижата к диску или нижнему софиту;

o не терлась о поверхности, создающие в рулоне заряд статического электричества;

o перематывалась равномерно, без рывков, со скоростью не более 50 об/мин.

5. Закончив работу на фильмопроверочном столе, рулон пленки следует убрать в металлическую коробку и поместить в фильмостат до завершения работы с остальными кинодокументами в течение смены.

6. После завершения работы кинодокументы нельзя оставлять в рабочих комнатах; их следует перенести в специально выделенные помещения временного хранения или постоянные хранилища.

7. Кинодокументы, сопровождаемые документами с красной полосой, должны быть удалены из рабочих помещений сразу же по окончании работы с ними.

8. При необходимости работы в боксах для хранения кинодокументов на нитрооснове помещения боксов должны быть хорошо проветрены; дверь бокса, в котором ведется работа, должна быть открыта.

9. Пожароопасность кинодокументов на нитрооснове, возрастающая в процессе длительного хранения, требует строжайшего соблюдения противопожарных правил и настоящих правил обращения с кинодокументами на нитрооснове.

Список использованных источников и литературы

Закон Федеральный закон -ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"

"Положение о едином российском страховом фонде документации", утвержденное Постановлением Правительства Российской Федерации от 26.12.95 № 000-68

Правила по стандартизации ПР 50.2.006-94 Государственная система обеспечения единства измерений. Порядок проведения поверки средств измерений

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утверждены приказом Минкультуры РФ от 18.01.07 № 19, зарегистрированы Минюстом России, регистрационный № 000 от 01.01.2001

ГОСТ 7.65-92 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Кинодокументы, фотодокументы и документы на микроформах. Общие требования к архивному хранению

ГОСТ 12.1.004-91 ССБТ. Пожарная безопасность. Общие требования

ГОСТ 12.1. Система стандартов безопасности труда. Общие санитарно-гигиенические требования к воздуху рабочих помещений

ГОСТ 12.1.019-79 Система стандартов безопасности труда. Электробезопасность. Общие требования и номенклатура защиты

ГОСТ Р 33. Единый Российский страховой фонд документации. Порядок создания страхового фонда документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием

ГОСТ 4097-78 Коробки для кинопленок, магнитных лент и фильмовых материалов. Технические условия

ГОСТ 4151-72 Вода питьевая. Метод определения общей жесткости

ГОСТ 4430-78 Контейнеры для кинопленок, фильмовых материалов и магнитных лент. Технические условия

ГОСТ 6709-72 Реактивы. Вода дистиллированная. Технические условия

ГОСТ 9968-86 Метилен хлористый технический. Технические условия

ГОСТ Хлороформ. Технические условия

ГОСТ Средства охранной, пожарной и охранно-пожарной сигнализации. Типы, основные параметры и размеры

Руководство Р. 3.1.683-98 Использование ультрафиолетового и бактерицидного излучения для обеззараживания воздуха и поверхностей в помещениях

СНиП 2.04.05-91 Отопление, вентиляция и кондиционирование

СНиП Пожарная безопасность зданий и сооружений

ОНТП 10-99 Определение категорий (классификация) помещений и зданий по взрывопожарной и пожарной безопасности. Противопожарные требования

ИСО 18911: 2001 Фотография. Носители изображения. - безопасные фотографические пленки, прошедшие химико-фотографическую обработку. Практика хранения

Р Кинематография. Исходные материалы фильмов. Условия хранения в фильмоархивах

ОСТ 55.1-84 Документы на пленочных носителях. Кинодокументы и микрофильмы. Правила государственного хранения оригиналов и страховых копий. Технические требования

ОСТ 55.2-84 Фотодокументы. Правила государственного хранения оригиналов и страховых копий. Технические требования

Инструкция по обеспечению сохранности кинофотофонодокументов на нитрооснове в государственных архивах СССР, М., Главархив СССР, НИЦТД СССР. 1983.

Обычно словом «фотография» мы обозначаем позитивные фотографические отпечатки на бумаге, привычные для нашей повседневной жизни. На самом же деле «фотография» - термин, обозначающий большое количество разнообразных процессов, использующих для создания изображения светочувтсвительные материалы. Широкое распространение фотографии заставляет нас забыть, что она недолговечна и может легко получить повреждения вследствие небрежного обращения, неправильного хранения и воздействия факторов внешней среды: света, повышенной влажности и температуры.
При хранении фотографических коллекций необходимо учитывать, что структура фотодокумента состоит из различных компонентов. Их взаимодействие друг с другом и с окружающей средой влияет на срок жизни фотографии. Большинство фотографий состоят из трёх компонентов: вещества, удерживающего и формирующего изображение, связующего слоя и основы. Вещество, удерживающее изображение - серебро, платина, органические красители или пигменты - формирует видимую нами картинку. Связующий слой - прозрачное вещество, такое как альбумин, коллодий или желатин, удерживает первый компонент, т. е. собственно изображение. Эти два компонента нанесены на основу, которая может быть бумажной, стеклянной, металлической или пластиковой.
Хотя большинство фотографий имеют подобную трёхслойную структуру, некоторые объекты могут не иметь связующего слоя (калотип) или наоборот иметь дополнительные компоненты - нанесенное поверх изображения покрытие или краска, рамка или футляр, которые тоже считаются частью фотографического объекта.
У фотодокументов сложная структура. Если вы не знакомы с тем или иным технологическим процессом, проконсультируйтесь со специалистом по консервации прежде чем предпринимать какие-либо серьезные меры, направленные на реставрацию, консервацию или изменение условий хранения фотографий.
Обеспечение соответствующих условий хранения.
Фотографические материалы комфортно себя чувствуют в прохладных, сухих, хорошо проветриваемых помещениях. Высокие температура и относительная влажность ускоряют процессы разрушения и способствуют росту плесени, что может послужить причиной повреждения поверхности и разрушения связующего слоя. Избегайте хранения фотографии на чердаке, в подвале или в непосредственной близости к внешним стенам здания, так как в этих местах вероятность формирования неблагоприятных климатических условий для фотографии очень высока, имеется большой риск образования конденсата.
В некоторых случаях для решения сезонных проблем хранения могут понадобиться дополнительные приспособления, такие как осушитель воздуха или система принудительной вентиляции для обеспечения лучшей циркуляции воздуха.
Оптимальные условия хранения для большинства фотоматериалов - температура не выше +20° C и относительная влажность около 30-40%. Негативы на плёнке и цветные фотоматериалы луче всего хранить при более низкой температуре +10-12° C и относительной влажности 30-40%.
Как выбрать материалы для хранения.
Фотографии необходимо хранить в конвертах, защищающих их от пыли и света, и служащих дополнительной опорой при использовании. Рекомендуются химически стабильные пластиковые или бумажные материалы для хранения, в состав которых не входят: сера, кислоты или пероксиды. Можно использовать пластиковые оболочки, если они изготовлены из непокрытого полиэстера, полипропилена или полиэтилена, и такие оболочки не должны быть матовыми. Бумажные конверты должны иметь свидетельство о прохождении теста на фотографическую активность (PAT - (Photographic Activity Test), который определяет безопасность материала при контакте с серебряным фотографическим изображением. Если результаты теста PAT неизвестны, используйте конверты из бумаги, не содержащей лигнин; произведенной из 100% тряпичного волокна или альфа-целлюлозы и имеющей чисто белый цвет или белый с желтоватым или сероватым оттенком.
Пленочные нитрат- и ацетат-целлюлозные негативы, которые по мере старения могут выделять кислотные газы, должны храниться отдельно от других фотографических материалов.
Такие объекты как дагерротипы и амбротипы храните в оригинальных футлярах и рамках, поместив их в бумажные конверты с четырьмя клапанами, чтобы уберечь хрупкие футляры и рамки от износа.
Отпечатки и негативы в индивидуальных конвертах и объекты в футлярах или рамках размещаются в коробках из бескислотного и износостойкого картона, что обеспечивает дальнейшую защиту от света, пыли и колебаний климатических факторов.
Хранение фотографий в альбомах одновременно помогает организовать фотографии в группы и защищает их от механических и климатических повреждений. Альбомы могут быть бесценными источниками исторической и генеалогической информации. Храните альбомы, по возможности, не внося в них своих изменений, в подходящих по размеру специальных архивных коробках. Для хранения семейных фотографий подходят альбомы из безопасных материалов, которые предлагают поставщики материалов для хранения. Безопасными в данном случае считаются материалы, прошедшие тест PAT. Не используйте альбомы с магнитными или самонаклеивающимися страницами: они могут стать причиной повреждения фотографий.

Обращение с фотографиями.
Наибольший вред наносится фотографиям в результате неправильного обращения. Хорошая организация и правильное хранение коллекции обеспечивают удобство работы с ней, позволяя быстро находить нужное изображение, а значит снижает риск механического повреждения фотографий.
При изготовлении оболочек для хранения необходимо учитывать предполагаемое использование фотографии и ее состояние. Более хрупкие объекты требуют большей защиты.
Разработайте правила работы с фотографиями и следуйте им. Просматривайте фотографии в чистом, незагроможденном месте. Для того, чтобы не оставлять отпечатков пальцев и не испачкать фотографии, надевайте чистые хлопчатобумажные белые перчатки; учтите при этом, что в перчатках ловкость рук снижается. Осторожно поддерживайте фотографии, держите их обеими руками, чтобы избежать повреждения. Убирайте фотографии в конверт или коробку, если они не будут просматриваться прямо сейчас. Не используйте ручки с чернилами в непосредственной близости от фотографий. Пометки на конвертах делайте только карандашом. Если необходимо оставить пометку на самой фотографии, используйте мягкий свинцовый карандаш, делая надпись на оборотной стороне изображения. Если мягкий карандаш не пишет по этой бумаге, используйте чернила на углеродной основе и чертежное перо.

Готовность к аварийным ситуациям.

Для начала необходимо произвести оценку помещения, где хранится коллекция, на предмет возможных повреждений в случае пожара, потопа или других чрезвычайных ситуаций. Необходимо разработать план действий в аварийной ситуации, учитывающий особенности коллекции, до возникновения такой ситуации.
Отметьте коробки, в которых находятся материалы с более высоким риском повреждения или уничтожения, специальными символами. Можно отметить также наиболее ценные коллекции и предметы. При возникновении аварийной ситуации спасайте эти материалы в первую очередь.
В случае возникновения аварийной ситуации, для того, чтобы защитить коллекцию от повреждения, укройте ее пластиковым покрытием и/или вынесите из затронутого бедствием помещения. Удостоверьтесь, что под пластик не попала влага, т.к. это может привести к росту плесени. Оцените ситуацию и задокументируйте повреждения. Как можно скорее свяжитесь со специалистом по консервации, который поможет восстановить поврежденные материалы.

Частые проблемы и их решение.
При хранении фотографических коллекций наиболее часто возникают следующие проблемы:
1. Разбитые, порванные, треснувшие фотографии.
Если первоначальная основа фотографии серьезно повреждена, осторожно поместите объект в пластиковую оболочку с архивным картоном для опоры. Если отслаивается связующий слой или потрескалась поверхность (как бывает, например, с фотографиями, раскрашенными пастелью), используйте не пластиковую оболочку, а плоскую коробку.
Не пытайтесь склеить порванные фотографии липкой лентой. Свяжитесь со специалистом по консервации фотографических материалов, который сможет качественно восстановить фотографию.
2. Испачканные фотографии или негативы.
Не пытайтесь очистить фотографии при помощи стирательной резинки. Осторожно обмахните их чистой, мягкой кисточкой, двигаясь от центра фотографии к краям. Также не пытайтесь очистить фотографии средствами на основе воды или растворителей, очистителями для мытья окон.
Неверные действия при очистке фотографических материалов могут привести к таким серьезным и часто необратимым последствиям, как образование невыводимых пятен, царапин, повреждение или гибель связующего слоя и изображения.
3. Фотографии или негативы, приклеившиеся к конвертам.
Под воздействием высокой влажности или прямых солнечных лучей фотографии могут приклеиться к стеклу рамы или к конверту, в котором они хранятся. Чтобы свести к минимуму дальнейшие повреждения, необходимо сразу принять меры по решению данной проблемы. Не пытайтесь самостоятельно расклеить слипшиеся материалы, свяжитесь со специалистом по консервации.
4. Разрушающиеся негативы.
Химическая неустойчивость является главным фактором разрушения ранних пленочных материалов. Хрупкие, выцветшие, липкие, с пузырьками воздуха или покоробившиеся пленочные негативы отделите от коллекции и свяжитесь со специалистом по консервации фотографических материалов. Профессионал сможет помочь в идентификации и дать рекомендации по безопасному хранению и/или дубликации этих материалов.
5. Разбитые стеклянные негативы или амбротипы.
Фрагменты разбитого стекла осторожно поместите в конверты из архивной бумаги. Для того, чтобы снизить возможность процарапывания или другого повреждения, используйте для каждого фрагмента стекла отдельный, соответствующим образом помеченный конверт. Передайте конверт специалисту - реставратору.
Если нет возможности передать разбитый негатив специалисту и требуется его хранение в течении длительного срока, то необходимо изготовить подложку с бортиками по размерам разбитого стекла, которая будет удерживать все фрагменты вместе. Внутри конструкции все детали нужно проложить тонкими полосками нейтрального картона во избежание сколов. Собранный таким образом негатив храните в конверте. Свяжитесь со специалистом по консервации, который сможет оказать необходимую помощь.

Исследования в консервации культурного наследия. Выпуск 3 Коллектив авторов

Е. М. Шепилова. Перспективы использования наноматериалов для обеспечения сохранности фотодокументов

Фотодокументы являются, пожалуй, одним из самых сложных объектов хранения в силу своей многоуровневой неоднородности, как по способу сохранения информации, так по химическому составу. К фотодокументам относятся отпечатки, т. е. сами фотографии, негативы, позитивы (слайды), как черно-белые, так и цветные. А также цифровые фотодокументы, отпечатки, полученные различными видами современной печати (принтер + специальная бумага). Объединяет их то, что они передают информацию о реально существовавших в конкретный момент времени объектах или процессах и имеют одинаковую структуру строения: основа и светочувствительный слой. Однако разные виды фотодокументов имеют различный материал основы и светочувствительного слоя. В качестве подложки использовались бумага, полимерная пленка, стекло, металл, эмульсиями служили желатина, альбумин, коллодий, а светочувствительным веществом являются галогениды серебра, красители, пигменты .

В результате деструкции бумажной и пленочной основы фотодокументов выделяются различные вещества, в том числе уксусный ангидрид и двуокись азота, образующие с водой эмульсионного слоя кислоты и разрушающие тем самым эмульсию, а также катализирующие дальнейшее деструкцию основы. Поэтому следует уделить внимание упаковочным материалам, в которых фотодокументы хранятся, особенно если их нельзя выделить в отдельное хранение .

Для обеспечения сохранности фотодокументов разработаны специальные виды бумаги и картона. Это бумага «SILVERSAFE», она изготавливается из чистого хлопка, почти 100 % а-целлюлоза, не содержит соединений серы, хлоридов, лигнина и отбеливателей, имеет рН в.в. 7,0. А также фильтрующие сорбционные бумаги и картоны MicroChamber®, состоящие из следующих слоев:

Наружный поверхностный слой – бумага со щелочным резервом;

Внутренний слой – бумага со щелочным резервом, активированным углем и молекулярным ситом из цеолитов;

Второй поверхностный слой из чистой а-целлюлозы .

Как показали исследования зарубежных ученых, наиболее эффективную защиту от вредного воздействия уксусной кислоты, двуокиси азота оказывает бумага MicroChamber®.

Парами уксусной кислоты были обработаны образцы газетной бумаги в конвертах из полиэфирной пленки Milinex: контроль и обернутые бумагой MicroChamber®; с буферным запасом; нейтральной из а-целлюлозы и кислой бумагой. После ускоренного термического старения (трое суток при 100°С) контрольный образец побурел и только образец газетной бумаги, защищенный MicroChamber®, почти не изменил цвет, в отличие от образцов, защищенных нейтральной бумагой или имеющей буферный запас.

Обработка парами двуокиси азота цветной фотографии, частично закрытой бумагой MicroChamber®, и двух идентичных черно-белых негативов, один из которых был обернут бумагой MicroChamber®, а другой – бумагой с буферным запасом из 100 % а-целлюлозы, также продемонстрировали ее защитные свойства. Участок цветной фотографии, защищенный бумагой MicroChamber®, не утратил свои цвета, тогда как незащищенный участок – пожелтел. Негатив, защищенный бумагой MicroChamber®, не пожелтел, тогда как негатив, защищенный бумагой из 100 % а-целлюлозы с буферным запасом, стал желтым . Защитное действие этого материала обусловлено, главным образом, сорбирующими свойствами активированного угля, входящего в его состав. Известно также применение углеродных волокнистых материалов в качестве сорбентов в различных фильтрах, в том числе и в витринах при эспонировании музейных предметов (например, материал Carbon Cloth). Однако непосредственное применение обугленных тканей для консервации документов, как показали опыты, затруднено опасностью загрязнения объектов угольной пылью.

Перспективным с этой точки зрения представляется использование композиционного материала на основе углеродных волокон для хранения фотодокументов. Материал такого рода – углеродная сорбционная бумага была разработана в Библиотеке академии наук для консервации термодеструктированных книг . Она обладает одновременно как сорбционной способностью за счет углеродного волокна, так и буферной емкостью благодаря хлопковой целлюлозе, обработанной щелочным агентом. Предполагалось ее использование в качестве вкладышей в микроклиматические контейнеры или прокладки между страницами книг, пострадавших от воздействия высоких температур, для нейтрализации избыточной кислотности термодеструктированных бумаги и сорбции вредных веществ типа формалина, использовавшегося для дезинфекции таких книг в экстремальных условиях. Соответственно, она может быть использована как вкладыши в коробки или конверты с фотодокументами, а также как упаковочный материал (обертка).

Разработана технология изготовления тонкой сорбционной бумаги пенным способом в присутствии поверхностно активных веществ и поливинилового спирта из углеродного волокна и хлопковой целлюлозы, предварительно обработанной щелочным агентом. На ил. 1 представлена микрофотография, наглядно демонстрирующая строение бумаги как смеси углеродных волокон и хлопковой целлюлозы. На ил. 2 представлена фотография углеродной сорбционной бумаги, соотношение углеродного волокна и хлопковой целлюлозы в которой составляет 50:50 и 30:70. Бумага имеет темно-серый цвет, интенсивность окраски зависит от количества углеродного волокна, при этом она не пачкает документ, что подтверждено специальным тестом на перенос пигмента с тестируемого образца бумаги на контрольный. Исследования показали, что с точки зрения сорбционной способности углеродсодержащей бумаги и одновременной возможности нейтрализации избыточной кислотности бумаги документов оптимальным соотношением углеродного волокна и хлопковой целлюлозы без ущерба для прочности сорбционной бумаги является 50:50.

На рис. 3 представлены результаты нейтрализации контактным методом бумаги двух термодеструктированных книг и модельных образцов кислой бумаги. Исходный рН водной вытяжки бумаги модельных образцов составлял менее 3, бумага одной книги имела рН менее 4, а второй – около 4. Листы книг и модельных образцов были проложены прокладками из сорбционной бумаги и положены под груз в камеру с повышенной влажностью. Через 25 дней выдержки производилось определение рН водной вытяжки бумаги с заменой прокладывающего материала на новый. Как видно из диаграммы (ил. 3), замена прокладок из сорбционной бумаги ощутимо интенсифицирует процесс нейтрализации избыточной кислотности бумаги исследуемых образцов.

Как показали исследования по сорбции формальдегида, разработанная углеродсодержащая бумага обеспечивает полное извлечение этого поллютанта при контакте с пропитанной раствором формалина бумагой. Сорбционная способность углеродного волокна в результате совместного отлива с хлопковой щелочной целлюлозой в присутствии ПАВ снижается незначительно. Углеродная сорбционная бумага, также как и бумага и картоны MicroChamber®, могут рассматриваться как наноматериалы, так как сорбция газов осуществляется за счет мезо– и микропор, обладающих огромной удельной поверхностью, размер которых соответствует понятию нанообъект.

К наноматериалам относятся объекты, включающие компоненты, размер которых хотя бы в одном измерении меньше 100 нм (10 -9 м). Подразумевается, что не обязательно объект должен обладать хоть одним линейным размером менее 100 нм – это могут быть макрообъекты, атомарная структура которых контролируемо создается с разрешением на уровне отдельных атомов, либо же содержащие в себе нанообъекты .

Разработанная технология сорбционной бумаги предусматривает возможность модификации композиционного состава за счет введения специальных компонентов для получения материала с заданными свойствами.

Литература

1. Чернова Н. В. Идентификация фотодокументов и специфика их хранения. Методическое пособие. СПб., 2005.

2. Руза М., Робб Э. Обеспечение сохранности и организация хранения фотодокументов. М., 2007.

3. Сергазин Ж. Ф. Основы обеспечения сохранности документов. М.: Высшая школа, 1986.

4. Lavedrine В., GandolfoJ.-P., MonodS. Les collections photographiques. Guide de conservation preventive. Paris, 2000. P. 65–85.

5. Rempel S. Zeolite Molecular Traps And Their Use In Preventative Conservation. A version of this paper appeared in: Western Association for Art Conservation Newsletter, Vol. 18. № 1.

6. Левашова Л. Г., Шепилова Е. М. Материалы для фазовой консервации книг, пострадавших при пожаре // Сохранение культурного наследия библиотек, архивов и музеев: Материалы научной конференции (СПб., 14–15 февраля 2008 г.). СПб., 2008. С. 198–202.

7. Левашова Л. Г., Шепилова Е. М., Кулешова И. Н. Контактно-адсорбционный метод нейтрализации кислотности документов // Исследования в консервации культурного наследия. Материалы международной научно-методической конференции, посвященной 50-летнему юбилею ГосНИИР (11–13 декабря 2007 г.). М., 2008. Вып. 2.С. 166–171.

8. Андриевский Р. А., Рогуля А. В . Наноструктурированные материалы. М., 2005.

Ил. 1. Микрофотография сорбционной бумаги

Ил. 2. Сорбционная углеродная бумага.

50 % углеродного волокна + 50 % хлопковой целлюлозы

30 % углеродного волокна + 70 % хлопковой целлюлозы

Ил. 3. Зависимость рН водной вытяжки образцов бумаги от времени контакта с сорбционной бумагой

Из книги Домострой автора Сильвестр

52. Как в житницах и закромах у ключника в сохранности было бы все зерно и прочий запас А в житницах и в закромах было б у ключника всякое жито и разный запас: рожь и овес и пшеница, и солод, не гнилые, не влажные, не пересохшие, не точеные мышью, да не слеглось бы, не

Из книги Вокальный букварь автора Пекерская Е. М.

Элементарные сведения по гигиене и культуре профессионального использования голосового аппарата Люди, страдающие хроническими заболеваниями голосового аппарата, не должны стремиться стать певцами, педагогами, юристами и другими специалистами "голосовых" профессий,

Из книги Царские деньги. Доходы и расходы Дома Романовых автора Зимин Игорь Викторович

Законодательные и организационные основы материального обеспечения членов императорской

Из книги Транспорт в городах, удобных для жизни автора Вучик Вукан Р.

Поощрение использования других видов сообщений Хотя в городских перевозках доминируют автомобили и общественный транспорт, при совершении некоторых поездок более подходящими могут оказаться иные виды сообщений. Эффективность ежедневных трудовых поездок может быть

Из книги Библейские фразеологизмы в русской и европейской культуре автора Дубровина Кира Николаевна

Из книги Язык русской эмигрантской прессы (1919-1939) автора Зеленин Александр

2. Лексические советизмы и функции их использования Лексические советизмы попадали в эмигрантскую прессу и использовались с двоякой целью: 1) номинативной (именование новых, советских понятий); 2) характеризующей (интерпретация слов и понятий, обусловленная – в

Из книги Казаки [Традиции, обычаи, культура (краткое руководство настоящего казака)] автора Кашкаров Андрей Петрович

Из книги Исследования в консервации культурного наследия. Выпуск 3 автора Коллектив авторов

М. А. Волчкова. Возможность изучения, сохранения и научной реставрации архивных фотодокументов с использованием оптико-цифрового оборудования в Архиве РАН Сообщение посвящено применению приборов и оборудования, полученных Архивом РАН по грантам РФФИ № 08-06-05024б,

Из книги Исследования в консервации культурного наследия. Выпуск 2 автора Коллектив авторов

В. Б. Дорохов, И. С. Колегаев. Использование современных технологий обеспечения микроклиматических условий сохранности музейных предметов – преимущества и риски Проблемам создания микроклимата в экспозициях и музейных хранилищах посвящено множество работ. Выпущены

Из книги Как это делается: продюсирование в креативных индустриях автора Коллектив авторов

Геометрические характеристики и состояние сохранности зеркала из мечетсая Диски зеркала имели одинаковый диаметр – 155 мм, толщина диска с валиками (тыльная сторона зеркала) составляла 1–1,2 мм, диаметр у основания выпуклости в центре равнялся 16 мм, высота – 10 мм.

Из книги автора

Н. Л. Ребрикова. Практика и перспективы использования новых технологий для защиты памятников искусства и культуры от повреждений микроорганизмами В последние годы некоторые новые методы биологических исследований и биотехнологии уже нашли применение в практике

Из книги автора

В. Б. Дорохов, И. С. Колегаев, И. В. Фомин Рациональный выбор решений систем климатизации церковных зданий для обеспечения сохранности зданий, настенной живописи, икон и комфортного микроклимата Данная работа появилась в результате: 1) анализа многолетних исследований

Из книги автора

В. И. Иванов, Н. М. Гренфер, О. С. Фролова, Н.Н.Сапрыкина, Е.М.Шепилова Исследование воздействия пучка ускоренных электронов на бумагу при дезинфекции архивных документов Одно из направлений обеспечения сохранности документов в архивохранилищах – это борьба с

Из книги автора

Л. Г. Левашова, Е. М. Шепилова, И.Н. Кулешова, А. А. Лысенко, Н. Ф. Богдан Контактно-адсорбционный метод нейтрализации кислотности документов Нейтрализация кислотности является одним из наиболее разработанных и распространенных методов стабилизации документов на бумажной

Из книги автора

Л. Г. Левашова, Е. М. Шепилова, А. А. Галушкин, Т.С. Ткаченко Влияние ультразвука на прочностные свойства бумаги при водной обработке документов Как правило, документы, поступающие на реставрацию, помимо ослабленной механической прочности основы и, зачастую, значительных

Из книги автора

Российский опыт использования трансмедийных технологий при продвижении музыкальных альбомов Яркий пример превращения музыкального альбома в целый мультимедийный проект и продвижения посредством трансмедийных технологий – это альбом «Из жизни планет» группы

Блюмберг М.И.

2.4.1. Естественное старение

Фотографические материалы состоят из сложных органических веществ: целлюлозы, коллагена, альбумина и анилиновых красителей. Все они на основании второго закона термодинамики с течением времени распадаются до простейших составляющих: углерода, оксидов углерода, воды и т. д. Реакции разложения идут самопроизвольно, но скорость их зависит от условий хранения документов, так что естественное старение фотопленок и фотоотпечатков на бумаге можно существенно замедлить, создав в хранилище оптимальные условия. При хранении без доступа воздуха большой массы такого нестойкого материала, как пленки на нитроцеллюлозной основе, может происходить их самопроизвольное воспламенение за счет химического разложения нитроцеллюлозы с выделением тепла и газов: окислов азота, водорода и других соединений, смеси которых взрывоопасны. Поэтому помещения, в которых хранятся кинодокументы на нитроцеллюлозной основе, должны хорошо проветриваться, а сами документы храниться в негерметичной упаковке. Но и эти предосторожности могут оказаться недостаточными, так как старение нитроцеллюлозы неизбежно приводит к снижению ее температуры воспламенения. Если свежая пленка воспламеняется при 130 °С, то температура воспламенения старой может снизиться до +50 — +40 °С, и достаточно солнечного луча, направленного на коробку с пленкой, чтобы возник пожар. В процессе горения нитроцеллюлозной пленки выделяются цианистоводородные газообразные соединения, так что помимо разрушительного действия огня следует опасаться отравления людей в зоне пожара. Негативы на форматной пленке, хранящиеся в индивидуальных пакетах, не создают опасности пожара, если рядом нет источника тепла, но со временем они желтеют, становятся липкими и разрушаются. Неудобство при хранении документов на нитроцеллюлозной основе не ограничивается пожароопасностью. Те газы, которые выделяются при естественном старении нитроцеллюлозы, оказывают вредное воздействие на сохранность других фотодокументов, находящихся в этом помещении. Поэтому документы на нитроцеллюлознои основе рекомендуется хранить в отдельном помещении и постепенно перекопировать на триацетатную основу. Последняя также подвержена процессу естественного старения за счет потери пластификаторов и деструкции полимера, которая ускоряется при повышенной температуре и воздействии вредных газообразных веществ, находящихся в воздухе. В самой пленке могут содержаться химические вещества, ускоряющие процессы естественного старения ацетиллюлозы, например нитросоединения, входящие в состав вспомогательных слоев пленки при ее изготовлении. При соблюдении оптимального режима хранения связующий коллоид кинофотоматериалов достаточно стоек и его естественное старение проходит очень медленно. В зависимости от состава коллоида и условий хранения могут быть два типа повреждений: затвердевание и растрескивание коллодионных или гидролиз желатиновых слоев, если при хранении нарушен влажностный режим и материал подвергается воздействию агрессивных химических веществ. К изменению температуры связующий коллоид достаточно стоек. Очень важным свойством, обеспечивающим сохранность кинофотодокументов, является адгезия между основой и связующим коллоидом. Если нужно подвергнуть старые фотоснимки на стекле, пленке или бумаге мокрой реставрационной обработке, следует убедиться, что при увлажнении не произойдет полного отделения эмульсионного слоя от подложки. Вещество, образующее изображение на кинофотодокументе, подвержено естественному старению так же, как основа и связующий коллоид. Если изображение образовано металлическим серебром, то при правильном хранении оно довольно устойчиво, однако надо помнить, что частицы серебра имеют большую реакционную поверхность. Поэтому при сохранении в фотографическом слое комплексных серосодержащих соединений после технологической обработки, под воздействием агрессивных газов и повышенной влажности, может происходить окисление частиц металлического серебра до положительно заряженных ионов, что обуславливает коричневый и желтый цвет, присущий серебряным солям старых фотодокументов. Ионы серебра более подвижны, чем частицы металлического серебра, и могут перемещаться к поверхности желатинового слоя или к подложке. Затем при благоприятных условиях они могут вновь восстанавливаться до элементарных частиц металлического и коллоидного серебра. Этими процессами объясняется металлический блеск на поверхности старинных негативов и фотографий в зонах высокой плотности изображения и так называемые окислительно-восстановительные дефекты на негативах — мелкие оранжевые пятна, образованные коллоидным серебром. Эти дефекты трудноустранимы из-за изменения топографии металлического серебра в слое. Все эти изменения серебряного изображения могут происходить весьма медленно, столетиями, если соблюдаются оптимальные условия химико-фотографической обработки и хранения этих документов. Если изображение на кинофотодокументе образовано органическими красителями, то оно значительно менее стойко, нежели серебряное. Гидротинные цветные изображения подвержены световому старению так же как текстильные красители, но достаточно устойчивы к темновому выцветанию. Цветные изображения на многослойных фотографических материалах подвержены как световому, так и темновому выцветанию, которое можно замедлить только хранением этих документов при низких температурах (от +2 до -18 °С) и низких значениях относительной влажности (15%—30%). Современные цветофотографические материалы ведущих западных фирм могут храниться без выцветания красителя до 50 лет, отечественные — 15-20 лет.

2.4.2. Действие внешних факторов

Все фотографические материалы более чувствительны к температурно-влажностному режиму хранения, нежели другие документы, из-за чего относительная влажность воздуха в хранилище должна регулироваться особенно тщательно. Наличие влаги является мощным катализатором всех химических и биологических процессов, ведущих к порче и разрушению фотодокумента. Пожелтение фотографий, образование рыжих и бурых пятен на пленочных материалах, ржавчина на ферротипах, металлизированная вуаль и фиксажные пятна на фотоизображениях на любой подложке, разрастание грибов и бактериальные поражения на желатиновых слоях — это далеко не полное перечисление возможных дефектов фотодокументов. Недопустимы циклические изменения влажности в течение суток или в связи с изменением времени года. Температура хранения также имеет большое значение для сохранения кинофотодокументов: скорость химических реакций примерно удваивается, если температура повышается на 10 °С. Циклические изменения температуры не менее вредны для хранения кинофотодокументов, чем изменения влажности, и сильно снижают механическую прочность основы (пленки и бумаги) и ее адгезию с эмульсионным слоем.

Существует ряд нормативных документов на температурно-влажностный режим хранения кинофотодокументов. В таблице 5 мы приводим извлечения из Американского национального стандарта. Учитывая реальность хранения кинофотодокументов в условиях нерегулируемого климата совместно с другими документами, рекомендуется регулировать относительную влажность в пределах 50%-55%, а температуру 15-20 °С.

Вид документа	Стандарт	Условия хранения			Срок хранения (год)
Вид документа	Стандарт	Температура t °С	Колебание температуры °С	Относительная влажность %	Срок хранения (год)
Фотопластинки	ANSI PHJ-45-1981	15-20	3	20-50	100
Черно-белые фотографии на бумажной основе	ANSI PHJ-45-1974	15-20	3	30-50	100
Негативы и позитивы на триацетатной пленке	ANSI PHJ-45-1981	24	3	30-60	10
Негативы и позитивы на триацетатной пленке	ANSI PHJ-45-1981	20	2	30-40	100
Цветные негативы и позитивы на пленке	ANSIPHJ-45-1981	2	-	30-40	50
Цветные негативы и позитивы на пленке	ANSI PHJ-45-1985	-18	-	30-40	> 100

Перекиси, озон, диоксид серы, окислы азота и другие вещества губительно действуют на изображение кинофотодокументов. Положение осложняется еще и тем, что некоторые вещества не только содержатся в атмосфере больших промышленных городов, но и входят в остаточные соединения, образующиеся в технологическом процессе химико-фотографической обработки фотоматериала. Последняя должна быть проведена строго в соответствии с нормативными документами на обработку кинофотоматериалов, предназначенных для архивного хранения.

Очень часто в архивах встречаются негативы и фотографии, обработанные неправильно: неудачно выбрана рецептура проявляющих и фиксирующих растворов, употреблены недостаточно чистые химикаты, использована жесткая вода, осуществлена неполная промывка. Эти документы, как правило, из личных архивов, экспедиций и т. д. Их необходимо срочно переводить на другой носитель, соблюдая все правила фотокопирования, так как с каждым годом информация документа будет уменьшаться за счет ухудшения качества изображения. Замечено, что многие алкидные краски во время высыхания выделяют перекиси, губительно сказывающиеся на фотоизображении, поэтому фотографии и кинопленки по крайней мере полтора месяца нельзя вносить в помещение после ремонта, окраски стен. Нельзя непосредственно в хранилищах устанавливать электрокопировальные устройства, выделяющие реактивную форму кислорода. Потенциальными источниками агрессивных химических соединений могут быть неправильно выбранные упаковочные материалы, соприкасающиеся с фотодокументами. Упаковка фотографий, прокладки в альбомах, обертки кинодокументов — все эти материалы должны выбираться в соответствии с существующими нормами. Все упаковочные материалы должны содержать 85-87% альфа-целлюлозы, водородный показатель 6,5-7,5 и не содержать частиц металлов, вредных проклеивающих веществ и значительно одревесненных волокон. Ценные негативы и фотоснимки могут храниться и экспонироваться в кассетах из полиэтилентерифталата (не рекомендуется использование поливинилхлорида из-за его химической нестабильности), а кассеты — в бумажном конверте, на котором записана вся необходимая информация. Для того, чтобы защитить от повреждений часто используемые ценные фотодокументы, можно применить капсюлирование между двух листов полиэфира, выступающего за пределы документа на 2,5 см. Этот метод хорош тем, что к документу непосредственно не присоединен ни один материал. Можно изготовить папку из безкислотного картона с окошком из лавсановой или любой стабильной пленки. Папка обеспечивает механическую прочность, ее пористая основа не дает скапливаться влаге, прозрачная пленка не мешает осмотру. Никогда не следует делать никаких надписей на фотографиях чернилами или пастой. Если не обойтись без надписи, то ее можно нанести мягким карандашом без нажима на обороте. Правильно по ГОСТу обработанные черно-белые кинофотоматериалы достаточно устойчивы к свету, однако длительное экспонирование на свету все же нежелательно. (Фотографии ни в косы случае нельзя экспонировать, используя прямой солнечный свет. Рассеянный естественный дневной свет должен быть экранирован оконным и витринным стеклом. Интенсивность как естественного, так и искусственного освещения не должна превышать 50 лк.) Цветные кинофогоматериалы ни в коем случае нельзя подвергать длительному воздействию лучистой энергии, в особенности естественного дневного и солнечного света.

Обобщая все сказанное, можно сделать вывод о том, что долговечность фотодокумента зависит от температуры и влажности в хранилище, химического состава воздуха и выбора упаковочного материала, поскольку документы находятся с ними в непосредственном контакте. Воздух в хранилищах не должен содержать пылевых частиц, так как последние повреждают эмульсионный желатиновый слой фотодокументов. Каждый из рассмотренных нами факторов может привести к порче документа, но особенно разрушительны комбинации двух и более факторов как, например, нарушение одновременно температурно-влажностного режима или совместное влияние избыточной влажности и химического или светового воздействия.