Расторжение договора по соглашению сторон выходное пособие. Увольнение по соглашению сторон: тонкости оформления. Увольнение по соглашению сторон: компенсация сотруднику. Механизм уплаты страховых взносов
Что делать, если ваш главный бухгалтер увольняется или, к примеру, уходит в декретный отпуск? Какие дополнительные документы, кроме обязательных (кадровых), необходимо составить? Как и кому нужно передать дела, которые находятся в ведении бывшего главного бухгалтера, и какие при этом выполнить действия? Ответы на все эти вопросы вы найдете в данной консультации.
Общие положения
Зачастую работник заранее сообщает о намерении покинуть должность. Так, при увольнении он предупреждает работодателя за две недели, приблизительная дата ухода в декретный отпуск также обычно известна работнице. Возможно, главный бухгалтер собирается занять другую должность на предприятии (например, финансового директора)? Но и тогда перевод не будет осуществлен спонтанно. Дата выхода главного бухгалтера на пенсию тоже будет запланирована. Таким образом, есть время выполнить все необходимые действия.
На сегодня обязанность главного бухгалтера при уходе составлять акт приемки-передачи дел и/или документации законодательно не установлена. Однако рекомендуем провести данную процедуру, ведь правильное оформление документации при передаче дел важно и для передающей, и для принимающей стороны. Также по решению руководителя предприятия может быть проведена аудиторская проверка в соответствии с .
В первую очередь необходимо определить, кто будет принимать дела у главного бухгалтера, который увольняется. В идеале это должен быть работник, который в дальнейшем займет данную должность. Но это не всегда возможно, например, если подходящая кандидатура еще не найдена. Тогда дела нужно передать директору предприятия, поскольку в соответствии с ч. 2 ст. 8 организация бухгалтерского учета на предприятии относится к компетенции собственника либо уполномоченного органа (должностного лица). При такой передаче дел (от главбуха – директору) после оформления нового работника можно составить аналогичный акт приемки-передачи дел от директора предприятия новому главному бухгалтеру (по усмотрению сторон).
Порядок действий при передаче дел
Алгоритм действий при смене главного бухгалтера может быть примерно следующим.
Этап 1. Проведение внеплановой инвентаризации
Порядок проведения инвентаризации регулируется . Так, в соответствии с п. 4 разд. І этого документа объект инвентаризации, ее периодичность и сроки проведения определяются руководителем предприятия либо уполномоченным органом, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации является обязательным.
Случаи обязательной инвентаризации перечислены в п. 7 разд. І , при этом смена главного бухгалтера к таковым не относится. Однако на практике рекомендуется все-таки провести данную процедуру во избежание неприятных ситуаций после ухода предшественника.
Также обратите внимание, что смена материально ответственного лица (например, бухгалтера-кассира) служит основанием для обязательной инвентаризации. Поэтому, если на предприятии главный бухгалтер одновременно является и бухгалтером-кассиром, внеплановая инвентаризация проводится в обязательном порядке. Для этого руководитель предприятия издает приказ (см. образец 1 ).
Порядок проведения инвентаризации таков:
- создание инвентаризационной комиссии;
- выполнение подготовительных действий (завершение обработки документов, касающихся движения активов; определение остатков по состоянию на дату инвентаризации; формирование последних на момент инвентаризации реестров приходных и расходных документов либо отчетов о движении активов);
- непосредственно проведение инвентаризации (наличие и состояние активов проверяется путем подсчета, взвешивания либо обмера);
- подведение итогов инвентаризации (комиссия составляет протокол по результатам инвентаризации, который утверждается руководителем предприятия).
| Образец 1 Приказ В связи с увольнением главного бухгалтера ООО «Свет» Петровой Раисы Семеновны с 01.08.16 г. с целью обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и финансовой отчетности предприятия ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Провести внеплановую инвентаризацию денежных средств, бланков строгой отчетности, товарно-материальных ценностей, а также основных средств и нематериальных активов. 2. Установить срок проведения внеплановой инвентаризации до 29.07.16 г. 3. Включить в состав инвентаризационной комиссии: Председатель комиссии: заместитель директора (подпись) И. И. Иванов Члены комиссии: главный технолог П. П. Носов юрист С. С. Обухов начальник отдела кадров И. В. Ручкин инженер по охране труда Т. В. Шарикова 4. Инвентаризацию провести в присутствии материально ответственного лица. Контроль за выполнением приказа оставляю за собой. |
Этап 2. Подготовка документов для передачи
На данном этапе необходимо позаботиться о качественной подготовке всей бухгалтерской документации для передачи новому работнику (либо директору предприятия – см. выше).
Бывший бухгалтер подшивает, нумерует все регистры, приводит в порядок отчетность и т. д. Это достаточно трудоемкий процесс, однако если этого не сделать, велика вероятность того, что уволившегося сотрудника (декретницу) будут беспокоить по тем или иным вопросам только потому, что новый главбух не может найти необходимую документацию.
Этап 3. Создание комиссии по передаче дел
Комиссия создается приказом руководителя по предприятию (фрагмент приказа приведен ниже в образце 2 ). В этом приказе рекомендуем отразить и сроки приемки-передачи дел.
В комиссию обычно входит не менее трех человек: работник, передающий дела, работник, принимающий дела, и руководитель предприятия. Могут быть привлечены и другие сотрудники (например, юрист), а также аудиторы и независимые эксперты.
Комиссия проверяет правильность оформления передаваемых документов, состояние бухгалтерского и налогового учета, достоверность отчетных данных, а также наличие и правильность оформления первичных документов (как полностью, так и выборочно).
Этап 4. Оформление акта приемки-передачи дел
После завершения проверки документов составляется акт приемки-передачи дел. В нем отражается полный перечень документации, которую передает бывший главный бухгалтер новому (или директору предприятия). К акту может прилагаться опись документов, которые находятся в бухгалтерии и/или архиве предприятия.
В акте приемки-передачи в обязательном порядке следует:
- зафиксировать все факты выявления документации без подписей, с ошибками и/или неточностями;
- указать перечень недостающих документов (при выявлении).
Поскольку на сегодня форма такого документа законодательно не утверждена, акт может быть составлен в произвольной форме. При этом не следует забывать о таких обязательных реквизитах, как наименование предприятия, код ЕГРПОУ, дата и место составления акта, Ф. И. О. и должности членов комиссии, перечень передаваемой документации (см. образец 3 ).
Акт составляется в двух экземплярах: один остается на предприятии, другой передается бывшему главному бухгалтеру. По желанию акт можно составить в трех экземплярах (дополнительно для принимающего дела работника).
Акт подписывают передающая и принимающая стороны, а также остальные члены комиссии. Если кто-то из подписантов с чем-то не согласен либо имеет возражения по тексту акта, он может подписать его с соответствующей пометкой и приложить к акту письменное пояснение своих возражений.
С момента подписания акта приемки-передачи всеми членами комиссии главный бухгалтер, покидающий свою должность, фактически освобождается от своих обязанностей.
| Образец 3 УТВЕРЖДАЮ АКТ г. Киев 29.07.16 г. Петрова Раиса Семеновна, главный бухгалтер ООО «Свет» (приказ от 04.01.16 г. № 34-Л), и Птица Василий Васильевич, директор ООО «Свет», действующий на основании Устава предприятия, составили данный акт приемки-передачи дел о нижеследующем: 1. В соответствии с приказом от 20.07.16 г. № 15-ОД Петрова р. С. передала, а Птица В. В. принял дела и документы в присутствии членов комиссии: Ковалева С. А. (начальник юридической службы) и Сумкина В. В. (начальник службы безопасности). 2. Результаты проверки бухгалтерской и налоговой отчетности: состояние отражения хозяйственных операций в первичных документах, документов по ведению финансовой, статистической и налоговой отчетности, хранение документов на предприятии – удовлетворительное. 3. Перед заключением данного акта проведена инвентаризация нематериальных активов, основных средств, товарно-материальных ценностей. Протокол прилагается. 4. Во время приемки-передачи дел проведена проверка первичных документов ООО «Свет». 5. В ходе приемки-передачи дел переданы следующие документы:
6. Данный акт составлен в двух экземплярах: один – для Петровой р. С., другой – для бухгалтерии ООО «Свет». Подписи: передал: Р. С. Петрова (подпись) 29.07.16 г. принял: В. В. Птица (подпись) 29.07.16 г. Члены комиссии: С. А. Ковалев (подпись) 29.07.16 г. В. В. Сумкин (подпись) 29.07.16 г. |
Выводы
При смене главного бухгалтера на предприятии во избежание неприятных ситуаций и конфликтов необходимо провести внеплановую инвентаризацию, подготовить документы для передачи, создать комиссию по передаче дел и оформить акт приемки-передачи дел.
Действующим законодательством никак не регламентирован процесс передачи дел от увольняющегося главного бухгалтера к приходящему на его место. Теоретически уходящий главбух вообще не обязан сдавать дела преемнику. Такая обязанность в законодательстве не прописана.
Все можно исправить с помощью локального нормативного акта, в котором процедуру передачи дел расписать пошагово. Статья 8 ТК РФ позволяет такие акты составлять.
Что важно прописать в локальном акте
Локальный акт о передаче дел при смене главбуха можно оформить разными способами. Лучше всего, если это будет постоянно действующий внутренний документ организации. Назвать его можно по-разному - Положение о главном бухгалтере организации, Порядок передачи дел главным бухгалтером организации и т. п. Но можно обойтись и временным документом. Например, соответствующим приказом руководителя, который издается при увольнении главного бухгалтера.
В какой бы форме ни был составлен акт, в нем нужно прописать как минимум три основных момента: обязанность главбуха принимать и сдавать дела, сроки приемки-передачи и кто принимает дела.
КСТАТИ. Если нового главного бухгалтера еще не нашли, а положенный срок после подачи заявления об увольнении истекает, то передать дела главный бухгалтер может руководителю компании либо иному предусмотренному локальным актам лицу. В ситуации, когда увольняющийся главбух отсутствует (например, болеет), нужно предусмотреть передачу дел новому сотруднику специально назначенным ответственным лицом (возможно, руководителем).
Процесс приемки-передачи дел затягивать не стоит
Важно не перегрузить процедуру приемке-передачи дел мероприятиями. Наиболее универсальный алгоритм представляется таким:
Издание приказа о приемке-передаче дел;
Инвентаризация имущества и обязательств;
Проверка состояния учета и отчетности, наличия бухгалтерских и налоговых документов;
Собственно приемка-передача дел (первички, регистров бухгалтерского и налогового учета, бухгалтерской и налоговой отчетности, ценностей и др.) с составлением описи;
Составление описи принимаемых дел и акта приемки-передачи.
Акт приемки-передачи разграничит ответственность
Акт приемки-передачи дел составляется и для разграничения ответственности прежнего и нового главбуха. Поэтому приходящий главбух должен быть особо заинтересован в правильном составлении этого документа. «Новичку» нужно проследить, чтобы в акте были указаны все моменты, которые могут повлиять на ведение дел в будущем, например отсутствие первичных и иных документов, учетных регистров и т. п. К акту должна быть приложена опись переданных документов и ценностей. Таким образом, пришедший главбух сможет не только обезопасить себя от ответственности за ошибки прежнего работника.
Какие документы новому главбуху стоит получить с уходящего
|
Тип документов |
Формы документов |
|
Учредительные и регистрационные документы |
Свидетельство о регистрации, устав, учредительный договор, свидетельство о постановке на учет в Пенсионном фонде, Фонде социального страхования, Фонде занятости |
|
Организационная документация |
Учетная политика (бухгалтерская и налоговая), план счетов бухгалтерского учета, учетные регистры (журналы, ордера), должностные инструкции работников бухгалтерии |
|
Регистры бухгалтерского учета |
Главная книга или оборотно-сальдовая ведомость, регистры синтетического и аналитического учета по всем используемым счетам бухгалтерского учета |
|
Декларации по всем видам налогов, плательщиком которых является организация; все формы бухгалтерской отчетности, предусмотренные для данной организационно-правовой формы |
|
|
Документы, связанные с исполнением обязанностей налогоплательщика |
Журналы учета полученных и выданных счетов фактур, книги покупок и продаж; Акты сверок с налоговой инспекцией, акты налоговых проверок |
|
Документы по учету результатов инвентаризации |
Инвентаризационные описи и акты, сличительные описи и акты |
|
Документы по учету денежных средств, в том числе: По расчетному счету |
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, кассовая книга, платежные поручения, выписки банка по расчетным счетам |
|
Документы по расчетам с подотчетными лицами |
Журнал учета авансовых отчетов |
|
Документы по учету труда и заработной платы |
Штатное расписание, табели учета рабочего времени, положение об оплате труда, положение о премировании, коллективный договор, расчетно-платежные ведомости, реестр удержаний из заработной платы, журнал учета депонированных сумм, справки-расчеты о предоставлении отпуска (увольнении и пр.), приказы о приеме на работу, увольнении, премировании, трудовые договоры |
|
Документы по учету расчетов с контрагентами |
Договоры, акты сверок, журналы учета выданных и полученных накладных, актов о выполнении работ, оказании услуг |
|
Документы по учету основных средств |
Инвентаризационные акты и описи, приказы об ответственных лицах, акты приемки-передачи, инвентарные карточки учета, акты на списание |
|
Документы по учету товарно-материальных ценностей |
Карточки учета, журналы учета, приходные ордера, накладные на внутреннее перемещение, товарные отчеты и акты, требования, заборные карты, книги складского учета |
|
Прочие первичные документы |
Первичные документы по учету нематериальных активов, незавершенного производства, капитальных вложений; Журнал учета выданных доверенностей; Журнал учета бланков строгой отчетности; Журнал учета бухгалтерских справок; Журнал учета путевых листов |
В нашей стране на данный момент не существует единого нормативного документа, который бы регулировал процедуру приема-передачи дел от одного главного бухгалтера к другому. Для решения этой задачи рекомендуем использовать следующую «пошаговую инструкцию». Мы отразили как можно больше факторов, которые нужно учесть. А в своей практике Вы можете использовать лишь наиболее приемлемые для Вашего случая рекомендации.
Шаг 1 Приказ
Компания в соответствии с требованиями Закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» вправе самостоятельно установить для себя соответствующие правила приема-передачи дел. Поэтому работодатель локальным нормативным актом (приказом, распоряжением, инструкцией и др.) может определить порядок передачи дел от одного главного бухгалтера к другому.
Как правило, таким распорядительным документом является приказ руководителя предприятия, в котором указываются:
1) причина проведения приемки-передачи дел (например, увольнение главного бухгалтера);
2) сроки проведения приема-передачи дел.
Если главбух увольняется по собственному желанию (п.3 ст.77 ТК РФ), на расторжение трудового договора у работодателя есть две недели (ст.80 ТК РФ).
Предельный срок расторжения трудового договора и передачи дел при увольнении главного бухгалтера по инициативе администрации, если меняется собственник имущества (п.4 ст.81 ТК РФ), составляет три месяца со дня возникновения права собственности у нового собственника (ст.75 ТК РФ);
3) лицо, ответственное за сдачу документов (фамилия, имя, отчество увольняющегося главного бухгалтера);
4) лицо, ответственное за прием дел (фамилия, имя, отчество нового главного бухгалтера, а при его отсутствии – руководителя организации или иного лица, исполняющего обязанности главного бухгалтера);
5) другие лица, участвующие в процессе приема-передачи дел (члены специальной комиссии, представитель вышестоящего органа, аудиторы);
6) дата, на которую должны быть завершены учетные процессы за истекший период.
Утверждаемый день определяется исходя из сроков сдачи налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности;
7) полномочия и обязанности предыдущего и нового главного бухгалтера (если они какое-то время будут работать вместе).
Шаг 2 Завершение учетных процессов
На дату, указанную в Приказе, прежний главный бухгалтер должен завершить все учетные процессы. Для этого необходимо:
– сформировать первичные документы;
– сделать бухгалтерские записи;
– представить бухгалтерскую и налоговую отчетность, расчеты по уплате страховых взносов, статистическую отчетность и т.д.
Все документы должны быть подшиты.
Шаг 3 Инвентаризация
Независимо от того, был ли заключен с прежним главным бухгалтером договор о материальной ответственности или нет, целесообразно провести инвентаризацию денежных средств, находящихся в кассе (на расчетных счетах).
При смене материально ответственных лиц проверка соответствия фактического состояния имущества и обязательств организации данным бухгалтерского учета является обязательной в соответствии с пунктом 2 статьи 12 Закона о бухучете. Результаты проведенной процедуры оформляются соответствующими актами и описями, составленными в трех экземплярах. Один экземпляр остается в бухгалтерии, а два других передаются увольняющемуся и вступающему на должность главного бухгалтера сотрудникам. Оформленные документы прикладываются к акту приема-передачи дел.
При смене главного бухгалтера на малых предприятиях может быть проведена инвентаризация всего имущества и обязательств. В крупных же компаниях это требует значительных временных и трудовых затрат. Поэтому в этом случае рекомендуем осуществить выборочную проверку, например, по существенным показателям дебиторской и кредиторской задолженности, финансовых вложений, доходов и расходов.
Шаг 4 Проверка
В Положении о главных бухгалтерах (утв. постановлением Совета Министров СССР от 24.01.1980 N 59) указывается, что передача дел при назначении нового сотрудника оформляется актом после проверки состояния бухучета и отчетности. Для проведения подобной оценки целесообразно прибегнуть к услугам аудиторской фирмы. В итоге компания получит независимое заключение о правильности ведения бухгалтерского и налогового учета. Если это по тем или иным причинам окажется невозможно, то вновь назначенному сотруднику придется своими силами проверить состояние учета и отчетности.
Новому главному бухгалтеру рекомендуем обратить особое внимание на операции текущего года. Ведь некоторые налоговые декларации и отчетность придется сдавать за все 12 месяцев. Этот период охватывает и то время, когда вновь прибывший сотрудник еще не работал.
На что обратить внимание при проверке финансового состояния, постановки учета и отчетности
– учредительные документы, протоколы собраний акционеров (учредителей) и совета директоров (наблюдательного совета), свидетельство о государственной регистрации, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе, документы о регистрации ККТ;
– учетная политика, распределение обязанностей между сотрудниками бухгалтерии, система документооборота;
– бухгалтерская и налоговая отчетность за три последних календарных года и за текущий год (те периоды, которые налоговая инспекция имеет право проверить);
– выписки по счетам в банке, договоры, акты сверки расчетов и другие документы расчетного характера;
– регистры бухгалтерского и налогового учета;
– материалы инвентаризаций;
– акты аудиторских, налоговых и иных проверок за последние три года;
– акты сверки по расчетам с бюджетом и внебюджетными фондами (провести сверку платежей на текущую дату);
– материалы о недостачах, растратах и хищениях, переданных и не переданных в органы расследования;
– материалы судебных разбирательств с контрагентами, сотрудниками или контролирующими органами, в которых компания на текущий момент принимает участие.
Шаг 5 Акт приемки-передачи
Чтобы разграничить ответственность принимающего и передающего главного бухгалтера, составляется акт приема-передачи. Одновременно этот документ нужен для представления на момент приема-сдачи дел:
а) основных финансовых показателей работы компании;
б) состояния первичной документации учета, отчетности, материального и денежного учета
Примерный перечень вопросов акта приема-передачи дел
1. Общая характеристика бухгалтерского учета и организации работы бухгалтерии.
Сведения об организации работы в бухгалтерии. Распределение обязанностей между сотрудниками бухгалтерии, наличие должностных инструкций.
Применение типовых и унифицированных форм первичной учетной документации по бухгалтерскому учету и отчетности, специализированных форм бланков или разработанных и утвержденных организацией самостоятельно.
Обеспечение нормативной базой по бухгалтерскому и налоговому учету и отчетности (книгами, программами). Наличие ведомственных инструктивных положений и инструкций.
Обеспеченность персональными компьютерами, оргтехникой.
Общая характеристика бухгалтерского учета. Система и форма (мемориально-ордерная, журнально-ордерная, компьютерная). Состояние регистров синтетического и аналитического учета, расхождения данных в них.
2. Состояние учета денежных средств.
Касса. Наличие кассира и действующего договора на полную материальную ответственность с ним. Условия хранения и учета наличных средств и денежных документов. Состояние записей в кассовой книге, остаток наличных денег и денежных документов в кассе. Их соответствие бухгалтерским записям фиксируется отдельным актом ревизии, который прилагается к акту приема-передачи дел.
Перечень всех счетов денежных средств организации с указанием их номеров и отделений банков. Остатки средств по каждому счету согласно выпискам банка, сверенным с данными учета. Наличие уведомлений налоговых органов об открытых счетах.
Наличие чековых книжек, номера неиспользованных чеков.
3. Состояние учета расчетных операций.
Наличие выписок из счетов в банке, договоров и других документов расчетного характера.
Наличие актов сверки взаимных расчетов с контрагентами, на какую дату урегулированы расхождения. Ведение претензионной работы. Реальность дебиторской и кредиторской задолженности. Наличие просроченной и безнадежной дебиторской задолженности.
Наличие актов сверки расчетов с налоговыми органами, а также задолженности перед бюджетом по налогам и сборам.
Банковские кредиты, состояние задолженности по срокам погашения.
4. Состояние учета амортизируемого имущества (основных средств и нематериальных активов).
Последняя инвентаризация имущества: отражение в учете, дата. Инвентаризационные описи, в каком виде и у кого они хранятся. Наличие актов ввода в эксплуатацию объектов основных средств, их выбытия и списания. Инвентарные карточки на основные средства. Наличие приказов о назначении ответственных хранителей ценностей.
5. Состояние материального учета.
Наличие актов (сличительных ведомостей, снятия натуральных остатков) выверки бухгалтерских записей с записями материально ответственных лиц. Результаты последней инвентаризации материальных ценностей. Отражение в учете актов ревизий и обследований, материалов о недостачах, хищениях, переданных и не переданных в органы расследования. Состояние аналитического учета материалов. Наличие приходных и расходных документов по движению материальных ценностей.
6. Состояние расчетов с работниками.
Сведения о штатном расписании, наличии трудовых контрактов. Задолженности по выплате заработной платы. Состояние персонифицированного учета.
7. Отчетность.
Соблюдение установленных сроков представления бухгалтерской отчетности, налоговых деклараций и отчетов, достоверности этой отчетности. Решения учредителей об утверждении отчетности, выплате дивидендов. Наличие налоговых регистров.
8. Хранение документов.
Обеспеченность надлежащего хранения и учета бланков строгой отчетности и архива бухгалтерских документов. Наличие описей дел.
9. Перечень бухгалтерских и первичных документов по описи.
Перечень передаваемых смет, штатных расписаний, договоров, соглашений, обязательств, папок первичных документов и регистров и др.
Отмечается отсутствие первичных регистров бухгалтерского учета или документов.
10. Остатки по проверенным счетам.
Подтверждаются остатки по проверенным счетам и их расшифровка. Желательно подтвердить остатки по счетам денежных расчетов (касса, банк, расчеты с поставщиками и покупателями, сотрудниками), а также по счетам учета иного имущества.
11. Список отсутствующих документов (в объяснительной записке на имя руководства прежний главный бухгалтер указывает причины нарушений).
Ошибки и неточности в бухгалтерской и налоговой отчетности, в оформлении первичной документации, выявленные в ходе проверки (в этом случае обычно оформляются бухгалтерские справки за подписью уходящего главного бухгалтера).
12. Пояснения и замечания к акту увольняющегося главного бухгалтера и должностного лица, принимающего дела (например, если указанные лица не согласны с какими-либо положениями акта).
13. Факт передачи печати организации, различных фирменных штампов, ключей от сейфа и бухгалтерии, ключей от системы «Клиент-Банк», сертификаты спецоператора связи
14. Подписи главных бухгалтеров, сдающего и принимающего дела, членов комиссии.
15. Дата, на которую осуществлена приемка-передача дел.
Документ, являющийся основанием для передачи дел (приказ, распоряжение руководителя).
Следует отметить, что первичные документы, регистры бухучета и бухгалтерская отчетность должны храниться в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами государственного архивного дела, но не менее 5 лет (ст.17 Закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Именно за этот период такие документы должны быть в наличии. В крупных компаниях в штате бухгалтерии числится не только главный, но и другие бухгалтеры. Тогда в акт приема-передачи дел следует включить только те документы, которые находятся под непосредственным контролем главного бухгалтера.
«Финишная прямая»
После того, как дела переданы, акт подписан, главный бухгалтер уволен, а новый назначен на должность, рекомендуем:
1) Сообщить о смене главного бухгалтера в налоговую инспекцию. Обязанность уведомлять об этом налоговые органы не установлена, поэтому и ответственность за неуведомление не предусмотрена. При этом налоговики такое требование выдвигают. К такому письму-уведомлению, заверенному печатью организации, прилагают копию приказа (или выписку) о назначении главного бухгалтера за подписью руководителя, а также паспортные данные нового бухгалтера.
2) На основании приказа руководителя оформить новые банковские карточки с подписями во всех банках, в которых у организации имеются счета.
3) Со дня приема дел завести недостающие учетные регистры.
4) Исправить ошибки, выявленные при проверке состояния бухгалтерского и налогового учета и отчетности.
5) При необходимости подать уточненные декларации.
Кто и за что в ответе?
После смены главного бухгалтера может возникнуть вопрос о распределении ответственности между предыдущим и новым сотрудниками.
Главного бухгалтера нельзя привлечь к административной и уголовной ответственности за нарушение правил ведения бухгалтерского учета, уклонение от уплаты налогов, допущенные его предшественником. В пункте 1 статьи 1.5 КоАП РФ установлено, что лицо может быть привлечено к административной ответственности только за те административные правонарушения, в отношении которых установлена его вина. «Уклонение от уплаты налогов и сборов возможно только при наличии прямого умысла с целью полной или частичной их неуплаты» (п.8 постановления Пленума ВС от 28.12.2006 N 64). Таким образом, новый главный бухгалтер не может быть виноват (иметь умысел) в нарушениях, совершенных лицом, занимавшим данную должность до него (аналогичные выводы содержатся также в письме Минфина от 23.10.2008 N 03-02-08/20).
Однако если срок давности привлечения к ответственности за допущенные правонарушения, не носящие длительного характера, истек, уволившийся главный бухгалтер не понесет административной ответственности. Так, в случае нарушения валютного, финансового законодательства, законодательства о налогах и сборах срок привлечения к ответственности составляет один год с момента совершения административного правонарушения, а по иным основаниям – всего два месяца (п.1 ст.4.5 КоАП РФ). При совершении длящегося правонарушения вышеуказанные сроки исчисляются со дня обнаружения административного правонарушения (п.2 ст.4.5 КоАП РФ).
Кроме того, может выясниться, что прежний главный бухгалтер причинил компании материальный ущерб. Если был заключен договор о полной материальной ответственности, увольняющемуся сотруднику придется возместить ущерб полностью (ст.238 ТК РФ). Если же на момент увольнения бухгалтер не был материально ответственным лицом, причиненный материальный ущерб он возмещает в пределах своего среднемесячного заработка (ст.241 ТК РФ).
Новому и предыдущему главному бухгалтеру необходимо помнить о предусмотренной КоАП РФ ответственности должностных лиц за следующие нарушения:
- Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций (ст.15.1) - 4000-5000 руб.
- Нарушение сроков подачи заявления о постановке на учет в налоговом органе или органе государственного внебюджетного фонда (ст.15.3)- предупреждение или штраф 500-1000 руб.
- Ведение деятельности без постановки на учет в этих органах (ст.15.3) - 2000-3000 руб.
- Нарушение срока представления сведений об открытии и закрытии счета в банке или иной кредитной организации (ст.15.4)- предупреждение или штраф 1000-2000 руб.
- Нарушение сроков представления налоговой декларации (ст.15.5)- предупреждение или штраф 300-500 руб.
- Непредставление сведений, необходимых для осуществления налогового контроля (ст.15.6)- 300-500 руб.
- Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, под которым понимается искажение сумм начисленных налогов или любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10% (ст.15.11)- 2000-3000 руб.
- Несоблюдение установленного порядка ведения учета, составления и представления отчетности по валютным операциям (ст.15.25) - 4000-5000 руб.
- Нарушение порядка представления статистической информации (ст.13.19)- 3000-5000 руб.
Эльвина Валиахметова, ассистент аудитора компании «Аудэкс»
Частые споры вызывает порядок передачи дел главному бухгалтеру, поскольку никаких четких регламентаций на этот счет действующее законодательство не содержит. Но при увольнении прежнего главбуха обязательно должна быть произведена передача дел главному бухгалтеру, который займет его место. Давайте выясним, из скольких этапов состоит процедура, и как действовать руководству фирмы, недавно нанявшей на работу нового главного бухгалтера.
Ознакомление нового главного бухгалтера с должностной инструкцией (передача дел главному бухгалтеру – шаг 1)
Разумеется, первым делом принятого на работу главбуха необходимо ознакомить с должностной инструкцией. Только после прочтения документов новый сотрудник сможет оценить свои обязанности на предприятии, задать интересующие его вопросы при приеме дел от своего предшественника и приступить к работе.
Ознакомление нового главного бухгалтера с приказом о передаче дел (передача дел главному бухгалтеру – шаг 2)
Важно! Если уволившийся главный бухгалтер должен передать новому главному бухгалтеру большой объем документов, создается специальная комиссия, в составе которой должны находиться работники бухгалтерии, службы безопасности, службы внутреннего контроля и т.д. В таком случае ответственность за передачу дел отвечает председатель комиссии.
Прежде чем приступить непосредственно к процедуре передачи дел новому главбуху, необходимо получить соответствующий Приказ руководителя. Распоряжение должно быть составлено по правилам, в тексте должна присутствовать следующая информация:
- Фамилия, имя, отчество нового главбуха, готового принять дела от предшественника.
- Личные данные уходящего с работы главного бухгалтера.
- ФИО прочих лиц, принимающих участие в передаче дел (секретаря, аудитора, руководителя).
Причина осуществления процедуры приема-передачи дел (имеется в виду уход с работы предшествующего главбуха).
- Фамилия, имя, отчество лица, которое несет ответственность за передачу дел (таковым становится уходящий с работы главный бухгалтер).
- Личные данные лица, ответственного за прием дел (нового главного бухгалтера).
- Сроки осуществления процедуры приема-передачи дел. Период времени, в течение которого процедура будет осуществлена. К примеру, если прежний главбух уходит с работы по собственному желанию на основании п. 3 ст. 77 ТК РФ , на расторжение трудовых отношений с работодателем дается 14 дней (согласно указаниям ст. 80 ТК РФ). Получается, что срок проведения приема-передачи дел составит 2 недели.
- Состав комиссии (также личные данные ее председателя) по передаче дел.
- Сроки оформления акта приема-передачи дел.
Инвентаризация имущества и обязательств организации (передача дел главному бухгалтеру – шаг 3)
Прежде чем уволившийся главбух окончательно оставит рабочее место, необходимо оформить акт о проведении инвентаризационных работ. Таковой составляется после проведения инвентаризации имущества и обязательств, а именно расчетов с дебиторами и кредиторами, кассы, основных средств, материалов, товаров. Данный акт прикладывается к акту приема-передачи дел.
Проверка состояния учета и отчетности (передача дел главному бухгалтеру – шаг 4)
Принятый на работу главбух, прежде чем приступить к выполнению обязанностей, должен проверить состояние отчетности и учета. Сперва придется провести проверку переданных ему документов (они должны быть подшиты):
- регистрационные и учредительные документы;
- перечень лиц, уполномоченных на проставление личных подписей на первичных документах;
- учетная политика компании;
- должностные обязанности работников бухгалтерии;
- первичные учетные документы (накладные, акты, договоры с контрагентами);
- кадровые документы, а также бумаги, подтверждающие наличие задолженности по выплате зарплаты и прав на налоговые вычеты по налогу на доходы физических лиц;
- регистры налогового и бухгалтерского учета;
- кассовые документы, платежные поручения, выписки банков;
- бухгалтерские справки;
- инвентаризационные описи;
- налоговая и бухгалтерская (финансовая) отчетность;
- акты сверок с налоговыми органами, акты ФНС по проведенным проверкам;
- отчетность во внебюджетные фонды;
- прочие документы, имеющие отношение к компании и ведению налогового и бухгалтерского учета.
Если каких-либо из перечисленных документов не было передано, новый главбух составляет опись и делает запись об этом в акте приема-передачи. Помимо этого, главный бухгалтер, принимающий дела:
- Знакомится с учетной политикой компании по налоговому и бухгалтерскому учета за прошедшие 2 года и текущий период (т.е. период, которым может заинтересоваться выездная проверка).
- Проверяет заключения аудиторов, решения и акты по итогам проведенных ранее проверок (так можно понять, какие ошибки совершал предшественник, и которые были замечены контролирующими органами).
- Оценивает соответствия налоговой и бухгалтерской отчетности действующему законодательству и положениям учетной политики компании.
- Проверяет бухгалтерскую отчетность на соответствие ее показателей данным бухучета.
- Проверяет наличие первичных документов (не всех – можно провести выборочную проверку, выбрав операции с крупными суммами денег), правильность заполнения реквизитов, отражение на счетах налогового и бухгалтерского учета.
- Оценивает правильность исчисления налоговой и взносов, представления расчетов и деклараций.
Приемка-передача документов (передача дел главному бухгалтеру – шаг 5)
Предшественник нового главного бухгалтера должен передать ему перед уходом следующие документы:
| Группа документов | Перечень документов |
| Учредительные и регистрационные документы | Устав, учредительный договор. Свидетельство о постановке на учет в ПФР и ФСС. Выписка из ЕГРЮЛ. Свидетельство о постановке на учет в ФНС. Свидетельство о регистрации. |
| Документы по учету расчетов с контрагентами | Договоры с поставщиками и покупателями. Товарные накладные, акты оказанных услуг и выполненных работ. Акты проверок с дебиторами и кредиторами. |
| Документы, имеющие отношение к организации бухгалтерского учета | Учетная политика по бухгалтерскому учету. Должностные инструкции сотрудников бухгалтерии. Политика по налоговому учету. План счетов бухгалтерского учета. |
| Документы по расчетам с подотчетными лицами | Авансовые отчеты |
| Регистры бухгалтерского и налогового учета | Регистры бухгалтерского и налогового учета по всем счетам. Оборотном-Сальдовые ведомости по всем счетам бухгалтерского учета. |
| Документы по учету труда и зарплаты | Трудовые договоры. Расчетно-платежные ведомости. Приказ о приеме на работу, премировании, увольнении. Табели учета рабочего времени. Штатное расписание. |
| Бухгалтерская, финансовая и налоговая отчетность | Бухгалтерская отчетность. Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур. Декларации и расчеты по всем налогам. Книги покупок и продаж. |
| Документы по учету денежных средств | Кассовая книга, ПКО и РКО. Журнал кассира-операциониста и Z-отчеты. Платежные поручения. Выписки банков по расчетным счетам. |
| Документы по инвентаризации | Инвентаризационные описи (акты) и сличительные описи. Приказ о проведении инвентаризации. |
| Документы по учету товарно-материальных ценностей | Карточки учета материалов. Требования-накладные по ф. № М-11. Приходные ордера по ф. № М-4. |
| Документы, касающиеся взаимоотношений с налоговыми органами | Акты налоговых проверок. Акты сверок с налоговыми органами. |
| Документы по учету основных средств | Приказ о создании комиссии по приемке основных средств. Акты на списание основных средств. Акты приемки-передачи ОС по ф. № ОС-1; Инвентарные карточки по ОС по ф. № ОС-6. |
| Прочие документы | Первичные документы по учету нематериальных активов, финансовых вложений, займов. Доверенности. Бухгалтерские справки. Бланки строгой отчетности. Путевые листы. |
Получение пояснений от бывшего главбуха (передача дел главному бухгалтеру – шаг 6)
От уволившегося главного бухгалтера следует потребовать предоставить объяснения, касающиеся:
- ведения налогового и бухгалтерского учета;
- порядка взаимодействия с подразделениями и отделами предприятия;
- правил работы с контрагентами, налоговой, аудиторской компанией.
Оформление и подписание акта приема-передачи дел (передача дел главному бухгалтеру – шаг 7)
Акт приема-передачи оформляется в свободной форме, но в нем должно присутствовать как можно больше информации, касающейся передачи дел:
- фамилия, имя, отчество лиц, участвовавших в приеме-передаче;
- дата и номер приказа руководства, ставшего основанием для проведения приема-передачи дел;
- день проведения передачи дел;
- время, в течение которого дела передавались новому бухгалтеру;
- название и число переданных новому главбуху документов;
- характеристики налогового и бухгалтерского учета;
- перечень отсутствующих на момент приема-передачи документов;
- серии и номера неиспользованных БСО и чековых книжек;
- последнее аудиторское заключение о достоверности бухгалтерской отчетности;
- количество переданных штампов, печатей и т.д.;
- ошибки в оформлении первичных документов, недостатки, нарушения, недочеты, выявленные в ходе передачи дел.
Одним из пунктов акта приема-передачи дел является характеристика бухгалтерского и налогового учета. Остановимся на ней подробнее – она может включать в себя следующие моменты:
| Организация бухгалтерского учета | Анализ Учетной политики:
|
| Перечень первичных учетных документов, регистров налогового/бухгалтерского учета, переданных по описи | Оборотно-сальдовая ведомость, подтверждающая входящие остатки на дату приема дел и остатки по счетам. |
| Учет денежных средств | -Перечень расчетных и иных счетов (суммы остатков по ним, сверенные с банковскими выписками и данными текущего учета);
|
| Хранение документов | Порядок оформления описей дел и сдачи дел в архив, соблюдения компанией правил сохранности дел, из уничтожения и хранения. |
| Учет основных средств и нематериальных активов | Состояние документирования операций постановки на учет и выбытия НМА, проверки системы учета НМА, начисление по НМА амортизации. |
| Бухгалтерская отчетность | Расхождения между данными отчетности с данными бухгалтерского и налогового учета +т объяснения на этот счет прежнего бухгалтера. |
| Учет МПЗ (товаров, готовой продукции, материалов) | Результаты проверки учета МПЗ и соответствие данных учета фактическому наличию ценностей (наличие договоров полной материальной ответственности, результаты инвентаризации, действия по устранению расхождений). |
| Состояние учета на других участках | Порядок учета финансовых вложений, займов, кредитов, доходных вложений, расчетов по дивидендам, добавочного капитала, резервного капитала и т.д. |
| Состояние учета расчетов с контрагентами, государственными внебюджетными фондами, налоговыми органами, работниками компании |
|
Законодательные акты по теме
Типичные ошибки
Ошибка: Акт приема-передачи дел от уволенного главного бухгалтера новому главбуху составлен в единичном экземпляре.
Весь бухгалтерский учет состоит из документов: некоторые из них бухгалтер получает от контрагентов, некоторые от работников, а некоторые формирует самостоятельно. Как разобраться во всем этом многообразии? Поможет эта статья.
Любой бухгалтерский документ представляет собой бланк определенной формы, который имеет обязательные реквизиты. Глобально их можно разделить на две большие группы:
- Первичные.
- Учетные регистры.
К первой относятся все те бумаги и электронные файлы, которые составляются в момент совершения операции и удостоверяют факт ее совершения. Документооборот в бухгалтерии регулирует Федеральный закон о бухучете. Учетные регистры формируют на основе первичной документации, в них содержатся бухгалтерские записи и проводки. Кроме того, они служат для регистрации первички. Рассмотрим значение бухгалтерских документов, требования к их оформлению и сроки хранения подробнее.
Классификация
Кроме первичных и учетных, документы бухгалтерского учета могут иметь другие классификации. Например, они бывают:
- внутренние и внешние;
- распорядительные и оправдательные;
- разовые и накопительные;
- строгого учета и обычные.
В отношении каждой операции или сделки существует отдельный перечень обязательных бумаг. Обычно первичку оформляет поставщик, но именно покупатель заинтересован, чтобы все было сделано корректно и без отступлений от правил. Потому что он приходует на основании этих официальных бумаг товары, услуги или нематериальные ценности, платит деньги и претендует на получение налоговых вычетов.
Первичные документы
Первичку следует составлять непосредственно в ходе совершения операции или сразу же после ее завершения. Форма таких бумаг должна быть закреплена в учетной политике организации. В некоторых случаях законодательно закреплена обязанность использовать унифицированные бланки, утвержденные уполномоченными государственными органами и службами, а в некоторых организации имеют право разработать и использовать собственные бланки. Например, нельзя использовать счет-фактуру неустановленной формы, но можно самостоятельно разработать авансовый отчет.
Все первичные официальные бумаги обязательно имеют реквизиты, без которых они считаются недействительными. Набор таких реквизитов зависит от вида формы, обычно должны быть указаны:
- наименование;
- номер документа;
- суть сделки или операции;
- данные составителя;
- подпись руководителя организации и печать (если она используется).
Некоторые бумаги оформляют в одном экземпляре, но большинство — в двух и более. При составлении нескольких экземпляров они имеют равную силу и являются подлинниками. Для осуществления бухгалтерских записей основанием являются документы именно такого типа.
Учетные регистры
Учетные, или, иначе говоря, документы бухгалтерского оформления, применяются для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, а также для отражения этих данных на счетах бухучета и в отчетности. Вести их можно:
- в специальных книгах (журналах);
- на отдельных листах и карточках;
- в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники;
- непосредственно в специализированных программах на электронных носителях.
Важно соблюдать хронологию занесения данных и принципы бухучета: двойную запись, ведение синтетического и аналитического учета, применение общего Плана счетов и прочих. На основе данных регистров бухучета составляется отчетность, которую организации сдают в Росстат и ФНС.
Сроки хранения
Сроки хранения бухгалтерской документации зависят от формы первички или регистра. Они установлены законом о бухучете и специальным перечнем, утвержденным приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. Общий срок, предусмотренный законодательством, составляет 5 лет. Но в перечне предусмотрены более конкретные сроки. Например, отчетность нужно хранить до тех пор, пока организация осуществляет деятельность, а сведения о доходах физических лиц — не менее 75 лет, если отсутствуют лицевые счета работников. Отсчет срока хранения начинается с года, следующего за годом их последнего использования, но иногда его отсчитывают по другому принципу. Так, например, акты выполненных работ по договору должны храниться не менее 5 лет с даты окончания срока действия договора.
Ответственность бухгалтера
Если бухгалтер, особенно главный, увольняется, он должен передать все дела и документацию. Для этого назначают уполномоченное лицо, которое принимает все хозяйство по акту на основании приказа руководителя организации. В этом акте необходимо перечислить все, за что отвечает непосредственно главбух. В частности:
- бухгалтерскую, налоговую и управленческую отчетность;
- учетную политику и локальные нормативные акты;
- сертификаты ключей ЭЦП для электронного обмена с банками и контролирующими органами;
- переписку с налоговой инспекцией и другими контролирующими органами (требования и акты сверки).
Сколько именно документов передано и периоды, за которые они составлены, можно указать в самом акте или в приложениях к нему. Кроме того, в приложениях к акту может быть своеобразный развернутый баланс организации: оборотно-сальдовая ведомость по бухгалтерским счетам на дату передачи дел.
Образец акта приема-передачи бухгалтерских документов выглядит так.
