Главная Здравоохранение Текстовые документы способы создания придание юридической силы. Условия придания юридической силы документам, подготовленным с использованием гас "выборы". Придание юридической силы документам внутренней переписки

Текстовые документы способы создания придание юридической силы. Условия придания юридической силы документам, подготовленным с использованием гас "выборы". Придание юридической силы документам внутренней переписки

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

Понятие электронного документа и оценка его юридической силы. Правовой режим документооборота, принципы и этапы его автоматизации, используемое оборудование и приемы. Электронно-цифровая подпись электронного документа. Процедуры разрешения конфликтов.

контрольная работа , добавлен 14.03.2014

Определение понятий электронного документооборота, документа и цифровой подписи, проблемы их безопасного использования. Принципы функционирования, преимущества и недостатки, признание юридической силы электронных документов по сравнению с бумажными.

реферат , добавлен 05.02.2012

В работе рассмотрена судебная система, действовавшая на территории Украины - в особенности, земские суды. Земский суд рассматривал гражданские дела, его канцелярия имела так называемое право придания юридической силы разным документам.

реферат , добавлен 13.12.2005

Юридическая психология. Сущность теоретических подходов в юридической психологии. Принцип объективности. Личностный и деятельностный подходы в психологии. Системный подход в юридической психологии. Другие теоретические подходы в юридической психологии.

курсовая работа , добавлен 02.10.2008

Понятия и сущность юридической ответственности. Охранительные правоотношения в системе общественных отношений. Подходы к пониманию юридической ответственности. Признаки, принципы, функции юридической ответственности. Проблема позитивной ответственности.

курсовая работа , добавлен 12.11.2010

Порядок предоставления оплачиваемого отпуска на время студенческой сессии. Удовлетворение требования об уплате гонорара. Понятие формы (источника) права как способ придания официальной юридической силы правилу поведения, ее внешнее официальное выражение.

реферат , добавлен 12.12.2016

Понятие, признаки и сущность юридической ответственности. Обстоятельства, исключающие юридическую ответственность. Основание освобождения от юридической ответственности. Презумпция невиновности. Реализация юридической ответственности ОВД.

курсовая работа , добавлен 09.02.2007

Название документа:
Номер документа:	6.10.4-84
Вид документа:	ГОСТ
Принявший орган:	Госстандарт СССР
Статус:	Действующий
Опубликован:	официальное издание
Дата принятия:	09 октября 1984
Дата начала действия:	01 июля 1987
Дата редакции:	01 апреля 2001

ГОСТ 6.10.4-84 Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения

ГОСТ 6.10.4-84

Группа Т54

МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ

Унифицированные системы документации

ПРИДАНИЕ ЮРИДИЧЕСКОЙ СИЛЫ ДОКУМЕНТАМ НА МАШИННОМ НОСИТЕЛЕ
И МАШИНОГРАММЕ, СОЗДАВАЕМЫМ СРЕДСТВАМИ
ВЫЧИСЛИТЕЛЬНОЙ ТЕХНИКИ

Основные положения

Unified systems of documentation. Conferment of
legal force to documents on software and machinogramme
created by computers. General

Постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 9 октября 1984 г. N 3549 срок введения установлен с 01.07.87

ПЕРЕИЗДАНИЕ

Настоящий стандарт устанавливает требования к составу и содержанию реквизитов, придающих юридическую силу документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники, а также порядок внесения изменений в эти документы.

Настоящий стандарт обязателен для всех предприятий, организаций и учреждений (далее - организаций) осуществляющих информационный обмен документами на машинном носителе и машинограммами.

На основе настоящего стандарта могут быть разработаны отраслевые стандарты и стандарты предприятий с учетом особенностей применения документов на машинном носителе и машинограммы как между организациями, так и при использовании непосредственно в организации.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Документ на машинном носителе должен быть записан, изготовлен и размечен в соответствии с требованиями ГОСТ 6.10.1-88*, ГОСТ 6.10.3-83 , ГОСТ 8303-93 , ГОСТ 19768-93 , ГОСТ 20731-86 , ГОСТ 25465-95 , ГОСТ 25752-83 , ГОСТ 25764-83 , ОСТ 24.958.01-84 - ОСТ 24.958.74-84, Р 50-54-76-88, а информация закодирована в соответствии с общесоюзными классификаторами технико-экономической информации. При отсутствии в общесоюзных классификаторах необходимой информации допускается применять коды зарегистрированных межотраслевых и отраслевых классификаторов.
______________
* Утратил силу на территории Российской Федерации.

1.2. Машинограмма должна быть создана с учетом требований государственных стандартов на унифицированные системы документации.

1.3. Документ на машинном носителе и машинограмму следует применять только при наличии соответствующих решений министерств, ведомств.

1.4. Транспортирование (передача, пересылка и т.д.) документа на машинном носителе и машинограммы должно осуществляться с сопроводительным письмом, оформленным по ГОСТ 6.38-90* . Образец сопроводительного письма приведен в приложении.
______________
ГОСТ Р 6.30-97** (здесь и далее).

** На территории Российской Федерации действует ГОСТ Р 6.30-2003 . - Примечание "КОДЕКС".

1.5. Документ на машинном носителе и машинограмма приобретают юридическую силу после выполнения требований настоящего стандарта и подписания сопроводительного письма.

1.6. Запись документа на машинном носителе и создание машинограммы должны производиться на основе данных, зафиксированных в исходных (первичных) документах, полученных по каналам связи от автоматических регистрирующих устройств или в процессе автоматизированного решения задач.

1.7. По требованию организации-пользователя для визуального контроля документа, созданного на машинном носителе, преобразуют его в человекочитаемую форму различными техническими средствами отображения данных (дисплеи, печатающие устройства и др.).

2. ТРЕБОВАНИЯ К РЕКВИЗИТАМ ДОКУМЕНТОВ НА МАШИННОМ НОСИТЕЛЕ И МАШИНОГРАММЫ, СОЗДАВАЕМЫМ СРЕДСТВАМИ ВЫЧИСЛИТЕЛЬНОЙ ТЕХНИКИ

2.1. Документ на машинном носителе или машинограмма должны содержать следующие обязательные реквизиты:

наименование организации - создателя документа;

местонахождение организации - создателя документа или почтовый адрес;

наименование документа;

дату изготовления документа;

код лица, ответственного за правильность изготовления документа на машинном носителе или машинограммы или, как правило, код лица, утвердившего документ.

Примечание. По решению министерств и ведомств допускается использовать для отдельных документов на машинном носителе и машинограмме дополнительные реквизиты (номер телефона, телетайпа, должность и фамилия лица, имеющего право удостоверять записанный на машинном носителе документ и машинограмму и др.), отражающие специфику создания, использования и передачи этих документов.

2.2. Обязательные реквизиты документа на машинном носителе следует размещать способом, позволяющим однозначно идентифицировать реквизит.

2.3. Обязательные реквизиты машинограммы следует печатать и размещать в соответствии с требованиями государственных стандартов на унифицированные системы документации.

2.4. Реквизит "Наименование организации - создателя документа" должен быть записан в следующем виде: идентификационный код по Общесоюзному классификатору предприятий и организаций (ОКПО)* и наименование организации. Допускается применять установленные сокращенные наименования.
__________________
* Данный реквизит должен быть увязан с требованиями ГОСТ 6.38-90 .

Для организаций, не обладающих правами юридического лица, следует указывать код по ОКПО той организации, которой они подчинены.

2.5. Реквизит "Местонахождение организации - создателя документа" должен быть записан в следующем виде: идентификационный код по Общесоюзному классификатору "Система обозначений объектов административно-территориального деления Союза ССР и союзных республик, а также населенных пунктов" (СОАТО) и наименование населенного пункта, где находится организация.

2.6. Реквизит "Наименование документа" должен быть записан в следующем виде: идентификационный код и наименование формы документа по Общесоюзному классификатору управленческой документации (ОКУД)* для документов общесоюзного назначения или отраслевому (ведомственному), республиканскому классификатору управленческой документации - для отраслевых (ведомственных), республиканских форм документов.
______________
* На территории Российской Федерации действует ОК 011-93 .

2.7. Реквизит "Дата изготовления документа" должен быть записан в соответствии с требованиями ГОСТ 6.38-90 и указано время записи документа, позволяющее идентифицировать ее с машинным протоколом.

2.8. Реквизит "Код лица, ответственного за правильность изготовления документа на машинном носителе или машинограммы" или "Код лица, утвердившего документ" должен быть записан в следующем виде: идентификационный код и должность, фамилия лица, ответственного за правильность изготовления документа на машинном носителе или машинограммы, или лица, утвердившего документ. Принадлежность кода конкретному лицу должна быть зарегистрирована в организации - создателе документа на машинном носителе или изготовившей машинограмму, а также должны быть созданы технические, программые средства и организационные условия, исключающие возможность пользования чужими кодами.

2.9. Организации, подпадающие под действие специальных положений, должны указывать реквизиты, предусмотренные в пп. 2.4; 2.5 в соответствии с правилами этих положений.

2.10. Порядок отбора, приема на хранение и выдачи потребителям документов на машинном носителе и машинограммы, их аннулирования и уничтожения устанавливают министерства и ведомства.

3. ПОДЛИННИКИ, ДУБЛИКАТЫ, КОПИИ ДОКУМЕНТА НА МАШИННОМ НОСИТЕЛЕ И МАШИНОГРАММЫ

3.1. Подлинники, дубликаты и копии документа на машинном носителе и машинограммы, полученные стандартными программными средствами данного вычислительного комплекса, имеют одинаковую юридическую силу, если они оформлены в соответствии с требованиями настоящего стандарта.

3.2. Подлинником документа на машинном носителе является первая по времени запись документа на машинном носителе и содержащая указание, что этот документ является подлинником.

Подлинником машинограммы является первый по времени напечатанный средствами вычислительной техники экземпляр документа на бумажном носителе и содержащий указание, что этот документ является подлинником.

3.3. Дубликатами документа на машинном носителе являются все более поздние по времени, аутентичные по содержанию записи документа на машинном носителе и содержащие указание, что эти документы являются дубликатами.

Дубликатами машинограммы являются все более поздние по времени, аутентичные по содержанию распечатки на бумажном носителе, содержащие указание, что являются дубликатами.

3.4. Копиями документа на машинном носителе или машинограммы являются документы, переписанные с подлинника или дубликата документа на машинном носителе или машинограммы на другой носитель информации, аутентичные по содержанию и содержащие указание, что эти документы являются копиями.

В дубликатах и копиях должны быть сохранены обязательные реквизиты, содержащиеся в подлиннике документа на машинном носителе или машинограммы.

На машинограмме, являющейся копией документа на машинном носителе, дополнительно должны быть штамп или печать организации, осуществившей преобразование документа в человекочитаемую форму, удостоверительную надпись и соответствующие подписи.

4. ПОРЯДОК ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ В ДОКУМЕНТ НА МАШИННОМ НОСИТЕЛЕ И МАШИНОГРАММУ

4.1. Изменение подлинника документа на машинном носителе может производить только организация - создатель документа с обязательной регистрацией содержания и основания изменений и лица, ответственного за произведенные изменения.

Регистрацию изменений осуществляет организация - создатель записи документа.

4.2. Если в подлинник машинограммы вносят изменения, то на ней должны быть указаны основания изменений, дата, время их внесения, должность и подпись должностного лица, сделавшего изменения, и ее расшифровка.

4.3. Организация - создатель подлинника документа на машинном носителе или машинограммы обязана известить организации - пользователи документа о всех изменениях направлением сопроводительного письма, включающего информацию об изменениях и содержащего наряду с указанием обязательных реквизитов согласно п.2.1 следующие сведения:

указание на основание изменений;

время внесения изменений;

подпись должностного лица.

При необходимости в сопроводительном письме может быть проставлен штамп или печать организации, создавшей подлинник документа на машинном носителе или машинограмму.

4.4. Изменения в дубликат (копию) документа на машинном носителе или машинограммы, находящихся у пользователя, вносят только на основании извещения организации - создателя документа на машинном носителе или машинограммы.

4.5. Измененный подлинник документа, а также дубликат и копии измененного документа сохраняют юридическую силу, если изменения внесены с соблюдением требований настоящего стандарта.

ПРИЛОЖЕНИЕ (справочное). ОБРАЗЕЦ СОПРОВОДИТЕЛЬНОГО ПИСЬМА

ПРИЛОЖЕНИЕ
Справочное


Реквизиты организации - создателя документа на машинном носителе или машинограммы		Гриф ограничения доступа к документу

Заголовок к тексту

В соответствии с договором от 25.12.84 направляю Вам документы на машинных носителях, включающие следующие сведения:


Заводской номер магнитной ленты	Серийный номер тома
		Выпуск продукции
		Реализация
		Транспортировка

Приложение: магнитная лента - 3.

Примечание. Сопроводительное письмо оформляют на бланке организации в соответствии с требованиями ГОСТ 6.38-90.

Текст документа сверен по:
официальное издание
Унифицированные системы документации: Сб.ГОСТов. -
М.: ИПК Издательство стандартов, 2001

ГОСТ 6.10.4-84 Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения

Название документа:
Номер документа:	6.10.4-84
Вид документа:	ГОСТ
Принявший орган:	Госстандарт СССР
Статус:	Действующий
Опубликован:	официальное издание Унифицированные системы документации: Сб.ГОСТов. - М.: ИПК Издательство стандартов, 2001 год
Дата принятия:	09 октября 1984
Дата начала действия:	01 июля 1987
Дата редакции:	01 апреля 2001

Реквизиты документов, обеспечивающие юридическую силу (ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»)

В различных организациях, при разработке какого либо проекта или во время производственного процесса сотрудники проводят между собой переписку. Очень часто, производственная переписка содержит довольно важную информацию, так как сотрудники в ней описывают количество и качество выполненной работы или пишут, как её следует выполнять. Поэтому такие переписки должны иметь юридическую силу.

Это довольно кропотливый процесс, так как придание документам юридической силы требует соблюдения некоторых правил. Самым главным правилом является соблюдение действующих норм законодательства работодателем. Кстати именно он должен создавать внутреннюю переписку. Также работодатель, должен знать и, естественно, соблюдать правила оформления документов, необходимых для создания внутренней переписки. В обязанности работодателя также входит ознакомление работников со всеми документами переписки. Некоторые правила составления переписки касаются работников фирмы. Например, работник не может издавать документ, который находится не в его компетенции.

Для того, чтобы переписка приобрела юридическую силу, следует собрать определённую совокупность реквизитов:

1. Должен быть указан автор документов. Например, наименование организации, в которой происходит внутренняя переписка, соответственно должна указываться ведомственная принадлежность или может указываться определённая организационно-правовая форма. Для того, чтобы избежать лишних неприятностей рекомендуется печатать документ, используя фирменный бланк. Некоторые документы о внутренней переписке требуют указания города, в котором документ был составлен.

2. В документе должно быть указано название, приказ и т.д.

3. В теле документа указывается несколько дат: дата, когда документ был создан, дата его утверждения и дата вступления в силу.

4. Юридический документ должен иметь регистрационный номер. Он должен соответствовать с системой регистрации компании.

5. Текст документа должен точно раскрывать суть его названия. Это один из определяющих факторов создания юридического документа.

6. Документ должен подтверждаться подписью руководителя компании или ответственного за создание данного документа лица. Подпись может быть поставлена различными способами. Например, прямая подпись. Она чаще всего используется при подписании различных приказов, дополнительно указывается должность и расшифровка лица, которое подписывает документ. Также подпись может быть поставлена в виде грифа утверждения. Сам гриф ставится в верхней правой части документа. Косвенный гриф - ещё одна форме проставления подписи. Такой гриф обычно ставится при утверждении, каким либо приказом. На заявление работника подпись руководителя может ставиться в виде резолюции начальника. Такая резолюция состоит из четырёх частей: 1) получатель этой резолюции; 2) Описание распоряжения или указа; 3) подпись руководителя; 4) дата окончания резолюции. Резолюция может ставиться как в верхнем правом углу документа, так и в любой его части прописными буквами.

7. Есть документы, которые не могут обрести юридическую силу без виз согласования. Визы являются одним из самых сложных реквизитов, то есть их непросто составить. Среди виз могут быть: 1) виза согласования различных разногласий с профсоюзным органом; 2) При составлении многих документов учитывается мнение представительского органа. 3) Все составленные документы в первую очередь согласуются с юристом предприятия и главным бухгалтером. Документы, которые требуют согласования различных особей, определяются нормами нынешнего законодательства и различными нормами, принятыми в самого предприятия (если они есть). Нормы предприятия - это различные инструкции или положения по отношению к отделам организации. Виза документального согласования может быть составлена в различных видах. Может присутствовать ссылка на документ, который подтверждает согласование между сторонами. В таком случае сам гриф согласования обычно расположен в нижнем левом углу. Также может присутствовать формулировка или ссылка на неё, которая доказывает согласование (должны быть указаны должности лиц, которые пришли к соглашению, а также их подписи и расшифровки). В конце должна быть указана дата согласования. Такая виза может быть расположена на любом свободном месте документа.

8. Такой реквизит как виза ознакомления должен в себя включать все кадровые приказы и другие требующиеся документы. С ними следует ознакомить всех работников так или иначе участвующих в производственной переписке. В реквизите должна быть поставлена дата ознакомления сотрудников с реквизитом. Сама виза должна быть проставлена в нижней, заключающей части или в середине, слева документа. Для этого Госкомстат разработал специальные формы. При помощи этих форм документ обретает юридическую силу, если содержит все необходимые реквизиты. Это облегчает работу действующих над документом юристов и делает документ более понятным для далёкого от юридических дел работника.

Для придания юридической силы документам внутренней переписки, следует учесть, какие задачи решает сама переписка.

1. Информирует стороны о проведенной работе, фиксирует предложения и пожелания одной из работающих над проектом сторон относительно качества и скорости работы.

2. Является одним из самых важных звеньев в процессе увольнения или оформления отпуска, перевода рабочего на другое место работы.

3. При возникновении трудового спора, производственная переписка может стать тем документом, который поможет разрешить этот спор.

Для того, чтобы внутренняя переписка выполняла все задачи, перечисленные выше, следует соблюсти такие правила, как:

1. Документ следует правильно оформить с присутствием всех необходимых для переписки реквизитов.

2. Получатель данного документа должен дать согласие на его исполнение. Обычно согласие официально может быть подтверждено в виде резолюции.

3. Документу должны присвоить регистрационный номер, который должен быть в специальном журнале слежения за входящими и исходящими документами.

4. На протяжении даты исполнения документа, он должен храниться в надёжном месте (например, в сейфе компании).

В основном во внутренней переписке работника содержатся различные заявления, служебные записки, а во внутренней переписке работодателя с подчинённым - различные уведомления о работе и не только. Документы производственной переписки юридически оформляются, если ведётся переписка между работниками, работником и начальником и между начальниками различных отделов производства. Как правило, чаще всего обмениваются официальными сообщениями работники с работниками.

В настоящее время технологии пошли далеко вперёд и если лет 15 назад обменивались сообщениями, написанными на бумаге, то сейчас это делают при помощи электронной почты. Этот способ позволяет мгновенно доставить сообщение работнику находящемуся далеко от вас, но у него также есть свои недостатки. Сложно доказать, что данное сообщение написал именно этот работник, а никто другой. Даже, если ввести систему паролей сложно точно определить, что никто, кроме самого работника не знает этого пароля. Поэтому, если вы предполагаете, что в предприятии может возникнуть или уже возник конфликт, пишите документ на бумаге и заверяйте своей подписью, так будет, намного надёжней. Также, не помешало бы зарегистрировать ваш документ через человека, который регистрирует все документы компании.

Если же вы всё-таки пользуетесь электронной почтой, работник, получивший ваше сообщение, должен распечатать данный документ и зарегистрировать его. Также, необходимо разработать в компании специальный метод регулярной проверки электронной почты. В этом случае переписка будет включать в себя два основных преимущества: быструю отправку и получение сообщений, а также высокую надёжность в случае конфликта. Это вам будет только на руку.

Заявления и уведомления являются наиболее значимыми документами для защиты прав работодателя при разрешении различных конфликтов. Поэтому рассмотрим способы придания им юридической силы. Правила оформления очень важны при этом процессе.

Обычно в различных организациях при приёме на работу используют специальные бланки, которые работник должен заполнить от руки. После заполнения в правом нижнем углу работник ставит число подачи заявления и подпись. Заявление также может быть распечатано на компьютере, человек, принимаемый на работу должен только подписать это заявление и приступить к работе. В принципе такое оформление довольно законно, но некоторые суды его воспринимают как давление на работника. Поэтому лучше писать заявление от руки, это позволит вам избежать некоторых неприятностей в случае конфликта. Желательно, чтобы при оформлении документов присутствовали необходимые реквизиты, иначе документ не вступит в юридическую силу.

1. Для начала надо указать к какому типу документов принадлежит этот документ. В данном случае в названии документа следует написать «Заявление».

3. Потом пишется составитель заявления. Также как и в адресате, вы пишите своё ФИО и должность.

4. После того как вы описали адресата и составителя, пишите само тело заявления (текст).

5. По окончании написания текста составитель ставит свою подпись и дату написания заявления.

6. Обычно после подписи составителя ставится подпись соглашения, то есть руководитель, который принимает вас на работу, подписывает документ. Это необязательно и всё зависит от отношения предприятия к данному вопросу. Поэтому не бойтесь, что вас не взяли на работу, когда подписи руководителя нет.

7. Далее после решения всех вопросов, заявление регистрируется в журнале регистрации входящей документации уполномоченным лицом, которое проставляет регистрационный номер документа, дату его принятия и свою подпись. Это обязательная процедура, так как без неё документ не может прийти в действие. Уполномоченным лицом организации чаще всего является личный секретарь работодателя.

8. Нужно составить резолюцию лица, которому адресуется заявление и который может решить этот вопрос. Резолюция должна состоять из подписи, даты её составления и решение по вопросу заявления с указанием всех данных о человеке, которого это касается.

9. После того как заявление будет выполнено, руководитель предприятия ставит на нём пометки о его выполнении. Они ставятся в любом свободном месте письма. Также руководитель может поставить метки дела, в котором лежит ваше заявление.

Уведомления также являются неотъемлемой частью документов, необходимых для нормальной работы предприятия. Работодатель при помощи уведомления информирует работника о предстоящих изменениях. Это может быть сокращение штатов, очередной отпуск, будущие изменения трудового договора и т. д.

Официальные уведомления следует писать на бумаге, так как это предусматривает трудовое законодательство. Работник при получении уведомления расписывается на самом документе. Именно таким должен быть трудовой порядок каждого предприятия, когда никакой из судов не сможет придраться к оформлению документов.

Для большей уверенности я вам приведу некоторые выписки из Трудового кодекса, которые подтверждают наличие только письменной формы уведомления. Статья 74 подразумевает под собой изменение условий работы работодателем. Работник при этом имеет полное право отказаться от работы или предложить работодателю новые условия работы. Если работник отказывается от работы, работодатель должен ему предложить новые условия работы. Также работодатель обязан перед изменением условий работы предоставить работнику предварительное письмо с уведомлением.

Статья 79. В этой статье говорится о прекращении срока трудового договора. Срочный трудовой договор прекращает своё действие, если срок этого договора истёк. При этом работник должен получить за три дня уведомление о увольнении в связи с окончанием сроком запланированной работы. Работодатель имеет право продлить срок работы данного работника только в тех случаях, когда работник не против продолжения сотрудничества с работодателем.

Статья 123 говорит о получении ежегодного отпуска. Работник имеет право получать ежегодный отпуск на предприятии. При этом работодатель должен известить работника о начале отпуска за две недели до его начала. Работнику передаётся под расписку письмо с уведомлением. начало и окончание отпуска зависит от ежегодного графика отпусков. Работник имеет право отказаться от отпуска или перенести его на любое доступное для предприятия время. Если работник отказался от ежегодного отпуска, ему добавляют количество дней с этого отпуска на следующий.

Статья 180 описывает компенсацию, которую предоставляет организация, принимающая работника на постоянную работу, в случае резкого сокращения штатов или при банкротстве фирмы или при других неожиданных обстоятельствах. При сокращении штатов, работник должен быть уведомлён об увольнении за два месяца. Этот срок даётся для того, чтобы работник смог найти работу по специальности. Во всех этих случаях работодателю необходимо будет подтвердить факт уведомления сотрудника за определенный срок, который отвечает требованиям трудового законодательства. Поэтому такие уведомления вручаются работнику под личную подпись. И самым главным при вручении уведомления является не столько простановка подписи работником, сколько именно указание даты получения такого уведомления. Уведомление должно иметь реквизиты сходные с теми, что должны быть в любом кадровом документе. Далее мы рассмотрим систему регистрации документов, которые относятся к внутренней переписке. Система регистрации документов позволяет успешно защищаться работодателю в случае производственных передряг. Чем лучше и проще построена система регистрации, тем легче будет работодателю отстоять свои права. В таких случаях лучше лишний раз перестраховаться. Обычно система регистрации документов используется в следующих случаях.

Уведомление должно иметь реквизиты сходные с теми, что должны быть в любом кадровом документе. Далее мы рассмотрим систему регистрации документов, которые относятся к внутренней переписке.

Система регистрации документов позволяет успешно защищаться работодателю в случае производственных передряг. Чем лучше и проще построена система регистрации, тем легче будет работодателю отстоять свои права. В таких случаях лучше лишний раз перестраховаться.

Обычно система регистрации документов используется в следующих случаях:

1. Проверка наличия документов и контроль их передвижения.

2. При помощи системы регистрации предприятие имеет возможность придать любому зарегистрированному документу юридическую силу.

3. Регистрация позволяет достичь оптимальной скорости документооборота.

4. При возникновении какого либо производственного конфликта, журнальная система регистрации позволит подтвердить создание документа в нужную дату.

От направления деятельности предприятия зависит количество журналов регистрационной системы, которые выполняют функцию регистрации документов. Для того, чтобы журналы регистрации могли подтвердить дату создания документа, то есть чтобы журнал доказывал, что документ не мог быть вписан в регистрацию позднее следует соблюсти некоторые правила.

1. Журнал должен иметь крепкую обложку, чтобы какое либо происшествие не могло повредить ценной информации.

2. Для доказательства, что из журнала не могли выдернуть лист или вставить дополнительный, следует заводить журнал с клеевой обложкой. Также не мешало бы для дополнительной безопасности пронумеровать страницы.

3. При создании журнала следует создать заверительную запись. В эту запись включается: название журнала и его предназначение, количество страниц (следует написать сначала цифрами, а затем прописными буквами), дату оформления и подпись руководителя предприятия. Заверительная запись клеится на задней странице регистрационного журнала, а также на передней обложке.

4. Журнал должен быть с печатью юриста компании и подписью руководителя.

Внутренний вид журнала разрабатывается компанией, так как нет никаких законных оснований присваивать журналам для внутренней переписки каких либо специальных форм.

Когда по материалам дела нужно решать какие либо задачи, необходимые производству, работникам отдают копию документа. Это делается с целью обезопасить документ от случайной или специальной порчи. Оригинал документа обычно даётся только начальникам отдела, и то далеко не всегда. Обычно же оригинал лежит в сейфе в кабинете директора.

Копии документа делятся на два вида: факсимильные и свободные. Факсимильная копия полностью повторяет документ, содержит все реквизиты, особенности расположения реквизитов в документе. Свободная копия создаётся при помощи пишущих машин фирмы или компьютеров. Она не настолько точно отображает документ, но полностью передаёт суть информации, содержащейся в документе. Обычно свободная копия отличается от оригинала тем, что не повторяет его форму.

Работник, который берёт для какой либо цели копию документа, заверяет его. При этом на него накладывается ответственность за сохранность документа. Чтобы быть уверенным, что копия полностью отображает информацию подлинника человек, берущий её, внимательно изучает, проставляет слово верно и подписывает копию на признак получения. Обычно копия подписывается в свободном углу, где нет каких либо записей. Если же документ предоставляется другим организациям, на его копиях ставится печать организации, в которую он передаётся. Также существует такой вид копии как дубликат. Он отличается от обычной копии те, что обладает такими же юридическими свойствами, как и оригинал. Дубликат очень полезен при обращении в суд, так как при его передаче оригинал лежит у вас на столе и вы не беспокоитесь за его сохранность. Не забывайте, что суды имеют тенденцию время от времени терять документы, поэтому лучше не рискуйте, особенно если документы важные.

Документ на машинном носителе приобретает юридическую силу при условии выполнения требований, предъявляемых к его оформлению, которые перечислены ниже и соответствуют ГОСТ 6.10.4-84.

Документ на машинном носителе должен быть записан, изготовлен и размечен в соответствии с требованиями ГОСТ 12065-74, ГОСТ 20598-80, ГОСТ 8303-76, ГОСТ 25752-83, ГОСТ 25764-83, ГОСТ 6.10.1-80, ГОСТ 6.10.2-83, ГОСТ 6.10.3-83, ГОСТ 2.003-77, ГОСТ 2.301-77 - ГОСТ 2.034-77, ГОСТ 1977-74, ГОСТ 1978-74, а информация закодирована согласно общесоюзным классификаторам технико-экономической информации. При отсутствии в общесоюзных классификаторах необходимой информации допускается применять коды зарегистрированных межотраслевых классификаторов.

Машинограмма должна быть создана с учетом требований государственных стандартов на унифицированные системы документации.

Запись документа на машинном носителе и создание машинограммы должны производиться на основе данных, зафиксированных в исходных (первичных) документах, полученных по каналам связи от автоматических регистрирующих устройств или в процессе автоматизированного решения задач.

Документ на машинном носителе или машинограмма должен содержать следующие обязательные реквизиты:

Наименование организации - создателя документа;

Местонахождение организации - создателя документа или почтовый адрес;

Наименование документа;

Дату изготовления документа;

Код лица, ответственного за правильность изготовления документа на машинном носителе или машинограммы, или, как правило, код лица, утвердившего документ.

Обязательные реквизиты документа на машинном носителе следует размещать способом, позволяющим однозначно идентифицировать реквизит.

Обязательные реквизиты машинограммы следует печатать и размещать в соответствии с требованиями государственных стандартов на унифицированные системы документации.

Реквизит "Наименование организации - создателя документа" должен быть записан в следующем виде: идентификационный код по Общесоюзному классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и наименование организации. Допускается применять установленные сокращенные наименования.

Для организаций, не обладающих правами юридического лица, следует указывать код по ОКПО той организации, которой они подчинены.

Реквизит "Местонахождение организации - создателя документа" должен быть записан в следующем виде: идентификационный код по Общесоюзному классификатору "Система обозначения объектов административно-территориального деления Союза ССР и союзных республик, а также населенных пунктов" и наименование населенного пункта, где находится организация.

Реквизит "Наименование документа" должен быть записан в следующем виде: идентификационный код и наименование формы документа по Общесоюзному классификатору управленческой документации (ОКУД) для документов общесоюзного назначения или отраслевому (ведомственному), республиканскому классификатору управленческой документации - для отраслевых (ведомственных), республиканских форм документов.

Реквизит "Дата изготовления документа" должен быть записан в соответствии с требованиями ГОСТ 6.38-72 и указано время записи документа, позволяющее идентифицировать ее с машинным протоколом.

Реквизит "Код лица, ответственного за правильность изготовления документа на машинном носителе и машинограммы" или "Код лица, утвердившего документ" должен быть записан в следующем виде: идентификационный код и должность, фамилия лица, ответственного за правильность изготовления документа на машинном носителе и машинограммы, или лица, утвердившего документ. Принадлежность кода конкретному лицу должна быть зарегистрирована в организации - создателе документа на машинном носителе или изготовившей машинограмму, а также должны быть созданы технические программные средства и организационные условия, исключающие возможность пользования чужими кодами.

Подлинники, дубликаты и копии документа на машинном носителе и машинограммы, полученные стандартными программными средствами данного вычислительного комплекса, имеют одинаковую юридическую силу, если они оформлены в соответствии с требованиями настоящего Стандарта.

Подлинником документа на машинном носителе является первая во времени запись документа на машинном носителе, содержащая указание, что этот документ является подлинником.

Важно помнить, что согласно ГОСТ Р 6.30-97 идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Дубликатами документа на машинном носителе являются все более поздние по времени, аутентичные по содержанию записи документа на машинном носителе и содержащие указание, что эти документы являются дубликатами.

Копиями документа на машинном носителе или машинограммы являются документы, переписанные с подлинника или дубликата на машинном носителе или машинограммы на другой носитель информации, аутентичные по содержанию и содержащие указание, что эти документы являются копиями.

Вы также можете найти интересующую информацию в научном поисковике Otvety.Online. Воспользуйтесь формой поиска:

Еще по теме 33.. ПРИДАНИЕ ЮРИДИЧЕСКОЙ СИЛЫ ДОКУМЕНТАМ НА МАШИННОМ НОСИТЕЛЕ:

Тема 17. Придание исполнительной силы долговым и платежным документам
Языковые формулы официальных документов. Правила оформления документов. Речевой этикет в документе.
30. Понятие, виды и задачи технико-криминалистического исследования документов. Виды подделок документов. Способы и признаки частичной подделки документов.