Паспорт архива организации хранящей управленческую документацию. Памятка по заполнению паспорта архива городского (районного) суда Общие положения. Порядок заполнения и оформления бланка паспорта архива организации
Настоящая Инструкция определяет порядок заполнения паспорта государственного музея, библиотеки (в части документов Архивного фонда Российской Федерации) в соответствии с требованиями, установленными Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (зарегистрирован Минюстом России 8 июля 1997 г. регистрационный № 1344).
Общие положения.
книги учета поступлений документов;
списка фондов;
листов фондов;
архивных описей (на правах научного инвентаря).
Паспорт составляется каждым государственным музеем, библиотекой (далее музей, библиотека), осуществляющим(ей) в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах (ст. 17) постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, независимо от того, является ли музей или библиотека источником комплектования государственного архива.
Паспорт (Приложение 1) составляется ежегодно, отражает состав, состояние, объем и условия хранения документов Архивного фонда Российской Федерации по состоянию на 01.01. ... наступающего года и хранится постоянно.
Паспорт составляется на основе данных первичного учета (акты приема-передачи, книги поступлений основного фонда), а также данных основных учетных документов, которые ведутся в музее и библиотеке для учета документов Архивного фонда Российской Федерации:
Паспорт представляется федеральными государственными музеями и библиотеками в Федеральную архивную службу России 1 раз в 3 года (на 1 января 2001 г., на 1 января 2004 г. и т.д.) к 20 января года, следующего за отчетным.
Государственные музеи и библиотеки субъектов Российской Федерации представляют паспорта в соответствующий орган управления архивным делом субъекта Российской Федерации в сроки, установленные этим органом, но не реже, чем один раз в 3 года (на 1 января 2001 г., на 1 января 2004 г. и т.д.).
Музеи и библиотеки, являющиеся источниками комплектования государственных архивов, в паспорт включают данные только о документах основного фонда музея, библиотеки. Документы текущего (ведомственного) и научного архивов музея, библиотеки в данном паспорте не учитываются.
Учету в паспорте подлежат включенные в состав основного фонда музея, библиотеки письменные документы на бумажных носителях (в том числе рукописи, рукописные книги, письма, автографы, дневники, нотные и текстовые записи фольклора и музыки), а также фотодокументы (негативы, позитивы, фотоальбомы и др.), кинодокументы, нетиражированные фоно-документы (речевые и музыкальные) и др.
В комплексе с вышеперечисленными документами учитываются логически взаимосвязанные с ними печатные издания с автографами и пометками, а также карты, планы, чертежи, плакаты, афиши, марки, открытки, листовки, вырезки из газет и журналов и др.
Музеи и библиотеки, не являющиеся источниками комплектования государственных архивов, наряду со сведениями о документах основного фонда, в паспорт включают сведения также и о документах текущего (ведомственного) и научного архивов музея, библиотеки, отражающие историю и деятельность музея, библиотеки и отнесенные в установленном порядке к составу Архивного фонда Российской Федерации.
К паспорту в соответствии с его разделами составляется объяснительная записка, в которой наряду с позициями, специально отмеченными в настоящей Инструкции, фиксируются специфические для конкретного музея, библиотеки особенности динамики объемных показателей по сравнению с ранее составленным паспортом.
Объемные показатели даются в указанных в форме паспорта единицах измерения.
Исправления, вклейки не допускаются.
Состав показателей паспорта.
Раздел 1. Состав и объем архивных документов.
Графа 1. Количество фондов.
Показывается количество архивных фондов, архивных коллекций и собраний, включая собрания рукописных книг (далее архивный фонд).
Под архивным фондом понимается совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой.
В музеях, библиотеках, которые в соответствии со ст.18 Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах не принимают на хранение подлинные документы государственных организаций, к архивным фондам относятся фонды личного происхождения, которые подразделяются на личные (персональные) семейные и родовые, общественных, иных негосударственных организаций, а также фонды непосредственно музея, библиотеки (документы текущего(ведомственного)и научного архивов музея, библиотеки, отражающие их историю и деятельность и отнесенные в установленном порядке к составу Архивного фонда Российской Федерации).
Архивная коллекция учитывается как самостоятельный фонд, не зависимо от того, является ли она результатом деятельности коллекционера до поступилления на постоянное хранение в музей, библиотеку, либо была сформирована в музее, библиотеке.
Архивное собрание учитывается как общая совокупность документов, постоянно хранящихся в музее, библиотеке или несколько совокупностей документов, объединенных непосредственно музеем или библиотекой по одному или нескольким признакам (тематическому, видовому, объектному, хронологическому и т.д.).
Собрание рукописных книг учитывается как один или несколько комплексов рукописных книг, собранных коллекционером, музеем, библиотекой по одному или нескольким признакам.
Если в музее фондирование документов, т.е. их классификация по архивным фондам, коллекциям и т.д. не проводилась, то к архивному фонду приравнивается каждая группа архивных документов (единиц хранения - музейных предметов), учтенная в отдельной инвентарной книге (научном инвентаре музея), составление которых осуществляется в соответствии с классификацией основного фонда музея.
Музеи и библиотеки, хранящие небольшие объемы архивных документов основного фонда, распределение которых по архивным фондам или коллекциям произвести невозможно, могут учитывать их как один архивный фонд.
Каждый архивный фонд независимо от того, состоит ли он из документов одного или нескольких видов указывается в паспорте только один раз. Принадлежность фонда к виду фонда определяется по составу включенных в него документов. Указанное правило распространяется на инвентарные книги.
В строке 101 "Количество фондов документов на бумажной основе" указывается сумма показателей граф 102 - 104.
В строке 102 "Количество фондов управленческой документации" указывается количество архивных фондов, основу которых составляет управленческая документация музея, библиотеки (документы по основной деятельности), фонды общественных и иных негосударственных организаций, архивные коллекции и собрания, которые по преобладающему в них составу документов не могут быть указаны в строках 104, 106 - 110 (НТД, аудиовизуальная, машиночитаемая документация).
При отсутствии фондирования такие документы в основном фонде музея, как правило, учитываются в инвентарной книге письменных источников.
Архивный фонд непосредственно музея, библиотеки (документы текущего (ведомственного) и научного архивов) указывается в строке 102 только в случае, если музей или библиотека не являются источником комплектования государственного архива.
В строке 103 "Количество фондов документов личного происхождения" указывается количество архивных фондов физических лиц (личных родовых, семейных) и архивных коллекций из документов личного происхождения (исключительно письменных или в совокупности с графическими, кинофотофонодокументами, печатными изданиями с автографами, пометами и др.).
В строке 104 "Количество фондов НТД" указывается количество архивных фондов, состоящих исключительно или преимущественно из картографической документации, а также из научных и технических документов, фиксирующих процесс и результаты научных исследований, технических разработок.
Строка 105 "Количество фондов документов по личному составу" не заполняется.
В строках 106 - 110 "Количество фондов кино- фото- фоно- видеофонограмм, МЧД (машиночитаемых документов)" указывается количество соответствующих архивных фондов, состоящих исключительно или преимущественно из аудиовизуальных или машиночитаемых документов.
При отсутствии фондирования такие документы (кроме МЧД) учитываются, как правило, в инвентарной книге изобразительных источников.
В строке 111 "Количество фондов микроформ на правах подлинников документов" указывается количество архивных фондов, состоящих исключительно из микрофильмов и(или) микрофиш, отснятых с архивных документов, подлинники которых находятся, как правило, в собственности иностранных государств или физических лиц.
В строке 112 "Итого" показывается сумма строк 101, 106 - 111.
Графа 2. Количество ед.хр. (Всего).
В указанной графе показываются все находящиеся на хранении архивные документы, включенные в состав основного фонда музея, библиотеки.
Документы текущего (ведомственного) и научного архивов, отражающие историю и деятельность музея, библиотеки и отнесенные в установленном порядке к составу Архивного фонда Российской Федерации, учитываются в указанной графе только в случае, если музей или библиотека не являются источником комплектования государственного архива.
Единица хранения документов Архивного фонда Российской Федерации - физически обособленные документ или совокупность документов, имеющие самостоятельное значение.
Музейный предмет и документ библиотечного фонда соответствуют единице хранения документов Архивного фонда Российской Федерации.
Строки 102 - 111 заполняются в соответствии с подходами, определенными при дифференциации архивных фондов по составу включенных в них документов.
Печатные издания, внесенные в инвентарные книги письменных предметов, за исключением находящихся в фондах личного происхождения, к составу Архивного фонда Российской Федерации не относятся и в паспорте не учитываются.
В строке 101 "Количество ед.хр. на бумажной основе. (Всего)" указывается сумма строк 102 - 105.
В строке 102 "Количество ед.хр. управленческой документации" указывается суммарное количество ед.хр., внесенных в архивные описи, инвентарные книги и неописанных. Учитываются документы общественных и иных негосударственных организаций, рукописные книги, а также все другие архивные документы на бумажной основе, которые по своему происхождению и/или содержанию не могут быть отнесены к документам личного происхождения и научно-технической документации.
В строке 103 "Количество единиц хранения личного происхождения" указывается суммарное количество документов личного происхождения, внесенных в архивные описи, инвентарные книги и неописанных.
Строки 104, 106 - 111 "Количество единиц хранения НТД, аудиовизуальной, машиночитаемой документации, микроформ на правах подлинников" заполняются в соответствии с подходами, определенными при дифференциации архивных фондов по составу включенных в них документов.
Микроформы на правах подлинников учитываются по единицам хранения - физически обособленным рулонам микрофильмов или комплексам микрофиш, хранящихся в одном конверте, вне зависимости от количества отснятых на нем дел и документов оригинала.
Строка 105 "Количество дел по личному составу" заполняется только в случае, если музей или библиотека не являются источником комплектования соответствующего государственного архива.
Указывается количество дел по личному составу (приказов по музею, библиотеке о приеме, перемещении и увольнении сотрудников, сформированные в отдельные дела лицевые счета, личные дела и личные карточки сотрудников, а также других документов, создающихся в процессе документирования служебных, трудовых и иных социальных правоотношений граждан, юридических лиц), как внесенных в архивные описи, так и неописанных.
В строке 112 "Количество дел. Итого" указывается сумма строк 101, 106-111.
Графа 4. Количество секретных ед.хр. не заполняется.
Графа 5. Количество учтенных особо ценных единиц хранения - указывается количество особо ценных единиц хранения, в объяснительной записке кратко характеризуется их состав.
Графа 6. Количество единиц хранения, принятых на временное хранение, заполняется в соответствии с указаниями по заполнению графы 2. Учитывается количество единиц хранения, принятых на временное (депозитарное) хранение на основании договоров (соглашений) с собственниками документов, в том числе учтенных в книге временных поступлений музея.
Раздел 2. Состав и объем страхового фонда копий архивных документов.
Показывается наличие упорядоченных и надежно хранимых страховых копий особо ценных архивных документов в виде микроформ (микрофильмы и микрофиши), создаваемых с целью сохранения национального научного, культурного и исторического наследия и информационного ресурса страны в условиях военного времени и чрезвычайных ситуаций, а также на случай утраты документами их эксплуатационных свойств.
Графа 1. Количество единиц хранения, скопированных для страхового фонда.
По всем строкам показываются данные о всех единицах хранения, прошедших страховое копирование.
Графа 2. Количество единиц хранения, имеющих фонд пользования.
По всем строкам показывается количество единиц хранения, на которые создан фонд пользования (комплекс копий подлинных документов, выполненных на различных материальных носителях и предназначенный для использования взамен оригиналов), при условии, что единица хранения скопирована в полном объеме в результате целевого проведения этой работы, в том числе в процессе обязательного фотографирования уникальных предметов (в данном случае архивных документов) при подготовке документов к временному вывозу из Российской Федерации, а также в других случаях.
Графа 3. Количество кадров негатива страхового фонда.
По всем строкам показываются суммарные данные о количестве кадров негатива страхового фонда на рулонной пленке и микрофишах.
Графа 4. Количество единиц хранения страхового фонда.
В строках 201 - 204 показывается общее количество единиц хранения страхового фонда.
Единицей хранения страхового фонда документов на бумажной основе являются физически обособленные рулон негатива микрофильма или одна или несколько микрофиш, отснятых с одной единицы хранения и помещенных в один конверт.
Единица хранения страхового фонда аудиовизуальных документов идентична единицам хранения аудиовизуальных документов.
Раздел 3. Состав и объем научно-справочного аппарата к архивным документам.
3.1. Описи, каталоги, базы данных.
Графы 1, 2. Количество описей (Всего), из них в полном комплекте - учитывается количество только архивных описей (на правах научного инвентаря), составленных на архивные документы, включенные в состав основного фонда музея, библиотеки, а также на документы текущего (ведомственного) и научного архивов музея, библиотеки (в случае, если музей, библиотека не являются источниками комплектования государственного архива). В объяснительной записке оговаривается, существует ли практика утверждения архивных описей экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) органов управления архивным делом.
Полный комплект архивной описи состоит из 3-х ее экземпляров, при этом, если архивная опись включает несколько томов, имеющих разное количество экземпляров, то ее экземплярность учитывается по наименьшему количеству экземпляров отдельного тома.
Графы 3 - 6. Количество закаталогизированных фондов, единиц хранения, составленных карточек - заполнение не обязательно.
Графа 7. Создано баз данных о количестве и содержании документов - учитываются базы данных (БД), созданные только на архивные документы, а также на архивные документы и музейные и библиотечные фонды.
БД одного наименования учитываются один раз, при этом БД о составе и содержании документов нескольких видов (личного происхождения, НТД, кино и т.д.) показывается в строке, соответствующей преобладающей в ней составу информации.
3.2. Справочно-информационные издания.
Заполняется только строка 315 "Путеводители, краткие справочники по фондам" , в которой показывается количество изданий, раскрывающих состав и содержание архивных документов как отдельно, так и совместно с составом музейных и библиотечных фондов. Количество и названия изданий, осуществленных совместно с архивными учреждениями, указываются в объяснительной записке. Буклеты музеев, библиотек в их число не включаются.
Раздел 4. Состав и объем научно-справочной библиотеки - не заполняется.
Раздел 5. Условия хранения документов.
Допускается информация описательного характера в составе объяснительной записки.
В строках 501 - 503 "Количество зданий (помещений)" учитывается количество отдельно стоящих зданий (помещений) музеев, библиотек, при этом в строке 502 учитываются только здания, построенные специально для музеев, библиотек по типовым или индивидуальным проектам. В объяснительной записке указывается наличие изолированных хранилищ архивных документов.
В строках 504 - 507 показывается протяженность стеллажных полок, предназначенных для размещения архивных документов. При совместном размещении архивных документов, музейных, библиотечных фондов строки не заполняются, а в объяснительной записке даются соответствующие пояснения.
Строка 508 - заполнение не обязательно.
Строки 509 - 510 - в суммарном паспорте музеев, библиотек субъекта Российской Федерации показатель определяется как отношение количества музеев, библиотек, оснащенных соответствующей сигнализацией, к общему числу музеев и библиотек, хранящих документы Архивного фонда Российской Федерации, выраженное в процентах.
Строка 511 - учитывается количество единиц хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, обеспеченных первичными средствами хранения (архивными коробками, папками). Документы, упакованные в бумагу или конверты, не показываются.
Памятка по заполнению паспорта архива организации,хранящей управленческую документацию
1. Введение
1.1. Настоящая памятка разработана в целях совершенствования государственного учета документов Архивного фонда РФ и других архивных документов, находящихся на хранении в архивах организаций - источников комплектования государственного и муниципальных архивов Республики Карелия.
1.2. Памятка разработана в соответствии положениями федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125 - ФЗ от 22.10 2004, «Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации» (далее - регламента), утвержденного приказом Федеральной архивной службы России № 11 от 11 марта 1997 года, с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ № 19 от 18 января 2007 года.
1.2. Памятка определяет порядок заполнения паспорта архива организации, хранящей управленческую документацию (приложение № 4 к регламенту).
1.3.Памятка предназначена для работников архивов организаций и иных лиц, ответственных за учет, хранение и использование документов, образующихся в деятельности организации, а также для работников государственных и муниципальных архивов, осуществляющих организационно-методическое руководство деятельностью архивов организаций.
2. Общие положения
2.1. Организации - источники комплектования государственных и муниципальных архивов составляют и представляют в соответствующие государственные и муниципальные архивы паспорта архивов организаций по состоянию на 1 декабря... г.
2.2. Паспорт архива заполняется в 2-х экземплярах. Первые экземпляры паспорта направляются в соответствующий государственный или муниципальный архив. Вторые экземпляры паспорта хранятся в организации до ее ликвидации (реорганизации).
2.3. Организации включают в паспорт учетные сведения по документам постоянного срока хранения и по личному составу, находящихся на хранении в архиве организации, в том числе образовавшихся в их деятельности, деятельности организаций - предшественников, а также подведомственных организаций, если документы на хранение поступают в архив головной организации.
2.4. Негосударственные организации, хранящие документы государственной и негосударственной форм собственности, то есть документы, созданные до и после приватизации или акционирования, составляют два отдельных паспорта.
3. Порядок заполнения и оформления бланка паспорта архива организации
3.1. В адресной части бланка паспорта, расположенной в левом верхнем углу, в строке «Кому представляется» указывается почтовый индекс и адрес государственного или муниципального архива, на учете которого находится отчитывающаяся организация.
3.2. В строке «Кем представляется» адресной части отчитывающаяся организация указывает свое полное и сокращенное название, адрес с почтовым индексом, организационно - правовую форму и форму собственности. Помимо официального адреса организации указывается и адрес архива этой организации, если он расположен на другой территории (в другом здании).
3.3. В разделе 1. «Общие сведения» по строке 101,
графа 1 - указывается количество фондов, находящихся на хранении в архиве
графа 2 - площадь архивохранилища в квадратных метрах
графа 3 - загруженность архивохранилища в процентах.
Степень загруженности архивохранилища рассчитывается путем деления количества дел, находящихся на хранении в архиве, на показатель вместимости и умножения на 100.
Для определения показателя вместимости следует произвести расчет среднего количества единиц хранения, расположенных на одном погонном метре архивных полок. Данный показатель зависит от параметров стеллажного оборудования (высота, количество, длина полок стеллажа и т.д.).
Пример: В архивохранилище хранится 7500 ед.хр.
Протяженность архивных полок, занимаемых документами, составляет 100 погонных метров. Количество единиц хранения делится на количество погонных метров
7500:100 = 75 ед.хр.
Следовательно на 1 погонном метре полок находится 75 ед.хр.
Для расчета показателя вместимости количество единиц хранения, находящихся на 1 погонном метре, умножается на число общей протяженности архивных полок (в т.ч. свободных)
Пример: Общая протяженность полок составляет 120 п.м.
75 х 120 = 9000 п.м. (показатель вместимости)
Для расчета процента загруженности количество единиц хранения делится на показатель вместимости и умножается на 100
7500: 9000 х 100 = 83,3 %
Процент загруженности архивохранилища составляет 83,3 %
Пример 2
В архиве хранится 25560 ед.хр., протяженность архивных полок, занимаемых документами 300 п.м., общая протяженность полок - 400 п.м.
25560: 300 = 85 ед.хр.
85 х 400 = 34000 ед.хр. (показатель вместимости)
25560: 34000 х 100 = 75,2%
3.4. Раздел 2 «Сведения о документах»
Строки 201, 202
Графа 1 - приводятся сведения о документах постоянного срока хранения и по личному составу. Количество единиц хранения в соответствующих графах раздела указывается после поединичного их подсчета, в том числе на основании учетных документов.
Графа 2 - указывается дата самого раннего из хранящихся в организации документов постоянного хранения и по личному составу (в соответствующих строках).
Графа 3 - указывается конечная дата документов, находящихся на хранении в архиве.
Графы 4, 5, 6 - заполняются в том случае, если в отчитывающейся организации был проведен отбор управленческой документации постоянного хранения и по личному составу и на них составлены описи, которые утверждены и согласованы с ЭПК архивного учреждения.
Графа 4 - указывается количество единиц хранения, внесенных в опись.
Графы 5 и 6 - указывается начальная и конечная даты документов, внесенных в опись.
Графа 7 - п ри заполнении графы 7 строки 201 следует учитывать, что предельный срок хранения документов постоянного срока хранения, устанавливаемый действующим законодательством составляет:
для документов, отнесенных к федеральной собственности - 15 лет
для документов, отнесенных к собственности Республики Карелия - 10 лет
для документов, отнесенных к муниципальной собственности - 5 лет
для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации отдельных видов архивных документов:
б) документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов - 75 лет .
Сроки временного хранения документов Архивного фонда РФ в негосударственных организациях определяются в договоре между архивом и собственником или владельцем указанных документов.
Если негосударственная организация хранит документы государственной организации - предшественника, то документы, отнесенные к государственной собственности следует считать как документы, хранящиеся сверх срока.
3.5. Раздел «Кадры» - указываются сведения о количестве работников архива организации согласно штатному расписанию.
3.6. В разделе «Условия хранения документов» следует подчеркнуть показатели, характеризующие помещение, в котором хранятся архивные документы: оборудование хранилища, поддерживающиеся в нем нормативные режимы хранения. Если специализированного архивохранилища в организации нет, то соответствующие сведения должны отражать характеристики мест реального хранения документов (рабочих комнат, коридоров, подвалов и т. п.)
3.7. Для уточнения сведений о наличии локальных нормативных актов организации по вопросам организации ведомственного архива и делопроизводства заполняется приложение
№ 1 к паспорту.
3.8. Если организация хранит более одного фонда к паспорту прилагается «Отчет о составе и объеме фондов на 1 декабря 200 . г.» (приложение № 2).
3.9. Паспорт подписывается руководителем организации, подпись заверяется печатью. Ниже подписи руководителя организации указывается должность и фамилия лица, ответственного за архив и его телефон.
3.10. К паспорту прилагается пояснительная записка, в которой приводятся сведения об изменениях в наименовании, подчиненности, организационно-правовом статусе или форме собственности организации, указываются причины изменения показателей происшедших в течение отчетного периода, данные о предыдущих передачах документов на государственное или муниципальное хранение (наименование архива, виды, объемы и крайние даты переданных документов и год передачи), сообщаются сведения о наличии научно-справочного аппарата к документам. Пояснительная записка подписывается соответствующим должностным лицом.
начальник
отдела комплектования Г.Н. Федорова
Паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию (далее-«Паспорт…»), является документом централизованного государственного учета и установлен Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Пермского края.
1. Общие положения
1.1. «Паспорт…» составляется каждой организацией - источником комплектования
государственного архива ежегодно в двух экземплярах, отра¬жает информацию об организации хранения и сведения о документах постоянного хранения и по личному составу по состоянию на 01.12 отчетного года.
1.2. Один экземпляр «Паспорта…» представляется в государственный архив, второй хранится в деле фонда организации.
1.3. К «Паспорту…», в соответствии с его разделами, составляется объяснительная
записка, в которой отражаются изменения в организации хранения и объемных показателях по сравнению с ранее составленным паспортом.
1.4. Объемные показатели даются в указанных в форме «Паспорта…» единицах измерения. Исправления не допускаются.
2. Состав показателей паспорта
Раздел 1. Общие сведения
Графа 1 - «Количество фондов»
Указываются все фонды, если фондирование документов, находящихся на хранении в архиве организации, проведено раздельно. В архиве кроме основного фонда, образовавшего в результате деятельности настоящей организации, могут храниться фонды организаций - предшественников и ликвидированных организаций. Каждый фонд, независимо от того, состоит ли он из документов одного или нескольких видов (управленческая или документы по личному составу) учитывает¬ся в паспорте только один раз.
Графа 2 - «Площадь архивохранилища» (кв. м)
Указывается площадь отдельного помещения в кв. м. В случае его отсутствия, ставится прочерк.
Графа 3 - «Загруженность архивохранилища (%) .
Графа заполняется при наличии архивохранилища. Прежде чем выявить его загруженность, требуется определить вместимость. Вместимость архивохранилищ определяется по следующей формуле: 1000 ед. хр. Х на площадь архивохранилища / 2,5 кв. м
(1000 ед. хр. умножить на площадь архивохранилища и разделить на 2,5 кв. м)
После выявления вместимости загруженность определяется по следующей формуле: Количество ед. хр. Х 100% / вместимость
(Количество находящихся на хранении ед. хр. умножить на 100% и разделить на вместимость)
Раздел 2. Сведения о документах
Графа 1 «Всего» строки 201
В ней указывается количество ед. хр. документов постоянного хранения, подготовленных к передаче на государственное хранение в государственный архив, внесенных и не внесенных в описи.
Графа 1 «Всего» строки 202
В ней указывается количество ед. хр. документов по личному составу, находящихся на хранении в архиве организации, внесенных и не внесенных в описи.
Графа 2 «Начальная (крайняя) дата» строки 201 «Постоянного хранения» и строки 202 «По личному составу»
В этих графах указываются самые ранние годы, тех документов, которые хранятся в архиве организации.
Графа 3 «Конечная (крайняя) дата» строки 201 «Постоянного хранения» и строки 202 «По личному составу»
В данных графах указываются самые поздние годы, тех документов, которые хранятся в архиве организации.
Графа 4 строки 201
В этой графе указываются все находящиеся на хранении в архиве организации документы постоянного хранения в ед. хр., как подготовленные к передаче на постоянное хранение в государственный архив (но на 01.12 еще не переданные) внесенные в описи и утвержденные ЭПМК Агентства по делам архивов Пермского края (далее - ЭПМК).
При описании в срок (через 2 года после завершения дел в делопроизводстве) их количество соответствует сумме итоговых записей в описях дел:
- постоянного хранения, документы по которым временно хранятся в архиве
организации; - постоянного хранения, документы по которым передаются на государственное хранение в архив, но на 01.12 еще не переданных.
Графа 4 строки 202
В ней показываются документы по личному составу, находящиеся на хранении в архиве организации, внесенные в описи и согласованные ЭПМК.
При описании в срок (через 2 года после завершения дел в делопроизводстве) их количество соответствует сумме итоговых записей в описях дел по личному составу.
Графа 5 «Начальная (крайняя) дата» строки 201 «Постоянного хранения» и строки 202 «По личному составу»
В этих графах указываются самые ранние годы, за которые документы этих видов хранятся в архиве организации и внесены в описи, утвержденные и согласованные ЭПМК.
Графа б «Конечная (крайняя) дата» строки 201 «Постоянного хранения» и строки 202 «По личному составу»
В указанных графах указываются самые поздние годы, за которые документы этих видов внесены в описи, утвержденные и согласованные ЭПМК.
Графа 7 «Хранятся сверх установленного срока»(для строки 201 «Постоянного хранения).
В этой графе указывается количество ед. хр., находящиеся на хранении в архиве организации после истечения предельного срока временного хранения архивных документов в нём. Для архивных документов органов местного самоуправления, учреждений, организаций, предприятий городского и районного подчинения, предприятий сельского хозяйства предельный срок хранения 5 лет, государственных краевые учреждений - 10 лет, государственных учреждений, территориальных отделов, управлений федеральных органов исполнительной власти -15 лет. Срок хранения документов постоянного хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания документов в делопроизводстве.
Графа 8 «Образуется в год дел»
В графе указывается среднее количество дел постоянного срока хранения и по личному составу (отдельно), которое образуется в делопроизводстве организаций за последние 5 лет.
Строка 301 «Количество штатных работников».
В графе указывается работник организации, если он занимает по штатному расписанию должность заведующего архивом организации.
