Главная Госучреждения Кто подписывает путевые листы если нет механика. Правила оформления и ведения путевых листов

Кто подписывает путевые листы если нет механика. Правила оформления и ведения путевых листов

Можно ли привлечь к ответственности учредителя доверительного управления?
Может ли лицо, которому закон запрещает участвовать в коммерческих организациях, передать долю в ООО в доверительное управление?
Суд общей юрисдикции оставил иск без рассмотрения, поскольку истцом не соблюден досудебный порядок. Апелляция удовлетворила частную жалобу из-за процессуальных нарушений. Что будет с делом?
Один участник ООО передал второму участнику долю в доверительное управление. Как внести в ЕГРЮЛ сведения об этом?
Можно ли обжаловать «отказное определение» в порядке надзора?

Вопрос

Работаю в доме ребенка (не в автотранспортном предприятии) в путевом листе, где стоит подпись механика, кто должен расписываться, если в штатном расписании нет должности механика? Имеется только начальник материально-технического снабжения. И существует ли самоконтроль водителя в путевых листах, если в учреждении на балансе 3 автомобиля?

Ответ

1. Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на постоянную стоянку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя предприятия или индивидуального предпринимателя, и заверяются их штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий, за исключением случаев, когда индивидуальный предприниматель совмещает обязанности водителя ().

2.Самоконтроль водителей не предусмотрен.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» .

«Ситуация: Как оформить путевые листы для документального подтверждения израсходованных ГСМ

Учреждение может использовать:

унифицированные формы;
самостоятельно разработанные путевые листы.

Выбранный вариант закрепите в учетной политике. Дело в том, что с 19 июня 2015 года использовать унифицированные формы путевых листов не обязательно.*

Унифицированные формы путевых листов утверждены .Порядок заполнения типовых форм путевых листов в зависимости от вида и назначения автомобилей представлены в таблице.

Если унифицированные образцы путевых листов по каким-либо причинам не подходят (например, часть реквизитов не используется или нет необходимых показателей), можно самостоятельно разработать бланки путевых листов.*

Форма путевого листа, разработанная учреждением, должна включать в себя все обязательные реквизиты , предусмотренные приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152. К примеру, номер путевого листа в хронологическом порядке, данные о сроке его действия, сведения о водителе, данные о транспортном средстве и т. д. Плюс ко всему такой бланк должен также отвечать требованиям законодательства, предъявляемым к первичным документам ( , ).

Теперь давайте рассмотрим общие правила заполнения путевых листов.

Путевой лист оформляйте в одном экземпляре на каждое транспортное средство. Заполнять его должен уполномоченный сотрудник учреждения (например, диспетчер или секретарь автохозяйства, если такие есть). Все путевые листы должны быть пронумерованы и заверены печатью (штампом).

При выезде автомобиля и после его возвращения в гараж механик или сотрудник, который отвечает за эксплуатацию автотранспорта, проверяет путевой лист (показания одометра, расход топлива и т. д.). А после проверки заверяет своей подписью (с указанием Ф.И.О.) или соответствующим штампом.*

По итогам месяца, квартала или на конкретную дату можно провести сверку соответствия фактических показаний одометра с данными в путевом листе. Результат такой проверки оформите актом.

Даты и время пред- и послерейсового медосмотра водителя проставляет медработник, проводивший осмотр. Эти данные также должны быть заверены его подписью (с указанием Ф.И.О.) или соответствующим штампом. Кроме того, по результатам предрейсового осмотра в путевом листе медработник должен сделать запись: «Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен ». А по результатам послерейсового осмотра - запись: «Прошел послерейсовый медицинский осмотр ». Такие отметки необходимо делать независимо от того, в собственности автомобиль или арендован (в т. ч. у сотрудника).

Это предусмотрено пунктами , и Порядка, утвержденного .

Подробнее о том, кто может проводить медосмотр водителя, см. Когда необходимо проводить обязательный медосмотр сотрудника.

Если в путевых листах не будет записи о прохождении водителем медосмотра или отметку сделает не квалифицированный врач, а кто-то другой, учреждение оштрафуют.

Путевой лист оформляйте на каждый день или на другой срок не более одного месяца. Если транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя.

Путевые листы должны быть пронумерованы и заверены печатью (штампом). В наименовании путевого листа необходимо указать тип транспортного средства (например, путевой лист легкового автомобиля, путевой лист автобуса).

На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности деятельности учреждения.

Такой порядок заполнения путевых листов предусмотрен приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152.

Главбух советует: При оформлении путевых листов заполняйте все обязательные реквизиты аккуратно и без ошибок. При проверке допущенные неточности могут послужить основанием для исключения путевых листов из состава документов, подтверждающих расходы. В этом случае обоснованность расходов придется доказывать в суде.

Арбитражная практика, сложившаяся при рассмотрении подобных споров, неоднородна. Некоторые суды указывают, что несоответствия в путевых листах не опровергают факт несения расходов и их связь с деятельностью, приносящей доход (см., например, постановления ФАС Северо-Кавказского округа , ).

В то же время многие суды подтверждают, что расходы на ГСМ не уменьшают налоговую базу, если в путевых листах нет информации о маршруте, пробеге, показаниях одометра, если путевые листы подписаны неуполномоченными лицами, отсутствуют расшифровки подписей и т. п. (см., например, постановления ФАС , ).

Если заполнить какой-либо из реквизитов путевого листа не представляется возможным, то причину этого необходимо задокументировать и указать в соответствующем поле. В частности, такая ситуация может возникнуть, если из-за неисправности одометра в путевом листе невозможно заполнить поле «Показания спидометра». В этом случае факт поломки отразите в соответствующем документе (например, можно составить акт о выявленных неисправностях (дефектах) основного средства). Факт выхода оборудования из строя и реквизиты такого документа (например, акта) укажите в поле «Показания одометра». Кроме того, к путевому листу необходимо приложить документ, подтверждающий расстояние, которое было преодолено автомобилем с неисправным одометром. Он должен содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные для первичных документов ( , ). Подтвердить пробег можно, например, справкой в произвольной форме. В ней отразите пройденное автомобилем расстояние (его можно определить в результате измерений). Такой порядок действий рекомендован в .

Внимание: Использование сотрудником служебного транспорта без путевых листов или других подтверждающих документов может быть расценено как использование автомобиля в личных целях. А раз так, то инспекторы могут потребовать начислить НДФЛ с дохода, полученного в натуральной форме. Например, исходя из стоимости аренды машины за период пользования. Об этом сказано в .

Чтобы контролировать, кому из водителей и когда выдали путевые листы, и вовремя ли их сдали в бухгалтерию, делайте записи в журнале учета движения путевых листов (). Можно использовать типовую форму этого документа (), предусмотренную . Или самостоятельно разработать свой вариант журнала, но такая форма должна содержать обязательные реквизиты.

Чем грозит организации, если нет подписей механика, диспетчера и нет печати медосмотра?

Расходы можно списать, даже если в путевом листе нет отметки врача. Но полностью спор не исключен.

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как оформить и отразить в бухучете приобретение ГСМ за наличные

Путевой лист

Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ , п. 1 ст. 252 НК РФ). Для этого используйте путевые листы. Они необходимы независимо от того, в собственности автомобиль или арендован (в т. ч. у сотрудника).

Организация может использовать:*

унифицированные формы;
самостоятельно разработанные путевые листы (см., например, упрощенную форму путевого листа легкового автомобиля).

Особенности оформления типовых форм путевых листов в зависимости от вида и назначения автомобилей представлены в таблице . Путевые листы оформляйте независимо от того, в собственности организации транспортное средство или арендовано.

Унифицированные образцы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 № 78 . При этом они не являются обязательными к применению .

Форму путевого листа решили разработать самостоятельно? Тогда проверьте, чтобы в ней были все обязательные реквизиты, предусмотренные разделом II приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152.* В частности, это номер путевого листа в хронологическом порядке, данные о сроке его действия, сведения о водителе, данные о транспортном средстве и другие. Можно предусмотреть и дополнительные реквизиты, учитывающие особенности деятельности организации.

Плюс ко всему такой бланк должен отвечать и остальным требованиям законодательства, предъявляемым к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ).

Путевой лист оформляйте в одном экземпляре на каждое транспортное средство. А тип машины надо сразу обозначить в наименовании путевого листа. Например: путевой лист легкового автомобиля или путевой лист автобуса. Заполнять же бланк должен уполномоченный сотрудник организации (например, диспетчер или секретарь автохозяйства, если такие есть). Все путевые листы должны быть пронумерованы и заверены печатью (штампом).

При выезде автомобиля и после его возвращения в гараж путевой лист должен проверить (показания одометра, расход топлива и т. д.) и заверить механик или сотрудник, отвечающий за эксплуатацию автотранспорта, своей подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом.*

Даты и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя проставляет медработник, проводивший осмотр. Эти данные также должны быть заверены его подписью с указанием Ф. И. О. или соответствующим штампом. Кроме того, по результатам предрейсового осмотра в путевом листе медработник должен сделать запись: «Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен». А по результатам послерейсового осмотра – запись: «Прошел послерейсовый медицинский осмотр». Такие отметки необходимо делать независимо от того, в собственности автомобиль или арендован (в т. ч. у сотрудника).

Даты и время предрейсового контроля автомобиля проставляет контролер технического состояния автотранспортных средств, который проводил осмотр. Эти данные он заверяет своей подписью с указанием Ф. И. О.*

Это предусмотрено пунктами , , и Порядка, утвержденного приказом Минздрава России от 15 декабря 2014 № 835н , пунктами , Порядка, утвержденного приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152 .

Если в путевых листах не будет записи о прохождении водителем медосмотра или отметку сделает не квалифицированный врач, а кто-то другой, компанию оштрафуют .

Путевой лист оформляйте на каждый день или иной срок не более одного месяца. Если транспортное средство используют посменно несколько водителей, то можно на одну машину оформить сразу нескольких путевых листов – для каждого водителя.

Такой порядок заполнения путевых листов предусмотрен разделом III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152.

Главбух советует: оформляя путевые листы, заполняйте все обязательные реквизиты аккуратно и без ошибок. При проверке допущенные неточности могут стать для инспекторов основанием исключить путевые листы из состава документов, подтверждающих расходы. В этом случае обоснованность затрат придется доказывать в суде.*

Арбитражная практика, сложившаяся при рассмотрении подобных споров, неоднородна. Некоторые суды указывают: несоответствия в путевых листах не опровергают того, что у организации были расходы, связанные с предпринимательской деятельностью (см., например, определение ВАС РФ от 15 декабря 2008 № ВАС-16222/08 , постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 26 ноября 2009 № А32-24509/2007 , от 27 августа 2008 № Ф08-5063/2008).

В то же время многие суды подтверждают: расходы на ГСМ не уменьшают базу по налогу на прибыль, если в путевых листах нет информации о маршруте, пробеге, показаниях одометра, если путевые листы подписаны неуполномоченными лицами, отсутствуют расшифровки подписей и т. п. (см., например, определение ВАС РФ от 30 августа 2013 № ВАС-11880/13 , постановления ФАС Уральского округа от 5 марта 2009 № Ф09-946/09-С5 , Западно-Сибирского округа от 20 ноября 2009 № А46-11958/2009).

Если заполнить какой-либо из реквизитов путевого листа невозможно, то причину этого необходимо задокументировать и указать в соответствующем поле. В частности, такая ситуация может возникнуть, если из-за неисправности одометра в путевом листе невозможно заполнить поле «Показания одометра». В этом случае факт поломки отразите в соответствующем документе (например, можно составить акт о выявленных неисправностях (дефектах) основного средства). Факт выхода оборудования из строя и реквизиты такого документа (например, акта) укажите в поле «Показания одометра». Кроме того, к путевому листу необходимо приложить документ, подтверждающий расстояние, которое было преодолено автомобилем с неисправным одометром. Он должен содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные для первичных документов (). Подтвердить пробег можно, например, бухгалтерской справкой . В ней отразите пройденное автомобилем расстояние (его можно определить в результате измерений). Такой порядок действий рекомендован в письме ФНС России от 16 июля 2010 № ШС-37-3/6848 .

Внимание: использование сотрудником служебного транспорта без путевых листов или других подтверждающих документов может быть расценено как использование автомобиля в личных целях. А раз так, то инспекторы могут потребовать начислить НДФЛ с дохода, полученного в натуральной форме. Например, исходя из стоимости аренды машины за период пользования. Об этом сказано в письме Минфина России от 11 июня 2014 № 03-04-05/28243 .

Чтобы контролировать, кому из водителей и когда выдали путевые листы, и вовремя ли их сдали в бухгалтерию, делайте записи в журнале учета движения путевых листов (п. 17 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152). Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 № 78 предусмотрена типовая форма этого документа (форма № 8).

Оформленные путевые листы нужно хранить в течение пяти лет (п. 18 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152).

Срочно добавьте новый реквизит в путевые листы

Зарегистрирован Минюстом 13.02.17 № 45612

В путевых листах теперь надо записывать сведения о предрейсовом контроле состояния автомобилей. Изменения в порядок заполнения путевых листов внес Минтранс приказом от 18.01.17 № 17 , действует с 26 февраля.*

Компания вправе сама разработать и утвердить в учетной политике форму путевого листа либо использовать готовые бланки (утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78). Какой бы ни применяли шаблон, в нем должны быть все обязательные реквизиты: наименование и номер листа, сведения о машине и др. Обязательные реквизиты есть в приказе Минтранса от 18.09.08 № 152 .

С 26 февраля в листе должна быть и отметка о предрейсовом контроле состояния машины. С июля 2014 года этого требуют правила безопасности (п. 29 приказа Минтранса России от 15.01.14 № 7). Но поскольку в списке обязательных реквизитов такого пункта нет, компании отметку на листе не ставили.

При этом обязательные предрейсовые медосмотры организация обязана проводить в течение всего времени работы сотрудника в качестве водителя (кроме водителей, которые управляют автотранспортом, выезжающим по вызову экстренных оперативных служб). А обязательные послерейсовые медосмотры нужно проводить в течение всего времени работы сотрудника водителем, но только если его работа связана с перевозками пассажиров или опасных грузов. Об этом сказано в пункте 3 статьи 23 Закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ.

Таким образом, поскольку использование машины для управленческих нужд не связано с перевозкой пассажиров и опасных грузов, послерейсовые медосмотры водителей не проводятся.

За привлечение к работе сотрудников, не прошедших обязательный медосмотр, а также за нарушение порядка проведения обязательных осмотров водителей предусмотрена административная ответственность .*

Постановление Минтруда России от 21.08.1998 № 37 «Об утверждении Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих»

Механик

При бесцеховой структуре управления - механик участка либо механик ремонтной мастерской.

Должностные обязанности.* Обеспечивает безаварийную и надежную работу всех видов оборудования, их правильную эксплуатацию, своевременный качественный ремонт и техническое обслуживание, проведение работ по его модернизации и повышение экономичности ремонтного обслуживания оборудования. Осуществляет технический надзор за состоянием и ремонтом защитных устройств на механическом оборудовании, зданий и сооружений цеха. Организует подготовку календарных планов (графиков) осмотров, проверок и ремонта оборудования, заявок на централизованное выполнение капитальных ремонтов, на получение необходимых для планово-предупредительных и текущих ремонтов материалов, запасных частей, инструмента и т.п., составление паспортов на оборудование, спецификаций на запасные части и другой технической документации. Участвует в приемке и установке нового оборудования, проведении работ по проведению специальной оценки условий труда и рационализации рабочих мест, модернизации и замене малоэффективного оборудования высокопроизводительным, во внедрении средств механизации тяжелых ручных и трудоемких работ. Организует учет всех видов оборудования, а также отработавшего амортизационный срок и морально-устаревшего, подготовку документов на их списание. Изучает условия работы оборудования, отдельных деталей и узлов с целью выявления причин их преждевременного износа, осуществляет анализ причин и продолжительности простоев, связанных с техническим состоянием оборудования. Разрабатывает и внедряет прогрессивные методы ремонта и восстановления узлов и деталей механизмов, а также мероприятия по увеличению сроков службы оборудования, сокращению его простоев и повышению сменности, предупреждению аварий и производственного травматизма, снижению трудоемкости и себестоимости ремонта, улучшению его качества. Подготавливает для предъявления органам государственного надзора подъемные механизмы и другие объекты государственного надзора. Осуществляет техническое руководство смазочно-эмульсионным хозяйством, внедряет прогрессивные нормы расхода смазочных и обтирочных материалов, организует регенерацию отработанных масел. Участвует в проверке оборудования цеха на техническую точность, в установлении оптимальных режимов работы оборудования, способствующих его эффективному использованию, в разработке инструкций по технической эксплуатации, смазке оборудования и уходу за ним, по безопасному ведению ремонтных работ. Рассматривает рационализаторские предложения и изобретения, касающиеся ремонта и модернизации оборудования, дает заключения по ним, обеспечивает внедрение принятых предложений. Организует учет выполнения работ по ремонту и модернизации оборудования, контролирует их качество, а также правильность расходования материальных ресурсов, отпущенных на эти цели. Обеспечивает соблюдение правил и норм охраны труда, требований экологической безопасности при производстве ремонтных работ. Руководит работниками подразделений предприятия, осуществляющими ремонт оборудования и поддержание его в работоспособном состоянии.
Должен знать:* постановления, распоряжения, приказы, методические, нормативные материалы по организации ремонта оборудования, зданий, сооружений; организацию ремонтной службы на предприятии; Единую систему планово-предупредительного ремонта и рациональной эксплуатации технологического оборудования; перспективы технического развития предприятия; технические характеристики, конструктивные особенности, назначение, режимы работы и правила эксплуатации оборудования предприятия; организацию и технологию ремонтных работ; методы монтажа, регулировки и наладки оборудования;основы технологии производства продукции предприятия; порядок составления паспортов на оборудование, инструкций по эксплуатации, ведомостей дефектов, спецификаций и другой технической документации; правила сдачи оборудования в ремонт и приема после ремонта; организацию смазочно-эмульсионного хозяйства; требования рациональной организации труда при эксплуатации, ремонте и модернизации оборудования; передовой отечественный и зарубежный опыт ремонтного обслуживания на предприятии; основы экономики, организации производства, труда и управления; основы трудового законодательства; основы экологического законодательства; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации.* Высшее профессиональное (техническое) образование и стаж работы по специальности на инженерно-технических должностях не менее 3 лет или среднее профессиональное (техническое) образование и стаж работы по специальности на инженерно-технических должностях не менее 5 лет.

Федеральный закон от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»

4. Юридические лица и индивидуальные предприниматели, осуществляющие перевозки автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, должны:*
соблюдать правила обеспечения безопасности перевозок пассажиров и грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утверждаемые федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере транспорта;
назначить ответственного за обеспечение безопасности дорожного движения, прошедшего аттестацию на право заниматься соответствующей деятельностью в порядке, установленном федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере транспорта;

организовывать и проводить предрейсовый контроль технического состояния транспортных средств в порядке, установленном федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере транспорта.*

Приказ Минтранса России от 15.01.2014 № 7 «Об утверждении Правил обеспечения безопасности перевозок пассажиров и грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом и Перечня мероприятий по подготовке работников юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих перевозки автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, к безопасной работе и транспортных средств к безопасной эксплуатации»

6. В целях предупреждения дорожно-транспортных происшествий (далее - ДТП) субъект транспортной деятельности осуществляет ежегодное планирование мероприятий, указанных в Перечне .*
В случае ДТП с участием транспортных средств, принадлежащих субъекту транспортной деятельности, субъект транспортной деятельности проводит анализ причин и условий, способствовавших возникновению ДТП, результаты которого оформляются документально и хранятся не менее трех лет.
При осуществлении указанного анализа устанавливаются:

3) в отношении должностных лиц субъекта транспортной деятельности:*
фамилия, имя, отчество (при наличии) лица, осуществлявшего предрейсовый контроль технического состояния транспортного средства, соответствие указанного лица квалификационным и профессиональным требованиям, соблюдение условий и порядка проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства;

28. Субъект транспортной деятельности обязан обеспечить проведение предрейсового контроля технического состояния транспортного средства.*
Запрещается выпуск на линию транспортных средств, не прошедших предрейсовый контроль технического состояния.

29. Сведения о проведенном контроле технического состояния транспортного средства и месте его проведения фиксируются в путевых листах. Контроль технического состояния транспортных средств при выпуске на линию (возврате с линии) обеспечивается работником субъекта транспортной деятельности, осуществляющим допуск транспортных средств к эксплуатации.*

Приказ Минтранса России, Минтруда России от 11.03.1994 №№ 13, 11 «Об утверждении Положения о порядке аттестации лиц, занимающих должности исполнительных руководителей и специалистов предприятий транспорта»

1. Общие положения

1. Аттестация лиц, занимающих должности исполнительных руководителей и специалистов, связанных с обеспечением безопасности судоходства, полетов и движения наземных транспортных средств, проводится в целях определения пригодности их к работе по обеспечению безопасной эксплуатации транспортных средств.3
Основными задачами аттестации являются:*
- проверка уровня знаний нормативных правовых актов и других документов, регламентирующих безопасность судоходства, полетов, движения автомобильного, городского электрического и промышленного транспорта и умения применять их в работе;1
- формирование высокопрофессионального кадрового состава исполнительных руководителей и специалистов, обеспечивающих безопасную эксплуатацию транспортных средств.

3. Аттестация исполнительных руководителей и специалистов организаций проводится один раз в пять лет. Аттестация проводится после повышения квалификации аттестуемого.
Досрочно аттестация производится в случаях, когда на организациях выявлены грубые нарушения норм и правил, регулирующих безопасную эксплуатацию транспортных средств, или совершаются транспортные происшествия с тяжелыми последствиями.

4. Аттестация исполнительных руководителей и специалистов предприятий независимо от форм собственности проводится в аттестационных комиссиях региональных (бассейновых, морских администрациях портов) или иных органах государственного управления на транспорте, а в случае их отсутствия в органах, выдающих соответствующие лицензии организациям.*

5. Для проведения аттестации в региональных (бассейновых, морских администрациях портов) или иных органах государственного управления на транспорте, а в случае их отсутствия в органах, выдающих соответствующие лицензии организациям, создаются аттестационные комиссии. Аттестационная комиссия возглавляется заместителем руководителя органа, создающего эту комиссию.

На автомобильном, электрическом городском наземном транспорте

Руководители или заместители руководителей, отвечающие за обеспечение безопасности движения на предприятиях транспорта, независимо от форм собственности и вида деятельности.
Начальники:
- отделов (или иных подразделений) эксплуатации и безопасности движения, технического контроля, предприятий транспорта;
- колонн (маршрутов), отрядов.
Специалисты:
- диспетчеры, механики ОТК,* механики (мастера) колонн, отрядов.

«…Снимут ли инспекторы расходы по путевым листам без подписи врача?..»

«…У нас в штате много курьеров, которые ежедневно доставляют товары покупателям и пачками приносят путевые листы на служебные автомобили. Сейчас на выездной ревизии инспекторы обнаружили, что на многих документах нет подписи врача о прохождении предрейсового медосмотра. Все остальные реквизиты в первичке в порядке. Но мы беспокоимся, что проверяющие решат, что расходы не подтверждены. Снимут ли инспекторы расходы по путевым листам без подписей врача?..»

Из письма главного бухгалтера Светланы Луспекаевой, г. Москва

К нам обратилась читательница с вопросом, можно ли списать расходы на ГСМ по путевым листам без отметки врача о медосмотре. Ведь подпись доктора обязательна, а значит, первичка без нужного реквизита не подтверждает расходы. В ситуации разбирались специалисты Минфина, налоговики и независимые эксперты.

Олег Хороший, государственный советник РФ 3-го класса:

МИНФИН

- Само по себе отсутствие отметки врача на путевом листе не является основанием снять расходы. Но инспекторы могут усомниться в том, что работник действительно выезжал на служебном транспорте. Ведь отметка врача означает, что водитель на законных основаниях допущен к управлению автомобилем*. Если отметки нет, водитель не вправе управлять машиной. А значит, фактически не мог использовать автомобиль. Соответственно, нет и расходов. Но если инспекторы не докажут, что поездки не было, то решение можно оспорить в управлении и суде.

Ирина Илларионова, советник государственной гражданской службы РФ 2-го класса:

НАЛОГОВИКИ

- Инспекторы не вправе снять расходы лишь на том основании, что в путевых листах нет отметки врача. Подпись врача говорит лишь о том, что водитель здоров и готов управлять автомобилем. Но она не подтверждает факт поездки, количество потраченного бензина, пройденное расстояние и т. п. Поэтому, даже если работник управлял автомобилем без освидетельствования, это не значит, что расходы фиктивны или завышены.

Елена Лысова, генеральный директор Консалтинговой группы «ТАКО»:

НЕЗАВИСИМЫЕ ЭКСПЕРТЫ

- Отметка врача о прохождении медосмотра - обязательный реквизит путевого листа. Это следует из пункта 7 приказа Минтранса России от 18.09.08 № 152. И по формальным основаниям инспекторы могут снять расходы, так как документ не соответствует законодательству. Но если в путевом листе есть сведения о расходе и остатках горючего, пробеге, то он подтверждает расходы даже без подписи врача.*

Сергей Рюмин, аудитор, управляющий партнер ООО «КАФ „ИНВЕСТАУДИТТРАСТ“»:

- Инспекторы не вправе снять расходы, даже если в путевых листах нет подписи врача. Во-первых, освидетельствование необходимо для сотрудников с должностью «водитель», а не всех, кто управляет автомобилем. Во-вторых, для признания расходов на бензин достаточно, чтобы в путевом листе были сведения о маршруте, пробеге автомобиля, расходе топлива и его остатках в баке.

Людмила Хроколо, руководитель юридического отдела «УНП»:

НАШЕ МНЕНИЕ

- Расходы можно списать, даже если в путевом листе нет отметки врача. Но полностью спор не исключен. Поэтому стоит заранее подготовить аргументы в защиту. Во-первых, осмотр необходим для контроля за состоянием здоровья водителя перед выездом, а отсутствие отметок врача не означает, что расходов не было. Во-вторых, выезд на машине без осмотра - это нарушение требований безопасности дорожного движения, но не налогового законодательства (ст. 12.31.1 КоАП РФ

Путевые листы представлены первичной учетной документацией, которая должна составляться каждым предпринимателем или руководителем компании, если деятельность фирмы связана с использованием автомобилей. Если владельцем машины выступает фирма, то именно путевые листы подтверждают возможность использования ТС в процессе ведения предпринимательской деятельности. Если машина принадлежит работнику, то листки позволяют определить оптимальный размер компенсации за использование авто в служебных целях. Заполнение путевого листа является важным процессом, так как нельзя допускать во время процедуры серьезных ошибок. Процесс выполняется должностными лицами компании.

Понятие и необходимость путевых листков

Они являются первичными документами, подтверждающими использование машины в целях компании. Они содержат важную информацию о непосредственном автотранспорте, водителе и фирме. Эти документы могут проверяться трудовой инспекцией, налоговыми инспекторами или сотрудниками ГИБДД, поэтому должностными лицами компании должны учитываться правила заполнения путевых листов. Они позволят избежать разных нарушений и ошибок.

Если проверяющими будут обнаружены какие-либо недостоверные сведения и ошибки, то это станет основанием для наложения крупных штрафов.

Зачем используются?

Заполнение путевого листа выполняется каждой организацией, которая тем или иным образом связана с необходимостью использования автотранспорта. С помощью этого документа можно добиться сразу нескольких целей, к которым относятся:

контролируется движение автомобиля в течение рабочего дня;
на основании этого документа рассчитывается зарплата водителя;
фиксируется количество денежных средств, которое тратится на ГСМ;
начисляется правильно амортизация на используемое имущество;
учитываются общие расходы на автомобиль.

Дополнительно путевой листок необходим водителю для предъявления сотруднику ГИБДД, так как именно он подтверждает законность перевозки грузов или пассажиров. Он выступает доказательством, что ТС находится в оптимальном состоянии, а также конкретный гражданин является официальным водителем. Если во время проверки обнаружатся ошибки в документе или вовсе выявится отсутствие путевого листа, то водитель будет привлечен к ответственности на основании ст. 12.13 КоАП.

Особенности документа

Заполнение путевого листа считается достаточно простым процессом. Каждая компания самостоятельно выбирает, будет ли использоваться единый бланк или будет разрабатываться уникальная форма этого документа, которая закрепляется во внутренней нормативной документации организации.

Если компания специализируется на перевозках людей или грузов, то процедура учета автомобилей должна выполняться только по специально утвержденной форме листа. Кто должен выдавать путевые листы водителям? Процесс выполняется исключительно работодателем, который подготавливает и заполняет этот документ. Обычно директор компании издает приказ, с помощью которого назначает ответственное лицо. Именно этот работник фирмы занимается созданием, заполнением и передачей листков водителям.

К особенностям заполнения документа относится:

выписывается лист исключительно при использовании автомобиля в рабочих целях;
не имеет значения, по какой причине владелец компании пользуется конкретным ТС, поэтому машина может принадлежать фирме на праве собственности или оформляться в аренду;
максимальный срок действия документа составляет 30 дней;
допускается выписывать его на один день или вовсе на одну поездку.

По новым правилам, действующим в 2018 году, допускается продлевать срок действия листа.

Виды документа

Правила заполнения путевых листов могут немного отличаться в зависимости от разновидности данного документа. Для каждого вида транспортного средства используется собственный вид листка. Поэтому существуют путевые листы для следующих автомобилей:

грузовики;
легковые авто;
специальный транспорт;
такси, которое может быть легковым или грузовым;
автобусы, которые могут предназначаться для общественных пассажирских перевозок или иных целей.

Для каждого автомобиля используется соответствующая форма бланка. Если организация самостоятельно занимается разработкой документации, то выбранная форма закрепляется в специальном журнале.

Нюансы заполнения

Порядок заполнения путевого листа определяется индивидуально в каждой компании. Наиболее часто для этого используются следующие правила и особенности:

назначается приказом руководителя фирмы диспетчер, который оформляет путевые листы на каждый автомобиль, используемый сотрудниками в процессе осуществления рабочих обязанностей;
если компания является маленькой, то нередко заполняется документация непосредственным водителем автомобиля, но они вносят информацию только в одну часть бланка, которая относится к пробегу авто, для чего учитываются показатели одометра;
допускается для внесения сведений пользоваться специальной программой, с помощью которой скрываются лишние части документа;
перед отправкой машины в рейс ответственный сотрудник фирмы должен убедиться в оптимальном состоянии ТС;
перед рейсом даже водители должны проходить медицинский осмотр, подтверждающий, что граждане могут управлять автомобилем.

После окончания рейса листок передается обратно диспетчеру. Как только заканчивается срок действия документа, он передается на хранение в архив компании на 5 лет. За ошибки и нарушение ответственность несут руководители организации.

Образец заполнения путевого листа автомобиля можно изучить ниже.

Какие включаются сведения?

Заполнение путевого листа легкового автомобиля или грузовика должно осуществляться уполномоченным работником компании. Он должен заранее разобраться в правилах данного процесса. Обязательные реквизиты при заполнении путевого листа представлены следующими сведениями:

название документа;
его номер;
срок действия;
сведения о владельце автомобиля;
тип и марка машины;
регистрационные номера авто;
показатели одометра, причем они снимаются при выезде автомобиля с территории предприятия, а также при отправке ТС в гараж;
точное время выезда и заезда;
сведения об ответственном сотруднике компании, который выпускает машину на линию и составляет путевой листок;
информация о водителе;
время и дата прохождения медицинского осмотра водителя;
сведения о медицинском сотруднике, проводящем обследование;
отметка о времени и дате прохождения технического осмотра автомобиля, причем процедура может выполняться непосредственно в организации, если имеется необходимое оборудование и соответствующие специалисты;
информация о механике, который проводил осмотр.

Допускается вносить другие сведения в документ. Это возможно, если организация пользуется собственным бланком путевого листа.

Какие сведения не являются обязательными?

Порядок заполнения путевого листа может немного отличаться в разных компаниях. При этом учитываются следующие моменты:

не требуется наличие на листке печати компании с реквизитами;
особенно много внимания должно уделяться изучению технического состояния автомобиля;
упразднена в законе единая форма данного документа;
не возникает необходимость указывать в тексте маршрут, так как требуется вносить только данные, представленные показателями одометра.

На практике сотрудники ГИБДД или служащие других проверяющих органов часто считают, что отсутствие сведений о маршруте является серьезным нарушением, поэтому водители и владельцы компаний привлекаются к ответственности. В этом случае приходится обращаться в суд для оспаривания крупных штрафов. Чтобы избежать таких неприятных ситуаций, рекомендуется непосредственно в тексте документа прописывать, какова конечная точка маршрута.

Нюансы использования документа

Заполнение путевого листа грузового автомобиля или другого транспорта, является обязательным процессом для любой компании, применяющей разные машины для рабочей деятельности. Использование этого документа отличается следующими особенностями:

форма 4-С применяется, если для расчета оплаты труда водителя применяются сдельные показатели;
если используется повременная оплата труда, то создается путевой лист по форме 4-П;
кроме этого документа у водителей должна иметься сопроводительная документация, представленная транспортной накладной на перевозимый груз;
выписывается документ исключительно ответственным лицом, работающим в конкретную смену;
в документе должны ставиться отметки механиком, проверяющим техническое состояние машины, медицинским работником, проводящим медосмотр, диспетчером, отправляющим машину в рейс, а также непосредственным водителем.

Бланки путевого листа должны иметься в каждой компании в оптимальном количестве.

Срок хранения документа

Компании должны сохранять путевые листки на протяжении минимально 5 лет, что прописывается в Приказе Минтранса № 152 и в ФЗ № 402.

Если во время заполнения путевого листа допускаются серьезные ошибки или нарушения, то документ признается недействительным, поэтому не может использоваться для каких-либо целей. Ответственность за такие ошибки несут должностные лица, занимающиеся заполнением документации, а также непосредственный руководитель фирмы.

Как правильно разрабатывается собственная форма?

Не все компании предпочитают пользоваться едиными формами, поэтому предпочитают разрабатывать свои бланки документа. Для этого допускается пользоваться любой структурой, а также включать в документ разные пункты.

Но при формировании новой формы учитывается, что должны включаться в текст обязательные реквизиты. Без них путевой листок легко признается недействительным, поэтому не получится воспользоваться им для любых целей.

После разработки бланка, необходимо передать его образец в ФНС по месту регистрации. В этом случае можно избежать в будущем проблем с причислением расходов по путевым листкам к затратам фирмы.

Ответственность за отсутствие документа

Если водитель передвигается по дорогам без нужного комплекта документов, к которым относится и путевой листок, то это является существенным нарушением. Он привлекается работниками ГИБДД к административной ответственности, поэтому ему придется уплачивать штраф в размере 500 руб.

Юрлица при таких нарушениях уплачивают штраф в размере 100 тыс. руб. Такие же меры наказания применяются к фирмам, которые занимаются перевозками людей или грузов с помощью электрического транспорта.

Другие особенности

При заполнении путевого листа автобуса или другого транспорта учитываются другие нюансы:

не требуется составлять путевой лист, если используется арендованный автомобиль, но с его помощью можно учесть затраты на ГСМ в расходах фирмы;
составляется один листок для одной поездки, но срок его действия может варьироваться от 1 до 30 дней;
не разрешается заполнять документацию частично, а иначе такой документ будет признан недействительным.

Ответственное лицо, назначаемое в качестве диспетчера, должно предварительно пройти специальные курсы, позволяющие ему разобраться в правилах составления основной документации, которая должна иметься у каждого водителя компании. Дополнительно у водителя должна иметься справка о прохождении медосмотра перед рейсом.

Заключение

Путевые листки являются важными документами в любой компании, специализирующейся на перевозках грузов или людей. Они составляются специальными работниками предприятия, назначаемыми на должность путем издания приказа руководством организации.

Каждая фирма может разрабатывать свою форму документации, но в бланке должны присутствовать некоторые обязательные реквизиты. Если выявляются ошибки или нарушения, то лист признается недействительным или ничтожным.

Привезти товары на свой склад, обеспечить производство сырьем или доставить готовую продукцию покупателю. Что в этом сложного? Конечно, ничего! Главное - правильно заполнить путевой лист, чтобы не было проблем с подтверждением расходов.

Путевой лист автомобиля является основным первичным документом, который, так же как и товарно-транспортная накладная, содержит данные для осуществления расчетов за перевозки грузов, списания ГСМ на себестоимость и начисления заработной платы водителю.

Для индивидуальных предпринимателей путевые листы также являются обязательными. Их формы приведены в приказе Минтранса России от 30.06.2000 N 68 "О введении путевой документации для индивидуальных предпринимателей, осуществляющих перевозочную деятельность на автомобильном транспорте".

Согласно Уставу автомобильного транспорта РФ путевой лист удостоверяет принадлежность транспортного средства данному юридическому (физическому) лицу, осуществляющему перевозки.

Путевой лист дает право водителю на выезд автомобиля из гаража (места стоянки) на дороги общего пользования для выполнения установленного в нем задания, а также на въезд автотранспортного средства и находящихся в нем лиц, указанных в путевом листе, на территорию грузоотправителя или грузополучателя, если для этого не требуется специального пропуска.

При приеме груза к перевозке водитель-экспедитор предприятия-перевозчика предъявляет грузоотправителю водительское удостоверение и путевой лист.

ПОРЯДОК ЗАПОЛНЕНИЯ ПУТЕВОГО ЛИСТА ОРГАНИЗАЦИЯМИ

Этим же Приказом определен порядок заполнения путевых листов, обязательный для всех предпринимателей, эксплуатирующих автотранспортные средства на правах собственности, аренды и других законных основаниях.

Если предприниматель нанимает на работу водителей, то путевые листы оформляет он сам или специально назначенное им лицо. Если индивидуальный предприниматель лично управляет автомобилем, то он и оформляет себе путевой лист. Так же как и для юридических лиц, путевой лист для индивидуального предпринимателя оформляется только на один рабочий день. Более длительный срок действителен в случае, когда время выполнения задания вне места постоянной стоянки автотранспорта превышает одни сутки (смену).

Порядок заполнения путевого листа у индивидуального предпринимателя аналогичен тому, который был описан в предыдущем разделе, но форма документа иная. По окончании работы путевой лист заверяется личной подписью предпринимателя.

ОБРАБОТКА ПУТЕВЫХ ЛИСТОВ

Путевой лист остается у предприятия-перевозчика и служит основанием для учета транспортной работы автомобиля. В этой статье мы не будем подробно разбирать вопросы таксировки, нормирования расходов топлива и исчисления зарплаты водителя.
Напомним лишь, что фактическое количество израсходованных ГСМ при покупке за наличный расчет подтверждается путевым листом и чеками ККМ, которые сдаются в бухгалтерию (с авансовым отчетом) и позволяют списать эти расходы на себестоимость. Наличные деньги на закупку ГСМ выдаются водителю под отчет. После истечения установленного приказом руководителя срока водитель составляет авансовый отчет по форме N АО-1.

При обработке путевых листов расход горючего определяется по общему пробегу и/или выполненной работе автомобиля в тонно-километрах за день (смену). При подведении итогов работы на оборотной стороне путевого листа в разделе "Расход горючего" указываются наряду с фактическими расходами ГСМ также расходы по нормам, установленным в организации.

Каждая частная и государственная организация должна четко документировать всю свою деятельность. На этот счет разработано множество специальных бланков, форм и правил. При их соблюдении и своевременном грамотном заполнении бумаг у предпринимателя не возникнут проблемы ни с проверяющими структурами, ни с налоговыми органами, которые могут предоставить освобождение от начислений НДФЛ. Особенно много вопросов у начинающих бизнесменов вызывают правила заполнения путевых листов (ПЛ) и изменения в них. Сегодня мы расскажем, как правильно заполнять эти важные документы, а также представим вашему вниманию образцы самых распространенных бланков, разработанных для выпуска ТС в рейс.

Несколько слов о ПЛ

Правила заполнения должны соблюдать любые предприятия, использующие в своей основной либо побочной деятельности транспортные средства. Без этого документа, заполненного должным образом, не имеет права выйти в рейс ни одно ТС. Довольно часто предприятия компенсируют своим сотрудникам, использующим в рабочих целях личный транспорт, расходы на ГСМ. Их подтверждают с помощью путевого листа, к тому же сотрудники ГИБДД, остановившие автомобиль, имеют право запросить эти бумаги, в которых указываются данные транспорта, водителя и назначение маршрута.

С помощью этих документов любая организация списывает свои траты на топливо и получает освобождение от НДФЛ за определенный период. В случаях, когда правила заполнения путевых листов не соблюдены, предпринимателя можно даже привлечь к административной и уголовной ответственности.

Делая выводы из всего вышесказанного, можно сказать, что путевой лист - это не просто бланк, а важный документ, в котором отражены все данные о ТС, лице, им управляющем, маршруте и так далее. Правильное оформление подобных бумаг гарантирует компании отсутствие проблем с налоговыми службами в случае ежегодных отчетов и внезапных проверок.

Классификация

На сегодняшний момент существует несколько видов интересующего нас документа, применимые к любому известному транспорту. Исходя из этого, по назначению ПЛ можно классифицировать следующим образом:

легковой транспорт;
специальный транспорт;
грузовое ТС;
пассажирское такси;
автобус.

Каждая форма имеет свое буквенно-цифровое обозначение. Например, правила заполнения путевого листа 4-С касаются грузового транспорта. В целом практически все бланки имеют идентичный порядок заполнения, однако, в зависимости от специализации ТС, он может иметь незначительные дополнения.

Индивидуальные бланки ПЛ

Не каждой организации подходят унифицированные формы, разработанные государственными структурами. Иногда некоторые графы оказываются для той или иной фирмы лишними, поэтому допустима разработка индивидуальных бланков ПЛ.

Они должны содержать предусмотренные законом обязательные реквизиты, остальные могут быть добавлены или убраны по желанию руководителя компании. В любом случае подобный бланк считается законным и может быть представлен по требованию в соответствующие государственные структуры.

Срок действия документа

Согласно правилам заполнения путевых листов, в них в обязательном порядке указывается период действия. Необходимо помнить, что унифицированная форма используется не более двадцати четырех часов. В особом случае в дополнительные графы должна быть внесена пометка. А вот у индивидуального бланка срок действия продлен до тридцати дней.

Эти нюансы нужно знать каждому, кто занимается проверкой и оформлением ПЛ.

Обязательные графы

Как мы уже упоминали ранее, каждый бланк должен включать ряд неизменяемых реквизитов, без которых он считается недействительным. При этом не имеет значения специализация ТС. Например, правила заполнения путевых листов формы 3 для легковых автомобилей подразумевают включение в бланки определенную совокупность граф и ячеек:

Номер.
Наименование.
Период действия бланка.
Информация о сотруднике организации, управляющем ТС:

Ф. И. О. шофера, который будет работать на указанном ТС;
дата в формате числа, и время в формате часов и минут, когда проводился предрейсовый и послерейсовый медицинский осмотр шофера.

5. Подробное описание использующегося ТС:

его тип;
модель;
модель прицепа и полуприцепа (когда их нет, то графа не заполняется);
регистрационный номер ТС;
начальный километраж и отметка о пройденных километрах после окончания рабочей смены;
информация о выходе в рейс и окончании работы (дата и время).

6. Данные о владельце ТС.

Помимо перечисленных граф, любой предприниматель может добавить и необходимые для него реквизиты. Они могут раскрывать, к примеру, вид деятельности компании или любые другие данные на усмотрение руководства.

Путевые листы: образец, правила заполнения

Если вы планируете для своей работы использовать унифицированную форму, то наш образец поможет вам сориентироваться в заполнении документа. Имейте в виду, что он двусторонний. Поэтому не забудьте внести данные и на оборотную сторону листа после возвращения водителя из рейса.

В крупных организациях заполнением подобных документов занимаются специально обученные люди, они же выпускают водителей и ТС на маршрут. В более мелких организациях, где содержать таких специалистов не совсем рентабельно, данная обязанность возлагается на любое лицо. К примеру, на бухгалтера или руководителя фирмы.

Работник, занимающийся ПЛ, должен быть ознакомлен со всеми правилами и вводящимися новшествами. В следующем разделе статьи мы расскажем вам о тонкостях в правилах заполнения путевого листа легкового автомобиля. Отдельно разберем ПЛ, предназначенные для автобусов и грузовых ТС.

Пример заполнения

Это один из самых простых вариантов, который не содержит никаких сложностей. Однако для новичка правила заполнения путевого листа легкового автомобиля могут показаться излишне запутанными. Ведь часто унифицированная форма пугает обилием граф и реквизитов. Итак, давайте рассмотрим лицевую сторону этого важного бланка.

В левой верхней части листа необходимо внести дату выхода в рейс, (именно так, как записано в учредительных документах), полные данные на водителя и автомобиль. Также указывается время выезда со стоянки и возвращения с маршрута, отмеченное диспетчером. Сюда же часто вносят информацию о медицинском осмотре шофера и данные о лице, ответственном за проведенные процедуры.

В правой части обычного бланка вписываются коды из учредительных документов организации, номер самого бланка (его устанавливают произвольно, но по порядку, отталкиваясь от прежнего), километраж, данные людей, проверивших техническое состояние ТС, и марку топлива. Также сюда вписывают выданное количество ГСМ, если это принято на предприятии.

В нижней части бланка подписи ставят лицо, отдающее исправный автомобиль, и водитель, принявший ТС.

Оборотная сторона заполняется ответственным лицом, принявшим авто после рейса. Здесь указывается маршрут, время в пути, пройденный километраж. Под этими данными ставится подпись водителя. Иногда бухгалтер либо руководитель организации в специальных графах рассчитывает заработную плату работника, но данные реквизиты не являются обязательными.

Правила заполнения путевых листов автобуса

Данный унифицированный документ идет под номером шесть, помимо уже описанных в предыдущем разделе обязательных граф, в нем добавлено еще несколько. Имейте в виду, что без них бланк не считается правильно заполненным, а, следовательно, не будет учитываться в налоговых органах.

В подобном путевом листе указываются данные о водителе и кондукторе. В графы вписываются фамилия и инициалы обоих людей, а также номера их удостоверений. В обязательном порядке указываются номера и названия маршрутов. Иногда в данные документы вносятся особые отметки или задания для водителя.

Так как автобус выходит на рейс в первую и вторую смену, то в путевом листе предусмотрены графы, заполняющиеся диспетчером по мере выезда и возвращения в гараж каждой смены.

Грузовые автомобили

В первую очередь необходимо учитывать, что для грузовых ТС создано три унифицированных бланка:

Для сдельной работы. Такая форма используется при перевозках по сдельной форме, когда водитель имеет представление о расценках и может по окончании рабочей смены увидеть на оборотной стороне путевого листа свою заработную плату.
С учетом повременных тарифов. В этом случае в документе указывается вид тарифа, а затем делается расчет заработной платы по итогам поездки.
Междугородные перевозки. Подобная форма помечается специальной красной полосой и используется довольно редко. Чаще всего она применяется при работе с народнохозяйственными грузами.

Правила заполнения путевого листа грузового автомобиля предусматривают множество граф и считаются самыми сложными. Неизменными являются следующие строки:

колонна либо бригада;
прицепы;
сопровождающие лица;
места приема и сдачи груза;
характеристика груза;
тоннаж груза;
количество рейсов с заявленным грузом, которые составляют задание водителя;

Обычно оформлением подобных важных документов занимаются специально назначенные лица, в транспортных компаниях их содержание просто необходимо.

Нововведения в правила

В текущем году изменились правила заполнения путевого листа. Некоторые специалисты утверждают, что они даже упростили работу специалистам. А вот другие считают новые правила заполнения путевых листов более сложными, чем предыдущие. Как бы то ни было, но знать их должен каждый предприниматель, работающий с использованием разных транспортных средств.

Ранее те, кто выпускали автомобили на маршрут, должны были обязательно проставлять на документе круглую печать предприятия. Сейчас это считается необязательным, но данные компании и владельца авто обязательно должны быть внесены в графы. Без них бланк не имеет юридической силы.

В правилах, действующих с двадцать шестого февраля текущего года, указано, что в обязательном порядке в путевой лист вносятся сведения о техническом осмотре автомобиля за подписью ответственного лица. Эти данные заполняются для всех типов ТС.

Ошибки в заполнении ПЛ: к чему они могут привести

Не стоит недооценивать важность правильного заполнения данных документов. К примеру, известны случаи, когда ИП вели судебные тяжбы с налоговыми органами из-за отказа в вычете НДФЛ. Федеральная налоговая служба заявила, что истец использовал авто в личных целях, ведь путевые листы были заполнены неверно, а следовательно, не могли рассматриваться в деле.

Также распространены и другие случаи, на которые мы не станем распространяться, где роковыми стали именно обидные и банальные ошибки в документах. Поэтому настоятельно советуем внимательнее относиться к ведению документации и использовать специальный журнал. О нем мы расскажем в следующем разделе статьи.

Ведение журнала путевых листов

Если вы работаете с ТС, то в день выдаете и принимаете огромное количество путевых листов. Их движение должно четко отслеживаться в журнале, ведением которого обычно занимается ответственное за выпуск авто лицо.

Данный документ состоит из текстовой и табличной части. Правила заполнения журнала путевых листов довольно понятны, но ими не стоит пренебрегать. Это может дорого стоить и нерадивому сотруднику и предприятию.

На титульном листе всегда заполняется полное название предприятия и код ОКПО, также указывается временной промежуток, когда журнал будет использоваться. Табличная часть содержит следующие ячейки:

номер и дата выдачи ПЛ;
информация о сотруднике, управляющем транспортным средством, и его табельный номер;
номер ТС, присвоенный в гараже;
подписи водителя, диспетчера и бухгалтера.

Не стоит забывать, что журнал должен иметь сквозную нумерацию и учитывать абсолютно все выданные путевые листы за указанный в титуле период. После заполнения документ проштамповывается руководителем, он же ставит свою подпись. далее ответственный сотрудник прошивает журнал и сдает его на хранение.

Ответственный работник назначается только руководителем компании. Это можно сделать приказом либо прописать данный нюанс в трудовом договоре. Имейте в виду, что полномочия всегда можно переложить на другого работника очередным приказом по организации.

Также данные обязанности могут быть переданы сторонней организации, предоставляющей подобные услуги по договору.

Вместо заключения

Мы постарались собрать для вас самую актуальную информацию по заявленной теме, которая будет полезна новичкам и профессионалам. Надеемся, что после прочтения статьи у вас не останется неотвеченных вопросов по заполнению ПЛ.