Как оформить предоставление работникам служебного авто в личных и служебных целях? Приказ о использовании служебного автомобиля Пользование личным автомобилем служебных целях

О назначении компенсации за пользование

личным имуществом сотрудников

В целях реализации прав работников на получение компенсации за использование их личного имущества в служебных целях согласно ст. 188 Трудового кодекса РФ

1. Назначить водителю Б.Б. Борисову ежемесячную компенсацию за использование личного легкового автомобиля марки ВАЗ-2110 с объемом двигателя 1500 куб. м, регистрационный номер М 655 , номер паспорта технического средства - 75СМ №1234567, цвет- "черный", в служебных целях в размере 1200 руб. с 1 июня 2017 года.

ООО "Компания" А. А. Александров

С приказом ознакомлены:

Главный бухгалтер Васильева В.В.

О возмещении расходов, связанных с использованием личного компьютера в служебных целях

На основании дополнительного соглашения от 02 апреля 2017 г. N 1 к трудовому договору от 1 февраля 2017 г. N 7 и в соответствии со статьей 188 Трудового кодекса

1. Установить с 9 апреля 2017 г. менеджеру по продажам Иванову Ивану Ивановичу ежемесячную компенсацию за использование личного компьютера в служебных целях в размере 1000 руб.

2. Возмещать Иванову И.И. расходы по техническому обслуживанию и ремонту компьютера, указанного в пункте 1 настоящего приказа, на основании служебной записки работника.

3. Главному бухгалтеру Васильевой В.В. проводить выплаты Иванову И.И. за использование личного компьютера в следующие сроки:

Ежемесячную компенсацию - не позднее пяти рабочих дней с даты утверждения Работодателем отчета Работника;

Расходы по техническому обслуживанию и ремонту компьютера - не позднее пяти рабочих дней с даты согласования служебной записки.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Должностная инструкция менеджера по продажам от 01.02.2017

Дополнительное соглашение от 02 апреля 2017 г. N1 к трудовому договору от 1 февраля 2017 г. N 7

Документация к компьютеру.

Генеральный директор К.К. Кириллов

С приказом ознакомлены:

главный бухгалтер Васильева В.В. 09.04.2017

менеджер по продажам Иванов И.И. 09.04.2017

Копирование материалов разрешено только с указанием активной ссылки на первоисточник

Приказ о возмещении расходов, связанных с использованием личного автомобиля в служебных целях (образец заполнения)

ПРИКАЗ

Москва

О возмещении расходов, связанных с использованием

личного автомобиля в служебных целях

На основании ст. 188 Трудового кодекса РФ

1. Установить с 01.03.2013 водителю Д.К. Горбункову ежемесячную компенсацию в размере 4000 (четырех тысяч) рублей за использование в служебных целях его личного транспортного средства (легковой автомобиль марки (модели) Форд Фокус (Ford Focus) 1.4 МТ, год выпуска 2009, рабочий объем двигателя 1388 см куб., государственный регистрационный знак В172ОП199 RUS, идентификационный номер (VIN) JMLBPCX3U9A003789, цвет черный).

1.1. Возмещать начиная с указанной даты Д.К. Горбункову следующие расходы, возникающие при использовании в служебных целях личного транспортного средства, указанного в п. 1 настоящего приказа:

Расходы на приобретение горюче-смазочных материалов согласно нормам расхода топлива (распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р) на основании представленных чеков ККТ АЗС и путевых листов;

Расходы на техническое обслуживание и текущий ремонт с учетом фактического времени эксплуатации транспортного средства и пробега для служебных целей, а также прочих факторов, на основании дополнительного соглашения в каждом конкретном случае.

2. Главному бухгалтеру Т.В. Кузиной производить выплаты Д.К. Горбункову за использование личного транспортного средства в следующие сроки:

Ежемесячную компенсацию - в последний день месяца;

Выплату, связанную с возмещением расходов, - не позднее трех рабочих дней с даты утверждения предоставленного Д.К. Горбунковым отчета, в котором отражена общая информация о времени использования и пробеге личного транспортного средства в служебных целях, а также расходов на приобретение горюче-смазочных материалов, подтвержденных прилагаемыми путевыми листами и чеками ККТ АЗС.

Основание: должностная инструкция водителя от 10.09.2012, дополнительное соглашение от 28.02.2013 N 01-дс к трудовому договору от 04.02.2013 N 7-тд, паспорт транспортного средства серии 79УЕ N 275438.

Оформление командировки на личном транспорте

С принятием поправок в ТК РФ и ряд подзаконных актов перечень документов, необходимых для оформления командировки на личном автотранспорте, существенно сократился. Основанием для направления работника в поездку считается приказ работодателя по форме Т-9 или Т-9А. Бланк Т-9А применяется при командировке нескольких сотрудников.

Особенности поездки

Для компенсаций затрат на ГСМ, ремонт, амортизацию автомобиля необходимо, чтобы командировка на личном автомобиле была согласована с работодателем.

Возможность отправляться в компенсируемую работодателем поездку на личном авто может быть указана в трудовом договоре или отдельном соглашении.

Организации вправе принимать локальные акты, регулирующие порядок компенсации сотрудникам расходов на поездку с использованием личного транспорта персонала. Соответствующие нормы также могут быть предусмотрены в коллективном договоре.

Работник должен сохранять квитанции и чеки за потраченные ГСМ, ремонт автомобиля. Подтверждения оплаты должны быть и в случае, если ГСМ приобретались безналичным расчетом и за счет бонусной карты.

Что говорит закон?

Порядок командировки, в том числе на транспорте работника, регулируется ТК РФ и подзаконными актами.

В гл. 24 ТК РФ приводится определение командировки, обозначаются гарантии сотруднику и порядок возмещения потраченных сумм в различных условиях служебных поездок.

Особенности направления сотрудников в командировку устанавливаются Положением, введенным в действие Постановлением Правительства РФ № 749 от 29.07.2008 г.

В качестве разъясняющих документов в 2015 году введен Приказ Минфина РФ № 33н. Вопросы налогообложения разъясняются в Письме Минфина № 03-03-06/2238 (Разъяснения Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики).

Командировка на личном транспорте

Сотруднику, отправляясь в командировку на личном автомобиле, нужно согласовать с работодателем время и маршрут поездки.

Информация может быть указана в путевом листе. Его форма и порядок заполнения установлены Приказом Минтранса РФ № 152 от 18.09.2008 г.

Обязательные реквизиты бланка указаны в разделе 2 Приказа. Он должен содержать:

• наименование автомобиля;
• информацию о времени действия путевого листа;
• информация о собственнике машины;
• сведения о водителе.

В качестве подтверждающих документов нужны свидетельство о регистрации машины и действующая страховка.

В бюджетной организации

Компенсация за использование личного автомобиля сотрудника бюджетной организации проводится в общем порядке. Командировка оформляется приказом руководителя организации.

В документе может быть обозначено, что специалист отправляется в поездку на собственном транспорте.

Порядок компенсации может устанавливаться местными регламентами в организации и распространяется на государственных (муниципальных) служащих и других сотрудников бюджетной сферы.

Несколько сотрудников

Возмещение будет предоставлено сотруднику, которому принадлежит машина.

Остальные работники получают суточные, компенсацию за проезд (в случае, если они оплачивали ГСМ или проводили ремонт машины за свой счет).

Компенсации также подлежат затраты на аренду жилья и другие расходы, согласованные с работодателем.

Директора

Командировка директора на личном транспорте возможна на общих основаниях.

Компания может ему компенсировать расходы, если поездка была согласована с учредителями (участниками) или если это предусмотрено в локальном акте организации.

При командировке директора на служебной машине расходы за использование транспортного средства несет его собственник — юридическое лицо.

На автомобиль должен быть оформлен полис ОСАГО, за счет которого покрываются расходы на ремонт автомобиля или выполняется ремонт. Это возможно, если водитель не является виновным в аварии.

Возможность компенсации за ДТП не по вине откомандированного сотрудника также должна быть предусмотрена в трудовом договоре или дополнительном соглашении — между работодателем и работником.

В документе предусматривается возможность полной компенсации за ДТП или компенсации части расходов, которые не покрывает сумма страхового возмещения.

Если виновником аварии признан откомандированный сотрудник, то выплат он не получает.

Если потребовался ремонт

Ситуация спорна, так как работодатель может обвинить сотрудника в ненадлежащем уходе за машиной и ссылаться на то, что поломка была скрытой и возникла еще до отправления в командировку.

Возможность компенсации зависит от характера поломки. Если неожиданно пробило колесо, то работодатель может компенсировать затраты на шиномонтажные работы, приняв чек от сотрудника. Возможность компенсации решается в индивидуальном порядке.

Использование в поездке услуг такси

Такие расходы могут быть компенсированы, но необходимо письменное подтверждение затрат.

Желательно пользоваться услугами лицензированных перевозчиков, которые по окончании поездки могут выбить чек за оказанные услуги и полученную от откомандированного сотрудника оплату.

Как написать служебную записку на командировку? Образец тут.

Порядок оформления

Командировка оформляется письменным распоряжением работодателя. Подготовкой документов занимается отдел кадров.

Продолжительность отъезда сотрудника также определяет руководитель организации.

Какие документы нужны?

Для оформления командировки необходимы:

Форма таких документов может разрабатываться компанией самостоятельно. Отчет сотрудника необходим для того чтобы подтвердить понесенные расходы и предоставить работодателю соответствующую финансовую информацию.

Приказ

Приказ оформляется по распоряжению работодателя.

Документ содержит информацию о сотруднике, его табельном номере, месте и продолжительности командировки.

Документ должен быть подписан работодателем и предоставляется сотруднику для ознакомления под роспись. В распоряжение может вноситься информация о продлении командировки.

Бланк приказа о направлении в командировку формы Т-9 тут,

образец написания приказа о направлении в командировку тут.

Командировочное удостоверение

Оно необязательно, но может оформляться на усмотрение работодателя. Удостоверение носит уполномочивающий характер.

По завершении командировки документ возвращается в отдел кадров. Срок действия удостоверения может продлеваться.

Бланк командировочного удостоверения формы Т-10 тут,

образец написания командировочного удостоверения тут.

Путевой лист

Документ обязателен для откомандированного работника. У бланка есть срок действия.

В путевом листе указывается информация о машине, сведения о водителе и собственнике. Обозначается длительность и маршрут поездки.

Служебная записка

Служебная записка оформляется на имя работодателя. В ней содержится информация о поездке, сумме понесенных расходов.

Записка может быть удостоверена работодателем и предоставляется в бухгалтерию.

Компенсация расходов

Подсчетом расходом занимается бухгалтерия. Она же определяет обоснованность затрат сотрудником личных средств на использование автомобиля в рабочих целях. Окончательно сумму компенсации определяет работодатель.

Чем подтвердить?

Расходы можно подтвердить любыми документами. Главное, чтобы затраты соответствовали целям поездки.

В качестве документов могут быть использованы квитанции, чеки и другие платежные сведения.

Списание ГСМ

Затраты на оплату ГСМ определяются с учетом расстояния поездки, стоимости горючего. Работнику компенсируются фактически понесенные расходы на заправку машины.

Выплаты также могут зависеть от объема двигателя машины и расхода горючего, указанного в руководстве к эксплуатации ТС.

Как осуществляется оплата?

Подсчет выплат возможен только с учетом путевого листа, служебной записки и представленных подтверждений расходов.

Оплата может осуществляться наличными или зачислением компенсации на карту работника. Предусмотрена возможность выплат денег сотруднику еще до начала поездки.

Вопросы налогообложения

Расходы на командировку на сумму свыше 1500 рублей включаются в налоговую базу.

Если поездка на машине необходима для командировки за границу, налогами облагаются расходы свыше 2500 рублей.

Информация о затратах на командировку сотрудников должна быть указана в ежегодной декларации.

Как оплачивается командировка в выходные дни? Информация здесь.

Как составить авансовый отчет по командировке? Подробности в этой статье.

Судебная практика

В 2017 году единообразия судебной практики по вопросам компенсаций работникам за командировку не наблюдается. Основные вопросы связаны с обоснованностью использования личного авто в рабочих целях.

Возможны ситуации, когда работодатель на словах согласен компенсировать расходы на поездку, но позже отказывается выполнять свои обязательства.

Подобные споры требуют помощи квалифицированного специалиста и рассматриваются судом с учетом представленной сторонами доказательственной базы.

"Отдел кадров коммерческой организации", 2009, N 9

Используем личный автомобиль работника в служебных целях

Очень часто из-за специфики деятельности организации возникает ситуация, когда работник использует свой личный автомобиль в служебных целях. За это согласно трудовому законодательству ему положена компенсация. Кроме трудового законодательства такие отношения могут регулироваться Гражданским кодексом - если работодатель заключит с работником договор аренды транспортного средства. В статье рассмотрим, как правильно оформить использование личного автомобиля работника в служебных целях в случае выплаты компенсации и в случае заключения договора аренды.

Оформляем как компенсацию

Итак, в ст. 188 ТК РФ сказано, что при использовании работником своего личного имущества с согласия или ведома работодателя и в его интересах работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, ему принадлежащих. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Обратим внимание также на Письмо N 57 <1>, в котором даны разъяснения об условиях выплаты и оформления компенсаций работникам за использование ими личных автомобилей для служебных поездок. Хотя это Письмо было выпущено до введения нового ТК РФ, отдельные его положения до сих пор цитируют сотрудники официальных органов в своих разъяснениях и в судебных решениях.

<1> Письмо Минфина России от 21.07.1992 N 57 "Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных целей".

Согласно п. 1 Письма N 57 выплата компенсации за использование работниками личного транспорта производится в тех случаях, когда их работа по роду производственной деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с их должностными обязанностями. Но при этом не стоит забывать про Трудовой кодекс, в котором сказано, что размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Необходимая запись может быть сделана, например, в самом трудовом договоре, если при его заключении известно, что работник будет использовать личный автомобиль в служебных целях. Приведем пример формулировки в трудовом договоре:

"4. Обязанности сторон

4.2. Работодатель обязуется:

8) предоставить автомобиль для служебных поездок или выплатить компенсацию при использовании для служебных целей личного автомобиля в следующем порядке: ежемесячная компенсация в размере 2000 руб., а также полное возмещение расходов согласно представленным документам (чеки об оплате ГСМ, акты о выполнении ремонтных работ и т.д.);".

Если же такая необходимость возникла неожиданно, нужно внести изменения в трудовой договор, подписав с сотрудником дополнительное соглашение к нему. Приведем пример на с. 27.

│ Дополнительное соглашение N 1 от 01.07.2009 │

│ к трудовому договору N 65 от 20.08.2008 │

│ о порядке и размере компенсаций за использование │

│ личного автомобиля в служебных целях │

│ ООО "Фанто" в лице директора Воробьева В.В., действующего на│

│основании Устава, именуемое в дальнейшем Работодатель, с одной стороны,│

│и Сидоров А.В., именуемый в дальнейшем Работник, с другой стороны,│

│заключили к трудовому договору от 20.08.2008 N 65 настоящее│

│дополнительное соглашение о нижеследующем: │

│ 1. Дополнить разд. 4.2 п. 8 следующего содержания: выплатить│

│компенсацию при использовании для служебных целей личного автомобиля в│

│следующем порядке: ежемесячная компенсация в размере 2000 руб., а│

│также полное возмещение расходов согласно представленным документам│

│(чеки ГСМ, акты о выполнении ремонтных работ и т.д.). │

│ 2. Настоящее дополнительное соглашение к трудовому договору│

│является неотъемлемой частью трудового договора от 20.08.2008 N 65 и│

│составлено в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу. Один│

│экземпляр хранится у Работодателя в личном деле Работника, второй - у│

│ 3. Изменения в трудовой договор вступают в силу с 01.07.2009. │

│ 4. Подписи сторон: │

│ООО "Фанто" Сидоров Александр Васильевич │

│125177, г. Великий Новгород, Паспорт: 33 07 888888 │

│ул. Новая, 7-215 Выдан УВД Советского района │

│ИНН 525003569 КПП 525001001 г. Великого Новгорода 30.03.2002│

│Директор Воробьев /В.В. Воробьев/ Сидоров /А.В. Сидоров/│

│Экземпляр дополнительного соглашения на руки получен. 01.07.2009, Сидоров│

Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личное имущество в служебных целях, является приказ руководителя организации, в котором устанавливается размер такой компенсации. Он может быть любым (как сказано в ст. 188 ТК РФ, размер определяется соглашением сторон трудового договора), но для целей налогообложения прибыли необходимо руководствоваться нормами, установленными Постановлением N 92 <2>: для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно компенсация составляет 1200 руб/мес., свыше 2000 куб. см - 1500 руб/мес. Компенсация, установленная сверх предельных норм, будет выплачиваться за счет чистой прибыли.

<2> Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 "Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией".

Приведем пример такого приказа на с. 28.

│ На основании ст. 188 Трудового кодекса РФ приказываю: │

│ 1. Установить Сидорову А.В., менеджеру отдела продаж, ежемесячную│

│компенсацию за использование его личного автомобиля в служебных целях в│

│размере 2000 (две тысячи) руб. │

│ 2. Выплачивать Сидорову А.В., менеджеру отдела продаж, компенсацию│

│Директор Воробьев /В.В. Воробьев/│

│С приказом ознакомлен: 01.07.2009, Сидоров /А.В. Сидоров/│

Трудовой кодекс предусматривает два вида выплат. Во-первых, собственно компенсация за износ личного имущества. А во-вторых, работнику положено возмещение расходов на использование своей собственности в служебных целях. Значит, организация вправе самостоятельно определять порядок и размер возмещения затрат, связанных с возмещением расходов при использовании личного имущества работника.

Однако стоит отметить, что с 1 января 2008 г. применяются нормы расхода топлив и смазочных материалов, установленные Распоряжением Минтранса России N АМ-23-р <3>. Эти нормы необходимо учитывать при определении обоснованности для целей налогообложения произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля (Письма Минфина России от 14.01.2009 N 03-03-06/1/6, N 03-03-06/1/15, от 04.09.2007 N 03-03-06/1/640).

<3> Распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р "О введении в действие Методических рекомендаций "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте".

Расходы на покупку бензина для служебных легковых автомобилей могут быть подтверждены кассовыми чеками на покупку топлива и путевыми листами. В отношении автомобилей, для которых нормы расхода топлива и смазочных материалов не утверждены, при их определении налогоплательщику следует руководствоваться соответствующей технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителями автомобилей.

Конкретный размер компенсации определяется в зависимости от интенсивности использования авто для служебных поездок (п. 3 Письма N 57) и устанавливается руководителем организации в приказе самостоятельно. Компенсация будет включать возмещение затрат по эксплуатации данного автомобиля (сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт).

Внимание! Работнику на основании приказа один раз в месяц компенсируются фактически понесенные им затраты, связанные с использованием личного автомобиля для служебных поездок.

Для получения компенсации сотруднику необходимо принести в бухгалтерию следующие документы (Письмо МНС РФ от 02.06.2004 N 04-2-06/419@ "О возмещении расходов при использовании работниками личного транспорта"):

Копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке;

Другие документы, подтверждающие обоснованность понесенных расходов, в порядке, установленном правилами бухгалтерского учета (чеки на горюче-смазочные материалы, акты о выполненных работах по ремонту данного автомобиля и т.д.).

Кроме этого, бухгалтер должен регулярно заполнять путевой лист, так как он служит первичным документом, подтверждающим использование сотрудником личного транспорта в служебных целях. Форма путевого листа утверждена Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте". Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов установлены Приказом Минтранса России N 152 <4>. Форма путевого листа, утвержденная Постановлением N 78, носит обязательный характер для автотранспортных организаций. Что касается остальных организаций, они могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы в виде горюче-смазочных материалов, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", а именно:

а) наименование документа;

б) дата составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

<4> Приказ Минтранса России от 18.09.2008 N 152 "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов".

Сотрудники финансового ведомства подчеркивают, что кроме вышеуказанных обязательных реквизитов в путевых листах обязательно должна быть информация о конкретном месте следования автомобиля. Иначе они не могут подтверждать осуществление организацией расходов на приобретение горюче-смазочных материалов (Письма от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, от 15.11.2005 N 03-03-04/1/363, от 20.09.2005 N 03-03-04/1/214, от 01.08.2005 N 03-03-04/1/117). Во избежание конфликтных ситуаций с контролирующими органами мы рекомендуем использовать унифицированную форму.

Внимание! За время нахождения сотрудника в отпуске, командировке, больничном, а также по другим причинам, когда личный автомобиль не используется, компенсация не выплачивается (Письма Минфина России N 57, от 16.05.2005 N 03-03-01-02/140, МНС России от 02.06.2004 N 04-2-06/419@, от 22.02.2007 N 20-12/016776).

Оформляем договор аренды

При использовании личного транспорта сотрудника для служебных целей заключается договор аренды между организацией и этим сотрудником. Согласно ст. 642 ГК РФ по договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации. Договор аренды транспортного средства без экипажа должен быть заключен в письменной форме независимо от его срока. Он не подлежит государственной регистрации договоров аренды в силу ст. 643 ГК РФ. Арендатор в течение всего срока такого договора обязан поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта. Кроме того, арендатор своими силами осуществляет управление арендованным транспортным средством и его эксплуатацию, как коммерческую, так и техническую. Если иное не предусмотрено договором, арендатор несет расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, а также расходы, которые возникают в связи с его эксплуатацией. При этом все понесенные расходы по договору аренды (арендная плата, затраты на приобретение горюче-смазочных материалов, запасных частей, проведение ремонта) работодатель может включить в состав расходов при определении налога на прибыль.

Рассмотрев ситуацию использования личного автомобиля сотрудника в служебных целях с точки зрения трудового и гражданского законодательства, можно сделать следующий вывод:

Если организация будет выплачивать сотруднику компенсацию, установленную Трудовым кодексом, ей стоит руководствоваться предельными нормами, установленными Постановлением N 92, в противном случае (если сумма компенсации будет превышать установленные нормы) суммы превышения будут идти за счет чистой прибыли организации;

При заключении договора аренды транспортного средства все понесенные расходы будут учитываться для целей налогообложении прибыли.

Возможность добавления публикаций имеют только авторизованные зарегистрированные пользователи.

Постановление Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 92

Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией

Если ваша компания на «упрощенке»

Чтобы выплачивать компенсацию, нужно письменное соглашение с работником (ст. 188 Трудового кодекса РФ). Можно прописать соответствующее условие в отдельном пункте трудового договора. Или заключить к нему дополнительное соглашение.

Наконец, достаточно будет оформить приказ о назначении компенсации. Этот вариант удобнее первых двух хотя бы потому, что приказ оформлять все равно придется. А если сотрудник подпишет такой документ, то соглашение с ним будет считаться достигнутым. Значит, и нарушений статьи 188 Трудового кодекса РФ не будет.

Но чтобы избежать придирок проверяющих, вам все же лучше дополнительно прописать отдельный пункт о компенсации в трудовом договоре.

Типовой формы приказа нет. Так что вы можете разработать его самостоятельно. Примерный образец документа мы привели ниже. Вообще такой документ нужно оформить независимо от того, какое имущество использует работник (автомобиль, фотоаппарат, мобильный телефон и пр.). В тексте приказа отразите следующие моменты.

Во-первых, кому и с какого времени выплачивается компенсация (1 ). Во-вторых, подробные характеристики имущества (2 ). В случае с автомобилем это номерной знак, идентификационный номер (VIN), объем двигателя, цвет и другие данные.

В-третьих, саму сумму компенсации (3 ). В-четвертых, основание для выплаты (4 ): например, допсоглашение к трудовому договору или какой-то его конкретный пункт.

Списывайте компенсацию в пределах норм

При расчете налога на прибыль компенсацию за использование личной машины нужно нормировать. Сами лимиты прописаны в постановлении Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92 . Напомним, что для легковушек с объемом двигателя до 2000 куб. см включительно норматив составляет 1200 руб. в месяц, а для более мощных машин - 1500 руб. ежемесячно.

Компенсацию начисляйте ежемесячно в твердой сумме независимо от количества календарных дней в месяце. За время, когда сотрудник находился в отпуске, командировке или болел, компенсацию не выплачивайте.

Чтобы обосновать данный расход, потребуйте от сотрудника копию свидетельства о регистрации автомобиля. Вдобавок чиновники настаивают, чтобы сотрудники вели учет служебных поездок в путевых листах.

А если человек не является собственником машины, а взял ее у родственника? Тогда понадобится и копия доверенности. Списать плату за пользование авто по доверенности можно. Согласны с этим и представители Минфина России в письме от 27 декабря 2010 г. № 03-03-06/1/812 .

Еще один момент. Чиновники уверены, что в нормы из постановления № 92 уже заложены все затраты, связанные с эксплуатацией машины (см., например, письмо УФНС России по г. Москве от 4 марта 2011 г. № 16-15/020447@). Иными словами, если компания захочет дополнительно компенсировать сотруднику плату за бензин или техобслуживание автомобиля, списать расходы не удастся.

Кстати, «упрощенщики», выбравшие объект «доходы минус расходы», также нормируют компенсацию в силу подпункта 12 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ. Те же спецрежимники, которые платят «упрощенный» налог с доходов, учесть компенсацию не могут.

Начисляйте взносы и НДФЛ, если машина не в собственности работника

Что касается страховых взносов и налога на доходы, то здесь важно, принадлежит ли машина работнику на праве собственности. Если да, то начислять взносы и удерживать НДФЛ не нужно. Именно так считают чиновники.

Дескать, только в этом случае компания выплачивает работнику компенсацию, предусмотренную статьей 188 Трудового кодекса РФ. А раз так, то действуют нормы, позволяющие не платить НДФЛ и взносы (п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ , п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ , ст. 20.2 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Данный вывод есть в письмах Минздравсоцразвития России от 6 августа 2010 г. № 2538-19 , Минфина России от 21 февраля 2012 г. № 03-04-06/3-42 , ФСС РФ от 17 ноября 2011 г. № 14-03-11/08-13985 и др.

Зато нормировать компенсацию не нужно. То есть вся выплата освобождается от взносов и НДФЛ. Но только если в наличии есть документы, подтверждающие, что сотрудник использовал машину именно в служебных целях.

Не возражают против такого подхода и чиновники. Об этом свидетельствуют письма Минздравсоцразвития России от 12 марта 2010 г. № 550-19 , Пенсионного фонда России от 29 сентября 2010 г. № 30-21/10260 и др. В качестве оправдательных бумаг могут выступать, например, путевые листы или транспортные накладные.

Когда же сотрудник управляет машиной по доверенности, льготные нормы законодательства не действуют. А раз так, то придется начислить взносы и удержать НДФЛ. Делать так должны все компании независимо от режима налогообложения.

Главное в приказе о компенсациях

Не забудьте прописать в приказе эти сведения.

1 Кому и с какого времени должна выплачиваться компенсация.

2 Подробные характеристики имущества (например, номер автомобиля, его цвет, мощность двигателя).

3 Сумма компенсации.

4 Основание для выплаты компенсации.

Если работник вынужден пользоваться собственным автотранспортом в служебных целях, то ему положена выплата компенсации. Этот пункт отмечен в статье 188 ТК РФ. Сотрудник имеет возможность использовать собственный автомобиль по договоренности с руководителем предприятия. Компенсация предоставляется даже за единичное пользование транспортом в должностных целях.

В Трудовом кодексе указывается, на что конкретно идет компенсация:

• амортизацию автотранспорта;
• оплату затрат на ГСМ (бензин, топливо);
• техобслуживание.

Соглашение о покрытии расходов

В соглашении между руководителем и сотрудником должна отражаться информация:

• о марке транспорта работника, годе выпуска;
• о сумме компенсации, приведенных расчетах, сроках по выплатам.

Часть предприятий издает указ о выплате компенсации. Если в нем присутствует подпись работника, то в суде документацию приравнивают к соглашению. Однако рекомендуется составить именно соглашение, чтобы не инициировать ненужные споры.

В соглашении между руководителем и подчиненным есть возможность указать 2 вида компенсации одновременно: и на ГСМ-расходы, и на износ автотранспорта. В законодательстве не прописаны конкретные суммы, поэтому мера возмещения затрат за пользование собственным автомобилем устанавливается в каждой организации.

Контролирующие органы РФ для верного расчета налогов предлагают учитывать степень износа автомобиля и время его эксплуатации. Необходимо использовать простые расчеты, отображаемые в соглашении:

1. Сумма выделяемых средств равна сумме амортизации транспорта. Расчеты ведутся в текущем периоде.
2. Вести расчеты, исходя из стоимости 1 км автопробега по должностным обязанностям. Расценки можно заимствовать у такси.

Налоговый учет

Письмо Министерства Финансов от 20 апреля 2015 г., №03-04-06/22274 и указ Минтруда от 27 июля 2016 г., №17-3/В-291 указывают, что компенсация за пользование личным имуществом в служебных целях не облагается налогом на доходы физлиц (НДФЛ).

Страховые взносы также не облагаются налогом в размере, согласованным с руководителем предприятия, и не упоминаются в справке о доходах.

Документы для оформления компенсации

Для доказательства того факта, что сотрудник не получает доход от использования собственного авто, нужно собрать документы:

1. Между руководителем и подчиненным заключается соглашение, которое дополняет действующий ТД. Если использование собственного имущества в должностных целях оговаривается на собеседовании, то этот пункт вписывается в договор.
2. Копия документа о регистрации транспорта. Она необходима для доказательства прав на авто, т. к. возмещение расходов полагается за пользование собственным имуществом. Мнения контролирующих органов о возмещении затрат на транспорт, управляемый на основании доверенности, разделилось. Существуют записи, которые как разрешают данную выплату, так и запрещают ее.
3. Документы для учета рабочих поездок. Путевые и маршрутные листы оформляются при условии компенсации, которая перечисляется с учетом служебного пробега.
4. Если компенсация предоставляется по фиксированной ставке, то документация оформляется любым удобным способом: маршрутные листы, журнал учета командировок.

Важно! Если для учета выплат используется собственная форма, то в нее необходимо включать реквизиты первичной документации. Форма должна соответствовать политике предприятия.

5. Чеки, квитанции на оплату ГСМ и прочие расходы работнику компании следует предоставлять вместе с авансовым отчетом. Согласно предоставленным квитанциям оплачивается денежная компенсация. Покрытие расходов на бензин осуществляют, учитывая его действительный расход и лимит, утвержденный в технической документации.
6. Покрытие затрат, которое указано в соглашении и трудовом договоре. Размер компенсации утверждается в приказе или расчетном листе. Сумма возмещения может быть указана и в двустороннем соглашении, если выплачивается по фиксированной ставке.

Компенсация за использование собственного авто

Ст. 272 НК РФ, п. 7 гласит: компенсация денежных средств за пользование собственным автотранспортом по служебным нуждам отображается в расходах на дату выплаты. При оплате налога на прибыль следует руководствоваться нормативами, указанными в Постановлении Правительства РФ, 08. 02. 02, №92:

• Если объем двигателя легкового транспорта сотрудника 2000 куб. см, то размер компенсации не может превышать утвержденную норму, а именно 1200 рублей.
• Если двигатель объемом выше 2000 куб. см, то предоставляется выплата 1500 рублей.

Ограничения на размер компенсации за использование грузового транспорта в должностных целях не утверждаются на законодательном уровне. Категория автотранспорта отмечена в ТС или ПТС. Чтобы учесть компенсации для налога на прибыль, нужно собрать ту же документацию, что и для НДФЛ.

Аренда авто в служебных целях

Утвержденная сумма возмещения денежных средств за пользование автомобилем по служебным нуждам очень мала. Поэтому если в должностные обязанности входят постоянные разъезды, стоит заключить договор аренды. За арендованный транспорт служащему также полагается компенсация. Авто можно взять в аренду вместе с сотрудником. При аренде автомобиля без сотрудника ответственным лицом назначается уполномоченное лицо организации.

Для работодателя на УСН преимущество заключается в уменьшении налоговой базы (согласно ст. 346 НК РФ, п.1). Расходы на содержание транспорта несет работодатель и может включать их в статью расходов.

В обеих ситуациях необходимо:

1. Заключить договор аренды.
2. Установить сумму компенсационных ежемесячных платежей.
3. Передать транспорт по акту.

Важно! Ежемесячные платежи аренды работодатель включает в доход своего сотрудника. Компенсация облагается НДФЛ по ставке 13% (по статье 226 НК РФ п.1, ст. 224 п.1). Страховые взносы платить не придется.

Бухгалтерский учет компенсации

Возмещение денежных средств отображается в статье затрат на дату перевода компенсации. Расходы списываются на те же счета, что и зарплата сотрудника. (Счет 44 - Расходы на продажу, счет 20 - Основное производство, счет 26 - Общехозяйственные расходы).

Когда дата перевода денежных средств не совпадает с ее фактической выплатой, возникает разница во времени. Рекомендуется осуществлять выплаты сотруднику в месяце их начисления. Если в налоговом и бухучете фигурируют разные суммы, то организации, регулярно имеющей разницу в отчете, начисляются увеличенные платежи по налогу на прибыль в текущем периоде, согласно Приказу Минфина РФ №114, ред. 24.12.2010.

Пример. Компенсация сотруднику предприятия

ООО «Ибис» перечислило 23.07.2017 г. на зарплатную карту работника компенсацию за пользование собственным авто в размере 4000 рублей за июль 2017 г. Для отражения налога на прибыль выплата предоставлена по нормативу - 1500 рублей, т.к. объем двигателя личного транспорта выше 2000 куб.см. В бухучете будут отражены проводки:

Недостатки компенсации по фиксированной ставке

Единый размер выплат целесообразно устанавливать для служащих, чья деятельность связана с регулярными служебными поездками. Если сотрудник пользуется автомобилем несколько дней в месяц, а его компенсация неизменна, то могут возникнуть недопонимания с контролирующими органами.

Если для сотрудника утверждено фиксированное возмещение затрат — 3000 рублей в месяц, а из 21 рабочего дня маршрутные листы составлены лишь на 17, то сумма выплаты, не облагаемая НДФЛ, рассчитывается:
3000 руб. / 20 х 17 = 2550 рублей. Так считают одни представители контролирующих органов. Однако другая сторона утверждает, что сумму компенсации необходимо выплачивать независимо от фактического количества дней пользования автомобилем.

Поэтому возмещение затрат по фиксированной ставке рекомендуется предоставлять сотрудникам, использующим автотранспорт в должностных целях регулярно. В иных ситуациях лучше оформлять выплаты с помощью путевых листов и иных документов.

Образец приказа об установлении размера компенсации работникам ООО «Компания» расходов за пользование личным имуществом

О назначении компенсации за пользование
личным имуществом сотрудников

В целях реализации прав работников на получение компенсации за использование их личного имущества в служебных целях согласно ст. 188 Трудового кодекса РФ

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Назначить водителю Б.Б. Борисову ежемесячную компенсацию за использование личного легкового автомобиля марки ВАЗ-2110 с объемом двигателя 1500 куб. м, регистрационный номер М 655 , номер паспорта технического средства — 75СМ №1234567, цвет- «черный», в служебных целях в размере 1200 руб. с 1 июня 2018 года.

Генеральный директор
ООО «Компания» А. А. Александров

С приказом ознакомлены:

Главный бухгалтер Васильева В.В.

О возмещении расходов, связанных с использованием личного компьютера в служебных целях

На основании дополнительного соглашения от 02 апреля 2018 г. N 1 к трудовому договору от 1 февраля 2018 г. N 7 и в соответствии со статьей 188 Трудового кодекса

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Установить с 9 апреля 2018 г. менеджеру по продажам Иванову Ивану Ивановичу ежемесячную компенсацию за использование личного компьютера в служебных целях в размере 1000 руб.

2. Возмещать Иванову И.И. расходы по техническому обслуживанию и ремонту компьютера, указанного в пункте 1 настоящего приказа, на основании служебной записки работника.

3. Главному бухгалтеру Васильевой В.В. проводить выплаты Иванову И.И. за использование личного компьютера в следующие сроки:

— ежемесячную компенсацию — не позднее пяти рабочих дней с даты утверждения Работодателем отчета Работника;
— расходы по техническому обслуживанию и ремонту компьютера — не позднее пяти рабочих дней с даты согласования служебной записки.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Основание:

— должностная инструкция менеджера по продажам от 01.02.2018

— дополнительное соглашение от 02 апреля 2018 г. N1 к трудовому договору от 1 февраля 2018 г. N 7

— документация к компьютеру.