Принятие решения об исполнении документа. Большая энциклопедия нефти и газа. Что подразумевает срок исполнения документа

П режде чем переходить к рассмотрению сроков ответа на поступившие в организацию запросы, необходимо понять, с какого момента они исчисляются. Дело в том, что в последние годы гражданское законодательство в этой части довольно заметно изменилось. Теперь действует принцип, что за своевременное получение почтовой корреспонденции отвечает сама организация (т.е. все риски ее неполучения полностью несет получатель ):

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Пункт 3 статьи 54 «Наименование, место нахождения и адрес юридического лица» Гражданского кодекса РФ

Юридическое лицо несет риск последствий неполучения юридически значимых сообщений, доставленных по адресу, указанному в едином государственном реестре юридических лиц, а также риск отсутствия по указанному адресу своего органа или представителя. Сообщения, доставленные по адресу, указанному в едином государственном реестре юридических лиц, считаются полученными юридическим лицом, даже если оно не находится по указанному адресу...

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Статья 165.1 «Юридически значимые сообщения» Гражданского кодекса РФ

1. Заявления, уведомления, извещения, требования или иные юридически значимые сообщения, с которыми закон или сделка связывает гражданско-правовые последствия для другого лица, влекут для этого лица такие последствия с момента доставки соответствующего сообщения ему или его представителю.

Сообщение считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило лицу, которому оно направлено (адресату), но по обстоятельствам, зависящим от него, не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним.

2. Правила пункта 1 настоящей статьи применяются, если иное не предусмотрено законом или условиями сделки либо не следует из обычая или из практики, установившейся во взаимоотношениях сторон.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Пункт 4 статьи 31 «Права налоговых органов» Налогового кодекса РФ

В случаях направления документа налоговым органом по почте заказным письмом датой его получения считается 6-й день со дня отправки заказного письма.

В случае направления документа налоговым органом через личный кабинет налогоплательщика датой его получения считается день, следующий за днем размещения документа в личном кабинете налогоплательщика...

Для организации сроки ответа на сообщения налоговой инспекции будут зависеть от того, каким способом она получила документы. Налоговики могут передать документы:

• лично;
• по почте заказным письмом;
• в электронной форме по ТКС через оператора электронных данных или
• через личный кабинет налогоплательщика (ЛКН).

Если с первым случаем понятно, то на 3-х оставшихся остановимся подробнее:

1. Если документ направлен заказным письмом по адресу компании (указанному в ЕГРЮЛ), то датой получения будет являться наиболее ранняя из двух дат:

• 6-й рабочий день, считая со дня, следующего за днем отправки письма (например, требование, отправленное по почте 09.01.2018, считается полученным 17.01.2018; методику расчета еще см. в Примере 1);
• дата фактического получения.

2. Если документ направлен по ТКС, то датой получения будет дата, указанная в квитанции о приеме, которую организация должна направить по ТКС в ИФНС .

3. Если документ направлен через ЛКН, то дата получения – (см. Пример 2).

Самый короткий срок для ответов установлен в отношении требований Следственного комитета: .

При ответах на запросы силовых органов (полиция, Следственный комитет, прокуратура) срок считается в рабочих днях. Течь он начинает так же, как в случае со сроками ответов налоговым органам – со следующего за получением запроса дня.

Пример 4

Запрос прокурора о представлении копий документов

Свернуть Показать

На запрос прокурора на представление копий документов, полученный компанией 11.12.2017, ответ должен быть дан «в течение 5 рабочих дней» (согласно п. 2 ст. 6 закона о прокуратуре) – т.е. не позднее 18.12.2017 до 24-00. Естественно, если иное не установлено в самом запросе.

Практика показывает, что большинство запросов от силовиков содержат срок исполнения 30 дней.

Часто они формулируют задание так – информацию представить:

1) «в установленный законом месячный срок» – эта формулировка таит в себе «множество опасностей», потому что существует целых 3 точки зрения относительно того, как ее понимать. Строятся они на разных трактовках словосочетания «срок, исчисляемый месяцами, истекает в соответствующие месяц и число последнего месяца срока»:

• сторонники первой (самой распространенной) позиции полагают, что если запрос получен 11.12.2017, то документ надо отработать до конца дня 11.01.2018;
• вторая позиция заключается в том, что если запрос получен 11.12.2017, то документ надо отработать до конца дня 12.01.2018. Она основывается на правиле, что при исчислении сроков месяцами не принимаются во внимание тот час и те сутки, которыми начинается течение срока;
• при третьем варианте срок начинает течь в день получения запроса, поэтому при получении запроса 11.12.2017 документ следует успеть обработать до 24 часов 10.01.2017.

Чтобы избежать негативных последствий, рекомендуем подготовить ответ в наименьший из перечисленных срок (тем более, что разница составляет всего 1–2 дня). Если же для вас эти сутки могут оказаться решающими, то уточните у органа, направившего запрос, какая конкретно дата имелась в виду;

2) «не позднее 25.12.2017» (его надо отработать до конца дня 25.12.2017);

3) «до 25.12.2017» (вот с этим вариантом тоже сложно: неизвестно, что под ним подразумевает автор документа – необходимость его исполнения до наступления 25 (т.е. 24 декабря) либо возможность это сделать еще 25-го декабря; поэтому лучше подстраховаться и уложиться в более короткий из этих двух вариантов срок);

4) «к 12.00 14.12.2017» (редко, но встречается и такой вариант – четко указан не только день, но и момент времени в нем, когда все уже должно быть сделано);

5) «в течение месяца со дня вынесения настоящего представления» (тут на всякий случай лучше уложиться в месяц со дня издания представления его автором, например, если дата его регистрации автором 11.12.2017, то, следуя нашим рекомендациям, успеть исполнить представление лучше по 10.01.2018 включительно).

Трудовые отношения

В отношениях между работником и работодателем достаточно много моментов, которые связаны с направлением либо получением каких-либо документов. Вместе с тем сроки направления корреспонденции в этом случае служат скорее точками отсчета, связанными с наступлением определенных юридических фактов, возникновением прав, обязанностей.

Пример 6

Направление уведомления о необходимости забрать трудовую книжку

Свернуть Показать

Направление уволенному работнику уведомления о необходимости забрать трудовую книжку прекращает длящееся нарушение, которое условно можно назвать «незаконное удержание трудовой книжки». До направления такого письма, вне зависимости от причин, по которым книжка осталась у работодателя, он считается виновным в ее удержании. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за это (см. ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).

Обычно отслеживание сроков, связанных с трудовыми отношениями, – привилегия и обязанность кадровиков. Служба делопроизводства сталкивается с этими вопросами реже. «Классических» в нашем понимании сроков ответа на запросы работников не много:

• прежде всего, это ответ на требование о предоставлении документов и их копий, связанных с работой. Такие запросы могут поступать от текущих и бывших работников как по внутренним каналам организации, так и по почте. Вне зависимости от способа их получения ст. 62 ТК РФ требует обработать их и направить ответ в течение 3 рабочих дней (например, получив такое требование 11.12.2017, его надо отработать до конца рабочего дня 14.12.2017);
• еще один вариант изложен в ст. 235 ТК РФ – здесь закреплено право работника обратиться в суд, если работодатель не отреагирует на его заявление о возмещении ущерба в течение 10 дней. Соответственно, срок ответа на подобный запрос для работодателя составляет именно 10 дней. Впрочем, здесь установлен «мягкий» вариант срока, поскольку законодатель фактически постановил считать молчание компании равным ее отрицательному ответу. Хотя и в этой ситуации (когда компания согласна с требованиями работника) промедление может привести к отрицательным последствиям. Если работник успеет подать в суд до получения согласия о выплате от организации, с нее дополнительно могут взыскать судебные расходы. Суммы будут не очень большие (госпошлина и расходы на юридические услуги) но тем обиднее, что их можно было избежать, просто своевременно отправив письмо или вручив ответ лично сотруднику.

Кроме явных, прямо указанных сроков, ТК РФ содержит и некоторые пробелы. Так, в ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ предусмотрено право работника потребовать выслать ему трудовую книжку по почте. При этом срок, в течение которого трудовая книжка направляется сотруднику, не указан. Представляется, что в этой ситуации возможны 2 варианта:

Порядок определения сроков ответов на требования работника в трудовых отношениях определяется по правилам очень близким к тем, что приняты для расчета сроков в налоговых отношениях. Исчисление сроков в трудовом праве определено в ст. 14 ТК РФ:

• сроки, исчисляемые годами / месяцами / неделями, истекают в соответствующее число последнего года / месяца / недели;
• в срок, исчисляемый в календарных неделях или днях, включаются и нерабочие дни;
• если последний день срока приходится на нерабочий день, то днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день.

В тексте ТК РФ при определении сроков в днях они, как правило, сразу формулируются именно в рабочих днях (например, «не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления»).

Однако есть и отличие – ТК РФ различает сроки, связанные с возникновением и прекращением прав:

• срок, связанный с возникновением трудовых прав / обязанностей, начинается с календарной даты, которой определено их начало (например, испытательный срок начинает течь в день заключения трудового договора);
• срок, связанный с их прекращением, начинается на следующий день после календарной даты, которой определено окончание трудовых отношений (например, срок обращения в суд из-за нарушений при увольнении начинается со дня, следующего за днем увольнения).

Отдельно стоит остановиться на сроках ответов на запросы Государственной трудовой инспекции (ГИТ). Трудовой кодекс РФ не содержит указаний, как быстро компания должна на них реагировать. Порядок взаимодействия данного госоргана и организаций определен подзаконным актом – административным регламентом . Согласно его п. 87 ГИТ самостоятельно определяет данные сроки и указывает их в своих запросах и предписаниях.

Если организация посчитает, что не в состоянии выполнить данные требования в срок, она вправе в пределах установленного в первоначальном предписании периода обратиться с аргументированным запросом об увеличении срока предоставления документов / выполнения иного предписания. Если аргументы сочтут убедительными, срок продлят (п. 88).

* * *

В этом номере журнала мы рассмотрели только часть случаев, когда службе делопроизводства необходимо ориентироваться в законодательно установленных сроках ответов на поступающие в организацию документы.

В следующем номере поможем вам разобраться, как определить сроки ответов своим контрагентам-организациям в рамках гражданско-правовых отношений, а также при общении с потребителями собственных товаров и услуг по правилам закона о защите прав потребителей.

На контроль ставятся документы, содержащие поручения, требующие исполнения в установленный срок. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовые сроки устанавливаются законодательными или иными нормативными правовыми актами. Перечень типовых сроков исполнения документов должен быть помещен в инструкцию по ДОУ организации. Типовой срок исполнения документа не может быть изменен.

Индивидуальные сроки исполнения документов указываются в тексте документа или резолюции руководителя. Изменить индивидуальный срок исполнения документа может только руководитель, установивший его. Приостанавливать исполнение документа или отменять его имеет право вышестоящая организация, организация - автор документа и вышестоящие контролирующие органы в соответствии со своей компетенцией.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:

внутренних - с даты подписания (утверждения) документа;

поступивших из других организаций - с даты их поступления;

обращений граждан, в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", - с даты регистрации обращения. Федеральный закон от 02.05.2006 №59-ФЗ « О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

В федеральных органах исполнительной власти срок исполнения документов, поступивших из вышестоящих органов государственной власти, исчисляется с даты подписания или утверждения документа.

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять его имеют право только вышестоящие органы или организация - автор документа.

Для документов, которые ставят на контроль, устанавливаются сроки их исполнения. Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. - Санкт-Петербург: «Альфа», 2003. - с. 143. В ГОСТе Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" дается следующее определение: "Срок исполнения документа - это срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией". ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Введ. 1998-02-27. - М.: ИПК Издательство стандартов, 1998.

Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.

Кроме этого в рамках конкретной организации могут быть установлены типовые сроки исполнения и для документов, не нашедших отражения в нормативных актах. После их включения в табель форм документов или инструкцию по делопроизводству, они также становятся типовыми для всех сотрудников организации.

Индивидуальный срок исполнения документа - это срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией. То есть индивидуальные сроки исполнения должны указываться в тексте документа или резолюции при получении входящего документа только в том случае, если этот срок отличается от установленного руководством организации или автором документа или отсутствует в перечне типовых сроков.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с даты их поступления.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке:

типовые сроки - принятием нового акта;

индивидуальные - руководителями, которые их установили.

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеет право только вышестоящая организация, организация - автор документа и органы госнадзора.

Контроль исполнения документов осуществляется в несколько этапов:

постановка документов на контроль;

проверка своевременности доведения документов до исполнителей;

предварительная проверка и регулирование хода исполнения;

снятие документа с контроля;

направление исполненного документа в дело;

учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов;

информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Оформление документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». - М.: Дело, 2003. - с. 79.

В марте 2007 года был утвержден новый стандарт в сфере ДОУ – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». Раздел 9.8 Стандарта устанавливает общие принципы организации контроля документооборота – контроля движения и использования документов.

Виды контроля

В соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 в системе управления документами их движение и использование необходимо контролировать для того, чтобы обеспечивать поиск документов, предотвращать случаи их утраты, выявлять случаи невыполнения обязательных действий, вести мониторинг использования системы управления документами в целях сохранения и защиты содержащейся в ней информации, а также в целях сохранения записей о произведенных с документами операциях.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 выделяет два вида контроля: контроль действий и контроль местонахождения документа.

Контроль действий в системе управления документами применяется для процессов (операций), в которых действия ограничены временными рамками, устанавливаемыми организацией или для организации. Контроль действий может эффективно применяться только в том случае, если документ зарегистрирован в системе управления документами прежде, чем он будет направлен исполнителям.

Контроль местонахождения документа осуществляется в случаях, когда документ выдается сотрудникам для использования в работе, изымается из системы для уничтожения или передачи на архивное хранение. В ходе контроля местонахождения отслеживаются факты выдачи документов сотрудникам, передачи их между работниками или подразделениями, даты перемещений документа и возврата документов на место их расположения или хранения.

В традиционно сложившейся у нас системе ДОУ применяются оба видя контроля. В процессе исполнения документа особое значение имеет контроль за исполнением документа , относящийся, в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, к контролю действий, поскольку основывается на отслеживании сроков исполнения, или, иначе говоря, действий, ограниченных временными параметрами.

Система контроля исполнения документов позволяет обеспечить своевременное и качественное выполнение поручений, содержащихся в документах, получить аналитическую информацию, необходимую для оценки деятельности подразделений и отдельных исполнителей.

Регламентация контроля исполнения документов в инструкции по ДОУ

Основным нормативным документом, регламентирующим организацию контроля исполнения документов в организации, являетсяинструкция по документационному обеспечению управления (ДОУ). В Инструкции, как правило, находят отражение следующие вопросы:

· кем осуществляется контроль исполнения документов в организации;

· какие документы ставятся на контроль;

· этапы контроля исполнения документов;

· сроки исполнения документов;

· формирование и использование массива данных, необходимых для контроля;

· отражение данных о контроле в регистрационно-контрольных формах;

· ведение контроля исполнения документов (постановка на контроль, проверка хода исполнения документов, продление срока исполнения, снятие документа с контроля);

· основные этапы работы с исполнителями (проверка хода исполнения, напоминания о приближении срока исполнения и др.);

· обобщение и анализ данных о результатах контроля исполнения документов;

· информирование руководства организации о результатах контроля и об исполнительской дисциплине.

От того, насколько детально и полно будет описана система контроля исполнения документов в инструкции по ДОУ, зависит организация этой работы и ее результаты, которые, несомненно, скажутся и на всей деятельности организации.

О сновные задачи контроля исполнения документов

Нормативных документов, которые регламентировали бы порядок контроля исполнения документов и его технологию, в настоящее время нет. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры от 08.11.2005 № 536, содержит лишь общие положения о контроле исполнения документов.

На федеральном уровне вопросы организации исполнения принятых решений и контроля их исполнения, в т.ч. контроля исполнения обращений граждан, нашли отражение в следующих документах:

● Регламент Правительства Российской Федерации (утвержден постановлением Правительства РФ от 01.06.2004 № 260);

● Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти (утвержден постановлением Правительства РФ от 19.01.2005 № 30);

● Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти (утвержден постановлением Правительства РФ от 28.07.2005 № 452).

Однако этими документами установлены организационные основы контроля исполнения поручений и в определенных случаях – типовые сроки исполнения поручений. Что же касается технологии контроля исполнения документов, этот вопрос в регламентах не нашел отражения.

Задача данной статьи – рассмотреть как организационные вопросы, так и вопросы, связанные с технологией контроля исполнения документов, осуществляемого службой ДОУ. Поскольку служба ДОУ ведет контроль за сроками исполнения документов, основными задачами контроля исполнения документов являются:

● отслеживание хода исполнения и фиксация сведений о фактическом исполнении входящих, исходящих и внутренних документов, а также устных распоряжений руководства;

● обобщение данных о ходе исполнения документов и его результатах, доведение этих сведений до руководства учреждения;

● выработка предложений об улучшении организации работы с документами в учреждении и повышении исполнительской дисциплины.

Обязанности, права и ответственность работника, осуществляющего контроль исполнения документов, должны быть закреплены в должностной инструкции.

Сроки исполнения документов

На контроль ставятся документы, содержащие поручения, требующие исполнения в установленный срок. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовые сроки устанавливаются законодательными или иными нормативными правовыми актами. Перечень типовых сроков исполнения документов должен быть помещен в инструкцию по ДОУ организации. Типовой срок исполнения документа не может быть изменен.

Индивидуальные сроки исполнения документов указываются в тексте документа или резолюции руководителя. Изменить индивидуальный срок исполнения документа может только руководитель, установивший его. Приостанавливать исполнение документа или отменять его имеет право вышестоящая организация, организация – автор документа и вышестоящие контролирующие органы в соответствии со своей компетенцией.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:

● внутренних – с даты подписания (утверждения) документа;

● поступивших из других организаций – с даты их поступления;

● обращений граждан, в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», – с даты регистрации обращения.

В федеральных органах исполнительной власти срок исполнения документов, поступивших из вышестоящих органов государственной власти, исчисляется с даты подписания или утверждения документа.

Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (п. 8.1.5), утвержденной приказом Минкультуры от 08.11.2005 № 536, установлено: если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Сроки исполнения документов устанавливаются руководителем при вынесении резолюции исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Типовой срок исполнения документов может быть изменен руководителем организации только в сторону его сокращения.

В поступившем документе может быть указан предполагаемый срок получения ответа. В этом случае руководитель при вынесении резолюции устанавливает срок, совпадающий со сроком, указанным в тексте, или на 1–2 дня ранее этого срока. Увеличивать срок исполнения можно только в том случае, если документ поступил в организацию с опозданием, и времени, оставшегося до указанного в документе срока, недостаточно для подготовки полноценного ответа, если при этом документ поступил не из вышестоящей организации.

В отдельных случаях допускается продление срока исполнения документа. Продлить срок исполнения документа может то должностное лицо или учреждение, которое этот срок установило. Продление срока исполнения документа должно быть обосновано (это входит в обязанности ответственного исполнителя).

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять его имеют право только вышестоящие органы или организация – автор документа.

Этапы контроля исполнения документов

Контроль исполнения документов осуществляется в несколько этапов:

Постановка документов на контроль;

Проверка своевременности доведения документов до исполнителей;

Предварительная проверка и регулирование хода исполнения;

Снятие документа с контроля;

Направление исполненного документа в дело;

Учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов;

Информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов.

■ При постановке документа на контроль в верхнем поле документа справа делается отметка о контроле (как правило, штампом). Многие организации включают в эту отметку указание срока исполнения.

На контроль ставятся только зарегистрированные документы.

Контроль исполнения документов может выполняться с помощью автоматизированной информационной системы (базы данных), электронного журнала (таблицы Excel), используемых одновременно для регистрации и контроля, или регистрационно-контрольных карточек (РКК), составляющих контрольно-справочную картотеку. Вести контроль исполнения документов по журналу на бумажном носителе (журналу регистрации входящих документов) – задача очень трудоемкая и неэффективная.

Для осуществления контроля исполнения документов в регистрационную форму (базу данных, журнал, РКК) вводятся сведения о документе. Минимальный перечень таких данных приведен ниже (Пример 1).

	Наименование организации, структурного подразделения или должностного лица – автора документа. При контроле исполнения обращений граждан это: имя, отчество, фамилия гражданина и его адрес. Если на контроль ставится отправляемый документ, записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица – корреспондента.
2. Наименование вида документа	Заполняется в соответствии с наименованием вида контролируемого документа.
3. Дата документа	Записывается дата, присвоенная документу организацией – автором документа.
4. Регистрационный номер документа	Переносится регистрационный номер документа, присвоенный организацией – автором документа.
5. Дата поступления	Переносится в контрольную форму из отметки о поступлении документа (регистрационного штампа).
6. Регистрационный номер поступления	Номер, присвоенный документу при поступлении в организацию, переносится в контрольную форму из отметки о поступлении документа (регистрационного штампа).
7. Заголовок к тексту (краткое содержание документа)	Переносится из документа; при его отсутствии формулируется работником, ведущим контроль исполнения документа. Краткое содержание может записываться ключевыми словами.
8. Резолюция	Переносятся содержание поручения, исполнитель (исполнители), автор и дата резолюции.
9. Срок исполнения	Проставляется дата, содержащаяся в резолюции. При регистрации отправляемого документа может записываться дата ожидаемого ответа.
10. Отметка об исполнении документа	Переносятся регистрационный номер и дата созданного документа, ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа или краткая запись решения вопроса по существу.
11. Номер дела	Переносится номер дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения, в которое помещен исполненный документ.

При ведении контроля с помощью РКК следует иметь в виду, что в этом случае потребуется два экземпляра карточки: один – для службы ДОУ, второй – для структурного подразделения – исполнителя. По второму экземпляру карточки будет вестись контроль исполнения документа в подразделении. Таким образом, в службе ДОУ формируется общая по организации контрольно-справочная картотека, в подразделении – контрольно-справочная картотека подразделения. При наличии в организации локальной сети электронный вариант карточки удобнее всего направлять по электронной почте непосредственно исполнителю и секретарю подразделения (для контроля).

Единой унифицированной формы РКК не установлено, но поскольку определен перечень сведений о документе, необходимых для ведения контроля документов, каждая организация может разработать собственную РКК.

Из РКК формируется контрольная картотека, которая имеет два раздела: «Контролируемый массив» и «Исполненные документы».

В первом разделе РКК расставляются по срокам исполнения с 1-го по 31-й день месяца. В дополнительную ячейку помещаются карточки документов, срок исполнения которых наступит в следующем месяце. В начале каждого месяца карточки документов этого месяца расставляются в соответствии с датой их исполнения.

Для контроля за инициативными исходящими документами, на которые ожидается ответ к определенному сроку, или особо важными документами можно применять отдельные карточки и, соответственно, формировать отдельную ячейку контрольного раздела. На исходящий документ заполняется отдельная карточка (когда, кому направлен, исходящий номер, краткое содержание, срок получения ответа). В этом разделе картотеки РКК на документы целесообразно расставлять по предполагаемым датам получения ответа.

Второй раздел картотеки «Исполненные документы» формируется по мере исполнения документов. В него помещаются РКК исполненных документов (т.е. после того, как документ исполнен и передан в дело). Этот раздел картотеки может формироваться по любому признаку, удобному для работы, с учетом специфики организации: по корреспондентам, видам документов, подразделениям-исполнителям и др.

■ При организации контроля важно, чтобы исполнитель получил документ вовремя , поскольку контроль исполнения документа начинается с момента его постановки на контроль. Для того чтобы служба контроля была уверена в том, что документ передан исполнителю, последнему необходимо расписаться в получении документа на РКК, предназначенной для контрольной картотеки. Для этого работник, который несет ответственность за передачу документов исполнителям, направляет исполнителю документ с двумя экземплярами РКК; один экземпляр остается в подразделении, другой (экземпляр службы контроля) с росписью исполнителя возвращается в службу контроля и ставится в первый раздел контрольной картотеки. Если исполнителю документ передается в виде электронного файла по локальной корпоративной сети, должна быть предусмотрена отправка в службу ДОУ уведомления о прочтении. Получение такого уведомления будет означать, что исполнитель получил документ.

В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.

В подведомственную организацию вместе с документом на исполнение пересылаются два экземпляра РКК. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения.

■ В течение всего срока исполнения служба ДОУ регулярно проверяет ход исполнения документа. При небольших сроках исполнения за 3–5 дней до исполнения служба ДОУ напоминает исполнителям о приближении срока исполнения документа. Напоминание может быть сделано по телефону или в виде письменного сообщения (Пример 2). Для рассылки напоминаний можно использовать электронную почту.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти устанавливает порядок проверки хода исполнения документов с длительными сроками исполнения (предварительного контроля):

· задания последующих лет – не реже одного раза в год;

· задания последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц;

· задания текущего месяца – каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока.

Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в регистрационно-контрольной форме.

При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее 3 дней до истечения этого срока обращается к руководителю, вынесшему резолюцию, с докладной запиской, содержащей обоснованную просьбу о продлении срока исполнения документа с указанием планируемого срока исполнения документа. В противном случае документ будет считаться неисполненным.

Продлить срок исполнения документа может то должностное лицо или учреждение, которое этот срок установило.

Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует службу ДОУ для внесения изменений в регистрационно-контрольную форму (новый срок, дата изменения, основание).

Документ считается исполненным, когда решены поставленные в нем задачи и корреспонденту дан ответ по существу. Если исполнение не документировалось, то сведения о характере исполнения записываются на входящем документе и вносятся в регистрационно-контрольную форму.

■ После исполнения документы снимаются с контроля. На копии документа проставляется отметка об исполнении документа и направлении в дело, включающая:

Отметку "В дело";

Номер дела, в котором будет храниться документ;

Подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

В регистрационно-контрольную форму также вносятся сведения об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата. Если контроль велся с помощью РКК, карточка исполненного документа переставляется во второй раздел картотеки.

Если служба ДОУ установит, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствовали заданию, она вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения, даже если документ-ответ уже был подписан руководителем. В конфликтной ситуации вопрос о снятии с контроля решает руководитель, установивший срок исполнения документа, или руководитель организации.

■ Копия исполненного документа помещается в дело в соответствии с отметкой об исполнении. Если исполнялось поступившее в организацию письмо (от организации или физического лица), входящий документ и документ-ответ помещаются в одно дело по дате ответа и составляют единый комплекс документов.

■ Служба ДОУ обобщает и систематизирует данные о ходе и результатах исполнения документов, как правило, один раз в месяц и по завершении года. Данные о результатах контроля представляются руководителю организации и в каждое структурное подразделение.

Данные о контроле исполнения должны содержать сведения о ходе и сроках выполнения документов, являются средством обратной связи (исполнитель – руководитель) и необходимы для повышения исполнительской дисциплины.

Для обобщения данных о контроле используются различные формы сводок (справок, отчетов). Сводка (справка, отчет) может содержать данные по организации в целом, по отдельным подразделениям, исполнителям и т.д. (Примеры 3, 4).

Пример 3

СВОДКА

об исполнении документов по состоянию на _____________________________

СВОДКА

документов, исполняемых в (название и индекс подразделения)

по состоянию на _____________________________

Примечание. Графы 5-7 заполняются в подразделении.

Сводки о ходе и результатах контроля исполнения документов подписываются руководителем службы ДОУ организации.

■ Данные о ходе и результатах контроля, обобщенные в сводках, представляются руководству организации. Для анализа исполнительской дисциплины по подразделениям и принятия решений по совершенствованию работы с документами руководству необходимы сводки, в которых указываются:

Общее количество документов на исполнении;

Количество исполненных документов в срок (%);

Количество неисполненных документов или исполненных с превышением срока (%);

Причины задержек исполнения документов.

На основе анализа этих данных руководство принимает меры по улучшению исполнительской дисциплины, ускорению документооборота организации и повышению общей культуры работы с документами.

В.Ф. Янковая, канд. ист. наук, зав. отделом документационного обеспечения управления ВНИИДАД

П режде чем говорить о сроках исполнения документов, поговорим о сроках их доведения до исполнителей. Ведь данная процедура тоже «съедает» время.

Как правило, все документы, поставленные на контроль, должны доводиться до исполнителей в течение 1 дня с даты вынесения резолюции руководителем или подписания им документа, а срочные и оперативные - в течение нескольких часов . Приведенные данные являются примерными и должны конкретно устанавливаться в каждой организации в соответствии с требованиями ее руководства.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Постановление Правительства РФ от 01.06.2004 № 260 (ред. от 21.02.2011) «О Регламенте Правительства Российской Федерации и Положении об Аппарате Правительства Российской Федерации»

47. Доведение поручений до исполнителей и контроль их исполнения обеспечиваются Аппаратом Правительства, как правило, в 2-дневный срок, а срочных и оперативных поручений - незамедлительно, но не позднее чем в течение 12 часов с момента их подписания.

В соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 отметку о контроле за исполнением документа на бумажном носителе обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль». Такую отметку ставят справа на верхнем поле первой страницы документа (см. Пример 1).

Пример 1

Входящее письмо с резолюцией руководителя и отметкой о контроле

Свернуть Показать

Обычно на предприятии создается специальная служба (отдельное подразделение, группа или отдельный сотрудник), на которую возлагаются обязанности и по доведению документов до исполнителей, и по контролю их исполнения.

Типовые и индивидуальные сроки исполнения

Начнем с определений, данных ГОСТом.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

ГОСТ Р 51141-98. Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

Cрок исполнения документа - срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом;

типовой срок исполнения документа - срок, установленный нормативно-правовым актом;

индивидуальный срок исполнения документа - это срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.

Примером типового срока исполнения документов может служить срок рассмотрения обращений граждан руководителем государственного органа или органа местного самоуправления. Он установлен Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» и составляет 30 дней со дня регистрации письменного обращения. См. также Примеры 4 и 5.

Теперь поясним, как могут быть установлены индивидуальные сроки исполнения.

См. статью Елены Юсиповой «Что будем контролировать? » на стр. 30 журнала «Делопроизводство и документооборот на преприятии» № 7’ 2011

Во-первых, в организации может быть издан специальный документ, регламентирующий этот вопрос. О содержании «Примерного перечня документов, подлежащих контролю за исполнением с указанием сроков исполнения» мы рассказали в предыдущем номере журнала.

Во-вторых, конечная дата исполнения конкретного документа может быть указана на нем самом:

• в резолюции руководителя (которая должна строиться по формуле «кому, что и когда нужно сделать») или
• в тексте этого документа (например, каждый пункт приказа или другого распорядительного документа может содержать срок выполнения того или иного поручения, а запрос вышестоящих органов может содержать конкретную дату предоставления информации).

Если в документе срок исполнения не указан

Было бы просто работать, если бы все поступали так, как должны. Но ведь большинство из нас - люди творческие, сильно занятые, а некоторые работают так, будто правила не для них писаны. Вот и встречаются документы без указания конкретной даты исполнения. Как быть в этом случае? Действительно, документы могут быть без указания конкретной даты, но:

• содержать пометку «срочно», «незамедлительно». В этом случае срок исполнения составляет 3 дня ;
• содержать пометку «оперативно». В этом случае срок исполнения принято исчислять 10 днями ;

Если же в документе и этих слов не нашлось, то срок исполнения можно установить в 30 дней . Но лучше это делать не самовольно, а зафиксировать такое правило во внутреннем нормативном документе.

Если в вашей организации утвержден перечень документов, которые необходимо ставить на контроль, а к вам пришли не упомянутые в нем документы, то решать вопрос о том, ставить их на контроль или нет, должен руководитель. В этом случае срок исполнения будет указан в резолюции. Как правило, срок исполнения таких документов может быть установлен в интервале от 3 до 30 дней, а иногда и превышать данный срок . Если срок исполнения превышает 30 дней, желательно, чтобы руководитель в резолюции указал не только конечный срок исполнения, но и сроки предоставления промежуточных отчетов о ходе исполнения, которые тоже должны быть поставлены на контроль. Пример такой резолюции:

Пример 2

Резолюция, устанавливающая конечный и промежуточные сроки исполнения

Свернуть Показать

С чего начинается отсчет срока исполнения?

Течение срока исполнения документа в делопроизводстве обычно начинается именно с той даты, которая указана в документе или иным образом определена (а не на следующий день, как это принято в гражданско-правовой практике).

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Статья 191 «Начало срока, определенного периодом времени» Гражданского кодекса РФ

Течение срока, определенного периодом времени, начинается на следующий день после календарной даты или наступления события, которыми определено его начало.

Кстати, в трудовых правоотношениях вообще применяются оба принципа:

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Статья 14 «Исчисление сроков» Трудового кодекса РФ

Течение сроков, с которыми настоящий Кодекс связывает возникновение трудовых прав и обязанностей, начинается с календарной даты, которой определено начало возникновения указанных прав и обязанностей.

Течение сроков, с которыми настоящий Кодекс связывает прекращение трудовых прав и обязанностей, начинается на следующий день после календарной даты, которой определено окончание трудовых отношений...

Свернуть Показать

Мария Смольянинова , главный редактор издательства «Бизнес-Арсенал»:

«Если срок сформулирован с использованием фразы «в течение», а далее подставляется какой-либо период, обычно в днях, то с точки зрения русского языка это означает, что день выдачи поручения уже включается в данный период. Например, когда говорят «в течение трех дней с момента подписания», а подписали документ 1 августа, то это означает, что поручение должно быть выполнено в течение 1, 2 и 3 августа. Еще раз подчеркну, что такой смысл вкладывает в эту фразу наш родной язык.

Такую же текстовую конструкцию с таким же смыслом использует и большинство инструкций по делопроизводству . В различных органах государственной власти в них традиционно указывается, что сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:

• с даты подписания (утверждения) документа либо
• с даты поступления из сторонних организаций (или от граждан).

Например, подобные правила можно найти в:

• п. 7.1.6 Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах» (утв. приказом ФТС РФ от 18.10.2004 № 160);
• п. 5.11 Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов (утв. приказом ФССП РФ от 10.12.2010 № 682).

Аналогичным образом в Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 28.07.2005 № 452) в части сроков исполнения поручений содержится указание на их исчисление с даты подписания поручения. Как правило, инструкции по делопроизводству коммерческих организаций, да и тех некоммерческих, которые не относятся к органам государственной власти, фиксируют правила исчисления сроков таким же образом, поскольку это логично.

Однако есть случаи, когда сроки, определяемые периодами времени, следует считать по-особому. И вот эти особые случаи законодатель и оговаривает отдельно , например:

• начальный момент течения срока, установленного для отношений, регулируемых Гражданским кодексом РФ, приходится на следующий день после календарной даты или наступления события, которым определено его начало (ст. 191 ГК РФ);
• равным образом течение срока, установленного законодательством о налогах и сборах, также начинается на следующий день после календарной даты или наступления события (совершения действия), которым определено его начало (п. 2 ст. 6.1 НК РФ).

В определении от 31.08.2007 № 6-Г07-7 Верховный Суд РФ, рассматривая трудовой спор, разъяснил:

• в трудовых отношениях, когда какой-то срок ведет к возникновению трудовых прав и обязанностей, следует руководствоваться ст. 14 ТК РФ и считать его, начиная с указанного календарного дня (тогда получается, например, что срок ознакомления с приказом по личному составу начинает течь в день его издания);
• а во всех остальных случаях нужно руководствоваться ГК РФ (действовать по аналогии с ним), т.е. срок начинает считаться на следующий день.

Поэтому очень важно прописать в инструкции по делопроизводству, как считается срок, когда затрагиваются трудовые или гражданские отношения и когда не затрагиваются - и не будет у вас споров!»

Итак, запомним, что по общему правилу в делопроизводстве, касающемся организационно-распорядительных документов, сроки начинают течь в день указанного события, а не на следующий после него день (о существующих исключениях из этого общего правила мы предупреждаем в нашей статье). Теперь рассмотрим, от каких событий может стартовать отсчет сроков исполнения организационно-распорядительных документов:

1. От даты утверждения (подписания) руководителем создаваемых в организации распорядительных документов, например, таких, как приказы, распоряжения (Примеры 3 и 4).

Пример 3

Свернуть Показать

Достаточно часто в приказах употребляется такая формулировка:

«4. Начальнику секретариата Юковой П.А. довести настоящий приказ до коммерческого директора Петрова А.К. в течение трех дней с даты подписания приказа».

В случае подписания приказа с такой формулировкой 3 августа 2011 года исчисление срока начнется с даты подписания приказа, т.е. с 3 августа 2011 года. Следовательно, приказ должен быть доведен до исполнителей с 3 по 5 августа 2011 года включительно, т.е. в течение трех дней. Отметим, что в данном примере рабочие дни совпадают с календарными.

Но как контролировать выполнение распорядительного документа, если в нем указано несколько сроков исполнения? В таком случае срок выполнения распорядительного документа в целом будет определяться по сроку исполнения последнего из выполненных поручений.

Кроме того, возможен и такой вариант, когда срок исполнения поручения по одному пункту распорядительного документа может исчисляться с даты подписания документа, а в других пунктах может определяться иначе, например, конкретной датой.

2. Отсчет срока исполнения документа может начинаться от даты поступления документа в организацию (даты регистрации) . Чаще всего в делопроизводстве используют именно эту точку отсчета срока исполнения, если иное прямо не указано в тексте документа или резолюции на нем руководителя. При такой схеме работы важным становится срок, в течение которого поступивший документ должен быть зарегистрирован, это стоит регламентировать (оптимально - в течение одного-двух дней).

3. Гораздо реже в качестве отправной точки исчисления сроков исполнения используют дату вынесения резолюции руководителем или дату получения документа исполнителем .

Любой из этих вариантов может быть зафиксирован в инструкции по делопроизводству конкретной организации. Но подобные правила могут устанавливаться и законодательством для определенной группы документов и организаций (см. Примеры 4 и 5). Если «внутренние» и «вышестоящие» правила конфликтуют, то приоритет отдается «вышестоящим».

Пример 4

Свернуть Показать

Отсчет срока исполнения начинается с даты подписания поручения тем руководителем, который направил документ в вашу организацию.

Данное правило установлено Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 28.07.2005 № 452) и дословно звучит так:

«При поступлении в федеральный орган исполнительной власти поручений Президента РФ, поручений, содержащихся в актах Правительства, протоколах заседаний Правительства, координационных и совещательных органов Правительства, возглавляемых Председателем Правительства, заместителями Председателя Правительства, а также поручений Председателя Правительства и заместителей Председателя Правительства, содержащихся в протоколах проведенных ими совещаний и резолюциях, содержащие указание «срочно», «незамедлительно» (или аналогичное), они подлежат исполнению в течение 3 дней с даты подписания поручения».

Пример 5

Свернуть Показать

Отсчет срока исполнения документа может начинаться на следующий день после календарной даты или дня наступления события, которыми определено начало срока.

Например, службам делопроизводства приходится регистрировать и ставить на контроль исполнительные документы. Они являются основанием для совершения действий по принудительной реализации судебных решений, а также актов других органов. Такие документы обычно выдаются судами и нотариальными органами, к ним относятся:

• исполнительные листы, выдаваемые на основании решений, приговоров, определений и постановлений судов (судей), мировых соглашений, утвержденных судом, решений третейских судов, решений иностранных судов;
• судебные приказы;
• исполнительные надписи нотариальных органов;
• приказы арбитражного суда;
• не оплаченные в срок акцептованные платежные требования;
• постановления, выдаваемые административными органами, о производстве взысканий с граждан в бесспорном порядке и др.

В соответствии с п. 3 ст. 15 Закона «Об исполнительном производстве» от 02.10.2007 № 229-ФЗ для таких документов течение срока, исчисляемого годами, месяцами или днями, начинается на следующий день после календарной даты или дня наступления события, которыми определено начало срока .

Вычисляем окончание срока исполнения

Сроки исполнения документов могут определяться:

Пример 6

Пункт распорядительного документа с привязкой срока исполнения к определенному событию

Свернуть Показать

4. Начальнику коммерческого отдела Меркулову А.В. подготовить отчет о реализации продукции по государственному контракту № 234/04-11 от 11.01.2011, заключенному с Минздравсоцразвития России, в течение трех рабочих дней с даты осуществления отгрузки последней партии продукции и представить генеральному директору Общества.

В сроки, исчисляемые днями, могут включаться или не включаться нерабочие дни. Поэтому следует помнить о разнице между календарными и рабочими днями :

• рабочие дни - это последовательные дни, исключающие выходные (суббота, воскресенье) и нерабочие праздничные дни (устанавливаются в соответствии со статьей 112 ТК РФ);
• календарные дни - это последовательные дни, в которые включаются выходные дни (суббота, воскресенье), а также официальные праздничные дни.

Как понять, в каких днях (календарных или рабочих) указан срок исполнения? Как правило, по умолчанию срок исчисляется в календарных днях. Если же автор документа подразумевает рабочие дни, то к количеству дней обязательно приписывается слово «рабочие». Поясним примером:

Пример 7

Свернуть Показать

Резолюция на документе может быть сформулирована следующим образом:

Такой срок исполнения исчисляется в календарных днях. Данное поручение дано 04.08.2011, значит, срок начинает течь 04.08.2011 (это 1-й день), а 20-м днем будет 23.08.2011.

Если же автор документа подразумевает рабочие дни, то это дополнительно отмечается: «Подготовить отчет в течение 20 рабочих дней». И тогда последним днем своевременного составления отчета будет 31.08.2011 (ведь 6, 7, 13, 14, 20, 21, 27 и 28 августа - нерабочие дни).

В каких днях исчисляется срок исполнения документа, если прямо не написано прилагательное «календарный» или «рабочий», необходимо закрепить в локальном нормативном акте, регламентирующем контроль исполнения документов в вашей организации.

В тех случаях, когда последний день срока (исчисляемого днями, месяцами или годами) приходится на нерабочий день, днем окончания срока считается следующий за ним рабочий день (это правило, закрепленное в ст. 193 ГК РФ, обычно распространяют не только на гражданско-правовые отношения, но и на иные; чтобы узаконить такой подход на вашем предприятии, рекомендуем зафиксировать его во внутренних нормативных документах, например, в инструкции по делопроизводству).

Пример 8

Свернуть Показать

Допустим, в документе записано:

«5. Руководителю канцелярии Петровой А.К. ознакомить с настоящим распоряжением работников Предприятия в течение трех дней с даты подписания распоряжения».

Если данное распоряжение будет подписано 26 августа 2011 года, то доведено до исполнителей оно должно быть в течение трех дней, т.е. с 26 по 28 августа 2011 года, но учитывая, что 27 и 28 - выходные дни, ознакомить сотрудников с распоряжением можно будет 26 (пятница) и 29 (понедельник) августа 2011 года.

Срок, исчисляемый месяцами, оканчивается в соответствующий день последнего месяца установленного срока.

Пример 9

Свернуть Показать

Приказом выдано поручение 1 августа, и оно должно быть выполнено в течение месяца. Значит, последним днем его своевременного выполнения будет 1 сентября. Если бы на его выполнение отводилось 2 месяца, то выполнять его можно было бы по 1 октября включительно. Но 1 октября 2011 года - это выходной день (суббота), поэтому здесь подключается следующее правило (о переносе срока с нерабочего дня на следующий ближайший рабочий день) и окончание срока перемещается на 3 октября 2011 года.

Если окончание срока, исчисляемого месяцами, приходится на месяц, который соответствующего числа не имеет, срок оканчивается в последний день этого месяца.

Пример 10

Свернуть Показать

Допустим, поручение выдано 30 ноября 2010 г. на 3 месяца. Но в феврале нет 30 числа. Поэтому срок своевременного исполнения заканчивается 28.02.2011.

К сроку, исчисляемому кварталами года, применяются правила для сроков, исчисляемых месяцами. Срок, исчисляемый годами, оканчивается в соответствующие месяц и день последнего года установленного срока.

Обычно распорядительные документы содержат конкретный срок исполнения в виде даты (периодами в виде месяцев и лет чаще «балуются» в договорах). Но и с конкретными датами бывает путаница. Здесь тоже есть что прояснить. Начнем с действий, которые документ/резолюция предписывает совершить непосредственно в вашей организации.

1. Если просто указана дата , то поручение должно быть выполнено в этот день до конца рабочего времени (обычно до 18:00 или 19:00).

Пример 11

Свернуть Показать

«5. Начальнику отдела реализации Чеканову А.П. предоставить план реализации продукции Общества на 2012 год на утверждение генеральному директору. Срок исполнения - 01.11.2011».

Но дата может быть вписана и иначе. Здесь важно обратить внимание на отсутствие перед ней каких-либо предлогов:

«5. Начальнику отдела реализации Чеканову А.П. предоставить план реализации продукции Общества на 2012 год на утверждение генеральному директору 01 ноября 2011 года».

Обе формулировки поручения подразумевают, что план реализации продукции должен быть представлен на утверждение генеральному директору 1 ноября 2011 года до 18.00 часов (окончание рабочего дня в данной организации).

2. Если перед датой стоит предлог «до» , то поручение необходимо успеть выполнить в день, непосредственно предшествующий указанной в документе/резолюции дате до конца рабочего времени.

Пример 12

Свернуть Показать

Формулировка поручения может быть такой:

«6. Руководителям структурных подразделений предоставить заявки на подписку на II полугодие 2011 года начальнику общего отдела до 01 июня 2011 года».

Тогда заявки на подписку должны быть предоставлены 31 мая 2011 года до 18:00 часов (время окончания работы в этой организации) или ранее.

3. Если перед датой стоит предлог «по» , то поручение необходимо успеть выполнить в указанный день до конца рабочего времени.

Пример 13

Свернуть Показать

«7. Руководителям структурных подразделений предоставить заявки на приобретение мебели начальнику общего отдела по 01 июня 2011 года».

При такой формулировке поручения заявки должны быть предоставлены 1 июня 2011 до 18.00 часов или ранее.

Получается, что при использовании предлога «по» дата включается, а при использования предлога «до» - не включается. Но в случае конфликтных ситуаций сложно будет ссылаться на правила русского языка при определении границ временного значения предлогов «до», «по» и «к». Тем более что есть точка зрения, согласно которой значение данных предлогов одинаково. Лучше избавиться от разночтений, т.е. уменьшить риски и отказаться от использования предлогов, отдав приоритет указанию конкретной даты без предлога. Это правило следует прописать в инструкции по делопроизводству организации и там же разъяснить, что своевременным будет считаться выполнение поручения в этот день до конца рабочего дня вашей организации.

4. Если перед датой написано «не позднее» , то поручение должно быть выполнено до конца рабочего дня указанной даты.

Пример 14

Свернуть Показать

«5. Руководителям структурных подразделений предоставить номенклатуры дел подразделений на 2012 год начальнику службы делопроизводства не позднее 01 декабря 2011 года».

Такая формулировка подразумевает, что номенклатуры дел должны быть предоставлены 1 декабря 2011 года до 18.00 часов, но желательно - ранее.

Пример 15

Свернуть Показать

В организацию поступило письмо-уведомление ПФР о вступлении в силу с 1 января 2011 года изменений, внесенных в закон о страховых взносах, касающихся сроков и состава отчетности. Отчетность в ПФР теперь необходимо представлять не позднее 15-го числа второго календарного месяца, следующего за отчетным периодом (кварталом, полугодием, девятью месяцами и календарным годом).

Таким образом, ПФР пояснил, что последними датами сдачи отчетности в ПФР в 2011 году становятся 15 февраля, 16 мая (15 мая - выходной день), 15 августа и 15 ноября.

А как быть со сроком исполнения в том случае, если результат выполнения поручения нужно предоставить во «внешнюю» организацию (например, в налоговый орган)?

Здесь надо учесть, каким образом будет осуществлена доставка документов (курьером или почтовым отправлением). Курьер, нарочный доставит ваши документы в течение 1 дня (нескольких часов). Ему важно:

• успеть привезти документы (или иной результат выполнения поручения) до конца рабочего дня организации-получателя «пакета» и
• получить подпись в получении с указанием должности и Ф.И.О. принявшего «пакет», а также даты и желательно времени доставки.

Если же отправка осуществляется через «Почту России», то нужно руководствоваться следующим правилом: письменные заявления и извещения, сданные в организацию связи до 24 часов последнего срока, считаются сданными в срок (ст. 194 ГК РФ). В этом случае важно сохранить реестры почтовых отправлений (Список для отправки партионных отправлений (форма 103) или Список для отправки международных партионных отправлений (форма 103а), на которые ставится подпись оператора почтового отделения связи и оттиск календарного штемпеля отделения почтовой связи), а также кассовый чек (квитанцию). Образцы указанных форм приведены в Почтовых правилах, принятых Советом глав администраций связи Регионального содружества в области связи.

Следует учитывать, что иногда и законодательство устанавливает «специальные требования» для отправки отдельных видов документов.

Пример 16

Свернуть Показать

Для исполнительных документов статья 16 Закона «Об исполнительном производстве» от 02.10.2007 № 229-ФЗ устанавливает такие требования: «Действие, для совершения которого установлен срок, может быть совершено до 24 часов последнего дня установленного срока». Это означает, что если заявление, жалоба, другие документы либо денежные суммы были поданы в орган или переданы уполномоченному их принять лицу либо сданы на почту до 24 часов последнего дня установленного срока, то срок не считается пропущенным.

Правда жизни

Из практики работы можно сказать, что проблема со сроками исполнения (особенно вопрос «от чего отсчитывать»?) возникает в том случае, когда документ, что называется, «пролежал» у руководителя. Особенно это касается тех документов, срок исполнения которых составляет до 10 дней включительно. Поэтому, направляя документы руководителю организации на рассмотрение, следует сразу же отбирать документы с ограниченным сроком исполнения. Во многих организациях для этого специально создают папки с пометкой «Срочно» . Из своего опыта могу сказать, что руководители работают с этой папкой по-разному.

Например, рассматривают ее содержимое в первую очередь. Но если документов в ней окажется много, то времени на рассмотрение «несрочных» документов может не остаться, либо руководитель будет просто занят решением других вопросов. Тогда может получиться, что и «несрочные» документы станут уже «суперсрочными».

Положительным является опыт руководителей, которые придерживаются правила «все документы рассматриваются руководителями организации в тот день, когда они их получают, и не заканчивают свой рабочий день до тех пор, пока не рассмотрят все документы». Такой принцип действительно хорошо работает, что существенным образом сказывается на эффективности контроля исполнения документов. Но кто может заставить руководителя, кроме него самого? Хотя дисциплина первого лица обычно дисциплинирует руководителей всех рангов.

Иногда на срок исполнения могут повлиять и внешние причины. Например, в организацию несвоевременно доставили документ (плохая работы почты, курьера, различные форс-мажорные обстоятельства). И вместо того, чтобы зарегистрировать его, например, в 10:00 1 августа 2011 года, вы должны будете зарегистрировать его на следующий день. Понятно, что данный документ по не зависящим от вас причинам попадет на рассмотрение к руководителю на целые сутки позже. Если документ содержит конкретный срок исполнения, то срок исполнения вашей организацией сократится на один день, т.е. целый день выпадает. А если выпадает 5 дней из 10? Вопрос в том, сможете ли вы уложиться в такой срок? Если сможете, то хорошо. А если нет? Тогда надо подумать, что можно предпринять. Рекомендуем регистрировать срочные документы в день поступления с указанием времени. Кроме того, документы, поступившие и зарегистрированные в организации после 17.00 часов, при невозможности их рассмотрения в день поступления должны быть рассмотрены руководителем до 11.00 часов следующего дня. Важные документы обычно доставляют заказной корреспонденцией, и если такой конверт/пакет задержался в дороге, то вам нужно при получении почтового отправления в почтовом отделении связи в бланке уведомления о вручении (форма 119) проверить, правильно ли заполнена работником почтового отделения его оборотная сторона (там указывают, когда и кому передано отправление, лично или по доверенности оно получено; если по доверенности, то пишется фамилия доверенного лица), при этом получатель в строке «Получил» ставит свою подпись и Ф.И.О.

Перенос срока исполнения документов

Срок исполнения документов должен быть реальным и учитывать время, необходимое для выполнения технических операций исполнителя с документами, степень загруженности сотрудников.

Возможно ли изменение срока исполнения документа? Да:

• типовые сроки меняются принятием нового нормативного акта,
• индивидуальные - руководителями, которые их установили.

Нередко случается так, что после детальной проработки поручения ответственным исполнителем выясняется, что срок, отведенный руководителем, недостаточен. В этом случае ответственный исполнитель информирует руководителя, осуществляющего контроль исполнения документа по существу, и обозначает возникшие проблемы, обосновывает реальный срок исполнения. Далее возможно изменение срока исполнения, но только после информирования руководителя, который его установил. Обычно информирование руководителя о необходимости изменения срока исполнения документа осуществляет тот, кто контролирует исполнение документа по существу.

Документом, регламентирующим процедуру контроля исполнения документов на предприятии, должен быть предусмотрен порядок изменения срока исполнения или снятия документа с контроля в случае, если отпала необходимость его выполнения.

Продление срока исполнения должно быть оформ­лено сразу при получении документа исполнителем или до истечения срока исполнения документа. В случае нарушения этих условий документ будет считаться невыполненным.

В ходе исполнения руководитель может не только изменить сроки исполнения документа, но и уточнить задание, изменить состав исполнителей и соисполнителей. Все эти сведения в случае их изменения немедленно сообщаются ответственным исполнителем в группу контроля.

Но возможны и такие ситуации, когда срок выполнения поручения, что называется, «сорван», т.е. поручение своевременно не выполнено. Для таких случаев в соответствующем регламентирующем документе необходимо предусмотреть ответственность для «нарушителей».

Пример 17

Свернуть Показать

Эта ситуация нашла отражение в Регламенте Правительства РФ:

«В случае если поручение не исполнено в установленный срок, исполнитель (головной исполнитель) поручения в течение 3 дней после истечения срока, данного на исполнение поручения, представляет в Правительство объяснение о состоянии исполнения поручения, причинах его неисполнения в установленный срок с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, и о мерах ответственности, принятых в отношении работников, виновных в неисполнении поручения».

Проанализировав исчисление сроков исполнения поручений и документов, мы видим, что проблема эта не так проста, как кажется. Поэтому вопрос исчисления срока исполнения должен быть детально регламентирован в ваших организационно-распорядительных документах. Кроме того, сам документооборот организации должен быть выстроен так, чтобы исключить задержки документов.

Сноски

Свернуть Показать

Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки на контроль, после осуществления которой, документ должен быть передан исполнителю. При этом желательно, чтобы группа контроля или сотрудник, ответственный за контроль, провели проверку своевременности доведения документа до конкретного исполнителя.

Для подавляющего большинства документов, циркулирующих в различных системах управления и организациях, устанавливаются сроки их исполнения.

Срок исполнения документа - это срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом. Типовые сроки исполнения документов наиболее часто устанавливаются для периодически создаваемых документов (для документов наиболее часто создаваемых в масштабах всего государства, отдельных направлений деятельности или конкретной организации). Типовые сроки установлены законодательно в указах Президента РФ, правительственных нормативных актах, ведомственных подзаконных актах.

Так, в Типовом Регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденном Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452, предусмотрены следующие сроки исполнения документов:

1. Поручения Президента РФ, Председателя Правительства и заместителя Председателя Правительства, содержащие указание «срочно», «незамедлительно» (или аналогичное), подлежат исполнению в течение трех дней с даты подписания поручения.

2. Указания Президента РФ, Председателя Правительства и заместителя Председателя Правительства с отметкой «оперативно» предусматривают десятидневный сро к исполнения поручения.

3. Если срок исполнения в поручении Президента РФ, Председателя Правительства и заместителя Председателя Правительства не указан, оно подлежит исполнению в течение одного месяца от даты его подписания.

4. Запросы, поступающие в соответствии с законодательством РФ из правоохранительных органов, исполняются в федеральном органе исполнительной власти в указанный в запросе срок, а если срок не установлен - в течение тридцати дней.

5. Обращения граждан рассматриваются в федеральном органе исполнительной власти в течение тридцати дней от даты поступления. При необходимости срок рассмотрения письменного обращения может быть продлен заместителем руководителя федерального органа исполнительной власти, но не более чем на тридцать дней , с одновременным информированием заявителя и указанием причин продления.

Часть типовых сроков исполнения зафиксирована в Приложении № 10 Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), например :

а) письма предприятий (объединений), учреждений, организаций - срок их рассмотрения и исполнения - десять дней ;

б) протокол разногласий: составление и направление в десятидневный срок; рассмотрение - в двадцатидневный срок и т.д.

Кроме этого, в рамках конкретной организации могут быть установлены типовые сроки исполнения и для документов, не нашедших отражения в нормативных актах. После их включения в табель форм документов или инструкцию по делопроизводству, они также становятся типовыми для всех сотрудников организации.

Индивидуальный срок исполнения документа - это срок исполнения документа, который установлен отдельным организационно-распоря-дительным документом организации или резолюцией. Индивидуальные сроки исполнения должны указываться в тексте документа или резолюции при получении входящего документа только в том случае, если этот срок отличается от установленного руководством организации или автором документа или отсутствует в перечне типовых сроков.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях от даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с момента (даты) их поступления.

Во время постановки документа на контроль, на его верхнем поле проставляется отметка о контроле (реквизит 19). Такая же отметка проставляется в регистрационной форме (карточке). Реквизит 19 (отметка о контроле) - это реквизит документа, свидетельствующий о постановке документа на контроль. Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль. Отметку о контроле проставляют в верхнем правом углу первого листа документа в виде заглавной буквы «К» или слова «Контроль». Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

Начало операций по контролю, то есть постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организации документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, постановку его на контроль осуществляет служба ДОУ в момент регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки - принятием нового акта; индивидуальные - руководителями, которые их установили.

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящая организация, организация - автор документа и органы госнадзора. В течение срока исполнения документа должны осуществляться предварительные проверки и регулирование хода исполнения, результаты которых, как правило, фиксируются в регистрационно-контрольных карточках. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители. Проверки могут проводиться в устной или письменной форме. В последнем случае службой контроля готовятся письменные напоминания. Они могут быть посвящены как конкретному заданию, так и отдельному документу или исполнителю. Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся в одном или нескольких структурных подразделениях. Сроки осуществления предварительных проверок хода исполнения документов должны быть закреплены в регламенте организации (или при его отсутствии в инструкции по делопроизводству).

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения. Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствуют заданию, то она вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения.

Факт исполнения документа и снятия его с контроля подтверждает отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28) - это реквизит документа, содержащий сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в архиве учреждения. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «в дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором был исполнен документ.

Снять документы с контроля может только лишь должностное лицо, установившее контроль, либо ответственный исполнитель после фактического выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным лицам и организациям или другого документированного подтверждения исполнения. На самом документе в правом нижнем углу может проставляться отметка о снятии документа с контроля только в самом контрольном массиве. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения.