Как сделать опись документов образец шаблон. Как составить опись дел. Что такое личное дело сотрудника

Часто употребляемые понятия «организация» и «предприятие» являются достаточно близкими, но и имеют определенные отличия.

Что такое организация?

Под понятием организации понимается созданное людьми некое сообщество, создаваемое для достижения общих целей. От рождения и до конца своих дней человек является участником таких объединений. Так, младенец рождается в сообществе мужчины и женщины, именуемом семьей. Появляется на свет он в медицинской организации под названием роддом. В организациях он учится, работает, занимается творчеством и спортом и т.д.

Это результат экспериментального обучения в конкретной группе, которая включает в себя эмоциональные, поведенческие и познавательные элементы функционирования группы. Организационная культура схожа. Как создается и поддерживается культура организации?

Лидерство и лидерство играют ключевую роль в создании и поддержании организационной культуры. Это лучше всего понять с эволюционной точки зрения. Культура начинается с лидера. У лидера есть свое видение, ценности, предпочтения, предположения о том, что и как он хочет достичь. Он передает эти вещи членам группы или выбирает тех людей, которые похожи на него и одобряют его.

В такой социальной группе люди между собой распределяют обязанности, в том числе по управлению этой социальной группой. В экономике под понятием организация понимается образование различных самостоятельных организаций, выполняющих различные задачи и объединенных единым руководством.

В зависимости от направленности и специфики деятельности организаций они могут носить формальный и неформальный характер. В первом случае они формируются в определенном порядке, который позволяет эффективно влиять на взаимодействие людей, входящих в такую организацию. Отличительной ее чертой являются документы, регламентирующих действия организации и ее членов.

Это действие не создает автоматически культуру - появляется только последовательское послушание лидеру. Группа достигает цели, и члены группы удовлетворены отношениями друг с другом - ценности лидера будут признаны, приняты и реализованы. Члены группы будут продолжать действовать по этим ценностям и, если они будут продолжены, будут признаны «справедливым» способом думать, чувствовать и вести себя. Чем дальше, тем более предпосылки, положения «забыты», они становятся частью идентичности группы, которая передается новичкам.

Нарушение основных убеждений дает вам чувство дискомфорта, беспокойства и, в конечном итоге, член группы, не соблюдающий основные предположения, вытесняется. Пока команда успешна, предположения, предпочтения и ценности руководства принимаются как само собой разумеющиеся и основанные на критериях для будущих лидеров.

Это могут быть уставы, положения, правила и другие поведенческие нормы. Обязательно наличие руководителей, управляющих организацией, назначенных или избранных на должность вышестоящей структурой. Примером формализованных организаций являются государство, политические партии и их подразделения.

Для удовлетворения различных социальных запросов образуются организации, которые не имеют признаков формальных. Они преимущественно представляют собой небольшие группы, объединенные по принципу приятельских отношений. Порой какой-либо единой цели они не имеют и создаются для удовлетворения своих культурных, спортивных и прочих интересов.

Когда ценности лидера не приводят к успеху, группа выходит. Когда группа сталкивается с изменениями и необходимостью изменений, адаптивности, лидерство становится способностью выходить за пределы группы, заглядывать в их группу из партии, наивного наблюдателя или любопытного экспериментатора и начинать изменения, которые помогают адаптироваться и оставаться в измененной среде. Способность понимать ограничения культуры вашей организации - это вызов для лидера, который проверяет свою гибкость, креативность и способность к обмену.

Как поддерживается организационная культура? Существует два способа: переобучить нового сотрудника или выбрать тот, чьи ценности и базовые предположения максимально приближены к организационной культуре. Артефакты - видимые организационные процессы и структуры: стиль одежды, рабочее место и окружающая среда, информационные системы, базы данных, системы управления, поведение сотрудников и т.д.

У членов таких организаций важны ощущения взаимной защиты, взаимоподдержки, чувство сопричастности, содержательного и тесного общения. Неформальные организации также могут быть структурированными. У них обычно выделяется неформальный руководитель, который руководствуется неписаными нормами, что может создавать проблемы в организации.

Организации и их сотрудники сталкиваются с дилеммами - какое поведение является «справедливым», приемлемым, когда объявленные значения отличаются от базовых допущений. Трудно принимать правильные решения или выбирать правильное поведение, когда объявленные ценности противоречивы. Например, трудно примирить две разные вещи: «Мы стремимся к наивысшему качеству и самой низкой цене».

Понятно, что качество сырья, из которого производится продукция, и специалисты самого высокого качества, которые производят эти продукты, не самые дешевые. «Мы создаем ценность для клиента, сотрудника и акционера». Однако то, что ценно для клиента - например, эксклюзивный сервис - часто означает высокие затраты для акционера и едва заметный доход в будущем, а также дополнительные усилия сотрудников, которые часто не получают прямого вознаграждения и угрожают его личной жизни. Другим случаем является то, что объявленные значения являются очень абстрактными и оставляют много свободы для интерпретаций и различного поведения.

Предприятие как организация

Одной из целей, которую может ставить перед собой организация, может быть предпринимательская деятельность. Для ее реализации создается специальная организация, именуемая предприятием. Целью предприятия является производство востребованных обществом товаров и услуг. Оно обычно является хозяйственно самостоятельным и имеет права юридического лица, необходимое для работы имущество и ресурсы.

Основными предположениями являются то, что члены организации «самоочевидны», т.е. у. убеждений, образа мышления, чувств. Основные предположения относятся к мотивированным командами решениям, принятым группой при решении вопросов внешней адаптации и внутренней интеграции. Внешняя адаптация - это то, насколько успешная организация достигла своих целей.

Внутренняя интеграция определяет границы группы, концепцию лидерства, отношения с лидером, принципы продвижения и наказания - чтобы члены команды могли работать вместе. Очень сложно изменить основные предположения, потому что изучение и применение новых вещей означает проверку, преодоление прошлых убеждений и обмен предыдущими с новыми, мало проверенными. Новая оценка основных допущений подрывает стабильность, заставляет людей беспокоиться. Вот почему они так против перемен!

Действует предприятие на основании устава. Основным его признаком является трудовой коллектив, организованный для производственной деятельности и получения прибыли.

Предприятия могут отличаться по:

• Организационно-правовой форме.
• Форме собственности.
• Отрасли деятельности.
• Размеру и производственной структуре, другим признакам.

Их принято разделять на малые, средние и крупные. Признаками, по которым они относятся к тому или иному виду являются количество рабочих мест и работников, годовой оборот, размер основного капитала, объемы использование исходных материалов, затраты на оплату труда и пр.

Предприятия могут создаваться в различных отраслях народного хозяйства, в частности:

• В промышленности для производства различных товаров.
• В строительстве для ведения строительно-монтажных работ.
• В транспорте для перевозок грузов и пассажиров на различных видах транспорта.
• В торговле, поставляющей товары потребителям.
• В сфере услуг для оказания широкого спектра услуг потребителям.
• В сфере финансово-банковской деятельности (банки, страховые и другие финансовые компании).

Предприятие может находиться в собственности различных организаций и частных лиц. Это государство, муниципальные образования, общественные организации, частные лица, в том числе иностранцы и лица без гражданства.

Оно может быть создано в любой организационно-правовой форме, начиная от индивидуального предприятия и заканчивая акционерным обществом или госкорпорацией. Целью деятельности предприятия обычно является получение прибыли, однако имеются предприятия, которые являются некоммерческими.

В чем разница

1. Предприятие является субъектом рыночной экономики и непосредственно занимается исключительно производством товаров и услуг. Организация, не являющаяся предприятием, помимо производства может заниматься деятельностью, не связанной с ним (политика, культура, спорт, наука и пр.)
2. Организация может представлять собой неформальную группу, функционирующую по неписанным правилам и сформированною на основе приятельских отношений. Предприятие не может быть неформальным. Вся его деятельность основывается на правовой основе.
3. Руководитель организации может занимать свою должность на основании правового акта. В неформальной организации руководитель определяется волеизъявлением ее членов, Какого-либо документального основания для этого может и не быть.
4. 4. Эффективность управления организациями непроизводственного характера определяется их органами. Показателей эффективности управления неформальной организацией, как правило, не существует. Эффективность управления предприятием определяется параметрами, установленными нормативными актами государственных органов.

Объединения людей позволяют им добиться своих целей быстрее и эффективнее, особенно если речь идёт о бизнесе или социальных проектах. Компании и организации – это различные формы взаимодействия граждан и юридических лиц, которые на первый взгляд являются синонимами. Однако на самом деле между ними есть различия, влияющие на понимание данных категорий.

Определение

Компания – это юридическое лицо, которое ведёт предпринимательскую деятельность и зарегистрировано в установленном порядке. Ему соответствует определённая правовая форма : ООО, ОАО, ОДО и другие. Компания может быть государственной и частной собственности , а также смешанной.

Организация – это объединение физических или юридических лиц для достижения общих целей. Количество участников составляет 2 и более, а деятельность может быть коммерческой или некоммерческой. Организация занимается производством, реализует социальный проект, является потребительским союзом и т.д.

Сравнение

Исходя из полученных данных, компания всегда создаётся для извлечения прибыли, а организация может иметь некоммерческий характер. Это определяется не только статусом объединения, но и его организационно-правовой формой. Компании регистрируется в качестве ООО, ОДО, ЗАО, а организации могут действовать неформально. В некоторых странах мира, впрочем, такая активность является незаконной.

В компании всегда есть руководство, которое принимает решения и определяет развитие объединения. Организация может обладать качественно иной структурой, в том числе сетевого типа, где нет формальной администрации, а все участники наделены равными правами.

Выводы сайт

1. Цель деятельности. Компания – это всегда коммерческое предприятие, в то время как организация может быть некоммерческой.
2. Регистрация и формальный статус. Общественная организация может вести свою деятельность в свободном порядке. Для коммерческой деятельности компании регистрация обязательна.
3. Состав. Компания всегда представлена одним юридическим лицом , а организация может включать в себя целую группу компаний.
4. Иерархия. Компания представляет собой иерархическую структуру, где есть управляющий. Организация может иметь сетевой статус, где есть только лидеры, а не администраторы.

Казалось бы, что различия между терминами «предприятие» и «компания» не существенные, поэтому многие допускают ошибку, называя одно другим. Естественно, это простительно для простого обывателя. А вот людям, непосредственно связанным с бизнесом, необходимо знать, что представляет собой каждое из этих понятий и чем они отличаются друг от друга.

Определение

Компания представляет собой объединение юридических и/или физических лиц с целью осуществления производственной, финансовой, торговой либо другой экономической деятельности, приносящей стабильный доход и прибыль. Компания должна обязательно иметь статус юридического лица и может существовать в виде товарищества, объединения, фирмы, хозяйственных обществ, корпорации и пр.

Предприятие представляет собой организационно-обособленный хозяйствующий субъект, имеющий права юридического лица и созданный для производства продукции, ее реализации, выполнения работ, а также оказания услуг в целях полного или частичного удовлетворения частных или общественных потребностей и получения дохода и прибыли.

Сравнение

Исходя из определения терминов «компания» и «предприятие», видно, что компания – это в обязательном порядке конгломерат (объединение) торговых и промышленных предпринимателей, тогда как предприятие может быть создано одним или более юридическими и/или физическими лицами.

Компания может заниматься несколькими видами деятельности одновременно, то есть включать в себя различные предприятия (гостиницы, фабрики, заводы, торговые центры, шахты и пр.). Предприятие представляет собой обособленную специализированную единицу, созданную для выполнения определенного вида деятельности (выполнения работ, производства продукции, оказания услуг).

Управление предприятием осуществляет высшее руководящее звено, в компании все лица, имеющие доли в капитале компании, имеют голос в принятии решений.

Выводы сайт

1. Компания – это объединение торговых и промышленных предпринимателей, в то время как предприятие может быть создано одним юридическим и/или физическим лицом.
2. Компания может объединять в себе несколько разных предприятий, занимающихся различным видом деятельности. Предприятие – специализированная единица, созданная для выполнения определенного вида деятельности.
3. Предприятием управляет высшее руководящее звено, компанией – группа лиц, имеющих доли в капитале компании.

Под описью в делопроизводстве понимается учетный документ, в котором отражается перечень документов дела с фиксацией в нем порядкового номера документа, индекса, даты создания, заголовка и обязательной нумерации.

Внутренняя опись документов составляется только после окончательного формирования дела, но до проведения переплетных работ. Она требуется в случае подготовки документации на архивное хранение, а также для более оперативного нахождения информации в делах и ее эффективного учета.

Опись документов осуществляется на основании Основных правил работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 . Те организации, которые выступают в роли источника комплектования государственного/муниципального архива, обязаны руководствоваться данными правилами в своей работе. Для остальных организаций Основные правила выступают как справочное пособие.

Правила составления описи документов

Составление внутренней описи документов дела производится на унифицированном бланке на отдельном листе, на котором в обязательном порядке указывается наименование организации. В заголовке отражается информация, которая определяет принадлежность документов к той либо иной сфере дел (например, Опись документов по аттестационному делу», «Опись личных дел сотрудников» и пр.).

Составление описи дела подразумевает отсутствие одинаковых заголовков. Для первого дела необходимо, чтобы заголовок был написан полностью, затем же повторяющуюся часть заменяют на фразу «То же». Следует обратить внимание, что когда начинается новый лист описи, то заголовок уже указывается полностью.

Опись документов дела обычно оформляется до переплета либо брошюровки папки, поэтому она вкладывается внутрь дела в качестве первого листа. Если же дело уже подшито, тогда требуется опись подклеить на лицевой обложке дела с внутренней стороны. Для нумерации листов описи дела используются арабские цифры.

Если опись кадровых документов либо иной документации составляет свыше одного листа, то ее нумерация осуществляется отдельно от документов, которые включены в дело. Это обусловлено тем, что она не входит в число документов личного дела.

Последовательность составления внутренней описи дел

1. Порядковый номер. Указание номера каждого документа производится на основании порядка его расположения в деле.
2. Индекс документа. В роли индекса документа в описи выступает регистрационный номер документа. Отсутствие регистрационного номера фиксируется в описи как «б/н».
3. Дата документа. Для зарегистрированного документа следует указать точную дату его регистрации. В случае отсутствия регистрации принимается во внимание дата подписания документа должностным лицом.
4. Заголовок документа представляет собой своего рода краткую аннотацию содержащейся в деле информации.
5. Номера листов.
6. Примечание. Раздел предназначен для указания состояния документа, к примеру, его изъятия либо включения в дела, замены оригинала на копию и пр. Обязательным требованием является проставление ссылки на соответствующий акт.
7. Итоговая запись , содержащая в себе указание количества документов (используются цифры и пропись), а также число листов внутренней описи. Следует зафиксировать первый и последний номера дел, в случае наличия литерных и пропущенных номере - и их.

На завершающем этапе опись документов для архива подписывается заполнившем ее специалистом и фиксируется дата ее составления. Печать организации на бланке не требуется.

Нюансы оформления сдаточной описи для архивного хранения

Опись передачи документов в архив должна быть составлена в двух экземплярах, один из которых остается в организации, а другой передается архивному учреждению.

Все дела, отобранные для архивного хранения, заносятся в сдаточную опись согласно собственному порядковому номеру, который, чаще всего, соответствует номенклатуре дел. Если передается несколько томов либо частей, то каждый том указывается под самостоятельным номеров (обязательно заносится фактическое число листов и крайние даты каждого тома).

Подписание сдаточной описи в архив осуществляется ее составителем, передающим дела (в его роли может выступать и составитель), а также принимающим дела, причем с указанием должности. Начальником структурного подразделения производится утверждение документа.

Порядок составления сдаточной описи дел структурного подразделения:

• Указание порядкового номера дела.
• Индекс дела согласно номенклатуре.
• Заголовок дела, по котором можно понять основное содержимое дела.
• Крайние даты дела.
• Число листов в деле.
• Срок хранения.

Скачать бланк сдаточной описи

Скачать бланк сдаточной описи
Скачать пример заполнения сдаточной описи

Особенности описи дел постоянного хранения

В опись архивных документов, предназначенных для постоянного хранения на протяжении срока документации могут включаться новые дела, для чего используют порядок валовой нумерации. Дела в описи нумеруются на протяжении нескольких лет.

Порядок составления описи дел постоянного хранения такой же, как для описей структурного подразделения. Однако есть одна отличительная черта - отсутствие графы «Срок хранения».

Зачастую составляется предисловие, задачей которого является описание основных функций и структуры организации в момент создания данных документов, ключевых категорий дел в описи, особенностей ее формирования и пр. Предисловие подписывается составителем и ответственным за архив.

Для организаций-источников комплектования государственных/муниципальных архивов обязательно следует составить четыре экземпляра описи дел постоянного хранения. Для остальных организаций данный вопрос отдается на самостоятельное решение.

Утверждение осуществляется на основании подписей составителя и ответственного сотрудника за архив, после чего документ отправляется на заседание экспертной комиссии организации, в ЭПК архивного органа (если речь идет об организации-источнике комплектования). На завершающем этапе опись постоянного хранения заверяется руководителем организации.

Скачать бланк описи дел постоянного хранения

Требования к составлению описи документов личного дела

Опись документов личного дела формируется аналогично описям дел постоянного хранения. Отличительной чертой является ее подписание составителем и визирование начальником службы кадров. Для организаций-источников комплектования следует распечатать по три экземпляра описи.

Любой документ в организации проходит длительный путь от создания до помещения в архив. Одной из функций архива является учет - систематизация дел, создание научно-справочного аппарата и документов архивного учета. Именно на стадии учета архивных документов создаются описи дел. Мы расскажем, какие виды описей могут составляться в организации и как их правильно оформить.

НОРМАТИВНАЯ БАЗА

■ Описям дел посвящены пункты 3.6, 3.10, 4.11, 4.31, 4.32, 4.34, 5.5 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее - Правила 2015).

Правила 2015 содержат 7 форм описей:

Опись дел постоянного хранения (Приложение 14);

Опись дел по личному составу (Приложение 15);

Опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 16);

Опись электронных дел, документов постоянного хранения (Приложение 17);

Опись электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 18);

Опись дел структурного подразделения (Приложение 23);

Опись электронных дел, документов структурного подразделения (Приложение 24).

■ Составлению и оформлению описей дел посвящен раздел 3.7 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002; далее - Основные правила). В нем подробно описывается, как заполнять графы описи, как оформить дело и т.п.

Основные правила содержат 4 формы описей:

Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения (Приложение 1);

Форма годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения (Приложение 2);

Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу (Приложение 3);

Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения организации (Приложение 12).

Классификация описей дел на основе Правил 2015 и Основных правил представлена на схеме.

ОПИСЬ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ

Такая опись составляется только в отношении дел, которые по перечням имеют срок хранения «постоянно». К ним относятся, например, договоры о создании общества, изменения и дополнения к ним (ст. 51 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения).

В таблице описи дел постоянного хранения отсутствует графа «Срок хранения», так как все дела имеют одинаковый срок хранения.

Форма описи дел постоянного хранения приведена в Приложении 14 к Правилам 2015 (Пример 1, Пример 2).

2 Гриф проставляется, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива.

3 Гриф проставляется, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива.

ОПИСЬ ДЕЛ ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ

Если таких документов в организации достаточно много, то для них составляется опись дел ежегодно (конечно, если дело закрыто и передано в архив). Если таких дел мало (4-5 в год), то можно составить опись за несколько лет.

Форма описи дел временного (свыше 10 лет) хранения приведена в Приложении 16 к Правилам 2015 (Пример 3).

СОСТАВЛЯЕМ ОПИСЬ ДЕЛ С ДОКУМЕНТАМИ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Документы по личному составу выделяются в особую группу, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись (п. 5.4.4.1 Основных правил, п. 5.5 Правил 2015).

Лучше всего опись дел по личному составу вести по годам - архивисты не любят, когда в одной описи собирают дела за несколько лет. Это затрудняет поиск документов, создает путаницу, если менялась структура организации; кроме того, может нарушаться валовая нумерация в описи. В пределах каждого года дела по личному составу традиционно систематизируются по структурным подразделениям, сформировавшим документы по личному составу.

Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности (п. 3.7.23 Основных правил):

Приказы (распоряжения) по личному составу (прием, увольнение, перевод);

Списки личного состава (например, списочный состав работников; списки работников, занятых на работах с вредными условиями труда; списки ветеранов войн и т.п.);

Личные карточки уволенных работников (унифицированная форма № Т-2; составляется отдельная опись в случае отсутствия описи личных дел). В дела формируются по году увольнения и по алфавиту фамилий работников;

Личные дела уволенных работников. В дела формируются по году увольнения и по алфавиту фамилий работников;

Лицевые счета;

Невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);

Акты о несчастных случаях;

Журналы учета документов по личному составу.

Если в организации образуется большой объем каких-то из этих видов документов, для них могут создаваться самостоятельные годовые разделы описи (п. 3.7.23 Основных правил).

Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу приведена в Приложении 15 к Правилам 2015 (Пример 4).

■ Лицевые счета. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий. При передаче из бухгалтерии в архив организации опись на эти дела можно составлять отдельно. Для описи лицевых счетов можно использовать форму, приведенную в Приложении 15 к Правилам 2015 (Пример 5).

Однако при небольшом количестве дел лицевые счета могут быть включены в сводную опись дел по личному составу совместно с другими видами документов по личному составу (приказами, личными делами уволенных работников и т.д.) (см. Пример 4).

■ Приказы (распоряжения) по личному составу. Приказы (распоряжения) по личному составу формируются в отдельные дела согласно номенклатуре дел, в соответствии с установленными сроками хранения. При больших объемах таких документов целесообразно приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение работников, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела (п. 3.5.5 Основных правил).

Порядок внесения дел в опись Основными правилами не установлен. Их можно располагать в описи, например, по степени юридической значимости: сначала приказы, затем распоряжения.

Пример оформления описи дел с приказами по личному составу приведен в Примере 6.

■ Личные дела уволенных работников. Отдельная опись личных дел составляется при большой ротации работников: если у вас порядка 30-50 уволившихся в 2016 году, то лучше составить отдельную опись в алфавитном порядке (Пример 7).

ОПИСЬ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

Многие специалисты, работающие с документами, имею очень смутное представление об описи электронных дел. Если вам пришлось столкнуться с этим, то в первую очередь нужно обратиться к Правилам 2015.

4 Форма описи электронных дел, документов постоянного хранения.

5 Форма описи электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения.

Особое внимание стоит обратить на то, все ли документы можно хранить в электронном виде. Возможно, стоит вынести этот вопрос на обсуждение экспертной комиссии и пригласить к участию в нем руководителя организации.

Форма описи электронных дел, документов приведена в Примере 8.

6 Гриф проставляется, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива.

Если вы не записываете электронные дела на диск, а храните их на локальном компьютере, то следует сделать опись каталога и указать в описи в столбце «Объем» размер папки, а в столбце «Примечание» - содержимое папки и путь к ней.

ОПИСЬ ДЕЛ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

Дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам, проектная документация, документы по выполнению государственного заказа/задания и т.п.), включаются в отдельную опись (п. 3.7.1 Основных правил).

Для составления описи можно использовать форму описи из Приложений 14 и 16 к Правилам 2015 (Пример 9).

СВОДНАЯ ОПИСЬ ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ

В структурных подразделениях организации составляются описи дел структурных подразделений: постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу (Приложения 23, 24 к Правилам 2015), на основе которых в архиве организации составляются годовые разделы соответствующих сводных описей дел, документов (Приложения 14-18 к Правилам 2015). Описи дел структурных подразделений вместе с делами постоянного хранения и по личному составу передаются специалисту, ответственному за архив.

Часто в отделах заниматься этим совершенно некогда, поэтому к составлению описей дел структурных подразделений приходится подключаться работнику, ответственному за архив, и прямо указывать, какие документы и дела необходимо включить в опись. Но даже этого бывает недостаточно: ему приходится непосредственно участвовать в поиске документов, относящихся к делу, и его комплектовании.

Согласно п. 3.7.6 Основных правил в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений, и заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку «ЭПК», причем только после сверки их со сводной номенклатурой за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, что дело сформировано неправильно.

ЗАПОЛНЯЕМ ГРАФЫ ТАБЛИЦЫ ОПИСИ ДЕЛ

■ «№ п/п». Порядок нумерации дел в описи - валовый. Это значит, что законченная опись дел должна включать не более 9999 единиц хранения (п. 3.10 Правил 2015).

■ «Индекс дела (Номер дела)». Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером. Это касается и сформированных в отдельные тома приложений к делам.

Например: 02-03 - Приказы, распоряжения о приеме, переводе, перемещении, увольнении , где 02 - индекс структурного подразделения, 03 - порядковый номер дела.

■ «Заголовок дела (тома, части)». Заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел.

Графа «Заголовок дела» описи заполняется в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.

Если в опись нужно внести подряд несколько дел с одинаковыми заголовками, пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью. На каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью.

Многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи указывается заголовок только первого тома, а заголовки всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами «То же». Если наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово «Последний» (Пример 10).

■ «Крайние даты». Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которой точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело (п. 3.6.18 Основных правил). Крайние даты не проставляют для годовых, квартальных отчетов и иных документов, в названии которых есть фраза «за … год».

■ «Срок хранения». Сроки хранения дел переносятся в опись из номенклатуры дел. Они устанавливаются по типовым и ведомственным перечням. Если срок хранения документов, которые вносятся в номенклатуру дел, не регламентирован этими перечнями, он устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива и ЦЭК (ЭК) организации (п. 3.4.9 Основных правил).

■ «Количество листов». Количество листов в деле соответствует количеству, указанному в листе-заверителе дела.

■ «Примечание». В этой графе делаются отметки о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п., например: «В связи с производственной необходимостью “Годовой бухгалтерский отчет и пояснительная записка к нему” за 2006-2007 годы остаются в отделе по бухгалтерскому учету и контролю, так как названные документы необходимы для проведения сравнительного анализа. Кроме того, не проводилась ревизия финансово-хозяйственной деятельности за указанный период».

ОФОРМЛЯЕМ ОПИСЬ ДЕЛ (НА ПРИМЕРЕ ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ)

■ Титульный лист. На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются:

Название фонда;

Номер фонда;

Номер описи;

Название описи, которое включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись;

Крайние даты дел, включенных в опись.

Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела организации (п. 3.7.18 Основных правил).

Форма титульного листа описи дел постоянного хранения приведена в Приложении 14 к Основным правилам (Пример 11).

■ Предисловие (дополнение к предисловию). К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие (п. 3.7.10 Основных правил). В последующих описях составляется дополнение к предисловию. Если не было составлено предисловие при открытии описи, то его нужно обязательно составить, когда опись закроется.

Предисловие обычно состоит из двух частей: исторической и историографической.

В историческую часть вносят сведения:

По истории организации: дата образования, сведения об изменении наименования организации;

Об основных направлениях деятельности и структуре организации за период, который охватывают дела описи.

В историографической части :

Дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел;

Указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда;

Отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию;

Дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях;

Освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.

Составлять предисловие и дополнение к нему нужно обязательно.

Чем подробнее вы опишете все то, что удалось выяснить при проведении научно-технической обработки, тем проще затем будет работать с архивными документами. Фиксируйте всё: какие подразделения передали дела, какие не передали и почему; как менялась структура организации за тот хронологический период, который вы описываете, и какие в связи с этим были перемещения документов; какие дела не заводились и почему.

Также следует описать физическое состояние дел, возможные ошибки при переплете и варианты их исправления; причины превышения объема одного тома (более 250 страниц или толщина более 4 см).

Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления, а также заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив).

Если поменяется лицо, ответственное за архив, у него будут полные сведения о документальном фонде организации (Пример 12).

Предисловие;

Список сокращений (составляемый в необходимых случаях);

Названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел;

Указатели (если они имеются) (пункт 3.7.12 Основных правил).

Приведем пример оглавления.

■ Указатель. Указатель слов составляется к законченной описи дел (п. 3.7.19 Основных правил). Указатель к описи дел постоянного хранения может выглядеть следующим образом:

■ Список сокращенных слов. Составляется также к законченной описи (п. 3.7.19 Основных правил).

■ Итоговая запись. К описи составляется итоговая запись, которая фиксирует количество дел, включенных в опись, содержит подписи составителей описи, а также

грифы утверждающих структур (муниципального или государственного архива и ЭК организации) (Пример 13).

■ Лист-заверитель. Последний лист описи - лист-заверитель дела. Лист-заверитель фиксирует количество листов в описи; он не нумеруется.

Форма листа-заверителя дела приведена в Приложении 8 к Правилам 2015 (Пример 14).

РЕЕСТР ОПИСЕЙ

Описи дел подлежат учету и вносятся в реестр описей. Реестр описей является обязательным документом архивного учета (п. 6.4.6 Основных правил, п. 3.6 Правил 2015).

Реестр описей ведется в архиве организации при наличии двух и более описей. В реестр вносятся все виды описей, составляемые в организации, в том числе опись электронных документов.

Описи вносятся в реестр описей в хронологической последовательности их поступления, под соответствующими порядковыми номерами. Если в организации ранее не велся реестр описей, то его нужно составить и внести туда описи за все годы работы организации, начиная с самой ранней описи.

В реестре описей фиксируются основные даны по составу каждой поступившей в архив организации описи: номер фонда, номер описи, количество описанных в ней дел, количество листов в описи и ее экземпляров.

Форма реестра описей приведена в Приложении 19 к Правилам 2015 (Пример 15).

СОГЛАСОВАНИЕ ОПИСЕЙ НА ЗАСЕДАНИИ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ

Экспертная комиссия (ЭК) является совещательным органом при руководителе организации. Она создается приказом руководителя.

Заседания ЭК оформляются протоколом. Протокол подписывают председатель и секретарь комиссии. Решения ЭК вступают в силу после утверждения руководителем организации (п. 2.2.6 Основных правил) (Пример 16).

По итогам заседания ЭК, если опись дел согласована, в конце ее годового раздела ставится гриф согласования с указанием номера протокола ЭК и даты заседания, на котором он был рассмотрен (п. 3.7.14 Основных правил).

Если организация является источником комплектования государственного архива, то согласованные на заседании экспертной комиссии годовые разделы описи дел организации направляются на рассмотрение архивного учреждения. После утверждения годового раздела на заседании ЭПК архивного учреждения раздел утверждается руководителем организации, затем первый экземпляр годового раздела сводной описи в качестве контрольного передается в государственный архив, остальные остаются в организации (п. 3.7.14 Основных правил).

Соответствующие грифы согласования и утверждения оформляются в нижней части описи (см. Примеры 1, 2, 4-9).