Понятие документа структура управленческой документации. Управленческая документация: классификация, оформление и работа с ней. Основные этапы управления комплексным социально-экономическим развитием

Введение

Управленческий документ - это сообщение, выполняющее управленческую функцию, состоящее из текста (совокупность сведений о среде управления, предназначенных для использования в управлении) и справочной части, которая состоит из нормативно устанавливаемых реквизитов, содержащих сведения, связывающие документ со средой управления, включающие реквизит о заверке достоверности текста.

Управленческий (организационно-распорядительный) документ это вид письменного (электронного) документа, в котором фиксируется решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти.

Обобщая сказанное, можно определить «управленческий документ» следующим образом. Управленческий документ - это сообщение, выполняющее управленческую функцию, состоящее из текста и справочной части, которая состоит сведений и реквизита о заверке достоверности текста.

Общая характеристика управленческих документов

Термин документ происходит от латинского documentum, что означает доказательство, свидетельство. Этим словом обозначают любые письменные источники, соответствующим образом оформленные и поэтому имеющие юридическую силу.

ГОСТ 16483-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дает следующее определение документа: Документ - материальный объект с информацией, закрепленный созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

Всякий документ в документационном обеспечении управленческой деятельности может рассматриваться с точки зрения носителя информации, способа фиксации и выполняемых документом функций.

Важнейшей функцией документа является информационная. В документах фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.

Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи организаций обеспечивает коммуникативная функция документов.

Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов в управленческой деятельности.

Документ выполняет и воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует постоянного повышения образовательного уровня, воспитывает эстетический вкус у управленческих работников.

В управленческой деятельности различают следующие виды документов:

• 1) официальный документ;
• 2) подлинник;
• 3) копия;
• 4) личные документы;
• 5) документы личного происхождения.

Официальный документ - это документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке. Под должностным лицом понимается лицо, которое осуществляет функцию представителя власти или занимает должность, связанную с выполнением организационно-распорядительных или административных обязанностей.

Среди официальных документов особое место принадлежит правовым документам, регулирующих жизнь государства и обязательным для исполнения во всех сферах его развития всеми социальными структурами, организациями и населением страны.

Подлинник официального документа - это первый или единственный экземпляр официального документа.

Копия документа - это документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его признаки или часть из них.

Понятие копия связано с размножением документов. Копии можно разделить на выписки и отпуски. Выписка - это копия части документа. Отпуск - это копия отосланного документа.

Все копии должны быть удостоверены. Различают следующие способы удостоверения копий:

• 1) нотариальные копии - это соответствие подлиннику, подтвержденное официальным должностным лицом - нотариусом;
• 2) официально заверенные копии - это соответствие подлиннику подтвержденное другими должностными лицами с соблюдением определенных формальностей;
• 3) простые заверенные копии - это соответствие подлиннику, удостоверенное без соблюдения определенных формальностей.

Особый вид копий - дубликат. Дубликат - это копия, имеющая юридическую силу подлинника.

Личный документ - это официальный документ, удостоверяющий личность человека, его права, обязанности, служебное или общественное положение, и который может содержать другие сведения биографического характера.

Документ личного происхождения - это документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения служебных обязанностей.

В любой организации, в процессе ее создания и функционирования, разрабатываются и документируют ее управленческую деятельность следующие документы: организационно-правовые, распорядительные, информационно-справочные документы, документы по трудовым отношениям, по снабжению и сбыту, по обращениям граждан.

«Основные документы управления»

Деятельность любого предприятия сопровождается составлением разных видов документов. Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с определенными реквизитами. Однако при всем их многообразии вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие основные группы документов:

Организационно - правовые документы предприятия (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);

Распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);

Документы по личному составу предприятия (приказы по л/с, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);

Информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.);

Финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.).

От государственных и муниципальных организаций могут поступать на предприятие документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т. п.).Эти документы составляют отдельную группу - нормативные документы вышестоящих органов.

В самостоятельную группу можно выделить коммерческие контракты (договоры), которые являются основными документами предпринимательской деятельности.

Все перечисленные документы относятся к управленческим или организационно-распорядительным документам (ОРД).

Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и обработки.

В зависимости от объективных (профиль предприятия) и субъективных (требования руководителя предприятия или деловых партнеров) факторов какая-либо группа документов может преобладать или быть незначительной.

Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов достаточно типична и строится по формуляру-образцу.

Оформляющая часть практически во всех документах одинакова. Отличаются только заголовочные части внутренних и внешних документов. Во внешних документах обязательно следует указывать юридический адрес предприятия, на внутренних документах он не указывается.

Организационно - правовые документы

Организационная деятельность учреждения фиксируется в организационно-правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность

и другие аспекты.

Основная управленческая функция организационных документов - организационная, то есть создание документов, содержащих правила, нормы, положения, статус.

К ним относятся: устав, положение, штатное расписание, инструкция.

Организационные документы содержат строго обязательные для исполнения положения. Обязательно их утверждение. Цель создания - наиболее рациональное разделение труда. Срок действия- бессрочные, действуют до отмены. Порядок внесения изменений- по мере необходимости, с утверждением вышестоящей

организацией с информированием регистрирующего органа приказами

и распоряжениями. Датой документов является дата утверждения.

Устав - правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, учреждения.

Уставы утверждаются:

Общие - высшими органами госвласти;

Общественных организаций - их съездами;

Госпредприятий и организаций - вышестоящими организациями;

Муниципальных предприятий - районными (гор) администрациями;

Частные - их владельцами или коллективами и регистрируются в администрациях.

Оформление реквизитов устава: Министерство, название организации, название вида документа, индекс, дата, место издания, гриф утверждения или регистрации, текст и подпись.

Текст устава состоит из разделов: общие положения, акционерный (уставный) капитал, порядок деятельности, управление, учет и отчетность (распределение прибыли), прочие накопления, прекращение деятельности.

Положение - правовой акт, устанавливающий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения. Положения бывают типовыми (для системы учреждений) и индивидуальными. Оформление реквизитов положения: наименование Министерства, организации, структурного подразделения, дата, индекс, наименование вида документа, место издания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка о согласовании.

Структура текста положения включает следующие разделы:

общие положения, основные задачи, функции, права и обязанности, ответственность, взаимоотношения.

Уставы и положения - документы сложные.

Штатное расписание - правовой акт, определяющий структуру, численность, должностной состав и оплату труда работников организации.

Штатное расписание оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 с нанесением реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. В заголовке к тексту указывается год, на который

составлено штатное расписание.

Ответственность за подготовку штатного расписания несут планово-экономическое подразделение и служба персонала. Проект штатного расписания визируют руководители подразделений, главный бухгалтер, юрисконсульт, заместители руководителя организации.

Текст штатного расписания составляется в табличной форме. Указываются коды и наименования структурных подразделений и должностей, количество единиц по штату, должностной оклад, надбавки и месячный фонд зарплаты по должностным окладам.

В зависимости от условий организации труда штатное расписание может содержать и другие графы. Штатное расписание подписывается руководителем подразделения,

ответственного за его подготовку, или заместителем руководителя организации, утверждается руководителем организации с проставлением печати организации на грифе утверждения.

Инструкция - правовой акт, издаваемый органом госуправления в целях установления правил, регулирующих различные стороны деятельности организации. Инструкция утверждается распорядительным актом и является приложением к приказу, распоряжению и т. д.

Должностную инструкцию составляет руководитель структурного подразделения на основании Квалификационного справочника должностей служащих. Инструкция подписывается руководителем структурного подразделения, руководителями заинтересованных подразделений и юрисконсультом (при необходимости), утверждается руководителем организации. Документ регистрируется. Датой инструкции является дата утверждения. Обязательно присутствует реквизит «Виза ознакомления»: сотрудник проставляет свою подпись и дату ознакомления с инструкцией(эта дата будет самой поздней в документе).

Распорядительные документы

Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

Основное назначение распорядительных документов - регулирование

и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. Оттого, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты работы организации.

Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, могут касаться совершенствования организационной структуры учреждения, определения или корректировки средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности, обеспечения организации финансовыми, трудовыми, материальными,

информационными и иными ресурсами.

Постановление - определено как «правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил поведения».

Решение - как распорядительный документ является правовым актом, принимаемым местными органами власти. Решениями оформляют также результаты деятельности и других коллегиальных органов- коллегий министерств и ведомств, научных советов и т. п.

Распоряжение - акт управления государственного органа, имеющего

властный характер и изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, носит директивный характер, имеет обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано.

Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы:

Распоряжения общего, длительного действия;

Распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса, разового случая.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителями учреждений, объединений, организаций и предприятий, действующих на основе единоначалия. Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом.

Можно выделить следующие стадии подготовки распорядительного документа: изучение существа вопроса, подготовка проекта документа, согласование документа, подписание.

Текст распорядительного документа состоит из двух частей:

констатирующей и распорядительной.

Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса, призвана объяснить, чем вызваны распоряжения.

Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повелительной форме.

В зависимости от вида документа она начинается словами:

«ПОСТАНОВЛЯЕТ» - в постановлении;

«РЕШАЕТ» («РЕШИЛ») -в решении;

«ПРЕДЛАГАЮ»- в распоряжении;

«ПРИКАЗЫВАЮ»- в приказе.

Вид распорядительного документа предопределяет и характер изложения его текста.

Слова «ПОСТАНОВЛЯЕТ», «РЕШАЕТ» («РЕШИЛ»),«ПРЕДЛАГАЮ», «ПРИКАЗЫВАЮ» печатаются прописными буквами от поля отдельной строкой, отделяя констатирующую часть документа от распорядительной.

Затем с новой строки с абзаца следует текст постановляющей части. К формулировкам этой части документа предъявляются особенно жесткие требования. Они должны быть конкретными, не противоречить по смыслу ранее изданным распорядительным документам, четкими, ясными, не допускающими различных толкований.

Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо, например, в приказах), предписываемое действие и срок исполнения.

Текст распорядительного документа должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога «О» («Об») и формулируется при помощи отглагольных существительных, например: «О назначении...», «Об утверждении...», «О введении...», «О создании...» - или существительных, указывающих на предмет, например: «Об итогах...», «О мерах...». Подготовив текст распорядительного

документа, приступают к его оформлению. Распорядительные документы оформляются на общем бланке, формат А4.

В состав реквизитов входят: герб, наименование ведомства, наименование учреждения, название вида документа, дата, индекс (номер),место составления, заголовок, текст, подпись (подписи), отметки о согласовании. Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов является их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями или должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования или проставления грифа согласования. Виза юрисконсульта свидетельствует о соответствии документа законодательным и нормативным актам. Проекты распорядительных документов, принимаемых коллегиальными органами, - постановлений и решений - обсуждаются и принимаются на заседаниях. В ходе обсуждения в них можно вносить поправки и дополнения. Доработанные проекты выносятся на утверждение на следующее заседание. Полностью подготовленные проекты документов представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем. Постановление и решение имеют две подписи - председателя и секретаря (управляющего делами)

коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта управления указываются в самом документе. Особое значение придается доведению распорядительного

документа до исполнителя. Постановления, решения, распоряжения,

приказы тиражируются и рассылаются в соответствии со списком, подготовленным составителями проекта документа.

1. Составление и оформление основных документов управления

   Реферат >> Промышленность, производство

   С.А. ЧЕРНЫШЕВА Составление и оформление основных документов управления Практическое пособие по дисциплине «Делопроизводство» ... 39 Чернышева С.А. Составление и оформление основных документов управления : Практическое пособие по дисциплине «Делопроизводство» ...

2. Основные этапы управления комплексным социально-экономическим развитием

   Реферат >> Государство и право

   Так и методами управления . В настоящем разделе мы рассмотрим основные этапы управления комплексным социально-экономическим... являются принимаемые решения и иные официальные документы . Информацию, которую необходимо собирать, обрабатывать...

3. Основные принципы управления предприятием

   Курсовая работа >> Экономика

   Рассмотреть фун­даментальные основы управления - его принципы. Основными задачами науки управления являются изучение и практическое... , автоматизированная система контроля исполнения важ­нейших документов (АСКИД, современная версия - оргонайзер) и ряд...

Законы РФ, регламентирующие документационное обеспечение управления

Законодательные акты, регламентирующие документационное обеспечение управления

Общегосударственные нормативно-методические документы по организации делопроизводства

Вопрос

Документирование управленческой деятельности - основа делопроизводства и один из наиболее сложных вопросов, решаемых в процессе работы с документами. Правильно составленный и оформленный документ упрощает и ускоряет процедуры его обработки и позволяет в дальнейшем лучше понять его значение как исторического источника и точнее установить срок хранения. Управленческая документация включает широкий круг разнородных документов, необходимых для выполнения функций управления в организации.

Основными целями управленческой документации , которая составляет элемент системы управления, являются следующие:

Сообщение информации

· инструмент для передачи и переноса информации.

Подтверждение соответствий

· обеспечение свидетельств того, что ранее запланированное было в действительности выполнено.

Распространение знаний

· передача и сохранение опыта, накопленного компанией. Типичным примером являются стандарты компании, которые могут быть использованы как основа при разработке и проектировании новой продукции и направлений работы, так и в целях обучения нового персонала.

Основные требования к управленческой документации приведены в таблице 1.

Таблица 1 - Требования к документации

Требование	Пояснение
Комплексность	Документация должна охватывать все аспекты (организационные, экономические, технические, правовые) деятельности, связанные с управлением организацией и обеспечением качества.
Системность	Документация должна быть строго взаимоувязанной, хорошо структурированной и распределенной по уровням управления. Она должна давать четкое представление как о системе управления в целом, так и об отдельных ее элементах.
Полнота	Документация должна давать исчерпывающее представление обо всех процедурах и процессах, а также о достижении требуемого качества. При этом объем документации должен быть оптимальным, т.е. достаточным для практических целей.
Не противоречивость	Документация должна по содержанию соответствовать требованиям нормативных документов, международных стандартов или другим требованиям документации более высокого уровня, если такая имеется в заданной области.
Идентификация	Документация должна иметь соответствующие обозначения и номера, позволяющие установить принадлежность каждого документа к определенной части системы управления и/или подразделению-разработчику, и/или процессу.
Аутентичность	Документ принадлежит к тому виду и типу, который в нем заявлен. Документ разработан лицом, которое его действительно разработало и прислало.
Доступность	Документация должна быть доступной для пользователей.
Актуальность	Документация должна оперативно отражать все изменения условий функционирования процессов в целом и отдельных их элементов.
Четкость	Документация должна быть четкой, датированной и понятной ее пользователям.

Юридическую силу документу придают отдельные надписи, называемые реквизитами документа Составленный и согласованный текст документа должен быть оформлен по установленным требованиям, главным из которых является наличие в документе юридической силы. Непосредственно на юридическую силу влияют реквизиты, называемые составом удостоверения документов: гриф утверждения, подпись, печать. Для многих документов важную роль играют визы ознакомления. Почти все документы, за редким исключением, должны оформляться на служебных бланках.

Оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования. ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"

Важно подчеркнуть, что правила оформления отдельных реквизитов являются общими для разных видов организационно-распорядительных документов.

Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа. ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

Вопрос

Документационное обеспечение управления основывается на нормативно-методической базе.

Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует правила оформления документов; правила работы с документами; обеспечение сохранности документов; порядок передачи документов на архивное хранение; работу службы делопроизводства; внедрение новых информационных технологий в работе с документами; работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

Нормативно-методическую базу делопроизводства составляют:

Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

Указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации, регламентирующие документационное обеспечение на федеральном уровне;

Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, ведомств, комитетов, служб и др.), как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

Правовые акты нормативного и инструктивного характера, а также методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

Государственные стандарты на документы;

Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

Унифицированные системы документации;

Нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;

Нормативные документы по организации архивного хранения документов;

Законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.

Законодательство Российской Федерации регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических и юридических лиц.

Основу гражданского законодательства составляет гражданский кодекс Российской Федерации, который определяет гражданские правоотношения и тем самым устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений.

Наряду с гражданским кодексом Российской Федерации отдельные стороны работы с информацией и документацией регулируются специальными федеральными законами.

Закон Российской Федерации «О стандартизации» от 10.06.1993 г. № 5154-1 устанавливает правовые основы стандартизации в Российской Федерации, обязательные для всех государственных органов управления, предприятий и предпринимателей, общественных объединений и определяет меры государственной защиты интересов потребителей и государства посредством разработки и применения нормативных документов по стандартизации.

Федеральный Закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 г. № 24-Ф3 устанавливает правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в частности: порядок документирования информации; право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов; документы и массивы документов в информационных системах; категории информации по уровню доступа к ней; порядок правовой защиты информации.

Развитие отдельных положений этого закона нашло выражение в Указе Президента «Об основах государственной политики в сфере информации» от 20.01.1994 г. и постановлениях Правительства.

Федеральный Закон «Об участии в международном информационном обмене» от 04.07.1996 г. № 85-Ф3 определяет: объектом международного информационного обмена может быть документированная информация, информационные ресурсы, информационные продукты, информационные услуги, средства международного обмена.

Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. №129-ФЗ, указав, что бухгалтерский учет осуществляется путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций, специальной статьей (ст. 9) определил правила оформления первичных учетных документов. В ней подчеркивается, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами. При этом закон допускает создание первичных и сводных учетных документов на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация должна изготовлять копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль.

Закон РФ «О государственной тайне» от 21.07.1993 г. № 5485-1 регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне. Закон устанавливает полномочия государственных органов и должностных лиц, призванных обеспечивать сохранение и защиту государственной тайны, перечень сведений, составляющих государственную тайну, порядок засекречивания и рассекречивания сведений и их носителей и другие вопросы.

Закон «О языках народов Российской Федерации» (в редакции от 24.07.1998г.) (ст. 16) определяет обязательность ведения делопроизводства на территории России на русском языке.

Федеральные законы «Об акционерных обществах», «Об обществах с ограниченной ответственностью» определяют обязанности обществ по хранению документов. Основные законодательства РФ об Архивном фонде Российской Федерации и архивах (1993 г.) направлены на совершенствование организации архивного дела в стране, предотвращение порчи, уничтожения, хищения, незаконной скупки, продажи, приобретения и вывоза архивных документов за границу; регулируют формирование, организацию хранения, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими, обеспечивают сохранность архивных документов и т.д.

Законодательство РФ регулирует и другие сферы деятельности, тесно связанные с документационным обеспечением.

Вопрос

В настоящее время в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами в организациях и учреждениях.

Постановлением правительства Российской Федерации в 1997 г. утверждены «Правила подготовки правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации». В Правилах указан процесс подготовки проекта нормативно-правового акта, его согласования, подписания, утверждения, оформления, сроки подготовки. Определен также порядок его государственной регистрации в Министерстве юстиции РФ (внесение в Государственный реестр нормативных правовых актов и присвоение ему регистрационного номера). При нарушении требований, изложенных в Правилах, документ не вступает в силу.

Законодательными актами Российской Федерации регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи (почта, телеграф, факсимильные и электронные сообщения), требования к защите информации на разных стадиях ее создания и хранения, приданию документам официальности (юридической силы). В них также содержатся основы регулирования процессов информатизации. Законом установлены право собственности на отдельные документы и массивы документации, категории информации по Уровням доступа к ней.

Следует упомянуть ряд Указов Президента российской Федерации «О государственном гербе», «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера», постановлений Правительства РФ «Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности» и ряд других, значение которых для функционирования делопроизводственной системы видно из самих названий этих документов.

Ряд законодательных актов содержит нормы, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении управленческих документов. К таким актам относятся, например, закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров», который определяет порядок регистрации эмблемы предприятия, помещаемой на бланке; постановление Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации» и др.

Ряд законодательных актов (Федеральный закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации», Закон РФ «О языках народа Российской Федерации» и пр.) содержит нормы, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении деловых документов.

Об обязательности документирования говорится и в других законодательных актах. Так, Гражданский кодекс Российской Федерации определил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. Например, ст. 184 и 185 определяют, что коммерческое представительство осуществляется на основании договора, заключенного в письменной форме, и доверенности, т.е. письменного уполномочия, выдаваемого одним лицом другому.

В ряде статей установлены требования к составу информации (содержанию) документов и их оформлению. Так, ст. 52 ТК РФ содержит требование к содержанию устава и учредительного договора, на основании которых действуют юридические лица ст. 185 и 186 определяют реквизиты такого документа, как доверенность; в ст. 878 определен формуляр чека и т.д.

В целом, перечень законодательных актов, регламентирующих документационное управление обеспечения, безусловно, шире. В законодательстве о делопроизводстве сложилось так, что нормы, правила, требования к делопроизводственному обеспечению управления оказались рассеянными по многим законодательным и нормативным актам. Развернутый перечень нормативно-правовых актов, касающихся вопросов оформления управленческой документации представлен в Приложении.

Вопрос

Нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления разрабатываются различными органами государственной власти и управления в соответствии с их компетенцией.

В некоторых случаях вопросы работы с документами регламентируются высшими органами государственной власти и управления. Но главное влияние на регламентацию делопроизводства оказывают министерства и ведомства, в частности, наибольшая роль отводится Государственной архивной службе России.

Государственная архивная служба России (Росархив) и ее органы занимаются сбором и хранением документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое или культурное значение. Они создают «память» общества, хранят информацию о жизни страны.

Кроме того, Росархив как центральный орган федеральной исполнительной власти несет ответственность за организацию и рационализацию делопроизводства в стране. Он разрабатывает нормативы и рекомендации по организации делопроизводства. На Росархив возложена ответственность за организационно-распорядительную документацию (ОРД) в качестве ведомства-разработчика, что предполагает разработку общих требований к ОРД, конкретных форм документов, контроль за применением ОРД в различных сферах деятельности, унификацию форм документа путем создания Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД).

Указания Росархива по вопросам делопроизводства распространяются на все организации, независимо от системы хозяйствования и формы собственности. Местные архивные органы выполняют соответствующие задачи в области управления документацией.

Огромное количество документов привело к необходимости их унификации и стандартизации. Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Таким образом, стандартизация - это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения :

Безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества;

Технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемости продукции;

Качества продукции, работ и услуг в соответствии с уровнем развития науки, техники и технологии; единство измерений;

Экономии всех видов ресурсов; и т.д.

На Комитет РФ по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) возложена ответственность за нормативное закрепление конкретных требований к документам и унификации путем создания ГОСТов, а также участие в международной унификации и стандартизации документов.

К нормативным документам по стандартизации, действующим на территории нашей страны, относятся: государственные стандарты РФ (ГОСТ); применяемые в установленном порядке международные (региональные) стандарты; правила, нормы и рекомендации по стандартизации; общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; стандарты отраслей; стандарты предприятий; стандарты научно-технических инженерных обществ и других общественных объединений.

Государственные стандарты разрабатываются на продукцию, работы и услуги, имеющие межотраслевое значение. Содержание требований стандартов, области их распространения, сферы их действия и даты их введения определяются государственными органами управления, которые их принимают. В соответствии с законом «О стандартизации» государственные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации принимает Госстандарт России; они вводятся в действие после их государственной регистрации. Требования, устанавливаемые стандартами, обязательны для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности.

Следующей ступенью являются функциональные министерства и ведомства. Конечной ступенью - руководители конкретных организаций, предприятий, исполнительных структур власти.

Соответствующими министерствами и ведомствами ведется разработка унифицированных систем документации. Унифицированная система документации (УСД) - совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. В основе создания УСД лежит метод унификации - установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач.

Самостоятельный комплекс составляют стандарты на унифицированные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации:

ПР 50-733-93. Основные положения Единой системы классификации и кодирования технико-экономической информации;

ГОСТ с требованиями по оформлению документов. Установил максимальный набор реквизитов, используемых для оформления любого управленческого документа, определил правила их записи и расположение на листе.

ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации (УСД). Требования к построению формуляра-образца. Установлены форматы бумаги от А3 до А6 с альбомным и книжным расположением текста, служебные поля - левое - не менее 20 мм, нижнее и правое - не менее 10 мм. Размеры букв - на пишущей машинке - чуть меньше 14 размера шрифта Times New Roman.

ГОСТ 6.10.4-84. УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемые средствами вычислительной техники.

ГОСТ Р 511141-98 (1). Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Тема №3

«Понятие реквизита и формуляра образца»

Деятельность любого государственного органа власти, его подразделений и подведомственных учреждений обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией государственного органа, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между, например, Департаментом социальной защиты населения, его подразделениями и подведомственными учреждениями, а также с другими органами управления и организациями субъектов РФ.

Функции управления в государственном органе, государственном учреждении реализуются с помощью организационно-распорядительной документации (ОРД), которая включает в себя следующие группы документов:

• – нормативные правовые акты;
• – распорядительные, организационные и информационно-справочные документы.

Нормативные правовые акты – принимаемые уполномоченными государственными органами акты, содержащие правовые нормы, т.е. нормативные предписания, рассчитанные на неограниченный круг субъектов и многократное или постоянное применение. Это письменные официальные документы, принятые (изданные) в определенной форме правотворческими органами в пределах их компетенции и направленные на установление, изменение или отмену правовых норм.

Нормативным правовым актом является постановление.

Постановление – нормативный правовой акт, принимаемый в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, установления норм, правил.

Распорядительные документы – вид письменного документа, в котором фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности министерств, подразделений, подведомственных учреждений и отдельных должностных лиц. К распорядительным документам относятся: приказ, распоряжение, указание.

Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам.

Приказ, распоряжение принимается полномочным на то должностным лицом, действующим па основе единоначалия.

Распоряжения и приказы готовят и вносят соответствующие подразделения департаментов. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит отдел кадров. Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок. Преамбула в проектах приказов завершается словом "ΠРИКАЗЫВАЮ", которое печатается вразрядку.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами: "Признать утратившим силу...".

В приказ нс следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Должностные лица, до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Указание – распорядительный служебный документ, содержащий предписываемые действия конкретному исполнителю для решения оперативных вопросов информационнометодического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения распоряжений, приказов, инструкций. Текст указания состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей. Указания приводятся в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов.

Организационные документы – это документы, регламентирующие задачи и функции, устанавливающие структуру, штатную численность, порядок функционирования и взаимодействия подразделений, порядок действий работников при исполнении повседневных трудовых обязанностей.

К организационным документам относятся: положения о департаменте, структурных и территориальных структурных подразделениях, правила, инструкция, должностные регламенты.

Информационно-справочные документы – документы, констатирующие факты, являющиеся основанием для принятия решений и издания распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: протокол, служебное письмо, акт, докладная, объяснительная и служебная записки, стенограмма, план, отчет и др.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

• – председатель или председательствующий;
• – секретарь;
• – присутствовали – список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших. Вначале перечисляются члены коллегиального органа, затем – приглашенные с указанием должностей и наименований организаций;
• – повестка дня;
• – докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: Слушали – Выступили – Постановили (Решили).

Протокол подписывается председательствующим па заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов заседаний коллегиальных органов.

Служебные письма готовятся как:

• – ответы о выполнении поручений по входящим документам;
• – исполнение поручений по обращениям граждан;
• – сопроводительные письма;
• – ответы на запросы юридических и физических лиц;
• – инициативные письма.

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции. Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от первого лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д. Датой письма является дата его подписания.

Акт – документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события. Текст акта состоит из двух частей – вводной и констатирующей.

Вводная часть акта содержит наименование распорядительного документа, на основании которого актируются факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата.

Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.

Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. Акты подписываются всеми членами комиссии, при необходимости акты подлежат утверждению руководителем государственного органа.

Докладная записка – это документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Объяснительная записка – документ, поясняющий какое- либо действие, факт или событие.

Служебная записка (разновидность письма) – форма внутренней переписки.

Докладная записка составляется при необходимости уведомления руководителя или вышестоящего органа о каких- либо фактах или событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу. В зависимости от содержания и назначения докладные и служебные записки делятся па информационные и отчетные, а также могут иметь инициативный характер.

Текст докладной, служебной записки может состоять из двух частей. В первой части, как правило, излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки, во второй – выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю или вышестоящему органу в связи с изложенными фактами.

Записки, составляемые работниками с объяснением причин поведения, проступков, ситуаций (объяснительные записки), могут быть оформлены рукописным способом на стандартном листе бумаги.

Стенограмма – дословная запись докладов и других выступлений на конференциях, совещаниях, собраниях или заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии или звукозаписи.

Стенограмма конференции, совещания, собрания или заседания коллегиального органа ведется в том случае, когда на обсуждение выносятся важные и сложные вопросы, которые могут вызывать прения. Окончательный текст стенограммы составляется на основании произведенных на конференции, совещании, собрании или заседании коллегиального органа стенографических или звуковых записей и представленных материалов (докладов, справок, проектов решений и т.п.).

Текст стенограммы должен состоять из разделов, соответствующих пунктам повестки дня, разделы нумеруются арабскими цифрами. Инициалы и фамилия докладчика печатаются в именительном падеже. Дата, проставленная на стенограмме, должна соответствовать дню проведения совещания, собрания или заседания коллегиального органа.

План – документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, а также определяющий конкретных исполнителей.

Составляющими пунктами планов являются:

• – наименование (содержание) работы или мероприятия;
• – исполнитель;
• – срок исполнения;
• – отметка об исполнении.

Планы работ или мероприятий должны подписываться должностными лицами, ответственными за их выполнение, с указанием даты подписания. Планы, как правило, подлежат утверждению.

Отчет – документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заседаний, командировок и других мероприятий.

Текст отчета может состоять из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами в установленном порядке. Отчет должен иметь подписи или визы составителей с указанием даты визирования.

Отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации систем документации, видов и разновидностей документов. При необходимости используется эмпирически сложившееся разделение документов на системы документации.

Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения всех документов на официальные и неофициальные, созданные человеком вне сферы его служебной деятельности, такие как личная переписка, воспоминания (мемуары), дневники.

Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются на управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические, производственные и др.

Управленческие документы составляют ядро учрежденческой документации. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Управленческие документы и составляют собственно объект делопроизводства.

Эти документы представлены комплексом систем, основными из которых являются следующие системы документации: организационно-правовая; плановая; распорядительная; информационно-справочная и справочно-аналитическая; отчетная; документация по обеспечению кадрами (по личному составу); финансовая (бухгалтерский учет и отчетность); документация по материально-техническому обеспечению; договорная; документация по документационному и информационному обеспечению деятельности учреждения и другие системы документации, включая и те,которые отражают основную деятельность учреждения, организации или предприятия. К примеру, со спецификой деятельности производственного предприятия связана производственная документация, со спецификой лечебного учреждения - система медицинской документациии т. д. В организации, основанной на знании, доминантой комплексной системы документации становится информационно-справочная, а также документация по документационному и информационному обеспечению деятельности организации.

Документы, составляющие одну систему документации, связаны единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности. Так, документы, составляющие систему плановой документации, обеспечивают планирование деятельности учреждения и подведомственной ему системы. Документы, составляющие систему распорядительной документации, обеспечивают регулирование деятельности учреждения и ее координацию с деятельностью взаимосвязанных учреждений и лиц в постоянно меняющихся социально-экономических условиях. Вместе с тем вся комплексная система документации подчинена реализации стратегической цели организации, ее задач, находится (или должна находиться) в соответствии с организационной культурой учреждения. Ядерным управленческим инструментом является документация по документационному и информационному обеспечению деятельности организации. В ней должны быть заложены основы для гибкого управления документацией. Гибкие методы управления документами позволят эффективно контролировать жизненный цикл документа с соответствии с задачами организации, смоделировать более четкую структуру системы управления документами.

Среди большого разнообразия документов, входящих в перечисленные выше группы, центральное место занимает организационно-распорядительная управленческая документация. Она делится на три группы: 1) организационные документы (уставы, положения, инструкции, штатное расписание и др.); 2) распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания и др.); 3) информационно-справочная документация (письма, акты, протоколы, справки и др.). Классификация организационно-распорядительной документации позволяет обеспечить оперативный поиск, контроль исполнения, создает условия для унификации документов.

Организационно-распорядительная документация входит в состав других, так называемых специальных систем (кадровая, бухгалтерская документация и др.).

К сожалению, на практике во многих случаях различные группы документов работают по своим правилам, не объединенным едиными принципами. Охарактеризуем отдельные группы документов, включенных в предложенную классификацию, а также рассмотрим правила оформления различных видов документов.

Организационные документы . Деятельность учреждений фиксируется в разных видах документов. Согласно действующему законодательству, организации, учреждения и частные предприятия издают уставы, положения, инструкции, штатное расписание планы, отчеты, контракты, договоры.

Все эти виды составляют группу организационных документов.

Организационные документы - комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.

Формуляр организационного документа включает следующие комопненты:

• постоянные реквизиты "единого" бланка:
• эмблема;
• наименование организации;
• наименование вида документа (УСТАВ, или ПОЛОЖЕНИЕ, или ИНСТРУКЦИЯ, или ПРАВИЛА);
• переменные реквизиты "единого" бланка:
• дата;
• регистрационный номер;
• место составления или издания документа;
• заголовок;
• текст;
• отметка о наличии приложения;
• подпись;
• гриф согласования или визы;
• гриф утверждения;
• печать.

Устав

Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности.

Устав предприятия - свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Уставы предприятий, учреждений, организаций утверждаются вышестоящими органами (министерствами, администрацией субъектов федерации), устав юридического лица утверждается его учредителями (участниками) и подлежит государственной регистрации в установленном порядке. Устав относится к обязательным учредительным документам при создании негосударственных коммерческих организаций. Общие требования к порядку его составления, оформления и содержания даны в части первой Гражданского кодекса Российской Федерации.

Структура текста устава меняется в зависимости от его разновидности. Устав организации включает: общие положения, цели и задачи, права, деятельность, имущество, управление, реорганизация и ликвидация.

Устав акционерного общества содержит разделы: общие положения, акционерный капитал, порядок деятельности, права, управление, учет и отчетность, распределение прибыли, прочие накопления, прекращение деятельности.

Заголовок устава, как правило, отвечает на вопрос «чего?»

Положение

Деятельность каждого учреждения, организации или предприятия определяется положением о нем.

Положение - это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений.

Положения бывают индивидуальные и типовые.

Индивидуальные - это положения о всех отделах, цехах, управленческих подразделениях, включенных в схему организационной структуры управления предприятием.

Типовые - это положения о цехах основного производства, структурных подразделениях.

Положения разрабатываются по указанию руководителей предприятия, по инициативе руководителей структурных подразделений.

Исполнитель составляет проект положения. Положение подписывают руководитель структурного подразделения (деятельность которого регламентируется), вышестоящий руководитель, которому подчиняется данное подразделение, и разработчик.

Проект положения согласовывается с юридическим отделом. Если проект вызывает возражения, замечания, они излагаются на втором экземпляре или на отдельном листе, приложенном ко второму экземпляру проекта.

Проект положения представляется на утверждение руководителю предприятия. Положение об организации утверждается распорядительным документом вышестоящей организации.

Датой положения является дата утверждения документа, если в тексте не указана другая дата.

Положение является сложным документом.

Структура и содержание положения, как правило, определяются учреждением-разработчиком.

Основные разделы текста положения:

1) общие положения;

2) основные задачи;

3) функции;

5) организация работы.

Формуляр-образец положения состоит из реквизитов:

наименование ведомства,

название организации,

наименование структурного подразделения,

гриф утверждения,

наименование вида документа - положение,

дата, номер,

место издания (город),

заголовок,

гриф согласования,

Основной текст положения имеет следующие языковые особенности:

• употребление специальных терминов, отыменных предлогов, слов, принадлежащих канцелярской речи;
• преимущественное использование страдательных конструкций;
• трафаретность в изложении текста;
• применение рубрицирования, необходимого при перечислении положений устава, пунктов плана и отчета, обязательств и прав договора и контракта. Текст документа может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами;
• изложение в сжатой форме от третьего лица единственного или множественного числа. Типовые глаголы, используемые в тексте: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается", "устанавливает", "разработано", "признается", "возлагается" и т. п.

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "о чем?", например «Положение о порядке заключения и исполнения договоров»; «Положение о персонале».

Инструкция

В комплексе организационных документов коммерческих предприятий особое место занимают должностные инструкции.

Инструкция - правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц. Один из типов инструкции - должностная инструкция. Представляет собой организационный документ На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником. Инструктивный характер носят такие виды документов, как правила, регламенты и др.

Должностная инструкция разрабатывается начальником структурного подразделения, согласовывается с юристом и утверждается директором предприятия.

Основные разделы текста должностной инструкции:

1) общие положения (указываются цели ее издания, области распространения, порядок пользования и другие сведения общего характера);

2) должностные обязанности;

4) ответственность.

В первом разделе указываются область деятельности специалиста; порядок его назначения на должность и освобождения от должности; квалификационные требования; подчиненность специалиста; нормативные документы.

Во втором разделе перечисляются конкретные виды работ, выполняемые специалистом.

В третьем разделе устанавливаются права, необходимые специалисту для выполнения возложенных на него обязанностей.

В четвертом разделе указывается, за что конкретно несет ответственность специалист.

Реквизиты формуляра должностной инструкции:

2) наименование организации;

4) дата, номер;

5) место издания;

6) заголовок в именительном падеже;

Текст инструкции должен содержать четкие формулировки с распорядительными словами типа «должен», «следует», «необходимо», «имеет право», «не допускается», «рекомендуется», «запрещается» и т.д. Текст инструкции излагается от третьего лица («исполнитель должен представлять документы на подпись вместе с материалами, на основании которых они готовились») или в безличной форме («срок хранения документов определяется по Перечню»).

Заголовок должностной инструкции содержит ответ на вопрос «кого?, чья» например: Должностная инструкция главного специалиста; Должностная инструкция заведующего складом.

Штатное расписание - один из основных видов организационных документов.

Штатное расписание - документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы.

Штатное расписание оформляется на бланке предприятия, указываются перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Подписывается штатное расписание заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия.

В грифе утверждения надо указать общую штатную численность предприятия и месячный фонд заработной платы.

Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации.

В соответствии с уставом предприятия разрабатывается его структура и определяется штатная численность, что закрепляется в соответствующем документе.

Структура и штатная численность - организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей.

Данный документ составляется на бланке предприятия, подписывается заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия.

Изменения в "структуру и штатную численность" вносятся приказом руководителя предприятия.

Правила внутреннего трудового распорядка - организационный документ, в котором отражаются следующие вопросы:

1) организация работы предприятия;

2) взаимные обязанности работников и администрации;

3) предоставление отпусков;

4) командирование сотрудников;

5) внутриобъектный режим.

Правила составляются на бланке предприятия, согласовываются путем обсуждения на собрании работников предприятия, визируются юристом и утверждаются руководителем предприятия.

При разработке текста этого документа необходимо руководствоваться Типовыми правилами внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций, утвержденными Постановлением Госкомтруда СССР от 20.07.84 № 213.

К организационным документам многие классификации относят и отчетную документацию. Хотя в других классификациях она выделена в особую систему отчетной документации. Охарактеризуем специфику отчета. Отчет - документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени. Отчетная документация учреждения состоит из нескольких комплексов документов: государственная статистическая отчетность; ведомственная отчетность; внутриучрежденческая отчетность.

В каждом учреждении составляется внутренняя отчетность о выполнении планов, заданий, разовых поручений руководства или поручений вышестоящей организации. Такого рода отчетные документы составляются специалистами структурных подразделений и представляются на рассмотрение руководства данной или вышестоящей организации. Внутриучрежденческие отчетные документы могут называться: отчет или справка отчетного характера.

Внутриучрежденческая отчетность составляется в относительно свободной форме. Отчеты составляются на общем бланке или стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами отчета или справки отчетного характера являются: наименование организации, наименование подразделения (если это отчет или справка о работе подразделения), название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения (на отчетах) или резолюция руководителя (на справке отчетного характера).

В заголовке отчета указывается: наименование органа или должностного лица, о результатах деятельности которых сообщается в документе («Отчет о работе аттестационной комиссии...»; «Отчет о работе отдела...»); отчетный период (на 2001 г., за период с января по июнь 2000 г., за 1-й квартал 2000 г.).

В тексте дается описание выполненной работы, анализируются ее итоги и излагаются выводы и предложения. Если отчет содержит результаты работы, которая ранее планировалась, последовательность изложения отчета должна соответствовать последовательности расположения заданий в плановом документе. Датой отчета считается дата его утверждения руководителем организации или вышестоящим органом. К отчетам может прилагаться пояснительная записка.

Распорядительные документы. Распорядительные документы играют очень важную роль в управлении учреждениями, предприятиями и организациями.

Обязательно издание распорядительных документов по следующим вопросам:

1) организационным;

2) планирования производства;

3) строительства, материально-технического снабжения;

5) финансов и кредита;

6) труда и заработной платы.

Это, конечно, не все вопросы, по которым необходимо создавать распорядительные документы, но они являются наиболее характерными и стабильными основаниями для обязательного издания распорядительных документов.

Распорядительные документы носят административный характер. Они обращены к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам.

Основными видами распорядительных документов являются постановление; указание; приказ; решение; распоряжение.

Схема подготовки распорядительных документов следующая:

1) всестороннее изучение вопроса, подготовка проекта документа;

2) согласование текста и его подписание;

3) обсуждение и принятие документа на заседании коллегиального органа (постановление, решение).

Основным распорядительным документом является приказ.

Приказ (по основной деятельности) - правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующим на основании единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач предприятия.

Приказами оформляются:

1) порядок деятельности предприятия;

2) решения и поручения по организации работы;

3) организационные мероприятия;

4) итоги работы;

5) результаты ревизии.

Приказы издаются только при необходимости.

Изменения, дополнения, отмена приказов производятся только приказами.

Подготовка проектов приказов включает следующие стадии:

1) изучение существа вопроса, законодательных актов, других документов, издававшихся по этому вопросу, проработка информационно-справочных документов предприятия;

2) подготовку текста документа;

3) согласование текста документа;

4) подписание приказа;

5) доведение до сведения исполнителей.

Подготовка приказа поручается структурному подразделению, группе специалистов, отдельному должностному лицу.

Текст приказа состоит из двух частей:

1) констатирующей, в которой излагаются факты, раскрываются причины, цели, послужившие основанием для создания приказа. Если в основу приказа был взят документ государственных органов, то нужно указать наименование документа, его автора, дату, номер и заглавие;

2) распорядительной.

Распорядительная часть текста приказа начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ и пишется от нулевого положения табулятора. Текст делится на пункты. Распорядительные пункты строятся по схеме: исполнитель (наименование должности, инициалы и фамилия или структурное подразделение, или организация) - действие - срок. Последний пункт приказа формулируется таким образом: контроль за исполнением приказа возложить на: наименование должности, инициалы и фамилия. Если руководитель сам будет осуществлять контроль за исполнением приказа, тогда пункт о контроле опускается.

Дата приказа - это дата его подписания, начала его действия.

Подписывает приказ руководитель организации.

Внесение изменений и дополнений в подписанный приказ не допускается без разрешения подписавшего документ.

Проект приказа до подписания визируется руководителями структурных подразделений, должностными лицами, которые отвечают за его исполнение, юристом.

Может осуществляться и внешнее согласование с другими организациями, если приказ затрагивает их интересы. Согласование оформляется грифом "Согласование".

Реквизиты приказа:

1) наименование министерства или ведомства;

2) название организации;

3) наименование вида документа - ПРИКАЗ;

4) дата, номер;

5) место составления;

6) заголовок;

8) подпись;

9) визы согласования.

С приказов для удобства пользования внутри организации делаются копии и выписки.

Выписка из приказа - копия основной части текста документа, которая необходима для работы.

Констатирующая часть текста пишется полностью.

Реквизиты выписки из приказа:

1) наименование министерства или ведомства;

2) название организации;

3) наименование вида документа - ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА;

4) дата, номер (те же, что и у приказа);

5) место составления;

6) заголовок;

7) часть текста;

8) подпись (кроме личной подписи);

9) заверительная надпись (отделяется от подписи 2-3 интервалами).

Приказы оформляются на общих бланках.

Следующим видом распорядительного документа является распоряжение.

Распоряжение - правовой акт управления государственного органа, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым он адресован. Их издают предприятия, организации, правительства, администрации районов и т.д. Исполнителями распоряжения могут быть учреждения, структурные подразделения, должностные лица.

Текст распоряжения имеет констатирующую и распорядительную часть. Констатирующая часть текста распоряжения - часть, в которой указываются цели и причины распоряжения. В ней целесообразно использовать следующие формулировки: "В соответствии", "В связи", "В целях".

Распорядительная часть текста распоряжения начинается словом ОБЯЗЫВАЮ, в ней указываются предписываемые действия.

Формуляр распоряжения состоит из реквизитов:

1) наименование организации;

3) дата, номер;

4) место издания;

5) заголовок;

7) подпись;

8) отметка о согласовании.

Проект распоряжения согласовывается с заинтересованными в этом документе лицами.

Еще один вид распорядительного документа - указание.

Указание - распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами, организациями по вопросам организационно-методического характера.

К вопросам организационно-методического характера относятся следующие:

а) организация исполнения приказов;

б) организация исполнения инструкций.

Право издания указания в организациях предоставлено руководителям, их заместителям, руководителям структурных подразделений, которые действуют на правах единоначалия в пределах их компетенции.

Текст указания, как правило, состоит из двух частей: констатирующей; распорядительной.

Констатирующая часть текста указания раскрывает причины издания документа и начинается: "Во исполнение...", "В целях...", "В соответствии...".

Распорядительная часть текста указания начинается словом ПРЕДЛАГАЮ, в ней указываются предписываемые действия. Текст может делиться на пункты и подпункты. Каждый пункт строится по схеме: фамилия и должность исполнителя в дательном падеже после слова ПРЕДЛАГАЮ - действие - срок исполнения.

В последнем пункте указания возлагается контроль за исполнением документа на определенное должностное лицо.

Датой указания является дата его подписания.

Формуляр указания состоит из реквизитов:

1) наименование министерства или ведомства;

2) название организации;

3) наименование вида документа;

4) дата, номер;

5) место издания;

6) заголовок;

8) подпись;

9) отметка о согласовании.

Следующий вид распорядительного документа - решение.

Решение - распорядительный документ коллегиального органа управления, издаваемый министерствами, ведомствами, научными советами.

Текст решения состоит из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части излагаются причины издания документа, цели, которые достигаются при его выполнении.

В распорядительной части указывают наименование органа, принимающего решение, затем - слово РЕШИЛ на отдельной строке. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт строится по схеме: фамилия и должность исполнителя в дательном падеже - действие - срок исполнения.

Решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа.

Формуляр решения состоит из реквизитов:

1) название организации;

2) наименование вида документа;

3) дата, номер;

4) место издания;

5) заголовок;

7) подписи (председатель, секретарь);

Информационно-справочная документация. в состав информационно-справочных документов входят докладная записка, объяснительная записка, служебная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.

Особую группу в информационно-справочной документации составляет переписка. понятие «переписка» употребляют как обобщенное название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма (факс), электронное сообщение и др.), использующихся в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями. к переписке прибегают для реализации информационных связей между организациями - как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения. виды деловой переписки и их названия определяются способами передачи деловой информации, которые разделяются на два основных вида: почтовая связь и электросвязь. деловая переписка занимает значительное место в документационном массиве организаций. являясь связующим звеном между организациями, переписка может составлять до 80% входящей и исходящей документации. переписку отличает широкое видовое разнообразие - от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. содержанием переписки могут быть запрос, уведомление, согласие, претензия, требование, разъяснение, подтверждение, просьба, гарантия, приглашение и др. информационный обмен с помощью переписки следует использовать только в том случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.). составление и оформление справочно-информационных документов.

Докладная записка - это документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. обычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. докладная записка может быть внешней или внутренней. внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя - руководителю подразделения или организации; внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя с целью повысить эффективность деятельности организации. внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние - на стандартном листе бумаги. обязательными реквизитами докладной записки являются наименование организации (для внутренней - наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и номер, место составления (для внешней докладной записки), адресат, заголовок тексту, подпись. внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) и руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации. датой докладной записки является дата ее составления и подписания.

Объяснительная записка - это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу. объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. обязательными реквизитами объяснительной записки являются наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись. текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию. объяснительную записку подписывает ее составитель. датой объяснительной записки является дата ее составления и подписания.

Предложение - это документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу. составляется аналогично докладной записке, как правило, по заданию руководства. текст предложения содержит две части: обоснование и заключение - перечень предложений. предложения составляются руководителями подразделений и специалистами, представляются руководству, подписываются составителем.

Представление - это документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника учреждения. представления составляются руководителями подразделений, их заместителями или заместителями руководителя организации. представление оформляется на стандартном листе бумаги, являются наименование подразделения, название вида документа, дата, регистрацией номер, адресат, заголовок к тексту, подпись.

Заявление - это документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника. заявления составляются по кадровым вопросам: при приеме на работу, переводе, увольнении, предоставлении отпуска и др. заявление адресуется руководителю организации или его заместителю (в крупных организациях - руководителю самостоятельного структурного подразделения) и оформляется на стандартном листе бумаги. обязательными реквизитами заявления являются наименование подразделения, название документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия и должность заявителя, подпись. текст заявления состоит из двух (обоснование и заключение) или одной части (заключение). заключение содержит изложение существа вопроса («прошу перевести...», «прошу предоставить отпуск...» и др.), затем излагаются детали затронутого вопроса. заявление может иметь приложения - документы, подтверждающие обоснованность просьбы (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.). заявление подписывается составителем.

Служебное письмо - это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - пересылкой по почте. письма составляются на специальных бланках писем формата а4 или а5 в зависимости от размера текста письма. обязательными реквизитами письма являются наименование организации-автора, справочные данные об организации, дата, регистрационный номер, ссылка на дату и номер поступившего документа, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах - отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах - печать..

Протокол заседания - это документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах. протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников. от протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.). обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.). протоколы оформляются на основании черновых записей хода, ведущихся во время заседания, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, повестки дня, списков приглашенных и др.). если заседание стенографировалось, после заседания стенограмма расшифровывается, оформляется и прилагается к протоколу (в этом случае допустимо вести краткую форму протокола). если ход заседания записывался на магнитофонную ленту, после составления и оформления протокола звукозапись хранится в соответствии с основными правилами работы государственных архивов с кино- фото- фонодокументами. ответственность за подготовку протокола и за правильность записей в протоколе несет секретарь (ответственный секретарь) коллегиального органа или секретарь руководителя. существует два вида протоколов: полный и краткий. полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий - только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления. решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимают руководитель коллегиального органа иди руководитель организации. текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. вводная часть оформляется единообразно в полной и краткой формах протокола. в ней указываются фамилии председателя и секретаря, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников много, рядом с указанием их количества делается отметка - «список участников прилагается»), повестка дня. фамилии-присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, в алфавитном порядке, с указанием места работы и должности; если же присутствующих больше, составляется отдельный список. в протоколах постоянно действующих совещаний и комиссий должности присутствующих не указываются. вводная часть заканчивается повесткой дня, вопросы в которой располагаются по степени их сложности и важности. вопросы формулируются в именительном падеже без предлогов «о», «об». наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его должности. основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: слушали... выступили... постановили: (решили)... в разделе «слушали» в кратких протоколах указываются фамилия выступавшего (докладчика) и тема его выступления. в полной форме протокола приводятся фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления в скобках делать отметку: «(текст доклада прилагается)». в разделе «выступил и» в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. при необходимости после фамилии выступившего указывается его должность. в разделе «постановили (решили)» записывается простое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично избежание двоякого толкования.

Постановляющая часть может подразделяться на пункты. участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению, которое излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. о наличии особого мнения делается запись в протоколе после записи решения. протокол заседания подписывают председатель и секретарь. в особо важных случаях протокол должны визировать выступавшие, визы проставляются на левом поле документа на уровне записи выступления. датой протокола является дата события (заседания, совещания и т. д.). если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания.

Акт - это документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий. существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения: сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов); обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности); испытаний (образцов, систем, технологий); приема-сдачи (материальных ценностей, документов); приема-передачи (дел, денежных средств и иных ценностей); ревизии, инвентаризации; расследования аварий, несчастных случаев; ликвидации организации и т. д. акты проверок, обследований, ревизий и некоторые другие не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения. текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). во вводной части акта указываются основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ, договор с указанием его даты и номера), председатель и члены комиссии. в основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. содержание акта может быть разделено на пункты, материал может быть представлен в виде таблицы. при необходимости акт может иметь заключительную часть, которая представляет собой решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт. в конце текста акта указываются количество составленных экземпляров и их местонахождение. количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. после отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются). при составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту. в необходимых случаях (если этого требуют нормативные документы) акты утверждаются руководителем данной организации, по распоряжению которого проводились де завершившиеся составлением акта.

Справка - это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий. справки отражают основную деятельность организации или подтверждают сведения биографического или служебного характера. справки, отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть внешними и внутренними. внешние справки составляются для представления в другую (как правило, вышестоящую) организацию, внутренние справки - для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа. внешние справки оформляются на общем бланке организации аналогично внешним докладным запискам, внутренние - на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке с теми же реквизитами. текст справки, как правило, состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. текст справки может состоять только из одной (второй) части. если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы. если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из нескольких разделов. внешние справки подписывают руководитель организации или его заместитель. справку, содержащую сведения финансового характера, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер и заверяют печатью. внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем.

Сводка - это документ, содержащий обобщенные сведения по одному вопросу. в сводке концентрируется информация из различных источников по определенным параметрам, связанным одной темой (сводка отзывов, сводка предложений, сводка замечаний и т. п.). в сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям. в целом сводка оформляется по тем же правилам, что и справка. текст сводки допускается оформлять в виде таблицы. сводка подписывается составителем, при ее направлении в другую организацию - руководителем.

Заключение - это документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу. заключения составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертационные дипломные проекты), проекты стандартов и др. заключение должно иметь заголовок с указанием названием документа или вопроса, на который оно подготовлено. текст заключения состоит из двух частей: в первой части кратко изложено существо вопроса, проанализированы основные положения или предложения и дается общая оценка; во второй части излагаются конкретные замечаний по существу рассматриваемого вопроса или документа, выводы и предложения. эта часть текста заключения может состоять из отдельных пунктов, нумеруемых арабскими цифрами. при отсутствии замечаний и предложений в заключении указывается: «с проектом... согласны» или «по проекту... замечаний нет». заключение оформляется на стандартном листе бумаги и подписывается специалистом или группой специалистов-составителей. подписи заверяются печатью. при направлении заключения в другое учреждение составляется сопроводительное письмо за подписью руководителя.

Отзыв - это документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение. в целом порядок составления и оформления отзыва соответствует порядку подготовки и оформления заключения.

Перечень - это документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований. перечни оформляются на общем бланке организации. текст, как правило, оформляется в виде таблицы. перечни подписываются должностными лицами, составившими их. отдельные разновидности перечней утверждаются руководителем организации или вышестоящим органом. порядок составления и форма конкретных разновидностей перечней регламентируются соответствующими инструкциями, указаниями, методическими документами.

Список - это документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке. списки составляются в целях регистрации или информирования и по тем же правилам, что и перечни, но, как правило, не нуждаются в утверждении. текст списка, как правило, излагается в табличной форме. список подписывается должностным лицом, составившим его, а при необходимости - руководителем организации.

Предлагаем вашему вниманию журналы, издающиеся в издательстве «Академия Естествознания»