Экземпляр документа полностью воспроизводящий информацию. Понятие информации, понятие документа. Письменные доказательства: подлинники и копии
См. 6 вопрос.
9. Признаки документа: оригинальность, подлинность, копийность.
Оригинал -1) первоначальный экземпляр документа; 2) экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования.
Подлинник -первый и единичный экземпляр официального документа. Документ в окончательной редакции, соответствующим образом оформленный и подписанный, называется подлинником официального документа. Это может быть первый или единичный экземпляр оригинального документа.
Копия документа – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридическую силу. Повторное, точное воспроизведение подлинников (в целях размножения) является копией.
10. Понятие «оригинал», его признаки, характеристика оригиналов документов на различных носителях информации. Умноженные оригиналы.
Под оригиналом документа понимается подлинник документа, созданный в первый раз, представляющий собой, как правило, единственный экземпляр документа. Повторные воспроизведения подлинников в целях их размножения являются копиями. В определенных управленческих ситуациях возникает необходимость создания«умноженных» оригиналов, т. е. оригиналов, составляемых в нескольких экземплярах, каждый из которых имеет одинаковую юридическую силу (договоры, акты).
11. Понятие «подлинник». Подлинные и подложные документы. Фальсификация документов.
Подлинник -первый и единичный экземпляр официального документа. Подложный документ (фальсифицированный) - это фальшивый документ, изготовленный с соблюдением установленной формы; или подлинный документ с частично измененными реквизитами. Документ может быть полностью фальсифицированным - это такой документ, в котором не соответствуют подлиннику ни его содержание, ни материальный носитель, ни внешние признаки: почерк, рисунки и т. п.
Документ может быть частично фальсифицированным. Это документ: подлинный с точки зрения внешних признаков, но с искаженным содержанием (фальсификация содержания); подлинный с точки зрения внешних признаков, но содержащий слова или фразы, произвольно вставленные в текст при переписке или редактировании и отсутствовавшие в оригинале (интерполяция содержания); подлинный с точки зрения содержания, авторства и времени создания, но имеющий фальсифицированные внешние признаки (фальсификация состава бланка)
12. Понятие «копия». Виды копий. Юридическая сила копий.
Копия документа – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридическую силу.
По способам изготовления копии бывают факсимильные и свободные. Факсимильная копия точно воспроизводит все внешние признаки, худ.особенности оформления реквизитов, их расположение.Т акую копию можно изготавливать с помощью средств орг.техники, типографическим способом. Свободная копия может быть изготовлена рукописным и машинописным способом, она полностью может воспроизводить информацию официального документа, но не точно воспроизводить его внешние признаки. Также копии бывают след.видов: полная, выписка, отпуск.
Копии обретают юридическую силу после процесса их заверения.
13. Структура документа. Понятие «реквизит», виды реквизитов.
Структура документа -информация о его логическом разделении. Каждый документ состоит из отдельных составляющих его информационных элементов, которые называются реквизитами. Реквизит -обязательный элемент оформления официального документа(наименование документа(вид), автор, адресат, текст, дата и т.п.)
Реквизиты бывают постоянными(те, которые всегда присутствуют на документе:01,02,03,04,05,06,07,08,09), обязательными(те,которые обеспечивают юр.силу док-та и присутствуют на любом виде ОРД:08,11,12,18,20,22), дополнительными и переменными.
14. Понятие «формуляр документа», особенности состава формуляра документов на различных носителях информации. Индивидуальный, типовой формуляр, формуляр-образец, их характеристика и назначение.
Формуляр документа -набор реквизитов официального письменного док-та, расположенных в определенном порядке.
Индивидуальный формуляр -формуляр конкретного документа.
Типовой формуляр -формуляр, характерный для конкретного вида документов, характеризующийся определенным количеством реквизитов, расположенных в строгом порядке.
Формуляр-образец -модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.
Формуляр-образец указывает место реквизитов на листе бумаги. Для реквизитов с постоянной информацией определяют необходимую площадь с учетом максимального набора знаков при их написании. формуляр определяет площадь рабочего и служебного полей.
Рабочее поле - место в документе, где располагают реквизиты.
Служебное поле - место в документе, которое не занято реквизитами за исключением реквизитов 1, 2, 3, 4, 5, 18, и предназначено для закрепления документа в технических средствах хранения.
Формуляр-образец строят на основании конструкционной сетки, в которой по вертикали показывают положения табулятора (количество печатных знаков), а по горизонтали - интервалы (расстояние между основаниями смежных строк).
При печатании документов используют восемь стандартных положений табулятора пишущей машинки (п./машинки). Они приведены ниже в таблице.
0 - граница левого поля (13 печатных знаков);
1 - после 5 печатных знаков от границы левого поля (18 знаков);
2 - после 16 печатных знаков (29-е деление на линейке п./машины);
3 - после 24 печатных знаков (37-е деление на линейке);
4 - после 32 печатных знаков (45-е деление на линейке);
5 - после 40 печатных знаков (53-е деление на линейке);
6 - после 48 печатных знаков (61-е деление на линейке);
7 - после 56 печатных знаков (69-е деление на линейке).
15. Понятие «унифицированная система документации». Краткая характеристика действующих унифицированных систем документации: организационно-распорядительной, отчетно-статистической, первичной учетной финансовой и др.
УСД -система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Унифицированные системы управленческой документации разрабатываются на основе:
· унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД)(является системой документации, применяемой в любой организации, учреждении, предприятии; применение УСОРД регламентируется ГОСТом Р.6.30-97);
· унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
· унифицированная система отчетно-статистической документации(Документация по статистике национальных счетов и
экономических балансов.
Документация по статистике научно-технического потенциала
и инновационного прогресса.
Документация по статистике труда.
Документация по статистике материальных ресурсов.
Документация по статистике финансов.
Документация по социальной статистике.
Документация по статистике промышленности.
Документация по статистике сельского хозяйства и заготовок
сельскохозяйственной продукции.
Документация по статистике капитального строительства.
Документация по статистике внешнеэкономических связей.
Документация по статистике потребительского рынка и его
инфраструктуры.
Документация по статистике транспорта и связи.
Документация по статистике наблюдения и регистрации
изменения цен и тарифов);
· унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
· унифицированная система документации по труду;
· унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;
· унифицированная система внешнеторговой документации.
Секретарское дело N10 2003 год
Т.В. Кузнецова
Понятие "подлинник"
"Умноженные" оригиналы
Беловики и черновики
Копии и их виды
Способы получения копий
Удостоверение копий
Подлинник и копия электронного документа
Секретарю в его работе постоянно приходится делать выписки из документов, снимать и удостоверять копии, размножать документы. Разберемся в видах копий и понятиях подлинник и копия документа.
Сначала обратимся к понятию "подлинник". Документы, создаваемые в первый раз, уникальные, представляющие первоисточники, принято рассматривать как подлинник. Стандарт на термины и определения ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело" определяет подлинник (официального документа) как "первый или единичный экземпляр официального документа". В словаре синонимов русского языка у слова "подлинник" есть синоним - "оригинал": от лат. originalis - первоначальный. Определяется в словарях слово "оригинал" через слово "подлинник", подлинное произведение, авторская рукопись. Оригинальный - это уникальный, индивидуальный текст или изображение, предназначенные для воспроизведения (копирования).
Однако, несмотря на уникальный характер подлинников, нередко встречаются "умноженные" оригиналы, то есть оригиналы, составляемые в нескольких экземплярах, например договоры. Уже древнейшие договоры составлялись в нескольких экземплярах, и каждый считался оригиналом, так как договор составляется между договаривающимися сторонами, считающими себя равными, и каждая сторона должна иметь экземпляр совершенно точный, имеющий одинаковую юридическую, доказательную силу.
С современной техникой передачи документов на расстояние связано появление "двукратных оригиналов". При телеграфной и радиопередачах, если телеграмма и радиограмма не диктуется, появляются два документа: предъявленный для передачи и собственно телеграмма или радиограмма. И тот и другой экземпляры будут оригиналами, они имеют одинаковый текст, но по своему внешнему виду и составу оформительских реквизитов, то есть по своим характеристикам, это не один и тот же документ.
Телефонограммы - переданная и принятая - также имеют одинаковый текст, но они различаются по внешнему виду и имеют разные подписи: секретаря, передавшего телефонограмму на одном экземпляре и принявшего телефонограмму на другом.
Из подлинников документов принято выделять аутентичные (греч. authentikos - подлинный, исходящий из первоисточника), то есть имеющей подтверждение подлинности. Достоверность аутентичных документов гарантируется принятыми формальностями, обычно подписанием и проставлением печатей. Например, аутентичный текст международного договора, составленный на нескольких языках, рассматривается одинаково подлинным и имеющим равную силу.
Подлинники документов могут быть в виде черновиков и беловиков.
Беловик - это последняя, переписанная или перепечатанная "набело" редакция документа. ГОСТ на термины и определения в области делопроизводства и архивного дела определяет: "беловой документ: рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений". Правоведы считают оригиналом только подписанный беловик. Для служебных документов оригиналом будет являться беловик, чаще всего выполненный на бланке и подписанный должностным лицом, в ряде случаев с приложением печати. Подлинниками являются и черновики. В ГОСТ он определен так: "черновой документ: рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над текстом". В составе черновиков можно выделить многочисленные варианты и редакции. Каждый из них будет являться оригиналом (подлинником).
При электромагнитном способе записи установить первоначальную редакцию помогают только даты.
Наконец, среди подлинников, кроме того, различают автографы (автограф - собственноручный), документы, написанные или исправленные (например, после перепечатки) рукою автора. Так как текст сейчас многие сразу печатают машинописным способом, бывает трудно установить автора. Но если на документе есть правки от руки, это сделать значительно проще.
Признак уникальности сохраняется за подлинниками изобразительных и звуковых документов. Так, для чертежей оригиналом считается первоначальный набросок или чертеж. И здесь большое значение имеет аутентичность оригинала, то есть снабжение документа теми или иными формальностями: подписью, печатью.
Оригиналом фотодокумента являются негативы, звуковой документации - первоначальная звукозапись, матрица грамзаписи, лента электрической или магнитной записи.
Несколькими видами представлены копии документов.
Копия - это повторное воспроизведение подлинников.
Само понятие "копия" (copia - лат. множество) связано с размножением документов, повторением оригинала любого вида. В стандарте на термины и определения копия документа установлена как: "Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы".
Копии документов первоначально списывались и так и назывались - список. Например, список "Слова о полку Игореве" или список какой-либо летописи.
Развитие процесса документирования и техники привело к широкой дифференциации понятия "копия".
Прежде всего, разделим их на копии, возникающие одновременно с оригиналом и копии позднейшие.
Печатая на машинке, получали сразу и оригинал, и копию. В советский период в литературе по делопроизводству применялся термин "отпуск". Он означал копию документа, остающуюся в организации при отправке оригинала. Обычно этот вид копии получался автоматически при печатании с черновика на машинке, то есть это был второй, третий и т.д. машинописный экземпляры. Первый экземпляр печатали, как правило, на бланке, его подписывали, регистрировали, при необходимости ставили печать, и он становился подлинником. А остальные экземпляры, полученные под копирку, были копиями. Их и называли термином "отпуск". Сегодня этот термин употребляется крайне редко.
При составлении документа на компьютере и выводе его на бумажный носитель все экземпляры документа будут иметь одинаковый вид, если бланк организации введен в память ЭВМ. В этом случае подлинник документа можно отделить от копии только подписанием, регистрацией и проставлением печати.
Если в организации применяются бланки, выполненные типографским способом, то первый экземпляр выводится на бланке и подписывается, а остальные экземпляры выводятся на чистые листы бумаги и являются копиями.
Копия может быть сделана с части документа в виде выписки. Чаще всего выписки делают из сложных документов (решений и протоколов заседаний коллегиальных органов, приказов). В виде выписки выдается только та часть документа, которая имеет отношение к запросившему ее лицу или организации.
Например:
Название учреждения
Выписка из протокола
05.02.2003 N 2
г. Иваново
Совещания преподавателей иностранных языков
2 СЛУШАЛИ:
Харьковскую А.Н. - о внедрении новой методики преподавания иностранных языков в школе.
ПОСТАНОВИЛИ:
Одобрить предложенную методику преподавания иностранных языков.
Председатель: А.Л. Акимов
Секретарь: Б.Б. Борисов
Верно:
Зав. Канцелярией: личная подпись Л.В. Иванова
Выписка из документа заверяется подписью должностного лица (начальника канцелярии, секретаря и т.д.), а в необходимых случаях и печатью. По способу получения копии делятся на ручные и автоматические, то есть факсимильные.
Ручные копии получаются путем переписывания оригинала от руки или на пишущей машинке.
Факсимильные копии (от слова факсимиле - точное воспроизведение каким-либо способом рукописи, документа, чьей либо подписи)4 получаются средствами фотографии или копировально-множительной техники. Напомним, что факсимиле - это клише, печатка, воспроизводящая собственноручную подпись, то есть это фактически копия одного реквизита - подписи, обычно руководителя.
К средствам копирования документации относятся все технические средства, которые позволяют получить копии, идентичные оригиналу (факсимильные копии): фотокопии, светокопии, репродукции документов.
К средствам размножения документов относятся те технические средства, с помощью которых получают оттиски, воспроизводящие содержание документа.
В некоторых случаях при размножении документов мы получаем также точную копию, но это не обязательный факт. А при копировании идентичность копии и оригинала обязательны. В ручных копиях их идентичность оригиналу гарантируется в меньшей мере, чем в автоматических.
Необходимо также выделить микрофотокопии - копии документов в уменьшенном виде. Микрофотокопирование применяется обычно в тех случаях, когда надо скопировать большие объемы документов. Чаще всего микрофотокопии делаются на специальной микрофотопленке или микрофишах и применяются в больших архивах.
Кроме копий, снятых непосредственно с оригинала, могут быть кратные копии, то есть копии с копии.
Копии различаются также в зависимости от того, каким образом они удостоверены: авторизированные, заверенные, нотариальные, незаверенные. Авторизированной называется копия, удостоверенная автором.
Заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
Впервые детально порядок выдачи копий организациями был установлен Постановлением ЦИК и СНК СССР от 3 июня 1937 г. "Об упорядочении засвидетельствования копий с документов, касающихся личных прав и интересов граждан". В нем учреждениям, предприятиям, общественным организациям разрешалось выдавать по просьбе заинтересованных лиц засвидетельствованные копии только с документов, которые исходили от данного учреждения, предприятия или организации. Они должны были выдаваться на бланках данной организации с приложением печати. Засвидетельствование копии с документа, касающегося личных прав и интересов граждан в соответствии с этим постановлением производилось только государственной нотариальной конторой или нотариальным столом.
Дополнения в этот порядок выдачи копий внесены указом Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г. Указ подтвердил правила выдачи копий документов, созданных в организациях, учреждениях, предприятиях, но дополнил их важным моментом: "предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копии воспроизводятся реквизиты бланков".
Верность копии документов на основании постановлений 1937 и 1983 гг. свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. Особо следует подчеркнуть требование указывать на копии не только дату ее выдачи, но и делать отметку о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.
Не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.
В ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" изложены требования к реквизиту - отметка о заверении копии: "При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации".
Например:
Верно:
Секретарь: личная подпись Л.Р. Попова
Удостоверение копии с определенных видов документов, предъявляемых другим учреждениям и касающихся личных прав и интересов граждан (например: о стаже работы, рождении, браке, связанных с получением наследства и т.п.), производится в нотариате. Нотариат (англ. System of notary public offices) - система органов, на которые возложено совершение действий, направленных на юридическое закрепление гражданских прав и предупреждение их возможного нарушения в дальнейшем. В соответствии с российским законодательством о нотариате нотариальные действия совершает должностное лицо - нотариус6, на должность которого может быть назначено лишь лицо, имеющее высшее юридическое образование. Копии, заверенные нотариусом, называются нотариальными, так как их соответствие оригиналу подтверждается официальным должностным лицом - нотариусом.
Копии, заверенные в установленном законом порядке, имеют такую же юридическую силу, как и подлинники.
Незаверенные копии - это копии документов, не имеющих подтверждения о своем соответствии оригиналу.
Особый вид копии представляет дубликат.
Дубликат (от лат. duplieantus - удвоенный) - второй или следующий экземпляр какого-либо документа, имеющего в отличие от другого вида копии одинаковую с подлинником юридическую силу.
В управленческой практике дубликат делается в том случае, когда при совершении сделки подлинный документ может получить только одна из сторон, например, дубликат накладной или грузовой квитанции, сертификата. Дубликат получают также при утере подлинного документа (паспорта, диплома, аттестата и т.д.).
Сверху на документе делается надпись "Дубликат". Обычно дубликат выдается тем же учреждением, где был создан подлинник.
Отметим также, что существует понятие "архивная копия". Ее достаточно часто приходится получать гражданам в архивах, в том числе архивах организаций, для подтверждения места и стажа работы за прошлые годы. Архивная копия - это официальный документ архива, воспроизводящий текст или изображение архивного документа, но с указанием его поисковых данных - названия архива, номера фонда, описи, дела, листа. В тех случаях, когда нужен не весь документ, а его часть, выдается архивная выписка - копия части текста архивного документа, оформленная в установленном порядке.
И отдельно рассмотрим подлинники и копии электронных документов. Однако, пока само понятие "электронный документ" не однозначно. В ГОСТ Р 5141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" есть лишь понятие "документ на машинном носителе" - "Документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной". Более развернутое понятие документа на машинном носителе дано в Методических указаниях по внедрению и применению ГОСТ 6.10.4-84 "УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения" РД 50-613-86. Здесь указано, что "к документам на машинном носителе относятся документы на магнитных носителях (магнитные ленты и диски, гибкие магнитные диски) и документы на бумажных машинных носителях (перфоленты, перфокарты)".
Федеральный закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" дает уже определение электронного документа - как документа, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.
Понятиям "подлинники", "дубликаты", "копии документов на машинном носителе" посвящен специальный раздел (3) ГОСТ 6.10.4-84 "УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники". В нем устанавливается, что подлинником документа на машинном носителе является первая по времени запись документа на машинном носителе и содержащая указания, что этот документ является подлинником.
Белорусский закон "Об электронном документе" указывает, что "В подлинном виде электронный документ существует только на машинном носителе. Все экземпляры электронного документа, зафиксированные на машинном носителе и идентичные друг другу, являются оригиналами". Аналогичные трактовки есть и в законах других стран. Например, в Законе Малайзии "О цифровой подписи" (Digital Signature Bill 1997), оригиналом считается электронный документ, подписанный цифровой подписью и его копия, если только автор электронного документа не пожелает, чтобы оригинал электронного документа был уникальным, то есть существовал в одном экземпляре.
Копию документа на машинном носителе ГОСТ 6.10.4-84 определяет как документ, переписанный с подлинника или дубликата документа на машинном носителе на другой носитель информации, аутентичный по содержанию и содержащий указание, что этот документ является копией. А дубликатом документа на машинном носителе считаются все более поздние по времени, аутентичные по содержанию записи документа на машинном носителе, содержащие указание, что эти документы являются дубликатами.
Закон Белоруссии в качестве копии рассматривает только бумажную копию электронного документа, которая является надлежащим образом удостоверенной внешней формой представления электронного документа на бумажном носителе. Бумажные копии должны обязательно содержать указания на то, что они являются копиями электронного документа.
Таким образом, мы видим, что понятия подлинника и копии электронного документа пока еще не являются окончательно устоявшимися. С понятием "подлинник" тесно соприкасается понятие подложных документов.
Подлинные документы являются средством запечатления объективной действительности, того, как это было на самом деле. Степень подлинности документа - это идентификация того, что было и того, что отражено в документе. В огромной массе подлинных документов, отражающих с различной степенью точности объективную действительность, можно встретить и документы поддельные, фальсифицированные, создание которых преследовало цель искажения действительности, фальсификации тех или иных фактов. Фальсифицированные документы появились с тех пор, как документ стал использоваться для целей доказательства. Например, фальшивые расписки. Создаются и целиком вымышленные документы, особенно часто - подложные завещания. Существует несколько видов подделки документов.
1.1.3. Понятия «экземпляр», «подлинник», «копия», «юридическая сила» электронного документа
Разрешенные к применению формы аналоговых документов регистрируются и систематизируются Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) . ОКУД является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве. Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации.
Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) аналоговые документы по виду оформления различаются как:
подлинник - первый или единичный экземпляр документа;
дубликат - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;
копия - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы;
заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются реквизиты, придающие ей юридическую силу;
выписка - копия части документа, оформленная в установленном порядке.
В статье 9 проекта Федерального закона «Об электронном документе» устанавливается: «Все экземпляры ЭлД, подписанные одинаковым электронным аналогом подписи, имеют равное юридическое значение при условии подтверждения их подлинности в соответствии с требованиями настоящего Федерального закона » .
Статья 11 проекта Федерального закона «Об электронной торговле» гласит: «Все экземпляры ЭлД, подписанные при помощи электронной цифровой подписи (ЭЦП), … являются подлинниками. Электронный документ не может иметь копий в электронном виде. …Копии ЭлД могут быть изготовлены (распечатаны) на бумажном носителе… ».
В статье 9 закона «Об электронном документе» Республики Беларусь , в статье 7 закона «Об электронном документе» Туркменистана утверждается: - «Оригинал ЭлД существует только на машинном носителе. Все экземпляры ЭлД, зафиксированные на машинном носителе и идентичные один другому, являются оригиналами и имеют одинаковую юридическую силу ». В законах ничего не говорится об электронных копиях ЭлД, но явно допускается существование бумажных копий.
Комментарий. Если воспользоваться приведенной выше терминологией ОКУД, то возникают вопросы: что же такое подлинник? Все «экземпляры», или «первый или единичный экземпляр»? Отличаются ли между собой «подлинник» и «оригинал»? Являются ли два файла ЭлД в разных форматах (например, .doc, .txt или.arj) идентичными? Если отличаются, то какому из подлинников ЭлД можно придать статус оригинала, и чем оригинал-подлинник должен отличаться от просто подлинника? Если идентичны, то по каким признакам, ведь множества двоичных символов разных форматов явно отличны между собой? А если не идентичны, то чем один формат хуже другого?
Разработчики законов не дают определений понятий «экземпляр ЭлД», «подлинник ЭлД», «идентичные ЭлД», так что возможны, конечно, любые толкования. Но во всех приведенных предписаниях зафиксировано в явном виде существование нескольких экземпляров электронного документа, каждый из которых имеет юридическую силу оригинала. Не будем говорить, что по определению оригинал единственен и не может существовать в нескольких экземплярах. Важнее практические аспекты.
Например, действующие законы Республики Беларусь и Туркменистана предоставляют неограниченные возможности для обогащения. В соответствии с ними платежное поручение, записанное (для надежности) на нескольких дискетах или переданное несколько раз, дает формальное право на соответствующее число выплат. Действительно, если экземпляры идентичны, то имеют одинаковую юридическую силу. Раз первый по времени экземпляр поручения дает право на перечисление денег, то отказ для вновь поступившего, точно такого же, и имеющего такую же юридическую силу, противозаконен. Если бы закон выполнялся, то последствия очевидны.
Существование нескольких оригиналов электронной ведомости на выдачу зарплаты предполагает, что по каждой можно получить деньги, а признание оригиналом только одной означает, что в случае неудачной записи файла по другой (копии!? но ведь они неразличимы!) нельзя ничего получить. Использование традиционной терминологии аналоговой среды применительно к электронному документу эквивалентно «очеловечиванию» машины и ведет к неустранимым парадоксам.
Операция копирования органически присуща электронной среде, более того, в определенном смысле это абсолютно точная операция, так что конкретизация копии - крайне сложная техническая задача. В огромном числе ситуаций, особенно в финансовой и коммерческой сфере, применяются документы однократного действия, например, то же самое платежное поручение. Здесь обязано выполняться требование единственности оригинала (подлинника) документа. В этих случаях невозможно соблюдать закон - считать каждый экземпляр подлинником. Необходимо нарушать закон, принятый на государственном уровне и подписанный Президентом страны.
В ст. 12 проекта Федерального закона «Об электронной торговле» предписывается, что при сохранении (очевидно, в базах данных) «…ЭлД должны сохранять формат, в котором они были сформированы, переданы или получены ». Чтобы не противоречить предыдущей статье 11 этого же законопроекта, запрещающей электронные копии ЭлД, остается предположить, что хранятся только подлинники документов. Законодатель не определяет понятия «формат ЭлД», так что приходится ступить на зыбкую тропу догадок.
Если «формат» подразумевает техническую реализацию ЭлД, то проект закона запрещает даже стандартные операции переформатирования файла, например, архивирование файла, и, наоборот, требует хранения массы избыточной «технологической информации». Достаточно напомнить, сколько раз меняется формат ЭлД при его «формировании, передаче, получении». Даже если допустить, что под «форматом» понимается визуальное отображение ЭлД, т. е. некоторый аналоговый документ, то и здесь хотя бы масштаб картинки выбирается произвольно.
Если же «формат» означает отсутствие дополнительных надписей на подлиннике, то закон запрещает любую модификацию ЭлД-оригинала, характеризующую его исполнение. Это в аналоговом документе любая надпись может рассматриваться как виза на оригинале и неразрывно связана с ним. В электронной среде любое изменение или дополнение ЭлД кардинально его меняет. Для ЭлД однократного действия, где оригинал необходимо должен «погашаться», чтобы исключить его повторное использование, и в таком виде храниться для отчетности, выполнение требований закона «Об электронной торговле» означает невозможность электронной торговли.
Цитированные законы и проекты явно или неявно не допускают наличие электронных копий ЭлД, но зато прямо говорят о возможности бумажных копий. Если понимать под «копией» приведенное выше определение ОКУД , то возникает естественный вопрос: какие «внешние признаки ЭлД или часть их, воспроизводит » бумажная копия ЭлД? Тем более странным выглядит предписание, что «электронный документ не может иметь копий в электронном виде ». Тем самым предписывается хранить в составе ЭлД цифровую подпись автора на момент архивирования: документ с иной удостоверяющей подписью - это копия. А ведь согласно закону ЭлД «не может иметь » электронных копий! Придется забыть об архивировании ЭлД, даже если не обращать внимания на «внешние признаки » ЭлД и считать, что электронная копия полностью воспроизводит информацию подлинного документа.
В электронных финансовых документах значительный объем занимает электронная цифровая подпись (ЭЦП). Если это, например, платежный документ, содержащий несколько ЭЦП, то их объем может превышать 90% общего объема ЭлД. Подобные документы должны храниться длительное время. ЭЦП одного и того же юридического или физического лица неизбежно должна измениться за несколько лет, хотя бы в силу прогресса в криптографии. Поэтому ЭЦП регистрируется на определенный период, после которого аннулируется, теряет свою практическую значимость, и может быть заменена на новую.
При запросе хранимого ЭлД из архива документ должен заверяться действующей в данный момент подписью владельца архива, не имеющей прямого отношения к автору документа. Архиватор должен гарантировать, что этот документ действительно был несколько лет назад подписан автором, чью ЭЦП, ныне аннулированную, архиватор обязан проверить в момент архивирования. Если следовать положениям цитированных законов, то надо на порядок увеличивать объем архивов, время поиска и передачи, и т. д. И все это для того, чтобы сохранить устаревшую цифровую подпись, которую и проверить через несколько лет невозможно.
А что делать с электронными документами массового назначения (например, законами) при запросе из официального архива? Передать документ пользователю с ЭЦП Президента страны? По закону электронная копия не имеет права на существование, так что каждый желающий будет иметь в распоряжении документ с ЭЦП Президента. Любую ЭЦП можно дискредитировать, только это требует огромных ресурсов. Но ЭЦП Президента стоит очень дорого, затраты на ее дискредитацию могут и окупиться. А это уже прямая угроза информационной безопасности. Не проще ли предоставить электронную копию президентского ЭлД, заверенную действующей в данный момент подписью хранителя документа?
Вот к каким абсурдным с позиций здравого смысла следствиям ведет использование предписываемой законами терминологии. Законодатели «чувствуют», что ЭлД принципиально отличен от АнД, поэтому и предлагают рассматривать ЭлД как множество неразличимых объектов («экземпляров»), а не как отдельный объект, что характерно для АнД, но не «осознают» этого или боятся пойти против доминирующего толкования. Поэтому допускается множество оригиналов (подлинников, экземпляров), запрещаются электронные копии, переформатирование ЭлД, придается равная юридическая сила каждому «подлиннику, экземпляру» ЭлД.
Понятие «экземпляр» электронного документа необходимо конкретизировать. Является ли экземпляром ЭлД файл в оперативной памяти? или запись файла в ином формате? или заархивированный файл? или преобразование файла для его представления на экране монитора? или множество пакетов, на которые «разрезается» файл для его передачи, и т. д. и т. п.? А ведь все это - один и тот же электронный документ. Налицо неправомерное распространение понятий, эффективных в одной среде, на объекты другой, принципиально отличной среды.
Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;... Источник: Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 (ред. от 07.09.2011) Об утверждении Правил делопроизводства в … Официальная терминология
копия документа - Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. [ГОСТ Р 51141 98] Тематики делопроизводство и архивное дело … Справочник технического переводчика
копия документа - 3.5 копия документа: Копия, возникшая в результате копирования оригинала, письменного или устного текста, музыки, шумов, изображения документа с изменением или заменой носителя и точно воспроизводящая содержание и все или часть внешних признаков… …
КОПИЯ ДОКУМЕНТА Большой бухгалтерский словарь
КОПИЯ ДОКУМЕНТА - точное воспроизведение подлинника документа. К.д. имеет силу подлинного документа, если ее соответствие оригиналу засвидетельствовано в установленном законом порядке … Большой экономический словарь
КОПИЯ ДОКУМЕНТА - 1) согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки как часть их, не имеющий юридической силы; 2) согласно ГОСТ… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях
Копия, имеющая силу оригинала. К.д.о. может быть выдана только тем органом, который принял данный документ или который хранит официальный документ. Словарь бизнес терминов. Академик.ру. 2001 … Словарь бизнес-терминов
Копия документа заверенная - заверенная копия копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу... Источник: Приказ Росохранкультуры от 21.09.2010 N 163 Об утверждении Инструкции по… … Официальная терминология
страховая копия документа - 3.3. страховая копия документа: Копия оригинала документа, входящая в состав страхового фонда документации и предназначенная для замены оригинала в случае его утраты, повреждения или недоступности. Источник: ГОСТ Р 13.1.107 2005: Репрография.… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
заверенная копия документа - 30 заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу
Делопроизводство
· Регистрационный индекс
· Подпись.
Ст. 9.14 КоАП.
Информация
Правовая информация
Юридическая техника. Юридический язык
Подготовительный этап: составитель определяет цели составления данного документа, изучает соответствующее законодательство, регулирующее правила составления данных видов документов.
Этап оформления: изготовитель…
Требования к юридическому документу – это установленные НПА и разработанные в ходе юридической практики правила, обеспечивающие законность и целесообразность использования юридических документов, способствующие их своевременному и точному исполнению, эффективному воздействию на правовую ситуацию.
Формальные требования: содержание документа, его форма и структура.
Неформальные: логичность и последовательность изложения материала.
В юридических документах недопустимо использование маркированных списков.
Стиль изложения – официально-документальный (официально-риторический, деловой, официально-деловой).
В ОРД должны применяться только общепринятые сокращения.
Если есть обращение: Г-н Вершинин Н.П.
Если обращения нет – то Н.П. Вершинин.
Классификация юридических документов
При определении юридических документов.
1) Нормативные правовые документы
2) Документы, содержащие решения индивидуального характера
3) Документы, фиксирующие..
Классификация: 1) характеру правовой информации, 2) статусу создателя документа, 3) сфере действия, 4) кругу лиц и т. д.
Создание ОРД. Акты законодательства, решения судов, предписания государственных органов и должностных лиц, поручения вышестоящих организаций. П.9 Инструкции по делопроизводству №4.
Функции и свойства документа
Общие – это информационная, социальная, коммуникативная, культурная.
Коммуникативная – выполняет передачу информации во времени и пространстве, информационная связи между членами общества.
Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления.
Специфические функции:
1) Правоустановительная
2) Удостоверительная
3) Надзорная и т.д.
Свойства документа:
· Юридическая сила
· Оригинальность
· Подлинность
· Копийность.
Юридическая сила документа – это свойство официального документа, придаваемое ему законодательством, при условии соблюдения объема компетенции издавшего его органа и порядка ее оформления.
Признаком оригинала является его уникальность. Нередки «умноженные» оригиналы, составляемые в нескольких экземплярах (например, трудовой договор).
Подлинность документа . Подлинный документ – документ, содержащий сведения об авторе, времени и месте составления документа, а также иные сведения, подтверждающие достоверность.
Документ в окончательной редакции, соответствующим образом оформленный и подписанный, называется подлинником официального документа. Дубликат – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Выдается взамен утерянному документу.
Копийность . Копия – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридическую силу. Само понятие копия связано с размножением оригинала любого вида.
Виды копий:
Выписка – копия части документа. Выписка должна содержать воспроизведение полного текста решения по определенному вопросу. Юридическую силу выписка приобретает после ее заверения должностным лицом организации или нотариусом.
Оосбый вид – фото и светокопии, отличительной чертой которых является точное воспроизведение оригинала. Они являются видом факмимильных, автоматических копий.
Юридическая сила копий:
· Копия должна содержать точный текст подлинника, расшифровку печатей, подписей должностных лиц;
· Свидетельство юридической силы документа – отметка о заверении.
· Заверение копий должно производиться самой организацией или, по необходимости, нотариусом. Любая копия может быть заверена нотариально. Законодательством предусмотрены случаи обязательного заверения копий. Сами организации имеют право заверения документов, создающихся в этих организациях.
Общий порядок заверения копий самими организациями определяется в п.64 Инструкции по делопроизводству.
Способы документирования
Документирование – это запись информации на различных носителях по установленным правилам.
Виды документирования:
· Текстовое документирование
· Техническое документирование
· Фото-, кино-, видеодокументирование
· Документирование на машинных носителях.
Система управления документами. Защита документов в электронном виде
Ввиду того, что бумажные и электронные документы обычно являются частью единой системы, в современных условиях необходимы более общие концептуальные подходы к управлению документами.
Государственно-правовое регулирование делопроизводства
Общая информация о департаменте по архивам и делопроизводству Министерства юстиции РБ
Минюст – Департамент по архивам и делопроизводству (наделен правами ЮЛ) – отделы по архивам и делопроизводству управлений юстиции облисполкомов; Мингорисполкома.
Требования к бланкам документов
Форматы бумажных документов.
Принцип построения стандартного формата бумаги следующий: все форматы делятся на три ряда – А, В, С.
Ряд А – основные (бумага), В и С – дополнительные, применяются для изготовления изделий из бумаги. В ряду А – 13 классов. Последний 13 класс равен по размеру почтовой марке. Наиболее употребительные – А4, А5, допускается использование бланков формата А3 и А6.
А3 используется в бухгалтерских документах и при составлении таблиц с большим количеством граф.
Формат бумаги выбирают в зависимости от объема текста. Тексты документов, не превышающие 5 строк, печатают на формате А5.
Бланк документа – это набор реквизитов, идентифицирующих автора официального документа. Бланки документа должны иметь поля, мм: 30 – левое, не менее 8 – правое, не менее 20 – верхнее и нижнее.
Для организации, структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие:
Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты:
· Государственный герб РБ
· Эмблема организации или товарный знак
· Код организации
· Наименование организации
· Место составления документа
· Индекс документа.
Гербовые бланки могут создаваться только типографским способом на полиграфических предприятиях, имеющих свидетельство на такой вид деятельности.
Порядок разработки бланков
Бланки типовых документов должны иметь трафаретные части текста с постоянной информацией, которые при оформлении документа дополняются переменной информацией.
Порядок расположения и границы реквизитов в бланках ОРД должны соответствовать СТБ 6.38 – 2004.
Письмо департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции РБ от 14.05.2007 №25 содержит приложение, где приведены основные унифицированные формы ОРД.
При изготовлении бланков используются
Бумага – белая или светлых тонов.
Типографские шрифты – размер от 6 до 16 кегля.
Реквизиты ОРД
Реквизит – это информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место, занимаемое им в пространстве или времени.
Виды реквизитов:
Реквизиты с юридическим значением:
· Оттиск штампа
· Оттиск печати
· Индекс документа
· Дата создания документа
· Подпись уполномоченного должностного лица.
Для отдельных видов документов в специальных НПА устанавливаются дополнительные виды реквизитов.
Формуляр документа – это совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе.
СТБ 6.38-2004 определяет 32 реквизита для ОРД.
Документ можно условно разделить на три части:
1. Заголовочная часть документа содержит реквизиты 1-20;
3. Оформляющая часть содержит реквизиты 23-32.
Особенности оформления отдельных реквизитов
Реквизит 11. Дата документа
Датой распорядительного документа является дата его подписания или утверждения. Для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Буква «г.» после цифр года не ставится: 01.03.2000.
Для финансовых и нормативных правовых актов используют словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 1 марта 2000г.
Реквизит 14. Место составления документа.
Указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.
Местом составления документа является место регистрации ЮЛ.
Место составления или издания документа указывают только тогда, когда затруднено его определение по реквизитам наименования организации, справочные данные об организации.
Реквизит 16. Адресат.
Адресатами могут быть:
1) Организации
2) Их структурные подразделения
3) Конкретные должностные лица организации
4) Физические лица.
Как правильно указывать падеж адресата
Документ не должен содержать более четырех адресатов.
При большом количестве адресатов составляют список рассылки документов.
Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывают.
Реквизит 18.Резолюция
Резолюция – это письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа. Резолюция выражает отношение лица к информации, содержащейся в документе.
ТЕМА 8!!! – семинар.
Реквизит 19. Заголовок к тексту.
Это реквизит документа, кратко излагающий его содержание. Сам заголовок должен содержать не более 28 знаков и печататься через 1 интервал, если состоит из двух строк.
Реквизит 21. Текст официального документа
Это информация.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
Реквизит 23. Подпись.
Это реквизит документа, представляющий собой собственноручную подпись…
В состав реквизита входят:
· Наименование лица, подписавшего документ (полное – если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке)
· Личная подпись
· Расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Система документации. Оформление управленческих документов
Системы документации
Унифицированная система документации – это система, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
В состав УСОРД:
1) СТБ 6.38-2004
2) Методические указания по применению СТБ 6.38-2004.
3) Классификатор унифицированных форм ОРД
4) Пояснительная записка по применению классификатора
5) Альбом унифицированных форм.
Кадровое делопроизводство
Первичные документы о труде – это документы по личному составу, создаваемые при приеме на работу, увольнении, переводе работника, предоставлении отпуска и др.
На бланках оформляются акты, приказы, распоряжения, письма, уведомления .
На стандартных листах бумаги А4 или А5 оформляются заявления, докладные, объяснительные записки, представления .
Делопроизводство
Делопроизводство – это деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе управленческих действий.
Документирование – составная часть делопроизводства, представляющая собой процесс составления и оформления документов.
Два направления документирования:
1) Документирование по общим вопросам управления – охватывает основную оперативную деятельность учреждений
2) Документирование специальных сторон управленческой деятельности.
См. Постановление Минюста РБ от 19 января 2009г. №4 «Об утверждении инструкции по делопроизводству».
Подготовка документа включает составление и оформление проекта документа, его подписание, при необходимости – согласование (визирование), утверждение.
При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документа, оперативное и качественное их исполнение и иск.
Для придания документу юридической силы необходимо наличие следующих обязательных реквизитов:
· Наименование организации и (или) структурного подразделения – автора
· Регистрационный индекс
· Подпись.
Для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, являются гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии.
Специфические правила делопроизводства, которые обязаны соблюдать юристы в зависимости от специализации: нотариат, суды, налоговые органы, нормотворческая деятельность.
Ст. 9.14 КоАП.
Понятие информации, понятие документа
Ст.1 Закона «Об информации, информатизации и защите информации».
Информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.
Правовая информация – в широком смысле означает содержание данных, использование которых предопределяет решение правовой задачи или способствует ее решению.
В правовом регулировании можно выделить два вида информации: описывающая или предписывающая.
Описывающая информация является основой для создания информации предписывающей (НА, индивидуальных правоприменительных решений и пр.).
Документ – в общем виде – материальный носитель информации.
В узком смысле юридический документ – это акт практической деятельности участников правовых отношений, составленный в соответствии с требованиями юридической техники с целью подтверждения субъективных юридических прав и субъективных юридических обязанностей и/или юридических фактов (составов).
Юридическая сущность документов отражается не только в официальном характере, но и в особом внешнем оформлении, которое соответствует требованиям документирования информации.
Документированная информация – это информация, зафиксированная на материальном носителе с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
