Что такое нормативно методические документы. Законодательная и нормативно-методическая база. Нормативно-методическая база делопроизводства

1. Нормативные документы по ДОУ
2. Государственная система ДОУ
3. Понятие документа.
4. Классификация документов

1. Нормативные документы по ДОУ

Порядок ведения делопроизводства определяется нормативными доку­ментами. Знание ключевых нормативных документов по ДОУ является обяза­тельным для менеджеров любого звена. Совокупность законов, других нормативных правовых актов и методиче­ских документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хране­ния и использования документов в текущей деятельности предприятия, а также документы, регламентирующие работу службы делопроизводства (структуру, штаты, функции и т.д.), составляют нормативно-методическую базу делопроиз­водства, которая включает в себя:

Законодательные акты Российской Федерации, правовые акты Прези­дента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, феде­ральных органов исполнительной власти в области документационного обеспе­чения;

Государственные стандарты на документацию;

Унифицированные системы документации;

Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

Госдарственную систему документационного обеспечения управления. Основные положения. Основные требования к документам и службам докумен-тационного обеспечения (ГСДОУ);

Нормативные документы по организации управленческого труда и охра­не труда;

Нормативные документы по организации архивного хранения докумен­тов.

Гражданский кодекс Российской Федерации (ГК РФ) устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и др.

Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ «Об информации, ин­форматизации и защите информации» устанавливает, что информационные ре­сурсы (документы и массивы документов) являются объектами отношений фи­зических, юридических ниц государства и защищаются законом наряду с дру­гими ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в частности:

Порядок документирования информации;

Право собственности на отдельные документы и отдельные массивы до­кументов в информационных системах;

Порядок защиты информации.

Деятельность любой организации сопровождается созданием документов. Оформление деловой документации в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, повышает результативность труда.

Требования к оформлению организационно-распорядительных докумен­тов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003«Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

В 1998 г. был принят ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Установленные в стандарте термины располо­жены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую сис­тему понятий в области делопроизводства и архивного дела. Для каждого поня­тия установлен один стандартизированный термин.

1. Государственная система ДОУ

Требования по организации делопроизводства изложены в Государствен­ной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

ГСДОУ - это совокупность принципов и правил, устанавливающих еди­ные требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на пред­приятиях, в учреждениях и организациях. Основная цель создания ГСДОУ -упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качест­ва документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технологических средств и технологий сбора, анализа информации, совершен­ствование работы аппарата управления. Положения ГСДОУ внедряются в прак­тику документационного обеспечения путем разработки и издания стандартов, инструкций по делопроизводству, методик, правил, рекомендаций по различ­ным аспектам делопроизводства, проведения унификации состава и форм управленческих документов.

На основании ГСДОУ и ГОСТов в целях совершенствования документа-ционного обеспечения управления и повышения его эффективности путем уни­фикации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ни­ми и обеспечения контроля исполнения документов была разработана Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, которая установила общие требования к функционированию служб до-кументационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах ис­полнительной власти. В качестве приложения к инструкции даны образцы ос­новных документов.

Каждое учреждение на основе типовой инструкции разрабатывает инди­видуальную инструкцию по делопроизводству, которую утверждает руководи­тель федерального органа исполнительной власти после согласования с Феде­ральным архивным агентством (Росархивом).

Нормативные документы по труду и охране труда являются основанием для определения затрат времени на выполнение конкретных работ по делопро­изводству, расчета численности работников, объемов выполняемых ими зада­ний, создания благоприятных условий труда.

Понятие документа

Информация все чаще принимает фиксированный, документальный характер. Согласно ГОСТ Р 51141-98 «документ, документированная информация – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».

Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. Если рассматривать это в историческом аспекте, то можно проследить, как менялись способы фиксирования информации на материальном носителе и соответственно сами носители. Для фиксирования и передачи информации во времени и пространстве применялись различные способы – от письменности до книгопечатания, от литографии до аудиозаписи, фотокопирования, кинозаписи, микрофильмирования, голографии, применения лазерной и компьютерной техники. Происходило это потому, что менялись носители информации – сначала это были береста, папирус, затем бумага, фотопленки (фотобумага), магнитные дискеты, лазерные диски и др.

Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов.

Документирование может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись) или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.).

Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и нормативными правовыми актами. Федеральный закон Российской Федерации от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ «Об информации и защите информации» (с изменениями от 10 января 2003 г.) устанавливает, что информационные ресурсы, т.е. документы и массивы документов являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в частности: порядок документирования информации; право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах; категории информации по уровню доступа к ней; порядок правовой защиты информации.

Данным законом (ст.5) также установлено, что «документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации».

Документирование, т.е. процесс создания и оформления документа, может осуществляться как физическими, так и юридическими лицами, которые будут выступать в качестве авторов документа. В связи с этим принято различать документ личного происхождения и официальный документ.

Документ личного происхождения – это документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Официальный документ – это документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Официальный документ обладает необходимым для управленческой деятельности свойством – юридической силой, что означает, что документ может служить подлинным доказательством заключенной в нем информации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован непосредственно, или всех участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность.

Согласно ГОСТ Р 51141-98«юридическая сила документа есть свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления» .

Документы выступают в качестве непременного элемента управленческой деятельности и могут выполнять следующие функции, которые условно можно разделить на три блока:

· информативные функции (информационная, социальная, политическая и коммуникативная);

· функции, обеспечивающие процесс управления (управленческая, правовая, учетная);

· функции, носящие культурно-исторический характер (культурная, функция исторического источника).

Информационная функция обусловлена тем, что в документе происходит материализация информации и она присуща всем без исключения документам, независимо от способа их изготовления и носителя информации, так как необходимость фиксировать информацию - причина появления любого документа.

Итак, фиксация и передача информации во времени и пространстве, а,следовательно, сохранение зафиксированной информации, возможность ее использования (доступность) составляют основное содержание информационной функции.

Информационная емкость документа определяется такими показателями, как полнота, оптимальность и актуальность информации.

Важнейшей информацией, которую содержит документ, является социальная, т.е. информация о процессах, происходящих в обществе. Это позволяет выделить социальную функцию документа в качестве его самостоятельной функции. На изучении социальной информации базируются такие науки, как история, источниковедение и др.

В принципе каждый документ может выполнять социальную функцию, так как он возникает в силу определенной общественной потребности. Однако значение того или иного документа, выполняющего социальную функцию, может быть различным. Распорядительные документы (постановления правительства, например) имеют большее значение, чем справка с места работы, выданная гражданину.

Государственные стандарты по оформлению документов также выполняют социальную функцию, так как ориентированы на использование определенных средств обработки документов, указывающих на известную ступень технического развития, достигнутого страной (отраслью). Документы могут не только отражать процессы, происходящие в обществе, но и влиять на общественное развитие.

Социальная функция документа может проявляться и в характеристиках личности в ее социальных аспектах, т.е. в отражении деятельности, места, роли той или иной личности в определенной социальной структуре.

Политическая функция документа тесно связана с социальной функцией. Так, первые Декреты советской власти выполняли не только социальную, но и политическую функцию, так как оказали влияние и на политические, и на социальные процессы. Документы, фиксируя и сохраняя информацию о политическом процессе, т.е. о внутренней и внешней политике государства, о деятельности политических партий, оппозиции, лидерах, выполняют свою политическую функцию.

Коммуникативная функция документа состоит в передаче информации во времени и пространстве. Ее можно рассматривать и как частный информационный случай, так как ее содержание – это организация и поддержание информационной связи между индивидуумами в обществе, между различными элементами общественной структуры. С помощью этой функции документа происходит обмен идеями, сведениями, эмоциями, причем обмен этот может быть односторонним, двусторонним, многосторонним.

В настоящее время резко возросли коммуникативные возможности документа, так как резко увеличились скорости передачи информации и круг ее пользователей с помощью Интернета, E-mail (электронной почты) и др. В дальнейшем роль коммуникативной функции будет только возрастать, так как ежегодно увеличиваются объемы информации, число пользователей, меняется технология документационного обеспечения управления.

В управленческой функции документ выступает как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации, для обеспечения процесса принятия решения. Документы, обладающие управленческой функцией, являются основным источником информации, играют большую роль в информационном обеспечении управления. С их помощью производится сбор первичных данных, информации о фактическом положении дел. Затем эти данные подвергаются систематизации и обобщению, что реализуется в различных сводках, справках, отчетах. Результатом являются документы, содержащие анализ и оценку положения дел, варианты возможных решений. Управленческие документы в специфической форме отражают стадии, звенья и циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления.

В правовой функции документ выступает как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения, предприятия, организации. Правовая функция документа выражается в фиксации, закреплении и применении правовых норм и правоотношений.

Учетная функция документа характеризует прежде всего количественную сторону содержащейся в документе информации. С помощью учетной информации, представленной в формализованном цифровом выражении, систематизируются и отражаются все явления хозяйственной деятельности государства, его органов власти и управления. Документы, обладающие учетной функцией, как правило, имеют унифицированные формы, утвержденные государственными органами, в которых заранее разработана определенная структура представления информации.

Культурная функция документа проявляется в том случае, когда документ выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции, культурного наследия. В документах отражается информация о знаниях, традициях, обычаях, ритуалах, навыках, моральных нормах, менталитете (образе мышления), ценностных ориентациях и др. В этом смысле документ может быть определен как культурный образец, фиксирующий информацию.

Культурную функцию документа лучше всего выполняет комплекс документов, характеризующих определенную область деятельности (технику, науку, живопись и др.). Анализируя такой комплекс документов, можно проследить специфику научного и художественного творчества, моральные и эстетические принципы на определенном этапе, развитие и изменение традиций, обычаев, норм поведения и др.

Ф ункция исторического источника, эта функция документа изучается такими науками, как источниковедение и дипломатика, исследующими документ через анализ его формы и содержания, происхождения, авторства, языка, материала, на котором документ изготовлен. Качество документа для исторической науки будет определяться точностью, конкретностью, новизной и полнотой информации, а также юридической, политической и культурной значимостью документа.

Документ сочетает в себе сразу несколько функций, которые взаимосвязаны между собой, но роль каждой из них различна.

В управленческих документах преобладает управленческая функция, но в то же время эти документы выполняют и другие функции информационную, правовую, коммуникативную и социальную, исторического источника. Роль функций документа может изменяться во времени, когда содержащаяся в нем информация теряет оперативность и актуальность и превращается в ретроспективную, а действенность, нормативное и регулятивное значение утрачиваются. Происходит как бы вытеснение одних функций другими.

Функции, носящие оперативный характер, время действия которых ограничены (политическая, коммуникативная, управленческая, правовая, учета), вытесняются функциями, имеющими постоянный характер (информационная, культурная, социальная, исторического источника).

Классификация документов

Любая классификация связана с определением одного или нескольких признаков, на основании которых из общей массы объектов выделяются группы.

Документы можно классифицировать по различным признакам:

· по происхождению: служебные, личные;

· по сложности: простые, сложные;

· по срочности: срочные, несрочные;

· по гласности: секретные, для служебного пользования, несекретные;

· по форме: типовые, индивидуальные;

· по срокам хранения: временного, долговременного хранения, постоянного.

Можно перечислить еще множество признаков классификаций. Рассмотрим наиболее употребительные виды классификаций.

Классификация документов по характеру информационных связей предприятия выделяетвнешние и внутренние документы.

Квнешним документам относятся нормативные документы вышестоящих организаций. Эти документы исходят от фискальных органов (налоговой службы), природоохранительных органов, органов социальной защиты и многих других. Внешними считаются также документы, поступающие из других организаций или предназначенные для других организаций.

Внутренними документами можно назвать такие, которые создаются и имеют хождение только внутри предприятия или учреждения.

Документы, имеющие хождение на предприятии, можно классифицировать по направленности документопотока: входящие, внутренние и исходящие документы.

Входящими называются документы, которые поступили на предприятие от других организаций.

Исходящие документы – это документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям.

Внутренние документы имеют хождение внутри предприятия и содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи.

Классификация управленческих документов по функциональному назначению выделяет организационные, распорядительные, информационно-справочные идокументыпо личному составу .

К организационным документам предприятия можно отнести устав предприятия, описание его структуры, штатное расписание, правила внутреннего распорядка и должностные инструкции сотрудников.

К распорядительным документам относятся приказы по основной деятельности, распоряжения и решения.

К документам по личному составу относятся документы, устанавливающие отношения между гражданином и предприятием. Это приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе на другую должность и т.д.), трудовые книжки, трудовые договоры с сотрудниками, их личные дела и лицевые счета по заработной плате.

К информационно-справочным документам относятся письма, факсы, докладные.записки, телефонограммы и др.

Еще существует классификация документов по содержанию . Данная классификация выделяет первичные, вторичные и сводные документы.

Первичные –это документы, в которых зафиксированы исходные данные.

Вторичные – это документы, которые создаются на основе первичных.

Сводные – документы, в которых собраны данные из нескольких первичных и вторичных документов.

С развитием компьютерной техники и специального программного обеспечения в обиход вошла классификация документов но типу носителей: бумажные и электронные документы.

Словосочетание «электронный документ» лежит в основе безбумажной технологии делопроизводства. Электронный документ, по сравнению с «твердой копией» (так иногда называют бумажный документ), обладает рядом преимуществ:

· простота внесения изменений;

· использование заранее заготовленных форм документов не только с указанными в них основными реквизитами, но и с напечатанными стандартными фразами в соответствии с видом документа;

· экономия затрат при считывании информации, содержащейся в документе, непосредственно с экрана монитора, без распечатки на бумаге;

· оперативность (от нескольких минут до нескольких часов) при передаче в другое учреждение по электронной почте;

· возможность передачи документа по электронной почте любому количеству адресатов;

· возможность архивации документов и защиты их от несанкционированного доступа.

До недавнего времени нормативные документы, изданные государственными органами, распространялись по учреждениям в бумажном виде: как письма, брошюры и пр. Это требовало использования типографских мощностей, привлечения работников почты, что привело к огромным материальным затратам в масштабе государства. Теперь достаточно издать ограниченное количество бумажных (твердых) копий документа, а в учреждения разослать материалы по электронной почте.

В масштабах одной организации, даже если она имеет несколько филиалов, применяют системы электронного документооборота. Такая форма ведет к сокращению управленческого персонала.

Внедрение электронного документооборота повышает квалификационные требования к персоналу. Уже сейчас при поступлении на работу на многих предприятиях от претендентов требуется умение работать на персональном компьютере. Не секретарь-машинистка занимается набором и распечаткой текста, а сотрудник сам готовит документы по профилю своей деятельности, а в обязанности секретаря вменяется только контроль правильности их оформления и регистрация.

Однако полное вытеснение бумажных документов из делопроизводства произойдет, по-видимому, нескоро. Для этого надо решить ряд вопросов, связанных с признанием юридической силы электронного документа. В их число входит разработка форм, учет движения электронных документов, обеспечение их регистрации. Самым сложным на этом пути станет создание механизма электронной подписи, которая имела бы такую же юридическую силу, как и подпись, сделанная от руки.

Вопросы и задания

1. Каким нормативным документом регламентируются основные термины в области делопроизводства?

2. Что включает в себя понятие «документ»?

3. Какие способы документирования вы знаете?

4. Чем отличается документ личного происхождения от официального документа?

5. Что обуславливает юридическую силу официального документа?

6. Назовите основные блоки функций документа. Чем характеризуется каждый блок функций?

7. Что такое классификация документов?

8. Какие документы бывают по срокам хранения?

9. Назовите классификацию документов по характеру информационных связей.

10. Что такое электронный документ?

11. Назовите преимущества электронного документа.

Документационное обеспечение - важнейшая сторона деятельности любого учреждения, организации, предприятия. Законодательство Российской Федерации регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических (граждан) и юридических лиц.

Нормативно-правовая база ДОУ-это совокупность законов, нормативно-правовых актов, организационных и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации или учреждения.

Нормативно-правовую базу ДОУ составляют:

• 1. Законодательные акты РФ в сфере информации и документации;
• 2. Постановления и распоряжения Правительства РФ, федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующих вопросы ДОУ на федеральном уровне;
• 3. Государственная система ДОУ;
• 4. Правовые акты органов правительственной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующих вопросы ДОУ;
• 5. Правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по ДОУ различных организаций;
• 6. Государственные стандарты на документацию;
• 7. Унифицированные системы документации;
• 8. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
• 9. Нормативные документы по организации и охране управленческого труда служащих службы ДОУ;
• 10. Нормативные документы по организации архивного хранения документов.

Государственное регулирование распространяется не только на сферу документирования, но и на организацию работы с документами, таким образом, оно охватывает всю область ДОУ. До недавнего времени государственное регулирование делопроизводства осуществляла Федеральная архивная служба России (Росархив), которая в соответствии с Положением об Архивном фонде РФ и Положением о Федеральной архивной службе России осуществляла межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве ФОИВ, координируя развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации. В настоящий момент эти функции переданы Федеральному архивному агентству.

Комитет РФ по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) осуществляет государственное управление стандартизацией в РФ, включая работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации. Нормативные и методические документы по делопроизводству в учреждении разрабатываются на основе соответсвующих законодательных и нормативных правовых актов, принимаемых на государственном уровне, а также соответствующими министерствами и ведомствами.

Из действующих на сегодняшний день законодательных актов и нормативно-методических документов, регулирующих вопросы работы с документами в РФ надо знать следующие:

Законодательные акты РФ: Конституция РФ, Гражданский кодекс РФ; Федеральный закон "Об акционерных обществах" №208-ФЗ от 26.12.1995; Федеральный закон "Об обществах с ограниченной ответственностью" №14-ФЗ от 08.02.1998; Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"; Федеральный закон "О стандартизации в Российской Федерации" №162-ФЗ от 29.06.2015; Федеральный закон "О бухгалтерском учете" №402-ФЗ от 06.12.2011; Федеральный закон от 06.04.2011 №63-ФЗ "Об электронной подписи"; Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" №125-ФЗ от 22.10.2004; Закон РФ "О языках народов Российской Федерации" №1807-1 от 25.10.1991; Положение "Об Архивном фонде РФ".

Нормативные и методические документы:

• - ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
• - ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования - Введ. 2007-07-01.
• - ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Введ. 2014-03-01.
• - Общероссийский классификатор управленческой документации ОКУД - содержит коды унифицированных форм документов, используемых в деятельности органов власти и управления, которые должны проставляться на документах.
• - Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 27.11.2000 №68- содержит общие требования к документированию управленческой деятельности и технологии работы с документами, требования по подготовке законодательных актов и правила оформления отдельных документов.
• - Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения от 06.10.2000- устанавливает сроки хранения документов.

Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс РФ, который устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и др. Поэтому квалифицированный документовед должен знать, что ст.51 и последующие статьи главы 4 ГК РФ устанавливают виды документов, применяемых при создании, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица. При этом дальнейшее развитие этих положений ГК РФ было фундаментально изложено в соответствующих федеральных законах "Об акц обществах" и "Об обществах с огран ответственностью".

Если организация осуществляет свою деятельность на территории субъекта РФ, где делопроизводство ведется не только на русском, но и на национальном языке, необходимо также руководствоваться Законом РФ "О языках народов РФ". Не знать данный документ нельзя, поскольку очень часто организация, имеющая обширные международные связи и взаимоотношения, забывает о требованиях законодательства в части использования языка документирования.

Работу с документами ограниченного доступа регламентирует Закон РФ "О государственной тайне". Закон РФ "О стандартизации" устанавливает правовые основы стандартизации в РФ, обязательные для всех органов управления, и определяет меры государственной защиты интересов потребителей и государства посредством разработки и применения нормативных документов по стандартизации в области ДОУ.

ФЗ "Об информации, инф технологиях и о защите инф" устанавливает, что инф ресурсы (документы и массивы документов) являются объектами отношений физ, юр лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов. Закон также регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании инф ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании инф технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в инф процессах и информатизации. Закон содержит определения, касающиеся информации и ее документирования.

Одним из наиболее важных законов в области работы с документами является ФЗ "Об электронной подписи". Целью закона является обеспечение правовых условий использования эл цифровой подписи в эл документах, при соблюдении которых эл подпись в эл документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. В этом законе определены условия и особенности использования эл подписи.

Положение "Об Архивном фонде РФ" важно тем, что оно установило правовые основы хранения документов в РФ, закрепив государственное регулирование всех вопросов, связанных с хранением и использованием документов, которые могут быть отнесены к Архивному фонду РФ.

Одним из системообразующих нормативно-методических документов нашей отрасли является ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Стандарт является важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отрасли. Термины, установленные стандартом, должны быть использованы во всех видах документации.

ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов является основным документом в ДОУ и может быть рекомендован в качестве настольной книги делопроизводителя. Стандарт устанавливает состав реквизитов, требования к их оформлению; требования к бланкам документов.

Одним из "настольных" нормативных документов работников делопроизводственной сферы является "Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения". Перечень включает в себя документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от их функций, уровня и масштаба деятельности, форм собственности. Перечень служит целям сохранения, организации и пополнения Архивного фонда РФ, предназначен для определения сроков хранения документов, отбора их на постоянное хранение или уничтожение. Он должен использоваться также при подготовке номенклатур дел, формировании дел, при разработке схем классификации документов при создании поисковых систем в делопроизводстве. Столь глобальные задачи, безусловно, относятся к компетенции службы ДОУ, но поскольку формирование дел производится в каждом структурном подразделении, работающем с документами, то Перечень окажет неоценимую помощь при определении критериев формирования документов в дела.

Необходимо отметить, что технология в работе с документацией в нашей стране является хорошо продуманной системой, организованной на рациональных и обоснованных принципах. Квалифицированный делопроизводитель, владеющий этой технологией и имеющий соответствующие знания о нормативных требованиях, окажется более полезен своей организации, нежели тот, который каждый раз "изобретает колесо" на свой страх и риск. Кроме того, получив информацию о существующих нормах работы с документами, делопроизводитель станет эффективно работающим звеном системы ДОУ своей организации.

Библиографическое описание:

Нестерова И.А. Внутриорганизационные нормативно-методические документы [Электронный ресурс] // Образовательная энциклопедия сайт

Особенности внутриорганизационной нормативно-методической документации в организации.

Нормативно-методическое обеспечение системы управления – это совокупность документов организационного, организационно-методического, организационно-распорядительного, нормативно-технического, технического, технико-экономического и экономического характера, а также нормативно-справочные материалы, устанавливающие нормы, правила, требования, характеристики, методы, используемые при решении конкретных задач. Такого рода документы утверждаются в установленном порядке соответствующим компетентным органом или руководством организации.

Нормативно-методическое обеспечение создает условия для эффективной подготовки, принятия и реализации решений по вопросам управления персоналом.

В современных условиях неуклонно расширяется сфера локального регулирования, включаются приказы руководителя по кадровым вопросам (приему, увольнению, переводам), положения о подразделениях, должностные инструкции, стандарты организации.

Внутриорганизационные нормативно-методические документы являются надежной основой для внутреннего регулирования как на вновь создаваемых предприятиях, так и на существующих. Их наличие экономит время при разработке документов для внутреннего пользования, придает им правовое обоснование.

Современным проблемам составления и наличия в организациях внутриорганизационных нормативно-методических документов уделяется достаточно внимания. Большой интерес представляют методические подходы ряда отечественных и зарубежных специалистов в области менеджмента и делопроизводства. Среди них можно отметить труды следующих специалистов: Галахов В.В., Друскат В., Уилер Д., Левонченко О.Л., Лопатин В.А, Рогожин М. Ю., Тихонов Д.Н., Шиткина И.С. и др.

Внутренняя правовая база организации

Документы требуются для того, чтобы в течение определенного времени можно было пользоваться необходимой управленческой информацией для самых разных целей. Чем же определяется соответствующая совокупность документов для эффективного управления, от каких факторов она зависит?

Комплекс документов определяется:

1. кругом вопросов, решаемых организацией в процессе деятельности;

2. порядком разрешения вопросов (на основе коллегиальности или единоначалия):

3. объемом и характером внешних связей организации.

В случае, когда объем требуемых документов для управления организацией оказывается значительным, возникает вопрос об ускорении их прохождения между исполнителями – оперативности документооборота. Для этого, прежде всего, производится упорядочение самих документов по различным признакам, или их классификация.

Документы в организации классифицируют по таким признакам, как род деятельности, способ фиксации, наименование, степень сложности, место составления, срок исполнения, происхождение, степень гласности, юридическая сила, срок хранения, степень обязательности, степень унификации, характер содержания.

Таблица 1. Общая схема классификации документов.

	организационно-распорядительные
	справочно-информационные
	по личному составу
	индивидуальные
	трафаретные
По происхождению	официальные
По месту происхождения
	внутренние
По срокам хранения	постоянно
	свыше 10 лет
По гласности	секретные (ДСП,
	сов. секретно, конфиденциально)
	несекретные
По средствам фиксации	рукописные
	машинописные
	графические
	звуковые
	фотокинодокументы
По стадиям	оригиналы (подлинники)
	черновики
По срочности
	несрочные

По роду деятельности деловые документы классифицируют на системы документации: организационно-правовая, организационно-распорядительная, первичная учетная документация, расчетно-денежная, отчетно-статистическая, по ценообразованию, по торговле, по материально-техническому снабжению и сбыту, конструкторская, технологическая, по изобретениям и открытиям, по социальному обеспечению и т. д.

По способу фиксации (запечатления) информации документы делятся на письменные, графические, акустические, фото- и кинодокументы.

Письменные (или рукописно-печатные) включают в себя все документы, созданные рукописным или машинописным способом, а также изготовленные на множительных аппаратах и типографским способом.

По наименованию различают следующие разновидности документов: уставы, положения, приказы, протоколы, распоряжения, инструкции, правила, отчеты, акты, планы, письма, заявления, чертежи, технологические карты и т. п.

По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные и трафаретные.

Типовые документы разрабатываются заранее вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательный характер. Примерные документы также разрабатываются вышестоящими органами для организаций своей системы, но носят примерный, рекомендательный характер, а индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования. Трафаретные документы изготовляются типографским способом, причем постоянная часть текста документа отпечатана на полиграфических машинах, а для переменной информации оставляют свободные места.

По степени сложности различают простые документы, затрагивающие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов. Предпочтительнее простые документы, так как их легко обрабатывать, контролировать исполнение, осуществлять поиск, хранить.

По месту составления документы классифицируют на внутренние и внешние. Внутренние – документы, создаваемые в учреждении для решения вопросов, не выходящих за пределы учреждения. Внешние – входящая и исходящая корреспонденция предприятия..

Взаимоувязанная система внутренних нормативных документов в любой организации должна строиться по иерархическому принципу: сначала должны быть разработаны и утверждены документы самого высокого уровня, такие как положение о собрании участников и стратегия организации, а затем документы более низких уровней. Поскольку часто внутренние нормативные документы модернизируются, разработчики должны не забывать учитывать и внедрять положения стратегии компании во вновь подготавливаемые документы.

Основные требования к организационно-распорядительным документам установлены в ГОСТе Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Организационно-правовые документы определяют статус предприятий, порядок их работы. Они являются основополагающими в деятельности любого предприятия и обладают высшей юридической силой.

Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности организаций, предприятий, фирм, – это функция формирования системы и процессов управления, которая включает в себя:

– создание организации, в том числе выбор ее организационно-правовой формы; установление ее структуры;

– определение штатной численности и состава (номенклатуры) должностей – руководителей, специалистов, технических исполнителей;

– регламентацию деятельности структурных подразделений и работников;

– формирование совещательных органов управления;

– лицензирование деятельности (в необходимых случаях);

– установление режима работы и системы охраны;

– организацию труда работников и оценку их труда;

– реорганизацию;

– ликвидацию организации и некоторые другие виды работ.

Большие компании размещают свои локальные нормативные документы и справочную информацию на внутреннем сайте. Значение этого сайта для управления весьма велико. Такой сайт очень нужен новым сотрудникам и сотрудникам, поменявшим должность.

Размещение на сайте как общих распоряжении, так и распоряжении, касающихся тех или иных отделов, позволит сотрудникам своевременно получать инструкции. Если добавить к этой рубрике возможность обсуждения в форуме или онлайн-конференции, топ-менеджеры смогут узнать отношение сотрудников к проводимой ими политике.

Средством обратной связи может стать "книга жалоб и предложений" на сайте организации, в которой каждый сотрудник мог бы анонимно рассказать о проблемах на работе и внести свои предложения по оптимизации деятельности компании. Отметим, что большинство специалистов любят обсуждать друг с другом свои проблемы. Но конференцию на сайте разумно открывать лишь в том случае, когда сайт имеет достаточную посещаемость, иначе разговаривать на форуме будет некому.

В работе многих компаний недопустимо мало временных локальных нормативных документов, например, таких как памятки. Между тем, памятка – прекрасный инструмент временного регулирования. Памятки можно и нужно писать для подготовки: к проверкам, к переездам, к созданию новых рабочих групп и т.д.

Модернизация парадигмы управления – проектное управление. В недалеком будущем многим российским компаниям придется существенно изменять идеологию внутренних нормативных документов в связи с тем, что управление современных компаний, особенно в сфере услуг, начинает уходить от ориентации на жесткое централизованное управление к модели сосуществования проектных рабочих групп. В тех случаях, когда компания придерживается в развитии своей структуры линейно иерархических принципов, юридический департамент действует как единое, специализированное на подготовке правил и урегулировании конфликтов, подразделение. Однако в силу все большей распространенности матричных (проектных) структур в компаниях правовая работа видоизменяется. Юристов "прикрепляют" к отдельным проектам или рабочим группам, в силу чего они оказываются в двойном подчинении: в большей степени руководителю проекта, в меньшей – руководителю юридического подразделения. Такие юристы отвечают за результат проекта вместе со своими коллегами по группе.

На практике даже в продвинутых компаниях, которые часто используют проектные группы, случаются нестыковки. Это связано с нечеткой постановкой целей и неполным выделением ресурсов. Менеджер без ясной цели и ресурсов редко добивается результатов. Итак, проект требует: правильного целеполагания; выделения ресурсов; четкого отслеживания текущей ситуации с выполнением промежуточных этапов. В большинстве случаев проектные группы в российских компаниях формируются из тех специалистов, которые просто есть под рукой. Эффективность таких групп часто незначительна. А ошибка достаточно проста: в группу собирают либо много лидеров, либо много исполнителей. В то время, когда такой группе нужны участники на разные роли: лидера, умника, критика, работяги и т.д.

Внутренние нормативные документы компании при менеджменте проектного плана являются более сложными. В статье "Лидер-фантом, или Как руководить самоуправляемой командой?" В. Друскат и Д. Уилер рассмотрели ряд особенностей работы самоуправляемых рабочих груп: "Западная практика показывает, что стратегически продуманный подбор людей для выполнения конкретной задачи или проекта способен сформировать автономную, самоуправляемую команду, которая будет эффективно работать при минимальном руководстве извне. Самоуправляемая команда имеет четко определенные должностные функции и сама ответственна за оценку и управление собственной эффективностью. Такие команды собирают и синтезируют информацию, принимают важные решения и несут коллективную ответственность за достижение поставленных целей. Но сегодня статистика такова, что 79% компаний, входящих в Fortune 1000, внедряют такие автономные самоуправляемые команды, число которых на огромном производственном предприятии может достигать нескольких сотен".

Управление проектами процесс известный и достаточно подробно описанный. Однако, обычно такое формализованное управление относится к большим, затратным проектам. Небольшие проекты также нуждаются в управлении, но с минимальным количеством документов.

Нормативные документы, регулирующие бизнес-процессы, в силу специфики объекта регулирования имеют больше отличий друг от друга. Процессные документы оперируют такими понятиями как: время (конкретные даты и продолжительность процессов); ресурсы; практические результаты.

В большинство нормативных документов компании целесообразно вставить важную фразу: "Исполнитель либо выполняет задание, либо заблаговременно докладывает о проблемах, препятствующих выполнению задания". Это простое правило очень помогает успешным компаниям.

Рисунок 1. Структура положения об органе или подразделении

В последние несколько лет во многих крупных компаниях проявилась тенденция к более полному и комплексному описанию и закреплению в нормативных документах компании порядка работы вплоть до пошаговых бизнес-процессов. Такой подход является в высшей степени технологичным, значительно снижает возможное количество ошибок, и что немаловажно, уменьшает зависимость компании от отдельных сотрудников. Если хорошего документа о бизнес-процессе нет, ценность сотрудника для компании высока, если подобный документ есть, работника можно заменить другим без большого ущерба для компании.

Состояние делопроизводства является важным показателем эффективности как компании в целом, так и правовой работы. Юристы тесно связаны с организацией и управлением документооборотом. В современных технически продвинутых компаниях приходится отказываться от классических форм прохождения документов. Классическое прохождение документов – по вертикали в рамках одного подразделения, от начальника к подчиненному и наверх; и по горизонтали, от одного подразделения к другому.

При построении в рамках компании системы управления департамент – отдел – сотрудник схема прохождения документов на согласование юристам в крупной компании, где работал один из авторов, была следующей. Документ проделывал долгий путь: заинтересованный сотрудник – начальник функционального департамента – референт начальника функционального департамента – референт правового департамента – начальник правового департамента – начальник отдела правового департамента – сотрудник правового департамента –– начальник правового департамента – референт правового департамента – референт начальника функционального департамента – заинтересованный сотрудник. Так было реализовано обычное административное прохождение документов внутри подразделения, а для обмена документами между подразделениями использовались специальные сотрудники – референты. Неэффективность такой схемы документооборота вполне понятна, поскольку участвует слишком много сотрудников, а результат минимальный.

Когда оценили логистику документооборота, разработали гораздо более экономную систему прохождения документов: заинтересованный сотрудник – референт правового департамента – сотрудник правового департамента – заинтересованный сотрудник. Участие дополнительного звена было обусловлено, во-первых, необходимостью вести учет поступающих документов для учета объемов работы и последующего контроля; во-вторых, организацией более эффективной пакетной технологии обработки документов – референт формировала пакеты запросов для экономии времени юристов.

В средних и крупных организациях часто применяется Система электронного документооборота, важной частью которой является подсистема прохождения договоров по различным согласующим инстанциям внутри компании.

Наличие электронного документооборота само по себе не меняет ситуацию, а только частично улучшает. Кроме того, не во всех компаниях автоматизирована функция учета и селекции электронных сообщений. Одному из авторов знакомы компании, где в среднем к топ-менеджерам поступает более 100 документов в день. Подобные объемы запросов невозможно обслуживать своевременно. Поэтому руководители пользовались субъективными системами селекции электронных сообщений: письма высших и равных руководителей прочитывались, а остальные, за некоторым исключением, просто игнорировались.

Рисунок 2. Схема бумажного документооборота

Традиционный бумажный оборот, конечно, более медлителен, но вполне обоснован, поскольку информация о документах заносится в журналы учета. А электронный документооборот более прогрессивен, но зачастую требует внедрения специальных дополнительных элементов, таких как система учета и выделения более важных документов.

Наибольшим спросом безбумажные технологии документооборота пользуются со стороны крупных компаний. Процессы принятия решений в этом случае значительно ускоряются, что особенно актуально, если офисы фирмы расположены в разных странах мира. "В бумажном варианте на согласование любого решения уходит целый месяц. А так можно все согласовать даже за один день", – говорит Борис Щербаков, глава московского представительства компании Oracle.

Правда, "безбумажные" компании могут столкнуться с проблемами другого рода. Как показывает практика, сотрудники с трудом привыкают к этому нововведению. В одной нефтяной компании, являющейся клиентом IBS, тоже была внедрена система электронного документооборота. Но выяснилось, что многие сотрудники не выполняют простую, но крайне важную операцию – не вводят в одном из полей номер документа. Чтобы приучить сотрудников к новым порядкам, у консультантов ушло четыре месяца".

При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления, о датах промежуточного исполнения, о дате и результатах окончательного исполнения.

Чаще всего внутренние нормативные документы воспринимаются персоналом как система запретов. Желательно инспектировать систему внутренних нормативных документов с целью внести хотя бы несколько иных элементов регулирования: мотивирующих и разрешающих. Также нужно помнить, что и запреты можно использовать весьма рационально. В большинстве компаний запрещены: курение, пьянство, использование Интернета в личных целях. Вместе с тем в отношении пьянства и Интернета возможны интересные варианты. Так например в одной торговой компании, где персонал любил отмечать успешные сделки, ввели следующее правило: "Отмечать можно только большие производственные победы. За процедуру отмечания полностью (морально и материально) отвечает предварительно назначенный ответственный, один из менеджеров".

Устав и положение организации

Устав – правовой акт, представляющий собой свод правил, установленных государством или организацией, предприятием, регулирующих деятельность этих организаций, предприятий или определенных сфер управления и хозяйственной деятельности (Ветеринарный устав, Строевой устав, Дисциплинарный устав, Устав открытого акционерного общества, Устав общества с ограниченной ответственностью, Устав государственного унитарного предприятия и др.).

Юридическое лицо действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. Юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, в случаях, предусмотренных законом, может действовать на основании положения об организациях данного вида.

Общие положения об уставе содержатся в части первой Гражданского кодекса РФ. Статья 52 ГК РФ определяет, что юридическое лицо действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. Юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях определенного вида.

Устав организации утверждается его учредителями (участниками). Юридическое лицо, созданное одним учредителем, действует на основании устава, утвержденного этим учредителем.

В уставе организации должны определяться: наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью, а также содержаться другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида. В уставах некоммерческих организаций и унитарных предприятий, а в предусмотренных законом случаях – и других коммерческих организаций должны быть определены предмет и цели деятельности юридического лица. Предмет и цели деятельности коммерческой организации могут быть предусмотрены уставом и в случаях, когда по закону это не является обязательным.

Федеральный закон от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ "Об акционерных обществах" устанавливает, что устав общества является учредительным документом общества. Требования устава общества обязательны для исполнения всеми органами общества и его акционерами.

Рисунок 3. Структура устава акционерного общества

В соответствии с Законом РФ "Об обществах с ограниченной ответственностью" от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ устав общества должен содержать все что представлено на рисунке 2.

Рисунок 4. Структура устава общества с ограниченной ответственностью

Законы Российской Федерации, регулирующие порядок создания организаций других организационных форм, содержат соответствующие положения о требованиях к уставу организации того или иного типа.

В соответствии с Законом "Об акционерных обществах" по требованию акционера, аудитора или любого заинтересованного лица общество обязано в разумные сроки предоставить им возможность ознакомиться с уставом общества, включая изменения и дополнения к нему. Общество обязано предоставить акционеру но его требованию копию действующего устава общества.

Внесение изменений и дополнений в устав акционерного общества или утверждение устава общества в новой редакции осуществляется по решению общего собрания акционеров, принятому большинством в три четверти голосов акционеров – владельцев голосующих акций, принимающих участие в общем собрании акционеров, или на основании решения общего собрания акционеров, принятого большинством голосов принимающих участие в общем собрании акционеров, или решения совета директоров (наблюдательного совета) общества, принятого единогласно.

Внесение в устав общества изменений, связанных с уменьшением уставного капитала общества, принимается общим собранием акционеров.

Внесение в устав акционерного общества изменений, связанных с увеличением уставного капитала общества, осуществляется на основании решения общего собрания акционеров или совета директоров (наблюдательного совета) общества и решения совета директоров (наблюдательного совета) общества об утверждении итогов размещения дополнительных акций.

Юридическое лицо считается созданным с момента его государственной регистрации.

Государственная регистрация физических лиц осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц" налоговыми органами, которым поручено вести Единый государственный реестр юридических лиц. Правила ведения Единого государственного реестра юридических лиц и предоставления содержащихся в нем сведений утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2002 г. № 438. Согласно Закону "О государственной регистрации юридических лиц" регистрационный номер записи о создании юридического лица либо записи о первом предоставлении сведений о юридическом лице (для юридических лиц, зарегистрированных до 1 июля 2002 г.) является основным государственным регистрационным номером (ОГРН). Основной государственный регистрационный номер указывается, в том числе, во всех документах этого юридического лица наряду с его наименованием.

ОГРН представляет собой 13-значный цифровой код. Внесение записи в Единый государственный реестр юридических лиц подтверждается свидетельством, выдаваемым юридическому лицу. ОГРН является одним из реквизитов документов и указывается в составе справочных данных об организации в бланках писем.

Начиная с 1 июля 2002 г. для государственной регистрации юридического лица заявителю необходимо представить в соответствующий налоговый орган (выступающий в качестве регистрирующего органа) следующий пакет документов:

– подписанное заявителем заявление о государственной регистрации;

– решение о создании юридического лица в виде протокола, договора или иного документа в соответствии с законодательством Российской Федерации;

– учредительные документы юридического лица (подлинники или нотариально удостоверенные копии);

– выписку из реестра иностранных юридических лиц соответствующей страны происхождения или иное равное по юридической силе доказательство юридического статуса иностранного юридического лица – учредителя;

– документ об уплате государственной пошлины.

Все юридические лица, зарегистрированные до 1 января 2003 г. обязаны представить в соответствующий налоговый орган следующие сведения:

– полное и (в случае если имеется) сокращенное наименование, в том числе фирменное наименование, для коммерческих организаций на русском языке. В случае если в учредительных документах юридического лица его наименование указано на одном из языков народов Российской Федерации и (или) на иностранном языке, в государственном реестре указывается также наименование юридического лица на этих языках;

– наименование организационно-правовой формы;

– адрес (место нахождения) постоянно действующего исполнительного органа юридического лица (в случае его отсутствия – иного органа или лица, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности), по которому осуществляется связь с юридическим лицом;

– способ образования юридического лица (создание или реорганизация);

– сведения об учредителях юридического лица;

– фамилия, имя, отчество и должность лица, имеющего право без доверенности действовать от имени юридического лица, а также паспортные данные такого лица или данные иных документов, удостоверяющих личность в соответствии с законодательством Российской Федерации, и идентификационный номер налогоплательщика при его наличии.

При этом невыполнение указанного требования является основанием принятия судом решения о ликвидации такого юридического лица на основании заявления регистрирующего органа.

Сведения о создании, реорганизации и ликвидации юридических лиц, а также иные сведения о юридических лицах и соответствующие документы регистрирующим органом включаются в государственный реестр.

Закон определяет также перечень документов, представляемых юридическим лицом в регистрирующий орган при создании, реорганизации или ликвидации организации. В частности, при создании юридического лица в состав этих документов входят учредительные документы – подлинник или нотариально заверенная копия.

Регистрирующий орган не позднее одного рабочего дня с момента государственной регистрации выдает (направляет) заявителю документ, подтверждающий факт внесения записи в государственный реестр или отказ в государственной регистрации юридического лица. Решение об отказе должно быть обоснованным. Решение об отказе в государственной регистрации может быть обжаловано в судебном порядке.

Отметка о государственной регистрации созданной организации проставляется на титульном листе устава организации.

Устав оформляется на стандартных листах бумаги формата А4. Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумеруемых арабскими цифрами. На титульном листе устава указывают: вид документа (УСТАВ), организационно-правовую форму юридического лица, его индивидуальное название, место составления документа, гриф утверждения устава учредителями или участниками (вверху справа). На подлиннике устава регистрирующий орган вверху слева проставляет отметку о регистрации устава. Отметка о регистрации заверяется печатью регистрирующего органа.

Нормативными правовыми актами установлены типовые и примерные формы уставов организаций и предприятий различных организационно-правовых форм, например, Указом Президента РФ от 1 июля 1992 г. № 721 утвержден Типовой устав акционерного общества открытого типа; постановлением Правительства РФ от 12 августа 1994 г. № 908 утвержден Типовой устав казенного завода (казенной фабрики, казенного хозяйства), созданного на базе ликвидированного федерального государственного предприятия; письмом Центрального банка Российской Федерации от 15 апреля 1996 г. № 15-4-1/1342 предложен Примерный устав акционерного коммерческого банка и др.

Статья 52 Гражданского кодекса РФ определяет, что юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях определенного вида.

На основании положений действуют также филиалы коммерческих и некоммерческих организаций, их отделения, представительства.

Различаются положения об организациях: типовые, примерные, индивидуальные. Типовые и примерные положения разрабатываются для подведомственных организаций, отделений, филиалов, представительств, занимающих равное положение в иерархии органов управления и выполняющих одинаковую деятельность. Типовые и примерные положения являются основой для разработки индивидуальных положений.

Юридическую силу положение об организации получает после утверждения его вышестоящей организацией. Как правило, утверждение положения об организации проводится распорядительным документом (приказом, распоряжением, постановлением) вышестоящего органа управления. Положение об организации может утверждаться непосредственно руководителем вышестоящей организации без издания распорядительного документа.

Положение об организации оформляется на стандартных листах бумаги. Обязательными реквизитами положения об организации являются: гриф утверждения вышестоящего органа, название вида документа, составляющее одно целое с заголовком к тексту. Гриф утверждения заверяется печатью вышестоящей организации.

Не существует нормативно установленных требований к содержанию положения об организации. Текст положения об организации может включать следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Основные задачи.

3. Функции.

4. Права и обязанности.

5. Руководство.

6. Взаимоотношения.

7. Контроль, проверка и ревизия деятельности.

8. Реорганизация и ликвидация.

В разделе "Общие положения" содержатся официальные полное и сокращенное наименования организации, определяются цели и основания ее создания с указанием наименования, даты и номера соответствующего правового акта, указывается, чем руководствуется организация в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, какие печати и официальные бланки имеет.

Раздел "Основные задачи" формулирует цели деятельности организации или проблемы, которые призвана решать организация и которые определяют характер и основные направления ее деятельности.

В разделе "Функции" перечисляются действия или виды работ, которые должна выполнять организация для решения поставленных перед ней задач.

Раздел "Права и обязанности" содержит перечисление прав и обязанностей, которыми наделяется организация в лице ее руководителя. Право – это юридически узаконенная возможность запрещать или требовать выполнения каких-либо действий. Права устанавливаются в объеме, необходимом для реализации возложенных на организацию функций. К правам относятся:

– право на издание распорядительных и нормативных документов;

– право на ведение переписки;

– право давать распоряжения и указания подчиненным подразделениям и лицам;

– право представительствовать в вышестоящих и иных органах;

– право запрашивать информацию и др.

В числе обязанностей перечисляются действия, которые организация должна выполнять для реализации своих функций.

В разделе "Руководство" устанавливается, кем осуществляется руководство организацией, на каких принципах, кем назначается и освобождается от должности руководитель, а также сфера его компетенции.

Раздел "Контроль, проверка и ревизия деятельности" устанавливает, кем осуществляются контроль, проверки и ревизии финансово-хозяйственной деятельности, их периодичность или сроки, порядок представления итоговых документов.

В разделе "Реорганизация и ликвидация" устанавливается, в каком порядке и кем осуществляются реорганизация и ликвидация организации.

Устав и положение организации различаются между собой. В современном делопроизводстве устав определяется как основополагающий документ, а положения – дополняют устав.

Положение о структурных подразделениях

Положение о структурном подразделении является локальным нормативным актом организации, который определяет порядок создания подразделения, правовое и административное положение подразделения в структуре организации, задачи и функции подразделения, его права и взаимоотношения с другими подразделениями организации, ответственность подразделения в целом и его руководителя.

Поскольку требования к положениям о структурных подразделениях и правила их разработки законодательством не установлены, каждое предприятие самостоятельно решает, какие вопросы организации деятельности конкретного подразделения должны быть урегулированы в этих локальных нормативных актах.

Начнем с того, что понимается под структурным подразделением и на какой тип подразделения разработаны приводимые ниже рекомендации.

Структурное подразделение представляет собой официально выделенный орган управления определенным участком деятельности организации (производства, обслуживания, пр.) с самостоятельными задачами, функциями и ответственностью за их выполнение. Подразделение может быть как обособленным (филиал, представительство), так и не обладающим полными признаками организации (внутренним). Как раз для второго типа подразделений, то есть внутренних, подготовлены настоящие рекомендации.

Рисунок 5. Пример бланка положения о структурном подразделении

В отдельных организациях принято, что каждое структурное подразделение самостоятельно разрабатывает для себя положение. Вряд ли такую практику можно назвать правильной, особенно, если компания не выработала единые правила и требования к этим локальным нормативным актам.

Общее руководство работами по составлению положений о структурных подразделениях, как правило, осуществляет заместитель руководителя организации.

Присваивая структурному подразделению наименование, в первую очередь, необходимо определиться с тем, какой вид подразделения создается. Наиболее распространенным является структурирование организации на следующие подразделения:

1) Управления. Это подразделения, образованные по отраслевому и функциональному признаку, и обеспечивающие реализацию отдельных направлений деятельности организации и осуществляющие управление организацией.

2) Отделения. На отделения чаще всего структурируются лечебно-профилактические, медицинские учреждения и организации.

3) Департаменты. Они также представляют собой подразделения, структурированные по отраслевому и функциональному признаку, которые, так же как и управления обеспечивают реализацию отдельных направлений деятельности организации.

4) Отделы. Под отделами понимаются функциональные структурные подразделения, отвечающие за конкретное направление деятельности организации или за организационно-техническое обеспечение реализации одного или нескольких направлений деятельности организации;

5) Службы. "Службой" чаще всего называют группу объединенных по функциональному признаку структурных единиц, имеющих родственные цели, задачи и функции. При этом управление или руководство этой группой осуществляется централизованно одним должностным лицом.

6) Бюро. Эта структурная единица создается либо в составе более крупного подразделения, либо как самостоятельное подразделение. В качестве самостоятельной структурной единицы бюро создается для ведения исполнительной деятельности и обслуживания деятельности иных структурных подразделений организации.

Помимо вышеперечисленных в качестве самостоятельных структурных подразделений создаются производственные единицы (например, цеха) или единицы, обслуживающие производство.

Правила и принципы структурирования коммерческой организации, нормативы штатной численности конкретного подразделения ее руководство определяет самостоятельно. Однако при этом следует учитывать тот факт, что дробление организационной структуры на самостоятельные подразделения, состоящих из 2 – 3 единиц, руководители которых не имеют права на принятие управленческих решений, приводит к "размыванию" ответственности и утрате контроля за деятельностью всех структурных единиц.

Самостоятельные подразделения, в свою очередь, могут быть разделены на более мелкие структурные подразделения. К таковым относятся:

1. секторы.

2. участки.

3. группы.

В законодательстве нет правил установления наименований структурных подразделений – как правило, организации присваивают их самостоятельно с учетом вышеизложенных правил.

В настоящее время для определения наименования структурного подразделения целесообразно воспользоваться уже упоминавшимся Квалификационным справочником должностей руководителей, служащих и других специалистов, содержащим наименования руководителей общих для всех отраслей экономики подразделений (начальников отделов, заведующих лабораториями, др.). Кроме того, при решении этого вопроса также следует руководствоваться Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

Основными реквизитами положения организации о структурном подразделении как документа являются:

– наименование организации;

– регистрационный номер;

– заголовок к тексту;

– гриф утверждения;

– отметки о согласовании.

Проект Положения о структурном подразделении подлежит согласованию:

– с вышестоящим руководителем (если подразделение входит в состав более крупного подразделения);

– с заместителем руководителя организации, курирующим деятельность подразделения в соответствии с распределением обязанностей между руководящими работниками;

– с руководителем службы персонала или иного подразделения, осуществляющего управление персоналом;

– с начальником юридического или правового подразделения либо с юристом организации.

Во избежание неточностей в формулировках взаимоотношений подразделения с другими структурными подразделениями, дубляжа функций в положениях о разных структурных подразделениях, желательно, чтобы проект Положения был согласован с руководителями тех структурных единиц, с которыми взаимодействует подразделение. Если количество подразделений, с которыми должен быть согласован проект Положения, свыше трех, то визы согласования желательно оформить в виде отдельного листа согласований.

Такой реквизит, как дата издания может не проставляться, поскольку датой Положения фактически будет считаться дата его утверждения. Также может не указываться и номер, поскольку для каждого структурного подразделения разрабатывается свое Положение.

Текст Положения может быть структурирован на разделы и подразделы. Наиболее простой является структуризация на разделы:

1. "Общие положения".

2. "Цели и задачи".

3. "Функции".

4. "Права".

Более сложной является структура, в которой к вышеперечисленным разделам добавляются разделы:

"Структура и штатная численность";

"Руководство (управление)";

"Взаимодействие";

"Ответственность".

Еще более сложной является структура, в которую включаются специальные разделы, посвященные условиям работы подразделения (рабочему режиму), вопросам контроля и проверки деятельности структурного подразделения, оценки качества выполнения подразделением своих функций, имущества структурного подразделения.

Теперь рассмотрим особенности составления Положения о структурных подразделениях по разделам входящим в документ.

В разделе. "Общие положения" обычно отражаются следующие вопросы:

1. Место подразделения в структуре организации.

2. Порядок создания и ликвидации подразделения.

Как правило, структурное подразделение в коммерческой организации создается по приказу руководителя организации по его единоличному решению или во исполнение решения, принятого учредителями юридического лица или уполномоченного ими органа. Реквизиты документа, на основании которого создано подразделение, указываются при констатации факта создания структурного подразделения.

В этом же пункте определяется порядок ликвидации подразделения: кем принимается такое решение и каким документом оно оформляется.

3. Подчиненность структурного подразделения.

В данном пункте указывается, кому подчиняется структурное подразделение, то есть какое должностное лицо осуществляет функциональное руководство деятельностью подразделения. Если структурное подразделение входит в состав более крупного подразделения (например, отдел в составе управления), то в Положении указывается, кому (наименование должности) функционально подчиняется это подразделение.

4. Основополагающие документы, которыми руководствуется подразделение в своей деятельности.

Помимо решений руководителя организации и общих локальных нормативных актов организации, в Положении перечисляются специальные локальные нормативные акты (например, для канцелярии – Инструкция по делопроизводству в организации, для отдела кадров – Положение о защите персональных данных работников), а также общеотраслевые и отраслевые законодательные акты.

В Положении о структурном подразделении могут приводиться иные сведения, определяющие статус подразделения. Так, например, здесь может быть указано место нахождения структурного подразделения.

В этом же разделе Положения может приводиться перечень основных терминов и их определений. Целесообразно это делать в положениях о структурных подразделениях, выполняющих специфические функции, и в штат которых входят специалисты, выполняющие обязанности, не связанные с основными задачами подразделения.

Кроме того, в раздел "Общие положения" можно вынести и иные вопросы, которые будут рассмотрены далее в составе других разделов Положения о структурном подразделении.

Второй раздел согласно нормативам включает в себя информацию о структуре и штатной численности подразделения. Данным разделом Положения о структурном подразделении определяются:

1. Структура подразделения.

2. Порядок изменения структуры подразделения.

3. Порядок разработки и утверждения должностных инструкций.

4. Штатная численность.

В третьем разделе Положения о структурном подразделении рассматриваются цели и задачи структурного подразделения.

Под целью создания структурного подразделения понимается идеальное представление результата, который должно достичь подразделение в процессе своей деятельности. Правильно и точно сформулированная цель позволяет направить и сориентировать деятельность подразделения и, кроме того, еще раз определить его назначение и обозначить место в структуре организации.

Цель должна:

1. быть достижимой;

2. поддаваться структурированию;

3. подчиняться или увязываться с целями деятельности организации в целом;

4. определять назначение и конечный результат деятельности подразделения;

5. представлять собой концентрированное выражение задач и функций подразделения;

6. быть определенной точно и конкретно.

В третьем разделе положения формулируются основные задачи структурного подразделения.

Под задачей понимается определенное направление деятельности структурного подразделения, обеспечивающее достижение поставленной перед подразделением цели. Основные задачи подразделения, как правило, определяются на основе матрицы распределения функций управления организацией.

В положении о структурном подразделении обязательно должны быть сформулированы функции подразделения. Они должны быть сформулированы таким образом, чтобы они отвечали на главный вопрос: "Что и как нужно делать для того, чтобы выполнить задачу?" Они должны быть ориентированы на конечные результаты деятельности.

Функции структурного подразделения могут быть представлены в виде текста или таблицы. Например, раздел Положения об юридическом отделе может быть составлен по следующему образцу:

Таблица 2. –Пример функций структурного подразделения

В положении о структурном подразделении обязательно должны быть зафиксированы права подразделения. Права предоставляются подразделению для того, чтобы обеспечить возможность выполнения подразделением своих функций.

Предписать работникам совершать определенные действия можно путем определения их полномочий, то есть закрепления и возможности, и обязательности совершать конкретные действия при вполне конкретных условиях.

При формулировании прав и полномочий необходимо соблюдать следующие правила:

1) право и полномочие должны корреспондировать с определенной функцией или группой функций, поскольку они предоставляются подразделению для надлежащего выполнения стоящих перед ним задач;

2) право должно быть сформулировано таким образом, чтобы оно отражало возможность совершения определенных действий, а полномочие – и возможность, и обязанность предпринимать определенные действия;

3) если для реализации прав и полномочий рядовыми работниками структурного подразделения необходима санкция руководителя подразделения, то порядок ее получения должен быть описан в Положении;

4) при конструировании этого раздела сначала желательно перечислить полномочия, затем – права, а внутри этих текстовых блоков – сперва основные полномочия (права), а потом второстепенные;

5) если отграничить право от полномочия сложно, то лучше закрепить это действие как право.

Права подразделяются на распорядительные и организационные; полномочия же, чаще всего, носят распорядительный характер.

В основном права подразделения реализует его руководитель. Однако их часть, а также ряд полномочий он может делегировать своим подчиненным. Если такая система предусматривается при создании структурного подразделения, то в Положении должен быть определен порядок передачи прав и наделения полномочиями рядовых сотрудников подразделения.

В разделе "Взаимодействие" Положения о структурном подразделении основной акцент делается на регламентацию встречных действий, а именно, на организацию передачи и получения различной информации, односторонних действий в адрес функционального структурного подразделения.

В процессе решения задач, поставленных перед структурным подразделением, выполнения возложенных на него функций и реализации предоставленных ему прав, оно взаимодействует с другими структурными подразделениями организации.

Как правило, связи между структурными подразделениями выражаются в совершении:

– совместных действий;

– согласованных действий;

– встречных действий;

– односторонних действий.

По сути, эти виды действий отображают вертикальные и горизонтальные связи между структурными подразделениями организации.

Что касается совместных и согласованных действий, то они чаще всего формулируются как функции и выносятся в соответствующий раздел Положения. Более детально они могут регламентироваться в специальных локальных нормативных актах..

Встречные действия обычно описываются по схеме "предоставление – получение" или "передача – получение" информации и материальных ценностей. Если связи устойчивые, то в этом же разделе по каждой связи можно определить периодичность и сроки предоставления и получения сведений, документов или ценностей.

Раздел "Взаимодействие" (он может называться "Взаимоотношения" или "Функциональные связи") оформляется текстовым или матричным способом. Последний способ оформления более наглядно и структурировано отражает связи между структурными подразделениями.

Если в Положение включается раздел "Руководство", то в нем целесообразно даются ответы на следующие вопросы:

1. Кто осуществляет руководство подразделением? Этому вопросу может быть посвящен только один пункт, например:

"7.1. Руководство деятельностью финансового отдела осуществляет начальник финансового отдела".

2. В каком порядке осуществляется назначение на должность руководителя структурного подразделения и освобождение от этой должности? Если порядок назначения простой, то формулировка может быть следующей:

"7.2. Назначение на должность начальника отдела кадров и освобождение от должности осуществляется приказом генерального директора".

3. Каков порядок замещения руководителя структурного подразделения во время его отсутствия? Прежде всего, здесь определяется, имеет ли руководитель структурного подразделения штатного заместителя или заместителей.

4. Какие обязанности возложены на руководителя структурного подразделения в связи с руководством подразделением и какими правами он наделен?

Раздел "Ответственность" желательно формулировать по принципу ретроспективной ответственности. Ретроспективная или негативная ответственность – это ответственность за действия, не соответствующие правовым установлениям. Она выражается в наборе санкций или мер юридической ответственности за совершенные действия.

При определении персональной ответственности руководителя структурного подразделения основной акцент должен быть сделан на ответственности, связанной с руководством подразделением.

В этом разделе Положения желательно зафиксировать, что ответственность работников подразделения устанавливается должностными инструкциями.

В некоторых случаях целесообразно конкретизировать, к какому виду ответственности могут быть привлечены работники подразделения. Естественно, что работодатель самостоятельно может привлечь работников только к дисциплинарной и материальной ответственности. Однако предупредить работников о том, что за административные правонарушения и уголовные преступления, совершенные в ходе выполнения ими функций, возложенных на подразделение, они могут быть привлечены к административной и уголовной ответственности не помешает.

В Положении о структурном подразделении могут также решаться следующие вопросы, связанные с организацией деятельности подразделения:

1. Условия работы подразделения.

Положение о структурном подразделении нуждается в таком разделе, если режим работы в структурном подразделении отличается от установленного в Правилах внутреннего трудового распорядка.

2. Оценка деятельности подразделения.

Этому вопросу может быть посвящен отдельный раздел Положения. В нем целесообразно определить объекты оценки и ее критерии.

3. Контроль и проверка деятельности подразделения.

В этом разделе Положения определяется, кто контролирует деятельность подразделения, как осуществляются проверки, какие меры принимаются по итогам проверок, как они оформляются и другие вопросы. Такой раздел целесообразно включать в Положение, определяющее правовые и организационные основы деятельности подразделения, наделяемого значительной свободой принятия решений, в том числе и в отношении выделенных подразделению материальных и финансовых ресурсов.

4. Имущество подразделения.

Посвящать этому вопросу специальный раздел в Положении имеет смысл в том случае, если в ведение подразделения передается дорогостоящее имущество. В остальных случаях достаточно сделать отсылку к документам, в которых перечисляется состав имущества, переданного подразделению для выполнения возложенных на него функций.

5. Делопроизводство и отчетность подразделения. Если такой раздел включается в Положение о структурном подразделении, то в нем решаются вопросы об использовании бланков организации, о порядке подготовки документов, о правилах использования печати структурного подразделения и различных штампов. Определяя порядок предоставления отчетов о деятельности подразделения необходимо решить, в какой форме готовятся отчеты, кто, в какие сроки и с какой регулярностью представляет их руководству организации.

6. Заключительные положения. Данный раздел целесообразно включать в Положение о структурном подразделении тогда, когда некоторые вопросы остались неурегулированными и они не могут быть включены ни в один из рассмотренных выше разделов.

С Положением о структурном подразделении должны быть ознакомлены работники этого подразделения. Для этого на последней странице приводится, например, следующая таблица:

Таблица 3 – Таблица для подтверждения ознакомления с Положением о структурном подразделении

Такая же таблица может быть положена в основу отдельного листа ознакомления, который хранится в отделе кадров или ином подразделении, отвечающем за ознакомление работников, в том числе принимаемых на работу, с локальными нормативными актами организации.

Штатное расписание

Штатное расписание – правовой акт, регламентирующий штатную численность организации, состав должностей и размер оплаты труда. Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" унифицированная форма № Т-3 "Штатное расписание" применяется во всех организациях независимо от форм собственности для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц и утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.

Рисунок 6. – Штатное расписание. Форма Т-3.

В практической деятельности предприятий и их руководителей можно встретить самые различные подходы к составлению, утверждению и использованию штатных расписаний.

Есть руководители предприятий, которые считают, что им штатные расписания не нужны, что они вправе набирать любое количество работающих, не связывая себя никакими обязательствами по их должностному, профессиональному или квалификационному составу, равно как и по оплате работников, занимающих те или иные должности.

Такая точка зрения и практика нередки на предприятиях, созданных в ходе реформирования экономики, особенно на малых предприятиях, принадлежащих частным лицам или обществам с ограниченной ответственностью.

Есть и другая практика, когда штатные расписания охватывают полностью весь персонал предприятия и переутверждаются при каждом изменении его численности или структуры, т. е. штатное расписание подгоняется под фактическую численность персонала.

Между этими полярными подходами существует множество промежуточных вариантов. Такая ситуация нередко вызывает споры, особенно между специалистами предприятий и различных контролирующих их организаций.

Штатное расписание как нормативный документ предприятия фиксирует в сводном виде сложившееся на предприятии разделение труда между работниками, описанное в должностных (рабочих) инструкциях

Штатное расписание – не просто документ, производный от должностных инструкций. Будучи составленным, оно начинает играть весьма активную роль в эффективном использовании работников.

Штатное расписание – не алфавитный указатель имеющихся на предприятии должностей, а, как правило, оно группирует должности по подразделениям и позволяет сравнивать эти подразделения по численности занятых в них работников, набору должностей и квалификационных групп, уровню оплаты одноименных должностей и квалификационных групп. Такое сравнение заставляет вернуться к анализу загрузки работников, объема и качества выполняемых ими работ, целесообразности разделения и кооперации труда и к уточнению должностных инструкций, а от них – к структурному делению предприятия на те или иные подразделения, вопросам нормирования и качества труда. Особенно полезно для руководителей предприятий соотносить фактическую численность работающих (по подразделениям, в разрезе должностей) с тем, что предусмотрено по штатному расписанию.

Трудовой Кодекс РФ не предусматривает обязательного наличия штатного расписания в любой компании, но согласно постановления Роскомстата, для всех форм собственности распространяется необходимость учета первичной документации по учету оплаты труда. Найм сотрудников по трудовому договору (вне зависимости от того, является ли место работы основным или по совместительству), происходит на основании штатного расписания, в котором обязательно указывается структурное подразделение и должность сотрудника.

Должностные инструкции

Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

Первичным элементом структуры управления является служебная должность. Формирование системы должностей зависит от объема, состава, характера функций, выполняемых в организации, от сложившегося разделения и кооперации труда работников.

Должностные инструкции играют организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Они позволяют обеспечить четкое разграничение обязанностей и прав между работниками, исключить параллелизм в выполнении отдельных работ, позволяют обеспечить взаимосвязь в работе сотрудников, занимающих различные должности. Кроме того, они позволяют осуществить объективную оценку деятельности работников, являются нормативной основой для применения к ним мер воздействия. При разработке должностных инструкций необходимо обеспечить единый подход к их строению, формулировке содержания разделов, последовательности их изложения. При этом они должны отражать весь круг должностных обязанностей, полномочий и ответственности работника, иметь четкие и краткие формулировки, быть гибкими и динамичными.

Должностные инструкции разрабатываются на все должности, которые предусмотрены штатным расписанием, кроме должности руководителя подразделения, деятельность которого регламентирует положение о подразделении.

Рисунок 7. Обязательные реквизиты должностной инструкции

Должностные инструкции разрабатываются на основе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих.

Должностная инструкция подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем организации или заместителем руководителя, курирующим данное подразделение. Визируются должностные инструкции руководителями заинтересованных подразделений, руководителем службы персонала, юристом, а также другими должностными лицами, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения.

После утверждения на подлиннике должностной инструкции работник проставляет ознакомительную визу: С инструкцией ознакомлен, дата, подпись. Текст должностной инструкции, как правило, состоит из разделов:

1. Общие положения.

2. Должностные обязанности.

4. Ответственность.

5. Взаимоотношения.

Раздел "Общие положения" включает:

– наименование должности с обозначением структурного подразделения;

– должностное лицо, которому непосредственно подчиняется работник;

– порядок назначения на должность и освобождения от должности;

– перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник, занимающий данную должность;

– квалификационные требования;

– требования к специальным знаниям и навыкам.

В разделе "Должностные обязанности" устанавливается конкретное содержание деятельности работника. В разделе указывают:

– участок работы, закрепленный за работником;

– виды работ, выполняемых работником.

При перечислении обязанностей их следует разбить на группы:

– обязанности по разработке, подготовке или участию в составлении документов по конкретным вопросам, находящимся в компетенции работника;

– обязанности по своевременному и качественному сбору, обработке, анализу и использованию информации (сводок, отчетов, правок, устной информации и т.п.);

– обязанности по использованию работником организационных, методических, контрольно-инспекторских и других форм работы;

– обязанности по соблюдению сроков выполнения конкретных действий.

В разделе "Права" устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие реализацию возложенных на него обязанностей:

– право принимать решения, давать указания по конкретным вопросам, самостоятельно подписывать документы в пределах компетенции;

– право обращаться с предложениями к вышестоящему руководителю;

– право представительствовать от имени подразделения или организации в других организациях и пределы представительства;

– право участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к деятельности работника;

– право требовать необходимую для выполнения возложенных функций информация (статистическую, экономическую, управленческую и др.);

– право требовать определенных действий от других работников.

В разделе "Ответственность" устанавливаются критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника. Критериями оценки являются объективные показатели, характеризующие качество и своевременность выполнения работы. Ответственность работника определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной.

В разделе "Взаимоотношения" указывается:

– от кого, в какие сроки и какую информацию получает работник;

– кому, какую и в какие сроки представляет;

– с кем согласовывает проекты подготавливаемых документов;

– с кем осуществляет совместную подготовку документе;

– другие вопросы информационных взаимосвязей работника с другими подразделениями, лицами, организациями.

Согласованная и утвержденная должностная инструкция шнуруется, нумеруется и заверяется печатью организации. Должностные инструкции обязательно регистрируются с присвоением регистрационного номера. В организации должен вестись журнал регистрации должностных инструкций, реквизитами которого являются дата утверждения должностной инструкции, ее номер, наименование должности, по которой составлена должностная инструкция. Оригинал должностной инструкции хранится по месту ее разработки или в кадровой службе организации в соответствии с номенклатурой.

Работник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией под роспись. Как правило, подпись работника проставляется на лицевой стороне последнего листа должностной инструкции и может выглядеть следующим образом:

Лист ознакомления должен быть рассчитан на количество работников, до сведения которых будет доводиться должностная инструкция в течение времени ее действия. Кроме того, возможно ведение журнала ознакомления работников с должностной инструкцией.

Также могут использоваться листы ознакомления различных форм, которые шнуруются и нумеруются вместе с должностной инструкцией:

Рекомендуется делать копию должностной инструкции и выдавать ее под подпись работнику для хранения на рабочем месте Расписка в получении экземпляра должностной инструкции в этом случае включается в состав реквизитов листа ознакомлена работников с должностной инструкцией:

В качестве альтернативного варианта оформления должностной инструкции возможно создание для работников персональных должностных инструкций в качестве приложения к трудовому договору. Тогда в них прописываются индивидуальные должностные обязанности, отличные от общеустановленных по данной должности. Рекомендуется хранить такие инструкции в личных делах работников, а экземпляр инструкции выдавать работнику на руки вместе с экземпляром трудового договора.

При возникновении необходимости в должностную инструкцию могут быть внесены изменения. Причины для внесения изменений могут быть различными:

– изменение структуры организации;

– перераспределение функций между работниками подразделения;

– сокращение численности или штата работников организации;

– изменение законодательства и т.п.

Являясь локальным нормативным актом, должностная инструкция может быть подвергнута изменениям, которые вносятся в общем порядке, рассмотренном выше. Однако при этом должностная инструкция раскрывает понятие трудовой функции работника, закрепленной в трудовом договоре, а трудовая функция работника не подлежит изменению в ином порядке, кроме как по соглашению сторон трудового договора.

Особенности внутриорганизационных нормативно-методических документовна примере конкретной компании

В рамках практической деятельности часто приходится сталкиваться с различными недостатками в оформлении внутриорганизационной документации. Далее приведу один пример из практики.

В ООО "ЕТА" существует широкий спектр нормативно-правовой документации, предусмотренный действующим российским законодательством.

Деятельность организации регулируется Уставом. Устав ООО "ЕТА" утвержден в соответствии с действующим российским законодательством. На каждом листе прошитого устава стоит печать "ПРОВЕРЕНО". На титульном листе устава ООО "ЕТА" указаны все реквизиты в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.

Формально, никаких проблем не было выявлено, однако, нашелся распространенный недостаток.

На практике часто выявляется слабое отражение в Уставе регулирования имущественных вопросов, особенно принципа распределения прибылей. В дальнейшем этот факт может затормозить ряд административных вопросов, касающихся развития организации. Именно данный недостаток был обнаружен в Уставе ООО "ЕТА".

Ограничение полномочий руководства дает ключ к пониманию внешней нерешительности генерального директора. Собственники защищаются от возможных поползновений со стороны наемного управленческого персонала в следующих формах:

– ограничение сферы принимаемых решений, запрета на самостоятельные стратегические ходы;

– лимита величины самостоятельно заключаемой сделки;

– эксклюзивных прав участников.

Уставной фонд во многих организациях выражен в реальных деньгах, а не в виде акционерного капитала, ценных бумаг и т.д. Это распространенная практика.

Так как уставной фонд является неприкосновенным запасом компании на случай погашения претензий кредиторов, поэтому необходимо более подробно проанализировать, как зафиксирована позиция сохранности уставного фонда в Уставе.

Несмотря на ряд ограничений компетенций генерального директора ООО "ЕТА", генеральный директор, согласно уставу, наделен большим количеством полномочий. Следует особо выделить тот факт, что в уставе не прописаны ограничения суммы сделок.

Следующим документом рассмотрим штатное расписание.

В штатном расписании четко прописаны должность и сумма оклада для каждого сотрудника. Изучив штатное расписание организации мною было установлено, что в организации отсутствует система материального вознаграждения в виде бонусов или премий.

Рекомендуется разработать систему материального стимулирования, например, на базе плана продаж, на основе которого выплачивается ежеквартальные бонусы, либо внедрение системы премий на основе объема реализации. В качестве базы для начисления премии выступает сумма заказа, с которым работает сотрудник компании. За каждый заказ - 3% премиальных. Подобная система бонусов для сотрудников осуществляющих продажи стимулирует деятельность продающего персонала.

Все бонусы необходимо задокументировать отдельно или внести в штатное расписание организации.

Внести изменения в штатное расписание можно двумя путями.

1. Изменить само штатное расписание. Новое штатное расписание за следующим регистрационным номером утверждается приказом по основной деятельности.

2. Как правило, когда изменения, вносимые в штатное расписание, не существенны, их можно оформить посредством приказа по основной деятельности.

В случае если изменения вносятся в штатное расписание посредством приказа, то заголовок приказа может быть следующим:

– "О внесении изменений в штатное расписание";

– "Об изменении штатного расписания";

– "О частичном изменении штатного расписания".

В качестве основания в приказе могут быть указаны следующие причины:

– совершенствование организационной структуры компании;

– проведение мероприятий, направленных на улучшение деятельности отдельных структурных подразделений;

– реорганизация компании;

– расширение или сокращение производственной основы компании;

– изменение законодательства;

– оптимизация управленческой работы;

– планово-экономические расчеты отдела по работе с персоналом,

– устранение дублирования функций.

Рисунок 9. Процедура изменения штатного расписания

Перейдем к должностным инструкциям.

Должностные инструкции в организации были оформлены на общем бланке предприятия и содержали следующие реквизиты:

1. наименование предприятия (учреждения, организации),

2. гриф утверждения,

3. название вида документа,

4. заголовок к тексту,

6. место составления,

7. подпись,

Инструкцию подписывает коммерческий директор, утверждает генеральный директор.

На основании утвержденных должностных инструкций составляют трудовой договор с работниками.

В ходе анализа я заострила внимание на должностной инструкции коммерческого директора, далее я поясню почему. В ООО "ЕТА" в должностной инструкции коммерческого директора устанавливается сфера деятельности специалиста, порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности, замещение по должности во время отсутствия, определяются квалификационные требования, подчиненность специалиста и должностные лица, которыми он руководит.

В разделе перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться специалист в своей деятельности. Так же в нем определяются направления деятельности специалиста и перечисляются конкретные задачи, возложенные на специалиста; указывается форма его участия в управленческом процессе: руководит, утверждает, обеспечивает, исполняет, контролирует, согласовывает, представляет, курирует и прочее. В должностной инструкции определяются права, представляемые специалисту для выполнения возложенных на него функций и обязанностей и устанавливаются виды ответственности за несвоевременное и некачественное выполнение специалистом должностных обязанностей и не использование предоставленных ему прав. Перечисляется круг должностных лиц, с которыми специалист вступает в служебные отношения и обменивается информацией, указываются сроки получения и предоставления информации, определяется порядок подписания, согласования и утверждения документов.

После изучения всех вышеперечисленные аспектов было установлено, что права работника в должностной инструкции коммерческого директора в ООО "ЕТА" прописаны не достаточно четко и лаконично. Не оговорено с кем осуществлять совместную подготовку документов.

"Коммерческий директор может участвовать в подготовке проектов приказов, инструкций, указаний, а также смет, договоров и других документов, связанных с решением коммерческих вопросов совместно с генеральным директором".

В ООО "ЕТА" в должностных инструкциях, в том числе и в должностной инструкции коммерческого директора, отсутствовал пункт о прохождении повышения квалификации. Данный пункт необходим для того, чтобы сотрудник мог регулярно повышать уровень профессиональных знаний, это является важным условитем повышения эффективности труда в организации.

В ООО "ЕТА" должностная инструкция составляется в 3 экземплярах: первый хранится у генерального директора, второй – у коммерческого директора, третий – у работника. Должностные инструкции хранятся постоянно по месту разработки. В данном аспекте - все нормально.

Для внесения в должностные инструкции изменений и дополнений издается соответствующий приказ генерального директора, который доводится до работника под расписку. Заменены или заново утверждены, должностные инструкции могут быть в следующих случаях:

– при изменении наименования организации;

– при изменении наименования должности;

– при изменении фамилии работника, замещающего данную должность, если инструкция была именной.

При разработке должностных инструкций рекомендуется ввести соответствующее положение, в котором будет подробно оговорен порядок разработки, согласования, утверждения, введения в действие и хранения должностной инструкции работника, а также указаны лица, непосредственно отвечающие за эту разработку.

Положение о должностной инструкции позволяет упорядочить работу с инструкциями, сделать их унифицированными и четкими, обозначить порядок придания им юридической силы. Положение о должностной инструкции вступает в силу после его утверждения руководителем, и с этого момента все должностные инструкции должны соответствовать его требованиям.

Выводы

Большая часть нормативно-методических документов компании делится на два основных класса: положения об органах и подразделениях и положения о бизнес-процессах.

Обычно внутренние нормативные документы воспринимаются персоналом как система запретов. Желательно инспектировать систему внутренних нормативных документов с целью внести хотя бы несколько иных элементов регулирования: мотивирующих и разрешающих.

В числе самых важных номативно-методических документов организации находится устав. В уставе организации должны определяется наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью, а также содержаться другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида. В уставах некоммерческих организаций и унитарных предприятий, а в предусмотренных законом случаях – и других коммерческих организаций должны быть определены предмет и цели деятельности юридического лица.

Положение об организации – правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности. На основании положения действуют государственные и муниципальные некоммерческие организации, действующие за счет средств бюджета. В первую очередь это органы власти и управления.

Штатное расписание – правовой акт, устанавливающий штатную численность организации, состав должностей и размер оплаты труда.

Положение о структурном подразделении (коллегиальном или совещательном органе) – правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений и иных органов учреждения, организации, предприятия.

Должностные инструкции разрабатываются на все должности, которые предусмотрены штатным расписанием, кроме должности руководителя подразделения, деятельность которого регламентирует положение о подразделении Должностные инструкции разрабатываются на основе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих.

Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

Изучив особенности каждого из перечисленных выше документов может быть сформулирован вывод, согласно которому на сегодняшний день перед каждой организацией может возникнуть проблема правильного оформления документации, поэтому необходимо следить за введением изменений и дополнений в нормативные правовые акты Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам. Как правило, делопроизводством на предприятии занимается отдельная служба, в функции которой входит создание документации в соответствии с принятыми стандартами.

Литература

1. Гражданский Кодекс Российской Федерации

2. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"

3. Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" в ред. от 30.11.2011

4. Федеральный закон "Об акционерных обществах" (Об АО) от 26.12.1995 N 208-ФЗ с изм. и доп., вступ. в силу с 01.01.2012

5. Федеральный закон от 08.08.2001 N 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей" с изм. и доп., вступ. в силу с 01.01.2012

6. Антоненко Л.Д. Современное кадровое делопроизводство: теория и практика- М.: КНОРУС 2012.

7. Басаков М.И. Делопроизводство – М.:Норма, 2010.

8. Галахов В.В. Делопроизводство – М.: Кодекс, 2010

9. Джим Коллинз От хорошего к великому -. Стокгольмская школа экономики в Санкт-Петербурге, 2005.

10. Захаркина О.И. Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база – М.: Омега-Л, 2011.

11. Звягинцева П.Р. Документационное обеспечения управления – М.: Кодекс, 2009.

12. Левонченко О.Л. Кадровое делопроизводство- М.: норма, 2011.

13. Лопатин В.А. Менеджмент в российских компаниях – М.: Норма, 2010.

14. Лопатникова Е.А. Делопроизводство: образцы документов с комментариями. – М.: Омега-Л, 2009

15. Непогода А.В., Семченко П.А. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации -М: Омега-Л, 2009

16. Плешкевич Е.А. Основы общей теории документа. – Саратов: Изд. СГУ, 2009.

17. Рогожин М. Ю. Справочник по делопроизводству. – М.;Юстицинформ, 2009

18. Шиткина И.С. Правовое регулирование деятельности коммерческих организаций внутренними (локальными) документами. Комплект внутренних документов акционерного общества – М.: Городец – издат, 2009.

19. Друскат В. и Д. Уилер Лидер-фантом, или как руководить самоуправляемой командой?

20. Тихонов Д.Н. Внутренняя правовая работа

21. Яковлев Р.А. Штатное расписание как нормативный документ предприятия

22. Янкина В. Идеальная компания

Библиографическое описание:

Нестерова И.А. Нормативные документы делопроизводства [Электронный ресурс] // Образовательная энциклопедия сайт

Нормативно-методическое регулирование делопроизводства позволяет грамотно организовать всю систему делопроизводства в целом. Данное регулирование осуществляется с помощью нормативно-методической базы делопроизводства.

1.Нормативно-методическая база делопроизводства

В свете вступления в силу 1 июня 2018 года нового ГОСТ Р 7.0.97-2016 следует рассмотреть нормативно-методическое регулирование делопроизводства.

Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты .

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя следующее:

• законодательные акты Российской Федерации в сфере документации и информации;
• указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации в сфере делопроизводства;
• нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, регламентирующие вопросы документационного обеспечения;
• технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления;
• общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
• унифицированные системы документации; – нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.

Нормативная база делопроизводства в РФ основана на Федеральном законодательстве и ГОСТ. Последние являются основой для ведения делопроизводства в организациях.

Исходным правовым актом, определяющим государственную политику в сфере информационно-документационного обмена, является Конституция Российской Федерации. В Конституции РФ записано: "Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом..." . Это положение развито в важнейшем правовом акте – Федеральном законе "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ . Не менее важны положения федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ "О стандартизации в Российской Федерации".

Гражданский кодекс РФ установил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. В ряде статей ГК установлены требования к содержанию устава и учредительного договора, на основании которого действуют юридические лица. Кодексом РФ об административных нарушениях предусматриваются административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

Уголовный кодекс РФ установил уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией. Ряд законодательных актов Российской Федерации (Законы "О Государственном гербе Российской Федерации", "Об электронной цифровой подписи", "О коммерческой тайне", "Об архивном деле в Российской Федерации", "О бухгалтерском учете" и др.) содержит нормы, которые должны учитываться при составлении, оформлении и хранении деловых документов.

Действующим законодательством регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи, в том числе электронной почты, Интернета, требования к защите информации, приданию документам юридической силы (официальности) и т. д.

Указы Президента РФ относятся к числу нормативных актор регламентирующих делопроизводства. Перечислим ключевые Указы имеющие отношение к регламентации делопроизводства в РФ:

• Указ "Об утверждении Положения об Архивном фонде РФ";
• Указ "Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне".

Постановления Правительства РФ, регламентирующие делопроизводства регулирую различные аспекты документооборота. Самыми важными постановлениями правительства РФ в этой сфере являются:

• "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи";
• "Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности";
• "О развитии единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации".

Особенности ГОСТ Р 7.0.97-2016

Вступивший в силу в 1 июля 2018 года ГОСТ имеет ряд особенностей, которые необходимо рассмотреть подробно. Итак, новый ГОСТ вступил силу согласно Приказу Росстандарта от 25.05.2017 N 435-ст "О внесении изменений в Приказ Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст "Об утверждении национального стандарта Российской Федерации".

Новый ГОСТ направлен на регламентацию следующих аспектов документооборота:

• состав реквизитов документов и бланков;
• правила их оформления реквизитов документов и бланков;
• виды и образцы бланков, схемы расположения реквизитов на деловых бумагах;
• правила создания документов.

Особенности ГОСТ 7.0.97-2016

	Требования к документам и работе с ними по ГОСТ 7.0.97-2016	Новшества ГОСТ 7.0.97-2016
	При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют	Некоторые реквизиты, которые были в предыдущем ГОСТ Р 6.30-2003, в новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 не включены.
	Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа	Появились новые реквизиты, в числе которых: наименование структурного подразделения – автора документа и наименование должности лица – автора документа.
	Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны
	Предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов документа являются: Times New Roman N 13, 14; Arial N 12, 13; Verdana N 12, 13; Calibri N 14 и приближенные к ним
	Абзацный отступ текста документа – 1,25 см
	Текст документа печатается через 1 – 1,5 межстрочных интервала. Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала
	Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа). Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см. Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см
	Может быть предусмотрено выделение реквизитов "адресат", "заголовок к тексту" или "подпись", а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом
	Нормативные правовые акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом.

2. Разработка нормативных документов по ДОУ

Грамотно документировать информацию и эффективно вести работу с документами можно только при нормативной регламентации технологических процессов работы с документами внутри организации.

Основным нормативным документом по делопроизводству в организации является инструкция по делопроизводству (или документационному обеспечению управления), устанавливающая единые правила составления, оформления документов и работы с ними. В соответствии с этим можно сделать вывод, что данный документ должен быть разработан в каждой организации, предприятии, учреждении.

Инструкция по делопроизводству должна базироваться на действующем законодательстве в сфере документации и информации (т.е. на нормативно-методической базе делопроизводства) и отражать специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации. Другими словами можно сказать, что инструкция по делопроизводству организации всегда индивидуальна и учитывает все особенности как состава документов, так и технологии их обработки.

Перед разработкой данной инструкции необходимо изучить основные правовые акты и нормативные документы в сфере документации и информации, извлечь их них полезные сведения, а также проанализировать порядок работы с документами в конкретной организации. Создавая такую инструкцию, можно воспользоваться Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и взять из нее структуру и отдельные общие моменты, обязательные для любой организации. Затрагивая структуру инструкции по делопроизводству можно сказать, что она как минимум должна состоять из трех частей: общие положения, документирование управленческой деятельности, организация работы с документами, – а также содержать приложения.

Кроме инструкции по делопроизводству в организации должны быть также утверждены положение о службе документационного обеспечения управления, устанавливающее статус, функции, права, обязанность и ответственность данного структурного подразделения, и должные инструкции.

Порядок систематизации документов закрепляется в номенклатуре дел, которая используется при формировании дел, проведении экспертизы их ценности, передачи на архивное хранение, и является обязательным документом для любой организации.

Также в организации могут применяться и другие документы, регламентирующие работу в сфере документационного обеспечения управления. Как правило, отдельной инструкцией устанавливаются правила работы с документами ограниченного доступа. Требования к составлению и оформлению документов, к текстам документов могут устанавливаться отдельными документом – правилами составления и оформления документов.

Литература

1. Басаков М.И. Современное делопроизводство: – М.: Ростов-на-Дону Феникс 2007
2. Конституция Российской Федерации
3. Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016: как с 1 июля 2018 года заверять копии трудовых книжек, как оформлять приказы, как ставить печати [Электронный ресурс] // Консультант Плюс – Режим доступа: http://www.consultant.ru/law/hotdocs/49855.html/
4. Приказ Росстандарта от 25.05.2017 N 435-ст "О внесении изменений в приказ Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст "Об утверждении национального стандарта Российской Федерации"

Конституция Российской Федерации и кодексы Российской Федерации в регулировании работы с документами и информацией. Законодательство Российской Федерации в области информационной политики. Правовое регулирование архивной деятельности. Правовое регулирование кадрового делопроизводства. Правовое регулирование работы с информацией, составляющей персональные данные. Правовое регулирование работы с документами, составляющими государственную и иную охраняемую законом тайну (конфиденциальная информация). Правовое регулирование использования изображений Государственного герба Российской Федерации, государственного языка Российской Федерации и иных языков народов Российской Федерации в документах. Правовое регулирование работы с обращениями граждан. Правовое регулирование электронного документооборота. Государственные стандарты в области работы с документами и информацией. Особенности регулирования делопроизводства в органах государственной власти и управления.

Работа с документами неизбежно требует регламентации всего комплекса выполняемых процедур – от момента создания документов до их хранения.

Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности организации, а также деятельности службы делопроизводства: её структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативно-методическую базу делопроизводства составляют:

законодательные акты РФ в сфере информации и документации;

указы и распоряжения Президента РФ, постановления Правительства РФ;

нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, регламентирующие правовые вопросы документационного обеспечения управленческой деятельности;

государственные стандарты на документы;

общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

нормативные правовые акты организации, а также методические документы по делопроизводству, разработанные в организации.

В нормативно-методическую базу делопроизводства входят также законодательные акты субъектов РФ и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов РФ.

Основным законом государства является Конституция РФ , 12 декабря 1993 г., она обладает высшей юридической силой и устанавливает основы политической, правовой и экономической систем на всей территории РФ. В Конституции РФ имеется ряд статей, посвященных вопросам работы с документами и информацией. Например, в ст. 29 - закреплено право каждого гражданина свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом; в ст. 24 - гарантировано право ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы, если иное не предусмотрено законом.

Вопросы работы с документами и информацией нашли отражение и во всех кодексах РФ.

Особенно много статей, посвященных документам, содержатся в Гражданском кодексе РФ, регулирующем гражданские правоотношения и устанавливающем виды и разновидности документов, создаваемых в процессе этих правоотношений. Ст. 52 - посвящена учредительным документам юридических лиц (названы виды документов - учредительный договор, устав, положение и порядок придания им юридической силы (например, устав утверждается его учредителями).

Много указаний на порядок документирования и виды документов содержат статьи Трудового кодекса РФ. Значительная его часть освещает процесс документирования трудовых взаимоотношений. В ст. 40 дано определение коллективного договора как правового акта, регулирующего социально-трудовые отношения в организации или у индивидуального предпринимателя и заключаемого работниками и работодателем в лице их представителей. Глава 14 ТК РФ затрагивает вопросы защиты персональных данных работника. В ней содержаться определения терминов «персональные данные работника» и «обработка персональных данных работника» (ст. 85), прописаны общие требования к обработке, защите, хранению, использованию и передаче персональных данных (ст. 86 - 88).

Статьи Уголовного кодекса РФ устанавливают уголовную ответственность за преступления в сфере документационного обеспечения управления и информационной сфере. Например, в ст. 183 предусматривает ответственность за незаконное получение и разглашение сведений, составляющих коммерческую, налоговую или банковскую тайну, в том числе и путем похищения документов.

В КоАП (ст. 13, 20) к правонарушениям относится несоблюдение правил хранения, комплектования, учета, использования архивных доков.

Федеральные законы

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".

Федеральный закон от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ "О государственном языке Российской Федерации".

Федеральный закон от 25.12.2000 № 2-ФЗ «О Государственном гербе Российской Федерации».

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи" регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций;

Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (утрачивает силу с 01 июля 2012 г.).

Федеральный закон от 21.07.2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» (ст. 25 устанавливает порядок составления заявки на участие в конкурсе в электронной форме в соответствии со ст. 160 Гражданского кодекса РФ либо в бумажной форме в запечатанном конверте).

закон от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании» - определяет порядок проведения работ по стандартизации, виды документов по стандартизации и их применение, осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением требований государственных стандартов, ответственность за нарушение положений закона, порядок финансирования работ по стандартизации и др.

Основным законом, регулирующим порядок создания и использования информации (информационных ресурсов), является Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (с изм. на 06.04. 2011) - Закон устанавливает правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, определяет основные понятия в сфере информационных технологий, например: Документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством РФ случаях ее материальный носитель. Закон регулирует отношения, возникающие при: осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации; применении информационных технологий; обеспечении защиты информации (ст. 5 - закреплено разделение информации в зависимости от категории доступа к ней на общедоступную и информацию ограниченного доступа).

Федеральный закон от 22.10 2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в РФ в интересах граждан, общества и государства. В настоящем законе даются основные понятия: архивный документ, уникальный документ, экспертиза ценности документов и т.д.

Указы и распоряжения Президента РФ, постановления Правительства РФ.

Постановление Правительства от 15.06.2009 № 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" - устанавливают единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, кроме того, устанавливает общие требования организации работы с электронными документами в федеральных органах исполнительной власти и др.

Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 "О трудовых книжках" (с изменениями на 19 мая 2008 г.)

Распоряжение Правительства РФ от 21.03.1994 № 358-р "О сохранности документов по личному составу высвобождаемых работников";

Постановление Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации";

Постановление Правительства РФ от 04.09.1995 № 870 "Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности";

Указ Президента РФ от 30.11.1995 № 1203 "Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне";

Указ Президента РФ от 06.03.1997 № 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера";

Постановление Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации";

Постановление Правительства РФ от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении положения о системе межведомственного электронного документооборота».

Постановление Правительства Республики Коми от 20.09.2011 № 396«Об организации межведомственной системы электронного документооборота» - порядок работы, безопасность системы…

Распоряжение Правительства РФ от 12.02.2011 № 176-р «Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности» - табличная форма со сроками выполнения.

Правила оказания услуг почтовой связи, утверж. Постановлением Правительства.

Доки федеральных органов исполнительной власти

Главархивом СССР в 1988 г. разработан и внедрен важный для грамотной организации делопроизводства в организации документ « Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ)» (одобрена коллегией Главархива СССР от 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 23.05.1988 № 33). Опубликована в 1991.

ГСДОУ – совокупность правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и работе с документами в органах государственного управления и в организациях. Цель ГСДОУ - упорядочение доборота орг-ций, сокращение кол-ва и повышение качества доков, создание благоприятных условий для применения техн. средств и соврем. технологий сбора, обработки, использования и хранения инф-ции, совершенствование работы аппарата управления.

Основные Правила работы архивов организаций , одобренные решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г. - распространяются на архивы гос. организаций, а также обязательны для всех негосуд. орг-ций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования доков АФ РФ, отнесенных к гос. собств-ти. Данные Правила устанавливают виды архивов, основные задачи и функции, права и обязанности архивов.

Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76 утверждены Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти - разработаны в целях оптимизации процедуры и порядка разработки федеральными органами исполнительной власти инструкций по делопроизводству, определения их структуры и содержания и применяются федеральными органами исполнительной власти и их территориальными органами.

"Квалификационный справочник должностей руководителей , специалистов и других служащих" (утв Постановлением Минтруда 1998) является нормат доком и рекомендуется для наименования должностей и предъявляемых к ним квалификационных требований.

Приказ Минкультуры от 25 августа 2010 г. № 558"Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранени я"

Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"

Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек"

Приказ Росархива от 19 января 1995 г. № 2 "Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия "

Приказ Росархива от 18 августа 1992 г. № 176 "О Примерном положении об архиве государственного учреждения, организации, предприятия"

Классификаторы - ОКУД (содержит коды УФД) и ОКПО (коды предприятий и орг-ций)

ГОСТы

1. ГОСТ Р 6.30-2003 "УСД. УСОРД. Требования к оформлению доков". Стандарт распространяется на орд- устанавливает состав реквизитов доков, требования к их оформлению и требования к содержанию информации бланка.

2. ГОСТ Р 51141-98. Дп и арх дело. Термины и опред-ния

3. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Нац стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотеч и издательскому делу. Управление доками. Общие треб-ния. Утв приказом Фед агентства по технич регулированию и метрологии 2007.

Стандарт регулирует процессы управления доками гос, коммерч и общест организаций, предназначаемыми для внутр или внешнего пользования. Положения стандарта являются рекомендациями по созданию систем управления доками, включению в нее доков, а также обеспечению соответствия доков установленным в стандарте характеристикам(аутентичность, достоверность, целостность, пригодность для использования).