Отчетная документация. Организация работы с документами Отчетная документация предприятия

Отчетную документацию составляют документы, содержащие сведения о результатах деятельности учреждения, организации, предприятия за определенный период времени – год, полугодие, квартал, месяц, декада отчетная документация в деятельности предприятия и государства выполняет функции обратной связи, позволяя сопоставлять полученные результаты с показаниями, намеченными планом или программой.

Анализ отчетных документов дает возможность руководству корректировать деятельность как самой организации, так и подведомственных подразделений (совершенствовать структуру управления, характер и содержание выполняемых работ, кадровый состав, обеспечение организации финансовыми, материальными и иными ресурсами).

Отчетная документация учреждения, организации, предприятия сосотоит виз нескольких комплексов документов:

государственная статическая отчетность;

ведомственная отчетность;

внутриучрежденческая отчетность.

Формы документов государственной статической отчетности разрабатываются Госкомстатом России и являются обязательными для всех учреждений, организаций, предприятий.

Порядок становления оформления документов государственной статистической отчетности установлен «положением о порядке представления государственной статистической отчетности в РФ», утвержденным Госкомстата от 14 августа 1992 года №130.

Формы документов ведомственной отчетности разрабатывают Министерства и ведомства, Федеральные органы исполнительской власти, выполняющие функции органов межотраслевой координации, разрабатывают формы ведомственной отчетности, обязательные для всех учреждений, организаций, предприятий. Например Центральный банк РФ, Государственная Налоговая служба РФ, Министерство финансов РФ разрабатывают формы бухгалтерского учета и отчетности, налоговой отчетности, обязательные для всех организаций.

Кроме государственной статической и ведомственной отчетности, в каждом учреждении составляется внутренняя отчетность о выполнении плановых заданий, разовых поручений руководства или поручений вышестоящих организаций.

Отчетные докуме6нты могут составляться по различным направлениям деятельности организации: о результатах функциональной деятельности подразделений и организаций в целом, о результатах научно-исследовательской деятельности, командировках, о результатах рекламной деятельности, о выполнении отдельных, разовых мероприятий или заданий руководства и т.д.

Составление и оформление отчетных документов.

Отчет – документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени, выполнении мероприятий, поручений, заданий, представляемый руководителю структурного подразделения, организации (предприятия) или вышестоящему органу.

Государственная статическая и ведомственная отчетность составляется на основе унифицированных форм и в соответствии с утвержденными нормативными документами, предписывающими порядок их составления и оформления.

Внутриучрежденческая отчетность составляется в относительно свободной форме, порядок ее составления и оформления аналогичен другим управленческим документам.

Отчеты составляются на общем бланке или стандартном листе бумаги.

Обязательными реквизитами отчета или справки отчетного характера являются: наименование организации, наименование подразделения (если это отчет или справка о работе подразделения), название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения (на отчетах) или резолюция руководителя (на справке отчетного характера).

В заголовке отчета указывается:

Наименование органа или должностного лица, о результатах деятельности которых сообщается в документе («Отчет о работе отдела …»; «Отчет о работе аттестационной комиссии …»).

В отчете дается описание выполненной работы и заключение, в котором анализируются ее итоги и излагаются выводы и предложения.

Если отчет содержит результаты, которые ранее планировались, последовательность отчета должна соответствовать последовательности расположения заданий в плановом документе.

Отчеты о работы структурных подразделений подписываются руководителем подразделения, отчеты о работе организации в целом подписываются руководителем подразделения и ответственным за подготовку отчета.

Отчеты о работе организации утверждаются руководителем организации или вышестоящим органом.

К отчету может прилагаться пояснительная записка и другие справочные материалы.

4. Общие правила оформления организационно-распорядительных документов

Общие правила оформления организационно-распорядительных документов включают требования к организационно-распорядительным документам, определяемые стандартом, и правилами оформления ОРД, определяемые №Альбомом форм унифицированных организационных документов унифицированная система организационно-распорядительной документации» подготовленные ВНИИДАД».

Протокол – документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решений коллегиальным органом.

В зависимости от вида заседания может быть выбрана одна из следующих форм протокола: краткая или полная.

Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, вопросы, реплики и замечания. Полный протокол применяется, когда необходимо подробное документирование заседания.

Протоколы оформляются на бланках образовательного учреждения или на обычной бумаге и содержат следующие реквизиты:

· Наименование образовательного учреждения.

· Наименование вида документа (протокол).

· Дата заседания.

· Номер документа.

· Место заседания.

· Гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению).

· Заголовок.

· Подписи.

Датой протокола является дата заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Если совещание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты его начала и окончания.

Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания. Нумерация протоколов ведется в пределах учебного года.

Заголовок к тесту протокола, как правило, отражает вид заседания или коллегиальной деятельности и согласуется с названием вида документа.

Протокол (чего?) заседания педагогического совета; (чего?) собрания трудового коллектива.

Текст протокола включает вводную и основную части. Вводная часть содержит постоянную информацию (т. е. слова "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали") и переменную (инициалы, фамилии председателя, секретаря и присутствующих). При необходимости указываются должности присутствующих, а также инициалы, фамилии, должности лиц, приглашенных на совещание.

При большом количестве участников заседания указывается только их общее количество, отдельно составляется полный список присутствующих, который оформляется как приложение к протоколу.

После слов "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали" ставится тире и перечисляются инициалы и фамилии в именительном падеже. Фамилии присутствующих располагают в алфавитном порядке и печатают через один межстрочный интервал.

В вводную часть протокола обязательно включается повестка дня. Она состоит из перечисления тем (вопросов), которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии выступающих (докладчиков).

Последовательность расположения тем определяется степенью их важности. Темы перечисляются в именительном падеже. Каждая тема повестки дня нумеруется арабской цифрой, ее наименование формулируют с предлога "О" или "Об". По каждому пункту указывается докладчик.

Доклад (отчет, сообщение, информация), наименование должности, инициалы и фамилию докладчика пишут в родительном падеже. Не рекомендуется включать в повестку дня тему "Разное". Каждая тема должна быть конкретизирована.

Текст основной части протокола составляется в соответствии с последовательностью тем, установленных повесткой дня, и содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня.

Каждый раздел состоит из трех частей: "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ" ("РЕШИЛИ"), которые печатаются от левого поля прописными буквами, для того чтобы выделить в тесте протокола записи речи основного докладчика, участников обсуждения темы и постановляющей части, формулирующей решение заседания.

В части "СЛУШАЛИ" излагается текст выступления. Каждую фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки

в именительном падеже.

Изложение записи выступления отделяют от фамилии дефисом, оно излагается от третьего лица единственного числа.

В части "ВЫСТУПИЛИ" фиксируются вопросы к докладчику. Они оформляются в протоколе с указанием фамилии и текста вопроса, а также ответа на него.

В части "ПОСТАНОВИЛИ" ("РЕШИЛИ") отражают принятое решение по обсуждаемой теме. Текст постановляющей части печатается полностью в любой форме протокола. Если решение содержит несколько действий, каждое из них излагается отдельным пунктом. Если один из пунктов содержит решение об утверждении обсуждавшегося на заседании документа, этот документ оформляется как приложение к протоколу (на нем должны быть указаны ссылка на номер и дату протокола)

Отчет – документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени . Отчетная документация учреждения состоит из нескольких комплексов документов: государственная статистическая отчетность; ведомственная отчетность; внутриучрежденческая отчетность.

Формы документов государственной статистической отчетности разрабатываются Министерством статистики и анализа Республики Беларусь и являются обязательными для всех учреждений, организаций и предприятий. Порядок составления и оформления документов государственной статистической отчетности устанавливаются постановлениями этого министерства.

Формы документов ведомственной отчетности разрабатываются министерствами и ведомствами. Национальный банк Республики Беларусь, Министерство по налогам и сборам и Министерство финансов представляют формы бухгалтерского учета и отчетности, налоговой отчетности, обязательные для всех организаций. Формы ведомственной отчетности готовят органы исполнительной власти, которые осуществляют отраслевое управление.

Государственная статистическая и ведомственная отчетность представляется в установленные сроки соответствующим территориальным органам. По срокам представления она может быть декадной, месячной, квартальной, полугодовой и годовой.

В каждом учреждении составляется внутренняя отчетность о выполнении планов, заданий, разовых поручений руководства или поручений вышестоящей организации. Такого рода отчетные документы составляются специалистами структурных подразделений и представляются на рассмотрение руководства данной или вышестоящей организации. Внутриучрежденческие отчетные документы могут называться: отчет или справка отчетного характера.

Государственная статическая и ведомственная отчетность составляется на основе утвержденных унифицированных форм и в соответствии с утвержденными нормативными документами. Внутриучрежденческая отчетность составляется в относительно свободной форме. Отчеты составляются на общем бланке или стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами отчета или справки отчетного характера являются: наименование организации, наименование подразделения (если это отчет или справка о работе подразделения), название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения (на отчетах) или резолюция руководителя (на справке отчетного характера).

В заголовке отчета указывается: наименование органа или должностного лица, о результатах деятельности которых сообщается в документе («Отчет о работе аттестационной комиссии…»; «Отчет о работе отдела…»); отчетный период (на 2001 г., за период с января по июнь 2000 г., за 1-й квартал 2000 г.).

В тексте дается описание выполненной работы, анализируются ее итоги и излагаются выводы и предложения. Если отчет содержит результаты работы, которая ранее планировалась, последовательность изложения отчета должна соответствовать последовательности расположения заданий в плановом документе. Датой отчета считается дата его утверждения руководителем организации или вышестоящим органом. К отчетам может прилагаться пояснительная записка.

Кадровая документация

Трудовые правоотношения предприятия с работником регламентируются Трудовым кодексом Республики Беларусь. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся:

· Трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работников;

· Приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);

· Трудовые книжки;

· Личные карточки формы Т–2;

· Личные дела;

· Лицевые счета по заработной плате.

Работа с кадровыми документами имеет свои особенности. Введены унифицированные формы документов:

· Приказ (распоряжение) о приеме на работу (ф.Т–1);

· Личная карточка (ф.Т–2);

· Учетная карточка научного работника (ф.Т–4);

· Приказ (распоряжение) о переводе (ф.Т–5);

· Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (ф.Т–6);

· Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (ф.Т–8).

Типовые формы распространяются на предприятия всех форм собственности на территории Республики Беларусь.

Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.

При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан относятся к категории конфиденциальной информации.

Прием на постоянную работу сопровождается составлением документов по следующей схеме (рисунок 4.1):

Заявление, чаще всего, пишется от руки, но организация может иметь и трафаретную форму. В заявлении указывается должность, структурное подразделение, куда работник устраивается, и условия приема. Оклад и дата приема на работу указываются в визах или в резолюции руководителя. Заявление подписывается, указывается дата.

Резюме и анкета составляются по требованию отдела кадров (департамента по персоналу). Анкета является обязательным документом при трудоустройстве на государственные предприятия.

Одним из основных документов, регулирующим правоотношения предприятия с работником, является трудовой контракт (договор). После подписания контракта издается приказ о приеме сотрудника.

На основании приказа о приеме оформляется личная карточка формы Т–2 или заводится личное дело, делается запись в трудовой книжке.

Копии приказа о приеме поступают в личное дело и в бухгалтерию, где поступившему работнику присваивается табельный номер, и на него заводится лицевой счет по зарплате.

Увольнение работника производится с оформлением документов по следующей схеме (рисунок 4.2):

Заявление об увольнении работник пишет за месяц до предполагаемого срока увольнения с работы и предоставляет его на согласование руководителю. Руководитель издает приказ по личному составу об увольнении, в соответствии с которым делается запись в трудовой книжке и в личной карточке ф.Т–2. Копии приказов поступают в личное дело работника и в бухгалтерию, где на основании приказа производится полный расчет с работником.

При переводе работника на другую должность в рамках предприятия порядок оформления документов осуществляется по следующей схеме (рисунок 4.3):

Руководитель предприятия или организации издает приказ по личному составу о переводе сотрудника на другую должность, на основании которого делается соответствующая запись с указанием новой должности в трудовой книжке и в личной карточке ф.Т–2. Копии приказа направляются в личное дело и в бухгалтерию, и в случае изменения оклада производится соответствующее изменение в лицевом счете по заработной плате.

Основные виды документов по

Резюме . В настоящее время распространенным документом при приеме на работу является резюме. Его особенностью является изложение сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке.

Реквизиты РЕЗЮМЕ: наименование вида документа, дата, текст, подпись, а также указываются данные об авторе (фамилия, имя, отчество, профессия, специальность, квалификация, домашний адрес, телефон).

Текст может состоять из разделов:

цель резюме – место, на которое претендует составитель;

образование;

трудовая деятельность;

специальные знания;

семейное положение.

Трудовые контракты . Документом, который фиксирует согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирует их, является трудовой контракт (договор). Трудовой контракт должен заключаться в письменной форме.

· место работы (наименование предприятия, куда принимается работник, его адрес);

· конкретную работу в соответствии с квалификацией по определенной профессии или должности, которую должен выполнять работник;

· дату начала работы и ее окончания, если заключается срочный трудовой контракт;

· оплату труда;

· обязанности предприятия по обеспечению охраны труда.

Контрактная форма найма, организации и оплаты труда распространяется на следующие категории работников:

· на постоянных работников;

· на временных работников;

· работающих на основном месте работы;

· работающих по совместительству.

В контракте определяются обязанности работника в соответствии с той профессией или должностью, на которую он принят, или делается ссылка на соответствующую должностную инструкцию, разработанную и утвержденную руководством предприятия.

Трудовой контракт может заключаться на неопределенный срок, на определенный срок не более 5 лет, на время выполнения определенной работы.

Контракт составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется печатью. Один экземпляр контракта хранится на предприятии, второй у работника.

Приказ по личному составу . Прием, увольнение и перевод сотрудников предприятия оформляются приказами по личному составу. Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «л/с» или «к». Приказы по личному составу относятся не только к распорядительной документации, но одновременно являются первичными учетными документами. Поэтому приказ по личному составу оформляется на общем бланке и одновременно информация фиксируется в унифицированной форме первичной учетной документации.

Реквизиты приказа: наименование организации, вид документа, дата, номер, место составления, заголовок, визы, подпись. Начинаются приказы по личному составу с глагола: принять, перевести, уволить, командировать, зачислить, назначить, который печатается прописными буквами. Затем с новой строки указывается фамилия, имя, отчество (полностью), название должности, наименование структурного подразделения, с какого числа и с каким окладом принять работника (например, приказ о назначении).

Приказ о приеме на работу оформляется также на бланке типовой межотраслевой формы №Т–1. Бланк размером А5 имеет лицевую и оборотную стороны. Приказ составляется в одном экземпляре, визируется и подписывается руководителем предприятия.

Приказ о прекращении трудового договора составляется на бланке формы №Т–8.

В графе «основание » указываются документы, послужившие причиной увольнения (заявление, докладная или объяснительная записка) или статья Трудового кодекса Республики Беларусь, соответствующая причине увольнения.

Все приказы визируются юристом и другим должностным лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом предприятия.

Все приказы по личному составу объявляются работнику под расписку. Отметка об ознакомлении с приказом проставляется самими работником и содержит подпись работника и дату ознакомления.

Приказы по личному составу хранятся 75 лет.

Трудовая книжка . На всех предприятиях, организациях независимо от форм собственности на работников ведутся трудовые книжки. Трудовая книжка относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы.

На титульном листе трудовой книжки указываются фамилия, имя, отчество работника полностью без сокращений, а также указывается дата рождения, которая содержит число, месяц и год.

Сведения об образовании и специальности или профессии указываются на основании соответствующих документов (аттестатов, дипломов, сертификатов, справок, если образование незаконченное высшее).

На титульном листе обязательно ставится подпись лица, выдавшего трудовую книжку, и печать предприятия, где она была заведена.

Все записи на последующих страницах трудовой книжки производятся в точном соответствии с приказом о приеме, переводе или увольнении. С каждой записью в трудовой книжке необходимо ознакомить ее владельца.

При увольнении трудовая книжка выдается работнику в день увольнения. Невостребованные трудовые книжки хранятся до востребования в сейфах не менее 50 лет.

Личная карточка . Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы №Т–2, которая заполняется на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу.

Все записи в карточке делаются на основании документов, предоставленных работником. На основании паспорта и записей в трудовой книжке заполняется раздел 1 «Общие сведения». Для заполнения раздела 2 «Сведения о воинском учете» данные берутся из военного билета работника.

Главным разделом карточки является раздел 3 «Прием на работу, назначения, перемещения». Записи в этом разделе должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника.

Личная карточка заводится на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилий работников.

Карточки уволенных сотрудников формируются в самостоятельное дело также по алфавиту (по трем первым буквам фамилий). Перед сдачей дела в архив все карточки должны быть пронумерованы, на них составляется внутренняя опись. Срок хранения личных карточек – 75 лет.

Личные дела . Совокупность документов, содержащих сведения о работнике, представляет собой личное дело (досье). Чаще всего, оно заводится на руководителей и ведущих специалистов.

В состав личного дела должны входить следующие документы:

1. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле. Она содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, заголовках, датах. Подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

2. Анкета или личный листок по учету кадров. Личный листок по учету кадров содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейное положение и др. Он заполняется от руки работником при поступлении на работу. Анкета отличается от личного листка тем, что подписывается не только самим лицом, поступающим на работу, но и сотрудником, ответственным за персонал предприятия.

3. Автобиография или резюме. На коммерческих предприятиях поступающие на работу, как правило, предоставляют резюме.

4. Копии документов об образовании. Можно снимать только с подлинников данных документов.

5. Копии документов об утверждении в должности. Помещаются в личные дела руководителей фирмы. (Копия протокола заседания Совета директоров или учредителей фирмы).

7. Трудовой контракт (договор). Он может входить в состав документов личного дела или храниться отдельно.

8. Дополнение к личному листу по учету кадров. Это документ, предназначенный для фиксирования изменений в трудовой и личной жизни сотрудника, произошедших после заполнения им личного листа по учету кадров (или анкеты).

9. Справки и другие документы, относящиеся к данному работнику (списки изобретений, научных трудов и пр.)

Личное дело заводят после издания приказа о приеме работника. Оно хранится инспектором по персоналу или секретарем-референтом в сейфе и выдается во временное пользование лишь определенным должностным лицам. Изменения в личные дела вносятся только лицами, ответственными за их ведение.

Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и хранится 75 лет.

Таким образом, составление и оформление кадровой документации – одна из наиболее важных сторон деятельности кадровой службы любой организации, а вопросы документирования трудовых отношений должны систематически контролироваться руководителем организации с учетом требований законодательства по архивному делу и нормативных документов по оформлению кадровой документации.

Правильное ведение документации важно для любой организации, поскольку позволяет грамотно заниматься основной деятельностью и не бояться налоговых и прочих проверок. Отчетные документы готовятся в разнообразных видах и формах. Разновидности документации отличаются в зависимости от типа компании, рода ее деятельности и многих других факторов.

Общее понятие

Отчетный документ отражает комплекс показателей с результатами работы компании за выбранный период. В отчетности могут содержаться таблицы с бухгалтерскими, статистическими и другими данными. Отчет - это итог работы по учету сведений.

Отчетные документы могут классифицироваться по видам, периодам, объему данных, степени их обобщенности.

Разновидности

По видам отчетность делится на:

• бухгалтерскую;
• статистическую;
• оперативную.

Бухгалтерская - это систематизированные данные об имуществе организации, ее финансах, результатах работы. Отчетные бухгалтерские документы готовятся по информации учетов.

Статистическая подготавливается по бухгалтерских и оперативных учетов.

Оперативная отчетность готовится по оперативным материалам за определенные временные интервалы - неделю, месяц, декаду и так далее. Эти сведения помогают вести за рабочими процессами в организации.

Регулярность подготовки отчетных документов может быть:

• внутригодовой - за день, пятидневку, декаду, месяц, квартал, полгода.
• годовой - это сводка за год.

Внутригодовая статистическая отчетность является текущей, а бухгалтерская - промежуточной.

Степень обобщения сведений в отчетности может быть различной. В зависимости от этого показателя отчеты бывают:

• первичными - они составляются непосредственно организацией;
• сводными - готовятся вышестоящими учреждениями.

Любая отчетность должна представлять достоверные данные о деятельности организации, ее финансовом положении, результатах работы, любых изменениях этих сведений.

Внешний вид и содержание

Формы отчетных документов утверждаются государственными нормативами.

В каждой компании ведется внутренняя отчетность, в которой предоставляются сведения о выполнении планов, поручений руководства. Эти отчеты готовят специалисты различных отделов компании и предоставляют руководству. Такая документация может называться отчетом или справкой.

Отчеты внутри учреждений делаются в произвольной форме. Они подаются на бумажных листах или на бланках организации.

В отчете обязательны следующие данные:

Текст отчета содержит полную информацию о совершенной работе, проведенном анализе итогов деятельности. Делаются выводы, при необходимости - вносятся предложения. Нередко к отчетам прилагают поясняющие записи. Дата отчета должна соотноситься с утверждением руководителем.

Служебные командировки

Отдельной разновидностью отчетности являются отчетные документы за проживание в гостинице в случаях служебных командировок специалистов.

В расходы на командировки входят траты на съем гостиничного номера. Согласно требованиям законодательства, компания обязана возместить сотруднику все расходы по оплате гостиничного номера.

Сотрудник, вернувшийся из командировки, предоставляет один из этих документов:

• счет;
• квитанцию.

Какой из этих документов будет наиболее верным и не вызовет вопросов у налоговых органов?

Если в гостинице не применяется контрольно-кассовое оборудование, то сотрудник гостиницы должен оформить специальный бланк. Назвать его можно по-разному: квитанция, чек, ваучер.

Требования к бланкам

В каждой гостинице существует свой бланк, но оформленный по утвержденным требованиям. Отчетные документы за проживание отвечают таким требованиям:

• на отчете содержатся реквизиты ее номер, серия, адрес, ИНН, печать);
• сам бланк изготавливается в типографии или с применением автоматизированных систем, защищенных от постороннего доступа и сохраняющих сведения в течение пяти лет;
• документу присваивается номер и серия.

Если работник предъявил документ, не отвечающий утверждённым требованиям, а компания его приняла и провела, при появлении претензий со стороны налоговых сотрудников организация сможет отстоять свои затраты в суде.

Если в гостинице есть касса

Обычно в гостиницах есть контрольно-кассовая техника. Тогда отчетные документы за проживание не заполняются, а сотруднику выдается кассовый чек. Именно он говорит о факте регистрации и оплате гостиничного номера.

К чеку может прилагаться счет или другой документ, приводящий данные о регистрации определённого сотрудника.

Если сотруднику вместо чека выдали приходно-кассовый ордер, в такой ситуации при составлении отчетности могут быть проблемы со стороны налоговых специалистов. Конечно, компания может отстоять свои интересы в суде, но процедура эта не слишком проста.

Квитанции к ПКО также предоставляется как отчетные документы за проживание в гостинице. Они также принимаются и обычно не вызывают лишних вопросов. Квитанции считаются официальными документами, которые удостоверяют факт принятия денег гостиничной администрацией.

В случае отсутствия документов

Бывают и такие ситуации, когда сотрудник не предоставляет ни одного документа. Тогда бухгалтер запрашивает из гостиницы справку о проживании конкретного лица. А в самой компании должны быть сведения о периоде командировки данного сотрудника.

Подобные нюансы могут привести к спорам с сотрудниками налоговых органов, которые разрешаются в суде обычно в пользу организации.

Ситуации непредоставления документов могут объясняться тем, что сотрудник проживал не в гостинице, а в арендованной квартире. В этом случае компания оплачивает затраты на аренду жилья, сотрудник не несет никаких расходов, значит, они ему и не компенсируются.

Часто бухгалтеры задают вопрос - как же тогда учитывать затраты при налогообложении? Компания может указывать при налогообложении своей прибыли понесенные расходы на съем жилья, но только за тот период, когда в нем фактически проживал ее сотрудник. Затраты во все остальные периоды посчитаются необоснованными расходами и не будут приняты налоговыми структурами.

Подготовка отчетных документов - важный и ответственный момент в деятельности любой организации. Как правило, этим занимаются сотрудники бухгалтерии или руководители структурных отделов фирмы. При возникновении затруднений можно пользоваться услугами сторонних компаний.

« УТВЕРЖДАЮ»

________________

«___»_______2009г.

ПОЛОЖЕНИЕ О ВЕДЕНИИ УЧЕТНОЙ И ОТЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Положение по делопроизводству устанавливает единую систему документирования и организацию работы с документами в Центре.

1.Общие положения

1.1. Положение распространяется как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми при помощи средств вычислительной техники. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству.

1.2. Правила и порядок работы с документами, установленные инструкцией обязательны для всех работников Центра. Все работники ответственны за выполнение требований инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации.

1.3. Организация, ведение и совершенствование системы делопроизводства на основе единой политики, применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Центре осуществляется документоведом.

1.4. Ответственность за организацию делопроизводства в структурных подразделениях и соблюдение установленных правил и порядка работы с документами несут руководители этих подразделений. Руководитель структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства в подразделении и согласовывает его кандидатуру с заместителем руководителя.

1.5. Основной задачей ответственного за ведение делопроизводства в Центре является обеспечение качественного оформления, своевременной регистрации, а также осуществление контроля за исполнением и хранение документов.

Осуществлять контроль за прохождением и сроками исполнения документов,

Докладывать о их невыполнении руководителю, проставлять необходимые отметки в журнале регистрации документов,

Проверять правильность составления и оформления документов,

Разрабатывать номенклатуру дел структурного подразделения,

Формировать дела в соответствии с установленной номенклатурой Центра,

Участвовать в проведении экспертизы ценности документов и отборе документов постоянного и временного хранения для передачи в архив,

Подготавливать документы к последующему хранению и использованию,

Передавать дела постоянного и временного сроков хранения в архив.

2. Приказ

Приказ - правовой акт, издаваемый директором Центра, действующим на основе единоличного принятия решений.

Приказ издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации структурных подразделений; утверждения положений , инструкций, правил и других документов, по вопросам регулирования финансирования деятельности организации, материально-технического обеспечения, касающихся специфики образовательного процесса.

Проекты приказов готовят и вносят подразделения на основании поручений директора Центра, либо в инициативном порядке.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов, их согласование с заинтересованными сторонами и размножение копий приказов возлагается на заместителей директора, которые готовят и вносят проект.

Проекты приказов, представляемые на подпись директору визируются в соответствии с распределением обязанностей.

Обеспечение правильности оформления проектов приказов является обязанностью документоведа.

Употребление бланков произвольной формы не допускается.

Порядок прохождения исходящих документов:

Документы, отправляемые Центром, передаются непосредственно по назначению и электронной связью.

При передаче текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо с разрешения руководителя;

Распорядительные документы после подписи директора вместе с подготовленными копиями передаются на регистрацию.

4. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

https://pandia.ru/text/78/028/images/image024_9.gif" alt="*" width="13" height="13 src="> наименование вида документа;

https://pandia.ru/text/78/028/images/image024_9.gif" alt="*" width="13" height="13 src="> дата и индекс поступления;

https://pandia.ru/text/78/028/images/image024_9.gif" alt="*" width="13" height="13 src="> резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор дата);

https://pandia.ru/text/78/028/images/image024_9.gif" alt="*" width="13" height="13 src="> отметка об исполнении и направлении в дело.

4.Контроль исполнения документов

Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

https://pandia.ru/text/78/028/images/image026_7.gif" alt="*" width="13" height="13 src="> без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно» - исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку «оперативно» - в 10-дневный срок; остальные - в срок не более месяца;

https://pandia.ru/text/78/028/images/image026_7.gif" alt="*" width="13" height="13 src="> телеграммы, требующие срочного решения, - до двух дней, остальные, - в течение 10 дней.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню

Дата исполнения указывается в резолюции директора и фиксируется в журнале регистрации документов.

При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнении или перемещении, работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с директором все контролируемые документы.

5.Учет и хранение печатей и штампов

Печати и штампы должны хранится в сейфах или металлических шкафах.

Ответственность за хранение и использование печатей и штампов в Центре несут ответственность заместители директора и документовед.

Уничтожение печатей и штампов производится по согласованию со специальным отделом и оформляется актом.

6.Порядок снятия и выдачи копий с документов

Копии с документов выдаются с разрешения директора и только с тех документов, которые были изданы в Центре и касаются служебной деятельности. Центр может засвидетельствовать копии только тех документов, которые создаются в Центре. Вместе с тем при разрешении дел, касающихся приема граждан на работу, удостоверения их трудовых прав , при формировании личных дел сотрудников, разрешается изготавливать копии документов, выданных другими учреждениями (копии дипломов и свидетельств о получении образования и т. д.).

В правом верхнем углу копии пишется слово «Копия».

При выдаче копии с копии следует писать «Копия с копии».

При заверении копии документа, внизу после полного воспроизведения текста, пишется «Верно», ставится должность, подпись лица, заверяющего копию, его инициалы и фамилия, дата заверения.

При пересылке копии в другие учреждения или выдаче на руки отдельным лицам на ней следует проставлять печать.

На обороте документа делается отметка, когда и кому выдана копия.

7.Организация хранения документов

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве структурного подразделения, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве структурного подразделения. Она намечает группировку исполненных документов в дела, систематизацию дел, индексацию и сроки хранения дел, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения и основным учетным документом в делопроизводстве.

Номенклатура дел структурного подразделения оформляется по установленной форме.

Номенклатура дел составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, и утверждается директором Центра. Утвержденная номенклатура дел вводится в действие с 1 сентября календарного года.

После утверждения номенклатуры дел Центра структурные подразделения получают выписки соответствующих разделов для использования в работе. Основной экземпляр хранится у директора.

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения.

Основные требования к оформлению номенклатуры дел

Номенклатура дел составляется на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности структурного подразделения.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 заполняется по окончании календарного года. Указывается количество дел (в томах, папках) заведенных в структурном подразделении.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номер статей со ссылкой на перечень, который переносится из примерной номенклатуры дел структурного подразделения, при отсутствии примерной номенклатуры сроки хранения проставляются сотрудниками архива на основании типового перечня с указанием срока хранения документов.

В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению, о лицах ответственных за оформление дел, о передаче дел в другое структурное подразделение.

8.Формирование и оформление дел:

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Документы внутри дела располагаются в хронологическом порядке, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Все документы отчетного или информационного характера по исполнению документов, находящихся на контроле, подшиваются в дело переписки за текущий год.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные учебные планы, отчеты группируются отдельно.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления в хронологическом порядке.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. Дела Центра подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.

Оформление дела - подготовка дела к хранению.

Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится документоведом, ответственными за ведение делопроизводства.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу.

9.Организация оперативного хранения документов

С момента заведения и до передачи в архив Центра дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек указываются индексы по номенклатуре.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив Центра.

Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения.

Экспертиза ценности документов в Центре на стадии делопроизводства проводится:

https://pandia.ru/text/78/028/images/image032_5.gif" alt="*" width="13" height="13 src="> в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам;

Практические работы" href="/text/category/prakticheskie_raboti/" rel="bookmark">практической работы по определению сроков хранения документов, их отбору и подготовке к передаче на государственное хранение, в Центре создается экспертная комиссия, которая является постоянно действующим совещательным органом при директоре Центра

В своей работе экспертная комиссия руководствуется: законодательством Российской Федерации , приказами, указаниями, правилами, инструкциями и другими нормативно-методическими рекомендациями, издаваемыми Государственной Архивной службой России и Комитетом по делам архивов администрации."Перечнем документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения", Уставом Центра.

Персональный состав экспертной комиссии назначается приказом директора из числа наиболее квалифицированных сотрудников ведущих структурных подразделений, включая документоведа.

10.Уничтожение документов

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении к их уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период.

Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего Центра.

5.5. система отчетной документации

5.5.1. Назначение и состав отчетной документации

Отчетную документацию составляют документы, содержащие сведения о результатах деятельности учреждения, организации, предприятия за определенный период времени год, полугодие, квартал, месяц, декада. Отчетная документация в деятельности организации и государства в целом выполняет функцию обратной связи, позволяя сопоставлять полученные результаты с показателями, намеченными планом или программой.

Анализ отчетных документов дает возможность руководству корректировать деятельность как самой организации, так и подведомственной системы, совершенствовать организационную структуру, характер и содержание выполняемых работ, кадровый состав организации, обеспечение ее финансовыми, материальными и иными ресурсами.

Отчетная документация учреждения состоит из нескольких комплексов документов:

государственная статистическая отчетность;

ведомственная отчетность;

внутриучрежденческая отчетность.

Формы документов государственной статистической отчетности разрабатываются Госкомстатом России и являются обязательными для всех учреждений, организаций и предприятий. Порядок составления и оформления документов государственной статистической отчетности установлен Положением о порядке предоставления государственной статистической отчетности в Российской Федерации, утвержденным постановлением Госкомстата от 14 августа 1992 г. № 130.

Формы документов ведомственной отчетности разрабатываются министерствами и ведомствами. Федеральные органы исполнительной власти, выполняющие функции органов межотраслевой координации, разрабатывают формы ведомственной отчетности, обязательные для всех учреждений, организаций и предприятий, например Центральный банк Российской Федерации, Государственная налоговая служба Российской Федерации и Министерство финансов Российской Федерации разрабатывают формы бухгалтерского учета и отчетности, налоговой отчетности, обязательные для всех организаций. Федеральные органы исполнительной власти, выполняющие функции отраслевого управления, разрабатывают формы ведомственной отчетности, обязательные для учреждений, организаций и предприятий отрасли.

Государственная статистическая и ведомственная отчетность представляется в установленные сроки соответствующим территориальным органам. По срокам представления она может быть декадной, месячной, квартальной, полугодовой и годовой. В заинтересованные органы представляется первый экземпляр подготовленного отчета и электронная копия документа.

Кроме государственной статистической и ведомственной отчетности, в каждом учреждении составляется внутренняя отчетность о выполнении планов, заданий, разовых поручений руководства или поручений вышестоящей организации. Такого рода отчетные документы составляются специалистами структурных подразделений и представляются на рассмотрение руководства данной или вышестоящей организации.

Внутриучрежденческие отчетные документы могут называться: отчет или справка отчетного характера (в отличие от аналитической справки).

Отчетные документы могут составляться по различным направлениям деятельности организации: о результатах функциональной деятельности подразделений и в целом -организации, о результатах научно-исследовательской или научно-внедренческой деятельности, о командировках, о результатах рекламной деятельности (рекламных кампаний), о выполнении отдельных, разовых мероприятий или заданий руководства и др.

5.5.2. Составление и оформление отчетных документов

Отчет документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени, выполнении мероприятий, поручений, заданий, представляемый руководителю структурного подразделения, организации или вышестоящему органу.

Государственная статистическая и ведомственная отчетность составляется на основе утвержденных унифицированных форм и в соответствии с утвержденными нормативными документами, предписывающими порядок их составления и оформления. Внутри учрежденческая отчетность составляется в относительно свободной форме, порядок ее составления и оформления аналогичен другим управленческим документам.

При составлении внутренних отчетов учитывается их назначение и круг рассматриваемых вопросов.

Отчеты составляются на общем бланке или стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами отчета или справки отчетного характера являются: наименование организации, наименование подразделения (если это отчет или справка о работе подразделения), название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения (на отчетах) или резолюция руководителя (на справке отчетного характера).

В заголовке отчета указывается:

наименование органа или должностного лица, о результатах деятельности которых сообщается в документе («Отчет о работе аттестационной комиссии...»; «Отчет о работе отдела...»);

отчетный период (за 1996 г., за период с января по июнь 1997 г., за 1-й квартал 1997 г.).

В отчете дается описание выполненной работы и заключение, в котором анализируются ее итоги и излагаются выводы и предложения. Если отчет содержит результаты работы, которая ранее планировалась, последовательность изложения отчета должна соответствовать последовательности расположения заданий в плановом документе.

Отчеты о работе структурных подразделений подписываются руководителем подразделения, отчеты о работе организации в целом подписываются руководителем подразделения, ответственным за подготовку отчета, отчет о работе сотрудника организации подписывается самим составителем. Отчет о работе организации утверждается руководителем организации или вышестоящим органом.

Датой отчета является дата его утверждения или вынесения резолюции.

К отчету может прилагаться пояснительная записка и другие справочные материалы.

Литература к главе 5

1. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М., Издательство стандартов, 1997.

2. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения, Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., ВНИИДАД, 1991.

3. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. - М., Росархив, 1994.

4. Андреева В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ). 3-е изд., перераб. и доп. - М., 1996.

5. Анреянова В.В. Как правильно подготовить и оформить приказ. М, ИНФРА-М, 1997.

6. Документы и делопроизводство: Справочное пособие. - М., Экономика, 1991.

7. Кузнецова ТВ., Илюшенко М.П. Основы документоведения: Учебное пособие. М., МГИАИ, 1988.

8. Справочник по деловой переписке. - М., Мэрия Москвы, Научно-внедренческая фирма «Межрегионсервис», 1996.

9. Стенкжов М.В. Документы. Делопроизводство. - М., ПРИОР, 1995.