Соединяем внутренний и внешний документооборот. Организация делопроизводства и документооборота в организации
Введение
1. Понятие документооборота
2. Общая структура документационного обеспечения управления
3. Классификация документов
4. Нормативная база делопроизводства
5. Автоматизация документооборота
6. Особенности организации документооборота в бухгалтерском учете ООО «Рязанская чайная фабрика»
Заключение
Список использованной литературы
Приложение 1
Введение
Документы - это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов. Применительно к бухгалтерскому учету можно сказать, что документ - это закодированное определенным образом и зафиксированное на специальном носителе информационное сообщение (свидетельство), удостоверяющее, что факт хозяйственной жизни или существует, или совершен, или должен быть совершен .Документация - это способ оформления хозяйственных операций с помощью документов в момент их совершения. Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им. Длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала могут сильно затормозить, а то и парализовать работу предприятия, особенно если оноимеет в своем составе территориально удаленные подразделения - организовать сквозной документооборот, а значит и централизованное оперативное управление в данном случае крайне затруднительно.
Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления предприятием. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета, его нельзя рассматривать в отрыве от специфических бизнес-процессов конкретного предприятия. Вот почему данная тема является очень важной для изучения. В контрольной работе мы рассмотрим понятие документооборота, реестр используемых на предприятии документов, схему их движения, подходы, позволяющие оптимизировать документооборот, исключить дублирующие друг друга документы и операции, ускорить работу над документами.
1. Понятие документооборота
Документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения. Главное правило документооборота - оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда. Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов. Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей- потоков. Они осуществляют прямую и обратную связь в управлении. Они различаются по направлению и по отношению к управленческому объекту.
По направлению :
Горизонтальные - связывают организации одного уровня
Вертикальные - нисходящие, восходящие - связывают организации различных уровней (восходящие - входные, поступающие в вышестоящие организации от подчинённых организаций.Нисходящие - направляются вышестоящими органами власти подчиненным организациям).
По отношению к управленческому объекту документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов.
Основными задачами, стоящими перед бухгалтерской службой любой организации, являются :
формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности организации, необходимой для оперативного управления, а также для ее использования инвесторами, кредиторами, налоговыми и финансовыми органами, банками и иными заинтересованными лицами;
обеспечение контроля за наличием и движением имущества, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;
своевременное предупреждение негативных явлений в финансово - хозяйственной деятельности, выявление и мобилизация внутрихозяйственных резервов.
Выполнение этих задач напрямую зависит от полноты и своевременности отражения на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций, осуществляемых организацией в процессе своей деятельности, что, в свою очередь, является следствием документального оформления совершенных операций. От правильности его выполнения зависит достоверность учетной информации, представляемой бухгалтерией организации ее пользователям.
При расчете объема документооборота учитываются только подлинники документов или их заверенные копии.
2. Общая структура документационного обеспечения управления
Управление любым предприятием - это информационный процесс, в котором информация принимается, обрабатывается, вырабатывается решение, решение доводится до исполнителей, действия которых контролируются (рис.1).
Рис.1. Схема документационного обеспечения управления
Документооборот представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.Процесс организации работы с документами, включая их создание, регистрацию, контроль, продвижение, систематизацию и хранение, называют делопроизводством.
Любой документ, доставленный в организацию, должен быть зарегистрирован и обработан. Обработка входящих документов должна включать регистрацию в журнале. После рассмотрения руководителем и регистрации документы передаются исполнителям. Документ находится у исполнителя до окончательного решения вопроса. После исполнения документ должен подшиваться к делу. Дело - это совокупность документов, относящихся к определенному вопросу (папка или картотека, внутри которой документы расположены в определенном порядке.
По истечении установленного срока дела передаются на хранение в архив.
Документооборот - это движение документов от момента их создания до момента окончания работы с ними.
Рис. 2. Документооборот на предприятии
Организация документооборота имеет много общего с организацией механического конвейера (рис. 2). В свое время введение конвейерной сборки наряду с типизацией продукции и стандартизацией деталей привело к значительному росту производительности труда, снижению стоимости процесса производства и положило начало массовому производству. Правда, при этом ритм, задаваемый конвейером, привел к увеличению интенсивности труда и нервного напряжения работников.
Организация документооборота основана на тех же принципах, что и механический конвейер: движение документов должно иметь минимальные возвраты на предыдущие ступени, документы должны направляться исполнителям в соответствии с их обязанностями, чтобы избежать дублирования операций.
Различают внешний и внутренний контуры документооборота (рис. 3).Внешний контур начинается с входящих (внешних) документов, которые поступают на предприятие извне. Это могут быть распоряжения вышестоящих органов, приказы, постановления, письма от партнеров и заказчиков и т.п. Полученные документы регистрируются секретарями и затем поступают на исполнение.
Входящая документация - это документация, поступающая на предприятие от других организаций. Исходящие документы - это документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям. Исходящая документация - это документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки, отчеты, приказы, телеграммы, телефонограммы и т.п.
Рис. 3. Схема документооборота
Если документ создается в самой организации, то возникает внутренний контур прохождения документа (инициация - исполнение - согласование - утверждение - регистрация). Именно на внутреннем контуре прохождения документа часто возникает его версионность (т.е. документ существует в разных версиях). Например, на этапе согласования, когда появляются замечания от разных лиц. Важной задачей делопроизводства является отслеживание, накопление и управление версиями документов, а также контроль за изменением документа.
Каждый документ в процессе движения должен проходить через три операции: регистрация, контроль, направление в дело. Во избежание путаницы с документами каждая операция должна выполняться один раз.
3. Классификация документов
Существует целый ряд вариантов классификации документов.
По происхождению - Служебные, личные
По срочности - Срочные, несрочные
По гласности - Секретные, сов.секретные, для служебного пользования, несекретные
По форме - Типовые, индивидуальные
По срокам хранения - Временного хранения, долговременного, постоянного
По характеру информационных связей Входящие, исходящие и внутренние
По типу носителей - Бумажные, электронные
Особенно следует выделить класс управленческих документов, к которым относятся:
· организационные документы (устав предприятия, штатное расписание, должностные инструкции сотрудников);
10 января 2017 г. 11:44Мнения: Павел Воробьев, Александр Лымарь
Эксперт: Александр Валеев
Распространенная проблема – компания внедрила ЭДО, но трудозатраты на документооборот не только не сократились, но даже увеличились. Именно здесь возникает понимание, что процессы должны быть сквозными. Как это должно быть реализовано в проектах ЭДО, рассказывают наши эксперты.
Разбираемся в проблеме
Приведем пример. Электронные документы (ЭД), как и при бумажном документообороте, создаются в учетной системе на основе входящих счетов-фактур. В качестве основания продажи служат данные из справочника «Реализация товаров и услуг». Если раньше достаточно было распечатать созданный документ, то теперь его нужно просто передать в сервис ЭДО. Таким образом, при совершении продажи возникает необходимость постоянно создавать и заполнять документы в учетной системе, а потом повторять то же самое в веб-клиенте оператора ЭДО. Отказаться от своей учетной системы – не вариант, поскольку в ней ведется весь оперативный и бухгалтерский учет.
Александр Валеев
,
Счета-фактуры для обмена с контрагентами в электронном виде используются в формате.xml, то есть данные документы – структурированные. Работа с ними внутри организации в основном происходит в учётной или ERP-системе (например, 1С, SAP). Для таких систем на рынке, как правило, предлагаются решения прямой интеграции между учетной системой и сервисом оператора ЭДО. В этом случае возможностей прямого интеграционного решения для СЭД часто бывает достаточно. Документы сразу поступают в учетную систему, где на основании ЭД создаются карточки.
В этом процессе в зависимости от отрасли могут использоваться дополнительные информационные системы (далее – ИС). Обычно они обслуживают основные бизнес-процессы компании. Например, EDI в ритейле или биллинговые системы в энергосбытовых компаниях. Таким системам может быть достаточно данных из структурированных документов, а оригиналы ЭД с ЭП им будут не нужны.
Павел Воробьев
,
руководитель проекта внедрения Synerdocs в Wildberries
Мы не могли взять электронный документ как есть и начать его внедрять. Нам потребовалась внутренняя маршрутизация электронных документов, а в этом случае прямой интеграции оказалось недостаточно. Например, прежде чем занести входящий акт выполненных работ в учётную систему и оплатить по нему работы, необходимо согласовать его с двумя заинтересованными сотрудниками. В этом случае потребовалось не просто интеграционное решение, а полноценное исследование и разработка методических правил.
Договоры, приложения, спецификации, отчёты агентов, письма и другие аналогичные документы для обмена с контрагентами в электронном виде, как правило, неструктурированные и используются в различных форматах. Работа с этими документами обязательно связана с каким-либо бизнес-процессом компании и часто требует коллективной работы. Это может быть маршрутизация документов внутри компании, организация доступа сотрудников к документам, хранение и другие задачи.
Разбираем решения
Александр Валеев
,
Руководитель проектов Synerdocs
Если внутри компании необходимо организовать коллективную работу с документами, обмен которыми производится с контрагентами в электронном виде, есть два варианта решения: автоматизация или перестройка процесса.
Автоматизация подразумевает внедрение в компании дополнительного инструмента, например, ECM-системы, и использование её для маршрутизации ЭД внутри компании. Или с этой же целью можно интегрировать свою корпоративную ИС с сервисом оператора ЭДО.
Можно изменить и сам бизнес-процесс так, что по существу организовывать внутренний ЭДО не потребуется. Например, входящие документы сразу будут приходить ответственному сотруднику на подписание, и он же будет принимать решения по данным документам. Также можно скорректировать бизнес-процесс таким образом, что имеющихся в компании решений и настроек, возможностей ИС будет достаточно.
В целом выделяется несколько вариантов для интеграции процессов.
- Веб-сервисы ЭДО. Обычно они подходят для компаний с небольшим внешним трафиком документов, и их базовая возможность – это прием и отправка ЭД, а также работа с ЭП. Но уже сейчас ряд операторов предлагают в веб-клиентах простые функции внутреннего ЭДО: согласование документов и их элементарная маршрутизация, простые права доступа, расширенный поиск и т.п.
- Интеграция напрямую с учётной системой (ERP). Основными функциями таких интеграционных решений для внешнего ЭДО являются: обмен ЭД с сервисами операторов ЭДО, подготовка и обработка формализованных (по форматам ФНС) документов, работа с ЭП, поддержка регламентов обмена ЭД. Простые функции внутреннего ЭДО аналогично веб-клиентам операторов ЭДО могут быть представлены в данных интеграционных решениях, или сама учётная система может включать функциональность внутреннего ЭДО (но в реальности это используется редко).
- Интеграция с ECM-системой . В данных решениях есть вся необходимая функциональность для внешнего и внутреннего ЭДО, но работают в ECM-системах в основном с неструктурированными документами (в терминах операторов ЭДО это обычно неформализованные документы), а трафик ЭД во внешнем ЭДО в основном составляют формализованные документы (счета-фактуры и первичка по форматам ФНС). Для работы с формализованными документами ECM-системы также предлагают решения, например, бизнес-решение «Межкорпоративный финансово-учётный документооборот» от компании DIRECTUM.
Есть и другие варианты, но используются они гораздо реже. Также компания может самостоятельно разработать необходимое решение, используя API сервиса оператора ЭДО.
Александр Лымарь
,
руководитель проекта внедрения Synerdocs в Nokian Tyres
Для организации работы с договорными документами внутри Nokian Tyres используется связка 1С-Oracle-DIRECTUM. До перехода на ЭДО вся коллективная работа с данными документами производилась на бумаге, но под управлением ECM-системы.
С дальнейшим развитием внутреннего электронного документооборота договорных документов задача автоматизации сводилась к интеграции корпоративной ИС с сервисом оператора ЭДО. То есть большую часть проблем со сквозными процессами в компании решили на этапе внедрения СЭД.
ФЗ «О бухгалтерском учете» организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Схема документооборота в организации: пример упрощения документопотока Чтобы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно (например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют одновременно, и т.д.);
- каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов.
Организация документооборота в организации
Итак, документооборот осуществляется между двумя группами лиц:
- сотрудниками, производящими информацию (руководитель, менеджер)
- сотрудниками, обрабатывающими входящие данные (секретарь, логист)
Соответственно весь документопоток подразделяется на:
- входящий
- внутренний
- исходящий
Входящая документация К входящей документации относится управленческая информация, поступающая в организацию извне. Это могут быть рекламные предложения, распоряжение вышестоящих инстанций и договора.
Верный пример схемы документооборота в организации:
- К секретарю компании ежедневно на стол попадает почта, доставляемая экспедиционной службой.Документы внутри организации
- После сортировки входящей корреспонденции и ее регистрации секретарь передает почту руководителю на рассмотрение.
Схема документооборота в организации: пример упрощения документопотока
Внимание
Но, как показывает практика, не все сотрудники понимают необходимость правильного заполнения и своевременного движения документов. Как упростить документооборот и заставить подчиненных следовать конкретным, четким инструкциям? Содержание:
- 1 Виды документопотоков
- 1.1 Входящая документация
- 1.2 Организация внутреннего документопотока
- 1.3 Исходящая документация
- 2 Быстрый расчет объема документооборота
- 3 Упрощение оборота документации
- 3.1 «Подводные камни» электронного документооборота
- 4 Соблюдение правил движения документов
Виды документопотоков Документооборот Прежде чем разобраться, нужно ли упрощать документооборот в конкретной организации, следует понять, какой вид движения документов используется в компании, и где работа дает сбой.
Организация документооборота на примере конкретного предприятия (стр. 1 из 4)
Утвержденная в 1988 году » Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» уточнила понятие «документооборот», включив в него и операцию «подшивка документа в дело».
ГОСТ Р 51141 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» установил определение понятия «документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки». 1.2. Понятие документооборота Документооборот — движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.
Важно
Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения. Главное правило документооборота – оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда.
Секретарь-референт
Такой способ осуществления документооборота на предприятии в обязательном порядке регламентируется НПД. В первую очередь следует уделить внимание федеральному законодательству: Наиболее важным нормативно-правовым документом, рассматривающим данным вопрос, является закон №125-ФЗ от 22.10.04 г.
Наиболее важными разделами, на которые следует в первую очередь ориентироваться кадровым работникам, являются следующие:
- основные положения, используемая терминология;
- хранение и учет документации;
- процедура комплектования;
- как осуществляется процедура доступа к всевозможным архивным документам;
- какая подразумевается ответственность за нарушение действующего на территории РФ законодательства.
Стоит придерживаться всех обозначенных в законодательстве правил, норм. Особенно это касается недавно введенных реформами.
Документооборот: выстраиваем «под бухгалтерию»
Начальный этап составления В составлении графика документооборота обязательно участвуют следующие лица:
- главный бухгалтер;
- руководитель предприятия.
Главный бухгалтер непосредственно занимается формированием документа рассматриваемого типа. Либо его составление должно происходить под его пристальным надзором. Так как он несет непосредственную ответственность за его правильность, а также содержимое. После завершения этапа составления документ должен быть обязательно подписан руководителем предприятия (директором, замещающим его лицом).
Также в составлении такого графика могут принимать участие какие-либо иные лица. Так как данный документ может формироваться для различных подразделений.
Так, за основу подобного графика всегда берется процедура создания, обработки, а также проверки всех документов, которые курсируют в подразделении.
Документооборот в ооо пример схема
Пребывание документа в той или иной инстанции должно быть строго обусловлено необходимостью его обработки и вытекать из соответствующих организационных и технологических требований;
- порядок прохождения и процессы обработки и основных видов документов должны быть единообразными.
Таким образом, основная задача организации документооборота – прямоточность в движении документов и однократность их обработки. Документооборот: выстраиваем «под бухгалтерию»
- Внимание Параллельность
В процессе движения документа выполняются определенные операции по его обработке.
Это сокращает время прохождения и ускоряет документооборот организации в целом.
Образец графика документооборота для учетной политики в 2018 году
По отношению к управленческому объекту: Документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов. Объем документооборота рассчитывается по формуле: Уд = SBX.
Исх. + вн. за определенный период времени (обычно за год). При расчете объема документооборота учитываются только подлинники документов или их заверенные копии. Движение входящих документов Схема движения входящих документов Движение входящих документов показано на рис.
1, где цифрами и буквами обозначено: Рис. 1.
Существует определенный регламент хранения бумаг различного типа, сроки и другие важные моменты. Всем лицам, имеющим какое-либо отношение к организации документооборота, следует заранее рассмотреть максимально пристально следующие вопросы:
- базовые понятия;
- какова его роль;
- правовая база.
Базовые понятия В первую очередь следует ознакомиться с основополагающими нормативно-правовыми документами.
Но для рассмотрения подобных НПД следует обязательно знать некоторые важные термины:
- документооборот;
- входящие документы;
- исходящие документы;
- первичная обработка;
- предварительное рассмотрение;
- исполнение;
- таксировка;
- котировка.
Под термином «документооборот» подразумевается процесс создания документации, её хранения и переработки.
Документооборот в организации пример схема
Однако для всех документов существуют 5-ть основных этапов: 1) составление документа в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания в соответствии с требованиями, предъявляемыми к его оформлению; 2) передача документа в бухгалтерию, где контролируются своевременность и полнота сдачи его для учетной обработки; 3) проверка принятых документов бухгалтером по форме (проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей) и арифметическая проверка; 4) обработка документа в бухгалтерии, которая осуществляется в три этапа: таксировка (расценка) — предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель.
Достаточно большой пласт централизованного документооборота составляют так называемые внутренние документы. В их число входят (ОРД), предназначенные для использования только внутри организации. Это могут быть приказы руководства касательно внутренней деятельности организации, протоколы совещаний, различные нормативные документы (должностные инструкции, положения о структурных подразделениях и т. п.).
На этом этапе в функции канцелярии входит выполнение таких операций, как (рис.3):
подготовка проекта внутреннего документа;
обеспечение согласования документа;
утверждение;
контроль исполнения документа;
подшивка копии в дело.
Рис. 3. Обработка внутренних документов
Проекты.внутренних, документов могут подготавливаться структурными подразделениями организации или секретарями руководства. Технология их дальнейшей обработки совершенно аналогична рассмотренной выше технологии обработки входящих документов.
Регистрационные формы и документы службы делопроизводства
Регистрация документа - это фиксация факта создания или поступления документа в организацию. Регистрация включает проставление регистрационного номера документа и запись сведений о документе в регистрационных формах.
Регистрация документа необходима для учета, контроля и поиска нужных документов.
Утверждение документов проводится должностным лицом (руководителем) соответствующего подразделения или руководителем предприятия или специально издаваемым документом для придания документу юридической силы. В утвержденных документах присутствует гриф утверждения документа, содержащий слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименование должности, подпись инициалы и фамилию лица, утверждающего документ, и дата утверждения.
Перечень документов, подлежащих утверждению.
· Акты (проверок, ревизий, выполненных работ, списания, экспертизы, приема-передачи дел и т. д.)
· Инструкции (должностные, по технике безопасности и т. д.)
· Отчеты (о производственной деятельности, о командировках и т. д.)
· Перечни (должностей, работников, документов и т. д.)
· Планы (производственные, развития, внедрения новой техники и т. д.)
· Положения (о структурном подразделении, премировании и т. д.)
· Программы (проведения работ, мероприятий, командировок)
· Структура и штатная численность
· Сметы (расходов, использования средств и т. д.)
· Перечень документов, на которых ставится печать
На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами ставятся печать и подпись. Подпись должна быть заверена печатью предприятия.
Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть личной подписи должностного лица, подписавшего документ, и текст был разборчивым.
· Акты (приема объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы, приема-передачи дел и т. д.).
· Архивные справки, а также копии (выписки) архивных документов.
· Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. д.).
· Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, совместной деятельности, аренде помещений, о производстве работ и т. д.).
· Заявки (на оборудование и т. д.).
· Заявление (на аккредитив, об отказе от акцепта и т. д.).
· Командировочные и другие служебные удостоверения.
· Лицензии на право ведения какой-либо деятельности.
· Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.
· Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т. д.).
· Поручения бюджетные, банковские, пенсионные, платежные (сводные в банк, на получение и перевод валюты, на импорт и т. д.).
· Реестры (чеков, бюджетных поручений, представляемые в банк, на отправку международной корреспонденции).
· Свидетельства об открытии представительств.
· Смета расходов (на производство новых изделий на капстроительство, калькуляцию к договору и т. д.).
· Совместные документы, подписанные руководителями предприятий.
· Спецификации (изделий, продукции и т. д.).
· Учредительные документы (устав, протокол и т. д.).
· Характеристики.
· Штатные расписания и изменения к ним.
· Перечень документов, не подлежащих регистрации.
В данный перечень включены документы, не подлежащие регистрации. Этот перечень может быть конкретизирован с учетом рода деятельности предприятия и доведен до секретарей-референтов, или лиц, ведущих журналы регистрации.
· Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.
· Графики, наряды, заявки.
· Сводки и информация, присланные для сведения.
· Прейскуранты, прайс-листы.
· Технические условия.
· Нормы и нормативы расходов материалов.
· Поздравительные письма.
· Пригласительные билеты.
· Печатные издания (книги, журналы, бюллетени, каталоги).
· Формы статистической отчетности.
· Корреспонденция, адресованная работникам предприятия с пометкой "лично".
· Объяснительные записки.
· Форма журнала регистрации входящих документов
Входящие документы включают корреспонденцию, поступающую от органов законодательной и исполнительной власти, служебную корреспонденцию, письма, заявления и обращения граждан.
Для регистрации входящих документов применяется специальный журнал, в котором регистрационный номер (индекс) состоит из порядкового номера по данному журналу и номера дела, в которое подшивается документ.
Журнал необходим для обеспечения сохранности и оперативного поиска входящих документов.
Для контроля исполнения документов в журнале введена графа "Отметка об исполнении". Данные об исполнителе и сроке исполнения берутся из резолюции руководителя на входящем документе.
Исполнителю документ передается под расписку в графе "Исполнитель".
Журнал ведется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства.
На крупных предпритиях с большими потоками деловых документов организацию делопроизводства и работу с документами обеспечивает специальное подразделение - канцелярия. В зависимости от хаpактеpа выполняемой работы сотрудников канцелярий делят на две категоpии: специалисты и технические исполнители .
Специалисты
- это pефеpенты, методисты, заведующий аpхивом, заведующий экспедицией, pедактоp, коppектоp.
Технические исполнители
- это секpетаpь-стеногpафист, делопpоизводитель, экспедитоp, куpьеp.
Основные функции, которые выполняет канцелярия на предприятии следующие:
1). Пpием и pегистpация (учет) документов
2). Распpеделение документов и доставка их исполнителям
3). Офоpмление и отпpавка исходящих документов
4). Стеногpафиpование и печатание документов
5). Контpоль за сpоками исполнения документов
6). Фоpмиpование дел и сдача их в аpхив
7). Организация хpанения и обеспечение использования документов , хpанящихся в аpхиве.
Вопросы для самопроверки.
1. В чем состоит различие централизованного документооборота организации от документооборота структурного подразделения?
2. Как обрабатываются секретарем входящие документы?
3. Как обрабатываются секретарем исходящие документы?
4. Как организован внутренний документооборот в организации?
5. Каков порядок регистрации документов секретарем?
6. Какие функции выполняет канцелярия во взаимодействии с секретарем?
Похожая информация.
Сущность документооборота заключается в обеспечении оперативного исполнения всех этапов работы с документами. Именно четкость обработки и движение документа определяет скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Поэтому рациональной организации документооборота, быстроте и чёткости обработки и передачи документов для исполнения всегда уделяется большое внимание.
Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления называется документооборотом.
В классическом представлении документооборот является теми информационными потоками, которыми, с одной стороны, организация взаимодействует с окружающей средой (государством, обществом, гражданами), с другой, - с помощью документооборота организация как единая централизованная сущность осуществляет внутреннее взаимодействие между ее исполнительными органами, структурными подразделениями и отдельными работниками.
Вся документация учреждения делится на три документопотока:
- - входящие (поступающие) документы;
- - исходящие (отправляемые) документы;
- - внутренние документы.
Каждый документопоток имеет свои особенности в составе, количестве,
обработке и движении.
Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанны непосредственно во входящем документе.
Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например запросы в другие организации).
Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы учреждения, так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д.
Количество документов всех потоков за год составляет объем документо-оборота учреждения. Эта величина нужна для расчета необходимой численности делопроизводственного персонала, для расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства. В целом, она показывает загруженность всего управленческого аппарата.
Так же, различают горизонтальные и вертикальные направления потоков.
Организация документооборота на предприятии призвана связать подразделения одного уровня, подчиненные подразделения с руководством всех уровней, а также отдельные территориально удаленные друг от друга филиалы компании. При организации документооборота в организации важно взаимодействие всех видов потоков, в том числе и внутренних, по которым происходит обмен документами между равнозначными подразделениями.
Документопоток характеризуется следующими основными параметрами:
- - содержанием или функциональной принадлежностью;
- - структурой;
- - режимом или цикличностью;
- - направлением;
- - объемом.
Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система научно-справочного аппарата по документам организации. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.
Режим или цикличность документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.
Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т.д. На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и другие.
Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т.д.
Существует большая группа систем документооборота, предназначенная для поддержания отдельных видов деятельности:
- - архивное дело (совокупность процедур архивного документооборота);
- - кадровый документооборот (процедуры кадрового учета);
- - бухгалтерский документооборот;
- - секретное и конфиденциальное делопроизводство;
- - технический и технологический документооборот;
- - документооборот системы менеджмента качества.
Систем документооборота может быть столько же, сколько существует видов деятельности.
Обычно организация документооборота на предприятии производится на основе определенных правил, которые обязаны выполнять все сотрудники.
Время, затрачиваемое на работу с каждым документом должно быть минимальным, поэтому необходимо тщательно продумывать маршрут движения документов, заложенных в схему документооборота на предприятии. Количество звеньев, по которым проходит каждый документ в рамках системы документооборота так же должно стремиться к минимуму.
Выделяют следующие основные принципы, обеспечивающие оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени:
- - централизация операций по приему, первичной обработке и отправке документов заключается в том, что все документы, поступающие в организацию всеми способами доставки (по почте, факсу, электронной почте и др.) и отправляемые из организации, обрабатываются в службе ДОУ
- - максимальное сокращение числа инстанций прохождения и исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью (возвратным считается такое движение документа, при котором он поступает в ту инстанцию, в которой уже проходил обработку)
- - маршрутизация отдельных видов документов (разработка схем прохождения документов)
- - однократность регистрации документов (документы, поступающие в организацию и создаваемые в организации, регистрируются один раз: входящие - при поступлении, внутренние и исходящие - при создании; регистрация документов может осуществляться в службе ДОУ учреждения или в структурном подразделении)
- - организация предварительного рассмотрения документов (распределение документов, поступивших в организацию, на документы, направляемые на резолюцию руководителю, его заместителям и передаваемые на исполнение непосредственно в подразделения; предварительное рассмотрение проводит специалист службы ДОУ (секретарь-референт или помощник руководителя)
- - вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения
- - исключение необоснованных согласований, организация параллельного согласования документов одновременно несколькими работниками (копирование проекта документа или передача его по электронной почте одновременно всем заинтересованным лицам)
- - снижение уровня подписания документов.
Все документы, применяемые в настоящее время в деятельности предприятия, могут быть подразделены по следующим основным признакам:
- - По отношению к предприятию документы подразделяются на внешние и внутренние. Внешние документы составляются корреспондентами предприятия, поступают от сторонних организаций и отражают взаимоотношения предприятия со своими контрагентами (платежные требования). Внутренние документы составляются на самом предприятии его сотрудниками и администраторами для оформления внутренних хозяйственных операций (приходный кассовый ордер).
- - По объему отраженных хозяйственных операций - первичные и сводные документы. Первичные документы содержат информацию об одной хозяйственной операции (приходные и расходные кассовые ордера, накладные). Сводные документы предназначены для обобщения информации о всей совокупности однотипных хозяйственных операций за определенный промежуток времени (отчет кассира, товарный отчет, журнал регистрации фактов хозяйственной жизни).
- - По числу учитываемых позиций документы могут быть однострочными и многострочными. Однострочные документы содержат одну учетную позицию. Многострочные документы содержат две и более учетные позиции (платежная ведомость).
- - По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные, документы бухгалтерского оформления и комбинированные. Распорядительные документы содержат разрешение на совершение определенной хозяйственной операции (распоряжение руководителя о выдаче денежных средств под отчет, приказы). Эти документы разрежают проведение операции, но содержащаяся в них информация не отражается в учетных регистрах. Оправдательные документы содержат информацию об исполнении распоряжения (отчет кассира, накладные, требования, приходный ордер). Эти документы отражают фактическое совершение операции, и содержащаяся в них информация заносится в учетные регистры. Документы бухгалтерского оформления предназначены для оформления бухгалтерских записей с целью дальнейшего использования в учетном процессе (расчет износа основных средств). Комбинированные документы сочетают в себе признаки распорядительных (разрешительных), оправдательных и документов бухгалтерского оформления (расходный кассовый ордер, расчетно-платежная ведомость на оплату труда).
- - По содержанию хозяйственных операций документы делятся на материальные, денежные и расчетные. Материальные документы служат для оформления операций по движению товарно-материальных ценностей (акт приемки-передачи основных средств). Денежные документы предназначены для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами предприятия (платежное требование-поручение). Расчетные документы используются для оформления расчетных взаимоотношений со своими контрагентами по внешним обязательствам (счет-фактура).
- - По способу заполнения - документы могут быть заполняемыми в ручную или с помощью электронных средств вычислительной техники.
- - Первичные документы бухгалтерского характера заполняются бухгалтером. К ним относятся: различные справки, расчеты, разработочные ведомости и др. Информация, отраженная в этих документах, также заносится в учетные регистры. Документы, отражающие вопросы общего руководства предприятием и его производственно-эксплуатационной деятельностью, составляются органами управления организации.
Таким образом, основными функциями документооборота являются:
- - коммуникативная - заключается в обеспечении информационного внутреннего и внешнего взаимодействия;
- - директивная - заключается в обеспечении прямого управления путем постановки задач и контроля их исполнения.
