Какие из приведенных документов относятся к организационным. В разных организациях состав и количество создаваемых документов различны. На основе информации принимаются управленческие решения, информация служит доказательством их исполнения и источником д
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Введение
Организационные документы - это комплекс документов, содержащих правила создания организации, в том числе: выбор ее организационно-правовой формы; компетенцию, структуру, штатную численность, состав должностей (руководителей, специалистов, технических исполнителей); формирование совещательных органов управления; установление режима работы и системы охраны; организацию и оценку труда; порядок реорганизации и ликвидации.
1. Организационно-правовые документы
Организационно-правовые документы реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации. документ административный право
Организационные документы содержат положения, обязательные для исполнения.
К организационно-правовым документам относятся:
Устав организации;
Положение об организации;
Учредительный договор;
Положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах;
Регламент;
Структура и штатная численность;
Штатное расписание;
Инструкции по определенным направлениям деятельности;
Должностные инструкции работников;
Правила внутреннего трудового распорядка (положение о персонале) и др.
Организационные документы оформляются на общем бланке организации или на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов.
Датой организационных документов является дата утверждения.
Организационные документы утверждаются руководителем организации или ее структурного подразделения либо вышестоящей организацией. Утверждение осуществляется либо проставлением грифа утверждения на самом документе, либо изданием другого документа.
Заголовок к тексту в организационных документах должен согласовываться с наименованием вида документа, например:
Положение (о чем?) об отделе кадров;
Структура и штатная численность (чего?) аппарата Министерства;
Инструкция (о чем?) о ведении бухгалтерского учета;
Должностная инструкция (кого?) референта.
Организационные документы имеют сложную структуру текста.
Констатирующей частью текста организационных документов является раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение организационного документа, сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
Основной текст организационных документов делится на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
Организационные документы проходят установленный в организации порядок согласования. Согласование осуществляется со всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами, с юридической службой, проверяющей соответствие данного организационного документа действующему законодательству.
С точки зрения срока действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до замены новыми.
Особенностью организационно-правовых документов является возможность вносить в них изменения и дополнения в тех случаях, когда нет необходимости перерабатывать весь документ.
К первым и основным организационно-правовым документам относятся учредительные документы: устав или положение об организации, учредительный договор.
Общие положения, определяющие наименования видов организационных документов и порядок их оформления, приведены в Гражданском кодексе РФ (гл.4, ч. I).
Организация, являющаяся юридическим лицом, "действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. В случаях, предусмотренных законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях данного вида" (ст.52 ГК РФ).
2. Устав организации
Устав - правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, учреждения.
Типовая структура текста устава государственного учреждения (пример 1) закреплена в "Унифицированной системе организационно-распорядительной документации".
Структура текста устава негосударственной организации отличается от структуры текста устава государственного учреждения. Устав негосударственного предприятия содержит дополнительные разделы, в которых отражается специфика его организации и деятельности.
В Гражданском кодексе РФ дан перечень обязательных сведений, которые должны быть отражены в уставе организаций с различной организационно-правовой формой.
Приведем возможные разделы устава.
Общие положения. В разделе указываются полное и сокращенное официальные наименования организации; ее статус, почтовый адрес; основания, на которых создана организация; чем она руководствуется в своей деятельности; наличие филиалов, дочерних фирм, представительств; предмет и цели деятельности; наличие зарегистрированного товарного знака, фирменного бланка, печати.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Пример 1. Типовая структура текста устава государственного учреждения
Акционерный капитал (уставный капитал). В разделе определяются размеры вкладов каждого учредителя (участника), оговариваются условия увеличения (уменьшения) уставного фонда, регламентируются права участников на отдельные объекты, входящие в состав имущества организации.
Порядок деятельности. Раздел устанавливает цели, виды деятельности, механизм отношений организации с другими организациями в вопросах финансово-хозяйственной деятельности, а также определяет права, которыми наделяются участники в процессе финансово-хозяйственной деятельности.
Управление. Раздел регламентирует состав органов управления и их полномочия. Например, в акционерном обществе с большим числом акционеров это могут быть:
Общее собрание акционеров - высший орган управления обществом (в разделе устанавливается порядок созыва, проведения общих собраний, правомочность принятых решений);
Совет директоров - высший орган управления обществом в промежутках между собраниями акционеров, избираемый общим собранием (в разделе устанавливается количество директоров, срок, на который они избираются, компетенция, порядок выбора председателя и на какой срок);
Исполнительные органы - генеральный директор, исполнительный директор, правление (в разделе устанавливается, какие именно исполнительные органы действуют, их компетенция, права и порядок деятельности);
Ревизионная комиссия - орган, осуществляющий проверки финансово-хозяйственной деятельности (устанавливается порядок формирования комиссии, сроки и частота проведения проверок, порядок представления отчетности).
Учет и отчетность; распределение прибыли. В разделе устанавливается порядок ведения бухгалтерской и статистической отчетности, порядок представления сведений о деятельности общества в налоговые и иные органы, порядок подведения итогов о финансовой деятельности общества, порядок распределения прибыли.
Прочие накопления. В разделе устанавливаются дополнительные фонды общества, кроме уставного (страховой, резервный), если таковые имеются.
Прекращение деятельности. Раздел устанавливает порядок ликвидации общества, его реорганизации, а также порядок рассмотрения споров общества с физическими и юридическими лицами.
Отметка о регистрации проставляется на титульном листе устава. Она состоит из:
Наименования органа, осуществляющего государственную регистрацию создаваемых организаций;
Даты регистрации;
Государственного регистрационного номера;
Подписи;
Печати регистрирующего органа.
Гриф утверждения также выносится на титульный лист и заверяется печатью.
Устав государственной организации утверждается вышестоящим учреждением, а негосударственной - его учредителями, общим собранием акционеров. Пример оформления титульного листа устава приведен в примере 2.
Положение об организации (структурном подразделении)
Положение - правовой акт, определяющий состав, компетенцию, порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию деятельности государственных органов, учреждений, организаций, структурных подразделений (служб).
Пример 2. Образец оформления титульного листа устава
Положения могут быть типовыми (примерными) и конкретными (индивидуальными). При наличии типового положения конкретные положения разрабатываются на его основе. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений.
Различают положения об организациях и положения о структурных подразделениях (службах).
Положение об организации - это документ, на основании которого действуют государственные бюджетные организации (органы государственной власти и управления всех уровней).
Схема положения о государственном учреждении аналогична схеме устава государственного учреждения.
Положение об организации оформляется на общем бланке. Обязательными реквизитами положения об организации являются: заголовок к тексту, текст, подпись, гриф утверждения, печать.
Структура текста положения так же, как и текста устава, регламентирована УСОРД и включает следующие разделы (пример 3).
Размещено на http://www.allbest.ru/
Пример 3. Типовая структура текста положения
Положения о структурных подразделениях (службах) можно классифицировать на:
Положения о структурных подразделениях;
Положения о коллегиальных и совещательных органах, как руководящих (совет директоров, правление), так и специализированных (ученый совет, педсовет, научно-технический совет и др.);
Положения о временных органах (совещания, комиссии, советы).
Положение о структурном подразделении оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами данного вида документов являются: наименование организации, наименование структурного подразделения, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф утверждения.
Положения о подразделениях:
Подписываются руководителем подразделения;
Утверждаются руководителем организации.
Текст положений о структурных подразделениях включает следующие разделы.
Общие положения. В разделе "Общие положения" указываются: полное официальное наименование подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение, чем руководствуется в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати.
Цели и задачи. В разделе "Цели и задачи" перечисляются основные проблемы, решаемые подразделением и определяющие характер и направления деятельности подразделения.
Функции. В разделе "Функции" указываются действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для осуществления поставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности подразделения.
Права и обязанности. В разделе "Права и обязанности" перечисляются права, которыми наделяется подразделение в лице его руководителя. В этом же разделе устанавливаются виды дисциплинарной, административной, а при необходимости - и уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих обязанностей.
Взаимоотношения. В разделе "Взаимоотношения" регламентируются информационные и документационные потоки подразделения, основные документы, создаваемые им, указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение, периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.
Изменения в положение о структурном подразделении вносятся приказом руководителя организации.
Положения о коллегиальных и совещательных органах, как руководящих (совет директоров, правление), так и специализированных (ученый совет, педсовет, научно-технический совет и др.), также носят нормативный характер и определяют состав, порядок формирования, компетенцию, порядок работы, права и ответственность коллегиальных и совещательных органов.
В качестве примера можно привести структуру текста положения о Совете директоров акционерного общества.
Общие положения.
Компетенция Совета директоров.
Состав Совета директоров.
Выдвижение кандидатов в Совет директоров.
Избрание членов Совета директоров.
Регламент заседаний Совета директоров.
Взаимоотношения с другими подразделениями общества.
Ответственность членов Совета директоров.
Порядок утверждения положения о Совете директоров и порядок внесения в него изменений.
В государственной организации внесение изменений и дополнений в положения о коллегиальных и совещательных органах и в положения о структурных подразделениях осуществляется распорядительным документом руководителя организации.
В негосударственной организации изменения и дополнения в положения о коллегиальных и совещательных органах принимаются на общем собрании акционеров.
Положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах) создаются на период действия такого органа. Структура текста нормативно не закреплена. Утверждается органом, в компетенцию которого входит создание временного органа.
3. Учредительный договор
Договор - юридическое понятие, с которым связано возникновение различных обязательств и отношения, регулирующие их.
В учредительном договоре учредители берут обязательство создать юридическое лицо (дается наименование юридического лица), определяется порядок совместной деятельности по его созданию, условия образования имущества и уставного капитала.
Договором определяется предмет и цели деятельности юридического лица, а также условия и порядок управления деятельностью юридического лица и условия распределения между учредителями прибыли.
Местонахождение юридического лица определяется местом его государственной регистрации, если в соответствии с законом в договоре не установлено иное.
В заключительной части договора указывается количество экземпляров договора, юридические адреса и банковские реквизиты сторон.
На договоре подписи заверяются печатями. Если одна из сторон (или обе договаривающиеся стороны) являются гражданами, то указываются их фамилии, имена и отчества, паспортные данные и место жительства.
Учредительный договор подлежит государственной регистрации в установленном порядке.
Учредительный договор юридического лица заключается, а устав утверждается его учредителями (участниками).
4. Инструкция
Инструкция - правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц и граждан.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.
Инструкции оформляются на общем бланке организации с указанием вида документа. В заголовке к инструкции обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются ее требования, например: "Инструкция (о чем?) о ведении бухгалтерского учета на предприятии".
Инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения, разработавшего ее.
Инструкция подлежит утверждению. Утверждаются инструкции руководителем организации и заверяются печатью.
Инструкции визируются руководителями всех заинтересованных подразделений, юридической службой, заместителем руководителя, курирующим то направление деятельности, на которое распространяется содержание инструкции.
Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки и разбиваемых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.
Текст инструкции должен начинаться с раздела "Общие положения", в котором излагаются цели ее издания, область распространения и другие сведения общего характера.
Текст инструкции излагается от третьего лица единственного или множественного числа.
В тексте часто используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "не допускается", "запрещается" и т.п.
Разновидностью инструкции является должностная инструкция.
Должностная инструкция - правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.
С помощью должностной инструкции в любой организации реализуется функция управления персоналом.
Должностные инструкции бывают типовые (примерные) и конкретные (индивидуальные).
Типовая должностная инструкция разрабатывается на должности, имеющие одинаковые обязанности, права, ответственность, независимо от того, к какой отрасли относится организация. Например: "Должностная инструкция секретаря".
При большом объеме работы функциональные обязанности по определенной должности выполняют, как правило, несколько человек.
Если эти обязанности одинаковы, то разрабатывается одна должностная инструкция, которая в этом случае будет типовой, например: "Должностная инструкция бухгалтера".
Если обязанности работников с одинаковым названием должности различаются, то для каждого из них разрабатывают конкретную должностную инструкцию с уточнением обязанностей работника в заголовке к тексту. Например: "Должностная инструкция бухгалтера по налогам".
Должностные инструкции разрабатываются почти на все должности, предусмотренные штатным расписанием. Должностные инструкции не составляются на категорию служащих "руководители", так как их функции и задачи, права, обязанности и ответственность фиксируются в уставе организации или в положении о структурном подразделении в разделе "Руководство".
Должностная инструкция входит в УСОРД и имеет унифицированную форму (пример 4).
Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа. Обязательными реквизитами должностной инструкции являются: наименование организации, наименование структурного подразделения, дата, регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.
Должностная инструкция подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается заместителем руководителя организации - куратором данного подразделения или руководителем структурного подразделения, если ему предоставлено это право. Визируются должностные инструкции руководителями заинтересованных подразделений и юридической службой (юристом), а также другими должностными лицами, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения.
Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов.
Общие положения. В этом разделе указывают полное наименование должности с обозначением структурного подразделения в соответствии со штатным расписанием; кому непосредственно подчиняется работник (дополнительно - кому подчиняется на период отсутствия вышестоящего лица); порядок назначения на должность и освобождения от должности; порядок замещения в случае временного отсутствия работника; особенности организации работы, если они есть (ненормированный рабочий день, гибкий график и др.), перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник на данной должности; квалификационные требования (уровень образования, стаж работы, требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний).
Размещено на http://www.allbest.ru/
Пример 4. Типовая структура должностной инструкции
Функции. В разделе приводится перечень основных направлений деятельности работника в соответствии с направлениями деятельности структурного подразделения.
Должностные обязанности. В этом разделе перечисляются: виды работ, выполняемые работником на данной должности; характер выполняемых действий: "руководит", "подготавливает", "утверждает", "рассматривает", "выполняет", "обеспечивает" и т.п. Должностные обязанности целесообразно также объединять в однородные группы в соответствии с функциями работника. Для удобства представления должностных обязанностей текст данного раздела может быть разделен на две части: в первой части перечисляются те виды работ, которые сотрудник выполняет самостоятельно, а во второй - те, которые выполняются совместно с другими.
Права. В разделе устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие выполнение возложенных на него обязанностей:
Право принимать определенные решения (перечисление вопросов, которые он может решать самостоятельно);
Право давать указания по конкретным вопросам;
Право самостоятельно подписывать документы в рамках предоставленной ему компетенции;
Право обращаться с предложениями к руководителю;
Право представительствовать от имени подразделения или организации в других организациях и пределы такого представительства;
Право участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к его ведению;
Право на получение необходимой для работы информации (статистической, экономической и др., в том числе и конфиденциальной);
- *право требовать выполнения определенных действий от других работников.
В тексте данного раздела необходимо закрепить также:
Право работника вносить предложения по совершенствованию деятельности, связанной с выполнением его непосредственных должностных обязанностей;
Право входить в состав рабочих групп по подготовке и реализации конкретных проектов и участвовать в разработке коллегиальных решений, направленных на достижение главной задачи структурного подразделения или всей организации.
В необходимых случаях в текст раздела можно внести универсальные права, общие для всех работников (а не только права по должности):
Право на все виды установленной компенсации за свой трудовой вклад;
Право на комфортные условия труда;
Право на повышение квалификации;
Право на максимальную реализацию своих профессиональных потребностей.
Ответственность. В разделе определяются критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника. Критериями оценки являются объективные показатели, характеризующие качество и своевременность выполнения работы. Устанавливается ответственность работника за нарушение действующего законодательства и требований организационно-правовых и распорядительных документов.
В необходимых случаях фиксируется полная материальная ответственность работника по должности, которая должна быть оформлена соответствующим дополнительно заключаемым договором. Предусматриваются и конкретные формулировки об ответственности за несоблюдение технологий, закрепленных в нормативно-технических документах, за нарушение сроков выполнения работ, предусмотренных нормативами, за отказ от применения передовых приемов работы и имеющихся технических средств, за отказ выполнять письменные и устные распоряжения руководителя и др.
При формулировании пунктов об ответственности не следует злоупотреблять словами с отрицанием "не", так как они придают негативный смысловой оттенок соответствующему пункту текста в целом. Количество пунктов этого раздела не должно превышать количества пунктов в предыдущем разделе "Права".
Взаимоотношения. В данном разделе указывается: от кого, в какие сроки и какую информацию получает работник; кому, какую и в какие сроки предоставляет; с кем осуществляет совместную подготовку документов и прочие вопросы информационных взаимосвязей работника с другими подразделениями, лицами, организациями. Если взаимоотношения и связи сотрудника хорошо отлажены на уровне документов, то текст раздела можно представить в форме одной или нескольких таблиц с заголовками:
"Работник передает";
"Работник получает".
В графах таблицы указывают: наименование структурного подразделения, вид документа, срок, периодичность. В текст раздела целесообразно также включать названия и формы журналов или картотек, которые ведутся с целью учета, контроля и лучшей организации работы, а также названия баз данных, которые сотрудник ведет на рабочем месте для упорядочивания и систематизации справочно-информационного фонда. В текст должностной инструкции могут быть включены дополнительные разделы.
Функции. В этом разделе перечисляют основные направления деятельности работника в соответствии с направлениями деятельности структурного подразделения. В формулировках функций необходимо четко отразить вклад сотрудника в достижение главной задачи, перспективных и текущих задач структурного подразделения; указать, какие функции работник выполняет самостоятельно, а в выполнении каких участвует.
Условия оплаты труда. В разделе указывается, какой работнику устанавливается должностной оклад в соответствии с контрактом или штатным расписанием; какие он может получать премии (в зависимости от конкретных условий работы можно оговорить виды премий и условия их получения); какие он может получать надбавки и как ему можно повышать зарплату (при каких условиях и с какой периодичностью); может ли работник совмещать профессии (должности) и др.
Показатели оценки работы. Раздел, в котором могут быть закреплены как общие показатели оценки деятельности, так и конкретные, установленные непосредственным и вышестоящими руководителями, а также закрепленные во внутренних нормативных и технологических документах организации.
К числу общих показателей могут быть отнесены: " * полнота реализации закрепленных за работником задач, должностных обязанностей и предоставленных прав;
Качество составления и оформления документов;
Отсутствие ошибок и служебных нарушений;
Отсутствие жалоб, претензий и нареканий со стороны руководителей;
Квалифицированное применение требований инструкций и других нормативных документов;
Своевременность выполнения должностных обязанностей, соблюдение сроков исполнения поручений и указаний руководства.
К документам инструктивного характера также относятся "Правила" и "Регламент".
Правила внутреннего трудового распорядка:
Правила внутреннего трудового распорядка - правовой акт, регламентирующий организацию работы предприятия, взаимные обязательства работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутриобъектный режим и другие вопросы.
Правила оформляются на общем бланке организации с указанием вида документа, подписываются руководителем кадровой службы, принимаются с учетом представительного органа работников (ст. 190 Трудового кодекса РФ).
Правила внутреннего трудового распорядка являются, как правило, приложением к трудовому договору.
Текст Правил составляется в соответствии с Типовыми правилами внутреннего распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций, утвержденными Постановлением Госкомтруда СССР от 20 июля 1984 г. № 213 (в той части, которая не противоречит действующему в настоящее время трудовому законодательству).
Примерная форма Правил внутреннего трудового распорядка представлена в примере 5.
В некоторых организациях наряду с Правилами внутреннего трудового распорядка разрабатывается Положение о персонале, которое отражает вопросы профессионального и социального развития трудового коллектива, взаимоотношения с администрацией, права и ответственность администрации и персонала, правила деловой этики и др. Положение о персонале разрабатывается в некоторых организациях наряду с Правилами внутреннего распорядка.
Оформляется Положение о персонале на общем бланке организации с указанием вида документа, подписывается руководителем службы управления персоналом, согласовывается на общем собрании персонала, но утверждать Положение о персонале рекомендуется на Совете директоров организации.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Пример 5. Типовая структура правил внутреннего трудового распорядка
Регламент:
Регламент - правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.
Регламент работы коллегиального или совещательного органа определяет:
Статус коллегиального или совещательного органа;
Порядок планирования работы;
Порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании;
Внесение материалов на рассмотрение;
Порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании;
Ведение протокола заседания;
Оформление решений коллегиального или совещательного органа;
Порядок доведения решений до исполнителей;
Материально-техническое обеспечение заседаний.
Регламент оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами регламента являются: наименование организации, наименование коллегиального или совещательного органа, вид документа, дата документа, номер документа, место составления, гриф утверждения, текст, подпись.
Регламенты утверждаются руководителем организации или руководителем коллегиального или совещательного органа.
В процессе подготовки регламенты проходят стадию обсуждения на заседании членами коллегиального или совещательного органа.
Регламенты согласовываются с заинтересованными подразделениями и юридической службой.
5. Структура и штатная численность
Структура и штатная численность - это документ, в котором закрепляется состав подразделений (отделов, служб) и штатная численность каждого структурного подразделения и всей организации в целом.
Документ оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа, подписывается руководителем кадровой службы, визируется главным бухгалтером, заместителями руководителя организации и утверждается руководителем организации с проставлением печати.
Текст документа составляется в форме таблицы, графы которой соответствуют графам 1, 2 и 4 штатного расписания (пример 6).
Обычно этот документ утверждается на целый год, но если в течение года в него необходимо внести изменения, то они проводятся приказом по основной деятельности.
6. Штатное расписание
Штатное расписание - правовой акт, закрепляющий структуру, численность и должностной состав работников организации с указанием должностных окладов (в государственных учреждениях - с указанием разряда по Единой тарифной сетке).
Пример 6. Структура и штатная численность
Штатное расписание имеет унифицированную форму и оформляется на общем бланке либо на стандартных листах бумаги формата А-4 альбомной ориентации с нанесением реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.
В заголовке к тексту указывается год, на который составлено штатное расписание.
Текст штатного расписания составляется в табличной форме. Указываются коды и наименования структурных подразделений и должностей, количество единиц по штату, должностной оклад, надбавки по видам и месячный фонд зарплаты.
Ответственность за подготовку штатного расписания лежит на отделе кадров (службе персонала).
Проект штатного расписания визируется руководителями подразделений, юридической службой, заместителями руководителя организации.
Штатное расписание подписывают руководитель кадровой службы и главный бухгалтер, утверждает руководитель организации с проставлением гербовой печати (или печати организации). Внесение изменений и дополнений производится приказом руководителя организации или уполномоченного им лица.
Заключение
Управленческая деятельность присуща всем учреждениям, предприятиям и организациям.
Она охватывает организационные вопросы, планирование, финансирование, отраслевую производственную работу, подбор и расстановку кадров, контроль и т.д. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации.
На основе информации принимаются управленческие решения, информация служит доказательством их исполнения и источником для обобщения. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, которая фиксируется в документах.
Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, а также многократное использование информации.
Таким образом, документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленной форме необходимой для управления информации, то есть в создании документов. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.
Принятый 20 февраля 1995 г. Государственной думой Федеральный закон № 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" (с изм. и доп. от 10.01. 2003) в ст.5 указывает: "Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы.
Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов".
В разных организациях состав и количество создаваемых документов различны.
Комплект документов определяется:
Кругом вопросов, решаемых организацией в процессе деятельности;
Объемом и характером компетенции учреждения;
Объемом и характером взаимосвязей с другими организациями.
Объединяя операции по информационно-документационному обслуживанию управления, делопроизводство является его главной обеспечивающей функцией.
Порядок ведения делопроизводства определяется нормативными документами, разработанными Федеральной архивной службой России.
Список литературы
Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство.2-е изд. -СПб.: Питер, 2007. -272с.
Краткий словарь архивной терминологии. М.: 1968.
Югов А. Думы о русском слове. М., 1972, с.54.
Учебник для ВУЗов "Теория государства и права" Курс лекций. Редакторы Малько А.В. и Матузов Н.И. Москва, 1996.
Размещено на Allbest.ru
...Подобные документы
Принципы корпоративного управления. Трехуровневая структура управления акционерным обществом. Общее собрание как высший орган управления корпорацией. Основные направления компетенции совета директоров. Образование коллегиального исполнительного органа.
контрольная работа , добавлен 12.09.2010
Подход к определению исключительной компетенции общего собрания акционеров. Вопросы, которые могут быть переданы из компетенции собрания акционеров в компетенцию совета директоров. Образование исполнительного органа общества и прекращение его полномочий.
практическая работа , добавлен 03.05.2014
Требования к составлению и оформлению. Организационные документы. Реквизит 28. Отметка об исполнителе. Правила составления и оформления. Примеры составления деловых писем, приказов и распоряжений. Исходящее деловое письмо. Приказ по личному составу.
контрольная работа , добавлен 01.11.2008
Формы бумаги и поля. Бланки документов. Оформление отдельных реквизитов. Организационные, распорядительные, информационно-справочные документы. Документы по личному составу. Структура и штатная численность. Внесение изменений в записи трудовой книжки.
курсовая работа , добавлен 26.02.2009
Суть документов, применяемых в управленческой деятельности. Организационные, распорядительные и документы по личному составу. Требования к видам документов на современном этапе. Развитие нормативной правовой базы документационного обеспечения управления.
курсовая работа , добавлен 26.02.2009
Теоретические основы документооборота и делопроизводства организации. Разработка основных управленческих документов автотранспортной организации. Требования к оформлению документов. Информационно-справочные, распорядительные и организационные документы.
курсовая работа , добавлен 05.10.2014
Изучение компетенции, состава и порядка избрания Совета директоров - органа управления в хозяйственных обществах (акционерное общество, общество с ограниченной ответственностью), который образуется путем избрания его членов на общем собрании акционеров.
контрольная работа , добавлен 25.11.2010
Основные направления деятельности управляющей компании, организационные документы предприятия. Организация документооборота: прием, отправка и регистрация документов, контроль исполнения. Классификация и систематизации документов, формирование дел.
отчет по практике , добавлен 16.12.2015
Совокупность управленческих звеньев, образующих определенную ступень в процессе управления по вертикальной подчиненности. Высшие органы управления предприятием и общее собрание акционеров. Совет директоров, генеральный директор и трудовой коллектив.
реферат , добавлен 13.10.2011
Общее собрание акционеров: компетенция, виды и формы проведения собраний, порядок принятия решений. Понятие и основные теории корпоративного контроля: теория акционерного контроля, теория контроля финансовых институтов, менеджерская теория контроля.
Организационные документы — это целый пакет документов, в них прописываются правила, по которым будут выстраиваться отношения между членами организации, базовые принципы создания организации и ведение всей ее хозяйственной и деловой деятельности. Такими документами определяется организационно-правовая формы предприятия, фирмы или организации, ее структура и поле деятельности, численность штата, а также руководствующий состав, число специалистов по разным направлениям.
Сведения, прописываемые в организационных документах
Любому новому шагу в организации предшествует подписание определенного документа. Все действия четко регламентированы сводом правил, положений и постановлений. В организационных документах прописывается внутренний распорядок, формирование органов управления, структура организации, режим работы, четко оговариваются основные моменты организации труда, прописываются тарифы на оплату труда специалистов разных профилей и много других моментов.
Что такое учредительные документы
Основными организационными документами для любого предприятия, фирмы или организации служат учредительные документы. Не имея учредительных документов невозможно оформление юридического лица. В таких документах содержится вся самая важная информация об организации: ее учредители, юридический адрес, правовой статус, сфера деятельности, степень ответственности, данные об имуществе и его использовании, а также обозначен порядок ликвидации или реорганизации организации, если в этом возникнет необходимость.
Выделяют три основных учредительных документа:
- устав организации
- положение об организации
- учредительный договор.
Порядок оформления организационных документов и общие положения о них приведены в ст. 52 Гражданского кодекса РФ.
Устав организации
Устав организации представляет собой правовой акт, в котором содержится перечень правил, которые были установлены государством или предприятием (организацией), которые наделены полномочиями регулировать деятельность таких организаций и управлять ими. Устав может быть дисциплинарный, строевой, ветеринарный, Устав ООО, Устав ОАО и другие. Такой документ утверждается учредителями и устанавливается правовой статус организации, как юридического лица. Будучи юридическим лицом можно уже проходить государственную регистрацию.
Положение об организации
Положение об организации – это еще один правовой акт. На основе положений работают бюджетные государственные организации, органы власти, а также отделения и филиалы организаций разных форм собственности. В положении обозначены права, функции, задачи, порядок деятельности и степень ответственности организации.
В положении некоммерческой организации прописывается:
- полное название организации с указанием рода деятельности
- организационно-правовая форма организации
- определяется род деятельности и ее цели
- управление деятельностью
- юридический адрес организации
- права и обязанности ее членов
- информация о филиалах и представительствах
- условия и членство, если оно есть
- источники формирования имущества
- порядок использования общего имущества в случае ликвидации, если организация некоммерческая
- порядок изменения учредительных документов для некоммерческих организаций.
Все положения прописаны в Федеральном законе "О некоммерческих организациях" от 12 января 1996 г. № 7-ФЗ.
Для оформления Положения об организации разработан общий бланк организации.
Учредительный договор организации
Учредительный договор заключается между всеми учредителями организации (юридического лица) при ее создании. В договоре учредителями принимается обязанность по созданию юридического лица, определяется порядок и участие в совместной деятельности, оговариваются условия передачи имущества учредителей. Согласно договору также распределяется и прибыль между участниками или понесенные убытки. В учредительном договоре прописываются правила управления деятельностью организации, условия выхода участников из состава учредителей.
Юридическое лицо не может действовать без организационных документов. Обязательно должен быть устав или учредительный договор, или же и то, и другое. Если юридическое лицо является не коммерческой организацией, то оно может действовать только на основании положения, разработанного для организаций определенного вида.
Какие еще документы относятся к организационным документам?
К организационным документам кроме учредительных относятся и ряд других документов. К ним можно отнести:
- Положение о совещательном органе организации
- Положение о структурных подразделениях организации
- Положение о коллегиальном органе управления
- Документ о структуре и штатной численности организации
- Внутренний регламент организации
- Штатное расписание
- Инструкции по отдельным направлениям деятельности
- Должностные инструкции работников
- Положение о персонале (правила внутреннего трудового распорядка)
Могут быть и другие документы, предусмотренные организацией.
Каждый организационный документ должен быть оформлен на соответствующем бланке организации, а если такого нет, то на стандартном листке, но с обязательным нанесением всех реквизитов . Дата утверждения, обозначенная на документе, и является датой организационного документа.
Правом на утверждение организационных документов обладает руководитель организации, а в филиалах руководитель структурного подразделения или вышестоящей организации.
Заголовок в организационном документе должен отвечать виду самого документа. К примеру:
- должностная инструкция референта
- штатное расписание
- положение о персонале.
Все организационные документы в обязательном порядке должны проходить установленный порядок согласования, которое осуществляется с каждым из заинтересованных должностных лиц и подразделений, а также с юридической службой, которая проверяет их на соответствие действующему законодательству.
Организационно-правовые документы бессрочны по времени, они действуют до замены их новыми или до полной отмены, могут вноситься некоторые дополнения и изменения, если нет необходимости полностью менять документ.
Если у вас остались вопросы по теме статьи — задавайте их в комментариях
В составе организационно-распорядительных документов можно выделить:
Организационные документы: устав, структура и штатная численность аппарата управления , штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка или положения о персонале, положение о структурном подразделении учреждения, должностная инструкция работнику.
Распорядительные документы: приказ, распоряжения, указание, инструкция.
Информационно-справочные документы: протокол, акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка, телеграмма, телефонограмма и др.
Подготовка и оформление основных видов документов
Комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции учреждения, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов учреждения, называется организационными документами.
К организационным документам относятся:
Должностные инструкции разрабатываются руководителем структурного подразделения, при отсутствии структурных подразделений - специалистом, занимающем данную должность, подписывается руководителем структурного подразделения или специалистом-разработчиком, утверждается директором учреждения, согласовывается с юристом и доводится до работника под расписку (Приложение № 3).
ПОЛОЖЕНИЕ
Положение - это организационно-юридический документ, регламентирующий деятельность органов управлений , учреждений и их структурных подразделений.
Как правило положения состоят из следующих разделов:
Общая часть (общие положения). Раздел включает в себя:
· определение статуса подразделения в системе управления;
· указание о том, кем оно возглавляется и кому подчиняется;
· степень самостоятельности;
· участие в реализации целевой программы или выполнении целевых функций управления;
Основные задачи. Раздел определяет:
· направление деятельности управления, подразделения;
· задачи, за выполнение которых несет ответственность данное управление, подразделение;
Функции (обязанности) (раздел содержит перечень функций, выполнение которых обеспечивает решение задач, поставленных перед управлением, подразделением с определенной конкретизацией работ по каждой функции);
Права (раздел определяет права управления, подразделения, обеспечивающие выполнение установленных функций);
Организация управления (раздел содержит описание организационной структуры управления, подразделения, указания о подчиненности руководителей, определяет периодичность, время и вид проводимых организационных мероприятий (планерок, совещаний, советов и т. д.);
Взаимосвязи с другими подразделениями (раздел разрабатывается на основе входящей и исходящей документации с определением основных взаимосвязей; в этом разделе могут устанавливаться взаимосвязи данного подразделения с общественными подразделениями (организациями), всевозможные общественные советы и комиссии, профсоюзы);
Ответственность (раздел предусматривает установление ответственности подразделения и его руководителя за выполнение задач и реализацию функций; этот раздел отличается наибольшей сложностью разработки, так как здесь необходимо указать применение санкций за выполнение или некачественное выполнение задач, функций, а также определить условия, при которых наступает та или иная ответственность; как правило в этом разделе делается такая запись: “подразделение несет ответственность за выполнение закрепленных за ним задач и функций”).
Другим распространенным регламентом, с помощью которого определятся место и деятельность работника, являются должностные инструкции. Должностные инструкции как юридические документы вводятся в действие решением руководителя (утверждение инструкции подписью; приказ, распоряжение, постановление о введении инструкции).
ИНСТРУКЦИЯ
Инструкция - “правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, учреждений (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан”.
Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказ). Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования.
Например: “Должностная инструкция инспектору по контролю…”, “Инструкция о порядке предоставления льгот лицам, работающим в районах Крайнего Севера”, “Инструкция о ведении делопроизводства”.
Текст инструкции разбивается по определенной логической схеме на разделы, пункты и подпункты. Начинается, как правило, инструкция разделом “Общие положения” , в котором указываются цели ее издания, области распространения, порядок пользования и другие сведения общего характера. Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены новой).
Текст инструкции носит указующий характер, поэтому в ней рекомендуются четкие формулировки с распорядительными словами типа: “должен”, “следует”, “необходимо”, “имеет право”, “не допускается”, “рекомендуется”, “запрещается” и т. д.
Текст инструкции излагается от третьего лица (например, “Руководители или по их поручению другие должностные лица государственных органов, предприятий, учреждений и организаций должны систематически анализировать, обобщать предложения, заявления и жалобы граждан, содержащиеся в них практические замечания…”) или в безличной форме (например: “Повторным предложениям, заявлениям и жалобам граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационно-контрольный индекс, в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указываются регистрационно-контрольные индексы первого предложения, заявления, жалобы”). Инструкция оформляется на общем бланке. Она утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем, о чем свидетельствует соответствующий по форме гриф утверждения. На инструкции может быть сделана отметка о том, что она является приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документом (например, приказом) в нем устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители.
Объяснительная записка
Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т. д.); или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы .
К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ (план, отчет) и поясняющие содержание отдельных положений основного документа. Они оформляются на общем бланке учреждения.
Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляют на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.
Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами. Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда и большое количество разновидностей актов:
· акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций);
· приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т. д.);
· проведения испытания;
· списания;
· инвентаризации;
Независимо от разновидности акты составляются по единой схеме. Прежде всего, члены комиссии должны изучить существо вопроса, подлежащего отражению в акте, а также законодательные и нормативные документы, регулирующие данный вопрос.
Текст акта делится на три части:
введение, констатирующая часть и выводы.
Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составляющие акт (могут быть указаны и присутствующие при этом лица). Начинается эта часть акта словом “Основание” , которое печатается через 2-3 интервала после заголовка, с абзаца. После слова “Основание” ставятся две точки и указывается наименование распорядительного документа в именительном падеже , его дата, номер и заголовок.
Например:
Основание: приказ директора школы от 17.04.95 № 2
“О проведении инвентаризации на складе школы”
С новой строки прямо от полей с прописной буквы пишется слово “Составлен” и далее перечисляются фамилии с инициалами составителей акта или состав комиссии. Например:
Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются по алфавиту . В название должности входит и название учреждения. Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты. В заключительной части акта делаются выводы, или даются рекомендации, Эта часть текста необязательна. Акт может заканчиваться и констатацией фактов.
После текста перед подписями при необходимости указывают количество составленных экземпляров акта и их местонахождение. Эта часть акта также не обязательна.
Например:
Составлен в 2-х экземпляров:
1-й экземпляр направлен в Департамент образования
2-й экземпляр - в дело.
Завершающий текст акта: подписи
Акт подписывают председатель и все составители.
При подписании должности перед фамилиями не указываются.
Например:
Председатель комиссии подпись
Члены комиссии подпись
Как и во всяком документе, в акте перед текстом имеется заголовок, начинающийся с предлога “О” (“Об”) и формулируемый с помощью отглагольного существительного: “О проверке”, “О приеме-передаче”, “О списании”, “Об уничтожении”. Ряд разновидностей актов требует утверждения.
Например, акт о ликвидации учреждения утверждается руководителем вышестоящего ведомства (министром), акт о выделении к уничтожению документов и дел - руководителем учреждения.
Служебные письма
Служебные письма - обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.
Служебные письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, отсюда вытекает разнообразие содержания писем: запросы, уведомления, приглашения, претензии, изменения, уточнения, задания, сообщения, разъяснения, напоминания, подтверждения, рекомендации, предложения, замечания, просьбы, требования, и т. п.
Текст служебного письма должен быть простым, т. е. освещать один вопрос.
Текст письма, как правило, состоит их двух частей. В первой части излагаются мотивы, побудившие составить документ, здесь же могут быть сделаны ссылки на решения вышестоящих органов, явившиеся основанием составления письма. Во второй части излагается основная часть документа, ради которой он составляется: выводы, просьбы, предложения, замечания и т. п. Учитывая постоянный рост объемов информации, с которой приходится знакомиться работникам управленческого аппарата, для активизации восприятия информации письма можно рекомендовать изменения традиционный порядок изложения текста письма и начать его с существа вопроса, помещая доказательства и доводы во вторую часть. Письма по несложным, обговоренным заранее вопросам могут состоять из одной основной части, без пояснений.
Информационно-справочные документы
Подавляющее большинство документов, отправляемых из учреждений и направляемых им, являются информационно-справочными . Они содержат информацию о фактическом положении дел в учреждениях, которая служит основанием для принятия распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и телефонограммы. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам, не являются обязательными к исполнению в отличие от них.
Справки - документы, содержащие описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки делят обычно на две группы - с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт. Наиболее многочисленной и ежедневно составляемой является вторая группа справок. Это справки о подтверждении места учебы и работы, занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличии иждивенцев и т. п. Так как ситуации, по поводу которых эти справки выдаются, как правило, типовые, применяются унифицированные трафаретные бланки. Помимо указания названия ведомства, учреждения, вида документа (справка), даты и номера эти бланки имеют отпечатанный типовой текст. Текст обычно начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщают сведения. В конце справки дается название учреждения, куда она представляется. В тексте такой справки не должно быть архаичных оборотов, содержащих ненужные слова типа “настоящая справка ”, “действительно учится ” и т. д. На справке ставятся даты ее подписания и выдачи. Текст справки заверяется подписью и печатью.
Докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие записки представляются регулярно. Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок. Как и в справках, от адресата зависит оформление этого вида документов. Докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на простом листе бумаги.
Распоряжение - акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса, разового случая.
Приказ - правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов и управлений местных администраций, руководителями учреждений, объединений, организаций и предприятий, действующими на основе единоначалия . Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права , регулирующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права (например, о назначении на должность).
Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждения положений , инструкций, правил и т. п. документов, требующих утверждения; по всем вопросам внутренней жизни учреждения, организации, предприятия, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т. п. Посредством приказа руководитель ставит основные задачи перед работниками, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от их подчиненности. Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих закону.
ВВЕДЕНИЕ
Организационные документы - это комплекс документов, содержащих правила создания организации, в том числе: выбор ее организационно-правовой формы; компетенцию, структуру, штатную численность, состав должностей (руководителей, специалистов, технических исполнителей); формирование совещательных органов управления; установление режима работы и системы охраны; организацию и оценку труда; порядок реорганизации и ликвидации.
К основным организационно-правовым документам относятся учредительные документы: устав или положение об организации, учредительный договор. Общие положения, определяющие наименования видов организационных документов и порядок их оформления, приведены в Гражданском кодексе РФ. Организационные документы значительно облегчают и разъясняют работу в любом виде деятельности, где их используют. С их помощью мы можем узнать значительную часть информации о той или иной организации, фирме, предприятия. Организационные документы незаменимы, если мы хотим создать хорошо работающее, отлаженное производство, это азы, можно сказать - как паспорт у человека - так и документы у предприятия. Порядок ведения делопроизводства определяется нормативными документами, разработанными Федеральной архивной службой России.
ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Организационно-правовые документы реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации. Организационные документы содержат положения, обязательные для исполнения.
К организационно-правовым документам относятся:
Устав организации;
Положение об организации;
Учредительный договор;
Положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах;
Регламент;
Структура и штатная численность;
Штатное расписание;
Инструкции по определенным направлениям деятельности;
Должностные инструкции работников;
Правила внутреннего трудового распорядка (положение о персонале) и др.
Организационные документы оформляются на общем бланке организации или на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов. Датой организационных документов является дата утверждения.
Организационные документы утверждаются руководителем организации или ее структурного подразделения либо вышестоящей организацией. Утверждение осуществляется либо проставлением грифа утверждения на самом документе, либо изданием другого документа.
Заголовок к тексту в организационных документах должен согласовываться с наименованием вида документа, например:
Положение об отделе кадров;
Структура и штатная численность аппарата Министерства;
Инструкция о ведении бухгалтерского учета;
Должностная инструкция референта.
Организационные документы имеют сложную структуру текста. Констатирующей частью текста организационных документов является раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение организационного документа, сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий. Основной текст организационных документов делится на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами. Организационные документы проходят установленный в организации порядок согласования. Согласование осуществляется со всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами, с юридической службой, проверяющей соответствие данного организационного документа действующему законодательству.
С точки зрения срока действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до замены новыми.
Особенностью организационно - правовых документов является возможность вносить в них изменения и дополнения в тех случаях, когда нет необходимости перерабатывать весь документ.
К первым и основным организационно-правовым документам относятся учредительные документы: устав или положение об организации, учредительный договор.
Общие положения, определяющие наименования видов организационных документов и порядок их оформления, приведены в Гражданском кодексе РФ (гл.4, ч. I).
Организация, являющаяся юридическим лицом, «действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. В случаях, предусмотренных законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях данного вида» (ст.52 ГК РФ).
Организационные документы реализуют нормы административного и гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и строго обязательны для исполнения. Эти документы проходят обязательно процедуру утверждения непосредственно руководителем с проставлением грифа утверждения или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением) или заседанием коллегиального органа и действуют до утверждения новых. В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационные документы.
К организационным документам относятся: устав;положения; инструкции;штатное расписание; структура и штатная численность; регламент;учредительный договор.
Устав - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Содержание устава в соответствии с законодательством РФ должно включать: наименование учреждения, организации, предприятия, его вид; местонахождение (почтовый адрес); предмет и цель деятельности; порядок образования имущества (или уставного капитала, выпуска и распределения акций и т.д.); порядок распределения прибыли; порядок образования учреждения (организации, предприятия);порядок управления и прекращения деятельности; органы управления (внутренняя организационная структура).
В зависимости от вида организации (учреждения) в устав могут быть добавлены другие сведения:для банков - перечень проводимых банком операций и его функции;для акционерных обществ - сведения о категории выпускаемых акций, условия их приобретения, размеры долей каждого участника и др.
Текст устава может содержать следующие разделы:Общие положения.Акционерный капитал (уставной фонд). Порядок деятельности. Управление. Учет и отчетность, распределение прибыли. Прочие накопления. Прекращение деятельности.
Устав оформляется на общем бланке с указанием реквизитов:наименование организации - автора документа (с указанием министерства, ведомства вышестоящей организации); наименование вида документа - УСТАВ;дата;регистрационный номер, место издания (город);гриф утверждения (если предприятие частное, указывают, кем зарегистрировано);текст;подпись.
Положения - правовые акты, определяющие порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (служб).
Положения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и используются при разработке индивидуальных. Различаются положения об организациях, о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах, положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах).Структура текста положения и его формуляр унифицированы в УСОРД. Положения оформляют на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации, структурного подразделения, вид документа, а также дата и гриф утверждения, регистрационный номер, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования или визы согласования.Текст положения включает следующие разделы: Общие положения; Цели и задачи; Функции;Права и обязанности;Руководство;Взаимоотношения с другими подразделениями.
Положения подписывают должностные лица, являющиеся непосредственными разработчиками (например, начальник структурного подразделения, заместитель руководителя), визирует юридическая служба (юрист), утверждает руководитель. Положение вступает в силу с момента утверждения.
Инструкция - правовой акт, содержащий правила, регулирующий организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их структурных подразделений), должностных лиц.
Инструкции издаются в целях разъяснения применения законодательных актов, распорядительных документов по запоминанию и ведению документов (например, бухгалтерских, отчетных и др.).
Инструкция оформляется на общем бланке организации и должна содержать реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф утверждения; гриф согласования или виза согласования. Текст инструкции разбивается на разделы, которые нумеруются арабскими цифрами, а количество разделов определяется разработчиками. Подписывается инструкция руководителем того подразделения, которое ее разработало, а утверждается руководителем организации или специальным распорядительным документом.Инструкции бывают, например, должностные; по безопасности труда и др. Должностные инструкции определяют функции, права и обязанности сотрудников организации и разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием.Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:Общие положения; Должностные обязанности;Права; Ответственность; Взаимоотношения.
Штатное расписание - документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия, указывающий фонд заработной платы. Форма штатного расписания унифицирована УСОРД и оформляется на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; гриф утверждения; текст; визы согласования; подпись; печать. Текст оформляется в виде таблицы, указывается перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавок и месячном фонде заработной платы.Штатное расписание визирует главный бухгалтер, юрист подписывает начальник отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации, подпись которого заверяется печатью.
Структура и штатная численность - документ, который закрепляет наименования всех структурных подразделений, должностей и количество штатных единиц каждой должности организации (учреждения). Оформляется на общем бланке предприятия с указанием реквизитов: наименование организации, наименование вида документа, дата, место издания, гриф утверждения, визы согласования, подпись, печать. Текст оформляется в виде таблицы. Документ подписывает начальник отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации. Согласовывают его с главным бухгалтером и юристом. Подпись руководителя в грифе утверждения заверяется печатью.
Регламент - документ, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа. Регламент работы коллегиального или совещательного органа определяет: статус коллегиального или совещательного органа;порядок планирования работы;порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании; внесение материалов на рассмотрение;порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании; ведение протокола заседания;оформление решений коллегиального или совещательного органа; порядок доведения решений до исполнителей; материально-техническое обеспечение заседаний.
Регламент оформляется на общем бланке учреждения. Обязательные реквизиты:наименование учреждения (организации); вид документа;заголовок к тексту (наименование коллегиального или совещательного органа); дата;место составления;гриф утверждения;текст, подпись.
Регламенты обсуждаются в процессе подготовки на заседаниях коллегиального органа и согласовываются с юридической службой, подписываются руководителем организации или руководителем коллегиального органа, утверждаются коллегиально.
Учредительный договор - С 01 июля 2009 г. в соответствии с Федеральным законом от 30 декабря 2008 г. № 312-ФЗ вносятся изменения в Федеральный закон от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью". В частности, отсутствует понятие "учредительный договор" и вместо него учредители заключают в письменной форме договор об учреждении Общества (п.5 ст.11 "Закон об ООО") и утверждают устав Общества. Договор об учреждении Общества не являются учредительным документом Общества. Договор об учреждении Общества является гражданско-правовым договором многостороннего характера, который заключается путем составления одного документа. Такой договор должен отвечать общим требованиям, предъявляемым ГК РФ к договорам и сделкам (включая нормы об основаниях признания сделок недействительными), а также отражать особенности, предусмотренные "Законом об ООО" для данного договора.
Содержание. Договор об учреждении Общества заключается, а устав утверждается его учредителями (участниками).Основные положения о договоре об учреждении и уставе общества с ограниченной ответственностью содержатся в ст.12 "Закон об ООО". Она основывается на нормах ст.ст.52 и 89 ГК РФ, но при этом устанавливает правила, отражающие специфику хозяйственного общества данного вида.Договор об учреждении Общества определяет порядок осуществления учредителями совместной деятельности по учреждению Общества, размер уставного капитала Общества, размер их долей в уставном капитале общества и иные установленные законодательством об обществах с ограниченной ответственностью условия.В договоре об учреждении учредители Общества обязуются создать Общество и определяют порядок совместной деятельности по его созданию.Договором об учреждении определяются также: состав учредителей (участников) Общества; размер уставного капитала Общества и размер доли каждого из учредителей (участников) Общества;размер и состав вкладов, порядок и сроки их внесения в уставный капитал Общества при его учреждении;ответственность учредителей (участников) Общества за нарушение обязанности по внесению вкладов.
Договор об учреждении Общества заключается в простой письменной форме и подписывается всеми учредителями Общества. Договор об учреждении Общества не прекращает своего действия после создания Общества, поскольку совместная деятельность участников (учредителей) по созданию Общества является лишь одним из элементов комплексного предмета данного договора. В таком договоре об учреждении главными являются сохраняющие свое значение вплоть до прекращения Общества положения о его создании.
