Значение юридического делопроизводства для юриста. Делопроизводство и составление юридических документов (Е.В. Алтынник). Подготовка перечня юридических документов

Введение

Приступая к изучению курса, прежде всего следует ознако-миться с основными профессиональными терминами и опреде-лениями, постоянно встречающимися в работе с документами.

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными доку-ментами.

Первоначально термин появился в устной речи (предполо-жительно в XVII в.) и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» - решать вопрос. Уже в XVI в. употребляется слово дело как собрание документов, относящих-ся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г.

Современное делопроизводство включает:

Обеспечение своевременного и правильного создания до-кументов (документирование);

Организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систе-матизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

Документооборотом стандарт называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В технологию работы с документа-ми входит:

Прием и первичная обработка документов;

Их предварительное рассмотрение и распределение;

Регистрация документов;

Контроль исполнения документов;

Информационно-справочная работа;

Исполнение документов;

Их отправка;

Систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.

В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение понятия «документ»:

Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Это же определение дано и в государственном стандарте на тер-мины и определения «Делопроизводство и архивное дело». Для более полной характеристики понятия «документ» следует раскрыть и понятие «реквизит».

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следующее определение:

Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа.

1. Предмет и задачи делопроизводства, ее роль в деятельности юриста

Основным видом делового текста является документ. Документ (слово латинского происхождения, которое означает «доказательство») - это метод закрепления разными способами на специальном материале информации о фактах, действий, явлений объективной действительности и разумной деятельности человека. Документ имеет правовое и хозяйственное значение, и может служить письменным доказательством, а также есть источником разнообразных сведений дознавательского характера. Документы дают возможность восстановить факты деятельности учреждения, организации или предприятия, найти в оконченных и сданных в архив делах такие сведения, какие имеют значение для поточной оперативной работы и для истории.

В широком значении этого слова документом можно считать какой--либо материальный объект, что вмещает информацию в зафиксированном виде.

Управленческий документ вмещает информацию, которая возникла и используется в области управления. Таким образом, всякий документ – в первую очередь носит информацию, и это наиважнейшее его свойство, используемое в процессе управления.

Документ - это также своеобразный материал, «сырьё для обработки». Он должен быть доброкачественным: информация должна добываться быстро и продуктивно. Это касается в первую очередь цифровой, плановой и отчетной документации, обработка которой хорошо механизируется, и в значительно меньшей мере - документы организационно-распорядительного характера (где преобладает текст). Плановые и отчетные документы уже сейчас приобретают такие формы, которые позволяют машинную обработку их.

Часть документов (планирование, отчетность, деловая переписка) предназначена для непосредственного восприятия, поэтому они должны быть особо удобными для чтения и по возможности наглядными.

Требование к документам, которые должны быть полноценным источником информации:

1.Документ должен издаваться полноправным органом или лицом в соответствии с его компетенцией.

2. Документ не должен противоречить действующему законодательству и директивным указанием вышестоящих органов.

3. Документ должен быть достоверным и отвечать заданиям конкретного руководства, т.е. основываться на фактах и вмещать конкретные и реальные пропозиции или указания.

4. Документ должен быть составлен в установленной форме.

5. Документ должен быть безукоризненно отредактирован и оформлен.

Делопроизводство - это деятельность, которая охватывает вопросы документирования и организации работы с документами в процессе выполнения управленческих функций.

Делопроизводство - это важная составная часть работы каждого учреждения, организации, предприятия. В их практической деятельности используются разные системы в делопроизводстве, но для всех них обязательным является ведение административного делопроизводства (его еще называют общим делопроизводством).

В процессе делопроизводства берут участие (большей или меньшей мерой) все работники аппарата управления: одни создают документы, другие обеспечивают их передачу, третьи руководствуются этими документами в своей практической деятельности. Всё, что решается аппаратом управления и внедряется потом в практические дела, оформляется документами.

Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) - это научно упорядоченный комплекс основных положений, норм, правил и рекомендаций, которые означают и регламентируют процесс делопроизводства, начиная с момента поступления или изготовления документов и до их сдачи в архив. Государственные стандарты (ГОСТы), которые вошли в состав этой системы, вводятся одновременно с ней.

Созданию ЕГСД предшествовало всестороннему изучению систем делопроизводства в разных коллективах государственного аппарата с целью выявления общих закономерностей в работе с управленческой документацией, а также выявлению возможностей, границ и масштабов системного упорядочения однотипных операций в делопроизводстве.

Характерная особенность этой системы лежит в том, что она базируется на общепринятой передовой теории и практики применения прогрессивных форм и методов работы с документами. Основное задание ЕГСД - способствовать рационализации и унификации документальных процессов в деятельности государственного аппарата на разных уровнях управления. Эта система требует доведения до уровня общих и обязательных учреждений норм уже проверенных практикой рациональных методов делопроизводства.

Бланк - это лист бумаги с напечатанным на нём реквизитами содержащими постоянную информацию. Наиболее распространенными являются бланки служебных писем, справок, актов, приказов, протоколов и др. Все основные документы должны печататься на бланках: использование бланков при составлении документов повышает культуру труда управления, выдает информацию официального характера, облегчает исполнение и дальнейшее использование документов.

«Если документ - лицо организации, то бланк - её визитная карточка». Так принято про него говорить. Бланк должен быть безукоризненно изготовлен (хорошая полиграфичная работа, хороший шрифт, продуманный текст). Особое внимание должно быть уделено четкости и полной грамотности напечатанного текста.

3. Организация документооборота

Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. .

Документы, поступающие на предприятие проходят:

первичную обработку;

предварительное рассмотрение;

регистрацию;

рассмотрение руководством.

После этого входящие документы передаются конкретным исполнителям.

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена на предприятии как самостоятельным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел, секретариат), так и отдельным сотрудником (секретарь - референт) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

Конверты от поступающих документов уничтожаются за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой "лично" и в адрес общественных организаций.

Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на: " направляемые на рассмотрение руководителю предприятия; направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам. На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.

Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления в службу ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.

Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют их как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Перед упаковкой служба ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т.д. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется.

Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.

Внутренние документы предприятия передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме.

Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Результаты учета документооборота обобщаются службой ДОУ и доводятся до сведения руководителя предприятия для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

При прохождении практики в юридическом отделе помощь руководителя практики помогла мне постигнуть суть работы в коммерческой организации в должности юрисконсульта.

Юридический отдел ОАО “Волковысский мясокомбинат” имеет современную нормативную правовую базу, представленную как в электронном виде, так и печатными изданиями.

Особую роль в работе юридического отдела занимает электронная правовая база, которая ежедневно обновляется и позволяет быстро и точно найти требуемые нормативные правовые акты, образцы документов, обзоры судебной практики, статьи в профильных журналах и иную информацию. Трудно переоценить значение такого серьезного инструмента в работе любого юриста.

Юридический отдел является самостоятельным структурным подразделением, подчиняется непосредственно генеральному директору предприятия. Юридический отдел состоит из начальника юридического отдела, трех юрисконсультов и машинистки.

Юридический отдел предприятия в своей деятельности руководствуется действующим законодательством Республики Беларусь, Уставом общества, Политикой и целями в области качества предприятия, документами СМК, приказами генерального директора, правилами внутреннего трудового распорядка.

Руководство юридическим отделом осуществляет начальник юридического отдела.

Начальник юридического отдела назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказом генерального директора комбината.

На должность начальника юридического отдела назначается лицо с высшим юридическим образованием и стажем работы по специальности не менее 5 лет.

Руководитель подразделения обязан обеспечить выполнение задач и функций, возложенных на юридический отдел.

Начальник юридического отдела должен знать:

• - методические, нормативные и другие руководящие материалы по правовой деятельности комбината;
• - политику в области качества, требования документов СМК, касающихся деятельности юридического отдела.

В случае временного отсутствия начальника юридического отдела его обязанности исполняет назначенный в установленном порядке юрисконсульт, который приобретает соответствующие права и несет полную ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей. На должность юрисконсульта назначаются лица, имеющие высшее юридическое образование и стаж работы в должности юрисконсульта не менее трех лет. В случае временного отсутствия начальника юридического отдела исполняет его обязанности. Юрисконсульт назначается и освобождается от занимаемой должности по приказу генерального директора.

Юрисконсульт должен знать:

• - действующее законодательство Республики Беларусь;
• - постановления, распоряжения, приказы вышестоящих органов;
• - методические, нормативные и другие руководящие материалы по правовой деятельности предприятия;
• - порядок ведения учета и составления отчетов по хозяйственно-финансовой деятельности комбината;
• - порядок заключения и оформления хозяйственных договоров, контрактов;
• - правила и нормы охраны труда, техники безопасности и производственной санитарии;
• - политику в области качества комбината, требования документов системы менеджмента качества, касающихся деятельности юридического отдела.

Основными задачами юридического отдела являются:

• - Обеспечение законности в деятельности комбината;
• - Активное использование правовых средств, для укрепления хозяйственного расчета, соблюдения договорной и трудовой дисциплины, выполнения договорных обязательств;
• - Защита имущественных прав и законных интересов комбината;
• - Обеспечение соответствия действующему законодательству издаваемых на комбинате локальных нормативных актов;
• - Снижение дебиторской задолженности;
• - Управление нормативными правовыми актами;
• - Выполнение функций в области качества в соответствии с документами СМК.

В соответствии с основными задачами юридический отдел выполняет следующие функции:

• - Контроль соблюдения установленного на предприятиии порядка предъявления и рассмотрения внутрихозяйственных претензий.
• - Проведение совместно с другими подразделениями экономико-правового анализа результатов хозяйственной деятельности комбината, изучение условий и причин возникновения непроизводительных расходов, состояния числящейся на балансе дебиторской задолженности, нарушений договорных обязательств, подготовка материалов по недостачам и хищениям денежных средств и товарно-материальных ценностей для направления их в судебные и следственные органы.
• - Проверка соответствия законодательству представляемых на подпись руководителю предприятия проектов приказов и других документов нормативного характера, их визирование.
• - Подготовка и внесение предложений об изменении действующих или отмене утративших силу локальных нормативных актов комбината.
• - Участие в разработке и осуществлении мероприятий правового характера, направленных на повышение качества продукции, обеспечение соблюдения законодательства о труде, укрепление трудовой дисциплины, экономию и рациональное использование материальных ресурсов, предотвращение недостач, хищений, приписок.
• - Сокращение и предупреждение непроизводительных расходов и потерь, решение вопроса о привлечении к ответственности виновных в этом лиц.
• - Анализ практики заключения и исполнения хозяйственных договоров и представление директору комбината предложений по устранению выявленных недостатков;
• - Участие в организации и проведении пропаганды правовых знаний, информирование работников комбината о действующем законодательстве, разъяснение практики его применения.
• - Подготовка заключений, осуществление консультаций по правовым вопросам, возникающим в деятельности комбината.
• - Осуществление учета законодательных актов, применяемых на комбинате, предоставление руководителям заинтересованных подразделений информации об их изменении.
• - Оказание правовой помощи структурным подразделениям комбината, отдельным работникам по действующему законодательству.
• - Подготовка документов по дисциплинарной и материальной ответственности работников комбината.
• - Участие в разработке и актуализации документов СМК по направлению деятельности. Ведение претензионной и исковой работы, в том числе по искам вследствие нарушения правил по охране труда и пожарной безопасности, представление в установленном порядке интересов комбината в судах, органах государственного управления при рассмотрении правовых вопросов, осуществление методического руководства исковой работой, если она ведется другими структурными подразделениями комбината.
• - Соблюдение требований нормативных правовых актов по охране труда.
• - Участие в работе комиссии по проверке знаний по вопросам охраны труда, рабочих ИТР и специалистов подразделений и служб комбината.
• - Регистрация договоров и контрактов.

Важным направлением работы юридической службы предприятия является разработка, согласование и утверждение локальных нормативных актов по вопросам регулирования трудовых и связанных с ними отношений. Согласно ст. 1 Трудового Кодекса Республики Беларусь локальные нормативные акты -- коллективные договоры, соглашения, правила трудового распорядка и иные принятые в установленном порядке нормативные акты, регулирующие трудовые и связанные с ними отношения у конкретного нанимателя.

Несколько иное определение нормативного правового акта закреплено в ст. 1 Закона Республики Беларусь от 10.01.2000 № 361-3 "О нормативных правовых актах Республики Беларусь", с изменениями и дополнениями по состоянию на 07.05.2007, в соответствии с которой локальный нормативный правовой акт - нормативный правовой акт, действие которого ограничено рамками одной или нескольких организаций.

Если сравнить две вышеуказанные дефиниции, то можно сделать вывод, что легальное определение локального нормативного акта в ст. 1 ТК является более узким по сфере регулируемых этим документом отношений. Кроме того, очевидно расхождение используемых законодателем терминов: в ТК фигурирует категория "локальный нормативный акт", в Законе "О нормативных правовых актах Республики Беларусь" -- "локальный нормативный правовой акт". Полагаю, что юридическая терминология в указанных законах должна быть унифицирована. На мой взгляд, возможно использование и более лаконичного термина "локальный акт" как более широкого понятия, включающего помимо локальных нормативных (правовых) актов также и индивидуальные локальные акты либо локальные акты смешанного характера. Последние содержат как нормативные предписания, так и индивидуальные правоприменительные положения.

Мною был рассмотрен коллективный договор (приложение 2). Коллективный договор между ОАО “Волковысский мясокомбинат” и его работниками, интересы которых представляет действующий на предприятии профсоюз, является соглашением между нанимателем и работниками. Коллективный договор был заключен 27 мая 2010 года сроком на три года. Зарегистрирован Волковысским районным исполнительным комитетом 05.07.2010 года за № 113. Коллективный договор устанавливает дополнительные гарантии, компенсации, преимущества и более благоприятные условия труда по сравнению с установленными законодательством Республики Беларусь, генеральным, тарифными и местными соглашениями с учетом особенностей деятельности конкретной организации и ее финансовых возможностей. Также, нанимателем и профсоюзом при заключении коллективного договора были использованы социально-партнерские соглашения для ограничения и упорядочения контрактных трудовых отношений. Например, разработан и закреплен дифференцированный подход в части установления порядка определения срока, на который продлевается контракт, в зависимости от стажа и личностных показателей трудовой деятельности работника, определения дополнительных дней отпуска и размера повышения тарифной ставки. Это позволило гармонизировать и сбалансировать правовое положение работника и нанимателя, обеспечить соблюдение интересов обеих сторон. Проекты коллективного договора, обсуждаются сторонами в определенном им порядке. Подписываются уполномоченными представителями сторон.

Изменения и дополнения в коллективный договор вносятся по взаимному согласию сторон.

Об исполнении коллективного договора, соглашения в сроки, определенные в них, но не реже одного раза в полугодие, информируются работники, от имени которых они заключены. Способы и порядок информирования определяются сторонами.

Все работники, в том числе впервые принятые, должны быть ознакомлены нанимателем с действующим у него коллективными договорами.

На мой взгляд, наниматель не нарушает коллективный договор и выполняет все его условия.

1. ВВЕДЕНИЕ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

1. Документ в системе управления.

2. Основные понятия делопроизводства и документооборота.

3. История развития делопроизводства в России.

1.1. ДОКУМЕНТ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ

Основным способом фиксации и передачи управленческой и иной информации в системе управления является документ, и от того, насколько эффективно организовано документационное обеспечение, во многом зависит качество принимаемых решений и, следовательно, общий результат деятельности любого в самом широком смысле слова учреждения. Правильное документационное обеспечение работы в учреждении основывается на соответствующей нормативнометодической базе - комплексе правовых документов организационного, инструктивного, методического характера. Нормативные и методические документы по делопроизводству в каждом учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных актов.

В соответствии с Федеральным законом «Об информации, информатизации

и защите информации» от 20 февраля 1995 года № 24-ФЗ (ст. 5) документирование (то есть создание документов) является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Там же говорится, что документирование осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов. Государственное регулирование распространяется не только на сферу документирования, но и на организацию работы с документами.

Государственное регулирование делопроизводства осуществляет Федеральная архивная служба России (Росар-хив), которая в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации (утверждено Указом Президента Российской федерации от 17 марта 1994 года № 552) и Положением о Федеральной архивной службе России (утверждено постановлением Правительства Российской Федерации от 28 декабря 1998 года № 1562) осуществляет межотраслевое органи- зационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти, координирует развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) осуществляет государственное управление стандартизацией, включая работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации.

Правительство Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти несут ответственность за организацию документационного обеспечения в органах исполнительной власти, разрабатывая соответствующие нормативные правовые акты.

1.2. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА.

Управление любым предприятием - это информационный процесс, в котором информация принимается, обрабатывается, вырабатывается решение, решение доводится до исполнителей, действия которых контролируются.

На всех этапах информационного процесса создаются документы, в которых фиксируется разнообразная информация.

Документ – это совокупность сведений, расположенных на материальном носителе и имеющих правовую основу.

Вышестоящие

		указания
	Администрация
				управления
	протоколы,
	заключения		делопроизводства
				Исполнители
		контроля	служебные записки,

отчетность

Рис. 1. Информационные процессы предприятия

Составной частью управления любой организационной системой является делопроизводство.

Термин «делопроизводство» появился во второй половине XVIII века и обозначал не только папку с документами, но и сам решаемый вопрос. В настоящее время термин означает организацию информационного сопровождения дела, т.е. ведение документации.

Делопроизводство – сфера деятельности, связанная с процессом создания документов и организацией работы с ними.

Цель делопроизводства – информационное обеспечение процесса управле-

Основные задачи делопроизводства:

 создание документов, т.е. фиксация их на каком-либо носителе;

 передача документов для их последующего исполнения или принятия решений;

 регистрация документов для осуществления контроля над их исполнением;

 систематизация и хранение документов, быстрый поиск документов

по мере надобности.

Формы организации делопроизводства:

Централизованная форма характеризуется тем, что все операции по обработке документов сосредотачиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре - канцелярии, общем отделе или у секретаря. Эта форма характерна для мелких учреждений.

Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Используется редко.

При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализовано (хранение документов, формирование дел). Характерна для средних и крупных учреждений.

Понятие делопроизводства базируется на понятии документирования.

Документирование – это регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе обеспечивающий её силу.

Средства документирования – орудия, используемые человеком для создания документов. Они делятся на:

простые средства (ручки, карандаши)

механические и электромеханические средства (пишущие машинки,

магнитофоны, фото-, кино- и видео техника)

автоматизированные средства (компьютерная техника).

Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи

информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам.

Юридическая сила – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Реквизит – обязательный элемент оформления документа (наименование вида документа, адресат, дата, подпись).

Формуляр документа – это набор реквизитов в документе, расположенных в установленной стандартом последовательности.

Система документации – совокупность документов, связанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документа и их использование в текущей деятельности учреждения.

Документооборот учреждения – это процесс движения документов в организации с момента их создания или получения до завершения их исполнения и передачи в архив.

Продвижение документа происходит:

1. В пространстве: внутри предприятия и за его пределами.

2. Во времени: от момента создания или получения документа до его отправки адресату или передачи на хранение.

Организация документооборота на предприятии (см. слайд)

Различают внешний и внутренний контуры документооборота.

Внешний контур начинается с входящих (внешних) документов, которые поступают на предприятие извне. Полученные документы регистрируются секретарями и затем поступают на исполнение. Заканчивается внешний контур регистрацией исходящих документов.

Если документ создается в самой организации, то возникает внутренний контур прохождения документа (инициация - исполнение - согласование - утвер-

ждение - регистрация). Именно на внутреннем контуре прохождения документа часто возникает его версионность (т.е. документ существует в разных версиях). Например, на этапе согласования, когда появляются замечания от разных лиц. Важной задачей делопроизводства является отслеживание, накопление и управление версиями документов, а также контроль за изменением документа.

1.4. ИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В РОССИИ

До Х века документировались в основном правовые отношения между гражданами. Уже в это время существовала культура составления и оформления документов, таких как подорожные грамоты, письменные завещания и др., а также в специальной школе готовили писцов, судейских секретарей, печатников (хранителей печати) для князей и крупны феодалов, однако единой системы государственного делопроизводства не было.

1 этап. Зарождение системы делопроизводства (XI – XV в.).

Период Древнерусского государства – это период постепенного складывания традиций системы делопроизводства, накопления опыта документирования, обработки и хранения документов, обеспечения их сохранности, в том числе защиты от несанкционированного доступа и подделки.

Характерные черты периода:

1. Появились профессиональные делопроизводители: церковные псаломщики

и дьяки (в XIV веке дьяками называли всех людей, ведущих делопроизводство).

2. Были составлены своеобразные пособия по делопроизводству - формулярники, в которых обозначились стадии подготовки документов - чернопись, редакция, беловик.

3. Возникла необходимость в сохранении секретности важной информации, в результате появились различные скрепы (подписи), печати, мосты (подписи на склейках), то есть элементы защиты информации от несанкционированного доступа на стадии хранения и использования.

К этому же времени относятся и первые случаи подделки документов.

4. Выработалась процедура отмены юридической силы документов. Матери-

алы извлекались из специального хранилища «ларником» (хранителем ларя с до-

кументами) и уничтожались в присутствии свидетелей. Особо важные документы уничтожались выбранной городским вече комиссией, часто принародно, в торжественной обстановке. Менее значительные документы возвращались авторам или просто стирались с пергамента, на котором были написаны, а зачищенные листы снова шли в дело.

5. Были выделены места для безопасного хранения документов и ведения документации: гостиные дворы и монастыри.

Практически до конца XIV в. на Руси основным материалом для письма слу-

жил пергамент (особым образом выделанная кожа), называемый в документах «хартией», а в простонародье - просто «телятиной». Самой древней формой до-

кумента была грамота – отдельный лист пергамента шириной чуть более 15 см

(3,5 вершка). Документы писались сплошным текстом, без разделения на слова, а из знаков препинания использовалась только точка в конце предложения.

2 этап. Приказное делопроизводство (XV – XVII в.).

Период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным периодом, по названию первых государственных учреждений

– приказов. В этот период постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления.

Характерные черты периода:

1. Делопроизводство велось в приказных избах, которые представляли собой одновременно и место приема посетителей (присутствие ), и канцелярию, и ар-

хив. Документы обычно размещались на столах, на скамьях, особо ценные – в сундуках-ларях в тех же помещениях, где велась текущая работа и прием посетителей. В приказах составлялись описи документов, находящихся на хранении,

а в XVII в. к описям документов составлялись азбуки – специальные указатели для наведения справок о документах.

2. Документы изготовлялись на бумаге и имели специфическую форму – столбец (столп, столпик), т.е. свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги .

Составные части столпа назывались «поставами». Такое же название получили и сами места склейки листов. Столбец являлся фактически не одним документом, а включал всю совокупность документов дела. Текст в столбцах писался только с одной стороны, оборотная использовалась лишь для проставления помет, резолюции, адреса. Документы хранились свернутыми в свиток или рулон; для особо важных документов изготавливались специальные футляры, но чаще они хранилось просто в ларях, или сундуках. Такая форма документа была неудобной, поскольку много времени уходило на развертывание и свертывание столбца при поиске необходимых сведений. Сама склейка была недостаточно прочной, что приводило к ветшанию и износу документа. Наряду со столбцовой формой документа в приказах зародилась и начала применяться тетрадная форма. Тетрадь - это лист бумаги, сложенный вдвое. Тетради собирались вместе, переплетались по мере необходимости и составляли книги.

3. Юридическую силу документу придавала так называемая «припись» дум-

ного дьяка – подпись дьяка, поставленная по слогам на обратной стороне документа таким образом, чтобы ее буквы захватывали оба конца склеенных листов.

(Ни царь, ни бояре не подписывали документы, за исключением договорных документов с иностранными государствами). Такой способ подписания документов обеспечивал защиту информации и затруднял их фальсификацию.

4.Складываются различные виды документов, фиксирующих управленческую деятельность государственных учреждений: от верховной власти подчинен-

ным направлялись грамоты, указы и приговоры , из местных учреждений в приказы посылали отписки, формой письменного обращения частных лиц в государственные учреждения были челобитные .

5. Большинство реквизитов еще не выделилось из текста, т.е. обращение, ад-

6. Велась регистрация каждого документа: при поступлении на документе проставлялась дата и дьяк делал помету «Выписать», что означало «Навести справки». Фактически это означало начало рассмотрения дела.

3 этап. Коллежское делопроизводство (XVIII в.).

Главное отличие коллежского делопроизводства заключалось в том, что его организация регламентировалась законодательством. Период коллежского дело-

производства соотносят с реформами Петра I. Именно он создал российскую бюрократическую систему, определившую современную работу с документами. Петра I по праву можно назвать «отцом русской бюрократии».

Характерные черты периода:

1. Издан законодательный акт «Генеральный регламент», в котором подробно проработаны вопросы документирования (правила регистрации документов,

контроль за их исполнением, порядок их составления, удостоверения, хранения) и

движения дел (документооборот). Регламент даже определяет, как должны быть устроены столы (должны иметь ящики с замками), как должны сидеть канцеляристы (по двое за одним столом) и т.д. Рабочий день в коллегиях продолжался 8 часов. Работа велась круглый год, за исключением трех летних месяцев и праздников. За один день неявки на работу у канцелярского служащего вычиталось жалованье за месяц, за неотработанный час вычиталось недельное жалованье.

2. Введена подпись руководителя и членов коллегии на документе.

3. Установлен порядок пользования печатями. Приложение печати произво-

дилось в присутствии двух свидетелей.

4. Столбцовые формы документов заменены тетрадями – 4 листов бумаги, сложенными вдвое и прошитыми нитками. Несколько переплетенных тетрадей составляли книгу.

5. В документах появились новые реквизиты: регистрационные входящие и исходящие номера, адресат, подпись, дата составления, вид документа и пр., при-

меняющиеся и в современном делопроизводстве.

6. Для многих документов были установлены официальные бланки и разработаны правила расположения реквизитов на листе бумаги.

7. Стали развиваться различные системы документации:

финансовая, в которой впервые были применены термины «дебет», «кре-

дит», «баланс»;военная - рапорты, донесения, предписания, диспозиции;

договорная международная - ноты, меморандумы, депеши;

судебная - допросы, клятвенные обещания, показания, приговоры;

статистическая - подушные переписи, называемые ревизиями, губернские сводки.

4 этап. Министерское делопроизводство (XIX – начало ХХ в.).

Возникла действующая ныне система документооборота, называемая исполнительным делопроизводством . В сфере управления появились министерства, а на смену коллегиальности пришло единоначалие министров.

Характерные черты периода:

1. Были установлены единые принципы ведения делопроизводства мини-

стерств России – от создания документов до их архивного хранения. Особое внимание было уделено порядку взаимодействия министерств с другими учреждениями и императором в зависимости от сложившейся в то время иерархии.

2. Введена многоступенчатая система регистрации и учета документов. Все входящие в министерство документы фиксировались в журнале. В каждом департаменте был аналогичный журнал учета, куда заносилась основная информация.

3. Возникла система контроля за исполнением документов. Ежемесячно про-

водилась ревизия дел в структурных подразделениях, в специальных ведомостях велись записи о количестве исполненных и неисполненных документов. В конце года составлялась общая ведомость по министерству.

4. Изменились формы документов. Официальные документы составлялись на бланках с угловым расположением реквизитов. В состав реквизитов бланка вхо-

дили: наименование учреждения, наименования структурных подразделений, дата и регистрационный номер, краткий заголовок к тексту, ссылка на поступивший документ. С конца 20-х годов прошлого столетия бланки стали изготовлять типографским способом.

5. Появились новые виды документов: телеграммы и телефонограммы.

6. Издавались сборники образцов документов – письмовники .

5 этап. Советский период государственного делопроизводства (1917 –

Характерные черты периода:

1. 1917 – 1920 гг. Снижение уровня документационного обеспечения управ-

ления (на работу во вновь образованные советские учреждения шли рабочие, солдаты, крестьяне, не имеющие специального образования).

2. 1925-1926 гг. Были образованы две крупные организации: Институт техники управления (ИТУ) и Государственное бюро организационного строительства

(Оргстрой). ИТУ занимался теоретическими исследованиями в области управления, а Оргстрой реализовывал их на практике, способствуя внедрению нового канцелярского оборудования и средств оргтехники. При ИТУ был создан Кабинет стандартизации, который занимался разработкой общесоюзных стандартов документации (письма, телеграммы, телефонограммы, протоколы) и средств канцелярского труда (чернила, ленты для пишущих машинок).

3. В 1932 г. ИТУ был ликвидирован и прекратилось централизованное методическое совершенствование вопросов документооборота. С этого момента в истории делопроизводства начался длительный период «самостоятельности»: каждое ведомство по-своему регулировало работу с официальными документами.

4. В 1963 г. утверждены «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и архивов учреждений, организаций, предприятий СССР».

Этот документ до сих пор служит руководством по делопроизводству.

5. В 1973 г. разработана Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД).

ЕГСД – это научно-упорядоченный комплекс правил, нормативов и рекомендаций по организации и ведению документационного обеспечения управления, начиная с момента создания документа до сдачи его в архив.

6. В 1970-1980 гг. сложился блок ГОСТов на управленческие документы.

7. В 1980-е гг. разработаны унифицированные системы документации (УСД) с целью автоматизации обработки данных, содержащихся в формах документов.

Развитие советского делопроизводства в 1970-1980 гг. заложило основу делопроизводства в Российской Федерации. Многие нормативно-методические документы, созданные в этот период, действуют и в настоящее время.

1.4. НОРМАТИВНАЯ БАЗА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Нормативная база делопроизводства – это совокупность законов и норма-

тивных правовых актов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в процессе деятельности организации.

Нормативная база делопроизводства включает следующие компоненты:

 Законодательные и правовые акты РФ;

 ГОСТы;

 Нормативные документы;

 Классификаторы;

 Государственная система документационного обеспечения управления.

Законодательные и правовые акты в сфере информатизации и документации:

 Законы РФ: Гражданский кодекс РФ, закон РФ «О стандартизации», закон РФ «Об Архивном фонде и архивах»

 Указы и распоряжения Президента: «Об основах государственной политики в сфере информатизации», «Об утверждении Положения об Архивном фонде РФ»

 Постановления и распоряжения правительства: «Об организации работ по стандартизации, обеспечению единства измерений, сертификации продукции и услуг», «Об улучшении информационного обеспечения населения РФ»

 Федеральные законы РФ: «Об информации, информатизации и защите информации», «Об участии в международном информационном обмене», «О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных»

 Правовые акты органов правительственной и исполнительной власти субъектов РФ, регламентирующие вопросы делопроизводства.

Государственные стандарты (ГОСТы) на документацию

Оформление служебных документов строго регламентировано стандартами.

Стандарт – типовой вид, образец, которому должен удовлетворять объект по своим признакам, свойствам, качествам.

Закон РФ «О стандартизации» от 10.06.93 определяет стандартизацию как деятельность по установлению норм, правил и характеристик. Области распространения стандартов, их содержание, сферы их действия определяются государственными органами управления.

Наименование
ГОСТ Р 6.30-2003	Унифицированные системы документации. Унифицирован-
	ная система организационно-распорядительной документа-
	ции. Требования к оформлению документов.
	Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России
ГОСТ Р 51141-98	Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
ГОСТ 6.10.1-88	Унифицированные системы документации (УСД). Основные
	положения
ГОСТ 6.01.1-87	Единая система классификации и кодирования технико-
	экономической информации. Основные положения
ГОСТ 6.10.5-87	Унифицированные системы документации (УСД). Требова-
	ния к построению формуляра - образца
ГОСТ 6.10.4-84	Унифицированные системы документации (УСД). Придание
	юридической силы документам на машинном носителе и
	машинограмме, создаваемым средствами вычислительной
	техники. Основные положения
ГОСТ 6.10.3-83	Унифицированные системы документации (УСД). Запись
	информации в коммуникативном формате

Требования, устанавливаемые стандартами, обязательны для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности. Госстандарт и другие государственные органы управления в пределах их компетенции осуществляют контроль за соблюдением требований ГОСТа.

Нормативные документы

1. Межотраслевые нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления. Разработаны ЦБНТ (Центральное бюро нормативов по труду) Минтруда РФ в 1995 г и рекомендованы для определения трудоемкости работ и численности работников в органах власти, в учреждениях и общественных организациях. Они содержат

 Нормы затрат времени по документационному обеспечению управления (обработка, регистрация, учет количества и контроль исполнения документов, ведение картотек и т.д.)

 Нормы затрат времени на работы архива (каталогизация, создание справочного аппарата к архивам и т.д.)

2. Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций. Разработан во ВНИИДАД (Всероссийский научно-исследовательских институт документоведения и архивного дела) в 1992 г. и содержит нормативы времени для составления планов, договоров. По ним можно произвести расчет трудозатрат, проанализировать производительность труда работников и рассчитать их численность.

3. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. Разработаны ЦБНТ Минтруда РФ в 1993 г. и предназначены для определения затрат времени на работы с управленческой документацией в традиционных условиях и в условиях автоматизации управленческих процессов.

Нормы времени распространяются на все виды работ с документами и разделены на два блока:

 Нормы времени на работы по документационному обеспечению управления (разработка должностных инструкций, номенклатуры дел организации и т.д.)

 Нормы времени на работы, выполняемые в процессе автоматизи-

рованной архивной технологии работы (составление статистических отчетов, выполнение запросов по поиску и т.д.)

Классификаторы

Для использования при сортировке, поиске и обработке разнообразных документов автоматизированных информационных систем, документа должны быть присвоены специальные коды.

Классификатор – документ, содержащий систематизированный перечень наименований объектов и их кодов.

1. Классификаторы информации об управленческих документах: ОКУД.

2. Классификаторы информации об организационных структурах: ОКПО.

3. Классификаторы информации о населении и кадрах: ОК профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)

В любой компании, независимо от организационно-правовой формы, ежедневно в процессе оперативной деятельности создаются десятки, сотни и даже тысячи документов различных видов: исходящие письма, приказы по основной или административно-хозяйственной деятельности, распоряжения руководства, протоколы оперативных совещаний или заседаний совета директоров, а также договоры, счета, счета-фактуры и др.

Документооборот с момента регистрации юридического лица и до момента его закрытия (а зачастую – и после) имеет ключевое значение для полноценной работы компании. Профессионально организованная система документооборота в организации позволяет управлять информацией, иметь доступ к истории любого интересующего вопроса, осуществлять контроль за работой отдельных сотрудников или целых подразделений, а также поддерживать управленческую деятельность, подтверждая принятые на предприятии решения, отслеживая ход их выполнения и фиксируя результаты.

Делопроизводитель – «информационный фильтр» организации

Одна из главных задач делопроизводителя – организовать систему делопроизводства и нести ответственность за доверенный ему участок работы. Напомним, что делопроизводитель, как правило, осуществляет регистрацию и хранение таких документов, как исходящие и входящие письма, приказы по основной деятельности, распоряжения, протоколы оперативных совещаний, а также, по поручению руководителя, иных виды документов, которые не переданы в ведение специализированных отделов. На первый взгляд делопроизводитель в лице секретаря или помощника руководителя имеет весьма опосредованное отношение к тем документам, которые издают сотрудники компании или ее структурные подразделения. Но на самом деле это не совсем так.

Работа секретаря-делопроизводителя часто недооценивается сотрудниками организации. Как правило, это связано с тем, что законодательно в нашей стране не предусмотрена административная или иная ответственность за нарушение правил ведения делопроизводства и организации документооборота. Действующие в стране методические документы и стандарты носят рекомендательный характер и не содержат информацию о мерах ответственности за их неисполнение. Однако стоит помнить о том, что халатное отношение к документам, их оформлению, изданию, хранению, регистрации может привести к неприятным последствиям. К примеру, при утере письма или документа возникает необходимость его повторного составления, согласования, подписания, что влечет за собой существенные временные потери. Своевременно не зарегистрированное письмо или уведомление государственных органов и служб (к примеру, от налоговой инспекции) может привести к срыву сроков предоставления запрашиваемых документов, а в некоторых случаях – штрафам и пеням.

Как правило, при возникновении проблем, связанных с неверным оформлением документов, неправильным хранением архивов, утере важных для компании документов претензии руководства адресуются именно к ответственным за делопроизводство. Однако делопроизводитель зачастую не имеет возможности отследить каждый документ, проверить его надлежащее оформление, зарегистрировать соответствующим образом, поскольку нередко составителями и исполнителями различных видов документов являются другие сотрудники организации. Делопроизводитель – это своего рода «информационный фильтр» организации : через него проходит большинство документов компании, переписка с партнерами и контрагентами; именно к нему обращается как руководитель, так и сотрудники, когда возникает необходимость найти какой-то документ, просмотреть историю переписки, проверить дату поступления или отправки тех или иных документов. Каждый из отделов компании в процессе своей деятельности создает определенный круг документов. Так, отдел кадров ведет кадровое делопроизводство в соответствии с трудовым законодательством, оформляет различные виды кадровых документов на утвержденных бланках, ведет собственную нумерацию исходящих документов и руководствуется законодательными и нормативными актами, действующими в данной области делопроизводства. Финансовый отдел руководствуется принятыми в Российской Федерации законами и законодательными актами в области бухгалтерского учета, ведет учет финансовых документов (счетов, счетов-фактур, накладных). Юридический отдел отвечает за оформление, регистрацию, хранение и архивирование всех видов юридических документов (договоров, соглашений, претензий, протоколов заседаний учредителей и др.).

Делопроизводителю не обязательно знать законодательную и нормативную базу, которой руководствуется каждый из отделов организации, однако необходимо учитывать особенности документооборота отделов для организации системы делопроизводства на предприятии и согласовать внутренний регламентирующий документ (инструкцию по делопроизводству, положение о делопроизводстве) со всеми отделами организации.

Важный документ или «лишняя бумажка»?

При организации системы документооборота и разработке Положения о делопроизводстве в организации необходимо заручиться всесторонней поддержкой юридической службы.

Основными задачами юридической службы являются:

• укрепление законности в деятельности организации;
• анализ документов и решений, принятых в организации, на предмет соответствия тем или иным законодательным актам;
• защита прав и законных интересов предприятия и работающих в нем сотрудников.

Практика показывает, что взаимодействие юриста и помощника руководителя, выполняющего обязанности делопроизводителя, не всегда является эффективным. Зачастую причина этого – постоянная занятость юриста и выполнение им «более важных» задач, нежели согласование переданного ему письма, приказа, Положения о делопроизводстве или пакета документов для отправки контрагенту.

Если роль делопроизводства недооценивается юристом организации, необходимо напомнить ему о том, что если делопроизводство в организации систематизировано и регламентировано на всех уровнях, то следовать установленному порядку должна и юридическая служба. Один из аргументов в таком разговоре может быть таким: «Я исполняю поручение своего руководителя, который считает необходимым стандартизировать документы, создать единую систему документооборота и прописать принципы ведения делопроизводства.

В некоторых случаях юристы ссылаются на то, что это «лишние бумажки, которые только осложняют работу», однако здесь нужно помнить о том, что внутренний документ компании, подписанный первым лицом, является обязательным для исполнения всеми сотрудниками организации. Кстати, причиной нежелания сотрудников организации согласовывать пункты Положения о делопроизводстве часто является тот факт, что введение такого документа добавляет ответственности и требует повышенного внимания при оформлении и подготовке документов.

Между тем Положение о делопроизводстве и контроль за его исполнением со стороны делопроизводителя дает юридической службе гарантию того, что ни один документ не покинет стены офиса до тех пор, пока не будет надлежащим образом согласован и утвержден. Кроме того, на самом деле документ позволит в дальнейшем экономить время, поскольку четко прописанный регламент согласования документов с указанием сроков освободит юриста от лишних и несвоевременных вопросов, с которыми часто обращаются сотрудники организации.

Не всегда процесс разработки и утверждения данного положения проходит легко, поскольку требуется тщательный анализ документов и процессов документооборота в организации. Однако в будущем наличие такого документа и его исполнение существенно облегчит делопроизводителю контроль за ведением делопроизводства и документооборота, а сотрудникам отделов – подготовку и оформление документов.

Нормативная база Несмотря на то что законодательно закрепленных, обязательных к исполнению требований к ведению делопроизводства нет, существует ряд документов, на которые необходимо опираться при организации системы делопроизводства и которые составляют нормативно-методическую базу делопроизводства. И хотя некоторые из них утратили силу, из них также можно почерпнуть полезную информацию. ■ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» является важнейшим нормативным документом для оформления деловой корреспонденции, документации, который отражает в том числе требования к оформлению управленческих документов. Стоит отметить, что ГОСТ Р 6.30-2003 является единственным государственным стандартом по оформлению организационно-распорядительной документации и носит рекомендательный характер. ■ Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536; утратила силу). Она может быть взята за основу для разработки положения или инструкции по делопроизводству в организации (например, можно использовать основную структуру и обязательные пункты Типовой инструкции и привести ее в соответствие с особенностями ведения делопроизводства в конкретной организации). ■ Рекомендации по ведению делопроизводства в организации (утверждены заместителем руководителя Росархива 31.12.2003)могут служить методическим пособием для составления или совершенствования уже имеющихся инструкций по делопроизводству (документационному обеспечению управления) организаций независимо от масштабов и направлений их деятельности, численности персонала, форм собственности и подчиненности. ■ Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)могут быть полезны для разработки номенклатуры дел организации, поскольку в них отражены основные требования, предъявляемые к номенклатуре дел. Номенклатура дел используется для формирования и передачи дел в архив, проведения экспертизы ценности документов и является обязательным документом для любой организации. ■ Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000; утратил силу), устанавливает сроки хранения отдельных видов документов, издаваемых организацией, в т.ч. исходящих и входящих писем, протоколов, справок, кадровых документов и др. Данный Перечень может использоваться для работы практически в каждом отделе организации, поскольку включает документы, касающиеся практически всех областей ее деятельности. Сроки хранения документов указываются в номенклатуре дел отделов и/или номенклатуре дел по организации в целом. Срок хранения документа, не вошедшего в Перечень, определяется организацией самостоятельно: он согласовывается с руководителем и утверждается приказом, на основании которого документы определенного вида будут храниться в течение указанного в данном приказе срока. ■ Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 11.02.2013) регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Определение круга задач, требующих взаимодействия

Поскольку делопроизводитель является своеобразным «информационным фильтром» организации, а юрист проводит анализ документов и решений, принятых в организации, на предмет соответствия нормативным актам, оказывает правовую помощь в составлении документов одновременно с разработкой системы делопроизводства и документооборота, необходимо определить круг вопросов и задач, требующих совместной работы делопроизводителя и юриста (см. Таблицу).

Распределение обязанностей по разработке системы делопроизводства

Задачи делопроизводителя	Задачи юридической службы
Разработка проекта Положения о делопроизводстве
Разработать проект Положения	Провести анализ проекта Положения на предмет соответствия законодательным актам и с точки зрения соблюдения интересов компании в целом и ее работников в частности
Учесть особенности делопроизводства и документооборота в организации в целом и в обособленных подразделениях/отделах	Проверить соответствие принципов ведения документооборота между отделами и сотрудниками положениям об отделах/подразделениях и должностным инструкциям сотрудников
Предоставить Положения на согласование юристу	Предоставить делопроизводителю список документов и решений, которые требуют обязательного юридического согласования, с указанием сроков; провести согласование Положения
Приказ о назначении ответственного за ведение делопроизводства в организации (Пример 1)
По поручению руководителя подготовить проект приказа, предоставить на согласование юристу, после проставления визы согласования на документе представить на подпись руководителю и ознакомить с приказом сотрудников компании	Провести согласование приказа, проставить на документе визу согласования. Если с юридической точки зрения потребуется письменное согласование руководителей отделов организации – произвести согласование и разъяснить возникшие вопросы
Введение в действие Положения о делопроизводстве
Подготовить согласованное с юристом и отделами/руководителями отделов компании Положение для подписания руководителем, после утверждения – ознакомить с ним сотрудников организации	Провести финальную проверку документа и проставить на Положении визу согласования (Пример 2)
Бланки документов, являющихся приложением к Положению о делопроизводстве в организации
Разработать бланки видов документов, которые издаются в организации, и оформить их в качестве приложения к Положению	Провести юридическую экспертизу бланков, проверить оформление наименования организации в соответствии с уставными документами, а также юридический и фактический адреса и банковские реквизиты организации
Карточка организации
Делопроизводитель предоставляет карточку контрагентам и сотрудникам организации по запросу	Составить карточку предприятия, проверить на соответствие данным, указанным в уставных документах, согласовать документ и предоставить делопроизводителю
Входящие и исходящие письма
При получении входящего письма, содержание которого касается юридических или спорных вопросов, договорных, партнерских отношений организации со сторонними компаниями, необходимо передать копию письма на рассмотрение юристу, независимо от того, кому из сотрудников оно было адресовано	Ознакомиться с входящим письмом и, в случае необходимости, дать рекомендации исполнителю письма относительно того, как юридически грамотно подготовить ответ. При подготовке ответного письма желательно проставить на документе визу согласования
При оформлении исходящих писем, касающихся юридических вопросов, договорных, партнерских отношений организации со сторонними компаниями, необходимо согласовать текст письма с юридической службой, прежде чем письмо будет подписано исполнителем/руководителем и направлено адресату	Провести согласование исходящего письма и проставить визу согласования. При возникновении вопросов по содержанию письма обсудить их с исполнителем письма, руководителем организации
Сопроводительные письма
При отправке документов по поручению руководителя или какого-либо отдела/сотрудника составить сопроводительное письмо о направлении документов с указанием документов в списке приложений. В случае если направляются документы, касающиеся финансовой деятельности организации, юридические документы, копии или оригиналы договоров, протоколы заседаний совета директоров, копии уставных документов, то согласование с юристом является обязательным.	Согласовать сопроводительное письмо и отправку указанных документов. В случае возникновения вопросов о необходимости/цели отправки каких-либо документов выяснить у исполнителя основание отправки или получить запрос, в соответствии с которым требуются направить указанный пакет документов
Приказы, распоряжения
Оформление и регистрация приказа по основной деятельности является обязанностью делопроизводителя независимо от того, кто является составителем текста приказа или распоряжения. Проект приказа или распоряжения перед подписанием у руководителя необходимо согласовать с юристом. Согласованный проект приказа необходимо предоставить руководителю на подпись вместе с проектом приказа. Кроме того, можно получить визу юриста на готовом приказе – тогда хранение проекта приказа является не обязательным. Нередко руководитель назначает ответственное лицо для исполнения приказа. Необходимо согласовать с юристом, входит ли выполнение порученного задания в обязанности конкретного сотрудника и есть ли у него полномочия для реализации поставленной задачи	Провести анализ решения руководства на соответствие юридическим нормам, а также проверить правильность указания всех необходимых реквизитов, поставить визу согласования на проекте приказа или на готовом приказе/решении. Проверить, входит ли выполнение порученного задания в должностные обязанности сотрудника и есть ли у него полномочия для реализации поставленной задачи. Если возникнут противоречия – предложить другую кандидатуру или уведомить руководителя о некорректности назначения ответственного лица
Журналы регистрации приказов по основной деятельности
Одной из обязанностей делопроизводителя является регистрация приказов по основной деятельности и ведение журналов регистрации приказов. Не лишним будет раз в квартал или чаще/реже (по необходимости) предоставлять журнал на проверку юридической службе	Анализ журнала регистрации приказов с целью проверки правильности ведения нумерации приказов, наличия приказов в архиве делопроизводителя, а также отслеживания легитимности и хода принятия управленческих решений, отраженных в приказах и распоряжениях
Подписание документов
При подготовке исходящих писем, отправке различных видов документов следует проверять наличие подписей на документах. В случае если документ подписан лицом, не имеющим права подписи, необходимо проконсультироваться с юристом	Проверить легитимность подписи работника на документе. Рекомендуется составить отдельный документ или предложить внести в Положение о делопроизводстве информацию о предоставлении права подписи отдельных видов документов сотрудниками организации
Печати и штампы
Как правило, основной печатью является печать организации, которая находится у первого лица компании или в финансовом отделе/бухгалтерии. Кроме того, часто отделы/подразделения имеют собственные печати или штампы («Отдел кадров», «Бухгалтерия», «Производственный участок № 7»). Для систематизации и контроля использования печатей и штампов в организации необходимо разработать и утвердить Положение о печатях и штампах в организации. Задача делопроизводителя – составить список используемых печатей и штампов, лиц, у которых они хранятся, подготовить проект положения о печатях и штампах в организации и предоставить его на согласование юристу	Необходимо определить перечень должностных лиц, ответственных за хранение печатей и штампов, полномочия по использованию печатей и штампов и виды документов, на которых эти печати могут проставляться. Поскольку печать заверяет подпись должностного лица на документе, необходимо также указать, чьи подписи заверяются отдельными печатями. При возникновении вопросов о полномочиях сотрудников/отделов необходимо провести анализ должностных обязанностей сотрудников, а также согласовать с руководителем список печатей и штампов и перечень ответственных должностных лиц
Согласованное Положение о печатях и штампах необходимо оформить для утверждения руководителем. В приложении к положению необходимо проставить оттиски печатей и штампов. Приказ и Положение о печатях и штампах перед подписанием и утверждением у руководителя необходимо согласовать с юристом	Необходимо согласовать итоговый вариант Положения о печатях и штампах, текст приказа о введении в действие данного Положения, список должностных лиц, ответственных за хранение и использование печатей и штампов, а также проверить наличие оттисков и штампов в приложениях. Проставить визу согласования на приказе о введении в действие Положения о печатях и штампах и на самом Положении. Если у работников организации возникнут вопросов по пунктам Положения, дать необходимые разъяснения
Положения, инструкции, регламенты
По поручению руководителя, а также по собственной инициативе в случае необходимости разрабатывать иные положения, инструкции, регламенты, необходимые для совершенствования системы делопроизводства и документооборота в компании; участвовать в разработке и согласовании положений и инструкций, предлагаемых другими сотрудниками/отделами, для проверки правильности составления и оформления документов	Совместно с делопроизводителем составить перечень необходимых для разработки положений и инструкций. В случае разработки положения делопроизводителем – оказывать поддержку в юридической экспертизе документов и проводить консультации. Если разработку документа ведет другой сотрудник или отдел, необходимо получить согласование делопроизводителя в части оформления, правописания, а также (при необходимости) содержания документа
Номенклатура дел организации
Для составления номенклатуры дел в организации необходимо, чтобы каждый отдел разработал свою номенклатуру, в которой должны быть указаны виды документов, номера дел, сроки хранения с указанием основания (стандарт, закон, перечни) и др. Задача делопроизводителя – оказать необходимую методическую и информационную поддержку отделов при составлении номенклатур, а также разработать единую номенклатуру дел организации, состоящую из данных, предоставленных отделами	Осуществлять методическую, информационную поддержку, проводить консультации делопроизводителя и сотрудников компании при разработке номенклатуры дел. Согласовать номенклатуру дел и проверить внесенные данные на соответствие существующим законодательным актам во всех необходимых сферах деятельности (финансовой, кадровой, делопроизводственной и др.).

Пример 1

Приказ о назначении ответственного за ведение делопроизводства в организации

Открытое акционерное общество «Магнолия»
(ООО «Магнолия»)

ПРИКАЗ

13.01.2014 № 002

г. Москва

О назначении ответственного за ведение делопроизводства

В целях совершенствования и повышения эффективности документационного обеспечения в ООО «Магнолия» (далее – Компания)

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Назначить помощника руководителя Солнцеву М.Ю. ответственной за организацию и ведение делопроизводства с 13.01.2014.
2. Помощнику руководителя Солнцевой М.Ю. разработать совместно с юридической службой Положение о ведении делопроизводства в Компании в срок до 20.01.2014.
3. Помощнику руководителя Солнцевой М.Ю., юристу Максимову Д.М. разработать проекты бланков исходящего письма, приказа, распоряжения в Компании, а также иных видов документов, использующихся в текущей деятельности организации.
4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Генеральный директор Перепелкин А.Е. Перепелкин

Пример 2

Фрагмент Положения о делопроизводстве, согласованного с юристом и утвержденного руководителем

ПОЛОЖЕНИЕ О ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
В ООО «МАГНОЛИЯ»

I. Общие положения

1.1. Положение о делопроизводстве в ООО «Магнолия» (далее – Положение) разработано в целях совершенствования документального обеспечения управления и повышения его эффективности.

Инструкция – нормативный документ, устанавливающий единые правила составления и оформления документов, ведения учета, регистрации, контроля исполнения документов.

Это далеко не полный перечень вопросов и задач, которые требуют совместной работы делопроизводителя и юриста, однако основные моменты мы затронули.

Для того чтобы с самого начала организовать слаженную работу делопроизводителя и юридической службы, рекомендуется прописать основные совместно решаемые задачи в Положении о делопроизводстве. В зависимости от потребностей организации, предложений, которые могут быть внесены юридической службой, в документ может быть включен отдельный блок, посвященный регламенту взаимодействия отделов, порядку согласования документов, а также срокам их согласования и утверждения.

Делопроизводство и документооборот являются ключевыми компонентами эффективной деятельности организации. Наличие четкой системы документооборота позволяет наладить взаимодействия между внутренними отделами, подразделениями, департаментами, а слаженная совместная работа сотрудников и отделов является залогом успеха компании в целом.

В рамках данной статьи под делопроизводителем мы будем понимать сотрудника организации, ответственного за ведение делопроизводства в организации.

В настоящих методических рекомендациях содержатся программа курса «Делопроизводство и составление юридических документов», темы семинарских занятий, темы и общие указания по выполнению контрольных работ, вопросы к зачету, задачи к курсу, перечни учебной литературы и нормативных правовых источников.
Предназначены для студентов дневного и заочного отделений специальности 210100 «Юриспруденция».

ВВЕДЕНИЕ

Как только человек научился писать он начал создавать документы. Что же такое документ? В книге Поля Отле «Руководство к администрированию» дано следующее определение: «Документом называется все то, что служит для регистрации, передачи и сохранения информации о какомнибудь предмете».
Другими словами документ - это материальный носитель с зафиксированной на нем информацией. В качестве такого носителя может служить бумага, диск компьютера, фото- и кинопленка и т.д. Деловой документ служит для фиксации административной (управленческой) информации. Подобно тому, как фабрика производит продукты, административное управление создает документы. Разница заключается в том, что продукт для фабрики является целью ее работы, целью же административного управления служит управляющее действие, которое при своем осуществлении должно сопровождаться документами.
С появлением документов началась регламентация работы с ними, которую сегодня принято называть делопроизводством. В древние времена документы выполняли в основном роль свидетельств о чем-либо и само латинское слово documentum означает «свидетельство». Понимая важность организации делопроизводства еще Петр I издал указ «О подписании протоколов».
В 1720 г. был издан «Генеральный регламент», определяющий порядок работы с документами. А в изданной в Санкт-Петербурге в 1857 г. книге Н. Воронцова «Делопроизводство или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводству» можно прочесть: «Делопроизводство есть наука, излагающая правила составления деловых бумаг, актов и самих дел в присутственных местах по данным законами формам и по установившимся образцам деловых бумаг».
Значение этого понятия не изменилось и по сей день даже в наше компьютерное время. Итак, можно дать понятию делопроизводства следующее определение:
Делопроизводство - это деятельность по созданию документов и дел в соответствиис государственными стандартами и организация работы с ними, а именно создание условий для движения, поиска и хранения документов. Имея в виду это определение, можно сказать, что задачи делопроизводства заключаются в следующем:
. оформление деловых документов в соответствии с требованиями стандартов;
. создание условий для движения документов (организация регистрации документов, контроль за движением документов и сроками их исполнения);
. создание условий для поиска исполненных документов (формирование документов в дела в соответствии с номенклатурой дел);
. создание условий для хранения документов.
Создание любого документа предполагает соблюдение определенных правил записи информации, установленных правовыми нормативными актами для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам. Юридическая сила - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.
Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов - обязательных элементов оформления документа (наименование, автор документа, адресат, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др.). Современные требования к оформлению организационно-распорядительной (административной) документации зафиксированы в государственном стандарте (ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»). Государственным стандартом установлен не только состав реквизитов (всего их 29), но и зоны и последовательность их размещения на документе (прил. 1).
Систему настоящего курса можно условно разделить на две части: первая часть - это общие положения, рассматривающие основные понятия и терминологию, нормативно-методическую базу делопроизводства, порядок движения документов в организации, общие правила оформления и работы с документами; вторая же часть рассматривает организацию делопроизводства более конкретно [в районном (городском) суде, арбитражном суде, в нотариате], документирование трудовых правоотношений, правила составления и оформления документов органов предварительного следствия, процессуальных и организационно-распорядительных документов судебного производства и другие вопросы.

Формат: PDF
Язык: Русский