Главная Страхование Системы управленческой документации. Отметка об исполнителе. Основные принципы управления предприятием

Системы управленческой документации. Отметка об исполнителе. Основные принципы управления предприятием

ЗАДАНИЕ № 1

Документ (документированная информация) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Официальный документ - документ, составленный (изготовленный), выданный или находящийся в обороте государственных (муниципальных) органов, учреждений, организаций и предприятий и отвечающий определенным требованиям. Единые правила оформления О.д. утверждены распоряжением руководителя Администрации Президента РФ № 2385 от 17 декабря 1994 г.

Внешние признаки документа - признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления.

Беловой документ - рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.

Черновой документ - рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.

Подлинный документ - документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения. По своему внешнему виду подлинники документов могут быть беловиками и черновиками.

Копия документа - дословное воспроизведение машинописным, электрографическим, фото- и другим способом всего текста документа, относящегося к определенному вопросу, факту или лицу, официально заверенное. Копия документа удостоверяется печатью организации.

Выписка из документа - дословное воспроизведение машинописным, электрографическим, фото- и другим способом части текста документа, относящегося к определенному вопросу, факту или лицу, наименование документа, его номер и дата воспроизводятся полностью, официально заверенное. В выписке связность содержания и точный смысл каждого извлечения из текста документов не должны нарушаться. В начале и в конце каждого извлечения из документа, ставится многоточие. Выписка из документа удостоверяется печатью организации.

Дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Управленческая документация - документация, обеспечивающие процесс управления.

Унифицированная система документации - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Стандарт - документ, устанавливающий комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации, в котором в целях добровольного многократного использования устанавливаются характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг.

Реквизит - обязательный элемент оформления официального документа.

Формуляр - набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Формуляр-образец - модель построенная документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Бланк должностного лица - бланк документа, на котором воспроизведена должность автора документа. ГОСТ Р 6.30-2003.

Бланк конкретного вида документа, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)); 08 - наименование организации; 10 - наименование вида документа;14 - место составления или издания документа, а также ограничительные отметки для реквизитов: 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа. и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов. 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле.

Бланк письма должен состоять из следующих реквизитов:

1. Логотип компании.
2. Наименование компании - отправителя письма. Подразумевает полное наименование, без сокращений и аббревиатур.
3. Адрес компании. Бланк письма включает в себя указание улицы, номера дома, города, почтового индекса, а также по мере необходимости и возможности контактных телефонов, факса, названия официального сайта компании, кода компании, идентификационного номера налогоплательщика.
4. Дата создания документа.
5. Регистрационный номер документа. Каждый бланк письма должен содержать присвоенный письму индивидуальный исходящий номер.
6. Ссылка на номер и дату входящего документа (если это письмо-ответ). В случае инициативного письма указывается только исходящий номер.

Устав - свод правил, регулирующих организацию и порядок деятельности в какой-либо определенной сфере отношений или какого-либо государственного органа, предприятия, учреждения. Общие уставы утверждаются, как правило, высшими органами государственной власти, уставы отдельных организаций -- их учредителями либо соответствующими министерствами и ведомствами. Уставы имеют общественные организации (добровольные спортивные общества, творческие союзы и др.). Уставы имеются у большинства международных организаций в качестве основных актов, определяющих задачи, принципы образования и деятельности данной организации.

Договор (контракт) - соглашение двух или более лиц, устанавливающее, изменяющее или прекращающее их права и обязанности. Сторонами договора могут выступать как физические, так и юридические лица, включая различные публично-правовые образования (международные организации, государство, муниципальные образования и пр.). Используется в трех значениях: договор как правоотношение; как юридический факт, порождающий обязательства; как документ, фиксирующий факт возникновения обязательств по воле его участников.

Приказ - в административном праве вид акта управления, волевое властное официальное распоряжение руководителя, отданное в пределах его должностных полномочий и обязательное для исполнения подчиненными сотрудниками.

Акт - это официальный документ, который констатирует произошедшее действие или факт хозяйственной жизни и подписывается уполномоченными должностными лицами. Протокол - документ, фиксирующий достигнутые договоренности (определяющие порядок проведения того или иного процесса или цели процесса), примерный синоним: соглашение, договоренность.

Письмо - официальная корреспонденция, применяется для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой и коммерческой деятельности. Деловое письмо - всегда официальное сообщение. Информация, содержащаяся в деловом письме, носит протокольный характер. Вот почему письма регистрируются, и факт устного сообщения не исключает необходимости почтового отправления.

Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизаций документов внутри дела.

Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Справка - официально заверенная выписка из документа.

ЗАДАНИЕ № 2

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

В технологической цепочке обработки документов можно выделить этапы:

1. Прием и первичная обработка поступающих документов - операция в основном техническая. Проводится централизованно секретарем-референтом, а в крупных учреждениях - экспедициями или специально выделенным работником (экспедитором).Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером или посетителем, приняты по телетайпу, факсу, электронной почте. Передача документов с использованием электронной почты значительно сокращает время на передачу информации и повышает надежность доставки. Кроме того, если у вас принята автоматизированная система и полученные документы вводятся в память машины, то электронная почта позволяет исключить процедуру последующего ввода входящих бумажных документов в память машины (вручную или путем сканирования). При получении документов, прежде всего, проверяется правильность их доставки. Ошибочно полученная корреспонденция возвращается отправителю или пересылается адресату. После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и его целостность, т.е. наличие всех страниц документа и всех приложений. Для факса также проверяется как общее количество полученных страниц, соответствие их количества указанному на первом листе факса, так и их читаемость. В случае неполного получения факсимильного сообщения или плохого качества отдельных страниц об этом сообщается отправителю. Если документы поступили по почте, вскрываются все конверты, за исключением имеющих надпись "лично". Конверты после вскрытия уничтожаются, за исключением писем частных граждан, так как обратный адрес может быть указан только на конверте. Сохраняются конверты и от документов, поступивших уже с просроченным сроком исполнения. В этом случае штемпель на конверте может служить доказательством дня получения документа. Кроме того, при получении по почте просроченного финансового документа надо составить акт о дне получения документа, подписанный двумя сотрудниками организации (фирмы) и работником почты. На всех входящих документах должна быть проставлена отметка о поступлении документа в организацию. Она состоит из даты получения и учетного порядкового номера. Кроме того, в ней может быть указано сокращенное название учреждения-получателя. Учетный порядковый номер последнего документа, полученного в текущем году, показывает общее количество поступивших документов. Типичной ошибкой, допускаемой при обработке входящих документов, является проставление отметки о поступлении только на документах, подлежащих дальнейшей регистрации. Остальные документы (рекламные и информационные письма, приглашения и многие другие) остаются неучтенными, хотя при их получении было затрачено время на вскрытие конверта, ознакомление с содержанием, определение, кому из работников может потребоваться полученная информация, передачу документа данному работнику. Входящий документопоток в таком случае указывается значительно уменьшенным, а время на обработку неучтенной корреспонденции невозможно просчитать. Отметка о поступлении обычно проставляется в виде штампа от руки или электрическим штемпелевателем. Документ, полученный по факсу, уже имеет дату получения. Учитывая, что факс, как правило, выводится на светочувствительную бумагу, текст на которой быстро выцветает, с важных документов снимают ксерокопию. Заканчивается первичная обработка документов сортировкой их на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы сразу сортируются по исполнителям или отделам для доставки. В организации должен быть список документов, не подлежащих регистрации. Обычно он помещается в виде приложения к инструкции по делопроизводству.
2. Предварительное рассмотрение и распределение документов - определяет прямоточность их движения и соответственно скорость доставки документа конкретному исполнителю, то есть фактически время решения вопроса. Обычно в фирме эту работу проводит секретарь-референт. Для того, чтобы квалифицированно предварительно рассмотреть и распределить документы, надо хорошо знать функции структурных подразделений и распределение обязанностей между исполнителями. В учреждении надо иметь классификатор вопросов деятельности с указанием исполнителей по каждому вопросу. Задача секретаря-референта на данном этапе - освободить руководителя от излишнего потока документов, рассмотрения второстепенных вопросов. К руководителю должны поступить документы, касающиеся деятельности учреждения в целом, по принципиальным вопросам или несущие информацию, распорядительные документы вышестоящих организаций. Остальные документы должны передаваться непосредственно исполнителям-специалистам. Обработка, рассмотрение и передача документов исполнителям проводится вдень их поступления. Если документ предназначен к исполнению нескольким структурным подразделениям или лицам, то с него снимается копия или устанавливается очередность исполнения.
3. Регистрация документов - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе. При этом регистрация позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней. Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден. Из развернутого определения видно, что регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением; справочную работу по документам. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц. Однако, существуют и нерегистрируемые документы, к которым можно отнести: печатные издания (книги, журналы, бюллетени); информационные материалы, присланные в копии для сведения; поздравительные письма и телеграммы; прейскуранты; пригласительные билеты; программы конференций, совещаний; рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения).
4. Информационно-справочная работа - одна из главных целей регистрации - создание банка данных о документах организации. Служба документационного обеспечения управления (или секретарь в небольшой организации) на основе этого банка данных обязана ответить на вопросы двух типов: у кого, где, в какой стадии работы находится любой документ; в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу. Владение всей совокупностью информационно-документационных ресурсов - главнейшая задача службы ДОУ. И, прежде всего, для выполнения именно этой задачи записываются в регистрационные формы все данные о документах. Информационно-справочная работа, как и сама система регистрации может вестись как в традиционной форме (в основном с помощью картотеки), так и в автоматизированном режиме (в основном с помощью применения автоматизированных систем документационного обеспечения управления (АСДОУ). Говоря об информационно-справочной работе по документам организации, необходимо отметить, что одним из основных преимуществ использования АСДОУ, по сравнению с традиционными технологиями, является сокращение времени, затрачиваемое на поиск документов и составление сводок и отчетов, а также повышение эффективности поиска и качества сводок и отчетов.
5. Направление на исполнение - после рассмотрения руководителем документы передаются для исполнения в структурные подразделения. С резолюцией руководителя документ передается исполнителю. Под расписку передаются постановления, решения, распоряжения вышестоящих органов. В журнале регистрации входящих документов исполнитель проставляет подпись и дату получения документа.
6. Исполнение документов.
7. Контроль исполнения - одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников. В контроле исполнения документов можно выделить: контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения; контроль за сроками исполнения задания.
8. Отправка документов адресатам.
9. Формирование дел в соответствии с номенклатурой - это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Исполненные документы должны иметь отметку об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28) и помещаться в дела в день окончания исполнения. Строгое выполнение этого несложного правила исключит потерю документов и обеспечит их сохранность. При формировании дела в него помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату. Дела формируются в организациях при централизованном ведении делопроизводства - службой документационного обеспечения управления (ДОУ) организации, при децентрализованном - как структурными подразделениями (лицами, ответственными за ДОУ), так и службой ДОУ организации. При этом формирование дел ведется под непосредственным методическим руководством архива организации, а при необходимости - и соответствующего государственного архива. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования: документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела; включать в дело по одному экземпляру каждого документа; группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.; дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см (если дело больше, то его разделяют на два и более тома).

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т.1", "т.2" и т.д. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка. Организационно-распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями с учетом следующих правил: уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела; приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу; приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела; поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации; утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов; документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления; лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий; предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам; переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов и т.д.

10. Хранение и использование документов в текущей деятельности.
11. Подготовка и передача дел в архив. Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления: - документы в деле необходимо расположить в хронологическом порядке, если он не соблюдался в процессе формирования дела; - произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором; - подшить в конце дела заверительный лист, в котором указать количество листов в деле; - на наиболее важные документы составить внутренние описи дел, если они не были составлены ранее, и подшить их в начале дела; - переплести дело или прошить его специальными нитками в четыре прокола; - дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно заверительному листу, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты дела.

Все дела, подготовленные на архивное хранение, делят на две группы: по основной деятельности и по личному составу предприятия. На каждую группу дел составляются отдельные описи: опись № 1 (дел по основной деятельности) и опись № 2 (дел по личному составу). В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее дел. Каждое дело в описи получает свой порядковый номер, который затем проставляется на обложке соответствующего дела. На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт. Прием-передача дел в архив производится работниками службы делопроизводства. При этом на всех экземпляров описи против каждого дела ставится отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра указываются: цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи участников приема-передачи дел. Только после передачи документов в архив разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт.

Все документы организации делятся на три документопотока:

Входящие (поступающие) документы содержат исходную, первичную информацию для выполнения управленческих действий. Это документы вышестоящих органов управления (постановления, решения, приказы, инструктивные письма и т. д.) и документы подведомственных организаций (письма, акты, решения и т.д.); предложения, заявления и жалобы граждан и др.

Исходящие (отправляемые) документы (письма, распорядительные документы, заключения, отчеты и т. д.) несут информацию, выработанную при функционировании органа управления, в целях ее передачи вышестоящим, подведомственным, общественным и другим организациям и отдельным гражданам.

Внутренние (не выходящие за пределы организации) документы (акты, докладные и объяснительные записки, распорядительные документы и т.д.), обеспечивающие решение задач в пределах данного органа управления без направления информации за его пределы.

Эти документопотоки различны по составу, количеству и движению. Следовательно, работа с каждым документопотоком имеет свои особенности. Для каждого из документопотоков в организации разрабатывают маршрут прохождения и составляют схему работы. Разработка таких маршрутов базируется на типовой технологии организации документооборота, приведенной в Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

ЗАДАНИЕ №3

Общий бланк для структурного подразделения организации

Расположение реквизитов общего бланка (размеры указаны в миллиметрах)

01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 08 - наименование организации; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 14 - место составления или издания документа.

Бланк конкретного вида документа организации - протокол

Расположение реквизитов бланка конкретного вида документа (размеры указаны в миллиметрах)

01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 08 - наименование организации;
10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа;
14 - место составления или издания документа; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле.

Бланк письма организации (продольный вариант)

Расположение реквизитов бланка письма - продольный вариант (размеры указаны в миллиметрах)

01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 15 - адресат; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа

Бланк письма организации (угловой вариант - флаговый способ)

Флаговый способ (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов): 08-"Наименование организации" , 09-"Справочные данные об организации", 10-"Наименование вида документа", 14-"Место составления или издания документа", ограничительные отметки для реквизитов 11-"Дата документа", 12-"Регистрационный номер документа", 13-"Ссылка на регистрационный номер и дату документа".

Бланк письма организации (угловой вариант - центрированный способ)

При угловом расположении (угловые бланки) реквизиты "Наименование организации", "Вид документа" и другие необходимые реквизиты на бланке размещаются в верхнем левом угле.

Центрированный способ (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов): 08-"Наименование организации" , 09-"Справочные данные об организации", 10-"Наименование вида документа", 14-"Место составления или издания документа", ограничительные отметки для реквизитов 11-"Дата документа", 12-"Регистрационный номер документа", 13-"Ссылка на регистрационный номер и дату документа".

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Басаков М. И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей - 5-е изд., перераб. и доп.// Серия «Учебники и учебные пособия». - Ростов н/Д; изд-во «Феникс», 2003.
2. ГОСТ Р6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". - М.: Изд-во стандартов, 2003.
3. ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Изд-во стандартов, 1998.
4. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: Главархив СССР, 1991.
5. Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления):Учебник для вузов Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2004.359с.
6. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. - 2-е изд., перераб. и доп. / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005. - 456 с.
7. Методические рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ "Унификация текстов управленческих документов". - М.: ВНИИДАД ФАС РФ, 1998.
8. Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
9. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Утвержден Росархивом 6 октября 2000 г.
10. Типовая инструкция по делопроизводству. Утверждена приказом Росархива от 27 ноября 2000 г. N 68. - М.: Росархив, 2001.
11. Трудовой кодекс Российской Федерации (с изм. от 30.06.2006 г.). - М.: Проспект, 2006.
12. Формы первичных учётных документов по учёту труда и его оплаты. Утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г., № 1.
13. Делопроизводство Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов: комментарий к ГОСТ Р 6.30 - 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». - М.: ТК Велби, Издательство Проспект, 2004. - 216 с.
14. Журнал «Делопроизводство».
15. Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии».
16. Журнал «Секретарское дело».
17. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. - М.: Научная книга, 1998, 137с.
18. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству (+CD).-СПб.: Питер, 2007.-192с.:ил.
19. Фирсова Ю.В., Труханович Л.В. Стандарты кадрового делопроизводства. - М.: Изд-во «Финпресс», 2004. - 160с.
20. Правовая система «КонсультантПлюс».
21. Сайты в сети Интернет: www.docflov.ru, www.eos.ru, www.termika.ru

Развитие и поддержание в заданном режиме работы компании, в современных условиях, невозможно осуществлять без включения в общую систему управления — управленческой документации. Сущность управленческой документации состоит в установлении правил, обязательных для выполнения и определяющих содержание и порядок организационной деятельности.

Основными целями управленческой документации компании, которая составляет элемент системы управления, являются следующие:

Сообщение информации

инструмент для передачи и переноса информации.

Подтверждение соответствий

обеспечение свидетельств того, что ранее запланированное было в действительности выполнено.

Распространение знаний

передача и сохранение опыта, накопленного компанией. Типичным примером являются стандарты компании, которые могут быть использованы как основа при разработке и проектировании новой продукции и направлений работы, так и в целях обучения нового персонала.

Организация документации должна соответствовать системе процессов, функционирующих в компании. Однако, может применяться и любая другая организация, отвечающая потребностям компании, при решении нестандартных ситуаций.

Характер и глубина документации должны отвечать требованиям, установленным законами и регламентами, потребностями и ожиданиями клиентов и других заинтересованных сторон, а также потребностям компании.

Объем документации организации может отличаться у разных процессов в зависимости от факторов, приведенных на рисунке 3.1.

* Например, работа с отходами и работа на атомной станции требует разной глубины документирования.
Рисунок 3.1

Основные требования к документации приведены в таблице 3.1 .

Таблица 3.1 . Требования к документации.

Требование	Пояснение
*Комплексность*	Документация должна охватывать все аспекты (организационные, экономические, технические, правовые) деятельности, связанные с управлением организацией и обеспечением качества.
*Системность*	Документация должна быть строго взаимоувязанной, хорошо структурированной и распределенной по уровням управления. Она должна давать четкое представление как о системе управления в целом, так и об отдельных ее элементах.
*Полнота*	Документация должна давать исчерпывающее представление обо всех процедурах и процессах, а также о достижении требуемого качества. При этом объем документации должен быть оптимальным, т.е. достаточным для практических целей.
*Не противоречивость*	Документация должна по содержанию соответствовать требованиям нормативных документов, международных стандартов или другим требованиям документации более высокого уровня, если такая имеется в заданной области.
*Идентификация*	Документация должна иметь соответствующие обозначения и номера, позволяющие установить принадлежность каждого документа к определенной части системы управления и/или подразделению-разработчику, и/или процессу.
*Аутентичность*	Документ принадлежит к тому виду и типу, который в нем заявлен. Документ разработан лицом, которое его действительно разработало и прислало.
*Доступность*	Документация должна быть доступной для пользователей.
*Актуальность*	Документация должна оперативно отражать все изменения условий функционирования процессов в целом и отдельных их элементов.
*Четкость*	Документация должна быть четкой, датированной и понятной ее пользователям.

Документация может быть в любой форме или на любом носителе, например как показано на рисунке 3.2 .

На рисунке 3.3 показано деление документации компании по видам документации.

По характеру воздействия управленческая документация делиться на:

организационную и
распорядительную.

В организационной документации (положение о предприятии, устав компании, стандарты, положения, инструкции, правила планирования, учета и т.д.) не указываются конкретные лица и конкретные даты исполнения. В распорядительной документации (приказ, распоряжение, инструктаж) указываются конкретные исполнители и сроки выполнения.

По уровню управления документация компании подразделяется на три уровня. Причем документы более низкого уровня не могут отменять либо противоречить положениям документов более высокого уровня. Эта структура облегчает рассылку, поддержание и понимание документации.

Рисунок 3.4 показывает типовую иерархию документации компании.

Рисунок 3.4

Необходимость документирования деятельности и документооборота — ещё одна причина, обязывающая к тому, чтобы система управления обладала архитектурой, соответствующей и потребностям управления как такового и потребностям ведения деятельности компании, поскольку в документообороте информация распространяется соответственно тому, как это предусматривает система управления.

Безусловно, если управленческая документация содержит вздорные требования к организации взаимодействия руководителей и персонала (например, в должностных инструкциях), то жизненная практика не примет этот административный бред. «Положения о …» и должностные инструкции будут лежать на полках, а руководители подразделений и сотрудники будут выстраивать систему личностных взаимоотношений, на основе которой и будут работать.

Конечно, хорошо, если в компании складывается система личностных товарищеских взаимоотношений руководителей подразделений, сотрудников друг с другом, позволяющая быстро и эффективно без документирования и документооборота выявлять и разрешать многие проблемы, а также вести дело. Но современное производство, характер взаимодействия с внешней средой таковы, что без документирования и документооборота они невозможны, поскольку требуют ознакомления с одной и той же информацией разных людей, в разное время, подчас вне возможностей прямого личностного общения. Такого рода потребности в информации участников дела в состоянии обеспечить только управленческая документация и документооборот.

Если несоответствие управленческой документации вызвано в следствии организационной дефективности системы управления, то люди могут хорошо работать только, если они своими силами и на основе хороших личностных взаимоотношений и доверия успешно преодолевают систему организации управления и профильной деятельности, сложившуюся в компании [ 1 ] . При этом неизбежно, что почти все они расценивают как профессионально не состоятельных идиотов и вредителей руководителей компании , [ 2 ] которые создали и поддерживают управленчески дефективную систему управления.

Если же система управления не содержит дефектов такого рода (либо содержит их достаточно мало), то система личностных взаимоотношений руководителей подразделений,

сотрудников всё равно складывается в коллективе. Но в этом случае система личностных взаимоотношений свободна от задачи преодолевать сложившуюся организацию работ, и потому сотрудники компании в их личной и коллективной деятельности могут эффективно работать, опираясь на систему управления и управленческую документацию.

При этом для обеспечения успешности работы коллектива на основе системы личностных товарищеских взаимоотношений управленческая документация не должна строиться в соответствии с принципом «как можно более детально описать, что и кому можно делать, а что нельзя». Иными словами, отсутствие в управленческой документации прямого предписания делать или не делать что-либо, отвечающее профилю подразделения, а так же специализации тех или иных сотрудников персонально, не может быть основанием для отказа от выполнения каких-то работ, выполнение которых необходимо для совершенствования дела . Если профессионализм сотрудников позволяет выполнить эти работы или их образовательный и квалификационный уровень достаточен для того, чтобы войти в эти виды деятельности и наработать в них соответствующие профессиональные навыки . Руководящие документы должны прямо указывать, что не оговорённые в них вопросы должны решаться в творчески-инициативном порядке в русле «Стратегии компании».

И так мы разобрали вопрос, что такое управленческая документация и какие цели она должна преследовать, но следует понимать, что живое, творчески развиваемое дело , невозможно втиснуть в параграфы стандартов, инструкций, положений и других руководящих документов, хотя управленчески грамотно составленные документы могут и должны быть внутренней скелетной основной, несущей свободно развиваемое людьми дело.

Деятельность любого государственного органа власти, его подразделений и подведомственных учреждений обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией государственного органа, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между, например, Департаментом социальной защиты населения, его подразделениями и подведомственными учреждениями, а также с другими органами управления и организациями субъектов РФ.

Функции управления в государственном органе, государственном учреждении реализуются с помощью организационно-распорядительной документации (ОРД), которая включает в себя следующие группы документов:

– нормативные правовые акты;
– распорядительные, организационные и информационно-справочные документы.

Нормативные правовые акты – принимаемые уполномоченными государственными органами акты, содержащие правовые нормы, т.е. нормативные предписания, рассчитанные на неограниченный круг субъектов и многократное или постоянное применение. Это письменные официальные документы, принятые (изданные) в определенной форме правотворческими органами в пределах их компетенции и направленные на установление, изменение или отмену правовых норм.

Нормативным правовым актом является постановление.

Постановление – нормативный правовой акт, принимаемый в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, установления норм, правил.

Распорядительные документы – вид письменного документа, в котором фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности министерств, подразделений, подведомственных учреждений и отдельных должностных лиц. К распорядительным документам относятся: приказ, распоряжение, указание.

Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам.

Приказ, распоряжение принимается полномочным на то должностным лицом, действующим па основе единоначалия.

Распоряжения и приказы готовят и вносят соответствующие подразделения департаментов. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит отдел кадров. Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок. Преамбула в проектах приказов завершается словом "ΠРИКАЗЫВАЮ", которое печатается вразрядку.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами: "Признать утратившим силу...".

В приказ нс следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Должностные лица, до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Указание – распорядительный служебный документ, содержащий предписываемые действия конкретному исполнителю для решения оперативных вопросов информационнометодического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения распоряжений, приказов, инструкций. Текст указания состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей. Указания приводятся в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов.

Организационные документы – это документы, регламентирующие задачи и функции, устанавливающие структуру, штатную численность, порядок функционирования и взаимодействия подразделений, порядок действий работников при исполнении повседневных трудовых обязанностей.

К организационным документам относятся: положения о департаменте, структурных и территориальных структурных подразделениях, правила, инструкция, должностные регламенты.

Информационно-справочные документы – документы, констатирующие факты, являющиеся основанием для принятия решений и издания распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: протокол, служебное письмо, акт, докладная, объяснительная и служебная записки, стенограмма, план, отчет и др.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

– председатель или председательствующий;
– секретарь;
– присутствовали – список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших. Вначале перечисляются члены коллегиального органа, затем – приглашенные с указанием должностей и наименований организаций;
– повестка дня;
– докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: Слушали – Выступили – Постановили (Решили).

Протокол подписывается председательствующим па заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов заседаний коллегиальных органов.

Служебные письма готовятся как:

– ответы о выполнении поручений по входящим документам;
– исполнение поручений по обращениям граждан;
– сопроводительные письма;
– ответы на запросы юридических и физических лиц;
– инициативные письма.

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции. Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от первого лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д. Датой письма является дата его подписания.

Акт – документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события. Текст акта состоит из двух частей – вводной и констатирующей.

Вводная часть акта содержит наименование распорядительного документа, на основании которого актируются факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата.

Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.

Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. Акты подписываются всеми членами комиссии, при необходимости акты подлежат утверждению руководителем государственного органа.

Докладная записка – это документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Объяснительная записка – документ, поясняющий какое- либо действие, факт или событие.

Служебная записка (разновидность письма) – форма внутренней переписки.

Докладная записка составляется при необходимости уведомления руководителя или вышестоящего органа о каких- либо фактах или событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу. В зависимости от содержания и назначения докладные и служебные записки делятся па информационные и отчетные, а также могут иметь инициативный характер.

Текст докладной, служебной записки может состоять из двух частей. В первой части, как правило, излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки, во второй – выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю или вышестоящему органу в связи с изложенными фактами.

Записки, составляемые работниками с объяснением причин поведения, проступков, ситуаций (объяснительные записки), могут быть оформлены рукописным способом на стандартном листе бумаги.

Стенограмма – дословная запись докладов и других выступлений на конференциях, совещаниях, собраниях или заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии или звукозаписи.

Стенограмма конференции, совещания, собрания или заседания коллегиального органа ведется в том случае, когда на обсуждение выносятся важные и сложные вопросы, которые могут вызывать прения. Окончательный текст стенограммы составляется на основании произведенных на конференции, совещании, собрании или заседании коллегиального органа стенографических или звуковых записей и представленных материалов (докладов, справок, проектов решений и т.п.).

Текст стенограммы должен состоять из разделов, соответствующих пунктам повестки дня, разделы нумеруются арабскими цифрами. Инициалы и фамилия докладчика печатаются в именительном падеже. Дата, проставленная на стенограмме, должна соответствовать дню проведения совещания, собрания или заседания коллегиального органа.

План – документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, а также определяющий конкретных исполнителей.

Составляющими пунктами планов являются:

– наименование (содержание) работы или мероприятия;
– исполнитель;
– срок исполнения;
– отметка об исполнении.

Планы работ или мероприятий должны подписываться должностными лицами, ответственными за их выполнение, с указанием даты подписания. Планы, как правило, подлежат утверждению.

Отчет – документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заседаний, командировок и других мероприятий.

Текст отчета может состоять из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами в установленном порядке. Отчет должен иметь подписи или визы составителей с указанием даты визирования.

Введение

Для нормального функционирования и развития любой организации необходимо постоянно владеть как оперативной, так и стратегической информацией в соответствующей области деятельности. Под информацией обычно понимают совокупность сведений, показателей, данных, требуемых для описания того или иного явления или процесса.

Управленческий процесс по своей сути сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску и использованию информации с целью выработки управленческого решения.

Информация может быть бездокументной (устной) и документированной, то есть зафиксированной на каком-либо носителе информации (бумажном, магнитном и др.). Процесс фиксирования информации, то есть создания документа, называется документированием управленческой деятельности. При этом важно подчеркнуть, что запись информации на различных носителях (документирование) должна осуществляться по установленным правилам.

Введение. 2

1. Система управленческой документации. 4

1.1.Управленческие документы. Понятие. 4

1.2.Классификация. 10

2. Общероссийский классификатор управленческих документов. 13

2.1. Структура и назначение общероссийского классификатора управленческих документов. 13

Заключение. 17

Список литературы.. 18

Система управленческой документации

Управленческие документы. Понятие

Под системой документации понимают совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, требований к оформлению. Официальные документы в зависимости от обслуживаемой сферы деятельности подразделяются на управленческие, научные, технические, технологические и др. Управленческие документы составляют ядро учрежденческой документации. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и на отдельном предприятии, и составляют собственно объект делопроизводства.

Управленческая документация представлена комплексом систем, основными из которых являются организационно-правовая, распорядительная, справочно-информационная и справочно-аналитическая, плановая, отчетная, финансовая и др.

Система организационно-правовой документации. Управленческая деятельность предприятия выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус предприятия, его компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности предприятия в целом, его подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

Организационно-правовые документы содержат положения, строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности предприятия. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения. Они оформляются на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением необходимых реквизитов: название предприятия и (или) подразделения, наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф учреждения.

К организационно-правовым документам относятся: устав и положение об организации, положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах; регламенты работы органов, аппарата управления; штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, должностные инструкции работников, правила, памятки и др.

Система распорядительной документации. Основное назначение распорядительных документов - регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект. От того, насколько эффективно регулируется деятельность предприятия, зависят результаты его работы.

Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, направлены на совершенствование организационной структуры предприятия, характера, содержания, средств и способов осуществления его основной деятельности, обеспечение финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами. Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз: от управляющего органа к управляемому. Именно они делают объекты управляемыми по вертикали.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к нормативным правовым актам. В них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов исполнительной власти.

Основанием для издания распорядительного документа могут быть необходимость исполнения законодательных, нормативных актов и иных решений вышестоящих органов; необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач предприятия.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решения) все распорядительные документы делятся на две группы:

Документы, издаваемые в условиях коллегиальности (решения и постановления);

Документы, издаваемые на основе единоличного решения (приказы, распоряжения и указания).

Например, приказ - правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях решения основных оперативных задач. Оформляется на специальном бланке или общем бланке организации с указанием вида документа - приказ. Приказы должны содержать следующие основные реквизиты: наименование вышестоящей организации, название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.

Система справочно-информационной документации - служебная по отношению к организационной и распорядительной. Она не содержит поручений, не обязывает действовать строго определенным образом, а лишь сообщает сведения, побуждающие принимать определенные решения, то есть инициирует управленческие структурных подразделениях, на каждом рабочем месте; рационализация документопотоков, разработка оптимальных маршрутов их движения; внедрение более современной системы регистрации и отправки документов, организация соответствующей информационно-справочной службы; совершенствование номенклатуры дел, организация действенного контроля исполнения документов; совершенствование организации оперативного и архивного хранения; повышение уровня знаний и квалификации персонала в области документационного обеспечения процессов управления.

В управленческой деятельности, как правило, решаются задачи двух типов: оригинальные (нетривиальные) и однотипные повторяющиеся. Для однотипных повторяющихся задач в большинстве случаев целесообразно унифицировать и стандартизировать как технологию решения, так и формы представления информации. Применительно к управленческим документам унификация заключается в установлении единообразия их состава и форм, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций.

Стандартизация - это форма юридического закрепления результатов унификации в нормативных актах. Объектами унификации и стандартизации в управленческой деятельности являются: термины и определения, используемые при работе с управленческой информацией; организационные структуры учреждений и предприятий; классификаторы управленческих функций; управленческая документация.

Унификация документов организации заключается в отборе и закреплении тех из них, которые необходимы и достаточны для решения управленческих задач. В результате исключаются формы, применение которых не вызвано потребностями управления, и состав документов значительно сокращается. Унификация форм документов заключается в отборе и закреплении информационных показателей и реквизитов, установлении единых требований к их составлению и оформлению. Результаты унификации документов закрепляются в Табеле (перечне) форм документов, а сами формы - в Альбоме форм документов, применяемых в деятельности предприятий.

Табель форм документов, применяемых в деятельности предприятия, - это перечень разрешенных к применению унифицированных форм, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управления, с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения.

Табель форм документов предприятия предназначен для:

Оптимизации документооборота и его закрепления в едином нормативном документе;

Унификации форм документов;

Классификации форм документов по функциям управленческой деятельности;

Унификации и нормативного закрепления процедуры подготовки управленческих документов;

Упорядочения документальной базы в целях повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий в управленческой деятельности.

В текущей деятельности предприятия табель форм документов выполняет функцию справочника, позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых документов с указанием этапов их подготовки и оформления.

Современные средства компьютерной техники включают персональные компьютеры, корпоративные компьютеры, суперкомпьютеры.

Широкие возможности для создания и внедрения новых автоматизированных систем документационного обеспечения управления (АСДОУ) на предприятиях АПК появились с массовым выпуском отечественных микроЭВМ (ПК) и ввозом их по импорту, а также подготовкой сельскохозяйственными вузами специалистов, хорошо знающих компьютер. Однако потенциальные возможности компьютеров на многих предприятиях АПК России используются пока не полностью. Основная причина этого в том, что они в основном работают в автономном режиме, им отводится вспомогательная роль в управлении производством. Большая часть их рабочего времени используется на выполнение стандартных операций по учету и ведению финансовой документации и очень малая - на организацию делопроизводства, сбор и анализ информации для хозяйственной деятельности.

Работу по внедрению автоматизированных систем для решения задач делопроизводства и управления производством в АПК целесообразно вести в следующих направлениях: переходить к использованию типовых решений при обработке информации; унифицировать аппаратуру ЭВМ, математическое обеспечение, прикладные программы и модели; создавать интегрированные базы данных общего назначения; широко использовать модели IBM - совместных компьютеров. IBM становятся наиболее распространенным типом технического обеспечения АСДОУ для предприятий АПК. Они позволяют вести индивидуальную децентрализованную обработку управленческой документации в пунктах ее возникновения. ПК с дисплеем, пультом управления и аппаратурой передачи данных, дополненный устройством печати и внешней памятью, позволяет организовать автоматизированные рабочие места (АРМ) работников управления, в том числе по делопроизводству. Объединение ПК в локальную вычислительную сеть в пределах одного предприятия выдвигает их в качестве средства построения взаимосвязанных АРМ, обеспечивающих полную и комплексную автоматизацию функций управления предприятием.

Состав АРМ документационной службы предприятий АПК зависит от объемов документируемой информации и документооборота, а также от технических возможностей ПК и уровня программного обеспечения.

На предприятиях с небольшим документооборотом задачи АСДОУ можно решать единичным АРМ секретаря руководителя, которое может быть коллективным, то есть использоваться другими работниками управления, решающими свои функциональные задачи.

На предприятиях, имеющих большой документооборот, целесообразно иметь несколько АРМ, разделенных по подсистемам АСДОУ и размещенных на двух уровнях. На верхнем уровне - ПК с быстродействующим процессором и большим объемом оперативной и внешней памяти. Это центральный компьютер, обрабатывающий основной поток первичных документов, поступающих с ПК нижнего уровня. На нижнем уровне находятся ПК работников управления, менее производительные, чем центральный. Они оснащены периферийным оборудованием, в состав которого входят процессор, дисплей, накопители на магнитных дисках, клавиатура, печатающее устройство и аппаратура передачи данных для связи с центральным компьютером.

Внедрение АРМ в делопроизводство на базе персональных компьютеров позволяет повысить производительность труда, качество работ и исполнительную дисциплину, а также эффективность функционирования систем управления предприятий АПК.

Все направления совершенствования документооборота требуют повышения уровня квалификации работников управления, постоянного изучения новейших достижений науки и техники, способов и методов обработки и использования информации.

Классификация

По наименованию выделяют несколько десятков видов и разновидностей документов. Видами документов являются, например, акты, ведомости, договоры, инструкции, приказы, протоколы, служебные письма и т. д. Существуют разновидности таких документов, как акт (акт приема-передачи, дефектный акт и др.); известно также множество разновидностей инструкций, договоров и пр.

По сложности отраженных в них вопросов документы бывают простые (содержащие информацию по одному вопросу) и сложные (содержащие информацию по нескольким вопросам).

По срокам исполнения документы бывают:

Срочные, которые исполняют в сроки, установленные законом, соответствующим правовым актом, а также документы с пометкой «Срочно»;

Несрочные, которые исполняют в сроки, определенные руководством предприятия.

По срокам хранения бывают документы постоянного хранения и документы временного хранения (документы с установленным сроком хранения, после окончания которого их можно уничтожить). Из документов временного хранения, в свою очередь, выделяют документы до 10 лет хранения (включительно) и более 10 лет.

По степени подлинности различают:

Черновик (предварительная редакция документа);

Подлинник – экземпляр служебного документа, который первым приобретает юридическую силу;

Копия – документ, который содержит точное знаковое воспроизведение содержания или документной информации другого документа и в отдельных случаях – некоторых его внешних признаков. В свою очередь, может быть незаверенная копия (копия служебного документа, в которой нет реквизитов, придающих ей юридическую силу) и заверенная копия (копия служебного документа, содержащая реквизиты, которые в отдельных случаях придают ей юридическую силу оригинала).

Иногда для работы требуется не копия подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела.

Выписка – это заверенная копия части текста служебного документа. При оформлении выписки необходимо указывать, из какого документа она сделана.

В случае утери владельцем подлинного документа ему может быть выдан соответствующим органом или предприятием дубликат документа.

Дубликат подлинника – повторно оформленный служебный документ для пользования, вместо утерянного или поврежденного подлинника, который имеет такую же юридическую силу.

По технике создания документы бывают рукописные и печатные.

По способу фиксации информации различают:

Письменный документ – текстовый документ, содержание которого зафиксировано с помощью письменных знаков;

Графический документ – изобразительный документ, содержание которого зафиксировано в виде рисунка или чертежа линиями, штрихами, светотенью;

Аудиовизуальный документ – документ, содержание которого представлено в виде изображения и (или) записи звука, для фиксирования и (или) воссоздания которых используют соответствующую аппаратуру;

Видеодокумент – документ, содержание которого зафиксировано средствами видеозаписи;

Кинодокумент – документ, содержание которого зафиксировано с помощью кинематографических средств и представлено в виде последовательно расположенных фотографических изображений;

Фотодокумент – документ, содержание которого зафиксировано с помощью фотографических средств в виде отдельных фотоизображений;

Фонодокумент – документ, содержание которого зафиксировано какой–либо системой звукозаписи;

Электронный документ – документ, который создают и используют только в пределах компьютерной системы.

©2015-2019 сайт
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2017-11-23

Документы, издаваемые в условиях коллегиальности (решения и постановления);

Документы, издаваемые на основе единоличного решения (приказы, распоряжения и указания).

В управленческой деятельности, как правило, решаются задачи двух типов: оригинальные (нетривиальные) и однотипные повторяющиеся. Для однотипных повторяющихся задач в большинстве случаев целесообразно унифицировать и стандартизировать как технологию решения, так и формы представления информации. Применительно к управленческим документам унификация заключается в установлении единообразия их состава и форм, создваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций.

Табель форм документов предприятия предназначен для:

Оптимизации документооборота и его закрепления в едином нормативном документе;

Унификации форм документов;

Классификации форм документов по функциям управленческой деятельности;

Унификации и нормативного закрепления процедуры подготовки управленческих документов;

Альбом форм документов - это сборник эталонных унифицированных форм документов, применяемых для документирования деятельности предприятия, включенных в Табель.

Применение Табеля и Альбома обеспечивает:

Соответствие используемых форм документов решаемым задачам;

Оперативность реализации управленческих функций предприятия;

Сокращение затрат времени на составление, оформление и обработку документов.

Современные и перспективные направления совершенствования делопроизводства неотделимы от внедрения достижений научно-технического прогресса в сферу управления агропромышленным производством. Достижения, связанные с созданием современных видов электронно-вычислительной и организационной техники, средств связи, дают возможность перейти к принципиально новой, более эффективной информационной технологии в управлении предприятием.

Информационная технология - это система методов и способов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, предоставления и использования информации на основе применения технических средств. Современная информационная технология предполагает наличие следующих компонентов:

Комплекса технических средств, базирующихся на компьютерах;

Системы программных средств, обеспечивающих функционирование комплекса технических средств;

Системы организационно-методического обеспечения, увязывающей использование технических средств и деятельность управленческого персонала в рамках единого технологического процесса по реализации конкретной функции, информационного обеспечения управленческой деятельности.

Контрольные вопросы и задания

1. Дайте понятия делопроизводства, документа и документооборота.

2. Каковы общие и специфические функции документа?

3. Каков состав нормативно-методической базы делопроизводства?

4. Раскройте понятие системы управленческой документации.

5. Что такое система организационно-правовой документации?

6. Расскажите о системе распорядительной документации.

7. Какова система информационно-справочной документации?

8. Охарактеризуйте понятие документооборота на предприятии и его этапы.

9. Каковы направления совершенствования информационного и документационного обеспечения управления?

Системы управленческой документации. Отметка об исполнителе. Основные принципы управления предприятием

Рекомендуем другие статьи

Манно-овсяные блинчики без муки

Куриная грудка в кефире в духовке рецепт с фото