Главная Трудовое право Нормативно правовая документация методического обеспечения. Современное нормативно-правовое обеспечение ДОУ (документационное обеспечение управления) предприятий и организаций. Нормативно-правовую базу ДОУ составляют

Нормативно правовая документация методического обеспечения. Современное нормативно-правовое обеспечение ДОУ (документационное обеспечение управления) предприятий и организаций. Нормативно-правовую базу ДОУ составляют

Нормативно-правовую базу делопроизводства в современной России составляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения управленческой документации, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления.

В законодательстве о делопроизводстве исторически сложилось так, что нормы, правила, требования по делопроизводственному обеспечению управления оказались рассеянными по целому ряду законодательных и нормативных актов. Знание этих документов необходимо не только специалистам в области делопроизводства и архивного дела, но и руководителям всех уровней и всем тем, кто по роду своей деятельности связан с подготовкой управленческой документации. Ниже будут приведены лишь краткие характеристики законодательных и нормативных актов, содержащих как отдельные требования по организации делопроизводства и оформлению служебных документов, так и целиком посвященные данным вопросам, при этом акты, имеющие первостепенное значение, будут выделены особо.

Исходным правовым актом, определяющим государственную политику в сфере информационно-документационного обмена, является Конституция Российской Федерации. В Конституции записано: «Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом...». Это положение развито в важнейшем правовом акте - Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ.

Федеральный закон содержит ряд основополагающих положений по документационному обеспечению управления. Закон определил порядок обязательного документирования информации и перевода ее в информационные ресурсы, сформулировал необходимую терминологию (информация, документированная информация и др.), обязал предприятия и организации всех форм собственности предоставлять соответствующую требуемую информацию органам государственной власти.

Гражданский кодекс РФ установил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. В ряде статей ГК установлены требования к содержанию устава и учреди-тельного договора, на основании которого действуют юридические лица. одексом РФ об административных нарушениях предусматриваются административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

Уголовный кодекс РФ установил уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией.

Назовем также ряд Указов Президента РФ: «Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне»; постановлений Правительства РФ: «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи», «Об утверждении правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности», «О развитии единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации», «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету федеральными государственными органами работников, выезжающих и приезжающих в служебные командировки», «Об утверждении типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».

Значение данных правовых актов для функционирования делопроизводственной системы страны видно из самих названий этих документов.

Ряд законодательных актов Российской Федерации (Законы «О Государственном гербе Российской Федерации», «О государственном языке Российской Федерации», «О языках народов Российской Федерации», «Об участии в международном информационном обмене», «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров», «Об обязательном экземпляре документов», «Об электронной цифровой подписи», «О коммерческой тайне», «Об архивном деле в Российской Федерации», «О бухгалтерском учете» и др.) содержит нормы, которые должны учитываться при составлении, оформлении и хранении деловых документов. Законодательное и нормативное регулирование организации работы архивов представлено на рисунке 1.

Рисунок 1 - Законодательное и нормативно-методическое регулирование организации работы архивов

Положения, требования, правила этих документов достаточно полно будут реализованы в дальнейшем изложении.

· Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ).

· Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8ноября 2005г. №536.

· Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004№ 125-ФЗ.

· ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

ГСДОУ в настоящее время пока остается наиболее полным общеотраслевым нормативным актом, регламентирующим работу с деловыми документами. Как уже было сказано выше, нормы и правила ГСДОУ базируются на основных положениях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), созданной в СССР еще в 1973 г. и сыгравшей важную роль в оптимизации документационных процессов в отечественной экономике.

ГСДОУ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. Основная цель разработки - упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации.

Кроме того, ГСДОУ обеспечивает нормативное закрепление изменений, связанных с появлением негосударственных форм собственности и совершенствованием работы аппарата управления.

В ближайшие годы планируется разработка новой редакции ГСДОУ как системы норм, требований, положений, регламентирующих основные правила работы с документами на предприятиях и в организациях. Принципиальное отличие такой системы состоит в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования и документооборота на базе новых информационных технологий (современные текстовые редакторы, электронная почта, Интернет, автоматизированная номенклатура дел и т. д.).

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти устанавливает общие требования к функционированию служб ДОУ, документированию управленческой деятель-ности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти -министерствах, агентствах, службах.

Типовая инструкция, отражая определенную специфику подготовки нормативной документации федерального уровня, по содержанию и оформлению документов увязана с действующим национальным (государственным) стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 в отношении требований к оформлению управленческой документации.

Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в РФ в интересах граждан, общества и государства. Наряду с данным основополагающим законом в стране действуют ряд нормативных актов разного уровня по обеспечению сохранности документов, на которые по мере необходимости в настоящем пособии будут делаться ссылки.

Национальный государственный стандарт России ГОСТ Р 6.30-2003 является важнейшим нормативным документом по оформлению деловой документации. Стандарт принят постановлением Госстандарта России (теперь -Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии) от 3 марта 2003 г. № 65-ст.. В стандарте отражены проверенные временем требования к оформлению управленческих документов, оговоренные в ранее действовавших, а затем отмененных стандартах ГОСТ Р 6.30-97 и его предшественников ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72

Требования ГОСТ Р 6.30-2003 распространяются на организационнораспорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы, включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой до-кументации» (ОКУД, класс 0200000). Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного Герба Российской Федерации.

В свете вступившего в силу с 1 июля 2003 г. Федерального закона «О техническом регулировании» от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ, который ввел в практику добровольное использование национальных стандартов, в ГОСТ Р 6.30-2003 внесена принципиально новая запись о рекомендательном характере его требований. Поскольку в стране действует единственный стандарт на оформление организационно-распорядительной документации, то добровольность не следует истолковывать как необязательность. Речь может идти только о некоторых послаблениях в оформлении документов по сравнению с ранее действовавшим стандартом ГОСТ Р 6.30-97.

Кроме уже названных нормативно-методических документов в стране действуют нормы и правила работы с рядом специфических документных образований, которые регламентируются специальными нормативноправовыми актами. Речь идет о бухгалтерской, кадровой, торговой и других видах документации.

Названные нормативно-правовые и методические документы служат базовыми источниками для разработки собственных положений (инструкций) по делопроизводственному обеспечению управления конкретной организации, фирмы.

В соответствии с Конституцией Российской Федерации архивное дело находится в совместном ведении Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. Отношения в сфере организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, а также отношения в сфере управления архивным делом регулируются принятым 22 октября 2004 года Федеральным Законом «Об архивном деле в Российской Федерации»; 29 августа 2005 года принят Закон Омскской области «Об архивном деле в Омскской области», которыми определены полномочия и разграничение собственности органов государственной власти и местного самоуправления в сфере архивного дела.

Кроме того, законодательство об архивном деле в Российской Федерации состоит из принимаемых, в соответствии с выше названными законами иных нормативных правовых актов Российской Федерации, законов и иных нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации. К ним относятся:

· Постановления правительства РФ от 20 февраля 1995 г. № 170 «Об установлении порядка рассекречивания и продления сроков засекречивания архивных документов Правительства СССР»:

· Постановление Правительства РФ от 5 июля 2001 г. № 504 «Об общероссийском мониторинге состояния и использования памятников истории и культуры, предметов Музейного фонда Российской Федерации, документов библиотечных фондов, Архивного фонда Российской Федерации, а также кинофонда»;

· Постановление Правительства РФ от 17 июня 2004 г. № 290 «о Федеральном архивном агентстве»;

· Регламент государственного учета документов государственной и негосударственной частей Архивного фонда РФ, утв. Приказом Росархива от 11 марта 1997 г. № 11;

· Регламент государственного реестра уникальных документов Архивного фонда РФ, утв. Приказом Росархива от 09 октября 2001 г. № 75.

2 Анализ организации и комплектования Архивного фонда Государственного учреждения «Объединённый военный комиссариат Хорошёвского района»

2.1 Характеристика деятельности Государственного учреждения «Объединённый военный комиссариат Хорошёвского района»

Основными задачами архива являются:

· информационное обеспечение органов государственной власти, использование и публикация документов;

· создание информационно-поисковых систем, банков и баз данных о документах Архива;

· комплектование архива документами Архивного фонда Омскской области.

Введение научно-исследовательской и методической работы в области архивоведения, документоведения и археографии.

Архив в соответствии с возложенными на него задачами выполняет следующие функции:

· осуществляет хранение и государственный учет документов и представляет в архивный отдел администрации Омскской области сведения для государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации;

· осуществляет меры по улучшению физического состояния документов, проводит их реставрацию, консервацию, страховое копирование. Ведет выявление и учет особо ценных документов;

· разрабатывает в установленном порядке ведет списки объединений, предприятий, учреждений и организаций и иных собственников, документы которых подлежат передаче на хранение в Архив, организует сбор и осуществляет прием документов на постоянное хранение;

· принимает в установленном порядке меры к пополнению Архива документами, находящимися в собственности негосударственных учреждений,

общественных организаций и граждан, к выявлению и получению из зарубежных и других российских архивов подлинников и копий архивных документов своего профиля.

При Архиве действует дирекция - для рассмотрения важнейших вопросов организации и деятельности Архива, контроля и проверки исполнения, выполнения планов и программ, подбора и расстановки кадров, заслушивания отчетов структурных подразделений Архива.

Директор архива:

· организует деятельность Архива и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Архив задач.

· распределяет обязанности между заместителями.

· составляет структуру и представляет штатное расписание на утверждение председателю комитета по делам архивов Омскской области, определяет порядок и размеры премирования.

· издает в пределах своей компетенции приказы, дает указания, проверяет их исполнение.

· утверждает положения о структурных подразделениях Архива методических совещательных органах.

· вносит предложения по составу Научного совета Архива на утверждение комитета по делам архивов Омскской области.

· осуществляет прием и увольнение работников Архива, не входящих в номенклатуру архивного отдела администрации Омскской области.

· решает вопросы выдачи документов учреждениям и организациям временное пользование, для публикации, работы исследователей в читальном зале Архива.

· организует повышение квалификации работников Архива.

· разрабатывает и проводит мероприятия по научной организации труда, внедряет прогрессивные формы и методы работы по социально-экономическим вопросам.

· обеспечивает техническую эксплуатацию помещений Архива, соблюдение правил пожарной безопасности, внедрение в практику рациональных систем хранения документов

· определяет потребности архива в оборудовании и материала.

Организационно - управленческая структура предприятия представляет

собой совокупность горизонтальных и вертикальных связей, обеспечивающих упорядоченность, координированность, регулируемость деятельности, а также ее ориентацию в определенном направлении.

Основу данной структуры составляют отношения иерархической соподчиненности, которые оказывают определяющее влияние на организационно - управленческий отношения, непосредственного взаимодействия, как вертикальные между вышестоящими и нижестоящими звеньями управления, так и горизонтальные, например, между смежными отделами.

Данная структура является информационной, основные потоки информации следующие:

По вертикали сверху вниз - плановая, нормативная, инструктированная и руководящая информация;

По вертикали снизу вверх - аналитическая, фактическая, рекомендательная информация и запросы к руководству;

По горизонтали - информация, обеспечивающая взаимокоординацию деятельности.

Данная организационная структура является линейно -функциональной, т.е. структура основанная на сочетании преимуществ линейной и функциональной форм. Данный подход обеспечил качественное новое разделение труда, при котором линейные руководители сохранили за собой право отдавать распоряжения и принимать решения при участии и помощи функциональных служб.

Эта структура сохраняет принцип единоначалия, т.е линейный руководитель устанавливает очередность в решении комплекса задач, определял главную задачу на данном этапе, а также время и конкретных исполнителей.

Деятельность функциональных руководителей сводится к поискам рациональных вариантов решения задач, к умелому доведению своих рекомендаций до линейного руководителя, который на этой основе сможет обеспечить эффективное управление.

Но, отсутствие гибкости и динамичности затрудняет достижение поставленной цели; постоянная необходимость в согласовании принимаемых решений, что вызывается решением производственных задач, обусловленных новыми целями функционирования и требующих определенных знаний. Это приводит к замедлению сроков реализации целей и росту управленческих расходов.

Роль документов для Государственного учреждения «ОВК Хорошёвского района» велика. Вся деятельность отделов документируется. Документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности разделяются на управленческие, научные, технические, технологические, производственные.

Важное значение имеют нормативно-методические документы, регламентирующие деятельность Государственного учреждения «Объединённый военный комиссариат Хорошёвского района (ОВК Хорошёвского района)». Каждый отдел имеет перечень нормативных документов, которыми руководствуются в работе, а также УСД, государственные стандарты, перечни. Все отделы архива ежемесячно составляют отчеты, планы.

Документы дают информацию о проделанной работе, служат для планирования работы в дальнейшем, дают полное представление о деятельности «ОВК Хорошёвского района» , о деловых связях.

Информационно-документационное обеспечение, являясь важнейшей обслуживающей функцией управления, нуждается в тщательной, продуманной организации, которую должно выполнять специальное структурное подразделение, но как таковой службы ДОУ в «ОВК Хорошёвского района» нет за делопроизводство отвечают конкретные специалисты, назначаемые приказом директора.

Структура службы и ее задачи, как правило, соответствуют технологической цепочке операций, проводимых с документами, начиная с приема и распределения документов и кончая сдачей их в архив учреждения.

В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить следующие этапы:

· прием и первичная обработка документов;

· предварительное рассмотрение и распределение документов;

· регистрация;

· контроль за исполнением документов;

· информационно-справочная работа;

· исполнение документов и отправка.

Рациональная организация документационного обеспечения деятельности учреждений, организаций и предприятий требует достаточного количества работников этой службы.

Основными факторами, определяющими количество и состав работников службы, являются объем документооборота, общая численность работников учреждения и степень автоматизации и механизации обработки информации и документов.

Дублирование операций, разделение труда закрепляется должностными инструкциями, в которых определено его организационно-правовое положение в структурном подразделении.

Документооборот - прохождение документа в учреждении с момента создания до завершения исполнения или отправки.

Увеличение объемов и сложности задач объективно обуславливает рост документационных потоков. Однако имеет место и неоправданное возрастание количества создаваемых и обрабатываемых в учреждениях, организациях и на предприятиях документов.

Главным направлением упорядочения документирования, сокращение числа документов является создание унифицированных систем, строго устанавливающих состав применяемых документных форм и регламент пользования ими.

Унификация позволяет упорядочить образование документов, внести в этот процесс научную основу и тем самым способствует сокращению объемов документооборота.

Большая роль в сокращении объема документооборота принадлежит контролю и проверке исполнения. Установлена определенная математическая зависимость между качеством работы контрольной службы и ростом объема документооборота: чем лучше контроль, тем больше поручений исполняется в срок, тем меньше возникает непредусмотренных документов.

Немалые резервы сокращения объема документооборота имеются в организации копирования и размножения документов. Нередко документы размножаются сверх тиража без всякой надобности. Это приводит к неправильному росту объема документооборота, поэтому необходимо держать под строгим контролем.

Основу рациональной организации любого труда, в том числе по делопроизводственному обслуживанию, составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между конкретными исполнителями.

Точное знание своих обязанностей повышает ответственность каждого работника, позволяет правильно распланировать рабочий день и в то же время исключает виды и тираж размножаемых документов.

Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке отделов и должностных лиц, оказывает положительное влияние на управленческий процесс в целом.

Организация документооборота в каждом учреждении должна отвечать следующим требованиям:

1. Прохождение документов в учреждении должно быть оперативным, целенаправленно регулироваться и оптимально осуществляться.

2. Следует исключать инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью. Каждое перемещение документа должно быть оправданным. Необходимо исключать или ограничивать возвратные перемещения документов.

3. В порядке прохождения и в процессе обработки основных категорий документов необходимо добиваться максимального единообразия. В этих целях рекомендуется разрабатывать примерные схемы прохождения и обработки основных категорий и видов документов.

Документооборот в учреждении осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки информации (руководители, специалисты) и пунктами технической обработки документов (копировально-множительная служба).

Различают три основных потока документов: входящий; исходящие и внутренний.

В учреждении поток входящих документов разделяется на документопотоки, направляемые руководителям, отделы и отдельным исполнителям.

Поскольку документооборот оказывает большое влияние на работу всего архива, то постоянно ведется работа по его рационализации. В этой работе руководствуются нормативными документами и практическим опытом совершенствования и организации управленческого труда.

Движение документов в учреждении должно быть прямоточным, т.е. исключающим возвратные зигзагообразные и другие повторные маршруты. Следует руководствоваться принципом однократного пребывания документа в одном отделе или у одного специалиста.

При проектировании рациональных документопотоков в учреждении составляют схемы движения основных групп и видов документов. Это позволяет установить наиболее рациональные маршруты движения документов, определить этапы их обработки, унифицировать пути движения и сам порядок обработки, установить на этой основе единый порядок работы с документами в «ОВК Хорошёвского района».

Одним из важных условий рационального движения документов в учреждении является четкое распределение функций между исполнителями, так как решение вопросов, содержащихся в документах, зависит от глубины и четкости разделения функций, прав, ответственности между исполнителями, отделами и руководителями.

Грамотное разделение функций и документальное его закрепление (положения об отделах, должностные инструкции) являются непременным условием рациональной организации документооборота.

Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется по результатам экспертизы ценности на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

К критериям происхождения относятся: роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документа.

К критериям содержания относятся: значимость события (явления), отраженного в документе, значение имеющихся в документе информации, повторение информации документа в других документах, вид документа, подлинность документа.

К критериям внешних особенностей относятся: форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформление документа его, физическое состояние.

При отнесении документов к составу Архивного фонда Российской Федерации учитывается фактор степени полноты и сохранности фонда.

Экспертиза ценности документов проводится на основе:

Действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления;

Типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;

Нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела;

Отбор электронных документов на архивное хранение осуществляется в результате экспертизы ценности электронных документов, которая проводится экспертной комиссией организации.

Экспертиза ценности документов проводится - при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив.

В архиве - в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в процессе деятельности организации создается экспертная комиссия (ЭК).

Постоянно существующая ЭК является совещательным органом. Решения комиссии вступают в силу после их утверждения директором.

В своей деятельности экспертная комиссия руководствуется Конституцией РФ закон Российской Федерации «Об архивном деле в Российской Федерации», приказами, инструкторами архивного отдела, положением об архиве и положением о постоянно действующей экспертной комиссией.

Экспертную комиссию возглавляется главным хранителем фондов, заместителем директора. Персональный состав экспертной комиссии назначается приказом директора из числа наиболее квалифицированных сотрудников ведущих структурных подразделений.

В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители любых сторонних организаций.

Основными задачами экспертной комиссии являются:

· организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формирования дел.

· организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.

· организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение.

В соответствии с возложенными на экспертную комиссию задачами, она выполняет следующие функции:

· организует и проводит работу по ежегодному отбору документов учреждения для дальнейшего хранения и к уничтожению.

· осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов учреждения и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам.

· оказывает содействие и методическую помощь специалистам Государственного учреждения «Объединённый военный комиссариат Хорошёвского района »:

a. по выявлению владельцев личных архивов в учреждении, по возможной передаче или дневников, записей воспоминаний, других документов на государственное хранение, по инициативному документированию (записи воспоминаний старейших работников) с целью создания устной истории архива.

b. рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет:

· на утверждение ЭПМК комитета по делам архивов области, а затем на утверждение директора - описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации; акты с выделением к уничтожению документов с истекшими сроками хранения: документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой ЭПМК в перечне документов до 1945 года;

· на согласование ЭПМК комитета по делам архивов области, а затем на утверждение директора - сводную номенклатуру дел учреждения; описи дел по личному составу; акты по утрате или неисправном повреждении документов постоянного хранения;

· на утверждение директора архива акты о выделении к уничтожению документов с истекшим сроком хранения; акты об утрате или неисправном повреждении документов по личному составу.

Экспертная комиссия работает в тесном контакте с ЭПМК комитета по делам архивов области, получает от неё соответствующие организационнометодические указания, работает по годовому плану, утвержденному директором.

Вопросы, относящиеся к компетенции экспертной комиссии, рассматриваются на ёё заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2-х раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение экспертной комиссии документы рассматриваются на её заседании не позднее чем через 10 дней.

Заседания экспертной комиссии и принятые на нем решения считаются правомочными если в голосовании приняли участие не мене половины присутствующих на заседании членов экспертной комиссии. Приглашенные

Ведение делопроизводства экспертной комиссии, хранение и использование её документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых экспертной комиссией решений возлагается на секретаря комиссии.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет), хранения и по личному составу, а затем акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

ЭПМК комитета по делам архивов Москвы и Московской области утверждает описи дел постоянного хранения и согласовывает описи дел по личному составу.

Дела включаются в акт о выделении к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт.

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку.

Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляется под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

2.2 Организация комплектования Архивного фонда Государственного учреждения «Объединённый военный комиссариат Хорошёвского района »

Отдел комплектования и экспертизы ценности документов, который является структурным подразделением Государственного учреждения «Объединённый военный комиссариат Хорошёвского района» и содержится за счет специальных средств, полученных от учреждений и предприятий за выполнение работ по заключенным с ними договорам.

Отдел создан для научно-технической обработки документов и разработки нормативно-методических рекомендаций, регламентирующих делопроизводство в учреждениях, организациях и на предприятиях Москвы и Московской области.

В своей деятельности отдел руководствуется Законами Российской Федерации, приказами и научно-методическими рекомендациями Федеральной Архивной службы России, Законом об Архивном фонде и архивах Москвы и Московской области, решениями коллегии и указаниями комитета по делам архивов МО, положением об архиве, решениями дирекции Государственного учреждения «ОВК Хорошёвского района» и положением об отделе.

Основной задачей отдела комплектования и экспертизы ценности документов является выполнение работы за счет специальных средств по упорядочению документов постоянного, долговременного и временного сроков хранения.

В функции отдела входят:

Заключение договоров с учреждениями на проведение работ в соответствии с расценками, утвержденными приказом директора Государственного учреждения «ОВК Хорошёвского района».

В соответствии с договорами проводит научно-техническую обработку документов учреждений.

Разрабатывает полугодовые и годовые при необходимости квартальные планы работы отдела.

Составление годовых и полугодовых отчетов о работе отдела.

Анализирует деятельность отделов комплектования и экспертизы ценности документов филиалов Государственного учреждения «ОВК Хорошёвского района».

Участие в подготовке и проведении занятий по повышению квалификации работников архива и отдела.

Изучение и использование передового опыта работы архивных учреждений по вопросам деятельности отдела.

Основные функции отдела комплектования представлены на рисунке 2.

Начальник отдела назначается и освобождается от занимаемой должности приказом директора по согласованию с комитетом по делам архивов Москвы и Московской области.

Заместителю директора, главному хранителю фондов подчиняются отдел обеспечения сохранности и государственного учета документов, который является структурным подразделением Государственного архива Москвы.

Отдел осуществляет свою деятельность на основе годового производственно-финансовых планов, утвержденных директором

Государственного учреждения «Объединённый военный комиссариат Хорошёвского района ».

Отдел проводит экономический анализ своей деятельности, работает по бригадам. В состав бригады входят главный специалист и ведущие специалисты.

Деятельность сотрудников отдела определяется должностными инструкциями.

Начальник отдела организует всю деятельность отдела, распределяет обязанности между его работниками, несет ответственность за осуществление возложенных на отдел задач и функциональных обязанностей, организацию труда в отделе, за своевременное и квалифицированное выполнение порученных отделу заданий, за порядок и дисциплину в отделе.

Основными задачами отдела являются:

Разработка основных направлений и анализ работы по обеспечению сохранности, государственному учету документов.

Организация хранения и обеспечение сохранности документов.

Государственный учет документов архива.

Изучение передового опыта и внедрение в практику работы отдела, архива и его филиалов.

В функции отдела входят:

Подготовка предложения к проектам целевых программ, текущих планов работы архива по профильным отделу направлениям, обеспечивает их реализацию, составляет отчеты об их выполнении.

Осуществление хранения и рационального размещения документов

Совместно со службой материально-технического снабжения:

Способствует поддержанию оптимальных условий хранения документов, обеспечивает соблюдение правил пожарной безопасности и техники безопасности, контролирует режим доступа в архивохранилища.

Участвует в определении потребности архива в оборудовании для хранения документов и улучшении их физического состояния.

Организует борьбу с грызунами в архивохранилище.

Организация и контроль санитарных дней в архивохранилищах. Определение очередности проверки наличия и состояния документов, контролирует эту работу, организует учет и розыск необнаруженных документов.

Организация и контроль работы по оценке и учету физического состояния документов на бумажной основе, на пленочных носителях, страхового фонда и фонда пользования. Обеспечение их сохранности. Проведение работ по оформлению дел.

Проведение комплекса работ с уникальными и особо ценными документами.

Обеспечение соблюдения правил выдачи документов, страхового фонда и фонда пользования из архивохранилищ.

Контроль за соблюдением правил сохранности выданных документов, их своевременное возвращение в архивохранилища.

Осуществление учета документов по архивохранилищам: документов на бумажной основе, фото и фонодокументов, особо ценных документов, микрофильмов страхового фонда и фонда пользования, документов, имеющих во внешнем оформлении материальные ценности.

Осуществление приема документов на хранение, распределение их по архивохранилищам.

Совместно с отделом информационно-поисковых систем и автоматизированных архивных технологий проводит экспертизу ценности хранящихся в архиве документов, оформляет ее результаты в установленном порядке.

Координация и контроль работы архивохранилищ, входящих в состав

Совместно с отделами: ИПС и ААТ, комплектования и экспертизы ценности документов, ведомственных архивов и делопроизводства рассматривает вопросы фондирования документов архива, участвует в работе по обеспечению преемственности системы учета.

Участие в работе комиссии по рассекречиванию документов.

Оказание платных услуг учреждениям, организациям и гражданам по профильным отделу направлениям.

Анализ состояния работы по обеспечению сохранности, учету документов, готовит предложения по этим направлениям.

Рассмотрение проектов планов работы филиалов, отчетов об их выполнении по профильным отделу направлениям, при необходимости готовит по ним заключения.

Оказание помощи государственным архивам области по профильным вопросам работы отдела.

Участие в проверке деятельности филиалов архива по вопросам сохранности и учета документов.

Участие в разработке методических пособий по профильным вопросам работы отдела. Внедрение их практику работы.

Участие в различных формах повышения квалификации архивных работников.

Изучение передового опыта в области обеспечения сохранности, государственного учета документов, внедряет его в практику работы отдела.

Участие и подготовке документов для рассмотрения на заседаниях коллегии комитета по делам архивов, дирекции архива и других совещательных органов.

Проведение экономического анализа работы отдела, анализ уровня выполнения норм выработки в отделе.

Организация подготовки и проведения совещаний, семинаров по профильным отделу направлениям, участие в работе конференций, совещаний, семинаров.

Отдел возглавляет начальник, назначаемый и освобождаемый от должности директором архива по согласованию с комитетом по делам архивов области.

Начальник отдела организует деятельность отдела и несет персональную ответственность за выполнение задач и функций отдела, за состояние дисциплины, распределяет обязанности между работниками отдела, вносит предложения об их поощрении или наложении взысканий.

Отдел осуществляет свою деятельность на основе текущих планов, утверждаемых директором архива.

Выполняет возложенные на него задачи и функции в контакте с другими структурными подразделениями. Обязанности работников отдела определяются должностными инструкциями.

Заключение

В деятельности государственных и негосударственных организаций, частных лиц создается огромное количество документов, в совокупности представляющих собой Документальный фонд области. Наиболее ценная часть этих документов подлежит хранению в архиве для будущих поколений. Из множества документов лишь незначительная часть поступает на государственное хранение, но эти документы выявляются, сохранятся и своевременно передаются в состав Архивного фонда Государственного учреждения «Объединённый военный комиссариат Хорошёвского района ». Эта повседневная, кропотливая работа по систематическому пополнению архива ценными документами и называется комплектованием архива. Основная задача и в современных условиях остается прежней - обеспечить комплектование Архивного фонда Государственного учреждения «Объединённый военный комиссариат Хорошёвского района » и в целом Архивного фонда России, так чтобы он отвечал потребностям общества и государства.

Целостность обусловлена формированием Архивного фонда на основе единых правовых, организационных, научных и методических принципов. В настоящее время определены основные уровни организации документов и дел Архивного фонда Государственного учреждения «Объединённый военный комиссариат Хорошёвского района », а также выявлены основные признаки по которым осуществляется организация документов и дел Архивного фонда. Выявлены основные этапы комплектования архива, так как Государственный архив является учреждением системы архивного органа и осуществляет комплектование, постоянное хранение и использование документов Архивного фонда Государственного учреждения «Объединённый военный комиссариат Хорошёвского района ». Это и есть стержень, который и делает совокупность ценных документов единым Архивным фондом.

В составе Архивного фонда Российской Федерации выделяются документы, находящиеся в федеральном ведении, и Архивные фонды субъектов Российской Федерации. Архивные фонды субъектов Российской Федерации являются составной частью национальных ресурсов Российской Федерации. Важное значение имеет опыт субъектов Российской Федерации в организации и комплектовании Архивного фонда. В данной дипломной работе в качестве объекта исследования выступает Государственное учреждение «ОВК Хорошёвского района». В результате проведения анализа организации и комплектования Архивного фонда были рассмотрены списки источников комплектования архива, так как приоритетным направление в работе по формированию Архивного фонда области является оптимизация списков источников комплектования государственного архива.

Большое значение имеет деятельность экспертно-проверочной методической комиссии комитета по делам архивов и экспертной комиссии ведомств в качественном отборе документов для хранения в государственном архиве.

Экспертно-проверочная методическая комиссия комитета по делам архивов направляет и организует работу по оптимизации состава документов, принимаемых в государственный архив области, с целью приема на хранение оптимального состава документов организаций разрабатывает номенклатуры дел. В поле зрения членов комиссии постоянно находятся вопросы обеспечения сохранности документов на стадии ведомственного хранения. В ее выездных заседаниях обязательно участвуют руководители и ответственные за делопроизводство организаций работники. Каждому такому заседанию, как правило соответствует семинар по проблемам формирования Архивного фонда, организационно-методического руководства деятельностью архивов организаций. Ведь от того насколько качественно и полно будут сконцентрированы документы в организации, будет зависеть состав банка ретроспективной информации, каким по существу является Архивный фонд Государственного учреждения «ОВК Хорошёвского района», а это является главной задачей экспертной комиссии организации.

Информатизация архивного дела в архиве должна осуществляться после упорядочения и унификации ведения делопроизводства в организации. Если в деятельности организации образуется большое количество машиночитаемых документов, целесообразно создание электронного архива в ведомстве. По истечении сроков хранения документов относящихся к Архивному фонду Государственного учреждения «Объединённый военный комиссариат Хорошёвского района » они будут передаваться в государственный архив, как в бумажном, так и в электронном виде.

Нормативно-методическое обеспечение системы управления персоналом - это совокупность документов и нормативно-справочных материалов, устанавливающих нормы, правила, требования, характеристики, методы, используемые при решении задач организации труда и управления персоналом и утвержденные в установленном порядке, компетентным соответствующим органом или руководством организации.

Нормативно-методическое обеспечение создает условия для эффективного процесса подготовки, принятия и реализации решений по вопросам управления персоналом. Оно состоит в организации разработки и применения методических документов, а также ведении нормативного хозяйства в системе управления персоналом.

Нормативно-методические документы подразделяются на три группы:

нормативно-справочные документы;
документы организационного, организационно-распорядительного и организационно-методического характера;
документы технического, технико-экономического и экономического характера.

Нормативно-справочные документы включают нормы и нормативы, необходимые при решении задач организации и планирования труда в сфере материального производства и управления. К их числу следует отнести:

1. Первичные операционные нормы времени и расценки; нормы времени на выполнение управленческих процедур (маршрутно-технологическая карта, технологическая карта управленческих процедур).
2. Производные нормы и нормативы, полученные на основе первичных (сводные нормы трудовых затрат на изготовление продукции).
3. Нормы, установленные вышестоящими организациями или в централизованном порядке (нормы налогообложения фонда оплаты труда; размер подоходного налога с физических лиц).

Документы организационного, организационно-распорядительного и организационно-методического характера регламентируют задачи, функции, права, обязанности подразделений и отдельных работников системы управления персоналом; содержат методы и правила выполнения работ по управлению персоналом. Эти документы включают:

1. Законодательные акты по вопросам труда и кадров.
2. Указы Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ по вопросам труда, охраны труда, занятости.
3. Руководящие документы (положения, инструкции, методические указания, правила и другие документы) Минтруда РФ и других государственных органов.
4. Приказы, положения, инструкции, методические указания, правила и другие документы министерства, госкомитета, ведомства, если им подчиняется организация.
5. Приказы, положения, правила и другие документы, издаваемые руководителем организации или соответствующими подразделениями по вопросам труда, численности, оплаты труда и т.д. (Правила внутреннего трудового распорядка, Коллективный договор, Положение о подразделении, Должностная инст-рукция, Штатное расписание).

Важным организационно-распорядительным документом являются правила внутреннего трудового распорядка, которые включают следующие разделы:

1. Общие положения.
2. Порядок приема и увольнения рабочих и служащих.
3. Основные обязанности рабочих и служащих.
4. Основные обязанности администрации.
5. Рабочее время и его использование.
6. Поощрения за успехи в работе.
7. Ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

Коллективный договор является важнейшим организационным документом, который разрабатывается при непосредственном участии кадровой службы. Коллективный договор - это соглашение, заключаемое трудовым коллективом с администрацией по урегулированию их взаимоотношений в процессе производственно-хозяйственной деятельности на календарный год.

К документам организационно-методического характера относятся те, которые регламентируют выполнение функции по управлению персоналом. Сюда входят: Положение по формиро-ванию кадрового резерва в организации, Положение по организации адаптации работников, Рекомендации по организации отбора персонала, Положение по оплате и стимулированию труда Инструкция по соблюдению правил техники безопасности и др.

Внутренними организационно-регламентирующими документами являются Положение о подразделении и Должностная инструкция.

Положение о подразделении (отделе, бюро, группе и т.д.) - документ, регламентирующий деятельность какого-либо структурного подразделения кадровой службы: его задачи, функции, права, ответственность.

Типовая структура положения включает следующие разделы:

1. Общие положения (кому подчиняется данное подразделение, степень его самостоятельности, какими нормативно-правовыми документами оно руководствуется в своей деятельности и т.д.).
2. Задачи подразделения.
3. Организационная структура подразделений (схема с указанием линейно-функциональной, методической и иной подчиненности отдельных звеньев и работников подразделения).
4. Функции подразделения.
5. Взаимоотношения подразделения с другими звеньями организации с указанием информации, документации, получаемой и передаваемой данным подразделением (от кого и кому, сроки и периодичность).
6. Права подразделения (в пределах возложенных на него функций).
7. Ответственность подразделений (в рамках приданных ему полномочий за некачественное, несвоевременное их выполнение).

Типовые положения о подразделениях, в том числе и по кадровой службе, содержатся в специальной литературе, но требуется их адаптация, уточнение применительно к каждой конкретной организации.

Должностная инструкция - документ, регламентирующий деятельность в рамках каждой управленческой должности и содержащий требования к работнику, занимающему эту должность. Она может быть составлена на основе типовых требований к должности, содержащихся в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих, но с учетом изменяющихся социально-экономических условий.

Чтобы составить качественную должностную инструкцию, необходимо глубоко изучить те процессы, работы, которые должны выполняться в соответствии с данной должностью (или на данном рабочем месте), а затем определить требования к ра-ботнику, который будет занимать эту должность, к его знаниям, навыкам, опыту, т.е. составить личностную спецификацию

Документы технического, технико-экономического и экономического характера содержат правила, нормы, требования, регламентирующие стандарты всех категорий и видов. К этой группе документов можно отнести:

1. Нормы планировки помещения и рабочих мест.
2. Стандарты качества, ТУ на продукцию.
3. Нормативы организации труда руководителей инженерных подразделений.
4. Бизнес-план.
5. Смета затрат на производство.
6. Отчет о численности работников организации.

Ответственность за обеспечение системы управления персоналом нормативно-методическими документами несут соответствующие подразделения аппарата управления организации (отдел стандартизации, отдел организации управления, юридический отдел).

Выступление

«Нормативно-правовая база методического кабинета ДОУ»

на кустовом методическом объединение для старших воспитателей по теме: «Организация методического кабинета в ДОУ»

Подготовила:

старший воспитатель МБДОУ № 53

Ефимова Елена Александровна

Альметьевск, 2016

Центром всей методической работы ДОУ является методический кабинет. Ему принадлежит ведущая роль в оказании педагогам помощи в организации образовательного процесса, обеспечении их непрерывного саморазвития, обобщении передового педагогического опыта, повышении компетентности родителей в вопросах воспитания и обучения детей. Методический кабинет - это копилка лучших традиций дошкольного учреждения.

Методический кабинет дошкольного учреждения должен соответствовать таким требованиям как информативность, доступность, эстетичность, содержательность, обеспечение мотивации и активности в развитии.

Реализация информационно - аналитической функции управления дошкольным учреждением обуславливает в методическом кабинете формирование информационного банка данных, где определяются источники, содержание, направленность информации.

Классификация материалов методического кабинета:

нормативные и инструктивные материалы

учебно-методические обеспечение

документация по содержанию работы ДОУ

нагляно–иллюстративный материал (демонстрационный и раздаточный)

литература педагогическая и детская, периодические издания

выставки

Нормативные и инструктивные материалы

Нормативно-правовая база документационного обеспечения управления – это совокупность законов, нормативно-правовых актов, организационных и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

В методическом кабинете целесообразно иметь дубликаты нормативных документов, касающихся воспитательно-образовательной работы с детьми:

Положение о методическом кабинете;

Трудовой кодекс РФ;

Семейный кодекс РФ;

Конституция РФ;

Конвенция о правах ребёнка (15.09.1990г) ;

Конвенция дошкольного воспитания;

Устав ДОУ; изменения к уставу;

Федеральный закон от 29.12.2012 N 273-ФЗ (ред. от 23.07.2013) «Об образовании в Российской Федерации»;

Приказ Минобрнауки России от 30.08.2013 N 1014 «Об утверждении Порядка организации и осуществления образовательной деятельности по основным общеобразовательным программам - образовательным программам дошкольного образования»;

ФЗ от 24.07.1998 № 124 – ФЗ (редакция от 25.11.2013 г.) «Об основных гарантиях ребенка в Российской Федерации»;

Приказ Минобрнауки РФ от 17.10.2013 "Об утверждении федерального государственного образовательного стандарта дошкольного образования»";

Постановление Главного государственного санитарного врача РФ от 15.05.2013 N 26 «Об утверждении СанПиН 2.4.1.3049-13 «Санитарно-эпидемиологические требования к устройству, содержанию и организации режима работы дошкольных образовательных организаций" (вместе с «СанПиН 2.4.1.3049-13. Санитарно-эпидемиологические правила и нормативы...»;

Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 18.10.2013 №544н «Об утверждении профессиональных стандартов педагога»;

Копии должностных инструкций педагогов ДОУ;

Письмо Минобразования России от 26.05.1999 №109/23-16 «О введении психолого-педагогической экспертизы и критериях оценки игрушек»;

Письмо Минобразования России от 07.04.1999 № 70/23-16 «О практике проведения диагностики развития ребёнка в системе дошкольного образования»;

- Концепция развития национального образования в Республике Татарстан на 2015-2030 годы .

Со всеми этими документами должны быть ознакомлены все сотрудники дошкольного учреждения. Каждый воспитатель имеет возможность уточнить в этих документах интересующие его вопросы, использовать их в своей работе.

Методический и дидактический материал комплектуется в соответствии с:

ФГОС ДО, примерными основными образовательными программами, парциальными программами, методиками; направленностью групп; длительностью пребывания детей в ДОО.

Учебно-методические обеспечение

К ним относятся: Учебно-методические пособия в соответствии с ФГОС ДО, УМК по национальному воспитанию; рекомендации, опыт работы, конспекты занятий и другие формы организации детской деятельности в разных возрастных группах. Методические материалы должны отражать специфику дошкольного учреждения определенного вида и типа.

Главным документом в этом разделе является основная образовательная программа ДОУ . Поэтому все материалы этого раздела должны отражать специфику программы и быть разделены на 5 образовательных областей (Х-Э,ПР, РР, С-К, ФР).

Документация по содержанию работы ДОУ

Номенклатура дел методического кабинета - это тематизированный список документации всей организации, составленный и заполненный по определенным правилам, содержащий строгое наименование имеющихся материалов, а также сроки их хранения. Все бумаги, формирующиеся на предприятии, необходимо храниться какое-то количество времени. Правильно их систематизировать, распределить по делам поможет составление номенклатуры.

Материалы по аттестации педагогических работников с целью установления первой и высшей квалификационной категории, а так же в целях подтверждения соответствия занимаемой должности; стенд «Аттетстация» на котором представлены нормативно-правовые документы регламентирующие организацию и проведение аттестации педагогических работников, план работы по аттестации педагогических работников на учебный год, образец заявления и карты результативности и т.д.

Годовые планы работы ДОУ (за 3 года);

Материалы и протоколы педсоветов (за 3года);

Паспорт методического кабинета;

План работы старшего воспитателя на год, циклограмма, (циклограммы специалистов);

Годовой календарно-образовательный график на учебный год ДОУ;

Программа развития ДОУ

План работы УО АМР (дошкольное образование)

Материалы и протоколы семинаров, консультаций, открытых занятий, КМО, неделя «Специалист»;

Материалы по мониторингу освоения ООП и развитию интегративных качеств у детей;

Материалы заседаний, документация ПМПК;

Материалы оперативного, тематического и итогового контроля старшего воспитателя за воспитательно-образовательным процессом;

Материалы по дополнительным образовательным услугам (адаптационной группе кратковременного пребывания – при наличии в ДОУ);

Материалы Консультационного пункта (при наличии в ДОУ);

Материалы по работе с педагогами: сведения о педагогических кадрах, по самообразованию педагогов ДОУ, план и формы работы с молодыми специалистами, наставничество, материалы по передовому педагогическому опыту, представляющий опыт работы лучших педагогов дошкольного учреждения, должен так же присутствовать в кабинете и быть соответствующим образом оформлен.

Журнал, тетрадь посещения занятий (рекомендации и их реализация), схемы наблюдений за деятельностью педагогов, анкеты.

Журнал проверки планов воспитательно-образовательной работы воспитателей и специалистов ДОУ.

Материалы по взаимодействию с родителями: план работы с родителями на учебный год, материалы по охране прав ребенка, план работы с семьями попавшими в трудную жизненную ситуацию, протоколы заседаний родительского комитета, протоколы общих родительских собраний, (протоколы групповых собраний хранятся у воспитателей), консультации, брошюры, буклеты.

Планы проведения методической (тематической) недели;

Приказы заведующей ДОУ;

Инструкции, протоколы проведения инструктажей с педагогами ДОУ по охране жизни и здоровья детей; первичные инструктажи

Материалы по подготовке дошкольников к школе и по преемственности детского сада со школой, социумом.

Перечни материалов и оборудования всех помещений ДОУ (в бумажном и электронном (диски) варианте)

Книга отзывов о проведенных муниципальных, региональных мероприятиях в ДОУ. В каждой группе детского сада, у специалистов так же имеется тетрадь отзывов и пожеланий.

В методическом кабинете необходимо оформить стенд для размещения необходимой информации для воспитателей, на котором помещается: расписание ООД, график занятости специалистов, кабинета по ИЗО-деятельности и ПДД, библиотеки и др.; сведения о консультациях, семинарах, заседания педсовета и принятые там решения, положения к конкурсам профмастерства, мероприятия (курсы, смотры и пр.), график проведения дополнительных образовательных услуг и т.д .

Нагляно–иллюстрационный материал (демонстрационный и раздаточный)

Так как пространство методического кабинета ограничено и в целях соблюдения санитарно – гигиенических требований весь наглядный материал (картины, игрушки, костюмы) можно рассредоточить по кабинетам специалистов. Но необходимо составить картотеку с аннотацией где располагается.

Различные виды картотек (подвижные игры по возрастам, артикуляционная и пальчиковая гимнастика и др.), н аглядно-демонстрационный материал (и гры, картины демонстрационные и раздаточные, иллюстрации; игрушки и игровые материалы для творческих игр; приборы, оборудование, природные материалы, муляжи и др.; предметы народного декоративно-прикладного искусства); технические средства обучения (видеотека).

Литература педагогическая и детская, периодические издания

Книжный фонд детского сада можно условно разделить на книги для педагогов (методическая и справочная литература), книги для детей и периодические издания. Имеющийся в методическом кабинете книжный фонд должен строго учитываться. Для этого составляется картотека на всю имеющуюся литературу и алфавитные указатели.

Методическая и справочная (Справочник старшего воспитателя, Методист, Воспитатель ДОУ) распределяется по рубрикам, соответствующим основным разделам программы, а также включает труды по теоретическим вопросам педагогики и психологии, коррекционной работе, различные словари и справочники.

Детская - целесообразно распределить по фамилиям авторов в алфавитном порядке. Также могут быть выделены тематические сборники: сказки, рассказы о животных, о народных промыслах и т.д.

Периодика (газеты, журналы)- желательно группировать по годам выпуска

Обязательно должна быть: Книга (журнал) учёта движения методической литературы.

Выставка

В методическом кабинете ДОУ регулярно организуются выставки. Они могут быть постоянно действующими и эпизодическими. Постоянными являются, например, такие, как «Передовой опыт – школа мастерства», «Новинки литературы», «Календарь знаменательных дат», «Знакомьте детей с природой» (по сезонам), «Готовимся к Педсовету». Постоянным является лишь название рубрики, а материал и содержание меняются. Эпизодические выставки – потребность в которых возникает в течение учебного года. Тематика выставок может быть самая разнообразная.

Таким образом, методический кабинет должен стать «копилкой традиций детсада», центром сбора педагогической информации, «мозгом дошкольного учреждения», лабораторией творческого труда воспитателей, чтобы каждый приход сюда приносил им новые знания, новые мысли и идеи, обогащал их опыт. Если все эти условия будут выполняться, то методический кабинет в дошкольном учреждении принесет огромную пользу и в деле повышения квалификации сотрудников, и в деле сплочения коллектива при решении конкретных задач, сформулированных в Уставе, программе развития и годовом плане ДОУ.

Творческих успехов!

Спасибо за внимание.

Нормативно-методическая база делопроизводства

В свете вступления в силу 1 июня 2018 года нового ГОСТ Р 7.0.97-2016 следует рассмотреть нормативно-методическое регулирование делопроизводства.

Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты .

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя следующее:

законодательные акты Российской Федерации в сфере документации и информации;
указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации в сфере делопроизводства;
нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, регламентирующие вопросы документационного обеспечения;
технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления;
общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
унифицированные системы документации; – нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.

Нормативная база делопроизводства в РФ основана на Федеральном законодательстве и ГОСТ. Последние являются основой для ведения делопроизводства в организациях.

Исходным правовым актом, определяющим государственную политику в сфере информационно-документационного обмена, является Конституция Российской Федерации. В Конституции РФ записано: "Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом..." . Это положение развито в важнейшем правовом акте – Федеральном законе "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ . Не менее важны положения федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ "О стандартизации в Российской Федерации".

Гражданский кодекс РФ установил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. В ряде статей ГК установлены требования к содержанию устава и учредительного договора, на основании которого действуют юридические лица. Кодексом РФ об административных нарушениях предусматриваются административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

Уголовный кодекс РФ установил уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией. Ряд законодательных актов Российской Федерации (Законы "О Государственном гербе Российской Федерации", "Об электронной цифровой подписи", "О коммерческой тайне", "Об архивном деле в Российской Федерации", "О бухгалтерском учете" и др.) содержит нормы, которые должны учитываться при составлении, оформлении и хранении деловых документов.

Действующим законодательством регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи, в том числе электронной почты, Интернета, требования к защите информации, приданию документам юридической силы (официальности) и т. д.

Указы Президента РФ относятся к числу нормативных актор регламентирующих делопроизводства. Перечислим ключевые Указы имеющие отношение к регламентации делопроизводства в РФ:

Указ "Об утверждении Положения об Архивном фонде РФ";
Указ "Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне".

Постановления Правительства РФ, регламентирующие делопроизводства регулирую различные аспекты документооборота. Самыми важными постановлениями правительства РФ в этой сфере являются:

"Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи";
"Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности";
"О развитии единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации".

Особенности ГОСТ Р 7.0.97-2016

Вступивший в силу в 1 июля 2018 года ГОСТ имеет ряд особенностей, которые необходимо рассмотреть подробно. Итак, новый ГОСТ вступил силу согласно Приказу Росстандарта от 25.05.2017 N 435-ст "О внесении изменений в Приказ Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст "Об утверждении национального стандарта Российской Федерации".

Новый ГОСТ направлен на регламентацию следующих аспектов документооборота:

состав реквизитов документов и бланков;
правила их оформления реквизитов документов и бланков;
виды и образцы бланков, схемы расположения реквизитов на деловых бумагах;
правила создания документов.

Особенности ГОСТ 7.0.97-2016

	Требования к документам и работе с ними по ГОСТ 7.0.97-2016	Новшества ГОСТ 7.0.97-2016
	При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют	Некоторые реквизиты, которые были в предыдущем ГОСТ Р 6.30-2003, в новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 не включены.
	Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа	Появились новые реквизиты, в числе которых: наименование структурного подразделения – автора документа и наименование должности лица – автора документа.
	Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны
	Предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов документа являются: Times New Roman N 13, 14; Arial N 12, 13; Verdana N 12, 13; Calibri N 14 и приближенные к ним
	Абзацный отступ текста документа – 1,25 см
	Текст документа печатается через 1 – 1,5 межстрочных интервала. Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала
	Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа). Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см. Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см
	Может быть предусмотрено выделение реквизитов "адресат", "заголовок к тексту" или "подпись", а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом
	Нормативные правовые акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом.

Разработка нормативных документов по ДОУ

Грамотно документировать информацию и эффективно вести работу с документами можно только при нормативной регламентации технологических процессов работы с документами внутри организации.

Основным нормативным документом по делопроизводству в организации является инструкция по делопроизводству (или документационному обеспечению управления), устанавливающая единые правила составления, оформления документов и работы с ними. В соответствии с этим можно сделать вывод, что данный документ должен быть разработан в каждой организации, предприятии, учреждении.

Инструкция по делопроизводству должна базироваться на действующем законодательстве в сфере документации и информации (т.е. на нормативно-методической базе делопроизводства) и отражать специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации. Другими словами можно сказать, что инструкция по делопроизводству организации всегда индивидуальна и учитывает все особенности как состава документов, так и технологии их обработки.

Перед разработкой данной инструкции необходимо изучить основные правовые акты и нормативные документы в сфере документации и информации, извлечь их них полезные сведения, а также проанализировать порядок работы с документами в конкретной организации. Создавая такую инструкцию, можно воспользоваться Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и взять из нее структуру и отдельные общие моменты, обязательные для любой организации. Затрагивая структуру инструкции по делопроизводству можно сказать, что она как минимум должна состоять из трех частей: общие положения, документирование управленческой деятельности, организация работы с документами, – а также содержать приложения.

Кроме инструкции по делопроизводству в организации должны быть также утверждены положение о службе документационного обеспечения управления, устанавливающее статус, функции, права, обязанность и ответственность данного структурного подразделения, и должные инструкции.

Порядок систематизации документов закрепляется в номенклатуре дел, которая используется при формировании дел, проведении экспертизы их ценности, передачи на архивное хранение, и является обязательным документом для любой организации.

Также в организации могут применяться и другие документы, регламентирующие работу в сфере документационного обеспечения управления. Как правило, отдельной инструкцией устанавливаются правила работы с документами ограниченного доступа. Требования к составлению и оформлению документов, к текстам документов могут устанавливаться отдельными документом – правилами составления и оформления документов.

Литература

Басаков М.И. Современное делопроизводство: – М.: Ростов-на-Дону Феникс 2007
Конституция Российской Федерации
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016: как с 1 июля 2018 года заверять копии трудовых книжек, как оформлять приказы, как ставить печати // Консультант Плюс – URL: http://www.consultant.ru/law/hotdocs/49855.html/
Приказ Росстандарта от 25.05.2017 N 435-ст "О внесении изменений в приказ Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст "Об утверждении национального стандарта Российской Федерации"

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) (1991);

Типовая инструкция по делопроизводству (утв. приказом Росархива 2000 г.);

Основные правила работы ведомственных архивов (1988);

Перечни документов с указанием сроков хранения (типовой и ведомственный) (1996);

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ 16.04.2003 № 225.

Инструкция по заполнению трудовой книжки, утв. Постановлением министерства труда и соц. развития РФ (вводится с 01.01.2004).

1. СОСТАВ НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКОЙ БАЗЫ ДОУ .

В настоящее время документационное обеспечение управления на предприятиях, в организациях и учреждениях регулируется действующим законодательством, распорядительными документами вышестоящих органов, правилами и указаниями архивного управления.

Нормативно-методическая база ДОУ — это совокупность законов, нормативно-правовых актов, организационных и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации или учреждения. Эта база также включает регламентацию деятельности службы ДОУ и других служб аппарата управления (штаты, функции, структуру, техническое обеспечение и другие аспекты).

НМБД регулирует:

1. Правила оформления документов;

2. Правила работы с документами;

3. Обеспечение сохранности документов;

4. Порядок передачи документов на архивное хранение;

5. Работу службы делопроизводства (функции, структуру, штатный состав);

6. Внедрение новых информационных технологий в работе с документами;

7. Работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;

8. Юридические аспекты, связанные с документами.

Нормативно-методическая база ДОУ включает:

законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;
постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения управления на федеральном уровне;
государственную систему документационного обеспечения управления (Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ — Приказ Главархива СССР от 25.05.88 № 33);
правовые акты органов представительной и исполни-тельной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующих вопросы ДОУ;
правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по ДОУ различных организаций;
государственные стандарты на документацию;
унифицированные системы документации;
общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
нормативные документы по организации и охране управленческого труда служащих службы ДОУ;
нормативные документы по организации архивного хра-нения документов.

Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс Российской Федерации, 1-я часть которого принята 21 октября 1994г., 2-я часть - 22 декабря 1995г. Гражданский кодекс РФ устанавли-вает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их. возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и др. Например, ст. 51 и последующие статьи главы 4 Гражданского кодекса устанавливают виды документов, применяемых при создании, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица.

Наряду с Гражданским кодексом РФ отдельные стороны работы с информацией и документацией регулируются специальными федеральными законами.

Закон Российской Федерации "О техническом регулировании " от 10 июля 1993 г. № 5154-1 устанавливает правовые основы стандартизации в Российской Федерации, обязательные для всех органов управления, и определяет меры государственной за-щиты интересов потребителей и государства посредством разработки и применения нормативных документов по стандартизации и в области документационного обеспечения управления.

Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации " от 27.07.2006 № 149-ФЗ устанавливает, что информационные ресурсы (документы и массивы документов) являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом, наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов.

Закон Российской Федерации "О государственной тайне " от 21 июля 1993 г. № 5485-1 регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации. К государственной тайне закон относит защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации.

В Федеральном законе от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете » отражены основные требования к ведению бухгалтерского учета, определены обязательные реквизиты первичных учетных документов, уточнен состав бухгалтерской отчетности коммерческих организаций и установлены сроки хранения учетных документов, бухгалтерской отчетности в соответствии с правилами организации государственного архивного дела.

Гражданский кодекс РФ, Основы законодательства и Федеральные законы нашли свое дальнейшее развитие в указах Президента РФ, постановлениях Правительства РФ, положениях и правилах.

Специалист должен знать положения :

Указа Президента РФ от 30 ноября 1995 г. № 1203 «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» (в редакции Указа Президента РФ от 24.01.98 № 61);
Постановления Правительства РФ от 5 декабря 1991 г № 35 «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну»;
других нормативных правовых документов.

Все перечисленные нормативные документы имеют большое значение для организации делопроизводственного процесса на предприятиях.

2. СТАНДАРТИЗАЦИЯ И УНИФИКАЦИЯ СИСТЕМЫ ДОУ

Большая часть управленческой информации закрепляется в виде документов. Сам процесс управления характерен значительным разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимательских действий по их разрешению. Основным направлением совершенствования документации являются унификация и стандартизация.

Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.

Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижению затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.

Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД).

Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТР), отраслевых (ОСТ) стандартов и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).

Результатом работы по унификации и стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды документов (например ГОСТ 7.32-2001 "Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления"), так и на унифицированные системы документации. Например, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД). Кроме того, в стране действуют унифицированная система банковской документации, документации по учету труда и его оплаты, внешнеторговой документации и т.д. полный перечень УСД дан в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93.

3. ТРЕБОВАНИЯ К РАЗРАБОТКЕ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ

Унифицированные формы документов разрабатываются при необходимости формирования новых показателей для решения задач управления. Не допускается дублировать показатели в различных формах документов.

Реквизиты форм документа размещают на основе формуляра-образца, построенного с учетом рационального использо-вания двух сторон листа для форм документов, бланки которых изготавливаются типографским способом. Вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются в середине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Наименования реквизитов унифицированных форм документов должны соответствовать наименованиям, принятым в общероссийских классификаторах технико-экономической информации (ОКТЭИ).

В наименованиях граф, в которых предусматривается простановка кодов, следует указать сокращенные наименования используемых классификаторов или принятую для них идентификацию.

Постоянные реквизиты форм документов должны, как правило, предшествовать переменным. Первые графы таблицы в зоне, содержащей реквизиты, подлежащие обработке средствами вычислительной техники, должны быть отведены для реквизитов, идентифицирующих при вводе в ЭВМ информа-цию, размещенную в строке.

При использовании метода контрольного суммирования рекомендуется для записи контрольных сумм, предназначенных для защиты информации от случайных ошибок, отводить последнюю строку таблицы и (или) ее графу с учетом требований вычислительных средств, применяемых при обработке данных.

Требования к текстам документов и порядок их изложения определяются по нормативным документам на организационно-распорядительную документацию.

Сокращения слов в формах документов должны соответствовать действующим правилам орфографии и пунктуации и сокращениям, принятым в ОКТЭИ.

Классификация унифицированных форм документов

В зависимости от уровня утверждения унифицированные формы документов разделяются на четыре категории:

— государственные (общероссийские);

— отраслевые (ведомственные);

— субъектов Российской Федерации;

— формы документов объединений, предприятий, организаций.

4. ОБЩЕРОССИЙСКИЕ КЛАССИФИКАТОРЫ ДОКУМЕНТАЦИИ.

Важными средствами информационного обеспечения яв-ляются классификаторы технико-экономической и социальной информации. Они обеспечивают интегрированную обработку данных в автоматизированных информационных системах.

Классификаторы технико-экономической и социальной информации — нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды.

В настоящее время действуют 37 общероссийских и продолжающих действовать общесоюзных классификаторов. Совокупность классификаторов, а также научно-методических и нормативно-технических документов по их разработке, ведению и внедрению составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации.

В зависимости от области применения, классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.

Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях:

Общероссийский классификатор стандартов (ОКС)

Общероссийский классификатор продукции (ОКП)

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)

Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ)

Классификаторы информации об организационных структурах:

Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО)

Общероссийский классификатор отраслей народного хозяйства (ДЕЙСТВОВАЛ до 2003 года)

Постановлением Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии от 6 ноября 2001 года № 454-ст принят и введен в действие с 1 января 2003 года Общероссийский классификатор видов экономической деятельности (ОКВЭД), разработанный Минэкономразвития.

Классификаторы информации о населении и кадрах

Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО)

Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

5. ГОСУДАРСТВЕННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ.

Наиболее полным межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления является изданная в 1990 г. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Нормы и правила ГСДОУ базируются на основных положениях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), созданной в СССР в 1973г. и сыгравшей важную роль в оптимизации документационных процессов в отечественной экономике.

ГСДОУ - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и общественных организациях.

Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки и анализа информации.

Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования управленческой деятельности, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами, организации службы документационного обеспечения управления.

Положения ГСДОУ получили развитие применительно к соответствующему уровню управления в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ. 6 июля 1992 г. Государственной архивной службой утверж-дена Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. Она введена с целью совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов и технологии работы с ними.

В соответствии с системой ДОУ и Типовой инструкцией по делопроизводству министерства и организации разрабатывают аналогичные документы с учетом специфики отрасли и конкретной организации.

В ближайшие годы планируется разработка новой редакции ГСДОУ как системы норм, требований, положений, регламентирующих основные правила работы с документами на предприятиях и в организациях. Принципиальное отличие будущей системы состоит в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования и документооборота на базе новых информационных технологий (современные текстовые редакторы, электронная почта, автоматизированная номенклатура дел)