Уважаемый клиент нет оригиналов документов. Обмен документами между организациями на расстоянии через почту и интернет. Бумажные документы в оригинале

Контрагенты часто не возвращают подписанные со своей стороны документы. Причины разные: забыли, потеряли, не желают тратиться на пересылку. Но такая забывчивость и безответственность контрагента опасна спорами при проверке и доначислениями по налогам.
В статье мы подскажем, какие меры предпринять, если партнеры постоянно задерживают документы. Возьмите на заметку эти советы и используйте те, которые вам подходят.

Как ускорить возврат подписанных документов от партнера

1. Начинаем с себя:

• назначаем ответственных лиц за возврат документов;
• устанавливаем конкретные сроки по их возврату.

Совет: распределение данных функции между различными подразделениями и сотрудниками лучше всего прописать в регламентах, положениях об отделах и других документах, а также прописать в локальных нормативных правовых актах.

2. На стадии заключения договора пропишите в нем, как вы будете обмениваться с контрагентом документами, а именно:

• какими способами вы и ваш партнер будете обмениваться документами;
• за чей счет будет происходить пересылка.

А если вы уже работаете с контрагентом, но документы от него получаете с опозданием, рекомендуем закрепить вышеуказанные условия в дополнительном соглашении к уже действующему договору.

Например, можно использовать следующие формулировки:

Стороны признают юридическую силу документов, исходящих от Стороны 1 по электронной почте: [email protected], от Стороны 2: 222@ site.by. Стороны обязуются обеспечить доступ к адресам электронной почты, указанным в настоящем пункте, только лицам, уполномоченным принимать решения по настоящему Договору. Документы-оригиналы, переданные на подпись другой Стороне, должны быть возращены не позднее 10 (десяти) календарных дней с момента получения.

Стороны признают подлинность настоящего договора и документов, составленных во исполнение договора, подписанных Сторонами и переданных посредством электронной и факсимильной связи, позволяющих достоверно установить, что документ исходит от Стороны по настоящему договору. Сторона, передавшая документы, обязана представить оригиналы документов другой Стороне в течение 10 (десяти) календарных дней с момента их отправки.

Прописать в договоре (дополнительном соглашении) отправку документов заказным письмом с уведомлением о вручении или экспресс-почтой (т.е. более дорогими способами), возможно только, если контрагент согласен прописать такое условие в договоре.

3. Попросите у партнера отсканированные копии документов.
Для начала можно связаться с партнером и выяснить, в чем причина задержки. Возможно, документы не подписаны, потому что товар все еще в пути или директор партнера в командировке и нет другого уполномоченного лица.

Отсканированные копии документов помогут вам убедиться, что партнер согласился с данными в первичных учетных документах или подписал договор без протокола разногласий.

4. Напишите письмо на имя директора компании-контрагента, в котором просите (требуете) предоставить оригиналы документов.
Разговор с сотрудниками контрагента не всегда результативен. Если документов долгое время нет, а сотрудники не могут дать никакой конкретной информации, имеет смысл обратиться напрямую к руководителю.

В письме потребуйте предоставить документы в ближайшее время. Или попросите директора вашей компании помочь. Письмо от его имени или звонок по телефону могут ускорить их получение.

5. В крайнем случае, можно заполнить документы за вашего партнера и дать ему на подпись при встрече.

6. На стадии заключения договора или в уже действующем договоре стороны вправе предусмотреть штрафные санкции за несвоевременный возврат документов.
Например, за несвоевременную передачу Стороне 1 документов, Сторона 2 уплачивает штраф в размере 10 базовых величин. Для определения размера штрафа применяется размер базовой величины, установленный на день его уплаты.

Почему это важно

Во-первых, за приобретение/хранение/реализацию (и т.д.) товаров и оказание услуг без соответствующих документов, а также если эти документы не соответствуют действительности, организации или предпринимателю грозит штраф до 50 БВ величин с конфискацией товаров, выручки, полученной от реализации товаров, выполнения работ, оказания услуг, или без конфискации (ч.4. ст. 12.17. КоАП РБ).

Во-вторых, существует вероятность, что контрагент не согласился с результатами работ, услуг или отказался от каких-нибудь товаров. Вы узнаете об этом, только когда все-таки получите документы. А если вы уже отразили операции в учете, не дожидаясь их, то придется корректировать и выручку, и сумму налогов .

В-третьих, взыскать основной долг и штрафные санкции без необходимых документов может быть затруднительным .

Если у Вас нет договора или он не подписан, основной долг можно взыскать на основании других документов, в которых указаны все существенные условия договора, такие как ТТН или акт выполненных работ (оказанных услуг), а вот штрафные санкции в полном объеме взыскать не получится - подлежат взысканию только проценты за пользование чужими денежными средствами, но не пеня.

1. Что делать если утрачен договор или первичный учетный документ?
Воспользуйтесь заверенной копией. В случае утраты документа, составленного на бумажном носителе, законодатель предусмотрел возможность использовать копию данного документа, заверенную в соответствии с требованиями законодательства, и соответственно отражать хозяйственную операцию на основании данной копии (п. 64 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной Постановлением Министерства Юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4,).

2. Если ваш партнер повел себя недобросовестно и нарушил договоренности по оплате , ему выгодно затягивать с предоставлением бухгалтерских документов и других подтверждений сделки. Как обратиться с исковым заявлением в суд, если затягивать нельзя?
Подать иск можно даже, если не хватает необходимых документов. Подготовьте те документы, которые есть. Экономический суд вынесет определение об оставлении искового заявления без движения и укажет на недостатки заявления. В соответствии со ст. 162 Хозяйственного процессуального кодекса Республики Беларусь у вас будет на устранение причин не более пятнадцати дней. Это фактически позволит продлить срок подачи иска, и вы получите время на подготовку недостающих документов. В случае, если причины, послужившие основанием для оставления искового заявления без движения, будут устранены в установленный срок, заявление считается поданным в день его первоначального поступления в суд и принимается к производству судом.

3. Ваш партнер реорганизуется или ликвидируется - не страшно. Если вы утеряли документы, можно обратиться к правопреемнику или ликвидатору.
А вот после ликвидации получить заверенные копии документов не получится:

• после ликвидации вашего партнера его печать подлежит уничтожению;
• в архив сдаются документы постоянного хранения и документы по личному составу, к которым ни первичные учетные документы, ни договора по хозяйственной деятельности не относятся.

Чем поможет эта статья: Мы подскажем, какие меры предпринять, если ваши поставщики или покупатели подолгу не предоставляют вам документы.

От чего убережет: Вам не придется каждый раз пересчитывать налог на прибыль или НДС из-за того, что контрагенты задержали первичку или счет-фактуру.

Вам, как бухгалтеру, важно вовремя получать от контрагентов первичные документы и счета-фактуры. Ведь если бумаги поступят с опозданием в следующем квартале, только тогда и удастся учесть расходы и заявить вычет входного НДС. То есть позже, чем могло бы быть, получи вы документы от контрагентов в срок.

Причем сложности возникают и тогда, когда документы задерживают ваши поставщики. И в случае, если покупатели подолгу не возвращают ваши экземпляры первички. В статье мы приведем практические рекомендации, как поступать, если партнеры постоянно задерживают бумаги. Выберите те советы, которые вам подходят.

Также советуем заглянуть в таблицу ниже. Там мы показали, как скажется на налогах тот факт, что документы от партнеров поступили после закрытия квартала. Причем вы можете посмотреть, какие риски возникнут, если бумаги задерживают ваши покупатели. И наоборот, когда документы не передают в срок поставщики.

Запоздавший документ	Налог	Документы задержал продавец	Документы задержал покупатель
Счет-фактура	НДС	Если у вас есть конверт с почтовым штемпелем, который подтвердит, что документы пришли позже, тогда входной НДС примите к вычету на дату реального получения счета-фактуры. Такого доказательства нет? Тогда вычет надо показать в прошлом периоде. Для этого составьте дополнительный лист к книге покупок за прошлый квартал и подайте уточненку	В любом случае начислить НДС нужно на дату, когда вы составили счет-фактуру. Если вы этого сразу не сделали, то заполните сейчас дополнительный лист к книге продаж прошлого периода. А также заплатите недоимку и пени и подайте в инспекцию уточненную декларацию
Накладная, акт или другой первичный документ	Налог на при-быль	Признать расходы можно в текущем периоде, и тогда получится обойтись без уточненки. Но когда речь идет о товарах, то списать их стоимость можно, только если вы уже реализовали эту продукцию дальше покупателям. Вы уже приняли товары на учет и списали их стоимость в расходы как неотфактурованные поставки? Тогда придется пересчитать расходы. Перед этим при необходимости заплатите недоимку и пени, подайте уточненку	Учесть доходы надо тем же днем, которым датирована первичка. Если вы этого не сделали сразу, то понадобится заплатить недоимку, пени и подать уточненную декларацию

Что вы делаете чаще всего, если контрагенты задерживают документы?

Совет первый: пропишите в договоре, как вы будете обмениваться с контрагентом документами

Предположим, у вас есть контрагент, с которым вы давно работаете, но документы от него часто получаете с опозданием. Другая ситуация: вы только собираетесь заключить договор с партнером на длительный срок и предполагаете, что вам придется часто обмениваться с ним бумагами.

В таких случаях рекомендуем закрепить особые условия либо в новом договоре, либо в дополнительном соглашении к уже действующему. А именно пропишите, какими способами вы и ваш партнер будете обмениваться бумагами, за чей счет будет происходить пересылка.

Скажем, контрагент находится с вами в одном городе. Тогда установите, что партнеру придется передавать документы курьером, и укажите, в какой срок. Или, возможно, вы станете отправлять за бумагами своего представителя. В этом случае тоже не забудьте про сроки.

А если партнер находится в другом городе? Пропишите в договоре условие о том, что стороны будут обмениваться бумагами экспресс-почтой. И поскольку ее услуги дороже, чем обычной почты, уточните в соглашении, за чей счет будут отправлены документы.

Конечно, это возможно, только если контрагент согласен прописать такое условие в контракте. То есть когда обе стороны договора хотят навести порядок в документообороте.

Еще один совет на случай, когда с контрагентом вы обмениваетесь большим количеством документов. В договоре нелишним будет закрепить условие о том, что по итогам месяца стороны присылают друг другу список полученных на подпись и отправленных бумаг.

Так вы сможете проконтролировать, какие документы из отправленных партнером вы до сих пор не получили. Образец соглашения с пунктом об обмене документами мы привели ниже.

Опытом делится: Олеся Качан - гл. бухгалтер ООО «Бизнес Альянс»:

В договорах указываем: копии документов являются верными, пока нет оригиналов.

Совет второй: попросите у покупателей отсканированные копии документов

Вот еще один совет на тот случай, если ваши покупатели (заказчики) до сих пор не вернули вам некоторые экземпляры накладных и актов. Для начала свяжитесь с ними и выясните, в чем причина. Возможно, покупатель пока не подписал акт или накладную. Скажем, из-за того, что товары находятся в пути. Или директор партнера не успел поставить подпись на акте.

В этой ситуации попросите бухгалтерию покупателя связаться с вами сразу же, как документы будут готовы. И попросите выслать вам отсканированные копии подписанных документов. Это поможет вам убедиться, что покупатель согласился с данными в первичке.

Объясним, почему все же важно заполучить подписанные оригиналы своих же документов.

Вообще, доходы в налоговом учете безопасно признавать в том квартале, в котором вы выписали накладные или акты (передали товары, оказали услуги или выполнили работы). То есть не дожидаться, когда их подпишут контрагенты. На этом настаивают чиновники и судьи. Примеры - письмо Минфина России от 13 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/750 и определение ВАС РФ от 8 декабря 2010 г. № ВАС-15640/10 . Чиновники и судьи аргументируют это тем, что при расчете налога на прибыль доходы от реализации определяют на ту дату, когда к покупателю переходит право собственности на товары (работы, услуги). А это, по мнению чиновников, происходит, когда поставщик подписывает первичку.

Начислить НДС также нужно сразу после того, как вы выставите счет-фактуру покупателю. Ведь налоговую базу определяют на дату отгрузки товаров или передачи работ, услуг. Об этом прямо сказано в статье 167 Налогового кодекса РФ. То есть и тут, казалось бы, необязательно дожидаться своих экземпляров, подписанных контрагентом.

И все-таки рекомендуем добиться от покупателей вернуть вам бумаги с подписями. Без первички вас могут оштрафовать за грубые нарушения правил учета доходов и расходов по статье 120 Налогового кодекса РФ. Размер санкции - 10 000 или 30 000 руб.

Осторожно!

Признавать расходы на основании одних лишь копий документов рискованно.

Есть еще одна причина, почему первичку все-таки стоит запрашивать у покупателей. Возможно, контрагенты не согласились с результатами работ, услуг или отказались от каких-нибудь товаров. А значит, выручка и налоговая база по НДС у вас могут измениться. Вы же узнаете об этом, только получив первичку от покупателей. И если вы уже отразили операции, не дожидаясь подписи второй стороны, то придется корректировать выручку и сумму НДС.

Но заметьте: в обратной ситуации, когда документы задерживает поставщик, признавать расходы на основании лишь отсканированных копий рискованно. Налоговики могут попросту не признать такие доказательства без живых подписей. В любом случае у вас на руках должны быть оригиналы первичных документов от продавца.

Опытом делится: Валентина Ивойлова - гл. бухгалтер ООО «Консультант»:

Чаще всего документы задерживают исполнители услуг. Если оригиналы запаздывают, то мы обмениваемся копиями со своими контрагентами по электронной почте или факсу. А потом, конечно же, ждем от партнеров оригиналы документов.

Частые вопросы из практики про документы

Товарная накладная, которую подписал покупатель, затерялась на почте. Мы признали расходы на основании отсканированной копии. Могут ли проверяющие потребовать оригинал?

Да, налоговики могут затребовать оригиналы документов. Основание здесь — пункт 2 статьи 93 Налогового кодекса РФ.

Можно ли в договоре с поставщиком прописать санкции на тот случай, если он нарушит сроки передачи документов?

Конечно, можно. Но только если против этого не станет возражать ваш контрагент. Иными словами, если обе стороны договора заинтересованы навести идеальный порядок в документообороте.

Мы получили от продавца счет-фактуру с опозданием. Можно ли принять к вычету НДС в текущем периоде на том основании, что у нас есть запись в журнале входящих документов?

Нет, налоговики и судьи с этим не согласны (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 7 июля 2008 г. № Ф08-3751/2008).

Могут ли нас оштрафовать по статье 120 Налогового кодекса РФ за отсутствие первички, если мы не занижали налоги?

Да, если у вас нет первички, то ревизоры сочтут это нарушением по статье 120. При этом не важно, возникла у вас недоимка или нет. Просто в случае недоимки сумма штрафа будет выше.

Совет третий: направьте письмо директору контрагента с требованием предоставить оригиналы документов

Разговор с бухгалтерией контрагента не всегда дает результаты. Если документов по-прежнему нет, то имеет смысл написать письмо на имя директора партнера (образец мы привели ниже).

В письме потребуйте предоставить документы в ближайшее время. И объясните контрагенту, чем рискует ваша компания из-за того, что он задерживает документы.

Такое письмо поможет и в том случае, если вы отразили операции на основании отсканированных копий, а к вам с проверкой пожаловали налоговые инспекторы. Только тут уже стоит поторопиться и при возможности отослать письмо сразу в электронном виде или по факсу.

Чтобы поскорее получить от контрагента оригиналы документов, попросите директора вашей компании помочь. Письмо от его имени или звонок по телефону могут ускорить получение нужной первички и счетов-фактур.

Но прежде чем отправлять директора к партнерам, проведите инструктаж. Объясните начальнику, для чего нужны оригиналы, какие налоговые риски возникнут у вашей компании без документов контрагента.

Опытом делится: Марина Артюшенкова - гл. бухгалтер ООО «Пресс Бюро»:

Вопрос по документам, которые задерживают контрагенты, для меня очень актуален! В основном пишу им письма или звоню. Убедила директора помогать мне - он тоже звонит и пишет.

Совет четвертый: заполните документы вместо продавца

Бывает, когда от продавца документов не дождаться, проще самим заполнить первичку и счета-фактуры вместо него. А потом просто дать ему документы на подпись.

Важная деталь

В исключительных случаях можно заполнить документ за поставщика и дать ему на подпись.

Да, первичку не запрещено заполнять покупателю. Поэтому вы можете смело это сделать за поставщика (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Да и счет-фактуру вы также можете оформить. Просто там, где нужно, проставьте данные продавца и грузоотправителя.

Понятно, что воспользоваться таким советом вам стоит в крайних случаях. Да и то когда речь идет о двух-трех документах, а не о большом объеме бумаг. Заполнять первичные документы и счета-фактуры вместо контрагента регулярно, естественно, у вас не получится.

Какие расходы при расчете налога на прибыль признаются документально подтвержденными, как подтвердить понесенные расходы на оплату услуг, как поступить, если первичные документы утеряны подробно в статье.

Вопрос: 1: Нет оригинала договора аренды, только скан копия подписанного сторонами экземпляра и есть оригиналы актов на аренду. 2: Нет оригиналов ни договора аренды, ни актов. Есть только сканкопии этих документов. помочь подобрать арб практику, письма ФНС, МФ в части возможности в такой ситуации обосновать расходы, заявить вычеты НДС (т е налоговые риски в данных ситуациях)

Ответ: Каждая хозяйственная операция должна быть оформлена первичным учетным документом (п. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Подтвердить расчеты по арендной плате могут любые документы, составленные в соответствии с требованиями законодательства. В том числе договор, заключенный сторонами , график арендных платежей, акт приемки-передачи имущества , счет на оплату услуг и т. д. При этом акт об оказании услуг аренды нужен, только если он предусмотрен договором аренды. Такую точку зрения разделяют контролирующие ведомства (письма Минфина России от 24 марта 2014 г. № 03-03-06/1/12764 , от 16 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/763 , ФНС России от 1 ноября 2013 г. № ОА-4-13/19652).

При наличии оригиналов актов расходы будут признаны обоснованными.

2) Чтобы компания могла учесть затраты при налогообложении прибыли, их необходимо обосновать документально (п. 1 ст. 252 НК РФ, определения ВАС РФ от 24.12.12 № ВАС-16428/12 , от 17.12.12 № ВАС-16059/12 и от 25.04.12 № ВАС-4429/12).

Официальная позиция однозначна: факсимильные, сканированные либо сделанные иным способом копии первичных документов не подтверждают расходы для целей налогообложения (письмо УФНС по г.Москве от 25.01.2008 №20-12/05968).

Все хозяйственные операции в бухгалтерском и налоговом учете должны быть подтверждены первичными документами. Факсимильная копия не может заменить оригинал, т.к. не содержит обязательный реквизит - подпись лиц (исполнителей), совершивших операцию ( ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Но если организация по какой-то причине утратила оригинал «первички», суды соглашаются, что для целей налогообложения прибыли расходы подтвердит должным образом оформленная копия документа (постановления ФАС Московского от 16.11.12 № А40-41130/11-91-180 , от 19.01.12 № А40-33539/11-99-146 и от 05.10.10 № КА-А41/11224-10 , Северо-Кавказского от 03.03.11 № А32-22309/2007 и Волго-Вятского от 07.09.09 № А43-2938/2008-45-54 округов). Аналогичные выводы сделал и Минфин России в письме от 05.02.10 № 03-03-05/18 .

Что касается НДС, то для того, чтобы принять НДС к вычету на основании копии счет-фактуры, у организации должны быть доказательства потери документа при форс-мажорных обстоятельствах (пожар, потоп, кража..). Президиум ВАС РФ указал, что если компания потеряла документы в результате пожара, то подтвердить право на вычет она может копиями счетов-фактур (постановление от 09.11.10 № 6961/10).

Нижестоящие суды также приходят к выводу, что компания вправе заявить вычет на основании копии счета-фактуры, если оригинал был украден (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 01.06.12 № А45-16568/2011) или утрачен при пожаре (постановление ФАС Уральского округа от 19.07.11 № Ф09-3665/11

Какие расходы при расчете налога на прибыль признаются документально подтвержденными

Перечень документов, которые должны быть оформлены в подтверждение тех или иных расходов, а также порядок их составления Налоговым кодексом РФ не определены. Поэтому на практике любые имеющиеся у организации документынужно оценивать с учетом того, могут ли они (в совокупности с другими доказательствами) подтвердить факт и размер понесенных расходов или нет. При этом в зависимости от фактических обстоятельств сделок и условий финансово-хозяйственной деятельности организации в каждом конкретном случае расходы могут подтверждаться разными документами.

В частности, в подтверждение расходов могут быть представлены:

• первичные учетные документы: накладные, акты, путевые листы, товарные и кассовые чеки и т. д.;
• другие документы, прямо или косвенно подтверждающие понесенные затраты: приказы, договоры, таможенные декларации, командировочные удостоверения, документы, оформленные по обычаям делового оборота той страны, на территории которой произведены затраты (например, инвойсы, ваучеры), и т. д.

Такой порядок следует из положений пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ. Правомерность такого толкования этой нормы подтверждается судебной практикой (см., например, определение Конституционного суда РФ от 4 июня 2007 № 320-О-П , определение ВАС РФ от 17 июня 2009 № ВАС-5445/09 , постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 февраля 2009 № А42-2570/2007).

Все документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства. В частности, каждый первичный учетный документ должен содержать обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ. Отсутствие обязательных реквизитов не позволяет признать документ подтверждающим понесенные расходы. В этом случае для их подтверждения потребуются другие документы. Например, для подтверждения расходов на приобретение товаров (работ, услуг) за наличный расчет одних только кассовых чеков недостаточно. В кассовом чеке нет наименования должностей и подписей лиц, совершивших операцию и ответственных за ее правильное оформление. Кроме того, кассовый чек свидетельствует лишь о факте оплаты товаров (работ, услуг) (п. 2 Положения , утвержденного постановлением Правительства РФ от 23 июля 2007 № 470). Поэтому для подтверждения соответствующих расходов в целях налогообложения прибыли помимо кассового чека нужно иметь:

• авансовые отчеты;
• товарные чеки;
• квитанции к приходному кассовому ордеру.

Аналогичные разъяснения содержатся в письме ФНС России от 25 июня 2013 № ЕД-4-3/3/11515 .

Документы в электронном виде

Понесенные расходы можно подтвердить электронными документами. Для этого документ, составленный в электронном виде, должен быть заверен электронной подписью лица, ответственного за совершение хозяйственной операции. Возможность оформлять документы с электронной подписью при совершении гражданско-правовых сделок предусмотрена Закона от 6 апреля 2011 № 63-ФЗ. При этом в данной норме приводятся условия, при соблюдении которых электронная подпись признается равнозначной собственноручной.

По требованию контролирующих ведомств (например, при проверках) организация должна за свой счет обеспечить изготовление бумажных копий документов, составленных в электронном виде. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 11 января 2011 № 03-03-06/1/3 , от 28 июля 2010 № 03-03-06/1/491 , от 26 ноября 2009 № 03-02-08/85 , от 27 октября 2008 № 03-03-06/1/605 .

Акт об оказании услуг

Ситуация: как при расчете налога на прибыль подтвердить понесенные расходы на оплату услуг, если отсутствует акт об оказании услуг

Если составление акта об оказании услуг не обязательно, подтвердите расходы другими документами.

Исключением являются случаи, когда составление акта об оказании услуг (выполнении работ) обязательно .

Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль расходы, подтвержденные документами, в которых нет расшифровок подписей должностных лиц

Нет, нельзя.

Налоговая база по налогу на прибыль определяется на основании первичных учетных документов (). При этом понятие «первичные учетные документы» следует определять в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете ( , письмо Минфина России от 5 апреля 2005 № 03-03-01-04/1/167).

Расшифровка подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, является обязательным реквизитом первичного документа (подп. 7 п. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ). Поэтому, если в документах, подтверждающих расходы организации, отсутствуют расшифровки подписей, при расчете налога на прибыль такие расходы учитывать нельзя.

Правомерность такой позиции находит поддержку в арбитражной практике (см., например, постановления ФАС Дальневосточного округа от 4 августа 2006 № Ф03-А73/06-2/2540 и от 31 мая 2006 № Ф03-А73/06-2/1369 , Северо-Западного округа от 2 февраля 2006 № А13-1712/2005-28).

В то же время есть примеры судебных решений, из которых следует, что отдельные недостатки в оформлении первичных документов не влекут за собой автоматического отказа в признании расходов (см., например, постановления ФАС Московского округа от 19 августа 2009 № КА-А40/7963-09 , Северо-Кавказского округа от 28 февраля 2007 № Ф08-721/2007-293А). В частности, в постановлении от 19 августа 2009 № КА-А40/7963-09 ФАС Московского округа указал, что отсутствие расшифровки подписей в акте приемки выполненных работ (при наличии такой расшифровки в договоре на их выполнение) не может быть основанием для исключения затрат на оплату работ из налоговой базы по налогу на прибыль.

Как организовать документооборот в бухгалтерии

Все первичные документы составляйте при совершении операции (сделки, события). А если это невозможно - непосредственно после окончания операции (сделки, события). Ответственность за оформление несут сотрудники, которые подписали первичный документ.

Вместе с тем, порядок подписания документов, которыми оформляются операции с денежными средствами, регулируется, в частности, указанием Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и Положением Банка России от 19 июня 2012 г. № 383-П .

В любом случае первичный документ должен быть подписан таким образом, чтобы можно было идентифицировать тех, кто его подписал (лиц, ответственных за оформление операции). То есть подписи в документе в обязательном порядке должны быть расшифрованы .

Ситуация: как поступить, если первичные документы утеряны

Если документы, подтверждающие отраженные в учете операции, были утеряны, организация должна предпринять действия по расследованию причин и восстановлению пропажи. Для этого сотрудник, обнаруживший пропажу, должен написать служебную записку , на основании которой издается приказ руководителя о назначении комиссии по расследованию пропажи. Результаты работы комиссии оформите актом .

Акт составьте, как только обнаружили пропажу документов. Если документы повреждены или пропали из-за форс-мажорных обстоятельств - пожар, потоп - то привлеките соответствующие службы. Например, при затоплении обратитесь в обслуживающую организацию. Подтверждающим документом будет акт осмотра помещения этой организацией. На основе этого документа составьте свой акт с результатами работы комиссии .

Если в период работы комиссии налоговая инспекция потребует документы, которые были утеряны, организация сможет попросить увеличить срок представления документов (п. 3 ст. 93 НК РФ). В этом случае распоряжение о создании комиссии будет документальным обоснованием такой просьбы.

Если же по результатам работы комиссии документы не будут обнаружены (восстановлены), организация не сможет подтвердить данные бухгалтерского и налогового учета. Кроме того, за отсутствие документов организации может грозить ответственность .

Компании оспорили доначисления, несмотря на потерявшиеся документы

Мы проанализировали арбитражную практику Московского округа по спорам о доначислениях налогов из-за утраты документов по сделкам. За последние полгода судьи рассмотрели три дела. В двух случаях компаниям удалось отменить доначисления.

Столкнуться с проблемами из-за утраты документов может даже компания, которая никакие бумаги сама не теряла, но они исчезли у контрагента. Однако в суде компаниям удается доказать, что они не отвечают за ошибки контрагентов.

Как компании доказывали, что утрата документов некритична

Можно ли доказать какие-либо обстоятельства в судебном процессе, ссылаясь только на копии документов? До недавнего времени, я бы, пожалуй, не задумываясь ответил: нет. Только скажи в суде, что нет у тебя оригиналов – и до свидания, доказательство. Но вот недавнее дело заставило меня посмотреть на этот вопрос под другим углом.

Спор самый обычный: заказчик, не удовлетворенный сроками выполнения работ решил взыскать с подрядчика неустойку за излишне долгую работу. Подрядчик, обратившись к нам за юридической помощью, пояснил, что на самом деле сроки выполнения работ по договору продлевались, но оригиналы дополнительных соглашений отсутствуют. Есть только копии. Заказчик просто не возвращал оригиналы, а сканировал подписанные документы и присылал по электронной почте. При подготовке к судебному заседанию был сделан вполне закономерный вывод, что истец, зная о том, что оригиналы у ответчика отсутствуют, обязательно потребует представить их в суд. И если ответчик это требование не исполнит – суд исключит копии из числа доказательств как недопустимое доказательство.

Представленные на первом судебном заседании копии вызвали совершенно ожидаемую реакцию: истец заявил, что никаких дополнительных соглашений у него нет и он просит предоставить оригиналы, чтобы убедиться в их достоверности. Суд, соответственно, истца поддержал и в определении предложил эти самые оригиналы суду показать.

Поэтому при подготовке к следующему судебному заседанию решили сослаться на все, что только можно: упомянули и ст. 333 ГК РФ, и то, что заказчик не выполнил свои обязательства, предусмотренные договором, и, тем самым, осложнил выполнение работ. Что касается оригиналов, позицию заняли следующую:

Согласно п. 6 ст.71 АПК РФ, суд не может считать доказанным факт, подтверждаемый только копией документа или иного письменного доказательства, если утрачен или не передан в суд оригинал документа, а копии этого документа, представленные лицами, участвующими в деле, не тождественны между собой и невозможно установить подлинное содержание первоисточника с помощью других доказательство. Таким образом, наступление последствий в виде недоказанности фактов, подтверждаемых только копией документа, арбитражное процессуальное законодательство связывает с одновременным наличием следующих непременных условий:

- представление противной стороной по делу нетождественной копии документа, т.е. копии, имеющей сущностные в содержании отличия от первоначально представленной;

- подлинное содержание первоисточника невозможно установить с помощью других доказательств.
Учитывая, что Истцом не представлено нетождественных копий дополнительных соглашений от 23.12.2010, 14.07.2011 и от 29.07.2011, Ответчик полагает, что они могут быть признаны надлежащими и допустимыми доказательствами по делу.

Данная позиция подтверждается судебной практикой, в частности, Постановлением Двадцатого Арбитражного апелляционного суда от 08.02.2010 по делу № А62-3066/2009, а также иными судебными актами.

И суд внял этим доводам, отказав в удовлетворении исковых требований в полном объеме. Остальные наши доводы суд рассматривать не стал, поскольку приняв в качестве доказательства дополнительные соглашения, уменьшать неустойку или продлять срок исполнения договора уже не было нужно.

Следует отметить, что лично я считаю этот успех прямым следствием недоработки представителей истца. Мало просто сказать в суде, что у нас нет оригиналов и пусть ответчик их принесет в суд. В данном случае, необходимо было заявлять о фальсификации доказательств. Ну а коли это не было сделано – извините!

Да и доверенность на лицо, подписавшее дополнительное соглашение, они, конечно, напрасно представили…

Какие можно сделать выводы из этого дела?

А самые очевидные: обязательно требуйте у контрагентов свой экземпляр подписанного документа.
Ну и обращайтесь в нашу юридическую компанию…

Документы

Все документы в данном разделе доступны только профессиональным участникам портала. Автор публикации может дополнительно установить доступ к некоторым документам только для обладателей .

Для доступа к документам необходимо авторизоваться

Интернет открыл доселе невиданные возможности по обмену информацией. Совершенно не обязательно лететь на другой конец света, чтобы пожать руку будущему партнеру и обговорить детали дальнейшей работы. Все нюансы работы можно обсудить и через интернет. Однако некоторые вещи мы продолжаем делать по-старинке. И дело здесь не в нашей склонности к ретроградству, а в особенностях законодательства.

Допустим, вы нашли отличного заказчика на свои услуги или покупателя продукции. Бухгалтерское оформление хозяйственных операций немыслимо без «первички». Но как провести обмен документами между организациями, если контрагенты находятся в разных городах и возможность личной встречи между ними отсутствует?

Сканированные документы

Первая идея, которая может прийти вам на ум – обмен документами по электронной почте или факсу в сканированном виде. К примеру, ООО «Ромашка» на e-mail (или факс) ООО «Василек» высылает скан договора с подписью и печатью. В ООО «Василек» договор распечатывают, подписывают, ставят печать, сканируют и высылают обратно на e-mail (факс) ООО «Ромашка». В итоге у обеих сторон в наличии договоры со своей оригинальной подписью и печатью и со сканированной подписью и печатью контрагента.

Аналогичный «финт ушами» можно проделать не только для договоров, но и для других документов – накладных, актов. Покупателю можно отправить скан счета на оплату.

На самом деле такая ситуация на практике довольно распространенная. Здесь действует лозунг: «Лучше у нас будет хоть что-то, чем ничего». Ведь не каждый контрагент будет заморачиваться отсылками бумажных документов, если ему для учета они без надобности.

Однако имеют ли сканы документов юридическую силу? Сомнительно. Давайте обратимся к законодательству.

Сделки юридических лиц между собой и с гражданами должны совершаться в простой письменной форме, кроме сделок, требующих нотариального удостоверения (п.1 ст.161 ГК).

Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору (п.2 ст.434 ГК).

Сам по себе сканированный документ не может доказывать, что он действительно был подписан соответствующими лицами. Средством, признанным законодательно и позволяющим достоверно установить создателя электронного документа, является электронная цифровая подпись (закон от 06.04.2011г. №63-ФЗ «Об электронной подписи»).

А что же факс и электронная почта, могут ли они подтвердить отправителя? Чтобы факсимильный документ мог служить доказательством, нужна его идентификация. Как вы можете быть уверены, что факс, с которого прислан документ, действительно принадлежит вашему контрагенту? По электронной почте документы могут быть отправлены и неуполномоченным лицом.

При работе через интернет оперативность, безусловно, крайне важна. Однако оказывать услуги (отгружать товары) по договору, который в дальнейшем может быть оспорен, крайне рискованно. Денег можно так и не дождаться.

Однако если вы работаете с контрагентом длительное время, то вовсе не обязательно постоянно обмениваться только оригиналами бумажных документов. Вот один распространенный и удобный вариант, как организовать обмен документами между организациями:

1. Сначала вы заключаете договор в письменной форме, в виде одного документа, скрепленного оригиналами подписей и печатями. Это придется сделать через курьерскую службу или почту (см. далее).

2. В составленном договоре прописываете, что такие-то последующие документы при таких-то условиях стороны будут признавать имеющими юридическую силу.

3. В дальнейшем обмениваетесь документами по исполнение договора так, как договорились, например, по электронной почте или факсу.

Примеры формулировок, вносимых в договор

Бумажные документы в оригинале

Если вы пока не располагаете средствами, позволяющими наладить электронный документооборот, то обмен бумажными документами через почту или курьерские службы остается самым подходящим решением. Обмен документами происходит следующим образом:

Составляется документ (как правило, в программе, в том числе в бухгалтерской);

Распечатывается (обычно в 2 экз.), подписывается, ставится печать;

Документ упаковывается в конверт;

Письмо отправляется через почту или курьерскую службу;

Письмо приходит вашему контрагенту, он подписывает документ, ставит печать;

Один экземпляр документа отправляет вам обратно через почту или курьерскую службу;

Вы получаете ваш подписанный экземпляр документа и храните его.

Очевидные минусы:

Если отправка почтой, то это очень долго, документы часто опаздывают;

Документы на почте часто теряются;

Расходы на: бумагу для распечатки документов, краску для принтера, конверты, рабочее время сотрудников на распечатку, запаковку, визиты на почту плюс сама стоимость отправки почтой или курьером.

Как правило, те, кто при словах «электронный документооборот» округляет глаза и заявляет: «ДОРОГО!», не подсчитывал, сколько денег уходит на бумажные отправки (отправить даже одно простенькое заказное письмо с одной-двумя бумажками через почту будет стоить более 30 руб.). Если в месяц у вас отправляется большое количество документов, то, скорее всего, электронный документооборот будет дешевле.

Однако если ваши контрагенты не собираются переходить на электронный обмен документами, то тут ничего не поделать – придется пыхтеть над бумажками. А может, стоит попытаться их убедить с помощью цифр?

Электронные документы

Теперь кратко поговорим о наиболее прогрессивном на сегодняшний день варианте обмена документами на расстоянии – путем использования электронных документов. Электронный документ может быть:

Формализованным (атрибуты файла подлежат автоматической обработке, имеют строгий формат XML-файла – счета-фактуры);

Неформализованным, форма которого может быть любой.

Электронный документ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью. Он равнозначен бумажному документу и имеет юридическую силу. Через интернет документ мгновенно доставляется адресату. Отправить можно любой первичный бухгалтерский документ.

Один из распространенных вопросов – обязательно ли работать через оператора электронного документооборота? Ответ – смотря чем обмениваетесь:

1. Прямой обмен документами с контрагентом. Если у обоих есть квалифицированная электронная подпись, то дополнительного соглашения для обмена заключать не потребуется. Документы с электронной подписью можно пересылать напрямую по электронной почте. Для подписания документов электронной подписью может быть использован программный продукт КриптоАРМ, который нужно установить и настроить своими силами.

2. Обмен через оператора. Этот вид обмена обязателен только для счетов-фактур. С остальными документами – по желанию. Плюсы работы через оператора: копии ваших электронных документов хранятся у оператора, что страхует вас от их потери, отправка документов возможная сразу из бухгалтерской программы (например, для отправки через Диадок в 1С создан специальный модуль).

Подготовка квалифицированного сертификата электронной подписи – в среднем 1000 руб. Годовая лицензия на право использования средств криптографической защиты информации (СКЗИ) – от 500 руб. Стоимость отправки документов – пример на картинке.

Детальную процедуру работы и подключения к оператору мы здесь не будем рассматривать, т.к. ваша первая задача – просмотреть предложения и сравнить тарифы, выбрав самый подходящий для вас вариант. Далее техподдержка оператора не позволит вам заблудиться))).

Подключение к электронному документообороту проходит 3 шага:

Подключение к оператору, подписание соглашения с оператором;

Приобретение сертификата подписи и лицензии на СКЗИ;

Подключение ваших контрагентов.

Заключать дополнительные соглашения с контрагентами для обмена документами через оператора не нужно.

Если вам нужна консультация по бухгалтерскому учету и налогообложению в вашем интернет-бизнесе, пишите мне на странице. Узнайте, чем я могу помочь интернет-предпринимателям, загляните на страницу.