Какой должна быть толщина дела. Архив документов

Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Правила формирования дел:

1. В дела помещаются только исполненные документы, правильно оформленные, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел.
2. В одно дело помещаются все документы, относящиеся к одному вопросу,
3. В одно дело помещаются документы, относящиеся к одному календарному году, за исключением переходящих дел, личных дел и документов выборных органов.
4. Не помещаются в дела документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики,
5. Дело не должно содержать более 250 листов. При большем количестве документов, дело разделяют на самостоятельные тома. Документы последующего тома являются продолжением предыдущего.
6. В разные дела помещаются документы постоянного срока хранения и временного срока хранения.
7. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии вместе с относящимся к ним приложениям.
8. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами (приказами, протоколами, решениями), являются приложениями к приказам, протоколам, решениям и хранятся вместе с ними. Эти виды документов, утвержденные ректором, являются самостоятельными документами и хранятся в папках с уставами, положениями, инструкциями.
9. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
10. Приказы оперативного характера (о командировках, отпусках, взысканиях) формируются в отдельное дело.
11. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
12. Утвержденные планы, сметы, отчеты, лимиты, титульные списки и т. п. группируются отдельно от проектов. Планы и отчеты помещаются в дела того года, к которым относятся по содержанию, независимо от времени их составления. Перспективные планы, рассчитанные на несколько лет, относятся к начальному году их действия. Отчеты о выполнении перспективного плана относят к последнему году действия плана. Например: отчет за 1996 год, составленный в 1997 году, относят к 1996 году. План на 1993 - 1996 гг. относят к 1993 году. Отчет о выполнении плана за 1993 - 1996 гг., составленный в 1997 году, относят к 1996 году.
13. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
14. Лицевые счета группируются в самостоятельные дела и располагаются по алфавиту.
15. Предложения, заявления, жалобы по основным вопросам работы Предприятия и все документы по их рассмотрению, исполнению группируются отдельно от предложений, заявлений, и жалоб по личным вопросам.
16. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности. Ответ помещается за запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшей в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Оформление дел

Оформление дел начинается с момента их заведения и завершается после окончания года, после проведения экспертизы ценности документов.

Оформление дел выполняется сотрудниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. при методической помощи и под контролем работников архива Предприятия.

Оформление дел включает комплекс работ по технической обработке документов в деле деле и оформление обложки дела. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного срока хранения свыше 10 лет и дела по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает:

• нумерацию листов в деле;
• составление, в необходимых случаях, внутренней описи.
• составление заверительной надписи.
• внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела)
• подшивку или переплет дела;

Частичному оформлению подлежат дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительной надписи и внутренней описи не составлять.

Документы, составляющие дело, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом свободного чтения всех документов, дат, виз и резолюций в них, металлические скрепления (булавки, скрепки) удаляются.

В конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм для заверительной надписи, в начале (по необходимости) бланки форм внутренней описи дел.

Нумерация. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами в правом верхнем углу, черным графическим карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов нумеруются отдельно. Лист заверительной надписи нумерации не подлежит. Иллюстративные документы, фотографии и др. нумеруются на оборотной стороне листа в левом углу.

Внутренняя опись. Рекомендуется составлять при оформлении дел, сформированных по видам и разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают полностью их содержание, а также при оформлении дел определенных категорий (особо ценных, личных дел, арбитражных дел, дел на патентуемые изобретения, с грифом “ Секретно”, “ДСП”, “КТ”).

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме Опись содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и № листов дела.

Заверительная надпись (лист - заверитель). Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела. Составляется на отдельном листе-заверителе дела, который помещается в конце дела. (в книгах- на обратной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки). Заверительная надпись составляется на отдельном листе по установленной форме

В заверительной надписи дела указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак “+” (плюс), количество листов внутренней описи (при ее наличии). Далее в заверительной надписи оговариваются следующие особенности нумерации документов дела:

• физическое состояние дела (при необходимости);
• наличие литерных номеров листов и пропущенных №;
• № листов с наклеенными фотографиями, документальными вырезками из газет;
• № крупноформатных листов;
• № конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.

Заверительная надпись подписывается ее составителями с указанием расшифрованной подписи, должности и даты составления.

Обложка дела оформляется следующим образом:

• наименование организации и ее непосредственная подчиненность;
• наименование структурного подразделения;
• индекс дела по номенклатуре дел;
• № дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел;
• заголовок дела;
• аннотация к документам дела (особо ценные документы для дел постоянно хранящихся);
• дата дела (тома, части);
• кол-во листов в деле;
• срок хранения дела;
• архивный шифр дела.

Наименование организации указывается полностью. Официально принятые сокращения указываются в скобках после наименования. При изменении наименования в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке записывается новое наименование, а старое заключается в скобки.

Номер дела и заголовок переносятся на обложку из номенклатуры дел. В необходимых случаях вносятся изменения в заголовок дела и дополнительные сведения (номера приказов, протоколов).

Если дело состоит из нескольких томов, частей, на обложку каждого тома выносятся общий заголовок и заголовок тома, части В конце заголовков, содержащих копии документов, проставляется слово “Копии”.

Дата дела указывается на обложках всех дел, за исключением содержащих планы и отчеты, так как их даты отражаются в заголовках.

Если в дело включены документы, дата которых не совпадает с датой дела на обложке (например, приложения), то с новой строчки делается об этом запись: ”В деле имеются документы за _______годы”.

На обложках дел, состоящих из нескольких томов, частей проставляются крайние даты документов каждого тома (части).При обозначении точной календарной даты указывается число, месяц, год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Допускается сокращенное цифровое написание даты, если это не приводит к неоднозначности ее толкования.

Количество листов приводится на основании заверительной надписи.

Срок хранения переносится на обложку дела из номенклатуры дел.

После составления описей, на обложке проставляются номер дела по описи и, по согласованию с архивом предприятия, номер описи и фонда.

Переплет.Дела постоянного и временного срока хранения (свыше 10лет) подлежат переплету или подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона (с учетом возможности свободного прочтения всех реквизитов документа). При наличии в деле отдельных особо ценных документов (дипломов, трудовых книжек) эти документы вкладываются в конверт, а затем подшиваются в дело.

3.6.1. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.

3.6.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

3.6.3. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает:

подшивку или переплет дела;

нумерацию листов дела;

составление листа-заверителя;

составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

3.6.4. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

3.6.5. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

3.6.6. При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.

3.6.7. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) - бланк внутренней описи документов дела.

3.6.8. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

3.6.9. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.

3.6.10. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.

3.6.11. Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

3.6.12. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.

3.6.13. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

3.6.14. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.

3.6.15. В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов.

3.6.16. Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки.

Лист-заверитель дела составляется по установленной форме (приложение 9), в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

3.6.17. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 10), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечания" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

3.6.18. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме (приложение 11), в которой указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела.

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.

После того как работа с документами закончена, они помещаются в дела (скоросшиватели, регистраторы) и раскладываются в них в определенном порядке.

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙии с номенклатурой дел.

В небольших организациях дела формируются централизованно в службе документационного обеспечения управления или у секретаря. В случае если организация крупная, документы руководства формируются и хранятся в службе документационного обеспечения управления, а остальные документы группируются в дела и хранятся в структурных подразделениях, в кᴏᴛᴏᴩых с ними работали.

Правила и порядок формирования дел

Формирование дел проводится по правилам, кᴏᴛᴏᴩые содержатся в Основных правилах работы архивов организации, Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

К началу календарного года на все дела, перечисленные в номенклатуре дел, готовятся папки.

На обложках указываются:

• наименование организации (полное и краткое);
• наименование структурного подразделения;
• индекс дела по номенклатуре дел;
• заголовок дела в полном ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙии с номенклатурой дел;
• срок хранения дела.

При формировании дел следует соблюдать ряд правил. Их выполнение всегда поможет правильно определить место хранения любого документа.

В дело помещают только исполненные и правильно оформленные документы , кᴏᴛᴏᴩые ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙуют по виду и содержанию его заголовку. Запрещается включать в дело черновые и дублетные экземпляры документов.

Необходимо запомнить, что документы постоянного и временного сроков хранения не группируют в одно дело.

Существует правило, по кᴏᴛᴏᴩому в дело не помещают более 250 листов при его толщине не более 4 см . Это условие обеспечивает оптимальные условия для поиска информации и наименьшие трудозатраты при подготовке дел к архивному хранению. В случае если создается больше документов, ᴏᴛʜᴏϲᴙщихся к ϶ᴛᴏму делу, заводится новый том с тем же заголовком.

Дела формируются в течение одного календарного года . В учебных заведениях обычно документы группируются в течение учебного года (т.е. с сентября по август) При этом существует определенная специфика в формировании ряда категорий дел. К ним ᴏᴛʜᴏϲᴙтся судебные дела, дела, решения по кᴏᴛᴏᴩым выходят за рамки календарного (учебного) года. В течение всего периода работы формируются дела выборных органов комиссий, творческих групп.

Приказы по основной деятельности должны группироваться отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу группируются в дела в ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙии с установленными сроками их хранения.

Внутри дела документы также должны систематизироваться . Распорядительные документы вместе с приложениями формируют в дело по видам документов и хронологии . То есть сначала помещают документ более ранней даты, затем — более поздней. Протоколы подшивают в хронологическом порядке и по номерам.

Приложения обычно присоединяются к документам, к кᴏᴛᴏᴩым они ᴏᴛʜᴏϲᴙтся. В случае если приложения имеют большой объем, они могут составлять отдельное дело с ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙующим заголовком.

При формировании в дело переписки следует учитывать, что письмо-ответ помещают за письмом-запросом. Это означает, что принцип хронологии соблюдается в отношении инициативных документов.

Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к кᴏᴛᴏᴩому они ᴏᴛʜᴏϲᴙтся, независимо от времени их создания. Годовые, квартальные и месячные планы хранятся отдельно.

В отдельные дела помещают обращения граждан , располагая их в алфавитном порядке. При ϶ᴛᴏм предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Электронные документы и базы данных формируются в дела (папки, директории) в ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙии с номенклатурой дел организации, отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера. Электронные базы данных формируются в отдельные дела.

Хранение дел

Сформированные и законченные дела хранятся в структурных подразделениях до передачи их в архив организации. Сохранность документов, защиту от негативного воздействия света и пыли обеспечивается хранением в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках .

Дела располагаются на полках вертикально . На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Номенклатура дел должна быть прикреплена на внутренней стороне дверцы шкафа. Чтобы найти необходимый документ, в номенклатуре находят номер ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙующего дела и затем папку с тем же номером.

Документы, уже сформированные в дела, могут понадобиться сотрудникам для работы. В ϶ᴛᴏм случае вместо документа, извлеченного из дела, помещается лист-заместитель. В листе-заместителе указывают номер и дату документа, его краткое содержание, когда и кому он выдан. На дело, выданное целиком, заполняется карта-заместитель. В ней указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано, на какой срок, росписи в получении и приеме после возвращения дела. Карточка-заместитель помещается в шкафу на месте выданного дела.

В ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях. Передача дел в архив федерального органа исполнительной власти производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, составляемых в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив федерального органа исполнительной власти не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке.

Формированием дела называется группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систе­матизация документов внутри дела.*

* ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, с.З.

После того как документы исполнены, они помещаются в соответствующие дела и систематизируются внутри них. Дело считается заведенным с момента появления в нем первого ис­полненного документа.

Правильное распределение документов в дела имеет огром­ное значение, так как обеспечивает быстрый поиск необходи­мых документов и их сохранность.

В настоящее время разработаны единые требования к фор­мированию и оформлению дел. Они изложены в Государствен­ной системе документационного обеспечения управления и Ос­новных правилах работы ведомственных архивов. Основанный на существующих нормативах порядок формирования, хранения и оформления дел должен закрепляться в инструкциях по дело­производству конкретных организаций, так как это дает воз­можность учесть специфику их работы и документации.

В небольших организациях дела формируются и хранятся централизованно у работника, отвечающего за делопроизвод­ство (например, у секретаря). В крупных учреждениях и орга­низациях дела формируют в структурных подразделениях по месту создания или исполнения документов. Распорядитель­ные документы, переписка руководителей и важнейшие внут­ренние документы формируются и хранятся в канцелярии или секретариате руководства.

Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор).

Работа по формированию дел состоит из следующих опера­ций: распределение и раскладка исполненных документов по папкам (делам); расположение документов внутри дел в опреде­ленной последовательности; оформление обложек дел.

Дела должны оформляться в соответствии с существующими правилами. На обложку выносится ряд данных, дающих пред­ставление о принадлежности документов к организации, их со­ставе и содержании, сроке хранения. На обложке каждого заво­димого дела помещается название организации полное и/или сокращенное, если оно официально признано, например: Рос­сийский государственный гуманитарный университет - РГГУ. Под ним пишется название структурного подразделения: Фи­нансовый отдел, Отдел кадров.

Под названием структурного подразделения указывается ин­декс дела по номенклатуре, например: Дело № 01-05, где 01 - это индекс структурного подразделения, 05 - порядковый номер дела в номенклатуре.

В дело могут быть подшиты только те документы, которые предусмотрены номенклатурой. В случае появления новых документов из них формируется самостоятельное дело и его название (заголовок) вносится в номенклатуру дел под ре­зервным номером.

Большое значение имеет правильное расположение доку­ментов внутри дела. От того в какой последовательности они располагаются, во многом зависит время поиска необходимой информации.

Документы систематизируются в делах в соответствии с оп­ределенными принципами. Наиболее существенными и практи­чески наиболее удобными являются: вопросно-логический, хро­нологический, алфавитный, нумерационный. Они могут варьи­роваться и комбинироваться.

Чаще других используется вопросный (вопросно-логический) принцип, согласно которому документы располагают в делах в логической последовательности решения того или иного вопро­са. Такая систематизация совпадает с хронологическим располо­жением документов.

При алфавитной систематизации документов используют фа­милии их авторов, названия учреждений-корреспондентов, на­именования административно-территориальных единиц и т.д.

В нумерационном порядке группируют однородные докумен­ты, имеющие порядковую нумерацию (протоколы, приказы, квитанции, накладные и т.д.).

Распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановления и т.п.) формируют в дела по видам доку­ментов и по хронологии (вместе с приложениями). Прика­зы по основной деятельности и по личному составу груп­пируют отдельно;

Протоколы группируют в дела в хронологическом порядке и по номерам;

Переписку группируют за период календарного года и сис­тематизируют в хронологической последовательности: до­кумент-ответ помещают за документом-запросом;

Плановые и отчетные документы следует хранить в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты по­ступления;

Документы в отчетах следует располагать в такой последо­вательности: пояснительная записка, отчет, приложения;

Годовые планы и отчеты отделяют от квартальных и ме­сячных;

Финансовые денежные документы (кассовые ордера, аван­совые отчеты, выписки банка и др.) группируются по номерам. Аналогично располагаются квитанции, наклад­ные и т.п.;

Документы в личных делах размещают в такой последова­тельности: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу; анкета, лис­ток по учету кадров; автобиография; документы об образо­вании; выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении; дополнение к личному листку по учету кад­ров; дополнение к личному листку по учету поощрений; справки и другие документы, относящиеся к данному лицу (кроме справок с места жительства, о состоянии здоровья и других документов второстепенного значения, которые группируются отдельно от личных дел).

В пределах этих групп документы располагают по хронологии. Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях, изменении фамилии и т.д. в личное дело не подшивают, так как эти сведения записываются в дополнение к личному ли­стку по учету кадров.

Лицевые счета рабочих и служащих группируют в самостоя­тельные дела по алфавиту в пределах календарного года.

Обращения граждан формируют в отдельные дела, используя алфавитный порядок группировки.

Наряду с принципами систематизации документов при фор­мировании дел следует придерживаться основных правил, об­щих для всех категорий документов:

В дела подшиваются только исполненные документы. Не­исполненные, а также подлежащие возврату документы подшивать в дело запрещается;

Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.* Поэтому до подшивки документа в дело обязательно проверяется пра­вильность его оформления: наличие необходимых подпи­сей, виз, индекса, дат, отметок и т.д.;

* Основные правила работы ведомственных архивов, п. 2.2.3.

В дело включаются документы в одном экземпляре. Чер­новики, размноженные копии вместе с оригиналами не подшиваются. Исключение могут составлять только чер­новики особо ценных документов или копии, на которых есть отметки, визы и т.п., дополняющие содержание пер­вых экземпляров;

Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела;

В дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел. Кроме того, отдельные категории дел имеют свои особенности формирования. Так, личные дела формируются в течение всего периода работы лица в организации; дела выборных органов и их постоян­ных комиссий формируют за период созыва; документация учебных заведений формируется в дела по учебным годам;

Документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами. Ес­ли приложения имеют большой объем, из них формируют самостоятельное дело.

Толщина каждого дела не должна превышать 30- 40 мм, что составляет примерно 250 листов. Если документов больше, дело разделяется на тома. Количество томов каждого дела указывается в номенклатуре дел в конце года.

Правильная группировка документов в дела и их системати­зация в деле значительно облегчают проведение экспертизы ценности документов, подготовку документов к последующему хранению и использованию.

Смотрите также:

ГЛАВГОСЭКСПЕРТИЗА РОССИИ

ПОРЯДОК
формирования, подготовки и передачи дел в архив

Москва

Подготовка и передача дел в архив осуществляется в соответствии с настоящим Порядком, разработанным в соответствии с федеральным законодательством по вопросам архивного дела, нормативными актами Федеральной архивной службы России, нормативно-методическими документами по документационному обеспечению управления (ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», Основными правилами работы ведомственных архивов.

1. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

1.1. Основные требования к формированию дел

1.1.1. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела формируются работниками службы документационного обеспечения, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях организации. Формирование дел осуществляется под непосредственным методическим руководством архива организации. 1.1.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования: - подшивать в дело только зарегистрированные, исполненные и оформленные документы в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и других нормативных актов по делопроизводству; - включать в дело документы, соответствующие по своему заголовку номенклатуре дел с учетом содержания, разновидности и срока хранения; - группировать в дело законченные делопроизводством документы одного календарного года, за исключением переходящих дел и личных дел, которые формируются в течение всего периода работы специалиста в организации; - документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в отдельные дела; - включать в дело по одному экземпляру каждого документа; - дело должно содержать не более 250 листов, его толщина не должна превышать 4 см; - запрещается включать в дела черновые, рукописные, незарегистрированные, неисполненные, неподписанные документы и документы, подлежащие возврату. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологической последовательности (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления). Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

1.2. Группировка различных категорий документов

1.2.1 . Протоколы, приказы, распоряжения, постановления и другие организационно-распорядительные документы организации группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в соответствии с номенклатурой дел. 1.2.2. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. 1.2.3. Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и формируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела. 1.2.4 . Протоколы совещаний располагаются в делах в хронологическом порядке. 1.2.5. Отчеты и планы подшиваются в дело того года, к которому они относятся, независимо от даты их получения или составления (например: годовой отчет организации (баланс), планы организационно-технических мероприятий, публикаций и технической учебы организации, планы работы организации и структурных подразделений и т.п.). 1.2.6. Лицевые счета служащих и личные дела уволенных сотрудников группируются в отдельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке. 1.2.7. Переписка с министерствами, ведомствами, организациями, а также переписка по предложениям, заявлениям и жалобам граждан подшивается в дела по датам подготовки ответов, при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием на копии ответа индекса дела предыдущего года. 1.2.8. Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно от заявлений граждан по личным вопросам.

2. ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ

2.1. Основные требования к оформлению дел

2.1.1. Оформление дел осуществляется работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел при методической помощи и под контролем архива организации. 2.1.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. 2.1.3. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения, временного хранения (свыше 10-ти лет) и дела по личному составу. 2.1.4. Полное оформление дел предусматривает: - подшивку или переплет документов в дела (п. 2.2); - нумерацию листов в деле (п. 2.3); - составление внутренней описи документов дела (п. 2.4); - составление листа-заверителя дела (п. 2.5); - внесение необходимых сведений в реквизиты обложки дела (п. 2.6). 2.1.5. Частичному оформлению подлежат дела временного хранения (до 10-ти лет включительно). Их допускается хранить в скоросшивателях, не проводит пересистематизацию документов в деле, листы не нумеровать, внутренней описи и листа-заверителя дела не составлять.

2.2. Подшивка (переплет) документов в деле (к п. 2.1.4)

2.2.1. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в специальную твердую папку с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, резолюций и т.п. При подготовке дел к подшивке металлические булавки и скрепки из документов удаляются. В начале дела перед документами подшивается чистый лист бумаги формата А4. 2.2.2. Дела с лицевыми счетами сотрудников подлежат переплету.

2.3. Нумерация листов в деле (к п. 2.1.4)

2.3.1. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов внутренней описи дела, листа-заверителя дела и распорядительных листов между комплектами документов по экспертизе объектов, нумеруются валовой нумерацией арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графитным карандашом. 2.3.2. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. 2.3.3. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезки, фотографии и т.п.) нумеруются как один лист. 2.3.4. Сложенный лист (формата А2, А3) разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу как один лист. 2.3.5. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверт. 2.3.6. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) должны нумероваться в общем порядке. 2.3.7. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно. 2.3.8. Запрещается применение чернил и цветных карандашей для нумерации листов. 2.3.9. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах допускается употребление литерных номеров листов (например: 37, 37а, 37б и т.д.).

2.4. Составление внутренней описи (к п. 2.1.4)

2.4.1. Для учета документов дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и документов по личному составу (75 лет) составляется внутренняя опись. 2.4.2. В необходимых случаях по согласованию с архивом составляется внутренняя опись к документам на дела сроком хранения до 10 лет, к которым относятся документы с грифом «ДСП»; предложения, заявления и жалобы граждан и т.п. 2.4.3. Внутренняя опись составляется на листе(ах) формата А4 по установленной форме (приложение 1), которая содержит следующие сведения: - порядковый номер документов в деле; - заголовок (краткое содержание) документов; - дата документов; - индекс (регистрационный номер) документов; - номера листов дела, на которых расположен каждый документ. 2.4.4 . Внутренняя опись имеет самостоятельную нумерацию листов. 2.4.5. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровка подписи и даты составления описи.

2.5. Составление листа-заверителя дела (к п. 2.1.4)

2.5.1. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется лист-заверитель дела. 2.5.2. Лист-заверитель дела составляется на отдельном листе формата А4 по установленной форме (приложение 2). 2.5.3. В листе-заверителе дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов внутренней описи (при ее наличии). 2.5.4. В листе-заверителе оговариваются следующие особенности нумерации документов дела: - наличие литерных листов и пропущенных номеров; - номера листов с неустранимыми дефектами (порванные листы, листы, залитые чернилами и т.п.). 2.5.5. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинников копиями, присоединение новых документов и т.д.) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

2.6. Оформление обложки дела постоянного и временного (свыше 10-ти лет) хранения (к п. 2.1.4)

2.6.1. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10-ти лет) хранения и по личному составу оформляется согласно приложению 3 . На обложке дела указываются: - наименование структурного подразделения организации и его подчиненность; - наименование отдела; - номер дела (тома) по номенклатуре дела; - заголовок дела; - дата дела (крайние даты документов, помещенных в дело); - количество листов в деле; - срок хранения дела. 2.6.2. Обложка дела оформляется черными чернилами или тушью. 2.6.3. При изменении наименования организации, структурного подразделения (его подчиненности) или наименования отдела в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке дописывается новое наименование организации, структурного подразделения или отдела, проставляется дата, а прежнее наименование заключается в скобки. 2.6.4. Заголовок дела на обложке переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с Экспертно-проверочной комиссией (экспертной комиссией) архивной организации *. * Учреждение Федеральной архивной службы, орган управления архивным делом субъектов Российской Федерации (соответствующий областной или республиканский архивный орган) 2.6.5. В заголовках дел, содержащих копии документов (приказы, постановления вышестоящих организаций, протоколы совещаний в вышестоящей организации и т.п.), указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. 2.6.6. На обложках дела обязательно указывается дата дела: - для дел, содержащих приказы, постановления, протоколы, датами дела являются даты подписания или утверждения самого раннего и самого позднего документа; - для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого последнего входящего или исходящего документа; - датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено; - датой дел, содержащих лицевые счета сотрудников организации, личные дела уволенных сотрудников, и дел, содержащих планы и отчеты, является год заведения дела. Даты приложения к документам не принимаются во внимание. Если в дело включены документы, дата которых не совпадает с датой дела, то под графой «Дата дела» делается запись: «В деле имеются документы за ______ год(ы)». 2.6.7. Обязательным реквизитом обложки дела является указание количества листов в деле, которое проставляется на основании листа-заверителя дела (п. 2.5). 2.6.8 . Реквизит «Срок хранения дела» оформляется в соответствии с номенклатурой дел организации. 2.6.9 . На корешке обложки дела указывается индекс дела по номенклатуре дел, номер тома и год его формирования. 2.6.10 . Номер тома указывается только в том случае, если заведено более одного тома. При этом после номера тома в скобках указывается количество заведенных томов.

3. ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

3.1. С момента заведения и до передачи в архив организации дела хранятся у специалистов делопроизводственной службы организации (структурных подразделений) по месту их формирования. 3.2. Руководители структурных подразделений и специалисты делопроизводственной службы организации, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел. 3.3. Дела находятся в рабочих комнатах, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности поиска документов, дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещаются на внутренней стороне шкафа. 3.4. Временное изъятие документов из дел допускается в исключительных случаях и производится только с разрешения начальника делопроизводственной службы организации (структурного подразделения) с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и указания причины выдачи подлинника. 3.5. Копии документов, находящихся в делах организации, выдаются сторонним организациям только с разрешения начальника делопроизводственной службы организации (структурного подразделения). 3.6. Уничтожение документов, не имеющих научно-исторической ценности и утративших практическое значение, производится архивом организации в установленном порядке. Самовольное уничтожение служебных документов в структурных подразделениях организации запрещается. 3.7. Специалисты структурных подразделений организации несут ответственность за сохранность поступивших к ним документов и аккуратное обращение с ними.

4. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ

4.1. Для обеспечения комплектования архива на все завершенные в делопроизводстве организации дела, подлежащие сдаче в архив (дела постоянного, временного (свыше 10-ти лет) хранения и по личному составу), оформленные в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и других нормативных актов по делопроизводству, а также разделов 1 и 2 настоящего Порядка, составляются описи дел (приложение 4). 4.2. Описи дел составляются отдельно на: - дела постоянного хранения; - дела временного хранения; - дела по личному составу. 4.3. Опись дел представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Каждое дело (том) вносится под самостоятельным порядковым номером. 4.4. В организации, в каждом структурном подразделении, описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива. По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение. Описи дел составляются по установленной форме в двух экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве. 4.5. При внесении в опись нескольких томов одного дела пишется полностью заголовок первого тома, а все остальные тома обозначаются словами «То же» + номер тома. При этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (дата дела, количество листов в деле, срок хранения дела). На каждом новом листе в описи заголовок воспроизводится полностью. Если заведен только один том дела, то номер тома не указывается в описи. 4.6. Дела в описи систематизируются в соответствии с номенклатурой дел в организации. 4.7. В опись дел делопроизводственной службы организации после заголовков дел включаются регистрационные карточки на входящие и исходящие документы. 4.8. В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество дел, сдаваемых в архив организации. 4.9. Описи дел печатаются в двух экземплярах и подписываются руководителем организации, составителем описи (специалистом делопроизводственной службы) и заведующим архивом организации. 4.10. Один экземпляр описи передается с делами в архив организации, второй экземпляр остается у специалиста делопроизводственной службы организации, ответственного за делопроизводство. 4.11. Графа «Примечание» используется для проставления отметок о приеме дел, особенности их физического состояния, о наличии копий и т.д.

5. ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ

5.1. В архив организации передаются дела постоянного, временного (свыше 10-ти лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям (раздел 4 настоящего Порядка). 5.2. Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10-ти лет) хранения и по личному составу, после окончания календарного года, в котором они были заведены, подлежат оформлению в соответствии с настоящим Порядком и передаются в архив организации в течение последующего года, но не позднее чем через 2 года после окончания их делопроизводством. 5.3. Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации. 5.4. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники службы делопроизводства структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется справка. 5.5. Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив (специальным сотрудником) в присутствии работника службы делопроизводства структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив (сотрудника архива) и лица, передавшего дела. 5.6. Дела сроком хранения до 10-ти лет включительно хранятся службой делопроизводства и по истечении сроков хранения подлежат передаче в архив для уничтожения в установленном порядке. 5.7. В случае ликвидации или реорганизации подразделения организации, работник службы делопроизводства в течение 2-х месяцев с момента ликвидации или реорганизации подразделения формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив, независимо от сроков хранения.

6. РАБОТА С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

6.1. Все операции, осуществляемые с электронными документами при передаче на архивное хранение, должны быть документированы. Электронный документ - это документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации на компьютере. Создаваемые в деятельности организации электронные документы подлежат передаче в установленном порядке на архивное хранение. Архивы организаций осуществляют прим электронных документов, обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение принимаются как отдельные документы, так и их комплексы, коллекции документов, а также документы в составе фондов организаций или физических лиц - источников комплектования архива, имеющих реквизиты, позволяющие их идентифицировать. 6.2. Место хранения электронных документов определяет руководитель организации. Они могут храниться в архиве организации или в специализированном подразделении, в состав которого могут входить: магнитотека, служба по внедрению и сопровождению методов и средств автоматизированного ведения документов, технологическая служба. 6.3. Обязательными условиями архивного хранения электронных документов являются: - наличие в архиве аппаратно-программного оснащения для хранения, копирования и воспроизведения электронных документов, их перезаписи в новые форматы в связи с развитием программного обеспечения, передачей информации по каналам связи; - обеспечение доступа к информации по установленным категориям пользователей, а также обеспечение защиты информации от несанкционированного доступа (путем применения соответствующих технических средств и правовых норм); - обеспечение режима хранения электронных документов, исключающих их утрату или искажение. Обеспечение хранения электронных документов должно предусматривать поддержание оптимальных режимов хранения технических носителей электронных документов. Технические параметры данных режимов определяются соответствующими государственными стандартами ГОСТ 28388-89. Система обработки информации. Документы на магнитных носителях. Порядок выполнения и обращения; ГОСТ 2.501-88 ЕСКД. Правила учета и хранения; ГОСТ 19.601-78 ЕСПД. Правила дублирования, учета и хранения; ГОСТ 24.402-80. Единая система стандартов АСУ. Учет, хранение и обращение. 6.4. Отбор электронных документов на архивное хранение осуществляется в результате их экспертизы. На начальном этапе экспертизы электронных документов архив совместно с делопроизводственной службой или службой, отвечающей за функционирование информационных технологий в организации, определяет перечень систем, тем и проектов, документы которых могут иметь ценность в соответствии с общими критериями экспертизы. Этот перечень является основанием для проведения собственно экспертизы электронных документов. Экспертиза электронных документов проводится экспертными службами во взаимосвязи с традиционной документацией организации; применяется в комплексе система общих и специальных критериев. Устанавливается видовой состав документов, проводится экспертиза их содержания, определяются требования к жизненным циклам документированной информации, осуществляется экспертная оценка технического состояния документов. Отбор электронных документов производится на основе «Перечня типовых документов со сроками хранения, образующихся в деятельности организаций» и «Перечня документов на машинных носителях и автоматизированная база данных (АБД) автоматизированных систем научно-технического и производственного назначения. 6.5. Электронные документы поступают на архивное хранение вместе с сопроводительной документацией. В ней должна найти отражение следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, физическая и логическая структура (для базы данных (БД), объем документа (для БД также количество записей). Электронный документ и сопроводительная документация к нему составляют единицу учета электронных документов. Единице учета, поступившей на архивное хранение, присваивается регистрационный номер по журналу поступлений. В составе единицы учета указывается единица хранения. Единица хранения электронного документа - это комплект носителей (магнитная лента, гибкий магнитный диск, магнитооптический диск, оптический диск и др.) электронного документа и сопроводительная документация к нему. На единицу хранения заводится учетная карточка в двух экземплярах и ведется учетная БД (каталог) электронных документов. 6.6. Подготовка электронных документов к передаче на архивное хранение состоит из следующих этапов: - запись на машинные носители (при необходимости - перезапись на новые носители); - проверка технического состояния; - подготовка сопроводительной документации (сопроводительная документация электронного документа должна быть достаточной для обеспечения сохранности и использования электронных документов); - непосредственная передача электронных документов в архив организации. 6.7. Сроки временного архивного хранения электронных документов государственной части архивного фонда Российской Федерации в организации в соответствии с постановлением Совета Министров-Правительства Российской Федерации «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве» от 03.03.93 № 191 определены в 5 лет. Передача документов на государственное хранение осуществляется по согласованию с государственным архивом по описи. Документы временного срока хранения уничтожаются по акту после утверждения описи в установленном порядке.

Приложение 1

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
Документов дела

№ ________________

	Заголовок документа	Дата документа	Индекс документа	Номера листов дела

Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись расшифровка документов дела подпись подписи Дата

Формат А4 (210х297 мм)

Форма внутренней описи документов дела

Приложение 2

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № ______

В деле подшито и пронумеровано _______________ ____________________________________________ (цифрами и прописью) листа(ов), в том числе: литерные листы ______________________________ пропущенные номера __________________________ + _________________ листа(ов) внутренней описи. Наименование должности лица, расшифровка составившего лист-заверитель дела подпись подписи Дата

Формат А4 (210х297 мм)

Форма листа-заверителя дела

Приложение 3

______________________________________________________________________

(наименование структурного подразделения организации)

_______________________________________________________________________

(наименование отдела)

Опись ______ Ед. хр. ______

ДЕЛО № _____

Том № _________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Начато _____________ г.

Окончено ___________ г.

На ________________ л.

Хранить __________ лет

Форма А4 (210х297 мм)

Форма обложки дела

Приложение 4

ОПИСЬ
документальных материалов ______________________________хранения

(постоянного, временного)

___________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

(отдела, управления)

за _______ год

	Индексы дел	Заголовки единиц хранения (дел)	Крайние даты	Кол-во листов	Срок хран. и № статьи перечня	Примечание

Всего сдано __________________________ дел (цифрами и прописью) Начальник отдела подпись расшифровка подписи Сдал: наименование должности лица, расшифровка составившего опись подпись подписи Принял: заведующий архивом подпись расшифровка подписи

Формат А4 (210х297 мм)

Форма описи дел отделов

1. Формирование дел. 1 1.1. Основные требования к формированию дел. 1 1.2. Группировка различных категорий документов. 2 2. Оформление дел. 2 2.1. Основные требования к оформлению дел. 2 2.2. Подшивка (переплет) документов в деле. 3 2.3. Нумерация листов в деле. 3 2.4. Составление внутренней описи. 3 2.5. Составление листа-заверителя дела. 4 2.6. Оформление обложки дела постоянного и временного (свыше 10-ти лет) хранения. 4 3. Оперативное хранение документов. 5 4. Составление и оформление описей дел. 5 5. Передача дел в архив организации. 6 6. Работа с электронными документами. 7 Приложение 1 Ф орма внутренней описи документов дела. 9 Приложение 2 Ф орма листа-заверителя дела. 9 Приложение 3 Ф орма обложки дела. 9 Приложение 4 Ф орма описи дел отделов. 10