Гост бланк организации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации (усорд). Государственный стандарт Российской Федерации
В систему распорядительных документов входят не только приказы. Чем крупнее и старше организация, тем чаще она использует и другие виды распорядительной документации: постановления, решения, распоряжения, указания. Охарактеризуем все эти виды документов, а также рассмотрим на примерах особенности оформления и хранения каждого их них.
РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ
В отличие, например, от информационно-справочных документов, каждый из которых имеет собственные цели и задачи, все распорядительные документы издаются с единой целью: довести до исполнителей волю руководства.
Различие между ними только в «ранге» самого распорядительного документа: каждый из них стоит на собственной ступеньке иерархической лестницы, причем какое-либо перемещение по этой иерархии совершенно исключено (рис. 1).
Определимся с целевым назначением каждого из этих документов. Источник всех определений - «Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации» (ВНИИДАД, М., 2014).
■ Постановление
Авторами большей части постановлений являются государственные органы Российской Федерации либо ее субъектов. Значительное количество этих документов принимают также коллегиальные органы управления организацией.
Постановление является высшим по значимости распорядительным документом, а значит, и издается оно высшим по значимости коллегиальным органом управления в особо важных случаях.
Так, постановлением можно оформить решение собрания акционеров о реорганизации акционерного общества, о его ликвидации или об изменении организационной структуры (Пример 1).
■ Решение
Второй вариант нас не интересует, так как к общему делопроизводству организации не относится.
Исполнительным и совещательным коллегиальным органам организации в большинстве случаев для документирования своих управленческих действий вполне хватает решений (Пример 2).
.PNG)
■ Приказ
Приказ, несомненно, является наиболее распространенным из всех распорядительных документов. Даже в самой маленькой организации есть необходимый минимум приказов (в отличие от других видов распорядительной документации).
Приказы издаются генеральным директором и только им: в определении документа фигурирует слово «единолично».
Право на подписание приказов может быть передано генеральным директором заместителю или другим топ-менеджерам, но важно учитывать следующие моменты:
Передача этого права обязательно оформляется письменно (издается, опять же, приказ или оформляется доверенность);
При передаче строго оговаривается срок действия полномочий и то, какие виды приказов может подписывать каждый конкретный топ-менеджер.
Самый распространенный вариант: заместитель наделяется такими правами на период отсутствия генерального директора. Как только руководитель возвращается из командировки или из отпуска, действие полномочий завершается.
Различают следующие виды приказов:
По основной деятельности;
По административно-хозяйственной деятельности (АХД);
По личному составу.
Последними занимается отдел кадров, и рассматривать мы их не будем. Приказы по основной и по административно-хозяйственной деятельности имеют разные сроки хранения: «постоянно» и 5 лет соответственно.
Круг тем, относящихся к административно-хозяйственной деятельности, очерчен в единственном источнике - Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, далее - Перечень 2010). На основании этих сведений можно сделать вывод, что к приказам по АХД относятся приказы, касающиеся:
Соблюдения правил внутреннего распорядка деятельности;
Эксплуатации зданий и помещений;
Транспортного обслуживания, внутренней связи;
Обеспечения безопасности организации.
Приводить пример приказа мы не будем: в каждой организации их достаточное количество.
■ Распоряжение
Распоряжение, хоть и считается «младшим братом» приказа, близким по целевому назначению к указанию, в нормативных и методических документах по делопроизводству всегда следует в скобках именно за приказом: например, в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, далее - Методические рекомендации для ФОИВ; Приложение 15) или в Перечне 2010 (ст. 19).
Руководитель организации может издать распоряжение наряду с приказом, а может также наделить бессрочным правом издавать распоряжения топ-менеджеров по направлениям. При этом каждое распоряжение будет действовать в границах направления: дирекции, департамента, управления (Пример 3).
■ Указание
Указание - документ, создаваемый в последнее время исключительно на уровне топ-менеджеров. Так же, как и распоряжение, указание может быть издано руководителем структурного подразделения, с той разницей, что для этого не требуется специального разрешения генерального директора.
Граница между указанием и распоряжением стирается все сильнее, и постепенно они становятся распорядительными документами одного порядка (Пример 4).
КОЛЛЕГИАЛЬНЫЕ ОРГАНЫ
Коллегиальные органы в организации - это группы лиц, которые либо управляют организацией, либо выполняют в ней какие-то задачи.
Любой постоянно действующий коллегиальный орган строго организован: имеется документ о его создании, положение о коллегиальном органе, а также собственный аппарат управления, состоящий из председателя и секретаря.
В своей деятельности коллегиальный орган обычно руководствуется составленным и утвержденным планом. Заседания коллегиального органа строго протоколируются.
Коллегиальные органы делятся на органы управления, исполнительные и совещательные органы.
■ Коллегиальные органы управления , как следует из названия, управляют организацией на высшем уровне: собрание акционеров, собрание учредителей общества и т.п.
Если в организации действует коллегиальный орган управления, то генеральный директор подчиняется ему, отчитывается перед ним и по решению этого органа может быть заменен.
Коллегиальный орган управления может влиять на деятельность организации на самом глобальном уровне, вплоть до принятия решений о реорганизации и ликвидации.
■ Исполнительные коллегиальные органы осуществляют непосредственное руководство организацией. Это может быть, например, совет директоров, в который входят все топ-менеджеры.
В уставе организации прописывается, что генеральный директор (единоличный исполнительный орган) не имеет права принимать решения без согласия коллегиального исполнительного органа.
■ Совещательные коллегиальные органы действуют при руководителе организации. Это всевозможные комиссии и коллегии. Как-то влиять на управление организацией они не могут, зато могут предлагать, объяснять, рекомендовать что-либо генеральному директору в рамках своей компетенции.
Яркий пример из области делопроизводства - экспертная комиссия, постоянно действующая в организации. В правилах по архивному делу о ней прямо говорится, что это «совещательный орган при руководителе организации» (пункт 4.8 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях; утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).
Распорядительные документы, которые могут издавать коллегиальные органы - постановления и решения.
Например, хорошо знакомые секретарям и делопроизводителям Основные правила работы архивов организаций одобрены решением от 06.02.2002 совещательного органа - Коллегии Росархива. В акционерных обществах действуют советы или собрания акционеров.
ПОРЯДОК РАБОТЫ С РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
Порядок работы с распорядительным документом зависит от того, как документ создается: в условиях коллегиальности или единоначалия.
Коллегиальные органы, прежде чем принять какое-то решение, должны его обсудить на заседании.
■ Порядок работы над постановлением и решением включает:
1. Обсуждение вопроса на заседании коллегиального органа.
2. Оформление протокола заседания коллегиального органа.
3. Издание распорядительного документа.
Как видим, непосредственно подготовка постановления и решения занимает минимум времени. Ключевой момент здесь - обсуждение вопроса. Принятое решение фиксируется в протоколе, а затем на основании протокола готовится распорядительный документ.
■ Порядок работы над приказом, распоряжением, указанием
В условиях единоначалия никаких предварительных действий не требуется: генеральный директор принимает решение издать распорядительный документ и дает задание секретарю подготовить проект, после чего подписывает его.
Возможно, проект пройдет перед этим процедуру согласования с компетентными должностными лицами организации.
Все вышеизложенное - какие распорядительные документы кем издаются - можно представить в виде блок-схемы (рис. 2).
ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
■ Реквизиты распорядительных документов , как и всей организационно-распорядительной документации, оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Как можно увидеть в примерах 1-4, обязательными реквизитами распорядительных документов являются:
Наименование организации;
Наименование вида документа;
Регистрационный номер документа;
Дата документа;
Место издания документа;
Заголовок к тексту;
Подпись;
Отметка об исполнителе - для приказов, распоряжений и указаний.
Факультативными (необязательными) реквизитами можно считать:
Эмблему организации (логотип) (размещается, если в организации принято брендировать все документы, включая внутренние);
Отметку о приложении (если оно имеется);
Визы согласования (если они необходимы).
Никаких отступлений от правил оформления реквизитов, изложенных в ГОСТ Р 6.30-2003 и методических рекомендациях5 к нему, распорядительные документы не требуют.
■ Общие правила оформления текстов распорядительных документов можно почерпнуть в Методических рекомендациях для ФОИВ и многих ведомственных инструкциях по делопроизводству.
Общие правила оформления текстов распорядительных документов представлены в таблице.
Особенности оформления реквизитов распорядительных документов, в том числе текста, в коммерческих организациях должны быть описаны в их локальной инструкции по делопроизводству. Именно в ней регламентируются шрифты и межстрочные интервалы, порядок набора слов «постановляю» или «приказываю» (вразрядку или прописными буквами) и их расположение (по центру строки или от левого края текстового поля).
Методические рекомендации для ФОИВ не являются для негосударственных организаций нормативным документом. Это, впрочем, не запрещает взять их за основу для составления собственной инструкции: вся нужная информация содержится в Приложениях 14 и 15 к этому документу.
ХРАНЕНИЕ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Хранение распорядительных документов осуществляется на общих основаниях. Они формируются в дела согласно видам и подвидам: при этом не просто хранятся по отдельности постановления, приказы и указания, но приказы по личному составу в обязательном порядке хранятся отдельно от приказов по основной и административно-хозяйственной деятельности.
Сроки хранения устанавливаются по Перечню 2010 (раздел 1 «Организация системы управления»):
Постановления: постоянно (п. «б»-«д» ст. 18);
Решения: постоянно (п. «б»-«д» ст. 18);
Приказы по основной деятельности: постоянно (п. «а» ст. 19);
Приказы по административно-хозяйственным вопросам: 5 лет (п. «в» ст. 19);
Распоряжения: аналогично приказам;
Указания: Перечень 2010 не содержит такого документа, следовательно, срок хранения для указаний устанавливается экспертной комиссией организации.
Не будем забывать: срок хранения «постоянно» для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, не может быть менее 10 лет.
Что касается постановлений, решений, а также приказов и распоряжений по основной деятельности таких организаций, то при их ликвидации перечисленные документы могут быть приняты на хранение в госархив, если пройдут экспертизу ценности и будут признаны достойными этого. Распорядительные документы в номенклатуре дел организации выглядят следующим образом (Пример 5).
С момента утверждения и введения в действие ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» прошло более 10 лет. За это время практика документирования ушла далеко вперед: для подготовки и организации работы с документами более активно применяются информационные системы, появляются новые реквизиты, происходят иные изменения в системе документирования. Все это приводит к необходимости пересмотра существующего и подготовки нового стандарта, которым устанавливаются требования к оформлению документов.
Стандарты по делопроизводству: до и после
ГОСТ Р 6.30-2003 распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД): постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. Он устанавливает требования к составу реквизитов документов, к оформлению реквизитов и к бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
ГОСТ Р 6.30-2003 можно рассматривать в качестве преемника ранее действовавших стандартов по оформлению организационно-распорядительных документов.
Первыми стандартами были:
- ГОСТ 6.38-72 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (устанавливал требования к оформлению документов);
- ГОСТ 6.39-72 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец» (устанавливал порядок расположения и границы реквизитов в формуляре-образце и требования к бланкам документов).
Данные стандарты применялись в органах государственной власти, организациях на территории всей страны. В 1990 г. вышеупомянутые стандарты были переработаны и объединены в ГОСТ 6.38-90 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Следующий этап - это обновление стандарта в 1997 г. и появление ГОСТ 6.30-97 . В стандарт 1997 г. постановлением Госстандарта России от 21.01.2000 № 9-ст были внесены изменения (изменение № 1), в т.ч. в оформление некоторых реквизитов («Адресат», «Дата», «Отметка о наличии приложения» и др.).
В 2003 г. стандарт был пересмотрен, и утвержден и введен в действие ГОСТ Р 6.30-2003 , действующий в настоящее время.
В 2014 г. Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) приступил к пересмотру ГОСТ Р 6.30-2003. В нынешнем году данная работа будет продолжена, и можно надеяться, что в конце этого или начале следующего года у нас появится новый стандарт по оформлению документов.
За время, прошедшее с 2003 г., законодательство претерпело серьезные изменения в сфере информации и документации: были приняты Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»; постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 утверждены Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (далее - Правила делопроизводства), определяющие в т.ч. состав реквизитов документов. Правила оформления реквизитов, установленные Правилами делопроизводства, изложены в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (Приложение № 11 к п. 3.3.2), утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (далее - Методические рекомендации).
Кстати
В связи с тем, что в настоящее время тот технический комитет Росстандарта, который раньше занимался вопросами унификации документов и через который проходили соответствующие стандарты, ликвидирован, работа по подготовке нового стандарта будет вестись в другом техническом комитете - ТК 191, занимающемся разработкой стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Через этот комитет проходили стандарты по управлению документами (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 и др.), а также недавно утвержденный ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
Другие реалии
Основные направления совершенствования ГОСТ Р 6.30-2003 определяются его содержанием. В стандарте три раздела : в первом устанавливается состав реквизитов документов; во втором содержатся требования к оформлению реквизитов документов; в третьем - требования к бланкам документов. Кроме того, стандарт содержит два справочных приложения: А - схемы расположения реквизитов документов и Б - образцы бланков документов.
Напомним, что в ГОСТ 6.38-90 и более ранних стандартах присутствовало еще два раздела: в одном устанавливались правила изготовления документов средствами печатающей техники, в другом - порядок учета бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Исключение из стандарта раздела о правилах изготовления документов (шрифты, интервалы, расположение реквизитов на бланке) было вызвано сменой технических средств изготовления документов: пишущие машины заменялись средствами компьютерной техники, для изготовления документов применялись различные текстовые редакторы, не было единства в применении шрифтов и др. В тот момент выработать единые требования к изготовлению документов не представлялось возможным.
Иная ситуация сложилась в настоящее время: для изготовления документов и в органах власти, и в организациях применяется преимущественно текстовый редактор MS Word, имеющий стандартизованный набор шрифтов, что позволяет сформулировать основные положения в отношении применяемых для изготовления документов шрифтов, их гарнитур и размеров, установить межстрочные интервалы при подготовке документа и др.
Что же касается раздела, устанавливающего порядок учета бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации, то включать этот раздел в стандарт представляется нецелесообразным, поскольку такого рода бланки используются только в федеральных органах государственной власти и соответствующий раздел имеется в Методических рекомендациях.
Очевидно, что основные изменения должны коснуться разделов стандарта, определяющих состав реквизитов документов, требования к их оформлению, требования к бланкам документов.
Рассмотрим последовательно, какие положения стандарта нуждаются в изменениях и какими эти изменения представляются.
Состав реквизитов документов
Первое, на что следует обратить внимание, - это расхождения в составе реквизитов и, в ряде случаев, в названиях , содержащихся в ГОСТ Р 6.30-2003 и Правилах делопроизводства. Разница в количестве реквизитов объясняется тем, что Правила делопроизводства предназначены для федеральных органов исполнительной власти, а стандарт - для любых организаций, как государственных, так и негосударственных.
Действительно, есть реквизиты, которые не используются при оформлении документов в органах государственной власти: « Герб субъекта Российской Федерации», «Код организации»; «Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица»; «Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП») . Поскольку сфера действия стандарта шире, чем у Правил делопроизводства, именно стандарт должен содержать все реквизиты , применяемые в процессе подготовке документов в любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы и формы собственности. Более того, в этой части ныне действующий стандарт должен быть дополнен как минимум несколькими реквизитами , используемыми на практике. В первую очередь это:
Учитывая это, разработчики нового стандарта предложили включить в новый ГОСТ один реквизит - « Герб (государственный, субъекта Российской Федерации, муниципального образования)» , при этом в тексте проекта стандарта уточняется, что каждый орган власти будет воспроизводить на бланке герб в соответствии с действующим законодательством.
Реквизит действующим стандартом не предусмотрен, хотя в разделе 4 «Требования к бланкам документов» упоминаются бланки должностных лиц, а в приложении Б стандарта имеется образец бланка должностного лица. Из этого примера следует (и это подтверждает практика), что в бланке должностного лица наряду с наименованием организации (или территории, если это бланки руководителей территориальных образований) указывается название должности лица (как правило, должность руководителя или заместителя руководителя органа власти или организации). В отличие от ГОСТ Р 6.30-2003 Правила делопроизводства включают данный реквизит, но под названием «Должность лица - автора документа» . Полагаем, что этот реквизит необходимо включить и в стандарт, но в редакции: «Наименование должности лица - автора документа» .
Состав реквизитов в стандарте необходимо дополнить еще одним - отметкой о конфиденциальности , или грифом ограничения доступа к документу. На практике этот реквизит используется в документах всех органов власти и организаций, работающих с документами, содержащими информацию ограниченного доступа. В зависимости от вида информации это могут быть грифы (отметки) конфиденциальности («Для служебного пользования», «Коммерческая тайна», «Конфиденциально») или секретности («Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности»). В Правилах делопроизводства данный реквизит присутствует в виде отметки о конфиденциальности, что вполне оправдано, т.к. Правила делопроизводства не распространяются на документы, которые содержат информацию, составляющую государственную тайну.
Обратите внимание
Напомним, что в ГОСТ Р 6.30-97 имелся реквизит «Гриф ограничения доступа к документу»
, стандарт определял место его расположения на бланке (документе): на первом листе документа, вверху справа, от границы верхнего поля, но из ГОСТ Р 6.30-2003 данный реквизит был исключен.
Учитывая важность вопросов защиты информации, в т.ч. в процессе делопроизводства, в проекте нового стандарта предлагается восстановить данный реквизит.
Еще два реквизита, которые требуется включить в состав реквизитов документа, - «Отметка о создании электронного документа» и «Отметка об электронной подписи» (штамп визуализации электронной подписи), необходимость применения которых диктуется переходом на безбумажный документооборот и применением электронной подписи для обеспечения юридической значимости документа. Применение этих реквизитов в условиях электронного документооборота предложено в проекте Правил визуального отображения электронных документов, подписанных электронной подписью, при взаимодействии федеральных органов исполнительной власти между собой и Аппаратом Правительства Российской Федерации (документ подготовлен Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации). Проектом данных Правил предлагается проставлять эти реквизиты автоматически программными средствами на документах, созданных в информационной системе.
Отметка о создании электронного документа включает заключенный в скобки текст («Документ создан в электронной форме. Оригинал находится в…»), а отметка об электронной подписи (штамп визуализации электронной подписи) - отметку о подписании документа электронной подписью, сведения о сертификате электронной подписи, использованном при подписании электронного документа (номер сертификата, владелец сертификата, срок действия сертификата).
Проектом Правил предложено визуализировать отметку об электронной подписи следующим образом:
Предполагается, что отметка об электронной подписи будет проставляться на визуализированном электронном документе в месте расположения собственноручной подписи должностного лица в документе на бумажном носителе.
В проекте стандарта предлагается включить в состав реквизитов документа один реквизит - «Штамп визуализации электронной подписи », который будет содержать отметку о том, что документ создан в электронной форме, а также сведения о лице, подписавшем документ, и о сертификате электронной подписи.
Требования к оформлению реквизитов документов
Во второй раздел «Требования к оформлению реквизитов» предлагается включить некоторые новые положения, которых нет в действующем стандарте и не было в предыдущих. В частности, это правила оформления отметки о приложении на нормативных правовых актах, являющихся приложениями к распорядительным документам . Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 на приложении к распорядительному приказу (приказу, распоряжению) должна быть отметка о приложении по форме:
Кроме того, в стандарте есть положение о том, что на утверждаемом документе, независимо от того, является он приложением к распорядительному документу или нет, должен быть гриф утверждения по форме, установленной стандартом. Например, если инструкция утверждена распорядительным документом, на ней должен быть гриф утверждения, оформленный следующим образом:
|
УТВЕРЖДЕНА приказом Росархива от 26.12.2009 № 63 |
Следовательно, исходя из положений стандарта, на нормативном правовом акте (приложении), утверждаемом распорядительным документом, должно быть два реквизита: отметка о приложении и гриф утверждения, содержащие повторяющуюся информацию (название вида документа, дату и номер документа).
Очевидно, что в данном случае на нормативном правовом акте (приложении к распорядительному документу) достаточно указать отметку о приложении (Приложение или Приложение № 1), ниже - гриф утверждения, содержащий ссылку на нормативный документ, которым данный нормативный правовой акт утвержден, например на инструкции, утвержденной приказом:
В новой редакции стандарта необходимо уточнить правила оформления некоторых реквизитов , например «грифа согласования» . В действующей редакции ничего не сказано о месте его проставления на документе, в связи с чем на практике часто возникают вопросы о месте расположения данного реквизита: на первом листе документа вверху слева на уровне грифа утверждения (вверху справа) или на последнем листе документа? Проект новой редакции стандарта снимает этот вопрос, четко определяя место расположения грифа согласования документа, в т.ч. для документа с титульным листом.
Действующим стандартом не установлены правила оформления титульного листа на организационно-распорядительных документах , хотя многие документы, и в первую очередь нормативные правовые акты, например устав организации, оформляются с титульным листом. В приложении к проекту стандарта имеется образец оформления титульного листа документа.
Требует уточнения и вопрос заверения документов печатью , в частности, вопрос о месте проставления печати. В соответствии с п. 3.25 ГОСТ Р 6.30-2003 оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Вместе с тем для практики документирования важно и то, в каком месте и как проставляется печать.
Требования к бланкам документов
Третий раздел стандарта - это раздел, устанавливающий требования к бланкам документов. Прежде всего нужно отметить, что из новой редакции стандарта исключаются ошибки, допущенные при подготовке ГОСТ Р 6.30-2003 .
В разделе 4 «Требования к бланкам документов» данного стандарта были допущены ошибки при перечислении реквизитов общего бланка, бланка письма, бланка конкретного вида документов, что вызывает немало вопросов у специалистов при разработке бланков документов. Например, в бланк письма включены реквизиты «Место составления или издания документа» , «Отметка о контроле» , которые не используются в таких документах. К сожалению, эта ошибка не единственная.
Допущены ошибки и в схемах расположения реквизитов в приложении А к стандарту (рис. А.1 и А.2). В частности, согласно данным схемам реквизит «Гриф утверждения документа» располагается не в рабочей зоне документа, а на верхнем его поле, что недопустимо.
Использование электронных шаблонов бланков, исключающих необходимость изготовления бланков на бумажном носителе , - еще один вопрос, который также должен найти отражение в новой редакции стандарта.
Кроме того, необходимо будет
Страница 6 из 11
Система организационно-распорядительной документации.
Формуляр-образец
Аппарат управления реализует свои функции при помощи универсальных документов, входящих в систему организационно-распорядительных документов.
Организационно-распорядительная документация (ОРД) – это совокупность взаимоувязанных документов, функционирующих в сфере управления.
В 1990 г. был утвержден ГОСТ 6.38.-90 “Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”, являвшийся нормативным документом, на основании которого до 1997 г. оформлялись документы ОРД. В 1997 г. появился ГОСТ Р.6.30-97 “Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”.
Для построения общей модели документов необходимо дать определение составной части этой модели - это реквизиты. Реквизиты - обязательные признаки на документе, установленные законом (ГОСТом).
Под совокупностью расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем документам определенной системы документации, понимают формуляр-образец.
Стандарт перечисляет максимальный набор реквизитов, которые могут встретиться при составлении документов этой системы.
29 реквизитов установил ГОСТ Р.6.30-97 для системы ОРД:
01 - Государственный герб РФ;
02 - герб субъекта РФ;
03 - эмблема организации;
04 - код организации;
05 - код унифицированной формы документа;
06 - наименование организации;
07 -адрес организации (почтовый адрес, №телефона, факса, № счета в банке);
08 - название вида документа;
09 - дата документа;
12 - место составления документа;
13 - гриф ограничения доступа к документу;
14 - адресат;
15 - гриф утверждения документа;
16 - резолюция;
17 - заголовок к тексту;
18 - отметка о контроле;
19 - текст;
20 - отметка о наличии приложений;
21 - подпись;
22 - гриф согласования документа;
24 - печать;
25 - отметка о заверении копии;
26 - отметка об исполнителе;
27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
28 - отметка о поступлении документа;
29 - отметка о переносе данных на машинный носитель.
Формуляр - образец указывает место реквизитов на листе бумаги, он же определяет площадь рабочего и служебного полей.
Рабочее поле - место, где располагаются реквизиты.
Служебное поле - реквизитами не занято, кроме реквизитов 1, 2, 3, 4, 5, 20, и предназначено для закрепления документов в технических средствах хранения.
Установлены следующие размеры полей для ОРД:
левое - 35 мм (13 печатных знаков от границы листа);
правое - не менее 8 мм (3 - 4 печатных знака);
верхнее - 20 мм(5 межстрочных интервалов);
нижнее - от 16 до 20 мм(4,5 - 5 интервалов).
Формуляр-образец строится на основе конструкционной сетки, в которой по вертикали показывают положения табулятора, а по горизонтали - интервалы.
Положения табулятора - это количество печатных знаков по горизонтали.
Интервал - расстояние между основаниями смежных строк.
При печатании документа используют восемь стандартных положений табулятора:
1) нулевое - граница левого поля;
2) первое - после пяти печатных знаков от границы левого поля;
3) второе - после 16 печатных знаков от границы левого поля;
4) третье - после 24 печатных знаков от границы левого поля;
5) четвертое - после 32 печатных знаков от границы левого поля;
6) пятое - после 40 печатных знаков от границы левого поля;
7) шестое - после 48 печатных знаков от границы левого поля;
8) седьмое - после 56 печатных знаков от границы левого поля.
Лекция 2.2. Унификация организационно-распорядительной документации
1. Назначение, особенности и содержание организационно-распорядительной документации
Организационно-распорядительная документация – это документация, применяемая при оформлении организационной и исполнительной деятельности организации (учреждения).
В состав организационно-распорядительных документов входят:
- организационные документы (устав организации, положение об организации, структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, положение о структурном подразделении, должностная инструкция работника). Эти документы определяют правовое положение и основные задачи учреждений, организаций, предприятий и их структурных подразделений, работников;
- распорядительные документы (приказ, распоряжение, указание, решение, постановление). Такой документацией оформляется распорядительная деятельность должностных лиц и коллегиальных органов. Распорядительные документы вместе с тем являются средствами передачи письменных указаний подчиненным учреждениям, организациям, предприятиям и конкретным лицам;
- информационно-справочные документы (протокол, акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка, доверенность, телеграмма, телефонограмма и др.). Эти документы инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.
- документы по кадрам организации (приём, перевод, увольнение с работы, оформление отпусков, поощрений, взысканий). Эти документы используются в деятельности кадровой службы организации.
Формуляр-образец
Совокупность реквизитов документа и схема их расположения составляют формуляр-образец документа . Максимально возможный перечень реквизитов составляет 32 наименования . Для каждого конкретного вида документов применяются не все реквизиты , а лишь те из них, которые соответствуют документам данного типа. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать СТБ 6.38-2004.
Стандарты на формуляры-образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав конкретной унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения.
Формуляр-образец может быть представлен в виде чертежа , содержащего план размещения реквизитов , или описания реквизитов с указанием их последовательности . Описание выполняется на стандартных листах бумаги или записывается на магнитный носитель. Формуляр-образец устанавливает :1) форматы бумаги, 2) служебные поля, 3) конструкционную сетку; 4) расположение частей, зон и реквизитов с учетом двусторонней печати.
Формуляр-образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации. Площадь, отводимая формулярам-образцам для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатных знаках.
Разработка единой схемы построения ОРД на основе формуляра-образца позволила:
· значительно повысить эффективность работы управленческого аппарата;
· упростить и ускорить процесс машинописного оформления документов;
· облегчить поиск и обработку документов;
· повысить эффективность применения средств организационной, вычислительной и множительной техники;
· укрепить государственную дисциплину.
Формуляр-образец формата А4 устанавливает следующий состав реквизитов : Государственный герб Республики Беларусь; эмблема организации; код организации (предприятия) по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь «Предприятия и организации» (ОКПО); код документа по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь «Унифицированные документы» (ОКУД); наименование вышестоящей организации; наименование организации (предприятия); наименование структурного подразделения; почтовый адрес отправителя; коммуникационные данные (телеграфный адрес, номер телетайпа, телефакса, телефона, электронной почти, код автоматической междугородной телефонной связи и т.д.) и коммерческие данные (номер счета, название банка и т.д.); название вида документа; дата; индекс документа; ссылка на индекс и дату входящего документа; место составления или издания документа; гриф ограничения доступа к документы; адрес; гриф утверждения; резолюция; заголовок к тексту; отметка о контроле; текст; отметка о наличии приложения; подпись; гриф согласования; визы; печать; фамилия исполнителя и номер его телефона; отметка о заверении копии; отметка об исполнении документа и направлении его в дело; отметка о переносе данных на магнитный носитель; отметка о поступлении документа в организацию (на предприятие); предупредительный знак.
Варианты оформления реквизитов заголовочной части документа
Для каждого формата документов предусмотрено два вида расположения реквизитов заголовочной части . Первый – угловое расположение, при котором наименование организации (предприятия), выпустившей документ, ее адрес, телефон и т.д., а также наименование вида документа (приказ, акт и т.д.) размещаются в левом верхнем углу, оставляя в правом углу место для указания сведений об адресате или грифе утверждения. Этот вид используется наиболее часто.
Угловое расположение реквизитов бывает флаговое и центрованное . При флаговом расположении строки реквизитов начинаются от границы левого поля, а правый край строки не выравнивается. Приугловом центрованном расположении все реквизиты, расположенные в углу листа, выравниваются (центруются), т.е. находятся на равном расстоянии от границы левого поля и середины листа.
Второй вариант – продольный , при котором реквизиты, включающие сведения об организации, выпустившей документ, наименование документа, размещаются по всей верхней части листа. Этот вариант расположения реквизитов применяют при большом количестве знаков в данных реквизитах.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) представляет собой взаимосвязанные комплексы документов, обеспечивающие организационно-распорядительную деятельность организаций и предприятий, независимо от форм собственности. Основным документом для разработки УСОРД является Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.10.1-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Основные положения», устанавливающий требования к разработке, согласованию и утверждению унифицированных систем документации.
В состав УСОРД входят:
1. Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
2. Методические указания по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
3. Классификатор унифицированных форм организационно-распорядительных документов.
4. Унифицированные формы документов по созданию, реорганизации, ликвидации и функциональной деятельности организаций и предприятий.
5. Унифицированные формы документов по кадрам организаций и предприятий.
Унифицированные формы документов , входящие в УСОРД, рекомендуются для использования в органах государственного управления, учреждениях, организациях, на предприятиях государственной и негосударственной форм собственности.
Унифицированные формы ОРД систематизированы (классифицированы) по следующим подсистемам :
а) унифицированные формы документов по созданию, реорганизации, ликвидации и функциональной деятельности организаций и предприятий
· документация по созданию организации, предприятия;
·документация по реорганизации организации, предприятия;
· документация по ликвидации организации, предприятия;
·документация по приватизации государственных и коммунальных организаций, предприятий;
·документация по распорядительной деятельности организации, предприятия;
·документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия;
·документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия;
б) унифицированные формы документов по кадрам организаций и предприятий
·документация по приёму на работу;
·документация по переводу (перемещению) на другую работу;
·документация по увольнению с работы;
·документация по оформлению отпусков;
·документация по оформлению поощрений;
·документация по оформлению дисциплинарных взысканий.
Более подробная информация по унифицированным формам каждой из указанных выше подсистем помещена в книге «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» /Рук. авт коллектива П.А.Левчик и др. / Мн.: БелНИИДАД, 2000. – 87 с.
Для осуществления кодирования унифицированных форм ОРД разработаны локальные классификаторы:
·подсистем;
·видов документов.
Код унифицированной формы проставляется при необходимости на бланках соответствующих ОРД.
Локальные классификаторы ОРД могут являться составной частью информационного обеспечения при разработке автоматизированных систем для составления, учёта, поиска, контроля над прохождением и исполнением документов, и организацией их хранения.
Для практической деятельности используется также «Альбом форм организационно-распорядительных документов» / Авт.-разраб. Э.Н. Давыдова и др. – Мн.: БелНИИДАД,2002.- 148 с. В Альбоме документы представлены в виде макетов (структур документов) и образцов (примеров оформления документов) . Формы документов построены на основе углового и продольного расположения реквизитов, даны примеры центрованного и флагового способа их расположения.
Альбом состоит из следующих разделов:
·распорядительные документы (приказ, распоряжение, решение, указание;
·организационные документы (положение, инструкция, правила);
·справочно-информационные документы (протокол, акт, служебное письмо, докладная записка, объяснительная записка, телефонограмма, телеграмма);
·документы по личному составу (заявление, приказ, представление, докладная записка, объяснительная записка).
Издание официальное
ГОССТАНДАРТ РОССИИ Москва
ГОСТ Р 6.30-2003
Предисловие
1 РАЗРАБОТАН Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России.
ВНЕСЕН Научно-техническим управлением Госстандарта России.
3 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ
© ИПК Издательство стандартов, 2003
Настоящий стандарт не может быть полностью или частично воспроизведен, тиражирован и распространен в качестве официального издания без разрешения Госстандарта России
ГОСТ Р 6.30-2003
Г О С У Д А Р С Т В Е Н Н Ы Й С Т А Н Д А Р Т Р О С С И Й С К О Й Ф Е Д Е Р А Ц И И
Унифицированные системы документации
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
Требования к оформлению документов
Unified systems of documentation.
Unified system of managerial documentation.
Requirements for presentation of documents
Дата введения 2003-07-01
1 Область применения
Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000).
Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении А; образцы бланков документов - в приложении Б.
Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.
2 Состав реквизитов документов
При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты: 01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 - код формы документа; 08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
Издание официальное
ГОСТ Р 6.30-2003
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.
3 Требования к оформлению реквизитов документов
3.1. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021).
3.2 Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
3.3 Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).
3.4 Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
3.5 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют
в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
3.6 Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
3.7 Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
3.8 Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).
Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.
Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
3.9 Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
3.10 Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).
3.11 Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
ГОСТ Р 6.30-2003
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.
3.12 Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
3.14 Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.
3.15. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):
Минюст России Департамент информатизации
и научно-технического обеспечения
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Администрации районов Московской области
Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Например:
Главному редактору Издательского дома "Медиадом" Н.В.Семиной
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
ГОСТ Р 6.30-2003
Образцову О.П. ул.Садовая, д.5, кв.12, г.Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264
3.16 Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ Президент ЗАО "Ростекстиль"
Личная подпись _______В.А.Степанов Дата
Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:
УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор
АО "Электронные технологии" Личная подпись _______ Л.В.Кузнецов Дата
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:
УТВЕРЖДЕН решением общего собрания
акционеров от 05.04.2003 N 14
УТВЕРЖДЕНО |
|
приказом ВНИИДАД |
|
от 05.04.2003 N 82 |
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
3.17 Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:
Морозовой Н.В. Федосеевой Н.А.
Прошу подготовить проект договора с Консалтинговой группой
"ТЕРМИКА" к 05.10.2003
Личная подпись Дата
Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
3.18 Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком)?, например:
Приказ о создании аттестационной комиссии;
ГОСТ Р 6.30-2003
чего (кого)?, например:
Должностная инструкция ведущего эксперта.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.
3.19 Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".
3.20 Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы
- распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").
В письмах используют следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");
- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").
3.21 Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.
ГОСТ Р 6.30-2003
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение №" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение № 2 к приказу Росархива от 05.06.2003 N 319
Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ №" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к приказу Минздрава России
от 05.06.2003 N 251
3.22 В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
ГОСТ Р 6.30-2003
Личная подпись | Ю.Г.Демидов | Личная подпись | К.И.Игнатьев |
При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ,
а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
3.23 Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО Ректор Финансовой академии
при Правительстве Российской Федерации Личная подпись А.Г.Грязнова
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:
СОГЛАСОВАНО Письмо Российской академии медицинских наук
от 05.06.2003 N 430-162
СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Правления Российской государственной
страховой компании "Росгосстрах"
от 05.06.2003 N 10
3.24 Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом: Замечания прилагаются
Руководитель юридического отдела
