Положение о службе делопроизводства. Положение о делопроизводстве
"Положение" - правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы учреждения, структурного подразделения Единая государственная система делопроизводства. - М., 1975. С.76..
Уже само определение этого вида документа раскрывает его содержание. Положение о структурном подразделении - документ, имеющий длительный срок действия, и к его составлению необходимо отнестись с большой ответственностью. Положение входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации и имеет установленную структуру текста:
- - общие положения;
- - цели и задачи;
- - функции;
- - права и обязанности;
- - руководство;
- - взаимоотношения (служебные связи);
- - организация работы.
Составляя положение о службе делопроизводства в организации (общем отделе, канцелярии, секретариате и т.д.), можно воспользоваться Примерным положением о службе документационного обеспечения управления, помещенном как приложение в Государственной системе документационного обеспечения управления Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., 1991, приложение 12. С. 86-93., учитывая, конечно, когда этот документ создавался, и Примерным положением службе Документационного обеспечения управления, данном в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Эти документы рассчитаны на крупные организации, но они содержат все разделы и помогут при отработке формулировки положения о службе делопроизводства в организации.
Начинается Положение о службе делопроизводства с раздела "Общие положения", в котором важно указание на то, что служба делопроизводства (канцелярия, секретариат и т.п.) является самостоятельным структурным подразделением, подчиненным непосредственно руководителю. Таким образом, сразу определяется место службы ее значимость. Далее можно указать структуру службы. Например, состав службы входят: секретариат руководства, экспедиция, группа регистрации и контроля, архив, бюро печати и размножения документов и т.д. В этом же пункте записывается, что численность и штат службы определяются штатным расписанием организации (фирмы).
Учитывая, что Положение действует длительный период, в нем не следует указывать конкретное количество или должности, входящие в штат службы на момент составления Положения (с ростом фирме штаты службы могут быстро измениться).
Обязательным в разделе "Общие положения" является пункт - какими законодательно-нормативными актами руководствуется служба в своей деятельности. Этот пункт можно написать обобщенно типе "Служба делопроизводства в своей деятельности руководствуете законодательными актами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями распоряжениями Правительства Российской Федерации, правилами и инструкциями, методическими рекомендациями учреждений Государственной архивной службы Российской Федерации, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, Уставом организации, настоящим положением о службе деле производства и инструкцией по делопроизводству организации". При наличии отраслевых нормативно-методических документов или нормативно-методических актов по делопроизводству, разработанных данном учреждении, они должны быть включены в этот пункт.
Заканчивается раздел "Общие положения", как правило, пунктом о руководстве службы, в котором указывается наименование должности (управляющий делами, начальник канцелярии, заведующий общим отделом), порядок назначения и освобождения от должности; требования, предъявляемые к квалификации, и стажу работы. Возглавлять службу делопроизводства должен специалист с высшим или средним (в небольших организациях) специальным образованием.
В этом разделе можно указать, что служба делопроизводства имеет печать с обозначением своего наименования.
Второй раздел "Цели и задачи" можно построить на базе Типовой инструкции по делопроизводству, так как они отражены в ней достаточно полно; основными целями службы делопроизводства являются: организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Служба решает следующие задачи:
- - постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;
- - обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;
- - сокращение документооборота, унификация форм документов;
- - разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации (фирме, учреждении и т.д.) Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. - М., 1994. С.96..
Из основных целей и задач вытекает раздел "Функции". В нем необходимо подробно перечислить все работы, выполняемые службой. Именно этот раздел больше всего отражает специфику организации. При написании раздела также можно воспользоваться примерными положениями, где функции перечислены достаточно подробно, и добавить те специфические виды работ, которые характерны для вашей организации. Например, учет и хранение договоров, создание и ведение конкретных баз данных, ведение библиотеки и т.д.
Функции службы делопроизводства можно разделить на три группы:
- - документирование управленческой деятельности;
- - работа с документами;
- - организационные виды работ.
К первой группе можно отнести:
- - разработку и ведение табеля форм документов учреждения и альбома унифицированных форм документов;
- - разработку бланков документов: для письма, общего бланка, бланков отдельных видов документов;
- - тиражирование бланков и отдельных форм документов, их учет, обеспечение ими сотрудников, занимающихся составлением документов;
- - составление документов по поручению руководства;
- - оформление документов, их согласование, печатание, тиражирование;
- - документирование работы совещаний;
- - контроль за оформлением документов, представляемых на подпись руководству;
- - контроль за оформлением документов, предназначенных к отправке.
Вторую группу функций лучше расположить в порядке выполнения делопроизводственных операций. Сюда входит:
- - прием по почте, телеграфу, телетайпу, факсу, электронной почте и первичная (экспедиционная) обработка документов;
- - регистрация документов;
- - предварительное рассмотрение документов, отбор и подготовка документов к докладу руководству;
- - обеспечение доставки документов исполнителям;
- - контроль за прохождением документов в организации;
- - контроль за сроками исполнения документов;
- - разработка и ведение информационно-поисковых систем (картотек, компьютерных баз данных);
- - информационно-справочное обслуживание;
- - отправка документов по почте, телеграфу, телетайпу, факсу электронной почте;
- - подготовка номенклатуры дел и обеспечение единого порядки хранения документов в организации;
- - формирование дел;
- - организация экспертно-проверочной комиссии учреждения;
- - подготовка дел для сдачи в архив;
- - организация работы архива;
- - организация работы с письмами и обращениями граждан.
К организационным видам работ относится:
- - организация и обслуживание совещаний;
- - организация приема посетителей;
- - организация телефонных переговоров;
- - методическое руководство постановкой делопроизводства в структурных подразделениях;
- - совершенствование делопроизводства, внедрение новейших компьютерных технологий;
- - организация повышения квалификации работников учреждения в сфере работы с документами и др.
Очень важен раздел "Права и ответственность". Права надо расписать как можно подробнее, помня, что служба делопроизводства имеет те права, которые сюда внесены. Обычно указываются права:
- - осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в организации;
- - контролировать выполнение установленных правил работы с документами;
- - определять задачи документационного обеспечения, подлежащие автоматизации;
- - разрабатывать должностные инструкции на работников служб делопроизводства;
- - запрашивать от структурных подразделений и сотрудников организации сведения, необходимые для работы;
- - привлекать по поручению руководства специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов;
- - проверять правильность оформления документов, представленных на подпись руководства и для отправки, возвращать для доработки документы, оформленные с нарушением требований ГОСТ;
- - получать для руководства сведения из подразделений и вызывать сотрудников по поручению руководства;
- - вести предварительный просмотр документов и определять их дальнейшее движение;
- - при организации приема определять приоритетность приема посетителей руководством;
- - контролировать исполнение поручений руководителя;
- - контролировать сроки исполнения документов, запрашивать у подразделений и исполнителей сведения о ходе исполнения документов;
- - иметь доступ к информации (документам и базам данных) и т.д.
Вторая часть этого раздела - ответственность - может быть записана обобщенно типа "служба несет ответственность за невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных правовыми актами и данным положением" или расписана более детально, исходя из пунктов обязанностей. Например, ответственность за неправильно оформление документов, представляемых на подпись руководителю их несоответствие установленным требованиям; за несвоевременна сдачу документов постоянного срока хранения в архив и т.д.
В Положении о службе может быть раздел "Руководство", в котором фактически отражена должностная инструкция руководителя службы. В нем указывается, что он назначается и увольняется руководителем организации, которому непосредственно подчиняется, его обязанности, права. Например, руководитель:
- - распределяет обязанности между работниками службы делопроизводства;
- - принимает решения по вопросам, отнесенным к сфере деятельности службы делопроизводства;
- - подписывает и визирует документы в пределах своей компетенции;
- - докладывает руководителю о поступивших документах;
- - представляет документы на подпись руководителю;
- - докладывает и представляет посетителей и т.д.
Объем работы и сложность руководства зависят от структуры службы, численного ее состава, сложности применяемой техники, технологии работы с документами.
В разделе "Взаимоотношения" можно указать, что служба делопроизводства взаимодействует:
- - со всеми структурными подразделениями по вопросам, отнесенным к сфере деятельности службы;
- - с юридической службой (юристом) - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;
- - с кадровой службой - по вопросам подбора, перевода, увольнения кадров службы делопроизводства и повышения их квалификации;
- - отделом (бюро) внедрения вычислительной техники (если такая служба есть) - по вопросам разработки и внедрения новейших информационных технологий, обеспечения средствами вычислительной техники.
Последний раздел - "Организация работы" - может содержать ли пункт о том, что служба делопроизводства работает в соответствии с Правилами внутреннего распорядка организации (фирмы). Если таких правил нет или есть особенность в работе сотрудников службы делопроизводства, например, ненормированный рабочий день, начало работы на 30 мин. раньше для первичной обработки документов до прихода сотрудников фирмы (организации) и т.п., то это должно найти отражение в этом разделе Положения. Заканчивается Положение пунктом о порядке реорганизации службы. Обычно это происходит в случае переподчинения службы, расширения ее функций, изменения внутренней структуры и сегодня наиболее часто с внедрением новых управленческих схем и компьютерных технологий.
Даже краткое изложение содержания Положения о службе делопроизводства показывает важность этого документа, четко расписывающего порядок работы подразделения. Это документ сложный, многопрофильный. Чем тщательнее, детальнее он разработан, тем четче строится и легче организуется в дальнейшем работа подразделения.
Оформляется Положение на общем бланке, подписывается руководителем службы и утверждается руководителем организации (фирмы).
Имея Положение о службе делопроизводства, в котором указаны возложенные на нее задачи и функции, определяют общий объем работ. Для этого можно воспользоваться "Межотраслевыми укрупненными нормативами времени на работу по документационному обеспечению управления" Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по документационному обеспечению управления. Утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994 г. №72. ЦБНТ Минтруда Российской Федерации. - М., 1995, 26 с., "Укрупненными нормативами времени работу по делопроизводственному обслуживанию" и "Нормами времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления" Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. Утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10 сентября 1993 г. № 152. ЦБНТ Минтруда Российской Федерации. - М., 1993, 77 с.. Соответственно устанавливают численный и должностной состав службы делопроизводства. На каждого предполагаемого работника (вакантную должность) должна быть составлена должностная инструкция Бондарева Т.О. Организация службы делопроизводства. - М., 2000. - ЮНИТИ-ДАНА, 467 с..
Локальные акты организации, регламентирующие делопроизводство
На основании законодательных и правовых актов Российской Федерации, государственных стандартов и нормативно-методических документов межотраслевого действия каждая (учреждение, ) должна создать внутренние организационные документы по делопроизводству. Эти документы создаются для того, чтобы установить название, структуру, состав подразделений, объем работы службы делопроизводства и ее работников.
К числу важнейших организационных документов, закрепляющих правовой статус службы делопроизводства, относится положение о службе делопроизводства.
Положение — правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы.
Положение о службе делопроизводства конкретной организации (учреждения, предприятия, фирмы) создается с целью закрепления задач, функций, прав и обязанностей, выполняемых в процессе ее работы.
Разработка положения о делопроизводстве
Положение разрабатывается на основе примерных положений, которые содержат максимальный набор функций службы . Однако для того чтобы положение отвечало своим задачам, оно должно быть конкретным, взаимосвязанным с реальными условиями деятельности службы делопроизводства. Разрабатывая положение, вполне допустимо исключение из типовых функций тех, которые в данной организации делопроизводственной службой не выполняются. Например, в организации создан центральный архив, в котором работают квалифицированные специалисты. Если архив не входит в структуру службы делопроизводства, он может выполнять функции: организация и проведение экспертизы ценности документов; разработка и согласование номенклатуры дел; контроль за формированием дел в структурных подразделениях; организация работы по подготовке и сдаче документов структурных подразделений на архивное хранение. В этом случае за службой делопроизводства эти функции в положении о службе не закрепляются
Другой пример: делопроизводственная служба наряду со всеми своими функциями выполняет работу по подготовке документов на командировки сотрудников организации. Эта функция должна выполняться кадровой службой, но если в этой организации сложилось такое распределение обязанностей, то в положении о службе делопроизводства эту функцию надо закрепить
Формуляр положения и структура текста унифицированы в УСОРД.
Разделы положения о делопроизводстве
Текст каждого раздела излагается по пунктам, которые нумеруются арабскими цифрами в пределах каждого раздела.
В разделе «Общие положения » записывают отдельным пунктом точное название службы делопроизводства, ее место в (фирмы), степень самостоятельности службы.
Далее в положении указывается наименование должности руководителя службы (начальник, заведующий, управляющий), а также порядок назначения и освобождения его от должности, требования к его квалификации и стажу практической работы.
Если в делопроизводственной службе есть специализированные участки (экспедиция, группа контроля и др.), то следующий пункт положения должен содержать перечисление всех звеньев организационной структуры службы делопроизводства.
Следующим пунктом дается перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных документов, которыми служба делопроизводства руководствуется в своей работе. При этом вначале перечисляются законодательные и правовые акты РФ, нормативно-методические и нормативно-технические документы межотраслевого действия, затем организационные и распорядительные документы организации (фирмы).
Если служба делопроизводства имеет свою (печати), в положении дается ее описание, условия ее хранения и использования.
Второй раздел положения называется «Цель и задачи ». В этом разделе должны быть записаны общая цель и основные задачи службы делопроизводства.
Третий раздел является основным в положении. Он содержит всестороннюю характеристику деятельности службы делопроизводства и называется «Функции ». В раздел включают описание всех видов работы, которые выполняются службой делопроизводства.
Раздел «Ответственность » содержит перечисление основных позиций, за которые несет ответственность делопроизводственная служба.
Например, в конкретном положении этот раздел может быть сформулирован следующим образом:
«Канцелярия несет ответственность за:
- состояние работы документации организации;
- соответствие документации требованиям правовых и нормативных документов;
- достоверность информации».
Возможно в этом разделе выделение персональной ответственности руководителя. Например, «Заведующий канцелярией несет персональную ответственность за:
- организацию работы канцелярии;
- утечку информации;
- работу с кадрами» и т.д.
Пятый раздел положения «Права » содержит перечисление прав, которые закрепляются за службой в целом для реализации возложенных на нее задач и функций. Например, служба делопроизводства может быть наделена правами:
- проверять организацию работы с документами в структурных подразделениях;
- требовать от исполнителей доработки документов в случае нарушения правил их составления;
- запрашивать у структурных подразделений информацию, необходимую для выполнения своих функций, и т.д.
Чтобы установить разграничение прав службы в целом и ее руководителя, в этом разделе могут быть установлены персональные права руководителя службы делопроизводства. Например, подписывать, утверждать, визировать определенные документы, издавать распоряжения по определенному кругу вопросов, назначать и освобождать от занимаемых должностей работников службы делопроизводства (или представлять документы для этих процедур), применять меры поощрения или взыскания и т.д.
В разделе «Взаимоотношения с другими структурными подразделениями » закрепляют наличие и характер взаимосвязей службы делопроизводства с другими структурными подразделениями, которые возникают в ходе выполнения ее задач и функций. Как правило, в этом разделе фиксируются отношения с отделом кадров, секретариатом коллегиального органа, функциональными структурными подразделениями, юридическим отделом, хозяйственными структурами, информационными (компьютерными) центрами.
Положение разрабатывает и подписывает руководитель службы делопроизводства, утверждает руководитель организации (фирмы).
Положение оформляется на общем бланке организации и согласовывается с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи.
Положение является документом длительного действия, может не переиздаваться несколько лет. Пересмотр положения проводят при изменении структуры организации, переподчинении службы делопроизводства, изменении ее внутренней организационной структуры, внедрении новых форм и методов организации труда, а также внедрении новой технологии, так как при этом происходит перераспределение функций между структурными подразделениями.
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель ___________
________________________
"___"__________ _____ г.
ПОЛОЖЕНИЕ об отделе делопроизводства предприятия
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.2. Отдел создан на основании приказа руководителя N _____ от "___"_________ _____ г.
1.3. Работники отдела назначаются и освобождаются от должности на основании решения руководителя по представлению начальника отдела.
1.4. Сотрудники отдела должны знать и руководствоваться в своей работе следующим:
Конституция Российской Федерации;
Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства;
Единая государственная система делопроизводства 1 ; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
Структура предприятия, учреждения, организации; организация делопроизводства; схемы документооборота;
Порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; сроки и порядок сдачи дел в архив;
Оргтехника и другие технические средства управленческого труда;
Основы экономики, организации производства, труда и управления;
Основы трудового законодательства;
Правила и нормы охраны труда;
Локальные акты предприятия.
1.5. В отделе должны быть документы и материалы по следующим вопросам:
Методические материалы по организации делопроизводства, схемы документооборота;
Порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
Сроки и порядок сдачи дел в архив;
Единая государственная система делопроизводства;
Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
Структура предприятия и его подразделений;
Системы организации контроля за исполнением документов;
Методы эффективного применения оргтехники и других технических средств управленческого труда;
Правила внутреннего трудового распорядка;
Правила и нормы охраны труда, пожарной безопасности.
2. СТРУКТУРА ОТДЕЛА
2.1. Структуру и штаты отдела утверждает руководитель предприятия.
2.2. Руководство отделом осуществляет начальник отдела.
2.3. В состав отдела входят (указать должность):
Документовед 1 ;
Делопроизводитель 2 ;
- ________________________________________________________.
3. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ОТДЕЛА
Основными задачами отдела являются:
Обеспечение организации делопроизводства на предприятии в соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива;
Организация и обеспечение функционирования в структурных подразделениях предприятия Единой системы делопроизводства;
Организация и обеспечение единого порядка работы с документами;
Совершенствование форм и методов делопроизводства;
Осуществление контроля за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов в структурных подразделениях предприятия, анализ исполнительской дисциплины;
Организация работы с исходящей и входящей корреспонденцией;
Систематизация и хранение документов текущего архива;
Учет объема документооборота;
Разработка, внедрение новых технологических процессов работы с документами и документной информацией на основе использования средств организационной и вычислительной техники, в том числе упорядочение состава документов и информационных показателей, сокращение их количества и оптимизация документопотоков;
Организация методической помощи в работе с документами в структурных подразделениях предприятия;
Подготовка документов к передаче в архив.
4. ФУНКЦИИ ОТДЕЛА
В соответствии с возложенными на него задачами отдел осуществляет следующие функции:
4.1. Организует в целом делопроизводство на предприятии.
4.2. Разрабатывает, внедряет новые технологические процессы работы с документами и документной информацией, способствующие сокращению сроков прохождения и исполнения документов; принимает меры по упорядочению состава документов, оптимизации документопотоков и документооборота в целом.
4.3. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), применяемых на предприятии.
4.4. Обеспечивает своевременное рассмотрение документов, представляемых для доклада руководству предприятия.
4.5. Проверяет качество оформления документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
4.6. Осуществляет экспедиционную обработку, прием, регистрацию, учет, хранение, доставку и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи, ведет справочную работу по ней.
4.7. Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.
4.8. Организует и осуществляет машинописное (или с применением средств вычислительной техники) изготовление, копирование, оперативное размножение документов.
4.9. Осуществляет методическое руководство и контроль за организацией документационного обеспечения в структурных подразделениях предприятия.
4.10. Ведет учет объема документооборота.
4.11. Организует работу по приему руководством предприятия посетителей по личным вопросам, а также делопроизводство по обращениям граждан в соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии.
4.12. Принимает участие в организации технического обслуживания созываемых руководством предприятия совещаний и заседаний.
4.13. Организует и проводит мероприятия по повышению квалификации должностных лиц, занятых документационным обеспечением деятельности предприятия.
4.14. Осуществляет методическое руководство деятельностью других структурных подразделений по вопросам делопроизводства.
4.15. Ведет в рамках своей компетенции делопроизводство, осуществляет формирование и отправление/получение корреспонденции и другой информации по электронным каналам связи.
4.16. Организует ведение нормативно-справочной информации, относящейся к функциям отдела.
4.17. Обеспечивает в пределах своей компетенции защиту сведений, составляющих государственную тайну, и иных сведений ограниченного распространения.
4.18. Осуществляет в соответствии с законодательством Российской Федерации работу по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в ходе деятельности отдела.
Возложение на отдел функций, не относящихся к делопроизводству, не допускается.
5. ПРАВА
Отдел делопроизводства для решения возложенных на него задач имеет право:
Осуществлять проверку организации делопроизводства в структурных подразделениях предприятия, о результатах проверок докладывать руководству;
Запрашивать и получать в установленном порядке от структурных подразделений предприятия необходимые документы для выполнения возложенных на отдел функций;
Запрашивать от руководства и структурных подразделений предприятия необходимые документы по вопросам, связанным с реализацией возложенных на отдел прав и обязанностей;
Требовать от руководителей структурных подразделений предприятия выполнения установленных правил работы с документами, входящей и исходящей корреспонденцией, своевременного исполнения распоряжений руководства предприятия;
Вносить руководству предприятия предложения по совершенствованию форм и методов работы с документами в структурных подразделениях и администрации предприятия;
Возвращать исполнителям на доработку ответы, подготовленные с нарушением установленных требований;
Привлекать специалистов структурных подразделений предприятия к подготовке проектов методических документов по вопросам документационного обеспечения, делопроизводства и архива.
6. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ СО СТРУКТУРНЫМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ ПРЕДПРИЯТИЯ
6.1. В процессе производственной деятельности предприятия отдел постоянно взаимодействует со следующими структурными подразделениями:
- ____________________________________________________________________, (указать структурные подразделения) - ____________________________________________________________________, - ____________________________________________________________________, - ____________________________________________________________________.
6.2. По вопросам, относящимся к его компетенции, отдел оказывает содействие всем подразделениям предприятия.
7. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
7.1. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных Положением на отдел задач и функций несет начальник отдела.
7.2. Степень ответственности других работников устанавливается должностными инструкциями.
7.3. Начальник и другие сотрудники отдела несут персональную ответственность за соответствие оформляемых ими документов и операций с корреспонденцией законодательству Российской Федерации.
8. КРИТЕРИИ ОЦЕНКИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОТДЕЛА
8.1. Своевременное и качественное выполнение поставленных целей и задач.
8.2. Качественное выполнение функциональных обязанностей.
Начальник отдела делопроизводства
_________________________________
Согласовано: юридическая служба
_______________________________
_______________/_______________
С данным Положением ознакомлен(а) _________ (_____________)
/Прошить и скрепить подписью уполномоченного лица с расшифровкой, указанием должности, печатью предприятия./
1 Должностные обязанности и требования к квалификации документоведа установлены в подразделе "Документовед" раздела 1 "Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих", утв. Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 N 37.
2 Должностные обязанности и требования к квалификации делопроизводителя установлены в подразделе "Делопроизводитель" раздела 1 "Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих", утв. Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 N 37.
1 По вопросу применения положений Единой государственной системы делопроизводства см. "Методические рекомендации по практическому применению основных положений Единой государственной системы делопроизводства".
Источник - Кабанов О.М.
Положение
Об организации делопроизводства.
1. Общие положения
Положение разработано с целью рациональной организации документационного обеспечения в общеобразовательном учреждении на основе рекомендаций Министерства образования Российской Федерации, согласованных с Федеральной архивной службой России " Методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательных учреждениях".
1.1. Непосредственное ведение делопроизводства в общеобразовательном учреждении возлагается на директора школы или учителя, назначенного ответственным за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
2. Документирование управленческой деятельности общеобразовательного учреждения.
В состав документов общеобразовательного учреждения входят: Организационные документы. (Устав общеобразовательного учреждения; Договор с учредителем; Положения о подразделениях; должностные инструкции сотрудников; структура и штатная численность; штатное расписание; Правила внутреннего трудового распорядка).
Распорядительные документы (приказы, инструкции); информационно-справочные документы (протоколы, планы, отчеты, справки, акты, докладные, и объяснительные записки, письма, телеграммы и телефонограммы, договоры, трудовые соглашения, контракты и др.). Документы, как правило, должны оформляться на бланках общеобразовательного учреждения, соответствующих стандарту (ГОСТКОМСТАТ России о5.01.2004 г.), иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.
Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем для решения основных и оперативных вопросов деятельности общеобразовательного учреждения. Приказ вступает в силу с момента его подписания руководителем ОУ. Оформляется приказ на бланке общеобразовательного учреждения и должен иметь следующие реквизиты: название вида документа, дату, номер приказа, место издания, заголовок, текст, подпись, визы, согласование. При подготовке текста приказа следует соблюдать следующие принципы:
· Достоверность и объективность описываемой ситуации;
· Полнота информации, необходимой для обоснования принимаемых мер;
· Краткость и лаконичность;
· Нейтральность и наличный характер изложения;
· Безэмоциональная оценка ситуации и фактов;
· Соответствие содержания текста и распоряжений руководителя нормам права и его компетенции, определенной уставом общеобразовательного учреждения;
· Следование нормам официально-делового стиля речи.
· Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых действий, причины издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа.
Распорядительная часть
содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение, и сроки исполнения. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "приказываю", ставится двоеточие. Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме. Отдельные задания (например, задания, содержащие цифровые данные) могут оформляться в виде приложения к приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа. На первом листе приложения в правом верхнем углу делается надпись: Приложение (1,2…)
к приказу от 01.01.2001 N 2 Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ. Приказ может быть подписан: руководителем; лицом, исполняющим обязанности руководителя в случае отсутствия последнего.
Не разрешается подписывать приказы с предлогом «за», проставляя косую черту или другие знаки перед наименованием должности. Приказ без подписи не имеет юридической силы. Подпись руководителя скрепляется печатью учреждения. В книге приказов достаточно подписи руководителя, удостоверяющей приказ, так как существуют правила ведения и хранения книги приказов, не допускающие подделок и исправлений внесенных в нее записей. Вслед за подписью помещается: «С приказом ознакомлен: (ПОДПИСЬ Ф. И.О.)» подпись расшифровка подписи и дата ставятся работником собственноручно. Все приказы, издаваемые в образовательном учреждении можно условно разбить на 4 блока:
· организация УВП
· Финансово-хозяйственная деятельность
· Личный состав
· Обучающиеся.
В работе учреждения есть приказы, которые повторяются ежегодно в одно и то же время, т. е. носят цикличный характер. Циклограмма (примерная) приказов по образовательному учреждению по месяцам приведена в приложении.
Распоряжения издаются заместителем директора в пределах своей компетенции и составляются аналогично приказам. Констатирующая часть текста в распоряжениях отделяется от распорядительной части словами: «Предлагаю», «Рекомендую», «Обязываю», «Считаю необходимым». Процессы применения управленческих решений общеобразовательного учреждения и сами решения документируются с помощью протоколов конференций, педагогических советов.
Протоколы оформляются в специальной тетради и содержат следующие реквизиты: наименование общеобразовательного учреждения, наименование вида документа, Дата протокола – это дата проведения совещания. Заголовок-форма сбора и наименование органа самоуправления. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть содержит постоянную информацию (слова: "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали"). Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня , после них ставится двоеточие. Вопросы повестки дня нумеруются. Каждый новый вопрос начинается с новой строки. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности. Вопросы перечисляются в именительном падеже . Доклад (отчет, сообщение, информация), наименование должности, инициалы и фамилию докладчика пишут в родительном падеже . Не рекомендуется включать в повестку дня вопрос "Разное".Каждый вопрос должен быть конкретизирован. Основная часть текста строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме "Слушали - выступили - постановили (решили)", а также протоколируются вопросы и ответы. В практике применяется краткая форма протокола, когда указываются только список присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения.
Выписка из протокола содержит следующие реквизиты: наименование общеобразовательного учреждения, название вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА), дату (дата заседания), индекс, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи, отметку о заверении копии, отметку об исполнении, направлении в "дело".
К информационно-справочным документам, образующимся в процессе деятельности ОУ, относятся: справки, докладные записки, письма, телефонограммы.
Письмо. Письма оформляются на бланках, включают в себя следующий состав реквизитов:
· наименование общеобразовательного учреждения,
· резолюцию руководства,
· заголовок к тексту,
· отметку о наличии приложения,
· подпись,
· отметку об исполнителе.
Телефонограмма включает следующие реквизиты:
· подпись,
· фамилии лиц, принявших и передавших телефонограмму.
Текст не должен включать более 50 слов. Телефонограмма должна быть датирована и подписана лицом, от имени которого она передается.
Справка - документ, подтверждающий какие-либо факты или события. Справки бывают двух видов :
1. Справки составляются для описания или подтверждения фактов или событий в деятельности учреждения. Составляются по указанию вышестоящей организации или руководителя учреждения для информации о выполнении планов, заданий, поручений и представляются в установленные сроки. Текст такой справки состоит из двух частей: В первой части излагаются факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй – приводятся конкретные данные. Выводы и предложения в справке не даются. В этом состоит отличие от докладной записки. Справка должна объективно отражать состояние дел, ее составление требует тщательного сбора и проверки сведений, могут приводиться таблицы. Справки, составленные для руководителя учреждения, подписывает составитель. Справки составляются по указанию вышестоящей организации, подписывает руководитель учреждения. Датой справки является дата ее подписания. 2. Справки, удостоверяющие юридические факты: подтверждение места работы, занимаемой должности, размер заработной платы и т. д. Для них применяются унифицированные трафаретные бланки. Такого рода справки выдаются по запросам заинтересованных лиц (сотрудников) или учреждений и регистрируются в журнале выдаваемых справок. Текст начинается с указания фамилии, имени, отчества (в именительном падеже) лица, о котором сообщают сведения. В конце справки указывается название организации или учреждения, куда она представляется. В учреждениях образования применяются, в основном, три вида справок:
· справка об обучении учащегося в данном классе, данного ОУ;
· справка о подтверждении перевода из другого ОУ;
· справка для сотрудников
· справка о заработной плате.
Справки подписывает руководитель учреждения.
Докладная записка может выполняться рукописным способом. Это документ, адресованный руководителю и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факт выполненной работы , а также содержащий выводы и предложения составителя.
Текст докладной записки делится на две части: 1-Констатирующая, где излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, и 2- где излагается предложение, просьба. Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога «О»,«Об». Докладная записка оформляется на простом листе бумаги с воспроизведением реквизитов бланка.
Объяснительные записки – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющей причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительные записки, поясняющие содержание отдельных положений основного документа, оформляются на общем бланке учреждения.
Объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.
Личное дело сотрудника – это совокупность документов, содержащих наиболее полное сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу. Личные дела ведутся на всех работников ОУ. Документы в личных делах располагаются в следующем порядке:
· Внутренняя опись документов дела;
· заявление о приеме на работу;
· направление или представление;
· анкета;
· листок по учету кадров;
· копия паспорта;
· документы об образовании;
· аттестационный лист;
5. Все записи в классном журнале должны вестись четко и аккуратно синей пастой в соответствии с установленной формой.
Журнал учета пропущенных и замещенных уроков. Журнал учета пропущенных и замещенных уроков ведется в школе заместителем директора по учебно-воспитательной работе. В него заносятся сведения о пропущенных и замещенных уроках. Записи производятся только на основании правильно оформленных документов (приказов по школе, больничных листов, записей в классных журналах и т. д.). Учитель, который провел уроки в порядке замещения, расписывается об этом в журнале. Записи в журнале должны соответствовать записям в табеле учета использованного рабочего времени и подсчета заработка. 3. Прием и регистрация документов 3.1. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения, использования в справочных целях, как поступающие из других организаций и от частных лиц, так и образующиеся в деятельности общеобразовательного учреждения. Не подлежат регистрации поздравительные письма, пригласительные билеты, информация для сведения, бухгалтерские документы первичного учета. Для них составляется перечень нерегистрируемых документов.
3.2.Регистрация документов производится в день их поступления. 4. Контроль сроков исполнения документов 4.1. Ответственность за своевременное и качественное исполнение документов несет руководитель общеобразовательного учреждения.
4.2. Вся поступающая в общеобразовательное учреждение документация исполняется в соответствии с теми сроками, которые указаны в резолюции руководителя. Если срок не указан, то документ должен быть исполнен в срок – 1 месяц; жалобы, заявления – в течение месяца; телеграммы – не более чем в двухнедельный срок.
4.3. Документ считается исполненным, если разрешены по существу все поставленные в нем вопросы, в журналах регистрации делается отметка об исполнении, т. е. записана дата отправки и исходящий номер ответного документа, наименование адресата, должность и фамилия исполнителя, подписавшего ответ. Если все, поставленные в документе вопросы, решены в оперативном порядке, без написания ответа, исполнитель на документе делает краткую запись о решении вопроса, ставит дату и подпись, после чего документ помещается в дело. Если по разрешаемому вопросу ожидается ответ, то с согласия секретаря учебной части поступивший ответ вместе с копией ответа может находиться у исполнителя на контроле. Документ снимается с контроля после его исполнения.
5. Составление номенклатуры и формирование дел 5.1. Составление номенклатуры дел. 5.1.1. В целях правильного формирования дел общеобразовательного учреждения, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов.
5.1.2. Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел - списке наименований дел, заводимых в делопроизводстве общеобразовательного учреждения с указанием сроков их хранения
5.2. Формирование дел. 5.2.1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. 5.2.2. Формирование дел осуществляется секретарем общеобразовательного учреждения.
5.2.3. Приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу (назначение, перемещение, увольнение сотрудников) и от приказов об отпусках, командировках и т. д. 6. Обеспечение сохранности дел 6.1.Ответственность за сохранность документов общеобразовательного учреждения несет руководитель. 6.2. Дела должны храниться в закрывающихся шкафах, предохраняющих их от пыли, воздействия солнечного света. 6.3. Изъятие и выдача документов из дел постоянного срока хранения не разрешается.
Номенклатура дел МОУ Крутогорская ООш
01. Организационные документы.
Индекс дела | Наименование дела | Срок хранения документов |
Организационно-правовые документы: | постоянно |
|
Приказы, распоряжения, решения Павинского РОО и администрации Павинского района | На период действия |
|
Договор с учредителем. Договор на обслуживание ОУ с централизованной бухгалтерией РОО | Постоянно |
|
Приказы директора школы по основной деятельности | Постоянно |
|
Коллективные договоры | Постоянно |
|
Правила внутреннего трудового распорядка | ||
Должностные инструкции | ||
Технические паспорта зданий и земельного участка ОУ | постоянно |
|
Приемо-сдаточные акты, составленные при смене руководства | постоянно |
|
Журналы регистрации входящей и выходящей документации | ||
Номенклатура дел образовательного учреждения | До замены |
|
Личные дела учащихся | ||
Алфавитная книга записи обучающихся | ||
Книга учета бланков и выдачи аттестатов о среднем (полном) общем образовании, золотых и серебряных медалей | ||
Книга учета бланков и выдачи аттестатов об основном общем образовании | ||
Акты, справки и другие документы о несчастных случаях с обучающимися | ||
Заявления, жалобы граждан и документы, связанные с их рассмотрением | ||
Штатное расписание образовательного учреждения | На период действия |
|
Локальные акты | постоянно |
|
Журнал учёта посещений ОУ проверяющими и др. лицами | постоянно |
|
Приемо-сдаточные акты при ремонте школы и подготовке школы к новому учебному году | ||
Акты проверки, протоколы, предписания, пожарного надзора, органов полиции, прокуратуры. | ||
Положения О компенсационных и стимулирующих выплатах. | ||
Локальные акты для обучающихся | ||
Локальные акты для обслуживающего персонала | Постоянно |
|
Локальные акты для педагогов | Постоянно |
|
Расписание занятий | ||
Рабочие программы | До минования надобности |
|
Учебные планы | постоянно |
|
Протоколы совета школы | ||
Документы об организации летнего труда и отдыха учащихся | ||
Протоколы совещаний при директоре | ||
Протоколы заседаний ШМО | ||
Протоколы заседаний методических совещаний | ||
Протоколы совещаний при завуче | ||
Протоколы общешкольных родительских собраний | ||
Протоколы семинаров классных руководителей | ||
Протоколы заседаний совета по профилактике правонарушений | ||
Протоколы совета родителей | ||
Протоколы совета обучающихся | ||
Книга приказов по личному составу учащихся | ||
|
шестилеток | ||
Список детей от 6 до 18 лет | постоянно |
|
Аттестация рабочих мест | ||
Список движения учащихся | постоянно |
|
Журналы проверок | Постоянно |
|
Обучение VII вида |
||
Документы по организации питания |
03. Кадры.
Индекс дела | Наименование | Срок хранения |
|
Приказы директора школы о личном составе работников (прием, увольнение, перемещение) | |||
Приказы директора школы об отпусках, командировках, поощрениях, наложении взысканий и др. | |||
Личные дела учителей и других работников школы | |||
Личные карточки рабочих и служащих (ф. Т-2) | |||
Книга учета личного состава педагогических работников школы | |||
Трудовые книжки | 75 летКнига учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним | ||
Должностные обязанности и обязанности по охране труда | |||
Журналы по охране труда |
04.Библиотека
Акты списания книг и периодических изданий | ||||
Отчет о работе библиотеки за год | ||||
Инвентарные книги учета библиотечного фонда | До ликвидации библиотеки* | |||
Книга суммарного библиотечного фонда | Постоянно* | |||
Акты инвентаризационных и проверочных комиссий и документы к ним | 5 лет после проверки фонда* | |||
05. Хозяйственная часть
Индекс дела | Наименование | Срок хранения |
Акты приемки выполненных работ | ||
Акты приема, сдачи и списания имущества, материалов | ||
Технические паспорта на приборы и оборудование | ||
Потребление электроэнергии | ||
Заявки в РОО на обеспечение хозяйственных нужд |
