Акт приема передачи дел образец простой. Как передать кадровые документы новому кадровику. О приеме-передаче дел
Акт приема-передачи документов при смене директора - правовой документ, формируемый в рамках корпоративных отношений. Рассмотрим, в каких случаях он составляется и в какой структуре может быть представлен.
Для чего нужен акт передачи дел при смене директора?
При смене руководителя организации передача документов, до того находящихся в распоряжении предыдущего директора, — типичная процедура, проистекающая из логики корпоративных правоотношений. Как правило, речь идет об оригиналах соответствующих документов, и если предыдущий руководитель не передаст их новому — восстановить их во многих случаях крайне сложно. Особенно если это документы, относящиеся к следующим категориям:
- учредительные (регистрационные);
- первичка;
- доверенности;
- международные договоры.
Факт передачи указанных источников фиксируется в отдельном акте приема-передачи документов при смене директора организации. Он составляется в 2 экземплярах.
Подписываться данные экземпляры могут:
1. Бывшим (увольняющимся) и новым руководителем.
Но в этом случае может возникнуть проблема: с момента передачи документов увольняющийся руководитель может утерять фактический доступ к необходимым сведениям и не сможет полноценно исполнять еще актуальные обязанности.
2. Бывшим (увольняющимся) руководителем и его заместителем (штатным или назначенным).
В этом случае необходимые сведения еще действующий директор может запрашивать у заместителя, у которого будет доступ к документам. После выхода нового директора на работу заместитель может сразу же передать ему полученные документы (как вариант — с помощью аналогичного по структуре акта).
Если это необходимо, акт может дополняться различными приложениями, например:
- ксерокопиями важнейших документов (они также могут заверяться передающей и принимающей стороной);
- описями документов (соответственно, в самом акте могут приводиться ссылки на описи).
Обязан ли бывший генеральный директор передавать документы по акту?
Обязанность увольняющегося или фактически прекратившего трудовые отношения с фирмой директора передать документы новому руководителю не закреплена на уровне общеотраслевых федеральных нормативных актов. Вместе с тем данная обязанность зафиксирована:
- в части передачи документов бухучета — положениями п. 4 ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
- в ст. 24 закона «О банках…» от 02.12.1990 № 395-1 — однако юрисдикция данных норм распространяется только на кредитно-финансовые правоотношения.
- в п. 10.5 «Основных правил работы архивов», отраженных в решении Коллегии Росархива от 06.02.2002 (обязательны для государственных организаций).
Кроме того, Арбитражный суд Свердловской области в решении от 21.01.2014 № А60-34604/2013 обязал ответчика — бывшего руководителя фирмы передать вверенные ему документы новому директору организации. Суд установил, что требование о передаче документов должно предъявляться бывшему генеральному директору, а при смене директора печать, учредительные, бухгалтерские и иные документы должны передаваться вновь избранному руководителю организации. Апелляция оставила решение арбитража в силе.
Таким образом, в локальных нормативах организации правомерно закрепить положения, регламентирующие обязательную передачу документов от бывшего руководителя новому.
Передача документов бывшим директором новому: локальные нормативы
Соответствующие нормативы могут быть закреплены на уровне положения, например, Положения «О передаче документов организации исполнительным органом при освобождении от должности». Оптимально, если оно будет введено в действие приказом учредителя организации. В рассматриваемом нормативе могут присутствовать формулировки:
1. Закрепляющие основные перечни документов, подлежащих передаче от бывшего директора к новому (заместителю).
В данные перечни могут входить, как мы отметили выше:
- учредительные (регистрационные) документы;
- первичка;
- лицензии и разрешительные документы;
- доверенности;
- международные соглашения.
Также можно определить такие категории:
- бухгалтерская документация (та, что находится в распоряжении непосредственно генерального директора);
- ценные бумаги, векселя и прочие финансовые документы;
- свидетельства о праве собственности и иные правоустанавливающие документы;
- прочие документы (например, докладные и служебные записки, внутрикорпоративные отчеты).
2. Регламентирующие составление директором, передающим свои полномочия, акта, в котором в соответствии с основными перечнями, также установленными Положением, будут передаваться документы.
Данный акт, как мы отметили в начале статьи, составляется в 2 экземплярах: первый отдается бывшему директору, второй — новому (или заместителю директора).
3. Регламентирующие дополнение директором акта приема-передачи документов различными приложениями.
Локальный норматив может дополняться положениями, устанавливающими должностную обязанность секретаря директора содействовать своему начальнику в подготовке акта и приложений.
Акт приема-передачи документов от бывшего директора к новому: структура документа
В таком акте могут присутствовать следующие элементы:
1. Информационный блок, в котором отражаются:
- дата, место составления акта;
- Ф. И. О. увольняющегося директора;
- Ф. И. О. нового директора (заместителя).
2. Блок, в котором отражаются действия, удостоверяемые актом: передача увольняющимся директором и прием новым документов, связанных с финансово-хозяйственной деятельностью организации.
3. Блок с перечнем передаваемых документов (по категориям, которые отражены в Положении).
Данный блок оптимально представить в виде таблицы, столбцы которой отражают:
- порядковый номер позиции;
- наименование передаваемых документов (номера описей по группам передаваемых документов);
- число листов передаваемых документов (количество документов в описях);
- необходимые примечания.
4. Блок с подписями:
- лица, передающего полномочия и документы;
- лица, принимающего полномочия и документы.
В некоторых случаях данный блок может быть дополнен подписями главного бухгалтера и иных компетентных лиц. Кроме того, есть вероятность, что акт потребуется заверять подписью нотариуса. Рассмотрим, какими факторами это может быть обусловлено.
Передача документов по акту: нюансы
Речь идет о следующих нюансах:
1. Поскольку увольняющийся генеральный директор имеет статус материально ответственного лица (ст. 277 ТК РФ), то перед передачей документов ему нужно провести инвентаризацию имущества и бумаг, удостоверяющих имущественные права организации (п. 22 Методических указаний по приказу Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н), например ценных бумаг, векселей.
2. Одновременно с инвентаризацией имущества полезно инициировать аналогичную процедуру в отношении всех передаваемых документов. Если каких-то документов будет недоставать, сведения об этом можно отразить в акте или в отдельном приложении к нему (собственно в нем же могут фиксироваться результаты инвентаризации документов).
3. Подтверждение подлинности и комплектности переданных документов может быть осуществлено с привлечением третьих лиц, например главного бухгалтера, финансового директора. При этом они могут осуществлять указанные действия как члены специальной комиссии (порядок ее созыва также может регламентироваться локальным нормативом). В составе комиссии могут присутствовать и иные специалисты — например, документовед, бухгалтер.
Бывает, что компетенций нового генерального директора недостаточно для того, чтобы определить подлинность или комплектность того или иного финансового документа — в этом случае без привлечения специалистов фирмы (иногда и независимых экспертов) не обойтись.
В свою очередь, подпись на акте нового генерального директора (заместителя), удостоверяющая факт получения им документов от бывшего, а также подпись главного бухгалтера может заверяться присутствующим нотариусом.
Где можно скачать образец акта передачи документов при смене директора?
Загрузить заполненный образец акта приема-передачи документов при смене руководителя организации вы можете на нашем сайте.
Данный образец рассчитан на заверение обоих экземпляров акта бывшим и новым генеральным директором и главным бухгалтером организации. При необходимости свои реквизиты на нем может проставить нотариус.
Ознакомиться с иными полезными нюансами взаимодействия частной организации и нотариуса вы можете в статье «ФНС разъяснила, когда не нужно заверять у нотариуса решение об увеличении уставного капитала» .
Итоги
Увольняющийся из компании генеральный директор должен передать вверенные ему документы новому. Процедура данной передачи может быть регламентирована на уровне локальных нормативов (установлена как обязанность в кредитно-финансовых и государственных организациях). Основным локальным правовым актом, удостоверяющим прием-передачу документов при смене директора, может быть акт, составляемый в 2 экземплярах.
Узнать больше об особенностях правоотношений, которые осуществляются в рамках корпоративного права, вы можете в статьях:
- «Увольнение генерального директора по собственному желанию» ;
- «Лист ознакомления с локальными нормативными актами — образец» .
Акт о передаче-приеме дел составляется при освобождении должности по причине увольнения работника, перевода на другую работу и т.д.
Основанием для его составления являются распорядительные документы о причинах передачи-приема дел. Акт составляется комиссией, состав которой утверждается приказом руководителя организации. Фамилии членов комиссии и присутствующих лиц указываются в акте в алфавитном порядке.
В тексте акта описываются проделанная работа и ее результаты. Как правило, он состоит из перечня конкретных пунктов. Количество экземпляров акта о передаче-приеме определяется количеством заинтересованных сторон. Все дополнения к нему оформляются в виде приложения. Акт скрепляется подписями принимающей и сдающей сторон, председателя комиссии, членов комиссии и передается на утверждение руководителю организации.
Образец акта |
ООО "Подмосковные вечера" |
УТВЕРЖДАЮ |
||||
(руководитель организации) |
|||||
(руководитель организации) |
|||||
В.Л. Грачев |
|||||
(подпись) |
(фамилия, инициалы) |
||||
07.06.2005 |
08.06.2005 |
||||
О приеме-передаче дел |
Основание: |
Приказ о переводе от 06.06.2005 № 11 |
|
Составлен комиссией: |
||
Председатель |
Заместитель генерального директора Хитров А.В. |
|
Члены комиссии: |
Главный бухгалтер Епишева М.И. |
|
Инспектор по кадрам - Серегин Р.Д. |
||
Инженер по кадрам - Сидоренко П.В. |
||
Присутствовали: |
Зам. начальника отдела кадров Комарова А.Л. |
|
Начальник отдела кадров Ремизов В.В. |
||
При передаче-приеме дел установлено (указать несоответствие описи, отсутствие документов, записей и т.д.):
В личном деле менеджера Воронова И.М. нет фотографии |
|
В трудовой книжке кассира Новиковой Е.А. отсутствует запись |
|
о приеме на работу |
|
В трудовой книжке инженера Касатонова В.М. отсутствует вкладыш |
|
Приняты (перечень принятых дел): |
|
Личные дела работников ООО "Подмосковные вечера", согласно |
|
прилагаемому перечню |
|
Трудовые книжки работников ООО "Подмосковные вечера" согласно |
|
прилагаемому перечню - 127 шт. |
|
Печать отдела кадров - 1 шт. |
|
Составлен в |
двух |
экземплярах: |
|
1-й экземпляр - в |
дело № 1-11 |
||
2-й экземпляр - в |
отдел кадров |
||
Приложение: |
Перечень дел работников ООО "Подмосковные вечера" |
||
на 3-х листах. |
|||
Перечень трудовых книжек работников |
|||
ООО "Подмосковные вечера" на 3-х листах. |
Дела сдал: |
Ремизов В.В . |
||
(подпись) |
(расшифровка подписи) |
||
Дела принял: |
Комарова А.Л. |
||
(подпись) |
(расшифровка подписи) |
||
Председатель комиссии |
Хитров А.В. |
||
(подпись) |
(расшифровка подписи) |
||
Члены комиссии |
Епишева М.И. |
||
(подпись) |
(расшифровка подписи) |
||
Серегин Р.Д. |
|||
(подпись) |
(расшифровка подписи) |
||
Сидоренко П.В. |
|||
(подпись) |
(расшифровка подписи) |
Акт о передаче-приеме дел составляется при освобождении должности по причине увольнения работника, перевода на другую работу и т.д.
Основанием для его составления являются распорядительные документы о причинах передачи-приема дел. Акт составляется комиссией, состав которой утверждается приказом руководителя организации. Фамилии членов комиссии и присутствующих лиц указываются в акте в алфавитном порядке.
В тексте акта описываются проделанная работа и ее результаты. Как правило, он состоит из перечня конкретных пунктов. Количество экземпляров акта о передаче-приеме определяется количеством заинтересованных сторон. Все дополнения к нему оформляются в виде приложения. Акт скрепляется подписями принимающей и сдающей сторон, председателя комиссии, членов комиссии и передается на утверждение руководителю организации.
Образец акта |
ООО "Подмосковные вечера" |
УТВЕРЖДАЮ |
||||
(руководитель организации) |
Генеральный директор |
||||
(руководитель организации) |
|||||
В.Л. Грачев |
|||||
(подпись) |
(фамилия, инициалы) |
||||
07.06.2005 |
08.06.2005 |
||||
О приеме-передаче дел |
Основание: |
Приказ о переводе от 06.06.2005 № 11 |
|
Составлен комиссией: |
||
Председатель |
Заместитель генерального директора Хитров А.В. |
|
Члены комиссии: |
Главный бухгалтер Епишева М.И. |
|
Инспектор по кадрам - Серегин Р.Д. |
||
Инженер по кадрам - Сидоренко П.В. |
||
Присутствовали: |
Зам. начальника отдела кадров Комарова А.Л. |
|
Начальник отдела кадров Ремизов В.В. |
||
При передаче-приеме дел установлено (указать несоответствие описи, отсутствие документов, записей и т.д.):
В личном деле менеджера Воронова И.М. нет фотографии |
|
В трудовой книжке кассира Новиковой Е.А. отсутствует запись |
|
о приеме на работу |
|
В трудовой книжке инженера Касатонова В.М. отсутствует вкладыш |
|
Приняты (перечень принятых дел): |
|
Личные дела работников ООО "Подмосковные вечера", согласно |
|
прилагаемому перечню |
|
Трудовые книжки работников ООО "Подмосковные вечера" согласно |
|
прилагаемому перечню - 127 шт. |
|
Печать отдела кадров - 1 шт. |
|
Составлен в |
двух |
экземплярах: |
|
1-й экземпляр - в |
дело № 1-11 |
||
2-й экземпляр - в |
отдел кадров |
||
Приложение: |
Перечень дел работников ООО "Подмосковные вечера" |
||
на 3-х листах. |
|||
Перечень трудовых книжек работников |
|||
ООО "Подмосковные вечера" на 3-х листах. |
Дела сдал: |
Ремизов В.В . |
||
(подпись) |
(расшифровка подписи) |
||
Дела принял: |
Комарова А.Л. |
||
(подпись) |
(расшифровка подписи) |
||
Председатель комиссии |
Хитров А.В. |
||
(подпись) |
(расшифровка подписи) |
||
Члены комиссии |
Епишева М.И. |
||
(подпись) |
(расшифровка подписи) |
||
Серегин Р.Д. |
|||
(подпись) |
(расшифровка подписи) |
||
Сидоренко П.В. |
|||
(подпись) |
(расшифровка подписи) |
Акт приема-передачи дел – документ подтверждающий факт передачи документов. Смена директора организации, главного бухгалтера, бухгалтера, кассира и прочих работников, чья деятельность плотно связана с документами влечет за собой передачу всех дел от увольняющегося работника новому. Передаются не только дела, но и документы, для кассира, например, передаче подлежат наличные средства в кассе.
Передача может быть осуществлена на основании акта приема-передачи. В данной статье предлагаем скачать образец акта приема-передачи документов (word). Бланк для скачивания находится внизу статьи.
Основное предназначение акта приема-передачи – это подтверждение факта перемещения документации или другого имущества от одного лица другому.
На нашем сайте вы можете скачать другие акты передачи: → , → , → .
Как составить акт приема-передачи дел другому лицу?
Акт является подтверждением того, что документы переданы и приняты получателем. Кроме того, акт приема-передачи может содержать подробный перечень передаваемых документов, что позволяет при необходимости выяснить, какие документы были переданы, в каком количестве и в каком виде. Бланк акта приема-передачи документов должен содержать следующие данные:
- Дата оформления;
- Место составления;
- Название документа;
- Сведения о том, кто является передающей стороной;
- Сведения о том, кто является получателем документации;
- Слова, указывающие на то, что документы получателю переданы согласно приложенного списка;
- Слова, указывающие на то, что документы получателем получены и проверены;
- Слова, подтверждающие, что стороны не имеют претензий друг к другу;
- Перечень документов – можно оформить в виде таблицы, если список большой, то разумно оформить в виде приложения к акту приема-передачи. Для каждого документа желательно указать его наименование, номер и дату, количество листов и экземпляров, копия или оригинал и другие важные сведения;
- Подписи обеих сторон.
Оформление акта приема-передачи документов не является строго обязательной процедурой. Однако в некоторых случаях передача документов между контрагентами сопровождается его подписанием. Акт приема-передачи документов имеет юридическое значение, поэтому при возникновении каких-либо спорных ситуаций и разногласий между подписавшими его сторонами он имеет доказательную силу и может быть использован в суде .
Акт приема-передачи документов создается и внутри предприятий – например, при передаче кадровой, бухгалтерской и пр. документации при смене сотрудников. В этом случае документы должны пройти предварительную проверку на их содержание и полноту, чтобы впоследствии принимающий документы работник не столкнулся с неожиданными неприятностями.
ФАЙЛЫ
Основные правила оформления акта приема-передачи документов
Унифицированного стандартного образца по заполнению данного документа нет, поэтому предприятия и организации вправе самостоятельно разработать его шаблон или же оформлять документ в свободной форме. Заполнять его можно как в простом письменном виде, так и печатать на компьютере. Оформляется акт приема-передачи документов на обычном листе А4 формата в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон. При этом каждая копия должна иметь подписи руководителей организаций или уполномоченных на это лиц.
При необходимости документ можно заверить печатью, но это необязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать в своей деятельности печати и штампы.
Также акт должен содержать определенный перечень обязательный сведений. В частности здесь должна быть указана информация о сторонах , между которыми фиксируется факт передачи документов, а также полный список передаваемых документов с их четким наименованием и количеством. Если передаются оригиналы документов – это следует обязательно указать в акте (в случае их утраты, претензии будут предъявлены той стороне, на руках у которой они были на момент востребования), если же копии, то они должны быть заверены передающей стороной.
Также следует учесть, что в случае передачи оригиналов документов, передающая сторона должна обзавестись их копиями.
В случаях особой ценности передаваемых документов, в акт желательно вносить более полные сведения о предприятиях (полные реквизиты с ОГРН, ИНН, КПП и т.д.), а также паспортные данные сотрудников, занятых в процессе передачи. Если же передаются стандартные документы, можно ограничиться более простой формой акта.
Инструкция по заполнению акта приема-передачи документов
С точки зрения делопроизводства, данный акт имеет вполне стандартную форму и не должен вызвать особых затруднений при заполнении. В рассматриваемом примере документы передаются от одного предприятия другому.
- Вначале пишется наименование документа с коротким обозначением его сути.
- В строке ниже указывается город, в котором работает организация, выписывающая акт, а также дата его оформления.
- Далее вписывается информация о компании, которая передает документы: вносится ее название с указанием организационно-правовой формы (ИП, ООО, ОАО, ЗАО), а также должность ответственного лица (обычно здесь пишут Директор, Генеральный директор или указывают иного, уполномоченного на подписание подобного рода документов сотрудника) его фамилию, имя, отчество (полностью).
- Затем всё то же самое вносится о второй стороне: название организации, должность, фамилия, имя, отчество ответственного лица.
После внесения сведений о предприятиях, нужно написать полный перечень передаваемых документов.
Как правило, такие акты составляются в тех случаях, когда список передаваемых документов или особо ценен, или довольно внушителен, поэтому лучше всего оформить их список в виде таблицы.
В первый столбик нужно внести порядковый номер передаваемого документа в данной таблице, во второй – полное наименование, в третий – дату его составления, в четвертый – номер документа по внутреннему документообороту. В пятом столбце надо указать оригинал или копия (заверенная) передается второй организации, а шестой столбик – количество содержащихся в документе листов.
При необходимости таблицу можно расширить, внеся в нее какую-либо дополнительную информацию.
Под таблицей следует написать, сколько экземпляров акта было составлено и сколько получили на руки заинтересованные стороны, а также поставить подписи руководителей обоих предприятий.
После подписания акта по приему-передаче документов всю ответственность за полноту, содержание, сохранность переданной документации принявшая ее сторона автоматически берет на себя.