Сроки хранения бухгалтерских документов году. Сроки хранения первичных и других бухгалтерских документов. Какие сроки хранения документов в организации
В каждой организации должно быть обеспечено хранение документов согласно их срокам. Известно, что разные виды документов имеют различные сроки хранения. Чтобы не запутаться и не наделать уничтожить в предстоящем 2017 году нужную документацию, рекомендуем узнать из данной статьи о сроках хранения основных видов документов организации.
Из данной статьи вы узнаете:
- сроки хранения документов в 2017 году;
- как организовать хранение документов в 2017 году;
- уничтожение документов с истекшими сроками хранения.
Сроки хранения документов в 2017 году следует проверить как можно раньше. Данная мера должна проводиться ежегодно в каждой организации с наступлением нового календарного года. Особенно это актуально в организациях с большим документооборотом. Лучше всего осуществлять проверку сроков хранения до того, как в архив будут сданы новые документы, чтобы не выполнять одну и ту же работу дважды. Документы, передаваемые на хранение в архив, следует проверять при непосредственном факте приема-передачи. Однако, чтобы иметь возможность правильно распознать срок хранения того или иного документа, необходимо знать о том, как они подразделяются.
Сроки хранения документов в 2017 году
В первую очередь хочется отметить, что сроки хранения документов в 2017 году не претерпят никаких изменений. Это означает, что все документы также можно будет разделить на три категории: временного, долговременного и постоянного сроков хранения. К категории временного хранения относятся документы, срок хранения которых не превышает десяти лет.
Долговременная документация должна храниться в организации от 10 (включительно) и более лет. Соответственно деловые бумаги с постоянным сроком не имеют ограничений по длительности их хранения (зачастую даже после ликвидации организации их следует сдавать на хранение в государственный или муниципальный архив).
Те же самые сроки хранения предусмотрены и для электронных документов. Важно запомнить, что на срок хранения не влияет носитель, на котором оформлен документ. Конечно, электронные носители во многом более надежны в плане сохранности, нежели бумага, однако хранить их необходимо на протяжении одного и того же периода времени, а проверку и перезапись электронных документов требуется проводить значительно чаще (хотя бы 2 раза в год).
Также отметим, что организация должна не только сохранить документ, но и обеспечить его читаемость. То есть мало того, чтобы бумаги пролежали в коробках положенный срок – они еще должны быть в хорошем состоянии и не потерять своего вида. В противном случае контролирующие органы могут обвинить вас в недобросовестном обеспечении сохранности документов.
Организация хранения документов в 2017 году
Организация хранения документов в 2017 году должна вестись с учетом современных способов хранения. Так, в последние годы многие организации стараются организовать архивное хранение документов полностью в электронном виде, избавившись тем самым от больших объемов бумаг. Однако при таком подходе необходимо учитывать, что недопустимо хранить только копии документа в электронном виде – нужно позаботиться о сохранности оригинала документа в первую очередь.
Несмотря на то, что на данный момент многие деловые бумаги уже изначально оформляются в электронном виде, такие виды документации, как кадровая или бухгалтерская все еще имеют преимущественно бумажные носители, а их срок хранения исчисляется десятилетиями. Поэтому все-таки следует позаботиться об обеспечении максимальной сохранности бумажной документации.
Если документооборот в организации настолько мал, что выделять отдельное помещение под архив нецелесообразно и слишком затратно, то рекомендуем сдать документацию на хранение в муниципальный или государственный архив. Однако в этом случае необходимо учитывать тот факт, что документы должны быть оформлены в строгом соответствии с требованиями данного архивного учреждения.
Уничтожение документов
Чтобы определить сроки удаления документов, следует обратиться к номенклатуре дел. Если вы не уверены, истек ли срок хранения документов, то вы всегда можете уточнить их по типовым и ведомственным перечням. Следует отметить, что организация не имеет права оставлять на хранение документацию с истекшим сроком хранения (допустимо в случае предстоящих или текущих судебных разбирательств). Также категорически запрещается уменьшать сроки хранения деловых бумаг.
Чтобы сделать хранение и уничтожение документов более легкой и понятной процедурой, рекомендуем всегда иметь под рукой перечень деловых бумаг с указанием сроков хранения. Несмотря на обширный список, большая часть документации может храниться в течение пяти лет. Именно такой срок указан в типовом перечне.
Разрешается включать в акт об уничтожении те документы, срок хранения которых истек к 1 января текущего года. Например, если организация проводит процедуру уничтожения документов в 2017 году в мае, то разрешается уничтожить документы, срок хранения которых истек до 1 января 2017 года. Если срок хранения деловой бумаги истек 2 января 2017 года, то данная документация ни в коем случае не может быть уничтожена, а должна оставаться в архиве организации до следующего года.
Cроки хранения документов в организации в 2017 году таблица. Сроки хранения документов по Налоговому кодексу. Административные штрафы на должностных лиц за отсутствие первичных документов.
Cроки хранения документов в организации в 2017 году (таблица - ниже) установлены в Налоговом кодексе РФ , Федеральных законах от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ , от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ , от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ , в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 . Поговорим о них подробнее.
Почему сроки хранения документов в организации в 2017 году смотрит ИФНС
При выездной налоговой проверке обычно смотрят период, не превышающий три предыдущих года. Если же компания подала уточненную декларацию за более ранний период, смогут проверить и его. Об этом пункт 4 статьи 89 Налогового кодекса РФ. Увеличенные сроки проверки предусмотрены также для спецрежимников при выполнении соглашения о разделе имущества, компаний, исключенных из реестра резидентов ОЭЗ в Калининградской области, участников инвестиционного регионального проекта.
Еще больше статей по налоговым проверкам доступно нашим подписчикам. Сейчас на подписку действует скидка !
Минимальный срок хранения первичных документов по Налоговому законодательству — четыре года (подп. 8 п. 1 ст. 23). Но чтобы не нарушить правила бухучета, их придется хранить пять лет, как того требует закон «О бухгалтерском учете» (в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, — такой же срок).
Из этого правила есть несколько исключений.
Амортизируемое имущество. Документы по основным средствам нужно хранить на протяжении периода амортизации плюс четыре года, а если объект продали — четыре года после продажи или учета убытка.
Дебиторская и кредиторская задолженность. Не только акты сверки, но и накладные, платежки, договора нужно хранить четыре года после того, как просроченную дебиторку учтут в расходах или кредиторку в доходах.
Обучение персонала за счет компании. Если компания оплатила учебу работников и отразила расходы в налоговом учете, документы нужно хранить четыре года после того, как обучение завершится.
Убытки . Предположим, ваша компания будет уменьшать текущую прибыль на убытки прошлых лет. В этом случае нужно обеспечить сохранность докуменов в течение всего периода, в котором вы учитываете убытки в расчете налоговой базы. Причем к этому сроку прибавьте еще четыре года. Ведь налоговики могут провести проверку уже после того, как ваша компания полностью спишет убытки. Более того, в Минфине России считают, что организации обязаны хранить бумаги даже в том случае, если убыточные периоды уже проверены налоговиками. Именно так сказано в письме этого ведомства от 25 мая 2012 г. № 03-03-06/1/278.
Исправление ошибок, перенос расходов (вычета). Если ошибка привела к переплате налога, уточненка необязательна (п. 1 ст. 54 НК РФ). Недочет можно исправить в текущем периоде, но для этого нужны документы прошлых лет период. Поэтому в данном случае нужно отсчитывать четыре года с того периода, в котором исправляли ошибку.
Аналогичным образом определяется срок хранения документов, когда расходы были списаны (вычет по НДС заявлен) не в том году, которым датируется первичка, а в течение последующих трех лет. Считайте четыре года с того момента, когда по данным старой первички посчитали налоги текущего периода.
Cроки хранения документов в организации в 2017 году нарушены: штрафы
Соблюдать сроки хранения документов в организации в 2017 году нужно по нескольком причинам.
Во-первых, расходы и вычеты НДС, не подтвержденные первичными документами, попросту снимут. А тогда придется доплачивать налоги, да еще с пенями и штрафами. В крайнем случае сумму налоговых обязательств установят расчетным методом.
Во-вторых, если первички нет, компании грозит налоговая ответственность по статье 120. А это штраф 10 000 или 30 000 руб. В-третьих, должностным лицам компании, директору и главбуху грозит штраф по статье 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях: от 5000 до 10 000 руб. — за первичное нарушение, штраф от 10 000 руб. до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от одного года до двух лет — за второе и последующие нарушения в течение года.
Ниже представлены сроки хранения документов в организации в 2017 году. Таблица не только по документам для ИФНС, но по всем бумагам, которые составляются в компаниях.
Cроки хранения документов в организации в 2017 году (таблица)
| Вид документа | Срок хранения |
| Бухгалтерская отчетность (балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.): а) сводная годовая (консолидированная); б) годовая; в) квартальная; г) месячная |
Не менее 10 лет Не менее 10 лет 5 лет (при отсутствии годовых — не менее 10 лет) 1 год (при отсутствии квартальных, годовых — не менее 10 лет) |
| Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.) | 5 лет |
| Регистры бухгалтерского учета (главная книга, различные журналы-ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, инвентарные списки и др.) | |
| Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей | 5 лет при условии проведения проверки |
| Счета-фактуры | 4 года |
| Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности | 5 лет |
| Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах | Не менее 10 лет |
| Документы (расчеты, сводки, справки, таблицы, сведения, переписка) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, внебюджетные фонды, задолженности по ним | 5 лет |
| Документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка) об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, акцизным и другим сборам | 5 лет |
|
Расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в фонд социального страхования: а) годовые; б) квартальные |
Не менее 10 лет 6 лет (при отсутствии годовых и нарастающим итогом за IV квартал — постоянно) |
| Налоговые декларации по всем видам налогов | 5 лет |
| Таможенные декларации | 5 лет при условии проведения проверки |
|
Декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование |
Не менее 10 лет 6 лет (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей о начислении зарплаты, а также годовые — 50 лет; 75 лет, если оформлены до 2003 года) |
|
Сведения о доходах физических лиц |
5 лет (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей о начислении зарплаты — 50 лет; 75 лет, если оформлены до 2003 года) |
| Реестры сведений о доходах физических лиц | 50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года) |
| Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН | Не менее 10 лет |
| Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о недостачах, растратах, хищениях | 5 лет |
|
Документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных работ: а) по договорам, контрактам, соглашениям на работы, относящиеся к основной деятельности; б) по трудовым договорам, договорам подряда в) по хозяйственным, операционным договорам, соглашениям |
5 лет (при отсутствии лицевых счетов — 50 лет; 75 лет, если оформлены до 2003 года) 5 лет после истечения срока действия договора |
Сколько лет хранятся бухгалтерские документы? Вопрос очень важный и актуальный. В статье содержится выборка, в которой указаны сроки хранения бухгалтерских документов в организации (таблица): первичных, кассовых, а также отчетности.
Как указано в основном законе о бухучете 402-ФЗ , срок хранения документов бухгалтерского учета не должен быть
- меньше чем 5 лет после отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона 402-ФЗ) для первичных и кассовых регистров учета;
- не менее 5 лет, начиная с года, в котором ими пользовались в последний раз. Это касается учетной политики и иных локальных актов, устанавливающих порядок, методы и способы учета на конкретном предприятии.
Однако, следует учитывать, что порядок хранения бухгалтерских документов, включая и сроки их хранения, устанавливаются каждой организацией самостоятельно, с учетом норм и требований:
- Налогового кодекса РФ ;
- положения, утвержденного Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс для АО.
Если в каждом из указанных актов законодательства для одних и тех же документов указан разный срок, установить фактический нужно в соответствии с тем актом, в котором указан максимальный срок.
В таблице вы можете найти ответы на вопрос, сколько хранить бухгалтерские документы по их виду с отсылками на законодательные акты.
|
Сколько хранить |
Основание |
|
|
Налоговые, в т. ч. первичные и счета-фактуры |
4 года по завершении налогового периода, в котором использовался последний раз (для расчета налога и составления отчетности) |
|
|
Регистры налогового учета и налоговая отчетность (декларации, расчеты авансовых платежей, справки 2-НДФЛ и т. п.) |
5 лет после года составления |
|
|
По начислению и уплате страховых взносов (Т-49, Т-51, Т-53, кассовые и банковские по выплатам сотрудникам, больничные, платежки на перечисление взносов, расчеты по страховым взносам, др.) |
6 лет после года, в котором последний раз использовался для начисления страховых взносов и составления отчетности по ним |
Пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ |
|
По персоналу (трудовые договоры, личные карточки (Т-2), лицевые счета (Т-54) работников, приказы и распоряжения о приеме на работу, переводе, увольнении, премировании и т. п.) |
В зависимости от даты создания: |
|
|
Кассовые на выдачу зарплаты, в т. ч. расчетные (Т-49) и платежные (Т-53) ведомости |
5 лет после окончания года, в котором составлен. Но если отсутствуют лицевые счета (Т-54), в зависимости от даты создания:
|
Ст. 412, п. 1.4 Приказа от 25.08.2010 № 558 П. 3 ст. 3, ч. 1, ч. 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле: |
|
Табели (графики), журналы учета рабочего времени |
5 лет после окончания года, в котором они составлены. Если же велся учет периодов работы во вредных или опасных условиях, в зависимости от даты создания:
|
Ст. 586, п. 1.4 Приказа от 25.08.2010 № 558 П. 3 ст. 3, ч. 1, ч. 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле |
Хранение бухгалтерских документов в организации важно организовать в соответствии с упомянутыми выше законодательными актами. Если срок хранения документа не истек и его запрашивает в рамках выездной или камеральной проверок налоговый орган, ФСС или трудовая инспекция, а его физически нет, будет предъявлен штраф организации на основании п. 1 ст. 126 НК РФ в размере 200 руб. за каждый непредоставленный документ. А также организации и должностному лицу грозят административные штрафы (ч. 1 ст. 5.27 , ч. 1 ст. 15.6 , ч. 3, 4 ст. 15.33 КоАП РФ , ст. 26.31 Закона № 125-ФЗ).
Рассмотрим на примере, как определить срок хранения товарной накладной и счета-фактуры, полученных в 3 квартале 2017 г. Товары приняты к учету, а НДС — к вычету в этом же квартале. В 4 кв. 2017 г. товары реализованы, и их стоимость учтена в расходах при исчислении налога на прибыль.
Период хранения для счета-фактуры — до 30.09.2021, т. к. он использовался для расчета НДС в 3 кв.2017 г. (заявлен вычет), а срок исчисляется как 4 года после налогового периода, в котором счет-фактура использовался, т. е. с 01.10.2017.
Период хранения товарной накладной зависит от ее квалификации:
- для подтверждения права на вычет НДС отсчитываем четырехлетний период с 01.10.2017 и получаем 30.09.2021 (по аналогии со счетом-фактурой);
- для признания стоимости товаров в расходах при исчислении налога на прибыль отсчитываем четырехлетний период с 01.01.2018 (так как налоговый период по налогу на прибыль — год) и получаем 31.12.2021;
- как первичный документ — отсчитываем 5 лет после года, в котором стоимость товаров признана в расходах, т. е. с 01.01.2018, и получаем 31.12.2022.
Любой бухгалтер знает, что все первичные документы нужно хранить определенный период времени. В больших компаниях существуют специальные архивы для хранения папок с бухгалтерскими документами. С появлением электронного документооборота определенную часть документов можно не выводить на печать, а хранить в электронном виде. Вне зависимости от выбранного способа хранения первичной документации нужно работать в соответствии с установленными законом сроками. О них и расскажем ниже.
Общая информация о сроках хранения первичных документов содержится в Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Данная часть законодательного акта гласит, что хранить первичку нужно минимум пять лет. Срок может быть и выше — а какой именно срок хранения у конкретного документа, подскажет Приказ Минкультуры РФ . В этом документе есть таблица со сроками хранения первичных бухгалтерских документов, налоговых регистров, кадровых документов и другой документации. В таблице представлено 1 003 позиции со сроками по видам документов.
Срок хранения первичных документов в бухгалтерии в 2017 году не изменился.
Не стоит путать сроки хранения первичных документов со сроками хранения документов налогового учета. Например, счет-фактура является налоговым документом, и его можно хранить всего четыре года (пп. 8 п. 1 НК РФ).
Имейте ввиду, что срок хранения первичных документов в бухгалтерии отсчитывается не с даты составления документа, а с начала нового отчетного года (письмо Минфина РФ ).
Например, накладная составлена 24.08.2017. По правилам минимальный срок хранения равен пяти годам. Значит, такую накладную нельзя уничтожить ранее 01.01.2023.
Сроки хранения некоторых документов зависят от факта проведения проверки. Например, авансовые отчеты нужно хранить пять лет. Если за этот период налоговики их не проверяли, срок увеличивается ( Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558).
Максимальный срок хранения установлен для документов по кадрам (приказы, карточки на сотрудников), различных зарплатных документов. Хранить такие документы нужно минимум 75 лет.
Храните электронные документы в Диадоке — это безопаснее, чем на личном компьютере. Все документы хранятся в нескольких экземплярах на разных серверах, что делает невозможным потерю информации. Оцените возможности Диадока бесплатно по акции «Безлимит на 2 месяца».
Сроки хранения электронных документов
Закон гласит, что первичку можно оформить в бумажном виде и в электронном (ч. 5 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Если электронный документ оформлен с соблюдением законодательства, на него распространяются те же сроки хранения, что и для бумажного варианта.
Не существует единой программы для хранения документов в электронном виде. Так, платежные поручения могут храниться в банковской системе клиент-банк. Первичные документы, такие как накладные, УПД, акты, могут храниться в бухгалтерской программе или сервисе, посредством которого происходит электронный документооборот. Также хранение электронных документов возможно в специальном электронном архиве или в облаке. Хранить электронные документы можно по-разному, задача главбуха — обеспечить их сохранность и читаемость даже спустя годы.
Итак, подведем итоги. На вопрос о том, какой минимальный срок хранения первичных учетных документов установлен законодательством, можно смело ответить — пять лет. Сроки хранения электронных документов можно вычислить по срокам хранения бумажных документов. Эти сроки совпадают. Выбранный способ хранения документов нужно отразить в учетной политике.
Все документы, которые входят в перечень бухгалтерских и кассовых, имеют свой определенный срок хранения. Одно из первых требований для организации – чтобы таблица с документацией временного и постоянного хранения была различных папках.
В перечень обязательной входят первичные акты, бухгалтерская отчетность, регистр бухгалтерского учета.
В каждой ООО порядок хранения и точный срок закрепляется в уставе (чаще всего их записывают в определенных положениях). На законодательном уровне порядок устанавливается ФКЦБ России. При этом учитывается соответствующий приказ Министерства культуры РФ.
Какие сроки хранения документов в организации?
Перечень документов необходимых к хранению в организации является достаточно широким. В первую очередь туда входят официальные акты, которые связаны с амортизируемым имуществом (акт приема-передачи и договор покупки).
Хранение данных в таблице должно продолжаться на протяжении четырех лет после отчетного периода, когда с баланса было списано данное имущество.
Следующая категория актов – первичная. Речь идет о первичных документах за время, в которое ООО имела убыток по налоговому учету. Пока учитывается убыток во время расчетов по «прибыльному» налогу, эти бумаги нужно хранить. Еще одна категория – акты по списанию безнадежной дебиторской задолженностью. Такие письма, договора с контрагентами, а также платежки сохраняются в течение четырех лет после периода, когда контрагент был назван безнадежным.
Сроки хранения бухгалтерских и кассовых документов в организации 2017
Сохранять документы на протяжении установленных сроков можно в виде электронной таблицы. Также кассовые и бухгалтерские официальные отчеты по закону можно передавать в архивные органы. В архив можно по ФЗ передавать и кассовые документы. В перечень кассовых официальных бумаг входят приходной и расходный кассовые ордеры, а также книга учета и платежная ведомость. В регистре указано, что для первичных актов сроки составляют 4 года . А вот финансовая отчетность после истечения отчетного периода будут содержаться еще пять лет. По кассовой документации в таблице указаны пять лет. А вот установлено, что зарплатные сведения, если нет лицевых счетов, хранить эту информацию нужно на протяжении 75 лет.
Сроки хранения документов по охране труда
В таблице приведено, что положения и протоколы, решения и заключения, предложения и перечни стандартов от организации должны оставаться в базе документации на протяжении 45 годов. Если же условия труда являются особо опасными, то хранение продлевается до 75. Меньше периоды установлены для актов и предписаний по технике безопасности – всего 5. Столько же нужно сохранять переписку о разработке комплексных планов по улучшению условий, а также о санитарных мероприятиях. Планы по улучшению, переписке о состоянии ТБ, документация о состоянии ТБ – все это хранится пять лет. А вот табели и наряды сохраняются по 75 – столько, сколько же и списки работающих с особо вредными условиями.
Сроки хранения первичных документов в организации
Что касается первичных официальных бумаг, то для них периоды определяются ФЗ под номером 402, в Налоговом Кодексе РФ, а также в соответствующем приказе Минкультуры РФ. Если официальные акты используются для целей налоговых расчетов, то ровно на протяжении четырех лет эти официальные бумаги должны оставаться в базе данных организации. Однако эксперты рекомендуют увеличивать этот период до пяти лет, чтобы не возникало лишних проблем.
Сроки хранения документов в бюджетной организации отличаются?
Для бюджетных организаций количество лет, на протяжении которых следует сохранять документацию, равно тем же 4-5 годам. Однако если для многих документов в небюджетной организации датой отсчета зачастую становится проверки, а вот в бюджетных организациях речь идет о ревизиях. А вот если возникли споры или судебные дела, то как минимум – до их окончания.
