Предоставление документов для заключения договора. Перечень документов, необходимых для заключения договора поставки или оказания услуг. Суть и этапы заключения

Многие начинающие бизнесмены халатно относятся к документальному оформлению отношений с контрагентами. А это в дальнейшем может вылиться в проблемы с налоговой (если договор заключается с поставщиком) или в проблемы с взысканием задолженности (если договор заключается с покупателем).

Когда нужно ответственно подходить к заключению договора поставки или оказания услуг?

Если у вас по результатам отчетного периода НДС получился к возмещению - налоговая обязательно запросит у вас документы, на каком основании вы приняли суммы к зачету. Кроме непосредственно документов, подтверждающих факт поставки материалов, налоговая потребует договор и учредительные документы контрагента. Это делается с целью проверки, соответствует ли это видам деятельности вашего контрагента. Очень часто фирмы, занимающиеся обналичиванием "серых" денег на этом прокалываются.

При обращении в суд каждый дополнительный документ увеличит ваш шанс на победу в споре. Ведь чем больше у вас документов, тем больше к вам доверия, тем больше уверенности, что вы заключали договор с фирмой и оказывали услуги, продавали товар.

К тому же на основании этих документов можно судить об общем финансовом благополучии будущего партнера.

Может ли контрагент отказать вам в предоставлении этих документов?

Да, конечно может. Но, я рекомендую отказаться от дальнейших взаимоотношений с таким контрагентом. Потому что весь список документов не является секретным. А если фирма отказывается их предоставлять, значит, она что-то скрывает. Или она не намерена работать с вами официально. Или же просто хочет "кинуть".

Список документов, которые нужно запросить у контрагента при заключении договора

Все документы должны предоставляться в виде копий, заверенных подписью руководителя или уполномоченного совершать такие действия лица с основной печатью организации. Для очень крупных сделок имеет смысл заверить документы нотариально.

1. Свидетельство ОГРН - оно выдается при создании организации при записи в реестр юридических лиц. С его помощью подтверждается сам факт существования фирмы. Также по номеру ОГРН можно выяснить в налоговой, не находится ли фирма в "черном списке".
2. Свидетельство ИНН - выдается при регистрации организации в налоговом органе. Из него можно узнать, в какой налоговой зарегистрирована фирма. По ИНН можно пробить организацию на сайте судебных приставов и узнать, нет ли заведенных на неё дел.
3. Выписка из реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ). Её можно получить и самостоятельно, если вы хотите проверить организацию до начала переговоров, но при запросе платится пошлина, так что пусть это делает контрагент. В этом документе содержится много полезной информации - местонахождение организации, кто учредитель, руководитель, а также важные изменения устава. Можно проверить, соответствует ли фактический адрес юридическому, как часто менялось руководство. Эти показатели довольно важные при формировании мнения о благонадежности фирмы.
4. Устав, а также все изменения к нему. В уставе следует обратить внимание на виды деятельности, которые там прописаны, они не должны противоречить предполагаемой сделке. Также там обычно прописывается лицо, правомочное заключать и подписывать договоры. Обычно это директор, генеральный директор. Иногда могут быть прописаны дополнительные условия. Например, при осуществлении крупных сделок может потребоваться согласие всех учредителей. Кроме устава должно быть решение собрания учредителей о назначении директора (гендиректора)
5. Доверенность на ответственное лицо, которое будет подписывать договор, если оно действует не на основании устава. Если это руководитель филиала, то доверенность должна быть выдана головной организацией. В доверенности нужно проверить дату выдачи и срок действия, правомочия лица, на которое выдана доверенность, подпись руководителя, а так же подпись доверенного лица, печать.
6. Если деятельность, в рамках которой будет совершена будущая сделка, подлежит лицензированию, нужно запросить лицензию.
7. Бухгалтерская отчетность. Предоставляется обычно последняя годовая отчетность. На её основании главный бухгалтер или финансовый директор может сделать вывод о финансовом состоянии фирмы. Это особенно важно в отношении покупателей.

Инструкция

Сторонами в договоре могут быть как физические, так и юридические лица, также заключение договора между физическим и юридическим лицом не является редкостью. Перечень необходимых документов для заключения договора может быть разным, все зависит от характера сделки.

Прежде всего, необходимо понять, что для физического лица при заключении договора необходимо представление документа удостоверяющего личность. Для юридического лица перечень немного больше и будет состоять из пакета учредительных документов – устава, учредительного договора, свидетельства о государственной регистрации юридического лица, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе, протокола или решения о назначении руководителя исполнительного органа (директора, генерального директора), свежей выписки из единого государственного реестра юридических лиц.

Если договор заключается между юридическими лицами, то, как правило, они обмениваются заверенными копиями учредительных документов. Если стороной договора является физическое лицо, зарегистрированное в качестве частного предпринимателя, то ему необходимо предоставить свидетельство о регистрации в качестве индивидуального предпринимателя, свидетельство о постановке на учет в налоговом органе, паспорт гражданина РФ, выписку из налогового органа. Если расчеты между сторонами будут происходить в безналичной форме, то стороны обмениваются банковскими реквизитами.

Иногда требуется предоставить письма из статистического комитета, с перечнем видов экономической деятельности юридического лица. Если одна из сторон занимается деятельностью, подлежащей лицензированию, то она должна предоставить партнеру по договору заверенную копию лицензии. Если организация реализует товар, проходящий сертификацию - то копии заверенных сертификатов. В некоторых случаях, может потребоваться баланс и отчет о прибылях и убытках.

Когда заключение договора связано с объектом недвижимости, то собственнику помещения нужно предоставить правоустанавливающие и право подтверждающие документы на объект недвижимости, справки подтверждающие отсутствие задолженностей по коммунальным платежам и отсутствие ограничений и обременений. Если речь идет о дорогом объекте, то необходимо представить справки балансовой стоимости и о крупности сделки.

Нельзя сформировать универсальный перечень необходимых документов для заключения договора. Важно при совершении любой сделки подходить к вопросу подписания договора внимательно и с учетом действующего законодательства РФ. Правильно составленный договор дисциплинирует партнеров и является гарантом защиты прав в судебном порядке.

Какие необходимы документы ИП для заключения договора? Трудовое законодательство РФ четко устанавливает необходимость действия правовых взаимоотношений между работодателем и работниками посредством трудового соглашения. Руководитель предприятия выступает как юридическое лицо. Если предприятие является индивидуальным, то его руководитель (индивидуальный предприниматель) тоже оформляет подобный вид соглашения.

Общие положения оформления договора

Никаких исключений на этот счет не имеется. Для работников как физических лиц подписание трудового соглашения означает его официальное трудоустройство, соблюдение прав и социальных льгот. Трудовой договор описывает права и обязанности работника, объем и порядок получения заработной платы. С работника, заключающего такой договор, в Пенсионный фонд осуществляются отчисления, что позволит получать пенсию по мере достижения определенного возраста, период деятельности входит в общий трудовой стаж.

Индивидуальный предприниматель обязан подписать такой документ с физическими лицами, взяв на себя всю ответственность по его подготовке. Процесс оформления письменного соглашения обеспечит правовые интересы и самого частного предпринимателя. Особенно оно сослужит хорошую службу обеим сторонам при наличии определенных конфликтных ситуаций, даст возможность достойно урегулировать трудовые взаимоотношения.

Частный предприниматель фактически, выступая в роли юридического лица, хотя полностью им не являются, обладает особым правовым статусом.

Между самими бизнесменами тоже заключаются договоренности, как документы о сотрудничестве, например, по доставке товаров или услуг. Многие из субъектов ведения бизнеса избегают именно письменных заключений, тем самым нарушая трудовое законодательство, что является недопустимым. Происходит незаконное совершение сделки.

Вернуться к оглавлению

Договоренности ИП и ООО

Индивидуальные предприниматели, сотрудничая с теми или иными юридическими лицами, обязаны оформить соглашение между своим предприятием и, к примеру, с обществом с ограниченной ответственностью (ООО). Такой порядок касается всех видов сделок, совершаемых в процессе предпринимательской деятельности.

Практика заключения таких договоренностей достаточно многообразна, порой сложно определить истинные мотивы совершения сделки и выделить роль индивидуального предпринимателя. Он может выступать как субъект предпринимательской деятельности либо как физическое лицо. Все зависит от того, производит ли самостоятельно товары и услуги такой предприниматель, или всего лишь приобретает их. В первом случае он на законных основаниях заключает соглашение с ООО на общих основаниях.

В других ситуациях необходимо прилагать еще и специальное разрешение на специальные виды деятельности. Например, если индивидуальное предприятие осуществляет услуги по детективной деятельности, оно должно действовать только на основании лицензии. Основным критерием к различным видам договоренностей с индивидуальным предпринимателем является предоставление информации о правовом положении (статусе) физического лица, выступающего в роли индивидуального предпринимателя.

Необходимо подробно привести его персональные данные, данные Свидетельства о государственной регистрации. Об этом должна идти речь уже в начале документа, или в конце при указании всех реквизитов участников соглашения. Иногда ИП, заключающему такие сделки, используются доверенности. В этих случаях нужно добавить ее копию с номером и датой ее выдачи.

Таким образом, соглашения между ИП и ООО включают все персональные данные участников соглашения и их представителей, доверенных лиц для реализации их права в подписании таких документов, порядок осуществления всех обязательств, возникающих по ним. Прилагаются необходимые документы ИП для заключения договора.

Вернуться к оглавлению

Договор между ИП и ИП

Заключение таких документов имеет свои особенности. Они представляют собой вид коммерческих соглашений, устанавливающих условия доставки сырья или готовой продукции, а также предоставление определенных услуг. Подобные сделки не заключаются между физическими лицами. Основными характеристиками такого соглашения между самими индивидуальными предпринимателями являются:

1. Обоюдное подписание индивидуальными предпринимателями;
2. Предмет договора напрямую связан с предпринимательской деятельностью;
3. Данный документ детально освещает все условия совместного сотрудничества, включая вопросы оплаты за товары, услуги на основе взятых обязательств.

Таким образом, при оформлении договорных соглашений ИП с ООО другими индивидуальными предпринимателями, организациями находит свое отражение его правовой статус. При условиях, когда сотрудничество таких сторон учитывает интересы не только частных лиц, заключать такие соглашения можно основе общепринятых норм гражданского законодательства.

В соглашении должны быть детально отражены все персональные данные индивидуального предпринимателя, все необходимые реквизиты, а также данные доверенного лица, если таковые имеются.

Должна быть приложена копия доверенности с ее номером, датой оформления и подписью доверенного лица. Обеим сторонам нужно знать, какие документы нужны ИП для заключения договора. Такой вид документа должен быть заключен в 2 экземплярах. Это соглашение заверяется подписями и печатями ИП.

Существует специальный список или пакет документов ИП для заключения договора, которые в полной мере отражают наличие специальной регистрации и налогового учета. К таким документам относятся:

1. Копия свидетельства о государственной регистрации статуса индивидуального предпринимателя при наличии подписи и печати предприятия;
2. Копия свидетельства государственной Налоговой инспекции для осуществления налогового данного ИП, заверенная подписью и печатями ИП;
3. Документ, удостоверяющий личность индивидуального предпринимателя (оригинал и копию); нужно представить лицевую сторону и прописку ИП;
4. Оригинал доверенности, если возникает необходимость ее оформления. Доверенность должна быть подписана непосредственно доверенным лицом, подкреплена печатью и подписью и самого частного предпринимателя. Обращаются и к услугам нотариуса, требуется его официальное заверение;
5. Устав индивидуального предприятия с дополнениями к нему других учредительных документов для удостоверения полномочий ИП.

Какие документы запросить? Чтобы быть полностью уверенным, что Ваш контрагент чист, запросите у него следующие копии документов:

• Устав.
• Свидетельство о государственной регистрации (или Лист записи ЕГРЮЛ).
• Свидетельство о постановке на налоговый учет.
• Протокол общего собрания участников о назначении директора (или решение единственного участника).
• Вторая и третья страницы паспорта руководителя.
• Бухгалтерская отчетность.
• Справка об отсутствии задолженности перед бюджетом.
• Лицензия, свидетельство о допуске к работам, если это необходимо для деятельности контрагента.
• Доверенности на право подписи счетов-фактур и товарных накладных.

Образец запроса документации о контрагенте. Файл *doc (Word), размер файла 43 КБ. Образец запроса документации о контрагенте. Файл *doc (Word), размер файла 43 КБ.

Список документов для проверки контрагента при заключении договора

Что случилось? У вашей компании появился новый контрагент. Компания вам незнакома, поэтому вы начинаете искать информацию о ней в открытых источниках, иными словами – в интернете.

Находите где-то какое-то упоминание, возможно, сайт на одну страничку. Успокаиваетесь. А зря, открытых источников для проверки компании недостаточно.

Внимание

Налоговая вряд ли согласится с тем, что вы проявили должную осмотрительность. А как в таком случае проверить контрагента? Список документов и действий ниже.

Какие документы нужно запросить у контрагента прежде, чем заключить договор? Уставные или иные правоустанавливающие документы о компании-контрагенте Документ должен быть актуальным, то есть в действующей редакции. Как это проверить? По выписке из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ).

Какие документы нужно запросить у контрагента прежде, чем заключить договор?

Перечень документов, которые следует проверить, зависит от того, с каким предприятием придётся работать:

• с российским юридическим лицом,
• с индивидуальным предпринимателем,
• с иностранным юридическим лицом.

В любом случае, документы должны быть актуальными на момент предъявления, в действующей редакции. Проверить это можно через сведения в выписке из ЕГРЮЛ (в случае с юридическими лицами) или ЕГРИП (если речь идёт об ИП).

Важно

Документ нужен в полной версии - первая и последняя страницы или выписка не подойдут. Читайте также статью: → «ПБОЮЛ: расшифровка, налогообложение и регистрация».

Какие документы необходимо запросить у контрагента перед заключением договора?

Если даты нет, документ могут счесть недействительным (в соответствии с п.1 ст.186 ГК РФ). Есть в доверенности и еще один важный реквизит – срок действия. Если срок не прописан, то доверенность действует в течение года со дня её совершения. Доверенность обязательно должна быть заверена: либо нотариусом, либо руководителем организации/иного уполномоченного на то сотрудника.
Если договор будет подписывать сотрудник организации, то запросите доверенность, которую ему должны выдать в порядке передоверия руководителем юридического лица/его филиала. Учтите, что налоговая признает вашу сторону договора добросовестной только, если вы проверите доверенности (первоначальную или выданную в порядке передоверия). Выписка из ЕГРЮЛ Запросите у контрагента выписку, дата которой как можно ближе к текущей.

Проверка контрагента. какие документы запросить, чтобы не быть обманутым?

Перечень запрашиваемых документов у ИП Список документов, подтверждающих правовой статус ИП, отличается от комплекта документов, имеющегося у законно функционирующих юридических лиц:

1. Учредительные документы у ИП отсутствуют как таковые - нет ни Устава, ни учредительного договора.
2. Работа ИП считается законной после получения свидетельства о гос. регистрации предпринимателей (ЕГРИП).
3. ИП должен предоставить выписку из Единого реестра предпринимателей (ЕГРИП), не из ЕГРЮЛ.

Заключать договор и подписывать его предприниматель может на основании наличия у него свидетельства ЕГРИП и паспорта России.

Перечень необходимых для заключения договора документов

Договор с ИП: какие документы нужны, требовать ли копию паспорта при заключении договора Рекомендуемый перечень документов для заключения договора с индивидуальным предпринимателем (далее - ИП):

• свидетельство о постановке на учет в налоговом органе на территории РФ;
• свидетельство о госрегистрации в качестве ИП;
• выписка из ЕГРИП;
• паспорт (рекомендуется запросить у контрагента копию документа и подлинный - для сравнения с копией);
• документ, подтверждающий законность нахождения по юридическому и фактическому адресам;
• документ, подтверждающий полномочия представителя ИП на право заключения договора.

Дабы минимизировать экономические, правовые и иные риски, которые могут возникнуть из-за сотрудничества с неблагоприятным контрагентом, следует проверить его перед оформлением сделки.

Памятка для бухгалтера, заключающего договоры с контрагентами

Для чего нужна проверка контрагента и как ее провести Список для контрактов между юридическими лицами: учредительные и иные документы Договор с ИП: какие документы нужны, требовать ли копию паспорта при заключении договора Для чего нужна проверка контрагента и как ее провести В России превалирует свобода в выборе делового партнера (ст. 421 Гражданского кодекса РФ), однако надо учитывать, что непроявление должной осмотрительности при этом может повлечь следующие неблагоприятные последствия:

• нарушение или неисполнение договорных обязательств со стороны контрагента;
• невозможность реального возмещения убытков;
• повышение риска проведения выездной проверки;
• получение необоснованной налоговой выгоды с вытекающими последствиями в виде привлечения к ответственности, предусмотренной ст. 122 Налогового кодекса РФ, и доначисления суммы налога (см.

Также это могут быть заявки заказчика на допуск транспорта и работников подрядчика или субподрядчиков, пропуска для них, протоколы производственных совещаний с участием представителей подрядчика, переписка с подрядчиком о согласовании субподрядчиков. Свои вопросы и пожелания вы можете оставить ниже, в комментариях.
Отвечаем в течение суток. Инструкции, документы, декларации, программы-калькуляторы и весь сайт бесплатный, без регистрации и отправки СМС. Онлайн. Возможность скачать. ipipip.ru * С 1 июня 2018 года ФНС запустит сервис «Прозрачный бизнес».

Там будет раскрыта информация о штрафах, среднесписочной, налоговом режиме. * МРОТ с 1 января 2018 года составил 11 163 рублей(+17,6%). * Смотрите все главные Налоговые изменения(увеличения налогов) с 2018 года. * В 2018, 2019, 2020 году платеж ИП (см.калькулятор) составит — 32 385, 36 238, 40 874 рублей.