Письменная форма договора. Правила и порядок

Существует строгое правило - нельзя по соглашению сторон заключить договор в устной форме, когда законом предусмотрена обязательная письменная форма, однако, по соглашению сторон можно совершить обратные действия. К примеру, допускается совершение устной сделки, но стороны решили совершить договор в письменной форме.

Устная форма договора

Законом предусмотрено, что по умолчанию все договора совершаются в устной форме (выражения воли сторон в словесной форме), если законом или соглашением сторон не предусмотрены другие формы. Например, закон определяет, что устная форма может быть использована для сделок на сумму меньше 100 МРП. Стоит отметить, что сделки, исполняемые при самом их совершении могут быть также оформлены в устном виде, хотя их сумма и будет превышать 100 МРП. К таким сделкам относятся: договор мены, по которому стороны одновременно обмениваются товарами, договор перевозки пассажира, когда одна сторона оплачивает проезд, а другая осуществляет ее перевозку, договора, в которых из поведения лица явствует его намерение совершить сделку.

Интересно, что молчание какой-либо из сторон также может быть признано желанием заключить сделку. Но эта норма действительна только в случаях, прямо указанных в законе или договоре. Так, если срок действия договора истек или близок к концу, а стороны не заявляют о расторжении соглашения, то договор может быть продлен на неопределенный срок. Это возможно при условии, что данный пункт присутствует в договоре.

Простая письменная форма

В данном случае предполагается создание письменного документа с указанием в нем всех существенных условий договора и подписания его сторонами (представителями сторон). Также, согласно законодательству, к договору, заключенному в письменной форме, приравнивается обмен телефонограммами, письмами, факсами или другими документами. В общем, все документы, наглядно подтверждающие желание и готовность сторон заключить договор.

В письменной форме обязательны для заключения договора следующие условия: в процессе предпринимательской деятельности на сумму свыше 100 МРП, а также другие случаи, прямо предусмотренные законом (договор банковского займа) или соглашением сторон.

Гражданский Кодекс РК, в частности ст. 153, закрепляет общее правило, по которому несоблюдение простой письменной формы сделки хоть и не делает договор недействительным, но при возникновении спора стороны лишены права подтверждать свидетельскими показаниями совершение договора, содержание или исполнение, не исключая возможности приводить иные доказательства.

Нотариальная письменная форма договора

Законом установлены случаи, когда требуется нотариально заверить письменную форму договора. Так, по закону договор ренты требуется заключать в письменной форме с нотариальным удостоверением. В процессе заключения договора нотариус обязан разъяснять сторонам смысл договора, проверять подлинность документов, истинность намерения сторон. Данные действия закреплены законом «О нотариате» для защиты интересов сторон и заключения договора, соответствующего законодательству.

Не соблюдение данной формы договора влечет ее недействительность. В то же время законом предусмотрено, что если стороны или одна из сторон исполнила обязательства по нотариально заверенному договору, а сделка не противоречит законодательству и не нарушает права третьих лиц, тогда данный договор может быть признан судом действительным по заявлению заинтересованной стороны. В дальнейшем не требуется нотариального удостоверения данного договора.

Уважаемые пользователи! Информация в статье соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) публикации.

Гражданский Кодекс РФ (ст.160) предусматривает положения о том, что сделка в письменной форме должна быть совершена путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами. Законом, иными правовыми актами и соглашением сторон могут устанавливаться дополнительные требования, которым должна соответствовать форма сделки (совершение на бланке определенной формы, скрепление печатью и т.п.), и предусматриваться последствия несоблюдения этих требований.

Письменная форма наиболее распространена в деловом обороте, поскольку при наличии письменного документа можно максимально быстро и достоверно выявить волю сторон на совершение сделки.

Статья 161 ГК РФ определяет, что в простой письменной форме, за исключением сделок, требующих нотариального удостоверения, должны совершаться:

• 1) сделки юридических лиц между собой и с гражданами;
• 2) сделки граждан между собой на сумму, превышающую не менее чем в десять раз установленный законом минимальный размер оплаты труда, а в случаях, предусмотренных законом, - независимо от суммы сделки.

Соблюдение простой письменной формы не требуется для сделок, которые в соответствии со ст.159 ГК могут быть совершены устно.

Данная статья закрепляет общие признаки сделок, требующих письменной формы совершения. Такими признаками являются субъектный состав и сумма сделки.

По субъектному признаку сделки, совершаемые юридическими лицами, должны иметь письменную форму. Эта форма для них является, таким образом, нормой. Отступать от нее им предоставлено право только в случаях, указанных в законе (ст. 159), не считая предписаний об обязательном нотариальном удостоверении отдельных сделок (ст. 163), когда права выбора между формами сделок у них просто не существует.

Для сделок, совершаемых между гражданами, устанавливается дополнительный признак: такие сделки должны совершаться в письменной форме, если сумма сделки превышает не менее чем в 10 раз установленный законом минимальный размер оплаты труда. Законодатель отказался от установления жестко фиксированной суммы, что в условиях инфляционной экономики видится вполне оправданным. Цель введения простой письменной формы для сделок, превышающих определенную сумму, вполне очевидна - необходимо обеспечить устойчивость гражданских отношений, с одной стороны, и не усложнять гражданский оборот введением дополнительных требований, с другой. Нельзя не обратить внимание на срок совершения сделки, поскольку периодически сумма минимального размера оплаты труда изменяется Федеральным законом.

Однако для отдельных сделок закон прямо предусматривает необходимость письменной формы независимо от суммы: доверенность (ст. 185), соглашение о неустойке (ст. 331), поручительство (ст. 362), задаток (ст. 380), некоторые случаи дарения (ст. 574), аренду на срок более одного года (ст. 609) и некоторые другие.

В сделках граждан для определения суммы, которая влияет на выбор формы сделки, во внимание принимается цена встречного предоставления (ст. 423 и 424 ГК), а в безвозмездных сделках - цена передаваемого имущества или оказываемых услуг.

Требование обязательной письменной формы отпадает, если сделка исполняется при ее совершении (ст. 159). В этих случаях в устной форме могут заключаться как сделки юридических лиц с гражданами (розничная торговля, сфера бытового обслуживания), так и сделки граждан между собой независимо от суммы договора, и, наконец, сделки между юридическими лицами. В то же время, любая сделка с участием юридического лица, независимо от формы ее совершения, требует отражения этой сделки в документах бухгалтерского учета, а в некоторых случаях составления и других документов (кассовых и товарных чеков, счетов-фактур и т.п.), выдаваемых другой стороне в подтверждение сделки.

Не могут совершаться в устной форме сделки (даже исполняемые при их совершении), если для них установлена нотариальная форма либо если несоблюдение простой письменной формы влечет признание сделки недействительной.

Рассмотренные выше правила устанавливают требования со стороны закона, что не мешает гражданам облечь в простую письменную форму сделку, для совершения которой достаточно было бы и устной формы.

Во всех случаях сделка, совершенная в письменной форме, представляет собой один или несколько документов. Поэтому сделка, совершенная в письменной форме, может считаться надлежаще оформленной, если в документе присутствуют обязательные реквизиты. Реквизиты (от лат. requisitum - необходимое) - это данные, которые должны содержаться в письменном документе, оформляющем сделку. Реквизитами являются сведения о наименовании кредитора, сумме платежа, месте исполнения обязательств, дате совершения сделки, подписи сторон и т.п. Реквизиты сделки могут устанавливаться ее участниками, а также непосредственно предписаниями закона. В тех случаях, когда перечень необходимых реквизитов, подлежащих отражению в документе, определяется законодательством, как правило, отсутствие какого-либо реквизита приводит к недействительности документа, а через это - к недействительности сделки. Так, например, отсутствие в векселе наименования "вексель", включенного в текст документа, означает, что такой документ не имеет силы векселя, а сама сделка по выдаче подобного документа не может расцениваться как сделка по выдаче векселя.

Обязательным реквизитом любого документа, письменно оформляющего сделку, являются подпись лица или подписи лиц, совершающих сделку, или должным образом уполномоченных ими лиц. От имени юридического лица документ должен быть подписан лицом, обладающим в соответствии с законом и учредительными документами правами исполнительного органа данного юридического лица*(264). В тех случаях, когда в соответствии с законом юридическое лицо может приобретать гражданские права и принимать на себя обязанности через своего участника (п. 1 ст. 72 ГК), документ, оформляющий сделку, подписывается участником.

Когда гражданин, вступающий в сделку, не может вследствие. физических недостатков, болезни, неграмотности подписать ее собственноручно, по его поручению сделку подписывает другое лицо - рукоприкладчик. Подпись последнего должна быть засвидетельствована нотариусом либо другим должностным лицом, имеющим право совершать такое нотариальное действие, с указанием причин, в силу которых совершающий сделку не мог подписать ее собственноручно. Если рукоприкладчик подписывает доверенность на получение заработной платы и иных платежей, связанных с трудовыми отношениями, на получение вознаграждения авторов и изобретателей, пенсий, пособий и стипендий, вкладов в банках и на получение корреспонденции, в том числе денежной и посылочной, то подпись рукоприкладчика может быть удостоверена также организацией, где работает гражданин, который не может собственноручно подписаться, или администрацией стационарного лечебного учреждения, в котором он находится на излечении (п. 3 ст. 160 ГК).

Подпись, совершенная рукоприкладчиком, является подписью его самого, а не лица, за которое он подписался. Поэтому подпись рукоприкладчика нельзя смешивать с аналогом собственноручной подписи лица, совершающего сделку.

Общие требования к письменной форме сделок и их реквизитам могут дополняться законом, иными правовыми актами и соглашением сторон. Так, требования о скреплении подписей сторон печатями определяются соглашением участников сделки, а требования к бланкам ценных бумаг, предусмотренные с целью предотвращения их подделок, определяются в законодательстве. Дополнительные требования к письменной форме сделок могут быть самыми разнообразными - их перечень не замкнут.

В случаях, предусмотренных законом, стороны могут прибегать к определенным конклюдентным действиям при заключении сделки, требующей письменной формы (совершение действий, свидетельствующих о "принятии заказа к исполнению" - п. 3 ст. 438) либо при пролонгации договора (продолжение пользования арендованным имуществом при истечении договора аренды - ст. 621).

Форма сделки – это способ, посредством которого выражается воля сторон при совершении сделки . Способ выражения воли во вне – это и есть форма сделки.

Существует 2 основные формы сделки: устная и письменная, которая в свою очередь бывает простая и нотариальная.

Устная форма сделок заключается в том, что стороны выражают свою волю словами, например, при встрече, по телефону и т.д. В отношении данной формы предусмотрено общее правило: сделка, для которой законодательством или соглашением сторон не предусмотрена письменная форма, может быть совершена устно.

Письменная форма заключается в том, что воля сторон выражается составлением одного документа, подписанного сторонами в обмене телеграммами, либо письмами и т.п. В ряде случаев письменная форма считается соблюдённой при наличии сохранной расписки, квитанции, свидетельства, подписанного хранителем, номерного жетона, иного знака, банковской книжки, сберегательного или депозитного сертификата, ж/д билета, багажной квитанции и т.п.

Письменная сделка должны быть собственноручно подписана лицами, её совершающими, либо с использованием различных современных способов факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи или иного аналога собственноручной подписи, если это допускается законами, иными актами или соглашением сторон.

Письменные сделки юридических лиц должны быть подписаны их руководителями и скреплены печатями.

В случаях, когда гражданин, участвующий в сделке, по каким-либо причинам не может её собственноручно подписать (вследствие болезни или физического недостатка), по его поручению сделка подписывается другим лицом, которое называется рукоприкладчиком. Подпись рукоприкладчика должна быть засвидетельствована нотариусом, либо иным должностным лицом, имеющим право совершать нотариальные действия с указанием причины, в силу которой лицо, участвующее в сделке, не смогло само её подписать. Рукоприкладчик не приобретает никаких прав и обязанностей по сделке и не отвечает за её содержание и исполнение. Рукоприкладчиком должно быть полностью дееспособное лицо.

В простой письменной форме должны совершаться сделки между:

• 1. Юридическими лицами.
• 2. Между гражданами и юридическими лицами.
• 3. Между гражданами на сумму, превышающую 10 000 рублей.

Например, независимо от суммы сделки в простой письменной форме совершается договор залога, договор поручительства, совершение доверенности и т.д. Несоблюдение простой письменной формы сделки влечёт неблагоприятные последствия для её участников: в случае спора они не могут ссылаться на свидетельские показания для подтверждения факта сделки и её условий, но могут приводить любые другие средства доказывания, все те средства доказывания, предусмотренные действующим гражданско-процессуальным законодательством. В случае прямого нарушения письменной формы сделки она признаётся недействительной.

Имеются исключения, в частности, согласно п. 3. статьи 887 несоблюдение простой письменной формы договора хранения не лишает стороны права ссылаться на свидетельские показания в случае спора о тождестве вещи сданной на хранение и вещи, возвращённой хранителем. Спор относительно иных условий договора хранения подчиняется общим правилам о несоблюдении простой письменной формы сделки. В случаях, прямо предусмотренных в законе, несоблюдение простой письменной формы сделки влечёт её недействительность.

Нотариальное удостоверение сделок осуществляется нотариусом или иным лицом, уполномоченным совершать нотариальные действия. Нотариальное удостоверение сделок обязательно в 2 случаях:

• 1. Если это прямо установлено законом (на сегодня закон предъявляет требования по нотариальным удостоверениям в частности к доверенностям на совершение сделок, требующих нотариальной формы, передоверие, договор залога недвижимости – ипотека, договор ренты , завещание, брачный договор и некоторые другие).
• 2. Если это предусмотрено соглашением сторон, хотя по закону для данного вида сделок это не требовалось.

Несоблюдение нотариальной формы сделки влечёт её ничтожность. Если одна из сторон полностью или частично исполнила сделку, требующую нотариального удостоверения, а другая сторона частично уклоняется от удостоверения сделки, суд по требованию исполнившей сделку стороны признает сделку действительной. В этом случае последующее удостоверение не требуется, кроме того, сторона, не обосновано уклоняющаяся от нотариального удостоверения сделки, обязана возместить другой стороне убытки, вызванные задержкой заключения сделки.

Некоторые сделки, подлежащие заключению в письменной форме, могут так же подлежать государственной регистрации. Не является требованием государственной регистрации требование к её форме. Скорее всего, это особое требование, предъявляемое к порядку заключения сделки. Если законом предусмотрена государственная регистрация сделки, соответствующие правовые последствия наступят только после такой регистрации. Сделка, предусматривающая изменения условий государственной сделки, так же подлежит государственной регистрации. При уклонении одной из сторон сделки от её государственной регистрации суд вправе по требованию другой стороны вынести решение о государственной регистрации сделки. Основанием для государственной регистрации в этом случае будет судебное решение. Уклоняющаяся от государственной регистрации сторона обязана возместить другой стороне убытки за задержку заключения сделки.

Воля в сделке может быть выражена молчанием . При этом действует презумпция: «Молчание не считается согласием на совершение сделки, за исключением случаев, предусмотренных законом». Например, при отсутствии заявления от одной из сторон о завершении договора доверительного управления имуществом по окончании срока его действия он считается продлённым на срок и на тех же условиях, какие были предусмотрены договором (смотри абзац 2 пункта 2 статьи 1016 ГК). Относительно сделок, которые могут быть заключены устно, предусмотрен специальный механизм их совершения, так называемы конклюдентные действия, т.е. такое поведение лица, из которого усматривается воля на совершение сделки. Например, вручение обычного подарка человеком, пришедшим на день рождение.

Несмотря на то что по общему правилу все сделки между хозяйствующими субъектами должны быть облечены в письменную форму (требование ст. 161 ГК РФ), в некоторых случаях стороны ограничиваются устными договорённостями.

Это обычное дело между старыми деловыми партнёрами, хорошо знающими друг друга. Кроме того, в устной форме часто оформляются сделки разовые или на небольшие суммы.

На практике всё не так радужно. Пренебрежение письменной формой может привести к целому ряду проблем. Контрагент может отказаться от своих обязательств. Обязательства могут быть выполнены лишь частично. В случае возникновения судебного спора исход его может оказаться самым неожиданным, особенно если говорить о квалификации сделки.

Кроме того, при возникновении спора и переносе его в суд будет весьма сложно доказать не только сам факт достижения соглашения, но и отдельные его условия. А от того, как суд определит природу соглашения, будут зависеть правовые последствия, которые оно повлечёт.

К примеру, поставщик выставил счёт, а покупатель произвёл оплату указанной в счёте суммы. С точки зрения деловой практики налицо согласие сторон заключить и соблюдать договор.

Однако в отсутствие письменного договора, в котором закреплены сроки поставки, условия оплаты и доставки, санкции за нарушение сроков и иные важные условия, одного факта оплаты счёта недостаточно для подтверждения наличия каких бы то ни было договорённостей. Перечисление же денежных средств до поставки формально считается безвозмездным перечислением.

Если поставка так и не состоится, то деньги должны быть возвращены предполагаемому покупателю, а при отказе поставщика вернуть их речь может идти только о возврате неосновательного обогащения, причём исключительно в судебном порядке.

Кстати, даже если продавец вернёт неосновательное обогащение до вынесения решения по делу, то это не освобождает его от уплаты процентов (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 12.07.07 № Ф04-3542/2007(34884-А46-12)).

С другой стороны, далеко не всегда можно вернуть деньги, если суд не признает договор заключённым. Если будет доказано, что сторона перечислила деньги, несмотря на то что знала об отсутствии обязательства, то нет оснований для их возврата (ст. 1109 ГК РФ).

Когда спор дойдёт до суда, заинтересованному лицу придётся представить необходимые доказательства.

К слову, вопреки распространённому мнению, условия договора не доказывает финансовая и бухгалтерская документация.

Кассовые или банковские документы? Они-то, как правило, всегда имеются в наличии, поскольку их отсутствие является нарушением кассовой дисциплины и может привести к ответственности (ст. 15.1 КоАП РФ, ст. 160 УК РФ). Кроме того, перечисление средств с расчётного счёта без представления соответствующего распоряжения банку просто невозможно.

Однако расходных кассовых ордеров, приходных кассовых ордеров, кассовых чеков, ведомостей по выдаче заработной платы, платёжных поручений не всегда достаточно для подтверждения факта заключения договора и уж тем более его условий.

Эти документы могут подтвердить лишь выдачу наличных денег, осуществление платежа или целевое назначение выплат. Более того, даже ссылка на договор в платёжном поручении не подтверждает наличие самого договора (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 15.09.09 № Ф04-5631/2009 (19765-А46-48)).

Однако вернёмся к тому, каким образом можно подтвердить факт договорных отношений и устные договорённости.

Прежде всего, надо приготовить для суда документы, которые были получены от контрагента и были бы связаны между собой. В таком случае появляется возможность доказать устно сформулированные договорённости.

Помимо документов, которые удостоверяют факт передачи средств или имущества, крайне целесообразно припасти для суда акты приёма-передачи имущества или оказания услуг: в таком случае можно будет подтвердить, что имущество получено, услуги оказаны, работы выполнены.

Впрочем, всё равно придётся доказать, что средства, оплату которых подтверждает кассовый или банковский документ, переданы в счёт поставки именно того товара, получение которого подтверждает акт (накладная). Причём лучше всего, если документы содержат ссылку друг на друга.

Так, если денежные средства передаются после получения имущества, то в расходном кассовом ордере в качестве основания платежа должно быть указано, что денежные средства перечислены за товары, переданные по конкретному акту.

В случае если товары передаются после оплаты, то в накладной должно быть указано, что она составлена к конкретному платёжному поручению.

Присутствие такой перекрёстной ссылки будет свидетельствовать о том, что документы оформляют передачу имущества и выплату средств, и суд на основании таких письменных доказательств, как связанные между собой документы, сможет квалифицировать сделку именно так, как предполагали стороны при её заключении.

В заключение следует сказать ещё об одном моменте: отсутствие письменного договора может повлечь негативные последствия и в отношениях с физическими лицами. Так, весьма часто физические лица оказывают услуги фирмам и предпринимателям именно на основании устных договорённостей. Пренебрежение письменным оформлением отношений может повредить прежде всего заказчикам-«работодателям», поскольку налоговые органы, в частности, скорее всего, будут заинтересованы в том, чтобы договор был трудовым, для заказчика же выгоднее, чтобы договор остался гражданско-правовым.

Таким образом, лучше, во-первых, всегда оформлять отношения с физическими лицами в письменной форме и, во-вторых, не допускать при этом ни малейших намёков на трудовой характер отношений. Напомним, что на такой характер могут указывать упоминания об издании приказа о допуске к работе, о штатном расписании, об ознакомлении физического лица с правилами внутреннего трудового распорядка и должностной инструкцией, об учёте отработанных часов, в том числе в табеле рабочего времени, о зарплате и т. д. Чем больше таких скользких моментов, тем больше вероятность того, что суд расценит сложившиеся отношения как трудовые.

ВАЖНО:

Формально тот факт, что договор не заключён в письменной форме, не повлечёт за собой санкций. Договор не становится недействительным из-за нарушения требований к его форме. Кроме того, закон даёт возможность доказывать наличие договорённостей иными документами (п. 1 ст. 162 ГК РФ).

Лучше всегда оформлять отношения с физическими лицами в письменной форме и не допускать при этом ни малейших намёков на трудовой характер отношений.

Андрей КОРМАКОВ, адвокат

Случаи, когда соблюдение простой письменной формы сделки обязательно

Ст. 160 Гражданского кодекса РФ наряду с устными сделками предусматривает такое оформление правоотношений сторон, как письменная сделка. Она применяется, когда на это указывает закон.

П. 1 ст. 161 ГК РФ предусматривает 2 случая обязательного соблюдения

• участие во взаимоотношениях юридического лица;
• контракт между физическими лицами на сумму более 10 000 руб.

Кроме того, особенная часть ГК РФ предписывает совершать отдельные виды договоров в виде :

• договор страхования (ст. 940 ГК РФ);
• залог (ст. 339 ГК РФ);
• кредитный договор (ст. 820 ГК РФ) и др.

Оформление документов, когда требуют применить письменную форму сделки

Простая письменная форма сделки - это:

• Подписание партнерами одного документа.
• Направление друг другу писем или электронных сообщений. Например, когда один из партнеров направляет коммерческое предложение, а другой принимает его.
• Вручение контрагенту подтверждающих документов. Так, для договора банковского вклада соблюдение простой письменной формы сделки - это выдача банком сберегательной книжки, сертификата, а для договора страхования — вручение контрагенту страхового полиса или свидетельства.

Примерное содержание договора между гражданами на сумму более 10 000 рублей

К такому договору нет каких-либо специальных требований. В составляемом документе необходимо отразить:

• наименование, адреса и реквизиты сторон;
• предмет соглашения;
• цену контракта и сроки исполнения обязательств;
• прочие условия, например размер неустойки, отличный от установленного в ст. 395 ГК РФ.

Последствия несоблюдения простой письменной формы сделки

По ГК РФ следствия несоблюдения простой письменной формы сделки - это:

• ничтожность сделки;
• отсутствие права использовать показания свидетелей.

Как правило, ничтожность сделки устанавливается законодательством в отношении тех видов контрактов, которые прямо предписано заключать письменно.

При отсутствии прямого указания на ничтожность сделки действует правило, предусмотренное ст. 162 ГК РФ, устанавливающее невозможность ссылаться на показания свидетелей. При этом сохраняется возможность предъявлять любые письменные доказательства. Чаще всего допустимым доказательством суды признают расписку, содержащую существенные условия для определения правоотношений сторон. Например:

• наличие расписки подтвердило заключение договора займа (определение Верховного суда Республики Адыгея от 23.09.2016 по делу № 33-1496/2016);
• расписка доказала наличие договора купли-продажи грузового автомобиля (определение Красноярского краевого суда от 17.10.2016 по делу № 33-12859/2016).

Итак, простая письменная форма сделки - это наиболее часто используемый вид закрепления прав и обязанностей партнеров. Ее употребление дает контрагентам возможность четко уяснить свои права и обязанности, а также предусмотреть меры ответственности, отличающиеся от установленных законодательством. И наконец, договор, составленный письменно, содержит адреса и реквизиты сторон, что облегчает защиту прав участников соглашения в суде.