Международная система межбанковских расчетов swift. Использование системы SWIFT в межбанковских расчетах. IV. SWIFT - как система передачи данных
Вероятно, нет ни одного официально трудоустроенного человека, который хотя бы раз в жизни не запрашивал справку 2-НДФЛ в бухгалтерии своей организации. А те, кто этого еще не делал, наверняка слышали о ней от своих знакомых. Разбираем, в чем особенность этой справки и почему она так прочно вошла в жизнь наших сограждан.
Что такое справка 2-НДФЛ
Справка 2-НДФЛ – это официальный документ о доходах работника за определенный период, чаще всего за календарный год.
Цифра 2 в начале названия не связана с содержанием справки, а просто является порядковым номером этого вида документа среди прочих форм. Например, первичный документ о доходах физического лица называется 1-НДФЛ, а форма представляет собой шаблон для заполнения налоговой декларации. Все эти документы объединяет одна аббревиатура – , что значит «налог на доходы физических лиц».
Эта справка может понадобиться сотруднику на руки. С компьютеризацией учета в наше время составить эту справку не составляет труда, так как данные для нее генерируются из программы автоматически.
Согласно статье 62 Трудового кодекса, работодатель обязан бесплатно выдать справку работнику по его устному запросу или по заявлению в течение трех дней. Обычно справка выдается без каких-либо затруднений.
2-НДФЛ может быть выдана как за предыдущие годы, так и за текущий, еще не завершившийся год. Работник не обязан сообщать своей организации, зачем ему нужна справка.
Справка 2-НДФЛ и работодатель
По общему правилу, работник обязан отдавать 13% своих доходов государству. Если речь идет о наемном труде, то сотруднику не нужно самостоятельно идти в налоговую службу и подавать декларацию о своих доходах. За него это делает его работодатель, выступая его личным налоговым агентом.
Именно работодатель отчитывается в доходах своих работников и уплачивает с начисленной им зарплаты подоходный налог, подавая справку 2-НДФЛ по каждому из них.
Согласно 230-ой статье НК, налоговые агенты обязаны представить справку в местный налоговый орган не позднее 1 апреля. Сведения должны относиться к предыдущему году.
В том случае, если удержать налог не представляется возможным, работодатель также должен заявить об этом в инспекцию, но не позднее 1 марта. К таким случаям можно отнести пример, когда компания вручила своим сотрудникам путевки в санаторий в качестве стимулирующего подарка.
Какая информация содержится в справке 2-НДФЛ
2-НДФЛ является главным источником сведений о доходах работника и удержанных налогах.
Справка содержит несколько разделов, где представлена следующая информация:
- За какой период составлена справка;
- Данные о налоговом агенте (работодателе): официальное название организации, телефон для связи, прочие реквизиты;
- Данные о получателе дохода (работнике): ФИО, серия и номер документа (паспорта), прописка, гражданство;
- Облагаемые налогом доходы, ставка дохода (чаще всего 13%), суммы дохода, расписанные по месяцам и разбитые по кодам. Например, в январе работник Иванов получил доход 30 тысяч рублей, 20 тысяч из которых идут по коду 2000 (собственно вознаграждение за труд), 6 тысяч – по коду 2510 (доход в натуральной форме — когда организация оплачивает работнику питание, обучение), и 4 тысячи – по коду 2012 (отпускные выплаты). Как правило, ежегодно ФНС утверждает обновленный перечень кодов, который уже насчитывает несколько десятков позиций;
- Сведения о налоговых вычетах (если есть);
- Суммарные величины: общий доход за период, налоговая база (доход минус вычеты) и исчисленный налог. По последней сумме видно сколько подоходного налога работник заплатил в казну через своего работодателя;
- В конце документа указан уполномоченный представитель организации, который несет ответственность за правдивость приведенных сведений.
Куда нужна справка 2-НДФЛ
2-НДФЛ можно поставить в один ряд с ключевыми документами гражданина. Действительно, если паспорт удостоверяет личность, водительские права убеждают в умении и праве водить автомобиль, то справка о доходах затрагивает одну из важнейших характеристик человека – его платежеспособность.
В России справку по форме 2-НДФЛ запрашивают следующие структуры:
|
Кто требует |
Для чего нужна 2-НДФЛ |
|
Для кредита. Перед тем как предоставить крупную сумму в кредит, банк обязан оценить состоятельность заемщика. Пристальное внимание к доходам особенно актуально при ипотечном кредитовании – для банка это важно, когда на кону действительно большие деньги |
|
|
2. Новый работодатель |
Отдел кадров может запросить у своего нового сотрудника справку с предыдущего места работы. Это необходимо для определения размера подоходного налога с начала календарного года |
|
3. Налоговая служба |
В некоторых случаях государство поддерживает своих граждан, частично или полностью возвращая уплаченные ими в бюджет суммы подоходного налога. Эту операцию называют налоговым вычетом. Вычет возможен, например, при покупке жилья, или когда родители оплачивают обучение студента в платном вузе |
|
Справка 2-НДФЛ нужна, если работник участвует в судебных разбирательствах, касающихся трудовых аспектов. Также ее требуют для правильного расчета выплат по |
|
|
5. Орган опеки и попечительства |
Для усыновления ребенка потенциальные родители, среди прочих документов, подают справку 2-НДФЛ в орган опеки по месту жительства |
|
6. Орган социальной защиты населения |
Для того чтобы семья была признана малоимущей и имела право на выплаты от государства, в местные органы соцзащиты, среди прочих, представляется справка о доходах |
|
7. Посольство |
Нет определенного ответа, нужна ли 2-НДФЛ для визы. В отдельных случаях посольство может запросить , но по сложившейся практике бывает достаточно справки с места работы и выписки с банковского счета |
Распространенные ошибки в справке 2-НДФЛ
Форма справки 2-НДФЛ утверждена приказом ФНС России от 30 октября 2015 года №ММВ-7/11/485@. С отчетности 2017 года в налоговую нужно будет сдавать ее по обновленной форме, утвержденной 17.01.2018г. приказом ФНС РФ №ММВ-7/11-19@.
Несмотря на унифицированную форму, иногда в ней допускаются ошибки:
- В справке отсутствует подпись уполномоченного представителя. Так как справка 2-НДФЛ является налоговым, а не бухгалтерским документом, необязательно, чтобы ее подписывал руководитель предприятия. Обычно назначается представитель, например, главный бухгалтер.
- Печать должна быть «мокрой» – многие инстанции не принимают ксерокопии и факсы, имеет силу только оригинальный документ;
- В справке есть исправления. Корректор, зачеркивания делают ее недействительной;
- Дата указана не в формате ДД/ММ/ГГ;
- Неточности в форме записи денежных величин. Сумму налога, прописанного в справке, приводят без копеек: округляют до рублей в большую или меньшую сторону. Но остальные суммы все же указывают с точностью до копеек;
- Самый печальный вариант – когда в справке неверно отражены доходы работника. В первую очередь сотрудник должен убедиться, что его фактическая зарплата является «белой». Это легко проверить по .
Справка 2-НДФЛ и фриланс
Раньше фрилансерами считались просто удаленные работники, официально оформленные у работодателя. Теперь большая доля фрилансеров работает без какой-либо регистрации в налоговых органах, а со своими заказчиками не заключает трудового договора. Все строится на условиях взаимного доверия и устных договоренностей.
Так как рынок фриланса стремительно развивается, законодатели предусмотрели статус для граждан, которые не являются ИП и оказывают услуги другим физическим лицам для личных, подсобных и иных нужд. Они получили статус так называемых самозанятых граждан. В течение 2017 года данные физлица, в добровольном порядке, подавали соответствующее заявление и вставали на учет в налоговых. Для самозанятых граждан также предусмотрены налоговые каникулы на период до 2-х лет.
К концу 2017 года число физлиц, вставших на учет в ФНС достигло 936 человек (данные статистики по всей России). Пока нет точных цифр, сколько же фрилансеров трудится в определенных сферах и получает доход. По одним данным, их может быть около 12 млн.человек, по другим – 25 млн., а эксперты вообще называют «заоблачные» цифры – 40 млн.человек.
Реальность такова, что подавляющее большинство фрилансеров остаются в тени и не платят никаких налогов. Дело здесь не только в незаконности такой работы, но и в невозможности пользоваться некоторыми инструментами, которые доступны официально трудоустроенным гражданам. К примеру, если фрилансеру понадобится справка 2-НДФЛ, ему просто неоткуда будет ее взять.
Поэтому законодатели и дальше продолжают совершенствовать механизм так называемой легализации самозанятых граждан. К примеру, патентная система рассматривается как наиболее удачный вариант ведения бизнеса данные физлицами. Как еще можно «легализоваться»?
Решения могут быть такими:
- , работать на со ставкой 6 %, отражать доходы в КУДИР (книге учета доходов и расходов) либо завести свой , либо электронный кошелек. Каждые три месяца подавать налоговую декларацию по месту жительства. Первую декларацию для налоговой можно заполнить через посредника (таких организаций полно в любом городе, в том числе и в интернете), стоимость обычно не превышает тысячи рублей. А все последующие, посмотрев на образец, заполнять самостоятельно.
Минусы : если фрилансер – «мелкая рыбешка», то есть его доходы совсем скромные, просто обидно отщипывать налоговый кусок от заработков. По букве закона так нужно делать, но по логике это глупость. К тому же никто не стреляет пушкой по воробьям – вряд ли налоговая заинтересуется субъектом с небольшими денежными поступлениями.
- Можно заключить с постоянным заказчиком гражданско-правовой договор. В этом случае заказчик станет налоговым агентом работника и будет обязан перечислять его подоходный налог, а также делать социальные взносы.
Минусы : не так много шансов, что заказчик захочет взять на себя такое бремя – только если это не крупный игрок на рынке, которому важна его репутация и законность действий.
- Обзавестись официальной работой, которую легко совмещать с основным источником доходов. С одной стороны, справка 2-НДФЛ обеспечена, с другой стороны – можно спокойно заниматься любимым делом.
Минусы : непросто найти такую работу-ширму, причем не совсем копеечную, ведь иначе сама справка 2-НДФЛ потеряет свой смысл. Какой банк даст кредит, если заработок в 2-НДФЛ смехотворный?
Пример: если программист устроен официально, он может на своем рабочем месте делать «левые» заказы. В идеале нужно, чтобы он работал не там, где нужна сдельная работа, и никто, кроме самого работника, не понимал, сколько времени он тратит на то или иное задание. Кроме того, нужно иметь талант балансировать между официальным и неофициальными боссами – и, как говорится, «не палиться».
– это справка о доходах физического лица за определённый период, и о подоходном налоге, который был за этот период уплачен.
Что это такое?
Это официальный документ, в котором указаны сведения о доходах физического лица и сумме налога, которую работодатель перечислил за него. Такая справка выдаётся только работодателем, с указанием его реквизитов и с его печатью.
Эта справка содержит в себе следующие сведения:
- О работодателе – его полное наименование, ИНН и КПП, и другие реквизиты.
- Полностью ФИО работника.
- Ежемесячные данные этот сотрудника о доходе, который облагается по ставке 13%.
- Если у сотрудника есть право на стандартные, социальные и имущественный вычеты, то эти сведения также указываются в справке с кодами вычетов.
- Сумма налога, удержанного с этого сотрудника.
- Общие суммы полученного дохода, применяемых вычетов и удержанного налога.
Выдают такую справку в бухгалтерии у работодателя. Срок её получения, согласно , составляет 3 дня, так как это документ, непосредственно связанный с работой.
Чтобы работник мог опираться на эту статью при получении справки, он должен написать . Зачастую этого не делается.
Кому нужна справка
Чаще всего эту справку требуют банки от потенциального заёмщика. Отражённые в ней сведения помогают банкирам принять решение о выдаче или невыдаче кредита такому заёмщику по .
Её требуют, если речь идёт о крупном кредите. Она обязательно для предъявления при оформлении ипотеки по .
Предъявлять справку по форме 2-НДФЛ необходимо и в другие организации:
- в налоговую инспекцию при оформлении налоговых вычетов по ;
- пенсионный фонд при назначении и расчёте пенсии;
- при усыновлении ребёнка или оформлении опеки над ним;
- в органы социальной защиты для назначения социальных пособий как малоимущей семье;
- в суд, при назначении суммы алиментов в процентном отношении к доходу ответчика;
- в центр занятости, при оформлении и расчёте пособия по безработице;
- в посольство, при оформлении визы;
- для заполнения .
Даже новый работодатель при приёме на вакантную должность соискателя, может потребовать у него эту справку с бывшего места, чтобы назначить ему зарплату.
Работник может потребовать эту справку при увольнении, а может получить её в любой момент. Некоторые работодатели выдают справку вместе с трудовой книжкой.
Нормативная база
При предоставлении сведений на бумажных носителях, налоговый агент должен предоставить:
- сами справки по форме 2-НДФЛ по каждому сотруднику;
- в 2-ух экземплярах.
Если работодатель предоставляет сведения на электронных носителях, чаще всего «флешках», то на носителе должны быть следующие сведения:
- файл со справками, утверждённого в ФНС формата;
- реестр справок в 2-ух экземплярах.
Если работодатель предоставляет сведения с помощью сети Интернет, он должен отправить файл определённого формата, подписанный электронной подписью руководителя.
Работнику
Работнику справка по форме 2-НДФЛ предоставляется на бумажных носителях, реже с помощью сети Интернет.
На бумажном носителе для работника должна стоять печать организации и подпись генерального директора или главного бухгалтера (если он имеет полномочия подписывать документы).
Кроме того, на справке должны быть полные сведения о работодателе и о работнике, которому выдана справка.
Назначение 2-НДФЛ
У справки по форме 2-НДФЛ достаточно много способов использования. Её назначение достаточно велико в бухгалтерском и налоговом учёте. С 2010 года эта справка участвует в расчёте выплат по больничному листу.
Как известно, средняя заработная плата для расчета «больничных» выплат рассчитывается, исходя из заработной платы сотрудника за последние 2 года. Сведения о его заработной плате берутся бухгалтером именно из справки 2-НДФЛ.
Как уже упоминалось, в справке отражается налогооблагаемый доход работника. Изучив сведения из справки, работники социальной защиты могут сделать вывод – является ли семья малоимущей.
Делается это простым расчетом – общий налогооблагаемый доход работника за месяц делится на количество его иждивенцев.
Видео: 2-НДФЛ — справка или о средней заработной плате. В чем же разница?
Если полученная сумма меньше прожиточного минимума по региону, то такому работнику социальная защита выплачивает дополнительное пособие.
От сведений указанный в справке с предыдущего места работы зависит размер социального пособия по безработице. Такую справку требуют в центре занятости, когда безработный встаёт на учёт для поиска работы.
Когда соискатель ищет себе новое место работы, ему лучше взять с собой справку 2-НДФЛ при увольнении с прежнего места.
Часто новые работодатели требуют эту справку. Делается это для того чтобы новый работодатель смог назначить новому сотруднику достойную заработную плату. Велико назначение справки о доходах при назначении алиментов.
Не важно, в какой форме назначаются алименты – в процентах к заработку или же в фиксированной сумме. Сведения из справки помогут суду установить необходимый размер алиментов и вынести правильное решение.
Справки предъявляются суду при назначении алиментов, как на детей, так и на родителей и других нуждающихся родственников.
Самое распространённое назначение этой справки при оформлении кредита. Банки требуют предоставления такой справки, как по унифицированной форме, так и по .
Ни для кого не секрет, что многие работники получают две зарплаты – официальную, и в конверте. Та зарплата, которая получается в конверте, никак не отражается в справке 2-НДФЛ. А зачастую её не хватает, чтобы получить крупную сумму денег в банке.
Поэтому банки и требуют заполнить справку по своей форме, в которой указать сведения о неофициальной зарплате. Эти сведения не передаются налоговикам. Они необходимы только банку.
Если налогоплательщик имеет право на вычет, то сведения о нём должны отражаться в справке. Например, получить имущественный вычет налогоплательщик может как по месту работы, так и в налоговой.
Чтобы доказать налоговикам, что он получает или не получает вычет, он должен предъявить налоговикам справку, в которой либо будут указаны сведения о вычете, либо нет.
Огромную роль играют сведения из справки по форме 2-НДФЛ при усыновлении ребёнка. На основании этих данных суд выносит решение, смогут ли будущие родители материально обеспечивать ребёнка или нет.
Получив дополнительный доход, физическое лицо должно самостоятельно предоставить в налоговую инспекцию декларацию по форме 3-НДФЛ. В этой декларации также отражаются и сведения о заработной плате.
Поэтому к ней необходимо приложить справку и другой документ, который подтверждает дополнительный источник дохода.
Является ли официальным документом?
Справка 2-НДФЛ является официальным документом, который имеет законную юридическую силу во многих государственных учреждениях.
Таких как:
- центр занятости;
- органы социальной защиты;
- налоговая инспекция.
Справка 2-НДФЛ для декретницы
В некоторых случаях, женщине, уходящей в декрет необходимо выдать справку по форме 2-НДФЛ. Это делается тогда, когда она собирается уволиться после окончания декретного отпуска и ей нужно получать пособия через органы социальной защиты.
Кроме того, по данным из справки за последние 2 года, бухгалтер рассчитывает выплаты по декретному больничному листу.
Стоит напомнить, что пособие по больничному листу женщине, уходящей декрет, выплачивается в размере 100% от среднего заработка, независимо от стажа работы на конкретном предприятии.
Если стажа женщины, которая уходит в декрет не хватает для расчёта выплат по больничному листу, она должна принеси справку по форме 2-НДФЛ от бывшего работодателя. Это необходимо для корректного расчёта денежных выплат.
Если по форме банка
При оформлении кредитов на крупные суммы, банки запрашивают у потенциальных заёмщиков справки о доходах по форме банка. Это альтернативный документ, который необходим банку для видения полной картины зарплаты работника.
Банк требует такую справку, если не вся зарплата выплачивается заёмщику официально – то есть не вся облагается подоходным налогом.
У каждого банка есть своя форма этой справки, она разрабатывается в соответствии с требованиями банка к потенциальным заёмщикам. В большинстве случае, банк просит заполнить образец в свободной форме.
Главное, чтобы на справке стояла печать работодателя. А также подпись руководителя и главного бухгалтера. Если последний имеет право подписи, то на справке может быть только его подпись.
В справке по форме банка также указывается размер неофициального дохода налогоплательщика.
Есть ли такая справка для иностранного гражданина?
Если на предприятии работает иностранный гражданин и ему выплачивается официальная заработная плата, то и подоходный налог с него работодатель обязан удерживать.
А раз есть подоходный налог, то справка по форме 2-НДФЛ существует. По просьбе работника или налоговой службы, работодатель обязан её выдать.
Разница между 2-НДФЛ и 3-НДФЛ
Разница между этими двумя документами состоит в следующем:
Справку 2-НДФЛ выдаёт работодатель, а декларация по форме 3-НДФЛ заполняет и сдаёт сам налогоплательщик, если получил дополнительный доход. Например, налогоплательщик продал квартиру за 4, 5 млн. рублей, которая была в собственности менее 3-ёх лет.
Так как у него возник дополнительный доход, он должен подать в налоговую инспекцию декларацию по форме 3-НДФЛ. К этой декларации он должен будет приложить и справку 2-НДФЛ с места работы.
Также 3-НДФЛ сдаётся, когда налогоплательщик оформляет налоговый вычет. Эта декларация с приложенной к ней справкой 2-НДФЛ является доказательством того, что гражданин, претендующий на получение налогового вычета, является плательщиком подоходного налога.
Также 3-НДФЛ сдают индивидуальные предприниматели, как форму отчётности по подоходному налогу за себя.
Из всего вышеперечисленного можно сделать вывод, что справка 2-НДФл является составляющей декларации по налогу на доходы физического лицо по форме 3-НДФЛ.
Справка 2-НДФЛ является важным документом, который подтверждает, что её обладатель имеет доход, а, следовательно, является плательщиком подоходного налога.
Такую справку требуют для предъявления многие государственные учреждения, без неё невозможно оформить ипотеку или автокредит.
Получить такую справку в бухгалтерии работодателя, имеет право каждый работающий гражданин, даже если он гражданин другого государства.
Налог на доход с физических лиц взимается со всех трудоустроенных граждан, заработная плата которых превышает необлагаемый минимум. При возникновении необходимости российские граждане могут затребовать у своих работодателей справку, формы 2-НДФЛ, в которой будет указан их заработок за определённый период времени. Порядок...
Если доход не официальный, справку 2-НДФЛ работник получить вообще не может. СодержаниеЧто нужно знать? Какие последствия подделки справки 2-НДФЛ? Судебная практика (решения и дела) Либо данные в ней не соответствуют его фактическому доходу – в этом случае многие пытаются подделать данный документ. Что нужно знать? Справки...
Конечно, с довольствия также удерживается налог на доходы. СодержаниеЧто нужно знать Способы получения справки Как получить справку 2 НДФЛ военнослужащему через интернет? Но как военнослужащему получить справку о доходах и уплаченных налогах? Что нужно знать Для начала следует разобраться, кто такие военнослужащие и...
Справка о доходах 2-НДФЛ - один из самых востребованных документов. Она нужна как налоговым органам, так и работникам. Мы расскажем, в каких случаях бухгалтеру нужно оформлять такую справку и как это правильно сделать.
Кому нужна справка 2-НДФЛ
Обязанность представления сведений о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ лежит на налоговых агентах. Налоговыми агентами признаются лица, на которых в соответствии с Налоговым кодексом РФ возложены обязанности по исчислению, удержанию у налогоплательщика и перечислению налогов в бюджетную систему Российской Федерации (п. 1 ст. 24 НК РФ).
Обратите внимание! Налоговая инспекция не вправе доначислять налог на доходы физических лиц по результатам камеральной проверки .
В части НДФЛ налоговыми агентами являются российские организации, индивидуальные предприниматели, нотариусы, занимающиеся частной практикой, адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты, а также обособленные подразделения иностранных организаций в Российской Федерации, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доходы, за исключением доходов, в отношении которых исчисление и уплата налога осуществляются в соответствии со ст. ст. 214.1, 214.3, 214.4, 214.5, 227, 227.1 и 228 НК РФ (п. п. 1, 2 ст. 226 НК РФ). Как правило, налоговыми агентами являются работодатели налогоплательщиков. Сумма полученного дохода подтверждается справкой о доходах по форме 2-НДФЛ (см. табл. 1), выданной налогоплательщику налоговым агентом.
Таблица 1
Представление справки о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ
|
Куда (кому) |
В налоговую инспекцию по месту учета |
Работнику, |
|
|
По каждому |
По каждому |
По требованию |
|
|
Основание |
Законодательное |
Законодательное |
Письменное |
|
Количество |
Один экземпляр |
Один экземпляр |
Любое количество |
|
Вид оформления |
Подлинный экземпляр |
Подлинные |
Подлинные |
|
Представление копий формы 2-НДФЛ налоговым |
|||
|
Код, указываемый |
Признак 1 |
Признак 2 |
Код признака |
|
Сроки |
Не позднее 1 апреля |
Не позднее одного |
Не позднее трех |
|
Способ и условия |
Представляются |
Либо передается |
Либо передается |
|
Ответственность |
За налоговое |
Ответственность |
Административная |
|
Справка о доходах не является |
|||
Форма справки о доходах физического лица по форме N 2-НДФЛ утверждена Приказом ФНС России от 17.11.2010 N ММВ-7-3/611@ (в ред. от 06.12.2011 N ММВ-7-3/909@). Справка представляется организацией - налоговым агентом в следующих случаях:
- в налоговую инспекцию (не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом) - по каждому физическому лицу, которому был выплачен доход за истекший налоговый период (п. 2 ст. 230 НК РФ);
- в налоговую инспекцию (не позднее одного месяца с даты окончания налогового периода, в котором возникли соответствующие обстоятельства) - по каждому физическому лицу, у которого организация не смогла удержать (п. 5 ст. 226 НК РФ);
- работнику (в т.ч. бывшему) по его письменному заявлению (п. 3 ст. 230 НК РФ, ст. 62 ТК РФ) - в срок не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления.
Пример. В ходе камеральной проверки инспекторы ИФНС сравнили сумму удержанного налога на доходы физических лиц по справкам о доходах 2-НДФЛ и перечисленный налог. Оказалось, что компания перечислила меньше. Тогда проверяющие доначислили НДФЛ, пени и штраф более чем на 1,6 млн руб. Компания не согласилась с доначислениями и обратилась в суд. Основной довод компании заключался в том, что справка 2-НДФЛ не содержит даты выплаты доходов сотрудникам и сведений о фактически перечисленных в бюджет суммах. И поэтому не может являться основанием для расчета и уплаты НДФЛ в бюджет. Судьи пришли к выводу, что налоговый орган не вправе выставить налоговому агенту требование на перечисление в бюджет удержанного НДС на основании камеральной проверки представленных налоговым агентом справок по форме 2-НДФЛ. Это связано с тем, что такие справки не являются расчетами или налоговыми декларациями и поэтому не могут быть предметом камеральной проверки (п. 1 ст. 88 НК РФ). Помимо этого, как указали судьи, справки 2-НДФЛ не содержат всех необходимых данных для определения суммы НДФЛ, удержанной, но не перечисленной налоговым агентом. Поэтому выявить неполное перечисление по этому налогу инспекция может только в ходе выездной проверки налогового агента (ст. 89 НК РФ, Постановления ФАС Уральского округа от 13.09.2010 N Ф09-6098/10-С2 по делу N А76-686/2010-37-216, от 15.10.2009 N Ф09-8601/08-С3 по делу N А71-2776/2008-А19).
Отличия в содержании справок 2-НДФЛ, представляемых в ИФНС и работнику
Во всех перечисленных выше случаях при заполнении справок о доходах по форме 2-НДФЛ налоговые агенты должны руководствоваться Порядком представления в налоговые органы сведений о доходах физических лиц и сообщений о невозможности удержания налога и сумме налога на доходы физических лиц, утв. Приказом ФНС России от 16.09.2011 N ММВ-7-3/576@.
Справки о доходах по форме 2-НДФЛ представляются в налоговый орган только в отношении доходов, которые учитываются при определении налоговой базы и суммы налога на доходы физических лиц у источника их выплаты. В сведениях о доходах отражаются все доходы, полученные налогоплательщиком от налогового агента как в денежной, так и в натуральной формах, а также доходы в виде материальной выгоды. В соответствующих разд. 3 и 5 одной справки о доходах по форме 2-НДФЛ указываются по каждому физическому лицу, получившему доходы, доходы облагаемые по каждой ставке налога - 9, 13, 15, 30, 35%, и соответствующие им суммы налога. О доходах, не подлежащих обложению НДФЛ у источника выплаты, компании не обязаны отчитываться по указанной форме, поскольку исчисление и уплата налога с них осуществляются налогоплательщиками самостоятельно (например, индивидуальными предпринимателями, нотариусами и адвокатами, учредившими адвокатские кабинеты, занимающимися частной практикой, и т.д.) (п. 2 ст. 226 НК РФ, Письма Минфина России от 01.02.2011 N 03-04-06/3-14, от 29.12.2010 N 03-04-06/6-321). Кроме того, доходы, полностью не подлежащие налогообложению, независимо от их суммы в сведениях по форме 2-НДФЛ также не отражаются. Имейте в виду: при отсутствии в компании каких-либо выплат физическим лицам нулевые справки о доходах по форме 2-НДФЛ в ИФНС подавать не нужно. В этом случае понадобится письмо, подтверждающее отсутствие деятельности, начислений и выплат сотрудникам, а также справка из банка об отсутствии перечислений по заработной плате.
Содержание справок, выдаваемых по п. 2 ст. 230 НК РФ, п. 5 ст. 226 НК РФ, а также по п. 3 ст. 230 НК РФ, ст. 62 ТК РФ, различается (см. табл. 2).
Таблица 2
Основания выдачи справки о доходах 2-НДФЛ
|
Основание |
Подается согласно |
Подается согласно |
Выдается работнику |
|
Код |
Признак 1 |
Признак 2 |
Без указания кода |
|
Сумма |
Указываются все |
Указывается только |
Указываются все суммы |
В заголовке справки, представляемой в соответствии с п. 2 ст. 230 НК РФ, указывается признак 1; в заголовке справки, представляемой по п. 5 ст. 226 НК РФ, - признак 2, а в заголовке справки, подаваемой по п. 3 ст. 230 НК РФ, ст. 62 ТК РФ, код признака вообще не указывается. Налоговым органам и работникам всегда представляются (п. 2 ст. 230, п. 3 ст. 230, п. 5 ст. 226 НК РФ, ст. 62 ТК РФ) подлинные экземпляры справок о доходах по форме 2-НДФЛ. Представление копий формы 2-НДФЛ налоговым законодательством не предусмотрено.
Пример. Если размер доходов сотрудника компании, которые освобождены от НДФЛ в пределах суммы 4000 руб., за год не превысил эту сумму, то компания - налоговый агент вправе не сдавать по таким выплатам справку о доходах 2-НДФЛ (Письмо ФНС России от 08.11.2010 N ШС-37-3/14851). Напомним, что согласно п. 28 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению доходы, не превышающие 4000 руб., полученные за налоговый период по каждому из предусмотренных в указанном пункте оснований.
В справке 2-НДФЛ (с признаком 1), подаваемой ежегодно в целом по организации по п. 2 ст. 230 НК РФ, отражаются все доходы, облагаемые по разным ставкам, предоставленные стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты и суммы налогов отдельно по каждой ставке. Для этого заполняется несколько разд. 3 и 5 этого документа. Если справка не помещается на одной странице, то заполняется необходимое количество страниц. Тогда на второй и последующих страницах вверху указывается номер страницы, а также повторяется заголовок "Справка о доходах физического лица за 20__ год", номер справки и ее дата. Имейте в виду: в справке 2-НДФЛ с признаком 1 указываются общие суммы доходов и исчисленного налога, включающие доходы и исчисленную сумму налога, отраженную в справке 2-НДФЛ с признаком 2, суммы удержанного и перечисленного налога, а также сумма налога, не удержанная налоговым агентом, которая ранее была отражена в справке 2-НДФЛ с признаком 2 (Письмо Минфина России от 27.10.2011 N 03-04-06/8-290).
В справке 2-НДФЛ (с признаком 2), выдаваемой по п. 5 ст. 226 НК РФ, показывается только сумма дохода, с которой налог на доходы физических лиц не удержан, и сумма неудержанного НДФЛ. Документ предоставляется физическому лицу не позднее 1 месяца с даты окончания календарного года (не позднее 31 января следующего года). По сути такая справка - это сообщение о невозможности удержать налог на доходы физических лиц. Она необходима работнику, поскольку ему самому придется платить неудержанный налог. Другими словами, после окончания налогового периода и письменного сообщения о невозможности удержать налог обязанность налогового агента по удержанию соответствующих сумм НДФЛ прекращается и возлагается на самого налогоплательщика. Для этого работнику надо заполнить налоговую декларацию по НДФЛ и показать сумму полученного дохода и неудержанного налога (пп. 4 п. 1 ст. 228, п. п. 1, 4 ст. 229 НК РФ). Уплатить налог работнику нужно в срок не позднее 15 июля года, следующего за истекшим налоговым периодом (п. 4 ст. 228 НК РФ).
Обратите внимание! Если компания представляла по итогам года справку 2-НДФЛ с признаком 2 об отсутствии возможности удержать налог, то ей также необходимо представить справку и с признаком 1 (см. Письмо Минфина России от 27.10.2011 N 03-04-06/8-290).
В справке 2-НДФЛ (без указания признака), выдаваемой по п. 3 ст. 230 НК РФ, ст. 62 ТК РФ, перечисляются все суммы дохода (с расшифровкой по их видам) и НДФЛ отдельно по каждой ставке, а также суммы предоставленных стандартных, социальных и имущественных налоговых вычетов. Справка о доходах без кода признака выдается работнику в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления (ст. 62 ТК РФ). В этом случае гл. 23 "Налог на доходы физических лиц" НК РФ не ограничивает количество выдаваемых налогоплательщику справок по форме 2-НДФЛ.
Пример.
Работнику может понадобиться сразу несколько оригиналов справки о доходах физического лица (форма 2-НДФЛ):
- если он претендует на получение по новому месту работы стандартных налоговых вычетов по налогу на доходы физических лиц (ст. 218 НК РФ);
- для рассмотрения заявления физического лица о предоставлении ему кредита;
- для предоставления в посольства или консульства иностранных государств в целях получения визы;
- для подтверждения факта получения (неполучения) материальной помощи одним из родителей в связи с предоставлением другому материальной помощи в сумме 50 000 руб., выплачиваемой при рождении (усыновлении, удочерении) ребенка в течение первого года после рождения (усыновления, удочерения) и освобождаемой от обложения НДФЛ (абз. 7 п. 8 ст. 217 НК РФ, Письмо Минфина России от 25.01.2012 N 03-04-05/8-67).
Организация - налоговый агент не вправе отказать налогоплательщику (работнику) в выдаче такой справки. При этом сроки по выдаче налоговым агентом справки по форме 2-НДФЛ налогоплательщику, а также ответственность за отказ в ее выдаче Налоговым кодексом РФ не установлены (п. 3 ст. 230 НК РФ, Письмо УФНС России по г. Москве от 24.02.2011 N 20-14/3/16873). Срок выдачи запрашиваемого документа установлен ст. 62 ТК РФ - три рабочих дня со дня подачи заявления, а административная ответственность за непредставление работнику справки о доходах предусмотрена ст. ст. 5.27 и 5.39 КоАП РФ.
Таким образом, в справке о доходах с признаком 1 (п. 2 ст. 230 НК РФ) и без кода признака (п. 3 ст. 230 НК РФ, ст. 62 ТК РФ) указывается большее количество информации, по сравнению со справкой о доходах с признаком 2 (п. 5 ст. 226 НК РФ). В них перечисляются все суммы дохода и налога, в т.ч. те, которые уже были отражены в справке с признаком 2.
За несвоевременное представление сведений о доходах работников в ИФНС возможен штраф по п. 1 ст. 126 НК РФ в размере 200 руб. за каждую несданную справку 2-НДФЛ. Кроме того, руководителя компании или ее главного бухгалтера могут оштрафовать на сумму от 300 до 500 руб. за несвоевременное представление или отказ от представления в ИФНС справок о доходах (ст. 15.6 КоАП РФ).
Работник, которому работодатель отказал в выдаче справок о доходах 2-НДФЛ либо выдал их с опозданием или за плату, может обратиться в трудовую инспекцию с жалобой. По жалобе может быть проведена документальная проверка или проверка в рамках административного производства. Как следствие, работодателю в этом случае грозит административный штраф:
1) либо по ч. 1 ст. 5.27, ст. 23.12 КоАП РФ:
- на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.;
- на организацию - от 30 000 руб. до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
2) либо по ст. 5.39 КоАП РФ - на должностных лиц в размере от 1000 до 3000 руб.
Имейте в виду:
1. Нельзя штрафовать компанию за представление справки о доходах 2-НДФЛ с ошибками. Это означает, что если в такой справке компания допустила ошибки, то привлечь ее к ответственности налоговые инспекторы не могут, т.к. в НК РФ штраф предусмотрен только за несвоевременное представление такого документа, а не за недочеты в его содержании (п. 1 ст. 126 НК РФ). Кроме того, приостановить операции по счетам в банке из-за неправильных данных в справке 2-НДФЛ у проверяющих тоже нет оснований (см. Постановление ФАС Московского округа от 14.02.2008 N КА-А40/235-08 по делу N А40-28497/07-118-155).
Операции по счетам налоговики вправе заблокировать только в двух случаях: если компания не выполнила требования об уплате налога, пеней или штрафа, а также если не представила налоговую декларацию в течение 10 дней по истечении установленного срока ее сдачи (ст. 76 НК РФ), а сведения о доходах, выплаченных физическим лицам, декларацией не являются.
2. Если компания реорганизована, компания-правопреемник не обязана сдавать справки 2-НДФЛ по доходам работников, полученным от ее предшественника. Применить к правопреемнику штрафные санкции налоговая инспекция не вправе, поскольку Налоговый кодекс РФ предусматривает правопреемство только в части исполнения обязанности по уплате налогов, а порядок перехода прав в отношении представления сведений о доходах работников законодательством не установлен (см. Письмо ФНС России от 13.08.2009 N 3-5-04/1257@).
Зачем налоговикам справки 2-НДФЛ
Справки о доходах 2-НДФЛ нужны налоговым органам:
- в целях налогового администрирования налога на доходы физических лиц;
- для мониторинга полученных от компаний сведений о доходах сотрудников с целью выявления с помощью компьютерной программы признаков трех основных нарушений (неперечисления удержанных сумм НДФЛ в бюджет, применения неправильных ставок налога, неполноты представленных компанией сведений о доходах работников, неуплаты налога и т.д.) и последующего включения потенциальных нарушителей в план выездных налоговых проверок.
Зачем работнику справка 2-НДФЛ
На практике необходимость в получении от работодателя справки о доходах 2-НДФЛ у работников возникает очень часто.
Помимо необходимости уплатить не удержанный налоговым агентом НДФЛ (п. 5 ст. 226, пп. 4 п. 1, п. 4 ст. 228 НК РФ), эта справка также нужна работникам при устройстве на новую работу, для получения стандартных налоговых вычетов по НДФЛ и освобождения некоторых выплат от обложения этим налогом, получения различного рода денежных выплат, назначения пенсии, получения кредита, оформления визы, усыновления ребенка, участия в трудовом споре в качестве его стороны или в гражданском процессе в качестве истца, ответчика или заявителя и во многих других случаях.
Рассмотрим самые распространенные ситуации.
Получение стандартных налоговых вычетов на детей
Согласно абз. 2 п. 3 ст. 218 НК РФ в случае начала работы налогоплательщика не с первого месяца налогового периода налоговые вычеты, предусмотренные пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ, предоставляются по этому месту работы с учетом дохода, полученного с начала налогового периода по другому месту работы, в котором налогоплательщику предоставлялись налоговые вычеты. Сумма полученного дохода подтверждается справкой о полученных налогоплательщиком доходах, выданной налоговым агентом в соответствии с п. 3 ст. 230 НК РФ.
Поэтому без справки о доходах 2-НДФЛ с прежнего места работы бухгалтер на новом месте не сможет предоставить работнику вычеты на детей.
Никакие другие справки (составленные в произвольной форме или справка о зарплате для расчета пособий по социальному страхованию согласно п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством", Приложение N 1 к Приказу Минздравсоцразвития России от 17.01.2011 N 4н) для целей получения налоговых вычетов по НДФЛ не подходят.
Неудержание НДФЛ с матпомощи при рождении ребенка
В соответствии с абз. 7 п. 8 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц суммы единовременных выплат (в т.ч. в виде материальной помощи), осуществляемых работодателями работникам (родителям, усыновителям, опекунам) при рождении (усыновлении (удочерении)) ребенка, выплачиваемых в течение первого года после рождения (усыновления, удочерения), но не более 50 000 руб. на каждого ребенка.
Таким образом, не подлежит обложению НДФЛ единовременная материальная помощь при рождении ребенка, если она выплачивается в течение первого года после усыновления (удочерения) ребенка и ее размер не превышает 50 000 руб. в расчете на каждого ребенка.
Пример.
Работник ООО "Альфа" обратился в бухгалтерию с заявлением о выплате ему материальной помощи в связи с рождением ребенка.
Бухгалтер потребовал, чтобы этот работник представил справку по форме 2-НДФЛ в отношении второго родителя ребенка, обосновав свое требование тем, что сумма материальной помощи не облагается НДФЛ в пределах 50 000 руб. Следовательно, чтобы правильно рассчитать НДФЛ, необходимо документально подтвердить, получал ли второй родитель материальную помощь по своему месту работы и в какой сумме.
Законодательством РФ не предусмотрено, что работодатель в целях определения налогооблагаемой базы по НДФЛ должен требовать от работника такую справку. Обязанность работника представить такую справку законодательством РФ также не установлена.
По мнению Минфина России (Письмо Минфина России от 25.01.2012 N 03-04-05/8-67), работодатель вправе требовать от работника представления указанной справки. Во избежание налоговых рисков, если работник не возражает, такую справку лучше представить.
Если отец и мать ребенка работают в одной организации, не подлежит обложению НДФЛ единовременная материальная помощь при рождении ребенка, предоставляемая в сумме, не превышающей 50 000 руб., одному из родителей по их выбору либо двум родителям исходя из расчета общей суммы 50 000 руб. (Письмо Минфина России от 21.02.2011 N 03-04-06/9-36).
Поскольку размер единовременной материальной помощи, выплачиваемой работодателями работникам (родителям, усыновителям, опекунам) при рождении ребенка, ограничен суммой, не превышающей 50 000 руб. одному из родителей по их выбору либо двум родителям исходя из расчета общей суммы, то для подтверждения факта получения (неполучения) такой помощи одним из родителей нужно представить сведения о доходах по форме 2-НДФЛ.
Такая справка должна подтвердить факт получения (неполучения) материальной помощи вторым родителем и ее размер (Письмо Минфина России от 25.01.2012 N 03-04-05/8-67).
Оформление визы для отдыха за границей
Многие работники любят отдыхать за границей. И для оформления визы посольства требуют сведения о доходах физического лица за последние пять лет.
Если работник не менял место работы за этот период, то получить такую справку от своего работодателя не составит труда. Сделать это можно на основании п. 3 ст. 230 НК РФ, ст. 62 ТК РФ, написав письменное заявление работодателю.
Сложности могут возникнуть в ситуации, если за требуемый период подтверждения сведений о доходах у работника сменилось несколько работодателей, часть из которых работник не может найти.
Как поступить в этом случае? Ведь справки о доходах 2-НДФЛ выдают только налоговые агенты, т.е. компании.
В таком случае работник может получить сведения о своих доходах за прежние годы в налоговой инспекции по месту жительства, написав соответствующее заявление в произвольной форме (см. Письмо УФНС России по г. Москве от 09.09.2011 N 20-14/4/087759@).
Получение кредита
Для предоставления работникам кредита банки запрашивают от заемщиков сведения об их доходах за определенный период (за последние шесть месяцев, год, полтора года и т.д.).
И при этом банки считают действительной справку 2-НДФЛ всего несколько дней, вынуждая заемщиков снова обращаться к своим работодателям за такими сведениями и рассчитывая получить все более актуальную информацию. Но такие действия банков идут вразрез с действующим законодательством.
На самом деле срок действия справок о доходах 2-НДФЛ не ограничен. Положения гл. 23 НК РФ не ограничивают срока действия такой справки.
Поэтому она бессрочна.
В то же время компания не вправе отказать работнику в повторной выдаче справки о доходах:
- во-первых, потому что она относится к документам, связанным с работой (ст. 62 ТК РФ);
- во-вторых, гл. 23 НК РФ не ограничивает количество обращений работника за такой справкой (п. 3 ст. 230 НК РФ).
Подтверждение доходов иностранным гражданином
Для избежания двойного налогообложения (как в России, так и в своей стране) иностранным гражданам нужно подтверждать полученные в России доходы, а также уплаченные с них налоги.
Законодательство РФ о налогах и сборах не содержит специальной нормы, предусматривающей подтверждение сведений о полученных физическими лицами доходах от источников в России и уплаченного с них налога на доходы физических лиц налоговыми органами РФ для целей представления в налоговые органы иностранных государств. Вместе с тем с целью получения подтверждения таких сведений налогоплательщик может обратиться в налоговый орган по месту постановки на учет организации, выплатившей доход.
Другими словами, подтвердить доходы, полученные в России, должен сам иностранный гражданин.
По его письменному запросу и копии документа, удостоверяющего его личность (паспорта или документа, его заменяющего), налоговый орган РФ сопоставит сведения налогового агента из справки с собственной информацией.
В случае их идентичности ИФНС подтверждает справку формы 2-НДФЛ, выданную налоговым агентом, подписью руководителя налогового органа или его заместителя и оттиском гербовой печати.
Заверенная справка на бланке налогового органа РФ представляется иностранным гражданином в налоговый орган государства, резидентом которого он является (Письма ФНС России N КБ-6-26/566@ "По вопросу подтверждения сведений о полученных иностранными гражданами доходах и уплаченного с них налога", УФНС России по г. Москве от 26.08.2011 N 20-14/3/082895@).
Кроме того, налоговые инспекторы также должны сделать специальное приложение с расшифровкой кодов доходов, упомянутых в справке, выданной иностранному гражданину.
Порядок выдачи справки 2-НДФЛ по заявлению работника
Согласно ст. 62 ТК РФ справку о заработной плате (терминология Трудового кодекса РФ) работодатель обязан выдать безвозмездно в течение трех рабочих дней со дня подачи работником письменного заявления.
Из указанной нормы следует, что по письменному требованию работника работодатель обязан выдать ему справку о доходах 2-НДФЛ.
Такое же требование предусмотрено в п. 3 ст. 230 НК РФ.
Причем в этом случае права бывших и работающих сотрудников на получение справок о доходах равны. Ведь в Трудовом кодексе РФ понятие "работник" применяется в отношении лиц, которые как состоят в трудовых отношениях с работодателем, так и прекратили их (ч. 6 ст. 84.1, ч. 2 ст. 391, ст. 392 ТК РФ, Определения Санкт-Петербургского городского суда от 27.09.2010 N 33-13272/2010, Московского городского суда от 26.08.2010 по делу N 33-27002, Московского областного суда от 25.05.2010 по делу N 33-9988).
Ни трудовое, ни налоговое законодательство не ограничивает любого работника в количестве обращений за справками о доходах. По общему правилу запрашиваемые работником документы работодатель может как выдать самому работнику, так и отправить по почте ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении в качестве доказательства отправки (см. Определение Липецкого областного суда от 18.04.2011 по делу N 33-1070/2011).
Чтобы избежать возможных трудовых споров, представить запрошенные работником справки о доходах 2-НДФЛ безопаснее тем способом, который упомянут в заявлении.
Иначе говоря, если бывший сотрудник написал в заявлении, что запрошенные документы просит переслать по почте по месту его жительства, то лучше так и поступить. Иначе бывший сотрудник вправе обратиться в суд (см. Письмо УФНС России по г. Москве от 10.06.2009 N 20-14/3/059433@).
Памятка для работодателя для оформления справок о доходах 2-НДФЛ при обращении работников (в т.ч. бывших) представлена в табл. 3.
Памятка для работодателя при оформлении справок о доходах 2-НДФЛ по письменным заявлениям работников
|
Наличие письменного |
В заявлении должна быть следующая информация: |
|
|
Выдача справок о доходах 2-НДФЛ производится всем заинтересованным |
||
|
Предоставление подлинных экземпляров справок о доходах 2-НДФЛ |
||
|
Безвозмездность предоставления справок о доходах 2-НДФЛ в любом |
||
|
Срок предоставления справок о доходах 2-НДФЛ - в течение трех рабочих |
||
|
Порядок предоставления работникам документов, связанных с работой, |
||
Образцы оформления документов, необходимых для предоставления справок о доходах 2-НДФЛ работникам, приведены на рисунках.
Генеральному директору ООО "Альфа"
В.В. Рычкову
от бухгалтера О.Н. Платоновой
25.06.2012 вх. N 34/12
Начальнику отдела кадров И.М. Зотовой
Выдать запрашиваемые документы работнику
в срок до 28.06.2012.
Рычков
25.06.2012
ЗАЯВЛЕНИЕ (ЗАПРОС)
о выдаче документов, связанных с работой
На основании ст. 62 ТК РФ и п. 3 ст. 230 НК РФ прошу Вас предоставить мне заверенные надлежащим образом копии следующих документов, связанных с работой, в связи с моим увольнением:
- приказа о прекращении трудового договора;
- трудового договора.
Также прошу выдать мне справку о доходах физического лица 2-НДФЛ в двух экземплярах.
О.Н. Платонова
25.06.2012
В дело N 05-07/12
Серова
25.06.2012
Утверждено
Приказом по ООО "Альфа"
от 10.01.2012 N 3
Положение
"Выдача документов (их копий),
связанных с работой, работникам Компании"
I. Общие положения
1.1. Настоящее Положение устанавливает общие требования к процедуре выдачи документов (их копий), связанных с работой, работникам Компании.
1.2. Настоящее Положение распространяется на работников Компании, работающих по трудовым и гражданско-правовым договорам, а также на бывших работников Компании (уволенных или вышедших на пенсию), обратившихся к работодателю с письменным запросом о предоставлении документов, связанных с работой.
В связи с этим далее по тексту Положения понятие "работник-заявитель" применяется в отношении как бывших, так и работающих сотрудников Компании.
1.3. Интересы работников-заявителей вправе представлять их полномочные представители, действующие на основании простой письменной доверенности, выданной работником (п. 1 ст. 185 ГК РФ), и при предъявлении ими письменного заявления от работника-заявителя и паспорта представителя.
1.4. Настоящее Положение обязательно для всех структурных подразделений Компании.
II. Порядок выдачи документов (их копий), связанных с работой
2.1. Предоставление работникам-заявителям (их представителям) документов (копий документов), связанных с работой, осуществляется работодателем в соответствии с действующим законодательством, в том числе нормами:
- ст. 62, ч. 1 ст. 67, ч. 2 ст. 68, ч. 5 ст. 80, ч. 4 ст. 84.1, ч. 2 ст. 84.1, ст. 89, ч. 1 ст. 136 Трудового кодекса РФ;
- п. 2 ст. 3 Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1 "О занятости населения в Российской Федерации";
- п. 3 ст. 230, п. 5 ст. 226 Налогового кодекса РФ;
- п. 3 ч. 2 ст. 4.1, п. 2 ч. 1 ст. 4.3 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством";
- п. 8 ст. 9 Федерального закона от 30.04.2008 N 56-ФЗ "О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений";
- п. 4 ст. 11, ч. 1 ст. 15 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования").
2.2. Основанием для выдачи документов (их копий), связанных с работой, является письменное заявление работника-заявителя о запросе документов, составленное в свободной форме и содержащее следующую обязательную информацию:
- фамилию, имя, отчество работника-заявителя;
- должность работника-заявителя (для работающих сотрудников);
- место регистрации работника-заявителя, с указанием почтового индекса, и его контактный телефон (для бывших работников);
- место жительства работника-заявителя, с указанием почтового индекса, и его контактный телефон (если бывший работник проживает не по месту регистрации);
- перечень видов запрашиваемых документов (их копий);
- количество экземпляров оригиналов или копий в разрезе запрашиваемых документов (при необходимости);
- ссылку на ст. 62 ТК РФ;
- подпись и расшифровку подписи работника;
- дату составления заявления работника.
При написании заявления работник не обязан пояснять в тексте этого документа цели получения запрашиваемых документов.
Шаблон заявления работника-заявителя о запросе документов, связанных с работой, приведен в Приложении N 1 к настоящему Положению.
Поданное работодателю заявление возврату работнику-заявителю не подлежит.
Устное личное обращение работника-заявителя (его полномочного представителя) с просьбой о выдаче документов (их копий), связанных с работой, не является основанием для выдачи работодателем затребованных документов.
2.3. Заявление работника-заявителя может быть подано его полномочным представителем при соблюдении требований, установленных п. 1.3 настоящего Положения. В этом случае при подаче заявления представитель работника-заявителя предъявляет работодателю:
- оригинал простой письменной доверенности от работника-заявителя, подтверждающей его полномочия на получение запрашиваемых документов (их копий);
- свой паспорт, который после сличения личности представителя с фотографией возвращается представителю;
- письменное заявление работника-заявителя, оформленное в соответствии с требованиями, указанными в п. 2.2 настоящего Положения.
Текст заявления должен быть четким и разборчивым, позволяющим с определенностью установить его содержание, исключающим неясности и противоречия, не содержащим опечаток, описок.
Предъявляемое работодателю заявление не должно иметь повреждений, исключающих или существенно затрудняющих установление его содержания.
2.4. При получении заявления работодатель не вправе требовать от работника-заявителя (его полномочного представителя) представления других документов (помимо самого заявления), обосновывающих необходимость получения документов, связанных с работой (в т.ч. ходатайств, запросов, требований третьих лиц (в т.ч. государственных и муниципальных органов) о выдаче копий соответствующих документов).
2.5. Поданное работником-заявителем (его полномочным представителем) заявление регистрируется кадровой службой в порядке, установленном в Положении о документообороте Компании. Регистрация полученного заявления должна быть осуществлена в день получения этого документа.
2.6. Зарегистрированное заявление принимается в работу соответствующими работниками бухгалтерской или кадровой службы Компании (в пределах их компетенции и в соответствии с резолюцией руководителя Компании на заявлении) для подготовки и выдачи под роспись оригиналов или копий запрашиваемых документов в течение 3-х рабочих дней со дня регистрации заявления (ст. 62 ТК РФ), если иные сроки не установлены другими отраслями права. Сроки выдачи документов (их копий) приведены в Приложении N 2 к настоящему Положению. Такие действия совершаются указанными работниками при отсутствии оснований для отказа в выдаче документов согласно п. 3.1 настоящего Положения.
2.7. Копии документов заверяются основной печатью Компании.
2.8. Не допускается заверение копий с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.
2.9. Письменные запросы работников-заявителей считаются разрешенными, если всеми задействованными службами Компании (в пределах своей компетенции) выданы все запрашиваемые документы (их копии), связанные с работой, в затребованном количестве экземпляров.
III. Отказ в выдаче документов (их копий)
3.1. Основанием для отказа работнику-заявителю (его полномочному представителю) в предоставлении документов (их копий), связанных с работой, являются:
3.1.1. Непредставление работником-заявителем (его полномочным представителем) оригинала надлежаще оформленного письменного заявления работника-заявителя, соответствующего требованиям, изложенным в п. 2.2 настоящего Положения.
3.1.2. Представление заявления, подписанного полномочным представителем, а не работником-заявителем.
3.1.3. Отсутствие у физического лица, представившего заявление на запрос документов (их копий), полномочий на представление интересов работника-заявителя (отсутствие простой письменной доверенности от работника-заявителя).
3.1.4. Непредставление полномочным представителем своего паспорта, удостоверяющего личность представителя.
3.1.5. Запрашиваемые документы связаны с исполнением обязанностей другими работниками Компании, а не с работой работника-заявителя у работодателя.
3.1.6. Отсутствие запрашиваемых документов у работодателя (в т.ч. вследствие чрезвычайных обстоятельств), вследствие чего он не имеет реальной возможности выдать их копии работнику-заявителю (его полномочному представителю).
3.1.7. Выемка запрашиваемых документов у работодателя правоохранительными и налоговыми органами на основании соответствующих актов и решений.
3.2. В случае наличия оснований для отказа в выдаче документов (их копий), связанных с работой, перечисленных в п. 3.1 настоящего Положения, работник-заявитель (его полномочный представитель) незамедлительно уведомляется об этом лично либо по телефону. Также ему в течение 3 рабочих дней со дня регистрации заявления направляется письменное мотивированное уведомление об отказе в предоставлении запрашиваемых документов, с указанием выявленных причин.
IV. Выдача документов (их копий)
4.1. Предоставление работодателем работнику-заявителю (его полномочному представителю) документов (копий документов), связанных с работой и предусмотренных трудовым законодательством, в любом указанном в заявлении количестве экземпляров осуществляется в течение трех рабочих дней со дня регистрации заявления.
4.2. Выдача (направление по почте) работнику-заявителю (его полномочному представителю) документов (копий документов), связанных с работой и предусмотренных трудовым законодательством, осуществляется в течение трех рабочих дней со дня регистрации заявления.
Выдача (направление по почте) работнику-заявителю (его полномочному представителю) документов (копий документов), связанных с работой и предусмотренных другими отраслями права, осуществляется в сроки, приведенные в Приложении N 2 к настоящему Положению.
4.3. Выдача работнику-заявителю (его полномочному представителю) документов (копий документов), связанных с работой, в любом указанном в заявлении количестве экземпляров осуществляется без взимания платы. За взимание платы в любом размере (в т.ч. в размере затрат на изготовление копий документов) соответствующие должностные лица бухгалтерской и кадровой службы Компании несут ответственность в соответствии с законодательством РФ.
Исключение составляют копии документов, связанных с деятельностью Компании и выдаваемых работникам - участникам ООО "Альфа" на возмездной основе в размере затрат на изготовление копий документов согласно смете, приведенной в Приложении N 3 к настоящему Положению.
4.4. В сроки, указанные в п. 2.6 и в Приложении N 2 к настоящему Положению, оригиналы запрашиваемых документов или их копии вручаются работнику-заявителю (его полномочному представителю) под расписку в Журнале регистрации выдачи документов, копий, выписок из документов, справок, оформляемом в соответствии с Положением о документообороте Компании.
При передаче в день увольнения или в день прекращения договора гражданско-правового характера работнику-заявителю сведений индивидуального персонифицированного учета, предусмотренных нормами п. п. 2, 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования", обязательно получение письменного подтверждения от работника-заявителя передачи ему таких сведений. Форма подтверждения приведена в Приложении N 4 к настоящему Положению.
4.5. Блок-схема прохождения процедур при предоставлении документов, связанных с работой.
V. Форма контроля за выдачей запрашиваемых документов
5.1. Должностные лица бухгалтерской и кадровой службы Компании, уполномоченные подготавливать и оформлять выдачу запрашиваемых работником-заявителем (его полномочным представителем) документов (их копий), несут персональную ответственность за соблюдение установленных сроков подготовки и выдачи таких документов, а также за полноту и достоверность сведений в запрашиваемых документах.
5.2. Текущий контроль за соблюдением должностными лицами Компании требований настоящего Положения осуществляет служба внутреннего аудита Компании.
Проверки могут быть плановыми (на основании годовых планов работы службы внутреннего аудита) и внеплановыми (по конкретным обращениям работников-заявителей). По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав работников-заявителей осуществляется привлечение виновных должностных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Сентябрь 2012 г.
В последние года произошло огромное количество изменений в законодательстве РФ. Коснулись они и налоговой отчетности. Так изменилась справка 2-НДФЛ. Поэтому было бы полезно рассмотреть, какая сейчас эта справка, как ее правильно заполнить и все остальные нюансы, связанные с этой темой.
Что это такое
Из справки 2-НДФЛ физическое лицо может получить информацию о своих доходах и налогах, которые были отданы государству. Выдается она работодателем каждый год или по требованию.
Если более конкретно, в этой справке отражаются следующие сведения :
- реквизиты работодателя;
- реквизиты сотрудника, то есть того человека, информация о котором и указана в справке;
- сам доход (из которого вычитается 13% налога);
- все (социальные, пенсионные, имущественные и т.д.);
- общая сумма дохода и налога.
Последние изменения
В 2016 году вступили в силу изменения, которые были указаны в приказе ФНС еще в прошлом году. Эти изменения состоят в следующем :
Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего
это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:
Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.
Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь
, как это стало просто!
Пошаговая инструкция по заполнению справки
Инструкция выглядит следующим образом:
- Сначала заполняется поле «Признак» . Здесь ставится «2» в том случае, когда физическое лицо не может удерживать доходы и, соответственно, налоги. Такая ситуация может возникнуть, к примеру, если человек получил деньги в ходе рекламной акции – тогда налог не взымается и доходом эта сумма считаться не может. В остальных случаях ставится «1».
- Далее заполняется вышеупомянутое поле «Номер корректировки» .
- После этого следует указать код своего ИФНС . Если этот код неизвестен, то узнать его можно на официальном сайте ФНС .
- Еще один код – ОКТМО
, который тоже можно узнать на сайте ФНС.
Все эти коды также можно узнать в ближайшем отделении налоговой службы. - Если работодателем выступает организация, то в поле «Налоговый агент» необходимо написать ее название, а также заполнить поля «ИНН» и «КПП». А если работодатель – ИП, то следует указать его ФИО и ИНН.
- Теперь следует написать ФИО работника . Если он является иностранцем, его ФИО необходимо указывать латинскими буквами, по возможности, максимально приближенно к оригиналу.
- Далее нужно заполнить поле «Статус налогоплательщика» согласно новым кодам, упомянутым выше (1 – резидент, 2 –нерезидент…).
- В поле «Гражданство» указывается код страны (для России это 643, а для указания кода остальных стран следует смотреть общероссийский классификатор).
- После этого нужно заполнить поле, касающееся документа, который удостоверяет личность и тоже указать его код. Для паспорта это 21, а для всех остальных документов существует специальный справочник (Приложение 1 Приказа №ММВ-7-11/485).
- Далее нужно написать адрес места жительства и, для иностранцев и нерезидентов РФ, код страны проживания.
- Теперь необходимо заполнить таблицу с облагаемыми доходами . В шапке ставится ставка (13% для резидентов и 30% для остальных), для каждого вида дохода заполняется поле с кодом согласно таблице из Приложения 1 Приказа ММВ-7-11/387 и таким же образом для налогового вычета (Приложение 2 того же приказа).
- Далее нужно заполнить следующую таблицу для стандартных, социальных, инвестиционных и имущественных вычетов . Принцип тот же самый и коды тоже те же.
- Для заполнения следующей таблицы нужно суммировать все доходы и вычеты
, здесь стоит обратить внимание на такие пункты:
- налоговая база – это разница между суммой доходов и суммой вычетов;
- сумма налога исчисления – это налоговая база, умноженная на ставку (13% или 30%);
- поле для авансовых платежей заполняется только иностранцами;
- есть два поля для сумм налога – перечисленная (те деньги, что реально перечислены в налоговую службу) и удержанная (деньги, которые еще нужно перечислить).
Все остальные графы сделаны так, чтобы заполняющему было интуитивно понятно, что и где следует писать.
Как правильно заполнить справку 2-НДФЛ в 1С рассказано в следующем видеоуроке:
Немного о правилах заполнения
После заполнения всех вышеуказанных полей налоговый агент (чаще всего это сотрудник бухгалтерии) или его представитель ставит свою подпись. Напротив надписи «Налоговый агент» ставится «1», если подпись будет ставить не уполномоченный представитель, а в противном случае «2». Этот же человек ставит свою подпись. Также если это представитель, внизу нужно указать название документа, который дает этому человеку право проверять и подписывать справку. Для этого тоже есть специальное поле. В нижнем левом углу справки должна стоять печать.
Зачем нужен данный документ
Справку 2-НДФЛ часто требуют банковские учреждения, когда тот или иной гражданин хочет взять в кредит крупную сумму денег. То же самое касается ипотеки. Кроме того, она нужна при приеме на работу. Ее могут потребовать в Пенсионном фонде для расчета будущей пенсии, при усыновлении или для решения других вопросов. Органы по защите детей требуют ее для усыновления.
Также справка 2-НДФЛ предоставляется при оформлении визы. Но самым главным предназначением такой справки является составление на основании нее декларации о доходах за предыдущий год.
Последствия несвоевременной подачи
Итак, справку 2-НДФЛ, а соответственно и декларацию о доходах, подает налоговый агент. Если он не сделает этого до 1 апреля, он будет нести ответственность в виде штрафа от 100 до сотен тысяч рублей в зависимости от последствий несвоевременной подачи. То же самое касается и ИП.
