Главная Права потребителей Делопроизводство по делам административных правонарушениях. Коап рф: административное делопроизводство в центральном банке рф (банке россии). Модуль «замещение сотрудников»

Делопроизводство по делам административных правонарушениях. Коап рф: административное делопроизводство в центральном банке рф (банке россии). Модуль «замещение сотрудников»

9.1. Бланки временных разрешений, административных протоколов, протоколов освидетельствования с использованием индикаторной трубки "Контроль трезвости" или других предназначенных для этих целей технических средств; квитанций об уплате штрафа являются документами строгой отчетности, изготавливаются по заказам Госавтоинспекции МВД республик, ГУВД, УВД краев, областей, автономных образований, городов Москвы, Санкт - Петербурга и Ленинградской области на полиграфических предприятиях, имеющих разрешение (лицензию) на изготовление специальной продукции, выданное Главным управлением Госавтоинспекции МВД России.

При изготовлении они должны иметь серию, порядковый номер и код региона.

9.2. Получение, учет, хранение и выдача бланков, указанных в п. 9.1 настоящей Инструкции, осуществляется в соответствии с требованиями, предъявляемыми к обращению с документами строгой отчетности. Количественный учет их поступления и выдачи ведется в журнале прихода и расхода бланков строгой отчетности (приложение 19).

9.3. Заполнение временных разрешений производится специальными чернилами, пастой черного цвета или на печатающих устройствах.

В выдаваемых временных разрешениях в графах категорий транспортных средств, на управление которыми нет разрешений в водительском удостоверении, зачеркиваются соответствующие буквы.

Лицам, получающим водительские удостоверения впервые взамен утраченных или пришедших в негодное состояние, в случаях открытия новых категорий, а также в иных случаях, связанных с получением удостоверений, регистрационно - экзаменационными подразделениями Госавтоинспекции наряду с водительским удостоверением выдается временное разрешение. Серии и номера этих документов записываются по порядку номеров в книгу выдачи водительских удостоверений и временных разрешений (приложение 20).

Лицу, не получавшему временное разрешение, у которого водительское удостоверение по какой-либо причине изъято (за нарушение правил, сомнение в подлинности), временное разрешение выдается подразделением ГАИ в установленном порядке при возврате удостоверения.

Временные разрешения, испорченные при заполнении, уничтожаются при очередных проверках, о чем составляются соответствующие акты. В таком же порядке аннулируются временные разрешения, обнаруженные после их утери, если взамен их выданы новые.

Учет выданных временных разрешений ведется по книге выдачи временных разрешений (приложение 21).

9.4. Исключен. - Приказ МВД РФ от 12.10.1999 N 797.

9.5. Исключен. - Приказ МВД РФ от 12.10.1999 N 797.

(см. текст в предыдущей редакции)

9.6. Материалы, послужившие основанием для выдачи и замены временных разрешений (заявления, старые разрешения, квитанции и др.) подшиваются в отдельные дела, за исключением случаев выдачи их одновременно с водительским удостоверением, и хранятся в установленном порядке два года.

9.7. Срок хранения книг выдачи водительских удостоверений и временных удостоверений - 60 лет после их окончания. Книги хранятся в подразделениях Госавтоинспекции, осуществляющих выдачу указанной продукции.

9.8. Квитанции об уплате штрафа являются бланками строгой финансовой отчетности и хранятся наравне с ценными бумагами в кассах МВД, ГУВД, УВД. Выдача квитанций производится в подотчет по раздаточным ведомостям или расходным кассовым ордерам на основании разрешения руководителя подразделения Госавтоинспекции (ГОРОВД).

В подразделениях Госавтоинспекции количественный учет поступления и выдачи квитанций личному составу ведется в журнале прихода и расхода бланков строгой отчетности.

9.9. Корешки израсходованных квитанций сдаются лицу, ответственному за их получение и выдачу, о чем делается соответствующая запись в журнале.

9.10. Составленные протоколы и другие материалы о нарушениях правил, а также изъятые водительские удостоверения и иные документы в течение суток регистрируются в журнале учета материалов о нарушении правил и иных нормативов в сфере обеспечения безопасности дорожного движения (приложение 23).

В случае выявления недостатков в составленных материалах они возвращаются для доработки органу (должностному лицу), представившему указанные материалы.

9.11. Журнал, указанный в п. 9.10 настоящей Инструкции, ведется дежурными частями подразделений Госавтоинспекции. В подразделениях Госавтоинспекции, в которых нет дежурных частей, указанный журнал ведется инспектором по административной практике или сотрудником, исполняющим его обязанности.

9.12. Административные протоколы и прилагаемые к ним документы, поступающие из других подразделений Госавтоинспекции (ГОРОВД), регистрируются в отдельном журнале учета материалов о нарушении правил, который ведется инспектором по административной практике или лицом, ответственным за регистрацию входящей корреспонденции.

9.13. Внутри подразделения административные протоколы и прилагаемые к ним документы передаются от сотрудника к сотруднику под расписку с отметкой в графе 6 журнала учета материалов о нарушении правил дорожного движения.

9.14. В другие подразделения протоколы и прилагаемые к ним документы в пятидневный срок пересылаются заказной корреспонденцией или передаются по разносной книге, о чем делается отметка в графе 7 журнала учета материалов о нарушении правил.

Материалы о нарушении правил, ответственность за которые предусмотрена статьей 165 Кодекса, направляются в районный (городской) народный суд (судье) нарочным в течение суток с момента их получения.

9.15. Журналы (Приложения 21, 23) должны быть пронумерованы, прошнурованы, скреплены печатью и зарегистрированы в секретариате (канцелярии) горрайоргана внутренних дел или подразделения Госавтоинспекции.

9.16. Записи в журналах производятся чернилами (пастой) без помарок и исправлений.

9.17. Материалы о нарушении правил, по которым закончено производство, подшиваются в дела в соответствии с порядковым номером по журналу и хранятся в подразделениях Госавтоинспекции по месту принятия решения о наложении взыскания. При этом в отношении лиц, лишенных права управления транспортными средствами, материалы подшиваются в отдельные дела. Подшитые в делах листы нумеруются. На последнем листе производится заверительная подпись о количестве пронумерованных листов.

Дела о нарушениях правил, а также невостребованные водительские удостоверения и временные разрешения лиц, лишенных права управления, подлежат хранению в течение двух лет, следующих за годом исполнения постановления о наложении взыскания.

9.18. Корешки от израсходованных квитанций, а также дела о нарушениях правил и невостребованные водительские удостоверения и временные разрешения, срок хранения которых истек, уничтожаются во время проведения проверок административной практики подразделения Госавтоинспекции. Уничтожение оформляется соответствующим актом.

9.19. Водительские удостоверения и временные разрешения лиц, лишенных права управления транспортными средствами на срок не менее одного года, хранятся в подразделениях Госавтоинспекции по месту лишения права управления, а лиц, лишенных права управления транспортными средствами на срок от одного года и более, по истечении десятидневного срока для подачи жалобы, вместе с копией постановления направляются на хранение в регистрационно - экзаменационные подразделения Госавтоинспекции (РЭП).

29 июля 2017, 12:33

Незнание закона не освобождает от ответственности. Пожалуй, это утверждение знакомо каждому, но не каждый участник финансового рынка соблюдает данное правило в своей деятельности. Приводим список статьей КоАП РФ , по которым привлекаются к административной ответственности участники финансового рынка за нарушения требований законодательства РФ, а также особенности рассмотрения дел об административных правонарушениях Банком России .

В рамках осуществления надзорных полномочий Банк России вправе привлекать участников финансового рынка (профессиональных участников рынка ценных бумаг, управляющие компании ПИФ, страховые компании, акционерные общества, эмитентов ценных бумаг, микрофинансовые организации (МФО), ломбарды, кредитно-потребительские кооперативы (КПК), кредитные организации и иных юридических лиц) и их должностных лиц к административной ответственности в случае выявления нарушений требований законодательства РФ в их деятельности.

Юридическое или физическое лицо может быть привлечено к административной ответственности в случае совершения им административного правонарушения. Согласно п. 1 ст. 2.1 КоАП РФ административным правонарушением признается противоправное, виновное действие (бездействие) физического или юридического лица, за которое КоАП РФ или законами субъектов РФ об административных правонарушениях установлена административная ответственность.

Привлечение к административной ответственности может происходить как в рамках проводимой (камеральной, выездной, проверки отдельных сведений), так и в случае выявления административного правонарушения в ходе проведения постоянного мониторинга деятельности участников финансового рынка.

Стоит обратить внимание, что административное делопроизводство и проведение проверки не связаны между собой и могут вестись параллельно друг другу. Так, например, Банка России может составить протокол об административном правонарушении в результате непредставления или нарушения сроков представления регулярных отчетов, уведомлений или ответа на запрос (предписание) о предоставлении документов.

С информацией об административных взысканиях , наложенных Банком России на участников финансового рынка, можно ознакомиться на сайте Банка России .

Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ (КоАП РФ ) устанавливает, что Банк России и ее территориальные учреждения (ТУ Банка России) рассматривают в отношении поднадзорных организаций дела об административных правонарушениях, предусмотренных ст. 5.53 - 5.55, ч. 1, 3 и 4 ст. 13.25, ч. 1 ст. 14.4.1, ч. 1 - 5 и 7 - 9 ст. 14.24, 14.29, 14.30, 15.17 - 15.22, ч. 1 - 10 ст. 15.23.1, ст. 15.24.1, ч. 2 - 6 ст. 15.26.1, ч. 1 ст. 15.26.2 (за исключением ограничения времени работы), ч. 2 ст. 15.26.2, ст. 15.26.3 - 15.26.5, ч. 1 - 3 статьи 15.27 (в пределах своих полномочий), ст. 15.28 - 15.31, 15.34.1, 15.35, 15.38, ч. 1, 3 и 5 ст. 15.39, ст. 15.40, ст. 15.40.1, ч. 9 ст. 19.5, ст. 19.7.3 КоАП РФ, а именно:

статья 5.53. Незаконные действия по получению и (или) распространению информации, составляющей кредитную историю;
статья 5.54. Неисполнение обязанности по проведению проверки и (или) неисправлению недостоверной информации, содержащейся в кредитной истории (кредитном отчете);
статья 5.55. Непредоставление кредитного отчета;
статья 13.25. Нарушение требований законодательства о хранении документов;
статья 14.4.1. Нарушение требований законодательства в области технического осмотра транспортных средств;
статья 14.24. Нарушение законодательства об организованных торгах;
статья 14.29. Незаконное получение или предоставление кредитного отчета;
статья 14.30. Нарушение установленного порядка сбора, хранения, защиты и обработки сведений, составляющих кредитную историю;
статья 15.17. Недобросовестная эмиссия ценных бумаг;
статья 15.18. Незаконные операции с эмиссионными ценными бумагами;
статья 15.19. Нарушение требований законодательства, касающихся представления и раскрытия информации на финансовых рынках;
статья 15.20. Воспрепятствование осуществлению прав, удостоверенных ценными бумагами;
статья 15.21. Неправомерное использование инсайдерской информации;
статья 15.22. Нарушение правил ведения реестра владельцев ценных бумаг;
статья 15.23.1. Нарушение требований законодательства о порядке подготовки и проведения общих собраний акционеров, участников обществ с ограниченной (дополнительной) ответственностью и владельцев инвестиционных паев закрытых паевых инвестиционных фондов;
статья 15.24.1. Незаконные выдача либо обращение документов, удостоверяющих денежные и иные обязательства;
статья 15.26.1. Нарушение законодательства о микрофинансовой деятельности;
статья 15.26.2. Нарушение ломбардом законодательства РФ;
статья 15.26.3. Неисполнение обязанности по подтверждению и представлению исправленных сведений, содержащихся в основной части кредитной истории, в бюро кредитных историй;
статья 15.26.4. Неисполнение или несвоевременное исполнение обязанности источниками формирования кредитных историй - организациями, имеющими вступившее в силу и не исполненное в течение 10 дней решение суда о взыскании с должника денежных сумм в связи с неисполнением им обязанности по внесению платы за жилое помещение, коммунальные услуги и услуги связи, по передаче в бюро кредитных историй информации об исполнении решения суда;
cтатья 15.26.5. Неисполнение или несвоевременное исполнение обязанности источниками формирования кредитных историй - организациями, являющимися заимодавцами по договорам займа (за исключением кредитных организаций, микрофинансовых организаций и кредитных кооперативов), представлять в бюро кредитных историй информацию о погашении займов;
статья 15.27. Неисполнение требований законодательства о противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма;
статья 15.28. Нарушение правил приобретения более 30 процентов акций открытого акционерного общества;
статья 15.29. Нарушение требований законодательства РФ, касающихся деятельности профессиональных участников рынка ценных бумаг, клиринговых организаций, лиц, осуществляющих функции центрального контрагента, акционерных инвестиционных фондов, негосударственных пенсионных фондов, управляющих компаний акционерных инвестиционных фондов, паевых инвестиционных фондов или негосударственных пенсионных фондов, специализированных депозитариев акционерных инвестиционных фондов, паевых инвестиционных фондов или негосударственных пенсионных фондов;
статья 15.30. Манипулирование рынком;
статья 15.31. Незаконное использование слов "инвестиционный фонд" либо образованных на их основе словосочетаний;
cтатья 15.34.1. Необоснованный отказ от заключения публичного договора страхования либо навязывание дополнительных услуг при заключении договора обязательного страхования;
статья 15.35. Нарушение требований законодательства о противодействии неправомерному использованию инсайдерской информации и манипулированию рынком;
статья 15.38. Нарушение законодательства РФ и о кредитной кооперации и законодательства о сельскохозяйственной кооперации;
статья 15.39. Нарушение требований законодательства РФ в части обязательного контроля операций хозяйственных обществ, имеющих стратегическое значение для оборонно-промышленного комплекса и безопасности РФ;
статья 15.40. Совершение уполномоченным банком операций, проведение которых не допускается в соответствии с законодательством Российской Федерации в сфере государственного оборонного заказа;
статья 15.40.1. Неисполнение уполномоченным банком установленных законодательством РФ в сфере государственного оборонного заказа обязанностей при осуществлении банковского сопровождения сопровождаемой сделки;
статья 19.5. Невыполнение в срок законного предписания (постановления, представления, решения) органа (должностного лица), осуществляющего государственный надзор (контроль);
статья 19.7.3. Непредставление информации в Банк России.

До вступивших в силу 24.01.2011 изменений в КоАП РФ в отношении участников финансового рынка, осуществляющих операции с денежными средствами или иным имуществом, согласно ст. 5 Федерального закона от 07.08.2001 № 115-ФЗ "О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма", дела об административных правонарушениях по статье 15.27 КоАП РФ рассматривались ФСФМ России (Росфинмониторингом ).

Рассматривать дела об административных правонарушениях от имени Банка России вправе:

Председатель Банка России, его заместители, руководитель территориального учреждения Банка России, его заместители.
Руководители структурных подразделений Банка России, их заместители, в компетенцию которых входят вопросы в области надзора и контроля в сфере финансовых рынков .
руководители территориальных подразделений (учреждений) Банка России, в компетенцию которых входят вопросы в области надзора и контроля в сфере финансовых рынков (за исключением банковской деятельности) .

Указанными статьями КоАП РФ предусмотрены следующие виды административного наказания :

административный штраф;
дисквалификация;
административное приостановление деятельности.

Административный штраф применяется в отношении граждан, должностных и юридических лиц и в зависимости от вида административного правонарушения составляет для граждан до 5 тыс. рублей , для должностных лиц до 50 тыс. рублей , для юридических лиц до 1 млн. рублей .

Дисквалификация применяется в отношении должностных лиц и устанавливается на срок от 6 месяцев до 3 лет .

Административное приостановление деятельности применяется в отношении юридических лиц в рамках нарушения ими требований законодательства РФ о противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма и устанавливается на срок до 90 суток .

В качестве должностных лиц в рамках административного процесса рассматриваются единоличный исполнительный орган - руководитель организации (генеральный директор), а также лица, ответственные за выполнение определенных функций, возложенных на них должностными инструкциями в соответствии с требованиями законодательства РФ. К таким лицам, в частности, относятся контролер профессионального участника, специальное должностное лицо (СДЛ) , ответственное за соблюдение Правил в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма (ПОД/ФТ).

Как показывает сложившаяся практика, из всех видов административного наказания, предусмотренных КоАП РФ, Банк России ограничивается только наложением административного штрафа на юридических и должностных лиц . Это связано еще и с тем, что административное наказание в виде дисквалификации и приостановления деятельности назначается только судом , то есть материалы дела об административном правонарушении должны быть переданы Банком России для последующего рассмотрения в суд. При этом в случае выявления правонарушения в деятельности организации административный штраф может быть наложен одновременно и на юридическое лицо, и на должностное лицо.

Условно административный процесс в Банке России можно разделить на следующие этапы:

Выявление правонарушения в ходе проведения Банком России надзорных мероприятий.
Установление виновных лиц, совершивших административное правонарушение (лиц, в отношении которых ведется производство по делу об административном правонарушении).
Подготовка доказательной базы - сбор документов, доказывающих факт совершения правонарушения, а также устанавливающих виновных лиц. На данном этапе Банк России может запросить у виновных лиц дополнительные документы и пояснения.
Вынесение Банком России определения о возбуждении дела об административном правонарушении и проведении административного расследования и уведомление об этом виновных лиц путем направления почтой или вручения копии указанного определения.
Уведомление Банком России виновных лиц о дате, времени и месте составления протокола об административном правонарушении. Как правило, протокол составляется по месту нахождения проверяемой организации (в случае проведения проверки) или по месту нахождения Банка России или одного из ее территориальных учрежедений.
Составление протокола об административном правонарушении. На данном этапе Вам предоставляется возможность ознакомиться с содержанием протокола, а также написать свои возражения, связанные с выявленным административным правонарушением, или отказаться от подписания протокола, о чем делается соответствующая отметка.
После составления протокола его направление на рассмотрение должностному лицу Банка России или одного из ее территориальных учрежедений, уполномоченного рассматривать протоколы об административном правонарушении.
Уведомление Банком России виновных лиц о дате, времени и месте рассмотрения протокола об административном правонарушении.
Рассмотрение прокола об административном правонарушении и вынесение постановления, то есть фактически принятие решения по административному делу. На данном этапе Банком России также может быть вынесено постановление о прекращении производства по делу об административном правонарушении - выносится должностным лицом, осуществлявшим производство по делу об административном правонарушении, при наличии хотя бы одного из обстоятельств, предусмотренных ст. 24.5 КоАП РФ "Обстоятельства, исключающие производство по делу об административном правонарушении". В зависимости от административного правонарушения, ответственность за которое предусмотрена соответствующей ст. КоАП РФ, Банком России может быть вынесено определение о передаче дела об административном правонарушении судье . Это происходит в случае, когда Банк России, не правомочен привлекать лицо к административной ответственности по соответствующей ст. КоАП РФ, в частности, по ч. 4 ст. 15.27 КоАП РФ.
Обжалование постановления по делу об административном правонарушении.
Оплата виновными лицами административного штрафа.

В соответствии с положениями КоАП РФ административный штраф должен быть уплачен лицом, привлеченным к административной ответственности, не позднее 30 дней со дня вступления постановления о наложении административного штрафа в законную силу.

В тоже время постановление по делу об административном правонарушении вступает в законную силу после истечения срока, установленного для его обжалования, который составляет 10 суток со дня вручения или получения копии постановления. Обжаловать постановление об административном правонарушении можно, обратившись с жалобой , непосредственно, в Банк России или соответствующим заявлением в арбитражный суд по своему местонахождению или по местонахождению Банка России.

Согласно ч. 1 ст. 20.25 КоАП РФ неуплата административного штрафа в установленный срок влечет наложение административного штрафа в двукратном размере суммы неуплаченного административного штрафа.

В заключение, хотелось бы отметить, что постановление об административном правонарушении по делам, которые рассматривает Банк России в соответствии с КоАП РФ, не может быть вынесено по истечении 1 (одного) года со дня совершения административного правонарушения (срок давности ). При этом, административное правонарушение должно быть правильно квалифицировано, длящееся или недлящееся.

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

ЮК «ДЕКАРТ» имеет большой опыт по ведению административного делопроизводства , защите прав и представлению интересов участников финансового рынка в Банке России. Вы всегда можете обратиться к нашим специалистам для получения бесплатной консультации по Вашему вопросу. Итоговое вознаграждение (см. раздел УСЛУГИ И ЦЕНЫ ) ЮК «ДЕКАРТ» напрямую зависит от итогов рассмотрения дела об административном правонарушении в Банке России и составляет всего 10% от максимальной суммы штрафа (но не менее 10 тыс. руб.) , предусмотренной КоАП РФ.

Вы платите только за результат!

1.Краткая история развития делопроизводства.

Определение делопроизводства по ГОСТу 16487-83 (название ГОСТа).

Взаимосвязь вопросов усовершенствования делопроизводства с вопросами развития и усовершенствования управления.

Определение делопроизводства по ГОСТу 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»:

Настоящий стандарт устанавливает основные термины и определения понятий, применяемые в области делопроизводства и архивного дела.

Термины, установленные стандартом, обязательны для применения в документации всех видов, учебной и справочной литературе.

Делопроизводство – деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами.

Документ – материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

С давних времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы имеем возможность узнать историю своей страны, ее героическое прошлое, особенности быта своего народа, правовые формы и этические нормы взаимоотношений между людьми.

Необходимость создания документов возникла одновременно с появлением письменности. Более того, считают, что именно потребность в создании различных документов (соглашений, договоров и т.п.) и повлекла за собой появление письменности как способа изложения информации не только личного, но и государственного значения. Уже в Vв. до нашей эры древнеримский плебс требовал введения четких «писанных» законов. Создание зафиксированных на бумаге законов и правил было также главным требованием средневековых восстаний. Когда же появились законы от делопроизводителя требовалось абсолютная точность формулировок и безукоризненное знание формы изложения, иначе документ терял силу.

С развитием письменности документы стали способом общения и передачи информации.

До конца ХVв. государственных учреждений еще не существовало, их функции выполняли отдельные должностные лица или органы, осуществляющие свою деятельность или с очень ограниченным штатом чиновников, или вообще без штата. Единая система делопроизводства не была востребована самой системой управления.

Однако, письменные документы, дошедшие до нашего времени, доказывают что, уже в Хв. была культура написания документов. Это договоры с Византией 911и 945гг.

Документы хранились в центральных храмах, в крупных городах существовали хранилища документов, а местом создания документов стали храмы, посвященные покровителям цеховых ремесел-рыбаков, торговцев различным товаром. В этих храмах велись судебные дела и книги записи торговых операций, а хранение документов в храмах придавало юридическую силу. Большой юридической силой обладали церкви.

С увеличением числа создаваемых документов, накопились и традиции в сфере документирования, что привело к созданию штата профессиональных специалистов в области создания и обработки документов. Этот штат состоял из псаломщиков и дьяков. Также стали формироваться устойчивые образцы обращений и завершений в документах, формуляры, т.е. типовые устойчивые формы отдельных документов, из которых составлялись своеобразные пособия по делопроизводству – «формулярники». Документы скрепляли буллами - свинцовые печати.

Со временем менялась и графика письменности, первоначально документы составлялись уставной манерой письма, выписыванием букв с прямыми очертаниями. Позже использовался полуустав, который позволил ускорить процесс письма за счет выносных букв и сокращений отдельных слов. Документ составлялся сплошным текстом, без разделения на отдельные слова, а знаком препинания стала использоваться точка в конце предложения.

Сформировавшиеся практикой традиции постепенно становились нормами обычая, закладывая основу будущей системы делопроизводства.

Система государственного делопроизводства начала формироваться с середины ХVв. Управление государством сложилось из удельного княжества, хотя это нельзя было назвать государством, это было хозяйство князя. Некоторые поручения выполняли бояре, приближенные к князю. Вся деятельность по вопросам государственного управления объединялась высшим правительственным учреждением - Боярской Думой. Удалось создать сильную централизованную систему управления. Боярская Дума и приказы выполняли все важнейшие функции административного управления, поэтому этот период называют приказным.

Однако в этот период не было отлаженной системы управления. Для ведения, дела передавались определенным лицам, или в управлении участвовало несколько ведомств, что приводило к неразберихе.

Организацией и ведением делопроизводства занимались дьяки и подьячие, распорядительная деятельность всецело принадлежала приказным судьям.

В приказной избе хранилась государственная городская печать, денежные суммы и велось делопроизводство. Приказная изба делилась на столы, она представляла собой и канцелярию, и архив. Документы размещались на столах или на скамьях, особо ценные помещали в сундуках-ларях, там же и велась текущая работа и прием посетителей.

В делопроизводстве приказов использовалась очень интересная форма документа – столбец (столп, столпик), т.е. свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги, вместе с этим зарождалась и начала применяться тетрадная форма. По мере необходимости тетради собирались вместе, переплетались и составлялись книги. В книгах велись списки, финансовые, учетные, регистрационные записи и др.

Важным признаком официального документа являлся его формуляр. Это определялось наличием устойчивых информационных элементов документа (реквизитов, языковых формул), расположенных в определенной последовательности, специфической для каждого вида документа.

В документах этого периода, большинство реквизитов еще не выделялось из текста, т.е. обращение, адресат, дата документа, обозначение автора и др., содержание документа составлял сплошной текст. В заключительной части документа обозначалась дата ее составления и место, где она была написана.

В приказной период постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складывается штат, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления. Однако государство не принимало во внимание общие административные правила, поэтому не могло ввести систематического порядка в организацию учреждений и их делопроизводство.

Отсутствие в прежних учреждениях установленного законом порядка, общих письменных форм документов, постоянных сроков, для производства дел, правительство вынуждено было искать новые формы государственного устройства. Появляются новые учреждения бюрократического типа и регламенты для них, точно определяющие состав, организацию, компетенцию и делопроизводство.

Сенат стал первым законосовещательным органом и органом надзора за правительственными учреждениями. В то время всего было создано 12 коллегий. Каждая коллегия руководилась своим регламентом. После чего законодательной основой реформы стал « Генеральный регламент», который ввел систему делопроизводства, которая получило название « коллежское» делопроизводство.

С созданием Генерального регламента делопроизводство узаконивается. Делопроизводственная деятельность закрепляется за самостоятельным подразделением-канцелярией. Были разработаны вопросы о правильном ведении регистрации документов, что обеспечивало сохранность документов, оперативное ведение справочной работы, контроль за движением документов и их исполнением. Также были подробно проработаны вопросы документирования и движения дел (документооборота).

В коллежском делопроизводстве возникало большое число новых документов, появились и новые названия документов, такие как векселя, облигации, реляции, мемории, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция, инструкции и другие.

В это время происходят большие изменения в форме документов. Самостоятельными элементами формуляра становятся дата документа и наименование документа. Появляются ряд реквизитов, отражающих различные стадии процесса документирования или стадии обработки документов: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы, отметка о контроле, отметка о направлении в дело и другие.

С увеличением документооборота значительно поднялся объем письменной работы у канцелярских чиновников, что привело к медлительности делопроизводства и волоките.

Большое значение для организации делопроизводства имеет установленная «Учреждением для управления губерний» «иерархия властей и мест», определившая порядок отношений между собой высших центральных и местных учреждений. Этот иерархический порядок взаимоотношений учреждений присутствует в некоторой степени и в современном делопроизводстве.

Начало ХIХ века встретило новые реформы государственного управления и делопроизводства, которая затронула главным образом верхний уровень управления – высшие и центральные учреждения и завершило формирование системы центральных и местных учреждений.

Новая система управления – министерская, была основана на создании министерств с управляющими министрами, что было необходимо для более низкой и оперативной системы управления.

В 1802 году были созданы первые министерства. Комитет министров стало высшим административным учреждением.

Позже, в 1910 году, был создан Государственный Совет – высшее законосовещательное учреждение. Вместе с этим была проведена реформа Сената, который становится высшей судебной инстанцией, выполняющая функцию надзора за правительственным аппаратом. «Общие учреждением министерств» принималось единообразие в систему делопроизводства министерств, а именно: создание документов, архивное хранение, формы документов, по которым совершается делопроизводство, движением документов и дел.

Существенные изменения в системе управления потерпели и формы документов. Появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. В состав реквизитов бланка включались наименование учреждения, наименование структурных подразделений, отражающие место подразделений – автора в структуре учреждения (департамент, отделение, стол). Также включаются в состав реквизитов бланка дата документа, регистрационный индекс документа, заголовок к тексту документа. Появляется ссылка на поступивший документ.

Несмотря на глобальные изменения в системе управления, жизнь требовала более гибких форм делопроизводства и его ускорения. Система министерского делопроизводства оставалась громоздкой и неповоротливой, несмотря на использование пишущих машинок. Появление телеграфа и телефона воплотила в жизнь новый вид переписки как телеграммы и телефонограммы. Это был поистине революционный переворот в документировании деятельности учреждений.

Октябрьская революция 1917 года привела к слому старого государственного аппарата, что кардинально изменило строй: высшим органом государственной власти стал Всероссийский Съезд Советов. Для управления страной образовано первое советское правительство – Совет Народных Комиссаров (Совнарком). Отраслями государственного управления постановлением Съезда были созданы первые 13 народных комиссариатов (наркоматов).

Отстранение от власти бывших помещиков, дворян, представителей купечества было закреплено декретом ВЦИК и СНК РСФСР. Для работы в советских учреждениях были привлечены солдаты, рабочие, не имеющие специального образования, что привело к понижению уровня документационного обеспечения управления. В 1917 году СНК издает декрет « О порядке утверждения и опубликовании законов». В 1918 году было принято постановление СНК для оформления административных документов, «О форме бланков государственных учреждений». В этом постановлении перечислялись обязательные реквизиты бланка документов, что привело к упрощению и рационализации делопроизводства.

В 1926 году был создан Государственный институт техники управления (ИТУ) в котором велись перспективные разработки проблем делопроизводства. Проект «Общих правил документации и документооборота» был подготовлен ИТУ и издан 1931 году. Предполагалось ввести «Общие правила» в качестве типовых единых для всех учреждений. В этих правилах определялись функции работников, их обязанности и содержание работ.

Несмотря на разнообразия видов и форм документов, которые вращались в советских учреждениях оставались неупорядоченными по форме и содержанию потоки документации. Поэтому остро встала проблема их унификации и стандартизации. Кабинетом стандартизации были разработаны стандарты служебных писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов, извещений и др. Также стандартизировались материалы (бумага, чернила, ленты для пишущих машин и т.п.), средства и предметы конторского труда.

В 1921 году была создана Государственная общеплановая комиссия (Госплан), которая занималась разработкой общехозяйственного плана с учетом текущего развития отраслей и отдельных предприятий. Документы постепенно становились более упорядоченными по структуре, содержанию показателей и по форме.

Конституция 1936 года существенно изменила политическую систему, иерархию и полномочия высших органов власти. Верховный Совет СССР стал высшим и единственным законодательным органом. Установилась система полномочий в издании видов документов для каждой иерархической структуры. Новые введения упростили и упорядочили процессы документирования в высших органах власти.

В 1941 году на первом межотраслевом совещании по оргтехнике была выдвинута программа по вопросу документационного обеспечения управления, но этой программе ВОВ.

Экономический упадок и проблемы восстановления народного хозяйства отодвинули на второй план проблему документационного обеспечения управления.

В 1960 году состоялось Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата. Поднятые вопросы во многом совпадали вопросами межотраслевого совещания 1941 года.

С 1958 года Главное архивное управление (ГАУ) при Совете Министров СССР стало правомочно контролировать постановку документальной части делопроизводства учреждений, организации и предприятий.

В 1963 году ГАУ изданы № Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов, учреждений, организаций, предприятий СССР», которые на протяжении многих лет служили руководством для служб документации и архивов и способствовали упорядочению их деятельности.

В 1965 году была разработана единая государственная система делопроизводства (ЕГСД), а в 1973 году « Основные положения ЕГСД» одобрил Госкомитет СМ СССР по науке и технике и были использованы в министерствах, ведомствах и организациях, как положение не имеющее официального статуса. В 1988 году была создана новая редакция государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

Важным событием 70-80-ых годов в делопроизводстве стало издание ГОСТов на управленческие документы (ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39 – 72 и др.), общесоюзных классификаторов (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др.) технико-экономической информации, унифицированных систем документации (УСД) и серии государственных стандартов на эти унифицированные системы. Это значительно улучшило оформление документации, облегчило процессы поиска, учета и хранения разнообразной информации.

В 1991 году с распадом СССР в республике были созданы самостоятельные структуры, которые занимались проблемами научного и нормативно-методического обеспечения делопроизводственных служб. Главное управление при Совете Министров БССР было преобразовано в Комитет по архивам и делопроизводству в Республике Беларусь.

Белорусским государственным институтом стандартизации и сертификации (БелГИСС) в 1995 году был утвержден и введен в действие стандарт Беларуси СТБ 6.10.1-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Основные положения». В 1996 году был введен в действие СТБ 6.38-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который был разработан Белорусским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела.

Современное белорусское делопроизводство находится на стадии развития. С ростом развития и усовершенствования делопроизводства в системе управления, усовершенствовалось и само управление, и развитие технологии управления государственного аппарата. Стремительный рост в усовершенствовании делопроизводства привело к снижению излишних документов, к снижению объемов информации, снижение затрат труда на все виды работ с документацией, повысилась оперативность, надежность, экономичность и организация управленческого труда, культура работы аппарата, возможность использования в будущем информации, зафиксированной в документах.

2. Определение УСОРД по ГОСТ 6.10.1 –88 (название ГОСТа).

Основания для разработки УСОРД, ее основная цель. Порядок применения и ведения УСОРД.

Определение УСОРД по ГОСТ 6.10.1 –88 « Унифицированная система документации, используемые в АСУ. Основные положения»

УСОРД – унифицированная система организационно-распорядительной документации.

АСУ – автоматизированная система управления.

Для повышения эффективности производства, в целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижение трудовых временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных без данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документации (УСД) – совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. В основе создания УСД лежит метод унификации – установление единообразия состава и форм управленческих функций и задач. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД. Унификация управленческих документов повышает уровень и производительность управленческого труда.

Основные принципы и основания для разработки УСОРД являются:

Создание общей модели построения документов. Заключается в построении формуляра-образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т.д. Построение отдельных систем документации оказалось очень эффективным не только как направление, но и стало основным методом унификации документов;

Единообразие форм документов и правил их построения, составление, оформление. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на полях документа, выработки терминологии и условных сокращений.

Комплексность унификации. Унификация показателей и реквизитов должна предусматривать все требования к документу на всех стадиях его создания, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств. Эта унификация должна предусматривать классификацию показателей по содержанию, установление единой структуры показателей, применение единых методов расчета одних и тех же показателей при их использовании в различных системах управления, единообразие формулировок наименований реквизитов, входящих в состав показателей, расчленение показателей и реквизитов на постоянную и переменную части с целью воспроизведения постоянной части в бланках документов, кодирование показателей с помощью ЭВМ.

Информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документов. К группе реквизитов, подтверждающие юридическую силу документов, относятся: подпись, печать, грифы согласования и утверждения и т.д.

Сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении исключения многоступенчатости в системе управления или широкого и повсеместного применения организационной и электронно-вычислительной техники.

Стабильность требований к документам. Для придания максимальной стабильности требований к документам необходимо установить государственные и отраслевые стандарты, т.к. формы документов используют достаточно длительное время.

Сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации. Должны быть составлены классификаторы показателей, допустимых к применению на различных уровнях управления в разных системах управления, и в надлежащем порядке утверждены, т.е. стандартизированы. Кроме того, должна быть обеспечена система ведения показателей, которая бы позволила вносить необходимые изменения в эти классификаторы.

Экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной группировки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и их логического расположения на бланке. Также снижаются затраты на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение и уничтожения.

Решение «Административное делопроизводство» на базе платформы Docsvision, разработанное компанией «Парадок», позволяет автоматизировать документооборот органов исполнительной власти с учетом всех особенностей их деятельности. Система включает в себя комплекс подсистем и модулей, который позволяет охватить все аспекты работы с документами. Среди них «Обращения граждан и организаций», «Входящие письма», «Внутренняя переписка», «Задания», «Электронная подпись», «Жалобы на услуги», «Замещение сотрудников», «Отчёты», «Контроль распорядительных документов», «Согласования» и другие.

Решение полностью соответствует законодательным документам РФ, регламентирующим вопросы документооборота в этой сфере:

Решение обеспечивает работу с обращениями граждан и организаций в соответствии с требованиями 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
Построена уникальная процессная модель автоматизации «Административное делопроизводство», удовлетворяющая всем требованиям Приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федераций от 8 ноября 2005 г. N 536 «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».
Кроме того, предлагаемое решение соответствует Приказу №96 Минкомсвязи России от 01.04.2015 «Об утверждении плана импортозамещения программного обеспечения».

Бизнес-эффект

Использование решения «Административное делопроизводство» на базе Docsvision позволяет органам исполнительной власти:

Автоматизировать документооборот по всем основным направлениям деятельности.
Существенно сократить трудозатраты на обработку документов.
Использовать расширенные возможности по поиску, классификации, созданию документов, по анализу исполнительской дисциплины.
Улучшить трудовую дисциплину сотрудников с помощью формирования отчетов для оценки их работы.
Создать систему управления шаблонами документов в форматах Microsoft Word, Microsoft Excel.

Функциональные возможности

ПОДСИСТЕМА «ВХОДЯЩИЕ ПИСЬМА»

Подсистема «Входящие письма» не только обеспечивает работу с простой входящей перепиской, но и обладает расширенными функциями, большинство из которых используются и в остальных подсистемах документов:

Тематический рубрикатор имеет возможность разграничения доступа по подразделениям, т.е. каждое подразделение видит только свои или общие тематики. Тематики можно выбирать из древовидного справочника или быстрым поиском по названию. В карточке можно указывать сразу несколько тематик.
Комментарии для исполнителей. Регистратор может указывать в документе комментарии, которые будут видны исполнителям и рассматривающим документ.
Расчет планового срока в соответствии со справочником разновидностей входящих документов. При этом могут учитываться выходные и праздничные дни.
Проверка повторности письма (по данным о контрагенте). После подтверждения повтора данных регистрация продолжается, но в этом случае ссылки на предыдущие письма будут видны руководителю, рассматривающему документ.
Подсчет количества страниц в приложенных файлах популярных форматов - TIFF, PDF, DOC и т.д.
Продление срока исполнения документа . Поскольку сроки исполнения писем не регламентированы, руководитель может в любой момент на этапе исполнения документа увеличить срок исполнения.

ПОДСИСТЕМА «ОБРАЩЕНИЯ ГРАЖДАН И ОРГАНИЗАЦИЙ»

Подсистема «Обращения граждан и организаций» реализует работу с обращениями граждан в соответствии с требованиями 59-ФЗ. Реализован большой спектр функций, достаточный для работы большого органа государственной власти или местного самоуправления:

Работа с типовым общероссийским тематическим классификатором обращений граждан , что необходимо для отправки соответствующих отчетов. Классификатор можно обновлять, а перед импортом очищать от ненужных разделов.
Продление сроков с автоматическим созданием письма заявителю с учетом ограничения на максимальный срок в 60 дней.
Внешнее перенаправление обращения с автоматическим созданием письма заявителю и письма во внешнюю организацию.
Внутреннее перенаправление обращения (на внутреннее подразделение, для больших оргструктур) с автоматическим созданием письма заявителю.
Полное и частичное перенаправление . При полном - обращение исполняется при отправке заявителю письма о перенаправлении, при частичном - остается на исполнении.
Личный прием руководителя . Карточка создается до приема, составляется реестр граждан на прием по созданным карточкам, после приема карточки регистрируются.
Автоматическое определение района города на основании адреса заявителя (при использовании модуля «Контрагенты»). Используется для ведения статистики по районам или для автоматического направления в нужный район на исполнение.
Фиксация обращений, перенаправленных другой организацией. Используется для получения соответствующей статистики.
Проверка повторности обращения по расширенным критериям (с учетом даты и места регистрации). После подтверждения повтора ссылки на предыдущие обращения будут видны руководителю, рассматривающему документ.
Уведомление заявителей по электронной почте о регистрации и исполнении обращения.
Контроль исполнения обращения регистратором после исполнения поручений по документу и снятия их с контроля руководителем. Регистратор проставляет результат исполнения документа для получения статистики.
Дополнительный контроль исполнителем . В случае длительных сроков исполнения обращение исполняется в предписанный законом 30-тидневный срок, но создается специальное дополнительное поручение по документу с произвольным сроком. По этому поручению могут быть даны дополнительные ответы заявителю.

ПОДСИСТЕМА «УСЛУГИ»

Порядок предоставления услуг регламентируется, как правило, отдельно для каждой услуги. Данная подсистема реализует широкий спектр функций, позволяющий в рамках одной системы настроить работу с разными услугами:

Справочник документов позволяет указывать перечень обязательных и дополнительных документов, предоставляемых по каждой услуге, а также позволяет фиксировать фактически предоставленные заявителем документы и выводить их список в расписке о приеме документов.
Справочник разновидностей услуг позволяет реализовывать в рамках одной базовой услуги различные варианты, отличающиеся плановым сроком исполнения и списками предоставляемых документов. В частности, это позволяет реализовать работу с платными услугами.
Справочник подразделений, оказывающих услуги, позволяет настроить автоматическое заполнение в документе получателя и ответственного исполнителя при регистрации услуги в соответствующем подразделении.
Внутриведомственное взаимодействие. Поскольку сроки исполнения услуг ограничены, при запросе данных в другом подразделении организации возникает проблема: если оформлять запрос документально через служебную записку, то на это уходит много времени; если делать запрос вне системы, то теряется контроль. Для решения проблемы настроено внутриведомственное взаимодействие, реализующееся через специальную карточку задания, которая создается одной кнопкой и позволяет контролировать получение результата.

Фиксация результата исполнения услуги при исполнении заданий по услугам является обязательной. Это необходимо для получения соответствующей статистики и выгрузки данных во внешние системы при интеграции.

ПОДСИСТЕМА «ВНУТРЕННЯЯ ПЕРЕПИСКА»

Подсистема обеспечивает работу с внутренней перепиской с учетом специфики разных подсистем и имеет расширенный список функций:

Приложение бланка. Автоматическое определение типа бланка в зависимости от полей карточки и подразделения. Возможность самостоятельного добавления новых бланков администраторами с использованием готового набора выгружаемых полей, в том числе полей табличного типа. Защита форматирования бланков от изменения пользователями средствами MS Word.

Автоопределение подсистемы по полям карточки и по подсистеме связанного входящего. В зависимости от этого документ поступает регистраторам из соответствующей подсистемы.
Автоопределение подразделения регистрации в зависимости от подписанта.
Версионность документа . Ведется автоматически и отслеживает изменение файлов.
Вставка регистрационной информации (дата, номер) в файлы при печати зарегистрированных документов.

ПОДСИСТЕМА «ИСХОДЯЩИЕ ПИСЬМА»

Функции подсистемы аналогичны подсистеме «Внутренняя переписка».

ПОДСИСТЕМА «КОЛЛЕГИАЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ»

Функции подсистемы аналогичны подсистеме «Внутренняя переписка», дополнительно реализовано:

Регистрация при подписании . При подписании сразу же выделяется регистрационный номер и вставляется в бланк документа, после чего файл открывается для распечатки. Секретарю остается только проверить документ после подписания и отправить на исполнение.
Динамическое создание нумераторов при регистрации. Если подходящий нумератор системой не находится, то автоматически создается новый по шаблону.

МОДУЛЬ «ЗАДАНИЯ»

Модуль реализует работу с поручениями различного вида, штатные функции переделаны для реализации работы помощник-руководитель и для Форма расписания резолюции. Вместо создания карточки задания по отдельности на каждого исполнителя дочерние задания создаются из текущего задания руководителя через специальную форму, что экономит время при большом количестве заданий и позволяет помощникам подготавливать проекты резолюций для утверждения руководителем. Форма расписания резолюции позволяет также настраивать соисполнение заданий, использовать шаблоны текстов заданий, добавлять сразу нескольких исполнителей, изменять плановые сроки с учетом установленных ограничений (не больше планового срока текущего задания и т.д.), редактировать данные дочерних заданий - текст, исполнителя, контролера. При этом реализовано автоматическое определение необходимости контроля задания в зависимости от его текста (если текст задания содержит определенные стоп-слова, например, «для сведения», то задание станет неконтрольным).
Применение электронной подписи (ЭП) при утверждении резолюции на все дочерние задания.
Задания с отложенным стартом - используются в распорядительных документах.
Фильтрация заданий при отображении в дереве заданий. Удобна при поиске, если заданий по документу много.
Продление срока исполнения задания. Через специальную форму исполнитель задания может указать желаемый срок. В зависимости от этого срока и подсистемы документа задание либо будет сразу продлено, либо будут созданы необходимые документы (письмо заявителю, докладная записка и т.д.). После их регистрации срок продлится.
Отклонение задания. Причина фиксируется в комментариях, и задание возвращается автору.
Направление задания на доработку . Причина фиксируется в комментариях, и задание возвращается исполнителю.
Делегирование контроля . Делегировать можно неограниченное число раз с указанием признака возврата текущему контролеру.
Автоисполнение заданий при регистрации связанных документов во исполнение.
Интеллектуальное автоисполнение заданий при исполнении дочерних:
- с копированием отчетов и ссылок на документы;
- с проверкой, является ли контролер участником связанных документов;
- с проверкой дополнительных условий для различных подсистем.

МОДУЛЬ «СОГЛАСОВАНИЯ»

Модуль имеет расширенные функции и оптимизирован под организации с большим количеством согласований:

Последовательные, параллельные и смешанные согласования с простой и удобной визуальной настройкой маршрута.
Шаблоны согласований с делением по подразделениям организации и возможностью добавления шаблонов самими пользователями.
Подчиненные согласования (вложенные). Согласующий может создать подчиненное согласование. Работа с формой при этом унифицирована с формой расписания резолюции из модуля задания.
Внешние согласования. Предназначены для приостановки согласования в нужные моменты, чтобы автор мог вне системы получить согласование с внешней организацией и внести данные в систему. В дальнейшем внесенные данные по внешнему согласованию (организация, сотрудник и результат) отображаются в дереве согласования и в листе согласования.
Реализована работа лингвистической службы с фиксацией замечаний из справочника для последующего построения статистических отчетов.

МОДУЛЬ «КОНТРОЛЬ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ»

Модуль реализует расширенный контроль при исполнении распорядительных документов и дополнительные функции: внесение изменений в действующие распорядительные документы, отмена действия, возврат на контроль, снятие с контрольного учета.

Постановка на контроль. Регистратор перед отправкой документа на исполнение может настроить параметры контроля в соответствии с текстом документа. Контрольная форма унифицирована с формой расписания резолюции и позволяет добавлять группу исполнителей, настраивать отложенные задания, задавать текст, сроки исполнения, контролера и копировать параметры исполнения.
Трехуровневый контроль . Состоит из контролера заданий, контролера документа и регистратора.
Возврат на контроль. Осуществляется в случае, если контролер отклонил документ с проверки. Регистратор вносит изменения в параметры контроля и повторно рассылает документ на исполнение.
Отмена действия. Если регистрируется распорядительный документ, отменяющий действие, то в связанных документах все задания отзываются.
Внесение изменений . Если регистрируется распорядительный документ, вносящий изменения, то регистратору приходят связанные распорядительные документы для внесения изменений в параметры контроля.

МОДУЛЬ «ЖАЛОБЫ НА УСЛУГИ»

Реализуются дополнительные функции для обработки обращений граждан и обращений организаций, являющихся жалобами на оказание услуги или жалобами на отказ в предоставлении услуги для дальнейшего получения статистики по жалобам.

Фиксация жалобы. При выборе разновидности жалобы автоматически рассчитывается плановый срок документа и открываются поля для выбора услуги, на которую поступила жалоба.
Указание услуги, на которую поступила жалоба. Является обязательным, но может быть сделано не на начальном этапе регистратором, а на конечном этапе исполнителем.

МОДУЛЬ «НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ»

Модуль обеспечивает хранение документов в делах, разбивку дел на тома для построения специализированных отчетов и синхронизации мест хранения бумажных и электронных документов.

Разграничение доступа по подразделениям . Различные подразделения видят только свою номенклатуру, либо номенклатуру подразделения регистрации документа.
Управление справочником . Регистраторы могут самостоятельно добавлять и редактировать номенклатуру своего подразделения.
Копирование номенклатуры в следующий год. Можно копировать все или выбранную ветку для того, чтобы не заводить каждый год номенклатуру заново.
Разбивка по томам. Происходит визуально с учетом ограничения на количество страниц в томе, с возможностью ручного перемещения документа между томами. Также реализовано автоматическое добавление томов, расчет страниц в томе, корректировка количества страниц в документе прямо из карточки дела.

МОДУЛЬ «ЗАМЕЩЕНИЕ СОТРУДНИКОВ»

Полноценная работа за замещаемого. Осуществляется через специальные ролевые папки, которые появляются на время замещения. Также реализована работа за нескольких замещаемых одновременно.
Специальная карточка для оформления замещения. Реализует разграничение прав на оформление временного замещения, позволяет просматривать журнал замещений по сотруднику и корректировать планируемые замещения.
Перевод и увольнение. Карточка замещения позволяет администраторам осуществлять перевод сотрудника и его увольнение, включая перевод всех неисполненных поручений на ответственного за закрытие долгов сотрудника.

МОДУЛЬ «ОПЕРАТИВНЫЙ АРХИВ»

Модуль предназначен для улучшения быстродействия системы при хранении данных за несколько лет и стабилизации скорости работы при накоплении данных в течение продолжительного времени.

Вытеснение данных прошлых лет в отдельные таблицы базы данных.
Прозрачная работа с архивными данными для пользователей. Пользователь может искать и просматривать данные без дополнительных действий. Карточка поиска при указании интервала дат, затрагивающих архивный период, автоматически будет искать в архиве. При открытии карточки пользователем она автоматически выводится из архива для корректной работы стандартных функций, а при закрытии перемещается обратно в архив.

МОДУЛЬ «ЭЛЕКТРОННАЯ ПОДПИСЬ»

Журнал электронной подписи (ЭП). Для упрощения работы администратора позволяет просматривать список установленных сотрудникам сертификатов, отслеживать их сроки действия и планировать их заказ.

МОДУЛЬ «КАРТОЧКА ПОИСКА»

Позволяет обойти ограничения стандартных параметризованных поисков.

МОДУЛЬ «ОТЧЕТЫ»

Помимо простых журнальных отчетов, настроены статистические отчеты по исполнительской дисциплине.

Решение обеспечивает работу с обращениями граждан и организаций в соответствии с требованиями 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
Построена уникальная процессная модель автоматизации «Административное делопроизводство», удовлетворяющая всем требованиям Приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федераций от 8 ноября 2005 г. N 536 «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».
Кроме того, предлагаемое решение соответствует Приказу №96 Минкомсвязи России от 01.04.2015 «Об утверждении плана импортозамещения программного обеспечения».

Бизнес-эффект

Автоматизировать документооборот по всем основным направлениям деятельности.
Существенно сократить трудозатраты на обработку документов.
Использовать расширенные возможности по поиску, классификации, созданию документов, по анализу исполнительской дисциплины.
Улучшить трудовую дисциплину сотрудников с помощью формирования отчетов для оценки их работы.
Создать систему управления шаблонами документов в форматах Microsoft Word, Microsoft Excel.

Функциональные возможности

ПОДСИСТЕМА «ВХОДЯЩИЕ ПИСЬМА»

Тематический рубрикатор имеет возможность разграничения доступа по подразделениям, т.е. каждое подразделение видит только свои или общие тематики. Тематики можно выбирать из древовидного справочника или быстрым поиском по названию. В карточке можно указывать сразу несколько тематик.
Комментарии для исполнителей. Регистратор может указывать в документе комментарии, которые будут видны исполнителям и рассматривающим документ.
Расчет планового срока в соответствии со справочником разновидностей входящих документов. При этом могут учитываться выходные и праздничные дни.
Проверка повторности письма (по данным о контрагенте). После подтверждения повтора данных регистрация продолжается, но в этом случае ссылки на предыдущие письма будут видны руководителю, рассматривающему документ.
Подсчет количества страниц в приложенных файлах популярных форматов - TIFF, PDF, DOC и т.д.
Продление срока исполнения документа . Поскольку сроки исполнения писем не регламентированы, руководитель может в любой момент на этапе исполнения документа увеличить срок исполнения.

ПОДСИСТЕМА «ОБРАЩЕНИЯ ГРАЖДАН И ОРГАНИЗАЦИЙ»

Работа с типовым общероссийским тематическим классификатором обращений граждан , что необходимо для отправки соответствующих отчетов. Классификатор можно обновлять, а перед импортом очищать от ненужных разделов.
Продление сроков с автоматическим созданием письма заявителю с учетом ограничения на максимальный срок в 60 дней.
Внешнее перенаправление обращения с автоматическим созданием письма заявителю и письма во внешнюю организацию.
Внутреннее перенаправление обращения (на внутреннее подразделение, для больших оргструктур) с автоматическим созданием письма заявителю.
Полное и частичное перенаправление . При полном - обращение исполняется при отправке заявителю письма о перенаправлении, при частичном - остается на исполнении.
Личный прием руководителя . Карточка создается до приема, составляется реестр граждан на прием по созданным карточкам, после приема карточки регистрируются.
Автоматическое определение района города на основании адреса заявителя (при использовании модуля «Контрагенты»). Используется для ведения статистики по районам или для автоматического направления в нужный район на исполнение.
Фиксация обращений, перенаправленных другой организацией. Используется для получения соответствующей статистики.
Проверка повторности обращения по расширенным критериям (с учетом даты и места регистрации). После подтверждения повтора ссылки на предыдущие обращения будут видны руководителю, рассматривающему документ.
Уведомление заявителей по электронной почте о регистрации и исполнении обращения.
Контроль исполнения обращения регистратором после исполнения поручений по документу и снятия их с контроля руководителем. Регистратор проставляет результат исполнения документа для получения статистики.
Дополнительный контроль исполнителем . В случае длительных сроков исполнения обращение исполняется в предписанный законом 30-тидневный срок, но создается специальное дополнительное поручение по документу с произвольным сроком. По этому поручению могут быть даны дополнительные ответы заявителю.

ПОДСИСТЕМА «УСЛУГИ»

Справочник документов позволяет указывать перечень обязательных и дополнительных документов, предоставляемых по каждой услуге, а также позволяет фиксировать фактически предоставленные заявителем документы и выводить их список в расписке о приеме документов.
Справочник разновидностей услуг позволяет реализовывать в рамках одной базовой услуги различные варианты, отличающиеся плановым сроком исполнения и списками предоставляемых документов. В частности, это позволяет реализовать работу с платными услугами.
Справочник подразделений, оказывающих услуги, позволяет настроить автоматическое заполнение в документе получателя и ответственного исполнителя при регистрации услуги в соответствующем подразделении.
Внутриведомственное взаимодействие. Поскольку сроки исполнения услуг ограничены, при запросе данных в другом подразделении организации возникает проблема: если оформлять запрос документально через служебную записку, то на это уходит много времени; если делать запрос вне системы, то теряется контроль. Для решения проблемы настроено внутриведомственное взаимодействие, реализующееся через специальную карточку задания, которая создается одной кнопкой и позволяет контролировать получение результата.

Фиксация результата исполнения услуги при исполнении заданий по услугам является обязательной. Это необходимо для получения соответствующей статистики и выгрузки данных во внешние системы при интеграции.

ПОДСИСТЕМА «ВНУТРЕННЯЯ ПЕРЕПИСКА»

Приложение бланка. Автоматическое определение типа бланка в зависимости от полей карточки и подразделения. Возможность самостоятельного добавления новых бланков администраторами с использованием готового набора выгружаемых полей, в том числе полей табличного типа. Защита форматирования бланков от изменения пользователями средствами MS Word.

Автоопределение подсистемы по полям карточки и по подсистеме связанного входящего. В зависимости от этого документ поступает регистраторам из соответствующей подсистемы.
Автоопределение подразделения регистрации в зависимости от подписанта.
Версионность документа . Ведется автоматически и отслеживает изменение файлов.
Вставка регистрационной информации (дата, номер) в файлы при печати зарегистрированных документов.

ПОДСИСТЕМА «ИСХОДЯЩИЕ ПИСЬМА»

Функции подсистемы аналогичны подсистеме «Внутренняя переписка».

ПОДСИСТЕМА «КОЛЛЕГИАЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ»

Функции подсистемы аналогичны подсистеме «Внутренняя переписка», дополнительно реализовано:

Регистрация при подписании . При подписании сразу же выделяется регистрационный номер и вставляется в бланк документа, после чего файл открывается для распечатки. Секретарю остается только проверить документ после подписания и отправить на исполнение.
Динамическое создание нумераторов при регистрации. Если подходящий нумератор системой не находится, то автоматически создается новый по шаблону.

МОДУЛЬ «ЗАДАНИЯ»

Модуль реализует работу с поручениями различного вида, штатные функции переделаны для реализации работы помощник-руководитель и для Форма расписания резолюции. Вместо создания карточки задания по отдельности на каждого исполнителя дочерние задания создаются из текущего задания руководителя через специальную форму, что экономит время при большом количестве заданий и позволяет помощникам подготавливать проекты резолюций для утверждения руководителем. Форма расписания резолюции позволяет также настраивать соисполнение заданий, использовать шаблоны текстов заданий, добавлять сразу нескольких исполнителей, изменять плановые сроки с учетом установленных ограничений (не больше планового срока текущего задания и т.д.), редактировать данные дочерних заданий - текст, исполнителя, контролера. При этом реализовано автоматическое определение необходимости контроля задания в зависимости от его текста (если текст задания содержит определенные стоп-слова, например, «для сведения», то задание станет неконтрольным).
Применение электронной подписи (ЭП) при утверждении резолюции на все дочерние задания.
Задания с отложенным стартом - используются в распорядительных документах.
Фильтрация заданий при отображении в дереве заданий. Удобна при поиске, если заданий по документу много.
Продление срока исполнения задания. Через специальную форму исполнитель задания может указать желаемый срок. В зависимости от этого срока и подсистемы документа задание либо будет сразу продлено, либо будут созданы необходимые документы (письмо заявителю, докладная записка и т.д.). После их регистрации срок продлится.
Отклонение задания. Причина фиксируется в комментариях, и задание возвращается автору.
Направление задания на доработку . Причина фиксируется в комментариях, и задание возвращается исполнителю.
Делегирование контроля . Делегировать можно неограниченное число раз с указанием признака возврата текущему контролеру.
Автоисполнение заданий при регистрации связанных документов во исполнение.
Интеллектуальное автоисполнение заданий при исполнении дочерних:
- с копированием отчетов и ссылок на документы;
- с проверкой, является ли контролер участником связанных документов;
- с проверкой дополнительных условий для различных подсистем.

МОДУЛЬ «СОГЛАСОВАНИЯ»

Модуль имеет расширенные функции и оптимизирован под организации с большим количеством согласований:

Последовательные, параллельные и смешанные согласования с простой и удобной визуальной настройкой маршрута.
Шаблоны согласований с делением по подразделениям организации и возможностью добавления шаблонов самими пользователями.
Подчиненные согласования (вложенные). Согласующий может создать подчиненное согласование. Работа с формой при этом унифицирована с формой расписания резолюции из модуля задания.
Внешние согласования. Предназначены для приостановки согласования в нужные моменты, чтобы автор мог вне системы получить согласование с внешней организацией и внести данные в систему. В дальнейшем внесенные данные по внешнему согласованию (организация, сотрудник и результат) отображаются в дереве согласования и в листе согласования.
Реализована работа лингвистической службы с фиксацией замечаний из справочника для последующего построения статистических отчетов.

МОДУЛЬ «КОНТРОЛЬ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ»

Постановка на контроль. Регистратор перед отправкой документа на исполнение может настроить параметры контроля в соответствии с текстом документа. Контрольная форма унифицирована с формой расписания резолюции и позволяет добавлять группу исполнителей, настраивать отложенные задания, задавать текст, сроки исполнения, контролера и копировать параметры исполнения.
Трехуровневый контроль . Состоит из контролера заданий, контролера документа и регистратора.
Возврат на контроль. Осуществляется в случае, если контролер отклонил документ с проверки. Регистратор вносит изменения в параметры контроля и повторно рассылает документ на исполнение.
Отмена действия. Если регистрируется распорядительный документ, отменяющий действие, то в связанных документах все задания отзываются.
Внесение изменений . Если регистрируется распорядительный документ, вносящий изменения, то регистратору приходят связанные распорядительные документы для внесения изменений в параметры контроля.

МОДУЛЬ «ЖАЛОБЫ НА УСЛУГИ»

Фиксация жалобы. При выборе разновидности жалобы автоматически рассчитывается плановый срок документа и открываются поля для выбора услуги, на которую поступила жалоба.
Указание услуги, на которую поступила жалоба. Является обязательным, но может быть сделано не на начальном этапе регистратором, а на конечном этапе исполнителем.

МОДУЛЬ «НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ»

Разграничение доступа по подразделениям . Различные подразделения видят только свою номенклатуру, либо номенклатуру подразделения регистрации документа.
Управление справочником . Регистраторы могут самостоятельно добавлять и редактировать номенклатуру своего подразделения.
Копирование номенклатуры в следующий год. Можно копировать все или выбранную ветку для того, чтобы не заводить каждый год номенклатуру заново.
Разбивка по томам. Происходит визуально с учетом ограничения на количество страниц в томе, с возможностью ручного перемещения документа между томами. Также реализовано автоматическое добавление томов, расчет страниц в томе, корректировка количества страниц в документе прямо из карточки дела.

МОДУЛЬ «ЗАМЕЩЕНИЕ СОТРУДНИКОВ»

Полноценная работа за замещаемого. Осуществляется через специальные ролевые папки, которые появляются на время замещения. Также реализована работа за нескольких замещаемых одновременно.
Специальная карточка для оформления замещения. Реализует разграничение прав на оформление временного замещения, позволяет просматривать журнал замещений по сотруднику и корректировать планируемые замещения.
Перевод и увольнение. Карточка замещения позволяет администраторам осуществлять перевод сотрудника и его увольнение, включая перевод всех неисполненных поручений на ответственного за закрытие долгов сотрудника.

МОДУЛЬ «ОПЕРАТИВНЫЙ АРХИВ»

Вытеснение данных прошлых лет в отдельные таблицы базы данных.
Прозрачная работа с архивными данными для пользователей. Пользователь может искать и просматривать данные без дополнительных действий. Карточка поиска при указании интервала дат, затрагивающих архивный период, автоматически будет искать в архиве. При открытии карточки пользователем она автоматически выводится из архива для корректной работы стандартных функций, а при закрытии перемещается обратно в архив.

МОДУЛЬ «ЭЛЕКТРОННАЯ ПОДПИСЬ»

Журнал электронной подписи (ЭП). Для упрощения работы администратора позволяет просматривать список установленных сотрудникам сертификатов, отслеживать их сроки действия и планировать их заказ.

МОДУЛЬ «КАРТОЧКА ПОИСКА»

Позволяет обойти ограничения стандартных параметризованных поисков.

МОДУЛЬ «ОТЧЕТЫ»

Помимо простых журнальных отчетов, настроены статистические отчеты по исполнительской дисциплине.

Бизнес-эффект

Функциональные возможности

Бизнес-эффект

Функциональные возможности

Рекомендуем другие статьи

Александр Старовойтов: биография, политическая деятельность Александр старовойтов семейное положение

Протоиерей Василий Федосеевич Швец (1913–2011)