Бланк график отпусков образец заполнения. Ставить ли печать в графике? Скачайте полезный документ

Вы еще не составили график отпусков? Начните работу над документом вовремя, чтобы уложиться в срок. Узнайте о 4 новых правилах в 2019 году и скачайте образец заполнения.

В статье:

Скачайте полезный документ:

График отпусков на 2019 год: кто составляет и когда

График отпусков - обязательный документ, который составляют ежегодно. В нем прописывают, как сотрудники компании будут отдыхать в следующем календарном году. Соблюдать документ обязаны и работники, и сам работодатель. Последнему нужно составить документ с четко прописанными датами.

График отпусков нужен, чтобы:

1. Заранее составить уведомление, выплатить отпускные и выполнить все остальные обязательства по отношению к отпускнику.
2. Вовремя найти замену специалисту, который уходит в отпуск.
3. Не допустить, чтобы сотрудники накапливали неиспользованные отпускные дни - за это компанию могут оштрафовать.
4. Распределить отпускные дни по рабочим группам, бригадам и отделам так, чтобы ни одно подразделение не простаивало из-за одновременного отсутствия нескольких сотрудников.

Составление графика отпусков на 2019 год поручают кадровику. Можно взять за основу унифицированную форму № Т-7 , утвержденную постановлением Госкомстата РФ №1 от 5.01.2004 года. Также вы можете разработать собственный бланк документа на 2019 год, утвердив его приказом. Документ заверяют подписью руководителя кадровой службы и передают на утверждение директору компании.

Внимание! ГИТ контролирует сроки утверждения документа на 2019 год и строго следит за их соблюдением. Крайняя дата - 17 декабря, в 2018 году это понедельник. Можно перестраховаться и утвердить документ 2019 на 14 декабря (пт) или на 15 декабря (сб). Учитывайте продолжительность рабочей недели в вашей организации.

Сведения, которые должны быть в образце:

1. Реквизиты работодателя.
2. Информация о работнике: структурное подразделение, должность или профессия, табельный номер, фамилия, имя и отчество.
3. Даты начала отпуска.
4. Количество календарных дней отпуска.
5. Данные о переносе и примечания, отражающие его причину.

2. Решите вопрос с предоставлением отпусков за прошлые годы

Теперь неиспользованные отпуска в любом случае сохраняются за работником и не сгорают независимо от того, как давно он получил на них право. Такое решение вынес Конституционный суд. С учетом количества накопленных дней отдыха у работника решите, стоит ли их включать в новый график отпусков.

Порядок составления на 2019 год : пошаговый алгоритм

Шаг 1. Узнайте желания работников

Кого внести в новый график

Вносите в шаблон документа на 2019 год всех штатных сотрудников, в том числе внешних и внутренних совместителей. Вы можете не отражать в общем списке декретниц, которые в следующем календарном году не планируют возвращаться к работе. Но тех, у кого декрет в следующем году заканчивается, вносите сразу.

Новичкам, устроившимся в компанию после утверждения документа, отпуск за первый год предоставляется по заявлениям, а не по графику.

Проверьте, есть ли в коллективе есть льготники. Они имеют право на отпуск в любое удобное время согласно нормам ТК.

Какие работники вправе взять отпуск вне графика

	Документ-основание	Норма
Работник, жена которого в отпуске по беременности и родам	Копия листка нетрудоспособности по беременности и родам	Часть 4 ст. 123 ТК
Сотрудница перед отпуском по беременности и родам или сразу после него	Листок нетрудоспособности по беременности и родам	Статьи 122, 260 ТК
Работники в возрасте до 18 лет		Статьи 122, 267 ТК
Работники, усыновившие ребенка в возрасте до трех месяцев	Свидетельство о рождении	Статья 122 ТК
Совместители	Справка с основного места работы	Статья 286 ТК
Работники Крайнего Севера и приравненных территорий, если сопровождают ребенка, который поступает в образовательное учреждение в другой местности	Свидетельство о рождении	Статья 322 ТК

Если компания большая, уполномочьте линейных руководителей составить предварительные проекты графиков по каждому отделу, а затем объедините их в сводный график отпусков в экселе (скачать типовой шаблон можно онлайн).

Внимание! С октября 2018 года вступила в силу , закрепляющая за работниками с тремя и более детьми в возрасте до 12 лет право взять ежегодный оплачиваемый отпуск в любое удобное время.

Учет мнения работников позволит избежать обид и конфликтов при составлении графика отпусков. Собрать пожелания подчиненных целесообразно поручить руководителям подразделений. Они учтут взаимозаменяемость сотрудников, сезонную нагрузку. Если организация маленькая, то собрать пожелания всех работников может кадровый работник.

Совет от редакции журнала «Кадровое дело»

Заранее обсудите с сотрудниками сроки ухода в отпуск или запросите сведения в письменной форме. Например, поручите начальникам отделов и рабочих групп составить предварительные графики, а затем сведите их в один документ. Что для этого нужно, читайте в статье:

Шаг 2. Составьте предварительные графики

Часто учесть желание всех работников просто нет возможности. В этом случае без изменений оставляем только пожелания льготных категорий. Остальным даем возможность самостоятельно договориться о времени отпуска.

Многие работники хотят пойти в отпуск именно летом. Чтобы это обеспечить, можно запланировать отпуска по частям. В этом случае работник будет указан в графике отпусков двумя строчками. При этом учтите:

1. Понадобится письменное подтверждение, что работник согласен на разделение отпуска на части.
2. Одна из частей отпуска должна быть 14 или более календарных дней.

Если договориться у работников не получается, то руководители подразделений могут запланировать им отпуск в тот период, когда это удобно для организации. Кстати, некоторые месяцы можно вообще сделать «закрытыми для отпусков». Работодатель вправе это сделать, если из-за особенностей производства отсутствие работника в этот период может плохо отразиться на нормальном ходе работы организации.

Шаг 3. Проверьте предварительные графики

Предварительно составленные графики руководители подразделений передают в кадровую службу для проверки. Кадровик проверит, не начинается ли отпуск раньше, чем период, за который он предоставляется.

Рабочий год, за который предоставляется отпуск, с 10.06.2018 по 09.06.2019. Отпуск за этот период должен быть запланирован не ранее, чем с 11 июня 2019 года.

Конечно, это очень рано. Работник получит отпуск авансом, отработав всего 1 день в данном рабочем году. Но закон этого не запрещает. Хотя и допускать такие ситуации не нужно. Ведь если работник надумает увольняться сразу после отпуска, то произвести удержание за неотработанные дни отпуска будет сложно.

Шаг. 4. Оформите проект графика отпусков

Проект - это оформленный, но еще не подписанный и не утвержденный документ. Оформить график отпусков можно по унифицированной форме Т-7, а можно разработать свою форму. Образец заполненного графика ниже.

Эксперты «Системы Кадры» разработали новый автоматизированный инструмент кадровика - . Он поможет спланировать отпуска с учетом праздничных дней и видеть, кого нужно в ближайшее время предупредить о начале отпуска.

Шаг 5. Согласуйте и утвердите график отпусков

График отпусков нужно согласовать с профсоюзом, но только если он есть в компании. Проект документа в профкоме обязаны рассмотреть в течение 5 рабочих дней. Не дождались мотивированного мнения - утверждаете без согласия.

Утвердить график отпусков нужно за 2 недели до наступления следующего календарного года. 17 декабря (в 2018 году это понедельник) - самый поздний срок утверждения графика.

1. График отпусков может утвердить руководитель организации. Для этого он ставит дату и свою подпись в верхнем правом углу документа.
2. График отпусков можно утвердить, если издать приказ по основной деятельности компании и включить в него пункт «Утвердить график отпусков на 2019 год». Сам график отпусков будет приложением к приказу.

Внимание! В законе не указано, каким способом нужно утверждать график отпусков. Руководитель делает это на свое усмотрение.

Эксперты советуют утвердить документ первым способом. Во-первых, в унифицированной форме Т-7 предусмотрен гриф утверждения лично руководителем. Во-вторых, срок хранения графика отпусков очень маленький - всего один год с момента окончания их действия, и нецелесообразно утверждать такие документы приказами, которые хранятся постоянно.

Закон не требует ставить на графике печать организации. Документ предназначен только для внутреннего использования.

Шаг 6. Ознакомьте работников с графиком отпусков

Трудовой кодекс прямо не предусматривает, что работников нужно знакомить с графиком отпусков под расписку. Статья 123 ТК РФ говорит только о том, что нужно извещать работника о начале отпуска за 2 недели до его начала. Но Роструд (письмо от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1) считает, что график отпусков является локальным актом организации, поэтому работодатель обязан знакомить с ним работников под подпись.

Экспертный ответ из «Системы Кадры»

Нужно ли знакомить сотрудников с графиком отпусков?
Рассказывает Нина Ковязина, заместитель директора департамента Минздрава России

Однозначный ответ на этот вопрос закон не содержит. В настоящее время по этому вопросу есть две противоположные позиции.

Позиция первая . Форма Т-7 не предусматривает графу для подписи работника. Кроме того, такой обязанности ТК РФ не устанавливает.

Позиция вторая. Есть мнение, что…

Чтобы не допустить ошибок, используйте умный график отпусков на 2019 год - готовую таблицу с четырьмя вкладками. Вам остается лишь внести данные по сотрудникам в эксель и скачать.

Редакция журнала «Кадровое дело» подготовила . Из нее вы узнаете, как на практике использовать график отпусков: включать макросы, переносить данные, применять функцию «Планировщик». Готовый документ согласуйте с профсоюзом (если есть) и утвердите в предусмотренном локальными нормами порядке.

Используйте «умный» документ в формате excel, чтобы уложиться в отведенные законом сроки и не допустить ошибок при работе над документом. К таблице прилагается готовый шаблон для распечатки - унифицированная форма №Т-7 со всеми необходимыми реквизитами. Составляя доумент, старайтесь учитывать пожелания сотрудников и соблюдайте права многодетных родителей и других льготников, которым ТК РФ разрешает брать отпуск в любое удобное время.

График отпусков (образец в excel предоставлен в статье) (ТК РФ, статья 123) устанавливает очередность отпусков сотрудников в организации. Документ утверждается приказом руководителя на календарный год за две недели до его наступления и является обязательным для исполнения как для работодателя, так и для работника.

Работодатель может принимать во внимание мнение всех сотрудников, но есть категории, чье мнение учитывается обязательно. К ним относятся:

• женщины с тремя и более детьми в возрасте до 12 лет, а также другие сотрудники (в том числе опекуны), воспитывающие таких детей (ст. 262.2 ТК РФ);
• сотрудники в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
• родители (в том числе приемные, опекуны или попечители), которые воспитывают ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ);
• Герои социалистического труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы, участники Великой Отечественной войны, инвалиды войны, ветераны боевых действий, в том числе получившие инвалидность (ст. 6, 14-19 Закона от 12.01.1995 № 5-ФЗ);
• Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы (п. 3 ст. 8 Закона РФ от 15.01.1993 № 4301-1);
• почетные доноры СССР и России (ч. 1, 2 ст. 23 Закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ);
• пострадавшие вследствие Чернобыльской катастрофы и других аварий, связанных с любыми видами ядерных установок (подп. 1 ч. 3 ст. 15 Закона РФ от 15.05.1991 № 1244-1).

Что отражать в графике

В документе обязательно указываются занимаемые должности сотрудников в структурных подразделениях, их табельные номера, длительность отпуска в календарных днях. При этом следует отметить, что количество дней у сотрудников может быть разным, поскольку оно складывается из:

• основного отпуска, который по ТК РФ составляет, как правило, 28 дней, но у некоторых категорий граждан (инвалиды, госслужащие, педагогические работники) эта цифра обычно больше;
• (например, у сотрудников, занятых на работах с вредными и опасными условиями труда, работающих на Крайнем Севере и др.);
• дней отдыха, которые не были использованы работником и перенесены на следующий рабочий год.

Правила оформления

Разберемся, как правильно заполнить график отпусков на 2019 год. Начинать необходимо заранее, до наступления установленного двухнедельного срока его утверждения. Порядок подготовки, согласования и утверждения лучше всего закрепить в локальном правовом акте (внутреннем трудовом распорядке или отдельном приказе), где будут отражены:

• ответственный за составление (чаще всего руководитель отдела кадров);
• ответственные по структурным подразделениям за предоставление в отдел кадров информации о желаемых периодах отдыха работников;
• сроки предоставления таких сведений.

Сведения от каждого подразделения могут быть предоставлены в виде докладных записок или таблиц с указанием периодов отдыха каждого работника. После предоставления информации по всем подразделениям ответственный за составление сводит все данные в одну таблицу, собственноручно подписывает заполненную форму и издает приказ за подписью руководителя организации. Образец заполнения графика отпусков на 2019 год можно посмотреть далее в статье.

Форма графика отпусков на 2019 год

Скачать бесплатно бланк графика можно в нашей статье. Для составления документа рекомендуется унифицированная форма № Т-7 (график отпусков, бланк, представлен ниже), утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Ниже вы можете график отпусков на 2019 год (excel) скачать бесплатно.

Скачать график отпусков в формате Excel

Если вы предпочитаете Exсel, можете использовать эту программу, чтобы составить график отпусков, форма Т-7 (скачать бесплатно 2019) представлена ниже.

Внесение изменений и отмена

Следует помнить, что составленный график отпусков (шаблон доступен для скачивания в статье) — это прежде всего план, который может не совпадать с реальным ходом работы в организации. Если запланированные даты в итоге не совпадут с фактическими, необходимо внести изменения в график. Для этого требуется получить от работника заявление о переносе, на основании которого издается приказ. При внесении изменений нужно указать дату начала перенесенного отдыха, а также можно указать причину переноса.

Вот как это выглядит в документе.

Изменения вносятся в случае:

• временной нетрудоспособности работника во время отдыха;
• отзыва из него;
• если предоставление отдыха работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации.

Отмена графика отпусков после его утверждения уже невозможна, но можно все дополнения (например, по новым сотрудникам) оформить в виде приложений.

Знакомить ли с данным документом персонал

Так как данный документ является обязательным для исполнения обеими сторонами трудовых отношений, желательно, чтобы все работники ознакомились с ним под подпись, несмотря на то, что законодательно это не предусмотрено. В самостоятельно разработанной форме можно предусмотреть графу для ознакомления, а если используется унифицированная форма Т-7 (график отпусков, образец заполнения можно посмотреть и скачать в нашей статье), то сделайте отдельный стандартный лист ознакомления с приказом.

Срок хранения графика отпусков

П. 693 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, говорит о том, что такой документ хранится один год. Срок этот отсчитывается с 1 января года, на который он утверждается. То есть график на 2019 год необходимо утвердить в 2019, а хранить до 01.01.2020.

График отпусков на следующий год необходимо утверждать не позднее чем за две недели до начала следующего года, то есть не позднее 17 декабря (ст. 123 ТК РФ). В текущем году эта дата выпадает на субботу, поэтому с графиком на 2017 год нужно управиться до 19 декабря
(ст. 14 ТК РФ). Однако оставлять эту задачу на последние дни не стоит.

Отсутствие графика отпусков, его утверждение в более поздние сроки или несоблюдение порядка его составления – это нарушение трудового законодательства (решение Свердловского областного суда от 01.09.2015 по делу № 72-974/2015, постановление Смоленского областного суда от 27.01.2014 № 4-«а»-545/2013, решение Новосибирского областного суда от 25.01.2011 № 7-12-2011).

За такое нарушение могут оштрафовать:

• организацию – на сумму от 30 000 рублей до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП);
• индивидуального предпринимателя – на сумму от 1000 до 5000 рублей.

А если пренебрежение графиком отпусков будет выявлено уже не первый раз, штраф возрастет:

• для организации – до 50 000–70 000 рублей;
• для ИП – до 10 000–20 000 рублей.

Но и без этого иметь утвержденный график отпусков – в интересах работодателя. Ведь он устанавливает время предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работникам на следующий год и обязателен как для работодателя, так и для сотрудников. То есть именно этот документ поможет избежать споров с работниками о времени предоставления отпусков. И даже если в штате всего 7–10 человек и кажется, что легко можно определиться, кто и когда пойдет в отпуск, договоренности всегда лучше фиксировать. А если законодательство требует утверждать график отпусков, то лучше это делать именно в такой форме.

Опросный лист и оптимальная очередность

Какого-либо особого порядка или универсального способа, как опросить работников о желаемом времени ухода в отпуск, нет. Как правило, в этих целях используется опросный лист в произвольной форме. В нем отражаются фамилия и должность каждого сотрудника, даты отпуска (или каждой части отпуска), дата заполнения опросного листа и подпись работника. Наличие такого документа при необходимости поможет подтвердить, что график отпусков составлен с учетом мнения работников.

Опросных листов может быть и несколько. Здесь нужно ориентироваться на численность штата и структуру организации. Если в организации есть подразделения, то опросные листы лучше формировать по таким подразделениям. Далеко не всех работников можно отпустить в отпуск одновременно без ущерба для работы, а лучше руководителя подразделения никто не знает,
кто из работников взаимозаменяем. Поэтому согласование пожеланий сотрудников с планом работы подразделения стоит оставить на его усмотрение. Но чтобы он мог установить оптимальную очередность отпусков, предоставьте ему информацию о работниках в его подразделении, которым работодатель просто обязан предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для них время. В частности, это:

• работники моложе 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
• один из родителей (опекун, попечитель, приемный родитель), воспитывающий
  ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ);
• женщины, имеющие двоих и более детей в возрасте до 12 лет, равно как и одинокие мужчины, также имеющие двоих и более детей в возрасте до 12 лет (подп. «б» п. 3 постановления ЦК КПСС, Совмина СССР от 22.01.1981 № 235; решение ВС РФ
  от 17.06.2014 № АКПИ14-440);
• работники, отозванные из ежегодного отпуска (в части сорвавшегося отпуска)
  (ст. 125 ТК РФ);
• почетные доноры России и СССР (п. 1 ч. 1 и ч. 2 ст. 23 Закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ).

Кроме того, есть категории работников, которые вправе взять отпуск в определенное время, и работодатель не может им отказать. Так, муж имеет безусловное право на отпуск в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ). Сотрудница – перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ). Внешний совместитель – одновременно с отпуском по основному месту работы (ст. 286 ТК РФ). Родитель (опекун, попечитель) несовершеннолетнего ребенка – для сопровождения его при поступлении в среднее или высшее учебное заведение, расположенное в другом регионе (если работодатель находится в районе Крайнего Севера или приравненной к нему местности) (ст. 322 ТК РФ).

Обратите внимание

Работодатель может, но не обязан, по желанию сотрудника разделить ежегодный оплачиваемый отпуск на части, причем одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ). Разделение отпуска на части должно быть указано в графике в виде отдельных интервалов.

На момент утверждения графика информации, что такие-то работники имеют право на отпуск в определенное время, может и не быть. Поэтому учитывать их при составлении графика можно так же, как обычно. А впоследствии, при поступлении заявления и подтверждающих документов от них, внести в график изменения.

Наконец, на момент составления графика отпусков в штате могут быть сотрудники, которые
на начало 2017 года еще не отработают полгода. Между тем право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя (ст. 122 ТК РФ). Это не значит, что таких работников не нужно включать в график. Ведь не только установленные полгода, но и их рабочий год, до окончания которого им нужно предоставить отпуск, завершатся раньше окончания 2017 года. Но если вы не хотите предоставлять отпуск авансом, отсутствие шестимесячного стажа следует учесть при установлении очередности отпусков. Правда, это не касается следующих работников
(ст. 122 ТК РФ):

• женщин – в части отпуска перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
• несовершеннолетних работников;
• работников, усыновивших ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;
• работника, у которого жена находится в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ).

Таким сотрудникам работодатель обязан предоставить отпуск по их заявлению, даже если полгода непрерывной работы еще не истекли. Кроме того, другими федеральными законами могут быть предусмотрены иные случаи, когда работодатель обязан предоставить отпуск авансом.

Как составить и утвердить

Для составления графика отпусков можно использовать унифицированную форму № Т-7
(утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1). В то же время работодатель вправе разработать и собственную форму. Главное, чтобы в ней присутствовали все обязательные реквизиты первичного учетного документа (п. 2, 4 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

На момент утверждения графика в нем должны быть заполнены графы 1–6 (форма № Т-7).

В графе 1 указывается структурное подразделение, к которому относится работник. В графе 2 – его должность (специальность) согласно штатному расписанию. В графе 3 – фамилия, имя и отчество. В графе 4 – табельный номер.

В графе 5 нужно указать количество дней отпуска работника в календарных днях, на которые он имеет право в будущем году. Отдельной строкой оформляется информация о частях отпуска, если он разбивается.

Напомним, что по общему правилу, все работники имеют право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск длительностью в 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Но, например, ежегодный основной оплачиваемый отпуск несовершеннолетних работников составляет
31 календарный день (ст. 267 ТК РФ). Кроме того, отдельным категориям работников должны предоставляться дополнительные отпуска. В частности, лицам, занятым на вредных или опасных работах, а также тем, кто работает в режиме с ненормированным рабочим днем
или же трудится в «северных» компаниях (ст. 116–119, 321 ТК РФ).

В графике отпусков учитываются все дни отпуска – как основного, так и дополнительного.
Если у работника есть неиспользованные дни отпуска за прошлые периоды, их также нужно включить в график.

При этом даже если на календарный год, на который составляется график, попадают два рабочих года работника, рассчитывать количество дней отпуска пропорционально месяцам рабочих годов не нужно. По общему правилу отпуск предоставляется в полном объеме независимо от стажа. Пропорция рассчитывается только в двух случаях:

• при увольнении работника;
• при предоставлении дополнительного отпуска для лиц, занятых на вредных или опасных работах.

В полном объеме «вредный» отпуск предоставляется только при «вредном» стаже не менее
11 месяцев (ст. 121 ТК РФ; п. 8 Инструкции, утв. постановлением Госкомтруда СССР, ВЦСПС
от 21.11.1975 № 273/П-20). В иных случаях он предоставляется пропорционально отработанному во вредных условиях времени (письмо Роструда от 18.03.2008 № 657-6-0).

Поэтому в графике отпусков нужно указать общее количество дней отпуска, на которые работник имеет право за свой очередной рабочий год.

В графе 6 указывается дата начала отпуска.

Обратите внимание

При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с основным.

После того, как график составлен (заполнены графы 1–6), он передается на утверж­дение руководителю организации (ИП). Затем с утвержденным графиком под подпись нужно ознакомить работников. Для этого можно заранее предусмотреть в графике дополнительную графу или завести отдельную ведомость.

Графы 7–10 графика заполняются уже в течение года, на который он составлен, по мере предоставления отпусков.

В графе 7 указывается дата, с которой работник фактически ушел в отпуск.

В графе 8 отражается основание переноса отпуска, то есть реквизиты соответствующего приказа. В графе 9 – дата предполагаемого (перенесенного) отпуска в текущем или следующем году.

Графа 10 предназначена для примечаний специалиста, следящего за соблюдением графика отпусков. Она может содержать любую ознакомительную информацию, например, причину переноса отпуска, отметку об отзыве из него или сведения, за какой рабочий год предоставлен отпуск.

Так, первый рабочий год каждого работника берет отсчет с первого дня его работы. В зависимости от того, есть ли у работника исключаемые из отпускного стажа периоды, следующий рабочий год может начинаться в ту же дату или позже. Но в любом случае у каждого сотрудника свой рабочий год, который, как правило, не совпадает с календарным годом. Поэтому может получиться, что по графику в течение одного календарного года работнику будут предоставлены отпуска за два рабочих года. Отметку об этом стоит сделать в графе 10.

ПРИМЕР 1. «НАСЛОЕНИЕ» ОТПУСКОВ ЗА ДВА РАБОЧИХ ГОДА

Работник принят в штат 8 июля 2016 года. Первый рабочий год для него – 8 июля 2016 года – 7 июля 2017 года. Второй – 8 июля 2017 года – 7 июля 2018 года. Отпуск за первый рабочий год ему может быть предоставлен, например, в июне 2017 года, за второй – в ноябре 2017 года. То есть в 2017 году будет предоставлен отпуск за два рабочих года.

Другая ситуация – когда в график не попадает ни один отпуск. Тогда в графе 10 стоит сделать отметку, что отпуск за рабочий год, приходящийся на 2017 год, был полностью использован в прошлом году.

ПРИМЕР 2. СОТРУДНИК НА «НУЛЕВОМ» ОТРЕЗКЕ

Работник принят в штат 8 декабря 2015 года. Первый рабочий год для него – 8 декабря 2015 года – 7 декабря 2016 года. Второй – 8 декабря 2016 года – 7 декабря 2017 года.
Отпуск за первый рабочий год ему был предоставлен в июне 2016 года, а отпуск за второй рабочий год – в декабре 2016 года. В итоге, в графике на 2017 год отпуск работника предусмотрен не будет.

Как предоставить отпуск по графику

Чтобы предоставить работнику отпуск согласно графику отпусков:

1. Не позднее чем за две недели до начала отпуска вручите ему под подпись уведомление о начале отпуска (ст. 123 ТК РФ). Использовать можно как отдельные извещения, ознакомительные листы и ведомости, так и опять же сам график отпусков, заранее добавив в него две дополнительные графы для подписи и даты уведомления об отпуске
   (письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1).
2. Оформите приказ о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6).
3. В табеле учета рабочего времени (форма № Т-12 или № Т-13) обозначьте дни:

• ежегодного основного оплачиваемого отпуска – буквенным кодом «ОТ» или цифровым кодом «09»;
• ежегодного дополнительного оплачива­емого отпуска – буквенным кодом «ОД»
  или цифровым кодом «10».

1. Сделайте отметку об отпуске в разделе VIII личной карточки работника (форма № Т-2).

Как предоставить отпуск не по графику

Предоставлять работнику отпуск не по графику работодатель не обязан, если, конечно, речь
не идет о льготной категории работников и случаях, прямо установленных законодательством. Но при желании пойти навстречу работнику можно.

В любом случае для предоставления отпуска не по графику потребуются заявление работника о новых датах отпуска и приказ работодателя о переносе отпуска. Вносить изменения в график отпусков не надо. Им предусмотрены специальные графы для отражения таких сведений.

Аналогичным образом предоставляется отпуск тем работникам, которые были приняты в штат уже после утверждения графика отпусков и не включены в него. При этом в график отпусков данные о таких работниках не вносятся.

Эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению Оксана Доброва

Форма Т-7 – это стандартная утвержденная форма для оформления графика отпусков. Прежде чем приступить к инструкции по ее заполнению, следует напомнить, что график отпусков должен формироваться заранее — не позднее середины декабря года текущего на год следующий. Главное негласное правило — учет интересов всех сторон, то есть как пожеланий сотрудников, так и руководства организации. Уход в отпуск того или иного работника никоим образом не должен отразиться на эффективности производственного процесса.

Скачать образец заполнения и пустой бланк графика отпусков по форме Т-7

Кто составляет график отпусков

Составление отпускного графика занимается специалист кадрового отдела. Но без подписи руководителя организации и печати он не будет считаться действительным.

Что необходимо для заполнения формы Т-7

В первую очередь, для грамотного составления графика отпусков нужно воспользоваться существующим штатным расписанием. Оно позволит точно указать ФИО каждого работника, его должность и табельный номер, а также то структурное подразделение, к которому он относится. Это же штатное расписание позволит разработчику графика отпусков не забыть никого из сотрудников.

Ответственные лица

• В первой части графика отпусков нужно обязательно прописать реквизиты организации, в частности полное ее наименование с указанием организационно-правовой формы.
• Далее, при наличии на предприятии профсоюза, нужно учесть его мнение на предмет графика отпусков с указанием даты, когда это мнение было высказано и зафиксировано.
• Затем проставить дату заполнения документа.
• Подпись директора с расшифровкой необходимо поставить после того, как график отпусков будет окончательно оформлен и согласован с сотрудниками.

Составление графика

Второй пункт является основным. Именно он включает в себя те сведения, ради которых и составляется данный документ. Здесь, опираясь на штатное расписание, необходимо в соответствующие графы вписать структурное подразделение, ФИО сотрудников, их должность, табельный номер, а также период отпуска каждого работника.

Важное условие: по закону, отпуск в общей сложности не может быть меньше 28 календарных дней, но его можно разбивать на какое угодно количество частей, при условии, что одна из них составит не менее 14 дней.

После того, как график отпусков составлен, его нужно показать сотрудникам для ознакомления и подписи. Затем его необходимо подписать у руководителей структурных подразделений и только потом представить на подпись главному лицу организации.

Когда график будет оформлен и утвержден, его не стоит убирать на полку – в течение года его необходимо заполнять по строкам фактических дней отпуска и всевозможных изменений.

Внимание! Не менее чем за две недели перед началом отпуска в соответствии с данным графиком каждому сотруднику нужно будет направить уведомление с указанием начальной и конечной даты отпуска. Без этого уведомления сотрудник может на вполне законных основаниях отказаться идти в отпуск в установленные ранее сроки.

Важно! Если работник решил изменить дату своего отпуска, он обязан уведомить об этом руководство через заявление, оформленное в письменном виде. При этом смена даты отпуска возможна только при взаимном согласии сторон и при условии, что это не повредит производственным процессам в организации. Поэтому хорошо, если сотрудник предоставит руководству документы, свидетельствующие об уважительных причинах и реальной необходимости перенесения отпуска.

В график отпусков нужно обязательно вносить информацию, указывающую на основания, по которым перенос отпуска стал возможным, а также фактическую дату отпуска. Все эти сведения нужно подкреплять ссылками на внутренние документы (приказы, больничные листы и т.п.).

Что делать, если сотрудник устроился после составления графика отпусков

Такая ситуация отнюдь не редкость. Как правило, в подобных случаях применяется один из двух вариантов:

1. Внесение изменения в уже существующий график отпусков;
2. Составление дополнительного графика отпусков, который будет являться приложением к основному.

Все остальное делается по общей схеме: обязательная подпись работника, заверение изменений или дополнительного отпускного графика у начальника структурного подразделения и руководства предприятия.

Кто может идти в отпуск вне графика

Закон отдельно выделяет лиц, которым отпуск должен предоставляться по их желанию, вне зависимости от стажа работы и утвержденного графика. Это:

• внешние совместители, уходящие в отпуск по основному месту работы;
• женщины, ожидающие ребенка при наличии справки из медицинского учреждения;
• несовершеннолетние сотрудники;
• работники-мужчины, чьи супруги находятся в отпуске по беременности и родам (при наличии свидетельства о браке и справки из медучреждения);
• супруги военнослужащих — в одно время с отпуском военнослужащих (по желанию);
• граждане, пострадавшим от чернобыльской катастрофы.

Все остальные работники имеют право уходить в отпуск только после работы в организации не менее 6 месяцев и в соответствии с составленным заранее графиком отпусков.

График отпусков на 2017 год нужно составить до 17.12.2016

Статья 123 Трудового кодекса РФ содержит требование утвердить график отпусков на 2017 год не позднее 17 декабря 2016 года. Из нашего сегодняшнего материала читатель узнает, как составить, заполнить и утвердить график отпусков на 2017 год.

В графике отпусков следует указать время предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков для работников на следующий год. В графике в обязательном порядке нужно заполнить графы 1-6.

Важно понимать, что график отпусков до указанной даты должны утвердить все работодатели, в том числе и микро-организации. Это связано с переходом на применение типовых трудовых договоров с 2017 года. Утверждение графика отпусков на 2017 год является, обязательным и работодатель не вправе отказаться от этой процедуры.

В нашей статье мы рассмотрим, что такое график отпусков, основные правила и цели его оформления и другие важные нюансы составления этого документа. В нижней части страницы можно бесплатно скачать форму Т-7 .

Что такое график отпусков?

График отпусков является документом, контролируемым трудовой инспекцией и реже налоговой службой. Право на ежегодный отпуск имеет каждый работник предприятия или организации. Для того чтобы предприятие не остановилось, если работники выразят желание уйти на отдых одновременно, составляют график отпусков.

График отпусков — это расписание ежегодного оплачиваемого отдыха. Документ составляется с соблюдением очередности. График гарантирует пребывание на работе необходимого количества работников организации во время отдыха остальной части сотрудников.

Документ составляется с учетом норм Трудового кодекса РФ с определенной частотой и периодичностью в произвольной или унифицированной форме № Т-7 .

Для чего необходим график отпусков?

В независимости от количества работников, график отпусков необходимо обязательно создавать в любой организации или на предприятии. В Трудовом кодексе содержится норма о том, что этот документ обязателен как для руководителей, так и для работников. Он дает гарантии и принуждает соблюдать закон.

График отпусков отражает очередность отпусков и предупреждает разногласия между работниками и работодателем. Если ТК РФ в вопросе предоставления отпусков не соблюдается, то трудовая инспекция вправе наложить штраф на руководителя организации или предприятия.

Как правило, график отпусков составляется отделом кадров вместе с руководителем предприятия (организации).

Общие правила составления графика отпусков

Итак, как составить заполнить и утвердить график отпусков на 2017 год? Составление расписания отдыха работников предполагает соблюдение определенных правил и требований действующего Трудового кодекса, в частности:

1. График отпусков утверждается один раз в год и является локальным документом. Документ составляется не позднее декабря текущего года на следующий год.
2. В расписание отпусков можно вносить коррективы по срокам, только если есть документальное основание (например, приказ, подписанный руководством).
3. При составлении графика отпусков руководством должны быть учтены пожелания работников организации.
4. При оформлении документа учитываются особенности трудового процесса на предприятии.
5. В коллективном договоре (или в другом нормативном акте) необходимо указать максимальное количество работников, которые отдыхают одновременно (из одного подразделения).

Как уже отмечалось, график отпусков на 2017 год должен быть утвержден не позднее 17 декабря текущего года.

Требования законодательства РФ к составлению графика отпусков

Составление графика отпусков работников предполагает не только учет их персональных пожеланий, но и соответствие нормам действующего российского законодательства.

При оформлении графика отпусков стоит учитывать следующее:

1. Стаж работы:

Право уйти в оплачиваемый отпуск имеет любой работник фирмы, который проработал в ней не менее шести месяцев.

2. Отдельные категории сотрудников:

• сотрудники до 18 лет;
• женщины перед или после отпуска по беременности;
• усыновители детей, не достигших 3-х месяцев.

3. Сотрудники по совместительству:

4. Сотрудники, которые не использовали отпуск за предыдущий год:

Они вправе выбрать удобный период для своего отпуска. Их пожелания отражаются в графике в первую очередь.

Читайте также: Увольнение при ликвидации обособленного подразделения

5. Работники, поступающие в вузы и их родители:

При поступлении в вуз или если сотрудник является родителем 9-ти или 11-тиклассника. он может выбрать удобное время для ухода в отпуск (это касается и жителей Крайнего Севера, если их дети поступают в учебные заведения в другие регионы РФ).

6. Дополнительные ежегодные отпуска:

Для граждан, чья работа связана с опасными условиями труда или вредным производством, предусмотрена возможность получения дополнительного ежегодного отпуска. Этот вид отпуска вносится в график отпусков.

7. Два отпуска:

Работники, принятые на работу в конце календарного года, вправе получить два отпуска. Например, сотрудник устроился на работу в конце ноября. В этом случае он имеет право первый раз уйти в отпуск в конце июня, а второй раз — получить отпуск до окончания года за следующий год.

8. Очередность предоставления отпусков:

Устанавливается исходя из интересов сотрудников, которые имеют право на первоочередный отпуск в любое время года. Необходимо составить список таких работников, чтобы при оформлении графика отпусков, чтобы учесть их требования в первую очередь.

9. Продолжительность отпуска:

Длительность стандартного отпуска в РФ — 28 дней. При этом отпуск может быть увеличен за счет наличия дополнительных отпусков. Существует перечень профессий, представители которых имеют право на более длительный отпуск (например, госслужащие, судьи, работники прокуратуры, полиции, таможни, педагоги и прочее).

Кто может уйти в отпуск в любое удобное время?

При составлении графика отпусков, необходимо учитывать, что в соответствии с законодательством РФ есть категории граждан, которые вправе уйти в оплачиваемый отпуск в любое удобное для них время года, а именно:

• совместители (вместе с отдыхом по основной работе);
• работники возрастом до 18 лет;
• жены (мужья) военнослужащих вправе уйти в оплачиваемый отпуск вместе с супругом;
• мужья, чьи жены в отпуске по беременности (родам);
• женщины, которые имеют двоих или более детей (в возрасте до 12 лет) вправе требовать отпуск летом.

Кто вносит изменения в график отпусков?

Внесением изменений в график отпусков обычно занимается отдел кадров организации. Кадровики должны учитывать интересы льготных категорий работников фирмы. После этого издается приказ о графике отпусков. Начальники подразделений организации должны быть ознакомлены с этим документом.

По завершении коррекции графика, работники отдела кадров направляют исправленный документ персоналу для обсуждения. Это касается в первую очередь тех сотрудников, чьи пожелания по поводу отпуска не были соблюдены и сроки отдыха были сдвинуты.

Руководство отделов предприятия также рассматривает исправленный вариант графика отпусков. Связано это с тем, что в некоторых случаях присутствие определенных работников на предприятии в конкретное время года является обязательным.

Как правило, при переносе отпуска одному сотруднику, смещаются графики отдыха и других работников, а поэтому очень важно согласовать изменения в документе со всеми лицами, которых затронули корректировки.

Таким образом, при составлении графика отпусков на следующий год, крайне необходимо предусмотреть возможность внесения изменений в документ заранее. После того, как коррекция графика завершена, его снова направляют в отдел кадров и оформляют сводное расписание на все предприятие.

Все это делается после подписания приказа о составлении графика отпусков работников. Но это делать необязательно, ведь шапке раздела «Утверждаю» графика отпусков руководитель организации ставит подпись, которая выполняет роль приказа.

Унифицированная форма Т-7 — график отпусков

График отпусков составляется по форме, утвержденной руководителем организации приказом к учетной политике или с применением унифицированной формы № Т-7 (утвержденная постановлением Госкомстата России еще в 2004 году).

Кадровики придерживаются мнения, что составлять график отпусков можно в произвольной форме. При этом расписание отпусков относится к первичной документации, а значит, правильнее использовать унифицированную форму документа Т-7 «График отпусков».

Правильно оформленный график очень важен для финансовой составляющей организации, в связи с тем, что на основании этого документа будет производиться выплата отпускных.

Нужно отметить, что унифицированная форма Т-7 «График отпусков» не предусматривает разделения отпуска на части, и, поэтому каждый работодатель должен решить этот вопрос в индивидуальном порядке. Как вариант, в документ можно включить дополнительные строки и добавить графу с подписью сотрудника.

Заполненный график отпусков работников на 2017 год должен быть заверен подписью начальника кадровой службы, а если этой должности на предприятии нет, то подписью другого уполномоченного работника (это может быть, например, главный бухгалтер).

После этого, график отпусков должен быть утвержден руководителем предприятия или индивидуальным предпринимателем, который является работодателем. Работников обязательно нужно ознакомить с графиков отпусков на год под роспись.

Тоже может быть полезно:

Приказ об утверждении графика отпусков — образец (2017)

График отпусков на год: нюансы оформления

Ст. 123 ТК РФ обязывает работодателя до начала очередного календарного года утверждать составленный график отпусков работников. К особенностям этого документа относятся:

• необходимость его утверждения ежегодно не позднее чем за 2 недели до начала очередного года;
• обязательность согласования с профсоюзным органом (при наличии);
• непременность ознакомления с ним каждого работника;
• обязательность его как для работника, так и для работодателя;
• создание с учетом наличия у ряда работников преимущественного права выбирать период ухода в отпуск.

Поскольку утверждению подлежит уже готовый график, работа по его созданию начинается заблаговременно и может быть инициирована соответствующим приказом руководителя.

При составлении графика в нем отражают такие виды оплачиваемых отпусков:

• ежегодный;
• дополнительный;
• неиспользованный в предшествующем году;
• оформляемый совместителем.

Вступивший в действие график может в дальнейшем корректироваться (например, в связи с переносом отпуска или отзывом из него) и дополняться (данными по вновь принятым на работу сотрудникам).

Отсутствие утвержденного графика отпусков может привести к наказанию работодателя в виде штрафа (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

• от 1 000 до 5 000 руб. для ИП и должностных лиц;
• от 30 000 до 50 000 руб. для юрлиц.

Нужен ли приказ об утверждении графика?

Составлять график отпусков можно по форме, разработанной работодателем самостоятельно. Однако обычно для этой цели удобно применять типовую форму Т-7, утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, которая содержит поля для отражения всей необходимой для этого документа информации и допускает введение дополнительных граф и строк, если в этом возникает необходимость.

Обязательными реквизитами этого документа являются дата составления и утверждающая подпись руководителя. Таким образом, дополнительно утверждать график отпусков не требуется. Поэтому отдельный приказ о его утверждении не является обязательным, но может составляться, если это принято действующей системой документооборота. При этом дата такого приказа должна вписываться во временные ограничения сроков, установленных для утверждения графика отпусков ст. 123 ТК РФ.

Целесообразность такого документа может быть оправдана отражением в нем какой-то дополнительной информации, относящейся к утверждаемому графику. Например, назначением ответственных за его соблюдение.

Образец приказа на график отпусков для 2016-2017 годов

Поскольку приказ, утверждающий график отпусков на следующий год, не является обязательным документом, для него отсутствует утвержденная форма, а потому составлять его можно в произвольном виде. Будет разумным включить в него обычные реквизиты приказа, а именно:

• указание работодателя-составителя;
• номер и дата;
• суть распоряжения;
• подпись руководителя;
• подписи лиц, перечисленных в документе в качестве исполнителей распоряжения.

Вариант образца приказа об утверждении графика отпусков можно увидеть на нашем сайте.

Утверждение графика отпусков на следующий год является обязательной процедурой для каждого работодателя. Сделать это можно как в форме самого графика, так и в отдельном распорядительном документе.

Электронные требования по уплате налогов и взносов: новые правила направления

Недавно налоговики обновили бланки требований об уплате задолженностей в бюджет, в т.ч. по страховым взносам. Теперь настал черед откорректировать порядок направления таких требований по ТКС.

Расчетные листки распечатывать необязательно

Работодателям отнюдь не обязательно выдавать сотрудникам расчетные листки на бумажном носителе. Минтруд не запрещает рассылать их работникам по электронной почте.

«Физик» перечислил оплату за товар по безналу – нужно выдать чек

В случае, когда физлицо перечислило продавцу (компании или ИП) оплату за товар по безналичному расчету через банк, продавец обязан направить покупателю-«физику» кассовый чек, считает Минфин.

Список и количество товаров на момент оплаты неизвестны: как оформить кассовый чек

Наименование, количество и цена товаров (работ, услуг) – обязательные реквизиты кассового чека (БСО). Однако при получении предоплаты (аванса) объем и список товаров определить иногда невозможно. Минфин рассказал, что делать в такой ситуации.

Медосмотр для работающих за компьютером: обязательно или нет

Даже если сотрудник занят работой с ПК не менее 50% рабочего времени, само по себе это еще не повод регулярно отправлять его на медосмотры. Все решают результаты аттестации его рабочего места по условиям труда.

Сменили оператора электронного документооборота – сообщите ИФНС

Если организация отказалась от услуг одного оператора электронного документооборота и перешла к другому, необходимо направить по ТКС в налоговую инспекцию электронное уведомление о получателе документов.

Читайте также: Больничный при переломе руки сколько дней

Спецрежимников не будут штрафовать за фискальные накопители на 13 месяцев

Для организаций и ИП на УСН, ЕСХН, ЕНВД или ПСН (за исключением отдельных случаев) действует ограничение в отношении допустимого срока действия ключа фискального накопителя используемой ККТ. Так, они могут применять только фискальные накопители на 36 месяцев. Но, как оказалось, пока эта норма фактически не работает.

График отпусков

График отпусков является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника (ст. 123 ТК РФ).

Когда составляется график отпусков на следующий год

График отпусков утверждается не позднее чем за две недели до наступления года, на который этот график составляется (ст. 123 ТК РФ). Т.е. график отпусков на 2017 год нужно было утвердить не позднее 16.12.2016 г. (17 декабря — суббота), а график на 2018 год должен быть утвержден не позднее 15.12.2017 г. (17 декабря — воскресенье).

График отпусков: как правильно составить

Некоторые бухгалтеры задаются вопросом: как составить график отпусков? На самом деле, оформление данного документа не должно вызвать особых трудностей. Но при составлении графика отпусков нужно учесть некоторые нюансы.

График отпусков: правила оформления и внесение изменений

При подготовке графика отпусков на очередной календарный год в первую очередь имеет смысл согласовать время отпуска тех работников, которые имеют право на него в удобное для них время.

С таких работников лучше собрать заявления, в которых они укажут свои пожелания относительно дат отпуск. Эти заявления будут являться подтверждением того, что вы действительно предоставили данным работникам отпуск в удобное для них время. Но стоит иметь в виду, что впоследствии работник может передумать и изменить желаемое время отпуска. В этом случае также имеет смысл заручиться соответствующим заявлением от работника.

Что отразить в графике отпусков

Разобраться с тем, как составляется график отпусков и что в нем отражается, поможет наша таблица:

Что отразить в графике

В графике отражаются абсолютно все сотрудники, с которыми заключен трудовой договор

Количество дней отпуска

Указывается то количество дней отпуска, на которое вправе претендовать тот или иной работник. Лучше всего указать все-все дни отпуска, положенные сотруднику. Для этого просуммируйте дни ежегодного основного оплачиваемого отпуска (дни за год, на который составляется график отпусков, и неотгулянные дни за предыдущие годы) и дни ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска. положенные работнику в соответствии с законодательством и/или на основании коллективного договора/локального нормативного акта (ст. 120 ТК РФ).

Предполагаемая дата начала отпуска

Здесь можно отразить как конкретную дату, так и просто месяц, в котором работник уйдет в отпуск. Правда, если будет указан только месяц, работнику потом нужно будет писать заявление на отпуск с указанием конкретной даты. Если же дата будет указана в графике отпусков изначально, а работник уйдет в отпуск четко по графику, то такое заявление писать не придется.
Кстати, если в вашем графике отмечен только месяц отпуска, то рекомендуем закрепить в локальном нормативном акте (ЛНА), что заявление на отпуск с указанием конкретной даты его начала работник должен подать не позднее чем за две недели до ухода в отпуск. Во-первых, это нужно для того, чтобы работодатель успел известить работника о предстоящем отпуске (ст. 123 ТК РФ). А, во-вторых, чтобы бухгалтерия успела своевременно рассчитать и выплатить отпускные (ст. 136 ТК РФ).

Возможность разделения отпуска на части

График можно дополнить соответствующей графой, в которой работники распишутся, давая свое согласие на отпуск по частям. Важно помнить, что хотя бы одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ)

График отпусков:

Работодатель вправе разработать собственную форму графика отпусков. Данную форму нужно закрепить, как приложение к учетной политике. А можно воспользоваться унифицированной формой Т-7 «График отпусков» (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).

График отпусков: бланк

Если вы все-таки решили не разрабатывать собственную форму графика отпусков, то унифицированную форму графика отпусков можете скачать здесь.

Приказ о графике отпусков: образец

Приказ об утверждении графика отпусков отдельным документом оформлять необязательно. Ведь подпись руководителя организации/ИП, утверждающая график отпусков на очередной год, ставится на самом графике.

Правда, работодатель может издать, например, приказ, обязывающий руководителей подразделений собрать и представить данные об отпусках подчиняющихся им сотрудников для подготовки единого графика отпусков.

Приказ о составлении графика отпусков: образец

Данный приказ может быть оформлен следующим образом:

ООО «Солнечный зайчик»

о составлении графика ежегодных отпусков

г. Москва 21.11.2016 г.

Для подготовки и утверждения графика отпусков на 2017 год

1. Руководителям подразделений не позднее 05.12.2016 г. представить в письменном виде начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. информацию для составления графика отпусков на 2017 год.

При подготовке информации необходимо учесть:

— пожелания работников, имеющих право на отпуск в удобное для них время;

— пожелания работников относительно разделения ежегодного основного оплачиваемого отпуска на части, одна из которых в соответствии со ст. 125 ТК РФ должна составлять не менее 14 календарных дней;

— период отпуска совместителей по их основному месту работы.

2. Начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. подготовить график оплачиваемых отпусков и представить его на утверждение не позднее 14.12.2016 г.

3. Начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. довести настоящий Приказ до следующих лиц:

— главного бухгалтера Кустодиевой А.В.;

— начальника отдела продаж Егорова В.Т.;

— начальника отдела закупок Трунова Н.Н.

4. Контроль за исполнением Приказа возложить на начальника отдела кадров Елизарову К.И.

Генеральный директор Солнышков В.С.

С Приказом ознакомлены:

Начальник отдела кадров______________К.И. Елизарова

Главный бухгалтер___________________ А.В. Кустодиева

Начальник отдела продаж_____________ В.Т. Егорова

Начальник отдела закупок_____________Н.Н. Трунов

Лица, ознакомленные с таким приказом, помимо своей подписи, должны указать и дату ознакомления.

Утверждение графика отпусков

График отпусков утверждается руководителем организации или ИП. Причем при наличии профсоюза работодатель должен учесть его мнение при утверждении графика отпусков на очередной год (ст. 123 ТК РФ).

После того, как график отпусков будет утвержден руководителем, с этим графиком нужно ознакомить работников. Иначе данный документ не будет являться обязательным для них (ст. 22. 123 ТК РФ). Ознакомить работников с графиком отпусков лучше под роспись. Для этого график можно дополнить графой «С графиком ознакомлен (дата, подпись)».

График отпусков образец заполнения в 2017 году

При подготовке графика отпусков вы можете воспользоваться нашим образцом графика отпусков.

Внесение изменений в график отпусков

Работодатель не может предугадать на год вперед все возможные кадровые перемещения. Например, увольнение работников, перенос отпуска или отзыв из него. Поэтому внесение различных изменений в график отпусков неизбежно.

Где в графике отпусков отражаются изменения

Для отражения изменений используются графы 7-10 унифицированной формы графика отпусков (форма Т-7):

• в графе 7 отражается фактическая дата ухода работника в отпуск;
• в графе 8 указывается документ, на основании которого была перенесена планируемая дата начала отпуска. Таким документом, к примеру, может служить заявление работника с просьбой о переносе отпуска, завизированное руководителем (ст. 124 ТК РФ);
• в графе 9 нужно указать предполагаемую дату отпуска. Например, если работник решил перенести свой отпуск на период, когда его жена будет находиться в отпуске по беременности и родам;
• в графе 10 отражаются различные примечания.

Кстати, график отпусков имеет смысл дополнить графой «С изменениями ознакомлен», в которой работники будут расписываться после внесения корректировок в этот документ. Кроме того, срок подачи заявления о переносе отпуска лучше прописать в ЛНА. Опять-таки, чтобы бухгалтерия смогла вовремя рассчитать и выплатить отпускные работнику.

Внесение дополнений в график отпусков

Случается, что уже после того, как график отпусков на очередной год утвержден, на работу принимаются новые сотрудники. Что же делать с графиком в этой ситуации? Трудовой кодекс не обязывает работодателя вносить какие-либо дополнения в уже утвержденный график отпусков. Т.е. вновь устроенным работникам отпуск может быть предоставлен только на основании их заявления.

Правда, никто и не запрещает дополнить утвержденный график отпусков сведениями об отпусках новых сотрудников. Это можно сделать, утвердив дополнительный график отпусков, содержащий информацию о планируемой дате начала отпуска только новых сотрудников.

Сколько времени нужно хранить график отпусков

Ответственность за отсутствие графика отпусков

Отсутствие графика отпусков грозит работодателю штрафом в размере (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

• от 30000 руб. до 50000 руб. для самой организации, от 1000 руб. до 5000 руб. - для ее должностных лиц;
• от 1000 руб. до 5000 руб. для ИП-работодателей.

Форма Т-7 – это стандартная утвержденная форма для оформления графика отпусков. Прежде чем приступить к инструкции по ее заполнению, следует напомнить, что график отпусков должен формироваться заранее — не позднее середины декабря года текущего на год следующий. Главное негласное правило — учет интересов всех сторон, то есть как пожеланий сотрудников, так и руководства организации. Уход в отпуск того или иного работника никоим образом не должен отразиться на эффективности производственного процесса.

Скачать образец заполнения и пустой бланк графика отпусков по форме Т-7

ФАЙЛЫ Открыть эти файлы онлайн 2 файла

Кто составляет график отпусков

Составление отпускного графика занимается специалист кадрового отдела. Но без подписи руководителя организации и печати он не будет считаться действительным.

Что необходимо для заполнения формы Т-7

В первую очередь, для грамотного составления графика отпусков нужно воспользоваться существующим штатным расписанием. Оно позволит точно указать ФИО каждого работника, его должность и табельный номер, а также то структурное подразделение, к которому он относится. Это же штатное расписание позволит разработчику графика отпусков не забыть никого из сотрудников.

Ответственные лица

• В первой части графика отпусков нужно обязательно прописать реквизиты организации, в частности полное ее наименование с указанием организационно-правовой формы.
• Далее, при наличии на предприятии профсоюза, нужно учесть его мнение на предмет графика отпусков с указанием даты, когда это мнение было высказано и зафиксировано.
• Затем проставить дату заполнения документа.
• Подпись директора с расшифровкой необходимо поставить после того, как график отпусков будет окончательно оформлен и согласован с сотрудниками.

Составление графика

Второй пункт является основным. Именно он включает в себя те сведения, ради которых и составляется данный документ. Здесь, опираясь на штатное расписание, необходимо в соответствующие графы вписать структурное подразделение, ФИО сотрудников, их должность, табельный номер, а также период отпуска каждого работника.

Важное условие: по закону, отпуск в общей сложности не может быть меньше 28 календарных дней, но его можно разбивать на какое угодно количество частей, при условии, что одна из них составит не менее 14 дней.

После того, как график отпусков составлен, его нужно показать сотрудникам для ознакомления и подписи. Затем его необходимо подписать у руководителей структурных подразделений и только потом представить на подпись главному лицу организации.

Когда график будет оформлен и утвержден, его не стоит убирать на полку – в течение года его необходимо заполнять по строкам фактических дней отпуска и всевозможных изменений.

Внимание! Не менее чем за две недели перед началом отпуска в соответствии с данным графиком каждому сотруднику нужно будет направить уведомление с указанием начальной и конечной даты отпуска. Без этого уведомления сотрудник может на вполне законных основаниях отказаться идти в отпуск в установленные ранее сроки.

Важно! Если работник решил изменить дату своего отпуска, он обязан уведомить об этом руководство через заявление, оформленное в письменном виде. При этом смена даты отпуска возможна только при взаимном согласии сторон и при условии, что это не повредит производственным процессам в организации. Поэтому хорошо, если сотрудник предоставит руководству документы, свидетельствующие об уважительных причинах и реальной необходимости перенесения отпуска.

В график отпусков нужно обязательно вносить информацию, указывающую на основания, по которым перенос отпуска стал возможным, а также фактическую дату отпуска. Все эти сведения нужно подкреплять ссылками на внутренние документы (приказы, больничные листы и т.п.).

Что делать, если сотрудник устроился после составления графика отпусков

Такая ситуация отнюдь не редкость. Как правило, в подобных случаях применяется один из двух вариантов:

1. Внесение изменения в уже существующий график отпусков;
2. Составление дополнительного графика отпусков, который будет являться приложением к основному.

Все остальное делается по общей схеме: обязательная подпись работника, заверение изменений или дополнительного отпускного графика у начальника структурного подразделения и руководства предприятия.

Кто может идти в отпуск вне графика

Закон отдельно выделяет лиц, которым отпуск должен предоставляться по их желанию, вне зависимости от стажа работы и утвержденного графика. Это:

• внешние совместители, уходящие в отпуск по основному месту работы;
• женщины, ожидающие ребенка при наличии справки из медицинского учреждения;
• несовершеннолетние сотрудники;
• работники-мужчины, чьи супруги находятся в отпуске по беременности и родам (при наличии свидетельства о браке и справки из медучреждения);
• супруги военнослужащих — в одно время с отпуском военнослужащих (по желанию);
• граждане, пострадавшим от чернобыльской катастрофы.

Все остальные работники имеют право уходить в отпуск только после работы в организации не менее 6 месяцев и в соответствии с составленным заранее графиком отпусков.