Учет электронных документов подлежащих регистрации. Регистрация документов, ее функции и виды. В произвольной форме ведутся

Регистрация входящих документов - обязательная процедура, не сложная, но очень ответственная. От того, насколько своевременно и правильно будет зарегистрирован документ, зависит качество и скорость принятия управленческих решений. Поэтому секретарю необходимо знать все нюансы регистрация входящих документов в делопроизводстве, чтобы они были исполнены в срок. В статье рассказывается, как правильно регистрировать входящие документы.

Из статьи вы узнаете:

Виды входящих документов

Производственно-хозяйственная деятельность любой организации осуществляется при постоянном взаимодействии с внешними источниками информации. Основным видом такого взаимодействия является обмен документами - исходящие отправляет само предприятие, входящие - его контрагенты и партнеры по бизнесу, вышестоящие и государственные органы, иные юридические и физические лица. Входящие документы предприятие получает по почте, в том числе, электронной, факсимильной связью, курьером или же их могут передать в личном порядке. осуществляется с целью их учета и контроля исполнения. Поэтому нецелесообразно регистрировать всю входящую корреспонденцию, имеющую справочный или ознакомительный характер, не требующую исполнения.

Основные виды входящих документов, поступающих в организацию, это:

• письма, в том числе, заказные;
• бандероли;
• пакеты;
• газеты и журналы;
• рекламные издания.

Но, чтобы не засорять архив и не хранить ненужную макулатуру, не все виды входящих документов необходимо регистрировать. Инструкция по делопроизводству, разработанная на предприятии, должна содержать перечень тех документов, в регистрации которых нет необходимости. Обычно, к этой категории относятся:

• поздравительные письма и телеграммы;
• приглашения и пригласительные билеты;
• рекламные и подписные издания, каталоги;
• материалы, присылаемые для ознакомления, в виде копий;
• документы первичного бухгалтерского учета: акты, накладные, счета-фактуры;
• сметы, проектная документация, договоры, направленные в адрес предприятия без сопроводительного письма, в этом случае их следует передать напрямую непосредственному исполнителю.

Какие виды входящих документов в организации не принимаются и отправляются обратно отправителю

Следует учитывать, что принимать к обработке и дальнейшей регистрации нужно не все виды входящих документов. В том случае когда письмо, особенно если его адресатом является юридическое лицо, оформлено неправильно, то есть не имеет обязательных к заполнению реквизитов, оно не может рассматриваться как юридически значимый документ. Например, если оно написано от руки на тетрадном листе, или на стандартном, но без указания исходящего номера и печати предприятия. У секретаря в этом случае есть полное право отказать в приеме и регистрации такого документа.

Обратите внимание: Письма, написанные на бланках предприятий, имеющие все необходимые реквизиты, могут не заверяться печатью.

Регистрация входящих документов не производится и в том случае, когда письмо, по сути, является сопроводительным, но сами документы, перечисленные в нем, к нему не приложены или же приложены не в полном составе. Это же может случиться, когда пакет с деловыми бумагами был передан с поврежденной упаковкой. В такой ситуации необходимо составить акт, подтверждающий отсутствие документов, указанных как приложения, и направить его вместе с исходным письмом в адрес отправителя.

Обратите внимание: Если на письме, направленном в адрес предприятия стоит пометка «Лично», его, не вскрывая и не регистрируя, необходимо передать адресату.

Регистрация входящих документов: чья это обязанность

Ответ на этот вопрос зависит от того, какая форма приема документов установлена в конкретной компании. Это может быть одна из двух форм:

централизованная;

децентрализованная.

При централизованной форме приема документов вся почта передается в руки лица, ответственного за регистрацию входящих документов. Это, чаще всего, является одной из обязанностей секретаря или одного из работников канцелярии. Как правило, такая форма характерна для небольших предприятий, объем документооборота которых сравнительно невелик.

Децентрализованная форма приема входящей корреспонденции означает, что после предварительной сортировки и обработки документы направляются в разные структурные подразделения, по принадлежности. Регистрацию входящих документов в этом случае осуществляют сотрудники данных подразделений, эта обязанность закрепляется соответствующим приказом. Децентрализованная форма более удобна для крупных организаций и предприятий с большими объемами документооборота.

Когда лицо, ответственное за регистрацию входящих документов в организации, проведет предварительную их обработку, отсортирует те, что регистрировать не нужно и убедится, что все остальные письма и деловые бумаги соответствуют требованиям, можно начинать процедуру. В соответствии с ГОСТами, каждый реквизит имеет строго определенное место размещения на стандартном листе. Для входящего регистрационного номера отведен правый нижний угол лицевой стороны первого листа документа. Если документ многостраничный, регистрационный номер проставляется под текстовой частью на первом листе. В том случае, когда письмо состоит из одного листа - номер ставится в правом углу, ниже подписи и перечня приложений, если они есть. Схема размещения реквизитов на документе представлена ниже. Регистрационный номер проставляется в поле «Отметка о поступлении документа в организацию».

Текст отметки о поступлении состоит из краткого названия предприятия-адресата, самого регистрационного номера и даты регистрации. Поскольку поле, выделенное для реквизита, не очень велико, текст отметки, как правило, размещают на нескольких строках, например:

ООО «Альфа»

вх. № ____________

от «___» _______ 2017

Если предприятие небольшое, регистрационные номера могут представлять собой просто порядковый номер, присвоение их ведется в порядке возрастания, сквозной нумерацией с 1 января по 31 декабря текущего года. После этого документы подшиваются в дело и предаются на хранение в архив.

Для средних и крупных предприятий характерно при регистрации входящих документов использование дополнительных индексов и буквенных обозначений. Система используемых при формировании номеров индексов также должна быть разработана и утверждена в инструкции по делопроизводству.

Для сокращения времени регистрации очень часто используется печать входящих документов - специальный штамп. Он содержит информацию о наименовании предприятия и поля, предназначенные для заполнения. Образец такого штампа представлен ниже.

После того, как документ получил свой уникальный регистрационный номер, информация о нем вносится в специальный Журнал регистрации входящих документов. Как правило, в этом журнале необходимо будет заполнить следующие поля:

• порядковый номер записи;
• присвоенный регистрационный входящий номер документа;
• дата регистрации;
• исходящий номер документа, присвоенный отправителем;
• отправитель;
• заготовок и краткое содержание документа;
• отметка о наличии приложений;
• адресат (генеральный директор, его замы и пр.);
• исполнитель - сотрудник, которому документ передан на исполнение;
• ссылка на электронную копию письма;
• примечание.

После того, как запись в журнал внесена, документ считается зарегистрированным и отправляется на рассмотрение адресату - руководителю или его заместителям.

Регистрационный номер документа – реквизит многофункциональный. Помимо своего основного предназначения – порядковой нумерации документов, индекс документа помогает решать самые разные задачи. По конечным порядковым номерам в конце года можно проследить рост объема документопотоков, проходящих через организацию, а значит, через секретаря, что свидетельствует о росте персональной нагрузки и может стать основанием для законных требований о повышении заработной платы или увеличения штата секретариата.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» допускает на усмотрение организации дополнять порядковые регистрационные номера идентификационными индексами (п. 3.12), что способствует решению задач по оперативному поиску того или иного документа.

Так, нумерацию исходящих писем дополняют кодом подразделения, выступившего инициатором документа. Во избежание путаницы с определением распорядительного документа кадровые приказы нумеруют с присвоением индекса К (кадровый) или ЛС (по личному составу), номер распоряжения принято дополнять литерой Р .

При поступлении запроса на поиск документа секретарь по номеру, точнее – по дополнительно присвоенному индексу, легко может сориентироваться, в каком деле (папке) его искать, например:

№ 26-р – в распоряжениях;

№ 26-лс – в приказах по личному составу;

№ 26-опер – среди протоколов оперативных совещаний.

Дополнив порядковый номер поступившего документа литерой Ф (факс) или Э (электронная почта) можно решить проблему учета способа доставки письма в вашу организацию без увеличения регистрационных форм (журналов).

Регистрация документов строится на следующих основных правилах.

• Однократность регистрации. Документ в стенах одного учреждения регистрируется единожды (при создании или получении). Путешествие из подразделения в подразделение документ совершает под своим уникальным номером, т.е. внутренние подразделения, получив документ, учитывают его под первоначально присвоенным индексом, а не присваивают новый. Это правило распространяется как на распорядительную документацию, так и на служебную переписку.

• Своевременность регистрации. Согласно п. 16 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (в ред. от 07.09.2011), регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления, создаваемых – в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день. Подобные требования обоснованы тем, что задержка документа на этапе регистрации снижает время на фактическое исполнение к указанному сроку. Такое промедление может обернуться для сотрудников или даже всего учреждения, вне зависимости от формы собственности, негативными последствиями. Порядок и сроки прохождения регистрации следует отразить в инструкции по делопроизводству конкретной компании.

• Разделение регистрационных учетов. Для каждого вида документов ведется своя отдельная регистрация. Так, в отдельных регистрационных формах учитывают:
• поступающую корреспонденцию (входящие документы);
• исходящие документы;
• внутренние служебные записки;
• приказы по основной деятельности;
• кадровые приказы;
• распоряжения;
• протоколы совета директоров;
• протоколы планерок (оперативок) и т.п.

• Регистрация ведется в пределах календарного года. Ежегодно 1 января нумерация практически всех видов документов (приказов, входящих и исходящих писем, протоколов и т.п.) обнуляется. Исключение составляют описи дел постоянного хранения. Данные описи имеют один номер и сквозную нумерацию пунктов в течение всего срока существования организации.

• Полнота отражения информации о документе при регистрации. При внесении регистрационных данных в журнал (базу) данных указывается вся информация, имеющаяся на документе: индекс, дата, ссылка на номер и дату запроса, наименование адресата/корреспондента, а также максимально подробно излагается его содержание. Помимо традиционно учитываемых сведений, учетные формы следует дополнить графами, в которых бы отражалась дополнительная информация, наиболее часто запрашиваемая сотрудниками или клиентами (например, способ отправки). Перечень учитываемых признаков следует прописать в инструкции по делопроизводству.

• Единообразие регистрационного учета вне зависимости от его формы или формы поступления (создания) документа. Учет документов в организации строится по одним и тем же правилам, вне зависимости от принятой формы регистрации: от руки в журнале, в Excel или при помощи специализированной программы электронного документооборота.

Рассмотрим несколько конкретных примеров, связанных с регистрацией документов.

Должны ли прошиваться журналы регистрации входящей и исходящей почты?

Прошивка документов – один из атрибутов оформления документов строгой отчетности и/или документов постоянного срока хранения. Журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции не относятся к категории строгой отчетности, а срок их хранения составляет 5 лет. Более того, журнал регистрации допускается вести в электронном виде. Таким образом, прошивать данный вид журналов не требуется.

Нужно ли регистрировать письма, присланные по факсу? Регистрируются ли сообщения, полученные по электронной почте?

Следует отличать виды документов от способов их передачи: правила регистрации одинаково распространяются на письма, полученные по факсу, электронной почте, доставленные курьером или поступившие по «обратной связи» с официального сайта организации.

Заводить отдельные регистрационные формы для учета документов, поступивших в офис нестандартным способом, не всегда целесообразно. Если есть необходимость фиксировать способ поступления документа в офис, удобнее либо вводить в регистрационный «входящий» номер опознавательный код (Ф – факс, ЭП – электронная почта), либо дополнить регистрационный журнал (базу) соответствующей графой, где указывать способ доставки.

Другой вопрос – обязана ли организация отвечать на факсимильный или электронный документ, учитывая, что в нашей стране традиционно значимость документу придает «живая» подпись автора, а ряд запросов (о персональных данных, о движении средств на счете налогоплательщика) и вовсе недействительны без «живой» печати. Но данный вопрос лежит за рамками полномочий секретаря.

1. Допустимо ли регистрировать приказы после уже произошедшего события, например, приказ о назначении ответственного лица с 01.06.2012 зарегистрировать 10.06.2012?

2. В учреждении приказы и распоряжения регистрируют прошедшей датой и номером через дробь (например, 15/1, 15/2). Как объяснить, что так делать недопустимо?

В ст. 4 Гражданского кодекса Российской Федерации четко прописано, что акты гражданского законодательства не имеют обратной силы, любые распорядительные акты применяются к отношениям, возникшим после введения их в действие.

Согласно п. 3.11 Р ГОСТ 6.30-2003, датой документа является дата его подписания. Раньше этой даты документ вступить в законную силу не может. Представьте, что спустя время станет известен какой-либо негативный факт за период с 1 по 10 июня, влекущий соответствующие последствия (наказание) для того лица, кто был назначен ответственным. Каким образом сотрудник сможет доказать свою невиновность? Более того, как он мог предотвратить наступление данного факта или вовремя исполнить поручение, которого на тот момент ему никто не давал?

Возлагать на сотрудника какую-либо ответственность или поручать исполнение задания задним числом ни в коем случае нельзя.

Какими нормативными документами регламентируется регистрация внутренних приказов по организации? Может ли номер приказа ставиться по дате, например № 30/08?

Сегодня строгих правил присвоения регистрационных номеров внутренним документам законодателем не установлено. Каждая компания вправе принимать любые формы регистрации, закрепив их в собственной инструкции по делопроизводству.

Наряду с этим, ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует для регистрации документов использовать порядковые номера , которые можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Традиционно приказы организации делятся на две основные группы: по основной деятельности и по личному составу. Регистрация приказов ведется отдельно по каждой группе валовой нумерацией в пределах календарного года. Во избежание путаницы и задвоенности номера кадровых приказов принято дополнять литерой К (кадровый) или ЛС (по личному составу).

Следует отметить, что правила в области делопроизводства возникли не вдруг: каждое из них оттачивалось годами методом проб и ошибок. Сегодня соблюдение простых правил, одинаково подходящих и для маленьких компаний, и для больших холдингов, позволяет секретарю переходить из организации в организацию без потери профессионализма, а также самому предприятию развиваться без дополнительных затрат на кардинальное форматирование стандартных документационных процессов.

У предложенного варианта нумерации приказов (по дате) есть существенный недостаток – он не подходит для компании, где в день может издаваться более одного приказа. Где гарантия, что небольшое опытное предприятие завтра не вырастет в крупный производственный холдинг?

В нашей организации все письма регистрируются исполнителями в журнале самостоятельно, т.е. любой исполнитель, который готовит письма, может в отсутствие секретаря самостоятельно зарегистрировать исходящий документ. Возможна ли регистрация без ведома секретаря и имеют ли работники предприятия право свободного доступа к журналам регистрации? Можно ли перевести журнал регистрации в электронную форму (например, в формате Excel), а традиционный бумажный журнал не использовать вообще?

Форму регистрационного учета (в тетради, Excel или СЭД) и порядок внесения записей организация определяет самостоятельно. При этом отсутствие на рабочем месте секретаря не должно останавливать или тормозить бизнес-процессы. Сегодня все большую популярность приобретает децентрализованное ведение единой учетной базы в электронном виде. Для этого используют общую компьютерную сеть, выкладывая в общий доступ журнал учета. Во избежание преднамеренного или случайного искажения уже внесенной информации следует предусмотреть защиту данных, а также дифференцированно подойти к предоставлению прав доступа к базе персоналу: работникам, ответственным за делопроизводство структурного подразделения предоставляется право вносить новые записи, в то время как остальной персонал может использовать информацию только для просмотра (поиска).

Переход к электронным формам учета документов раскрывает новые возможности в области делопроизводства, облегчая процесс регистрации, а также значительно снижая временные затраты секретаря на поиск информации о поступившем (отправленном) документе по запросу коллег и клиентов.

Можно ли вести единые журналы регистрации входящей, исходящей и внутренней документации организации (сразу по всем структурным подразделениям) или в каждом подразделении должны быть свои журналы?

В целях обеспечения эффективной поисковой системы организации целесообразно иметь единые журналы учета для поступающей извне корреспонденции, для отправляемых документов, а также для внутренних распорядительных документов. В этих журналах фиксируется факт получения, отправки, издания организацией документов. А вот организовать регистрацию служебных и докладных записок следует, учитывая структуру компании: в крупных организациях структурные подразделения могут самостоятельно вести журнал этих документов, в небольших фирмах данную обязанность можно возложить на секретаря.

Но наряду с регистрацией организация должна наладить учет прохождения всех этих документов между внутренними структурными подразделениями. Данный учет достигается разными способами:

• передача документов из подразделения в подразделение может осуществляться через службу документационного обеспечения, которая фиксирует следующий этап жизни документа;
• структурные подразделения могут самостоятельно вести учет проходящих через них документов;
• учет перемещения документа внутри компании фиксирует система электронного документооборота.

Следует отличать учет документа от его регистрации. Так, поступивший от сторонней организации документ регистрируется с присвоением входящего номера секретарем (уполномоченным сотрудником). Получив такой документ, сотрудник, ответственный за делопроизводство структурного подразделения организации, вносит сведения о нем в свой журнал учета под тем номером, под которым документ вошел в организацию.

1. Наш отдел фикс ирует прохождение каждого документа, попадающего в отдел, в т.ч. внутренних – служебных, докладных записок. Начальник отдела кадров считает, что так мы увеличиваем документооборот, поскольку внутренние документы не подлежат регистрации. Есть ли нормативный акт, в котором говорится о том, что такие документы необходимо регистрировать?

2. В нашей организации небольшой документооборот и внутренние документы мы не регистрируем. Все объяснительные, докладные и служебные записки хранятся у руководителей структурных подразделений в папках. Правильно ли это? Если их необходимо регистрировать, то кто это должен делать (каждый отдел или секретарь)? Документы в этом случае должны регистрироваться в одном журнале или в нескольких?

Объем документооборота – это количество документов, проходящих через организацию или ее подразделение. При этом различают три основных потока:

• входящий – документы, поступившие от сторонних организаций;
• исходящий – документы, созданные для отправки за пределы организации;
• внутренний – те самые служебные и докладные записки, заявления работников, а также приказы, протоколы, акты и т.п.

Регистрация документов учитывает эти документы, но никак не влияет на их количество. Вне зависимости, будет служебная записка зарегистрирована или нет, она увеличивает на 1 количество созданных (поступивших на исполнение) внутренних документов. Пункт 3.4.9 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, предусматривает закрепление в инструкции по делопроизводству места и способа регистрации внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных, аналитических записок, справок и др.), порядка передачи документов между структурными подразделениями.

Служебные записки и докладные можно регистрировать по месту издания (в структурном подразделении) или централизованно у секретаря. Выбор способа регистрации зависит от структуры организации и должен быть прописан в инструкции по делопроизводству.

Другой вопрос, что регистрация внутренних документов может тормозить обмен документами между отделами, ложится дополнительным бременем на сотрудников отдела, но это лучше, чем требование начальника отдела кадров «держать в голове» информацию обо всех служебных записках и их дальнейшей судьбе.

1. В одном конверте приходят счета за месяц. Как их регистрировать: все счета под одним номером или каждому счету необходимо присвоить свой регистрационный номер?

2. Какие документы регистрируются в службе ДОУ? Должна ли я регистрировать бухгалтерские документы?

В делопроизводстве различают три автономных документопотока: общие документы, кадровые и бухгалтерские. В зону ответственности секретаря входят общие документы, порядок работы с которыми определяет инструкция по делопроизводству.

Извлечение

(утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)

3.4.2. Прием и первичная обработка поступающих документов

<*> К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях, например: пригласительные, поздравительные письма, телеграммы, билеты, планы, программы семинаров, конференций, симпозиумов и других подобных мероприятий, документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые, финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма , рекламные документы, коммерческие предложения, печатные издания, унифицированные формы и бланки документов и др.

Прохождение (в т.ч. и учет) бухгалтерских документов (счетов, актов, платежных поручений и т.п.) регламентируется Учетной политикой организации, разрабатываемой главным бухгалтером, и входит в компетенцию работников бухгалтерии.

Однако на практике нередки случаи, когда секретарю вменяется в вину утрата бухгалтерских счетов, актов и пр. Во избежание конфликтов секретари вынуждены вести учет поступающих по почте первичных бухгалтерских документов. При этом учитывать отдельно каждый счет и акт, поступившие от одной организации в одном конверте, излишне – достаточно просто указать наименование этой организации и общую информацию о содержимом конверта (см. Пример).

ПРИМЕР

Фрагмент журнала регистрации входящих документов

№ п/п	Дата поступления	Наименование корреспондента	Индекс и дата документа	Краткое содержание	Резолюция	Прим.
…	…	…	…	…	…	…
12	01.10.2012	ОАО «Водоканал»	54 от 30.09.2012	Счет и акты за сентябрь
13	01.10.2012	ОАО «Энергосбыт»	1236 от 30.09.2012	Счет, акты выполненных работ за сентябрь и акт сверки взаиморасчетов		01.10.2012 передано бухгалтеру Петровой

Ставить отметку (штамп) о поступлении на самом бухгалтерском документе не требуется.

Введение………………………………………………………………………		3
1.	Организация регистрации документов
1.1.	Регистрация документов………………………………………………	4
1.2.	Виды регистрации…………………………………….……………….	9
2.	Организация регистрации документов СВПО филиала ОАО «МРСК Волги» - «Саратовские РС»
2.1.	Организация работы с документами………………………………….	15
2.2.	Особенности ведения автоматизированной системы делопроизводства в СВПО филиала ОАО «МРСК Волги» - «Саратовские РС»……………………………………………………..	20
Заключение ………………………………………………………………….		24
Библиографический список………………………………………………..
Приложение № 1……………………………………………………………		26
Приложение № 2 ……………………………………………………………		27
Приложение № 3…………………………………………………………….		28
Приложение № 4…………………………………………………………….		29
Приложение № 5…………………………………………………………….		30

ВВЕДЕНИЕ

Функция делопроизводства в первую очередь состоит в том, чтобы все создаваемые, получаемые и отправляемые документы поступали по месту следования и по ним производились те или иные действия и конечно без строгого контроля сложно было бы отследить, не только выполнено ли то или иное указание, но и дошел ли документ до адресата, поэтому еще с незапамятных времен в делопроизводстве была введена такая процедура как регистрация документов.

Изначально появилась журнальная регистрация, сохранившаяся по сегодняшний день для отдельных специальных категорий документов, например журналы регистрации трудовых книжек. Потом, в конце XIX века, появились карточные системы регистрации упростившие поиск документов. С 1990-х гг. с внедрением компьютерной техники в офисе, все шире стали получать распространение автоматизированные системы регистрации документов, в дальнейшем развившиеся в полноценные системы автоматизации делопроизводства (СЭД).

Целью данной работы является рассмотрение организации регистрации документов на примере Северо-Восточного производственного отделения Открытого акционерного общества «Межрегиональная распределительная сетевая компания Волги» - «Саратовские распределительные сети», одним из моментов на которых бы хотелось заострить внимание – не оформившаяся в это организации еще Система электронного делопроизводства, трудности с ее внедрением и совмещение сразу трех способов регистрации в одной организации.

Работа состоит из двух глав: в первой рассматривается в целом регистрация документов, ее типы и виды. Во второй главе идет рассмотрение процесса регистрации документов в СВПО ОАО «МРСК Волги» - «Саратовские РС».

1. ОРГАНИЗАЦИЯ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ

1.1. Регистрация документов

ГОСТ дает следующее определение «регистрации документов» - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения».

Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа в определенный день путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе, что позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней.

Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден. Из чего можно сделать вывод, что регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам.

Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения. Сам процесс регистрации – это снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ) для создания базы данных о документах учреждения. Таким образом, в процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам организации (фирмы).

Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. В учреждении должен быть разработан службой делопроизводства и утвержденный руководителем перечень нерегистрируемых документов. Обычно он дается как приложение к инструкции по делопроизводству организации, но может разрабатываться и как самостоятельный документ. По мере необходимости этот перечень следует подновлять.

К нерегистрируемым документам обычно относят: рекламные письма, поздравительные письма и телеграммы, приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций, печатные издания (книги, брошюры, журналы), пакеты с пометой «лично», копии нормативных документов, постановлений и распоряжений, государственных органов, информационные материалы.

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. Он не совпадает и существенно меньше учетного порядкового номера, проставленного в отметке о поступлении документа в организацию.

Документ регистрируется один раз независимо от того, сколько инстанций он пройдет в данной организации. Входящие документы регистрируют в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания, телеграммы регистрируют немедленно после получения и сразу передают адресату.

Выбор места регистрации зависит от принятой в организации системы делопроизводства и соответственно системы регистрации. В небольших организациях это, как правило, централизованная регистрация (в службе ДОУ, у секретаря), в средних и крупных организациях - смешанная система, при которой важнейшие документы регистрируются в службе ДОУ, остальные в структурных подразделениях – в местах их создания или исполнения. Так, приказы по личному составу регистрируются в отделе кадров, бухгалтерская документация – в бухгалтерии, документы, адресованные в другие структурные подразделения или исходящие из них, - в этих структурных подразделениях. Место регистрации закрепляется в инструкции по делопроизводству.

В местах регистрации документы, как правило, регистрируются в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документов. Так, в службе ДОУ отдельно регистрируются правительственные документы (иногда даже создается специальное структурное подразделение – Бюро (группа) правительственной переписки), отдельно – постановления коллегии (в секретариате коллегии), приказы по основной деятельности, указания, распоряжения руководителей – в отделе учета и регистрации.

Состав регистрационного номера зависит от принятого в каждой группе документов принципа формирования документов в дела. Первым в составе любого регистрационного номера указывается порядковый номер в пределах данной группы, исчисление которого начинается с начала делопроизводственного года. Порядковые номера возрастают в течение года. Как правило, делопроизводственный год совпадает с календарным. Исключение представляют учебные заведения, выборные органы, действующие в определенный период.

Только порядковый номер документа в регистрационном номере присваивается документам, если они формируются в дела, в заголовках которых есть название вида документов, например: «Приказы Комитета социальной защиты Москвы по основной деятельности». Как правило, такой регистрационный номер имеет большинство внутренних документов организации – приказы, протоколы заседаний коллегиальных органов организации, указания, распоряжения и др.

Нет необходимости к регистрационному номеру таких документов добавлять еще какую-либо информацию, указывающую их место составления или хранения, потому что они формируются в дело в определенном месте. Так, приказы по основной деятельности согласно требованиям ГСДОУ всегда должны формироваться в службе ДОУ организации.

В том случае, когда при формировании документов в дела необходимо ориентироваться на содержание документа и другие дополнительные данные, регистрационный порядковый номер дополняется индексом дела по номенклатуре, который указывает место хранения документа, то есть подразделение и номер дела в этом подразделении. Служебные письма всегда содержат такой номер. Служебные письма всегда содержат такой номер. Например, если письмо, поступившее в вышестоящую организацию, имеет входящий номер 155/01-17, это означает, что в день поступления это был 155-й по счету документ, который после исполнения будет подшит в дело 01-17 «переписка с подведомственными организациями по вопросу…», где 01 – служба ДОУ, а 17 – это порядковый номер дела в этой службе, куда после исполнения будет подшит документ (01-17 – это индекс дела по номенклатуре).

На ответном документе вторая часть регистрационного номера должна соответствовать второй части регистрационного номера документа-запроса. Так, если входящее служебное письмо имеет регистрационный номер 155/01-17, то ответное служебное письмо может иметь другой порядковый номер, но индекс дела будет тот же – 238/01-17. это означает, что поступивший документ-запрос и копия отправленного документа-ответа будут подшиты в одно дело, имеющее индекс дела по номенклатуре дел 01-17. На такие документы нет необходимости заполнять отдельную регистрационную форму, так как все сведения могут быть зафиксированы в регистрационной форме на документ-запрос.

Для обеспечения эффективного использования информации при принятии различного рода решений, предоставления в распоряжение специалистов всего массива информации по определенному вопросу в кратчайшее время в организации должна быть создана рациональная поисковая система. Современная информационно-поисковая система (ИПС) должна включать информацию практически обо всех документах, которыми располагает организация.

Основой построения поисковых систем является регистрация документов - фиксация факта создания, поступления или отправления документа путем проставленная на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Регистрация документов позволяет:

· подтвердить факт создания, отправки или получения документа;

· создать регистрационно-справочный аппарат;

· определить технологию контроля за исполнением документа; количественные и качественные характеристики документов; организацию работы с документами в делопроизводстве и архиве.

Исходя из этого, можно сформулировать цели регистрации :

· учет документов,

· справочная работа по документам,

· контроль исполнения или использования документов.

Главное назначение регистрации - придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или получения; если поступивший документ не зарегистрирован, организация не берет на себя ответственность за его исполнение, так как факт его поступления не подтвержден.

Процесс регистрации - это ввод в традиционную и/или автоматизированную справочно-информационную (информационно-поисковую) систему учреждения исходных сведений о документах, что позволяет создать базу данных о документах учреждения.

Процедура регистрации состоит из двух этапов:

1) проставление отметки на документе;

2) заполнение регистрационной формы, установленной в организации (журнал, карточка, электронная карточка).

Факт включения документа в информационно-поисковую систему фиксируется присвоением ему регистрационного номера (индекса), который служит главным учетным и поисковым признаком документа.

Принципы регистрации документов:

1. Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях (организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.), независимо от способа получения.

2. Регистрируются документы, изготовленные как в традиционной машинописной форме, так и с использованием средств вычислительной техники (машиночитаемые, машинограммы).

3. Регистрация должна быть однократной. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние - в день подписания или утверждения. Это позволяет исключать повторный ввод в систему исходных сведений о документе. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

4. Регистрируются как внутренние и исходящие документы, так и поступающие из вышестоящих, подведомственных и сторонних организаций или от частных лиц. На базе регистрационных данных строится учет документов, их поиск и контроль исполнения.

5. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документа. Например, отдельно регистрируются:

ü приказы руководителя по основной деятельности;

ü приказы по личному составу и по кадрам;

ü приказы руководителя вышестоящей организации по основной деятельности;

ü решения коллегии вышестоящей организации;

ü акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности;

ü бухгалтерские сводки, отчеты;

ü планы работы подведомственной организации и др.

Порядковые номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.

6. Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. Рекомендуется составлять список документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ и сразу передаваемых в соответствующие службы, и документов, не регистрируемых вообще из-за их малой значимости. Часто руководитель организации составляет и утверждает единый список (перечень) таких документов, например:

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель организации

И.О. Фамилия

Регистрация документа - это фиксация факта создания или поступления документа в организацию. Регистрация включает проставление регистрационного номера документа и запись сведений о документе в регистрационных формах.

Регистрация документа необходима для учета, контроля и поиска нужных документов.

Утверждение документов проводится должностным лицом (руководителем) соответствующего подразделения или руководителем предприятия или специально издаваемым документом для придания документу юридической силы. В утвержденных документах присутствует гриф утверждения документа, содержащий слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименование должности, подпись инициалы и фамилию лица, утверждающего документ, и дата утверждения.

Перечень документов, подлежащих утверждению

• Акты (проверок, ревизий, выполненных работ, списания, экспертизы, приема-передачи дел и т. д.)
• Инструкции (должностные, по технике безопасности и т. д.)
• Отчеты (о производственной деятельности, о командировках и т. д.)
• Перечни (должностей, работников, документов и т. д.)
• Планы (производственные, развития, внедрения новой техники и т. д.)
• Положения (о структурном подразделении, премировании и т. д.)
• Программы (проведения работ, мероприятий, командировок)
• Структура и штатная численность
• Сметы (расходов, использования средств и т. д.)

Перечень документов, на которых ставится печать

На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами ставятся печать и подпись. Подпись должна быть заверена печатью предприятия.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть личной подписи должностного лица, подписавшего документ, и текст был разборчивым.

• Акты (приема объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы, приема-передачи дел и т. д.).
• Архивные справки, а также копии (выписки) архивных документов.
• Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. д.).
• Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, совместной деятельности, аренде помещений, о производстве работ и т. д.).
• Заявки (на оборудование и т. д.).
• Заявление (на аккредитив, об отказе от акцепта и т. д.).
• Командировочные и другие служебные удостоверения.
• Лицензии на право ведения какой-либо деятельности.
• Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.
• Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т. д.).
• Поручения бюджетные, банковские, пенсионные, платежные (сводные в банк, на получение и перевод валюты, на импорт и т. д.).
• Реестры (чеков, бюджетных поручений, представляемые в банк, на отправку международной корреспонденции).
• Свидетельства об открытии представительств.
• Смета расходов (на производство новых изделий на капстроительство, калькуляцию к договору и т. д.).
• Совместные документы, подписанные руководителями предприятий.
• Спецификации (изделий, продукции и т. д.).
• Учредительные документы (устав, протокол и т. д.).
• Характеристики.
• Штатные расписания и изменения к ним.

Перечень документов, не подлежащих регистрации

В данный перечень включены документы, не подлежащие регистрации. Этот перечень может быть конкретизирован с учетом рода деятельности предприятия и доведен до секретарей-референтов, или лиц, ведущих журналы регистрации.

• Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.
• Графики, наряды, заявки.
• Сводки и информация, присланные для сведения.
• Учебные планы, программы.
• Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций, пребывания и т. д.
• Прейскуранты, прайс-листы.
• Технические условия.
• Нормы и нормативы расходов материалов.
• Поздравительные письма.
• Пригласительные билеты.
• Печатные издания (книги, журналы, бюллетени, каталоги).
• Формы статистической отчетности.
• Корреспонденция, адресованная работникам предприятия с пометкой "лично".
• Объяснительные записки.