Понятие легализация. Легализация документов. Виды легализации. Что требуется в вашем случае?! Основания для отказа в легализации

Легализация документа - это совершение ряда определенных формальных процедур для придания документу юридической силы на территории другого государства. Конечной целью процедуры легализации документа, выданного на территории одного государства, является возможность его представления в официальные органы другого государства.

Легализация документа требуется практически всегда, когда его необходимо представить в официальные органы другого государства. Это означает, что документ, выданный, например, в России, имеет юридическую силу только на территории Российской Федерации, где его можно полноценно использовать, но для его представления в официальные органы другой страны потребуется легализация.

Исключением из этого правила являются некоторые типы документов, которые не подлежат легализации, а также некоторые страны, с которыми у России заключен двусторонний договор, отменяющий требование легализации.

Легализация документа всегда осуществляется на территории только той страны, в которой он был выдан и/или оформлен.

В каких случаях легализация не требуется?

Легализация документа не требуется только в трех случаях:

• когда учреждение, в которое вы представляете документ, не требует его легализации;
• когда между Россией и государством, на территории которого вы планируете использовать документ, заключен двусторонний договор, отменяющий требование легализации;
• когда легализация документа невозможна по причине его вида/типа/характера.

Во всех остальных случаях легализация документа для его отправки за рубеж обязательна.

Виды и особенности легализации документов

Существует два основных вида легализации документов - и консульская легализация. Выбор вида легализации в каждом конкретном случае зависит от страны назначения документа, т.е. страны, в официальные органы которой он будет впоследствии представлен.

Проставление штампа "Апостиль" (иногда данную процедуру также называют "упрощенная легализация" или "апостилирование") применяется для отправки документа в страны, присоединившиеся к Гаагской конвенции от 5 октября 1961 года, отменяющей требование консульской легализации и вводящей процедуру упрощенной легализации - проставление штампа "Апостиль" .

Если же страна, в которую вы готовите документ, не является участником Гаагской конвенции, необходима консульская легализация . Это более сложная процедура, включающая в себя удостоверение документа в органах Министерства юстиции РФ, органах МИД РФ, а затем в консульстве страны назначения в Российской Федерации. При этом документ будет иметь юридическую силу на территории только той страны, отметка консульства которой на нем стоит.

Также выбор процедуры легализации может быть основан на типе документа, так как существует ряд документов, которые не подлежат ни консульской легализации, ни апостилированию. В основном это касается коммерческих документов - договоров, инвойсов, коносаментов, различных товарораспорядительных документов и других документов, связанных с внешнеэкономической деятельностью, и для них существует отдельная процедура - легализация документа в Торгово-промышленной палате РФ, а затем в консульстве страны назначения

Консульская легализация

Консульская легализация документа осуществляется для его использования на территории государства, не являющегося участником Гаагской конвенции от 5 октября 1961 года.

Данный вид легализации осуществляется в три этапа:
1. Удостоверение документа в органах Министерства юстиции РФ;
2. Удостоверение документа в органах Министерства иностранных дел РФ;
3. Удостоверение документа в консульстве страны назначения.
Только после прохождения всех трех вышеуказанных этапов документ полностью готов для представления в официальные органы страны назначения.

В большинстве случаев осуществляется консульская легализация копий документов, удостоверенных нотариально (это могут быть копии личных документов: свидетельств о рождении, смерти, заключении брака, расторжении брака, дипломов, аттестатов и пр., а также копии учредительных документов юридических лиц: уставов, учредительных договоров, свидетельств о постановке на учет в налоговых органах и пр., а также многие другие документы) или оригиналов документов, оформленных у нотариуса (например, доверенности, согласия на выезд ребенка за рубеж и т.д.).

Легализация документов в Торгово-промышленной палате РФ

В целом процедуру легализации документов в ТПП РФ используют в двух случаях: когда это является требованием организации, в которую документ впоследствии будет представляться, или когда документ не подлежит ни консульской легализации, ни апостилированию. В последнем случае желательно согласовать данный вид легализации документа с учреждением, в которое он впоследствии будет представлен.

Как правило в Торгово-промышленной палате легализуются документы коммерческого характера: договоры, инвойсы, коносаменты, сертификаты происхождения, различные товарораспорядительные документы и другие документы, связанные с внешнеэкономической деятельностью.

Данный вид легализации осуществляется в два этапа:
1. Удостоверение документа в ТПП РФ;
2. Удостоверение документа консульстве страны назначения.

Необходим ли перевод?

В большинстве стран мира, за редкими исключениями, действует универсальное правило - официальные органы принимают к рассмотрению только документы, исполненные на государственном языке своей страны. И это означает, что перевод документа потребуется в любом случае.

Однако переводить документ перед его легализацией совсем не обязательно - документ можно перевести до легализации, и легализовать его уже вместе с переводом, а можно легализовать документ "как есть", т.е. на русском языке, и перевести уже после легализации либо в России, либо в стране назначения. Выбор конкретного варианта зависит от требований, предъявляемых официальными органами, в которые документ будет представлен.

Основываясь на большом опыте легализации различных документов, Бюро переводов Translations.ru рекомендует своим клиентам и придерживается в своей работе следующих принципов:

• Консульская легализация документа осуществляется после его перевода на иностранный язык и нотариального удостоверения такого перевода, поскольку отдельные консульские учреждения зарубежных государств на территории РФ отказывают в удостоверении документа по причине отсутствия перевода на государственный язык своей страны;
• Проставление штампа "Апостиль" осуществляется на сам документ на русском языке без перевода, поскольку перевести уже апостилированный документ на иностранный язык в дальнейшем не составит никакого труда - это можно сделать как на территории России, в том числе в Бюро переводов Translations.ru, так и на территории страны назначения документа.

Популярные новинки, скидки, акции

Перепечатка, публикация статьи на сайтах, форумах, в блогах, группах в контакте и рассылках НЕ допускается

Легализация документов представляет собой ряд формальных процедур для подтверждения подлинности оригиналов и копий документов, штампов, печатей, подписей должностных лиц. Благодаря этой процедуре свидетельства и справки, выданные в одной стране, имеют юридическую силу в другой.

С некоторыми государствами Украина имеет двусторонние договорённости, согласно которым проходить легализацию не требуется. Среди них все страны постсоветского пространства, а также Венгрия , Чехия , Польша , КНР , Вьетнам , Монголия .

Если планируется воссоединение семьи или заключение брака с гражданами стран, не входящих в вышеприведённое перечисление, документы о гражданском состоянии подлежат узакониванию. Существует два основных метода: апостилирование и консульская легализация. Рассмотрим детальнее их особенности.

Основные отличия легализации документов и апостилирования

Апостилирование — упрощённая процедура подтверждения законности документов при помощи специального штампа, не требующего дальнейшего освидетельствования. Этот вид легализации признаётся всеми странами Гаагского соглашения 1961 года.

Штамп «Апостиль» имеет силу почти для всех государств Европы, а также для США , Мексики, Аргентины, Австралии, Индии и других стран. Стоит отметить, в некоторых государствах требуется апостилировать не только оригинал документа, но и его перевод. В Украине все документы о гражданском состоянии подтверждаются в Государственной регистрационной службе.

Для таких стран, как Канада, ОАЭ, Ливия, Дания , Бразилия и некоторых других, не подписавших Гаагскую конвенцию, действительна процедура консульской легализации. Существует три основных способа:

На территории страны, выдавшей документ;

В государстве, в котором его необходимо использовать;

На территории третьих стран.

Документ, прошедший процедуру узаконивания, имеет силу только в том государстве, в посольстве которого был заверен. Сама процедура является многоэтапной, дорогостоящей и более длительной, чем апостилирование.

Процедура легализации документов

Проведение консульской легализации на территории Украины для большинства стран осуществляется в следующем порядке:

Нотариальное заверение ксерокопии оригинала — необходимо только для некоторых документов.

Осуществление перевода и их нотариальное освидетельствование.

Подача документов и их переводов в Минюст и МИД Украины.

Проставление официального штампа легализации.

Передача бумаг в консульство страны, в которой планируется их использовать .

Двойная легализация необходима для консульств Объединённых Арабских Эмиратов и Китая. Процедура несколько отличается от описанной выше и подразумевает следующие шаги:

В министерство подаётся оригинал, и на нём ставится официальный штамп легализации. Затем документ возвращается владельцу.

Осуществляется перевод легализованной справки или свидетельства и его заверение у нотариуса.

Оригинал вместе с переводом повторно подаётся в министерство для проставления соответствующей отметки.

Узаконенные документы отправляются в посольство.

При подаче бумаг на легализацию нужно предоставить паспорт и заполнить заявление на осуществление этой процедуры. Кроме того, заявитель может делегировать свои права другому лицу, но при этом обязан выписать и заверить у нотариуса доверенность на личные документы.

Некоторые нюансы

Во-первых, узаконивание документов о гражданском состоянии осуществляется в местных органах Министерства юстиции. К таким относят свидетельства о браке, рождении, разводе, смерти, смене имени и т. д.

Во-вторых, документы советского образца, выданные в Украине после 1991 года, необходимо обменять на новые. Если же бумаги были выданы до распада СССР, достаточно предоставить их нотариально заверенную ксерокопию.

В-третьих, документы нового образца должны иметь печать областного управления Министерства юстиций, иначе они не будут приниматься к процедуре узаконивания.

Стоит отметить, документы, выданные другими государствами для использования в Украине, необходимо легализовать в украинском консульстве. Но прежде чем туда обратиться, их следует заверить в Министерстве иностранных дел той страны, где они выданы.

Сроки и стоимость легализации

Для многих узаконивание документов может показаться сложной и запутанной процедурой, на которую можно потратить массу времени впустую. Да, в этом деле нужно учесть множество нюансов! Чтобы оформление документов прошло быстро и без проблем, лучше обратится к опытному специалисту.

В агентстве Helpvisa работают квалифицированные сотрудники, которые с радостью помогут преодолеть все бюрократические трудности. Наши цены доступны для всех!

Название учреждения	Термин	Цена, грн
Министерство юстиции Украины	4-5 дней
	1-3 дня
Министерство иностранных дел Украины	4-5 дней
	1-3 дня
Подтверждение печатью консульства	2-10 дней

Обращайтесь к нашим специалистам уже сейчас, и не переживайте за документы!

› Легалізацыя (апастыль) / Легализация (апостиль)

Что такое легализация документа?

Легализация - это процедура подтверждения того, что документ, исходящий от властей государства или составленный при участии этих властей, соответствует законодательству этого государства. Легализация выражается в удостоверении подлинности подписи должностного лица, подписавшего документ, и печати уполномоченного государственного органа. Документ, имеющий юридическую силу на территории одного государства, но не прошедший процедуру легализации, не будет иметь юридической силы на территории любого другого государства.

Различают: Консульскую легализацию и .

К онсульская легализация заключается в подтверждении соответствия документов законодательству государства их происхождения и представляет собой засвидетельствование подлинности подписи должностного лица, его статуса, печати уполномоченного государственного органа на документах и актах с целью использования их в другом государстве.

Иностранные документы, предназначенные для использования на территории Беларуси, должны быть легализованы на территории того государства, где эти документы выданы. В этом случае документ сначала заверяется в компетентном органе государства , на территории которого выдан документ, а затем легализуется в дипломатическом учреждении Беларуси в данном государстве.

Апостиль — это один из способов легализации документов. Документ со штампом «Апостиль» действителен во всех странах, присоединившихся к Гаагской конвенции от 5 октября 1961 года (Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов). Беларусь, Франция, Португалия и Монако в числе других стран являются участниками этой конвенции.

Апостиль — это специальный штамп, удостоверяющий подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и в надлежащем случае подлинность печати или штампа, которыми скреплен данный документ. Апостиль, проставленный на документах, не требует дальнейшего заверения или легализации и признается официальными органами всех стран-участниц Гаагской Конвенции.

Апостиль проставляется на территории того государства, компетентными оргнами которого выдан апостилируемый документ. Документы, выданные во Франции, апостилируются в Аппляционных судах .

Апостиль проставляется на самом документе или на отдельном листе, скрепляемом с документом. Апостиль должен соответствовать образцу, приложенному к Конвенции. Он может быть составлен на официальном языке страны выдающего его органа. Пункты в апостиле могут быть изложены на двух языках. Заголовок апостиля должен быть на французском языке “Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)”.

Апостиль не проставляется на документах, относящихся к таможенным и коммерческим операциям, а также на документах, совершенных дипломатическими или консульскими учреждениями.

Право проставления апостиля в Республике Беларусь имеют:

• Министерство юстиции — на документах, исходящих из судов, государственного учреждения «Центр судебных экспертиз и криминалистики Министерства юстиции Республики Беларусь», Республиканского трудового арбитража, главных управлений юстиции областных, Минского городского исполнительных комитетов, ведомственных нотариальных архивов, а также от нотариусов;
• Министерство образования — на документах, исходящих из учреждений образования;
• Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции — на документах, исходящих из государственных архивов Республики Беларусь;
• Министерство иностранных дел — на всех иных видах документов, а также указанных выше документах, поступивших из дипломатических представительств и консульских учреждений Республики Беларусь либо истребованных ими.

Часто нашим гражданам при выезде за рубеж на ПМЖ, учебу или работу приходится сталкиваться с необходимостью легализации документов. Если принимающая страна не является участником Гаагской конвенции, регламентирующей проставление , то легализовать документ можно только путем консульской легализации. В данной статье представлена информация об особенностях этой процедуры.

Консульская легализация - это формальная процедура, используемая дипломатическими или консульскими агентами страны, на территории которой документ должен быть представлен, для удостоверения подлинности подписи, качества, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и, в надлежащем случае, подлинности печати или штампа, которыми скреплен этот документ. Легализация может быть осуществлена также на территории Российской Федерации.

Легализация производится с помощью штампа в форме прямоугольника размером 8 x 3 см. Заголовок штампов должен содержать текст о легализации документа либо о заверении подлинности предстоящей подписи.

Оттиск штампа проставляется на свободном от текста месте официального документа либо на его оборотной стороне и скрепляется печатью с воспроизведением Государственного герба РФ. В правом верхнем углу штампа наклеивается защитный голографический знак (голограмма).

Оттиск штампа заполняется уполномоченным сотрудником Консульского департамента или загранучреждения, при этом указывается дата легализации документа, фамилия и инициалы сотрудника, подписавшего документ.

Уполномоченные органы

При приеме документов заявителю выдается расписка, которую обязательно следует хранить до момента получения документов, так как без расписки документы не выдаются!

Сроки легализации

Если легализация осуществляется Консульским департаментом на территории РФ, то срок легализации должен составлять не более 5 рабочих дней (п. 28 Административного регламента исполнения государственной функции по консульской легализации документов).

Указанный срок увеличивается до 30 рабочих дней в случае отсутствия в распоряжении департамента образца подписи уполномоченного лица и печати органа, выдавшего документ (п. 29 Административного регламента исполнения государственной функции по консульской легализации документов).

Если легализация осуществляется загранучреждением за пределами территории РФ, то срок легализации составляет 3 рабочих дня, а при необходимости истребования образца оттиска печати компетентного органа страны пребывания, образца подписи и подтверждения полномочий на право подписи конкретного должностного лица, подписавшего представленный на легализацию документ, не должен превышать 30 рабочих дней (п. 30, п. 31 Административного регламента исполнения государственной функции по консульской легализации документов).

Основания для отказа в легализации

В легализации документов отказывается:

• если документы противоречат законодательству РФ или могут по своему содержанию нанести вред интересам России, а также если они содержат сведения, порочащие честь и достоинство граждан;
• если документ не предназначен для вывоза за границу. К таким документам относятся трудовые книжки, военные билеты, удостоверения личности.

Отказ в исполнении государственной функции может быть осуществлен как в устной, так и в письменной форме, который выдается по письменному требованию заявителя. Срок подготовки ответа и направления его заявителю установлен в пределах 30 дней. Отказ в совершении легализации можно обжаловать в следующем .

При легализации документов за пределами РФ отказ в легализации возможен, если документы противоречат законодательству РФ или страны пребывания, если они могут по своему содержанию нанести вред интересам России или содержат сведения, порочащие честь и достоинство российского гражданина (п. 84 Административного регламента исполнения государственной функции по консульской легализации документов).

Выдача документов

Легализованные документы выдаются заявителю только при предъявлении им расписки о приеме документа.

В случае отказа в легализации, заявителю возвращаются документы без легализации и письменный отказ, в случае его готовности к моменту выдачи документов.

В заключение

Как следует из всего вышесказанного, процедура консульской легализации документов не представляет особых трудностей. Для этого необязательно обладать специальными познаниями и, соответственно, нет необходимости обращаться за платными услугами к юристам. Надеемся, что данная статья поможет сэкономить вам время и деньги.

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter