Обложка на личное дело. Как оформить личное дело сотрудника бюджетной организации. Образец описи документов в личном деле работника

Все люди в мире хотят быть счастливыми. И для счастья нам часто не хватает близкого человека рядом. Но часто случается так, что много людей ходит одинокими.

Возможно, они были уже в паре и были отношения, но по каким-то причинам расстались. Возможно, боятся делить свою свободу с кем–либо, и поэтому одиноки. Давайте же разберемся в причинах одиночества, и кто чаще становится инициатором разрыва отношений, если они были. Как считают мужчины, чаще распадаются пары из–за прекрасной половины человечества, а именно из-за девушек. Почему же они так считают?

1. Вы одиноки, потому что страдаете

Многие девушки постоянно куда-то спешат. Ходят с хмурым лицом, забывая об улыбках. А потом жалуются своим подругам «не могу найти парня, что делать» . Да на таких девушек посмотришь, не то, что отношений не захочешь, элементарно заговорить побоишься. Кому приятно общаться с девушками, которые ходят, будто на жизнь обижены, оденут на свои лица маску печали и бегут, бегут, бегут куда-то, а потом хотят, чтобы с ними знакомились.

Чаще причиной страданий девушек становится очевидная ерунда: неблагоприятный день по гороскопу, зависть подругам, которые, наконец- то, обрели свое счастье, кто-то замуж вышел, кто-то мамой стал, а ты как была одинокой так и остаешься ей. Почему же у ваших подруг получилось найти пару, а у вас нет? Да потому, что мужчины любят открытых девушек. Открытых к общению, с открытой душой, с прекрасным чувством юмора, умеющих шутить и поддерживать разговор с собеседником. Девушки сами себе выдумывают проблемы, и от них же страдают.

Встречаются мужчины, которые все же пытаются разговорить таких девушек, вывести их на контакт. Заставляют хотя бы просто улыбнуться, но сталкиваются всё с той же угрюмой, закрытой дамой, у которой, можно подумать, нет ничего хорошего в жизни. Если вы не хотите дарить окружающим свою улыбку, то мужчинам будет еще труднее заставить вас это сделать. Дорогие девушки, вы сами портите себе жизнь, портите настроение, закапываетесь с головой в свои выдуманные проблемы, надо быть открытыми и искать в жизни яркие моменты, а не усугублять ее еще больше.

2. Вы одиноки потому, что слишком многого требуете

Следующая причина одиночества девушки, вы предъявляете слишком много требований к мужчине. Вы для себя уже определили, какой человек для вас будет идеальным вариантом: должен иметь квартиру, машину, хорошо зарабатывать, возить в теплые страны чуть ли не каждые выходные. Но мало кто из вас думает о его внутренних качествах, чтобы был добрым, открытым, общительным, с хорошим чувством юмора, который бы поддерживал вас во всем. А есть и такие девушки, которым нужен мужчина со всеми вышеперечисленными критериями. Чаще такие запросы предъявляют девушки с эффектной внешностью, и хотят чтобы мужчины соответствовали их статусу.

А что вы можете дать им в замен, кроме вашей красивой внешности? Деньги они сейчас есть, а завтра нет. Любому мужчине нужна надежная девушка, которая не убежит к другому, с более набитыми карманами, при первых проблемах. И на фоне этого, молодые люди с осторожностью знакомятся с девушками, они лучше выберут объектом для общения «серую мышку» , у которой не будет таких завышенных запросов, которые создадут тепло и уют в доме, в случае того, если ей предложат создать семью.

3. Вы одиноки потому, что страстно хотите замуж

Третья Причина женского одиночества вы бредите замужеством. Как только вы немного пообщаетесь с противоположным полом, вы уже думаете о совместном быту, как хозяйничаете у него в квартире, мечтаете о том, кто будет готовить, сколько у вас будет детей. Вы мечтаете выйти замуж и, чтобы ваша семейная жизнь была не хуже ваших подруг.

Вам не важно, есть ли с собеседником что-то общее. Любители ли вы одинаковые блюда или нравятся одни и те же фильмы, вы заняты мечтами о вашем совместном будущем. Одной из основных причин одиночества в жизни девушки, является то, что они хотят выйти скорее замуж и нарожать детей, чтобы мужчина никуда уже не делся. Вы не можете понять, почему большинство выбирают простых девушек из общей массы. Да потому, что таким девушкам, прежде всего, интересен сам человек, и они не строят Наполеоновских планов о дальнейшей жизни с ним, они живут сегодняшним днем, и на данный момент просто наслаждаются общением. С такими девушками легко по жизни, и они воспринимают мужчину таким, какой он есть. Им не важно, есть у тебя миллионы или нет, какая у тебя машина, и есть ли она вообще, им важно то, что ты просто рядом. Все это наживное, и если человек уверен в своей партнерше, знает, что она никуда не уйдет и будет всегда рядом, несмотря на ваши жизненные трудности, то он горы свернет и добьется всех этих благ. И денег полные карманы, и машины дорогущие. А потом на горизонте появляются такие девушки как вы, которые хотите жить на всем готовом, но при этом не готовы отдавать что-либо взамен. Поэтому и ходите одинокими.

4. Вы одиноки потому, что все усложняете

Есть много девушек и женщин, которые вечно чем-то недовольны. Мужчинам нравится небольшое усложнение ситуации, но они терпеть не могут постоянный вынос мозга. Если не позвонил, когда обещал, не надо кидаться на него истериками, усугублять ситуацию, бежать к гадалкам, жаловаться подругам, о том какой он негодяй, что не позвонил в обещанную секунду. Если не позвонил, значит не было возможности, и перезвонит вам, как только сможет. Чем копаться в себе, разбираться почему вокруг все именно так, почему все так плохо, почему такие соседи у вас ненормальные, лучше займите себя любимым делом. Не надо ныть, жаловаться и плакаться подругам о своих проблемах, которые вы сами себе выдумали. Если смотреть на жизнь проще, то ничего глобального не произойдет, если ваш любимый человек забыл вас поздравить с праздником, не перезвонил или забыл о дне рождения вашей собачки. После этого вы заявляете, что настоящих мужчин осталось очень мало, потому, что они вас не понимают и не могут принять ваш внутренний мир. Какой нормальный мужик будет вдаваться в подробности ваших загонов в любой мелочи?? Вот мы и рассмотрели еще одну из причин женского одиночества.

5. Вы одиноки потому, что не любите секс.

Многие девушки и женщины, собираясь на свидание, готовятся к продолжению общения, но уже в более интимной обстановке. И если в кафе или в ресторанах платит мужчина, то она готовится расплатиться с ним собой. Это пятая и не менее серьезная причина одиночества девушек. И чтобы проявить на мужчину впечатление, и тем самым подтолкнуть его к продолжению, девушка делает акцент на яркой внешности, надевает платье с вырезом чуть ли не до живота, и по длине еле прикрывающую ее пятую точку, тем самым показывая свои стройные ноги. Согласитесь, ни один нормальный мужик не устроит перед такой эффектной дамой. Его физиология, конечно же, возьмет верх, и он захочет увидеть какая же вы в постели. Но часто происходит так, что девушка внешне очень привлекательна, а доходит дело до секса, ведет себя как бревно, боясь попробовать новые варианты, считая, что секс это дело мужское, а твое дело только лежать. Но ведь все мы знаем, что секс – действие обоюдное, доставляющее удовольствие обоим партнерам, когда страсть сжигает обоих чуть ли не до тла, а какая может быть страсть, если работает только мужчина? И на следующий день, распрощавшись с ним, женщины «А почему он не перезвонил» . Так чтобы, человек тебе перезвонил нужно сделать так, чтобы мужик ждал следующей встречи с тобой, считал дни и минуты, чтобы увидеть тебя и испытать снова, то ощущение легкости, когда находитесь вдвоем. Зачем он будет тратить время на такую, как ты, которая не любит секс.

Женщины не желают познавать в сексе что – то новое, пробовать новое, испытывать новые ощущения. Мужчинам не нужны легкодоступные дамы, им не интересно, какие они у вас по счету, им нужно, чтобы их хотели. Это должно отражаться у девушек в глазах, вы должны уметь разжигать огонь внутри мужчины. Взглядом, прикосновениями, танцами или элементарно красивым бельем, не важно, важно, чтобы у мужика в голове были только вы и мысли о вас. Мужчина должен знать и чувствовать, что его хотят и любят.

Мир мужчин так устроен, их нужно уметь заводить. Если у него нет секса в жизни, он начинает смотреть порно и эротику, и это нормально. А вы, милые дамы считаете его извращенцем, наткнувшись на фильмы подобного содержания, и комплексуете заниматься сексом при включенном свете. Потом опять же жалуетесь своим подругам, что вы одиноки и не можете себе найти парня.

6. Вы одиноки, потому что дуры.

Еще одна из причин женского одиночества – девушки перестали читать книги и черпать оттуда знания, им намного интереснее почитать посты в социальных сетях, посмотреть тупые программы типа Дом 2, и тупеть вместе с ними. С такими дамами даже поговорить не о чем, не обсудить ситуацию в стране. Просто потому, что их мозг стал размером с орех. Их интересует только, откуда у Маши появилась новая шуба за 100 000, или на какие средства Катя увеличила себе грудь до 4 размера. Вот и все интересы в жизни. Мужчинам нравятся начитанные и умные девушки, постоянно развивающиеся и познающие что – то новое в жизни. Не обязательно это ботанички с очками на все лицо, это может быть милая девушка, читающая множество книг и каждый раз черпающая оттуда для себя что – то новое. С такими девушками всегда найдется тема для общения, и ты будешь уверен, что она сможет поддержать беседу. А о чем говорить с гламурными куклами? Которые только и делают, что обсуждают происходящее вокруг них: кто, с кем, когда, на что. Вот список, интересующих их вопросов.

7. Вы одиноки потому, что не желаете развиваться.

Следующая причина одиночества в жизни девушки в том, что они не хотят развиваться. В частности это происходит после замужества, когда девушка становится мамой. Многие девушки перестают за собой следить, уделять время как внешности, так и знаниям. Она посвящает все свое время ребенку. Но ребенок, особенно когда маленький, большую часть времени проводит во сне, неужели так трудно привести себя в порядок, сделать красивую прическу, а не пучок на голове. Сделать легкий макияж, заняться фигурой, чтобы вернуть телу былые формы. Сейчас все в доме автоматизировано: стиральные машинки, роботы-пылесосы, посудомойки, мультиварки. Благодаря этой всей электронике времени на себя появляется достаточно. Да и вашему мужу будет приятно не только покушать, приготовленную вами еду, но и увидеть прежнюю девочку, в которую влюбился. Да иногда лень за собой ухаживать, но если вы хотите привлекать внимание на свою персону, вы обязаны постоянно работать над собой. В вашей жизни появляется только один интерес - это дом, быт и ваш ребенок. Вы перестаете опять же веселиться и улыбаться, загружаете себя бытовыми проблемами, вместо того, чтобы просто радоваться жизни. Потом вы, милые дамы, удивляетесь почему мужчины ищут вам замену и уходят к другой более привлекательной барышне, да потому, что те следят за собой и не ленятся потратить час – полтора на улучшение своей внешности и тела, и любят жизнь. Те девушки, которые умеют веселиться выглядят намного привлекательнее, чем девушки с кучей косметики на лице. Косметика смоется, а душа нет.

8. Вы одиноки потому, что не умеете нас любить.

Последняя из причин женское одиночества, не мало важная предыдущих семи. Большинство девушек жалуются на одиночество в отношениях, не умея отдавать своему партнеру что – то взамен. Многие говорят, что их не любят, а тупо используют. Вас не любят, потому, что вы сами не умеете любить и отдавать любовь. Мужчина, возвращаясь домой, должен видеть, что его приходу рады. Уходя на работу утром приготовят завтрак, поцелуют перед уходом. В этом и проявляется забота о близком человеке. Так же женщина должна давать понять любимому, что он для нее самый – самый, уметь выслушать, подбодрить, если проблемы на работе, приласкать, успокоить.

Мужчина и так приходит с работы вымотанный и уставший, а дома еще жена мозг выносит своими истериками по поводу и без. Какому мужику это понравится? Приходя с работы, он хочет покоя и ласки, а не выслушивать, как орет его любимая.

Вывод:

Вокруг полно красивых девушек, но красивые они только внешне, а внутри нет ничего кроме злобы от того, что вы одиноки и от этого ревете по ночам в подушку. И большинство считает, во всем виноваты мужчины, потому, что они вас красивых не любят, и вы не можете понять, что же в вас не так. Только, что мы разобрались в причинах женского одиночества, и пришли к выводу, что главное не красивая обертка, а душевная «начинка» .

Обязанность вести личные дела (ЛД) сотрудников лежит не на всех предприятиях. Согласно статье 42 Федерального закона № 79 от 27.07.2004, собирать такой пакет документов обязаны все государственные и муниципальные предприятия. Что касается, частных организаций, то они сами решают, заводить ли ЛД на работников. На практике большинство организаций и предпринимателей собирают информацию о сотрудниках, поскольку это позволяет систематизировать сведения о кадрах.

Личное дело сотрудника, требования к его оформлению

Существующее законодательство не регламентирует порядок ведения ЛД. Поэтому рекомендуется разработать положение, в котором будут оговорены детали формирования, ведения и хранения этого пакета документов, его состав и круг лиц, имеющих доступ к нему. За основу этого локального нормативного акта можно взять Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».

Документы, подлежащие включению в ЛД, можно условно поделить на три категории:

• представляемые и формируемые при поступлении на работу:
  • копии паспорта, СНИЛС, ИНН, военного билета, диплома, сертификатов, аттестата;
  • анкеты и резюме;
  • рекомендации и характеристики с предыдущих мест работы;
  • медицинские справки;
  • заявление о приеме на работу;
  • трудовой договор;
  • копия приказа о приеме на работу и т. д.;
• возникающие во время трудовой деятельности:
  • должностная инструкции;
  • копии свидетельства о браке, разводе, рождении ребенка, установлении инвалидности;
  • дополнительные соглашения к трудовому договору;
  • справки о медосмотрах;
  • копии приказов о переводе, повышении, снятии дисциплинарного взыскания и т. п.;
  • копия трудовой книжки;
  • аттестационные листы, копии свидетельств о повышении квалификации и т. д.;
• связанные с прекращением трудового договора:
  • заявление об увольнении;
  • копия приказа об увольнении.

Оформление и хранение

За оформление и ведение ЛД обычно отвечает сотрудник отдела кадров. В его обязанности входит формирование дела, заверка копий, хранение, ведение описи, внесение и изъятие документов и т. д. Процесс сбора сведений о подчиненном начинается с момента его приема на работу и продолжается в ходе всей его трудовой деятельности. Каждое дело хранится в отдельной папке, на титульном листе которой должно быть указано:

• название организации;
• Ф.И.О. работника;
• структурное подразделение, в котором занят сотрудник;
• номер ЛД;
• дата начала и окончания его ведения;
• количество листов (не больше 250);
• срок хранения.

На обложку папки приклеивается опись документов. В нее вносятся сведения о внесении и изъятии бумаг из дела. Бланк описи разрабатывается самостоятельно или же используется форма, утвержденная для государственных предприятий.

Опись личного дела сотрудника, образец оформления — 2019

Правила ведения ЛД должны быть разработаны на предприятии, но по общему правилу, все бумаги в папке должны размещаться в хронологическом порядке.

Поскольку ЛД содержат персональные данные работника, наниматель обязан обеспечить соответствующие условия хранения. Папки с делами должны содержаться в металлических шкафах, закрывающихся на ключ в защищенных от сырости и огня помещениях. Доступ к документам может иметь только ограниченный круг лиц, оговоренный в специальном положении.

Большинство кадровых официальных бумаг нужно хранить в течение 75 лет. Следовательно, этот срок распространяется и на дела сотрудников. Если компания прекратила свое существование, бумаги передаются в архив. Согласно пункту 3.7.25 «Основных правил работы архивов организаций», одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, ЛД работников передаются в архив не позднее чем через 3 года после окончания делопроизводства по ним.

Чтобы зафиксировать все бумаги, подшитые в деле, заполняется внутренняя опись документов дела. Этот бланк нужен для грамотного учета и архивирования. Заполняется форма в соответствии с рекомендациями Росархива. Их соблюдение обязательно для муниципальных учреждений, частным компаниям также советуется их придерживаться. В конце статьи можно скачать образец внутренней описи.

Внутренняя опись представляет собой перечень с указанием основных реквизитов бланков, входящих в папку, или личное дело работника. Эта форма используется кадровым отделом организации.

Как выглядит образец заполнения документа? Вначале прописывают заголовок. Далее вносят информацию о работнике, информация о котором будет храниться в личном деле. Также указывают название предприятия, с которым заключен трудовой договор.

Непосредственно в самой таблице отражены следующие сведения:

1. Порядковый номер документа.
2. Регистрационный индекс.
3. Дата составления.
4. Заголовок.
5. Номера листов дела.
6. Дополнительные отметки (например, состояние документа, в случае изъятия или возврата - причины, прочие примечания).

Под сводкой вписывают число отдельных наименований в деле. К примеру, если вся папка состоит из одного многостраничного документа, в строке «Итого» так и будет указано: 1 документ. Внизу бланка ставится подпись заполнившего сотрудника, обязательно с расшифровкой.

Правила оформления описи

Количество листов внутренней описи документов личного дела строго не регламентировано и зависит от объема. Для небольшой папки может быть достаточно одностраничной формы. Если же опись включает несколько листов, их следует пронумеровать.

В основном форма готовится в одном экземпляре и вкладывается в дело.

Важно! Если сотрудник просит предоставить ему копию внутренней описи документов, отказать ему работодатель не вправе.

• отсутствие ошибок и исправлений;
• внесение только достоверной и точной информации;
• хранение вместе с личным делом (можно либо прикрепить к обратной стороне первой обложки, либо просто вложить в папку).

Для бланка можно использовать как простой лист формата А4, так и фирменный бланк организации. Допускается его заполнение от руки. Однако в большинстве случаев удобнее воспользоваться компьютером.

Где взять бланк для заполнения

Единого образца внутренней описи документов дела, обязательного для применения во всех организациях, не существует. Если сотрудников немного, в некоторых фирмах бланк формируется для каждого нового дела. Однако при большом количестве работников такой вариант вряд ли подойдет. Предпочтительно создать фирменный образец и утвердить его в учетной политике компании.

Напомним, какие сведения должны содержаться в бланке:

• название организации;
• данные сотрудника, на которого оформлено личное дело: его ФИО и должность;
• список вложенных бумаг, выполненный в виде таблицы;
• количество отдельных наименований, включенных в личное дело.

Стоит отметить, что перечень бумаг в личном деле постоянно меняется. Какие-то документы добавляются в папку, другие изымаются. Все подобные корректировки следует своевременно отражать в описи и указывать день, когда эти изменения произошли. При изъятии документа также вносятся причины и лица, затребовавшие его на руки.

В основном, в опись личного дела работника включают трудовые книжки, договора, сертификаты о полученном образовании или пройденных курсах. Туда же вкладывают заявление с просьбой принять на работу, личную карточку, автобиографию и характеристики. Также стоит вносить туда копии приказов в отношении работника, поощрения, информацию о научных достижениях, должностную инструкцию и сведения, затрагивающие вопросы охраны труда и безопасности.

Кто ответственен за ведение личного дела

Основное требование к сотруднику, который будет заниматься составлением внутренней описи, — владение информацией о порядке ее заполнения. В зависимости от масштабов предприятия, эти обязанности могут поручаться:

• кадровому специалисту;
• руководителю организации;
• секретарю.

Чаще всего на крупных предприятиях составление внутренней описи поручается кадровикам. Ведение дел - обязательство кадрового отдела, поэтому и дополнение к нему поручается им.

Стоит заметить, что на этих работников возложена ответственность за хранение бумаг, обозначенных в описи. В судебной практике встречаются случаи обращений в суд в связи с утерей предоставленных в кадровую службу документов.

К каким делам требуется прилагать опись

На самом деле от кадрового отдела не требуется составлять опись ко всем делам. Этот документ по содержанию напоминает оглавление книги. Его составляют:

• к личным делам;
• к делам, которые требуют полного оформления: со сроком хранения более 10 лет либо к тем, которые находятся в архиве бессрочно.

В трудовой практике имеет место увольнение работника. В такой ситуации выдача ему на руки личного дела не допускается. Папка передается на хранение в архив. Если в описи остались пустые строки, они перечеркиваются. С увольнением ведение личного дела прекращается, а значит, вносить пометки во внутреннюю опись не имеет смысла.

Как правило, личные дела работников заводятся в первую очередь на:

1. Работников, которые являются членами руководства предприятия, то есть на самого руководителя, его зама или помощника, руководителя структурного подразделения и так далее.
2. Служащих предприятия, на которых возложена материальная ответственность – это бухгалтер, главбух, заместитель главбуха и так далее.

Но многие частные компании занимаются ведением личных дел всех работников предприятия независимо от их ранга, выполняемой ими работы и статуса. Поскольку личное дело работника считается очень удобным источником информации о каждом сотруднике, ведь в одной папке собраны все документы касательно каждого работника. Это и копии личных документов сотрудников, приказы, которые относятся к этому работнику и многие другие документы.

Формирование личного дела работника.

Формирование личного дела работника нужно для того чтобы упорядочить группировку документированной информации о данном сотруднике, которая передается им работодателю вовремя приема или же перевода на соответствующую должность. Ведением личных дел работников должен заниматься сотрудник кадровых органов или же специально уполномоченное лицо. Формирование личного дела работника начинается непосредственно с момента принятия его на предприятие.

Документы для личного дела работника.

В личном деле работника группируются следующие виды документов:

1. Анкета или личный листок по учету кадров.
2. Дополнеия к анкете или личному листку.
3. Автобиография.
4. Второй экземпляр трудового договора.
5. Копии документов об образовании.
6. Для материально ответственных лиц предусмотрен договор о материальной ответственности.
7. Рекомендационное письмо.
8. И так далее.

В момент формирования личного дела работника так же производится и оформление личного дела работника. Для этого личному делу работника присваивается порядковый номер, заполняются соответствующие позиции на корешке личного дела и на лицевой обложки, а также в личное дело должна быть обязательно вложена внутренняя опись.

Ведение личных дел работников происходит до тех пор, пока работник работает в компании. В ведение личных дел работников входит:

1. Ведение записей, которые относятся к соответствующим разделам личного дела.
2. Помещение документов, которые должны храниться в личном деле.
3. Изъятие ненужных документов.
4. Переодическая проверка состояния данного вида документа на предмет сохранности включенных находящихся в нем документов.

Хранение личных дел работников.

Хранение личных дел работников нужно для того чтобы быстро и безошибочно найти личные дела всех сотрудников предприятия, обеспечивая тем самым их сохранность и обеспечение конфиденциальности сведений касательно каждого работника. Личные дела сотрудников должны храниться кадровыми службами отдельно от остальных дел.

Оформление личных дел работников при передачи их в архив производят кадровые службы. В данную процедуру входит:

1. Подшивка.
2. Уточнение порядка нумерации листов дела.
3. Составление листа – заверителя.
4. И так далее.

Вести личные дела сотрудников по закону обязательно только в государственных и муниципальных организациях. Закон же определяет и требования к их оформлению. Но практическая польза от такого документа будет в любой организации. Поэтому многие для удобства сбора, обработки и хранения информации предпочитают вести персональные дела всех работников или отдельных категорий. Разберем эту тему подробнее.

Нормативная база

Прежде всего следует разработать локальный нормативный акт (положение или инструкцию по ведению ЛД), в котором прописываются правила и требования к оформлению, содержанию, ведению, хранению личных дел и т. д.

При составлении личного дела сотрудника требования к его оформлению регламентированы следующими НПА:

1. Трудовой кодекс РФ (глава 14).
2. ФЗ от 27.07.2006 № 152 «О персональных данных».
3. ФЗ от 22.10.2004 № 125 «Об архивном деле в РФ».
4. «Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.
5. ГОСТ Р 6.30-2003, принятые Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст (с 01.07.2018 прекращает свое действие в связи с введением Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденного Приказом Росстандарта от 25.05.2017 № 435-ст).
6. Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения».

Работая с персональными делами, важно помнить, что они содержат персональные данные, а соблюдение требований по их защите — обязанность работодателей. За нарушение этих положений виновные лица могут привлекаться как к дисциплинарной, материальной, так и гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности.

Также можно обратиться к нормативным документам, регламентирующим кадровую работу в данном направлении в госструктурах, которые могут помочь в разработке ЛНА:

• Федеральный закон от 27.07.2004 № 79;
• Федеральный закон от 02.03.2007 № 25;
• Указ Президента РФ от 01.06.1998 № 640;
• Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609.

Правила ведения и оформления

В бюджетных и коммерческих организациях личные дела могут вестись на всех сотрудников либо выборочно. Например, только на руководителей или на руководящий состав и материально ответственных лиц и т. д.

Оформлением, ведением и хранением дел, как правило, занимаются кадровые службы. Данная ответственность закрепляется за ними приказом руководителя. Как правильно оформить личное дело сотрудника (образец), можно посмотреть ниже.

Обязательно утверждается список лиц, кому разрешается доступ к персональным делам: к ознакомлению с материалами и получению их во временное пользование для выполнения определенной работы.

По определению ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку». Соответственно, оформление личного дела сотрудника, образец по ГОСТу, — это, условно говоря, папка, в которую подшиваются,бумаги, содержащие сведения о работнике, о его трудовой деятельности и стаже.

Формирование дела начинается с момента приема сотрудника на работу. Оно ведется в единственном экземпляре. На каждого сотрудника заводится отдельная папка. Информацию внутри дела размещают в хронологическом порядке. Если в деле хранятся копии личных документов работников, они должны быть соответствующим образом заверены. Как правило, к личному делу приобщаются все материалы, связанные с трудовой деятельностью работника. Их условно можно разделить на три группы. Документы, связанные с:

• оформлением на работу (согласие на обработку персональных данных, анкета, копии документов об образовании, различные справки, трудовой договор, приказ о приеме, договоры материальной ответственности, о неразглашении конфиденциальной информации и др.);
• собственно самим трудовым процессом (дополнительные соглашения к трудовому договору; приказы о перемещениях, поощрениях, наложении дисциплинарных взысканий, присвоении категорий; справки (заключения) периодических медицинских осмотров (обследований); аттестационные листы; уведомления; копии документации о повышении квалификации и т. д.);
• увольнением (заявление об увольнении; приказ об увольнении).

Ведение дела подразумевает: внесение в учетные документы записей обо всех изменениях в анкетно-биографических данных и трудовой деятельности, приобщение поступающих материалов и их изъятие, выдача сведений и заверение копий, заполнение внутренней описи, периодическая проверка состояния дел, закрытие и передача в архив и т. д.

Личные дела подлежат учету и регистрируются в соответствующем журнале. Его форму можно разработать самостоятельно. Чаще всего в графы заносятся номера дел, даты их заведения, заголовки, даты закрытия.

Личное дело сотрудника: образец оформления 2019 года

Внутренняя опись

Одновременно с формированием дела оформляется внутренняя опись, которая составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Опись составляется по форме, приведенной в Приложении 10 Основных правил работы архивов организаций, и заполняется на протяжении всего времени его ведения.

Сколько хранить и где

В отделе кадров дела сотрудников хранятся в течение всего периода их работы в организации. Для этих целей оборудуется специальное место, исключающее доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или утраты. Обычно это запираемые сейфы или металлические шкафы либо помещения.

Когда сотрудник увольняется, личное дело закрывается. Дело закрыто — это значит, что оно полностью оформлено и прошито. При этом вначале подшивается внутренняя опись с итоговой записью о количестве в нем листов и документов, а в конце — лист-заверитель. На титульном листе указывается дата закрытия дела (дата увольнения) и срок его хранения, который начинает исчисляться с 1 января года, следующего за годом закрытия.

Личные дела уволенных хранятся в организации в течение трех лет, затем сдаются в архив. Если дело создано после 2003 года, то срок его хранения составляет 50 лет, если ранее — то 75 лет (ст. 22.1 ФЗ от 22.10.2004 № 125). Если в личном деле подшиты документы с разными максимальными сроками хранения, то все дело хранится по старшему сроку.