Как оформить временное исполнение обязанностей главного бухгалтера. Самые важные изменения этой весны! Кто обязан составлять должностные инструкции

ВОПРОС: Наш главный бухгалтер собирается уйти в очередной ежегодный отпуск на 24 к.дн. На предприятии работает еще один бухгалтер, на которого руководитель намерен на период отсутствия главбуха временно возложить исполнение его обязанностей, в частности, подписывать налоговую отчетность, банковские документы и пр. Объясните, пожалуйста, как правильно это оформить, надо ли уведомлять Налоговую?

ОТВЕТ: Для того чтобы исполнение обязанностей временно отсутствующего главбуха поручить другому работнику, следует издать соответствующий приказ (распоряжение) руководителя предприятия, сделать временную карточку с образцом подписи соответствующего работника для банка, а также уведомить контролеров. Далее - подробнее…

Как поручить исполнение обязанностей отсутствующего работника

На случай временного отсутствия работника (во время болезни, отпуска, командировки и т.д.) существуют две возможные формы организации труда:

1) временное заместительство (замещение);

2) исполнение обязанностей временно отсутствующего работника.

Работник, замещающий временно отсутствующего работника, освобождается от исполнения обязанностей по основному месту работы. В частности, ему доплачивают разницу между его фактическим окладом и окладом работника, которого он замещает (п. 1 разъяснения Государственного комитета Совета Министров СССР по вопросам труда и заработной платы и Секретариата ВЦСПС «О порядке оплаты временного заместительства» от 29.12.1965 г. № 30/39).

Работник, исполняющий обязанности отсутствующего работника, не освобождается от своей основной работы. Ему осуществляют доплату, размер которой определяется в приказе по предприятию о поручении работнику исполнять обязанности временно отсутствующего работника (с учетом положений коллективного договора) (ст. 105 КЗоТ, п. 1 Инструкции № 53-ВЛ, письмо Минтруда от 02.12.2005 г. № 9942/0/14-05/018-17).

Правда, в письме от 21.07.2011 г. № 590/13/84-11 Минсоцполитики подчеркивает :

«Исполнение служебных обязанностей временно отсутствующего работника, когда это связано с распорядительными функциями, работником, работающим на том же предприятии, в учреждении, организации, - является временным заместительством» .

Посему из этого следует, что исполнение рядовым бухгалтером обязанностей главного как руководителя отдела (то есть по более ответственной должности) необходимо оформлять именно как временное заместительство (замещение). Но при этом возникает вопрос: кто будет исполнять обязанности рядового бухгалтера, ведь во время заместительства он освобождается от их исполнения?

Брать дополнительную штатную единицу по срочному трудовому договору, согласитесь, тоже не выход… Мы, со своей стороны, придерживаемся позиции, что все же при подобных обстоятельствах возможны обе формы организации труда. В конце концов, действующее законодательство никаких ограничений по этому поводу не устанавливает. Нет в нем и норм, которые бы обязывали исполнение обязанностей отсутствующего работника по более ответственной должности оформлять только как временное заместительство.

Таким образом, мы считаем, если вы пожелаете, то вправе выбрать такую форму организации труда, как исполнение обязанностей временно отсутствующего работника .

Документальное оформление

Исполнение обязанностей временно отсутствующего главного бухгалтера возлагается на другого работника на основании приказа (распоряжения) руководителя предприятия . Изданию такого приказа может предшествовать представление (ходатайство, докладная или служебная записка) главного бухгалтера с указанием предлагаемой кандидатуры на данную должность.

Выбирая среди работников лицо, которое в дальнейшем будет исполнять обязанности главбуха, следует учесть уровень знаний и профессиональной подготовки такого лица - их должно быть достаточно, чтобы справиться с выполнением дополнительной и ответственной работы. Кроме того, накануне отпуска главбуха советуем оформить акт приемки-передачи дел от главбуха к бухгалтеру, который будет исполнять его функции, и обязательно ознакомить последнего с должностными обязанностями главбуха.

В общем случае исполнение обязанностей временно отсутствующего работника допускается только с согласия работника . Исключением является ситуация, когда непосредственно должностной инструкцией предусмотрено исполнение обязанностей другого работника на время его отсутствия. В такой ситуации данные обязанности относятся к трудовой функции работника и исполняются без издания отдельного приказа и без доплаты (соответствующее разъяснение размещено на официальном веб-сайте Управления Гоструда в Кировоградской области (далее - Разъяснение Управления Гоструда в Кировоградской области)).

Работник дает свое согласие на исполнение обязанностей главбуха путем проставления отметки о согласии в проекте приказа руководителя или, скажем, путем написания заявления (см. образец 1 ). Затем руководитель предприятия издает соответствующий приказ (см. образец 2 ).

Образец 1

Образцы 1 и 2 публикуются на языке оригинала

Образец 2

ТОВ «Іділія» НАКАЗ 11.08.2017 р. м. Київ № 10/2017-к Про виконання обов’язків тимчасово відсутнього головного бухгалтера Олексієнко Т. Д. НАКАЗУЮ: 1. Покласти на ОЛЕКСІЄНКО Тамару Дмитрівну, бухгалтера, за її згодою, виконання обов’язків головного бухгалтера, Купчик Т.К., на період перебування її у щорічній відпустці з 14 серпня 2017 року по 07 вересня 2017 року з доплатою 50% від посадового окладу головного бухгалтера. 3. Інспектору з праці Скороход О. В. ознайомити Олексієнко Т. Д. із посадовими обов’язками головного бухгалтера. Підстава: 1. Заява Олексієнко Т.Д. від 10.08.2017 р. 2. Службова записка головного бухгалтера Купчик Т.К. від 07.08.2017 р. Директор Оніщук С.І. Оніщук З наказом ознайомлені: Олексієнко Т. Д. Олексієнко (11.08.2017 р.) Купчик Т. К. Купчик (11.08.2017 р.) Скороход О. В. Скороход (11.08.2017 р.)

Кстати, в приказе (в приложении к нему) можно определить перечень функций, которые временно должен исполнять работник. Ведь последнему не обязательно (а зачастую и невозможно) поручать все без исключения обязанности главного бухгалтера.

Может ли руководитель принять решение о возложении на работника дополнительных обязанностей в одностороннем порядке?

Данные действия, на наш взгляд, следует рассматривать как изменение существенных условий труда. Посему работника следует предупредить о предстоящих изменениях не менее чем за два месяца (ст. 32 КЗоТ). С этой целью, например , можно заранее оформить проект приказа о возложении обязанностей главбуха, ознакомив с ним работника под подпись.

Далее, по истечении двух месяцев (или большего срока), издают приказ, согласно которому непосредственно возлагают на работника дополнительные обязанности. Если работник напишет заявление об отказе исполнять данные обязанности, появляются основания для его увольнения по п. 6 ч. 1 ст. 36 КЗоТУ (отказ от продолжения работы в связи с изменением существенных условий труда).

Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника в табеле учета использования рабочего времени не отражается , поскольку осуществляется в течение рабочего времени наряду с исполнением обязанностей по основной должности. Записи об исполнении данных обязанностей в трудовую книжку и личную карточку № П-2 также не вносятся. Исполнение обязанностей другим работником прекращается в день выхода на работу работника, обязанности которого исполнялись. Отдельный приказ о прекращении исполнения обязанностей не издается (Разъяснение Управления Гоструда в Кировоградской области).

Организация работы при отсутствии главбуха

С первого дня отпуска до выхода на работу главного бухгалтера все его обязанности (если иное не предусмотрено приказом) исполняет работник, на которого они возложены вышеприведенным приказом. Это касается и организационно-распорядительных функций как начальника отдела бухгалтерии, и исполнительных (к примеру: составление и подписание отчетности, первичных документов, участие в проведении инвентаризации и др.). Вместе с тем работник (в рамках порученных ему обязанностей) будет нести бремя ответственности главбуха, в частности, за нарушение законодательства.

Отметим : как следует из разъяснения специалистов ГФСУ, размещенного в подкатегории 119.06 системы «ЗІР», в случае назначения временно исполняющего обязанности главного бухгалтера контролерам необходимо подать заявление по форме № 1-ОПП с отметкой «Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку» .

Напомним , что данное заявление представляется в 10-дневный срок со дня возникновения изменений в учетных данных налогоплательщиков (п. 9.3 р. ІХ Порядка учета плательщиков налогов и сборов, утвержденного приказом Минфина от 09.12.2011 г. № 1588). В нашем случае 10-дневный срок следует отсчитывать с первого дня отпуска главного бухгалтера (то есть со дня, с которого его обязанности приказом руководителя были возложены на другого работника).

Кроме того, для возможности подписания временно исполняющим обязанности главного бухгалтера документов в электронной форме руководителю следует подать на бухгалтера (временно исполняющего обязанности главбуха) усиленный сертификат открытого ключа (соответствующее разъяснение фискалов размещено в подкатегории 135.03 системы «ЗІР»).

Что касается других органов, куда временно исполняющему обязанности главного бухгалтера придется подавать заявления, отчетность и т.д. (скажем, в Госкомстат), советуем к соответствующим документам прилагать копию приказа, которым лицо уполномочено исполнять обязанности временно отсутствующего главбуха.

Скорее всего, временно исполняющему обязанности главному бухгалтеру придется иметь дело и с банковскими документами. В таком случае новую карточку с образцами подписей составлять не нужно.

Так, согласно п. 18.15 Инструкции о порядке открытия, использования и закрытия счетов в национальной и иностранных валютах, утвержденной постановлением Правления НБУ от 12.11.2003 г. № 492 (далее - Инструкция № 492), в банк достаточно подать временную карточку только с образцом подписи лица, временно исполняющего обязанности главного бухгалтера. Эта карточка должна быть заверена нотариально. В населенных пунктах, где нет нотариальных контор или частных нотариусов, карточки удостоверяют уполномоченные на это должностные лица органов местного самоуправления (п. 18.11 Инструкции № 492).

Альтернативный вариант - временно заменить лицо, уполномоченное проставлять вторую подпись. В таком случае в банк необходимо подать карточку лишь с образцом подписи временно уполномоченного лица с указанием срока ее действия и копию соответствующего документа (приказа), подтверждающего данные полномочия. Указанная временная карточка удостоверяется подписью руководителя и главного бухгалтера, печатью (при наличии), и дополнительного засвидетельствования не требует (п. 18.16 Инструкции № 492). Такой вариант является привлекательным, поскольку не предусматривает посещения и оплаты услуг нотариуса. Вместе с тем учтите : оформить такую временную карточку с подписью бухгалтера необходимо успеть до того времени, пока главбух не пошел в отпуск (ведь соответствующая карточка должна быть заверена его подписью).

Widget not in any sidebars

1. Общие положения

При применении ответственности к главному бухгалтеру, прежде всего, встает вопрос о его компетенции. Круг обязанностей бухгалтера устанавливается нормативными правовыми актами, трудовым договором, а также должностной инструкцией либо иным аналогичным документом.

Правовой статус главного бухгалтера состоит не только из обязанностей, но и из прав. Так, без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, а также финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению; при наличии разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия таких операций; требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации.

Трудовой кодекс РФ содержит ряд норм, затрагивающих профессиональную деятельность главного бухгалтера. Согласно статье 75 при смене собственника имущества организации новый собственник не позднее трех месяцев со дня возникновения у него права собственности имеет право расторгнуть трудовой договор с главным бухгалтером.
Пунктом 9 статьи 81 Трудового кодекса РФ предусмотрена возможность расторгнуть трудовой договор с главным бухгалтером, в случае принятия им необоснованного решения, повлекшего за собой нарушение сохранности имущества, неправомерное его использование или иной ущерб имуществу организации.

Одним из основных нормативных актов, регламентирующих деятельность главного бухгалтера, является Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ. Статьей 7 данного Закона установлено, что главный бухгалтер несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности. Конкретные нормы, устанавливающие ответственность главного бухгалтера, содержатся в различных нормативных актах, относящихся к трудовому, административному, налоговому и уголовному законодательству.

2. Прием на работу и назначение главного бухгалтера

В первую очередь, следует сказать, что назначение и освобождение главного бухгалтера осуществляется исключительно руководителем предприятия .

Мы будем рассматривать исключительно негосударственные организации, причем - как с точки зрения руководителя предприятия, так и с точки зрения интересов наемного работника, в нашем случае – главного бухгалтера.

Начнем с того, что независимо от того, какая бы ни была организационно-правовая форма вашей фирмы, вы обязаны вести и сдавать бухгалтерскую отчетность. Для этой цели необходим главный или хотя бы просто бухгалтер.

Прежде чем перейти к юридической стороне вопроса, оформление трудовой книжки, заключению трудового договора и др., давайте подумаем над тем, где искать человека на эту должность и как не ошибиться в его компетентности. Конечно, можно дать объявление, устроить отбор и т.д. Однако не все так просто. Вы ищете не просто сотрудника, но второе лицо после генерального директора или президента на фирме. Человека, который будет ничуть хуже, а даже несколько лучше знать истинное положение дел вашего предприятия, не говоря уже о коммерческих тайнах и т.д. Стоит ли такую информацию доверять человеку с улицы. Как же быть? Возможны различные варианты. Во-первых, если ваша фирма только организуется, то можно ввести в учредители человека, профессионального бухгалтера. Пусть он не может финансово поддержать вашу организацию или помочь с клиентской базой, зато ваша финансово-бухгалтерская деятельность будет в исключительно порядке. Ведь этот человек понимает, он работает на себя. Во-вторых, если вам повезло и один из ваших близких родственников превосходный профессиональный бухгалтер, то стоит подумать над его кандидатурой на эту вакансию. Чаще всего это выбор оправдывает себя. В-третьих, можно рассмотреть кандидатуру человека, которого вы много лет знаете и у вас есть возможность заинтересовать его материально, дабы он перешел на работу к вам. Есть и четвертый вариант, не требующий особых условий. Вы можете обратиться к юридической организации, специализирующейся на ведении бухгалтерской отчетности. Чем лучше другая фирма человека с улицы? Все просто. Дело в том, что организация, с которой вы заключите договор на бухгалтерское обслуживание, заинтересована еще больше, чем ваши друзья, родственники и т.д. в процветании вашей фирмы, ведь найти другого клиента гораздо сложнее, чем просто физическому лицу найти другое место работы. Кроме этого, вы являетесь потенциальной рекламой бухгалтерской фирмы, это имеет огромное значение. Но и это еще не все. Сотрудник вашей фирмы волей неволей будет знать многое из того, во что вам не хотелось бы посвящать близких людей или даже своих партнеров. С посторонней организацией утечка информации исключена, она будет работать только с теми документами, которые вы им предоставили, и ее не будут интересовать реальное положение ваших дел, ваши поставщики, покупатели, личная жизнь и т.д. Не говоря уже о том, что абонентская оплата таких услуг, как правило, намного ниже оклада квалифицированного главного бухгалтера. Вам не надо будет тратиться на дорогостоящую технику, специальные программы и т.п. Перечислять плюсы третьего варианты можно еще долго. Вам решать.

Теперь посмотрим на тему с позиции главного бухгалтера. Итак, вы долго искали и нашли что хотели, а именно - хорошую зарплату, льготы, интересный вид деятельности фирмы и т.д. Наконец был назначен день, когда вы должны приступить к выполнению обязанностей главного бухгалтера на новой работе. Что необходимо знать? Какие действия должны предпринять вы и ваше будущее руководство, прежде чем вы начнете свою производственную деятельность?

Обратимся сначала к законодательной базе, а именно к Трудовому кодексу РФ.

3. Трудовой кодекс об оформлении отношений с главным бухгалтером

Прием на работу сотрудника теперь оформляется обязательным подписанием трудового договора (ст. 16 Трудового кодекса РФ).

В статье 65 Трудового кодекса РФ дается полный перечень документов, которые работодатель вправе требовать при приеме на работу. К ним относятся:

Паспорт или другой документ, удостоверяющий личность работника;
- трудовая книжка. Работник не должен предъявлять трудовую книжку только в том случае, если он устраивается на работу впервые или на условиях совместительства;
- свидетельство государственного пенсионного страхования;
- военный билет для военнообязанных граждан и граждан призывного возраста;
- диплом или другой документ об образовании, который подтверждает квалификацию работника (если он устраивается на работу, требующую специальных знаний или подготовки).

Работодатель не имеет права требовать от лица, поступающего на работу, документы, не предусмотренные законодательством. Но если работник при приеме на работу представляет подложные документы, то его можно уволить за это (п. 11 ст. 81 Трудового кодекса РФ). Если работодатель потребовал у вас какие-либо дополнительные справки или документы помимо перечисленных выше, вы, конечно, можете отказаться их ему предоставить, но в этом случае вас едва ли возьмут на работу. Если требуемые документы подтверждают вашу квалификацию или что вы добросовестный работник (например: характеристика с прежнего места работы), то лучше их предоставить, вам же выгодней. Если они затрагивают вашу личную жизнь или что-то подобное, то, безусловно, лучше искать работу в другом месте.

В статье 64 Трудового кодекса РФ указаны обстоятельства, ссылаясь на которые работодатель не вправе отказать работнику в приеме на работу. Среди них указано и наличие или отсутствие у работника регистрации по месту жительства или пребывания. Таким образом, требование работодателя о регистрации потенциального работника незаконно. Кроме того, теперь работодатель обязан по требованию работника письменно сформулировать причину отказа в приеме на работу. Опять необходимо дать пояснения. Да, закон стоит на стороне наемного работника. Но будет ли вам легче или улучшится ваше материальное положение, если вы получите письменный отказ в приеме на работу – подумайте. Как правило, для работодателя не составляет труда сформулировать отказ, но в дальнейшем вы и близко больше не подойдете к этой организации. С другой стороны, надо понимать и работодателя, если человек работает без регистрации, то возможно, что при очередном рейде со стороны правоохранительных органов у фирмы будут неприятности, тем более, если это случится в присутствии клиентов, последствия могут быть плачевными.

С главным бухгалтером все организации имеют право заключать срочный трудовой договор продолжительностью до пяти лет (ст. 59 Трудового кодекса РФ). Малым предприятиям разрешено подписывать трудовые договоры на определенный срок со всеми своими работниками.

Срочный трудовой договор может заключаться по инициативе работодателя либо работника. На практике встречаются работодатели, которые считают целесообразным принимать на работу главного бухгалтера всего на год, а после сдачи годового баланса решают, продлять ли контракт или нет. Лучше так не делать. Главный бухгалтер - ключевая фигура предприятия и смена его, как правило, болезненно отражается на производственном процессе. В свою очередь, и главные бухгалтеры сами могут по какой-либо причине желать заключения срочного трудового договора. Например, с целью изменить его условия в части заработной платы при перезаключении.

Перечень условий, которые обязательно нужно указать в трудовом договоре, дан в статье 57 Трудового кодекса РФ. Прежде всего, в договоре нужно указать:

Название организации или Ф.И.О. гражданина-работодателя,
- Ф.И.О. работника,
- место работы (с указанием структурного подразделения) работника;
- дату начала работы;
- должность, специальность, профессию работника, а также его квалификацию. Название должности и квалификационные требования должны соответствовать штатному расписанию организации или официальным квалификационным справочникам;
- права и обязанности работника;
- права и обязанности работодателя;
- условия труда,
- режим труда и отдыха (если для данного работника он отличается от общих правил, установленных в организации);
- условия оплаты труда (в том числе размер должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);
- виды и условия социального страхования, связанные с трудовой деятельностью.

Кроме того, в трудовом договоре могут предусматриваться условия об испытательном сроке, о неразглашении государственной, служебной, коммерческой и иной тайн, об обязанности работника, проходившего обучение за счет фирмы, отработать после обучения в течение определенного времени. Но все эти условия не должны быть хуже тех, которые предусмотрены Трудовым кодексом.

Работодатель вправе установить главному бухгалтеру испытательный срок для того, чтобы убедиться в его трудовых и профессиональных качествах. Продолжительность испытательного срока может достигать шести месяцев. Следует помнить, что периоды болезни или отсутствия на работе по другим причинам в испытательный срок не включаются (ст. 70 Трудового кодекса РФ).

Если работник не выдержит испытания, то его вправе уволить, не выплачивая выходное пособие, без согласия профсоюза (если он есть на предприятии). Однако работнику нужно сообщить об этом письменно не позднее, чем за три дня до увольнения. Во время испытательного срока работник и сам может уволиться в любой момент, предупредив об этом администрацию предприятия также за три дня.

В трудовом договоре главного бухгалтера может быть предусмотрена материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба согласно статье 243 Трудового кодекса РФ. Как правило, размер взыскания не должен превышать среднемесячный заработок.

Главному бухгалтеру необходимо постоянно повышать квалификацию. В трудовом договоре работник может оговорить необходимость обучения и повышения квалификации за счет работодателя, но и работодатель может записать, что работник, который обучался за счет фирмы, должен отработать в ней в течение определенного времени. И если он уволится без уважительной причины до окончания этого срока, то работодатель в соответствии со статьей 249 Трудового кодекса РФ может взыскать с него средства, потраченные на обучение.

Трудовой договор нужно оформить в письменном виде в двух экземплярах: один работодатель оставляет у себя, а другой - передает работнику. Документ вступает в силу после того, как работник и работодатель подпишут его (ст. 61 Трудового кодекса РФ).

Новый сотрудник с ведома руководителя может приступить к работе, еще не подписав трудовой договор. В этом случае считается, что договор заключен устно. И датой приема гражданина на работу считается день, когда работник приступил к работе в организации. Но не позднее трех дней после начала работы договор необходимо все-таки подписать (ст. 61 Трудового кодекса).

Прием на работу оформляется приказом. Содержание приказа должно соответствовать условиям трудового договора. С приказом работодатель обязан ознакомить сотрудника под расписку в течение трех дней с момента подписания договора. Кроме того, работник вправе потребовать предоставления ему копии приказа (ст. 68 Трудового кодекса РФ).

Если вы устраиваетесь не на вновь созданное предприятие, то, оформляя контракт, по возможности поинтересуйтесь причиной ухода предыдущего сотрудника. Следует предупредить вас, возможны и мошеннические действия со стороны администрации предприятия. Например, может оказаться, что работодатель придерживается тактики приема на работу главного бухгалтера с испытательным сроком в полгода и обещанием перспективы повышения заработной платы по его завершении. За этот период сдается 2 баланса, новички прикладывают старания и усилия, разбираясь в специфике деятельности организации и даже в ошибках предыдущего бухгалтера, а потом их просто увольняют, экономя на будущей зарплате.

4. Проверка состояния бухгалтерского и налогового учета и отчетности

Следующим этапом приемки дел следует проверка состояния бухгалтерского и налогового учета и отчетности. Проверка всего бухгалтерского и налогового учета за трехлетний период в короткий срок нереальна. Как правило, передача дел производится на основе последнего представленного бухгалтерией баланса.

На практике операции проверяются выборочно или, к примеру, сплошным порядком по какому-либо разделу за выбранный срок.

Можно выбрать период наибольшего оборота по счету продолжительностью в месяц, квартал и проверить отражение в учете операций сплошным порядком.

Проверяется соблюдение требований ведения бухгалтерского учета (п. 7 Положения по бухгалтерском учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/98), утвержденного приказом Минфина России от 9 декабря 1998 г. № 60н). Обращается внимание на правильность оформления первичных документов, которые служат основанием для отражения операций в бухгалтерских регистрах, на наличие подписей уполномоченных лиц.

При необходимости право подписи этих лиц подтверждается соответствующими учредительными документами, доверенностями или приказами.

Данные оборотных ведомостей по счетам, журналов-ордеров, оборотных балансов, главной книги сверяются с бухгалтерской и налоговой отчетностью.

Основательно нужно проверить налоговую отчетность по всем уплачиваемым налогам. Первостепенными налогами в данном случае являются налог на прибыль и НДС.

В отчетности следует обратить внимание не только на правильность заполнения форм, но и на отметку о приеме документа, на срок его сдачи и наличие всех необходимых подписей.

Выявленные в ходе проверки нарушения, ошибки и неточности указываются в акте приема-передачи дел. Обычно, если при проверке выявлены ошибки в бухгалтерском учете, то оформляются бухгалтерские справки за подписью уходящего главного бухгалтера или временно исполняющего его обязанности. Внесение исправлений в регистры бухгалтерского и налогового учета и отчетности может ложиться как на нового главного бухгалтера, так и на его предшественника.

5. Как правильно составить Акт приема-передачи дел

Проверка закончена, осталось отразить ее результаты на бумаге. Как это сделать и какой документ должен быть составлен?Отвечаем: составляется Акт приемки-передачи дел. В акте указывается, на какую дату осуществлена передача дел.

Простейшей формой акта приема-сдачи является опись дел, принимаемых главбухом. Однако, на наш взгляд, этого недостаточно для дальнейшей спокойной работы главного бухгалтера. Новичок просто на слух воспринимает многие вещи в процессе передачи дел. И при составлении первого своего баланса окажется в затруднении при дефиците информации. Поэтому в акте рациональнее указать информацию об остатках по счетам с расшифровкой. Тогда всю нужную информацию новичок может почерпнуть из акта и не беспокоить ушедшего сотрудника или руководителя.

Форму акта можно взять за основу любую. А вот содержательную часть в цейтноте и эмоциях составить бывает затруднительно.

Поэтому приведем примерный перечень вопросов (разделов), которые может содержать Акт приема-сдачи дел. Он может уточняться, расширяться, сокращаться в зависимости от конкретных условий и объема деятельности организации.

1. Общая характеристика бухгалтерского учета и организации работы
бухгалтерии
2. Состояние учета денежных средств
3. Состояние учета расчетных операций
4. Состояние учета амортизируемого имущества (основных средств
и нематериальных активов)
5. Состояние материального учета
6. Состояние расчетов с работниками
7. Отчетность
8. Хранение документов
9. Перечень бухгалтерских и первичных документов по описи
10. Остатки по проверенным счетам
11. Подписи

Общая характеристика бухгалтерского учета и организации работы бухгалтерии

Сведения об организации работы в самой бухгалтерии. Штат, его укомплектованность, текучесть кадров и ее причины. Распределение обязанностей между сотрудниками, наличие должностных инструкций. Квалификация сотрудников и работа по ее повышению.

Применение типовых и унифицированных форм первичной учетной документации по бухгалтерскому учету и отчетности, специализированных форм бланков или самостоятельно разработанных и утвержденных организацией. Обеспеченность бланками форм первичных документов и учетных регистров, отчетности.

Обеспечение нормативной базой по бухгалтерскому и налоговому учетам и отчетностям (книгами, программами). Наличие ведомственных инструктивных положений и инструкций.

Обеспеченность персональными компьютерами, оргтехникой.

Общая характеристика бухгалтерского учета. Система и форма (мемориально-ордерная, журнально-ордерная, компьютерная). Состояние регистров синтетического и аналитического учета, расхождения данных в них.

Состояние учета денежных средств

Касса. Наличие кассира и действующего с ним договора на полную материальную ответственность. Условия хранения и учета наличных средств и денежных документов (марки почтовые, государственной пошлины, вексельные, оплаченные авиабилеты и др.). Состояние записей в кассовой книге, остаток наличных денег и денежных документов в кассе, их соответствие бухгалтерским записям фиксируется отдельным актом ревизии, который прилагается к акту приема-передачи дел.

Перечень всех счетов денежных средств организации с указанием их номеров и отделений банков. Остатки средств по каждому счету согласно выпискам банка, сверенным с данными учета. Наличие уведомлений налоговых органов об открытых счетах.
Наличие чековых книжек, номеров неиспользованных чеков.

Состояние учета расчетных операций

Наличие выписок из счетов в банке, договоров и других документов расчетного характера.

Инвентаризации расчетов с контрагентами, наличие актов сверки взаимных расчетов, на какую дату урегулированы расхождения. Ведение претензионной работы. Реальность дебиторской и кредиторской задолженностей. Наличие просроченной и безнадежной дебиторской задолженностей, с указанием виновных в этом лиц.

Наличие актов сверки расчетов с налоговыми органами, а также задолженности перед бюджетом по налогам и сборам.
Банковские кредиты, состояние задолженности по срокам погашения.

Состояние учета амортизируемого имущества (основных средств и нематериальных активов)

Дата последней инвентаризация имущества, ее полнота и качество, отражение в учете. Инвентаризационные описи, в каком виде и у кого они хранятся. Наличие актов ввода в эксплуатацию объектов основных средств, их выбытия и списания. Инвентарные карточки на основные средства. Ответственные хранители ценностей, имеется ли приказ об их назначении.

Состояние материального учета

Наличие актов (сличительных ведомостей, снятия натуральных остатков) выверки бухгалтерских записей с записями материально ответственных лиц, дата последней выверки. Дата последней инвентаризации материальных ценностей, ее результаты. Отражение в учете актов ревизий и обследований, материалов о недостачах, хищениях, переданных и не переданных в органы расследования.

Состояние аналитического учета материалов, наличие приходных и расходных документов по движению материальных ценностей.

Состояние расчетов с работниками

Сведения о штатном расписании, наличии трудовых контрактов. Задолженности по выплате заработной платы. Состояние персонифицированного учета, наличие налоговых карточек по НДФЛ и ЕСН.

Отчетность

Соблюдение требований составления месячного бухгалтерского баланса, установленных сроков представления бухгалтерской отчетности, налоговых деклараций и отчетов, достоверности этой отчетности. Решения учредителей об утверждении отчетности, выплате дивидендов. Наличие налоговых регистров.

Хранение документов

Обеспечение надлежащего хранения и учета бланков строгой отчетности и архива бухгалтерских документов. Наличие описей дел, подшиты и пронумерованы ли документы. Правильность оформления актов изъятия или уничтожения документов по причине истечения предельного срока хранения.

Справка о наличии и сохранности печатей, штампов и т.д.

Перечень бухгалтерских и первичных документов по описи

Перечень передаваемых смет, титульных списков, штатных расписаний, договоров, соглашений, обязательств, папок первичных документов и регистров и др.

Отмечается отсутствие первичных регистров бухгалтерского учета или документов.

Остатки по проверенным счетам

Подтверждаются остатки по проверенным счетам и их расшифровка. Желательно подтвердить остатки по счетам денежных расчетов (касса, банк, расчеты с поставщиками и покупателями, сотрудниками), а также счетам учета иного имущества.

Подписи
Главных бухгалтеров, сдающего и принимающего дела, членов комиссии или представителя администрации.
В случае, если сдающий не согласен с какими-либо положениями акта, он вправе при подписании документа сделать соответствующие мотивированные оговорки.

Приемо-сдаточный акт составляется в двух экземплярах, из которых: первый представляется на утверждение руководителю учреждения, второй остается у передающего дела. Если дела передает филиал или представительство организации, акт составляется в трех экземплярах, один из которых представляется в головную организацию.

Уведомление о смене главбуха. О смене главного бухгалтера нужно уведомить налоговые органы. Обычно они требуют сдать форму № Р14001, приказ о назначении, данные его паспорта (ксерокопия). В зависимости от стиля работы компании уведомляются постоянные партнеры и подразделения.

В заключение нашего повествования, хотелось бы сказать, что если вы внимательно ознакомились с настоящей главой нашей книги, и будете следовать нашим советам и инструкциям, то наверняка избежите если не всех то многих неприятностей поджидающих вас на вашим трудном пути в должности Главного бухгалтера.

Очень часто в деятельности организации возникает вопрос правильного оформления отпусков для ее первых лиц - то есть генерального директора и главного бухгалтера. Сложности здесь могут возникнуть в первую очередь в связи с делегированием права подписи и принятия решений. Разберемся в том, как сделать это с соблюдением требований законодательства и правил внутреннего трудового распорядка.

Как оформить отпуск для главбуха, если в штате организации есть его заместитель?

В этом случае все обстоит более чем просто: при приеме человека на должность заместителя прямо в его трудовом договоре прописывается замещение главбуха и исполнение его обязанностей во время отпуска последнего, его болезни и в связи другими обстоятельствами. Как правило, заместителя главбуха, числящегося в штате, прописывают также в банковской карточке (с правом подписи) и соответствующей должностной инструкцией. Доплачивать ему за дополнительную нагрузку во время замещения в этом случае также не надо, что весьма выгодно для организации.

Главбух в отпуске, генеральный — на хозяйстве

Однако далеко не каждое юрлицо обладает такими организационными и финансовыми возможностями, чтобы держать в штате зама главного бухгалтера. Как правило, у абсолютного большинства организаций всего две руководящие должности: гендир и главбух. И если последний отдыхает, то генеральному в это время практически «автоматом» приходится исполнять еще и его обязанности. Оформляется это приказом примерно следующего содержания (образец права подписи за главного бухгалтера во время отпуска директору):

Правильное оформление «временного» главного бухгалтера

Чаще всего на практике исполнение обязанностей отдыхающего главбуха другим работником оформляется следующим образом. Приведем образец приказа на замещение главного бухгалтера на время отпуска.

«Приказ № ___ о назначении временно исполняющего обязанности главного бухгалтера

В связи с уходом главного бухгалтера в очередной отпуск приказываю:

назначить на период с __________________по ______________ временно исполняющим обязанности главного бухгалтера ___________________________.

На указанный период передаётся право ведения бухгалтерского учёта, а так же право подписи всех необходимых документов.

Настоящий приказ довести до сведения всех работников организации.

Основание: решение генерального директора ООО «_________».

С приказом ознакомлен ____________________________ ()

Генеральный директор___________ ()»

Имеется два основных способа оформления исполняющего обязанности:

1. Совмещение.
2. Временный перевод.

Последний оформляется приказом по унифицированной форме Т-5 , утвержденной, и трудностей, в общем, не вызывает. Временный перевод подразумевает полное освобождение работника от своих основных обязанностей на время замещения главного бухгалтера, и этим не вполне удобен, поскольку для выполнения работы замещающего сотрудника придется искать другого человека. При выполнении обязанностей главбуха замещающий сотрудник получает его оклад за время замещения.

А вот на совмещении хотелось бы остановиться чуть подробнее, поскольку именно так чаще всего оформляется замещение главбуха. Во-первых, нельзя забывать, что согласно ст. 60.2 Трудового кодекса Российской Федерации подобное совмещение на время отпуска должно оплачиваться (в размере и порядке, согласованном сторонами заранее). В приказе о совмещении на время отпуска обязательно нужно указать содержание дополнительной работы, срок выполнения обязанностей, а также, само собой, размер доплаты за их исполнение в качестве дополнительных к собственным должностным обязанностям работника-совместителя.

Наконец, крайне желательно, чтобы отдельно была прописана передача права подписи на время отпуска главного бухгалтера в фондах, налоговых органах и т.д., и это право подтверждалось соответствующей доверенностью, выданной по правилам статьи 185 Гражданского кодекса РФ .

Некоторые работодатели предпочитают заключать дополнительное соглашение к трудовому договору работника на период замещения, и тогда в качестве основания для издания приказа указывается не решение гендиректора, а номер и дата допсоглашения с работником. Такое дополнительное соглашение может выглядеть следующим образом:

Важно также помнить, что замещающий работник имеет право до истечения срока сомещения отказаться от дополнительной нагрузки (например, если не справляется с работой), равно как и руководитель может раньше срока отменить совмещение. Но стороны обязаны предупредить об этом письменно не позднее чем за 3 рабочих дня.

Доплата за совмещение является частью заработной платы, учитывается в расходах на оплату труда и облагается НДФЛ и всеми взносами.

Правильно составленная должностная инструкция главного бухгалтера позволит компании корректно его аттестовать, доказать в суде правомерность наложения дисциплинарного взыскания и законность увольнения. В статье образец документа (можно скачать в word).

Программа БухСофт оформит сотрудника в штат на любую должность, автоматически заполнит необходимые документы и выведет их на печать. Попробуйте бесплатно

Оформить сотрудника в штат

Кто обязан составлять должностные инструкции?

Законодательство не содержит обязанности для коммерческих компаний составлять должностные инструкции гл бухгалтера и других своих работников. Она есть только у государственных органов (ст. 47 Закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ).

Коммерческую фирму никто не оштрафует за отсутствие этого документа (письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0).

Но наличие должностных инструкций, которые содержат в том числе, должностные обязанности главного бухгалтера ООО или АО имеет ряд преимуществ. Компания сможет:

• корректно аттестовать работника;
• в случае возникновения судебного разбирательства доказать, что она правомерно применила дисциплинарное взыскание в отношении сотрудника;
• обоснованно уволить работника по причине несоответствия занимаемой должности;
• при наличии похожих должностей равномерно распределить между ними обязанности.

Должностную инструкцию можно ввести для каждой штатной должности. Для одинаковых должностей с одними и теми же обязанностями достаточно единого документа. С ним ознакамливают каждого работника, занимающего такую должность.

Если должности одинаковые, но при этом у сотрудников разные обязанности, следует дать должностям разные названия и составить отдельные должностные инструкции.

Как составить должностную инструкцию главного бухгалтера

Порядок составления документа законодательство не устанавливает. Компания вправе руководствоваться своими правилами. Должностная инструкция главного бухгалтера ООО либо АО может являться как приложением к трудовому договору так и самостоятельным документом (письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6).

В документ следует включить:

• общие положения;
• должностные и функциональные обязанности главного бухгалтера;
• права главного бухгалтера;
• ответственность.

Как правило, тексты разделов оформляют в соответствии с Единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих и бухгалтерскими профстандартами.

В должностной инструкции указывают трудовую функцию главного бухгалтера, приводят перечень его обязанностей, меры ответственности, требования к знаниям и профессиональному опыту, которыми он должен обладать, и т. д.

Если должностная инструкция является самостоятельным документом, ее утверждают приказом директора фирмы и ознакамливают с ней главного бухгалтера под подпись.

Документ составляют в двух экземплярах. Один передают главбуху. Он может хранить его на рабочем, чтобы сверяться в процессе выполнения трудовой функции. Второй экземпляр компания оставляет себе. Документы могут понадобиться при возникновении конфликтных ситуаций.

Должностную инструкцию нужно прошить и пронумеровать. На обороте последнего листа делают запись о количестве листов и заверяют ее у директора компании.

Пример записи о количестве листов в должностной инструкции

«В настоящей должностной инструкции пронумеровано, прошнуровано и заверено печатью четыре листа. Директор ______________ Б.Л. Петров».

Образец должностной инструкции главного бухгалтера ООО

Общество с ограниченной ответственностью «Гамма»

УТВЕРЖДАЮ

Директор

Б.Л. Петров

Должностная инструкция № 8

главного бухгалтера

г. Москва 29.10.2019

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Главный бухгалтер назначается на должность и освобождается от должности приказом руководителя организации.

1.2. Главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю организации, а по отдельным вопросам согласовывает свою работу с финансовым директором.

1.3. Главному бухгалтеру подчиняются все сотрудники бухгалтерии.

1.4. Прием и сдача дел при назначении на должность и освобождении от должности главного бухгалтера оформляются актом приема-передачи дел после инвентаризации имущества и обязательств.

1.5. На время отсутствия главного бухгалтера (командировка, отпуск, болезнь и т. п.) права и обязанности главного бухгалтера временно возлагаются на его заместителя, о чем объявляется приказом по организации.

2. КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ

2.1. На должность главного бухгалтера назначается лицо:

• имеющее высшее профессиональное образование по специальностям бухгалтерского учета и аудита и стаж работы, связанный с ведением бухгалтерского учета, составлением бухгалтерской (финансовой) отчетности либо с аудиторской деятельностью, не менее трех лет из последних пяти календарных лет, а при отсутствии высшего профессионального образования – не менее пяти лет из последних семи календарных лет;
• не имеющее неснятой или непогашенной судимости за преступления в сфере экономики.

2.2. Главный бухгалтер должен знать:

• законодательство о бухгалтерском учете;
• основы гражданского и трудового права, финансовое и налоговое законодательство;
• нормативные и методические документы по вопросам организации бухгалтерского учета и составления отчетности, финансово-хозяйственной деятельности организации;
• налоговый, статистический и управленческий учет;
• порядок оформления бухгалтерских операций и организацию документооборота по участкам учета, порядок списания со счетов бухгалтерского учета недостач, дебиторской задолженности, порядок приемки, оприходования, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей;
• формы и порядок финансовых расчетов;
• условия налогообложения юридических и физических лиц;
• правила проведения инвентаризаций имущества и обязательств, правила расчетов с кредиторами и дебиторами, правила проведения аудиторских проверок;
• порядок и сроки составления бухгалтерской, налоговой, статистической отчетности;
• компьютерные программы по бухгалтерскому учету, современные справочные и
• информационные системы в сфере бухгалтерского учета и управления финансами (БСС «Система Главбух» и др.);
• правила хранения бухгалтерских документов и защиты информации.

3. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

3.1. Главный бухгалтер формирует учетную политику, исходя из специфики условий хозяйствования, структуры, размеров, отраслевой принадлежности и других особенностей деятельности организации.

3.2. Руководит формированием информационной системы бухгалтерского учета и отчетности в соответствии с требованиями бухгалтерского, налогового, статистического и управленческого учета, обеспечивает предоставление информации внутренним и внешним пользователям.

3.3. Организует работу по ведению регистров бухгалтерского учета, исполнению смет расходов, учету имущества, обязательств, основных средств, материально-производственных запасов, денежных средств, расчетов с контрагентами, издержек производства и обращения, продажи продукции, выполнения работ (услуг), финансовых результатов деятельности организации.

3.4. Обеспечивает своевременное и точное отражение на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций, движения активов, формирования доходов и расходов, выполнения обязательств.

3.5. Обеспечивает контроль за соблюдением порядка оформления первичных учетных документов.

3.6. Организует информационное обеспечение управленческого учета, учет затрат на производство, составление калькуляции себестоимости продукции (работ, услуг), учет по центрам ответственности и сегментам деятельности, формирование внутренней управленческой отчетности.

3.7. Возглавляет работу:

• по подготовке и утверждению рабочего плана счетов бухгалтерского учета;
• по подготовке и утверждению форм первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, форм внутренней бухгалтерской отчетности в соответствии с требованиями действующего законодательства;
• по обеспечению порядка проведения инвентаризации и оценки имущества и обязательств, документальному подтверждению их наличия, состояния и оценки;
• по организации системы внутреннего контроля за правильностью оформления хозяйственных операций, соблюдением порядка документооборота, технологии обработки учетной информации и ее защиты от несанкционированного доступа.

3.8. В соответствии с требованиями Налогового кодекса РФ обеспечивает своевременное перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей по обязательствам, средств на финансирование капитальных вложений, погашение задолженностей по ссудам.

3.9. Обеспечивает контроль за расходованием средств фонда оплаты труда, организацией и правильностью расчетов по оплате труда работников организации.

3.10. Обеспечивает соблюдение финансовой и кассовой дисциплины.

3.11. Организует работу с налоговыми органами, Пенсионным фондом, фондами социального страхования, обязательного медицинского страхования и т. д.

3.12. Участвует в оформлении документов по недостачам, незаконному расходованию денежных средств и товарно-материальных ценностей, контролирует передачу в необходимых случаях этих материалов в следственные и судебные органы.

3.13. Обеспечивает составление отчета об исполнении бюджетов денежных средств и смет расходов, подготовку необходимой бухгалтерской и статистической отчетности, представление их в установленном порядке.

3.14. Обеспечивает сохранность бухгалтерских документов и сдачу их в архив в установленном порядке.

3.15. Оказывает методическую помощь руководителям подразделений и другим работникам организации по вопросам бухгалтерского учета, контроля, отчетности и анализа хозяйственной деятельности.

3.16. Руководит работниками бухгалтерии, организует работу по повышению их квалификации.

3.17. Принимает участие в проведении финансового анализа и формирования налоговой политики на основе данных бухгалтерского учета и отчетности, в организации внутреннего аудита; готовит предложения по улучшению деятельности организации, устранению потерь и неэффективных затрат.

4.1. Главный бухгалтер имеет право устанавливать обязательный для всех подразделений и служб организации порядок и сроки документального оформления операций и представления в бухгалтерию необходимых документов и сведений (списки должностных лиц, на которых возлагается обязанность составления первичных документов и которым предоставляется право их подписи, согласовываются с главным бухгалтером).

4.2. Требовать от руководителей отделов, в необходимых случаях и от руководителя организации, принятия мер к усилению сохранности собственности организации, обеспечению правильной организации бухгалтерского учета и контроля.

4.3. Распределять обязанности между работниками бухгалтерии, составлять их должностные инструкции, контролировать их исполнение.

4.4. Готовить предложения о поощрении работников бухгалтерии, отличившихся в решении вопросов, входящих в их компетенцию.

4.5. Готовить предложения о наказании работников бухгалтерии за неисполнение и ненадлежащее исполнение должностных обязанностей, повлекшее упущения в учете или убытки.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

5.1. Главный бухгалтер отвечает:

• за правильную организацию учета и отчетности;
• за достоверность записей в документах по счетам бухгалтерского учета;
• за правильное составление и своевременное представление балансов, отчетов и других сведений;
• за правильное и своевременное начисление налогов и отчислений в бюджет и внебюджетные фонды;
• за организацию и контроль финансовой и кассовой дисциплины;
• за исполнение своих обязанностей, а также за работу своих подчиненных;
• за сохранение коммерческой тайны, известной ему по роду его деятельности;
• за выполнение приказов, распоряжений и поручений руководителя организации;
• за соблюдение трудовой дисциплины лично и работниками бухгалтерии.

5. 2. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, главный бухгалтер несет ответственность в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ.

5.3. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, главный бухгалтер несет ответственность в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.

Должностная инструкция разработана в соответствии с приказом руководителя организации от 26 октября 2019 г. № 59.

СОГЛАСОВАНО

Начальник отдела кадров ________________ Е.Н. Петрова

С настоящей инструкцией ознакомлен.

Один экземпляр получил на руки и обязуюсь хранить на рабочем месте.

Главный бухгалтер ________________ М.А. Семенова