Где подписывать товарную накладную. Заполнение остальной части. Анализ противоречий судебной практики

Форма ТОРГ-12 содержит все обязательные реквизиты, указанные в ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Заполнение ТОРГ-12 можно начать с присвоения порядкового номера и даты. Скачайте образец, чтобы заполнить правильно!

Товарная накладная — вид первичного документа, с помощью которого оформляют отгрузку материальных ценностей.

Если товар продается с НДС, к накладной прикладывается счет-фактура.

Компаниям разрешено разрабатывать свои формы первичной документации. На практике ТОРГ-12 редко заменяют иным документом, так как унифицированную форму использовать очень удобно.

Реквизиты и правила заполнения ТОРГ-12

Форма ТОРГ-12 содержит все обязательные реквизиты, указанные в ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Заполнение ТОРГ-12 можно начать с присвоения порядкового номера и даты.

В шапке документа указываются наименование и реквизиты продавца и покупателя. В табличной части отмечают наименование поставляемого товара, его количество, цену и общую стоимость.

В графе «Основание» продавец чаще всего указывает номер и дату договора поставки.

Накладная будет недействительной при отсутствии в ней подписей ответственных лиц.

Со стороны продавца подписать накладную должны три лица: ответственный за отпуск товара (например, кладовщик), главный бухгалтер и руководитель. На практике очень часто можно увидеть, что за всех трех лиц ставит подпись один человек. Такой вариант вполне оправдан. Главное, оформить приказ или доверенность на право подписи документа.

Со стороны получателя предусмотрены две подписи: «Груз принял» и «Груз получил». Первую подпись чаще всего ставит представитель транспортной компании, доставляющей груз покупателю. В графе «Груз получил» расписывается материально ответственное лицо. Товар по накладной может получить уполномоченное лицо покупателя по доверенности.

Подпись заверяется печатями сторон. Но с 2015 года большинство компании могут работать без печати (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ). Если организация официально отказалась от применения печати, в ТОРГ-12 ее можно не ставить.

Накладная ТОРГ-12 заполняется в двух экземплярах: один остается у поставщика, второй — у покупателя. Если груз перевозит транспортная компания, тогда дополнительно оформляется транспортная накладная.

Нужно заполнить все обязательные реквизиты ТОРГ-12. Безопаснее указать сроки отгрузки и получения товара по накладной. В случае судебных разбирательств сроки в ТОРГ-12 могут сыграть важную роль.

При использовании унифицированной формы ТОРГ-12 из нее нельзя удалять какие-либо реквизиты, зато можно добавить свои.

ТОРГ-12 можно хранить на бумаге или в электронном виде. Если накладная электронная, она должна быть заверена электронными подписями.

Вместо накладной компания вправе использовать универсальный передаточный документ (УПД). Этот документ объединяет в себе ТОРГ-12 и счет-фактуру. Используя УПД, можно значительно сократить документооборот.

Товарная накладная. Образец заполнения

Накладную можно заполнить в бухгалтерской программе. Также существуют специальные сервисы, где можно заполнить товарную накладную онлайн.

Чтобы развеять все вопросы по заполнению документа, приведем пример. ООО «РОС» отгрузило в адрес ООО «Пам» подшипники в количестве 6 штук. Каждый подшипник стоит 74 рубля без НДС. Общая сумма накладной составляет 523,92 рубля. От продавца ответственным лицом по доверенности является менеджер Синицын Т. П. Именно он подписал ТОРГ-12 в отведенных графах. Товар был лично получен у поставщика на складе Печкиным Р. О. по доверенности № 4 от 14.02.2017.

Вопрос. У меня возник вопрос: а вообще обязательна ли подпись покупателя на экземпляре товарной накладной, остающемся у продавца?

А. К.: Товарная накладная - это первичный учетный документ, применяемый для оформления продажи товарно-материальных ценностей. Она составляется в двух экземплярах: один остается у продавца и является основанием для списания товаров, второй передается покупателю и служит основанием для принятия товаров на учет. При этом унифицированная форма товарной накладной ТОРГ-12 содержит такой реквизит, как личная подпись лица, принявшего товар. Подпись покупателя не относится к обязательным реквизитам того экземпляра накладной, который остается у продавца. Ведь ни один нормативный документ не требует от продавца передавать свой экземпляр накладной покупателю на подпись. Главное, чтобы он содержал личные подписи должностных лиц продавца, ответственных за отгрузку и списание товара. Отсутствие подписи покупателя на экземпляре накладной, остающемся у продавца, не может являться препятствием для отражения им в бухгалтерском и налоговом учете списания товара и признания выручки. А значит, и основанием для претензий со стороны контролирующих органов. Подпись покупателя должна быть лишь на его собственном экземпляре товарной накладной, поскольку на основании этой накладной он приходует товары и учитывает расходы на их приобретение. Вопрос. То есть отсутствие подписи покупателя в накладной не влечет для продавца никаких негативных последствий? А. К.: С точки зрения налогообложения и бухгалтерского учета негативных последствий не будет. Но они могут возникнуть в отношениях с контрагентом, если товарная накладная - единственный документ, подтверждающий получение покупателем товара. Дело в том, что по общему правилу обязанность продавца по передаче товара считается исполненной в момент вручения товара покупателю либо предоставления товара в его распоряжение. Конечно, исходя из особенностей отношений сторон, получение покупателем товара может подтверждаться и другими документами. Например, товаросопроводительными документами или почтовой квитанцией, если товар доставляется организацией-перевозчиком или отправляется почтой. Подтвердить факт приемки товара покупателем можно и актом приемки-передачи, составленным в произвольной форме. Но если таких документов нет, а на товарной накладной нет подписи покупателя, то могут возникнуть проблемы. Ведь у продавца нет доказательств получения товаров покупателем (а товарная накладная без подписи покупателя таким доказательством не является), а значит, он не сможет подтвердить исполнение своих договорных обязательств. Этим и может воспользоваться нечистоплотный покупатель. Во-первых, он может отказаться от оплаты товара, и продавец не сможет взыскать долг даже через суд. Ведь доказательств поставки у него не будет. И даже если исполнение обязательства по оплате товара было обеспечено банковской гарантией, получить деньги с банка по этой же причине не удастся. Во-вторых, если товар был оплачен авансом, то покупатель может потребовать возврата денег, а также уплаты неустойки или процентов за пользование чужими денежными средствами ст.394, ст.395, ст.1107, ст.1102 ГК РФ . В этой ситуации покупатель может потребовать и повторной поставки товара. Вопрос. Да, не очень радостная вырисовывается картина... А. К.: Не спорю. Но все не так страшно. Во-первых, если товар забирает с вашего склада сам покупатель, вам не составит труда предъявить ему свой экземпляр накладной и получить его подпись. То же самое нужно сделать, если вы сами доставляете товар на склад покупателя. Во-вторых, как я уже сказал, подтвердить получение товара можно подписью покупателя на любом другом документе, подтверждающем получение товара. Кстати, в связи с этим обращаю ваше внимание на то, что необходимо тщательно проверять полномочия лица, получающего товар от имени покупателя. Такие полномочия должны подтверждаться доверенностью, если, конечно, товар получает не руководитель организации, но это, согласитесь, редкость. И продавец вправе потребовать представления такой доверенности, при этом ее копию желательно оставить себе. Если этого не сделать, покупатель может не признать факт поставки по той причине, что товар был принят неизвестными ему лицами, а это повлечет за собой судебное разбирательство. И в худшем случае для продавца все может закончиться отказом во взыскании долга за поставленный товар или возвратом предоплаты. Впервые опубликовано в издании "Главная книга. Конференц-зал" 2008, N 08 Кононенко А.В.

Мы строительная организация, начальники строит. участков - МОЛЫ, где они должны росписываться в ТОРГ-12 (Груз принял или груз получил грузополучатель)и УПД (товар(груз) получил)?

1.Нормативными актами не разъяснён порядок заполнения строк ТОРГ-12 «Груз принял» и «Груз получил грузополучатель».

Если доставка груза осуществляется поставщиком, т.е. передача груза Вам осуществляется непосредственно на территории строительных участков, то в этом случае в ТОРГ-12 графа «Груз принял» не заполняется. В графе «Груз получил грузополучатель» материально-ответственное лицо Вашей организации ставит свою подпись на основании приказа о праве подписи в ТОРГ-12 или по доверенности.

Первичный документом должен быть подписан лицом (и) совершившим (х) сделку и ответственным (х) за правильность ее оформления (п.2 статьи 9 закона № 402-ФЗ). Руководитель самостоятельно назначает перечень людей, которые имеют право подписывать первичные учетные документы (п. 14 Положения, утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н, информация Минфина России № ПЗ-10/2012). Если руководитель не назначил таких сотрудников, документы он подписывает сам.

Таким образом, поскольку материально-ответственный сотрудник фактически осуществляет прием груза, то он должен поставить свою подпись в ТОРГ-12 графе «Груз получил грузополучатель». Для этого руководитель должен выписать доверенность или приказ на право подписи.

Если доставка груза покупателю осуществляется через доверенное лицо покупателя (например, экспедитора, перевозчика и пр.), то это лицо проставляет свою подпись в графе "Груз принял". Автограф в графе «груз принял» подтверждает, что поставщик передал товар перевозчику (водителю покупателя). Основание -доверенность на получение ТМЦ.

Вместе с этим поскольку порядок оформления ТОРГ-12 не утвержден, в случае приемке груза на участке от поставщика (водителя поставщика) материально-ответственный сотрудник может заполнить в накладной ТОРГ12 обе графы «Груз принял» и «Груз получил грузополучатель».

Внесены изменения в Закон о бухгалтерском учете

что изменилось
С 1 января 2014 года Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» действует в новой редакции.

комментарий
В 2014 году ожидается появление первых федеральных стандартов бухгалтерского учета.

Оформление первичных документов

Ранее лица, подписывающие первичный документ, отвечали за правильность оформления сделок, операций или событий. Теперь эти лица отвечают лишь за оформление сделок, операций или событий. Ответственность за оформление подразумевает контроль со стороны лица, подписавшего первичный документ, за соблюдением его обязательных реквизитов. При этом у лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни, появилась новая обязанность: он должен своевременно передать документ для принятия его к учету.

Доверенность надо требовать от фактического получателя груза

«Мы продаем товары, в разные регионы доставляем их своим автотранспортом. По договору покупателем и грузополучателем являются разные компании. Товар получает грузополучатель. От какой компании нам надо требовать доверенность на получение груза?..»

Из письма главного бухгалтера Светланы Кабановой, г. Челябинск

Светлана, получить доверенность безопаснее от того, кто фактически примет товар. В такой ситуации поставщик доставляет товар грузополучателю напрямую, минуя покупателя. А грузополучатель обязуется принять доставленный груз (п. 1 ст. 15 Федерального закона от 08.11.07 № 259-ФЗ). При этом подтвердить свои полномочия по приемке груза надо доверенностью по форме № М-2 или М-2а (утв. постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а). Реквизиты доверенности, а также кем и кому она выдана записывают в накладной по форме ТОРГ-12 в момент приемки товара (утв. постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132).

Но принять товар можно и без доверенности. Для этого надо заполнить в накладной ТОРГ12 графы «Груз принял» и «Груз получил грузополучатель». А подпись заверить оттиском печати. Это прописано в пункте 11 инструкции Минфина СССР от 14.01.67 № 17.

На накладной № ТОРГ-12 печать получателя не обязательна

Наша компания занимается оптовой торговлей. При реализации товара мы выписываем накладную формы № ТОРГ-12 . Представитель покупателя забирает товар по доверенности. При этом возникает вопрос: должен ли сотрудник компании-покупателя ставить на накладной печать?

Е.В. ГРАЧЕВА,
зам. гл. бухгалтера
ООО «Агронефтересурс»
(г. Тамбов)

В накладной на отгрузку товаров должны присутствовать как печать продавца, так и печать покупателя (п. 2.1.2 Методических рекомендаций, утвержденных письмом Роскомторга от 10 июля 1996 г. № 1-794/32-5). Кроме того, печать получателя это обязательный реквизит в самой форме товарной накладной (утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132).

В то же время печать получателя на отгрузочных документах необходима для того, чтобы заверить подпись представителя, забирающего товар. И если на доверенности стоит печать организации-покупателя, то такое требование будет выполнено. Такой вывод следует из пункта 11 Инструкции от 14 января 1967 г. № 17, утвержденной Минфином СССР. То есть если к накладной приложена доверенность с печатью, то на самой накладной печать организации-покупателя уже необязательна.

Ловушка в документе. В товарной накладной нет подписи кладовщика

В чем опасность. Инспекторы снимают расходы и вычеты по НДС, если в товарных накладных нет подписи в графе «груз принял». А в договоре при этом сказано, что товары со склада поставщика покупатель забирает сам. Об этом стало известно из свежей судебной практики.

Как избежать проблем. В товарной накладной при получении груза покупатель расписывается два раза. Автограф в графе «груз принял» подтверждает, что поставщик передал товар перевозчику. Если товары забирал сам кладовщик, то он и расписывается в документе. А в графе «груз получил грузополучатель» кладовщик ставит подпись еще раз, когда товары пришли на склад покупателя. Обе подписи подтверждают, что покупатель принял товар. Поэтому при получении товара в двух экземплярах накладной безопаснее заполнять все реквизиты и ставить все подписи. Тогда у инспекторов не будет оснований признать поставку фиктивной.

Если проверяющие уже обнаружили у одной из сторон документы с ошибкой, отбиться от претензий помогут следующие аргументы. Товарные накладные поставщик оформил правильно, и они подтверждают отгрузку. А тот факт, что кладовщик не расписался в графе «груз принял», не означает, что компания не забирала товар со склада. Кроме того, факт получения продукции можно подтвердить регистрами налогового и бухгалтерского учета, инвентаризационными описями, фотографиями продукции и т. д. Если аргументы не сработают на проверке, защититься получится в суде (

Бухгалтерский и налоговый учет в любой организации невозможно представить без учета первичных документов. Одним из них является товарная накладная по форме ТОРГ-12. Она представляет собой первичный документ, оформляемый при отпуске какой-либо продукции или товаров покупателям.

Сама форма, по которой составляется данный документ, является унифицированной и обязательной для всех организаций. ТН составляют в двух экземплярах: один остается у продавца, другой направляется к покупателю. Тот вариант, который получает вторая сторона, предоставляет ей право оприходовать товарно-материальные ценности. Первый же вариант является основанием для того, чтобы можно было списать проданный товар.

Кто его составляет и подписывает

На основании закона №402 ФЗ «О бухгалтерском учете» и на основании документа №63-ФЗ «Об электронной подписи» накладная может быть сформирована и храниться как в бумажной, так и в электронной форме . При этом не так давно Федеральная Налоговая Служба утвердила формат файла XML, в котором каждый налогоплательщик сможет направить его в ФНС, используя интернет.

Такой документ подписывается в организации руководителем и главным бухгалтером, также могут быть и другие уполномоченные на это лица.

Те сотрудники, которые смогут подписывать накладную, должны быть выбраны и оформлены в соответствующей доверенности либо приказе.

Бумажная ТОРГ-12 подписывается пятью подписями :

• Расписывается покупатель в графе «груз получил». Здесь имеет право расписываться только уполномоченное на это лицо от покупателя. Представитель может быть занесен в доверенность либо иметь право на это на основании Устава.
• Строку «груз принял» заполняет то материально-ответственное лицо, которое непосредственно и принимает этот груз. Таким лицом может быть как представитель того, кто приобретает, так и перевозчик от сторонней организации. При этом, если товар принимается самим руководителям, доверенность не нужна, и соответствующее поле остается пустым.
• Со стороны продавца расписывается три сотрудника: бухгалтер, руководитель и тот человек, который напрямую ответственен за отгрузку. Как правило, если организация крупная, подпись ставится одним сотрудником. В этой роли выступает, например, оператор, связанный со складским учетом и бухгалтерией. Но перед тем, как поручить ему соответствующее право на подпись, это законодательно должно быть подтверждено приказом.

В строке «груз принял», а также напротив надписи «груз получил» может расписаться один и тот же человек. В данном случае подпись ставится непосредственно напротив строки «груз получил».

Электронная форма

В случае с электронной формой порядок, форма и подписание не изменяется. Отличительной особенностью является то, что накладная составляется в одном экземпляре, который включает в себя два файла. Один из файлов должен быть сформирован со стороны покупателя, а другой – со стороны продавца.

Чтобы подписать такой документ, используется не простая, а электронная подпись. Электронный документ подписывается с одной стороны покупателем, а с другой – продавцом.

Как ее заполнять? Пошаговый порядок

Товарная накладная – это унифицированный документ, который регламентирует продажу на сторону товарно-материальных ценностей. Поэтому в нем обязательно должны указываться сведения о наименовании товара, количестве, продажной цене, а также итоговой стоимости и налоге на добавленную стоимость.

ТОРГ-12 непременно должна иметь реквизиты и стороны-покупателя, и стороны-продавца. В ней предусмотрено место для штампа, а также должны присутствовать все необходимые подписи. В тот же момент, когда составляется и оформляется накладная, продавец обязан выписать еще один важный документ на отпуск товаров – счет-фактуру.

К обязательным реквизитам относятся:

• наименование организации, которая составляет документ;
• название документа;
• число, которое соответствует дате составления;
• наименование хозяйственной операции;
• в каких единицах измерения происходит реализация;
• наименование должностей лиц, которые совершают действие по продаже;
• подписи лиц, ответственных за процесс реализации.

Данный документ является унифицированным, а значит, предъявляются особые требования к его заполнению. Если он заполнен неверно, с ошибками, то право на обоснование списания ТМЦ пропадает. Также его нельзя будет использовать в качестве обоснования расходов в налоговом учете.

В самом верхнем разделе бланка прописывается информация о той организации, которая осуществляет отгрузку товаров. Обязательно заполняются:

• название;
• номер расчетного счета;
• БИК банка;
• индекс;
• юридический и фактический адреса;
• телефон и факс.

В графах «Плательщик» и «Поставщик» указывается информация, идентичная тому, что прописано в разделах «Грузополучатель» и «Грузоотправитель».

В поле «Основание» должен быть проставлен номер договора и его дата, на основании которого осуществляется отгрузка.

Сводная таблица с товаром должна соответствовать по своему содержанию счет-фактуре.

Как заполнить табличную часть

• Там, где должен быть указан код товара, фирма проставляет его на основании прайса. Он может быть также проставлен на основании классификатора продукции. Однако данный реквизит носит рекомендательный, а не обязательный характер.
• Обязательно должны быть заполнены единицы измерения. Для этого также необходим классификатор.
• Вид упаковки может быть, например, ящиком. Количество товара в одной упаковке проставляется в колонке «количество в одном месте» . То, сколько будет отгружаться упаковок в целом, указывается в графе «количество мест» .
• Колонка «масса» заполняется только в том случае, когда речь идет о весовом, а не о штучном товаре.
• Цена продукции указывается в соответствующей колонке без учета налога на добавленную стоимость. В графе 13 проставляется ставка налога. В большинстве случаев она равна 18%. В следующей графе проставляется сама сумма рассчитанного налога. И в последней графе проставляется стоимость товара с учетом НДС.
• В поле Итого проставляется суммарный итог от всех строк, соответствующих товарам.

Обязательно необходимо, чтобы каждое из полей в накладной было заполнено . Даже если значение не предусмотрено, то ставится прочерк.

Как приложение (о котором указывается в поле «Товарная накладная имеет приложение на…») к ТОРГ-12 может выступать товарно-транспортная накладная.

Подробный процесс формирования документа в программе 1С вы можете посмотреть на следующем видео:

Исправления в документе

На основании законов РФ, если в ТОРГ-12 обнаружены ошибки, исправления должны производиться в обоих экземплярах. При этом в них делаются вычерки, заверяемые подписями и стороной продавца, и стороной покупателя. Возле подписи обязательно должна проставляться дата, соответствующая числу, месяцу и году внесения изменений.

Как правило, при обнаружении ошибок в первичных документах взамен их составляются новые. Однако законодательство такой метод исправления документации не принимает.

Что касается электронных документов, то строгих правил исправления для них не существует. В этом случае каждая организация устанавливает их для себя самостоятельно.

Учет и хранение

Законами РФ не установлено каких-либо строгих постановлений по учету накладных. Каждая фирма может сама их устанавливать. Как правило, в организациях при складском учете составляются товарные отчеты. Товарные накладные прикладываются именно к этому отчету в порядке хронологии.

Если организация или индивидуальный предприниматель применяют упрощенную систему налогообложения, они обязаны вести книгу учета доходов и расходов. Данная книга составляется именно на основе первичной документации, к которой и относятся накладные.