Уведомление о времени начала отпуска образец заполнения. Уведомление об отпуске: как составить, за сколько времени направляется и как ознакомить
У каждого сотрудника организации ежегодно возникает право на получение оплачиваемого отпуска, длительностью в 28 календарных дней. У вновь трудоустроенного работника такое право возникает после полугода работы. В каждой организации должен быть оформлен график отпусков на будущий года, в соответствии с которым, сотрудники уходят на заслуженный отдых. В определенных случаях сотрудника извещают об отпуске, выслав ему письменное уведомление об отпуске.
Документ применяется для того, чтобы предупредить (известить) сотрудника о предстоящем ежегодном оплачиваем отпуске, который предоставляется согласно ТК РФ ст. 123. При этом необходимо уведомить каждого сотрудника минимум за две недели до запланированного отдыха, в соответствии с составленным . Однако такой документ составлять и направлять сотруднику не требуется в том случае, если работником было написано .
Уведомление отправляется в письменной форме персонально для каждого работника, в соответствии с установленным в организации общим порядком уведомлений (предупреждений). При необходимости сотрудник может быть уведомлен руководителем одного структурного подразделения, при этом делается соответствующая запись в рабочей тетради и ставится подпись уведомляемого.
Если работник был уведомлен несвоевременно, то это дает основание для осуществления переноса отпуска на другие даты, а при отказе ознакомиться следует составить соответствующий с данным приказом или уведомлением.
Порядок составления уведомления об отпуске
Форма уведомления составляется в произвольном виде, так как официального установленного вида такой документ не имеет. К тому же трудовой кодекс не конкретизирует способ уведомления работника о предстоящем отпуске.
Причем такой документ можно сделать в виде трафарета и просто поочередно вносить каждого сотрудника в форму, к тому же в документе можно предложить сотруднику разделить отпуск на части, что предусмотрено ТК РФ ст. 125.
Для придания документу юридической силы он должен содержать следующие данные:
- В документе должны быть указаны реквизиты организации.
- Присутствовать сведения об уведомляемом сотруднике – его ФИО и должности, в соответствии со .
- Документ должен быть зарегистрирован под очередным порядковым номером, на указанную в нем дату.
- Иметь содержательную информацию с указанием действий работодателя, обозначенными разрешительными статьями Трудового кодекса РФ.
- Документ подписывается руководителем организации или лицом, имеющим право подписи данных документов.
После получения такого уведомления сотрудник должен с ним ознакомиться, о чем будет свидетельствовать его личная подпись, которая также будет выражать его согласие. Если данное уведомление не будет содержать выше описанную информацию, то при возникновении судебных разбирательств документ может не возыметь нужную юридическую силу при решении споров между работником и работодателем.
Бланк уведомления об отпуске сотрудника
.
Уведомление о начале отпуска - образец этого документа нетрудно составить самостоятельно - содержит информацию о времени начала и окончания отпуска сотрудника, а также информирует его о предстоящем отпуске. Работодатель должен своевременно доводить до сведения сотрудников эту информацию, как того требует ст. 123 ТК РФ.
Как производится извещение о начале отпуска
Законодательство не устанавливает определенной формы извещения о начале отпуска. Руководство компании вправе известить сотрудников о предстоящем отпуске как в устной, так и в письменной форме, соблюдая следующие условия, предусмотренные ст. 123 ТК РФ:
- Известить сотрудника необходимо за 2 недели до начала отпуска.
- Факт уведомления должен быть подтвержден подписью работника.
Согласно письму Роструда «О сроке оплаты отпуска…» от 30.07.2014 № 1693-5-1, работодатель может самостоятельно выбрать способ информирования работников о предстоящем отпуске.
Например, можно завести специальный журнал Уведомление работника об отпуске по графику, образец и фиксировать в нем каждый факт извещения работников. В таком случае сотрудник должен расписываться непосредственно в журнале.
Также отметка об уведомлении может содержаться в приказе организации о предоставлении отпуска. Важно при этом учесть, что датой извещения будет считаться тот день, когда работник поставил свою подпись в документе.
Информацию об уведомлении работодатель может вносить и в график отпусков организации. Для этого он должен дополнить документ графами для отражения информации об уведомлении и подписей сотрудников.
Еще один распространенный вариант — письменное уведомление в виде отдельного документа, который выдается каждому сотруднику индивидуально. Его распечатывают на бумаге в 2 экземплярах. На обоих ставится отметка об ознакомлении и подпись сотрудника, после чего один экземпляр остается у работника, другой — в организации.
Уведомление работника об отпуске по графику, образец уведомления
Уведомление в письменной форме под подпись — оптимальный вариант, который позволяет работодателю соблюсти требования законодательства и иметь на руках доказательство осведомленности работника о времени начала и окончания очередного отпуска. В документе может содержаться следующая информация:
- наименование организации;
- название и номер документа;
- дата издания уведомления;
- фамилия и инициалы работника;
- наименование должности сотрудника;
- даты начала и окончания отдыха работника;
- количество календарных дней отпуска.
На уведомлении необходимо поставить отметку об ознакомлении работника и удостоверить его подписью руководителя организации. Если работник отказывается подписать документ, работодателю необходимо составить соответствующий акт, который станет доказательством информированности сотрудника о предстоящем отпуске.
Удобно оформлять уведомление в виде шаблона: заготовки с одинаковым текстом, в который достаточно вписать данные работника и даты. Образец уведомления вы можете найти на нашем сайте.
Всегда ли необходимо уведомление о начале ежегодного оплачиваемого отпуска?
Уведомление необходимо составлять в случаях, когда работники отдыхают по заранее установленному графику . Несоблюдение данного требования законодательства, согласно ст. 5.27 КоАП РФ, является административным правонарушением.
При этом на практике встречаются ситуации, когда сотрудники пишут заявление с просьбой предоставить отпуск в другое время. Руководство предприятия может пойти навстречу, причем в таком случае нет смысла уведомлять сотрудника о предстоящем отпуске. Подписи на заявлении будет достаточно для доказательства его информированности.
Правильно организованный процесс уведомления работников позволяет избежать нарушения трудового законодательства и, как следствие, возможных проблем с трудовой инспекцией в случае проверки предприятия.
График, действующий в условной организации, предусматривает очередность в предоставлении основного отпуска. Любого сотрудника, при этом, обязательно должны уведомить письменно — о точном сроке и предполагаемой дате. Только после получения описываемого уведомления, условный работник может прекратить исполнение своих текущих обязательств.
Нужно ли уведомление о начале отпуска?
Данное уведомление требуется в силу диспозиции статьи 119-ой Трудового кодекса. Наименование предстоящего отпуска для заполнения уведомления не имеет значения — оплачиваемый организацией, или самостоятельно. Более того, сотрудник не сможет законно отправиться на отдых, будучи не проинформированным об его начале. Поэтому, сразу после получения оформленного заявления, генеральный директор прослеживает о своевременном информировании работника о таких данных.
Императивная надобность такого документа — соблюдение интересов условного работника. Не получив такие данные, и отправившись в отпуск, он, по сути, поступит не законно. За нарушение, сотрудник может подвергнуться серьезным санкциям. Речь будет идти о фактически несогласованном прогуле. А это одно из оснований, описанных в 81 статье ТК РФ.
За какой срок работник должен получить уведомление о начале отпуска?
В статьей 124 ТК РФ указывается на две недели. Очередной ежегодный отпуск по факту может составлять любой срок, но об его начале работник предупреждается за указанный срок наперед. На практике допускается информировать о начале примерно за неделю, что не является каким-либо нарушением. Трудовые диспозиции в этом случае имеют рекомендательный характер, который можно соблюдать частично.
Некоторые организации вообще не ведут график, поэтому с предоставлением законного отдыха у них возникают проблемы. Работник должен закончить ранее начатые дела, и свободно отправиться отдыхать на положенное время. Именно для этого требуется информировать о начале отпускного периода.
Образец уведомление о начале отпуска
Составляется в отношении каждого работника на локальном организационном бланке. Форма и должный формат данного бланка устанавливается непосредственно внутренними актами. Экземпляры в пустом виде хранятся в отделе кадров, откуда в самом начале их необходимо запросить. В данном случае в отношении работника направляются данные, указывающие на начало, и на общую периодичность положенного отдыха. Уведомление также содержит ссылку на копию приказа, в соответствии с которым он может временно сложить свои должностные полномочия. Сразу после получения данного документа, условный сотрудник в указанный в нем день может не выходить на работу.
Сколько хранятся уведомления о начале отпуска?
В силу положения статьи 123 ТК РФ, выписанные образцы хранятся не менее 5 лет. Их первичная регистрация производится в локальном производственном журнале, в котором проставляется номер самого уведомления и локального приказа о начале реализации трудовой преференции работника. Длительный срок предусматривается для того, чтобы в случае возникновения спорных правоотношений между сторонами соглашения, условный работодатель смог подтвердить, что он соблюдал все императивные преференции в отношении работника. Веским доказательством в данном случае будет считаться именно описываемое уведомление. В такой ситуации сотрудник не сможет указать на не предоставление положенных трудовых преференций.
Кто должен подписывать уведомление о начале отпуска?
Не во всех случаях нужна подпись именно формального генерального директора. В соответствии со статьей 124, именно формальный директор и проставляет подпись на описываемом документе. Но в некоторых ситуациях у руководителя организации не бывает возможности самостоятельно совершать данные регистрационные действия. Поэтому, внутренними организационными актами предусматривается возможность подписания уведомления, а также внутренних приказов другими уполномоченными лицами. В большинстве случаев данные регистрационные действия вправе производить начальник внутреннего отдела кадров.
На положение самого работника данное обстоятельство никак не повлияет. Самое главное, чтобы полученный им документ содержал должную печать и подпись любого уполномоченного лица. Полученный документ желательно хранить до фактического момента увольнения. В случае разногласий, он может быть существенно полезным для каждой штатной единицы.
Трудовой договор, контракт → Уведомление работника о начале отпуска
Ьнику отдела сбыта и.и. иванову уважаемый(ая) . (и.о. работника) в соответствии со статьей 123 трудового кодекса рф уведомляем вас о предстоящем отпуске с «» 20 г. по «» 20 г. сроком на календарных дней...
Документы делопроизводства предприятия → Образец уведомления об изменении определенных сторонами условий трудового договора
Ограниченной ответственностью «мир» уведомление об изменении определенных сторонами условий трудового договора 15.01.2012 № 9/2012 менеджеру по работе с клиентами юсиповой а.г. уважаемая анна...
Учредительные договоры, уставы → Образец. Уведомление о ликвидации предприятия в департамент труда и занятости
труда и занятости уведомление настоящим уведомляю, что в связи с решением общего собрания протокол no. от "" 20 г. ...
Документы делопроизводства предприятия → Уведомление в департамент труда и занятости г. Москвы о высвобождении сотрудников
Бланк предприятия в департамент труда и занятости г. москвы уведомление настоящим уведомляю, что в связи с решением общего собрания протокол n от "" 20 ...
Документы делопроизводства предприятия → Срочный трудовой договор на период нахождения Основного работника в отпуске по беременности и родам (работа по совместительству)
Срочный трудовой договор (работа по совместительству) г. «» года ооо «» в лице генерального директора, ...
Документы делопроизводства предприятия → Уведомление о предстоящем увольнении в связи с сокращением численности или штата работников
Трудовой договор, контракт → Образцы примерных формулировок приказов и записей в трудовых книжках, связанных с вопросами предоставления отпусков работникам предприятий и организаций
образцы примерных формулировок приказов и записей в трудовую книжку, связанных с вопросами предоставления отпусков +-+ в приказе запись в графе 3 трудовой книжки "сведения...
Трудовой договор, контракт → Образец. Приказ руководителя организации о возмещении вреда в связи с увечьем или иным повреждением здоровья, связанным с исполнением трудовых обязанностей (при продлении выплаты возмещения вреда потерпевшему)
Потерпевшему приказ о возмещении вреда в связи с увечьем или иным повреждением здоровья, связанным с исполнением трудовых обязанностей (на основании правил, утвержденных постановлением верховного совета рф от 24 декабря 1992 г.) с гр. 2...
Трудовой договор, контракт → Образец. Приказ руководителя организации о возмещении вреда в связи со смертью кормильца в результате увечья или иного повреждения здоровья, связанного с исполнением трудовых обязанностей (при первичном назначении возмещения вреда после смерти
Возмещении вреда в связи со смертью кормильца в результате увечья или иного повреждения здоровья, связанного с исполнением трудовых обязанностей (на основании правил, утвержденных постановлением верховного совета рф от 24 декабря 1992 г.) гр. ...
Трудовой договор, контракт → Образец. Основные должностные обязанности инженера по охране труда и технике безопасности
основные должностные обязанности инженера по охране труда и технике безопасности осуществляет контроль за соблюдением в организации (ее подразделениях) действующего законодатель...
Договор поставки товаров, продукции → Договор на поставку непродовольственных товаров между производственным объединением (предприятием) и торговым посредническим предприятием. (разработан на осн. рекомендаций Минторга СССР, письмо от 01.09.89 г. За № 1-87-303)
В лице. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (должность, фамилия, имя, отчество) действующего на основании. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . с одной стороны, и. . . . . . . ...
Исковые заявления, жалобы, ходатайства, претензии → Образец от 15 июня 1995 г. Исковое заявление о возмещении ущерба, причиненного работником при исполнении трудовых обязанностей
Адрес) цена иска и с к о в о е з а я в л е н и е о возмещении ущерба, причиненного работником при исполнении трудовых обязанностей работает. (ф.и.о. ответчика) (указать место работы и должность) с ним заключен договор о полной м...
Договор поставки товаров, продукции → Договор на поставку продукции по прямым длительным хозяйственным связям. Разработан на основе рекомендаций Минюста СССР и Госарбитража СССР для использования при заключении договоров непосредственно между изготовителем (поставщиком) и потребите
Для пере- возки продукции оплачиваются заказчиком, исходя из себестоимости, опреде- ляемой калькуляцией поставщика. 5. сотрудничество сторон по обеспечению длительных хозяйственных связей 5.1. поставщик обязуется. . . . . . . . . . . . . . . . . ....
Документы делопроизводства предприятия → Записка-расчёт о предоставлении отпуска работнику. Форма N Т-60
Личество календарных дней отпуска сумма за отпуск , руб. другие начисления из фонда оплаты труда из фонда оплаты труда 7 8 9 10 11 ...
Статистическая отчётность → Отчет о состоянии условий труда, льготах и компенсациях за работу в неблагоприятных условиях труда. Форма № 1-т (условия труда) (постановление Госкомстата РФ от 12.07.94 № 104)
О окпо окдп копф +- коды проставляет организация - составитель отчета +-+ кому представляется форма n 1-т (условия труда ) наименование, утверждена адрес получателя постановлением госкомстата россии от 12.07.94 n 104 министерство (ведомст...
Отпускная пора, в большинстве организаций, приходящаяся на летнее время, является настоящей «катастрофой» для кадровых специалистов. Ведь им приходится составлять огромное количество бумаг , причем большая доля из них создается заблаговременно, еще до того, как сотрудник уйдет на заслуженный ежегодный отдых. В частности, речь идет об уведомлении по отпуску.
Как производится извещение о начале
Со стороны нанимателя существует обязательство по уведомлению работника
о начале трудового отпуска, не зависимо от того, имеется ли определенная дата его начала или она отсутствует. Срок этого уведомления составляет не позже, чем 15 дней по календарю до предполагаемой даты начала отдыха
.
Способ, в котором происходит извещение, выбирается нанимателем в индивидуальном порядке, но специалисты считают, что лучше всего сделать это в письменном виде . Ведь если впоследствии возникнут разногласия между сторонами, работодатель сможет доказать исполнение данного обязательства.
Если в рамках графика имеется конкретная дата по началу отпуска , то требование от работника заявления о предоставлении уведомления – необязательный аспект. Ведь в такой ситуации в заявлении, по сути, будет дублироваться ситуация, которая уже обсуждалась.
Если же в графике имеет место быть исключительно месяц предоставления отпуска, а дата начала неизвестна , необходима своевременная подача работником заявления, в котором указывается дата начала. Целесообразно, чтобы этот специалист составил письменное заявление при предоставлении отпуска в другое время.
Есть несколько вариантов , посредством которых наниматель может уведомить своего рядового сотрудника о том, что отпуск начинается:
- направление персонального документа, который именуется уведомлением;
- ознакомление с приказом и прочим распорядительным документом о предоставлении отпуска или записки.
Правила оформления и общие требования
В рамках законодательства не имеется единой утвержденной формы
, в которой составляется данный документ. Поэтому каждая организация вправе заняться самостоятельной разработкой типового шаблона.
Чтобы придать бумаге юридическую значимость, в ее форму следует включить несколько основополагающих материалов :
- ключевые реквизиты предприятия;
- исходящий номер и точную дату регистрации этой бумаги;
- должностные обязательства, фамилия, инициалы отпускника;
- информативная часть, в которой присутствуют сведения о будущем отпускном периоде;
- подпись со стороны нанимателя.
Способы оформления ежегодного отпуска
Оформление данного отдыха осуществляется на основании соответствующего приказа , который также называется распоряжением, решением или запиской. Их подписание осуществляется от имени нанимателя, но занимается этим должностное лицо.
Издание приказного документа
Чтобы создать качественный приказ, необходимо заблаговременно подготовить его основание . В качестве этого пункта выступает соответствующий график отпусков, уведомление или заявление. Очередность, в которой сотрудникам предоставляются трудовые отпуска, устанавливается согласно общему графику, утвержденному со стороны нанимателя по согласованию с профсоюзом, если таковой имеется.
Сам по себе график выступает в качестве локального нормативного акта , который считается обязательным для всех сторон. Его составление осуществляется на год не позже 5 января или прочего срока, который устанавливается на базе коллективного договора.
Порядок регистрации
В рамках каждого предприятия ведется учетный журнал , который содержит все регистрации уведомлений, выданных сотрудникам фирмы:
- о подаче объяснений;
- о реорганизации компании;
- о переводе;
- об изменении трудовых условий;
- об отпуске.
В соответствующие строки полностью заносятся все материалы из оформленного документа о начале отпуска. Если постоянно вносить в журнал какие-то данные, это гарантирует оперативный поиск необходимого набора сведений . Титульная страница этого документа содержит следующие материалы :
- название организации;
- наименование самого документа;
- время начала его ведения.
Что касается следующего листа, то в нем содержатся материалы об ответственных лицах, которые занимаются ведением журнала. Не существует единой формы регистрации уведомлений. О том, нужно ли включать в книгу какие-то дополнительные сведения или без них можно обойтись, решает непосредственно организация. Традиционно в таблицу журнала включаются следующие данные :
- название документации;
- дата ее оформления;
- номер регистрации;
- суть содержания бумаги;
- данные о сотруднике;
- дата вручения извещения;
- сведения об ответе работника.
Листы журнала, которые печатаются, в обязательном порядке подлежат нумерации и прошивке. Скрепленный документ заверяется подписью и печатью руководящего звена.
Образец уведомления по графику
Уведомление такого плана – элемент нормативных актов предприятия , которые применяются в повседневном обороте документации. Специалисты отдела по кадрам могут составить такой образец самостоятельно.
- По центру в первой строке прописывается наименование документа – «Уведомление».
- Далее следует основная часть с приведенными нормами законодательства. Пишется основание, на котором организация сообщает о своем решении (ст. 123 ТК РФ).
- Во втором абзаце содержится просьба о письменном подтверждении того факта, что сотрудник получил данное уведомление.
- Нижние строки содержат ФИО начальника кадровой службы, а также сотрудника, который уходит в отпуск. Обязательным атрибутом является подпись каждой стороны и дата составления документа.
Шаблонная модель документа предполагает возможность сохранения постоянных данных и внесения переменных значений. Если на предприятии будет разработана и сохранена персональная форма документа, она обеспечит значительное сокращение времени.
В качестве ключевого условия персонального ознакомления каждого сотрудника с этим документом выступает его предоставление в письменном виде .
Есть несколько вариантов ознакомления сотрудников с предстоящим отпускным периодом:
- персональное уведомление;
- приказ на предоставление оплачиваемого отпускного периода;
- ведомость, которая прилагается к отпускному графику;
- графа, имеющаяся в самом документе;
- рабочий журнал директора подразделения.
Регламент по сроку хранения уведомлений имеется в перечне типовой документации управленческого характера. Приказы, связанные с предоставлением оплачиваемого отдыха или его началом, хранятся на протяжении 5 лет в архивах. Если предприятие прекратило работу до истечения 5-ти летнего периода, документация поступает в территориальный архив.
Нюансы для совместителей
Если отпуск оформляется для данной категории сотрудников, он имеет несколько особенностей и нюансов.
- Отпуск совместителям должен выдаваться в тот же период, что и основной категории работников. Чтобы данное условие было соблюдено, сотрудникам следует предоставить сведения, связанные со сроками предоставления отпуска на основном месте работы.
- Если сотрудник по совместительству не отработал положенное количество времени для того, чтобы рассчитывать на очередной отпуск, на недостающие дни происходит оформление отпуска без содержания.
- По факту уведомление, свидетельствующее о начале отпуска, является строго информативным, так как сотрудник имеет персональный интерес в своевременном оформлении отдыха по месту работы.
- Если сотрудник, принадлежащий данной категории, не предоставил данные о сроках отдыха по основному рабочему месту, он включается в общий график на обычном основании.
Если знать эти нормы оформления и грамотно использовать их на практике, сотрудничество по данному вопросу будет упрощено – как для рядовых сотрудников, так и для управленческого аппарата.
Таким образом, уведомление об отпуске – обязательный документ, форма которого составляется индивидуально для каждого предприятия. Грамотный подход к его оформлению позволит избежать многочисленных трудностей и добиться взаимного понимания между сторонами.
