Проведения проверок наличия конфиденциальных документов. Назначение, виды и принципы проведения проверок наличия конфиденциальных документов
Цель проверки наличия документов, дел и носителей конфиденциальной информации - установление их реального соответствия записям в учетных формах, сохранности, целостности и комплектности материалов, а также своевременное выявление фактов утраты конфиденциальных материалов и определение правильности выполнения процедур и операций по их учету, хранению и использованию.
Проверка стимулирует тщательное соблюдение всеми сотрудниками фирмы требований по работе с конфиденциальными материалами, обеспечение их физической сохранности и, в конечном счете, - информационную безопасность организации.
Проверка всегда ведется от учетных данных к документам, экземплярам документа и составным частям каждого документа или дела. Кроме того, в ходе проверки рассматриваются вопросы снятия с документов грифа конфиденциальности.
Проверки наличия конфиденциальных материалов могут быть регламентированными (периодическими) и нерегламентирован- ными (непериодическими).
Регламентированные, обязательные проверки наличия документов, дел и носителей информации проводятся ежедневно, ежеквартально и по окончании календарного года. Они охватывают весь массив конфиденциальных материалов организации.
Нерегламентированные проверки осуществляются при смене руководителей подразделений или направлений деятельности организации, увольнении сотрудников, после завершения экстремальной ситуации, выявления факта возможной утраты информации и в других случаях. Этот вид проверки обычно ограничивается конкретной частью конфиденциальных материалов.
Ежедневные проверки (самопроверки или проверки вторым работником) наличия конфиденциальных документов проводятся в конце рабочего дня всеми сотрудниками организации, работающими с конфиденциальными материалами. Квартальные и годовые проверки наличия проводит специально назначаемая комиссия; по результатам этих проверок составляется акт.
Любой вид проверки может быть закончен лишь после выявления фактического наличия всех документов, числящихся по учетным формам. Для проверки привлекаются только основные учетные формы - журналы регистрации и учетные карточки.
Другие учетные формы (описи, перечни, реестры, акты, карточки учета разрешений и выдачи материалов и т. д.) носят вспомогательный информационный и оправдательный характер.
В процессе проведения квартальной проверки наличия конфиденциальных материалов контролируется сохранность традиционных и электронных документов, находящихся на исполнении у сотрудников организации и не подшитых в дела. Одновременно проверяется соблюдение ими установленного порядка работы с конфиденциальными материалами, их хранения, правильности ведения внутренней описи документов, находящихся у исполнителя, своевременности и полноты ежедневной сдачи всех материалов в службу КД. Проверка ведется в обязательном присутствии самого сотрудника.
В процессе проведения годовой проверки наличия конфиденциальных материалов контролируется сохранность всех традиционных и электронных документов, находящихся как на исполнении, так и исполненных, подшитых в дела, независимо от времени их поступления, получения или издания. Дела проверяются полистно.
Отсутствие конфиденциального документа, дела или носителя информации у сотрудника, которому они были выданы, считается утратой этих материалов. В подобном случае комиссия составляет акт и немедленно докладывает об утрате первому руководителю организации для принятия решения. Акт составляется также в случае обнаружения в базе данных компьютера сотрудника или на дискете неучтенной или несанкционированно сохраненной копии электронного документа.
Следовательно, процесс исполнения, дальнейшего движения и использования изданных конфиденциальных документов более сложен в технологическом отношении, чем аналогичный процесс обработки открытых документов, и требует четкого выполнения рассмотренных стадий, этапов и процедур в указанной последовательности, что дает возможность защитить ценную информацию и ее носители от возможных потенциальных и реальных угроз. Этой же цели служат регулярные проверки наличия документов, дел и носителей информации. 6.3.
Еще по теме Проверка наличия документов, дел и носителей информации:
- НЕРЕГЛАМЕНТНЫЕ ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ НОСИТЕЛЕЙ, ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ
- Формирование и хранение дел, уничтожение документов, дел и носителей информации
- КВАРТАЛЬНЫЕ ПРОВЕРКИ ФАКТИЧЕСКОГО НАЛИЧИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ НОСИТЕЛЕЙ И ДОКУМЕНТОВ
- ПРОВЕРКИ ПРАВИЛЬНОСТИ ПРОСТАВЛЕНИЯ ОТМЕТОК О ДВИЖЕНИИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ДЕЛ И НОСИТЕЛЕЙ
- ПРОВЕРКИ ПРАВИЛЬНОСТИ ПРОСТАВЛЕНИЯ РЕГИСТРАЦИОННЫХ ДАННЫХ КОНФИДЕНЦИ- АЛЬН ЫХ НОСИТЕЛЕЙ, ДОКУМЕНТОВ, ДЕЛ И УЧЕТНЫХ ЖУРНАЛОВ (КАРТОТЕК)
- ГОДОВАЯ ПРОВЕРКА НАЛИЧИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ, ДОКУМЕНТОВ ВЫДЕЛЕННОГО ХРАНЕНИЯ И УЧЕТНЫХ ЖУРНАЛОВ (КАРТОТЕК)
- Истребование документов (информации) о налогоплательщике, плательщике сборов и налоговом агенте или информации о конкретных сделках (встречные проверки)
В ходе проверок устанавливается соответствие наличия документов учетных данных, правильность ведения учетов, проверяется порядок обращения с документами, рассматриваются вопросы снятия грифа «Коммерческая тайна».
Проверки проводятся комиссионно, с обязательным включением в комис-сию работников, ответственных за учет и хранение документов с грифом «Коммерческая тайна».
Проверки осуществляются от учетных данных к документам, проверяется наличие всех зарегистрированных экземпляров. Документы, хранящиеся россыпью, проверяются полистно. В ходе проверок устанавливается соответствие и правильность заполнения граф учетных карточек и журналов, наличие отметок об отправке, возврате, размножении и уничтожении документов.
Рекомендуется проводить ежеквартальные и ежегодные проверки наличия документов с грифом «Коммерческая тайна».
Квартальная проверка наличия проводится в первую декаду первого месяца, следующего за последним месяцем проверяемого квартала.
В квартальную проверку проверяются документы, находящиеся на исполнении, не подшитые в дела и не взятые на инвентарный учет, а также документы, находящиеся на хранении в подразделениях или на руках у исполнителей.
Годовая проверка наличия проводится в январе следующего за проверяемым года.
В годовую проверку проверяется наличие всех зарегистрированных документов с грифом «Коммерческая тайна», а также правильность ведения всех видов учета и порядка оформления актов на уничтожение.
Проверки наличия документов проводятся также при смене руководителя подразделения по ведению делопроизводства документов с грифом «Коммерческая тайна» или сотрудников этих подразделений, ответственных за учет и хранение документов.
Результаты проверок оформляются актами. Акты подписывают члены комиссии по проверке наличия документов и утверждают у руководителя предприятия.
Еще по теме 5.5. Проверка наличия документов с грифом «Коммерческая тайна»:
- 7.4. Проверка наличия (инвентаризация) изделий с грифом «Коммерческая тайна»
- 5.6. Порядок хранения и обращения с документами с грифом «Коммерческая тайна»
- 5. ОРГАНИЗАЦИЯ И ВЕДЕНИЕ НА ПРЕДПРИЯТИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ДОКУМЕНТОВ С ГРИФОМ «КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА».
- 6.1.4. Рассылка документов с грифом «Коммерческая тайна» в другие предприятия передача между подразделениями предприятия
- 5.1. Размещение подразделений по ведению делопроизводства с грифом «Коммерческая тайна»
Проверки наличия конфиденциальных документов являются важной составной частью конфиденциального делопроизводства. Цель проверок состоит в обеспечении контроля за сохранностью документов. Это достигается путем установления соответствия фактического наличия документов учетным данным на них, выявления отсутствующих документов и принятия мер по их розыску.
Однако в процессе регистрации документов могут быть допущены ошибки, следствием которых становится искажение учетных данных о документах. Кроме того, часть зарегистрированных документов может быть отправлена, уничтожена, подшита в дела, возвращена после отправления, переведена на другой вид учета. При проставлении в учетных формах отметок о таком движении документов также могут случаться ошибки, которые при определенных обстоятельствах создают основу для утраты документов и (или) несвоевременного обнаружения утрат. Поэтому проверки правильности регистрации документов и проставления отметок об их движении должны быть составными частями проверок наличия документов. Проверки направлены и на выявление неучтенных по каким-либо причинам конфиденциальных документов, установление этих причин и взятие таких документов на учет.
"Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения" предусматривает проведение проверок наличия документов не реже одного раза в год, допуская тем самым возможность их проведения только один раз в год. Однако при такой периодичности резко снижается вероятность своевременного обнаружения утрат документов и их нахождения. Чем чаще проводятся проверки, тем больше гарантий обеспечения сохранности документов.
Проверками должны быть охвачены не только документы, но и дела, а также носители конфиденциальной информации.
Проверки правильности регистрации и фактического наличия документов частично проводятся в процессе выдачи их исполнителям и последующего возврата. Однако такие проверки не охватывают все документы и все необходимые проверочные операции. Поэтому следует осуществлять комплексные плановые проверки фактического наличия документов, дел и носителей и правильности отметок об их регистрации и движении.
Наиболее оптимальными видами проверок и сроками их проведения являются:
Проверки правильности проставления регистрационных данных носителей, документов, дел и учетных журналов (картотек) - сразу после регистрации;
Проверки правильности проставления отметок 0 движении носителей, документов и дел, независимо от времени их регистрации, - сразу после проставления отметок или при невозможности проведения сразу после проставления отметок - по истечении каждого квартала;
Проверки фактического наличия всех носителей и всех не подшитых в дела и не переведенных на учет выделенного хранения изданных и поступивших документов, независимо от времени их регистрации, - один раз в квартал по истечении квартала (квартальные проверки);
Проверка фактического наличия всех дел, документов выделенного хранения и учетных журналов (картотек), зарегистрированных в истекшем и предыдущих годах, - один раз в год по истечении года (годовая проверка).
Эти виды проверок и сроки их проведения позволяют своевременно выявлять ошибки, допущенные при регистрации документов и производстве отметок об их движении, осуществлять систематический контроль за наличием документов, при этом более тщательный в отношении документов, не сброшюрованных и не подшитых в дела, а, следовательно, подвергающихся большей опасности утраты. В то же время такой состав проверок и такая периодичность их проведения дают возможность избежать повтора проверочных операций, за исключением проверок фактического наличия части носителей и не подшитых в дела документов.
Кроме того, существуют так называемые нерегламентные проверки фактического наличия документов, которые проводятся по мере возникновения необходимости в них.
Проверочные операции может осуществлять сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства, регистрировавший документы и производивший отметки об их движении. Но для некоторых операций это не лучший вариант, поскольку у сотрудника притупляется внимание к записям, сделанным им самим. Этот вариант целесообразно использовать при проверках правильности проставления регистрационных данных носителей, документов, дел и учетных журналов (картотек), в том числе при проверках отметок, о возврате ранее отправленных документов, т.к. регистрационные данные дополнительно проверяются в процессе передачи-приема носителей, документов и дел между исполнителями и подразделением конфиденциального делопроизводства.
Самым оптимальным вариантом для других видов проверок является проведение их одновременно двумя сотрудниками, одним из которых должен быть сотрудник, осуществлявший регистрацию документов, дел и носителей и проставлявший отметки об их движении. При этом каждый из сотрудников не дублирует проверочные операции, а выполняет определенную их часть. Например, один сотрудник называет учетные данные на документе, другой проверяет их соответствие в учетных формах или один называет данные учетных форм, другой проверяет их соответствие в других учетных формах, сопроводительных документах, делах и т.д. Это повышает качество проверок и ускоряет их проведение.
В целях обеспечения контроля за проведением всех необходимых проверочных операций и избежания их дублирования необходимо проставлять соответствующие отметки о проверках.
Отметки о проверках правильности регистрации носителей, документов, дел и учетных журналов (картотек), а также правильности записей о возврате документов проставляются условным обозначением, например: "ь", "+" и др.
Отметки о проверках фактического наличия носителей, документов, дел и учетных журналов (картотек) целесообразно проставлять датами проверок, поскольку, как уже отмечалось, такие проверки частично повторяются и по дате можно отличить одну проверку от другой. Отметки допускается производить карандашом, чтобы при необходимости можно было их вытереть, например, с целью освобождения места для проставления последующих отметок.
Проверки правильности производства отметок о движении носителей, документов и дел заверяются подписями с проставлением даты.
При проведении проверок необходимо руководствоваться следующими принципами:
Охват проверочными операциями всех подлежащих проверке документов, дел и носителей, всех учетных форм, в которых зафиксированы проверяемые реквизиты, и всех необходимых сопроводительных (оправдательных) материалов о движении документов;
Проведение проверок наличия документов по схеме: сначала документ, потом учетные данные на него (от документа к формам учета), обеспечивает большую возможность обнаружения неучтенных конфиденциальных документов;
Фиксация конечных результатов проверок.
По результатам произведенных в течение квартала проверок правильности проставления отметок о движении документов, дел, носителей и фактического наличия носителей и документов составляется акт по следующей форме:
Наименование предприятия
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя предприятия
АКТ____________
____________№________
_________________
(место составления)
О проверке движения и наличия
конфиденциальных носителей,
документов и дел за _________ квартал
Составлен:
(инициалы, фамилии лиц, проводивших проверку)
В период с по 200_ г. проведена проверка:
Правильности произведенных в течение квартала отметок о движении носителей, документов и дел, независимо от времени их регистрации;
Фактического наличия всех носителей, изданных и поступивших документов с просчетом листов, независимо от времени их регистрации.*
1. Все отметки о движении документов, дел и носителей соответствуют сопроводительным (оправдательным) материалам, а также новому местонахождению подшитых и переведенных на учет выделенного хранения документов:**
2. Все подлежавшие проверке документы и носители находятся в наличии; ***
3. ________ документов (носителей, дел) не зарегистрированы по фермам
(количество)
учета (указываются раздельно носители, дела, документы по каждому виду учета); ****
4. Имеются следующие ошибки и нарушения в учете и хранении документов, дел, носителей
(перечисляются ошибки, нарушения и меры, принятые по их устранению).*****
(подписи)
* Если рабочие и стенографические тетради проверялись без просчета листов, то это фиксируется в скобках или примечании.
** Если в процессе проверки были обнаружены факты несоответствия, то пишется: «кроме», с указанием по каждому документу (носителю, делу) в чем они проявились.
*** Если не все в наличии, то пишется: «кроме», с указанием учетных номеров документов или носителей.
**** Пункт включается в акт при наличии незарегистрированных документов, носителей и дел.
***** Пункт включается в акт при выявлении ошибок и нарушений.
По результатам годовой проверки составляется акт по следующей форме:
Наименование предприятия
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя предприятия
(подпись, инициалы, фамилия, дата)
_______№________
_________________
(место составления)
О проверке наличия конфиденциальных дел,
документов и учетных журналов
(картотек) за ______ год
Составлен:______________________________________________
(инициалы, фамилии лиц, проводивших проверку)
В период с ___________ по _______ 200_ г. проведена проверка:
Фактического наличия всех дел и документов выделенного хранения, зарегистрированных в истекшем и предыдущих годах (без просчета листов);
Фактического наличия учетных журналов (картотек), зарегистрированных в истекшем и предыдущих годах (без просчета листов, карточек);
Закрытия всех регистрационных номеров в журналах (картотеках) учета изданных, поступивших документов и носителей, зарегистрированных в истекшем году.
В результате проверки установлено:
1. Все подлежавшие проверке дела, документы выделенного хранения и учетные журналы (картотеки) находятся в наличии;*
2. Все регистрационные номера в журналах (картотеках) учета закрыты;
3. ___________ дел (документов выделенного хранения) не зарегистрированы по формам учета.**
(количество)
(подписи)
_________________________________________________________________________________________________
* Если не все в наличии, то пишется: «кроме», с указанием учетных номеров документов или индексов (номеров)
и года дел (журналов).
** Пункт включается в акт при наличии незарегистрированных дел или документов.
При наличии заключения комиссии по фактам утрат или выявления неучтенных дел, документов выделенного хранения и журналов учета оно прилагается к акту проверки с отражением в реквизите "Отметка о наличии приложения".
Страница: 3
Архив
215. Секретные дела вносятся в номенклатуру дел руководителем учреждения или СОГТ совместно с руководителями структурных подразделений и заведующим архивом учреждения в конце текущего года на очередной год с учетом важности, однотипности поступающих в дела документов, сроков их хранения и в соответствии с правилами архивной работы.
При небольшом количестве секретных дел (не более 10) номенклатура дел может составляться на несколько лет, но не более пяти.
216. Номенклатура секретных дел утверждается руководителем учреждения и вводится в действие с 1 января очередного года.
217. Номенклатура секретных дел учитывается по журналу учета внутренних документов и хранится в течение года у руководителя учреждения или СОГТ. После проверки наличия документов указанная номенклатура подшивается в отдельное дело.
218. Изменения и дополнения в номенклатуру секретных дел вносятся с письменного разрешения руководителя учреждения или СОГТ по представлению руководителей структурных подразделений.
219. Сроки хранения секретных дел, включенных в номенклатуру дел, указанную в пункте 217 настоящего Порядка, определяются в соответствии с перечнями документов с указанием сроков их хранения.
220. Тома секретных дел и журналов учета вносятся в номенклатуру дел по мере их заведения и с указанием имени и фамилии работника, ответственного за ведение дел (томов) и журнала учета. По законченным делам (томам) в номенклатуре делаются записи о дате заведения дела (тома), количестве листов и других необходимых данных. Если в течение года в учреждении заводятся новые дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. С этой целью в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
221. По окончании года в конце номенклатуры дел указывается количество заведенных секретных дел (томов) постоянного и временного хранения и дел, переходящих на следующий год.
222. Номенклатура дел является основным учетным документом секретных дел текущего года, а порядковые номера дел по номенклатуре являются номерами дел текущего года.
223. При большом количестве дел, включенных в номенклатуру дел, им могут присваиваться индексы, которые состоят из обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера дела (в пределах номенклатуры дел данного структурного подразделения).
224. Секретные дела, предусматриваемые номенклатурой дел, заводятся по следующим признакам:
1) тематическому, когда документы группируются в дела по их содержанию, т.е. относятся к одному вопросу или одной теме;
2) по видам документов (приказы, отчеты, протоколы, акты);
3) корреспондентскому, при котором в одно дело объединяются документы по переписке с одним или несколькими учреждениями либо по другим признакам.
225. Секретные дела формируются и оформляются в соответствии с правилами архивной работы.
226. в дела группируются секретные документы текущего года. Исключение составляют переходящие дела, которые заводятся в ограниченном количестве.
Документы постоянного хранения комплектуются в дела отдельно от документов временного хранения. в дела подшиваются только исполненные документы.
227. При приеме секретных документов для подшивки в дела проверяется правильность их оформления: наличие подписей, отметок об исполнении, дат, номеров, заверительных надписей, правильность направления документов в дела, рассылки, фамилий исполнителей, а также соответствие грифа секретности документов грифу секретности дела.
На обложке дела (тома) указывается гриф секретности, наименование учреждения и структурного подразделения, номер дела (тома), заголовок (наименование дела) или, при необходимости, шифр темы в соответствии с номенклатурой дел, год начала ведения дела, количество листов дела (тома) и срок его хранения.
228. в заголовках дел с секретными распорядительными документами указывается вид документов и их характер (подлинники или копии).
229. Дата начала ведения дела, проставляемая в номенклатуре секретных дел, должна соответствовать дате поступления первого документа на подшивку в дело. Даты начала и окончания дела должны соответствовать крайним датам подшитых в нем документов. Эти даты проставляются на обложке дел, законченных делопроизводством.
230. Обложки секретных дел должны соответствовать действующим стандартам.
231. Одновременно с делом заводится также карточка регистрации дела, которая хранится в конверте, приклеенном к внутренней стороне обложки дела, и вместе с делом сдается в архив. Если карточка полностью заполнена, то заводится новая карточка, которая хранится вместе с делом. Заполненная карточка вносится во внутреннюю опись дела ниже ее итоговой записи, но не нумеруется и листом дела не считается.
232. Листы законченного секретного дела должны быть сброшюрованы и пронумерованы, а также должна быть составлена внутренняя опись. На описи и на специально подшитом листе в конце дела (тома) должна быть сделана заверительная надпись.
Все подшитые в дело (том) документы нумеруются полистно, номера проставляются в правом верхнем углу листа вне текста документа; названия документов с номерами листов вносятся во внутреннюю опись документов, находящихся в деле.
Листы внутренней описи нумеруются отдельно. Их количество указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела. Листы ознакомления с распорядительными документами подшиваются в дела вместе с этими документами, вносятся во внутреннюю опись и нумеруются.
233. По окончании секретного дела (тома) в конце внутренней описи указывается (цифрами и прописью) количество внесенных в него документов, а также должность и фамилия руководителя учреждения или работника СОГТ, который оформил эту опись, а на специально подшитом в конце дела (тома) листе производится цифрами и прописью надпись о количестве подшитых в нем листов.
Дело (том) с документами нумеруется, опечатывается (пломбируется) и заверяется руководителем учреждения или работником СОГТ, оформляющим дело (том). Опечатывание дела (тома) производится с помощью бумажной наклейки с оттиском печати руководителя учреждения или СОГТ, которая наклеивается так, чтобы захватывался шнурок, использованный для прошивки дела (тома).
234. Каждый том секретного дела должен содержать не более 250 листов. в случае поступления на подшивку документов свыше этого количества заводится следующий том дела с указанием его порядкового номера. Включение в дело не относящихся к нему документов запрещается.
235. Исправления во внутренних описях должны быть оговорены и заверены подписью руководителя учреждения или работника СОГТ.
236. Секретные документы в течение года могут подшиваться скоросшивателем или храниться в рабочей папке. После окончания года они должны подшиваться в дело. в делах, находящихся в скоросшивателе или в рабочей папке ведется внутренняя опись имеющихся в них документов и оформляется титульный лист, на котором делаются надписи в соответствии с настоящим Порядком. При необходимости исполнителям выдаются необходимые им документы. При этом в карточке регистрации документа (дела) записывается номер выданного документа, номер экземпляра и количество его листов.
237. Секретное дело выдается руководителем учреждения или СОГТ пользователям государственной тайной под расписку.
238. Изъятие из дела (тома) секретных документов или перемещение их из одного дела (тома) в другое производится только с письменного разрешения руководителя учреждения или СОГТ с вложением в дело (том) заменяющей их справки. в случае безвозвратного изъятия из дела документов, зарегистрированных по журналам учета прошлых лет, они должны быть вновь зарегистрированы в журнале учета секретных документов текущего года с отметкой об этом в заменяющей их справке.
Справка подписывается руководителем учреждения или работником СОГТ и руководителем структурного подразделения, с разрешения которого изымаются документы. Отметки об изменении количества листов дела при безвозвратном изъятии документов производятся на обложке дела, во внутренней описи и заверительном листе. При изъятии документов листы дела не перенумеровываются.
239. Законченные делопроизводством секретные дела, журналы учета и карточки, а также номенклатуры дел подготавливаются для архивного хранения в соответствии с правилами архивной работы и требованиями настоящего Порядка. Номенклатуры дел хранятся постоянно, а журналы учета - не менее 5 лет.
ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ.
ОТБОР СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ и ДЕЛ на ХРАНЕНИЕ И
УНИЧТОЖЕНИЕ, ПОРЯДОК ИХ ПЕРЕДАЧИ в АРХИВ
240. Экспертизой ценности секретных документов, передачей секретных документов на хранение в архив, отбором их на уничтожение и подготовкой документов для указанных действий занимается комиссия, в состав которой включается не менее двух человек, имеющих допуск. Эти лица руководствуются в своей работе правилами, устанавливаемыми Архивным департаментом, а также перечнями документов с указанием сроков их хранения.
241. Комиссия, указанная в пункте 240 настоящего Порядка, осуществляет ежегодный отбор секретных документов и дел для постоянного или временного хранения либо уничтожения, рассматривает описи документов, подлежащих постоянному и временному хранению, а также акты об уничтожении документов и дел и выносит соответствующие решения, которые утверждаются руководителем учреждения.
242. После проверки правильности оформления и систематизации дела нумеруются и включаются в описи по возрастающей нумерации.
243. Описи на дела постоянного хранения имеют следующие графы: номер по порядку, индекс дела и гриф секретности, заголовок единицы хранения, даты начала и окончания дела, количество листов и примечания. Описи хранятся постоянно.
244. Описи на дела временного хранения имеют следующие графы: номер по порядку, индекс дела и гриф секретности, заголовок единицы хранения, даты начала и окончания дела, количество листов, срок хранения и номера статей в перечне сроков хранения документов. Описи хранятся в архиве до уничтожения всех учтенных в них дел, но не менее 10 лет.
245. Перед первой единицей хранения каждого нового структурного подразделения в описи указывается его наименование.
Каждая единица хранения вносится в опись за отдельным порядковым номером, который ей был присвоен после систематизации секретных дел. в конце описи делается итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество единиц хранения.
246. Экземпляры описей с расписками работников архива в приемке дел подшиваются руководителем учреждения или СОГТ в специальное дело, в котором они хранятся до сдачи учтенных по ним дел в Государственный архив. Формы описей дел, порядок их составления и утверждения устанавливаются Архивным департаментом.
247. Работники ведомственного архива проверяют правильность отбора секретных документов и дел, сдаваемых в архив, и их описей.
Оформленные с нарушением установленных правил документы и дела, а также их описи подлежат исправлению сотрудниками, ответственными за сдачу документов и дел в архив.
248. Описи секретных дел, отобранных для постоянного хранения, представляются ведомственным архивом в течение года Государственному архиву на утверждение.
249. Секретные документы и дела временного хранения сдаются по истечении установленного срока их хранения в ведомственном архиве в соответствующий государственный архив в соответствии с правилами архивной работы.
В случае реорганизации или ликвидации учреждения для решения вопроса о дальнейшем хранении или передаче в государственный архив секретных документов и дел создается комиссия, в состав которой включается также представитель Архивного департамента. Все члены комиссии должны иметь допуск.
250. Документы и дела временного хранения по истечении установленных сроков подлежат уничтожению в соответствии с настоящим Порядком.
251. в архивных хранилищах сотрудниками архивов составляются план и схема размещения секретных документов и дел и на случай аварийных ситуаций их эвакуации, которые утверждаются руководителем архива.
Перемещение документов внутри хранилищ может производиться только с разрешения руководителя архива.
252. Секретные документы и дела, хранящиеся в ведомственных архивах, могут выдаваться для временного пользования и просмотра пользователем государственной тайной с разрешения руководителя учреждения или СОГТ. Ознакомление пользователя государственной государственной тайной с секретными архивными документами производится только в архиве.
253. Проверка наличия секретных документов и дел в ведомственных архивах проводится не реже одного раза в 5 лет.
254. Изменения грифа секретности или рассекречивание документов и дел, хранящихся в ведомственном архиве, производится с соблюдением требований настоящего Порядка. О рассекречивании хранящихся в ведомственном архиве секретных документов и дел (без зачеркивания и изъятия частей текста) делается отметка на титульном листе документа и обложке дела. Рассекреченные дела передаются на общее хранение по акту и описи с отметкой об этом в соответствующих формах учетной документации архива.
УНИЧТОЖЕНИЕ НОСИТЕЛЕЙ СЕКРЕТНОЙ ИНФОРМАЦИИ
255. Уничтожению подлежат носители секретной информации, утратившие практическое значение и не имеющие исторической ценности.
256. Руководитель учреждения устанавливает порядок, исключающий ознакомление посторонних лиц с уничтожаемыми носителями секретной информации, неполное их уничтожение, позволяющее восстановить содержание, а также случайное уничтожение не подлежащих уничтожению материалов. Указанный порядок утверждается руководителем учреждения.
257. Носители секретной информации уничтожаются путем сжигания, плавки, дробления, растворения или химического разложения, превращения в бесформенную массу или порошок.
258. Носители секретной информации уничтожаются на основании решения назначенной руководителем учреждения комиссии в составе не менее двух человек. Оба члена комиссии должны иметь допуск. Акт подписывается членами комиссии и утверждается руководителем учреждения.
Секретные документы или дела с истекшими сроками хранения уничтожаются учреждением после утверждения описей дел постоянного хранения соответствующим государственным архивным учреждением.
259. Без составления акта, но с отметкой в журнале учета с проставлением даты уничтожаются следующие носители секретной информации:
1) черновики и проекты секретных документов (отметки об уничтожении заверяются подписями руководителя учреждения или работника СОГТ и исполнителя);
2) испорченные листы спецблокнотов (отметки об уничтожении делаются на контрольном листе спецблокнотов и заверяются подписями руководителя учреждения или работника СОГТ и исполнителя);
3) корешки спецблокнотов, испорченные листы бумаги (формы, бланки), состоящие на специальном учете (отметки об уничтожении делаются в журналах учета и заверяются с подписями руководителя учреждения или работника СОГТ и исполнителя);
4) бракованные экземпляры (листы) размноженных секретных документов, секретные технические документы, состоящие на предварительном учете, и их брак (отметки об уничтожении делаются в журнале учета выполняемых работ или в наряде и заверяются подписями руководителя учреждения или работника СОГТ и исполнителя);
5) отдельные перепечатанные и бракованные листы (отметки об уничтожении делаются в журнале отпечатанных документов и заверяются подписями руководителя учреждения или работника СОГТ и машинистки);
6) испорченные бланки паспортов и формуляров на секретные изделия, протоколов сборки и приемных испытаний (отметки об уничтожении делаются в журналах учета и заверяются подписями руководителя учреждения или работника СОГТ и исполнителя);
7) звукозаписи секретной информации (отметки о стирании путем последующей записи на тот же носитель и о размагничивании записей делаются в журнале учета и заверяются подписями руководителя учреждения или работника СОГТ и исполнителя);
8) все промежуточные материалы, образовавшиеся в процессе изготовления кино- и фотодокументов, содержащих секретную информацию.
260. Носители секретной информации, подлежащие уничтожению без акта, уничтожаются после проставления соответствующей отметки в учетном документе или помещаются после измельчения в специально отведенное для этого место в режимном помещении и затем уничтожаются по мере их накопления.
261. Если из дел, подлежащих уничтожению, изымаются отдельные секретные документы, необходимые для дальнейшей работы, в акте указывается какие документы и из каких дел изъяты (регистрационные номера и наименование документов, номера дел и листов), а также указывается в какие новые дела и за какими номерами листов подшиты изъятые документы или зарегистрированы по журналам учета текущего года. в журналах учета делается отметка о новом местонахождении документов. в акте об уничтожении указывается фактическое количество оставшихся листов дела, подлежащих уничтожению.
Секретные дела уничтожаются вместе с внутренними описями после обязательной полистной сверки с записями актов и внутренними описями дел.
262. Перед включением в акт каждого носителя секретной информации, подлежащего уничтожению, сверяется с журналом учета его наименование, регистрационный номер, номер экземпляра, гриф секретности, количество экземпляров и листов.
Отобранные и включенные в акт об уничтожении носители секретной информации после их сверки членами комиссии хранятся отдельно от других документов и дел.
263. в акт об уничтожении носителей секретной информации запрещается вносить какие-либо исправления (вычеркивания, приписки). в исключительных случаях внесенные в акт исправления оговариваются и заверяются подписями всех членов комиссии.
264. Уничтожение носителей секретной информации до утверждения акта запрещается. Непосредственно перед уничтожением комиссия обязана сверять уничтожаемые носители информации с записями в акте.
265. Уничтожение носителей секретной информации должно производиться в максимально короткий срок после утверждения акта. Если материалы вывозятся для уничтожения за пределы учреждения, то они уничтожаются в тот же день.
266. Носители секретной информации доставляются к месту уничтожения в опечатанной таре (мешках, ящиках и т.п.).
Материалы уничтожаются комиссией в составе не менее двух человек, принимавших участие в составлении акта об уничтожении.
267. После уничтожения носителей секретной информации участвовавшие в этой работе работники производят запись в акте об уничтожении носителей информации и заверяют ее своими подписями, а в журнале учета делают отметки с указанием номера акта и даты его регистрации.
Запрещается переписывать акт об уничтожении носителей секретной информации после сверки согласно пункту 262 настоящего Порядка, а также делать отметки в журнале учета до уничтожения носителей информации. Выносить акты описи и другую документацию к месту уничтожения носителей информации запрещается.
268. Акты об уничтожении секретных дел хранятся постоянно, а акты об уничтожении других носителей информации - 10 лет. Эти акты хранятся руководителем учреждения или СОГТ.
ПРОВЕРКА НАЛИЧИЯ и СОСТОЯНИЯ СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ
269. Руководитель учреждения или СОГТ не реже одного раза в квартал проверяет наличие и состояние всех полученных, опечатанных, учтенных за проверяемый период, не подшитых в дела или не скомплектованных в отдельные папки секретных документов.
270. После окончания календарного года проводится проверка наличия и состояния секретных документов и дел, независимо от времени засекречивания и от того, где и у кого они находятся (исключая архивы). Проверка проводится назначенной руководителем учреждения комиссией в составе не менее двух человек, которые должны иметь допуск.
271. в ходе проверки проверяется движение (поступление, отправка, размножение и уничтожение) секретных документов за проверяемый год, а также проводится сверка учетных данных с фактическим наличием документов.
При проверке используются журналы учета документов, расписки, реестры, акты об уничтожении документов и другие формы учетной документации.
272. По результатам контроля составляется акт, в котором указываются:
1) вид проверки;
2) наименование подразделения, где проводилась проверка;
3) основание проведения проверки;
4) состав проверочной комиссии и сроки проведения проверки;
5) краткая характеристика состояния делопроизводства и соблюдение настоящего Порядка в работе пользователя государственной тайной с секретными документами;
6) общее количество взятых на учет документов за проверяемый период по всем видам учета раздельно;
7) количество и наименование документов, не состоящих на учете, у кого они были обнаружены и по какой причине не были учтены;
8) количество и учетные номера документов, не предъявленных в ходе проверки, за кем они числятся и причины непредъявления;
9) другие выявленные нарушения требований настоящего Порядка, допущенные пользователями государственной тайной, с указанием их фамилий, должностей и конкретных фактов нарушений;
10) выводы и предложения по результатам проверки и меры по устранению выявленных нарушений.
Акт проверки подписывается членами комиссии и утверждается руководителем учреждения.
273. О недостаче носителей секретной информации немедленно докладывается руководителю учреждения или СОГТ, а также ставится в известность полиция безопасности.
274. Руководитель учреждения или СОГТ обязан устранить недостатки, выявленные в ходе проверки.
ОБРАБОТКА СЕКРЕТНОЙ ИНФОРМАЦИИ С ПРИМЕНЕНИЕМ
СРЕДСТВ ВЫЧИСЛИТЕЛЬНОЙ ТЕХНИКИ (СВТ)
275. Секретную информацию разрешается вводить только в СВТ и обрабатывать ее при помощи СВТ, не включенных в вычислительную сеть общего пользования.
276. При применении СВТ для обработки секретной информации создается система защиты секретной информации (в дальнейшем - СЗСИ), которая включает в себя совокупность организационных мер, программных и криптографических методов, инженерных и аппаратных средств, направленных на обеспечение сохранности секретной информации во время разработки, монтажа, эксплуатации, ремонта и списания СВТ путем предотвращения несанкционированного доступа с секретной информации, ее утечки (в том числе наблюдения за излучением) и разрушения.
277. СЗСИ должно предотвращать:
1) гибель имущества, доступ или приведение его в негодность - выведение из строя (уничтожение компонента технического обеспечения, стирание программы или файла с информацией, недоступность к файлу на диске вследствие неисправности операционной системы или программы управления файлами);
2) посягательство неуполномоченного субъекта (лица, программы, вычислительной системы) на конфиденциальность - захват информации;
3) внесение несанкционированного изменения - модификацию;
4) добавление в вычислительную систему фальсифицированного объекта, репродукцию сообщения в ложном контексте, отрицание отправки или получения сообщения - фальсификацию.
278. СЗСИ должна содержать также дневник ревизий. в дневнике ревизий автоматически регистрируются все существенные события, отражающие пользование системой (дата и время регистрации; использованная рабочая станция или терминал; идентификатор работы, программы или файла; операции; выдача распечаток) и отказы системы, а также действия лиц, работавших с системой (работы по управлению и техническому обслуживанию).
279. Обработка секретной информации на СВТ разрешается только после создания СЗСИ и в случае ее функционирования.
280. Вся секретная информация должна содержаться в СВТ в криптографическом виде, за исключением случаев, когда СВТ не включены в вычислительную сеть и находятся в спецпомещении. При распечатке и копировании секретной информации должны соблюдаться все требования настоящего Порядка.
281. Наладочные и экспериментальные работы (опробование программ, формирование массивов, испытание терминалов и др.) производятся с применением несекретной (условной) информации. Указанные работы могут проводиться с применением секретной (реальной) информации при условии соблюдения настоящего Порядка.
282. После капитального ремонта помещений, установления и монтажа в них дополнительного оборудования проводится проверка монтажа в них дополнительного оборудования проводится проверка функционирования СЗСИ. в иных случаях СЗСИ проверяется не реже одного раза в год. Проверяющие должны иметь допуск.
283. По результатам проверки функционирования СЗСИ составляется акт, который подписывается всеми участниками проверки. Акт утверждается руководителем учреждения.
284. в случае обнаружения не предусмотренных проектом отводов кабелей, проводов и других отклонений от технической документации, которые свидетельствуют о возможных попытках или фактах несанкционированного доступа к носителям секретной информации и могут привести к утечке или разрушению секретной информации, обрабатываемой на СВТ, об этом немедленно докладывается руководителю учреждения или СОГТ и полиции безопасности. Дальнейшее пользование СВТ прекращается до получения указаний.
286. При приобретении и доставке в Эстонию импортной вычислительной техники должны применяться меры, исключающие возможность получения иностранными организациями, фирмами и их представителями сведений о ведомственной принадлежности заказчика и конкретных местах установки этих средств.
287. Полицией безопасности может до начала применения или во время применения технических средств проводиться специальная лабораторная проверка.
КОНТРОЛЬ ЗА ОХРАНОЙ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ТАЙНЫ
288. Контроль за охраной государственной тайны в учреждениях осуществляется в целях изучения и оценки фактической сохранности, выявления недостатков и нарушений в соблюдении настоящего Порядка, а также установления причин недостатков и нарушений и разработки предложений по их устранению и предотвращению.
289. Контроль за охраной государственной тайны осуществляют:
1) внутри учреждения - руководитель учреждения или СОГТ в соответствии с настоящим Порядком;
2) полиция безопасности.
Для проведения проверки сотрудниками полиции безопасности должен быть обеспечен допуск к территории режимного объекта (к режимным помещениям).
290. Проверяющие имеют право ознакомляться со всеми носителями секретной информации, журналами учета и иными материалами по проверяемым вопросам.
291. По результатам проверки составляется акт, в котором должны быть отражены состояние охраны государственной тайны, выявленные недостатки и нарушения и предложения по их устранению. Акт составляется в двух экземплярах: один экземпляр передается полиции безопасности и второй - учреждению, в котором была проведена проверка.
292. в случае выявления нарушений настоящего Порядка, которые приводят или могут реально привести к утечке секретной информации, проверяющие вправе принимать решения о приостановке работы с секретной информацией до создания необходимых условий.
_______________
Проверка наличия документов, дел и носителей информации - предназначена для установления реального соответствия имеющихся в наличии конфиденциальных документов, дел и носителей записям в учетных формах.
Проверки могут быть регламентированными (периодическими, цикличными) и нерегламентированными (внеочередные).
Акт проверки подписывается членами комиссии и утверждается руководителем учреждения. О недостаче носителей секретной информации немедленно докладывается руководителю учреждения, а также ставится в известность отдел безопасности.
В ходе проверки наличия и состояния документов осуществляются:
· установление фактического наличия документов, находящихся на хранении;
· выявление и устранение недостатков в учёте документов;
· выявление отсутствующих документов и организация их розыска;
· выявление и учёт документов, требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки;
· выявление непрофильных документов.
Проверка наличия и достояния секретных документов осуществляется в те же сроки, что и документов, находящихся на открытом хранении.
Проверку наличия и состояния документов проводит, как правило, группа работников.
При проверке наличия и состояния документов необходимо:
· сохранять порядок расположения документов на стеллажах и в первичных средствах хранения;
· подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные единицы хранения данного фонда;
· изымать из проверяемого фонда и передавать хранителю неправильно подложенные единицы хранения других фондов;
· изымать единицы хранения, заражённые плесенью или другими биологическими вредителями, для немедленной их изоляции;
· изымать единицы хранения, не внесенные в опись (книгу учёта и описания), и помещать их в конец фонда (комплекса документов) для последующей обработки и описания.
Результаты проверки наличия и состояния документов и обнаруженные в её ходе недостатки фиксируются в листе проверки наличия и состояния документов и в акте проверки наличия и состояния документов.
На основании листа (листов) проверки составляется акт проверки наличия и состояния документов. По окончании проверки наличия и состояния документов в конце описи (книги учёта и описания) проставляется штамп «проверено», дата, должность и подпись лица, производившего проверку.
Результаты проверки физического состояния документов заносятся в картотеку учёта физического состояния документов.
Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений во все учётные документы. После проверки наличия коробки с документами могут опечатываться.
Розыск документов, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния, организуется с момента выявления их отсутствия, и проводится в течение одного года как непосредственно в архиве, так и в других организациях. Руководство архива имеет право продлить срок розыска на основании докладной записки руководителя соответствующего структурного подразделения архива, но не более, чем на 1 год. На документы, не найденные в ходе розыска, составляется акт о необнаружении документов.
Решение о снятии документов с учёта оформляется приказом директора архива на основании письменного разрешения вышестоящего органа управления архивным делом. В картотеке необнаруженных документов делается отметка о снятии документов с учёта.
40 порядок уничтожения документов, дел и носителей информации .
При уничтожении конфиденциальных материалов должен быть установлен порядок, исключающий возможность ознакомления с ними посторонних лиц.
Неполное уничтожение документов позволяет восстановить их текст и исключает возможность уничтожения материалов, не подлежащих включению в эту категорию.
Уничтожение конфиденциальных документов и дел организуется службой конфиденциального делопроизводства. Состав подлежащих уничтожению документов письменно согласовывается с руководителями подразделений или направлений деятельности и санкционируется экспертной комиссией учреждения, фирмы. Процесс уничтожения документов, дел и других конфиденциальных материалов сопровождается оформлением акта, или акт при этом не оформляется.
Технологическая схема уничтожения конфиденциальных документов и носителей информации включает следующие процедуры:
подготовку документов, дел и носителей информации к уничтожению;
оформление акта на уничтожение;
уничтожение документов по акту;
уничтожение документов и носителей информации без составления акта.
Процедура подготовки документов, дел и носителей информации к уничтожению включает:
выделение документов, дел и носителей информации, подлежащих уничтожению по различным причинам;
получение письменного разрешения на уничтожение от руководителей структурных подразделений (направлений деятельности) учреждения, фирмы;
систематизацию документов, дел и носителей информации по способам документирования факта уничтожения.
С оформлением акта уничтожаются документы и дела, включенные в номенклатуру дел, подлинники видео-аудиодокументов, проекты технических документов, черновики и проекты особо ценных документов, картотеки (журналы) учета конфиденциальных документов и другие подобные материалы.
Уничтожение дел, документов и учетных журналов (картотек) должно производиться путем сжигания или с помощью бумагорезательной машины. При уничтожении документов вне территории предприятия доставка их к месту уничтожения производится на служебном транспорте, и принимаются меры, исключающие доступ к документам посторонних лиц.
Четкая регламентация технологии уничтожения документов, дел и носителей информации направлена, прежде всего, на исключение любой возможности утраты документов, подмены документов.
