После подготовки документов содержащих секретную информацию. Назначение, виды и принципы проведения проверок наличия конфиденциальных документов. Инструкция о порядке уничтожения секретных документов

Порядок работы с секретными документами

1. Порядок разработки, учета, хранения, размножения и уничтожения секретных (конфиденциальных) документов

Засекречивание конкретных сведений в связи с наличием в них государственных и служебных тайн осуществляется в соответствии с перечнем главнейших сведений, составляющих государственную тайну, и ведомственными перечнями сведений, подлежащих засекречиванию. Единый порядок засекречивания сведений определен положением о порядке установления степени секретности сведений, содержащихся в работах, документах и изделиях.

При засекречивании сведений руководствуются следующими принципами:

-решение проблемы засекречивания в целом с позиции государственной значимости этих сведений; при этом необходимо учитывать противоречивость и единство двух тенденций: с одной стороны, стремление обеспечить надежность сохранности государственных и служебных тайн, с другой стороны, не допустить необоснованного массового засекречивания;

-объективный характер определения степени секретности сведений, который основывается на точном использовании существующих перечней охраняемых сведений;

-оптимизация объема засекречиваемых сведений;

-периодический просмотр степени секретности (СС) сведений на предмет снятия или снижения грифа секретности.

Рассекречивание СД производится при:

-изменении перечней сведений, подлежащих засекречиванию;

-окончании срока действия грифа;

-изменении международной обстановки;

-появлении новых достижений в науке и технике;

-продаже или передаче вооружения другим странам;

-снятии оружия или б/техники с вооружения.

Для проведения работ по рассекречиванию создаются специальные комиссии из числа работников РСО и соответствующих специалистов.

Говоря о технологии подготовки к документированию и документировании конфиденциальной информации, отметим наличие двух специфических особенностей (дополнительных этапов) , необходимых для обеспечения заблаговременного сохранения в тайне содержания создаваемого документа: присвоение будущему документу определенного уровня грифа конфиденциальности и предварительный учет того носителя, на котором этот документ будет составляться. Следующая, третья, специфическая особенность состоит в том, что ни один проект конфиденциального документа не может быть изготовлен с черновика и обрести статус правомерно документированной информации без санкции (письменного разрешения) полномочного должностного лица фирмы.

Причина появления этой особенности заключается в необходимости документирования такого правового события, как зарождение персональной ответственности данного должностного лица за издание конкретного документа, т.е. распространение конфиденциальных сведений и соответствующее увеличение состава источников, владеющих данной информацией. Исполнитель документа таким правом обладать не может в силу того, что он лишь потребитель информации, а не ее собственник или владелец. Если решение об издании открытого документа принимается руководителем при подписании готового беловика документа, то вопрос об издании конфиденциального документа решается этим руководителем еще до изготовления первого проекта документа на основании анализа сложившейся ситуации и ознакомления с черновиком будущего документа.

Разрешение фиксируется двумя способами: или утвержденным первым руководителем фирмы перечнем (табелем, списком) издаваемых в подразделениях конфиденциальных документов, или индивидуальным разрешением в виде соответствующей подписанной этим руководителем записи на черновике документа. На черновике документа, вошедшего в указанный перечень, исполнитель указывает: наименование подразделения (направления деятельности) фирмы, свою фамилию и номер телефона, количество необходимых экземпляров проекта документа, номер формы бланка или типовой формы. Отметка заверяется росписью исполнителя. Во втором случае эта отметка утверждается разрешающей визой соответствующего руководителя фирмы.

Четвертая и, пожалуй, наиболее существенная особенность документирования конфиденциальной информации, касающаяся уже непосредственно технологических процедур изготовления самого документа, состоит в централизованном учете - присвоении единого учетного номера черновику и проекту будущего документа. Одновременно на еще не изготовленный документ в службе КД заполняется комплект учетных карточек. Полученный черновиком документа учетный номер будет сопровождать проект документа, а затем и сам документ в течение его последующего «жизненного цикла». Обязательно учитываются проекты подготовленных конфиденциальных электронных документов, телетайпограмм, факсов и телеграмм. Ответным документам присваивается новый учетный номер. Приложения к подготовленным конфиденциальным документам являются самостоятельными документами и имеют свои учетные номера по соответствующим видам учета, в том числе номер открытого документа, если приложение не содержит защищаемых сведений.

В случае, когда исполнитель имеет разрешение на самостоятельное изготовление конфиденциальных документов, перед выполнением этого этапа он обязан передать черновик в службу КД для учета. После регистрации черновик возвращается исполнителю под роспись в учетной карточке подготовленного документа. Учету подлежат черновики всех конфиденциальных документов независимо от места их составления и последующего изготовления проекта документа.

В учетной карточке подготовленного документа отражается последовательно ход работы над проектом документа в процессе его изготовления, издания, последующего исполнения или отправки, хранения или уничтожения.

Учетная карточка регистрируется в журнале учета карточек подготовленных документов, имеющем графы: учетный номер и гриф конфиденциальности; подпись сотрудника участка подготовленных документов за получение карточки документа и дата; примечание.

Таким образом, подготовленный черновик и проект будущего документа постоянно находятся под контролем службы КД независимо от места и способа их изготовления. Этим в определенной мере обеспечивается сохранность информации, которую руководство фирмы решило зафиксировать на том или ином типе носителя. Если открытые документы регистрируются только после их подписания или утверждения руководителем, то конфиденциальные документы - до изготовления проекта документа с черновика. Процесс превентивного, предупредительного контроля за документированием конфиденциальной информации и технологическая реализация этого процесса входят обязательной составной частью в структуру системы защиты информации от несанкционированного доступа к информации постороннего лица и утраты носителя или конфиденциальности информации. Интересно, что еще не согласованный окончательно, не подписанный и не утвержденный проект конфиденциального документа на этапе окончания работы над черновиком обязательно зафиксирован по двум видам учета: во-первых, по учету носителей документированной информации и, во-вторых, по учету подготовленных документов, в учетной карточке которого последовательно отражается ход работ над проектом документа в процессе его изготовления, издания, последующего исполнения или отправки, хранения или уничтожения.

В процессе изготовления конфиденциального документа должны быть решены следующие задачи обеспечения защиты информации :

-предотвращение несанкционированного изготовления конфиденциального документа кем-либо из персонала фирмы, даже при наличии объективных предпосылок для такого действия; ссылки на последующее получение разрешения на издание не должны иметь силы;

-обеспечение контроля за сохранностью носителей, на которых последовательно изготовляются черновик, проект документа и его варианты; контроль за сохранностью и порядком уничтожения испорченных носителей посредством установления информационной связи различных форм учета: например, учета носителя, учета черновика и изготовленного проекта документа, инвентарного учета и других;

-обеспечение тайны информации путем изготовления документа в специально оборудованном помещении, оснащенном комплексом технических средств защиты информации и исключающем нахождение в нем посторонних лиц;

-обеспечение оперативных и результативных проверок наличия, комплектности, целостности и подлинности документов путем нанесения на проект документа учетных и защитных отметок.

Этап изготовления конфиденциальных документов включает следующие технологические процедуры (рисунок 1.3.):

-прием работником службы КД от исполнителя черновика документа;

-традиционный или автоматизированный учет черновика и проекта подготовленного документа;

-печатание и выдача черновика и проекта документа исполнителю;

-перепечатывание отдельных листов и документа в целом;

-снятие копий с документа, производство выписки и изготовление дополнительных экземпляров документа;

-ежедневная проверка наличия у работника службы КД черновиков и проектов документов, находящихся на этапе изготовления.

При полном перепечатывании документа его новый вариант регистрируется за новым учетным номером. Новый учетный номер присваивается также копиям и выпискам из документа. Дополнительно размноженные экземпляры документа учитываются в карточке и за номером основного документа с проставлением соответствующей отметки на размноженном документе и учетной карточке. Ценные текстовые и табличные конфиденциальные документы с грифом строгой конфиденциальности изготавливаются централизованно в помещении службы КД с использованием пишущих машин или персональных ЭВМ. Информационные показатели в черновиках этих документов не указываются, а вписываются от руки первым руководителем в уже изготовленный экземпляр документа.

Основная масса проектов типовых по содержанию конфиденциальных документов может с разрешения первого руководителя фирмы изготавливаться децентрализовано самими исполнителями и руководителями непосредственно на рабочих местах при наличии специального защитного оборудования в их кабинетах, рабочих комнатах и с соблюдением общего прядка учета этих документов. Проект документа, изготовленный лично исполнителем или руководителем, немедленно передается им в службу КД вместе со всеми сопутствующими материалами для внесения необходимой записи в учетную карточку. После выполнения этой операции проект документа и все материалы возвращаются исполнителю под роспись в учетной карточке.

При этом следует помнить, что исполнителям не разрешается передавать черновики документов для печатания техническим сотрудникам подразделения, не имеющим допуска к выполнению подобной работы. Изготовление конфиденциальных документов осуществляется только на выделенных для этих целей пишущих машинках, компьютерах и принтерах. Эти средства должны находиться под контролем специалистов службы безопасности.

Чертежно-графическая документация изготавливается децентрализовано исполнителями с соблюдением установленных правил и под контролем руководителя подразделения (направления деятельности) фирмы и службы КД.

Конфиденциальные документы могут копироваться и размножаться с помощью соответствующей организационной техники с соблюдением действующих требований по защите информации и сохранности всех сопровождающих этот процесс промежуточных носителей (печатных форм). Копирование и размножение конфиденциальных документов всегда санкционируется полномочным должностным лицом с проставлением необходимых записей в учетной форме основного документа и на самом документе. Копировальная техника должна располагаться в помещении службы КД. Множительная техника обслуживается специалистами соответствующего структурного подразделения фирмы.

На принтере, как правило, изготавливается только один экземпляр конфиденциального документа. После окончательного согласования с него на копировальном аппарате снимается количество копий, указанное на обороте документа.

В ходе изготовления конфиденциальных документов не должны использоваться новая красящая лента и копировальная бумага. Под валик печатающего устройства нельзя подкладывать дополнительные уплотняющие листы бумаги. Документы не должны диктоваться или записываться на диктофон, так как это может образовать эффективный акустический канал утечки информации. Испорченные листы и материалы, сопутствовавшие составлению и изготовлению документа, не следует выбрасывать и мусорную корзину, их необходимо помещать в специальные сборники и затем уничтожать в установленном порядке.

На последнем листе всех экземпляров отпечатанного документа (на лицевой или оборотной стороне) проставляются учетный номер, гриф конфиденциальности документа, фамилия исполнителя и номер его телефона, фамилия лица, печатавшего документ, дата. Указывается количество изготовленных экземпляров и при необходимости - адресность каждого из них. Может указываться номер магнитного носителя, с которого печатался документ. Кроме того, учетный номер с указанием грифа конфиденциальности проставляется на нижнем поле каждого листа документа, что закрепляет каждый лист за документом определенного номера. Количество экземпляров документа определяет исполнитель, исходя из реальной потребности в них.

Особо ценные документы на бумажных носителях могут при необходимости снабжаться специальными защитными средствами, препятствующими попыткам копирования или фальсификации документов, например угасание текста при копировании документа, использование красящих лент, отпечаток которых не воспроизводится при копировании или фотографировании, проставление условно случайных знаков в установленных местах, не воспроизводимых в процессе копирования или фальсификации.

При изготовлении документов на машиночитаемых носителях могут производиться следующие действия, затрудняющие несанкционированный доступ к этим документам : шифрование всего или части текста документа, внесение программных дополнений, не позволяющих посторонним лицам прочитать или скопировать документ. После изготовления с помощью компьютера бумажного или (и) машиночитаемого конфиденциального документа информация с магнитного диска, который использовался при составлении текста документа, стирается. Дискеты подлежат многократному форматированию или физическому уничтожению. Факт уничтожения информации подтверждается росписями исполнителя и работника службы КД в учетной форме документа и аппаратном журнале компьютера.

Этап издания конфиденциальных документов технологически не отличается от процесса придания открытому документу юридической силы. Однако при издании конфиденциальных документов должны быть решены следующие задачи обеспечения защиты информации:

-предотвращение доступа к документу должностных лиц и сотрудников, не имеющих служебного отношения к данному документу;

-предупреждение утраты документа или его частей, элементов

-текста в процессе передачи документа при издании;

-перекрытие визуальных и акустических каналов в процессе обсуждения с должностными лицами содержания документа.

Издание документа включает в себя следующие последовательно выполняемые процедуры:

-заключительное корректирование текста и подготовка документа к изданию (подбор необходимых материалов, предыдущих документов, уточнение фамилий руководителей и исполнителей, сроков исполнения, указанных в тексте, исправление допущенных неточностей и др.);

-итоговое внутреннее согласование документа (предварительное согласование проводилось при работе над черновиком и проектом документа);

-внешнее согласование документа;

-подписание документа руководителем;

-утверждение, одобрение документа (при необходимости).

Процедуры этапа организует лично исполнитель документа. При направлении проекта документа должностному лицу на срок более одного дня передача осуществляется через службу КД с внесением необходимых отметок в учетную форму документа и внутреннюю опись документов, находящихся у должностного лица. Факт передачи документа на срок до одного дня фиксируется росписью должностного лица во внутренней описи документов, находящихся у исполнителя.

Проекты конфиденциальных документов должны обязательно визироваться руководителем службы КД. При визировании ему предъявляются все экземпляры документа со всеми приложениями, а также их учетные формы. Если в процессе визирования или подписания проекта документа принимается решение об изменении уровня грифа конфиденциальности, то такое изменение должно быть срочно внесено во все экземпляры документа, черновик редакции документа, в учетные формы и описи. Изменение грифа во всех указанных материалах заверяется росписью работника службы КД и датируется.

Следовательно, этапы изготовления и издания конфиденциальных документов характеризуются наличием комплекса специфических ограничительных и учетных процедур, предназначенных для защиты носителя и конфиденциальности информации, Особое значение в этом комплексе имеет процедура учета подготовленного черновика и проекта документа, которая дает возможность организовать постоянный контроль за движением проекта документа и работой исполнителя с ним.

2. Составление номенклатур, формирование и оформление конфиденциальных дел

Для обеспечения быстрого поиска необходимых документов, создания условий для их сохранности и удобства использования исполненные конфиденциальные документы, зарегистрированные по журналам учета поступивших и изданных конфиденциальных документов, должны быть сгруппированы в дела. Дело представляет собой совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в отдельную обложку.

Распределение документов по делам производится в течение года по мере исполнения документов в соответствии с номенклатурой конфиденциальных дел.

Номенклатура конфиденциальных дел - это оформленный в установленном порядке систематизированный перечень наименований дел, заводимых на предприятии, с указанием их индексов (номеров), сроков хранения и лиц, которым предоставлено право пользования делами.

Таким образом, номенклатура конфиденциальных дел, определяя наименования (заголовки) дел и выступая тем самым в роли плана распределения исполненных документов по делам, одновременно устанавливает индексы и сроки хранения дел и является составной частью разрешительной системы доступа к конфиденциальной информации. Вместе с тем номенклатура является и учетным документом для заведенных конфиденциальных дел. Кроме того, она используется для проверки наличия конфиденциальных дел, может быть использована в качестве схем построения справочной картотеки по документам и составления описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, передаваемых в архив предприятия.

Номенклатура конфиденциальных дел должна быть самостоятельным документом, ее не следует объединять с номенклатурой открытых дел, т.к. состав граф этих номенклатур имеет существенные различия.

Номенклатура конфиденциальных дел разрабатывается для предприятия в целом (сводная номенклатура дел). Она составляется на каждый год подразделением конфиденциального делопроизводства на основе письменных предложений структурных подразделений. К разработке номенклатуры должны привлекаться квалифицированные специалисты, имеющие доступ к соответствующим конфиденциальным документам и хорошо знающие направления деятельности предприятия, характер его связей с другими предприятиями, состав конфиденциальных документов, планы работ на предстоящий год. Номенклатура подписывается руководителем подразделением конфиденциального делопроизводства, визируется руководителями заинтересованных структурных подразделений, согласовывается с архивом предприятия, рассматривается на заседании постоянно действующей экспертной комиссии предприятия и утверждается руководителем предприятия.

Такой порядок должен быть при первоначальной разработке номенклатуры конфиденциальных дел и в случае ее значительной переработки. Если таких изменений нет, то на каждый последующий год (до 5 лет) номенклатура перепечатывается, подписывается руководителем подразделения КД, утверждается руководителем предприятия и вводится в действие без вышеперечисленных согласований.

Номенклатура должна иметь соответствующий гриф конфиденциальности, издаваться в двух экземплярах и регистрироваться в журнале учета изданных документов. Первый экземпляр номенклатуры хранится в подразделении конфиденциального делопроизводства и по окончании года подшивается в специальное дело, второй передается в качестве рабочего в архив предприятия. Лица, допущенные к делам, должны быть ознакомлены с соответствующими разделами номенклатуры под подпись на первом экземпляре номенклатуры, что является основанием для привлечения их к ответственности в случаях неправильного адресования документов в дела.

После утверждения номенклатуры дел возможные в течение года изменения в нее вносятся руководителем подразделения конфиденциального делопроизводства (с проставлением подписи) на основании докладных записок руководителей подразделений.

Предусматриваемые номенклатурой дела должны охватывать все управленческие конфиденциальные документы, которые предполагается издать или получить предприятием. В номенклатуру включаются также дело с номенклатурой дел, журналы (картотеки) всех видов учета конфиденциальных документов, дела с реестрами, квитанциями и расписками на отправленные документы независимо от того, имеют или не имеют они гриф конфиденциальности. Кроме того, в номенклатуру включаются конфиденциальные дела, поступившие из других предприятий: закрытые дела прошлых лет - в номенклатуру дел соответствующего года, незакрытые - в номенклатуру дел текущего года.

Дела, ведущиеся в течение нескольких лет (переходящие дела), вносятся в номенклатуру дел каждого года с момента их заведения до закрытия.

В номенклатуру не включаются документы, зарегистрированные по журналу учета документов выделенного хранения.

Планируемая группировка документов в дела закрепляется в номенклатуре в заголовках дел. Заголовки должны в обобщенном виде правильно и четко отражать состав и содержание документов, подлежащих группировке в дело. Не допускаются заголовки типа «Общая (разная) переписка», «Руководящие материалы» и им подобные, которые не раскрывают содержание дел и нередко являются причиной неправомерного ознакомления с документами дела.

Заголовок может включать в себя указание вида дела («дело», «документы», «переписка») или видов документов, название автора, корреспондента, содержание документа (вопрос), время и место события.

Вид дела или виды документов обязательно указываются в заголовке любого дела и помещаются в начале его.

Полнота и сочетание в заголовках других компонентов могут быть различными. Указывать их следует тогда, когда они несут в себе необходимую информацию и без их наличия теряются индивидуальные особенности заголовка или возникает его двоякое понимание. При этом:

-в заголовках дел с планово-отчетной документацией указывается периодичность этой документации, например: «Месячные планы…», «Отчет о выполнении плана… за - г.»;

-если в деле объединяется переписка с несколькими однородными предприятиями, то в заголовке указывается их обобщенное название, например: «Переписка с приборостроительными заводами…»;

-в конце заголовков дел с копийными распорядительными документами пишется слово «копии».

При составлении заголовков дел необходимо предусматривать:

-группировку документов в дело по одному вопросу (за исключением распорядительных документов и протоколов);

-раздельную группировку документов постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) сроков хранения;

-группировку документов с учетом распределения обязанностей между сотрудниками предприятия, что позволяет в значительной мере предотвращать ознакомление пользователей с документами, не имеющими к ним отношения по роду выполняемой работы;

-группировку распорядительных документов по видам документов (приказы, указания, постановления, распоряжения, решения);

-группировку приказов по предприятию по трем делам: по основной деятельности, личному составу (при наличии конфиденциальных приказов) и оперативным вопросам;

-группировку приказов по основной деятельности в два дела: с подлинниками и копиями;

-группировку документов коллегий и других коллегиальных органов в два дела: протоколы и решения; документы к заседаниям (повестка дня, доклады, справки, заключения, проекты решений и др.);

-группировку приложений к документам вместе с документами, к которым они относятся (исключение допускается для больших по объему приложений, для которых могут предусматриваться отдельные дела);

-группировку планов, отчетов, смет, лимитов, титульных списков и других планово-отчетных документов отдельно от их проектов;

-группировку документов по планированию текущего года отдельно от документов по планированию следующего года.

Систематизация конфиденциальных дел в номенклатуре должна производиться с учетом их важности и взаимосвязи, что ускоряет поиск документов. Дела с планами и отчетами располагаются в последовательности сроков их хранения: вслед за делами с годовыми планами (отчетами) должны вноситься дела с квартальными, а затем с месячными планами (отчетами). Дела с перепиской по одному вопросу, различающиеся между собой корреспондентским признаком, располагаются по алфавиту корреспондентов, а дела с документами, различающиеся географическим признаком, - по алфавиту населенных пунктов.

При значительном количестве дел целесообразно группировать их в номенклатуре по разделам, соответствующим наименованиям структурных подразделений или основным направлениям (вопросам) деятельности предприятия. Каждому разделу присваивается номер.

Дело с номенклатурой конфиденциальных дел, конфиденциальные и открытые журналы (картотеки) учета конфиденциальных документов, а также открытые дела с материалами на конфиденциальные документы (реестры, квитанции, расписки на отправленные документы, акты проверок наличия документов и др.) помещаются в конце номенклатуры, не имеющей деления по разделам, а при наличии разделов в разделе, соответствующему названию подразделения КД при структурной схеме построения номенклатуры дел, или в разделе «Конфиденциальное делопроизводство» при производственно-отраслевой схеме построения.

Каждому делу присваивается самостоятельный цифровой индекс, который состоит из номера структурного подразделения (при структурной схеме построения номенклатуры) или номера направления (при производственно-отраслевой схеме) и через тире порядкового номера дела в пределах каждого раздела, например: 01-01, 01-02, 02-01 и т.д. В номенклатуре, не имеющей деления на разделы, вместо индекса дела проставляется его порядковый номер по номенклатуре.

Формирование конфиденциальных дел включает группировку документов по делам в соответствии с номенклатурой дел и систематизацию документов внутри дел. Дела формируются в течение года по мере поступления в них документов.

Формирование конфиденциальных дел должно осуществляться в подразделении КД.

В дела помещаются исполненные документы (подлинники или заверенные копии), оформленные в установленном порядке. Вторые экземпляры могут помещаться в дело лишь в случаях, когда на них имеются какие-либо резолюции, пометки, дополняющие содержание основного экземпляра. При производственной необходимости допускается помещать в дела временного хранения (до 10 лет) проекты документов. В исключительных случаях с разрешения руководителя подразделения КД допускается помещать в конфиденциальные дела отдельные открытые документы, имеющие прямое отношение к содержанию конфиденциальных документов дела. В дела не должны помещаться документы, подлежащие возврату.

Ведение переходящих дел допускается в отдельных случаях, главным образом по планированию, проектированию, а также разработке научных тем и, как правило, для документов временного срока хранения.

В зависимости от вида и содержания документы систематизируются внутри дел в вопросно-логической, хронологической последовательности или их сочетании.

Изданные предприятием распорядительные документы, протоколы, акты систематизируются в делах хронологически в порядке возрастания номеров.

В делах с перепиской поступившие документы помещаются, как правило, вместе с копиями отправленных документов, которыми они исполнены. Копии изданных инициативных документов, направляемых в другие предприятия, в целях обеспечения их сохранности подшиваются, как правило, в дело сразу, до получения ответов на них.

Распорядительные документы вышестоящих предприятий, изданные в текущем году, но поступившие в начале следующего года, помещаются в дело текущего года.

Планы и отчеты помещаются в дела года, к которому они относятся, независимо от времени их составления. Перспективные планы помещаются в дела начального года действия планов, отчеты об их выполнении - в дела последнего года действия планов.

Формирование дел производится путем подшивки документов в обложки. Дела постоянного и долговременного сроков хранения должны иметь твердые обложки. Отдельные дела могут формироваться в папках-скорошивателях или в папках регистраторах, если это вызывается интересами обеспечения режима конфиденциальности. Такие дела пользователям не выдаются (при необходимости могут выдаваться отдельные документы дел), в них ведется опись документов, которая по окончании года или перед сдачей дел на архивное хранение подшивается в обложку вместе с документами дела.

Если в дела подшиваются документы, зарегистрированные по учетам предшествующего или следующего года (планы, отчеты и др.), то в журналах их учета рядом с индексом (номером) дела в скобках проставляется год дела, в которое они помещены.

Изъятие по каким-либо причинам документов из дела разрешается руководителем подразделения конфиденциального делопроизводства, а при направлении их в другие предприятия - руководителем предприятия. Вместо изъятых документов в дело помещается справка-заместитель.

О документах, изъятых из дела безвозвратно, производится, кроме того, соответствующая отметка в описи документов дела. При необходимости вместо изъятых документов в дело могут быть подшиты их копии, в этом случае справка-заместитель не требуется. Отметки о снятии копий и местонахождении подлинников производятся лишь в соответствующих учетных формах документов.

Оформление конфиденциального дела включает описание дела на обложке, проставление на внутренней стороне обложки инициалов и фамилий лиц, допущенных к делу, заведение карточки учета выдачи дела, заполнение описи документов дела, нумерацию листов, составление заверительной надписи, прошивку и опечатывание дела.

Список литературы

секретный документ несанкционированный доступ

1.Федеральный закон РФ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 №149 - «РГ» - Федеральный выпуск №4131 от 29 июля 2006 г.

2.Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти - «РГ» - Федеральный выпуск №4937 от 24 июня 2009 г.

.Делопроизводство в системе государственного управления. (Учебно - практическое пособие). - М.; «Издательство РАГС», 2003. - 372 с.

.Данилов Ю.М. Защита и обработка конфиденциальных документов - Журнал «Делопроизводство» №1, 2008 г.

.Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. - М.; «Приор - издат», (издание 9-е переработанное и дополненное), 2010. - 160 с.

Страница: 3

Архив

215. Секретные дела вносятся в номенклатуру дел руководителем учреждения или СОГТ совместно с руководителями структурных подразделений и заведующим архивом учреждения в конце текущего года на очередной год с учетом важности, однотипности поступающих в дела документов, сроков их хранения и в соответствии с правилами архивной работы.

При небольшом количестве секретных дел (не более 10) номенклатура дел может составляться на несколько лет, но не более пяти.

216. Номенклатура секретных дел утверждается руководителем учреждения и вводится в действие с 1 января очередного года.

217. Номенклатура секретных дел учитывается по журналу учета внутренних документов и хранится в течение года у руководителя учреждения или СОГТ. После проверки наличия документов указанная номенклатура подшивается в отдельное дело.

218. Изменения и дополнения в номенклатуру секретных дел вносятся с письменного разрешения руководителя учреждения или СОГТ по представлению руководителей структурных подразделений.

219. Сроки хранения секретных дел, включенных в номенклатуру дел, указанную в пункте 217 настоящего Порядка, определяются в соответствии с перечнями документов с указанием сроков их хранения.

220. Тома секретных дел и журналов учета вносятся в номенклатуру дел по мере их заведения и с указанием имени и фамилии работника, ответственного за ведение дел (томов) и журнала учета. По законченным делам (томам) в номенклатуре делаются записи о дате заведения дела (тома), количестве листов и других необходимых данных. Если в течение года в учреждении заводятся новые дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. С этой целью в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

221. По окончании года в конце номенклатуры дел указывается количество заведенных секретных дел (томов) постоянного и временного хранения и дел, переходящих на следующий год.

222. Номенклатура дел является основным учетным документом секретных дел текущего года, а порядковые номера дел по номенклатуре являются номерами дел текущего года.

223. При большом количестве дел, включенных в номенклатуру дел, им могут присваиваться индексы, которые состоят из обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера дела (в пределах номенклатуры дел данного структурного подразделения).

224. Секретные дела, предусматриваемые номенклатурой дел, заводятся по следующим признакам:

1) тематическому, когда документы группируются в дела по их содержанию, т.е. относятся к одному вопросу или одной теме;

2) по видам документов (приказы, отчеты, протоколы, акты);

3) корреспондентскому, при котором в одно дело объединяются документы по переписке с одним или несколькими учреждениями либо по другим признакам.

225. Секретные дела формируются и оформляются в соответствии с правилами архивной работы.

226. в дела группируются секретные документы текущего года. Исключение составляют переходящие дела, которые заводятся в ограниченном количестве.

Документы постоянного хранения комплектуются в дела отдельно от документов временного хранения. в дела подшиваются только исполненные документы.

227. При приеме секретных документов для подшивки в дела проверяется правильность их оформления: наличие подписей, отметок об исполнении, дат, номеров, заверительных надписей, правильность направления документов в дела, рассылки, фамилий исполнителей, а также соответствие грифа секретности документов грифу секретности дела.

На обложке дела (тома) указывается гриф секретности, наименование учреждения и структурного подразделения, номер дела (тома), заголовок (наименование дела) или, при необходимости, шифр темы в соответствии с номенклатурой дел, год начала ведения дела, количество листов дела (тома) и срок его хранения.

228. в заголовках дел с секретными распорядительными документами указывается вид документов и их характер (подлинники или копии).

229. Дата начала ведения дела, проставляемая в номенклатуре секретных дел, должна соответствовать дате поступления первого документа на подшивку в дело. Даты начала и окончания дела должны соответствовать крайним датам подшитых в нем документов. Эти даты проставляются на обложке дел, законченных делопроизводством.

230. Обложки секретных дел должны соответствовать действующим стандартам.

231. Одновременно с делом заводится также карточка регистрации дела, которая хранится в конверте, приклеенном к внутренней стороне обложки дела, и вместе с делом сдается в архив. Если карточка полностью заполнена, то заводится новая карточка, которая хранится вместе с делом. Заполненная карточка вносится во внутреннюю опись дела ниже ее итоговой записи, но не нумеруется и листом дела не считается.

232. Листы законченного секретного дела должны быть сброшюрованы и пронумерованы, а также должна быть составлена внутренняя опись. На описи и на специально подшитом листе в конце дела (тома) должна быть сделана заверительная надпись.

Все подшитые в дело (том) документы нумеруются полистно, номера проставляются в правом верхнем углу листа вне текста документа; названия документов с номерами листов вносятся во внутреннюю опись документов, находящихся в деле.

Листы внутренней описи нумеруются отдельно. Их количество указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела. Листы ознакомления с распорядительными документами подшиваются в дела вместе с этими документами, вносятся во внутреннюю опись и нумеруются.

233. По окончании секретного дела (тома) в конце внутренней описи указывается (цифрами и прописью) количество внесенных в него документов, а также должность и фамилия руководителя учреждения или работника СОГТ, который оформил эту опись, а на специально подшитом в конце дела (тома) листе производится цифрами и прописью надпись о количестве подшитых в нем листов.

Дело (том) с документами нумеруется, опечатывается (пломбируется) и заверяется руководителем учреждения или работником СОГТ, оформляющим дело (том). Опечатывание дела (тома) производится с помощью бумажной наклейки с оттиском печати руководителя учреждения или СОГТ, которая наклеивается так, чтобы захватывался шнурок, использованный для прошивки дела (тома).

234. Каждый том секретного дела должен содержать не более 250 листов. в случае поступления на подшивку документов свыше этого количества заводится следующий том дела с указанием его порядкового номера. Включение в дело не относящихся к нему документов запрещается.

235. Исправления во внутренних описях должны быть оговорены и заверены подписью руководителя учреждения или работника СОГТ.

236. Секретные документы в течение года могут подшиваться скоросшивателем или храниться в рабочей папке. После окончания года они должны подшиваться в дело. в делах, находящихся в скоросшивателе или в рабочей папке ведется внутренняя опись имеющихся в них документов и оформляется титульный лист, на котором делаются надписи в соответствии с настоящим Порядком. При необходимости исполнителям выдаются необходимые им документы. При этом в карточке регистрации документа (дела) записывается номер выданного документа, номер экземпляра и количество его листов.

237. Секретное дело выдается руководителем учреждения или СОГТ пользователям государственной тайной под расписку.

238. Изъятие из дела (тома) секретных документов или перемещение их из одного дела (тома) в другое производится только с письменного разрешения руководителя учреждения или СОГТ с вложением в дело (том) заменяющей их справки. в случае безвозвратного изъятия из дела документов, зарегистрированных по журналам учета прошлых лет, они должны быть вновь зарегистрированы в журнале учета секретных документов текущего года с отметкой об этом в заменяющей их справке.

Справка подписывается руководителем учреждения или работником СОГТ и руководителем структурного подразделения, с разрешения которого изымаются документы. Отметки об изменении количества листов дела при безвозвратном изъятии документов производятся на обложке дела, во внутренней описи и заверительном листе. При изъятии документов листы дела не перенумеровываются.

239. Законченные делопроизводством секретные дела, журналы учета и карточки, а также номенклатуры дел подготавливаются для архивного хранения в соответствии с правилами архивной работы и требованиями настоящего Порядка. Номенклатуры дел хранятся постоянно, а журналы учета - не менее 5 лет.

ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ.

ОТБОР СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ и ДЕЛ на ХРАНЕНИЕ И

УНИЧТОЖЕНИЕ, ПОРЯДОК ИХ ПЕРЕДАЧИ в АРХИВ

240. Экспертизой ценности секретных документов, передачей секретных документов на хранение в архив, отбором их на уничтожение и подготовкой документов для указанных действий занимается комиссия, в состав которой включается не менее двух человек, имеющих допуск. Эти лица руководствуются в своей работе правилами, устанавливаемыми Архивным департаментом, а также перечнями документов с указанием сроков их хранения.

241. Комиссия, указанная в пункте 240 настоящего Порядка, осуществляет ежегодный отбор секретных документов и дел для постоянного или временного хранения либо уничтожения, рассматривает описи документов, подлежащих постоянному и временному хранению, а также акты об уничтожении документов и дел и выносит соответствующие решения, которые утверждаются руководителем учреждения.

242. После проверки правильности оформления и систематизации дела нумеруются и включаются в описи по возрастающей нумерации.

243. Описи на дела постоянного хранения имеют следующие графы: номер по порядку, индекс дела и гриф секретности, заголовок единицы хранения, даты начала и окончания дела, количество листов и примечания. Описи хранятся постоянно.

244. Описи на дела временного хранения имеют следующие графы: номер по порядку, индекс дела и гриф секретности, заголовок единицы хранения, даты начала и окончания дела, количество листов, срок хранения и номера статей в перечне сроков хранения документов. Описи хранятся в архиве до уничтожения всех учтенных в них дел, но не менее 10 лет.

245. Перед первой единицей хранения каждого нового структурного подразделения в описи указывается его наименование.

Каждая единица хранения вносится в опись за отдельным порядковым номером, который ей был присвоен после систематизации секретных дел. в конце описи делается итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество единиц хранения.

246. Экземпляры описей с расписками работников архива в приемке дел подшиваются руководителем учреждения или СОГТ в специальное дело, в котором они хранятся до сдачи учтенных по ним дел в Государственный архив. Формы описей дел, порядок их составления и утверждения устанавливаются Архивным департаментом.

247. Работники ведомственного архива проверяют правильность отбора секретных документов и дел, сдаваемых в архив, и их описей.

Оформленные с нарушением установленных правил документы и дела, а также их описи подлежат исправлению сотрудниками, ответственными за сдачу документов и дел в архив.

248. Описи секретных дел, отобранных для постоянного хранения, представляются ведомственным архивом в течение года Государственному архиву на утверждение.

249. Секретные документы и дела временного хранения сдаются по истечении установленного срока их хранения в ведомственном архиве в соответствующий государственный архив в соответствии с правилами архивной работы.

В случае реорганизации или ликвидации учреждения для решения вопроса о дальнейшем хранении или передаче в государственный архив секретных документов и дел создается комиссия, в состав которой включается также представитель Архивного департамента. Все члены комиссии должны иметь допуск.

250. Документы и дела временного хранения по истечении установленных сроков подлежат уничтожению в соответствии с настоящим Порядком.

251. в архивных хранилищах сотрудниками архивов составляются план и схема размещения секретных документов и дел и на случай аварийных ситуаций их эвакуации, которые утверждаются руководителем архива.

Перемещение документов внутри хранилищ может производиться только с разрешения руководителя архива.

252. Секретные документы и дела, хранящиеся в ведомственных архивах, могут выдаваться для временного пользования и просмотра пользователем государственной тайной с разрешения руководителя учреждения или СОГТ. Ознакомление пользователя государственной государственной тайной с секретными архивными документами производится только в архиве.

253. Проверка наличия секретных документов и дел в ведомственных архивах проводится не реже одного раза в 5 лет.

254. Изменения грифа секретности или рассекречивание документов и дел, хранящихся в ведомственном архиве, производится с соблюдением требований настоящего Порядка. О рассекречивании хранящихся в ведомственном архиве секретных документов и дел (без зачеркивания и изъятия частей текста) делается отметка на титульном листе документа и обложке дела. Рассекреченные дела передаются на общее хранение по акту и описи с отметкой об этом в соответствующих формах учетной документации архива.

УНИЧТОЖЕНИЕ НОСИТЕЛЕЙ СЕКРЕТНОЙ ИНФОРМАЦИИ

255. Уничтожению подлежат носители секретной информации, утратившие практическое значение и не имеющие исторической ценности.

256. Руководитель учреждения устанавливает порядок, исключающий ознакомление посторонних лиц с уничтожаемыми носителями секретной информации, неполное их уничтожение, позволяющее восстановить содержание, а также случайное уничтожение не подлежащих уничтожению материалов. Указанный порядок утверждается руководителем учреждения.

257. Носители секретной информации уничтожаются путем сжигания, плавки, дробления, растворения или химического разложения, превращения в бесформенную массу или порошок.

258. Носители секретной информации уничтожаются на основании решения назначенной руководителем учреждения комиссии в составе не менее двух человек. Оба члена комиссии должны иметь допуск. Акт подписывается членами комиссии и утверждается руководителем учреждения.

Секретные документы или дела с истекшими сроками хранения уничтожаются учреждением после утверждения описей дел постоянного хранения соответствующим государственным архивным учреждением.

259. Без составления акта, но с отметкой в журнале учета с проставлением даты уничтожаются следующие носители секретной информации:

1) черновики и проекты секретных документов (отметки об уничтожении заверяются подписями руководителя учреждения или работника СОГТ и исполнителя);

2) испорченные листы спецблокнотов (отметки об уничтожении делаются на контрольном листе спецблокнотов и заверяются подписями руководителя учреждения или работника СОГТ и исполнителя);

3) корешки спецблокнотов, испорченные листы бумаги (формы, бланки), состоящие на специальном учете (отметки об уничтожении делаются в журналах учета и заверяются с подписями руководителя учреждения или работника СОГТ и исполнителя);

4) бракованные экземпляры (листы) размноженных секретных документов, секретные технические документы, состоящие на предварительном учете, и их брак (отметки об уничтожении делаются в журнале учета выполняемых работ или в наряде и заверяются подписями руководителя учреждения или работника СОГТ и исполнителя);

5) отдельные перепечатанные и бракованные листы (отметки об уничтожении делаются в журнале отпечатанных документов и заверяются подписями руководителя учреждения или работника СОГТ и машинистки);

6) испорченные бланки паспортов и формуляров на секретные изделия, протоколов сборки и приемных испытаний (отметки об уничтожении делаются в журналах учета и заверяются подписями руководителя учреждения или работника СОГТ и исполнителя);

7) звукозаписи секретной информации (отметки о стирании путем последующей записи на тот же носитель и о размагничивании записей делаются в журнале учета и заверяются подписями руководителя учреждения или работника СОГТ и исполнителя);

8) все промежуточные материалы, образовавшиеся в процессе изготовления кино- и фотодокументов, содержащих секретную информацию.

260. Носители секретной информации, подлежащие уничтожению без акта, уничтожаются после проставления соответствующей отметки в учетном документе или помещаются после измельчения в специально отведенное для этого место в режимном помещении и затем уничтожаются по мере их накопления.

261. Если из дел, подлежащих уничтожению, изымаются отдельные секретные документы, необходимые для дальнейшей работы, в акте указывается какие документы и из каких дел изъяты (регистрационные номера и наименование документов, номера дел и листов), а также указывается в какие новые дела и за какими номерами листов подшиты изъятые документы или зарегистрированы по журналам учета текущего года. в журналах учета делается отметка о новом местонахождении документов. в акте об уничтожении указывается фактическое количество оставшихся листов дела, подлежащих уничтожению.

Секретные дела уничтожаются вместе с внутренними описями после обязательной полистной сверки с записями актов и внутренними описями дел.

262. Перед включением в акт каждого носителя секретной информации, подлежащего уничтожению, сверяется с журналом учета его наименование, регистрационный номер, номер экземпляра, гриф секретности, количество экземпляров и листов.

Отобранные и включенные в акт об уничтожении носители секретной информации после их сверки членами комиссии хранятся отдельно от других документов и дел.

263. в акт об уничтожении носителей секретной информации запрещается вносить какие-либо исправления (вычеркивания, приписки). в исключительных случаях внесенные в акт исправления оговариваются и заверяются подписями всех членов комиссии.

264. Уничтожение носителей секретной информации до утверждения акта запрещается. Непосредственно перед уничтожением комиссия обязана сверять уничтожаемые носители информации с записями в акте.

265. Уничтожение носителей секретной информации должно производиться в максимально короткий срок после утверждения акта. Если материалы вывозятся для уничтожения за пределы учреждения, то они уничтожаются в тот же день.

266. Носители секретной информации доставляются к месту уничтожения в опечатанной таре (мешках, ящиках и т.п.).

Материалы уничтожаются комиссией в составе не менее двух человек, принимавших участие в составлении акта об уничтожении.

267. После уничтожения носителей секретной информации участвовавшие в этой работе работники производят запись в акте об уничтожении носителей информации и заверяют ее своими подписями, а в журнале учета делают отметки с указанием номера акта и даты его регистрации.

Запрещается переписывать акт об уничтожении носителей секретной информации после сверки согласно пункту 262 настоящего Порядка, а также делать отметки в журнале учета до уничтожения носителей информации. Выносить акты описи и другую документацию к месту уничтожения носителей информации запрещается.

268. Акты об уничтожении секретных дел хранятся постоянно, а акты об уничтожении других носителей информации - 10 лет. Эти акты хранятся руководителем учреждения или СОГТ.

ПРОВЕРКА НАЛИЧИЯ и СОСТОЯНИЯ СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ

269. Руководитель учреждения или СОГТ не реже одного раза в квартал проверяет наличие и состояние всех полученных, опечатанных, учтенных за проверяемый период, не подшитых в дела или не скомплектованных в отдельные папки секретных документов.

270. После окончания календарного года проводится проверка наличия и состояния секретных документов и дел, независимо от времени засекречивания и от того, где и у кого они находятся (исключая архивы). Проверка проводится назначенной руководителем учреждения комиссией в составе не менее двух человек, которые должны иметь допуск.

271. в ходе проверки проверяется движение (поступление, отправка, размножение и уничтожение) секретных документов за проверяемый год, а также проводится сверка учетных данных с фактическим наличием документов.

При проверке используются журналы учета документов, расписки, реестры, акты об уничтожении документов и другие формы учетной документации.

272. По результатам контроля составляется акт, в котором указываются:

1) вид проверки;

2) наименование подразделения, где проводилась проверка;

3) основание проведения проверки;

4) состав проверочной комиссии и сроки проведения проверки;

5) краткая характеристика состояния делопроизводства и соблюдение настоящего Порядка в работе пользователя государственной тайной с секретными документами;

6) общее количество взятых на учет документов за проверяемый период по всем видам учета раздельно;

7) количество и наименование документов, не состоящих на учете, у кого они были обнаружены и по какой причине не были учтены;

8) количество и учетные номера документов, не предъявленных в ходе проверки, за кем они числятся и причины непредъявления;

9) другие выявленные нарушения требований настоящего Порядка, допущенные пользователями государственной тайной, с указанием их фамилий, должностей и конкретных фактов нарушений;

10) выводы и предложения по результатам проверки и меры по устранению выявленных нарушений.

Акт проверки подписывается членами комиссии и утверждается руководителем учреждения.

273. О недостаче носителей секретной информации немедленно докладывается руководителю учреждения или СОГТ, а также ставится в известность полиция безопасности.

274. Руководитель учреждения или СОГТ обязан устранить недостатки, выявленные в ходе проверки.

ОБРАБОТКА СЕКРЕТНОЙ ИНФОРМАЦИИ С ПРИМЕНЕНИЕМ

СРЕДСТВ ВЫЧИСЛИТЕЛЬНОЙ ТЕХНИКИ (СВТ)

275. Секретную информацию разрешается вводить только в СВТ и обрабатывать ее при помощи СВТ, не включенных в вычислительную сеть общего пользования.

276. При применении СВТ для обработки секретной информации создается система защиты секретной информации (в дальнейшем - СЗСИ), которая включает в себя совокупность организационных мер, программных и криптографических методов, инженерных и аппаратных средств, направленных на обеспечение сохранности секретной информации во время разработки, монтажа, эксплуатации, ремонта и списания СВТ путем предотвращения несанкционированного доступа с секретной информации, ее утечки (в том числе наблюдения за излучением) и разрушения.

277. СЗСИ должно предотвращать:

1) гибель имущества, доступ или приведение его в негодность - выведение из строя (уничтожение компонента технического обеспечения, стирание программы или файла с информацией, недоступность к файлу на диске вследствие неисправности операционной системы или программы управления файлами);

2) посягательство неуполномоченного субъекта (лица, программы, вычислительной системы) на конфиденциальность - захват информации;

3) внесение несанкционированного изменения - модификацию;

4) добавление в вычислительную систему фальсифицированного объекта, репродукцию сообщения в ложном контексте, отрицание отправки или получения сообщения - фальсификацию.

278. СЗСИ должна содержать также дневник ревизий. в дневнике ревизий автоматически регистрируются все существенные события, отражающие пользование системой (дата и время регистрации; использованная рабочая станция или терминал; идентификатор работы, программы или файла; операции; выдача распечаток) и отказы системы, а также действия лиц, работавших с системой (работы по управлению и техническому обслуживанию).

279. Обработка секретной информации на СВТ разрешается только после создания СЗСИ и в случае ее функционирования.

280. Вся секретная информация должна содержаться в СВТ в криптографическом виде, за исключением случаев, когда СВТ не включены в вычислительную сеть и находятся в спецпомещении. При распечатке и копировании секретной информации должны соблюдаться все требования настоящего Порядка.

281. Наладочные и экспериментальные работы (опробование программ, формирование массивов, испытание терминалов и др.) производятся с применением несекретной (условной) информации. Указанные работы могут проводиться с применением секретной (реальной) информации при условии соблюдения настоящего Порядка.

282. После капитального ремонта помещений, установления и монтажа в них дополнительного оборудования проводится проверка монтажа в них дополнительного оборудования проводится проверка функционирования СЗСИ. в иных случаях СЗСИ проверяется не реже одного раза в год. Проверяющие должны иметь допуск.

283. По результатам проверки функционирования СЗСИ составляется акт, который подписывается всеми участниками проверки. Акт утверждается руководителем учреждения.

284. в случае обнаружения не предусмотренных проектом отводов кабелей, проводов и других отклонений от технической документации, которые свидетельствуют о возможных попытках или фактах несанкционированного доступа к носителям секретной информации и могут привести к утечке или разрушению секретной информации, обрабатываемой на СВТ, об этом немедленно докладывается руководителю учреждения или СОГТ и полиции безопасности. Дальнейшее пользование СВТ прекращается до получения указаний.

286. При приобретении и доставке в Эстонию импортной вычислительной техники должны применяться меры, исключающие возможность получения иностранными организациями, фирмами и их представителями сведений о ведомственной принадлежности заказчика и конкретных местах установки этих средств.

287. Полицией безопасности может до начала применения или во время применения технических средств проводиться специальная лабораторная проверка.

КОНТРОЛЬ ЗА ОХРАНОЙ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ТАЙНЫ

288. Контроль за охраной государственной тайны в учреждениях осуществляется в целях изучения и оценки фактической сохранности, выявления недостатков и нарушений в соблюдении настоящего Порядка, а также установления причин недостатков и нарушений и разработки предложений по их устранению и предотвращению.

289. Контроль за охраной государственной тайны осуществляют:

1) внутри учреждения - руководитель учреждения или СОГТ в соответствии с настоящим Порядком;

2) полиция безопасности.

Для проведения проверки сотрудниками полиции безопасности должен быть обеспечен допуск к территории режимного объекта (к режимным помещениям).

290. Проверяющие имеют право ознакомляться со всеми носителями секретной информации, журналами учета и иными материалами по проверяемым вопросам.

291. По результатам проверки составляется акт, в котором должны быть отражены состояние охраны государственной тайны, выявленные недостатки и нарушения и предложения по их устранению. Акт составляется в двух экземплярах: один экземпляр передается полиции безопасности и второй - учреждению, в котором была проведена проверка.

292. в случае выявления нарушений настоящего Порядка, которые приводят или могут реально привести к утечке секретной информации, проверяющие вправе принимать решения о приостановке работы с секретной информацией до создания необходимых условий.

_______________

СДП - это порядок учета, составления, хранения, размножения, пересылки и уничтожения СД.

Ведение СДП возлагается на 1-е отделы РСО предприятия. СДП осуществляется на основании следующих документов:

Инструкция 0126;

Ведомственные инструкции по СДП;

ГОСТ 2904-74 (Правила выполнения, учета и обращения СД).

"УСЛОВНЫЕ НАИМЕНОВАНИЯ И УСЛОВНЫЕ ОБОЗНАЧЕНИЯ"

Условные наименования (шифры) присваиваются закрытым работам. Они представляют из себя явления природы, нарицательные имена сущ-е.

Условные обозначения (индексы) присваиваются секретным изделиям. Они представляют из себя цифробуквенные обозначения. УО и УИ применяются для указания ссылок на СД и СИ. Само название СД или СИ применяется только в крайних случаях.

ВОПРОС N2. "ПОРЯДОК РАБОТЫ С СЕКРЕТНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ". "УЧЕТ СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ"

Учет СД - регистрация и контроль за их сохранностью. Существует 2 формы учета СД: журнальная и карточная. При журнальной системе информация о СД хранится в спец. журналах. При карточной - на спец. карточках, отельных для каждого СД. При учете СД присваиваются рег/номера и фиксируется след. информация: гриф, количество листов, количество экземпляров, источник поступления, краткое содержание, дата поступления. Учету подлежат: СД, рабочие тетради, спец. блокноты, отдельные листы бумаги.

"ХРАНЕНИЕ СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ"

ХСД - установленный порядок, обеспечивающий содержание в безопасности СД на рабочих местах и в спец. хранилищах; порядок, предотвращающий порчу СД, их утрату и НСК. НСК - несанкционированное копирование. В рабочее время СД хранятся у исполнителей в личных сейфах или в секретных портфелях (папках). После окончания работы СД сдаются на хранение в 1-е отделы.

"ПОРЯДОК ОБРАЩЕНИЯ С СЕКРЕТНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ"

При обращении с СД следует соблюдать следующие правила:

СД выдаются только под личную роспись;

Работа с СД осуществляется в спец. помещениях;

При работе с СД на рабочем столе должны находиться только необходимые в данный момент документы;

Запрещается держать СД вместе с несекретными;

Запрещается хранить СД в рабочих столах;

При приеме посетителей нельзя оставлять СД в положении, удобном для обозрения;

Необходимо убирать СД в сейф при временном выходе из помещения;

Запрещается выносить СД за пределы охраняемой территории;

При окончании работы с СД необходимо проверить наличие всех СД.

"Порядок разработки секретных документов"

СД разрабатываются только в спец. блокнотах, рабочих тетрадях;

СС документа определяется в соответствии с перечнями;

Количество экземпляров СД определяется служебной необходимостью;

В СД должен быть представлен минимально возможный объем секретных сведений;

В документах для машинописи нельзя указывать ТТХ;

Запрещается снимать копии с СД без разрешения;

Запрещается самостоятельно уничтожать СД. ТТХ - тактико-технические характеристики.

"Осуществление оформления секретного документа"

Порядок оформления СД:

N экземпляра;

2. Приложения;

Порядок оформления последнего листа:

Исполнители;

Количество листов и экземпляров;

адреса экземпляров;

Периодические проверки наличия документов с грифом «Коммерческая тайна» являются важным фактором, обеспечивающим их физическую сохранность.
В ходе проверок устанавливается соответствие наличия документов учетных данных, правильность ведения учетов, проверяется порядок обращения с документами, рассматриваются вопросы снятия грифа «Коммерческая тайна».
Проверки проводятся комиссионно, с обязательным включением в комис-сию работников, ответственных за учет и хранение документов с грифом «Коммерческая тайна».
Проверки осуществляются от учетных данных к документам, проверяется наличие всех зарегистрированных экземпляров. Документы, хранящиеся россыпью, проверяются полистно. В ходе проверок устанавливается соответствие и правильность заполнения граф учетных карточек и журналов, наличие отметок об отправке, возврате, размножении и уничтожении документов.
Рекомендуется проводить ежеквартальные и ежегодные проверки наличия документов с грифом «Коммерческая тайна».
Квартальная проверка наличия проводится в первую декаду первого месяца, следующего за последним месяцем проверяемого квартала.
В квартальную проверку проверяются документы, находящиеся на исполнении, не подшитые в дела и не взятые на инвентарный учет, а также документы, находящиеся на хранении в подразделениях или на руках у исполнителей.
Годовая проверка наличия проводится в январе следующего за проверяемым года.
В годовую проверку проверяется наличие всех зарегистрированных документов с грифом «Коммерческая тайна», а также правильность ведения всех видов учета и порядка оформления актов на уничтожение.
Проверки наличия документов проводятся также при смене руководителя подразделения по ведению делопроизводства документов с грифом «Коммерческая тайна» или сотрудников этих подразделений, ответственных за учет и хранение документов.
Результаты проверок оформляются актами. Акты подписывают члены комиссии по проверке наличия документов и утверждают у руководителя предприятия.

Еще по теме 5.5. Проверка наличия документов с грифом «Коммерческая тайна»:

1. 7.4. Проверка наличия (инвентаризация) изделий с грифом «Коммерческая тайна»
2. 5.6. Порядок хранения и обращения с документами с грифом «Коммерческая тайна»
3. 5. ОРГАНИЗАЦИЯ И ВЕДЕНИЕ НА ПРЕДПРИЯТИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ДОКУМЕНТОВ С ГРИФОМ «КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА».
4. 6.1.4. Рассылка документов с грифом «Коммерческая тайна» в другие предприятия передача между подразделениями предприятия
5. 5.1. Размещение подразделений по ведению делопроизводства с грифом «Коммерческая тайна»

Цель проверки наличия документов, дел и носителей конфиденциальной информации - установление их реального соответствия записям в учетных формах, сохранности, целостности и комплектности материалов, а также своевременное выявление фактов утраты конфиденциальных материалов и определение правильности выполнения процедур и операций по их учету, хранению и использованию.

Проверка стимулирует тщательное соблюдение всеми сотрудниками фирмы требований по работе с конфиденциальными материалами, обеспечение их физической сохранности и, в конечном счете, - информационную безопасность организации.

Проверка всегда ведется от учетных данных к документам, экземплярам документа и составным частям каждого документа или дела. Кроме того, в ходе проверки рассматриваются вопросы снятия с документов грифа конфиденциальности.

Проверки наличия конфиденциальных материалов могут быть регламентированными (периодическими) и нерегламентирован- ными (непериодическими).

Регламентированные, обязательные проверки наличия документов, дел и носителей информации проводятся ежедневно, ежеквартально и по окончании календарного года. Они охватывают весь массив конфиденциальных материалов организации.

Нерегламентированные проверки осуществляются при смене руководителей подразделений или направлений деятельности организации, увольнении сотрудников, после завершения экстремальной ситуации, выявления факта возможной утраты информации и в других случаях. Этот вид проверки обычно ограничивается конкретной частью конфиденциальных материалов.

Ежедневные проверки (самопроверки или проверки вторым работником) наличия конфиденциальных документов проводятся в конце рабочего дня всеми сотрудниками организации, работающими с конфиденциальными материалами. Квартальные и годовые проверки наличия проводит специально назначаемая комиссия; по результатам этих проверок составляется акт.

Любой вид проверки может быть закончен лишь после выявления фактического наличия всех документов, числящихся по учетным формам. Для проверки привлекаются только основные учетные формы - журналы регистрации и учетные карточки.

Другие учетные формы (описи, перечни, реестры, акты, карточки учета разрешений и выдачи материалов и т. д.) носят вспомогательный информационный и оправдательный характер.

В процессе проведения квартальной проверки наличия конфиденциальных материалов контролируется сохранность традиционных и электронных документов, находящихся на исполнении у сотрудников организации и не подшитых в дела. Одновременно проверяется соблюдение ими установленного порядка работы с конфиденциальными материалами, их хранения, правильности ведения внутренней описи документов, находящихся у исполнителя, своевременности и полноты ежедневной сдачи всех материалов в службу КД. Проверка ведется в обязательном присутствии самого сотрудника.

В процессе проведения годовой проверки наличия конфиденциальных материалов контролируется сохранность всех традиционных и электронных документов, находящихся как на исполнении, так и исполненных, подшитых в дела, независимо от времени их поступления, получения или издания. Дела проверяются полистно.

Отсутствие конфиденциального документа, дела или носителя информации у сотрудника, которому они были выданы, считается утратой этих материалов. В подобном случае комиссия составляет акт и немедленно докладывает об утрате первому руководителю организации для принятия решения. Акт составляется также в случае обнаружения в базе данных компьютера сотрудника или на дискете неучтенной или несанкционированно сохраненной копии электронного документа.

Следовательно, процесс исполнения, дальнейшего движения и использования изданных конфиденциальных документов более сложен в технологическом отношении, чем аналогичный процесс обработки открытых документов, и требует четкого выполнения рассмотренных стадий, этапов и процедур в указанной последовательности, что дает возможность защитить ценную информацию и ее носители от возможных потенциальных и реальных угроз. Этой же цели служат регулярные проверки наличия документов, дел и носителей информации. 6.3.

Еще по теме Проверка наличия документов, дел и носителей информации:

1. НЕРЕГЛАМЕНТНЫЕ ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ НОСИТЕЛЕЙ, ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ
2. Формирование и хранение дел, уничтожение документов, дел и носителей информации
3. КВАРТАЛЬНЫЕ ПРОВЕРКИ ФАКТИЧЕСКОГО НАЛИЧИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ НОСИТЕЛЕЙ И ДОКУМЕНТОВ
4. ПРОВЕРКИ ПРАВИЛЬНОСТИ ПРОСТАВЛЕНИЯ ОТМЕТОК О ДВИЖЕНИИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ДЕЛ И НОСИТЕЛЕЙ
5. ПРОВЕРКИ ПРАВИЛЬНОСТИ ПРОСТАВЛЕНИЯ РЕГИСТРАЦИОННЫХ ДАННЫХ КОНФИДЕНЦИ- АЛЬН ЫХ НОСИТЕЛЕЙ, ДОКУМЕНТОВ, ДЕЛ И УЧЕТНЫХ ЖУРНАЛОВ (КАРТОТЕК)
6. ГОДОВАЯ ПРОВЕРКА НАЛИЧИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ, ДОКУМЕНТОВ ВЫДЕЛЕННОГО ХРАНЕНИЯ И УЧЕТНЫХ ЖУРНАЛОВ (КАРТОТЕК)
7. Истребование документов (информации) о налогоплательщике, плательщике сборов и налоговом агенте или информации о конкретных сделках (встречные проверки)