Отличие инструкции от процедуры. Образец регламента взаимодействия между отделами, примеры. Описание требований, процессов, методов работы

Говорят, что на двух юристов приходится три мнения, и это действительно так. Для создания инструкций существуют положения и регламенты, которые значительно отличаются друг от друга. Но поскольку большая часть таких документов издаётся для внутреннего использования в организациях, понять их природу бывает затруднительно.

Определение

Регламент – это технический документ, который фиксирует свод правил, обязательных для использования в определённой отрасли. Они могут касаться как отдельно взятой организации, так и целого союза государств (техрегламенты стран Таможенного Союза).

Положение – это свод взаимосвязанных норм, которые регламентируют узкую область жизни организации, общества или государства. Они определяют порядок формирования и обеспечения работы учреждения. Документ определяет порядок действий (выборы президента, парламента) или статус должностного лица (депутат, военнослужащий).

Сравнение

Таким образом, регламенты и положения – это технические документы, которые издаются в силу необходимости. Они взаимно дополняют друг друга и во многом пересекаются. Так, положение создаёт общую базу для той или иной сферы жизни организации или общества, а регламент – конкретизирует отдельные вопросы. Они могут касаться процедуры и других важных моментов.

В регламенте, как правило, присутствуют технические аспекты, и характер такого документа конкретный. Положение только создаёт правовое поле для отношений, поэтому обладает значительно меньшей степенью конкретизации. Регламент в дополнительных уточнениях не нуждается, и это документ прямого действия.

Выводы сайт

1. Круг обсуждаемых вопросов. Положение устанавливает общие правила, а регламент – уточняет отдельные вопросы.
2. Степень детализации. Регламенты, в отличие от положений, могут конкретизировать отдельные условия положения, внося ясность в спорные вопросы.
3. Сущность. Положение очерчивает круг вопросов, процедуру, в то время как регламент – конкретные правила, требования, обязательные для исполнения.
4. Наличие технических требований. Положение носит общий характер, в то время как регламент обязательно содержит конкретные вопросы – процедуру, максимально допустимые значения и т.д.

На каждом предприятии действуют локальные документы, регулирующие его деятельность. Одним из самых значимых считается регламент взаимодействия между отделами (образец документа будет описан далее). Для руководителя организации он является эффективным инструментом управления. Рассмотрим подробно образец регламента взаимодействия между отделами .

Требования

Каким должен быть регламент? Взаимодействие между отделами бухгалтерии и экономической службы, кадровиками и расчетно-плановым подразделением, другими структурными единицами предприятия неизбежно в процессе деятельности. При этом контакт сотрудников должен обеспечивать реализацию поставленных задач в максимально короткий срок. Образец регламента взаимодействия между отделами , в первую очередь, должен быть доступным для исполнителей. Если лицо, ответственное за его разработку, распишет все положения, но подчиненные ничего не смогут понять, смысла в документе не будет никакого. В этой связи, формируя , следует принимать во внимание три ключевых принципа:

1. Документ составляется на основании модели бизнес-процесса. Качество регламента будет прямо зависеть от тщательности проработки схемы.
2. Структура документа определяется моделью процесса. Все пункты схемы должны присутствовать в регламенте.
3. Изложение информации осуществляется официальным, сухим языком. В тексте документа рекомендуется использовать короткие простые предложения. Формулировать положения следует однозначно. Все аббревиатуры и термины необходимо расшифровывать.

Цели

Образец регламента взаимодействия между отделами обеспечивает:

Структура

Какой регламент взаимодействия между отделами можно считать правильно составленным? Обычно документ включает в себя следующие разделы:

1. Общие положения.
2. Определения, термины и сокращения.
3. Описания процессов.
4. Ответственность.
5. Контроль.

Источниками определений могут служить законодательные акты, ГОСТы и прочие документы. К последним, в частности, относят Приказы министерств, ведомств, правительственные постановления. При этом ссылки на нормативные документы, положения которых были использованы, должны включаться в регламент взаимодействия между отделами. Образец для ЛПУ , в частности, содержит указания на Приказы Минздравсоцразвития, Министерства здравоохранения региона.

Приложение

В нем, как правило, приводится графическая модель бизнес-процесса. Она изображается в виде схемы, состоящей из нескольких блоков. Графическое изображение можно создать с помощью программных продуктов ПК. Схемы отражают конкретный порядок действий для реализации тех или иных задач. Визуализация удобнее, чем текст. На схеме четко отображается начало процесса и каждого этапа, связь между ними и конечный результат. Такую модель часто используют разработчики регламента взаимодействия между отделами компании по 223-ФЗ . В схеме выделяются такие ключевые параметры, как выходы и входы, участники и клиенты. Если новичок ознакомится с такой моделью, то он сразу же поймет специфику процесса и будет уже готов к реализации определенной задачи.

Инструкция

На первом этапе нужно определить предмет документа и ответственных лиц, т. е. кто составляет и какой регламент. Взаимодействие между отделами бухгалтерии, в частности, осуществляется по четкой схеме, закрепленной законодательством. В этой структурной единице всегда присутствует самый главный сотрудник, отвечающий за соблюдение требований в сфере отчетности. Он и может стать лицом, ответственным за составление регламента взаимодействия между отделами. Образец документа должен обсуждаться всеми сотрудниками. Для этого организуется общее собрание. Если документ регламентирует процесс, в котором сталкиваются интересы более двух отделов, то важно привлечь к обсуждению ключевых сотрудников. Лицо, ответственное за разработку, должен объяснить коллегам важность внедрения правил.

Описание процессов

Его объем будет зависеть от сложности взаимодействия. Если процесс простой, а сотрудник, отвечающий за него, хорошо понимает все этапы реализации, то он может сам составить схему работы с другими структурными единицами. После этого ему следует обсудить документ с остальными участниками. Если бизнес-процесс сложный, то каждый сотрудник разрабатывает свою часть модели. После этого все проекты компонуются и обсуждаются. В ходе ознакомления с базовым документом все заинтересованные сотрудники могут предложить те или иные корректировки и дополнения. После этого передается руководителю.

Утверждение

Оно может осуществляться напрямую. В этом случае руководитель сам подписывает регламент взаимодействия между отделами компании. Образец документа может утверждаться и косвенно. В таком случае руководитель издает приказ. В гриф утверждения вносятся регистрационные данные распорядительного акта.

Специфика работы ответственного лица

В некоторых организациях в штате предусматривается должность менеджера по качеству. На практике выработаны определенные этапы подготовки документа. Их необходимо соблюдать менеджеру, составляющемуосновных стадий:

1. Определение процессов.
2. Выстраивание диаграммы.
3. Детальное описание.
4. Составление текста.

Ответственный специалист изучает распорядок сотрудников в разных подразделениях. Это необходимо для составления описания стандартных ситуаций, включаемого в регламент взаимодействия между отделами. Пример : "Газовая станция осматривается с использованием таких технических средств, как… По завершении обследования составляется отчет".

Определение итоговой цели

Лицо, ответственное за составление регламента, должно иметь представление обо всех процессах, знать обязанности сотрудников, обладать соответствующей квалификацией и уровнем профессионализма. Цель, которую ставит документ, должна быть ясна работникам. В противном случае исполнение регламента окажется дополнительной нагрузкой на сотрудников.

Оптимизация и проектирование

Комплексное изучение процессов, происходящих на предприятии, позволяет выявить слабые места. Анализ ситуаций, результатов, операций дает возможность оптимизировать деятельность. Это, в свою очередь, позволяет сформировать несколько сценариев дальнейшего развития. Так, предприятие может оставить все как есть, создать новую модель работы или откорректировать старую.

Нюансы

Важно, чтобы каждый сотрудник четко представлял, что ему нужно делать и как достигнутые результаты отразятся на его заработке. Именно поэтому необходимо обсудить регламент перед его утверждением. Ключевая роль в отводится, разумеется, руководителю рабочей группы (проекта). В задачи этого специалиста входит постановка острых вопросов. Он должен уметь представить четкую модель процесса. Каждый участник видит картину своими глазами. Необходимо добиться единого понимания. Каждому участнику необходимо объяснить ответственность в создании регламента. В большинстве случаев коллективы скептически относятся к внедрению такого документа. В зависимости от сложности процесса, введение регламента занимает 4-12 мес.

Особенности внедрения

Для введения нового регламента необходимо:

1. Признать предыдущие документы утратившими силу.
2. Внести новые локальные акты для активации регламента.
3. Разработать документы, необходимые для применения утвержденных правил.
4. Доработать или внедрить новые модули автоматизированных информационных баз.
5. Изготовить бланки неунифицированных документов.
6. Изменить или дополнить штатное расписание.
7. Найти кандидатов на новые должности, назначить или перевести работников.
8. Обучить исполнителей новым правилам.
9. Провести разъяснительную работу с сотрудниками.
10. Осуществить пробное внедрение регламента.
11. Откорректировать текст по результатам опытного исполнения.
12. Ввести в действе окончательный вариант документа.
13. Определить процедуры по контролю качества регламента.

После того как определены мероприятия по внедрению документа, руководитель издает приказ. Следует отметить, что в связи с продолжительностью мероприятий дата утверждения и непосредственного введения регламента в действие будут отличаться. Рассмотрим далее основные ошибки, которые допускают сотрудники при составлении документа.

Несогласованность с практикой

Важно доверять создание регламента сотруднику, имеющему непосредственное отношение к рабочей деятельности на предприятии. Предположим, организация стала очень крупной. Руководство вполне может позволить себе сформировать специальную службу, в задачи которой будет входить решение вопросов о развитии. Соответственно, отдел поставит задачу описать все процессы предприятия. Но цель этого мероприятия им неважна. Если регламент составляют люди, не привлеченные к реальной деятельности, то руководящий ею сотрудник исполнять схему не будет. Соответственно, документ работать не имеет смысла.

Отсутствие гибкости

Многие ответственные лица стремятся к максимальной детализации. Такая ситуация обуславливается незнанием отличий между составлением регламента и описанием реальных производственных процессов. Если стоит задача автоматизации операций, их детализация призвана помощь работникам. Потребность в регламенте возникает тогда, когда в производстве задействовано много людей. Их действия часто дублируются, однако каждый человек трактует ту или иную операцию по-своему. Регламент направлен на снятие разногласий. Следует учитывать, что сотрудники организации должны обладать определенной свободой в действиях, позволяющей принять то или иное решение в зависимости от ситуации. К примеру, клиенту можно ответить незамедлительно, а не по истечении какого-то времени.

Большой объем и сложность текста

Оптимальным считается регламент, состоящий из 5-7 страниц. При этом его содержание должно быть емким, но кратким. Не рекомендуется использовать сложные, многосоставные предложения. Текст должен быть доступен для понимания. Кроме того, следует обратить внимание на термины. Не следует заменять понятия синонимами, использовать аббревиатуры без расшифровки.

Взаимодействие отделов ИБ и ИТ

В настоящее время на многих предприятиях контакты этих служб весьма затруднены. Связаны сложности с внутренними конфликтами отделов ИТ и ИБ. Существует несколько вариантов обеспечения эффективного их сотрудничества. В качестве первого и самого простого выступает наличие работников (одного или нескольких), специализирующихся на информационной безопасности внутри службы информтехнологии. Регламент взаимодействия между отделами ИТ и ИБ в этом случае отражает типичные подходы к сотрудничеству. Организация работы осуществляется на основании сложившихся стереотипа о том, что информационная безопасность является частью обеспечения информтехнологии. Если на предприятии не происходит конфликтов между этими службами, то руководитель может задуматься над тем, чтобы оформить службу ИБ в качестве отдельной структуры ИТ-отдела. Соответственно, придется выделить больше ресурсов, в том числе и финансовых, на обеспечение такой деятельности.

Типовой образец

В Общих положениях указываются:

1. Назначение документа. Как правило, присутствует такая фраза: "Настоящим регламентом определяется порядок…".
2. Сфера действия. Регламент может распространяться на работников или объекты.
3. Нормативные документы, в соответствии с которыми разработан акт.
4. Правила утверждения, корректировки, отмены регламента.

В разделе "Термины, сокращения, определения" приводятся понятия, используемые в документе. Все аббревиатуры должны быть расшифрованы. Термины следует приводить в алфавитном порядке. Каждое понятие указывается с новой строки в ед. ч. Определение термина приводится без слова "это", через тире. В разделе "Описание процесса" дается пошаговая характеристика. Целесообразно ввести подпункты. Каждый из них будет соответствовать конкретному этапу. В этом же разделе указываются сотрудники, привлеченные к выполнению тех или иных операций. Описываются не только действия, но и их результат.

Ответственность и контроль

В регламенте должно присутствовать указание на возможность применения санкций к лицам, не исполняющим положения. Ответственность допускается в рамках законодательства. Она может быть уголовной, административной или дисциплинарной. В обязательном порядке указывается Ф. И. О. и должность сотрудника, осуществляющего контроль исполнения регламента.

Регламент – это технический документ, в котором фиксируется свод правил, которые касаются определенной отрасли. Эти правила могут относиться как к отдельно взятой организации, так и к целому союзу государств.

Положение – свод взаимосвязанных норм, регламентирующих узкую область жизни организации, общества или государства. С их помощью определяется порядок формирования и обеспечения работы учреждения. Оба этих документа являются техническими и издаются по мере необходимости. Они взаимодополняют друг друга и затрагивают немало пересекающихся вопросов. Положение создает общую базу для определенной сферы жизни, а в регламенте фиксируются более конкретные вопросы. Регламенту не нужны уточнения.

Что несут в себе данные документы

Положение – в положении регламентируется общие права, обязанности, правила для организации работы определенного структурного подразделения.

Регламент – более точный документ, в котором изложены по порядку все шаги, которые должны выполняться участниками, с заданными сроками, стоит отметить, что все эти шаги и сроки устанавливают для себя сами участники процесса, с целью достижения желаемого.

Положение

Положение – свод норм, регламентирующих узкую область работы учреждения. Положение имеет свою определенную структуру написания, а именно:

1. Название органа, который выпускает документ.
2. Гриф утверждения.
3. Заголовок.
4. Констатация.
5. Основной текст.
6. Подпись ответственного за подготовку документа и дата.

Обязательными к выполнению являются пункты 2 и 5. В некоторых случаях при создании положения пункты 1 и 2 объединяются. Пункт 6 обычно необходим, если подготовку и утверждение документа производят разные люди.

Как правило, заголовок текста положения должен отвечать на вопрос «О чем?». Заголовок к инструкции должен содержать в себе ответ на вопрос «Кого? Или Чья?» В констатирующей части указывается назначение нормативного акта и ответственность, которую будут нести нарушители установленных правил и технологий. Эту часть документа выделяют.

Регламент

Регламент – документ, в котором определены правила, согласно которым, участники определенного процесса обязуются взаимодействовать в соответствии с требованиями указанными в регламенте. Цель регламента – взаимодополняемая и взаимовыгодная работа сотрудников организации, уравнение их прав и обязанностей. Эта цель достигается за счет четко установленных правил, которые прописаны в регламенте.

Регламент можно рассматривать как своего рода договор, который заключают между собой работники одной организации, для достижения единой цели. Зачастую, работники одной организации идут к единой цели, но разными путями. Цель должна быть достигнута и именно поэтому участники одного процесса создают регламент, по которому потом и происходит рабочий процесс. В его разработку включаются все участники процесса, а также потребителя результата данного процесса.

Регламент может корректироваться, в него могут быть внесены дополнения и изменения. Это вполне нормальный рабочий процесс. Бывает так, что изменений и дополнений становится слишком много и тогда следует выпускать новую, обновленную версию регламента.

Регламент имеет достаточно сложную структуру:

• 1. Общие положения.
• 1.1. Назначение.
• 1.2. Область применения.
• 1.3. Нормативные ссылки.
• 1.4. Порядок утверждения, внесения изменений и дополнений.
• 2. Термины, определения и сокращения.
• 2.1. Термины и определения.
• 2.2. Сокращения.
• 3. Описание требований, процессов, методов работы.
• 4. Ответственность.
• 5. Контроль.
• 6. Приложения.
• 6.1. Классификаторы и справочники.
• 6.2.Формы и правила оформления документов.
• 6.3. Схемы процессов.
• 6.4. Алгоритмы расчетов.
• 6.5. Таблицы ролей исполнителей процессов.

Главные отличия регламента от положения

1. Значимость обсуждаемых вопросов . Положение включает лишь общие вопросы, а в регламенте все вопросы рассмотрены более глубоко.
2. Конкретизация . Регламенты, в отличие от положений, конкретизируют вопросы более точно и в деталях.
3. Содержание . Положение – это круг общих вопросов, а регламент – это правила и требования.
4. Наличие технических требований . Положение включает поверхностные вопросы, в регламент включены требования и правила.

Говорят, что на двух юристов приходится три мнения, и это действительно так. Для создания инструкций существуют положения и регламенты, которые значительно отличаются друг от друга. Но поскольку большая часть таких документов издаётся для внутреннего использования в организациях, понять их природу бывает затруднительно. Подробнее http://pedagogru.ru Чем отличается регламент от положения

Регламент – это технический документ, который фиксирует свод правил, обязательных для использования в определённой отрасли. Они могут касаться как отдельно взятой организации, так и целого союза государств (техрегламенты стран Таможенного Союза). Как привлечь удачу и деньги
Положение – это свод взаимосвязанных норм, которые регламентируют узкую область жизни организации, общества или государства. Они определяют порядок формирования и обеспечения работы учреждения. Документ определяет порядок действий (выборы президента, парламента) или статус должностного лица (депутат, военнослужащий).

Разница между регламентом и положением

Таким образом, регламенты и положения – это технические документы, которые издаются в силу необходимости. Они взаимно дополняют друг друга и во многом пересекаются. Так, положение создаёт общую базу для той или иной сферы жизни организации или общества, а регламент – конкретизирует отдельные вопросы. Они могут касаться процедуры и других важных моментов.
В регламенте, как правило, присутствуют технические аспекты, и характер такого документа конкретный. Положение только создаёт правовое поле для отношений, поэтому обладает значительно меньшей степенью конкретизации. Регламент в дополнительных уточнениях не нуждается, и это документ прямого действия.

Отличие регламента от положения заключается в следующем:

Круг обсуждаемых вопросов. Положение устанавливает общие правила, а регламент – уточняет отдельные вопросы.
Степень детализации. Регламенты, в отличие от положений, могут конкретизировать отдельные условия положения, внося ясность в спорные вопросы.
Сущность. Положение очерчивает круг вопросов, процедуру, в то время как регламент – конкретные правила, требования, обязательные для исполнения.
Наличие технических требований. Положение носит общий характер, в то время как регламент обязательно содержит конкретные вопросы – процедуру, максимально допустимые значения и т.д.