Скачать приказ о принятии на работу. Приказ о приеме на работу: понятие, правила оформления, обязательная информация и пример. Сводная форма приказа

Можно ли учесть при расчете налогов расходы на такси для командированного сотрудника? И какими документами можно подтвердить обоснованность таких трат?

Порядок и размеры возмещения командировочных расходов определяются в коллективном договоре (локальном нормативном акте). Поэтому в данный документ можно включить положения о компенсации затрат командированных сотрудников на такси.

В частности, прописать то, что организация компенсирует сотруднику проезд на такси:

• до места командировки и обратно к месту постоянной работы;
• до места отправления в командировку или до места выезда из командировки (например, из гостиницы до аэропорта, вокзала);
• по служебным делам во время командировки.

Такие затраты можно включить в состав расходов при расчете налога на прибыль.

Ведь ни подпункт 12 пункта 1 статьи 264, ни статья 270 Налогового кодекса РФ не запрещают включать в состав расходов стоимость проезда командированного сотрудника на такси.

Конечно же, нужно соблюдать требование, чтобы такие расходы были экономически обоснованы и документально подтверждены. Об этом напоминает и Минфин (письмо от 14 июня 2013 г. № 03-03-06/1/22223).

Документами, подтверждающими расходы сотрудника на такси, могут быть заказ-наряд и квитанция на оплату пользования легковым такси, оформленные в соответствии c Правилами, утвержденными постановлением Правительства РФ от 14 февраля 2009 года № 112, а также чеки ККТ.

Данные документы сотрудник должен приложить к авансовому отчету по окончании служебной командировки.

НДФЛ с компенсации документально подтвержденных командировочных расходов и затрат, связанных с выполнением сотрудником своих трудовых обязанностей, удерживать не нужно.

Помогайте вашему бизнесу развиваться

Бесценный опыт решения актуальных задач, ответы на сложные вопросы, специально отобранная свежая информация в прессе для бухгалтеров и управленцев.

Если у Вас есть вопрос - задайте его

Практическая энциклопедия бухгалтера Все изменения 2019 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Использовать такси как транспортное средство, сейчас возможно как в командировке, так и в ежедневной производственной деятельности.

Раньше расходы на такси не разрешалось вносить в расчет налогов на прибыль. А причина была всегда одна, так как законодательство ни как не регулировала данный вопрос.

Но 5 лет назад Министерство Финансов РФ, выпустило серию рекомендательных писем, в которых говорится о возможности включения таких расходов в расчет налогов. С тех пор данные рекомендательные письма активно используется в практике доказательства эффективности расхода на такси в командировке.

Использование такси в служебной командировке

Под понимается поездка сотрудника не на постоянное место работы, по направлению руководства. Фирма при этом должна возместить сотруднику понесенные им затраты. Но тогда у самой фирмы появляются другие расходы, которые ей нужно учитывать при подсчете основы по налоговому сбору на прибыль.

Но, при этом нужно соблюсти 2 неизменных требования: представить неоспоримые доказательства эффективности примененных затрат и гарантировать присутствие всех документов, которые подтверждают эти расходы.

Некоторые документы оформляется в организации, такие как:

Приказ о назначении командировки;
Командировочное удостоверение сотрудника;
Служебное задание от организации.

При этом в приказе руководства нужно указать все доказательные факты экономической целесообразности использования такси. В приказе нужно указать весомые причины, вызвавшие расходы на такси в командировке.

Как подтвердить расходы на такси в командировке?

В качестве достоверных фактов, можно предъявить следующие весомые аргументы:

Необходимость в быстром прибытии в пункт отправления – вокзал ж/д или аэропорт;
большой вес документации или образцов продукции, которые нужно перевести в багаже;
большая удаленность от необходимой пассажирской магистрали;
значительная экономия времени.

Но и Вы, как командировочный, обязаны проявлять свою инициативу. Так как, в Ваших силах предъявить пояснительное заявление с билетом о том, что рейс глубокой ночью.

Но Вам необходимо будет подтвердить расходы на такси в командировке. Так как только экономического обоснования будет мало, и если у вас не будет чеков, а так же бланков отчетности, которые должны выдавать таксисты.

Так как в качестве удостоверяющего документа был бы билет на автобус или метро, то лишних вопросов в бухгалтерии не возникало ни когда. Но таксисты таких бланков, не имеют. Если водитель не выдает квитанцию, то тогда расходы на Вашу поездку в такси, придется списывать с чистой прибыли организации.

Некоторые организации выходят из такого положения, заведомо оформляя служебную пояснительную записку от руководителя отдела, к представлению директора. Но стоит отметить, что в даже такой ситуации налоговые риски высоки. И это почти не зависит от наличия убедительных аргументов для поездки.

Использование такси во время рабочих поездок

Если использование такси нужно в качестве транспорта из - за производственных причин, тогда такие затраты будут относиться к оплате услуг по обычным условиям деятельности. И денег на оплату, такого передвижения, уходит в разы больше, чем в почли людом другом случае.

Именно по данной причине требования к заполнению всех необходимых документов, подтверждающих расходы на такси в командировке , тут несравненно выше.

Обычно заключается негласное соглашение, между организацией и сотрудником, что работник представит все требуемые документы: накладные, счета и акты. Но для налоговых органов, всех выше перечисленных документов недостаточно, чтобы доказать расходы на такси в командировке, нужно прикладывать еще и другие документы.

Как показывает практика, необходимо прикладывать документы собственной фирмы, а именно:

Предоставить маршрутные листы, перечнем поездок;
указать даты и время их точного осуществления;
указывать конкретные цели поездок и причину использования такси;
указывать конкретный размер денежных средств, которые были выделены на каждую из поездок.

При этом, Вам обязательно должны предоставить образец служебной записки на такси. Так же важен приказ о найме такси для произведения производственных задач. А перечисленные документы нужно оформить обычными приложениями к основному приказу.

Четких форм оформления документов, которые подтверждают необходимость расходов на использование такси, не выделено.

А причина очень проста: так как организации не часто уменьшают ставку по налогу на полученную прибыль, применяя счета оплаты таких услуг.

И если такая задача появляется, то нужно оформлять такие операции с особой тщательностью. Так как экономическая оправданность затрат на такси - очень уязвимая грань у налогоплательщиков.

— 1. По разъяснениям Минфина, расходы налогоплательщика на проезд работника на такси к месту командировки и обратно к месту постоянной работы учитываются при налогообложении при условии их оформления документами, соответствующими требованиям, установленным действующим законодательством <Письмо Минфина России от 14.06.2013 № 03-03-06/1/22223>.

По нашему мнению, при расчете налога на прибыль можно учесть расходы на такие поездки в такси, подтвержденные распечатками сообщений от электронных приложений такси. Однако официальных писем контролирующих органов по данному вопросу нет.

Как правило, при оплате наличными водитель должен выдавать кассовый чек или квитанцию в форме бланка строгой отчетности, подтверждающие оплату пользования легковым такси <п.111 Постановления Правительства РФ от 14.02.2009 N 112, Приложение № 5 к этому Постановлению>. Поэтому расходы на проезд сотрудника в такси, услуги которого оплачены наличными, можно учесть на основании квитанции или кассового чека, напечатанного таксометром <Письмо УФНС по г. Москве от 06.10.2011 N 17-15/096363>.

Однако такие правила перевозок, установленные в 2009 году, учитывают лишь наличные расчеты: и БСО, и кассовый чек подтверждают внесение оплаты наличными.

Если оплата списывается со счета банковской карты, такие документы не требуются.

Для такси, работающих в системе Яндекс-такси, Гет-такси или Убер, отслеживание маршрута и километража происходит централизованно по навигационным системам. По итогам каждой поездки пассажиру приходит на электронную почту письмо с данными о поездке (конкретным маршрутом, километражом и временем поездки). Если деньги списываются с банковской карты, то приходит сообщение на номер телефона о сумме, списанной в качестве оплаты поездки.

Отметим, что Минфин в аналогичной ситуации - при покупке компьютерных программ через Интернет, считает расходы подтвержденными, если имеются <Письма Минфина от 28.09.2011 N 03-03-06/1/596, от 05.03.2011 N 03-03-06/1/127>:

(и) документы на оплату,

(и) распечатка электронного письма, подтверждающего поставку программы, заверенная в установленном порядке.

Таким образом, распечатка письма, поступившего по электронной почте, а также банковская выписка подтвердят реальность поездки и ее стоимость. Согласны с этим и специалисты Минфина.

БУЛАНЦЕВА ВАЛЕНТИНА АЛЕКСАНДРОВНА - Государственный советник РФ 2 класса, заслуженный экономист России

Расходы организации на проезд командированного работника на такси к месту командировки и обратно, из места командировки к месту постоянной работы могут быть учтены при налогообложении, если они документально подтверждены <Письмо Минфина России от 27.06.2012 N 03-11-04/2/80>.

По моему мнению, для подтверждения произведенных расходов на такси будет достаточно распечаток, полученных из электронной системы такси (Яндекс-такси, Гет-такси или Убер), и выписки с банковского счета.----

Некоторые организации предпочитают составить в качестве первичного документа справку бухгалтера, в которой они описывают сложившуюся ситуацию (кто из работников, куда и зачем ездил), проставляют подписи лиц, ответственных за оформление операции и прикладывают к этой справке распечатки электронных писем и выписок с банковского счета <ч.1, 2 ст.9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, ст.313 НК РФ>. Распечатки надо заверить подписью, указать Ф.И.О. и должность работника, проставившего подпись, также надо указать дату распечатки. Таким работником может быть как тот, кто непосредственно воспользовался услугами такси, так и бухгалтер организации, отвечающей за отражение данной операции в учете - если у бухгалтера есть доступ к личному кабинету в системе Яндекс-такси, Гет-такси или Убер, либо доступ к электронной почте, на которую приходят письма с подтверждением данных о поездках.

2) По общему правилу не облагается НДФЛ возмещение работникам командировочных расходов на проезд <абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ>:

До места назначения и обратно;

В аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок.

Это правило, как и действующее Положение о командировках <утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749>, не содержит ограничений в отношении транспорта, которым может воспользоваться работник. В связи с этим, если работник в приведенных случаях пользовался такси, оплата проезда НДФЛ не облагается <Письма Минфина от 27.11.2013 N 03-04-05/51373, от 25.04.2012 N 03-04-05/9-549>.

Оформление трудовых отношений с работником включает в себя также издание в письменном виде распоряжения руководства хозяйствующего субъекте о приеме. Приказ о приеме на работу подготавливается кадровиками после подписания администрацией компании с работником трудового соглашения, а потом визируется руководством.

После прохождения собеседования будущему работнику нужно оформить заявление о приеме на работу и представить предусмотренные законодательством документы для трудоустройства.

Законодательство не относит заявление к документам, на основании которых может издавать приказ на прием, так как это документ подготавливается в соответствии с правилами приема, действующими на предприятии.

Оформление сотрудника на работу предполагает необходимость заключения с ним трудового контракта, который является обязательным действием для трудовых отношений. Он должен быть обязательно составляться в письменном виде.

Приказ о приеме на работу формы Т-1 издается только после подписания руководством трудового договора с работником. При этом распоряжение о работе является одним из важных документов на прием нового работника.

Важно понимать, что трудовой контракт является источником для издания данного приказа. Реквизиты, а также основные моменты заключенного договора необходимо отразить в издаваемом распорядительном документе.

Внимание! Законодательство не закрепляет период, в течение которого следует составить распоряжение. Однако, ТК РФ устанавливает обязанность работодателя представить в течении трех дней с факта подписания трудового соглашения приказ формы Т-1 работнику для ознакомления с его содержанием.

Работодателю дано право в издаваемом распоряжение на прием в качестве дополнительных оснований ссылаться на иные документы.

Бланк и образцы приказов на трудоустройство сотрудников

Как правильно составить приказ о приеме на работу

Для оформления приказа на прием обычно используется унифицированная форма Т-1. Если в один день на работу оформляются сразу несколько сотрудников, то для этих целей можно применить форму Т-1а, которая представляет собой таблицу. Также для этих целей можно использовать фирменный бланк, а само распоряжение составить в свободном стиле с использованием обязательных реквизитов.

Заполнение бланка форма Т-1 нужно начинать с указания полного названия организации либо Ф.И.О. предпринимателя. Для фирм также обязательно нужно указать код согласно единому справочнику .

Следом нужно записать номер приказа. Он может быть сквозным для всех распоряжений, издаваемых на предприятии, либо документы по личному составу могут нумероваться отдельно с добавлением дополнительного буквенного индекса. Под номером, который будет присвоен документу, его необходимо будет внести в книгу учета приказов.

Далее в приказе записывается дата, в которой новый сотрудник принимается в организацию. В том случае, если с ним был заключен договор на конкретный срок, то сразу необходимо указывать и дату увольнения. Кроме этого в случае срочного соглашения желательно предусмотреть в приказе отдельную графу, в которой подробно указывать при каком условии трудовой договор будет автоматически прекращен.

Внимание! Дата, когда был выпущен приказ, может не совпадать с датой, когда сотруднику необходимо начать работу в компании. Однако по закону, она не может быть раньше даты подписания трудового контракта.

Следующим этапом в документ заносятся персональные данные - полные Ф.И.О., его табельный номер, обозначение подразделения, в котором будет осуществляться работа и наименование должности.

Графа «Условия приема на работу» , как правило, заполняется в том случае, когда условия труда, в которых будет находиться сотрудник отличаются от принятых в компании. Это может быть выполнение работы по совместительству, сокращенный рабочий день и т. д. Если же условия работы не отличаются от тех, в которых находятся другие работники, графа не заполняется.

В следующей графе указывается информация о том, что работнику назначается испытание. Нужно помнить, что не всем категориям работников можно устанавливать испытание при приеме.

бухпроффи

Важно! Если сотруднику устанавливается его необходимо указать в приказе и его длительность. Также условие об этом обязательно должно быть указано в трудовом соглашении, в противном случае запись в приказе будет недействительной.

На следующей строке записываются сведения о заключенном трудовом контракте - его номер и дата.

После составления документ должен подписываться руководителем компании или предпринимателем. После этого с распоряжением знакомят под роспись работника, который ставит дату и подпись.

Какие документы оформляют после издания приказа?

Приказ о приеме на работу является источником для оформления множества других документов на предприятии:

• Журнал учета приказов - после составления распоряжения его реквизиты нужно внести в специальный журнал, учитывающий все оформленные в компании приказы;
• Трудовая книжка - в нее нужно внести информацию о приеме гражданина на работу. Формулировка в ней повторяет соответствующую строку распоряжения, а в качестве основания записываются его реквизиты;
• Личная карточка - открывается на каждого нового работника. Содержит информацию о нем на основании представленных документов. Для личной карточки обычно используется стандартная форма Т-2.
• Личное дело - это подшивка, в которую вносятся копии всех документов, относящихся к работнику. В обязательном порядке личные дела должны заводиться на муниципальных и государственных служащих. Коммерческие компании делают это по желанию.
• Уведомление военкомата - если принятый работник является военнообязанным, то кадровик либо иное ответственное лицо должно составить уведомление, и подать его в городской орган военкомата.

Можно ли отменить приказ?

По ТК, после подписания трудового соглашения сторонами, сотрудник должен появиться на работе в строго установленное в нем время. Если точная дата начала работы в договоре не установлена то считается, что выйти на работу необходимо сразу на следующий день.

Однако в том случае, если сотрудник в свой первый рабочий день так и не появился на своем месте, администрация обладает правом аннулировать трудовой договор. Для этого издается соответствующий приказ. Аналогично необходимо поступить и с приказом на прием. Обычно, пункты об отмене приказа и договора включают в одно распоряжение.

Внимание! Но если с момента оформления прошло более одного дня, и работник по какой-то причине передумал работать, отменить приказ и договор уже нельзя. В такой ситуации сотруднику нужно оформить заявление на увольнение, либо произвести расторжение контракта по согласию сторон.

После предоставления уполномоченному должностному лицу заявления о вступлении в должность, и удостоверения этого заявления руководителем организации, требуется сформировать соответствующий документ, официально удостоверяющий факт трудоустройства.

Таковым будет приказ.

Приказ о приёме на работу – это основной документ, выражающий согласие руководителя организации в официальной форме. Регулируется нормами статьи 68 ТК РФ. Этот документ всегда издается на юридических основаниях, которыми, в данном случае, выступает заявление претендента на должность.

Статья 68. Оформление приема на работу

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

После выхода приказа, просьба изъявленная заявителем считается удовлетворённой. Так же выход документа определяет начало процесса оформления трудовых отношений и разрешение приступить к должностным обязанностям.

СПРАВКА: Независимо от наличия электронного вида документа, обязательно требуются для хранения их оригиналы на бумажном носителе.

Какие существуют формы документа?

Приказы составляются и оформляются при использовании типовых форм, утверждённых Госкомстатом РФ 5.01.04 г, под № 1 .

При приёме на работу используются формы Т-1 и Т-1а.

Если оформление проводится переводом с одной должности на другую, используется форма Т-5.

Фото

Ознакомьтесь как выглядит фото приказа о приеме на работу.

Журнал регистрации приказов о приёме на работу

Каждая организация, независимо от формы собственности и статуса учредителя, обязана вести журнал, где регистрируются приказы. Журнал имеет вид книги и специализированную форму, в которой расположена таблица с колонками, в которые вносятся сведения о каждом документе:

• порядковый номер записи;
• дата внесения;
• номер приказа;
• вид (о приёме, увольнении, переводе и т.п.);
• Ф.И.О. сотрудника;
• табельный номер работника;
• основание (ссылка на заявление, договор и т.п.).

Листы в журнале должны быть соблюдать нумерацию, а журнал опломбирован и прошнурован. Опломбировка удостоверяется штампом или печатью, с указанием должности или фамилии лица, проводившего опломбировку.

В небольших компаниях допустимо вести такие журналы, изготовленные самостоятельно. В крупных организациях и учреждениях целесообразно приобрести готовые бланки журналов. Когда все страницы журнала будут заполнены, заводится новый экземпляр, а старый убирается на хранение в архив.

На фото пример документа:

Как оформить приказ о приеме на работу по форме Т-1а?

Эту форму приказа удобно использовать индивидуальным предпринимателям и учредителям, которые набирают рабочих бригадным методом.

В начале формы даются:

• реквизиты приказа;
• дата выхода;
• общие сведения о работодателе: наименование и код.

• табельный номер;
• фамилия, имя, отчество;
• должность с указанием разряда и подразделение;
• тарифная ставка, оклад, с надбавками;
• основание приказа (трудовой договор);
• дата выхода на работу;
• условия приёма на работу, период, наличие испытательного срока.

Многие не знают о том, ставится ли печать на приказе о приеме на работу. Последняя колонка в таблице отводится для проставления подписи каждого из работников, об ознакомлении его с приказом. Работодатель подписывает приказ внизу, под таблицей, и удостоверяет его печатью. Ниже вы можете скачать образец и шаблон приказа о приеме на работу.

Как оформить приказ о приеме на работу — смотрите в видео ниже:

Где и какой срок хранятся документы?

Приказы передаются в отдел кадров, где подшиваются в отдельную папку по годам выхода.

Хранятся в несгораемом шкафу, как и прочие документы, относящиеся к повышенной степени сохранности.

Из отдела кадров в архив они могут передаваться только по прошествии 5 лет.

Впоследствии в архиве они должны сохраняться 75 лет. В прошествии данного срока – уничтожаются в установленном законодательством порядке.

ВНИМАНИЕ: Любые нарушения работодателя или уполномоченного должностного лица, в сторону оформления работников, могут рассматриваться административным нарушением по статье 5.27 КоАП РФ , с уплатой штрафа от 10 до 100 000 рублей.

Заключение

Трудовое законодательство предусматривает нормы, которые предъявляются к составлению приказов о трудоустройстве сотрудников, а так же – к регламенту хранения и регистрации кадровых документов.