Главная Ходатайство Обусловленный срок или сроки. Договор поставки. Счастливая арифметика: как считают срок беременности

Обусловленный срок или сроки. Договор поставки. Счастливая арифметика: как считают срок беременности

На рабочих местах исполнителей документы хранятся в папках, скоросшивателях, папкахрегистраторах. В свою очередь для хранения последних служат лотки, блоки подвесные, которые устанавливаются на конторских столах или встраиваются в них.

В текущих архивах подразделений, для размещения большого количества укомплектованных в деле документов, применяются стеллажи и шкафы с подвижными и неподвижными секциями.

В архивах организации, в специальных архивах документы хранятся в особых помещениях, обеспечивающих условия хранения, с использованием металлических стеллажей различных размеров и разной степени механизации.

АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ

Понятие архива и история формирования Государственной архивной службы Российской Федерации

Система хранения информации стала формироваться одновременно с формированием системы деловой письменности. Хранение информации из хаотичного становится системным в результате оценки (экспертизы) скапливающихся документов и распределения их на хранение в зависимости от проведенной оценки. Потому в документационном обеспечении управления существуют два понятия - документальный фонд и архивный фонд.

И если документальный фонд объединяет в своем составе всю документацию организации (или отдельных лиц): документы текущего управления, документы, отобранные для постоянного или длительного хранения, в том числе и переданные на хранение в Государственный архивный фонд, собранные коллекции документов, то архивный фонд - лишь часть документального фонда. В отличие от документального фонда архивный фонд не включает в себя документы с временными сроками хранения и имеет стабильный состав, который может только наполняться. В состав архивного фонда включаются документы, имеющие политическое, экономическое, научное, социальное, культурное, историческое или иное значение.

Архивное дело может отмечать несколько «дней рождения» в зависимости от точки зрения конкретного историка. Естественно, с появлением первых документов, известия о которых восходят к Х в., появилась и задача сохранения этих документов и ларник, ответственный за сохранность документов и «скреплявший» их, может считаться первым архивистом. Первая опись, а точнее перечневая роспись, датированная 1288 г. и вошедшая позднее в Ипатьевскую летопись, может считаться первым научно-справочным аппаратом, хотя различия между рукописями и книгами в ней не проведено.

С появлением системы государственных учреждений - приказов система хранения документов, их учета и использования значительно усовершенствовалась. С возрастанием объема книгопечатания письменные материалы - документы, отделялись в XIV в. от библиотек. К XVI в. крупные комплексы документов отлагались в приказах, ведавших определенными отраслями управления, прежде " всего Поместном, Разрядном, Посольском и др. Имелись хранилища документов по имущественному положению и повинностям посадских людей согласно Судебнику 1550 г. у старост, сотских, десятских. В 1836 г. опубликована неполная рукопись 70-х гг. XVI в. под,; названием «Опись Царского архива», так как в подлиннике заголовок и точная дата составления отсутствовали, о полной картине развития архивного дела в этот период судить трудно, так как генеральные описания стали проводиться после освобождения Москвы от интервентов 1614- 1615 гг. и после Большого московского пожара 3 мая 1626 г. по именным указам. В 1680 г. такой указ адресован 23 (но не всем) центральным учреждениям.

В период приказной системы управления еще не сложилось представление об архивном деле как одной из функций управления" информацией. Места хранения документов не были стабильными, по мере практической надобности их перемещали из одного хранилища в другое. Имелись случаи сознательного уничтожения документов, например удалялись из столбцов листы с повторяющимся содержанием для повышения их информационной насыщенности»;

Но никаких нормативных материалов того времени об уничтожении документов, не имеющих практического значения или дублетных, нам не известно. Зато хорошо известна практика сня-

тия копий для воссоздания хранилищ документной информации, понесших серьезный урон вследствие войны, плохих условий хранения и стихийных бедствий, особенно пожаров. Копии документов помещались в хранилища и их использование и хранение не отличались в дальнейшей от работы с подлинными документами.

16 июля 1712 г. - особая дата в истории архивного дела, связанная с указом о создании из дел и «приговоров» правительствующего Сената первого в государстве архива: «...собрать помесячно и учинить тем приговорам реестры с объявлением каждой дела» и отдать их на постоянное хранение в архив. Так был создан Московский сенатский архив как первый архив ведомства. Положения о ведомственных архивах развиты в 44-й главе «Генерального регламента», например впервые в мировой практике предусматривалась обязательная сдача учреждениями своих документов в архивы по истечении определенного срока. Для документов, необходимых в работе учреждений, сроков сдачи в архив не существовало, а для утративших практическую ценность устанавливался в 3 года. Тем самым создавались самостоятельны структурные подразделения - архивы, документы текущего делопроизводства были отделены от архивных документов. Вводилась и специальная должность - архивариус.

В 1728 г. Сенат разослал наказы губернаторам о целесообразности создания объединенных губернских архивов и архивов городского самоуправления. Коллежскому асессору А.Д. Почайнову в 1720 г. поручили разработку и описание дипломатических дел и документов, хранившихся в Москве и Петербурге; он же стал архивариусом обоих архивохранилищ. И только в 1724 г. оформился фактически и юридически первый исторический архив России (получил штаты из шести сотрудников, печать и собственного руководителя - асессора П. Курбатова) - Московский архив Коллегии иностранных дел. Тем самым заложено начало формирования сети исторических архивов, принимающих на государственное хранение архивные фонды юридических и физических лиц

- фондообразователей. Указом Сената 1736 г. предписывалось строить для архивов каменные здания с железными затворами и решетками на окнах, от деревянных строений «не в близости». Архивы было положено опечатывать, а вынос документов, как и по Судебнику 1550 г., категорически запрещался.

В течение XVIII - XIX вв. росло количество исторических архивов, велся поиск наилучшей схемы их систематизации - архивы возникали, сливались, переподчинялись, иногда ликвидировались.

Закон «Учреждение губернских правлений» 1845г. впервые в мировой практике архивного дела требовал располагать и содержать дела постоянно в том порядке, в котором они были зарегистрированы в текущем делопроизводстве, т.е. с сохранением внутренней структуры документальных комплексов. В настоящее время этот порядок называется принципом систематизации по происхождению.

Первое упоминание о сознательном отборе хранившихся документов к уничтожению относится к 1829 г., когда на описи дел Кабинета Его Императорского Величества Николай I .оставил резолюцию «Разобрать, что важно - отобрать, прочее можно и уничтожить». Годом позже комиссии по разборке петербургских архивов императором даны аналогичные указания о том, что «несекретные дела, не нужные для будущего времени, можно по строгому разбору уничтожить», что было началом экспертизы ценности дел и документов.

В последующие годы большинство министерств разработало специальные инструкции по разбору дел, в которых делались попытки определить ценность различных категорий документов и.сроки их хранения. Уже тогда выделялись три основные группы сроков хранения: «всегдашнее», временное <5-20лет), кратковременное (1-3 года). Первоначально описи дел, подлежащих уничтожению, представлялись на рассмотрение (согласование? утверждение?) Комитета министров. Дела могли уничтожаться только с его санкции. Однако с середины XIX в. ведомства, а затем и местные органы власти получили право самостоятельного решения вопросов отбора документов к уничтожению. Секретные документы уничтожались путем их сжигания, а несекретные продавались в качестве вторсырья на бумажные фабрики.

Следствием непоследовательной политики в области архивного дела в XIX в. явилась концентрация в многочисленных учреждениях крупных комплексов документов XVIII-XIX вв., потерявших практическую ценность и рассредоточенных по самостоятельным архивохранилищам отдельных департаментов. Документы за более ранние периоды концентрировались в историче-

ских архивах, подчиненных различным ведомствам. Неоднократно возникавшие предложения по созданию единой системы архивов и общей методологии архивного дела не получали правительственной поддержки. Борьба с бесконтрольным уничтожением документов, попытки упорядочить архивное дело в провинции и частном секторе экономики, зарождение системы подготовки кадров профессиональных архивистов и т.д. осуществлялись в основном усилиями энтузиастов.

Очередная попытка спроектировать государственную систему архивного дела поддержана правительством только в XX в. В апреле 1918 г. создан Центральный Комитет по управлению архивным делом, а 1 июня 1918 г. Советом народных комиссаров принят декрет «О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР», вобравший в себя многое из ранее готовившихся проектов и предложений. Был создан Единый государственный архивный фонд (ЕГАФ), в который передавались дела, утратившие практическое значение, а отдельные части Государственного архивного фонда соединились по принципу централизации архивного дела. Одновременно правительственным учреждениям запрещалось уничтожать без специального разрешения какие бы то ни было дела или отдельные бумаги под угрозой судебной ответственности. Для управления ЕГАФ создан правительственный орган - Главное управление архивным делом.

Декрет, положивший начало общегосударственной системе архивного дела в России, вскоре дополнили другими законодательными актами и практическими шагами. Так, все ранее существовавшие исторические архивы получили от органов власти охранные грамоты на помещения. В 1919 г. декретами правительства созданы областные (губернские) управления архивным делом, в состав ЕГАФ включены документы профсоюзных и кооперативных организаций, армии, умерших русских писателей, композиторов, художников и ученых, том числе находившихся на хранении в библиотеках и музеях. Постановлением ВЦИК и СНК РСФСР от 21 апреля 1924 г. состав ЕГАФ пополнился большим количеством документов научных, культурных, профессиональных, сословных, религиозных и других общественных организаций, а также национализированных бывших частных предприятий. Был установлен единый порядок двойной подчиненности территориальных архивных учреждений местным органам власти и государственным органам управления архивным делом.

С образованием 10 апреля 1929 г. общесоюзных органов управления архивным делом местные архивные органы и государственные архивы РСФСР утратили республиканское звено управления и были подчинены Центральному архивному управлению СССР и восстановлены Советом Министров РСФСР только 28 октября 1971 г.

В связи с прекращением существования Союза ССР государствами - участниками Содружества Независимых государств 6 июня 1992 г. заключено Соглашение о правопреемстве в отношении государственных архивов бывшего Союза ССР, по которому взаимно признается переход под участников Соглашения государственных архивов и других архивов союзного уровня, включая государственные отраслевые архивные фонды бывшего Союза ССР, находящиеся на их территории, а возникающие вопросы с возвращением документов, другие вопросы взаимного сотрудничества должны быть в каждом случае предметом двусторонних соглашений. В соответствии с принятым документом прекратило существование Главное архивное управление при Совете Министров ССР, а все центральные государственные архивы СССР вошли в систему Российских государственных архивов.

Архивный фонд Российской Федерации, архивный фонд организации, архив коммерческой фирмы

В соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от

ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение и являющихся частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации» образуют Архивный фонд Российской Федерации.

В состав Архивного фонда входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные фонды и архивные документы независимо от источников их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности.

Юридическим и физическим лицам Российской Федерации гарантируется право на создание своих архивов. При этом под архивом понимается «совокупность архивных документов, а также специальное учреждение или структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение документов в интересах пользователей.

Государственную часть Архивного фонда составляют архивные документы, являющиеся федеральной собственностью, собственностью территориальных образований в составе Российской Федерации, городов Москвы и Санкт-Петербурга, муниципальной собственностью.

Государственное хранение этой части Архивного фонда страны осуществляется постоянно сетью государственных архивов и центров хранения документации, государственными музеями и библиотеками, отдельными министерствами и ведомствами (отраслевые фонды). Временное хранение осуществляется городскими и районными госархивами с переменным составом, а также архивами учреждений, организаций и предприятий до передачи этих документов на постоянное хранение в своих архивах, называемых ведомственными И не входящих в Государственную архивную службу. Не входят в нее также архивы академий наук и академических институтов. Они, как и другие ведомственные архивы, контролируются Государственной архивной службой.

Временное хранение документов государственной части Архивного фонда в государственных организациях ограничено сроками, .устанавливаемыми Правительством дифференцировано, в зависимости от категории организации и вида документов:

документы федеральных органов государственной власти, ГенПрокуратуры, отраслевых академий, государственных объединений, организаций и предприятий федерального и республиканского подчинения - в течение 15 лет;

- ; документы органов государственной власти и прокуратур краев, Областей, автономных округов, городов федерального значения, учреждений, организации краевого и областного подчинения - в течение 10 лет;

документы органов местного самоуправления, предприятии сельского хозяйства, организаций городского и районного подчинения - в течение 5 лет;

записи актов гражданского состояния, записи нотариальных действий, судебных дел, документов по личному составу - в течение 75 лет;

документы, образовавшиеся при осуществлении деятельности совместных (с участием государства) предприятий и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля федеральной или государственной собственности, - в течение

научной, технологической и патентной документации - в течение 10 лет; конструкторской документации - в течение 15 лет; проектной документации по капитальному строительству - в течение 25 лет; телеметрической документации - в течение 5 лет;

кинодокументов, фотодокументов и видеофонограмм - не более 3 лет со времени изготов-

фотодокументы - в течение 3 лет; документы на машинных носителях - в течение 5 лет.

Для держателей отраслевых фондов сроки устанавливаются в соответствующих соглаше-

В течение установленных сроков организации обязаны обеспечить сохранность, учет, отбор

и подготовку документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации для передачи на постоянное хранение в соответствии с правилами и инструкциями Государственной архивной службы России.

Все работы, связанные с подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, в том числе изготовление страховых копий, научно-справочного аппарата, обработка и транспортировка документов, осуществляются за счет организаций, создающих документы.

При ликвидации или реорганизации, а также в случае изменения форм собственности держатели государственной части Архивного фонда передают документы правопреемникам (при со-

хранении на них прав государственной собственности), а при их отсутствии сдают в соответствующие государственные архивы. Эти документы при1 -ватизации не подлежат.

4.3.1.1. Постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения.

4.3.1.2. Освещение в хранилищах может быть естественным и искусственным.

4.3.1.3. Естественное освещение в хранилищах допускается рассеянным светом, при условии применения на окнах светорассеивателей, регуляторов светового потока, защитных фильтров, штор, жалюзи, окраски стекол. Для защиты документов применяют хранение в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, в оберточной бумаге и т.п.

4.3.1.4. Для искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ.

4.3.1.5. Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола - 20 - 50 лк (люкс), на рабочих столах - 100 лк (люкс).

4.3.2. Температурно-влажностный режим

4.3.2.1. В помещениях хранилищ, оборудованных системами кондиционирования воздуха, должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику видов документов: для бумажных документов - температура 17 - 19 град. С, относительная влажность воздуха 50 - 55%; для пленочных материалов - черно-белых (15 град. С и 40 - 55%) и цветных (2 - 5 град. С и 40 - 55%); для документов на магнитных лентах и дисковых носителях - 15 - 20 град. С и 50 - 65%.

4.3.2.2. Резкие колебания температуры и влажности в хранилищах не допускаются. В помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации климатических условий на основе рационального отопления и проветривания помещений, использования средств осушения или увлажнения воздуха. При длительном стабильном повышении относительной влажности воздуха до 80 - 90% предпринимаются обязательные меры по нормализации климатических условий (интенсивное проветривание, осушение хранилищ, устранение причин повышения влажности).

4.3.2.3. Температурно-влажностный режим в хранилищах контролируется путем регулярного измерения параметров воздуха: в кондиционируемых помещениях - один раз в неделю, в помещениях с нерегулируемым климатом - два раза в неделю, при нарушениях режима хранения - ежедневно.

4.3.2.4. Контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры) размещают в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в регистрационном журнале.

4.3.3. Санитарно-гигиенический режим

4.3.3.1. Помещения архива должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов, пыли.

4.3.3.2. В помещениях хранилищ должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении.

4.3.3.3. Открывающиеся в теплое время года окна, а также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах хранилищ и наружные отверстия вентиляционных систем следует защищать сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм.

4.3.3.4. В помещениях хранилищ запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение и использование пищевых продуктов, курение.

4.3.3.5. В помещениях хранилищ необходимо проводить систематическую влажную уборку. Не реже одного раза в год проводится обеспыливание стеллажей, шкафов, средств хранения; полы, плинтусы, подоконники, цокольные части стеллажей обрабатываются водными растворами антисептиков (2%-ный формалин, 5%-ный катамин АБ и т.п.).

4.3.3.6. Два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) документы (выборочно) и помещения хранилищ подвергают обследованию для своевременного обнаружения насекомых и плесневых грибов.

При обнаружении биологических вредителей принимают срочные меры по дезинфекции и дезинсекции помещений силами архива, санэпидемстанции или карантинной службы.

4.3.3.7. При проведении уборок или санитарных обработок вода и антисептические растворы не должны попадать на документы.

4.3.4. Охранный режим

4.3.4.1. Охранный режим обеспечивается выбором места размещения архива в здании, техническими средствами защиты, организацией системы охраны, сигнализации, соблюдением мер пропускного режима, порядка доступа в хранилище, опечатыванием помещений. Наружные двери архива и хранилищ должны иметь металлическую облицовку и прочные запоры. На доступные извне окна устанавливают запираемые, распашные наружу металлические решетки. Помещения архива оборудуют охранной сигнализацией, в нерабочее время помещения пломбируются (опечатываются). Хранилища в рабочее время должны быть закрыты на ключ. Право доступа в хранилище имеют заведующий и сотрудники данного хранилища, а в отдельных случаях - другие лица в их сопровождении. Вынос документов из архива осуществляется только по специальным пропускам в установленном порядке.

4.3.4.2. Охранный режим распространяется также на помещения, в которых временно хранятся архивные документы и материальные ценности архива (читальный, выставочный залы, лаборатории и т.п.).

Правила архивного делопроизводства содержат ключевые требования к работе с бумагами и материалами, не участвующими в текущей деятельности компании. Они сформулированы в соответствии с существующей регламентирующей сферу обработки, обобщения и хранения информации. Ключевые понятия, используемые в рамках деятельности, устанавливает ГОСТ по архивному делопроизводству. При их составлении учитывались современные достижения в использовании технических средств и передовых информационных технологий. Рассмотрим далее основы архивного делопроизводства.

Сфера распространения

По архивному делопроизводству действуют в отношении государственных учреждений. Они также обязательны для коммерческих предприятий, осуществляющих определенные виды работ. В частности, предписания действуют в части обеспечения описания, учета, сохранности и использования документации из Архивного фонда РФ, отнесенной к госсобственности.

Подразделения предприятий, работающие с кино-, фоно-, видео-, фотоматериалами, картографическими, научно-техническими, телеметрическими сведениями, руководствуются установленными положениями в части планирования и отчетности.

Обязанность и право формирования архивов в организациях для временного хранения документации АФ РФ предусматривается Основами отраслевого законодательства (от 1993 г.), Положениями (от 1994 и 1998 гг.). Нормативную базу формируют также правовые акты регионального значения. Рассматриваемые правила не действуют в отношении документов, работа с которыми регулируется ФЗ № 5485-1 и Указом Президента № 1203 от 30.11.1995 г.

Комплектование

Оно представляет собой систематическое пополнение документальной базы подразделений предприятия. Комплектование включает в себя определение:

Источников.
Состава материалов, подлежащих приему.

В рамках данной деятельности также осуществляется непосредственная передача документов в архив. В качестве источников выступают:

Подразделения предприятия.
Физлица.
Подведомственные структуры.

Состав материалов

Инструкция по архивному делопроизводству устанавливает, что комплектование осуществляется делами временного (более 10 лет) и постоянного хранения. Обобщаются также сведения по личному составу. Дела, срок хранения которых менее 10 лет, как правило, в архив не передаются. Они содержатся в соответствующих подразделениях предприятия. По окончании срока хранения такие дела подлежат уничтожению. Сведения индивидуального характера передаются по заявлению владельца. Впоследствии они направляются в госархив для постоянного содержания. Передаче также подлежат материалы предприятий-предшественников и ликвидированных подчиненных структур.

Архивное делопроизводство и номенклатура

Уполномоченные служащие, осуществляющие работу с информационными материалами предприятия, составляют систематизированный перечень дел. Он именуется номенклатурой. При ее формировании указываются материалов. Инструкция по архивному делопроизводству предписывает уполномоченному подразделению осуществлять контроль и содействие службе обеспечения в составлении номенклатуры. Систематизированный перечень выступает в качестве базы для формирования описей информационных материалов постоянного и временного (до 10 лет) хранения. Номенклатура также является главным учетным документом. Она используется для регистрации дел временного хранения, в том числе со сроком менее 10 лет. Установленная номенклатурой схема систематизации может применяться при разработке картотеки на исполненные акты.

Классификация

Ведение архивного делопроизводства осуществляется по трем видам номенклатур:

Типовой.
Примерной.
Индивидуальной (для конкретного предприятия).

Первая определяет состав материалов, формируемых в однотипных учреждениях. Типовая номенклатура считается нормативным документом. Примерная систематизация определяет приблизительный состав информационных материалов для предприятий, на которые распространяется ее действие, с указанием индексов. Она обладает рекомендательным характером. Указанные виды систематизации используются при формировании индивидуальной номенклатуры и переносятся в нее без изменений.

Особенности подготовки

Документы по архивному делопроизводству предприятия систематизируются по установленной форме в соответствии с номенклатурами структурных подразделений. Последние должны быть согласованы и подписаны руководителями.

Номенклатура предприятия оформляется на общем бланке. Она визируется начальником архива либо ответственным лицом, подписывается руководителем службы обеспечения или уполномоченным им работником. Номенклатура должна быть одобрена экспертной комиссией, после чего утверждена директором компании. После проведения указанных процедур руководителям структурных подразделений предприятия предоставляются выписки соответствующих разделов.

Номенклатура на предстоящий год формируется в течение последнего квартала текущего периода. Согласование осуществляется не реже 1 раза в 5 лет. При изменении структуры и функций предприятия формируется новая номенклатура.

Порядок составления дел

Формированием именуется группировка выполненных актов в соответствии с номенклатурой. Архивное делопроизводство организации включает в себя систематизацию информационных материалов в соответствии с наименованием папок. Не допускается группировка дублетных и черновых экземпляров. Исключение составляют особо ценные носители. Запрещено помещать в папки бумаги, подлежащие возврату.

Ведение архивного делопроизводства осуществляется при централизованной работе с материалами службой информационного обеспечения, а при децентрализованной - как структурными подразделениями, так и указанным выше отделом. Группировка выполняется под непосредственным руководством лиц, ответственных за сохранность носителей данных. При необходимости могут привлекаться служащие госархива.

Ключевые требования

Архивное делопроизводство осуществляется в соответствии с предписаниями нормативных актов. При формировании папок с необходимо соблюдать следующие требования:

Материалы для временного и постоянного хранения группируются по отдельности.
В папку включается по одному экземпляру каждой бумаги.
В папке должны присутствовать материалы по одному календарному году. Из данного предписания, однако, есть исключения. К ним относят:

личные дела, формирующиеся на протяжении всего времени работы соответствующего служащего;
материалы выборных структур и постоянно действующих комиссий при них, депутатских групп, систематизируемых в течение периода их созыва;
бумаги образовательных учреждений, оформляемые и группируемые на протяжении учебного года;
театральные материалы, характеризующие деятельность за сезон;
истории болезней и проч.

В папке должно быть не больше 250 страниц при толщине не более 4 см.

Группировка распорядительных актов

Архивное делопроизводство предполагает систематизацию разных видов информационных носителей. К ним в том числе относят и распорядительные акты. Они группируются в соответствии с видом и хронологией с приложениями:

Положения, уставы, утвержденные распорядительными актами, выступают в качестве приложений к ним. Они группируются вместе. Если положения, инструкции, уставы были утверждены как самостоятельные акты, их систематизируют в отдельные дела.
Поручения вышестоящих структур и постановления по их выполнению группируются по направлениям работы предприятия.
Приказы, относящиеся к личному составу, систематизируются согласно срокам хранения. При большом объеме информационных материалов целесообразно акты, касающиеся разных сторон работы компании, группировать по отдельности.
Распоряжения по ключевому направлению деятельности систематизируются отдельно от актов по личному составу. Например, приказ по архивному делопроизводству включается в одну папку, а по назначению руководителя ответственного подразделения - в другую.
Утвержденные лимиты, отчеты, сметы, титульные списки, планы и проч. группируются отдельно от проектов по ним.
Расположение документов в личных делах осуществляется в порядке их поступления.
Лицевые счета сотрудников по зарплате систематизируются в отдельные папки. Их располагают в алфавитном порядке.
Жалобы, предложения, заявления граждан, касающиеся деятельности предприятия, документация по их рассмотрению и выполнению группируются отдельно от обращений физлиц по личным вопросам.
Систематизация переписки осуществляется обычно за календарный период в хронологической последовательности. При этом ответы помещаются после вопросов. В случае возобновления переписки по отдельной теме, начатой в предыдущем году, документы включают в папку текущего периода. При этом указывается индекс дела прошлого года.

Оформление информационных носителей, принимаемых на хранение

Архивное делопроизводство предусматривает ряд предписаний для структурных подразделений, работающих с бумажными актами. Оформление носителей может быть частичным или полным. Это зависит от сроков хранения. Полное оформление осуществляется в отношении документов временного (более 10 лет), постоянного содержания, а также актов по личному составу. Оно подразумевает:

Переплет/подшивку папки.
Нумерацию листов.
Составление страницы-заверителя.
Формирование внутренней описи в случае необходимости.
Внесение уточнений в реквизиты Они могут касаться наименования предприятия, регистрационного номера папки, крайних дат и проч.

Материалы временного хранения, в том числе со сроком менее 10 лет, оформляются частично. Так, разрешено не выполнять систематизацию бумаг в папке, не нумеровать листы, не составлять заверительные надписи.

Нюансы

Архивное делопроизводство - вид деятельности, в рамках которого специалисты обеспечивают не только сохранность информационных носителей, но и возможность работы с ними при возникновении такой необходимости. Для этого акты, составляющие папки, подшиваются на четыре прокола в картонную обложку. Их также допускается переплетать с учетом возможности чтения текстов, резолюций, дат, виз во всех бумагах.

При подготовке к группировке все металлические скрепляющие элементы удаляются. Материалы, предназначенные для постоянного хранения и состоящие из особенно ценных либо неформатных актов, содержатся в папках закрытого типа с тремя клапанами с завязками либо в специальных коробках.

В случае присутствия в деле невостребованных документов личного характера (трудовых книжек, удостоверений, военных билетов и проч.) они вкладываются в отдельный конверт и подшиваются в нем к остальным материалам. В конце папок должен присутствовать чистый лист-заверителя. В начале папки подшивают бланк для внутренней описи. Для обеспечения сохранности и порядка расположения бумаг каждый лист нумеруется арабскими цифрами. Это правило не относится к странице-заверителю и бланку для описи. Номер ставится простым карандашом в правом углу вверху.

Лист-заверитель

Он составляется по установленному порядку. В нем указываются прописью и цифрами:

Количество листов с нумерацией.
Число страниц внутренней описи.

В листе-заверителе также оговаривается специфика нумерации. В частности определяется наличие литерных индексов, пропущенных кодов, номера страниц с наклеенными фотоматериалами, крупноформатных страниц и проч. Кроме того, на листе указывают присутствие типографских брошюр в папке, если они не были отмечены в основной нумерации. Лист-заверитель визируется составителем. Последующие изменения в состоянии и составе папки должны отмечаться в нем со ссылкой на соответствующие акты. Не допускается выносить лист-заверитель на титульный лист папки либо чистый оборот страницы последнего документа в ней.

Внутренняя опись

Она формируется для хранения и учета информационных материалов временного (более 10 лет) и постоянного содержания. Внутренняя опись составляется также для дел, созданных по разновидностям документов, в заголовках которых их содержание не раскрывается. В бланке должны присутствовать данные о порядковых номерах актов в папке, индексах, заголовках, датах и номерах страниц.

К внутренней описи прилагается итоговая запись. В ней указывают цифрами и прописью число документов, включенных в нее, а также количество листов, ее формирующих. Внутреннюю опись визирует составитель. Если папка переплетена или подшита без бланка, то составленный лист приклеивается к внутренней части лицевой обложки.

Изменения в составе материалов в папке должны отражаться в поле "Примечания". В частности имеется в виду изъятие, замена бумаг копиями, включение дополнительных документов в папку. При этом проставляются ссылки на соответствующие акты. В случае необходимости может формироваться новая обобщающая запись к листу внутренней описи, а также заверительная надпись папки.

События хозяйственной жизни организации оформляются и учитываются в первичных, накопительных документах, отражаются в отчетности – налоговой, статистической, ведомственной. По мере накопления количества бумажных документов и отчетности встает вопрос об их хранении. Как хранить документы в архиве организации? Каковы сроки хранения документов? Как заключить договор со сторонним архивом и учесть архивные расходы в БУ? Всегда ли такая услуга носит возмездный характер? Об этом пойдет речь в настоящей статье.

Общие принципы организации архивного дела в России и сроки хранения документов

Работу с архивными документами регулирует ФЗ №125 от 22-10-04 г. Согласно ему архивы создают:

госорганы, органы местного самоуправления;
компании.

ФЗ вменяет им в обязанность обеспечить сохранность документации, в т.ч. касающейся списочного состава, в продолжение всего срока хранения (ст. 17-1 ФЗ №125). Сроки хранения устанавливаются также ФЗ №125, рядом его статей. Упомянутые в тексте ФЗ списки с указанием сроков хранения документации издаются Росархивом, властными структурами, Банком РФ. Пример: приказ Минкультуры РФ №558 от 25-08-10 г., содержащий сводную информацию по срокам хранения. Относительно АО действует «Положение», в котором особо регламентированы порядок и продолжительность хранения документов Общества. Этот нормативный акт утвержден Постановлением №03-33/пс. ФКЦБ РФ от 16-07-03 г.

Сроки хранения документации БУ подчиняются ФЗ №402 от 06-12-11 г., НУ — НК РФ.

При определении срока хранения документов организации учитываются несколько ключевых моментов:

Документы, касающиеся списочного состава (оформленные до 2003 г.) сохраняются минимум 75 лет.
Документы, касающиеся списочного состава (оформленные после 2003 г.) сохраняются минимально 50 лет.
Кадровая документация, а именно табели, командировочные удостоверения, списки сотрудников и пр. – 5 лет.
Документы по ОТ и ТБ, т.е. ведомости выдачи ИСЗ, журналы инструктажей, задокументированые несчастные случаи на производстве, списки рабочих на вредных условиях производства – от 12 мес. до 75 лет.
Годовая бухгалтерская и аналогичная отчетность в ФСС – постоянно. Квартальная отчетность в ФСС – 6 лет.
Отчетность в пенсионный Фонд – от 6 лет до 75 лет по перс. учету.
Первичная документация по БУ, учетная политика, отчетность и регистры НУ, сведения о доходах физ. лиц – 5 лет.
Счета-фактуры – 4-летний срок.

Архив компании и сторонний архив

Документы, которые имеют постоянный срок хранения и временный, но более 10 лет, передаются в архив компании. Оформленные дела передаются согласно их описи. При отправке дел в сторонний архив (чаще всего это государственное или муниципальное учреждение) в сопровождение им направляются:

письмо-отношение с запросом на имя его руководителя, в котором указывается количество дел и их последние даты;
описи в 3 экземплярах;
историческая справка компании (только при первом обращении);
справка, фиксирующая неполную сохранность дел или отдельных документов в них, при необходимости.

Дела сдаются по акту согласно описям. После прохождения экспертизы дела принимаются архивом на хранение.

Договор с архивом

Сторонний архив, равно как и организация — юридические лица. Их взаимоотношения оформляются договором (соглашением). Представляющие общественную, историческую значимость документы, сданные «на сторону», хранятся за счет казенных средств, а документы компании, которые она не хочет или не имеет возможности хранить на своей территории, – возмездно.

как формируется номенклатура передаваемых дел и как она согласовывается;
кто обеспечивает отбор, подготовку и передачу дел, кто доводит их до упорядоченного состояния (обычно это обязанность компании);
кто делает экспертизу документации (обычно это обязанность архива);
каков состав комиссии, контролирующей передачу дел;
в каком виде передаются дела (с использованием тары, в связках) и т.д.

Государственные, муниципальные архивные учреждения указывают в договоре, что документы представляют общественную либо историческую ценность. Формулировка может быть такой: «Настоящий договор регламентирует отношения сторон в процессе передачи в «Архив» документов, образовавшихся в результате деятельности «Организации», а также их последующего использования в научных, практических и иных целях». На основании озвученного выше пункта в договоре фиксируется запись «безвозмездное хранение» или подобная ей по смыслу. Таким образом участники взаимоотношений в области архивного дела выполняют требования ФЗ №125, ст. 17-1.

Если компания не ликвидирована, не закрыта, но хранить документы на своей территории возможности нет, они сдаются «на сторону» на платной основе. В целях уменьшения расходов в договоре с архивом целесообразно не указывать конкретный срок хранения дел. Формулировка может быть такой: «Документы хранятся в архиве до востребования организацией. По истечении срока (лет) документы уничтожаются».

Учет затрат на хранение документов и регистров

Расходы на хранение документов в собственном архиве компании обычно собираются на счете 26 «Общехозяйственные расходы (ОХР)». Такие затраты могут представлять собой:

оплату коммунальных услуг;
ремонт помещения;
арендные платежи, если здание арендуется организацией;
заработная плата с отчислениями сотрудникам и т.д.

Проводки:

Дт 26 Кт 60, 76 – коммунальные платежи, арендные платежи;
Дт 26 Кт 23, 10, 70 и т.д. счета затрат (или 60, 76) – в зависимости от того, проводится ремонт своими силами или силами сторонней организации;
Дт 26 К 70, 69, 68 – заработная плата с отчислениями, если оформлен отдельный сотрудник в архив;
Дт 19 Кт 60, 76 – зафиксирован по услугам сторонних организаций;
Дт 68 Кт 19 – НДС к вычету по услугам сторонних организаций;
Дт 60 Кт 51, 50 – оплата услуг сторонних организаций.

Заметим, что ремонт собственными силами организация может проводить и за счет созданного ремонтного фонда. Тогда проводки будут такими:

Дт 26 Кт 96 – ежемесячные отчисления в фонд;
Дт 96 Кт 23, 10, 70 и т.д. – фактические расходы на ремонт архива.

Для учета услуг стороннего архива используют счет 97 «Расходы будущих периодов»:

Дт 97 Кт 60, 76 – стоимость услуг архива зафиксирована в учете;
Дт 60, 76 Кт 51 – оплачена стоимость услуг архива;
Дт 26 Кт 97 – часть расходов по хранению включена в затраты.

Часть расходов, включаемая в затраты ежемесячно, рассчитывается на основании приказа руководителя с указанием срока списания затрат на услуги архива (например, 12 месяцев).

В налоговом учете «архивные» затраты относят к , непосредственно связанным с производством и реализацией продукции, как управленческие (ст. 264-1 НК РФ, пп. 18). Суммы включаются в расчеты в целях НУ.

Следует иметь в виду, что согласно ст. 149-2 НК РФ, пп. 6, услуги архивов не облагаются НДС, следовательно, исключать из затрат сумму налога не придется.

Главное

Обязанность хранения документов с соблюдением сроков возложена на архивную службу компании и на государственный (муниципальный) архив.
Если компания больше не может исполнять требования ФЗ, к примеру, в связи с ликвидацией, документы, имеющие общественное и историческое значение, передаются в госархив.
Можно использовать и стороннее учреждение, если хранить дела на территории действующей организации не представляется возможным.

Архивное хранение документов является обязательным для каждой организации, поскольку это регламентируется множеством российских законов. Именно благодаря такому содержанию документов можно добиться того, что они будут всегда в сохранности, а также при необходимости можно легко и быстро найти необходимый документ.

Организация архивного хранения документов

Такое хранение должно быть обеспечено в отношении всей документации, которая относится к деятельности каждой компании. Особенно это касается бухгалтерских документов, которые являются подтверждением совершения той или иной сделки. Сегодня наибольшей популярностью пользуются электронные архивы, которые могут располагаться как на платных, так и на бесплатных сервисах. С помощью этих сервисов можно хранить документы в правильном порядке, а найти определённый файл очень легко за счет удобного поиска.

Однако важно помнить, что хранить документы следует не только в электронном виде, но и в бумажном, а для этого лучше всего выделить в офисе определенный кабинет или хранить их в отдельном строении. Чаще всего хранятся документы около 5 лет, поскольку в это время они сохраняют свою актуальность, однако можно выделить насколько документов, которые вовсе не могут быть удалены. Сюда относится документация, которая указывает, какое количество работников работало в конкретной фирме в определенный момент времени. Во время ликвидации конкретного предприятия необходимо все документы передать в государственный архив. После этого за сохранность документов отвечает государство.

Архив, в котором будут храниться бумажные варианты документов, должен располагаться только в подходящем здании, поэтому запрещается хранить документацию в строениях из дерева или в тех, которые причисляются к ветхим. При этом важно изолировать архив от других помещения, а особенно от различных заведений общественного питания. В архиве должен работать сотрудник, который отвечает за все документы, ведет их учет, а также нумерует и раскладывает их.

Сроки хранения документов в архиве

Каждый документ должен быть сохранен на определенное время. Чаще всего данный срок составляет 5 лет, однако многие документы различных организаций должны храниться больше 10 лет. К ним относятся годовые отчетности или налоговые декларации, а также статистические отчеты и книги, в которых осуществляется учет информирования работников о технике безопасности. 5 лет хранятся документы, которые представляют собой квартальную отчетность или план счетов, счета-фактуры и путевые листы, книги продаж и другие схожие документы.

Хранение и учет архивных документов

Важно помнить, что документы, которые должны быть в обязательном порядке сохранены определённый срок, должны содержаться в оптимальных условиях, а иначе они могут быть повреждены. Храниться они должны только в том месте, о котором осведомлен руководитель компании, а также в штате должен быть работник, который является ответственным за хранение документов.

Правила хранения архивных документов

Во время хранения различной документации необходимо учитывать определенные правила и требования. К ним в первую очередь относится то, что должен соблюдаться определенный световой режим, поэтому освещение в архиве должно быть соответствующим и качественным. При этом на документы не должен падать яркий свет, поэтому идеальным решением становится создание архива на северной стороне строения, а также в помещении вовсе могут отсутствовать окна, в результате чего будет использоваться исключительно искусственное освещение. Использовать можно только качественные осветительные приборы, снабжённые специальным плафоном.

Дополнительно в помещении должны быть установлены оптимальные показатели температуры и влажности. Особенно это относится к влажности, поскольку при ее повышенном значении может произойти быстрое разрушение определенных материалов. Также на бумагу негативно воздействуют резкие и постоянные смены температуры, поэтому нужно использовать специальные электрические приборы, которые будут поддерживать оптимальные условия в помещении. Следует учитывать, что в архиве всегда должно быть очень чисто, поэтому необходимо регулярно проводить уборку, а также должна быть обеспечена хорошая охрана документов, которые могут стать целью злоумышленников и конкурентов.

Как происходит передача документов на архивное хранение?

Обычно передаются документы из компании в архив поочерёдно, а сами сотрудники архива чаще всего самостоятельно создают и утверждают определённый график принятия документов из компании. При этом руководитель фирмы должен знать об этом графике и должен подписать его. Обычно сдача документов осуществляется сотрудниками предприятия, которые назначаются ответственными за данную работу соответствующим приказом.

Как проходит подготовка документов к архивному хранению?

Передавать документацию в архив нужно в определенном состоянии, поэтому она еще на фирме проходит через специальную процедуру подготовки. Изначально необходимо точно определить, когда именно документы компании будут отправлены на архивное хранение. После этого в фирме создаётся специальная комиссия, в составе которой обычно имеется около 5 человек. Эта комиссия является ответственной за подготовку документов, которая происходит в несколько этапов. Изначально выполняется оформление всех дел, после чего осуществляется специальная экспертиза, на основе которой определяется, являются ли документы ценными и подлежат ли архивному хранению. На дела, которые должны быть уничтожены, составляется особый акт, а в конце проводится опись всех документов.

Можно разделить все документы на две основные группы. Первая группа состоит из дел, которые хранятся только временно, а вторая из материалов, которые должны храниться постоянно. Временное хранение документов осуществляется не больше 10 лет, а вот постоянные должны быть в сохранности минимум 75 лет.

Таким образом, каждый документ организации должен быть в сохранности, а для этого он передается в специальный архив, где содержится в оптимальных условиях определенное время.