Изменение остатка отпуска в зуп 8.3. Как откорректировать остатки отпусков и как изменить количество дней отпуска в год с определенной даты. Отражение отпусков в программе

Любой работодатель обязан предоставлять своим сотрудникам ежегодный оплачиваемый отпуск. Его размер составляет 28 календарных дней. В некоторых ситуациях длительность может увеличиваться за счет дополнительных отпусков. Они могут назначаться, например, из-за особого территориального расположения, вредности, интенсивности труда и проч.

На каждый календарный год составляется график отпусков. Его обязан соблюдать как работодатель, так и работник. Если сотруднику не предоставляется залуженный отпуск более двух лет, на предприятие могут наложить штраф. Сам ежегодный отпуск (основной) предоставляется за фактически отработанное время.

В данной статье мы рассмотрим инструкцию по просмотру остатков отпусков в 1С 3.1 ЗУП 8.3, их ввод и то, что на них влияет. Очень важно правильно отражать подобного рода данные в программе. В противном случае может возникнуть путаница и проблемы с трудовой инспекцией.

Не редко бывает, когда организация «переходит» на 1С уже в процессе своей деятельности. Сотрудники давно приняты на работу. Им положены отпуска, причем кто-то уже мог их «отгулять».

Зачастую при переходе на ЗУП 3.1 ранее учет уже велся в какой-либо информационной системе и данные не сложно перенести. Но, все же, бывают случаи, когда остатки отпусков нужно внести вручную. Для этого в 1С ЗУП служит документ «Ввод остатков отпусков».

В нашем случае Волков Марат Савельевич, который является сотрудником компании «Крон-Ц» имеет право на отпуск в размере 28 календ. дней. Фактические остатки отпусков, с учетом предоставленных указываются в нижней табличной части документа.

Отражение отпусков в программе

Теперь рассмотрим ситуацию, когда учет отпусков производится непосредственно в программе. Для оформления отпуска сотруднику воспользуйтесь одноименным документов из раздела «Кадры».

При отражении в программе отпуска зачастую нужно проанализировать предыдущие периоды. Для этого вы можете воспользоваться специальным отчетом, перейдя по гиперссылке «Как сотрудник использовал отпуск?».

Данный отчет позволяет увидеть не только периоды ранее используемых отпусков, но и количество накопленных дней.

Где посмотреть остатки отпусков в 1С ЗУП: сколько осталось дней отпуска

В разделе «Кадры» есть специальный подраздел» Кадровые отчеты». В нем вы можете найти отчеты по остаткам отпусков (полный и краткий). Их отличие заключается лишь в интерфейсе, разрезах и количестве выводимых данных.

Сформируем полную версию отчета по остаткам отпусков для Бажовой С. В., как сотрудника «Крон-Ц» на конец октября 2017 года. На рисунке ниже отражен отчет, который был сформирован до внесения в программу отпуска с 23 по 29 декабря.

В отчете видно, что с учетом дополнительного отпуска за интенсивный труд и ответственность остаток составляет 29,16 дней.

Теперь внесем в программу отпуск Бажовой С. В. И проведем его. Переформировав отчет, мы видим, что основной и как следствие общий остаток отпуска сократился ровно на 7 дней. Это именно тот период с 23 по 29 октября 2017 года, который был введен в программу.

Как видите, своевременное внесение в программу достоверной информации значительно упрощает жизнь сотрудникам кадровой службы. Не нужно производить сложных расчетов, так как программа может сделать это сама.

Остаток дней отпуска в ЗУП 3.1 можно посмотреть:

• В карточке сотрудника.
• В кадровых отчетах по остаткам отпусков.
• В документах Отпуск , Увольнение .

Как посмотреть остатки отпусков из карточки сотрудника

Узнать текущие остатки отпуска из карточки сотрудника можно двумя способами.

Отчеты по остаткам отпусков

В разделе Кадры – Кадровые отчеты присутствуют несколько отчетов, которые позволяют получить остатки отпусков на любую заданную дату.

Ссылка Как сотрудник использовал отпуск

Информацию об остатках дней отпуска для сотрудника можно быстро запросить при вводе приказа на отпуск непосредственно из документа Отпуск . Для этого используется ссылка Как сотрудник использовал отпуск . По щелчку на нее выводится Справка об остатках отпусков сотрудника на дату начала отпуска:

Как быстро посмотреть остатки отпусков в 1С ЗУП 3.1 смотрите в нашем видео:

Как внести остатки отпусков в 1С 8.3 ЗУП

Остатки отпусков в 1С 8.3 ЗУП могут вводиться двумя документами: и Ввод остатков отпусков .

Ввод начальных остатков отпусков документом

Если работа в 1С ЗУП 3 начата после и при этом для перехода использовался рекомендованный вариант переноса данных, то при переходе в программе сформировался документ Начальная штатная расстановка . Этим документом зарегистрировались и начальные остатки отпусков.

Информация об остатках отпуска содержится в графе Отпуска :

В табличной части Права на отпуск должны быть отражены все положенные сотруднику виды ежегодных отпусков и указано количество дней в год для каждого вида отпуска.

В табличной части вводятся остатки по каждому виду отпуска в разрезе рабочих лет. Количество дней должно быть рассчитано на дату начала эксплуатации.

Правила расчета и ввода начальных остатков отпусков в 1С 8.3 ЗУП разобраны далее в статье.

Документ Ввод остатков отпусков

Документ Ввод остатков отпусков может служить для ввода начального остатка отпуска на произвольную дату.

Документ Ввод остатков отпусков «аннулирует» все предыдущие данные по остаткам отпусков, т.е. с даты ввода остатков ранее введенные по остаткам отпусков данные уже не будут учитываться.

Список документов Ввод остатков отпусков открывается из раздела Главное — Остатки отпусков . Чтобы ссылка отображалась в интерфейсе, необходимо выполнить Настройку навигации для этого раздела:

Также создать новый документ можно из карточки сотрудника по ссылке Оформить документ – Отсутствия – Ввод остатков отпусков :

Структура документа и правила его заполнения аналогичны описанным выше для формы ввода остатков отпусков в документе Начальная штатная расстановка :

• в табличной части Права на отпуск – указываются все положенные сотруднику виды ежегодных отпусков с указанием годового количества дней отпуска;
• в табличной части Остатки отпусков по рабочим годам — вводятся остатки по каждому виду отпуска в разрезе рабочих лет. Остатки следует вводить по состоянию на Дату остатков , указанную в шапке документа.

Правила ввода остатков отпусков в 1С ЗУП 3.1

1. Остатки вводятся на указанную дату, при этом достаточно ввести остатки только за те прошедшие рабочие годы, по которым имеются ненулевые остатки и обязательно ввести остаток за текущий рабочий год.

Пример 1

Необходимо ввести остатки отпусков для сотрудника Иванова И.И. по состоянию на 01.01.2019.

Сотрудник работает в организации с 15.09.2016, имеет право на основной ежегодный отпуск 28 календарных дней.

• За рабочий год с 15.09.2016 по 14.09.2017 – отпуск использован полностью;
• За рабочий год с 15.09.2017 по 14.09.2018 – использовал 22 дня отпуска, остаток 6 дней;
• За рабочий год с 15.09.2018 по 14.09.2019 – отпуск еще не использовался.

В табличной части Остатки отпусков по рабочим годам следует указать:

• За рабочий год с 15.09.2017 по 14.09.2018 – остаток 6 дней;
• За рабочий год с 15.09.2018 по 14.09.2019 – накопленный на 01.01.2019 остаток 9,33 дня (с 15.09.2018 по 01.01.2019 3 месяца и 15 дней, значит в расчет берем 4 месяца. 2,33*4=9,33).

Рабочий год с 15.09.2016 по 14.09.2017 в таблице указывать не нужно, так как это прошедший рабочий год, по которому не имеется остатка отпуска.

Пример 2

Необходимо ввести остатки отпусков для сотрудника Петрова П.П. по состоянию на 01.01.2019.

• За рабочий год с 15.09.2018 по 14.09.2019 – использовано 7 дней отпуска.

В табличной части Остатки отпусков по рабочим годам следует указать:

• Рабочий год с 15.09.2017 по 14.09.2018 – указывать не нужно, так как это прошедший рабочий год и остатка отпуска по нему нет;
• За рабочий год с 15.09.2018 по 14.09.2019 – укажем остаток 2,33 (с 15.09.2018 по 01.01.2019 3 месяца и 15 дней, значит в расчет берем 4 месяца. 2,33*4=9,33. 7 дней использовано. 9,33-7=2,33).

В итоге сформированный документ будет выглядеть так:

2. Если сотрудник использовал отпуск авансом, то количество дней остатка нужно указывать с минусом.

Пример 3

Необходимо ввести остатки отпусков для сотрудника Семенова С. С. по состоянию на 01.01.2019.

Сотрудник работает в организации с 15.09.2017, имеет право на основной ежегодный отпуск 28 календарных дней.

• За рабочий год с 15.09.2017 по 14.09.2018 – отпуск использован полностью;
• За рабочий год с 15.09.2018 по 14.09.2019 – использовано 14 дней отпуска.

В табличной части Остатки отпусков по рабочим годам следует указать:

3. Если на дату ввода остатков остаток отпуска за текущий рабочий год нулевой, то нужно ввести рабочий год, а количество дней отпуска не указывать.

Пример 4

Необходимо ввести остатки отпусков для сотрудника Васильева В. В. по состоянию на 01.01.2019.

Сотрудник работает в организации с 26.12.2016, имеет право на основной ежегодный отпуск 28 календарных дней.

• За рабочий год с 26.12.2016 по 25.12.2017 – отпуск использован полностью;
• За рабочий год с 26.12.2017 по 25.12.2018 – использовано 21 день отпуска;
• За рабочий год с 26.12.2018 по 25.12.2019 – отпуск еще не использовался.

В табличной части Остатки отпусков по рабочим годам следует указать:

• За рабочий год с 26.12.2016 по 25.12.2017 – ничего указывать не нужно;
• За рабочий год с 26.12.2017 по 25.12.2018 – укажем остаток 7 дней;
• За рабочий год с 26.12.2018 по 25.12.2019 – укажем рабочий год, а остаток оставим нулевым (с 26.12.2018 по 01.01.2019 менее 15 дней, право на отпуск еще не заработано.)

Почему возникает ошибка «Последний период остатков отпуска должен захватывать дату остатков» и как ее исправить

Зачастую, при вводе остатков отпуска пользователи сталкиваются с ошибкой.

В ЗУП 3.1 усовершенствован принцип ввода информации об остатках отпусков при начале эксплуатации. Теперь можно вводить остатки, не вводя при этом право на сам отпуск. Например, когда-то отпуск полагался сотруднику и был им заработан, но теперь этот отпуск сотруднику больше не положен, а остались только его неиспользованные остатки.

Ранее приходилось либо назначать право на 0 дней отпуска, либо удалять строку с правом на отпуск совсем, что в обоих случаях не позволяло в дальнейшем вести корректный учет остатка этого отпуска.

В ЗУП 3.1 при вводе остатков отпусков в документе "Начальная штатная расстановка" появилась возможность указать, нужно ли предоставлять право на отпуск или нет.

Начальные остатки отпусков

Подсчет положенных дней отпуска ведется программой 1С ЗУП автоматически, начиная с даты приема сотрудника на работу. Но бывают случаи, когда на момент начала учета сотрудники уже приняты на работу и у них есть остатки отпусков. В таком случае нужно ввести в программу начальные остатки отпусков через специальный документ Ввод остатков отпусков.

Внимание! По умолчанию этот документ не выведен в интерфейс, но его легко можно вывести через настройку навигации (шестеренка в правом верхнем углу раздела "Главное").

Отчеты по остаткам отпусков в 1С ЗУП 3.1

Остатки отпусков всех сотрудников можно вывести в отчетах в разделе кадровых отчетов.

Информация по отпускам сотрудников – важная часть кадрового учета. В программе 1С 8.3 ЗУП вы можете сформировать детальный отчет по отпускам по каждому сотруднику. Как учитывать остатки отпусков в 1С 8.3 ЗУП 3.1 читайте в этой статье.

Каждый работник имеет право на ежегодный оплачиваемый 28-ми дневный отпуск. Это право закреплено в трудовом законодательстве. Кроме того руководство может предоставлять дополнительные отпуска. Например, сотрудникам с ненормируемым рабочим днем или вредными условиями труда. Если работники трудятся в условиях крайнего севера, то им гарантирован дополнительный отпуск 24 дня. В программе 1С 8.3 ЗУП 3.1 можно учитывать различные виды отпусков и формировать детальный отчет по отпускам по каждому сотруднику. Где можно посмотреть остатки отпусков в 1С 8.3 ЗУП 3.1 читайте в этой статье.

Шаг 1. Введите в 1С 8.3 ЗУП начальные остатки отпусков

Если вы перешли на 1С 8.3 ЗУП 3.1 из другой зарплатной программы, то вам надо внести в 1С остатки по отпускам. Это не нужно делать только по новым сотрудникам, которых вы приняли на работу уже в 1С 8.3 ЗУП. Ввод остатков делайте в карточке сотрудника. Для этого зайдите в раздел «Кадры» (1) и кликните на ссылку «Сотрудники» (2). Откроется окно со списком сотрудников.

В открывшемся окне укажите вашу организацию (3), и кликните два раза на сотруднике (4), по которому нужно ввести остаток. Откроется карточка работника.

В карточке нажмите кнопку «Оформить документ» (5), выберете «Отсутствия» (6) и кликните на ссылку «Ввод остатков…» (7). Откроется форма для ввода.

В окне ввода укажите дату остатков (8). Это должна быть последняя дата периода, по которому вводится остаток. Далее нажмите кнопку «Добавить» (9) и введите виды отпусков (10), по которым нужно ввести данные. Также по каждому виду введите начальную (11) и конечную дату (12) периода. В поле «Остаток» (13) введите количество дней неиспользованного отпуска. Для ввода данных нажмите кнопку «Провести и закрыть» (14). Теперь по этому сотруднику в программе 1С 8.3 ЗУП 3.1 есть данные по остаткам.

Шаг 2. Учтите входящий остаток при оформлении отпуска в 1С 8.3 ЗУП 3.1

При создании документа «Отпуск» вы можете посмотреть остатки неиспользованного отпуска за все периоды работы сотрудника и учесть их. Зайдите в раздел «Кадры» (1) и кликните на ссылку «Отпуска» (2).

В открывшемся окне нажмите кнопку «Создать» (3) и кликните на ссылку «Отпуск» (4). Откроется форма для его оформления.

В этом отчете видны начальные остатки по видам отпусков (7), которые были введены вручную. Также здесь указаны остатки, накопленные за период, когда зарплата уже учитывалась в 1С (8). В графе «Остаток…» (9) указано, сколько дней может взять работник на текущий момент. Ориентируясь на эти цифры можно перейти к дальнейшему оформлению отпуска.

Шаг 3. Сформируйте отчет по остаткам отпусков в 1С 8.3 ЗУП 3.1

В 1С 8.3 ЗУП есть отчет по остаткам отпусков всех сотрудников. Для его формирования зайдите в раздел «Кадры» (1) и кликните на ссылку «Кадровые отчеты» (2). Откроется список всех отчетов.

В окне отчетов есть два отчета по остаткам:

• «Остатки отпусков» (3). Детальный отчет;
• «Остатки отпусков (кратко)» (4). Сокращенный вариант отчета.

В первом отчете можно посмотреть по каждому сотруднику (5) количество дней неиспользованного отпуска (6) в разрезе видов (7) и периодов (8).

Во втором отчете вы увидите сокращенный вариант первого отчета без указания периодов. Краткий отчет более читабелен.

Программа «1С Зарплата и управление персоналом 8.3 (3.1)» «умеет» подсчитывать количество положенных сотруднику дней ежегодного отпуска, их использование и остаток.

По умолчанию подсчет дней ежегодного оплачиваемого отпуска выполняется исходя из размера, который установлен трудовым законодательством РФ, – 28 дней за отработанный год. В программе возможно и назначение «добавочного» ежегодного отпуска. Это можно сделать как для всех работников организации (при настройке вида отпуска), так и для позиции штатного расписания (в документе, утверждающем или изменяющем штатное расписание) или непосредственно для работника (в документе приема на работу или кадрового перевода).

Также можно назначить «северный» отпуск для сотрудников всей организации либо обособленного подразделения (в форме организации или подразделения). Если эти настройки произведены, то программа будет подсчитывать остатки отпусков на их основании.

Ввод начальных остатков отпусков в 1С ЗУП

Подсчет положенных дней отпуска ведется программой 1С ЗУП автоматически, начиная с даты приема сотрудника на работу. Но бывают ситуации, когда на момент начала учета в 1С сотрудники уже приняты на работу и у них есть остатки отпусков. Тогда придется ввести в программу начальные остатки отпусков через специальный документ — Ввод начальных остатков отпусков (Кадры/ См. также/ Начальные остатки отпусков ).

В этом документе нужно внести сотрудника, дату остатков, в табличную часть заносят вид (или виды) ежегодного отпуска, затем для каждого вида отпуска – период рабочего года и остаток отпуска на дату остатков.

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Документ программы « » можно также ввести из справочника «Сотрудники», выделив или открыв форму сотрудника и нажав «Оформить документ» – Отсутствия – Ввод начальных остатков отпусков.

Использование дней отпуска

При оформлении ежегодного отпуска программа 1С ЗУП 8.3 учитывает использованные дни и уменьшает остаток дней отпуска сотрудника. Просмотреть остатки отпуска для данного сотрудника можно непосредственно из документа « », перейдя по ссылке «Как сотрудник использовал отпуск?» (рядом с периодом работы):