Закон о сроках хранения документов. Основные сроки хранения документов в организации (архив)

Этот вопрос задают себе все без исключения предприниматели, недавно открывшие предприятие и не разобравшиеся в тонкостях системы. Так сколько хранить документы ООО, год, два или больше? Подробно разобраться в этом вопросе можно прочитав по пунктам Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Сроки хранения бухгалтерских документов разные. Что можно сказать, объединяя все подпункты? Храниться бухгалтерские документы в ООО должны как минимум до тех пор, пока есть вероятность того, что налоговая проверка их может затребовать. Согласно статьи 89 Налогового Кодекса РФ проверке подлежит период, не превышающий трёх лет предшествующих решению о проведении этой самой проверки. То есть три года храним точно, а дальше начинается самое интересное.

Статья 23 НК РФ подпункт 8 пункта 1 отчетливо нас информирует о том, что плательщики налогов обязаны хранить документацию подтверждающую начисление налога четыре года и никак не меньше. Вот так господа. Не три года, а четыре аккуратно складируем бухгалтерскую документацию и следим, чтобы ни одна бумажка не потерялась.

Каким конкретно документам отдаём предпочтение и храним как зеницу ока?

• данные налогового бухгалтерского учёта;
• документы, подтверждающие доходы;
• документальное подтверждение расходов;
• подтверждение удержания налогов;

Бухгалтерский учёт также подтверждает правила хранения первичной документации. Согласно приказу « о бухгалтерском учёте» №129-ФЗ бухгалтерскую отчетность следует хранить так, как указано в правилах государственного архивного дела. Но не меньше чем пять лет после того как по ним составлялась бухгалтерская отчётность в последний раз.

Что же получается? А то, что хранить документы вы обязаны строго именно тот период, в который их может затребовать для проверки налоговая служба. То есть три года. Если в результате проверки у вас не окажется документов пятилетней давности, вас могут оштрафовать за ненадлежащее хранение документации и только.

Но не всё так просто и прозрачно в бухгалтерских и налоговых дебрях. Есть документация, которую хранить следует гораздо дольше тех сроков, о которых мы с вами только что рассуждали. Что это за документы?

1. Первичные документы на приобретение имущества. Эти документы сохраняем сколько угодно долго. Для чего это нужно. Во-первых, начисление амортизации. Во-вторых при продаже имущества нужно же где-то брать подтверждение его начальной стоимости7 также не забываем о налоге на имущество.
2. Основные средства. Для убыточных компаний статьей 283 НК предусмотрено правило уменьшения налоговой базы текущего периода за счёт убытков прошлого налогового периода. Естественно документация должна это подтверждать. Убытки можно учитывать десять последующих лет, а значит и документы должны находиться в должном порядке (статья 283 пункт 4). Налоговые инспекторы вправе затребовать для подтверждения данных по убыткам указанным в подаваемой декларации первичные документы, подтверждающие финансовый результат.
3. Для сельских предприятий, работающих с единым сельскохозяйственным налогом также необходимо хранить документы по убыткам в течение всего периода их списания. Статья 346,6 пункт 5 НК РФ.
4. Для лиц, работающих по так называемой «упрощёнке», ЕСН. Статья 346,18 пункт 7 НК Рф.
5. Для списания безнадёжной дебиторской задолженности также необходимо иметь в наличии подтверждающие первичные документы для налоговой службы. Уничтожение подтверждающих документов лишает компанию права признания безнадёжного долга в расходах, потому как сумму подтвердить будет нечем.
6. Про акционерные общества особо распространяться не будем, так как вопрос всё же звучал, как долго нужно хранить документы ООО, а не ОАО. Так вот если кратенько, то в ОАО хранить документы для налоговой отчетности – годовую бухгалтерскую отчётность, а также устав нужно столько, сколько существует компания. Если компания идёт под ликвидацию – документы направляются в государственный архив. Нужно соглашение, заключённое с архивом заранее на данную процедуру. Если такового договора не было – в архив попадает только документ по личному составу компании. Где будут храниться остальные документы, предстоит решить председателю ликвидационной комиссии, а может конкурсному управляющему.
7. Годовые отчёты по налогам компания обязана хранить не менее 10-ти лет. квартальные – пять лет, это при наличии годовых.
8. Если квартальных отчётов нет – месячные отчеты хранятся также не менее пяти лет.
9. Книги покупок и продаж, счета-фактуры следует хранить полных пять лет со дня последней записи в журнале. Пункт 15,27 «Правил ведения журналов учёта». В Перечне типовых управленческих документов есть пункт касаемо счетов-фактур, вот там говориться о том, что хранить эти самые счета-фактуры следует пять лет и точка.

Опять же, налоговые службы при проверках должны руководствоваться законодательством о налогах и сборах. А Перечень туда не входит.

Делам вывод : сколько же времени нужно хранить документы ООО? Получается, что никак не менее пяти лет, а по основным средствам так и вообще всё время существования компании. Считать срок хранения документов нужно с первого января, следующего за тем годом, когда они были созданы.

Как хранить бумажные документы?

В учётной политике предприятия должно быть прописано, как и где следует хранить документацию, а также, назначено ответственное лицо за исполнение данного пункта или даже комиссия, состоящая из наиболее квалифицированных сотрудников.

Кстати, необязательно хранить документацию в офисе. Законом не запрещено выбирать для хранения другие места, например, специализированные архивные фирмы. А вот акционерное общество обязано по закону хранить такие документы, как годовые отчеты и устав именно там, где находится головной офис. Кстати, хранение документации в электронном виде разрешено законом с маленькой оговоркой, что на документах обязательно будет присутствовать электронная подпись ответственного за составление документа лица. Для хранения документации в электронном виде компания создаёт информационную корпоративную систему. Обслуживает её удостоверяющий центр, который и обеспечивает в электронных документах применение электронной подписи.

Документы, подлежащие длительному хранению, со временем портятся и выцветают. Чтобы содержимое их было читаемо должны позаботиться ответственные за хранение лица и своевременно сделать копии.

При ликвидации фирмы документы, подлежащие длительному хранению, сдаются в архив. Если компания реорганизуется, документы передают организации-преемнику. При выделении новой компании ей достаются личные дела перешедших в новую структуру сотрудников и документы, касающиеся сферы деятельности новой компании.

Уничтожение документов. Чтобы уничтожить документ надо сначала составить акт, который подпишет руководитель компании и только тогда можно приступить непосредственно к уничтожению документов. Причём в акте необязательно тщательно переписывать каждую из идущих на уничтожение бумаг. Достаточно переписать название однородных групп. Что считать однородными группами следует продумать самостоятельно. К примеру, накладные – можно считать однородными документами и так далее.

Как правильно уничтожить документы?

Просто сжечь? Ответ неверный. В таком случае можно вполне заиметь проблемы с экологическими службами.
Отдать в переработку как макулатуру? Вариант хороший, но нет гарантии, что документы не окажутся у конкурирующей компании, что не есть хорошо. Чтобы этого не произошло, папки с документами следует передать на утилизацию с оформлением накладной. Причём, вывоз документов следует произвести под контролем сотрудника компании отвечающего за хранение документации.

Просто выбросить также нельзя потому, что по законодательству работодатель обязан хранить в тайне персональные данные сотрудников.

Что остаётся? Самое правильное будет применить специальную машинку для уничтожения бумаги. В общем, решать вам как вы будете избавляться от лишних бумаг.

Чтобы не возникло желания облегчить свой документальный архив раньше положенного срока, добавлю, что отсутствие регистров бухучета или счетов-фактур налогового периода считается грубым нарушением и карается штрафом в размере пяти тысяч рублей.

И это если документов недостаёт за один налоговый период. В более тяжёлых случаях штраф будет уже не 5000, а 15 000 рублей.

При занижении налоговой базы путём утраты подтверждающих доход документов налогоплательщик выплатит штраф в размере 10-ти процентов от суммы невыплаченного налога и не меньше чем те же 15 000 рублей.
Кстати и в уголовном законодательстве есть пункты относительно обеспечения сохранности бухгалтерских документов. Если будет доказана порча документов из личной заинтересованности, причастное лицо может загреметь за решётку не менее чем на год. Если есть желание ознакомиться подробнее с этим пунктом, подробнее смотрите статью 352 п. 1 УК РФ.

А ещё имейте в виду, что проверить надлежащее хранение архивной документации в вашей организации имеют право представители архивных органов. И тут вас, согласно статьи 13.20 Кодекса Российской Федерации о нарушениях правил хранения, учёта и комплектования, а также использования архивных документов могут наказать штрафом от 300 до 500 рублей или административным внушением.

Директор компании отвечает за создание мест хранения документов и а частности архивации, а главный бухгалтер должен эти самые документы организованно сохранить и правильно передать их в архив.

Ключевые вопросы:

Как Федеральный закон изменил сроки хранения документов по личному составу?

Какие документы относятся к группе документов по личному составу?

Как теперь следует применять утвержденные Минкультуры России сроки хранения документов?

Президент России В.В. Путин 02.03.2016 подписал Федеральный закон № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”» (далее - Федеральный закон № 43-ФЗ). Закон вступил в силу 13.03.2016.

Два важных изменения

1. Изменения, внесенные Федеральным законом № 43-ФЗ, в Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее - Федеральный закон № 125-ФЗ), касаются ст. 22 «Сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение»: подп. «б» п. 4 этой статьи больше не регламентирует сроки хранения документов по личному составу .

2. Федеральный закон № 125-ФЗ дополнен ст. 22.1 «Сроки временного хранения документов по личному составу» , где определен новый срок хранения документов по личному составу - 50 лет. Он касается документов, созданных начиная с 2003 г., за исключением документов по личному составу государственных служащих (не гражданских и не муниципальных).

Теперь документы по личному составу условно делятся на три категории.

• созданные до 2003 г.

Срок хранения - 75 лет; не изменился ;

• созданные начиная с 2003 г.

Срок хранения — 50 лет; изменился ;

• образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, начиная с 2003 г.

Срок хранения — 75 лет; не изменился .

Наша справка

Ранее срок временного хранения таких документов в архивах составлял 75 лет с даты закрытия дела (создания документа) для всех организаций.

Документы по личному составу , созданные до 2003 г. и начиная с 2003 г. , хранятся (части 1, 2 ст. 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ):

• в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами;
• в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций;
• в иных организациях (АО, ООО и др.).

Вопрос в тему

военной службе. Им присваиваются воинские звания (например, сотрудник Министерства обороны РФ, ФСБ России, ФСО России);

правоохранительной службе. Гражданам, находящимся на правоохранительной службе (органы внутренних дел, Федеральная служба РФ по контролю за оборотом наркотиков) присваиваются специальные звания и классные чины (например, лейтенант полиции, капитан внутренней службы, майор юстиции);

федеральной государственной службе. Это, например, сотрудники прокуратуры (прокуроры, заместители и помощники прокуроров), Следственного комитета РФ (руководители следственных органов, заместители и следователи) и др.

Из истории вопроса

В 2014 г. Министерство культуры РФ совместно с Федеральным архивным агентством (Росархивом) подготовило и представило в Правительство РФ «Концепцию развития архивного дела в Российской Федерации на период до 2020 года» (далее - Концепция). Раздел 4 Концепции «Основные направления реализации» предполагает уменьшение сроков хранение документов по личному составу: «предлагается, в частности, подготовить проекты нормативных правовых актов по: сокращению сроков хранения документов по личному составу с 75 до 20 лет».

У архивистов как ведомственных, так и государственных (муниципальных) архивов эта информация вызвала недоумение и опасение. Возник ряд закономерных вопросов: почему так радикально снижаются сроки хранения? Для каких именно документов по личному составу будет сокращен срок хранения? Не вызовет ли такое сокращение негативные последствия в социальной сфере?

Можно предположить, что в Концепции ставилась задача уменьшить количество документов, поступающих на хранение в государственные и муниципальные архивы, при ликвидации, реорганизации, прекращении финансово-хозяйственной деятельности, банкротстве организаций, ведомств, управлений. С середины 90-х годов прошлого века процесс ликвидации организаций принял катастрофический характер. Архивы не справлялись с тем объемом документов по личному составу, который должен быть поступить к ним на хранение. Встал вопрос об оптимизации и сокращении физических объемов документов, находящихся на ведомственном хранении в архивах организаций. Предполагалось, что сокращение объемов хранящихся в архиве организации документов позволит уменьшить объем документов, поступающих на хранение в государственные и муниципальные архивы. Проблему архивной полки еще никто не отменял, ведь архивы не резиновые, многие не имеют свободных площадей.

Следует отметить, что примерно в это же время начали увеличиваться сроки хранения документов по личному составу.

Ранее, в соответствии с Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (утвержден Главархивом СССР 15.08.1988; далее - Перечень 1988), срок хранения на основные категории документов составлял 75 лет ЭПК минус возраст. В указаниях по применению Перечня 1988 можно найти такую информацию: «Для документов, которым установлен срок хранения 75 лет - «В» ЭПК, исчисление срока хранения следует проводить с учетом возраста человека (обозначенного буквой «В») к моменту окончания дела. Продолжительность хранения дела после его окончания делопроизводством должна равняться разности 75 лет - «В», где «В» - возраст лица к моменту окончания дела.». То есть когда человеку исполнялось 75 лет, его документы по личному составу можно было уничтожать. Например, в 2000 г. можно было уничтожать документы, работников 1925 г. рождения, в 2000 г. им исполнилось 75 лет. Предполагалось, что к этому возрасту человек уже оформил себе пенсию, ему не требуется подтверждение стажа работы, заработной платы и т.п.

В 2000 г. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 был утвержден новый Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее - Перечень), и срок хранения документов по личному составу изменился. Новый срок - 75 лет с момента закрытия дела (создания документа).

Увеличение сроков хранения документов по личному составу в новом Перечне аргументировалось тем, что надо сохранять историю страны на примере истории жизни отдельных граждан, а также сохранить историю семьи отдельного человека.

В 2010 г. новый Перечень увеличивает сроки хранения личных невостребованных подлинников документов (например, трудовых книжек). Несомненно, данная инициатива носила бы положительный характер, если бы опиралась на реальную материально-техническую базу. Однако государство оказалось не готово к увеличению затрат на создание новых площадей для хранения документов по личному составу.

Проблему хранения, на наш взгляд, необходимо было решать путем оптимизации состава документов временного (свыше 10 лет) срока хранения. На данный момент есть предпосылки для оптимизации состава документов по личному составу. В соответствии с Федеральным законом от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» создана и ведется информационная база индивидуального персонифицированного учета, ее сведения пополняются в отношении каждого застрахованного лица в период его трудовой деятельности.

Расчет пенсии производится самим Пенсионным фондом РФ по электронным базам данных и документам его ведомственных архивов. Информационная база индивидуального персонифицированного учета, заработала в полном объеме в 2003 г. По мнению Правительства РФ, сокращение сроков временного хранения документов по личному составу с 75 до 20 лет позволит сократить расходы на их содержание в государственных и муниципальных архивах, в архивах органов государственной власти и местного самоуправления, организациях независимо от формы собственности. Кроме того, в данных архивах появятся дополнительные площади для приема документов постоянного срока хранения.

При обсуждении законопроекта «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”» в первых чтениях для документов, созданных после 2003 г., предлагалось установить срок хранения 20 лет. Однако к третьему чтению законопроект увеличил этот срок до 50 лет. Полагаем, это можно рассматривать как победу здравого смысла над сиюминутным желанием сэкономить деньги на социальных расходах.

Итак, с момента вступления в силу Федерального закона № ФЗ-43 архивисты при формировании дел и передаче их в архив организации должны указывать на делах новый срок хранения. При составлении описей дел необходимо разделять массив документов на две части в соответствии с датой создания документа, а описи составлять отдельно на документы, имеющие 75-летний и 50-летний срок хранения.

Кроме того, по-видимому, следует ждать изменения в Перечень.

МНЕНИЕ ЭКСПЕРТА

И.В. Журавлева,

научный редактор журнала «Кадровые решения»

Обращаем ваше внимание на то, что сроки хранения документов теперь предписывается отсчитывать не с года увольнения работника, а «со дня создания». В случае ликвидации организации документы передаются в архив на хранение в течение указанного срока.

Те номенклатуры дел, которые были утверждены за период 2003-2015 гг. переделывать, разумеется, не нужно, а вот номенклатуру дел на 2016 г., как нам представляется, нужно подкорректировать и переутвердить.

Напомним, что срок хранения трудовых книжек в 2010 г., напротив, был увеличен с 50 до 75 лет (Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Причем трудовые книжки не относятся к документам по личному составу, создаваемым работодателями, так как являются «подлинными личными документами» работников (см. Перечень). Следовательно, срок их хранения остается 75-летним.

В таблице перечислены основные виды документов по личному составу, а также документы по их учету (журналы, регистрационные книги и т. п.) в соответствии с Перечнем и указаны сроки их хранения после вступления в силу Федерального закона № 43-ФЗ.

Поскольку изменения в Перечень пока не внесены, старые сроки хранения документов по личному составу укажем в столбцах 3, 4, 5 таблицы, а в столбцах 6, 7, 8 - новые (измененные).

Обратите внимание

Определяя сроки хранения на документы по личному составу (графы 6, 7, 8), автор выражает только свое видение данного вопроса. Возможно, при внесении изменений в Перечень некоторые категории документов по личному составу получат срок хранения 75, а не 50 лет или будут понижены сроки хранения на документы, созданные после 2003 г. и имеющие срок хранения «Пост.» на 50 лет.

С.В. Тиханович,

Начальник отдела государственного архива

Купить этот номер в электронном виде

Узнать больше:

• Ответственность за нарушение норм хранения архивных документов: судебная практика

• Новый нормативный документ: Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов в архивах организаций

Завалились бумагами? Ищете, где их хранить? Может, пора уже пересмотреть их и безбоязненно уничтожить те, которые можно? А какие можно?

Из статьи вы узнаете:

Сроки хранения

Все документы также можно будет разделить на три категории: временного, долговременного и постоянного сроков хранения. К категории временного хранения относятся документы, срок сохранности которых не превышает десяти лет. Долговременная документация должна храниться в организации от 10 (включительно) и более лет (например, 75 лет). Соответственно, бумаги с постоянным сроком не имеют ограничений по длительности их хранения (а после ликвидации организации их следует сдавать на хранение в государственный или муниципальный архив).

Сроки хранения документов в организации мы обнаружим в нормативных актах, например, в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, а сроки хранения архивных документов – в Федеральном законе от 02.03.2016 № 43-ФЗ.

Причем, сроки устанавливаются для всех видов документов: они не зависят от того, в какой форме был создан документ: бумажной или электронной. Возможность и длительность использования документов определяется значимостью имеющейся в них информации. Для документации, отобранной для временного сохранения, важно установить, в течение какого времени она может понадобиться. Именно поэтому определение сроков хранения отдельных документов является одной из самых важных задач экспертизы ценности документов, которая проводится в соответствии с Методическими рекомендациями.

Так, для документов по личному составу, которые созданы до 2003 года, предусмотрены следующие сроки хранения в соответствии с Федеральным законом от 02.03.2016 № 43-ФЗ:

в госорганах, органах местного самоуправления и организациях, которые передают документы в гос. и муниципальные архивы - 75 лет со дня создания;

в архивах, куда поступают документы от ликвидированных госорганов, органов местного самоуправления - с даты поступления и до истечения 75 лет со дня создания;

в иных организациях - 75 лет со дня создания (не менее).

Для созданных после 2003 года установлен срок хранения в 50 лет.

Порядок сдачи в архив

Документы длительного срока хранения теоретически можно хранить и на предприятии. Сроки хранения архивных документов в организации точно такие же, как и при хранении в специализированных архивах.

Что касается, например, документов по личному составу (кадровых), то здесь работодатель обязан обеспечить хранение документов. Поэтому следует позаботиться об ограничении доступа третьих лиц (запирающиеся шкафы, сейфы, помещения с ограниченным доступом, закрепление в локальных актах функционала об ответственности за сохранность и т.д.). Понятно, что для удобства и порядка необходимо сгруппировать документы по видам, по срокам их изготовления или по иным удобным организации критериям. Нормативно здесь правила группирования не установлены.

Порядок сохранности бухгалтерских документов в организации устанавливается в соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 29.07.1983 №105. При этом разница в сроках хранения таких документов объясняется различиями в степени важности, необходимости для исчисления и уплаты налогов, осуществления бухгалтерского учета. Те первичные документы, в соответствии с которыми исчисляются и отчисляются налоги и страховые взносы, согласно НК РФ, должны сохраняться на предприятии не менее четырех лет. К таким документам относятся те, которыми подтверждается получение доходов, произведенные предприятием расходы и выплаты в бюджет по налогам. В то же время, согласно закону о бухучете, порядок сохранности документов бухгалтерского учета, предполагает пятилетний минимальный срок их хранения и соответствие правилам организации государственного архивного дела. Подробности

Ликвидируемые организации обязаны передать на сохранность в специализированный архив документацию, которая подлежит длительному или постоянному хранению. Для этого заключается договор, регулирующийся нормами ГК РФ об оказании услуг.

Обратите внимание, что для акционерных обществ законом установлены особые требования, касающиеся сроков и порядка хранения деловых бумаг. 16.07.2003 г. было принято специальное постановление ФКЦБ №03-33/пс, регламентирующее порядок хранения документов акционерных обществ. Дело в том, что предприятия данной формы собственности используют в своей деятельности ценные бумаги. К ним законодательством предъявляются особые требования к

Регулируется законом «О бухгалтерском учете» № 402 и Налоговым кодексом РФ. Каждый бухгалтер и предприниматель должны знать, сколько лет хранить бухгалтерские и налоговые документы. За нарушение хранения и утилизации грозит наказание.

Законодательные акты могут указывать различный период хранения документов. В этом случае необходимо ориентироваться на максимальный срок. Каждая организация сама устанавливает правила и нормы использования. При этом учитываются законы, регулирующие деятельность компании, и ее организационная форма.

В зависимости от деятельности компании, документы предписывают хранить от 1 года до конца срока действия фирмы. Финансовые организации, связанные с выдачей займов и кредитов, оставляют документы даже после истечения законодательством срока хранения. Для каждой организации существуют общие правила пользования архивными данными, но есть различия, которые необходимо учитывать.

К перечню документации, подлежащей долговременному хранению, относится:

Простые требования предъявляются к индивидуальным предпринимателям. На протяжении существования ИП, владелец должен хранить ежегодные отчеты в налоговые органы, свидетельство о регистрации. Бухгалтерские годовые отчеты и информация о наемных работниках остается в архиве 75 лет. Другие требования бизнесмена не касаются.

Чем больше денежный оборот компании, тем строже к ним относится законодательство. Бухгалтерские, налоговые документы предписано хранить 75 лет. Финансовым организациям продлен срок хранения из-за возможного возникновения конфликтов по теме выплат кредитных обязательств. Десятилетие остается в архиве документация, содержащая информацию о сотрудниках, счет-фактуры, расчеты с поставщиками и персоналом.

Акционерные общества постоянно хранят информацию об уставном капитале, долях учредителей, суммы вкладов, доходность активов. Бухгалтерская документация, предоставляемая в налоговые органы, расчеты с акционерами и персоналом, зафиксированные крупные денежные поступления остаются на срок от 75 лет. Другие документы хранятся в соответствии с законодательством: до 10 или дольше лет.

Бухгалтерские бумаги

Налоговый кодекс устанавливает пятилетний срок хранения бухгалтерии. Отсчет начинается со следующего года, после окончания срока действия самого документа. За организацию и архивацию документации отвечает руководитель предприятия. 402-ФЗ и приказ Минкультуры № 558 утверждают возможность продления сохранения архивных документов.

К бухгалтерским бумагам предприятия относят:

Годовая отчетность относится к основным документам компании, поэтому должна храниться постоянно. В архив компании передаются бумаги, срок хранения которых превышает 10 лет. Если продолжительность сохранности меньше, то их оставляют в подразделении. После истечения срока давности – уничтожают. Между тем создавать специальный архив под документацию организация не обязана.

Если компания большая, имеет множество структурных подразделений, то формирование архива целесообразно. Это должно быть отдельное помещение, оборудованное согласно правилам организации классического хранилища данных. Для удобства, исходя из содержания документации, выделяются типы архивации:

• управленческие бумаги
• электронные документы
• годовые отчеты

Соблюдением порядка в архиве должны заниматься отдельные кадровые единицы.

Налоговые документы

Закон устанавливает срок хранения документов в течение четырех лет. В нем говорится о бухгалтерских документах, которые необходимы для исчисления налогов.

В теории все понятно, но на практике бухгалтерская и налоговая документация не имеет различий. Возникает путаница по поводу разделения видов этих бумаг. Во избежание штрафов, организациям рекомендуется хранить налоговые документы пять лет.

Статья 283 НК РФ позволяет переносить размер убытка на будущие периоды, если он подтвержден. В соответствии с этим документы, которые доказывают возникновение ущерба, должны храниться в организации до тех пор, пока не будет погашен размер налоговых отчислений.

Налоговая документация хранится 5, 75 лет и постоянно. Самая большая группа имеет пятилетний срок хранения. К ней относят:

• декларации
• земельный налог
• реестр начисленных, уплаченных налогов
• акты о погашении налогов
• переписка по вопросам налогообложения, штрафов, взысканий

Если налоговые карточки и сведения о доходах физлиц не содержат информацию о лицевых счетах, то такие документы хранятся 75 лет.

Хранение документации обязывает знать о периодах выездных проверок из налоговых органов. Обычно, они проводятся каждые три года. При очередной утилизации документов с истекшим сроком годности необходимо проверить не назначен ли очередной контроль.

Документы по страховым взносам

Страховые взносы также относятся к бухгалтерским документам компании. Раньше порядок хранения определял 212-ФЗ. Согласно закону, документы по страховым выплатам хранились шесть лет. Но в 2017 году его упразднили. Теперь порядок хранения регулируется Налоговым кодексом и ФЗ № 250.

В таблице 1 указана обязательная к архивированию документация по страховым взносам.

Таблица 1. Список документов и срок хранения.

Наименование	Период (лет)
Платежные поручения по взносам
Квартальный расчет в Фонд социального страхования
Годовой расчет в ФСС	Пока действует организация
Отчетность в ПФР за месяц
Годовая отчетность в ПФР	Пока действует организация
Квитанции, описи, свидетельствующие об отправке отчетов	Хранить вместе с отчетностью

Кадровые акты

Обеспечение правильного хранения кадровой документации регулируется ФЗ № 125. Чтобы проще было искать информацию внутри компании, кадровые документы формируются в дела. Это происходит с началом нового календарного года. Таким образом, обеспечивается порядок хранения данных, исключается путаница.

Срок хранения документации, которая относится к личным данным сотрудника, составляет 50 и 75 лет. К ним относятся все бумаги, которые отражают взаимоотношения работодателя и работника. Можно классифицировать:

Оригинал и копия трудовой книжки хранится в организации до тех пор, пока бывший работник не запросит ее обратно. Максимальный срок хранения составляет 50 лет. Согласно новому законодательству, если человек был оформлен в компании до 2003 года, то книжка может храниться до 75 лет.

Стоит помнить о том, что оставлять копии документов работника в организации можно только в случае, если он подписал соглашение об обработке персональных данных. В ином случае хранение считается незаконным, а организации выписывают штраф.

Архивации персональные данные сотрудников, оформленных до 2003 года, подвергаются на 50 лет. Для тех, кто устроен позже – 75 лет.

Правила хранения описаны на видео:

Меньше всего в организации сохраняются больничные листы и графики отпусков. Листок временной нетрудоспособности остается в компании в течение пяти лет. График отпусков в течение года после того как был использован. Штатное расписание относится к основным документам компании и хранится на постоянной основе.

Что делать, если истек срок хранения документов — уничтожение

Вся документация подвержена уничтожению, когда установленный законодательством период хранения заканчивается. Компания выполняет следующие шаги перед уничтожением:

Необходимо следовать правилам утилизации документов организации, поскольку их нарушение влечет за собой административную ответственность. Так, передача на утилизацию бумаг сопровождается накладными приемки и сдачи. В них указывается дата, число дел, их итоговый вес.

Процедура уничтожения документов проводится в организации ежегодно либо в порядке, установленном руководителем компании. Министерство финансов РФ определяет утилизацию документов как рекомендацию, а не обязанность фирмы.

Следует исключить возможность попадания архивных бумаг на утилизацию, срок действия которых еще не вышел. Аккуратная и доскональная проверка поможет в этом процессе.

Как правильно хранить документы

Грамотная организация хранения документации организации позволяет избежать проблем при проверке налоговыми инспекторами. Компания может организовать собственное хранилище либо воспользоваться услугами фирм, которые специализируются на архивировании данных. При создании архива в офисе используют отдельное помещение, документы выдаются под надзором главного бухгалтера по заранее подготовленному реестру.

Правильная архивация устаревшей документации важна при сортировке. Документы, остающиеся в компании постоянно – дольше десяти лет – подлежат полноценному оформлению в реестре. Оно происходит следующим образом:

• дело подшивается и переплетается
• страницы нумеруются
• составляется лист-заверитель – указывает сколько страниц подшито к делу
• по требованию
• оформляется обложка дела с фиксацией названия предприятия, номера, заголовка

Помимо бумажных носителей, важно правильно хранить электронную документацию. Сроки хранения данных в электронном виде не отличаются от стандартных.

Особенностью процесса является контроль за техническим состоянием электронных документов. Проверка должна проводиться каждую пятилетку. При обнаружении неполадок должен организоваться перенос данных с неисправного носителя на новый. Процедура согласовывается с руководителем предприятия.

Как подготовить документы для архива:

Организуются следующие условия хранения:

• данные находятся минимум на двух электронных носителях
• компания обеспечивает технические возможности по просмотру, копированию, удалению, переносу данных
• обеспечение надежной системы безопасности, которая исключает возможность попадания информации к третьим лицам

Ответственность за хранение документации

Руководитель предприятия несет полную ответственность за хранение документации. Оно должно быть организовано по правилам, в соответствии с законодательством РФ. Главный бухгалтер также является ответственным лицом за сохранение первичных, учетных бумаг, бухгалтерской отчетности и документов.

125-ФЗ предполагает административную, уголовную, гражданско-правовую ответственность для должностных лиц, которые виновны в утере документации (руководитель, главный бухгалтер). Между тем, если их вина не будет доказана, ответственность снимается.

Утеря документации может произойти в результате хищения третьими лицами, стихийного бедствия – пожар, наводнение, землетрясение. В первом случае факт кражи должен быть зафиксирован в полиции. Во втором – документальное подтверждение требуется от экспертной комиссии по чрезвычайным ситуациям.

Штраф за отсутствие документов

Ведение бухгалтерского учета регулируется ФЗ № 402. Согласно закону, все организации обязаны вести бухгалтерскую документацию, хранить и уничтожать. Для компаний или предпринимателей, которые пренебрегают законодательством, предусмотрена административная ответственность и штрафы.

Одно нарушение будет стоить организации 200-50 000 рублей. При налоговой проверке, как правило, таких нарушений выявляется больше десятка. Самый маленький штраф – 200 рублей за каждый документ – выписывается компании, когда она не предоставляет вовремя отчетность в налоговую.

Предоставление искаженной информации или непредоставление бухгалтерской отчетности влечет за собой наложение штрафа в размере 300-500 рублей на должностных и 3000-5000 на юридических лиц. 10 тыс. выписывают организации, если у нее отсутствуют:

При систематическом несоблюдении требований налагается штраф в размере 30 тыс. рублей, а если они приводят к снижению налоговой базы – от 40 тыс. Искажение данных о денежных поступлениях карается штрафом в размере 2 000-5 000 для должностного лица и в десять раз больше для юридического лица.Конечно же надо восстанавливать по мере возможности. Но, непременно иметь справку из МЧС о том что произошёл пожар и уничтожено столько -то документов. Обязательно нужно составить подробный акт.

При отчислении из школы, колледжа (техникума) или университета в архиве учебного заведения остаются документы студента / школьника, которые хранятся несколько лет. Срок хранения школьных документов в архиве учебного заведения зависит от типа документа. Хранение происходит в контексте личного дела учащегося, при отчислении личное дело помещают в архив заведения, где человек проходит обучение.

Среди хранимых документов могут быть финансовые отчеты, дипломные работы, результаты тестов, экзаменов, ЕГЭ, диктантов, дипломных работ или документы, удостоверяющие личность ученика (конфиденциальные личные данные) и согласно законодательству России, срок хранения может быть разный.

Тип документа и сроки хранения в учебном заведении

Говоря про бухгалтерские документы, связанные с финансовой составляющей (документы о финансовых переводах при поступлении и прочее), то срок их хранения составляет не менее пяти лет. По истечении этого периода документы могут извлекаться из архива с целью дальнейшего уничтожения. Хранение происходит на бесплатной, бюджетной основе и школьнику (студенту) техникума или другого учебного заведения эту «услугу» оплачивать не нужно. Срок хранения дипломных работ — не боле пяти лет. Если речь про курсовые и рефераты, такие документы могут не хранить (Разве что от особо одаренных учеников, что бы порадовать их родителей на классом часу. Слова одарённых можно взять в кавычки…не нравится? и успокаиваемся, это не про вас =)). Зависит от устава учебного заведения.

При отчисления из учебного заведения документы связанные с личным делом хранятся 15 лет (при отчислении в районе 1-3 курса). Хранение личного дела выпускников и аспирантов составляет 75 лет. В личное дело входят следующие документы:

1. Заявления студента / родителей школьника при поступлении и окончании учебы
2. Финансовые переводы (Даже если обучение бюджетное, взносы все равно имеются. Например, оплата питания)
3. Серьёзные перерывы в обучении — информация о переходе на домашнее (дистанционное) обучение
4. Документы о наградах и серьёзных проступках (копии аттестатов, социальные документы о наказаниях)
5. Документы об отчислении из учебного заведения

Согласно законодательству РФ, вы имеете право сделать запрос и попросить предоставить информацию относительно хранимых документов.