Внутренние документы регистрируются в день. Виды и формы регистрации отдельных групп документов. Примеры регистрационно-контрольных карточек

Нередко беременных сотрудниц по их просьбе переводят на легкий труд. С ними подписывают дополнительное соглашение к трудовому договору и устанавливают зарплату, равную среднему заработку по прежней работе. Как правильно оформить документы и рассчитать выплаты, читайте в статье.
На основании медицинского заключения и заявления беременной сотрудницы работодатель обязан (ч. 1 ст. 254 ТК РФ):
-либо снизить ей нормы выработки (обслуживания);
-либо перевести ее на другую работу, исключающую воздействие неблагоприятных производственных факторов, с сохранением среднего заработка по прежней работе.
Незамедлительно перевести беременную сотрудницу на другую работу не всегда возможно. В этом случае работодателю придется:
-освободить ее от работы;
-выплачивать ей средний заработок за все пропущенные вследствие освобождения рабочие дни.
Такой порядок установлен в части 2 статьи 254 Трудового кодекса и пункте 22 постановления Пленума Верховного суда РФ от 28.01.2014 № 1.

Как правильно оформить освобождение от работы

В случае невозможности предоставить беременной сотруднице легкую работу или работу, исключающую воздействие вредных или опасных производственных факторов, работодателю нужно издать приказ об освобождении от работы.
В период освобождения от работы сотрудница не может получать заработную плату (ч. 3 ст. 76 ТК РФ). Пропущенные рабочие дни ей оплачиваются в размере среднего заработка по ее прежней работе (ч. 2 ст. 254 ТК РФ).

Пример 1

Оформление временного освобождения беременной сотрудницы от работы
Сотрудница ПАО «Океан» Е.М. Акулова, инженер-испытатель 3-й категории, 22 декабря 2014 года представила работодателю медицинское заключение и заявление о переводе на легкий труд в связи с беременностью. На время поиска подходящей работы сотрудница была освобождена от работы с выплатой среднего заработка.Нужно документально оформить освобождение сотрудницы от работы.
Решение
Освобождение от работы работодатель оформил приказом. Унифицированной формы такого приказа нет, его можно составить в произвольной форме (образец 1 ниже).

Образец 1 Приказ об освобождении от работы

В табеле учета рабочего времени по унифицированной форме № Т-12 или по форме, разработанной компанией, период освобождения от работы будет отмечен буквенным кодом «НО» или цифровым 34 (образец 2 ниже).

Образец 2 Фрагмент табеля учета рабочего времени в декабре 2014 года

Как правильно оформить перевод на легкий труд

Перевод на легкую работу допускается только по соглашению сторон трудового договора. Работодатель направляет беременной сотруднице письменное предложение о переводе на легкий труд. С ним работницу нужно ознакомить под роспись.Если сотрудница согласна с переводом на новую должность, она выражает свое согласие, сделав отметку на предложение о переводе или отдельным заявлением (образец 3 ниже).

Образец 3 Предложение о переводе на легкий труд

Поскольку при переводе на другую должность изменяются определенные сторонами условия трудового договора, изменения оформляют соглашением в письменной форме (ст. 72 ТК РФ).

Такой перевод повлечет:

Временное изменение трудовой функции работника;

Изменение места его работы (структурного подразделения);

Изменение заработной платы.

Новая зарплата на легкой работе

В дополнительном соглашении к трудовому договору не нужно указывать конкретный размер новой зарплаты работницы. Трудового кодекса определяет ее нижнюю границу - средний заработок по прежней работе.

Зарплата, рассчитанная исходя из среднего заработка по прежней работе, в одном месяце может оказаться больше, а в другом меньше заработка, рассчитанного из нового оклада работницы.

Каждый месяц, пока длится легкая работа, бухгалтеру придется производить сравнение. Для этого удобнее взять дневные значения среднего заработка по прежней работе и зарплаты по новой работе.

Как оформить перевод беременной сотрудницы на легкий труд, покажем на примере.

Пример 2

Записи в дополнительном соглашении к трудовому договору о переводе на легкий труд

Продолжим пример 1. Сотрудница ПАО «Океан» Е.М. Акулова, инженер-испытатель 3-й категории, 22 декабря 2014 года представила работодателю медицинское заключение и заявление о переводе на легкий труд в связи с беременностью.

На время поиска подходящей работы сотрудница была освобождена от работы с выплатой среднего заработка.

С 12 января 2015 года работница с ее согласия переведена на легкий труд в отдел сертификации на должность специалиста. Размер зарплаты на прежней должности равен 27 800 руб. в месяц, а по новой должности - 26 500 руб. в месяц.

Нужно документально оформить перевод на легкий труд.

Работодателю нужно заключить с работницей дополнительное соглашение к трудовому договору (см. образец 4).

Образец 4 Фрагмент дополнительного соглашения к трудовому договору

На основании дополнительного соглашения работодатель издает приказ о временном переводе. Он может использовать унифицированную форму № Т-5 или самостоятельно разработанную форму.

Использовать унифицированную форму № Т-5 не совсем удобно, в ней предусмотрены строки для указания тарифной ставки (оклада) по новой должности в рублях и копейках. А в случае перевода на легкий труд сумма сохраняемого среднего заработка будет в каждом месяце разной в зависимости от количества рабочих дней. Мы составим приказ в произвольной форме (образец 5 ниже).

Образец 5 Приказ о переводе на легкий труд

Беременную работницу нужно ознакомить:

С приказом о временном переводе под роспись;

Должностной инструкцией по новой должности;

Другими локальными нормативными актами, связанными с работой в новой должности.

В табеле учета рабочего времени по унифицированной форме № Т-12 или форме, разработанной компанией, период перевода на легкий труд будет отмечен буквенным кодом «Я» или цифровым 01 (образец 6 ниже).

Образец 6 Фрагмент табеля учета рабочего времени в январе 2015 года

Запись о переводе на легкий труд нужно сделать в разделе III «Прием на работу и переводы на другую работу» личной карточки работника по форме № Т-2 (образец 7 ниже). С записью работницу нужно ознакомить под роспись.

Образец 7 Раздел III личной карточки «Прием на работу и переводы на другую работу»

Оклад после перевода на легкий труд оказался выше прежнего

Если оклад по выполняемой работе окажется выше оклада по прежней должности, работодателю нужно быть готовым доказывать проверяющим из ФСС РФ, что беременная сотрудница имеет специальное образование, квалификацию или опыт работы, необходимые для вышеоплачиваемой должности. В противном случае они могут расценить такой перевод перед отпуском по беременности и родам, как искусственное завышение выплат в расчетном периоде с целью увеличения размера пособия, и попытаться отказать компании в возмещении пособия по беременности и родам.

Правовые основы: ТК РФ, ст. 254

1. Предоставление работницей медицинского заключения и подача заявления о переводе на другую работу.

Оформление перевода начинается с написания работницей заявления о переводе. К заявлению подкалывается копия медицинского заключения. Далее заявление визирует руководитель структурного подразделения, из которого переводится работница, и руководитель подразделения, в которое переводится работница, а также руководитель организации. После оформления приказа о переводе заявление подкалывается в папку с основаниями к приказам по личному составу.

2. Ознакомление работника под роспись с должностной инструкцией.

Работница должна быть письменно ознакомлена с должностной инструкцией и иными локальными нормативными актами, имеющими непосредственное отношение к работе по новой должности.

Работница может быть ознакомлена с должностной инструкцией с помощью листа ознакомления. который прошивается вместе с локальными нормативными актами.

3. Оформление дополнительного соглашения к трудовому договору.

Изменения условий трудового договора оформляются письменно в виде дополнительного соглашения к трудовому договору в двух экземплярах, каждый из которых подписывается руководителем организации и работником. Один экземпляр доп.соглашения остается у работодателя, второй – вручается работнице.

4. Регистрация дополнительного соглашения к трудовому договору в Журнале регистрации дополнительных соглашений к трудовым договорам.

5. Оформление приказа (распоряжения) о переводе на другую работу.

Перевод на другую работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного дополнительного соглашения к трудовому договору.

Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу имеет унифицированную форму - № Т-5 (о переводе работника на другую работу) или № Т-5а (о перевод работников на другую работу), утвержденные Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004г.

Приказ о переводе работника (работников) на другую работу подписывается руководителем организации.

6. Регистрация приказа в Журнале регистрации приказов

7. Ознакомление работницы с приказом под роспись

Приказ (распоряжение) работодателя о переводе объявляется работнице под роспись.

8. Внесение записи о переводе в личную карточку работницы. Ознакомление работницы с этой записью под роспись.

Обратите внимание: перед оформлением отпуска по беременности и родам работницу необходимо перевести обратно на прежнее место работы и уже по основной должности на основании заявления и листка нетрудоспособности оформить отпуск по беременности и родам.

Переводим беременную работницу на легкий труд

Переводим на легкий труд беременную работницу

Сотрудница принесла медицинское заключение, из которого следует, что в связи с беременностью ей рекомендован легкий труд, исключающий воздействие неблагоприятных факторов. Однако для перевода на новое место этого документа еще не достаточно. Нужно получить от женщины соответствующее заявление. А до предоставления легкой работы освободить от должности с сохранением среднего заработка за все пропущенное время. Давайте посмотрим, как правильно в этом случае оформить кадровые документы.

Популярное по теме

Сотрудница принесла медицинское заключение, из которого следует, что в связи с беременностью ей рекомендованы легкие условия труда. исключающие воздействие неблагоприятных факторов. Однако для перевода на новое место этого документа еще не достаточно. Нужно получить от женщины соответствующее заявление. А до предоставления легкой работы освободить от должности с сохранением среднего заработка за все пропущенное время. Давайте посмотрим, как правильно в этом случае оформить кадровые документы.

1. Необходимо получить заявление сотрудницы о переводе на легкую работу.

2. Следующий шаг - приказ по личному составу о переводе беременной женщины на другую работу с обязательной отметкой об ознакомлении.

3. Затем отдел кадров готовит приказ (распоряжение) о переводе сотрудницы на другую работу с указанием оснований для такого решения.

ПЕРЕВОД НА ЛЕГКИЙ ТРУД

«_____»___________20___ г. №_____________

г. Тольятти

О переводе на легкий труд

На основании ст. 254 ТК РФ, в связи с медицинским заключением о состоянии здоровья,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Перевести литейщика пластмасс Афанасьеву Т.А. на легкий труд с 17 августа г. до предоставления отпуска по беременности и родам, с сохранением среднего заработка.

2. Освободить Афанасьеву Т.А. от труда, связанного с подъемом тяжестей сыше 3-5 кг, длительным пребыванием в вынужненной рабочей позе, ночными сменами, проф.вредностями.

3. Установить на вышеуказанный период пятидневный график работы с двумя выходными - суббота и воскресенье, восьмичасовой рабочий день.

Основание: заключение ВК от 16.08. г. (Протокол ВК №166/245 от 16.08. г.), личное заявление Афанасьевой Т.А.

Управляющий директор Петров И.И.

С приказом ознакомлен:

____________________/Афанасьева Т.А./

Как перевести беременную сотрудницу на легкий труд

КАК ПЕРЕВЕСТИ БЕРЕМЕННУЮ СОТРУДНИЦУ НА ЛЕГКИЙ ТРУД

Ситуация: продавец Н. Шнитко обратилась в отдел кадров с просьбой перевести ее на "легкий труд" в связи с беременностью. Сейчас она работает по графику "двое суток через двое", смена продолжается с 9:00 до 23:00. Какой труд можно считать легким? Можно ли отказать работнице в такой просьбе? И как оформить перевод?

С подобными просьбами кадровики сталкиваются часто. Прежде всего, отметим, что состояние беременности само по себе не является основанием для перевода работницы на "легкий труд". Вообще, понятие "легкого труда" в Трудовом кодексе Российской Федерации отсутствует.

Согласно ст. 259 ТК РФ запрещено направлять беременных женщин в служебные командировки, привлекать их к сверхурочной работе, работе в ночное время, выходные и нерабочие праздничные дни. Ночным в соответствии со ст. 96 ТК РФ является время с 22 часов до 6 часов. Так как смена продавца Н. Шнитко заканчивается в ночное время (в 23:00), она вправе потребовать у работодателя изменения режима рабочего времени. Для этого не потребуется специальное медицинское заключение - достаточно предъявить справку о беременности. Обратите внимание: поскольку в ст. 259 ТК РФ содержится прямой запрет, рабочее время должно быть сокращено независимо от желания или нежелания сотрудницы.

Кроме того, по заявлению беременной женщины ей должна быть предоставлена возможность работать в режиме неполного рабочего времени. Оплата в этом случае исчисляется за фактически отработанное время (ст. 93 ТК РФ). По запросу работодателя, но не чаще одного раза в 3 месяца женщина обязана предоставлять ему медицинскую справку, подтверждающую состояние беременности (ст. 261 ТК РФ).

В ст. 254 ТК РФ указано, что беременным женщинам в соответствии с медицинским заключением и по их заявлению снижаются нормы выработки, нормы обслуживания либо такие сотрудницы переводятся на другую работу, исключающую воздействие неблагоприятных производственных факторов, с сохранением среднего заработка по прежней работе.

Для осуществления перевода работница должна представить врачебное заключение о переводе беременной на другую работу (форма N 084/у, утв. Приказом Минздрава СССР от 04.10.1980 N 1030 <1>). Такой документ беременная женщина может получить уже при первом визите к врачу акушеру-гинекологу. Данное заключение выдается женщинам, трудовая деятельность которых связана с вредными или опасными производственными факторами, а также в других случаях - если имеются индивидуальные показания (Инструкция по организации работы женской консультации, утв. Приказом Минздрава России от 10.02.2003 N 50 "О совершенствовании акушерско-гинекологической помощи в амбулаторно-поликлинических учреждениях"). В медицинском заключении должны содержаться конкретные указания на то, какие именно производственные факторы являются для работницы неблагоприятными. Кроме того, кадровикам нелишне знать, что требования к условиям труда женщин в период беременности изложены в разд. 4 СанПиН 2.2.0.555-96 "Гигиена труда. Гигиенические требования к условиям труда женщин. Санитарные правила и нормы", утв. Постановлением Госкомсанэпиднадзора России от 28.10.1996 N 32. В этом документе подробно описано, какие условия труда надо создать беременной сотруднице.

<1>Приказ Минздрава СССР от 04.10.1980 N 1030 на сегодняшний день уже не действует, однако в Письме Минздравсоцразвития России от 30.11.2009 N 14-6/242888 сообщается, что после отмены данного нормативного акта новый альбом образцов учетных форм издан не был. В связи с этим учреждения здравоохранения по рекомендации Минздравсоцразвития России используют в своей работе для учета деятельности бланки, утвержденные Приказом Минздрава СССР от 04.10.1980 N 1030.

Вместе с медицинским заключением сотрудница должна передать работодателю заявление с просьбой о предоставлении ей работы в соответствии с медицинскими показаниями (пример оформления приведен в Приложении 1). Полученное заявление необходимо зарегистрировать в отделе кадров или секретариате организации, ведь именно с этого момента работодатель должен приступить к решению вопроса о переводе работницы. На практике возможна ситуация, когда предоставленная женщиной справка была выдана, например, месяцем раньше. В этом случае получается, что работодатель нарушил требования законодательства, т. к. он должен был немедленно приступить к решению вопроса о переводе беременной сотрудницы. А до перевода беременной женщине на другой вид деятельности, исключающий воздействие неблагоприятных производственных факторов, она подлежит освобождению от работы с сохранением среднего заработка за все пропущенные вследствие этого рабочие дни за счет средств работодателя (ч. 2 ст. 254 ТК РФ). В случае если заявление надлежащим образом зарегистрировано, ответственность за его несвоевременное предоставление с работодателя снимается.

Получив от работника медицинское заключение о противопоказаниях для выполнения работы, которая обозначена в трудовом договоре, работодатель обязан перевести сотрудника на подходящую для него работу (Приложение 2). Согласно нормам ст. 73 ТК РФ сделать это необходимо по письменному согласию работника. Ознакомившись с предложением, работник вправе согласиться с переводом или отказаться от него.

Если сотрудник согласен сменить вид деятельности, необходимо внести изменения в трудовой договор, оформив дополнительное соглашение к нему (Приложение 3), издать приказ о переводе по унифицированной форме N Т-5 (Приложение 4) и сделать соответствующую запись в табеле учета рабочего времени. Согласно п. 4 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, в трудовую книжку вносятся записи только о переводе на другую постоянную работу. В данном случае перевод носит временный характер и отражать эту информацию в трудовой книжке не нужно.

Кстати. Желательно вести журнал учета всех работников, для которых предусмотрены льготы и дополнительные гарантии. В нем необходимо указывать вид предоставляемых гарантий и срок действия льготы (например, дату окончания действия медицинского заключения, инвалидности, срока достижения ребенком трехлетнего возраста и др.). Это облегчит работу кадровой службы не только при рассмотрении вопросов, связанных с переводом и увольнением работников, но и при привлечении к сверхурочной работе, направлении в командировки и т. д.

Как быть, если подходящей работы нет или сотрудник отказывается от перевода? В таком случае сотрудник должен быть освобожден от обязанностей, которые могут нанести вред его здоровью. При этом на период, указанный в медицинском документе, за ним сохраняются рабочее место и должность, средний заработок также остается неизменным.

В соответствии с ч. 1 ст. 254 ТК РФ необходимо учитывать, что при переводе на другую работу беременным женщинам сохраняется средний заработок по прежней работе. Это значит, что в случае, когда размер заработной платы по новой должности выше, чем средний заработок по прежней работе, то в дополнительном соглашении и приказе указывается размер заработной платы, предусмотренный по новой должности. Если же размер заработной платы по новой должности ниже, чем средний заработок по прежней работе, то в дополнительном соглашении и приказе указывается средний размер заработной платы.

В целях соблюдения трудового законодательства и предоставления беременным женщинам работы без неблагоприятных или вредных факторов можно воспользоваться нормами Постановления ВС СССР от 10.04.1990 N 1420-1 "О неотложных мерах по улучшению положения женщин, охране материнства и детства, укреплению семьи". В п. 11 этого нормативного акта определено, что для обеспечения своевременного перевода беременных женщин на другую, более легкую, работу руководители предприятий, организаций совместно с профсоюзными комитетами, органами санитарного надзора и с участием женских общественных организаций в соответствии с медицинскими требованиями могут устанавливать рабочие места и определять виды работ, на которые могут переводиться беременные женщины либо которые могут выполняться ими на дому, а также создавать специальные цеха (участки) или производства на долевых началах.

Иногда недобросовестные работодатели стремятся избавиться от беременных сотрудниц несмотря на то, что те успешно справляются со своими профессиональными обязанностями. Однако в этом случае они грубейшим образом нарушают трудовое законодательство: расторжение трудового договора по инициативе работодателя с беременными женщинами запрещено ст. 261 ТК РФ. Исключение составляют случаи ликвидации организации или прекращения деятельности индивидуальным предпринимателем (п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). За необоснованное увольнение беременной женщины работодатель (должностное лицо) несет уголовную ответственность (ст. 145 Уголовного кодекса Российской Федерации).

Приложение 1

Пример заявления о переводе на "легкий труд"

Отдел продаж Генеральному директору

ООО "Магазин "Продукты"

Соколову Д. М.

ЗАЯВЛЕНИЕ

О предоставлении работы в соответствии Предложить перевод Шнитко Н. П.

с медицинским заключением на должность фасовщика

Соколов 12.08.

Прошу перевести меня на легкую работу, исключающую воздействие вредных факторов, в соответствии со ст. 254 Трудового кодекса РФ. Медицинское заключение прилагаю.

Пример предложения о временном переводе на другую работу

Общество с ограниченной ответственностью Продавцу отдела продаж

"Магазин "Продукты" Н. П. Шнитко

(ООО "Магазин "Продукты")

О переводе

Уважаемая Наталья Петровна!

Рассмотрев Ваше заявление о предоставлении работы в соответствии с медицинским заключением, предлагаем Вам перевод на должность фасовщика отдела продаж временно, на срок с 12.08. по 11.12., с окладом 15 000 руб.

Для обеспечения эффективного использования информации при принятии различного рода решений, предоставления в распоряжение специалистов всего массива информации по определенному вопросу в кратчайшее время в организации должна быть создана рациональная поисковая система. Современная информационно-поисковая система (ИПС) должна включать информацию практически обо всех документах, которыми располагает организация.

Основой построения поисковых систем является регистрация документов - фиксация факта создания, поступления или отправления документа путем проставленная на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Регистрация документов позволяет:

· подтвердить факт создания, отправки или получения документа;

· создать регистрационно-справочный аппарат;

· определить технологию контроля за исполнением документа; количественные и качественные характеристики документов; организацию работы с документами в делопроизводстве и архиве.

Исходя из этого, можно сформулировать цели регистрации :

· учет документов,

· справочная работа по документам,

· контроль исполнения или использования документов.

Главное назначение регистрации - придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или получения; если поступивший документ не зарегистрирован, организация не берет на себя ответственность за его исполнение, так как факт его поступления не подтвержден.

Процесс регистрации - это ввод в традиционную и/или автоматизированную справочно-информационную (информационно-поисковую) систему учреждения исходных сведений о документах, что позволяет создать базу данных о документах учреждения.

Процедура регистрации состоит из двух этапов:

1) проставление отметки на документе;

2) заполнение регистрационной формы, установленной в организации (журнал, карточка, электронная карточка).

Факт включения документа в информационно-поисковую систему фиксируется присвоением ему регистрационного номера (индекса), который служит главным учетным и поисковым признаком документа.

Принципы регистрации документов:

1. Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях (организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.), независимо от способа получения.

2. Регистрируются документы, изготовленные как в традиционной машинописной форме, так и с использованием средств вычислительной техники (машиночитаемые, машинограммы).

3. Регистрация должна быть однократной. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние - в день подписания или утверждения. Это позволяет исключать повторный ввод в систему исходных сведений о документе. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

4. Регистрируются как внутренние и исходящие документы, так и поступающие из вышестоящих, подведомственных и сторонних организаций или от частных лиц. На базе регистрационных данных строится учет документов, их поиск и контроль исполнения.

5. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документа. Например, отдельно регистрируются:

ü приказы руководителя по основной деятельности;

ü приказы по личному составу и по кадрам;

ü приказы руководителя вышестоящей организации по основной деятельности;

ü решения коллегии вышестоящей организации;

ü акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности;

ü бухгалтерские сводки, отчеты;

ü планы работы подведомственной организации и др.

Порядковые номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.

6. Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. Рекомендуется составлять список документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ и сразу передаваемых в соответствующие службы, и документов, не регистрируемых вообще из-за их малой значимости. Часто руководитель организации составляет и утверждает единый список (перечень) таких документов, например:

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель организации

И.О. Фамилия

Регистрация документов - важная составляющая организации работы с документами. Основная цель регистрации - придание документу юридической силы. Помимо этого регистрация позволяет обеспечить учет, контроль и возможность поиска документов, используемых в управленческой деятельности учреждения. При соблюдении правил регистрации делопроизводственная служба быстро наводит справки о местонахождении документов на любой стадии работы с ними.

Значение регистрации документов заключается также в том, что присвоение документу регистрационного номера (индекса) фиксирует факт его создания, отправления или получения, а значит, как уже указывалось, придает документу юридическую силу, и организация, создавшая, получившая или отправившая документ, становится ответственной за него.

Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрация документов необходима для решения следующих задач: учет количества документов; обеспечение сохранности документов, устранение возможности потерь документов; обеспечение возможности ведения контроля исполнения документов; обеспечение поиска документов в информационно-справочных целях. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях. Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы. Однако не все документы организации регистрирует служба ДОУ. Документы специальных (функциональных) систем документации (плановые, бухгалтерские, финансовые и др.) регистрируются в соответствующих подразделениях. В службе ДОУ на этих документах ставится только дата поступления. Службой ДОУ разрабатывается перечень документов, регистрируемых в структурных подразделениях. Регистрация документов должна быть только однократной. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние - в день подписания или утверждения.

При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он не должен регистрироваться повторно. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно. Регистрационный индекс входящих и исходящих документов включает: порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов; индекс по номенклатуре дел. В состав индекса могут дополнительно входить номера (коды) из классификаторов корреспондентов, структурных подразделений, вопросов деятельности и т.д. Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий, протоколы заседаний, отчеты, докладные записки и т.д. Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.

Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация. Регистрационные индексы присваиваются входящим, исходящим и внутренним документам в пределах календарного года. В качестве регистрационных форм в зависимости от объемов регистрируемых массивов документов используют регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки (РКК). Журналы удобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, так как поиск информации, но журналу довольно продолжителен по времени. Соблюдая на званные выше правила индексации документов, необходимо вести одновременно несколько журналов регистрации отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов, разделив последние еще и по видам документов. Кроме того, по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль документы на контрольных карточках. Этих недостатков лишены РКК, позволяющие более оперативно вести информационно-справочную работу и осуществлять контроль за исполнением документов без повторной регистрации.

РКК печатается в нескольких экземплярах, что позволяем создать несколько справочных картотек (по вопросам деятельности, по корреспондентам и т.п.) и контрольную картотеку. Один из экземпляров карточки можно передавать вместе с документом в структурное подразделение, где документ будет исполняться, что позволяет устранить его повторную регистрацию в подразделениях. Карточки удобны при наличии больших массивов документов разных видов. При ведении карточной системы регистрации документов в службе ДОУ должны быть подготовлены к началу нового календарного года специальные нумерационные бланки-шахматки для отметок об использовании очередного порядкового номера при регистрации документов.

Установлен следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов: автор (корреспондент); название документа; дата документа; индекс документа; дата поступления документа (для входящих документов); индекс поступления документа (для входящих документов); заголовок документа или его краткое содержание; резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); срок исполнения; отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа); номер дела. В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть дополнен следующими: исполнители; расписка исполнителя в получении документа; ход исполнения; приложения и др. Формы регистрационного журнала и карточки не регламентированы, т.е. порядок расположения реквизитов в этих формах определяется службой ДОУ предприятия. Регистрация документов-ответов должна вестись на регистрационных формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрационного массива.

Регистрируемые и нерегистрируемые документы

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации: поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц (обращения граждан). Регистрируются все документы независимо от способа их изготовления - как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые с помощью новейших информационных технологий.

Составляя перечень нерегистрируемых документов, нужно знать, что некоторые из них вообще не регистрируются (это, как правило, поздравительные письма, приглашения, рекламная продукция и т.д.). Однако часть входящих документов регистрируют не в службе ДОУ, а в структурных подразделениях, куда они передаются для исполнения. Например, расчетно-денежная и бухгалтерская документация регистрируется в бухгалтерии, плановая - в плановом отделе и т.д.

Иными словами, в перечень нерегистрируемых документов включают те, которые не регистрирует служба ДОУ или секретарь. Хотя в практике работы ряда организаций регистрируют и те документы, которые передают в бухгалтерию, плановый отдел, отдел снабжения и т.д. Этот факт необходимо зафиксировать в инструкции по делопроизводству. Такая регистрация позволяет создать службе ДОУ единый банк данных о документах организации, но в этом случае увеличивается нагрузка на работников службы ДОУ.

Особенности регистрации документов в организации

Основной принцип регистрации - однократность. Это означает, что документы должны регистрироваться один раз: входящие - в день поступления, внутренние и исходящие - в день подписания или утверждения. Если зарегистрированный документ передается из одного структурного подразделения в другое, повторно его не регистрируют.

В крупных организациях регистрация документов в основном проводится децентрализованно - в местах их создания и исполнения. Например, документация, фиксирующая деятельность организации по материально-техническому снабжению, регистрируется в управлении (отделе) снабжения; протоколы, постановления (решения) коллегии, распорядительные документы по основной деятельности, письма на имя руководства и ответы на них - в делопроизводственной службе. В таких случаях места регистрации документов должны быть зафиксированы в Инструкции по делопроизводству. В небольших организациях регистрация ведется в канцелярии, а если ее нет - все документы регистрирует секретарь.

Регистрация осуществляется в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора, содержания. Например, следует отдельно регистрировать приказы, поступившие из вышестоящих организаций, приказы по основной деятельности и приказы по личному составу, создаваемые в организации, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, заявки на материально-техническое снабжение и др.

Порядковые регистрационные номера присваиваются документам каждой группы в течение календарного года.

Секретарь должен знать особенности регистрации организационных документов, номенклатуры дел, совместных документов.

К организационным документам, как известно, относятся положение о структурных подразделениях, должностные инструкции, инструкции, правила, создаваемые внутри организаций. Все перечисленные документы оформляются на общих бланках, на которых после даты проставляют порядковый (регистрационный) номер созданного документа.

Входящие и создаваемые документы регистрируются отдельно.

Если организация получает и отправляет факсограммы, их рекомендуется регистрировать в журналах входящих и исходящих факсограмм независимо от наименования вида документа.

Индекс регистрируемого документа включает порядковый регистрационный номер, который, исходя из задач поиска документов в организации, может дополняться индексами дел по номенклатуре дел, по классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. Организация вправе самостоятельно решать вопрос о составляющих частях индекса документа, а также последовательность их расположения. Составные части индекса могут быть расположены в следующей последовательности:

порядковый регистрационный номер;

индекс по номенклатуре дел;

индекс по используемому классификатору.

При формировании индекса его составные части отделяются друг от друга косой чертой, например: №12/03-21/18.

Косой чертой разделяются также регистрационные номера разных организаций в регистрационном номере документа, составленного совместно двумя и более организациями.

Обращения граждан регистрируются с включением первой буквы фамилии заявителя в регистрационный номер.

Формы регистрации документов

В настоящее время используют существует три формы регистрации:

журнальная;

карточная;

электронная.

Журнальная регистрация. Журнальную регистрацию целесообразно применять, когда количество обрабатываемых документов невелико (500-600 документов в год или 15-20 в день). Ее отличительной особенностью является то, что запись сведений о документах ведется в хронологической последовательности.

Журнал регистрации представляет собой книгу, каждая страница которой разделена на графы, где содержатся сведения о зарегистрированных документах. Количество граф определяется организацией.

Карточная регистрация. Карточная форма регистрации стала активно внедряться в делопроизводство советских учреждений после издания ЕГСД. Все входящие и создаваемые документы регистрируются на карточках. Карточки изготавливаются из плотной бумаги, как правило, формата А5 (148х210) или А6 (105х148). Карточка включает графы, куда вносятся реквизиты, необходимые и достаточные для фиксации информации о документе.

Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания условий перехода к автоматизированной регистрации ГСДОУ установлен обязательный состав реквизитов, помещаемых на карточке:

название вида документа;

дата документа;

индекс документа (дата и индекс поступления документа) - для документов, поступающих в организацию;

заголовок документа или его краткое содержание;

резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

срок исполнения;

отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу), дата фактического исполнения и индекс документа-ответа;

номер дела по номенклатуре дел.

Организациям предоставлено право при необходимости увеличить состав реквизитов карточки, включая в нее следующие графы:

исполнители;

расписка исполнителя в получении документа;

ход исполнения;

приложения и др.

Состав и расположение реквизитов карточки обязательно должны быть указаны в Инструкции по делопроизводству.

Количество экземпляров карточек, заполняемых для регистрации одного документа, определяется организацией. Обычно их число определяется количеством справочных и контрольных картотек. В некоторых организациях документ передается с одним экземпляром карточки. В этом случае количество карточек увеличивается на одну. Например, в организации ведут две картотеки: контрольную и справочную. Тогда на один документ заполняют три карточки. Справочных картотек может быть три, тогда количество карточек будет равно пяти: одна - для контрольной картотеки, три - для справочных, одна - для исполнителя.

Электронная регистрация. Организации, использующие компьютерные программы по делопроизводству, регистрируют документы на электронных карточках, т.е. карточках, которые выводятся на экран компьютера. Форма электронной карточки аналогична традиционной РКК, порядок ее заполнения такой же, только набор осуществляется при помощи клавиатуры.

Если в организации создана единая локальная компьютерная сеть, регистрация ведется в структурных подразделениях, а база данных создается автоматически.