Унифицированная форма номенклатуры дел. Номенклатура дел. Что такое номенклатура дел и для чего она нужна

Что такое номенклатура дел?

Согласно п. 3.4.1 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Правила), номенклатура дел — это упорядоченный список наименований дел, используемых в делопроизводстве предприятия, содержащий сведения о продолжительности их хранения в архивах. На основании этого документа составляются описи дел, подлежащих дальнейшему (временному или постоянному) сохранению.

В соответствии с п. 3.4.4 Правил, существует 3 вида номенклатуры дел:

1. Типовая — используется на однородных предприятиях, имеет статус нормативного документа.
2. Примерная — содержит примерный список дел, которые могут быть сформированы в процессе функционирования предприятия, имеет рекомендательный характер.
3. Индивидуальная — составляется для конкретной организации на основании примерной или типовой номенклатуры дел.

Дело в документообороте

Чтобы понять сущность процедуры составления номенклатуры дел, необходимо точно определить понятие «дело». В документообороте это единица учета, которая может включать в себя несколько документов, объединенных по одному общему критерию.

Например, договор-заказ, содержащий расчет стоимости изготовления продукции по запросу заказчика «А», является документом, входящим в состав дела «Договоры-заказы», состоящего из аналогичных договоров, заключенных с разными заказчиками. При этом может существовать и дело, включающее разнородные документы, имеющие отношение к одному проекту.

Такой подход существенно упрощает процедуру работы с документами. Включение каждого из них в номенклатуру сделало бы ее чрезмерно раздутой, причем использование каждого нового бланка повлекло бы за собой необходимость внесения правок и корректировок. Объединение же документов в дела лишает номенклатуру указанных недостатков.

Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел компании составляется на основании аналогичных реестров, разработанных для каждого из ее подразделений в отдельности. Документ подписывается директором архива, согласовывается с начальником службы, ответственной за ведение документооборота и утверждается директором предприятия, на котором используется эта номенклатура. После того как документ будет официально утвержден, выписки из него направляются в структурные подразделения компании с целью последующего использования в работе.

Номенклатура составляется ежегодно, в конце последнего квартала года и вступает в действие с 1 января нового года. Согласовывать документ с архивным учреждением необходимо не реже одного раза в 5 лет. Если же структура управления организации претерпевает радикальные изменения, номенклатуру ее дел также придется пересмотреть.

Порядок оформления реестра

Чтобы составить номенклатуру дел, учитывающую перечень документов, хранящихся в каждом из подразделений организации, необходимо выполнить следующие действия:

1. Определить перечень документов, используемых в организации, и установить срок их хранения. Для этого можно использовать опросный лист, который заполняются уполномоченным представителем каждого из подразделений компании. После того как лист будет подготовлен, необходимо переработать содержащуюся в нем информацию и составить на ее основании полный список имеющихся документов. В соответствии с этим списком можно сформировать предварительный перечень дел, в которые они будут объединены.
2. Пронумеровать структурные подразделения организации. Полный список подразделений можно получить в отделе кадров. Каждому отделу присваивается свой порядковый номер, при этом очередность нумерации особого значения не имеет — главное, учесть все подразделения.
3. Создать номенклатуру каждого подразделения. На основании полученного списка дел в каждом отделе предприятия составляется собственная номенклатура. О том, как это сделать, будет рассказано далее. Кроме того, можно ознакомиться со статьей , рассказывающей о формировании номенклатуры дел в отделе кадров.
4. Составить общую номенклатуру дел всей организации. После того как все подготовительные работы будут выполнены, можно приступать к составлению общей номенклатуры. Эта процедура является довольно простой: все номенклатуры, составленные для каждого из подразделений компании, объединяются в один документ.

Состав и структура

Положения п. 3.4.9 Правил устанавливают перечень сведений, которые должен содержать готовый документ. Их необходимо свести в таблицу, которая может иметь шапку следующего вида:

Таблица заполняется следующим образом:

Графа 1 — проставляется индекс дела, включенного в номенклатуру. Он формируется так: номер структурного подразделения, использующего дело, плюс (через дефис) порядковый номер дела, под которым он зафиксирован в номенклатуре этого подразделения. При составлении индекса используются арабские цифры.

Графа 2 — указывается заголовок дела. Он должен быть четким, лаконичным и отражать в обобщенном виде содержание всех документов, входящих в состав дела. Использовать размытые формулировки типа «Разное» или «Прочие документы» запрещается. Сначала в номенклатуру включаются заголовки дел, включающих организационно-распорядительную документацию, затем — заголовки дел, содержащих текущие планы и отчетность.

Графа 3 — прописывается количество дел. Раздел заполняется по окончании года — после того как будет установлено точное количество дел (частей или томов), сформированных в процессе работы с документацией.

Графа 4 — указываются срок хранения дела и номера статей по используемому перечню (типовому или разработанному специально для конкретной организации). При отсутствии такого перечня применяются номера статей, указанные в типовой или примерной номенклатуре дел.

Графа 5 — добавляются примечания. К ним относятся отметки о состоянии ведения дел: заведении, уничтожении, перенесении из одного календарного года в другой (например, если какие-либо вопросы не были решены на момент окончания года, дело, содержащее связанную с ними документацию, переносится в наступивший год).

Образец номенклатуры дел организации на 2018 год приводим ниже. Он может быть использован при составлении документа, отвечающего нуждам конкретного предприятия и содержащего перечень дел, формируемых в ходе его функционирования.

Образец номенклатуры дел организации 2018 года

Индекс дела	Заголовок дела	Количество дел	Срок хранения дела	Примечание
01. Планово-экономический отдел
	Устав АО		Постоянно	Переходящее с 2017 года
	Штатные расписания		Постоянно	Переходящее с 2017 года
02. Отдел кадров
	Должностные инструкции		75 лет
	Приказы по сотрудникам		75 лет
03. Бухгалтерия
			3 года
	Положение об оплате труда и премировании		Постоянно

Всего систематизировано 6 (шесть) дел.

Не знаете свои права?

Номенклатура дел - установленный законодательством или внутренним распоряжением организации список заводимых и ведущихся накопительных дел по направлениям деятельности общества, независимо от его правовой формы.

Предлагаем кратко проанализировать такое делопроизводство и предложим типовые примеры используемой номенклатуры дел.

Квалифицированные специалисты готовы дать бесплатные пояснительные рекомендации, в случае возникновения у вас дополнительных вопросов. Для этого достаточно заполнить онлайн заявку на сайте и направить ее в наш адрес.

Основания и порядок формирования номенклатуры

В некоторых случаях номенклатура дел устанавливается действующим законодательством. Это касается, прежде всего, трудовой деятельности, связанной с особо важным документооборотом или оборотом бланков строгой отчетности.

Однако, любой руководитель организации вправе самостоятельно определить список номенклатуры дел в областях, не регламентированных действующими нормами права.

Установленный порядок заведения, ведения и хранения дел устанавливается посредством издания внутреннего локального акта. Такой документ документально закрепляет применяемые правила документооборота.

Для сотрудников, назначаемых ответственными за ведение рассматриваемых дел могут быть изданы дополнительные инструкции и положения, устанавливающие правила поведения.

В необходимых случаях, порядок ведения дел может быть изменен руководством организации. Такое изменение подлежит документальному оформлению в виде приказа, распоряжения или иного подобного документа.

На предприятии может быть установлена единая номенклатура дел, а также требуемый список дел, подлежащих ведению в обособленных подразделениях организации.

Оконченные производством дела подлежат сдаче в архив для последующего хранения установленный временной промежуток.

Правила ведения номенклатуры дел в организации

Заведенные дела ведутся в строгом соответствии с требованиями законодательства, а также внутренними локальными актами организации. Дополнительные положения, изданные в фирме, не должны противоречить действующим нормам права.

Дополнительные регламентирующие документы подлежат утверждению и передаче для ознакомления заинтересованным и ответственным за подобный документооборот должностным лицам или работникам фирмы.

В случае, если ведущиеся дела имеют гриф секретности или для служебного пользования, то сотрудники организации, ответственные за ведение таких дел, должны иметь соответствующий допуск к государственной тайне.

Документы и дела, ведущиеся в электронном виде или в виде соответствующих электронных баз, также подлежат включению в номенклатуру дел.

Подшитые в такие дела документы подлежат хранению необходимое количество лет, установленных для дела в целом. В случае необходимости, хранящиеся в таких делах документы могут изыматься из них. В таком случае, на их места, для учета, подлежит приобщению карточка-заместитель, к которой указывается дата и основания изъятия основного документа, сотрудник фирмы осуществивший изъятие, а также место нахождение такого документа после его изъятия из дела.

Номенклатура дел
отдела кадров на 2015 год

Открытое акционерное общество
«Научно-исследовательский технологический институт»

Утверждаю
Генеральный директор

Номенклатура дел организации - это регистр, необходимый для упорядочения все имеющихся в ней дел, хранящихся более 10 лет.

Образец сводной номенклатуры дел (НД) организации позволяет упорядочить все дела, которые в ней заводят. Он отличается строгой систематизацией и соблюдением указанного срока хранения. Такое определение дано в статье 3.4 "Основных правил работы архивов организаций" , одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. Мы разберемся, как ее правильно вводить и оформлять.

Зачем нужна номенклатура дел

Когда документы хранятся более 10 лет или постоянно, их учет должен быть более строгим и упорядоченным. Систематизировать их и помогает номенклатура. К ее основным функциям относят:

• группировку имеющихся документов по разным критериям;
• обеспечение их сохранности;
• возможность быстро найти нужную бумагу;
• индексацию дел.

Применяется она и в архивном делопроизводстве, когда нужно хранить документы менее 10 лет.

Виды номенклатур

В зависимости от особенностей документооборота на конкретном предприятии, могут составлять один из нескольких типов НД.

Типовая — это нормативный документ. Ее формы закреплены в приложениях 7 (для организации в целом) и 8 (для структурного подразделения). Сводная НД позволяет объединить данные по отделам в единый регистр. Скачать эти приложения можно в конце статьи.

Отдел кадров предприятия может заняться составлением и индивидуальной НД. Такое решение рационально, если в силу специфики деятельности перечень документов не вписывается в стандарты. При этом стоит учитывать:

• формы номенклатур за прошлые годы;
• мнение высшего руководства и начальников подразделений;
• учредительные документы;
• штатное расписание;
• планы развития предприятия;
• отчеты с выявленными недостатками в ведении документооборота.

Существуют и примерные НД — это регистры рекомендательного характера. Они используются в определенных категориях учреждений. В них приводится перечень дел, подлежащих учету, и их индексация.

Так, например, в Приложении 17 к Письму Министерства образования № 03-51/64 от 20.12.2000 можно найти примерную форму НД для образовательных учреждений. А в остальных приложениях — перечень документов, подлежащих включению в нее.

Как утверждают НД в организации

НД составляется на фирменном бланке компании. Далее следует длительный процесс согласования. В его рамках необходимо:

• получить одобрение архивной службы;
• подписать у начальника отдела документационного обеспечения;
• согласовать с экспертной комиссией;
• согласовать с экспертами федерального или муниципального архива (если дела передаются на государственное хранение).

В итоге руководитель организации утверждает номенклатуру, прошедшую все вышеперечисленные процедуры. Для этих целей требуется оформление приказа, который действует на протяжении календарного года.

Образец приказа об утверждении номенклатуры дел содержит следующие сведения:

• наименование организации;
• номер и дату приказа;
• описание НД, подлежащей утверждению;
• основание для этого;
• Ф.И.О. и должность ответственного лица;
• дату;
• подпись руководителя;
• отметку об ознакомлении с приказом ответственного лица.

Поскольку строгой формы этого документа законодательство не предусматривает, можно добавить и другие данные, имеющие значение.

Благодаря корректному оформлению номенклатуры дел организации, а также ответственному хранению можно достаточно быстро найти любой документ, актуальный на 2019 год образец документа, приведен в статье.

Пример составления и образец номенклатуры дел 2019

Как уже говорилось выше с 2019 года можно пользоваться собственной формой. Как правило, перечень представляют в табличном виде с пятью графами.

графа	содержание
1	индексы, обозначающие каждое дело – индекс должен отражать обозначение филиала и конкретного отдела предприятия; каждый индекс является уникальным
2	заголовки группируются в зависимости от их важности, а также на основе внутренних взаимосвязей между разными бумагами; при этом все названия должны быть конкретными (название вида «разные документы» – недопустимо)
3	количество томов с делами фиксируется по факту в конце каждого календарного года
4	срок хранения дел – до 10 лет, более 10 лет, постоянно
5	в примечаниях фиксируют решения о передаче документов, их уничтожении и прочих изменениях с указанием даты

Назначение и виды

Само по себе понятие номенклатура означает некий перечень однородной информации (названий, кодов, шифров и т.п.), сгруппированной по определенным признакам. Каждая единица информации (элемент) подобен другим по некоторым формальным признакам (например, по названию). В случае с документооборотом элементом номенклатуры является отдельное дело.

Дело чаше всего является отдельным документом, имеющим собственное название, номер и дату создания (подписи). Нередко под одним делом имеется в виду сразу несколько документов, сгруппированных по единому признаку – например, в личном деле сотрудника можно найти сразу несколько бумаг, имеющих к нему прямое отношение.

Таким образом, номенклатура дел организации – это перечень дел, т.е. их названий, расположенных в определенном порядке. В 2019 можно использовать любой образец, который будет наиболее удобен для поиска необходимой информации.

Основное назначение

Основное назначение номенклатуры дел – в систематизированном учете информации. Благодаря упорядоченному расположению разнородной документации сотрудники получают несколько удобных возможностей:

1. Именно благодаря ей можно обоснованно распределить все бумаги по папкам с указанием соответствующего признака группирования (по алфавиту, по датам, по сферам применения).
2. Перечень всегда составляется по определенным правилам – поэтому каждое дело имеет единообразную маркировку, благодаря которой уже по названию документа можно понять его назначение.
3. По маркировке можно и быстро обнаружить необходимые документы, не тратя лишнее время.
4. В соответствии с маркировкой также присваивают номера/названия вновь создаваемым документам.
5. Номенклатура представляет собой учетный документ, в котором приводятся названия дел временного хранения – не более 10 лет.
6. Её используют для проведения описей дел. В результате можно легко определить, какие бумаги уже утратили силу в связи с истечением времени хранения. Благодаря этому экономится место на складе.
7. Наконец, благодаря ней можно исключить риск потери каких-либо бумаг, что особенно актуально в случае проведения проверки

Разновидности

В зависимости от степени воздействия документа выделяют несколько его типов:

1. Типовая – это внутренний нормативный документ, который строго предписывает правила оформления, учета и хранения всех бумаг в данной компании, филиале или отделе. Как правило, составляется единая номенклатура дел на всю организацию (по образцу 2019 или иным образцам).
2. Примерная служит только условным образцом, т.е. ее правила не имеют строго характера – их можно рассматривать как рекомендации к оформлению.
3. Индивидуальная составляется по тому или иному отделу, структурному подразделению компании. Она позволяет учесть индивидуальные особенности документов конкретной сферы назначения (личные дела сотрудников, карточки учета материалов и т.п.).

Есть два варианта разработки:

1. Можно обратиться в специальную компанию, которая с учетом пожеланий фирмы разработает наиболее подходящий перечень. Благодаря такой услуге можно сэкономить много времени и получить достаточно удобную систему.
2. Можно составить ее самостоятельно, и этот вариант более трудоемкий, но он предпочтительнее первого. Причина в том, что именно внутри организации сотрудники могут разработать перечень названий бумаг наиболее правильно, с учетом конкретных особенностей документооборота в организации, сложившихся на практике.

При разработки собственного образца номенклатуры дел, следует придерживаться следующего порядка:

1. Ответственность за составление возлагается на уполномоченных сотрудников. На крупных предприятиях подобными вопросами занимается специальный отдел (канцелярия, секретариат, методический отдел и др.).
2. Намечают общие категории документов, которые ежегодно издаются в компании в достаточно большом количестве (т.е. не штучно, а потоком): общие, кадровые, бухгалтерские, отчетные и др.
3. Определяют специфику бумаг в каждом отделе и структурном подразделении (названия, сроки хранения, группировка).
4. Намечают общие правила в системе наименования документов – названия, нумерация, прочие обозначения.
5. Группируют бумаги в зависимости от требуемого срока хранения – как правило, создают две группы: до 10 лет включительно и более 10 лет.
6. Составляют проект, согласовывают ее с ответственными лицами – как правило, назначается внутренняя экспертная комиссия.
7. Приступают к разработке номенклатуры, в которой будут перечисляться названия дел организации.
8. Готовые примеры будущего документа утверждаются комиссией, а затем руководством, после чего её утверждают и издают соответствующий приказ, вводящий ее в действие.

Составляется 4 экземпляра: рабочий вариант (он дублируется в электронном виде, доступен для всех работников), экземпляр для архива компании, экземпляр для государственного архива, а также 1 вариант для службы делопроизводства (секретариата).

Как разработать документ самостоятельно: видео инструкция

Порядок работы

В процессе работы с документами следует соблюдать ряд правил:

1. Унифицируются формы запросов разных бумаг от представителей отделов, филиалов, структурных подразделения компании.
2. Постоянно фиксируется факты перемещения документов, их уничтожения и любых других изменений.
3. В конце каждого года (4 квартал) разрабатывается номенклатура дел для следующего года – как правило, она ничем не отличается от предыдущего.
4. Также в конце каждого года вносится итоговая запись по всем документам, заведенным в уходящем году. Они группируются в зависимости от предполагаемой длительности их хранения. Запись визируется подписью секретаря и начальника канцелярии (или иного руководителя). Затем она передается в архив.

Работа любой организации сопряжена с множеством документов, которые отражают ее хозяйственную деятельность. Если изначально на этапе становления работы предприятия не организовать делопроизводство, то спустя время найти какой-либо документ будет сложно. С этой целью создается номенклатура дел организации. Фактически это перечень дел, в которых хранятся документы.

Для ее составления были разработаны нормативные акты. К 3 базовым относятся 2 Перечня, утвержденных Министерством культуры, о типовых управленческих документах, которые должны храниться в архивах, и номенклатуре дел, изданные в 2007 и 2010 гг. К третьему относится Акт о правилах, на основании которых необходимо строить работу архива любой организации, он был издан в 2002 г.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Примерная и типовая номенклатура может быть составлена на основании этих нормативных актов всего предприятия в целом. В каждом отделе предприятия должна быть составлена своя номенклатура дел. В этом случае делопроизводителю будет легко анализировать документы и подготавливать те, что на данный момент запрашивает руководство, контролирующий орган, другая инстанция или должностное лицо.

Организация может создать систему дел для хранения документов самостоятельно. Зачастую каждое предприятие работает по своей схеме, именно под нее должна быть настроена номенклатура. В другом случае это можно поручить за отдельную плату специальной компании.

При составлении необходимо учесть, что каждому разделу документа должен соответствовать отдел предприятия или структурное подразделение. Если организация небольшая, где не может быть четкой структуры, то разделами могут быть выбраны основные направления деятельности. Поэтому разделы номенклатуры (заголовки дел) должны быть названы так, чтобы было понятно, где он был создан и куда поступает.

Только таким образом можно создать сводную номенклатуру, на основании дел, принадлежащих структурным подразделениям или отделам. Для составления придется воспользоваться не только уставными документами, но и , планами о работе, различными отчетами, перечнем документов, где будут указанными сроки хранения каждого, номенклатурами, которые были составлены ранее.

Что это за документ?

Организовать правильно информационно-справочную работу компании, когда требуется постоянно обращаться к исполнительным документам, изданным ранее, невозможно без систематизации. В делопроизводстве, для того чтобы правильно систематизировать документы, их сначала необходимо классифицировать для размещения в соответствующих делах. Под делом понимается совокупность документов (один документ), которые относятся к определенному вопросу или области деятельности предприятия, которые требуется объединить и поместить в одну или несколько папок.

Под номенклатурой понимается систематизированный перечень с названиями дел, которые заводятся на конкретном предприятии. Каждое дело, как и документ должно иметь срок хранения, установленный требованиями законодательных актов.

Для оформления номенклатуры дел ответственному сотруднику следует руководствоваться Основными правилами работы архивов предприятия, а также Типовой инструкцией по делопроизводству. Обязанность составлять номенклатуру на каждом предприятии также оговорена Правилами по делопроизводству.

Номенклатура дел, если ее требуется сменить в процессе работы предприятия, должна быть введена с начала календарного года. Поэтому, чтобы новая система заработала в 2019 году, ее следует разработать на протяжении 4-го квартала 2019 года.

В это же время структурные подразделения или отделы предприятия должны составить свою номенклатуру и согласовать ее с руководством и работником, который отвечает за ведение архива. Когда предприятие только создается, то номенклатуру дел лучше создавать сразу в начале ее деятельности.

Зачем она нужна для организации?

Для того чтобы ответить на вопрос, зачем нужна номенклатура, необходимо понять, как ее можно использовать.

С ее помощью можно:

1. Сгруппировать документы в делах в соответствии с системой, по которой работает конкретное предприятие. Это позволит не только сохранять документы, но и при необходимости быстро находить их.
2. При регистрации каждого документа присваивать ему не только регистрационный номер, но и индекс дела, в котором он впоследствии будет храниться.
3. Номенклатуру можно использовать, как основной документ, когда дела, срок хранения которых истек, отбираются для сдачи в архив и дальнейшего уничтожения.
4. Использовать, как учетную документацию для дел, которые имеют равные сроки хранения. В таком случае дополнительные описи можно не создавать.
5. Она может одновременно являться основой для составления описи к делам, требующим долговременного и постоянного хранения.
6. Создание актов для уничтожения бумаг намного облегчается при наличии номенклатуры.

Особенно важно создавать номенклатуру на муниципальных предприятиях или в государственных органах, которые обязаны сдавать документы для хранения в специальные архивы. Деятельность нотариусов, акционерных обществ, например, также требует создания номенклатуры в обязательном порядке. Даже на небольшой фирме наличие номенклатуры облегчает ее работу, тем более что в процессе деятельности объем документов на каждом предприятии только увеличивается.

Виды номенклатуры дел организации

Номенклатура может быть нескольких видов:

1. Благодаря структурному виду документацию можно разделить в соответствии с отделами и структурными подразделениями, в которых она создается и откуда поступает. В этом случае необходимо учитывать особенность работы каждого конкретного предприятия, значимость его отделов, как действует каждый из них. Название подразделов номенклатуры должно соответствовать имеющимся на предприятии отделам. От степени важности отдела для работы всего предприятия зависит, на какой позиции в номенклатуре будет значиться его раздел. Обычно в самом низу перечня дел помещают названия отделов, которые менее значимы для работы предприятия, например:
   • в секретариате формируется большинство приказом и документов к исполнению, также здесь формируется сама номенклатура дел;
   • отдел кадров учитывает сотрудников, сюда также можно отнести приказы по назначению на должность, о приеме на работу и другие;
   • бухгалтерия занимается учетом имущества предприятия, к такому разделу номенклатуры могут относиться распоряжения относительно выдачи денег под отчет и другие;
   • охрана труда является отделом, который не приносит предприятию прибыли, но с ним могут быть связаны большие расходы, такой раздел в перечне дел предпочтительно поместить внизу.
2. При использовании производственно-отраслевого вида документы классифицируют по сферам деятельности, которой может заниматься одно предприятие. Этот вид один из самых понятных его руководству, например, перечень дел может выглядеть так:
   • производство бумаги;
   • обслуживание населения;
   • отгрузка товара сторонним организациям;
   • управление кадрами;
   • другое.

   В данном случае уже по названию можно понять, какие документы находятся в этом деле. Созданная по такому виду номенклатура станет понятной любому заинтересованному лицу, спустя несколько лет, когда предприятие наберет обороты, а перечень дел, которым занимается предприятие, будет значительным.

3. На основании функционального вида документы классифицируются в зависимости оттого, кем они были созданы и чем занимается данный отдел предприятия. Например, перечень номенклатуры может выглядеть так:
   • делопроизводство;
   • руководство;
   • и т. д.

В данном случае этот вид номенклатуры не всегда может быть удобен, потому что в конкретном деле нередко оказываются документы, которых там на самом деле не должно быть.

Типовая

Если предприятие принимает для себя типовой вид номенклатуры, то в ней достаточно обозначить базовые разделы и подразделы. На этом примере все остальные отделы предприятия могут создавать свою номенклатуру. Но типовой перечень является обязательным к исполнению всеми лицами, которые работают с документацией. На основе базовой формы можно наращивать со временем остальную часть.

Примерная

Примерная форма может использоваться каждым отделом для создания своей, которой будет удобно пользоваться в конкретном отделе. Чаще всего используется усредненный, общий пример документа, который будет удобно подогнать под работу конкретной организации, и ее отделов. Поэтому, собрав нужную информацию, сотрудник, занимающийся созданием номенклатуры, изучает ее, а потом создает примерный образец, который может использоваться всеми отделами.

Особенно это важно для предприятий, которые только начинают свою работу. Созданный вначале документ в процессе хозяйственной деятельности претерпевает сильные изменения до тех пор, пока не будет выбран оптимальный вариант, который удовлетворит не только руководство, но и ответственных сотрудников.

Индивидуальная

Обычно к индивидуальному типу номенклатуры предприятие приходит с годами, когда выработана определенная структура. Индивидуальный вариант устраивает именно конкретную организацию и применяется только в ней. В процессе работы она может постоянно меняться в зависимости от деятельности предприятия и издаваемых на нем бумаг.

Составление подобного документа возлагается чаще всего на самих сотрудников отделов, которым приходится работать с документами. Индивидуальную форму лучше всего разрабатывать на основе типовой.

Приказ о составлении

Номенклатура дел может быть на предприятии утверждена 2 способами:

Приказ может быть сформулирован по-разному, например, когда:

• утверждается и вводится в действие номенклатура дел, прилагаемая к приказу;
• вводится в действие номенклатура дел, утвержденная директором, при этом к приказу ее прилагать не нужно.

Для составления приказа не существует унифицированной формы, но в нем должна содержаться информация о:

• сроках представления проектов документа структурными подразделениями, на основании которых будет оформлена сводная номенклатура;
• данных сотрудников, которые отвечают за разработку окончательного документа;
• дате представления сводного проекта на рассмотрение специальной комиссии, которая будет выступать от имени архивного учреждения;
• данных сотрудника, отвечающего за исполнение приказа.

Приказ заверяет руководитель предприятия, с ним знакомят должностных лиц и ответственных сотрудников.

Порядок составления и утверждения

Предприятие сможет применить новый документ в 2019 году, если он будет составлен и утвержден к его началу, а подобную работу невозможно выполнить за несколько дней.

Условно процесс разработки делится на 4 этапа:

1. Выбирается оптимальный вид номенклатуры.
2. Оформляются заголовки и подзаголовки.
3. Согласно установленным срокам хранения в форме номенклатуры располагаются заголовки и подзаголовки.
4. Документ утверждается руководством.

Процесс составления и утверждения поэтапно может выглядеть следующим образом:

1. Изучается содержание документов, которые формируются на предприятии.
2. Создается приказ для руководителей подразделений или отделов, которые ответственны за разработку проектов, в нем устанавливаются четкие сроки подачи документов.
3. Руководители отделов или структурных подразделений, в свою очередь, составляют список всех документов, которые были сформированы в процессе работы подотчетного им отдела, и составляют индивидуальную номенклатуру. Если предприятие только начинает свою работу, то это может быть проект. Документ следует заверить руководителю и передать в головной офис.
4. На основании индивидуальных документов или проектов, разработанных в отделах предприятия, создается сводная форма. Ее должна заверить экспертно-производственная комиссия и архивное учреждение.
5. После согласования сводного проекта он заверяется руководителем предприятия, после чего номенклатура приобретает юридическую силу.
6. Далее номенклатуру дел следует распечатать в 4 экземплярах – два для службы делопроизводства и по одному для ведомственного и государственного архива.
7. Затем на основании документа оформляются выписки, которые распечатываются для соответствующих отделов предприятия, как руководство для формирования дел, а также поиска необходимых документов.

Каждый раз перед началом нового календарного года номенклатуру, которая уже была ранее согласована с архивным учреждением, необходимо снова уточнять, перепечатывать и утверждать у руководителя.

Несмотря на это, государственный и ведомственный архив должны давать согласие на ее использование только 1 раз в 5 лет. Если в номенклатуре будут наблюдаться коренные изменения, ее необходимо пересогласовывать и утверждать независимо от того, на протяжении какого срока она используется.

Ответственный за оформление

Если предприятие не привлекает специалиста для составления номенклатуры, то традиционно этот вопрос поручается:

• секретариату;
• общему отделу;
• канцелярии;
• другому.

Лица, которые в силу должностных обязанностей формируют и сортируют документы, могут наилучшим образом распределить их. Никто лучшее не подберет названия разделам номенклатуры, как сотрудники, знакомые со спецификой работы предприятия. Так, руководитель предприятия может назначить ответственным за проведение важного поручения сотрудника, который руководит одним из отделов на протяжении многих лет.

Ему удастся быстрее других изучить состав документов, которые требуется расформировать по делам, а также другие бумаги предприятия. В связи с тем, что утверждается документ не только руководителем, но и архивным учреждением, для проведения работы потребуется выделить достаточно времени.

Пример и форма для скачивания

В оформлении документа нет ничего сложного, для начала можно использовать базовую форму, которую легко найти в интернете.

Документ вверху должен содержать название – «Номенклатура дел», а также:

• название предприятия;
• дату оформления;
• регистрационный номер;
• поле для руководителя с грифом «Утверждаю» и местом для подписи.

Сам документ необходимо оформить в виде таблицы, где должны быть колонки для:

1. Индексов.
2. Заголовков дел.
3. Количества единиц. Например, дело может состоять из 2–5 томов, где в каждом будет по 300 страниц.
4. Сроков, в течение которых необходимо хранить те или другие документы в данном деле.
5. Примечания.

В конце документа должна быть подпись сотрудника, который его составлял, и руководителя. Так, образец номенклатуры дел организации, занимающейся малым бизнесом, можно найти в интернете.

Из примера видно, что его номенклатура состоит всего из 2 разделов, куда вносятся различные подразделы по мере расширения деятельности компании:

Канцелярия

и другие учредительные документы; положение об органе управления; положение о работе отделов (структурных подразделений); приказы руководителя относительно основной деятельности; приказы руководителя относительно административно-хозяйственной деятельности; протоколы с общих собраний и документы, которые к ним прилагаются; инструкция по ведению дел; номенклатура дел; переписка с ; база данных входящей документации; база данных исходящей документации.

Отдел кадров

для каждого сотрудника; штатное расписание с прилагающимися изменениями; приказы руководителя в отношении основной деятельности компании; приказы руководителя в отношении личного состава; приказы руководителя о ежегодных отпусках.

Из представленного примера видно, что документы предприятия не подлежат государственному хранению, а значит номенклатура не должна согласовываться с ведомственным или государственным архивом.

Сроки хранения

Законодателем установлены сроки хранения для различных документов, которые в обязательном порядке формируются на предприятии, или в случае необходимости.

Они устанавливаются на основании Типовых перечней, в которых указаны документы:

• изданные государственными органами и местного самоуправления, муниципальными предприятиями, подлежащие хранению в течение определенного периода;
• сформированные в результате деятельности производственных предприятий, проектно-строительных организаций, а также других, которые занимаются научно-технической деятельностью.

Структура перечней продумана законодателем.

Но помимо вышеуказанных перечней на территории РФ действуют:

• ведомственные, где указаны документы, издаваемые Налоговой службой РФ, Федеральным органом, учреждениями, относящимися к уголовно-исправительной системе или образовательной, другими, имеющими государственное значение;
• указанные в отраслевых нормативных актах, издаваемых государством в виде законов, правил, инструкций;
• устанавливаемые экспертной комиссией на случай, когда руководителем предприятия или ответственным сотрудником не найден срок хранения определенных документов в нормативных актах;
• определенные генеральным директором предприятия на основании приказа при отсутствии возможности пригласить экспертов из архивного учреждения.

Сроки, указанные в нормативных актах, не могут быть уменьшены или увеличены на усмотрение конкретного предприятия. Если вдруг срок хранения документа устанавливается неодинаковый на основании разных нормативных актов, то лучше выбрать больший.

Номенклатура дел, которую должна составить каждая организация, является важным документом, призванным улучшить качество ее работы в области документооборота и делопроизводства. Составить ее несложно, а в интернете лучше скачать типовой образец.