Сзв 4 1 как сдать нулевую. Форма сзв-стаж: как заполнить и сдать новую форму для годовой отчетности в пфр. Отчетность по уволенным сотрудникам

Из всех форм персонифицированного учета, утвержденных ПФР, есть только две, чье условное обозначение начинается на СЗВ-4. Это формы СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2. Они действовали в период с 2002 по 2009 гг. (п. 1 Инструкции, утв. Постановлением Правления ПФР от 01.06.2016 № 473п). То есть сегодня представлять какую-либо из них в ПФР страхователи не должны.

Напомним, что это были за формы. Большая часть работодателей отражала индивидуальные сведения на своих работников по списочной форме СЗВ-4-2. В ней по каждому застрахованному лицу показывались:

• суммы начисленных страховых взносов (на страховую часть пенсии, на накопительную часть пенсии и по дополнительным тарифам);
• период работы;
• периоды временной нетрудоспособности;
• периоды отпусков без сохранения заработной платы.

По данной форме надо было представлять сведения на тех лиц, которые в силу специфики своей работы не имели права на досрочное назначение пенсии.

А вот на тех, у кого такое право было, а также тех, у кого в жизни были особые периоды, к примеру, период ухода за ребенком, сведения подавались по форме СЗВ-4-1.

Когда сдается СЗВ-4-1, СЗВ-4-2

Если в индивидуальных сведениях, представленных за один из прошедших периодов, была допущена ошибка (или информация вовсе не была сдана), то ПФР может попросить страхователя досдать или пересдать сведения. Причем запросить данные могут, начиная с самого 1996 года, когда вступил в силу Закон "Об индивидуальном (персонифицированном) учете" (п. 1 ст. 20 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Чаще всего Пенсионный фонд просит предоставить уточненные сведения за 2000-2001 гг., а также сведения за относительно недавние периоды - позже 2010 года. Но теоретически могут затребовать информацию о застрахованных лицах и за периоды с 2002 по 2009 гг. Их надо будет представить как раз по формам СЗВ-4-2 или СЗВ-4-1 в зависимости от того, какие сведения должны быть отражены.

Все работодатели обязаны ежемесячно подавать в Пенсионный фонд отчет о застрахованных лицах. Но некоторые организации имеют лишь единственного сотрудника – директора либо приостановили своё функционирование. А иногда у компании вообще нет штата. Подают ли нулевой СЗВ-М в 2018 году в подобных ситуациях? Наша консультация поможет разобраться в этих вопросах.

Что означает «нулевая» СЗВ-М в ПФР

СЗВ-М – это форма персонифицированного учета. Она предназначена для отражения данных о застрахованных сотрудниках организации или ИП. Примерно, это обозначение расшифровывается так: Сведения о Застрахованных Входящие за Месяц. Оформлением этого отчёта занимается ответственное лицо, назначенное руководителем.

По общему правилу, если на предприятии отсутствуют работники и при этом не подписано трудовое соглашение между руководителем и самой организацией, то речь идёт про нулевые формы СЗВ-М. Во всяком случае, именно так эти ежемесячные отчёты называют бухгалтеры.

При каких условиях и кто сдает

Представлять в ПФР рассматриваемый отчёт обязаны юридические лица и индивидуальные предприниматели, которые заключили трудовой или гражданско-правовой договор с физическими лицами. При этом важно соблюдать 2 условия:

1. Срок действия договора/контракта не истек.
2. Есть обязанность по страховым взносам (даже если начислять взносы не на что, и сотрудники гуляют за свой счёт).

СЗВ-М сдают ежемесячно в территориальный ПФР по месту регистрации предприятия как страхователя.

Что такое нулевой отчет СЗВ-М в 2018 году

Взять пустой образец нулевой СЗВ-М и сдать его в Пенсионный фонд невозможно, да и не имеет смысла. Дело в том, что на законодательном уровне понятие «нулевая отчетность СЗВ-М» в 2018 году не прописано, как и ранее.

Если ознакомиться с содержанием этой формы, среди обязательных реквизитов можно увидеть:

• регистрационный номер в Пенсионном фонде;
• название организации/ИП;
• идентификационный налоговый номер;
• период, за который сдан отчет;
• тип формы.

Читайте также Форма СЗВ-СТАЖ: как заполнить и сдать новую форму для годовой отчетности в ПФР

Разумеется, первые 3 раздела невозможно оставить пустыми:

В 4-м разделе формы СЗВ-М приводят список застрахованных физических лиц, с которыми заключен и действует трудовой либо гражданско-правовой договор. А также – персональную информацию по каждому: СНИЛС и ИНН. Пример показан далее:

Логично полагать, что фактически организация не может существовать без работников. Поэтому должна отражать информацию минимум о своём генеральном директоре.

Нулевая форма и приостановление деятельности

Сразу скажем, что вопрос, нужно ли сдавать нулевые СЗВ-М в 2018 году, на практике пока не находит однозначного ответа. А суть в следующем.

Экономические субъекты могут сталкиваться с ситуацией, когда нужно приостановить деятельность. В этом случае:

• персонал есть;
• трудовых функций он не выполняет;
• бухгалтерия не начисляет страховые взносы.

В итоге не ясно, надо ли сдавать нулевую СЗВ-М в 2018 году, в которой блок «Сведения о застрахованных лицах» оставить пустым.

Однозначный ответ на вопрос, сдаются ли нулевые СЗВ-М, долго отсутствовал, поскольку мнение Пенсионного фонда и его территориальных органов зачастую противоречило друг другу. Так, первоначально в 2016 году была допустима отправка в фонд отчёта без блока сведений о застрахованных лицах. То есть, по сути, сдача нулевого СЗВ-М:

Однако согласно другому, более распространённому мнению, представлять отчет нужно при наличии застрахованных лиц. А именно:

1. Работающих по трудовому или гражданско-правовому договору.

2. Получающих доходы от предприятия.

Если деятельность компании на 2018 год временно приостановлена, работники всё равно продолжают быть застрахованными. Подача формы СЗВ-М с их перечислением в этом случае обязательна.

Сдают ли ИП нулевую форму

Отдельный вопрос, сдавать или нет нулевой СЗВ-М предпринимателям. Так вот: бизнесмены подают рассматриваемый отчёт в Пенсионный фонд только тогда, когда выступают страхователями. Такое требование вытекает из п. 2.2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ <О персучёте в системе ОПС˃. А это возможно только при использовании наемного труда.

Когда все сотрудники уволены либо вообще отсутствуют, и предприниматель самостоятельно ведет свою деятельность, рассматриваемый отчёт не подают. В этом случае заполнение нулевого СЗВ-М не имеет смысла.

Нулевой отчет на единственного учредителя – гендира

Для организации, учредителем которой выступает генеральный директор в единственном лице, не имеет значения наличие/отсутствие с ним договора. Согласно разъяснениям № 08-22/6356, представление СЗВ-М с ним в Пенсионный фонд обязательно.

Но всё равно имеет место спорная ситуация: ведь при указании директора-учредителя в СЗВ-М одновременно нужно отражать в расчёте по страховым взносам сведения о его стаже.

В июле 2016 года появились дополнительные разъяснения ПФР о том, сдается ли нулевая отчетность СЗВ-М на гендира. Согласно им, если компания по определенным обстоятельствам не ведет финансово-хозяйственную деятельность, подавать нулевую СЗВ-М на генерального директора без договора не нужно.

Как было сказано, вопрос о том, можно ли оставлять пустым раздел «Сведения о застрахованных лицах», долгое время не имел однозначного ответа. Компании всё же подавали нулевую СЗВ-М, где отражали информацию только о генеральном директоре.

Передача администрирования пенсионных взносов в ФНС не избавила организации и ИП от сдачи отчетности в ПФР. Более того, Фонд ввел собственные формы как обязательные к сдаче, так и дополнительные. Особо стоит вопрос заполнения так называемых «нулёвок». Этим термином обозначают отчеты, в которых отсутствуют сведения за период. Какие учетные формы сдаются в «нулевом» варианте и кто наделен такой обязанностью – споры по этому вопросу между чиновниками Фонда и страхователями не прекращаются до сих пор.

Сдают ли «нулевую» СЗВ-М

Для начала отметим, что понятия «нулевой» СЗВ-М как такового нет, поэтому термин взят в кавычки. «Сведения о застрахованных лицах», даже если сведения как таковые отсутствуют, содержат ряд реквизитов, которые помечены как обязательные, их, так или иначе, следует заполнить:

• сведения о страхователе (рег. номер в Фонде, ИНН и др.);
• сведения о периоде подачи отчета;
• код, тип формы (исходная или иная).

Отчет сдается раз в месяц.

ИП, не имеющие сотрудников, не сдают СЗВ-М, в том числе и «нулевую», поскольку не являются страхователями. Это правило контролирующими органами под сомнение не ставится.

Перед работодателями, напротив, в тех или иных случаях встает дилемма: сдавать или не сдавать пресловутую «нулевку». Рассмотрим их подробнее и попутно заметим, что однозначного ответа не дает даже Пенсионный фонд.

Ситуация 1. Наемные работники есть, но деятельность компании или ИП приостановлена (или она не работает по причине сезонности производства) .

Первоначально в этом случае у страхователя была возможность не заполнять сведения о застрахованных, оставить их пустыми, что по сути и являлось «нулевым» отчетом. Однако позже ПФР изменил свою позицию, теперь сведения заполняются на сотрудников, с которыми существуют какие-либо договорные обязательства, вне зависимости от факта осуществления хозяйственной деятельности фирмой или ИП и начисления этим работникам оплаты за труд.

Ситуация 2. У фирмы отсутствуют сотрудники.

Нередко возникает ситуация, когда в организации ее директор является единственным учредителем, а сотрудников нет. Соответственно, нет и договоров, на основании которых должна заполняться эта форма. Руководитель не может сам с собой заключить трудовой договор, согласно нормам ТК РФ. Если договорные отношения отсутствуют, то вновь возникает спорный момент. Многие чиновники Фонда на местах требуют предоставления сведений о руководителе, мотивируя тем, что в организации должен быть хотя бы один сотрудник, а страхователи предоставляют такие сведения во избежание санкций.

Другие отделения ПФР предлагают сдавать сведения без перечня застрахованных. Между тем, из разъясняющего письма ПФР №ЛЧ-08-26/9856 от 13-07-16 г., следует и то, что сдавать «нулевые» сведения организация не должна.

Из сказанного можно сделать вывод, что в данном случае следует обратиться в местное отделение Фонда и получить пояснения по указанной ситуации на месте, лучше в письменном виде.

На практике многие фирмы, дабы избежать проблем и разбирательств, а то и штрафов, сдают сведения на руководителя по умолчанию, при этом избегая сдавать именно документы с пустыми графами в отношении сведений на застрахованных лиц. Они руководствуются письмом №ЛЧ-08-24/5721 ПФР от 29-03-18 г., согласно которому руководитель, будучи единственным учредителем, в любом случае является застрахованным лицом, вне зависимости от того, заключал он трудовой договор или нет, начислялась ему оплата труда или нет.

Внимание! Ошибочные сведения, равно как и пропуск срока сдачи отчета, могут вылиться в штраф по 500 рублей на каждого застрахованного работника. Организации, численность которых выше 24-х человек, сдают отчет по ТКС. Игнорирование этого требования может привести к штрафу в сумме 1000 рублей (ФЗ №27 от 01-04-96 г., ст. 17, п. 3,4).

Дополнительная отчетность

Дополнительные взносы в ПФР сотрудники могут перечислять сами, а могут добровольно поручить это работодателю. В этом случае последним сдается соответствующая квартальная отчетность — ДСВ-3. Форма утверждена постановлением Фонда №482п от 9-06-16 г. и содержит, в том числе, инструкцию по заполнению документа. Отметим при этом, что в тексте инструкции отсутствуют понятие «нулевой отчет ДСВ-3» и схожие с ним по смыслу.

Отчетность по стажу и персонифицированный учет

СЗВ-стаж – это форма, во многом дублирующая соответствующие сведения РСВ-1 (которая теперь в ПФР не предоставляется). Форма по стажу заполняется по итогам года и только в 2018 г. стала обязательной.

Форма, как и привязанная к ней по смыслу ОДВ-1 (персонифицированный учет), в нулевом варианте не сдается. Форма СЗВ-стаж без сведений о стаже теряет свое назначение и смысл. При сдаче такой отчетности по ТКС она не пройдет логический контроль и не будет принята Фондом.

Согласно последним разъяснениям Минтруда и ПФР, сведения на единственного учредителя, тем не менее, сдаются (см. письмо Минтруда №17-4/10/В-1846 от 16-03-18 г. и аналогичное — ПФР).

Главное

1. «Нулевая» отчетность в ПФР как таковая не предусмотрена законом.
2. Форма СЗВ-М во избежание споров с чиновниками ПФР сдается страхователями всегда, даже в случаях, если деятельность фирмы приостановлена, а зарплата и взносы не начисляются. Предоставляются и сведения при отсутствии сотрудников. В этом случае в формы СЗВ-М и СЗВ-стаж вносятся данные руководителя – единственного участника, вне зависимости от наличия договорных отношений между ним и фирмой.
3. Другие формы при отсутствии сведений за период в Фонд не предоставляются.

Новый бланк годового отчета в ПФР

Постановлением Правления ПФР от 06.12.2018 № 507п утвержден новый бланк годового отчета - СЗВ-СТАЖ. В постановлении также приводится порядок его составления.

Все без исключения страхователи обязаны представлять в ПФР данный отчет на каждое работающее (застрахованное) физлицо — как на физлиц, с которыми подписаны трудовые договоры, так и на занятых по договорам ГПХ.

Обновленный бланк СЗВ-СТАЖ, представляемый в 2019 году по итогам 2018 года, можно скачать по ссылке ниже.

Новый отчет хозсубъект-страхователь передает в Пенсионный фонд с сопровождающим отчетом — ОДВ-1, бланк которого также обновлен Постановлением № 507п. Данные отчеты привязаны друг к другу и представляются единым пакетом.

СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1 отправляются в электронном виде с применением специальных каналов связи и электронных подписей, если работодатель сдает отчетность на 25 и более физлиц. Если количество персонала не превышает 25 человек, то отчеты, по выбору компании, можно сдать как в бумажном, так и в электронном виде.

Мы подобрали для вас отличные сервисы электронной отчетности !

Если хозсубъект-страхователь не сдает отчет, представляет недостоверную либо неполную информацию, то в его отношении применяются санкции — 500 руб. за одно физлицо (ст. 17 закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе ОПС» от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Если работодатель не соблюдает обязательный порядок сдачи отчетности в электронном виде, то штраф в этом случае увеличивается до 1000 руб.

Сроки предоставления СЗВ-СТАЖ

Сроки сдачи отчетности в ПФР закреплены в ст. 11 закона № 27-ФЗ.

СЗВ-СТАЖ — это отчет за календарный год. За истекший 2018 год хозсубъекты-страхователи должны отчитаться до 01.03.2019. Так как СЗВ-СТАЖ передается единым файлом совместно с формой ОДВ-1, то и для нее предусмотрены аналогичные сроки.

На практике возможны ситуации досрочной сдачи СЗВ-СТАЖ. Так, к примеру, если компания ликвидируется, то отчет СЗВ-СТАЖ за текущий год следует предоставить в течение месяца после даты утверждения ликвидационного бухгалтерского баланса (п. 3 ст. 11 закона № 27-ФЗ). Аналогичный срок представления отчета и при закрытии ИП.

При выходе застрахованного лица на пенсию хозсубъект-работодатель обязан предоставить в ПФР форму типа «Назначение пенсии» не позже 3 календарных дней со дня, когда сотрудник обратился к страхователю.

При увольнении застрахованного лица предприятие обязано выдать ему на руки оформленный только на увольняющегося отчет СЗВ-СТАЖ. При этом обязанности досрочной сдачи данного отчета в фонд у хозсубъекта-работодателя не возникает.

Пример заполнения отчета СЗВ-СТАЖ

Отчет СЗВ-СТАЖ составляется в трех видах (типах):

1. «Назначение пенсии» — применяется при выходе на пенсию застрахованных лиц, которым необходимо учесть стаж за текущий год.
2. «Исходный» — используется при составлении первичной отчетности за истекший год.
3. «Дополняющий» — представляется на физлиц, сведения о которых не учтены на индивидуальных лицсчетах, но в то же время были отражены в «исходнике».

Первые 3 раздела СЗВ-СТАЖ заполняются, если тип отчета «Исходный» или «Дополняющий». Разделы 4 и 5 заполняются только при подаче СЗВ-СТАЖ для назначения пенсии.

Так как СЗВ-СТАЖ напрямую привязан к сопровождающему его отчету ОДВ-1, отметим нюансы его составления.

В ОДВ-1 обязательно нужно заполнить разделы 1, 2 и 3. Раздел 4 не заполняется. Обратите внимание на раздел 5, если в вашей компании имеются физлица, трудовая деятельность которых дает им право на досрочный выход на пенсию. Данные ОДВ-1 должны соответствовать сведениям, указанным в СЗВ-СТАЖ, так как эти формы тесно взаимосвязаны.

Не знаете свои права?

Рассмотрим пример заполнения СВЗ-СТАЖ за 2018 год.

Смолярова Мария Петровна была принята в ООО «Ромашка плюс» 05.07.2018. С 15.10.2018 по 20.10.2018 она находилась на больничном. С 01.12.2018 по 15.12.2018 она была на сессии в университете и находилась в оплачиваемом учебном отпуске. Смолярова — единственный работник ООО «Ромашка плюс».

ОДВ-1 за 2018 год бухгалтер, обслуживающий ООО «Ромашка плюс», заполнит следующим образом:

• в разделе 1 укажет регномер страхователя, его ИНН и КПП, а также наименование в сокращенной форме;
• так как это не корректировка, то в разделе 2 в соответствующей ячейке поставит 0 и отчетный период — 2018 год;
• в ячейке типа отчета «Исходная» поставит крестик;
• в разделе 3 отчета в графе «Кол-во застрахованных лиц» по строке СЗВ-СТАЖ — цифра 1;
• разделы 4 и 5 заполнять не будет.

Образец заполнения ОДВ-1 за 2018 год в 2019 году вы можете скачать на нашем сайте по ссылке ниже:

СЗВ-СТАЖ за 2018 год бухгалтер, обслуживающий ООО «Ромашка плюс», заполнит так:

• разделы 1, 2 и 3 — аналогично тем же разделам ОДВ-1;
• в таблице 3 укажет Ф.И.О. застрахованного лица (Смолярова Мария Петровна) и СНИЛС.

Теперь разберем периоды работы.

Так как Смолярова Мария Петровна находилась на больничном с 15.10.2018 по 20.10.2018, то в строке 1 бухгалтер укажет период работы с 05.07.2018 по 14.10.2018. Далее во 2-й строке — период с 15.10.2018 по 20.10.2018 и в колонке 11 (допсведения) — значение ВРНЕТРУД.

Последняя строка — с 16.12.2018 по 31.12.2018.

Всего бухгалтер ООО «Ромашка плюс» заполнил по Смоляровой 5 строк — убедитесь на образце заполнения СЗВ-СТАЖ за 2018 год, приведенном ниже.

При добавлении новых строк не нужно каждый раз указывать Ф.И.О. работника и его СНИЛС. Данные сведения заполняются только 1 раз в 1-й строке.

Образец годового отчета СЗВ-СТАЖ содержит не все примеры кодов исчисления страхстажа (допсведения) и других данных для заполнения сведений персучета. Полный их перечень приведен в постановлении № 3п — в приложении «Классификатор параметров».

Образец годового отчета СЗВ-СТАЖ за 2018 год вы можете скачать на нашем сайте:

Скачать образец заполнения СЗВ-СТАЖ за 2018 год

Отчеты ОДВ-1 и СЗВ-СТАЖ отсылают в ПФР по ТКС единым пакетом документов и файлом в xml-формате. Один пакет отчетности может содержать только один из трех типов формы СЗВ-СТАЖ. Двух типов отчета СЗВ-СТАЖ в одном пакете быть не может.

СЗВ-СТАЖ — годовой отчет, который обязателен к сдаче хозсубъектами-страхователями в ПФР до 01.03.2019 за 2018 год. Формуляр заполняется на обновленном бланке, утв. Постановлением Правления ПФР от 06.12.2018 № 507п. Отчетным периодом является календарный год. Срок сдачи — до 1 марта следующего года, однако возможны ситуации досрочного предоставления. СЗВ-СТАЖ сдается вместе с сопровождающим документом ОДВ-1.

Для того чтобы заполнить в системе форму СЗВ-4-1 (4-2), выполните следующие действия:

На главной странице нажмите Создать другие отчеты . В разделе Формы до 2009 года выберите Годовая отчетность (до 2009 г.) СЗВ-4-1, СЗВ-4-2, АДВ-11.

Укажите год, за который подаются сведения, и код категории.

Нажмите Продолжить .

Проверьте реквизиты страхователя, которые попадут в отчет. При необходимости внесите исправления.

Откроется страница со списком сотрудников.



На странице со списком сотрудников:

• Если сотрудник есть в списке, проверьте актуальность его данных (особенно информацию о страховом стаже и начисленных страховых взносах). При необходимости исправьте неверные значения в личной карточке сотрудника. Способ заполнения описан ниже.

  Если сотрудника в списке нет, добавьте его. Для этого нажмите на кнопку Новый сотрудник . Откроется его личная карточка.

Следующие поля должны быть заполнены обязательно:

Отпуск без сохранения заработной платы . Введите количество календарных дней, если отпуск был.

По временной нетрудоспособности . Введите количество календарных дней, если больничный был.

Периоды стажа . По умолчанию даты начала и конца соответствуют отчетному периоду.

• Если в отчетном периоде у сотрудника не было особых условий труда, перейдите к следующему пункту.

  Если в отчетном периоде у сотрудника было одно из нижеописанных условий, укажите это:



Заполните карточки всех сотрудников, которые включаются в отчет.

В списке сотрудников установите флажки рядом с фамилиями всех сотрудников, которые включаются в отчет. Чтобы отметить всех сотрудников в списке, установите флажок над всем списком.