Пример заполнения графика отпусков на год. Как составить утвердить график отпусков, форму скачать. Возможно ли внесение корректировок в составленный график

График отпусков - один из важных и обязательных документов, как для организаций, так и для индивидуальных предпринимателей, которые имеют наемный персонал. Составляя и утверждая график отпусков на 2018 год по форме Т-7, необходимо учитывать не только приоритеты фирмы, но и пожелания работников.

В этой статье мы подробно рассмотрим все аспекты, которые касаются данного документа. Поговорим о его важности, сроках составления и утверждения, особенностях заполнения и необходимости составления сопутствующих документов. В нижней части страницы читатель может скачать график отпусков на 2018 год в Excel и образец его заполнения.

Необходимость документа

График отпусков является локальным документом организации или предприятия, который дает возможность учитывать интересы как непосредственно работодателя, так и сотрудников компании. Документ позволяет решить две важные задачи:

1. Обеспечить непрерывность производственных процессов.
2. Реализовать право руководства компании и работников на ежегодный отдых.

В статье 123 ТК РФ говорится о том, что графиком отпусков на каждый год определяется очередность отдыха рабочего коллектива организации. Этот документ обязателен для исполнения всеми, кто трудится у ИП или в организации.

При этом российское трудовое законодательство не вносит конкретики в вопрос о том, какая численность работников должна быть у ИП или в организации для оформления данного документа.

Но если индивидуальному предпринимателю, который осуществляет свою деятельность без привлечения наемного труда и решает самостоятельно, когда ему отдыхать, нет смысла составлять ежегодный график отпусков, то с организациями ситуация сложнее. Руководству фирм с наемным персоналом необходимо найти баланс интересов без ущерба рабочим процессам. В таком случае, при наличии работников, график отпусков просто обязателен.

Отсутствие документа может привести к неприятным последствиям, к примеру, после проверки ГИТ, на фирму или ИП может быть наложена административная ответственность в соответствии с ч.1 ст.5.27 КоАП РФ в виде административного штрафа.

Таким образом, график отпусков важен и для руководства компании и для самих служащих. К составлению этого документа нужно подходить очень ответственно, если вы не хотите неприятностей и неразберихи в рабочем коллективе.

Как составить график отпусков на 2018 год

Сбор данных о пожеланиях работников насчет желаемой даты ухода в отпуск, как правило, возлагается на руководство структурных подразделений предприятия. Для составления графика отпусков каждый служащий говорит своему руководителю о том, когда бы он хотел уйти в отпуск.

После этого, руководитель подразделения организации оценивает ситуацию и сопоставляет желания сотрудников с возможностями фирмы. Далее руководитель составляет график отпусков для работников своего отдела (департамента или службы) и передает данные в кадровый отдел организации. Кадровики объединяют сведения, полученные из разных отделов предприятия, в сводный документ.

Категории работников, имеющие приоритет в выборе даты отпуска

Составление графика отпусков не должно идти вразрез с ч.4 ст.123 ТК РФ, согласно которой некоторые категории работников имеют преимущество в выборе даты ухода в отпуск, а именно:

Закон или статья ТК РФ
ст.260 ТК РФ	женщины, которые готовятся уйти в отпуск по беременности и родам
ст.123 ТК РФ	супруги женщин, которые находятся в «декретном» отпуске
ст.267 ТК РФ	несовершеннолетние
ст. 262.1 ТК РФ	граждане, которые имеют ребенка-инвалида, не достигшего18 лет (в том числе - опекуны, попечители, усыновители)
ст.286 ТК РФ	внешние совместители
ст. 322 ТК РФ	родитель (опекун), который работает в районах Крайнего Севера, для сопровождения ребенка в другую местность к месту его поступления в колледж (вуз) в возрасте до 18 лет
ст.11 закона РФ №5124-1	граждане, которые имеют награду «Почетный донор России»
ст.11 закона РФ №76-ФЗ	жены (или мужья) военнослужащих
закон РФ от 15.05.1991 № 1244-I	чернобыльцы
закон РФ от 15.01.1993 № 4301-I	кавалеры ордена Славы и Герои России
закон РФ от 09.01.1997 № 5-ФЗ	полные кавалеры ордена Трудовой Славы, Герои Труда РФ, Герои Социалистического Труда
закон РФ от 10.01.2002 № 2-ФЗ	граждане, которые получили определенную долю радиации в Семипалатинске
закон РФ от 30.11.2011 № 342-ФЗ	сотрудники органов внутренних дел

Помимо вышеперечисленных категорий работников, стоит обратить внимание и на отпуск для новичков. Если в составленном графике отпусков отсутствует место для нового сотрудника, то руководство фирмы не освобождается от обязанности его предоставления.

Работники кадрового отдела могут поступить одним из следующих способов:

1. Оформить отпуск нового работника приказом (на основании заявления последнего).
2. Дополнить график отпусков отдельным приложением, содержащим сведения о новых сотрудниках.

На основании 122-й статьи Трудового кодекса , работник, который проработал у работодателя не менее шести месяцев, имеет право на отпуск.

• последовательность предоставления отпуска служащим;
• сезонность;
• загруженность производства.

Срок составления документа

Работодателю необходимо заняться составлением графика отпусков на 2018 год в 2017 году. Это связано с тем, что законодатель определил крайний срок оформления и утверждения этого документа - не позже чем за две недели наступления нового календарного года (ТК РФ, статья 123 ). Таким образом, график отпусков на следующий год составляется не позднее 15 декабря текущего года.

Обратите внимание, что в 2017 году 15 декабря выпадает на рабочий день (пятница), а значит, документ следует оформить в срок, установленный действующим российским законодательством - до 15 декабря 2017 года.

Обратите внимание, что если 15 декабря выпадает на нерабочий или выходной день, то документ должен быть утвержден на несколько дней раньше крайнего срока.

Алгоритм составления графика отпусков и срок его хранения

Пошаговая процедура оформления документа выглядит следующим образом:

1. Проведите сбор сведений по поводу желаемой даты ухода в отпуск в 2018 году у сотрудников. При этом в учет принимаются особенности отдыха каждого служащего, а также непосредственно и сам производственный процесс.

2. Возьмите бланк графика и заполните таблицы в нем. Если у организации или предприятия есть профсоюз, то необходимо будет учесть его мнение.

3. Используя унифицированную форму Т-7 (локально разработанный акт или шаблон), оформите график отпусков и передайте документ на утверждение руководству организации.

4. После утверждения документа руководством, ознакомьте сотрудников с графиком (под роспись).

5. Для структурных подразделений сделайте выписки из документа. Оформите график на хранение.

В связи с тем, что график отпусков работников является кадровым документом, то срок его хранения составляет один год. Место хранения документа - кадровый отдел предприятия. График отпусков на 2018 год должен храниться до 01.01.2020 года.

Форма Т-7 документа: как правильно заполнить?

Как уже говорилось выше, допускается использование как унифицированной формы документа Т-7, так и вариант, который был разработан организацией самостоятельно (доработать существующую форму), при условии, что реквизиты графика, которые установлены законом, соблюдены.

В график отпусков обязательно должны быть включены все работники предприятия, с которыми заключены трудовые договоры:

• надомники;
• совместители;
• временные сотрудники;
• сезонные сотрудники.

Следует также учитывать, что для каждой структурной единицы предприятия должен быть составлен собственный график отпусков работников.

Заполнение унифицированной формы графика отпусков Т-7:

1. В шапке документа указывают:

• название организации;
• реквизиты графика (обязательно реквизит «Утверждаю» и при необходимости - реквизиты одобрения со стороны профсоюза).

2. Заполнение таблицы:

• графа 1 - название структурного подразделения (финансовый отдел, юридический отдел и другое);
• графа 2 - должность в соответствии со штатным расписанием (секретарь, директор и другое);
• графы 3-4 - ФИО и табельный номер служащего;
• графы 5-9 - сведения об отпуске работника (указывается не только его продолжительность, но и даты начала отпуска - запланированная и фактическая);
• графа 8 - основание для изменения отпускных сроков (запланированных);
• графа 9 - дата отпуска работника (предполагаемая);
• графа 10 - примечание.

Руководитель кадрового подразделения ставит в графике отпусков свою подпись. В документе обязательно указывают дату его составления.

Обратите внимание на то, что в случае если отпуск сотрудника разделен на несколько частей, то в таблице его необходимо упомянуть не единожды.

Утверждение графика отпусков на 2018 год

Отметим, что график отпусков 2018 должен быть утвержден сначала начальником кадрового отдела, а после этого - руководством организации. Если у организации есть профсоюз, то документ должен быть утвержден им.

В соответствии с нормами действующего законодательства, в обязанности работодателя не входит ознакомление работников с графиком отпусков. То есть, делать это или нет, решает сам работодатель.

Тем не менее, в ТК есть норма, в соответствии с которой работодатель обязан предупредить служащего об отпуске за 2 недели.

В самой унифицированной форме Т-7 нет отдельной графы для подписи работников, подтверждающей факт ознакомления с документом, поэтому работодатель, для того чтобы избежать неприятных ситуаций, может поступить одним из следующих способов:

• добавить строки для подписей работников в форму Т-7 графика отпусков;
• оформить отдельный лист, где сотрудники будут ставить свои подписи, подтверждающие, что они ознакомлены с графиком отпусков.

Указывая свою подпись в графике, работник подтверждает факт ознакомления с документом, а значит, и с указанными в нем датами отпуска.

Приказ на график отпусков на 2018 год

Для крупных организаций, в связи с трудоемкостью процесса составления графика отпусков, актуальным станет составление отдельного документа - приказа на график отпусков на 2018 год.

Оформление приказа подразумевает отражение в нем таких данных как:

1. Реквизиты работодателя.

2. Места, даты, а также цели издания документа (к примеру документ составлен для «своевременной подготовки и утверждения графика отпусков работников на 2018 год»).

3. Полномочия и задачи определенных должностных лиц, работающих над проектом.

4. Сроки предоставления данных руководителями подразделений организации в кадровый отдел о желаемом времени ухода в отпуск их подчиненных.

5. Сроки составления и предоставления на утверждение сводного графика отпусков работников в кадровый отдел ответственным за это лицом.

Отдельный приказ об утверждении графика отпусков издавать не нужно.

Внесение изменений в график отпусков

В некоторых ситуациях может понадобиться внесение изменений в график отпусков. Это может быть вызвано как производственными факторами, так и личными обстоятельствами у сотрудников организации. В таком случае необходимо воспользоваться нормой статьи 124 ТК .

По согласию служащего его отпуск можно будет перенести на следующий год. При этом служащий должен составить соответствующее заявление в письменном виде и указать необходимые даты отпуска и получить распоряжение руководителя на перенос отдыха.

В части 2 статьи 125 ТК также говориться и том, что работодатель может вызвать сотрудника из отпуска, если в этом есть производственная необходимость. В этом случае оставшиеся дни отдыха работника будут перенесены на другие даты.

Для того чтобы закрепить изменения в графике отпусков, нужно издать соответствующий приказ и установить ответственных за его исполнение лиц. В документе отражают как новые даты отпуска, так и причины его переноса на другие сроки. После того, как приказ оформлен, с ним следует ознакомить не только ответственных лиц, но и того сотрудника, чей отпуск будет перенесен.

Кроме того, в соответствии с действующим законодательством, отпуск работника не имеет ограничений по числу переносов. Главное - согласовать этот вопрос с работодателем.

Ответственность за отсутствие графика отпусков

В связи с тем, что график отпусков - это обязательный документ организации (в соответствии с ТК РФ, статья 123), то за его отсутствие для работодателя предусмотрена административная ответственность в виде штрафов.

Штрафные санкции установлены статьей 5.27 КоАП РФ :

• для должностных лиц организации - от 1 000 до 5 000 рублей;
• для индивидуальных предпринимателей - от 1 000 до 5 000 рублей;
• для юридических лиц - от 30 000 до 50 000 рублей.

Кроме штрафа, деятельность ИП или юр. лица может быть приостановлена сроком до 90 суток.

При повторном нарушении работодатель может быть дисквалифицирован на срок от одного года до трех лет (или штрафом - от 10 000 до 20 000 рублей).

Форма Т-7 – это стандартная утвержденная форма для оформления графика отпусков. Прежде чем приступить к инструкции по ее заполнению, следует напомнить, что график отпусков должен формироваться заранее — не позднее середины декабря года текущего на год следующий. Главное негласное правило — учет интересов всех сторон, то есть как пожеланий сотрудников, так и руководства организации. Уход в отпуск того или иного работника никоим образом не должен отразиться на эффективности производственного процесса.

Скачать образец заполнения и пустой бланк графика отпусков по форме Т-7

ФАЙЛЫ

Кто составляет график отпусков

Составление отпускного графика занимается специалист кадрового отдела. Но без подписи руководителя организации и печати он не будет считаться действительным.

Что необходимо для заполнения формы Т-7

В первую очередь, для грамотного составления графика отпусков нужно воспользоваться существующим штатным расписанием. Оно позволит точно указать ФИО каждого работника, его должность и табельный номер, а также то структурное подразделение, к которому он относится. Это же штатное расписание позволит разработчику графика отпусков не забыть никого из сотрудников.

Ответственные лица

• В первой части графика отпусков нужно обязательно прописать реквизиты организации, в частности полное ее наименование с указанием организационно-правовой формы.
• Далее, при наличии на предприятии профсоюза, нужно учесть его мнение на предмет графика отпусков с указанием даты, когда это мнение было высказано и зафиксировано.
• Затем проставить дату заполнения документа.
• Подпись директора с расшифровкой необходимо поставить после того, как график отпусков будет окончательно оформлен и согласован с сотрудниками.

Составление графика

Второй пункт является основным. Именно он включает в себя те сведения, ради которых и составляется данный документ. Здесь, необходимо в соответствующие графы вписать структурное подразделение, ФИО сотрудников, их должность, табельный номер, а также период отпуска каждого работника.

Важное условие: по закону, отпуск в общей сложности не может быть меньше 28 календарных дней, но его можно разбивать на какое угодно количество частей, при условии, что одна из них составит не менее 14 дней.

После того, как график отпусков составлен, его нужно показать сотрудникам для ознакомления и подписи. Затем его необходимо подписать у руководителей структурных подразделений и только потом представить на подпись главному лицу организации.

Когда график будет оформлен и утвержден, его не стоит убирать на полку – в течение года его необходимо заполнять по строкам фактических дней отпуска и всевозможных изменений.

Внимание! Не менее чем за две недели перед началом отпуска в соответствии с данным графиком каждому сотруднику нужно будет направить уведомление с указанием начальной и конечной даты отпуска. Без этого уведомления сотрудник может на вполне законных основаниях отказаться идти в отпуск в установленные ранее сроки.

Важно! Если работник решил изменить дату своего отпуска, он обязан уведомить об этом руководство через заявление, оформленное в письменном виде. При этом смена даты отпуска возможна только при взаимном согласии сторон и при условии, что это не повредит производственным процессам в организации. Поэтому хорошо, если сотрудник предоставит руководству документы, свидетельствующие об уважительных причинах и реальной необходимости перенесения отпуска.

В график отпусков нужно обязательно вносить информацию, указывающую на основания, по которым перенос отпуска стал возможным, а также фактическую дату отпуска. Все эти сведения нужно подкреплять ссылками на внутренние документы (приказы, больничные листы и т.п.).

Что делать, если сотрудник устроился после составления графика отпусков

Такая ситуация отнюдь не редкость. Как правило, в подобных случаях применяется один из двух вариантов:

1. Внесение изменения в уже существующий график отпусков;
2. Составление дополнительного графика отпусков, который будет являться приложением к основному.

Все остальное делается по общей схеме: обязательная подпись работника, заверение изменений или дополнительного отпускного графика у начальника структурного подразделения и руководства предприятия.

Кто может идти в отпуск вне графика

Закон отдельно выделяет лиц, которым отпуск должен предоставляться по их желанию, вне зависимости от стажа работы и утвержденного графика. Это:

• внешние совместители, уходящие в отпуск по основному месту работы;
• женщины, ожидающие ребенка при наличии справки из медицинского учреждения;
• несовершеннолетние сотрудники;
• работники-мужчины, чьи супруги находятся в отпуске по беременности и родам (при наличии свидетельства о браке и справки из медучреждения);
• супруги военнослужащих — в одно время с отпуском военнослужащих (по желанию);
• граждане, пострадавшим от чернобыльской катастрофы.

Все остальные работники имеют право уходить в отпуск только после работы в организации не менее 6 месяцев и в соответствии с составленным заранее графиком отпусков.

С момента утверждения графика отпусков исполнение его обязательно как для сотрудников, так и для работодателя

Всем работодателям в срок не позднее 15 декабря 2017 года (так как 17-е число выпадает на воскресенье) нужно утвердить график отпусков на 2018 год, согласно положениям статьи 123 Трудового кодекса РФ. Требованиям, нюансам и порядку утверждения этого документа посвятим две следующие статьи.

Зачем нужен график отпусков?

Ежегодно с регулярной периодичностью не позднее середины декабря компании и предприниматели во исполнение требований трудового законодательства составляют графики отпусков на следующий календарный период.

График отпусков - документ, в котором обозначено расписание ежегодных отпусков сотрудников с соблюдением определенной очередности. Такой подход обеспечивает пребывание на рабочем месте нужного для бесперебойного функционирования организации количества работников.

Порядок ведения и в целом наличие графиков отпусков в компании контролируют сотрудники трудовой инспекции, а иногда и налоговики.

Документ обязателен для всех юрлиц и ИП независимо от среднесписочной численности работников.

Исключение с 2018 года хотят сделать для организаций, относящихся к малому и микробизнесу. Однако до вступления в силу новых законодательных положений от такой обязанности не освобождены и эти работодатели.

График отпусков важен как для сотрудников, так и для самого работодателя, поскольку гарантирует соблюдение трудовых прав подчиненных и принуждает соблюдать букву закона.

Порядок утверждения графика отпусков

За правило принято применять унифицированную форму графика отпусков №Т-7, утвержденную постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1.

В законодательстве нет прямого указания на невозможность составления собственной формы данного документа, тем не менее, важно понимать, что график отпусков - это учетная документация. Он важен и для финансовой деятельности компании, поскольку на его основании осуществляется порядок выплаты сотрудникам отпускных. Если в компании разработана собственная форма документа, правомерность ее применения следует отразить в учетной политике организации.

График отпусков 2018 заверяет подписью начальник отела кадров. Если такой должности в компании не предусмотрено, подписать документ может уполномоченный работник с правом подписи финансовой или правовой документации, например, ведущий юрисконсульт либо главный бухгалтер. Утверждает документ руководитель компании. Круглую печать на подписи директора в форме ставить не нужно, для этого даже на унифицированном бланке место не предусмотрено.

С момента утверждения графика отпусков исполнение его обязательно как для сотрудников, так и для работодателя. Для целей соблюдения графика всеми сотрудниками, каждого из них нужно ознакомить с документом под подпись. Для этого можно поступить двумя способами:

1. Попросить работников расписаться рядом с датой его предполагаемого отпуска в самом графике, для этого в унифицированной форме предусмотрена графа «Примечание».
2. Приложить к документу лист ознакомления, в котором каждый работник поставит подпись и дату.

Многие кадровики интересуются, обязательно ли формировать отдельный приказ об утверждении графика отпусков? Такой обязанности нет, так как в шапке формы гриф «Утверждаю» с подписью руководителя уже выполняет роль приказа.

Согласно положениям п. 693 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 хранить графики отпусков нужно один год после года формирования.

Таким образом, для графика отпусков на 2018 год срок действия -2018 год, а срок хранения начнется 1 января 2019 года, после 31 декабря 2019 года документ можно уничтожить.

Как вносить дополнения и изменения в график отпусков?

Невозможно предугадать на год вперед, что потребуются какие-либо кадровые перестановки, вынужденный перенос отпусков, необходимость отзыва и переноса отпускных дней, будут увольнения сотрудников. Поэтому изменение графика отпусков неизбежно.

Для этих целей в унифицированной форме предусмотрены графы с 7 по 10:

• Графа 7 - фактическая дата выхода сотрудника в отпуск.
• Графа 8 - документ, выступающий основанием для переноса плановой даты начала отпуска, например, заявление сотрудника о переносе отпуска с подписью руководителя структурного подразделения и руководителя компании (ст. 124 ТК РФ).
• Графа 9 - предполагаемая дата начала перенесенного отпуска.
• Графа 10 - примечания, где сотрудники могут, как мы отметили выше, ставить свою подпись, подтверждающую ознакомление с документом.

Все заявления и иные документы о переносах отпусков нужно хранить вместе с утвержденным графиком. А для графика отпусков на 2018 год целесообразно дополнить форму графой «С изменениями ознакомлен», где сотрудники будут ставить подпись после внесения связанных с ними изменений в документ.

Если в течение года на работу были приняты новые сотрудники, трудовым законодательством не предусмотрена обязанность работодателя вносить дополнения в утвержденный график отпусков.

Так, предоставить отпуск новичку правомерно по одному его заявлению. Однако и запрета на внесение дополнений в документ в Трудовом кодексе нет. Потому, если было приятно много новых сотрудников, допустимо утвердить дополнительный график отпусков, в котором будут отражены сведения о планируемых отпусках только для них.

В следующей статье разберем нюансы законодательства, которые обязывают работодателей придерживаться некоторых требований и условий при составлении графиков отпусков.

На основании ст. 123 ТК РФ работодатели регулярно утверждают план будущего отдыха сотрудников и утверждают его не позже, чем за 2 недели до окончания текущего года. К примеру, график отпусков на 2019 год (excel скачать бесплатно можно ниже) должен был появиться в организации не позже 15.12.2017, а график отпусков 2019 в excel нужно утвердить до 17.12.2018. Такой небольшой перенос связан с тем, что 15 декабря выпадает на субботу, выходной день. Поэтому последний срок можно перенести на ближайший рабочий день, уточняет Минтруд в Письме от 08.12.2017 № 14-2/ООГ-9399.

Компания вправе разработать собственный шаблон-образец, график отпусков утверждать по этому документу. Но его реквизиты должны обязательно совпадать с теми, которые включает унифицированная форма Т-7 график отпусков, бланк которой утвержден Постановлением Госкомстата 05.01.2004 № 1.

Шаблонный график отпусков на 2019 год (бланк)

Унифицированная форма Т-7 график отпусков: образец заполнения

Заполнение и работу с этим документом можно разделить на несколько этапов. На примере — образец заполнения графика отпусков на 2019 год. Предложенный вариант актуален для оформления формы Т-7 на будущий период в бумажном варианте и поможет, если вам необходимо узнать, график отпусков на 2019 год как составить, заполнить и утвердить в 1С. Правила заполнения аналогичные.

Отметим, что в некоторых компаниях первым делом выпускают приказ об утверждении графика отпусков на 2019 год. Образец такого документа организации разрабатывают самостоятельно. Но мы его в статье не рассматриваем, поскольку он не является обязательным распоряжением.

Этап первый. Заполнение

1. В первый столбец вносится наименование структурного подразделения.

2. Во второй — наименование должности лица из этого подразделения, согласно .

3. В третий столбец заносится Ф.И.О. лица из указанного подразделения, занимающего данную должность.

4. В четвертый столбец записываем табельный номер лица — его можно посмотреть либо в , либо в .

5. В пятый столбец заносим общее количество дней отдыха, которые положены сотруднику за отработанное время. Если работник не использовал какие-то дни отдыха в предыдущие периоды, здесь они все суммируются — получится вот такой умный график отпусков на 2019 год в excel (скачать бесплатно бланк можно в начале статьи).

6. В шестой столбец вносим сведения о планируемых датах отпуска.

Этап второй. Согласование (при наличии профсоюза)

Этап шестой. Убытие в отпуск

После того как график отпусков (форма Т-7 скачать бесплатно 2019) утвержден, отдых в соответствии с этим планом обязателен для всех. Отменить данный документ невозможно. Дальнейшие действия такие:

3. Сотрудник знакомится с приказом под подпись.

4. В столбец 7 вносятся даты отпуска из приказа.

5. В личную карточку работника (форма Т-2) в раздел VIII вносятся сведения о датах отдыха в соответствии с приказом.

Этап седьмой. Перенос отпуска

При всей простоте работы с формой Т-7 жизнь вносит свои коррективы. Например, вы можете подготовить и скачать график отпусков на 2019 год excel с учетом праздников, утвержденных на федеральном и региональном уровнях. Кроме того, надо учитывать, что иногда работнику необходимо перенести запланированный отдых в зависимости от обстоятельств. В таком случае алгоритм работы следующий:

1. Сотрудник заблаговременно пишет заявление в свободном виде.

2. Заявление работника согласовывает непосредственный начальник (в данном случае это будет руководитель предприятия).

Руководитель принимает соответствующее решение. При внесении изменений в форму Т-7 необходимо помнить, что все они вносятся тем же порядком, которым форма была утверждена (приказ или виза руководителя).

3. Лицо, ответственное за работу с Т-7, вносит необходимые сведения в столбцы 8, 9 и 10. Сведения берутся либо из заявления работника, либо из приказа о внесении изменений в график отпусков.

Если по соглашению сторон между работником и работодателем было принято решение, что первый не идет в отпуск в 2019-м, он пишет заявление на перенос своего отпуска, заявление согласовывается, в графике заполняются столбцы 8, 9 и 10, столбец 7 не заполняется.

Каждый работник предприятия имеет законное право на ежегодный отпуск. Во избежание остановки предприятия, в случае если все сотрудники одного профиля изъявят желание отдохнуть в одно время, составляют график отпусков . Это гарантирует работникам соблюдение их прав и в то же время защищает интересы руководства. До какой даты составлять график отпусков на 2018 год? Как его заполнить и утвердить? Расскажем и приведем образец, который вы сможете скачать.

Что такое график отпусков

График представляет собой расписание ежегодного оплачиваемого отдыха, проставленного с соблюдением очередности. Это гарантирует пребывание на рабочем месте необходимого количества сотрудников в то время, когда остальная их часть отдыхает.

В Интернете можно легко найти график отпусков с образцом заполнения на 2018 год. Но скачать и распечатать, после чего использовать у себя на предприятии, – этого мало. Данный документ составляют с определенной периодичностью и частотой, установленной Трудовым кодексом РФ. График отпусков - это документ, который контролирует трудовая инспекция и изредка – налоговики.

Ежегодный график отпусков: правила оформления и внесение изменений

При составлении расписания отдыха существуют определенные правила, которые следует соблюдать. Его утверждают единожды в год. И на его изменение есть определенные ограничения. Так, туда можно вносить только коррективы по срокам, если на то есть необходимость и документальное основание в форме приказа по организации, подписанного непосредственно руководителем. Таким образом, приказ должен быть согласован с администрацией предприятия и профсоюзной ячейкой (если есть).

В коллективном договоре или ином нормативном акте должно быть обязательно прописано максимальное количество одновременно отдыхающих людей из одного подразделения. Это делают во избежание простоев и для того, чтобы рабочий процесс не пострадал.

Не позднее декабря каждого года на предприятии проходит составление графика отпусков на следующий календарный период. В 2017 году утвердить данный документ нужно не позднее 17 декабря – ровно за две недели до предстоящего 2018 года. Такой распорядок прописан в Трудовом кодексе.

Опросные листы

Составляя график отпусков, образец которого представлен ниже, руководство компании должно учитывать пожелания работников. При этом обязательно берут во внимание особенности трудового процесса. Для этого можно составить опросный лист, в котором работники напишут, когда они хотят пойти в отпуск в 2018 году.

Запланировать ежегодные отпуска придется даже сотрудникам, которые собираются увольняться, уйти в декрет или в отпуск по уходу за ребенком.Если работники затрудняются выбрать период отпуска, то попросите их написать примерные даты. Нельзя оставлять в графике пустые строки. Позже работники смогут согласовать с руководством перенос дней отпуска. Поясните работникам, какие дни отпуска им нужно запланировать в опросном листе. .

Для чего составляют

График необходимо создавать на любом предприятии независимо от численности сотрудников. Трудовой кодекс гласит о том, что такой документ обязателен для работников и их руководителей, поскольку дает определенные гарантии и принуждает соблюдать закон. Более того, он отражает очередность отпусков, что предупреждает дальнейшие разногласия и споры. На случай несоблюдения ТК РФ в этом вопросе инспекторы по труду имеют право наложить штраф на руководство компании.

Обычно график составляет руководство фирмы вместе с отделом кадров.

Права отдельных категорий граждан

У большинства работников ежегодный основной отпуск длится 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Но некоторым сотрудникам, например инвалидам и несовершеннолетним, надо предоставлять больше дней. Так, отпуск несовершеннолетнего сотрудника составляет 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ), а работника-инвалида - 30 календарных дней в год (ст. 23 Федерального закона от 24.11.95 № 181-ФЗ).

Ежегодный график отпусков: ТК РФ и правила составления

График является локальным актом, в который вносят информацию об отпусках работников структурных подразделений. При этом любой отдел имеет собственный график, касающийся его сотрудников. Такая схема считается оптимальной для любого предприятия: руководство занимается составлением расписаний с учетом потребностей отдела в определенном количестве сотрудников.

Коррекцией графика обычно занимается отдел кадров. К тому же он обязан учесть интересы льготных категорий сотрудников. Затем выходит приказ о графике отпусков, с образцом которого нужно ознакомить начальников подразделений.

После проведения коррекции кадровики отправляют исправленные графики на обсуждение персоналу, чьи пожелания относительно отпуска были изначально не соблюдены и потому сроки передвинуты. Руководители отделов также рассматривают исправленный вариант, поскольку бывают ситуации, когда необходимо присутствие конкретных сотрудников на рабочих местах в определенное время года.

При переносе и корректировке отпуска одному сотруднику, зачастую, смещаются графики еще нескольких лиц. Поэтому необходимо согласование всех, кого коснулись изменения.

Учитывая все это, когда составляют график отпусков на следующий год, необходимо заранее предусмотреть возможность коррекции и отвести достаточно времени на этот вопрос, чтобы успеть утвердить график в срок.

После коррекции и утверждения нового графика его заново отправляют в отдел кадров, где оформляют сводное расписание на всю организацию. Эту работа проводят после того, как подписан приказ о составлении графика отпусков. См. “ “.

Особенности небольших фирм

В маленьких организациях практикуют предварительный опрос сотрудников, где они могут выразить пожелания относительно времени года своего отпуска. Но во избежание больших разногласий, инспекторы по труду дают рекомендации все же не довольствоваться словесным опросом, а фиксировать его документально с подписью каждого работника. Это будет подтверждением того, что он не возражает против предложенного времени отпуска. Предварительная форма графика отпусков на 2018 год доступна в Интернете, но такой заполненный документ в любом случае подлежит дальнейшему согласованию с руководителем. Далее мы также приведем пример заполненного графика на предстоящий год.

Важные моменты и требования закона

При составлении расписания недостаточно только пожеланий работников. Законодательство РФ обязывает учитывать следующие моменты.

Стаж работы

Читайте также Принята новая Инструкция по делопроизводству в госорганизациях

Отдельные категории сотрудников

Они имеют право уйти в оплачиваемый отпуск независимо от стажа. Под эту категорию подходят сотрудники до 18 лет, женщины перед или после отпуска по беременности, усыновители детей, которым не исполнилось 3-х месяцев. При составлении графика легко учесть несовершеннолетних и принятых на работу беременных женщин. Все остальные случаи предполагают необходимость согласования ситуации с администрацией, когда работник, стаж которого не достиг шестимесячного срока, желает уйти в отпуск. Как правильно составить график отпусков, подскажет Трудовой кодекс. В нем указано, что оплачиваемый отдых не дают работникам в качестве аванса, то есть до истечения 6-ти месяцев работы на предприятии.

Дополнительные ежегодные отпуска

Они положены некоторым категориям граждан, работа которых связана с вредным производством или опасными условиями труда. Такие виды отпуска тоже необходимо вносить в график отпусков, бланк которого приведен в этой статье. Стаж, позволяющий пользоваться таким отпуском, включает фактически отработанный период, поэтому возможность получения такого отдыха авансом невозможна

Два отпуска

Возможность получения двух отпусков есть у тех, кто был принят на работу в конце календарного года. К примеру, если сотрудник оформлен на работу в ноябре, то он имеет право уйти в отпуск в июне, но до окончания года взять еще один отпуск уже за следующий год. Подобную возможность необходимо предусмотреть, составляя график отпусков на бланке, скачать который можно в Интернете.

Очередность отпусков

Ее устанавливают согласно не только желаниям сотрудников, но, в первую очередь, учитывая интересы рабочих, имеющий право на первоочередной отпуск в любое время года. Подготавливая приказ об утверждении графика отпусков на 2018 год, необходимо составить список таких сотрудников, чтобы изначально учесть их требования

Сотрудники по совместительству

Они имеют право требовать отпуск в то время, которое утверждено на другой работе. Для этого им следует предоставить подтверждающий документ.

Сотрудники, не использовавшие отпуск за предыдущий год

Они имеют право выбрать любой удобный период для своего отпуска, а их пожелания отражают в графике в первую очередь

Работники, поступающие в вузы и их родители

Поступая в вуз (ссуз) или будучи родителем 9-ти или 11-тиклассника, работники могут выбирать время отпуска по своему усмотрению. Этот особо касается жителей Крайнего Севера, если их дети планируют поступление на учебы в другие регионы. Для сопровождения ребенка родитель может взять полный или частичный отпуск на время экзаменов.

Продолжительность отпуска

Стандартный отпуск в нашей стране имеет длительность 28 дней. Увеличен он может быть в случае наличия дополнительных отпусков. Кроме того, есть определенные профессии, работники которых имеют право на более длительный отпуск. Сюда входят педагоги, социальные работники, государственные и муниципальные служащие, судьи, работники прокуратуры, сотрудники полиции, таможенных органов, спасательные службы и др.

График отпусков: образец 2018

Зачастую, кадровики считают, что составлять графики отпусков достаточно в произвольной форме. Но это неверно, ведь этот документ относят к учетной документации. Поэтому для предприятий более уместна унифицированная форма Т-7 «График отпусков». Его следует составлять строго, соблюдая закон.

Правильно заполненный бланк важен и для финансовой составляющей предприятия, поскольку на основании этого документа будут производить выплаты отпускных.

Неудобства приносят случаи, когда необходимо разбить отдых на части. Принятый образец заполнения графика отпусков по форме Т-7 не предусматривает подобных действий, и каждый работодатель решает такую проблему индивидуально. Например, он может задействовать дополнительные строки или добавить специальную графу для подписи работника.