Потоки документов в организации. Порядок движения документов в организации Пример схемы направления движения потоков входящих документов

При создании компании и дальнейшей ее работе будет образовываться большое количество входящих документов. И со временем оно будет только расти. Чтобы не утонуть в этом потоке, необходимо поддерживать четкий порядок на всех этапах жизни документов.

При создании компании и дальнейшей ее работе будет образовываться большое количество входящих документов. И со временем оно будет только расти. Чтобы не утонуть в этом потоке, необходимо поддерживать четкий порядок на всех этапах жизни документов.

Организация документооборота в создаваемой компании

Обязанности по учету входящих документов возлагаются на специальное структурное подразделение (служба ДОУ) или секретарскую службу. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в компании, регламентируются инструкцией по делопроизводству, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работников. Это локальные (внутриучрежденческие) нормативные документы должны быть разработаны, утверждены и доведены до сведения работников компании. Четкое выполнение требований инструкций, положений дает возможность организации рационального документооборота компании — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Основными принципами организации рационального документооборота являются:

• централизованная (в службе ДОУ) регистрация, прием, отправка документов;
• движение документов по наиболее короткому пути c минимальными затратами времени и труда;
• исключение возврата документов, без соответствующей деловой необходимости;
• исключение необоснованных согласований, параллельных согласований проектов документов;
• организация движения групп документов, имеющих одинаковый маршрут.

Доставка и отправка документов в компанию осуществляется средствами почтовой, курьерской, фельдъегерской и электросвязями (телеграф, телефон, электронная почта). Документы могут доставляться работниками компании, получившими их в других организациях и компаниях, и посетителями.

Прием, обработка и прохождение поступающих (входящих) документов

Рассмотрим основные моменты, на которые необходимо обратить внимание работников службы ДОУ при приеме, обработке и прохождении поступающих документов в компанию.

Все документы, поступающие в компанию (включая телеграммы, факсограммы), проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и передаются на исполнение сотруднику компании.

При получении документа работник службы ДОУ должен проверить целостность конверта, пакета или упаковки, правильность адресования документа. При вскрытии конверта (пакета) проверяется наличие документов, включая приложения. При недостаче вложений, повреждении документов или приложений к ним необходимо сообщить в тот же день отправителю в письменной форме. Составляется акт в 3 экземплярах: первый остается в службе ДОУ, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю.

Конверты сохраняются и прилагаются к документам в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя и дату отправки, в остальных случаях конверты уничтожаются.

Конверты с пометкой «Лично» и грифами «Секретно», «Коммерческая тайна», «Конфиденциально» работниками службы ДОУ не вскрываются. Нужно на конверте проставить штамп о поступлении и дата поступления, после чего закрытый конверт с документами передать в подразделение, отвечающее за работу с информацией ограниченного доступа, а с отметкой «Лично» - передать адресату.

Принятые факсограммы (факсы) регистрируются, рассматриваются и передаются на рассмотрение руководству или непосредственно исполнителю компании, которому был адресован факс.

Прием и регистрация документов в электронном виде, поступивших на электронный адрес компании, осуществляется службой ДОУ, передаются по информационно-телекоммуникационной сети компании руководству или непосредственной исполнителю.

Документы, требующие срочного рассмотрения, передаются на регистрацию незамедлительно. Обработка остальной корреспонденции осуществляется в день ее поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Документы, адресованные в структурные подразделения, передаются в подразделения, минуя руководство компании.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема. Текст телефонограммы записывается или печатается получателем, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

Если в компании необходимо установить иные сроки и разработать дополнительные способы обработки и передачи документов, то эта информация включается в локальный нормативный акт, регламентирующий делопроизводство компании и подлежащий неукоснительному выполнению.

Предварительное рассмотрение поступающих документов производится исходя из оценки их содержания, на основании установленного в компании распределения обязанностей между руководством. Документы, прошедшие предварительное рассмотрение, подлежат регистрации и только после этого передаются на рассмотрение руководству компании. Документы, зарегистрированные службой ДОУ, передаются на рассмотрение руководству компании в день их поступления.

Рассмотренные руководством документы с резолюциями возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационно-контрольном журнале, карточке или базе данных (РКФ) вносится содержание резолюции, срок исполнения поручения, Ф.И.О. и должности исполнителей поручений, только после этого документ передается на исполнение. Если исполнителями являются несколько структурных подразделений, то подлинник передается ответственному исполнителю, а остальным передаются копии документа.

Передача документа, находящегося на исполнении, из одного подразделения в другое производится только с разрешения руководителя, или по договоренности между руководителями подразделений. О передаче документа в ходе исполнения уведомляется служба ДОУ, которая делает об этом отметку в РКФ.

Регистрация и учет поступающих (входящих) документов

Вся корреспонденция: поступающая (входящая), отправляемая (исходящая) или внутренняя должна проходить регистрацию в службе ДОУ компании. Регистрация документа - фиксация факта создания или поступления документа с проставлением на нем регистрационного номера с последующей записью сведений о документе в РКФ.

Важно знать , что:

1. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
2. Документ должен регистрироваться только один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения.
3. Регистрация документов производится в пределах календарного года в валовой последовательности, с началом нового календарного года регистрационные номера документов начинаются с цифры 1.

Следует знать, что есть виды документов, не нуждающихся в регистрации :

1. ГОСты, ОСТы, ТУ.
2. Графики, наряды, заявки, разнарядки.
3. Корреспонденция, адресованная работникам организации с пометкой «Лично».
4. Научные отчеты.
5. Нормы и нормативы расхода материалов.
6. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).
7. Поздравительные телеграммы, письма.
8. Прейскуранты.
9. Пригласительные билеты.
10. Программы конференций, совещаний.
11. Рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения).
12. Формы и бланки (кроме бланков строгого учета и отчетности).
13. Анонимные обращения и письма граждан без обратного адреса.
14. Статистические данные.

Существует два вида регистрации документов: централизованная и децентрализованная.

При централизованной – регистрация документов осуществляется только работниками службы ДОУ.

При децентрализованной – регистрация документов осуществляется как работниками службы ДОУ, так и ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. В этом случае в локальном нормативном акте должно быть четко прописано, какие виды документов компании должны регистрироваться в службе ДОУ и в структурных подразделениях и в каких регистрационно-учетных формах.

На поступающих (входящих) документах, подлежащих регистрации, на первом листе документа проставляется штамп - отметка о поступлении, в котором указывается дата поступления и входящий регистрационный номер.

При необходимости отмечаются часы и минуты поступления документа.

Регистрационный номер документа служит его учетным и поисковым признаком, поэтому в компании должна быть разработана единообразная и стабильная система регистрации документов. Составные части регистрационного номера должны иметь в нем постоянное расположение.

Регистрационный номер поступающего (входящего) документа включает в себя порядковый номер поступления в пределах календарного года. Порядковый номер документа после рассмотрения руководителем и вынесения резолюции может дополняться через косую черту кодов подразделения – исполнителя (в соответствии с принятым в компании классификатором подразделений), например:

Вх. № 114/03 , где

Вх. - указывается, что документ является входящим;
114 - порядковый номер поступления документа в пределах календарного года;
03 - код структурного подразделения

При регистрации документов в информационной системе регистрационный номер документа присваивается автоматически в соответствии со структурой, определяемой программными средствами.

Если в компании для регистрации и учета документов применяются информационные технологии, сведения о документе вносятся в базу данных, при этом состав данных о документе и структура регистрационного номера документа заложена в программное средство, разработанное по техническому заданию компании.

Существует множество разнообразных решений «систем электронного документооборота» (СЭД). В настоящее время уже очевидно, что ни одна организация, учреждение, компания не может обойтись без электронного документооборота. В СЭД открываются широкие возможности, но потребуется обучение персонала ДОУ для работы в СЭД.

Отметим основные реквизиты регистрационно-контрольной формы (РКФ) и правила их заполнения.

Реквизиты	Правила заполнения
1. Наименование вида документа	Заполняется в соответствии с наименованием вида регистрируемого документа (например: письма, факсы, телеграммы, служебные и докладные записки, приказы, распоряжения, протоколы, инструкции, договоры и т.д.)
2. Автор (корреспондент) документа	При регистрации поступающих документов записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица - автора документа. При регистрации обращений граждан вводится его фамилия, имя, отчество и адрес.
3. Дата документа	В РКФ переносится дата, присвоенная документу организацией- автором документа.
4. Регистрационный номер документа	В РКФ переносится регистрационный номер документа, присвоенный организацией- автором документа. Если таковой отсутствует, то в графе указывается «б/н» (без номера).
5. Дата поступления	Переносится в РКФ из отметки о поступлении документа (регистрационном штампе).
6. Регистрационный (входящий) номер документа	Регистрационный номер, присвоенный документу при поступлении в организацию, переносится в РКФ из отметки о поступлении документа (регистрационного штампа).
7. Заголовок (краткое содержание) документа	Переносится из документа; при его отсутствии формируется работником службы ДОУ. Краткое содержание может записываться ключевыми словами.
8. Резолюция	В РКФ переносится из резолюции, наложенной на документ руководителем. Указывается фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, автор и дата резолюции.
9. Срок исполнения документа	Проставляется дата, установленная нормативными правовыми актами или руководителем и содержащаяся в резолюции.
10. Отметка об исполнении документа	В РКФ переносится регистрационный номер и дата подготовленного документа (ответа), ссылка на его регистрационный номер и дату регистрации или краткая запись решения вопроса по существу.
11. Индекс дела	В РКФ переносится индекс дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения, в которое помещен исполненный документ.

В сведениях о документе вносятся в РКФ такие данные, как:

• гриф (отметка) ограничения доступа к документу;
• внутренняя переадресация документов по исполнителям;
• ключевые слова;
• количество листов документа;
• наличие приложений и количество в нем листов;
• Ф.И.О. и должность лица, поставившего документ на контроль;
• промежуточные сроки исполнения поручений;
• перенос сроков исполнения;
• срок хранения документа;
• статус документа (проект и пр.);
• способ получения или отправки документов (почтой России, экспресс-почтой, факсом, курьером и др.);
• другие данные по необходимости.

Т. В. Войцехович,

Движение входящих документов показано на рис. 2, где цифрами и буквами обозначено:

Рис. 2. Схема движения входящих документов

Экспедиционная обработка корреспонденции

Вся поступающая корреспонденция (доставленная почтовой, факсимильной связью, курьерами, документы, привезенные сотрудниками из командировок, переданные на переговорах) должна обрабатываться централизованно экспедицией (структурным подразделением, которое занимается приемом и отправкой корреспонденции). При отсутствии экспедиции обработку корреспонденции производит секретарь.

В ходе экспедиционной обработки проверяется правильность доставки, целостность вложений, правильность оформления документов. Ошибочно доставленная почтовая корреспонденция возвращается почтовому отделению, о факсимильных сообщениях следует, если это возможно, сообщить отправителю.

Экспедиция (секретарь) вскрывает все поступившие конверты. Исключение составляют конверты с отметкой «лично» и конверты, имеющие гриф ограничения доступа к документу в том случае, если существует специальное подразделение для обработки корреспонденции с грифом.

Конверты уничтожаются. Исключение составляют четыре случая:

• если дата почтового штемпеля свидетельствует о дате поступления или отправки корреспонденции (конкурсные документы, арбитражные документы, исковые заявления, судебные повестки и т.д.);
• если на документе вообще отсутствует дата;
• если адрес отправителя можно установить только с помощью конверта;
• если дата отправки существенно отличается от даты получения документа.

Проверяя целостность вложения, необходимо убедиться в наличии всех листов документа, всех приложений и количестве листов в них.

Проверяя правильность оформления, необходимо убедиться в том, что отсутствуют ошибки, которые не позволяют принять документ в работу. (На гарантийном письме отсутствует печать, например). Кроме того, проверяется возможность прочесть листы документа, если он получен по факсу.

Если обнаружены ошибки, о них необходимо поставить в известность отправителя. Документ следует задержать в экспедиции до того, как эти ошибки будут исправлены (высланы необходимые приложения, заменены нечитаемые листы и т.д.).

На всех поступивших документах (в том числе и на факсимильных сообщениях) проставляется дата поступления (28) и, если необходимо, учетный порядковый номер. Учетный номер необходим для более точного подсчета количества поступивших документов.

2. ДВИЖЕНИЕ ВХОДЯЩИХ. ИСХОДЯЩИХ И ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ

В этом разделе будут кратко рассмотрены основные этапы движения документов входящего, исходящего и внутреннего документопотоков.

2.1 Входящие документы

Первичную обработку входящих документов в крупных организациях обычно проводят в экспедиции, в небольших фирмах - секретарь.

При приеме корреспонденции проверяют целостность упаковки и правильность адресования, затем при вскрытии упаковки - наличие всех указанных в документе вложений. На поступившие документы проставляют отметку о поступлении, на которой указаны наименование организации, дата поступления и порядковый учетный номер. Первичная обработка заканчивается сортировкой документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Обычно в канцелярию передают документы, адресованные руководству или в организацию без указания должностного лица. Документы, адресованные структурным подразделениям и отдельным должностным лицам» а также нерегистрируемые в канцелярии, передают по назначению. Предварительно документы рассматривают в канцелярии XIя определении, какие документы должны быть переданы руководству, а какие могут быть сразу отданы на исполнение непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Таким образом руководителей освобождают от излишнего потока второстепенной информации, а маршруты движения документов оптимизируют.

Эту работу поручают специалистам службы ДОУ, секретарю или помощнику руководителя которые хорошо знают распределение обязанностей между должностными лицами организации и обладают доверием со стороны руководства организации.

После рассмотрения руководителем документы в соответствии с его резолюцией передают на исполнение или ознакомление. Формы исполнения могут быть различными: подготовка ответа на входящий документ или внутреннего распорядительного документа, проведение переговоров, организация мероприятий и т.д.

После исполнения документа на нем ставят отметку об исполнении документа, содержащую краткую информацию о произведенных действиях, и документ передают на хранение в делопроизводстве.

2.2 Исходящие и внутренние документы

Работа с исходящими документами, как инициативными, так и ответными, включает этапы:

Подготовка проекта документа;

Оформление и согласование (визирование) проекта;

Подписание проекта;

Регистрации документа;

Отправка из организации.

Для подготовки проекта документа собирают информацию по теме документа, изучают нормы и положения соответствующих правовых актов и нормативных документов, анализируют ранее изданные документы организации.

Проект документа согласуется с руководителями структурных подразделений и специалистами (внутреннее согласование). Согласование может быть и внешним (проект документа направляют соответствующим организациям или должностным лицам этих организаций).

При параллельном согласовании размноженный проект документа может быть одновременно роздан участвующим в I подготовке организациям и лицам. Однако иногда требуется последовательное согласование (в соответствии с функциями сторонних организаций и структурных подразделений организации).

Затем документ (вместе с приложениями к нему) передают руководителю организации, обладающему правом подписи этой группы документов. Для сокращения маршрутов движения целесообразно там, где это возможно, делегировать право подписи документов нижестоящим руководителям (заместителям водителя, руководителям структурных подразделений).

После подписания исходящий документ передают в службу ДОУ или секретарю для регистрации, затем - на отправку. Если документ ответный, то его копию подшивают вместе поступившим документом, а на документе и в регистрационной форме проставляют отметки об исполнении.

Перед отправкой проверяют правильность оформления документа (наличие подписи, даты, регистрационного индекса), наличие указанных в документе приложений, соответствие количества экземпляров числу адресатов, правильность адресования.

На отправляемую корреспонденцию составляют почтовые реестры. Документы обрабатывают и отправляют в тот же день или не позднее первой половины следующею рабочего дна после подписания.

Работу с внутренними документами на этапах подготовки и оформления организуют так же, как и с исходящей документацией. На этапе исполнения маршруты движения внутренних документов совпадают с входящим документопотоком.

3. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

К технологическим процессам обработки документной информации относят регистрацию документов.

Регистрация документа - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

При регистрации в информационно-поисковую систему (ИПС) организации вводят учетные данные о документе (его реквизиты и другие метаданные), а также присваивают документу уникальный регистрационный индекс. Это позволяет сформировать банк данных по всем документам организации и ОВД осуществлять поиск документов по внесенным в информационную систему параметрам (метаданным документа).

При регистрации электронных документов в системах автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) некоторые метаданные вводит система автоматически. Регистрируя документы в САДД, пользователь, как правило, имеет возможность «настроить» состав вводимых метаданных под свои требования либо самостоятельно, либо с помощью фирмы-разработчика системы.

Регистрация внутренних и исходящих документов, подтверждает факт их создания в данной управленческой системе и отправки адресатам, - необходимое условие придания эти документам официального характера и юридической силы.

Регистрация входящих документов не только подтверждает факт их получения, но и накладывает на получившую организацию ответственность за использование содержащейся в документах информации.

Международный стандарт ИСО 15489 также предусматривает регистрацию документов в информационной системе посредством присвоения ему уникального идентификаторам ввода краткой информации о нем или его метаданных, В некоторых странах, например США, документы не регистрируют. Регистрация также необходима для учета документов и контроля за их исполнением. По отношению к регистрации документы в организации делят на регистрируемые и нерегистрируемые.

В обязательном порядке регистрируют документы, которые требуют исполнения, могут служить доказательством выполнения юридических обязательств и управленческих действий или могут быть использованы в справочных целях в дальнейшей деятельности организации.

Регистрации подлежат документы:

Поступающие от органов власти и управления или вышестоящих организаций, а также направляемые в их адрес;

Входящие документы, которые требуют решения или ответа, и соответствующие исходящие;

Важнейшие внутренние (организационные и распорядительные) документы (приказы, распоряжения, протокол и т.д.);

Документы, содержащие информацию о деятельности организации (планы, отчеты, справки, акты, доклады, договор и т.д.);

Ценная и заказная корреспонденция.

Не регистрируют документы, присланные для сведения и не требующие ответа: поздравительные письма, информационные и рекламные материалы, приглашения на различные мероприятия и т.п.

Форма регистрации может быть централизованной, при которой все документы регистрируют в одном месте – службе ДОУ или децентрализованной, когда регистрация происходит и в службе ДОУ, и в структурных подразделениях.

На всех регистрируемых документах в правом нижнем углу первой страницы проставляется штамп, изображенный на рисунке 2.

Наименование организации Вх. №_________ От____________

Рисунок 2 – «Регистрационный штамп»

Категории не регистрируемых в организации, а также регистрируемых вне службы ДОУ документов должны быть определены в соответствующие перечнях документов, составляемых в качестве приложений к инструкции по делопроизводству.

Использование САДД сокращает затраты времени на ввод в ИПС учетных данных о документе и позволяет максимально централизовать регистрацию. При децентрализованной форме регистрации САДД предоставляет возможность создать единую базу данных обо всех документах организации, включая территориально удаленные структурные подразделения.

Основные правила регистрации документов:

Однократность регистрации (документ в организации регистрируют один раз, и при передаче документа из одного подразделения в другое его регистрационный номер не изменяют);

Регистрации подлежат документы, поступающие в организацию или отправляемые из нее по всем каналам: по почте, электронной почте, факсимильной связи, курьером;

Входящие документы регистрируют в день поступления, исходящие - в день подписания, телеграммы - немедленно после их получения, их сразу передают адресату.

Регистрационный индекс (номер) документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Регистрационный индекс документа означает его принадлежность к конкретной классификационной группе и его порядковый номер внутри этой группы. Как правило, индекс состоит из арабских цифр, к которым могут добавлять буквы. Порядковый номер присваивают, начиная с номера 01, с 01 января по 31 декабря включительно (при регистрации в рамках календарного года). Для разделения документов по классификационным группам используют номенклатуру дел, в которой каждой группе документов (делу) присваивают свой индекс. Индекс дела состоит из условного, чаще всего цифрового обозначения (индекса) структурного подразделения и номера дела в этом структурном подразделении. Например, индекс дела 02-06 означает, что дело заведено под номером 06 в структурном подразделении с индексом 02. Таким образом, регистрационный индекс документа из индекса дела и порядкового номера документа, а регистрируемом массиве. Например, если порядковый номер входящего документ 645 и после исполнения он будет помещен в дело индексом 02-06, то регистрационный индекс этого документа – 02-06/645.

Исключение составляют внутренние распорядительные документы, индексами которых являются их порядковые в каждой группе документов, присваиваемые им в течении календарного года, учебного года (для учебных заведений) срока полномочий органов. К индексам приказов по личному составу могут быть добавлены буквы «л/с» (личный состав) или «к» (кадры).

Документооборот – движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

Документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов.

Движение входящих документов

Схема движения входящих документов

Движение входящих документов показано на рис. 2, где цифрами и буквами обозначено:

Рис. 2 . Схема движения входящих документов

	Руководитель (директор)
	Исполнитель (структурное подразделение)
	Экспедиционная обработка
	Предварительное рассмотрение, сортировка
	Регистрация
	Распределение (разметка)
	Перераспределение (переметка)
	Корреспонденция
	Документы, регистрируемые службой ДОУ
	Документы, нерегистрируемые службой ДОУ

Экспедиционная обработка корреспонденции

Вся поступающая корреспонденция (доставленная почтовой, факсимильной связью, курьерами, документы, привезенные сотрудниками из командировок, переданные на переговорах) должна обрабатываться централизованно экспедицией (структурным подразделением, которое занимается приемом и отправкой корреспонденции). При отсутствии экспедиции обработку корреспонденции производит секретарь.

В ходе экспедиционной обработки проверяется правильность доставки, целостность вложений, правильность оформления документов. Ошибочно доставленная почтовая корреспонденция возвращается почтовому отделению, о факсимильных сообщениях следует, если это возможно, сообщить отправителю.

Экспедиция (секретарь) вскрывает все поступившие конверты. Исключение составляют конверты с отметкой "лично" и конверты, имеющие гриф ограничения доступа к документу в том случае, если существует специальное подразделение для обработки корреспонденции с грифом.

Конверты уничтожаются. Исключение составляют четыре случая:

· если дата почтового штемпеля свидетельствует о дате поступления или отправки корреспонденции (конкурсные документы , арбитражные документы, исковые заявления, судебные повестки и т. д.);

· если на документе вообще отсутствует дата;

· если адрес отправителя можно установить только с помощью конверта;

· если дата отправки существенно отличается от даты получения документа.

Проверяя целостность вложения, необходимо убедиться в наличии всех листов документа, всех приложений и количестве листов в них.

Проверяя правильность оформления, необходимо убедиться в том, что отсутствуют ошибки, которые не позволяют принять документ в работу. (На гарантийном письме отсутствует печать, например). Кроме того, проверяется возможность прочесть листы документа, если он получен по факсу.

Если обнаружены ошибки, о них необходимо поставить в известность отправителя. Документ следует задержать в экспедиции до того, как эти ошибки будут исправлены (высланы необходимые приложения, заменены нечитаемые листы и т. д.).

На всех поступивших документах (в том числе и на факсимильных сообщениях) проставляется дата поступления (28) и, если необходимо, учетный порядковый номер. Учетный номер необходим для более точного подсчета количества поступивших документов.

Предварительное рассмотрение. Сортировка.

При предварительном рассмотрении документы сортируются на две группы:

1. документы, которые будут регистрироваться в службе ДОУ;

2. документы, которые передаются в структурные подразделения без регистрации.

Каждая служба ДОУ может разработать и представить на утверждение руководителю организации перечень документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ. Обязательно регистрируются те документы, которые будут являться основанием для принятия управленческих решений.

Для того чтобы правильно провести предварительное рассмотрение, необходимо хорошо представлять себе деятельность фирмы и перспективы ее развития.

Распределение

Зарегистрированные документы распределяются на две группы:

· документы, которые должны быть представлены руководителю;

· документы, которые передаются в структурные подразделения по принадлежности.

Критерии отбора документов для рассмотрения руководителем:

· важность содержания (с точки зрения стратегии и тактики развития бизнеса);

· сложность и новизна поставленных вопросов;

· географический (региональный);

· корреспондентский;

· номинальный (по видам и разновидностям документов);

· предметно-вопросный (по заголовку, содержанию);

· структурный (по структуре организации, по отделам);

· хронологический (по дате) и т. д.

При расстановке РКК, как правило, удается активизировать несколько поисковых признаков (обычно 3-5). Например, карточки поступивших и отправленных документов можно расставить по содержанию, вопросы расположить по алфавиту, внутри предметной рубрики карточки систематизировать по названиям регионов, расположенных по алфавиту, в каждом регионе распределить карточки по корреспондентам, а наименования организаций-корреспондентов расположить в алфавитном порядке и т. д.

Внутри каждой рубрики карточки расставляют по хронологии или в валовом порядке регистрационных номеров. Традиционно применяется обратный (… 5, 4, 3, 2.1) порядок регистрационных номеров и дат.

Справочная картотека делится на две части: карточки документов, находящихся на исполнении, и исполненных.

Классификаторы, применяемые при индексации, регистрационные формы и сами документы образуют информационно-поисковую систему (ИПС ) организации, т. е. систему, обеспечивающую осуществление оперативной справочной работы и контроля исполнения документов.

Контроль исполнения документов

Контроль - неотъемлемая (основная) функция управления и необходимый элемент управленческой деятельности. Цель контроля – своевременное и качественное исполнение каждого поручения. В контрольной деятельности различают две группы операций:

· контроль исполнения по существу поставленных задач;

· сроковый контроль.

Контроль исполнения по существу поставленных задач осуществляют руководители всех рангов.

Контроль за соблюдением сроков исполнения поручений всегда возлагается на аппарат руководителя (службу ДОУ).

В контрольной деятельности службы ДОУ выделяют несколько этапов:

1. Постановка документа на контроль, оформление отметки о контроле в документе (18) и в регистрационной форме. Основанием для этого может являться:

o резолюция руководи;

2. Систематизация регистрационных форм по срокам исполнения. Систематизация проводится с целью выявления документов, срок исполнения которых истекает "сегодня", "завтра", "послезавтра".

При журнальной форме регистрации предполагается ежедневная выборка и повторная фиксация журнальных записей .

При использовании РКК необходимо выбрать карточки с отметкой К или КОНТРОЛЬ и расставить их в отдельной рубрике в порядке прямой хронологии (… 01.09.99, 02.09.99…) по срокам исполнения.

Компьютерные программы регистрации и контроля исполнения документов должны делать выборку по срокам исполнения автоматически.

3. Сообщение и напоминание исполнителю о сроках исполнения (во время передачи документа на исполнение, за три дня до истечения контрольного срока, в день исполнения).

4. Сообщение руководителю (контролеру) о сроках исполнения поручения (за один день до истечения срока исполнения, в день исполнения).

5. Снятие документа с контроля или перенесение контрольных сроков. Основанием для этого должно являться только мнение руководителя, выраженное в письменной (подпись, гриф утверждения, резолюция) или устной форме.

6. Составление периодической справки или сводки об исполнительской дисциплине. Предполагаемый состав информации: количество документов, взятых на контроль, количество исполненных (в срок, с нарушением контрольного срока) документов и находящихся на исполнении (в срок, с нарушением контрольного срока). Справка может содержать сведения об исполнительской дисциплине каждого структурного подразделения, каждого исполнителя или организации в целом.

Организация документооборота

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

Организация работы с документами в организации включает в себя рациональный документооборот, создание информационно-поисковых систем по документам, кон­троль исполнения документов, подготовку документов к передаче в ведомственный архив.

Документооборот - это движение документов в орга­низации с момента их создания или получения до от­правки или сдачи в дело.

Правильно и рационально организованный докумен­тооборот повышает эффективность работы аппарата управления организации.

В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффек­тивности работы аппарата управления ГСДОУ установле­ны и закреплены единые требования к организации рабо­ты со всеми документами в организациях.

Документы организаций можно разделить на три группы: входящие, исходящие и внутренние. Работа с до­кументами каждой группы имеет свои особенности.

Входящие документы, т.е. документы, поступающие в организацию, проходят следующие этапы движения внут­ри организации:

Прием и первичная обработка;

Предварительное рассмотрение;

Регистрация;

Рассмотрение документов руководителем организа­ции;

Доставка документов исполнителям;

Контроль исполнения;

Подшивка исполненного документа в дело.

В крупных организациях приемом и первичной обра­боткой корреспонденции занимается специальное струк­турное подразделение (экспедиция), в небольших коррес­понденция доставляется секретарю руководителя органи­заций.

Перед вскрытием конверта необходимо проверить пра­вильность доставки корреспонденции адресату и целост­ность упаковки документов. Не вскрывают конверты, ад­ресованные в общественные организации с пометкой «лично».

После вскрытия конверта проверяют правильность ад­ресования документа, наличие и количество приложений. При обнаружении недостачи вложений делают специаль­ную отметку при регистрации документа, а о недостаче сообщают корреспонденту. Документы, поступившие не по назначению, следует немедленно переслать по пра­вильному адресу, уведомив об этом отправителя.

После вскрытия корреспонденции конверты, как пра­вило, уничтожают. В некоторых случаях (например, ко­гда по конверту устанавливается адрес отправителя, дата отправки и получения документа, когда на конверте име­ются служебные отметки и др.) их подшивают к доку­менту.

Предварительное рассмотрение поступившей коррес­понденции проводится работником службы документационного обеспечения управления или секретарем организа­ции. При этом документы распределяются на:

Документы, подлежащие регистрации;

Нерегистрируемые документы;

Документы, направляемые на рассмотрение руково­дителю организации;

Документы, направляемые на исполнение без резо­люции руководителя.

Документы передаются на рассмотрение руководителю организации в зависимости от из назначения и содержа­ния. Обязательно передают на рассмотрение руководите­лю все документы правительственных и вышестоящих ор­ганов, документы, содержащие информацию по принци­пиальным вопросам деятельности организации, требу­ющие решения руководства. Если при предварительном рассмотрении документа устанавливают, что к нему для принятия правильного решения необходимо подобрать дополнительный материал, то такой материал подбирает­ся и передается руководителю организации вместе с ос­новным документом.

Не передают на просмотр руководителю организации корреспонденцию, адресованную в структурные подразде­ления, конкретным исполнителям, документы, содержа­щие текущую информацию. Такие документы передаются руководителям структурных подразделений, конкретным исполнителям в соответствии с их функциями и компе­тенцией.

Такой предварительный отбор документов позволяет освободить руководителя организации от просмотра те­кущей корреспонденции, что особенно важно в современ­ных условиях роста информационного потока.

Следующий этап обработки входящей корреспонден­ции - регистрация. Обычно она проводится в два этапа следующим образом: секретарь начинает регистрацию, затем передает документы на рассмотрение руководителю, а после резолюции руководителя заканчивает регистрацию, записывая в регистрационную форму текст резолю­ции (конкретное действие, которое необходимо произве­сти, фамилию исполнителя и срок исполнения). Некото­рые организации регистрируют входящие документы по­сле их рассмотрения должностным лицом.

После регистрации входящие документы передаются в структурные подразделения исполнителям. Обработка до­кументов и передача их исполнителям должна осуществ­ляться в день их поступления в организацию. В некото­рых случаях исполнитель может быть ознакомлен с тек­стом документа до рассмотрения документа руководите­лем организации. Документы, которые будут исполняться несколькими структурными подразделениями или не­сколькими должностными лицами, передаются исполни­телям поочередно или одновременно в копиях. Подлин­ник документа передают ответственному исполнителю. Принимают корреспонденцию и передают ее исполните­лям обычно без расписки. Иногда (например, при переда­че документов, связанных с конфликтной ситуацией, важных документов, взятых на контроль и т.п.) исполни­тель расписывается при получении документа.

Документ должен быть исполнен в срок, указанный в резолюции руководителя или определенный видом доку­мента. Исполненные документы подши­ваются в дела.