Порядок ведения делопроизводства юридической службы. Взаимодействие делопроизводителя и юридической службы организации Делопроизводство в юридическом отделе организации
При прохождении практики в юридическом отделе помощь руководителя практики помогла мне постигнуть суть работы в коммерческой организации в должности юрисконсульта.
Юридический отдел ОАО “Волковысский мясокомбинат” имеет современную нормативную правовую базу, представленную как в электронном виде, так и печатными изданиями.
Особую роль в работе юридического отдела занимает электронная правовая база, которая ежедневно обновляется и позволяет быстро и точно найти требуемые нормативные правовые акты, образцы документов, обзоры судебной практики, статьи в профильных журналах и иную информацию. Трудно переоценить значение такого серьезного инструмента в работе любого юриста.
Юридический отдел является самостоятельным структурным подразделением, подчиняется непосредственно генеральному директору предприятия. Юридический отдел состоит из начальника юридического отдела, трех юрисконсультов и машинистки.
Юридический отдел предприятия в своей деятельности руководствуется действующим законодательством Республики Беларусь, Уставом общества, Политикой и целями в области качества предприятия, документами СМК, приказами генерального директора, правилами внутреннего трудового распорядка.
Руководство юридическим отделом осуществляет начальник юридического отдела.
Начальник юридического отдела назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказом генерального директора комбината.
На должность начальника юридического отдела назначается лицо с высшим юридическим образованием и стажем работы по специальности не менее 5 лет.
Руководитель подразделения обязан обеспечить выполнение задач и функций, возложенных на юридический отдел.
Начальник юридического отдела должен знать:
- - методические, нормативные и другие руководящие материалы по правовой деятельности комбината;
- - политику в области качества, требования документов СМК, касающихся деятельности юридического отдела.
В случае временного отсутствия начальника юридического отдела его обязанности исполняет назначенный в установленном порядке юрисконсульт, который приобретает соответствующие права и несет полную ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей. На должность юрисконсульта назначаются лица, имеющие высшее юридическое образование и стаж работы в должности юрисконсульта не менее трех лет. В случае временного отсутствия начальника юридического отдела исполняет его обязанности. Юрисконсульт назначается и освобождается от занимаемой должности по приказу генерального директора.
Юрисконсульт должен знать:
- - действующее законодательство Республики Беларусь;
- - постановления, распоряжения, приказы вышестоящих органов;
- - методические, нормативные и другие руководящие материалы по правовой деятельности предприятия;
- - порядок ведения учета и составления отчетов по хозяйственно-финансовой деятельности комбината;
- - порядок заключения и оформления хозяйственных договоров, контрактов;
- - правила и нормы охраны труда, техники безопасности и производственной санитарии;
- - политику в области качества комбината, требования документов системы менеджмента качества, касающихся деятельности юридического отдела.
Основными задачами юридического отдела являются:
- - Обеспечение законности в деятельности комбината;
- - Активное использование правовых средств, для укрепления хозяйственного расчета, соблюдения договорной и трудовой дисциплины, выполнения договорных обязательств;
- - Защита имущественных прав и законных интересов комбината;
- - Обеспечение соответствия действующему законодательству издаваемых на комбинате локальных нормативных актов;
- - Снижение дебиторской задолженности;
- - Управление нормативными правовыми актами;
- - Выполнение функций в области качества в соответствии с документами СМК.
В соответствии с основными задачами юридический отдел выполняет следующие функции:
- - Контроль соблюдения установленного на предприятиии порядка предъявления и рассмотрения внутрихозяйственных претензий.
- - Проведение совместно с другими подразделениями экономико-правового анализа результатов хозяйственной деятельности комбината, изучение условий и причин возникновения непроизводительных расходов, состояния числящейся на балансе дебиторской задолженности, нарушений договорных обязательств, подготовка материалов по недостачам и хищениям денежных средств и товарно-материальных ценностей для направления их в судебные и следственные органы.
- - Проверка соответствия законодательству представляемых на подпись руководителю предприятия проектов приказов и других документов нормативного характера, их визирование.
- - Подготовка и внесение предложений об изменении действующих или отмене утративших силу локальных нормативных актов комбината.
- - Участие в разработке и осуществлении мероприятий правового характера, направленных на повышение качества продукции, обеспечение соблюдения законодательства о труде, укрепление трудовой дисциплины, экономию и рациональное использование материальных ресурсов, предотвращение недостач, хищений, приписок.
- - Сокращение и предупреждение непроизводительных расходов и потерь, решение вопроса о привлечении к ответственности виновных в этом лиц.
- - Анализ практики заключения и исполнения хозяйственных договоров и представление директору комбината предложений по устранению выявленных недостатков;
- - Участие в организации и проведении пропаганды правовых знаний, информирование работников комбината о действующем законодательстве, разъяснение практики его применения.
- - Подготовка заключений, осуществление консультаций по правовым вопросам, возникающим в деятельности комбината.
- - Осуществление учета законодательных актов, применяемых на комбинате, предоставление руководителям заинтересованных подразделений информации об их изменении.
- - Оказание правовой помощи структурным подразделениям комбината, отдельным работникам по действующему законодательству.
- - Подготовка документов по дисциплинарной и материальной ответственности работников комбината.
- - Участие в разработке и актуализации документов СМК по направлению деятельности. Ведение претензионной и исковой работы, в том числе по искам вследствие нарушения правил по охране труда и пожарной безопасности, представление в установленном порядке интересов комбината в судах, органах государственного управления при рассмотрении правовых вопросов, осуществление методического руководства исковой работой, если она ведется другими структурными подразделениями комбината.
- - Соблюдение требований нормативных правовых актов по охране труда.
- - Участие в работе комиссии по проверке знаний по вопросам охраны труда, рабочих ИТР и специалистов подразделений и служб комбината.
- - Регистрация договоров и контрактов.
Важным направлением работы юридической службы предприятия является разработка, согласование и утверждение локальных нормативных актов по вопросам регулирования трудовых и связанных с ними отношений. Согласно ст. 1 Трудового Кодекса Республики Беларусь локальные нормативные акты -- коллективные договоры, соглашения, правила трудового распорядка и иные принятые в установленном порядке нормативные акты, регулирующие трудовые и связанные с ними отношения у конкретного нанимателя.
Несколько иное определение нормативного правового акта закреплено в ст. 1 Закона Республики Беларусь от 10.01.2000 № 361-3 "О нормативных правовых актах Республики Беларусь", с изменениями и дополнениями по состоянию на 07.05.2007, в соответствии с которой локальный нормативный правовой акт - нормативный правовой акт, действие которого ограничено рамками одной или нескольких организаций.
Если сравнить две вышеуказанные дефиниции, то можно сделать вывод, что легальное определение локального нормативного акта в ст. 1 ТК является более узким по сфере регулируемых этим документом отношений. Кроме того, очевидно расхождение используемых законодателем терминов: в ТК фигурирует категория "локальный нормативный акт", в Законе "О нормативных правовых актах Республики Беларусь" -- "локальный нормативный правовой акт". Полагаю, что юридическая терминология в указанных законах должна быть унифицирована. На мой взгляд, возможно использование и более лаконичного термина "локальный акт" как более широкого понятия, включающего помимо локальных нормативных (правовых) актов также и индивидуальные локальные акты либо локальные акты смешанного характера. Последние содержат как нормативные предписания, так и индивидуальные правоприменительные положения.
Мною был рассмотрен коллективный договор (приложение 2). Коллективный договор между ОАО “Волковысский мясокомбинат” и его работниками, интересы которых представляет действующий на предприятии профсоюз, является соглашением между нанимателем и работниками. Коллективный договор был заключен 27 мая 2010 года сроком на три года. Зарегистрирован Волковысским районным исполнительным комитетом 05.07.2010 года за № 113. Коллективный договор устанавливает дополнительные гарантии, компенсации, преимущества и более благоприятные условия труда по сравнению с установленными законодательством Республики Беларусь, генеральным, тарифными и местными соглашениями с учетом особенностей деятельности конкретной организации и ее финансовых возможностей. Также, нанимателем и профсоюзом при заключении коллективного договора были использованы социально-партнерские соглашения для ограничения и упорядочения контрактных трудовых отношений. Например, разработан и закреплен дифференцированный подход в части установления порядка определения срока, на который продлевается контракт, в зависимости от стажа и личностных показателей трудовой деятельности работника, определения дополнительных дней отпуска и размера повышения тарифной ставки. Это позволило гармонизировать и сбалансировать правовое положение работника и нанимателя, обеспечить соблюдение интересов обеих сторон. Проекты коллективного договора, обсуждаются сторонами в определенном им порядке. Подписываются уполномоченными представителями сторон.
Изменения и дополнения в коллективный договор вносятся по взаимному согласию сторон.
Об исполнении коллективного договора, соглашения в сроки, определенные в них, но не реже одного раза в полугодие, информируются работники, от имени которых они заключены. Способы и порядок информирования определяются сторонами.
Все работники, в том числе впервые принятые, должны быть ознакомлены нанимателем с действующим у него коллективными договорами.
На мой взгляд, наниматель не нарушает коллективный договор и выполняет все его условия.
Понятие документа и дело-ва
Вопрос 2 «Классификация документов»
Современная организация делопроизводства начинается с классификации документов по заданным признакам.
По средствам фиксации все документы в организациях можно подразделить на следующие группы:
письменные - документы рукописные и машинописные, а также изготовленные на множительных аппаратах и изданные типографским способом. В общем документообороте они составляют примерно 95% всех документов;
графические - чертежи, схемы, планы, карты, графики, рисунки и т. п. Большое преимущество этих документов в том, что они наглядны и доступны для любого специалиста, не владеющего иностранным языком, поэтому находят все большее применение в народном хозяйстве;
фотокинодокументы - разновидность документов, которые дают возможность запечатлеть те объекты или процессы, фиксация которых с помощью других средств была бы затруднительной, а иногда и невозможной.
По видам деятельности независимо от средств фиксации все документы принято разделять на три большие группы:
организационно-распорядительные;
по финансово-расчетным операциям;
по снабжению и сбыту.
Организационно-распорядительные документы имеют исключительно важное значение. В них отражены вопросы общего руководства предприятием и его производственной деятельностью. Эти документы составляются работниками всех подразделений предприятия. Документы по организации учета и отчетности составляют непосредственно работники отдела учета.
Документы по финансово-расчетным операциям составляют в основном работники финансового отдела и бухгалтерии. Правильно составленные документы по финансово-расчетным операциям способствуют рациональному использованию денежных средств.
Документы по снабжению и сбыту составляют преимущественно работники планового отдела, отделов материально-технического снабжения и сбыта, а также работники учета.
Документы классифицируют и по наименованиям. Однако изучать документацию предприятий лучше не по наименованиям, потому что структура и особенно их содержание, несмотря на общие наименования, могут быть различными.
По месту составления документы подразделяются на:
внутренние, составленные работниками данного предприятия;
внешние, поступающие от других предприятий и лиц.
По юридической силе документы классифицируются на:
подлинные, которые выдаются уполномоченными работниками организации с соблюдением всех правил;
подложные, содержание или реквизиты которых не соответствуют действительности.
Вопрос 3 «Нормативно-методическая база делопроизводства»
Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.
Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:
Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;
Указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;
Правовые акты федеральных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;
Правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы
по делопроизводству учреждений, организаций, предприятий;
Государственные стандарты на документацию;
Унифицированные системы документации;
Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.
Методические документы регламентируют:
Технологию создания, обработки, хранения, использования документов в организации;
Работу службы делопроизводства (ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и т.д.).
В России существует государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные требования к документам и службам ДОУ приведены в нормативных документах по организации:
Управленческого труда и охране труда;
Архивного хранения документов.
Вопрос 4 «Оформление реквизитов документов»
Оформление реквизитов
Реквизит - место нахождения учреждения, организации или лица, которому направляют документ. Согласно Почтовым правилам Министерства связи он включает в себя, следующие элементы:
индекс, область (край), город, улицу, дом.
При оформлении адреса допускаются общепринятые сокращения: обл., г. (город), пос., с, (село), р-н, ул., пер., наб., пр, или просп., корп., кв.
Города, в наименование которых входит слово "град" или "город", а также столицы указывают без сокращения - "г" (Новгород, Волгоград), остальные - с сокращением (г. Омск, г. Мурманск).
В обозначениях номеров домов, корпусов, квартир знак "№" не ставят, при литерном написании номеров букву пишут слитно с цифрой (кв.57а).
Наименование адресата указывают на документе одним из способов, установленных ГОСТом Р 6.30-97. Место расположения адресата на документе в правом верхнем углу в ограничительных отметках (уголки или риски) на бланках, нанесенных типографским способом.
Если документ напечатан на листе бумаги, адресат оформляют с 4-го положения табулятора (45 деление на линейке, после 32 печатных знаков от начального поля), через 1 межстрочный интервал, с 1,5-2 интервалами между составными частями реквизита. Составные части реквизита "Адресат":
Наименование организации;
Наименование структурного подразделения;
Должность;
Фамилия и инициалы должностного лица, кому направлен документ;
Почтовый адрес.
Каждый из элементов реквизита "Адресат" должен начинаться с новой строки. В конце смысловых строк (составных частей этого реквизита) знаки препинания не ставят (открытая пунктуация). В середине строк знаки препинания сохраняют. Переносы слов не допускаются.
Вопрос 5 «Виды бланков документов и требования к ним»
Бланк документа - это стандартный лист бумаги с нанесенными на нем постоянными реквизитами. На рабочем поле бланка, предназначенном для переменной информации, могут также размещаться символические графические знаки (ограничительные отметки): уголки, линии и т. п., которые служат ориентирами при оформлении документов, указывают место размещения переменных реквизитов, отмечают места для пробивки отверстий под подшивку документов.
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата бланков документов: А4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм) (Соответствуют Международному стандарту ИСО 216:1975). В делопроизводстве также находит применение формат A3 (297x420), используемый для подготовки больших таблиц, диаграмм, схем в качестве приложений к различным видам документов.
Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.
Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица стандартом установлены следующие виды документов: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа.
Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. В зависимости от учредительных документов организации, общий бланк включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14 (см. Реквизиты документа и Общий бланк организации (образец)).
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.
Для бланков писем характерны два варианта размещения постоянных реквизитов в рамках выделенной зоны - угловое и продольное (см. Пример 1 и Пример 2).
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19. (образец бланка приказа).
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает определенные требования к размещению на бланках постоянных реквизитов и ограничительных отметок.
Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08.
Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.
Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или
флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
Центрированный вариант расположения реквизитов используется при типографском способе изготовления бланков. При этом под реквизиты 11, 12, 13 оставляют трафаретные места.
Флаговый вариант расположения реквизитов используется в основном при воспроизведении угловых бланков на чистом листе бумаги с помощью печатающих устройств (компьютер, печатная машинка) непосредственно при подготовке документа. При эгом воспроизведение постоянных реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003, для исходящих документов считается обязательным. Для внутренних документов часть реквизитов (01 - 07, 14), как правило, не воспроизводится.
Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.
Бланки документов следует изготавливать на плотной белой бумаге или бумаге светлых тонов. Воспроизведение реквизитов на бланках может производиться типографским способом, с применением средств оперативной полиграфии или с помощью вычислительной техники при подготовке конкретного документа.
При изготовлении бланков типографским способом размеры шрифтов выбирают в зависимости от количества печатных знаков в реквизите. Более крупным шрифтом выделяется наименование организации и вида документа. Допускается реквизит 08 (наименование организации) печатать рисованными шрифтами. Бланки печатаются красками насыщенного цвета, обеспечивающими незатруднительное чтение текста в удовлетворительных условиях освещения и получение качественных копий документов с помощью средств копировальной техники.
ГОСТ Р 6.30-2003 не оговаривает виды шрифтов, которыми следует пользоваться при подготовке текста документа с использованием средств вычислительной техники. Основное требование к шрифтам сводится к тому, чтобы они были хорошо читаемыми. Некоторым образом конкретизируется требование к шрифтам в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Инструкция рекомендует при подготовке документов применять текстовый редактор Word версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером N 12, 13, 14 при печати через 1 - 2 интервала.
При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. Номер страницы пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова "страница" и его сокращенных вариантов или знаков тире (– 2 –).
Особые требования предъявляются к изготовлению, учету, использованию и хранению гербовых бланков. Эти требования в отношении воспроизведения реквизита 01 (Государственный герб Российской Федерации) оговорены Федеральным конституционным законом "О государственном гербе Российской Федерации" от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ (с изм. и доп. от 9 июля 2002 г.).
Сроки хранения документов
Сроки хранения каждого вида документов определены специальным Перечнем: 1 год, 5 лет, 75 лет, постоянно, до минования надобности, до замены новым (новыми). Большинство документов имеют срок хранения храниться 5 лет, ряд документов (годовые отчеты, документы о переоценке основных средств, паспорта сделок и др.) - постоянно. Срок хранения лицевых счетов работников - 75 лет. Отметки "до минования надобности" и "до замены новым (новыми)" означают, что эти документы имеют только практическое значение. По некоторым из этих документов срок хранения определяется самой организацией (но не может быть менее одного года), по другим - не менее 5 лет.
Для большинства документов исчисление срока их хранения производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. По некоторым документам исчисление срока хранения, названного в графе 3 Перечня, осуществляется с определенного момента, указанного в графе "Примечание": например, по договорам о материальной ответственности - 5 лет после увольнения материально ответственного лица, сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах - 5 лет после снятия с учета и т.д. В статье 22 Закона № 125-ФЗ указаны сроки временного хранения отдельных видов архивных документов, включаемых в состав Архивного фонда Российской Федерации, отсутствующих в Перечне (проектной документации по капитальному строительству - 20 лет, технологической и конструкторской документации -20 лет, научной документации - 15 лет, кино- и фотодокументов - 5 лет и др.).Документы постоянного срока хранения обычно хранятся в организации до ее ликвидации.Примечания, приведенные в Перечне, комментируют и уточняют сроки хранения отдельных документов.
Например, примечание "При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения" конкретизирует сроки хранения учетных регистров, документов об инвентаризации имущества и др.
На базе Перечня крупная организация, имеющая филиалы и составляющая специфические документы, не отраженные в Перечне, составляет, как правило, собственный перечень документов. В небольших и средних организациях целесообразно использовать типовой Перечень.
Вопрос 14 «Подготовка и передача дел в архив»
Архивное хранение документов и дел
Обеспечение сохранности документов
Дела кратковременного (до 10 лет), долговременного (свыше 10 лет) и постоянного срок хранения должны быть сохранены в организации:
до завершения установленного срока и выделения их к уничтожению;
до сдачи дел на государственное хранение;
до ликвидации организации.
В течение всего установленного срока хранения должны обеспечиваться не только учет документов, но и их физическая сохранность и использование.
Это предъявляет определенные требования к обработке самих дел и оборудованию архивохранилищ.
Документы архива подразделяются на документы общего и обособленного хранения, на бумажной и пленочной основе. В состав последних включают не только пленки для фото, видео- и фонозаписей, но и другие компьютерные носители информации, еще не оформившиеся в самостоятельную группу.
Электронные документы в архивах
Срок хранения документной информации на компьютерных носителях данных определяется на общих основаниях по соответствующим статьям перечней.
Согласно принципам архивного дела документ должен храниться на том носителе информации, на котором он был создан. Поэтому хранение офисных документов на компьютерных носителях не запрещено, но и не приветствуется в силу объективных причин.
До настоящего времени более надежного и дешевого, чем бумага (документ на бумаге уже есть, он бесплатен!), носителя с более универсальной и автономной системой записи и чтения информации пока в офисных технологиях не появилось.
Необходимо также помнить, что длительное хранение документов на нестабильных съемных носителях, например дискетах, требует частых, не реже чем полугодовых, проверок и перезаписи хранимой информации на новые носители в двух экземплярах. Длительное, т.е. свыше 10 лет хранение архивной информации на жестком диске компьютера также рискованно из-за возможных сбоев и вирусных атак.
В настоящее время единственно возможным носителем для записи архивируемых документов может считаться не перезаписываемый (документы править нельзя!) оптический диск (CDR), хотя в последнее время возросли претензии и к его качеству.
Постепенно практика подходит к тому, что все больше фирм признают целесообразным размещать на оптических дисках документы со сроками хранения только до 10 лет. А вот в качестве рабочей копии для каждодневного использования возможно создание электронных копий документов с более длительными сроками хранения, например личных дел сотрудников. Надежнее при этом сканировать и хранить документы в графическом формате для сохранения всех визуальных особенностей документов.
При значительном объеме документов на компьютерных носителях и документных баз данных, образовавшихся в процессе электронного документирования, для их хранения организуется самостоятельное или в составе действующего архива хранилище электронных документов.
Вопрос 18 «Оформление информационно-справочных документов»
Справочно-информационные документы составляются для получения определенных сведений, или ведут к принятию какого-либо управленческого решения на предприятии. Это не поручения, не указание к действию, а скорее различные предложения или объяснения фактов. Справочно-информационные документы передаются сотрудниками по служебной иерархии, например, работник цеха, пишет заявление об отгуле начальнику цеха, а не генеральному директору или совету директоров предприятия.
Существует много разновидностей справочно-информационных документов, рассмотрим некоторые из них:
докладная записка - рапорт руководителю о нарушениях, происходящих на предприятии.
объяснительная записка - документ, в котором работник объясняет причины нарушения трудовой дисциплины, таких как опоздание на работу, невыполнение или некачественное выполнение порученных обязательств, а также в случаях порчи имущества или продукции по его вине.
Предложение - предложение по улучшению на предприятии, советы по внедрению новшеств, а также собственных разработок, которые могут повысить производительность труда и (или) иными способами улучшить финансовую деятельность на предприятии.
Акт - составляется при использовании средств на определенные нужды. Акт составляется для списания денежных или материальных средств предприятия. Акт списания составляется для снятия с баланса предприятия оборудования и материалов, не соответствующих предназначенным целям, из-за утраты ими своих свойств.
Вопрос 1 «Понятие документа и делопроизводства. Особенности юридического делопроизводства»
Понятие документа и дело-ва
Делопроизводство (документационное обеспечение управления) - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами
При создании документов используют различные способы документирования в зависимости от содержания информации: звукозапись (фонодокумент), фотографию (фотодокумент), запись изображений и звуков (аудиовизуальный документ) и т. д.
Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке, называется официальным документом. Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации, называют служебным документом.
Если документ создан лицом вне сферы его служебной или общественной деятельности, то он считается документом личного происхождения.
Документы выполняют ряд важных функций:
информационную: являются носителем и источником информации;
управленческую: позволяют организовывать, регулировать, контролировать, анализировать производственные процессы;
правовую: служат юридической основой производственной деятельности, подтверждают факты, удостоверяют сведения и показатели;
коммуникативную: помогают организовывать обмен информацией и общение между различными объектами;
учетную: накапливают сведения за определенные периоды времени и позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности;
социальную: отражают социально-экономическую, политическую, общественную и другие сферы жизни государства и его граждан;
культурную: являются памятником культуры данной эпохи, показывают ее специфику, колорит, нравы, обычаи, традиции;
историческую: являются источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, полнее и конкретнее других исторических памятников раскрывают исторические события, подтверждают и дополняют факты, помогают восстанавливать историческое прошлое стран и народов.
Делопроизводство (документационное обеспечение управления) - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
деятельность и юридические документы. Подготовка
Перечня юридических документов
(2 часа)
1. Понятие юридического делопроизводства и его значение для юриста
2. Понятие и формы юридической деятельности
3. Юридические документы: понятие, признаки и их значение
4. Виды юридических документов
Подготовка перечня юридических документов
Задания для подготовки.
Цель данного практического занятия – обзор множества юридических документов.
Наряду с усвоением того, что такое юридическое делопроизводство, надо определиться и с тем, для юристов какого профиля знать его необходимо и почему, и в чем заключается общая составляющая юристов разного профиля. Речь, конечно, идет о том, что юристы должны досконально знать правовую материю, хорошо говорить, а также умело составлять юридические документы.
При рассмотрении этой темы надо четко уяснить, что такое юридические документы и чем они отличаются от других документов. Немаловажно составить схему видов юридических документов, поскольку наглядная их классификация усваивается полностью. На занятие следует прийти с красиво оформленной схемой, сделанной на компьютере, которая в дальнейшем поможет выполнять задание по составлению перечня юридических документов.
Только после этого возможно приступать к выполнению большого и сложного задания по составлению максимально возможного перечня юридических документов (нижнюю границу такого перечня устанавливает преподаватель). Для выполнения задания дается не менее 1 часа.
Оставшееся время используется для анализа выполненных письменных работ и их оценки.
Тема 2. Содержательные правила (правила достижения социальной адекватности нормативных актов). (2 часа)
1. Понятие правотворчества и его виды (правотворчество народа, правотворчество государственных органов, корпоративное правотворчество).
2. Нормативные акты как результат правотворчества и их классификация
3. Требования к содержанию нормативных актов Основные способы и приемы формирования содержания
4. Подготовка проекта нормативного акта (акта государственного органа или корпоративного акта)
Задания для подготовки.
Цель данного практического занятия – выработка умения применять содержательные правила и разрабатывать оптимальные по содержанию нормативные акты с тем, чтобы они были социально адекватными.
Занятие четко делится на теоретическую и практическую часть.
Вначале важно проконтролировать то, насколько студенты при подготовке к практическому занятию уяснили, что есть нормативные акты и каковы их виды.
Далее необходимо обратиться к краткой характеристике тех требований, которые предъявляются к нормативным актам. Прошло то время, когда их творили понаитию, т.е. кто как может. Теперь это дело, имеющее общегосударственное значение и определяющее жизнь 140-миллионного народа России, поставлено на научную почву. Правил формирования содержания нормативных актов множество (законность, соответствия норм права нормам морали, целесообразность, своевременность, обоснованность, эффективность, экономичность, реальность, оптимальности, полнота, конкретность, демократичность, стабильности, своевременное обновление и др.), и именно их реализация обеспечивает качество нормативных актов.
Особую сложность представляет изучение способов формирования содержания законодательных актов. Их более десятка (запреты, предписания, дозволения, принципы права, правовые дефиниции, декларации, юридические конструкции, правовые презумпции, правовые фикции, правовые аксиомы, исключения). Все они доступны для понимания. Знание их дает студенту очень многое: даже если он не будет участвовать в сложной законотворческой деятельности, он сможет грамотно прочитать закон и уяснить его перед его реализацией, будучи юристом-практиком.
И только уяснив теорию создания нормативных актов можно приступать к практической работе по созданию проекта нормативного акта, тематику которого определяет преподаватель.
Важно, чтобы тема была все же не столь глобальной (допустим, введение в стране платного высшего образования). Как показывает практика, по силам всем студентам будет создание какого-либо корпоративного акта и желательно связанного с вузовской тематикой, допустим, Положение о дресс-коде студента,
Положение об экзамене и др.
Предварительно же можно дать домашнее задание: принести каждому студенту какой-либо корпоративный нормативный акт. Здесь могут помочь работающие родители: в любой организации всегда существует множество корпоративных актов. Некоторые корпоративные акты, регулирующие деятельность своего вуза, можно найти на стендах. В организациях издаются также сборники корпоративных актов, хотя на сегодняшний день стараются хранить их в электронной форме. В качестве подспорья можно использовать книгу Т.В. Кашаниной «Корпоративные нормативные акты. Образцы документов с кратким комментарием», 2014 г. Ее электронный вариант помещен в СПС «Гарант».
Преподавателю следует проанализировать некоторые самые интересные корпоративные акты, принесенные студентами и отметить наличие в них достоинств и недостатков.
Проекты корпоративных актов собирает преподаватель, который их публично анализирует и оценивает.
Тема 3. Структурные правила. Составление проекта договора
(2 часа)
1. Понятие структуры юридического документа и ее основные части.
2. Структура нормативного акта. Система структурных единиц нормативных актов и правила их использования (заголовок, оглавление, преамбула, текст, примечания, заключительные положения, приложения)
3. Структурные единицы текста (часть, раздел, глава, статья, параграф, пункт, подпункт, абзац).
4. Правореализация и правоприменение: в чем их суть и различие.
5. Правореализационные документы: понятие, виды и структура
6. Составление проекта договора
Задания для подготовки.
Цель практического занятия – научится структурно правильно составлять правореализационные документы и выработать умение применять структурные правила.
Вначале следует разобраться в том, что такое структура юридического документы и каковы ее основные части. Акцент следует сделать на структуре нормативных актов, как документов, имеющих наиболее сложную структуру. Это пригодится любому практикующему юристу, который научится профессионально читать любой нормативный акт.
Для того, чтобы усвоить эту тему на практике, следует все же выбрать менее сложный вид юридических документов, а именно правореализационные.
Прежде всего надо разобраться, что такое правореализация и чем она отличается от правоприменения. Здесь существует палитра мнений. Однако, чтобы не увязать в бесконечных дискуссиях, эти два понятия можно объединить другим более общим: осуществление права. Осуществление права - это воплощение (претворение) установленных норм права в деятельности субъектов права.
Следует различать два типа осуществления права:
непосредственный тип , или реализация права, когда субъекты, которым адресованы нормы права, поступают так, как ими дозволяется или предписывается. Речь идет о нормальном поведении, которое к тому же имеет массовый характер;
правоприменителъный тип , когда деятельности субъектов права по осуществлению правовых норм оказывается недостаточно и требуется участие властного государственного органа, для того чтобы осуществить предписанное правовыми нормами.
Реализации права – это законопослушное поведение субъектов права, соответствующее их интересам. Наиболее важные наши поступки оформляются юридическими документами. Их, на самом деле, великое множество, и можно дать лишь их неполный перечень.
Надо отметить, что содержание и структура правореализационных документов довольно простое в отличие от нормативных актов.
Однако можно студентам предложить попробовать свои силы в составлении более сложного документа – проекта договора.
Договор сейчас используется почти во всех отраслях права и считается универсальным юридическим документом. В обществе, основанном на рыночной экономике, договоры играют главную роль. Можно даже сказать, что именно договоры составляют суть рыночного механизма.
Самая общая схема любого договора выглядит так:
1) вводная часть («шапка»), где находят отражение название договора, место и дата его заключения, называются стороны, обозначается их место в договорном обязательстве, а также указываются лица, уполномоченные подписать договор;
3) основная часть;
4) заключительная часть (реквизиты, адреса и подписи сторон).
Студенты на занятии должны научиться составлять проекты наиболее распространенных договоров, к числу которых относятся трудовые и гражданско-правовые.
Предварительно необходимо дать домашнее задание: каждому студенту принести реальный договора. Здесь могут также помочь работающие родители, если в организации, где они работают, имеют дело с составлением договоров.
Преподавателю следует проанализировать некоторые самые интересные образцы договоров, принесенные студентами, и отметить наличие в них достоинств и недостатков.
Чтобы повысить интерес к занятию, лучше предлагать составить те варианты договоров, с которыми студенты (или их семьи) имели или могли иметь дело, например, трудовой договор, договор купли-продажи, договор на выполнение репетиторских услуг, ремонта жилого помещения, строительства дачного домика и т. д.
Проекты договоров собирает преподаватель, который их публично анализирует и оценивает.
Тема 4 . Логические и языковые правила составления юридических документов.
(2 часа)
1. Понятие логики и особенности юридической логики. Значение логических правил при составлении юридических документов.
2. Система логических правил
3. Логические правила, общие для всех юридических документов
4. Специфические логические правила нормативно-правового акта
5. Языковые правила, общие для всех юридических документов
6. Система языковых (лингвистических) средств нормативных актов (лексические, синтаксические, стилистические правила, правовые аббревиатуры)
7. Языковые правила составления правоприменительных актов
8. Составление искового заявления
Цель практического занятия – изучить логические правила составления юридических документов и научится логически безупречно их составлять.
Задания для подготовки.
Чистая логика, или математическая логика - это фундаментальная и неумолимая логика, созданная одновременно на базе систематической и слепой пунктуальности и величайшей тонкости при анализе. Такая логика нужна в юриспруденции далеко не всегда. Более того, она может дать искаженный взгляд на социальную действительность.
Юридическая логика - это логика, которая действует в контексте социальных условий, политики государственной власти и групп людей.
Следовательно, это есть целенаправленная логика. Однако хотелось бы сразу же предостеречь от смешивания логики права как логики целенаправленной и логики социального заказа. Юридическая логика – это не логика политическая, а тем более не холуйская. Это логика учета многих факторов, позволяющая достичь результата точно, но возможно в ущерб быстроте принятия решений, это логика, где приходится делать ход не по прямой, не по кратчайшему пути, а как бы ход конем.
Уяснив особенности юридической логики, студент должен классифицировать логические правила, применяемые при составлении юридических документов, и уметь их охарактеризовать.
Практическая часть занятия могла бы быть посвящена написанию искового заявления в суд. Его фабулу продумывает преподаватель и формулирует для всех студентов. Пусть в ней используется ситуация, которая наверняка встречалась в жизни каждого студента (причинение вреда в результате покупки некачественного товара или услуги).
Предварительно надо обратить внимание студентов на правильное использование изученных ранее содержательных и структурных правил, а не только логических. Ситуация в исковом заявлении должна быть описана полно, требование сформулировано четко, приведены аргументы, т.е. обосновано, и, если возможно, со ссылкой на закон (хотя сейчас гаджеты есть у многих).
При ознакомлении с данной темой необходимо осознать значимость юридического языка для составления юридических документов. В конце концов, юрист всегда составляет юридические бумаги не для себя, а для других и они всегда должны быть ими правильно поняты.
Юридический язык особенный. В чем состоят его особенности, следует четко уяснить, изучив общие языковые правила, которые необходимо выполнять при составлении любого юридического документа.
Система языковых средств выражения норм права и правовых предписаний довольно разветвленная и включает в себя три их вида: лексические, синтаксические, стилистические правила.
Следует вначале классифицировать языковые правила по видам юридических документов, а затем уяснить особенности каждого компонента системы языковых средств применительно к нормативным и правоприменительным актам.
Для приобретения практических навыков можно было бы дать посильное задание составить жалобу в прокуратуру, например, о захвате соседом по жилому дому придомовой территории под стоянку для своего автомобиля. К сожалению, эта ситуация типичная во многих городах. Хотя обычно в такой ситуации эмоции захватывают жалобщика, адвокату, составляющему по его просьбе жалобу, следует снизить накал страстей и сделать ее эмоционально приглушенной.
Помимо жалобы следует попытаться дать ответ прокуратуры по результатам ее рассмотрения. Этот документ в языковом отношении должен быть еще строже.
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования
Санкт-Петербургский государственный архитектурно-строительный университет
Факультет судебной экспертизы в строительстве и на транспорте
Юридическое делопроизводство
Студентки
заочной формы обучения
2 курса группы 2-ЮЗС-1
Семеновой Полины
Введение
Глава 1. Номенклатура дел
Глава 3. Хранение документов
3.2 Уничтожение документов
Заключение
Введение
Номенклатура дел в структурных подразделениях составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве подразделений. Сводная номенклатура дел составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений.
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, которые должны быть заведены в делопроизводстве организации в предстоящем делопроизводственном году в соответствии со структурой организации, ее функциями и задачами, с указанием сроков хранения дел. Это определение относится к номенклатуре дел конкретной организации. Однако усложнение современной государственной и хозяйственной жизни, структуры административно-хозяйственных органов, предпринимательских организаций и объединений предъявляет все более сложные требования к систематизации и классификации документальных комплексов, образующихся в результате их деятельности. Все больше появляется организаций, объединений, холдингов и целых хозяйственных и административных систем, имеющих разветвленную сеть подчиненных им учреждений, фирм, филиалов, отделений, или, с другой стороны, целых отраслей и сфер деятельности, включающих большое число однородных и однотипных по своим функциям и задачам организаций и предприятий (малых и подсобных предприятий, предприятий коммунально-бытового обслуживания и сервиса, сельских предприятий, школ, колледжей, поликлиник, больниц, музеев, библиотек и других учреждений культуры и т.п.). Для организаций, учреждений, предприятий и фирм (назовем их юридическими лицами), входящих в такие разветвленные по своей структуре объединения и образования, необходимым и основополагающим методическим пособием при организации работы с документами, при составлении индивидуальной (конкретной) номенклатуры дел является примерная номенклатура дел.
Глава 1. Номенклатура дел
Номенклатура дел - это систематизированный перечень конкретных наименований дел, заводимых на календарный год, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за делопроизводство. Ответственность за правильность составления номенклатуры дел несут начальники структурных подразделений.
В номенклатуру дел структурного подразделения должны быть включены все дела и документы, образующиеся в деятельности подразделения. В номенклатуру включаются также все справочные картотеки, журналы и другие учетные формы.
Все дела должны иметь индекс, который состоит из условного цифрового обозначения структурного подразделения, порядкового номера дела по номенклатуре.
Типовая номенклатура дел организации содержит в себе таблицу, состоящую из 5 граф. Графы содержат следующую информацию:
· в первой графе проставляются индексы;
· во второй графе включаются заголовки, которые точно отображают основное содержание документов;
· в третьей графе указывается количество дел (томов, частей). Данная графа заполняется по окончании календарного года.
· в четвертой графе указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому или ведомственному). Срок хранения может быть определен по типовой или примерной номенклатурам дел.
· в пятой графе "Примечание" ставятся отметки о переходящих делах, о выделении к уничтожению, о передаче в другую организацию и т.д.
Заголовок дела в номенклатуре должен отражать содержание документов в нем, быть кратким и конкретным.
Заголовки дел в номенклатуре располагаются по степени важности включенных в них документов: организационно - распорядительные документы органов государственной власти, приказы руководства общества, планы, отчеты, протоколы, справки, и т.д. Дела, состоящие из документов однородного содержания, помещаются рядом: квартальные отчеты следуют за годовыми, месячные за квартальными.
Сроки хранения дел и номера статей указываются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов. Сроки хранения дел, не указанных в Перечне, устанавливают специалисты структурных подразделений совместно с объединенным архивом.
Дела, образованные в процессе делопроизводственного года и не вошедшие в номенклатуру дел, вносятся дополнительно в соответствующий ее раздел. С этой целью в каждом разделе номенклатуры оставляют несколько резервных номеров.
Номенклатура дел ежегодно пересматривается: уточняются заголовки дел и сроки хранения, вносятся новые дела, заведенные в течение года.
Первый экземпляр номенклатуры дел должен быть завизирован начальником структурного подразделения.
Переходящие (незаконченные дела) структурного подразделения переносятся в номенклатуру дел следующего года с сохранением первоначального делопроизводственного индекса. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел, отдельно постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) сроков хранения. Итоговая запись заверяется, и эти сведения сообщаются в архив.
Согласно п. 3.5.3 "Основных Правил работы архивов организаций", в одну папку должны помещаться не более 250 листов. Если документов образуется больше, заводится следующая папка с этим же заголовком и индексом.
Глава 2. Заверительная подпись на предприятии
Подпись является обязательным реквизитом любого документа. Право подписи предоставляется должностным лицам в соответствии с организационно-распорядительными документами Общества (уставом, должностными инструкциями и т.п.). От имени Общества документы, как правило, подписывает его директор или его заместители. Документы структурных подразделений подписывают их руководители. Главный бухгалтер Общества подписывает документы в соответствии со своей компетенцией на основании Федерального закона "О бухгалтерском учете".
Подпись ставится на первом экземпляре документа, при необходимости (например, подписание контракта, договора) и на других экземплярах.
Внесение в подписанные (утвержденные) документы каких-либо добавлений или исправлений, меняющих существо изложенного в документе, может производиться только лицом, подписавшим его.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне. Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилия); дату заверения.
Глава 3. Хранение документов
В настоящее время действует Перечень типовых управленческих архивных документов, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.10 г. №558 (далее - Перечень).
Данным Перечнем установлены конкретные виды документов бухгалтерского учета и отчетности с указанием сроков их хранения. В целом документы по сроку хранения делятся на следующие группы:
· документы с ограниченным периодом хранения (1 год, 3 года, 5 лет и т.д.), документы постоянного хранения;
· хранения до минования надобности;
· хранения до замены новыми документами.
Например, аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской отчетности должны храниться 5 лет; лицевые карточки, счета работников - 75 лет. Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения, пояснительные записки к ним, свидетельства о постановке на учет должны храниться постоянно. Исполнительные листы работников - до минования надобности.
3.1 Порядок хранения бухгалтерских документов
С целью хранения документов организация создает архивы (ч. 2 ст. 13 Федерального закона от 22.10.04 г. №125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации").
Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.
Порядок хранения первичных и выходных документов на машиночитаемых носителях определен в соответствующих нормативных документах, регламентирующих ведение бухгалтерского учета в условиях его механизации (автоматизации).
Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены. Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.
Минфин России в письме от 24.07.08 г. №03-02-07/1-314 отмечает, что хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета может осуществляться в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации. При этом их хранение на машинных носителях информации следует осуществлять в соответствии с Федеральным законом от 10.01.02 г. №1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" с применением электронной цифровой подписи, равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе информации.
Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов у предприятий, учреждений может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу предприятия, учреждения. С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия. Если изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т. д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью).
В случае гибели или пропажи первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели, в которую по мере необходимости приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.
В соответствии с п. 2 ст. 12 Закона №129-ФЗ в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями, обязательно проведение инвентаризации.
Результаты проведенной инвентаризации являются основанием для отражения убытков в бухгалтерском учете. Кроме того, руководитель организации должен предпринять меры к восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение установленного законодательством срока.
3.2 Уничтожение документов
Уничтожение документов в организации производится в соответствии с требованиями Основных правил работы архивов в организации.
Уничтожаются, как правило, документы с истекшим сроком хранения. Документы для уничтожения отбирает экспертная комиссия. При этом экспертной комиссией составляется акт о выделении документов к уничтожению. К акту прилагается опись дел с временными сроками хранения за определенный период времени. Описи дел и акты должны рассматриваться экспертной комиссией в едином комплексе и утверждаться руководителем организации. Дела, включенные в утвержденный акт о выделении документов для уничтожения, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте. Отобранные для уничтожения и включенные в акты документы передаются на уничтожение.
Предусмотрен следующий порядок уничтожения документов организации. Папки с документами (дела), подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Перед сдачей папки с документами упаковываются, а в необходимых случаях опечатываются. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива. Экспертная комиссия должна зафиксировать факт уничтожения всех бумаг (передачи на переработку) и составить еще один акт об уничтожении документов. К акту прилагается накладная, согласно которой документы были переданы в переработку. Этот акт также утверждается руководителем организации. Акт о выделении документов к уничтожению вместе с описями дел, акт об уничтожении документов хранятся в архиве общества в формируемом деле.
3.3 Ответственность за сохранность документов
Применительно к документам бухгалтерского учета и отчетности законодательством установлена административная ответственность за нарушение сроков хранения документов на основании ст. 15.11 КоАП РФ. Согласно данной норме грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух до трех тысяч рублей.
При этом ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в организации будет нести руководитель организации.
Кроме того, нарушение порядка хранения документов, повлекшее их утрату, может повлечь налоговую ответственность организации по ст. 120 или 126 НК РФ. Норма ст. 120 НК РФ устанавливает налоговую ответственность за грубое нарушение организацией правил учета доходов, расходов и (или) объектов налогообложения. При этом под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей ст. 120 НК РФ понимается отсутствие первичных документов или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета.
В ситуации, когда утрата документов произошла не по вине налогоплательщика, применение мер ответственности будет необоснованным.
Глава 4. Пример номенклатуры дел
делопроизводство документ номенклатура заверительный
Заключение
Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависят оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятии обязательно.
Основные положения по составлению номенклатуры дел изложены в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).
Номенклатура дел может быть конкретной, примерной и типовой. Кроме того, различают номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения.
Примерные и типовые номенклатуры дел отражают документы определенной категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документации. Кроме того, типовая номенклатура устанавливает единую индексацию дел для соответствующих учреждений системы (ведомства) и является обязательной. Примерная номенклатура дел является рекомендательной.
Составлению номенклатур дел в организации предшествует подготовительная работа, цель которой -- обеспечить учет дел, заводимых в делопроизводстве, их соответствие видам и содержанию откладываемых документов.
Работа по составлению номенклатур дел, как структурных подразделений, так и учреждения в целом, координируется делопроизводственной службой и, как правило, включает изучение их организационной структуры и направлений, а также комплекса документов, на основании которых будут формулироваться наименования дел и определяться принципы их формирования. В номенклатуры дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом "Для служебного пользования", справочные картотеки.
Список использованной литературы
1. ГОСТ Р 6.30-2005. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. М., 2008.
2. Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти. М., - 2008.
3. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие / Издание 9-е, исправленное и дополненное. - М.: ЗАО "Бизнес - школа "Интел - Синтез" совместно с ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003
4. Басовская, Е.Н. О языке служебных документов // Делопроизводство. 2007. №2/1.
5. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. - М.: Библиотека журнала "Управление персоналом", 2007.
6. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. М.; Новосибирск, 2004.
7. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Учеб. пособие. М.; Новосибирск, 2005.
8. Паневчик В.В. Деловое письмо: Практ. пособие. Минск, 2008.
9. Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с документами: Учеб. пособие. М., 2008.
10. Румынина Л.А. Делопроизводство: Учебник. М., 2007.
11. Кузнецова А.Н., Вагенгейн Р.Н. Машинопись: Практ. пособие, - 4-е изд., испр. и доп.- М.: Высшая школа; Издательский центр "Академия", 2008. - 319 с.
12. Кузнецова Т.В., Санкина Л.В. Быкова Т.А. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения и управления): Учебник для ВУЗов.- М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2007.- 359с.
13. Чуковенков А.Ю., Янкова В.Ф. Оформление документов. М., 2008.
Размещено на Allbest.ru
Подобные документы
Общие положения о делопроизводстве в органах внутренних дел. Порядок подготовки и оформление документов. Основные реквизиты и порядок их оформления. Организация работы с документами в министерстве. Составление номенклатуры дел и формирование дел.
реферат , добавлен 03.07.2008
Понятие и функции электронного документа. Законодательное регулирование правоотношений в сфере электронных документов в РФ. Использование электронных документов в качестве прямых доказательств в судебных разбирательствах и судебном делопроизводстве.
реферат , добавлен 13.08.2012
Уголовно-правовой анализ подделки, хищения, уничтожения, повреждения либо сокрытия документов, штампов, печатей, бланков, личных документов, незаконного приобретения либо сбыта официальных документов. Единые правила оформления официальных документов.
курсовая работа , добавлен 16.01.2012
Нормативно-методическая база и характеристика конфиденциальной документации. Носители конфиденциальной информации. Особенности обработки, хранения и последующего использования конфиденциальных документов. Способы уничтожения конфиденциальных документов.
курсовая работа , добавлен 23.02.2016
Определяющий порядок дальнейшего хранения документов ликвидированных организаций. Выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения после работы ликвидационной комиссии. Передача документов временного хранения с неистекшими сроками хранения.
реферат , добавлен 11.12.2008
Государственная система документационного обеспечения управления в России. Делопроизводство в органах внутренних дел. Подготовка документов к архивному хранению в УВД г. Усть-Илимска. Проблемы составления номенклатуры дел и формирование дел в УВД.
курсовая работа , добавлен 30.03.2011
Понятие фальсификации документов. Виды подлога, методы выявления подложной документации и подложных бухгалтерских записей. Использование методов фактической документальной проверки. Криминалистическая экспертиза документов. Документальная ревизия.
курсовая работа , добавлен 02.11.2011
Документ и его виды. Подделка и использование заведомо подложных документов. Правила и методы следственного осмотра, изъятия и предварительного исследования документов. Изъятие документа как вещественного доказательства. Анализ документов следователем.
курсовая работа , добавлен 28.01.2008
Составление договора аренды жилого помещения-"договор найма". Составление "договора о задатке", "договора об авансовом платеже". Подготовка пакета документов для нотариального удостоверения договора купли–продажи; для приватизации земельного участка.
У адвокатов и частнопрактикующих юристов сложилась традиция использования в работе одних и тех же инструментов: ручки, бумаги, бумажного ежедневника, бумажных кодексов и комментариев. Эта традиция передается от опытных адвокатов старшего поколения к начинающим. Удобно ли это сегодня?
Но с развитием технологий появились новые предметы. Сначала персональный компьютер, и юристы перестали стучать на громоздких пишущих машинках. Но его не возьмешь с собой в суд, и ручка с бумагой все еще оставались в приоритете.
С появлением ноутбуков очень многие адвокаты заменили ими кипы бумаг и книг, что повысило производительность. Но для копирования документов все еще нужен был ксерокс. И эти ксероксы адвокаты приносили с собой в суд для копирования документов. У меня до сих пор хранится "неубиваемый" переносной ксерокс Canon.
Появились цифровые камеры, и традиция снова изменилась: постепенно все юристы и адвокаты стали использовать их для того, чтобы снять копии с материалов дела. Ноутбуки стали компактнее и их стали использовать все чаще.
Прошло совсем немного времени, и сегодня все перечисленное может заменить смартфон или планшет. Ежедневник, синхронизируемый с Google, помогает не забывать о событиях, встречах и судах. Камера, достаточная для того, чтобы переснять документы, сейчас есть в любом, даже дешевом смартфоне.
Сделать заметку в электронном виде или записать контакт теперь также намного удобнее, чем искать и доставать ручку и блокнот. Мало того, сегодня я начинаю писать исковое заявление или жалобу в офисе на компьютере, продолжаю писать этот же документ на айфоне по дороге в суд, и могу закончить дома на Макбуке. Это очень удобно и полезно: иногда очень важно записать мысль сразу, ведь пока бежишь до офиса, можно забыть. Да и очень часто отвлекаешься, перключаясь на другие дела или домашние заботы.
Синхронизируемые в облаке события, заметки и документы не потеряются и всегда доступны с любого устройства. Я уже не говорю о несомненном преимуществе электронной справочно-правовой базы перед тоннами книг (в смартфоне умещаются десятки тысяч законов, практики и других документов, которыми можно моментально воспользоваться в суде). Также давно стало традицией юристов общаться с доверителями в мессенджерах: Skype, Viber и др. Ведь адвокату часто неудобно говорить вслух по телефону.
Многие адвокаты не доверяют записям в смартфоне, и до сих пор пользуются бумажными ежедневниками, блокнотами и ручкой. Я знаю даже таких, которые до сих пор при ознакомлении с материалами дела не снимают его на камеру, а листают и делают выписки.
Их можно понять, особенно адвокатов с большим опытом. Сформированные годами навыки и привычки очень трудно изменить. Мой отец, например, адвокат с 40-летним опытом, после того, как достаточно быстро сделает ручкой выписки из 20-томного дела, ориентируется в нем лучше молодых адвокатов, которые изучали его месяц в электронном виде.
И я раньше щелкал на пишущей машинке, и пользовался бумажным ежедневником. Потом, когда купил айфон, стал пытаться вести электронный календарь, и было жутко непривычно и неудобно. Дублировал все записи в бумажном ежедневнике. Но прошел месяц, и бумага стала не нужна. Сегодня большая часть делопроизводства у меня ведется в электронном виде. В бумажном только подлинники документов, доверенности, ордера, соглашения и акты.
А чтобы Вам было удобнее, на нашем сайте в личном кабинете предусмотрено для этого все необходимое.
Начиная отношения с доверителем, создайте в разделе личного кабинета "Дела" карточку дела и введите туда всю необходимую информацию:
- контактные данные клиента и других участников дела;
- наименование суда;
- контакты судей и следователей;
- фабулу дела;
- тактику, идеи и заметки;
- события по делу (можно сделать так, чтобы о событиях Вам при ходило уведомление);
- суммы денег, которые должен оплатить доверитель и сколько оплатил;
- дайте доступ к делу доверителю и другим юристам по делу.
К делу можно прикрепить документы в электронном виде.
Таким образом, войдя в свой аккаунт, всю записанную информацию и прикрепленные документы можно посмотреть с любого устройства, где бы Вы не находились.
Здесь же, в личном кабинете, синхронизируемый с Вашим аккаунтом Google календарь. Так что Вы можете, не уходя с сайта, записать или посмотреть событие.
Предусмотрен справочник судов, судей, следователей, реквизитов госпошлины и др. В этом же справочнике будут находиться записанные Вами в карточках дел клиенты (к клиентам будет доступ только у Вас). Справочник судов и других органов будет пополняться по мере заполнения карточек дел (когда Вы добавляете данные о суде в карточке дела, информация добавляется в справочник).
Есть раздел "Помощь коллег". В нем Вы можете:
- задать вопрос коллегам - Вам ответит юрист или адвокат, специализирующийся на заданном вопросе,
- запросить закон или практику (когда что-то нужно, а под рукой нет, или нет времени искать),
- запросить образец документа по конкретному делу (есть выбор - можно выбрать из списка образцов, а можно написать наименование документа, который Вам нужен).
А пока, уважаемые коллеги, начните пользоваться, вам понравится!
И прошу Вас, пожалуйста, напишите в комментариях к этой статье: нравятся ли Вам новые разделы, пользуетесь ли Вы ими, что бы Вы хотели изменить или добавить?
Для нас очень важно ваше мнение, не оставим без внимания все пожелания!
Все, что есть на нашем сайте мы делаем для того, чтобы облегчить ваш повседневный труд!
